PLATO-Produktinformation
INHALTSVERZEICHNIS 1.
Allgemeines ................................................................................................................................... 2
2.
Technische Informationen ............................................................................................................. 2
3.
Leistungsumfang (Kurzübersicht) ................................................................................................. 3
4.
Arbeitsoberfläche .......................................................................................................................... 4 Ribbon-Leiste ...................................................................................................................... 4 Modulleiste .......................................................................................................................... 5 Mitarbeiter / Kalender .......................................................................................................... 5 Drag&Drop-Bereich ............................................................................................................. 5
5.
Adressverwaltung .......................................................................................................................... 6
6.
Dossier-Liste ............................................................................................................................... 11 Dossier-Suche................................................................................................................... 11
7.
Klient / Kunde .............................................................................................................................. 12
8.
Dossier ........................................................................................................................................ 14
9.
Dossier-Arbeitsblatt ..................................................................................................................... 17 Register „Leistungen“ ........................................................................................................ 17 Register „Termine / Aufgaben“ .......................................................................................... 18 Register „Dokumente“ ....................................................................................................... 19
9.3.1
Dokumentenstruktur .......................................................................................................... 21 Register „Übersicht“ .......................................................................................................... 22
10.
Tagesübersicht ............................................................................................................................ 24 Leistungserfassung ........................................................................................................... 24 Termine / Aufgaben / Fristen ............................................................................................ 24 Dokumente ........................................................................................................................ 25 Übersicht ........................................................................................................................... 25
11.
Dossier-Adressen ........................................................................................................................ 26
12.
Detaillierte Dossiersuche ............................................................................................................ 27
13.
Volltextsuche ............................................................................................................................... 28
14.
Dossier-Adress-Suche ................................................................................................................ 29
15.
Fakturierung ................................................................................................................................ 30 Einzahlungsscheine .......................................................................................................... 32 Rechnungsbeispiel ............................................................................................................ 32
16.
Mahnwesen ................................................................................................................................. 36
17.
Zahlungsmanager ....................................................................................................................... 38
18.
Spesenabrechnung ..................................................................................................................... 39
19.
Archivverwaltung ......................................................................................................................... 40
20.
Schnittstelle MS-Office ................................................................................................................ 41
21.
Auswertungen ............................................................................................................................. 42 Übersicht Standard Auswertungen ................................................................................... 43
22.
Plato Professional - Funktionen .................................................................................................. 46 Arbeitszeit-Management ................................................................................................... 46 TwixTel-Schnittstelle ......................................................................................................... 47 Stoppuhr – Automatisierte Erfassung von Leistungen ..................................................... 47 Telefonintegration ............................................................................................................. 48 Positions-Gruppen ............................................................................................................ 48 Periodika - Definition von wiederkehrenden Leistungen und Terminen/Aufgaben ........... 49 Periodika – Periodische Akontofakturierung ..................................................................... 49 Periodika – Periodische Rechnung ................................................................................... 50 Einzahlungsscheine (ESR/BESR) definieren und drucken .............................................. 50 Einlesen von Zahlungen ................................................................................................... 50 Agent – Scan to Folder ..................................................................................................... 50 Globalmutation .................................................................................................................. 50
23.
PLATO - Optionen ....................................................................................................................... 52 Preisberechnung mittels Formel ....................................................................................... 52 FIBU-Schnittstelle ............................................................................................................. 52 Debitoren-Schnittstelle ABACUS ...................................................................................... 53 E-Rechnung ...................................................................................................................... 53 DMS-Schnittstelle.............................................................................................................. 53 Exchange-Schnittstelle ..................................................................................................... 53 Zusätzliche Datenbank ..................................................................................................... 53 PLATO Option Audit ......................................................................................................... 53 PLATO Option MIS (Management Information System)................................................... 54 OneOffixx LAW for PLATO ............................................................................................... 54 BI-Auswertungen............................................................................................................... 54
24.
Stammdatenverwaltung .............................................................................................................. 56
25.
Muster-Rechnungen und Auswertungen..................................................................................... 58 MUSTER - RECHNUNGEN .............................................................................................. 58 MUSTER - AUSWERTUNGEN......................................................................................... 61
26.
Leistungsübersicht ...................................................................................................................... 66
27.
Systemanforderungen ................................................................................................................. 72 Anforderungen Client ........................................................................................................ 72 Einsatz von Microsoft Terminal-Services oder Citrix Metaframe ...................................... 72
1.
ALLGEMEINES
PLATO ist eine moderne Business-Software, welche Dienstleistungsunternehmen bei der täglichen administrativen Arbeit optimal unterstützt. Aufgrund der umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten, den individuell implementierbaren Dokument- und Rechnungsvorlagen, den massgeschneiderten Auswertungsmöglichkeiten, den Customizing-Möglichkeiten und dem modularen Aufbau kann die Software für die jeweilige Branche individuell angepasst werden. Mit PLATO erfassen Sie schnell und einfach Leistungen und rechnen diese automatisiert ab. Sie verwalten Ihre Adressen, Klienten/Kunden, Dossiers/Projekte, sämtliche Dokumente und Informationen, E-Mails, Termine/Fristen/Aufgaben sowie die Debitoren. Zudem bietet Ihnen PLATO das Rüstzeug für die Projektplanung und für das Controlling. Gezielte Auswertungsmöglichkeiten sowie detaillierte Suchfunktionen runden das Programm ab. Die Anwendung ist mehrfirmenfähig und unterstützt Abteilungen/Filialen. Es können zusätzliche Datenbanken (Mandanten) installiert werden. Ausserdem ist PLATO in mehreren Sprachen (deutsch, englisch und französisch) erhältlich. PLATO eignet sich für den Einsatz in kleinen, mittleren und grossen Dienstleistungsunternehmen. Grundvoraussetzung für den Betrieb ist eine MICROSOFT Plattform.
2.
TECHNISCHE INFORMATIONEN
PLATO kann als Einzelplatz- sowie als Mehrplatzlösung eingesetzt werden. Es ist eine reine 32-Bit Applikation und basiert auf der Client-/Server-Architektur. Einzelne Module wurden auf der Entwicklungsplattform MICROSOFT.NET programmiert. .NET ist die neue Entwicklungsplattform von Microsoft und unterstützt die Programmierung von Anwendungen der kommenden Generation. Es wird das leistungsstarke Datenbankmanagement-System SQL Server von MICROSOFT eingesetzt.
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3.
LEISTUNGSUMFANG (KURZÜBERSICHT) Adressen verwalten
Klienten- und Dossierverwaltung
Leistungserfassung
Verwaltung Termine / Fristen (Aufgaben)
Dokumentenverwaltung
Detaillierte Dossier-, Dokument- und Volltext-Suche
Outlook-Schnittstelle (Adressen, E-Mail, Termine/Aufgaben)
Fakturierung
Mahnwesen
Zahlungsmanager
Spesenabrechnung
Auswertung
Buchhaltungs-Schnittstellen
Archivverwaltung
Stammdaten-Verwaltung
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4.
ARBEITSOBERFLÄCHE
Die Arbeitsoberfläche von PLATO besticht durch ihre Übersichtlichkeit. Die einzelnen Elemente (Kalender, Werkzeugleiste, Shortcut-Bar, Dossierliste) können beliebig verschoben wie auch ein- und ausgeblendet werden. Sie können somit die Arbeitsoberfläche Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Ebenfalls stehen Ihnen diverse Skins zur Verfügung, mit welchen Sie PLATO farblich Ihrem Geschmack anpassen können.
Der moderne Ribbon-Style hilft Ihnen, kontextbezogen rasch die möglichen Funktionen von PLATO zu erlernen und zu bedienen. Die wichtigsten Befehle stehen Ihnen jederzeit via Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Verfügung. Unterstützung durch Assistenten Bei verschiedenen Arbeiten wird der Benutzer durch entsprechende Assistenten unterstützt, beispielsweise bei der Eröffnung eines neuen Dossiers/Projekts, bei der Adresserfassung, beim Mahnwesen oder der Fakturierung. Ribbon-Leiste Die Ribbon-Leiste stellt Ihnen pro Modul oder Register die wichtigsten Befehle zur Verfügung. Untenstehend die Ribbon-Befehle der Leistungserfassung.
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Modulleiste Die Modulleiste stellt Ihnen die einzelnen Programmfunktionen von PLATO zur Verfügung. Einzelne Module können via Rollen in den Stammdaten ausgeblendet werden.
Mitarbeiter / Kalender Mit der Datumsauswahl im Kalender gelangen Sie rasch zur Tageserfassung oder Sie können ein Datum für die Leistungserfassung auswählen. Mitarbeiter, welche die Berechtigung haben, für andere Mitarbeiter Leistungen zu erfassen, können hier via Auswahlfeld den gewünschten Mitarbeiter auswählen.
Drag&Drop-Bereich Der Drag&Drop-Bereich dient der schnellen Ablage eines Dokumentes oder eines E-Mails. Sofern das gewünschte Dossier noch nicht geöffnet ist, ziehen Sie das gewünschte Dokument einfach in diesen Bereich und es erscheint ein Fenster zur Auswahl des Dossiers.
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5.
ADRESSVERWALTUNG
Die Adressverwaltung bildet die Grundlage von PLATO. Sie dient als Basis zur Erstellung eines Klienten oder Dossiers. PLATO stellt Ihnen eine umfassende Adressverwaltung zur Verfügung. Sie können mit der Adressverwaltung nicht nur Ihre Klienten/Kunden, sondern auch Lieferanten, Versicherungen, Gerichte, Steuerbehörden etc. erfassen. Sie verfügt über eine einfache sowie eine erweiterte Adress-Suche. Adressen inklusive den entsprechenden Briefanreden können beispielsweise für Serienbriefe oder Etiketten nach diversen Kriterien exportiert werden. Die Kommunikationsmittel können direkt aus der Übersicht angezeigt und aufgerufen werden. Optional können auch Telefonnummern gewählt werden. Weiter können eine oder mehrere Adressen der Zwischenablage oder der Sammelmappe übergeben werden. Die integrierte Outlook-Schnittstelle ermöglicht die Synchronisation und den Import von Adressen aus dem Outlook. Bei der Erstellung einer neuen Adresse prüft PLATO, sofern gewünscht, ob die erfasste Adresse bereits in der Adressverwaltung vorhanden ist. Mit dem Dublettencheck verhindern Sie doppelte Adressen. Allfällig doppelt erfasste Adresse können mit Hilfe eines Assistenten zusammengeführt werden. Mit dem Familien-Assistenten können einzelne Personen zu einer Familie zusammengefasst werden. In der Professional-Version steht zudem eine TwixTel-Schnittstelle zur automatischen Erfassung von Adressen zur Verfügung. Um einen allfälligen Interessenkonflikt vor der Erstellung eines Dossiers elektronisch zu prüfen, kann die aktuelle Verwendung einer Adresse angezeigt werden. Die Liste zeigt an, mit welchen Dossiers eine Adresse verknüpft ist und wo die Adresse als Empfänger von Dokumenten definiert ist.
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Grundsätzlich wird zwischen natürlichen und juristischen Personen (Firmen, Behörden und Gruppen) unterschieden. Juristischen Personen können beliebige viele Ansprechpersonen und Organisationseinheiten, hinzugefügt werden. Bei Familienadressen können Sie beliebig viele Mitglieder erfassen. Die Registerreihenfolge sowie das Standardregister kann pro Benutzer definiert werden.
Beispielbild einer juristischen Person.
Mit dem Familien-Assistenten können einzelne natürliche Personen zu einer Familie zusammengefasst werden.
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Im Register „Kommunikation“ werden Kommunikationsmittel erfasst. E-Mail und Internetadressen können direkt aufgerufen sowie optional Telefonnummern gewählt werden. Es besteht die Möglichkeit, diese pro Adresse individuell zu ordnen.
Im Register „Quickcodes“ können individuelle Felder definiert werden. Diese werden in den Stammdaten festgelegt und können verschiedene Formate wie z.B. Checkboxen, Text, Datum etc. besitzen. Quickcodes können einer oder Adressen direkt zugeordnet werden.
mehreren
Im Register „Notizen“ können Sie beliebig Notizen erfassen. Diese werden in Listenform angezeigt und können gedruckt werden. Notizen können einer oder mehreren Adressen zugeordnet werden. Via Volltextsuche kann innerhalb der Adressen nach Notizen gesucht werden.
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Im Register „Beziehungen“ ist grafisch ersichtlich, mit welchen weiteren Adressen bzw. Adresstypen die ausgewählte Adresse in Beziehung steht.
Das Register „Ansprechpersonen“ ist Bestandteil bei juristischen Personen. Hier werden sämtliche Kontaktpersonen, welche der Firma zugeordnet wurden, aufgelistet.
Mit dem Button kann eine Adress-Vorschau aktiviert werden. In einem separaten Dialog wird die Adresse inkl. Kommunikationsmittel angezeigt. Der Dialog wird standardmässig geöffnet und kann frei auf dem Bildschirm platziert werden. Die Adress-Vorschau kann auf Wunsch ausgeschaltet werden.
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Mit dem Button „Karte anzeigen“ kann die markierte Adresse in Google Maps angezeigt werden.
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6.
DOSSIER-LISTE Um eine bessere Übersicht zu erhalten, ist die Dossier-Liste mehrstufig aufgebaut. Durch die Baumstruktur finden Sie rasch sämtliche Klienten mit den dazugehörigen Dossiers bzw. Unterdossiers. Ein bereits bestehendes Dossier kann via Kontextmenü kopiert werden. Sie entscheiden beim Kopiervorgang, welche Eigenschaften des Dossiers mitkopiert werden sollen (Quickcodes/Stichwörter, Dossier-Preise, Dossier-Adressen, Unterdossiers und Dokumentenstruktur). Die DossierListe kann benutzerspezifisch nach diversen Kriterien sortiert werden. Dossier-Filter Für eine noch bessere Übersicht stehen Ihnen diverse vorkonfigurierte Filter zur Verfügung. Mit diesen können Sie sich die eigenen Dossiers, Ihre Favoriten oder zugriffsberechtigte Dossier anzeigen lassen. Selbstverständlich können auch eigene Filter definiert werden und einzelnen Rollen oder allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Die Dossier-Liste wird zudem in aktive, inaktive (gesperrte, abgeschlossene, abgerechnete) und archivierte Dossiers aufgeteilt. Die vorgenommenen Einstellungen werden mitarbeiterbezogen gespeichert und werden beim nächsten Start von PLATO wieder entsprechend angezeigt.
Dossier-Suche
Mit der Schaltfläche auf der Ribbon-Leiste (Register Start) können Sie ein Dossier nach verschiedenen Kriterien suchen.
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7.
KLIENT / KUNDE
Auf dem Klienten können Sie diverse Eigenschaften definieren. Der Klient übernimmt automatisch die auf der Firma definierten Standards wie Honorarprofil, Zahlungsverbindung, Zahlungskonditionen, Rechnung- und Akontorechnung-Vorlage sowie die Auslagenpauschale. Diese können jedoch pro Klient angepasst werden. Die meisten Vorgaben können Sie individuell in den Stammdaten definieren. Die dem Klienten hinterlegten Eigenschaften bilden die Grundlage für das Dossier.
Im Register „Details“ werden die allgemeinen Klienten-Informationen erfasst. Jedem produktiven Dossier ist ein Klient zugeordnet. Bei internen Dossiers entfällt diese Zuordnung.
Im Register „Rechnung“ finden Sie die Vorgaben für die Rechnungsstellung. Auch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Auslagen mittels einer prozentualen Pauschale abzurechnen. Gleichzeitig können wahlweise die effektiven Auslagen abgeschrieben werden.
Im Register „Preisfindung“ können Sie nebst dem Honorarprofil den Ansatz für einzelne Leistungsarten für den Klienten festlegen.
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Im Register „Budget“ legen Sie fest, ob sowie wer beim Erreichen des gewünschten Budgetprozentsatz gewarnt werden soll.
Im Register „Quickcodes“ können Sie weitere Felder definieren. Diese dienen Ihnen für die Suche nach bestimmten Kriterien. Sie können beliebige Stichwörter erfassen und es stehen Ihnen natürlich auch eine Auswahl der bereits erfassten Stichwörter zur Verfügung. Individuelle Quickcodes können in den Stammdaten definiert werden.
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8.
DOSSIER
Analog der Klienten besitzen auch Dossiers Eigenschaften, welche durch den Benutzer definiert werden können. Die Eigenschaften eines Dossiers sind jedoch um einiges detaillierter. Im Grundsatz werden die Eigenschaften vom Klienten vererbt.
Im Register „Details“ definieren Sie allgemeine Informationen wie z.B die Sprache, den Typ oder das Eröffnungsdatum. Die Adresse wird vom Klienten übernommen. Via Kontextmenü auf dem Dossier können beliebig viele DossierAdressen definiert werden (z.B. Korrespondenadresse, Fakturaadresse etc.).
Im Register „Zuständigkeiten“ legen Sie den Dossier-Besitzer, den Verantwortlichen, den Sachbearbeiter und den Akquisiteur des Dossier fest. Wahlweise kann der Zugriff auf das Dossier für einzelne Mitarbeiter bzw. einzelne Teams gesperrt werden.
Im Register „Quickcodes/Stichwörter“ können Sie weitere Felder definieren. Diese dienen Ihnen für die Suche nach bestimmten Kriterien. Sie können beliebige Stichwörter erfassen und es stehen Ihnen natürlich auch eine Auswahl der bereits erfassten Stichwörter zur Verfügung. Die Quickcodes können Sie selbst in den Stammdaten definieren.
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Im Register „Kostenrahmen“ kann eine Preisliste hinterlegt werden. Ebenso können pro Dossier individuelle Preise für Mitarbeiter oder Leistungsarten festgelegt werden. Ausserdem legen Sie hier fest, ob ein Budget für dieses Dossier vereinbart wurde und wie hoch das Budget sein soll. Mit der Option „Preisberechnung mittels Formeln“ können hier die Berechnungsformeln hinterlegt werden.
Im Register „Rechnung“ definieren Sie die Vorgaben für die Rechnungsstellung sowie für die Akontorechnungen. Es ist möglich, einen Faktura-Hinweis zu definieren. Dieser ist bei der Fakturierung ersichtlich. Ebenso legen Sie hier den Abrechnungstyp (individuell oder periodisch) fest.
Pro Dossier können im Register „Pauschalen“ Dienstleistungspauschalen (Betrag) oder Auslagenpauschalen (Prozente) definiert werden. Effektive Leistungen oder Auslagen können dabei auf Wunsch direkt abgeschrieben werden. Zusätzlich kann in den System-Optionen definiert werden, ob bei aktiver Auslagenpauschale noch Auslagen-Positionen erfasst werden dürfen.
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Im Register „Beschreibung“ finden Sie die Detailangaben zum ausgewählten Dossier. Sie können für das Dossier Hinweise erfassen, welche beim Öffnen des Dossiers den Mitarbeitern angezeigt werden. Dossiers können in diversse Basiskategorieren und Kategorien unterteilt werden. Diese dienen der Selektion für Auswertungen oder der Dossiersuche.
Im Register „Einstellungen“ können dossierbezogene Quickcodes für Dokumente definiert werden. In der Dokumentenverwaltung steht danach ein entsprechendes Register zur Verfügung. Ebenfalls können Sie festlegen, ob ein Dossier Unterdossiers unterstützt. Standardmässig werden Unterdossiers untertützt.
In den Stammdaten lassen sich zudem globale Dokumenten-Quickcodes definieren. Ausserdem lassen sich bereits bestehende Dossier kopieren.
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9.
DOSSIER-ARBEITSBLATT
Auf dem Arbeitsblatt werden sämtliche Tätigkeiten zum Dossier erfasst. Es stehen Ihnen die Register „Leistungen“, „Termine/Aufgaben“, „Dokumente“ und „Übersicht“ zur Verfügung. Die Reihenfolge der Register, das Standardregister sowie die Spaltenbreite kann pro Benutzer individuell definiert werden. Die einzelnen Register des Dossier-Arbeitsblattes werden in den folgenden Kapiteln näher erläutert. Am unteren Rand des Arbeitsblattes finden Sie die Statusleiste. Diese zeigt Ihnen folgende relevanten Dossier-Informationen ständig an: Fortschritt, Besitzer, Typ, Status, Codefeld, externe und interne Nummer sowie Sprache und Währung. Register „Leistungen“
In diesem Register oder alternativ in der zentralen Tageserfassung werden die Leistungen erfasst. Das Datum und die Initialen des Mitarbeiters werden aufgrund der Einstellung im Kalender und des ausgewählten Mitarbeiters automatisch eingetragen. Es kann zudem für jeden Mitarbeiter eine Standardleistungsart definiert werden. Die Leistungen können direkt durch Eingabe des definierten Kurzzeichens erfasst werden. Ist dieses nicht bekannt, kann die Leistungsart mit der Funktionstaste „F4“ oder Teilen der Bezeichnung gesucht werden. Mit der Suchfunktion erscheint eine Auswahlmaske mit den zur Verfügung stehenden Leistungsarten. Der externe Text kann individuell erfasst oder auf der Leistungsart vorgegeben werden. Es besteht auch die Möglichkeit, den Text mittels selbst definierten Blocktexten zu erfassen. Für die Erfassung der Anzahl stehen Ihnen folgende Varianten zur Verfügung (Beispiel: 1.5, 1h30m, 90m oder 14001530). Das System rechnet Ihre Eingabe automatisch in eine Dezimale (auf zwei Kommastellen gerundet) um. Der Ansatz wird aufgrund der Preisfindung automatisch generiert. Sofern berechtigt, haben Sie jedoch die Möglichkeit, diesen zu übersteuern. Für die zeitliche und/oder typenbezogene Einschränkung stehen Ihnen entsprechende Filter zur Verfügung. Reisezeiten und Fahrspesen können mit der Hilfe von Google-Maps direkt berechnet und als Leistung auf das Projekt eingetragen werden. PLATO bietet Ihnen auch die Möglichkeit sogenannter Leistungspauschalen. Somit ist es möglich, mehrere Leistungspositionen mittels einer Pauschal-Leistung zu verrechnen (z.B. Tagespauschale). Leistungen, welche an eine Pauschale angehängt sind, werden mit speziellen Symbolen innerhalb der Leistungserfassung gekennzeichnet und sind somit sofort erkennbar. Leistungspauschalen können auch bei Periodika verwendet werden. Differenzen zwischen effektiven Leistungen und Pauschalen können via Kontextmenü zum Ausgleich von Über- bzw. Unterdeckung einfach ausgeglichen werden. Ein allfällig erfasster Ausgleich kann auch wieder gelöscht werden. Einzelne oder mehrere Leistungspositionen können gleichzeitig auf ein anderes Dossier und/oder anderen Mitarbeiter und/oder anderes Datum kopiert bzw. verschoben werden. Ebenfalls können Leistungen abgeschrieben werden.
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Positions-Details
Über das Kontextmenü oder mit Doppelklick rufen Sie die Eigenschaften einer Leistung auf. Nebst einem externen können Sie auch einen internen Text erfassen. Sämtliche relevanten Details können mutiert werden. Register „Termine / Aufgaben“
In diesem Register lassen sich Ihre Termine, Fristen und Aufgaben für ein Dossier verwalten. Sie haben die Möglichkeit, sich an Termine, Aufgaben und Fristen erinnern zu lassen. Bei Fälligkeit erscheint – sofern gewünscht - ein Erinnerungsdialog analog MS Outlook. Einzelne Termine, Fristen, Aufgaben und Listen können ausgedruckt werden.
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Einträge können dupliziert und einem anderen Dossier zugeordnet werden. Weiter können Sie die Eigenschaften Ihres Termins bzw. Ihrer Aufgabe definieren. Ein Termin oder Aufgabe kann zudem als privat definiert werden, damit diese nur für den entsprechenden Mitarbeiter sichtbar ist. Neben der Dossier bezogenen Erfassung von Terminen/Aufgaben/Fristen steht Ihnen diesbezüglich auch die zentrale Tageserfassung zur Verfügung.
Register „Dokumente“
In der Dokumentenverwaltung werden Ihre Dokumente (Word-, Excel-Dokumente, Bilder, Internetadressen, usw.) verwaltet. Einerseits haben Sie die Möglichkeit, direkt aus PLATO Dokumente (Word und Excel), Notizen und E-Mails zu erstellen, andererseits externe Dateien einfach zu importieren. Über die integrierte Outlook-Schnittstelle können zudem E-Mails per Drag & Drop einem Dossier zugeordnet werden. Die E-Mails können wahlweise verschoben oder kopiert werden (Benutzereinstellung). Ab Office Version 2010 können Dokumente direkt aus PLATO in eine PDF-Datei umgewandelt und via E-Mail verschickt werden. Ebenfalls bietet Ihnen PLATO die Möglichkeit, mehrere Dokumente in ein ZIP-Archiv zu speichern. Somit lassen sich sämtliche Informationen und Dokumente innerhalb eines Dossiers verwalten. Einträge lassen sich je nach Priorität farbig darstellen. Wahlweise kann eine Dokumentenvorschau unterhalb oder rechts der Dokumente angezeigt werden.
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Der Vorlagenmanager verwaltet die Microsoft Word- und Excel-Vorlagen, welche direkt im gewünschten Dossier aufgerufen werden können. Neue Dokumente werden dadurch auf effiziente Art und Weise erstellt und automatisch im korrekten Dossier abgelegt. Die Ordnerstruktur und die Reihenfolge der Vorlagen kann frei definiert werden.
Das Verwalten der Vorlagen in PLATO garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz. Mit der Installation von PLATO werden Ihnen diverse Vorlagen (Brief, Kurzbrief, Fax, Aktennotiz) mitgeliefert. Sie können jedoch die Vorlagenauswahl beliebig (auch in anderen Sprachen) nach Ihren Bedürfnissen erweitern. Ebenfalls zur Grundausstattung von PLATO gehören verschiedene weitere Vorlagen wie:
Rechnungen
Mahnungen
Akontorechnung
Quittung
ESR-Einzahlungsscheine
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Detaillierte Dokumentsuche
Für die Suche nach einem Dokument steht Ihnen eine detaillierte Suche zur Verfügung.
Mit der optionalen ELO-Schnittstelle können einzelne Begriffe innerhalb von Dokumenten gesucht werden.
9.3.1
Dokumentenstruktur
Im Register „Dokumente“ kann nebst der Dokumentauflistung und der Dokumentenvorschau die Dokumentenstruktur eingeblendet werden. Diese Dokumentenstruktur erlaubt es, Dokumente innerhalb eines Dossiers in einer für das Dossier individuellen Struktur zu organisieren.
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Die Dokumentenstruktur kann jederzeit den individuellen Bedürfnissen des Dossiers angepasst werden, d.h. neue Ordner können eingefügt, existierende Ordner umbenannt, gelöscht oder innerhalb der Struktur verschoben werden. In PLATO Admin kann pro Firma definiert werden, ob Rechnungen und Mahnungen automatisch in der Dokumentenstruktur unter entsprechenden Ordnern aufgeführt werden sollen. Register „Übersicht“
Das Register „Übersicht“ bietet einen Zusammenzug der vorgängigen Register. Sämtliche Vorgänge wie z.B. offene, verrechnete Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, Termine, Aufgaben und Notizen werden angezeigt. Für die Anzeige stehen Ihnen verschiedene Darstellungsoptionen zur Verfügung.
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Mit der Funktion „Budget-Fenster“ kann zu jederzeit zu jedem Dossier der aktuelle Stand der Erfassung oder die Gegenüberstellung zum definierten Budget erfolgen. Das Budget-Fenster ist frei auf dem Bildschirm platzierbar. Alternativ kann das Budget-Fenster auch an einem Panel angedockt werden (z.B. rechts vom Dossier).
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10.
TAGESÜBERSICHT Leistungserfassung
Nebst der herkömmlichen Erfassung von Leistungen und Auslagen auf dem einzelnen Dossier können diese auch zentral pro Mitarbeiter und Tag in der sogenannten Tageserfassung (Tagesübersicht) erfasst werden. Im oberen Teil der Tageserfassung wird in der Standard-Version von PLATO das Tagestotal ausgewiesen. Falls mit dem optionalen Arbeitszeit-Management gearbeitet wird, sind in der Tagesübersicht zudem die Soll- und Ist-Stunden sowie - falls erfasst - die Präsenzzeit mit den Differenzen zur erfassten Zeit ersichtlich. In der Statusleiste kann eine Totalisierung der erfassten Beträge zugeschaltet werden. Sämtliche Spalten können mittels der Filter-Funktion eingeschränkt werden. Bereits verrechnete Leistungen sind in roter Schrift dargestellt. Es besteht die Möglichkeit, direkt einen Tagesrapport auszudrucken. Sind mehrere Leistungen/Auslagen pro Dossier zu erfassen, muss das Dossier nur das erste Mal ausgewählt werden. Danach können direkt die Leistungen eingegeben werden. Mittels Kontextmenü kann direkt das Dossier des entsprechenden Eintrages aufgerufen werden. Die Startzeit zeigt automatisch den Beginn der nächsten Leistung an. Die Erfassung von Leistungen/Auslagen funktioniert analog der Erfassung auf dem Dossier, auch hier können Einträge kopiert und verschoben werden. Mittels der vereinfachten Eingabe werden bei Spesenpositionen wie z.B. KM oder Verpflegung automatisch die dazugehörigen Einheiten (km oder CHF) vorgeschlagen. Termine / Aufgaben / Fristen
Nebst der herkömmlichen Erfassung von Terminen, Fristen und Aufgaben auf dem Dossier können diese auch zentral erfasst und angezeigt werden. Dadurch ist schnell ersichtlich, welche Termine, Aufgaben und Fristen an diesem Tag für einen Mitarbeiter anstehen. Die Kategorien (Termine, Aufgabe, Fristen usw.) können in den Stammdaten individuell definiert werden. Für die Definition stehen Ihnen folgende Typen zur Auswahl: Termin oder Aufgabe. Die Typen weisen analog Microsoft Outlook unterschiedliche Felder auf. Der Typ Aufgabe wird in der Tageserfassung solange angezeigt, bis die Aufgabe als erledigt definiert wird. Auch ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter den Eintrag ursprünglich erfasst hat. Zudem kann pro Position die Priorität (niedrig, mittel, hoch), welche mittels Symbol angezeigt wird, definiert werden.
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Die Erfassung von Terminen/Aufgaben funktioniert analog der Erfassung auf dem Dossier. Ausserdem ist es möglich, einzelne Einträge zu drucken, duplizieren oder verschieben. Sofern in den Optionen gewählt, werden in PLATO erfasste Termine im Outlook-Kalender eingetragen. Dokumente
Zeigt Ihnen sämtliche Dokumente, welche an diesem Tag erstellt wurden. Übersicht
Die Übersicht bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die einzelnen Register. Die Einträge können mittels Darstellungs-Option auf der Ribbon-Leiste gruppiert werden.
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11.
DOSSIER-ADRESSEN Jedem Dossier lassen sich beliebig viele Adressen zuordnen und übersichtlich darstellen. Die Dossier-Adressen können via Schaltfläche ausgedruckt werden. Adressen können mittels Drag & Drop zwischen den Ordnern verschoben werden. Aufgrund der Zuordnung der Adressen klärt das System - sofern in den Stammdaten definiert einen allfälligen Interessenkonflikt systemweit ab und zeigt diesen an. Auf den Dossier-Adressen können die Kommunikationsmittel aufgerufen und genutzt werden. Beispielsweise können Sie direkt mittels Kontextmenü Word-Dokumente oder eine E-Mail erstellen. Via Telefonintegration kann auch direkt eine Telefonnummer gewählt werden. Durch Klick auf die Schaltfläche "Informationen" können allfällige Quickcodes oder Kommentare angezeigt werden.
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12.
DETAILLIERTE DOSSIERSUCHE Für die Suche nach einem Dossier steht Ihnen eine detaillierte Suchmaske zur Verfügung. Die definierte Dossier-Suche kann gespeichert und somit auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen und ausgeführt werden. Der gespeicherte Filter steht zudem in der Dossierliste sowie den Reportseinschränkungen zur Verfügung. Er kann auch anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.
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13.
VOLLTEXTSUCHE Für die Suche nach bestimmten Informationen steht Ihnen eine datenbankbezogene Volltextsuchmaske zur Verfügung. Definieren Sie Ihre Suche und geben Sie die Felder an, welche durchsucht werden sollen. Sie können eine Bezeichnung des Resultates vornehmen.
Durch Klicken auf das Suchresultat wird direkt das Arbeitsblatt des entsprechenden Dossiers bzw. die Stelle mit dem gesuchten Begriff geöffnet.
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14.
DOSSIER-ADRESS-SUCHE
Das Modul „Dossier-Adress-Suche“ bietet eine Kombination zwischen Adress- und Dossier-Suche. Es können Adressen mit Hilfe von Dossier-Eigenschaften gesucht werden. Bei dieser Suche werden generell geführte Adressen wie z.B. Lieferanten oder Mitarbeiter nicht aufgelistet, sofern diese nicht explizit einem Dossier zugewiesen wurden.
Wie beim Modul „Adressverwaltung“ haben Sie auch hier die Möglichkeit, alle Adressen ohne weitere Selektion mit der Schaltfläche „Suchen“ auszugeben oder mittels „Zurücksetzen“ die Suche zu löschen.
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15.
FAKTURIERUNG
Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Fakturierung zur Verfügung. Einerseits kann ein Dossier einzeln verrechnet werden, indem man via Kontextmenü auf dem Dossier die Rechnung erstellt. Auf der anderen Seite bietet PLATO die Möglichkeit der Batchfakturierung. So können z.B. alle Dossiers eines Dossier Besitzers oder einer Firma ab einem bestimmten Betrag selektiert und fakturiert werden. Ebenso schnell und einfach erstellen Sie mit PLATO Akontorechnungen oder mit der Professional-Version periodische Akontorechnungen bzw. periodische Rechnungen.
Mit der Funktion „Kostenvorschüsse“ buchen Sie direkt eine Zahlung inkl. Quittungsdruck für den Vorschussleistenden.
Rechnungen welche keine zu fakturierenden Positionen oder einen Hinweis enthalten, werden mit einem Ausrufezeichen-Symbol gekennzeichnet. Zum Hinweis wird die Anmerkung mittels Tooltip angezeigt.
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Während der Rechnungsstellung können folgende Definitionen bzw. Anpassungen vorgenommen werden:
Auswahl bzw. Definition der für die Fakturierung relevanten Dossiers.
Definition des Rechnungs- und des FIBU-Datums.
Definition des Abrechnungszeitraumes (z.B. Von/Bis, Monat, Quartal etc.).
Betragsmässige Einschränkung von Dossiers (Wenn z.B. nur Dossiers mit einem Rechnungsbetrag von mindestens CHF 100.00 fakturiert werden sollen).
Ausschluss von bezahlten/nichtbezahlten Akontorechnungen.
Automatische Rundung des Netto- oder Bruttobetrags – die Rundungseinheit kann individuell bestimmt werden.
Auswahl der zu fakturierenden Leistungsarten.
Änderung der Ansätze nach Leistungsart und/oder nach Mitarbeiter.
Änderung einzelner Leistungseigenschaften (Text, Mitarbeiter, Betrag, MWST, Status, usw.).
An-/Abwählen einzelner Leistungspositionen.
Auswahl ob Auslagenpauschale für diese Rechnung verrechnet werden soll oder nicht.
Aufteilung (Splitting) einzelner Rechnungen.
Zu- oder Abschlag in Franken oder Prozenten über den Totalbetrag, einzelne Leistungen, Leistungstypen oder Leistungsgruppen.
Erhöhung bzw. Senkung des Netto- oder Bruttobetrages direkt in der Übersicht.
Übersteuern der Rechnungsvorlage.
Erstellen einer Proberechnung.
Bei der definitiven Verarbeitung des Rechnungslaufes wird automatisch das Rechnungsdokument in Microsoft Word erstellt und im entsprechenden Dossier abgelegt. Zudem wird auf Wunsch die Rechnung bzw. die Rechnungen ausgedruckt. Die Rechnungsstellung kann gelöscht (Dokument und Beleg werden gelöscht und die Leistungen wieder zurückgesetzt) oder storniert (Dokument und Beleg bleiben bestehen und die Leistungen wieder zurückgesetzt) werden.
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Muss eine Rechnung auf mehrere Fakturenempfänger aufgeteilt werden, bietet Ihnen PLATO die Möglichkeit, Rechnungen prozentual oder betragsmässig zu splitten. Ebenfalls können Teil- und Schlussrechnungen erstellt werden.
Die Rechnungsdokumente können direkt aus dem Fakturalauf gedruckt und geöffnet werden. Auch können Duplikate erstellt werden, dabei kann die Rechnungsvorlage auf Wunsch neu ausgewählt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, sich die Rechnungseigenschaften detailliert anzeigen zu lassen.
Einzahlungsscheine Optional können auch Einzahlungsscheine mit Referenzzeile gedruckt werden (PLATO Professional). Die entsprechenden Zahlungen können dadurch im Zahlungsmanager elektronisch eingelesen werden. Ebenfalls können zu einer Rechnung Raten-Einzahlungsscheine gedruckt werden. Rechnungsbeispiel Nachstehend finden Sie ein Beispiel einer detaillierten Rechnung. Die Rechnungsvorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Es können mehrere Rechnungsvorlagen (auch in verschiedenen Sprachen) implementiert werden. Weitere Standard-Rechnungsvorlagen finden Sie im Anhang.
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16.
MAHNWESEN
Für die Mahnung fälliger Rechnungen steht Ihnen das Modul „Mahnwesen“ zur Verfügung. Ähnlich wie bei der Fakturierung kann auch ein Mahnlauf nach diversen Kriterien erstellt werden. So kann z.B. nach Firma, Dossier oder Klienten gemahnt werden. Ebenfalls steht zur Auswahl, ob Akontorechnungen ebenfalls gemahnt werden sollen.
In einer ersten Phase erstellen Sie einen Mahnlauf. Dafür steht Ihnen eine Dossieroder Klientenübersicht zur Verfügung. Ein Mahnjournal listet Ihnen die einzelnen Positionen des prov. Mahnlaufes auf. Bevor die Mahnungen definitiv verarbeitet werden, kann ein Journal gedruckt um beispielsweise dem Projektverantwortlichen vorgelegt zu werden. Danach können noch Korrekturen vorgenommen werden. Bei der anschliessenden Verarbeitung des Laufes werden die Dokumente (Mahnungen) automatisch erstellt und können danach ausgedruckt werden. Die Schritte Erstellung (= Vorbereitung), Verarbeitung und Drucken können auch zusammenhängend durchgeführt werden.
Ergänzend zum Mahnwesen steht Ihnen im Report-Center eine Offene-Posten-Liste zur Verfügung. In den Stammdaten definieren Sie Ihr Mahnverfahren. Sie legen fest, wie viele Stufen dieses Verfahren umfasst. Zudem können pro Mahnstufe verschiedene Eigenschaften gemäss Abbildung definiert werden.
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Insgesamt stehen Ihnen standardmässig folgende Mahnvorlagen zur Verfügung:
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Kontoauszug
Erinnerung (1. Mahnung)
2. Mahnung
3. Mahnung
Betreibungsandrohung
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17.
ZAHLUNGSMANAGER Für die Erfassung von Zahlungen, Rabatten, Skonti, Abschreibungen, Bankspesen und Mahngebühren steht Ihnen der Zahlungsmanager zur Verfügung. Sie können die Rechnung über die Rechnungsnummer suchen oder alle (offenen) Rechnungen eines Dossiers bzw. eines Klienten anzeigen lassen und die gewünschte Buchung erfassen. Buchungen werden grundsätzlich auf eine Rechnung erfasst, können aber auch auf einen Klienten erfasst und später auf eine Rechnung umgebucht werden.
Buchungs-Suche Für die Suche nach Rechnungen sowie anderen Buchungen steht Ihnen eine detaillierte Suche zur Verfügung.
Zahlungsimport (PLATO Professional) Über den Zahlungsimport können die Dateien mit ESR-Zahlungen von Bank oder Post eingelesen werden. Unterstützt sind Dateien im herkömmlichen Format sowie auch gemäss ISO20022.
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18.
SPESENABRECHNUNG
Für jeden Ihrer Mitarbeiter kann eine Spesenabrechnung gedruckt werden.
Wählen Sie die gewünschte Verarbeitungsart und drücken Sie OK. Der Spesenbeleg dient Ihrer Buchhaltung als Buchungsbeleg. Auch wenn eine Spesenabrechnung definitiv ausgeführt wurde, können externe Positionen noch verändert werden, gesperrt wird lediglich der interne Teil der Leistungsart.
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19.
ARCHIVVERWALTUNG Mit dem Modul Archivverwaltung lässt sich Ihr physisches Archiv in PLATO abbilden. Sobald ein Dossier als archiviert definiert wird, erscheint eine Meldung, mit der Sie den neuen Archiveintrag auslösen können.
In Fenster zum Archiveintrag kann über den Kurznamen die Beschriftung der physischen Ablage eingetragen werden. Zudem besteht die Möglichkeit beliebig viele Aktentypen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zu definieren.
Über das Modul „Auswertungen“ können Sie jederzeit eine Archivliste ausdrucken. Diese Liste zeigt auf was sich in Ihrem physischen Archiv befindet. Zudem werden über die Archiv-Räumungsliste alle Dossiers/Projekte ausgewiesen, die vernichtet werden können.
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20.
SCHNITTSTELLE MS-OFFICE
Via Schnittstellen steht Ihnen in den Microsoft Office Produkten Word, Excel und Outlook jeweils ein neues Register zur Verfügung. Somit können aus den Applikationen direkt Leistungen und Auslagen erstellt werden. Die Stoppuhr steht ebenfalls zur Verfügung. Weiter kann ein beliebiges Dokument (Word, Excel) ins PLATO importiert werden. PLATO-Adressen sowie –Blocktexte stehen zur Verfügung und können ins jeweilige Dokument eingefügt werden. Die Outlook-Integration bietet die Möglichkeit, E-Mails oder Anlagen ins PLATO zu importieren und Leistungen aus Terminen bzw. Aufgaben zu generieren.
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21.
AUSWERTUNGEN
Das Modul „Auswertungen“ beinhaltet eine Vielzahl von Reports.
Für die Auswertungen wird Xtra Reports eingesetzt. Dies ermöglicht ein umfassendes Reporting und Listening. Sämtliche im PLATO erfassten Informationen können grundsätzlich auch ausgewertet oder gelistet werden. Alle Auswertungen verfügen über diverse Selektionsmöglichkeiten oder Ausgabeoptionen.
Auswertungen lassen sich auf einfache Art und Weise in verschiedene Dateiformate exportieren. Innerhalb eines Reports ist es auch möglich, eine Suche abzusetzen. Jeder Benutzer kann sich seine Listenfavoriten zusammenstellen. Diese können dann in PLATO in einem separaten Navigationsbereich direkt aufgerufen werden.
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Übersicht Standard Auswertungen Auswertungen „Klient/Dossier“
Auswertungen „Debitoren“
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Auswertungen „Mitarbeiter“
Auswertungen „Budget“
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Auswertungen „Verschiedenes“
Auswertungen „Arbeitszeit“
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22.
PLATO PROFESSIONAL - FUNKTIONEN Arbeitszeit-Management
Das Arbeitszeit-Management beinhaltet die Verwaltung der Sollzeiten pro Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Feiertage pro Kalenderjahr. Per Mausklick erhalten Sie den aktuellen Gleitzeit- sowie den Feriensaldo des Mitarbeiters. Die entsprechenden Soll-Vorgaben werden in den Stammdaten definiert. So können Sie zum Beispiel den Beschäftigungsumfang in Stunden oder Prozenten, die Arbeitstage sowie den Ferienanspruch definieren. In den Stammdaten erstellen Sie zudem pro Jahr den Feiertagskalender. Selbstverständlich lässt sich dieser auch regional – aufgrund unterschiedlicher Feiertage - festlegen.
Zum Arbeitszeit-Management sind zusätzliche Auswertungen wie Stundenabrechnung inkl. Ausweisung der Ferien eines Mitarbeiters pro Periode (z.B. Monat) verfügbar. In der Jahresübersicht sind die Soll- und Ist-Stunden, Gleitzeitsaldi, Ferienbezüge und Feriensaldi sowie bezahlte Abwesenheiten (Arzt, Militär, Krankheit, Unfall usw.) pro Monat und Mitarbeiter ersichtlich. Tageserfassung: Ihre Soll-, Ist- und Präsenz-Stunden sowie die Differenzen sind auf einen Blick ersichtlich.
Sie können jederzeit Ihren aktuellen Zeit- und Feriensaldo anzeigen lassen und einen Arbeitszeitrapport (mit Details) ausdrucken.
Auf den Stunden-Leistungen wird zwischen internen und externen Stunden unterschieden (Schattenstunden). Die internen Stunden sind massgebend für die Arbeitszeit eines Mitarbeiters, während dessen die externen für die Verrechnung benötigt werden. Bei der Erfassung einer Stundenleistung werden die internen Stunden automatisch analog den externen Stunden definiert. Die Spalten für die internen Zeiten und Texte können im Grid angezeigt und mutiert werden.
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Bei Erfassung der Präsenzzeiten kann die Liste „Tagesarbeitszeit“ gedruckt werden. So sind die Anwesenheitszeiten jederzeit auf Knopfdruck ersichtlich.
TwixTel-Schnittstelle Diese Schnittstelle unterstützt Sie bei der Erfassung bzw. Aktualisierung von Adressen. Adressen lassen sich direkt aus dem TwixTel importieren. Das Importformat der Telefonnummern können Sie bestimmen (Beispiel: +41 71 111 12 13). Bei der Aktualisierung bestehender Adressen erhalten Sie einen entsprechenden Übernahmedialog. Dort können Sie bestimmen, welche Aktualisierungen Sie übernehmen möchten. Stoppuhr – Automatisierte Erfassung von Leistungen PLATO kennt drei Arten der Stoppuhr. Diese sind Stoppuhr, Dossier-Stoppuhr und PositionsStoppuhr.
Mittels der Stoppuhr können automatisch Einträge in die Leistungserfassung erzeugt werden. Die Uhr kann – unabhängig in welcher Applikation Sie sich gerade befinden – gestartet bzw. gestoppt werden.
Für den Einsatz der Stoppuhr lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen. Sie können beispielsweise definieren, ob die Einträge automatisch vorgenommen werden oder ob zuerst eine Abfrage erfolgen soll. Die Positions-Stoppuhr addiert die gestoppte Zeit zu einer bereits bestehenden Leistung. Die DossierStoppuhr kann aktiviert werden, sobald ein Dossier geöffnet wird.
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Telefonintegration
Mit der Telefonintegration ist es möglich, eingehende Anrufer zu erkennen und nach dem Telefonat eine Leistung, eine Auslage, einen Termin eine Aufgabe oder eine Notiz zu erstellen. Ebenfalls kann via Dossier-Adressen bzw. der Adressverwaltung auch direkt eine Nummer angerufen werden.
Im Telefonjournal sind sämtliche ein- und ausgehenden Gespräche auch nach dem Schliessen des Telefonassistent ersichtlich.
Positions-Gruppen
Mit der Hilfe von Positions-Gruppen können verschiedene Leistungen in einem Arbeitsschritt erfasst werden.
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Periodika - Definition von wiederkehrenden Leistungen und Terminen/Aufgaben
Die Option „Periodika“ dient der Erstellung von wiederkehrenden Leistungen, Terminen oder Aufgaben. Erstellen Sie ein Serienmuster(z.B. monatlich, jährlich) und legen Sie die Seriendauer fest (z.B. Endet an einem bestimmten Datum oder nach einer gewissen Anzahl).
Periodika – Periodische Akontofakturierung
Über die Funktion „Periodika“ können Sie nebst Leistungen, Aufgaben und Terminen auch periodische Akontorechnungen erstellen. Mit dem Fakturierungsassistent können diese verrechnet werden.
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Periodika – Periodische Rechnung
Über die Funktion „Periodika“ können periodische Rechnungen definiert werden. Dabei wird bestimmt, wie sich die Rechnung zusammensetzt: Miteinbezug von existierenden Positionen, Definition einer beliebigen Anzahl von Pauschalen mit der Möglichkeit, bestimmte effektive Positionen abzuschreiben. Eine Erinnerungsfunktion für die Rechnungsstellung ist ebenfalls vorhanden.
Einzahlungsscheine (ESR/BESR) definieren und drucken
Die notwendigen Einzahlungsscheine für Ihre Rechnungen können in den Stammdaten definiert werden. Unterstützt werden die Papierformate A4 / A5. Sie bestimmen die Zusammenstellung der Referenzzeile.
Einlesen von Zahlungen Ihre Zahlungseingänge können aufgrund eines BESR-Files von Ihrer Bank oder Post automatisch im PLATO verbucht werden, sofern Sie Ihre Einzahlungsscheine mit Referenzzeile auch mit PLATO drucken. Zahlungen können auch im XML-Format eingelesen werden. Agent – Scan to Folder Über ein Multifunktionsgerät gescannte Dokumente werden ins PLATO-Postfach eingereiht und können dort eingesehen, kategorisiert und einem Dossier zugewiesen werden. Globalmutation Mit der Funktion „Globalmutation“ können z.B. Preismutationen auf den Dossiers vorgenommen werden. Ändert sich z.B. der Preis eines Mitarbeiters oder einer Preiskategorie kann die Mutation über alle verwendeten Leistungen innerhalb der Dossiers geändert werden. Bevor die Änderung definitiv ausgeführt wird, können diese mittels Vorschau kontrolliert werden.
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Bei bestehender Dossier-Struktur kann mit der Globalmutation „Root-Dossier einfügen“ ein Hauptdossier erstellt werden. Wählen Sie hierzu einen Schwellenwert für die Anzahl Dossier. Die Dossier-Bezeichnung für das neu zu erstellende Hauptdossier kann frei definiert werden. Zur Sicherheit kann diese Funktion zuerst im Simulations-Modus durchgeführt werden.
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23.
PLATO - OPTIONEN Preisberechnung mittels Formel
Die Preisfindung kann pro Leistungsart individuell mittels einer Formel, basierend auf einen selbst zu bestimmenden Wert (bspw. Streit- oder Interessenwert), definiert werden. Nebst einer Formel kann ein Minimal- sowie ein Maximalbetrag definiert werden. Der Preis kann automatisch gerundet werden. Eine auf nachfolgendem Beispiel beruhende Leistung kann mit der Option „Preisberechnung mittels einer Formel“ im PLATO einfach erfasst werden. Beispiel: Das Honorar für die Beurkundung der Gründung einer AG oder GmbH richtet sich nach dem Gesellschaftskapital und beträgt: 4 ‰ von den ersten CHF 200'000.–, mindestens CHF 400.– plus 2.5 ‰ von CHF 200'001.– bis CHF 500'000.– plus 1 ‰ von CHF 500'001.– bis CHF 2'000'000.– plus 0.5 ‰ vom Mehrbetrag über CHF 2'000'000.– FIBU-Schnittstelle Optional steht eine FIBU-Schnittstelle zur Verfügung. PLATO schreibt dazu Informationen zur Verbuchung von Belegen und Zahlungen (MWST vereinbart) in entsprechende Export-Dateien, die später in der Finanzbuchhaltungs-Software (ABACUS, SESAM, Lobos) eingelesen werden können.
Basierend auf Firma, Mitarbeiter oder Dossier bzw Projekt können Kostenstellen-Buchungen erzeugt werden.
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Debitoren-Schnittstelle ABACUS Die Debitoren-Schnittstelle ist als separate Option erhältlich. PLATO bietet eine Schnittstelle zur Abacus-Debitorensoftware. E-Rechnung Mit der Option „E-Rechnung“ sind Sie in der Lage, Ihren Kunden auf Wunsch die Rechnungen in elektronischer Form zu schicken. Sie benötigen hierzu einen Vertrag mit der Firma „SIX Paynet AG“ (SIX). Die Rechnungen werden in PLATO erstellt und anschliessend via Schnittstelle an SIX im PDFFormat übermittelt. Diese überprüft die Rechnungen und liefert sie in die E-Banking-Systeme ihrer Kunden. DMS-Schnittstelle PLATO bietet mit diversen Funktionalitäten die Möglichkeit, Dokumente nicht im Dateisystem zu verwalten, sondern revisionstauglich mit Hilfe von ELO (Software zur Verwaltung von Dokumenten und elektronischen Inhalten). Die Anbindung an ELO ist nahtlos integriert. Dokumente können zur Ansicht oder zur Bearbeitung geöffnet und entsprechende Änderungen verworfen oder eingecheckt werden. Die versionierte Ablage ermöglicht es, Versionen eines Dokumentes einzusehen, diese zu öffnen, abzuspeichern, zu vergleichen (Word-Dokumente) oder eine ältere Version wieder als aktuelle Version herzustellen. Mittels der ELO-Schnittstelle kann innerhalb eines Dokumentes nach Inhalten gesucht werden.
Notwendige Lizenzen für die Verwendung von ELO sind NICHT im Produkt enthalten und können bei der ALL CONSULTING AG erworben werden. Ebenso ist es möglich, die Software ELO über die ALL CONSULTING AG zu beziehen. Verlangen Sie Ihre unverbindliche Offerte. Exchange-Schnittstelle Über Microsoft Exchange eingehende E-Mails werden überwacht und wenn immer möglich im PLATO dem entsprechenden Dossier zugeordnet. E-Mails, welche nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden ins PLATO-Postfach eingereiht und können dort eingesehen, kategorisiert und einem Dossier zugewiesen werden. Zusätzliche Datenbank Obwohl in PLATO mehrere Firmen geführt werden können, kann es vorkommen, dass eine zweite, unabhängige Datenbank (z.B. Trennung der Adressen) gewünscht wird. Mit demselben Programm können mehrere Datenbanken oder Mandanten verwaltet werden. PLATO Option Audit Die Option PLATO Audit zeichnet alle Schritte und Mutationen der Mitarbeiter in PLATO auf. Auf diese Weise kann jederzeit nachvollzogen werden, wer, wann, was geändert hat. Die Audit Funktion kann bei Bedarf ein- oder ausgeschaltet werden. Dabei wird die Performance von PLATO nicht beeinträchtigt. In den Stammdaten kann festgelegt werden, welche Mutationen aufgezeichnet werden sollen.
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PLATO Option MIS (Management Information System) Die Option PLATO MIS ermöglicht es Ihnen, individuelle Auswertungen auf Basis von Pivot-Tabellen zu erstellen.
OneOffixx LAW for PLATO Mit OneOffixx LAW for PLATO lassen sich alle relevanten Beweismittel in elektronischer Form effizient verwalten, nummerieren und ausdrucken. Dank OneOffixx LAW for PLATO können Sie auch kurz vor Fristablauf Dokumente einfügen, neu strukturieren und nummerieren – ganz einfach und ohne grossen Aufwand. BI-Auswertungen Mit der Option „BI-Auswertungen“ haben Sie die Möglichkeit, auf einfache und schnelle Art, dynamische Reports zu erhalten. Das Einbinden von individuellen Auswertungen kann sehr einfach realisiert werden. Untenstehend ein Beispiel des „Dashboards Leistungen“. Weitere BI-Auswertungen sind „Mitarbeiter Stundenstatistik“ und „Projekt-Zusammenzug“.
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24.
STAMMDATENVERWALTUNG
Die Stammdatenverwaltung dient der Konfiguration von PLATO. In der Stammdatenverwaltung werden z.B. die Angaben zur Firma, die Mitarbeiter, die Zahlungsverbindungen, die Leistungsarten etc. verwaltet. Der Zugriff auf die Stammdatenverwaltung kann einzelnen Mitarbeitern gewährt werden. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele:
Beispiel: Mitarbeiter
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Beispiel: Zahlungsverbindung
Beispiel: Leistungsart
Bei Preisänderungen können mittels der Globalmutation (PLATO Professional) sämtliche Preise bei offenen Leistungen über ein oder mehrere Dossiers angepasst werden.
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25.
MUSTER-RECHNUNGEN UND AUSWERTUNGEN MUSTER - RECHNUNGEN
Amtlich chronologisch
Detailliert
Totalisiert ohne Detail
Aktontorechnung / Vorschussbegehren
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Totalisiert mit Detail (1. Seite)
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Totalisiert mit Detail (2. Seite)
Totalisiert mit Detail (3. interne Seite)
Totalisiert ohne Detail (mit Verrechnung Akonto)
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MUSTER - AUSWERTUNGEN
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26.
LEISTUNGSÜBERSICHT
Allgemein - Mehrdatenbank- und mehrfirmenfähig - Stabiles und leistungsfähiges Datenbanksystem (MS SQL Server) - Client-Server-Architektur / 32 Bit Applikation - Umfassende Stammdatenverwaltung (individuelle Konfiguration) Frei und unbeschränkt definierbare Mitarbeiter mit Passwort Definition von Mitarbeitergruppen Definition von Rollen Freie und unbeschränkte Definition von Leistungs- und Auslagetypen Freie und unbeschränkte Definition von Honorarprofilen Definition von Preiskategorien Definition von Zahlungsverbindungen Definition der Mehrwertsteuer-Sätze auf der Zeitachse usw. - Passwortschutz - Einfaches Handling / Schnelle Einarbeitungszeit - Mitarbeiterbezogene Einstellungen / Oberfläche - Customizing von Begriffen und Symbolen - Stammdaten - Globalmutation - Telefonintegration Adressverwaltung - Erfassen, mutieren, löschen inkl. Dublettencheck - Doppelte Adressen zusammenführen - Umwandlung Adressarten - CH/FL-Postleitzahlen-Datenbank - Automatische Briefanrede - Individuelle Briefanrede - Druck eines Adressblattes - Druck Adresslisten - Frei definierbare Felder (Text, Datum, Zahl) in Form von Quickcodes - Mehrfachzuordnung von Quickcodes - Erfassen von Notizen - Mehrfachzuordnung von Notizen - Volltextsuche in Notizen - Erfassen von Ansprechpersonen - Erfassen von Familienadressen - Erfassen von Vereins- bzw. Mitgliederadressen - Erstellen von Adressbeziehungen - Versenden von E-Mails mittels MS Outlook - Direkter Aufruf von Internetadressen - Einfache und erweiterte Suche (z.B. nach PLZ oder Tel.-Nr.) - Speichern von Adress-Suchen - Adressvorschau-Fenster inkl. Kommunikationsmittel
Standard
Professional
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Adressanzeige in Google Maps Adressexport (für Serienbrief- oder Etikettenerstellung) Adressexport in Microsoft Outlook Adressimport aus Microsoft Outlook Übergabe von Adressen in die Sammelmappe Speicherung von Sammelmappen Übergabe von Adressen in die Zwischenablage Anzeige Abhängigkeiten einer Adresse (z.B. Korrespondenzadresse etc.) Individuelle Länderformatierung Unterstützung durch Assistenten Grafische Übersicht von Adress-Beziehungen Mitarbeiterbezogene Definition Defaultregister und Registerreihenfolge Mitarbeiterbezogenes Speichern der Fensterpositionen und -grösse TwixTel-Schnittelle zur Erfassung/Aktualisierung von Adressen
Klienten- und Dossierverwaltung - Klienten / Dossier - Struktur - Mitarbeiterbezogene Anzeige der Dossierliste mittels Filter - Klientenspezifische Eigenschaften (Details, Ansätze, Faktura) - Unbeschränkte Anzahl und individuelle Gruppierung von Dossieradressen - Definition von Dossieradressen - Prüfung Interessenkonflikt - Dossierspezifische Eigenschaften (Details, Ansätze, Faktura, Zuständigkeiten...) - Definition einer Auslagenpauschale in Prozenten - Definition einer Dossierpauschale in Beträgen - Direkter Aufruf der Kommunikationsmittel - Direktes Fakturieren aus dem Dossier - Klienten- und dossierspezifische Auswertungen - Budget-Fenster: Per Knopfklick erhalten Sie die Übersicht über die finanziellen Aspekte des Dossiers (nicht verrechnete, verrechnete, bezahlte Positionen). - Budgetverwaltung mit Erinnerungs-Funktion beim Erreichen eines frei definierbaren Prozentsatzes - Direkte Anzeige und Verwendung der Kommunikationsmittel der Dossier-Adressen - Adress-Suche via Dossiereigenschaften - Bestehende Dossier kopieren - Dossier-Info kopieren Dokumentenverwaltung und -erstellung - Verwaltung praktisch sämtlicher Dateitypen - Dokumentenstruktur im Dossier - Individuelle Erstellung von Dokumentvorlagen möglich - Vorlagen: Definition der Ordnerstruktur und der Reihenfolge - Standardvorlagen (Brief, Kurzbrief, Fax, Aktennotiz)
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-
Mehrsprachigkeit Automatisches Erstellen/Ablage von MS Word Dokumenten Automatisches Erstellen/Ablage von MS Excel Tabellen Automatisches Erstellen/Ablage von E-Mail (MS Outlook) Automatisches Erstellen/Ablage von Internetadressen Automatisches Erstellen/Ablage von Notizen Konvertierung erstellter Dokumente in PDF-Format (ab Office 2010) Direkter Versand von Dokumenten im PDF-Format via E-Mail (ab Office 2010) Komprimiertes Archivfile erstellen (ZIP-File) Einfache Erstellung von Serienbriefen Einfaches Importieren von externen Dokumenten Exportieren von Dokumenten mittels Drag & Drop Duplizieren/Verschieben von Dokumenten Löschen von Dokumenten Stichwörter - dokumentenbezogene Know-how Verwaltung Definition von systemweiten sowie dossierbezogenen Quickcodes Filtern nach Typ, Gruppe, Bezeichnung und Quickcodes Dokumentenvorschau Detaillierte Dokumentsuche Report über sämtliche Positionen in der Dokumentenverwaltung
Leistungserfassung - Erfassung von Leistungen im Dossier - Erfassung mittels Positions-Gruppen - Erfassung von Leistungspauschalen - Tageserfassung (Schnellerfassung) mit Erfassungshilfe - Unbeschränkte und individuelle Definition von Leistungs- und Auslagetypen - Erfassung von externen und internen Leistungstexten - Erfassung von Leistungstexten mittels selbst definierter Kurztexte - Erfassung in Minuten, Stunden/Minuten, von-bis Zeiten, Dezimal-Std. - Erfassung von Reisezeit und Reisekosten mittels Google Maps - Flexible Honoraransätze - Kopieren/Verschieben von mehreren Positionen - Ändern der Leistungseigenschaften (Datum, Mitarbeiter/in....) - Löschen von Leistungen - Abschreiben von Leistungen - Typen- und zeitbezogene Filter - Führen eines internen Mitarbeiter Stunden-Ansatzes - Definition einer Rückbuchungs-Sperre - Benutzerspezifische Spalten und Spaltenbreiten - Erfassen von Schattenstunden (Arbeitszeit-Management) - Automatische Erfassung von Leistungen mittels Stoppuhr - Erfassung wiederkehrender Leistungen (Periodika) Termine / Aufgaben / Fristen - Dossierbezogene Erfassung von Terminen / Fristen / Aufgaben
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Zentrale Erfassung von Terminen/Fristen/Aufgaben Erinnerungsfunktion Duplizieren/Verschieben einer Position Ändern der Eigenschaften Löschen von Terminen/Fristen/Aufgaben Drucken einzelner Termine/Aufgaben Report: Tagesübersicht Listen: Termine/Aufgaben/Fristen über einen oder mehrere Mitarbeiter Kategorie- und periodenbezogene Filter Chronologischer Zusammenzug sämtlicher Dossiereinträge (offene und verrechnete Leistungen, Dokumente, Termine / Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen) - Typen- und zeitbezogene Filter Fakturierung - Einzel- und Massenfakturierung (inkl. Akonto) - Erstellung von Proberechnungen - Erstellung Teil- und Schlussrechnungen - Dossier, Haupt- und Unterdossier miteinander oder separat fakturieren - Erfassung Kostenvorschuss mit Quittungsdruck - Aufteilung von Rechnungen via Splitting - Zeitraum eingrenzen - Auf-/Abrunden - Auf-/Abschlag mit Betrag oder Prozenten - Ansätze nach Leistungsart oder nach Mitarbeiter anpassen - Einzelne Positionen an- bzw. abwählen und mutieren - Berücksichtigung bezahlte oder nichtbezahlte Akontorechnungen - Faktura-Hinweis - 5 Standard-Rechnungsvorlagen - 1 Standard-Akontorechnungsvorlage - 1 Quittungs-Vorlage - Implementierung individueller Rechnungsformulare (mehrsprachig) möglich - Einzelne Rechnung oder Rechnungslauf rückgängig machen - Einzelne Rechnung oder ganzen Rechnungslauf drucken - Detaillierte Rechnungssuche (nach Nummer, Klient, Dossier, Betrag, Datum) - Erstellen von Rechnungsduplikaten - Löschung oder Stornierung von Rechnungen - Drucken mehrwertsteuerkonformer Stornobeleg - Druck (V)ESR - Druck Rateneinzahlungsscheine - Periodische Rechnungsaufträge erstellen bzw. erledigte reaktivieren Mahnwesen - Definition des Mahnverfahrens (Anzahl Stufen / Vorlagen) - Autom. Mahnen von fälligen Rechnungen (einzeln oder gesammelt) - Erstellen von Mahnläufen (per Stichdatum) 69
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Debitorenkontrolle - Zahlungen erfassen, umbuchen, löschen - Erfassung von Minderungen (Verluste, Rabatte, Skonti...) - Auszahlung von Saldovorträgen - Erfassung von Mahngebühren - Detaillierte Belegs- und Buchungssuche - Einlesen ESR-Zahlungen (herkömmliches Format sowie ISO-20022)
Detaillierte Suchfunktionen - Einfache und erweiterte Adress-Suche - Dokument-Suche - Dossier-Suche - Volltextsuche (datenbankbezogen) - Belegsuche - Buchungs-Suche
Arbeitszeit-Management - Verwaltung Sollzeiten pro Mitarbeiter - Feiertagskalender pro Kalenderjahr - Definition Beschäftigungsumfang (Stundenlohn, Monatslohn) - Tageserfassung mit Ausgabe Soll-, Ist- und Präsenzzeit
5 Standard-Mahnvorlagen (pro Stufe eine Standardvorlage) Möglichkeit Mahnspesen pro Stufe zu definieren Mahnlauf rückgängig machen Mehrsprachigkeit Mahnjournal
Reporting - Flexibles Reportingsystem; Implementierung von individuellen Reports möglich - Mitarbeiterbezogene Definition von Favoriten-Reports in der ShortcutBar - Standardreports: Dossier-Auswertung Dossierliste Fakturavorschlag detailliert / totalisiert (nach Firma, Abteilung, Dossierbesitzer, Klient, Dossier, Periode, Mindestbetrag) Fakturierte Leistungen (mit Details) Leistungen Übersicht nach Mitarbeiter / nach Mitarbeiter und Dossier (inkl. interne Kosten) Leistungen totalisiert (nach Mitarbeiter, Periode, Rechnungsstellung, Basistyp, Leistungsart, Dossier…) Offene Leistungen pro Dossier Periodika (nach Typ und Mitarbeiter) Buchungsliste (Zahlungen, Erlösminderungen…) Debitorenliste / Offene Posten-Liste (mit Mahnstufe) Mitarbeiterauswertung (detailliert, nach Datum oder Leistungsart)
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Leistungen Mitarbeiter (nach Mitarbeiter, Periode, Rechnungsstellung, Basistyp, Leistungsart, Dossier…) Tagesrapport (pro Mitarbeiter) Termine/Aufgaben (nach Periode, nach Mitarbeiter, nach Kategorie) Umsatzliste Mitarbeiter vereinbart oder vereinnahmt (nach Datum, Basistyp, Dossier) Zeitübersicht (nach Periode, Mitarbeiter) Fremdleistungen (nach Firma, Abteilung, Dossierbesitzer, Periode etc.) Auflistung der Positionen in der Dokumentenverwaltung Budget-Kontrollliste Archivliste / Archivräumungsliste Übersicht Kurztexte Übersicht Leistungsarten Adressblätter Adress-Zuordnung Arbeitszeit-Rapporte pro Mitarbeiter Arbeitszeit-Jahresübersicht Fehlzeiten Präsenzzeiten-Rapport
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27.
SYSTEMANFORDERUNGEN
Für die Datenhaltung kommt Microsoft SQL Server zum Einsatz. Unterstützt werden die Versionen 2008 R2, 2012, 2014 und 2016. Express-Editionen können abhängig von der Datenmenge eingesetzt werden. Je nach Version werden Datenmengen von 4 GB oder mehr unterstützt. Da diese Editionen keine automatische Datensicherung unterstützen empfehlen wir Ihnen jedoch den Einsatz der Vollversionen. Anforderungen:
Arbeitsspeicher Mindestvoraussetzung: 4 GB RAM (je nach Betriebssystemanforderungen kann zusätzlicher Speicher erforderlich sein)
Mind. 10 GB verfügbarer Festplattenspeicher (je nach Anzahl zu verwaltender Dokumente/Daten ist mehr Speicherplatz erforderlich)
Windows Server 2008 R2, Windows Small Business Server 2011, Windows Server 2012, Windows Server 2016
Microsoft .NET Framework 4.6 Microsoft hat den Support für alle Versionen von Windows Server 2003 und Windows Server 2003 R2 eingestellt. Dies bedeutet, dass seit diesem Zeitpunkt kein technischer Support sowie keine Updates und Patches seitens Microsoft mehr zur Verfügung gestellt werden.
Anforderungen Client
Arbeitsspeicher Mindestvoraussetzung: 4GB
Mind. 10GB verfügbarer Festplattenspeicher
Bildschirmauflösung min. 1024 x 768
Windows 7 (SP1), Windows 8, Windows 8.1, Windows 10
Office 2010 (32-Bit), Office 2013 (32-Bit), Office 2016 (32-Bit)
Microsoft .NET Framework 4.6 Einsatz von Microsoft Terminal-Services oder Citrix Metaframe
Solche Installationen werden grundsätzlich unterstützt. Die Empfehlungen der entsprechenden Software-Lieferanten werden als Basis vorausgesetzt.
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