Secretaría de Planeación Dirección de Planeación

Clave: PC-09-03-03

Fecha de emisión 28/03/2014

Versión N°. 9

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Plan de calidad para elaborar el informe de gobierno

Elaboró

Revisó

Lic. Enrique Ulises Dueñas López

Ing. Eliezer Chávez Alcaraz

Analista

Aprobó

M.C. Armando González Valencia Director de Planeación

Jefe del Departamento de Estadística y Acervo Documental

Secretaría de Planeación Dirección de Planeación PLAN DE CALIDAD PARA ELABORAR EL INFORME DE GOBIERNO

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1. OBJETIVO: Establecer la metodología para recopilar, analizar y sistematizar la información relevante generada por cada uno de los tres órdenes de Gobierno, que da cuenta anualmente del quehacer institucional, a través del Informe de Gobierno.

2. ALCANCE: Conformar un documento con la mayor rigurosidad de análisis en los datos para que permita la confiabilidad de la información contenida en obras y acciones realizadas durante un periodo determinado.

3. POLÍTICAS 3.1 Toda información deberá suministrarse en el plazo y los formatos enviados por la SEPLAN, que podrán ser modificados o adecuados de acuerdo a las necesidades de los programas que operen en el período. 3.2 Las dependencias generadoras son los responsables de integrar la información en los formatos que la SEPLAN establece. 3.3 La Dirección de Planeación es la responsable de emitir la metodología para la elaboración de los Informes de Gobierno. 3.4 La Dirección de Planeación es la responsable de recopilar, analizar, sistematizar y presentar la información correspondiente. 3.5 Cada dependencia generadora, nombrará un enlace encargado de dar seguimiento a la información solicitada hasta la validación final de la misma. 3.6 De toda la información recibida, se integran expedientes numéricamente ordenados por dependencia. 3.7 La Dirección de Planeación aplicará anualmente un oficio-encuesta para determinar la satisfacción del cliente (SGG) sobre el producto entregado, durante los tres meses posteriores a su entrega. 3.8 La Dirección de Planeación aplicará anualmente una encuesta de retroalimentación a los proveedores de información para el Informe de Gobierno, la evaluación será en los tres meses posteriores a la entrega del producto, con el propósito de definir y aplicar las acciones correctivas y de mejora . 3.9 La Dirección de Planeación interpretará los resultados del oficio-encuesta aplicado al cliente (SGG) y la encuesta de retroalimentación de proveedores de información para el Informe de Gobierno, con el propósito de definir y aplicar las acciones correctivas y de mejora.

4. MARCO NORMATIVO 4.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima. 4.2. Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Colima. 4.3. Reglamento Interior de la Secretaría de Planeación. 4.4. Norma ISO9001-2008, Requisito 4.1. 4.5. Decreto No.620.

5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES 

SEPLAN.- Secretaría de Planeación.

Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”

Secretaría de Planeación Dirección de Planeación PLAN DE CALIDAD PARA ELABORAR EL INFORME DE GOBIERNO 

GARI.- Grado de Avance en la Recepción de la Información.



GAPRO.- Grado de Avance del Proceso.



GEPRO.- Grado de Efectividad del Proceso.



GART.- Grado de Avance en la Recepción de los Textos por Subcomité.



COMUNICACIÓN SOCIAL.- Coordinación General de Comunicación Social.



SGG.- Secretaría General de Gobierno.

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6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD

PROCESO

ENTRADA FLUJO

RESPONSABLE

PUNTOS DE CONTROL VINCULACIÓN

SALIDA (Registros, Indicadores)

Requerimientos de Salida de Resultados

Inicio Elaboración  Oficios de solicitud de información  Instructivo para Informe de Gobierno  Formato de información de dependencias

Recepción de Oficios  Cuadros estadísticos  Textos de temática

Información recopilada por dependencia

Cuadros y textos analizados por dependencia

Departamento de Estadística y Acervo Documental

*Relación de dependencias *Oficio de acuse con sello o firma

Dirección de Planeación

Tres órdenes de Gobierno

 GAPRO  GEPRO  Tarjeta informativa (GARI)  GART

Análisis y sistematizaci ón

Dirección de Planeación

 Departamento de Estadística y Acervo Documental y Departamento de Planeación  Tres órdenes de Gobierno  Enlaces internos  Contraloría

Armado de documento para informe

Dirección de Planeación

Departamento de Estadística y Acervo documental y Departamento de Planeación

Estructuración para el Informe de Gobierno

Recopilación de la Información

Dirección de Planeación

2

Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”

 Seguimiento de información del Informe de Gobierno  Expediente de información analizada y sistematizada por dependencia  Oficio  Cuaderno para revisión de obra

Vo. Bo. Secretario de Planeación

Entrega de Información turnada a cada dependencia

Información recopilada por dependencia

 Cuadros y textos analizados y depurados por dependencia  Oficio  Cuaderno para revisión de obra

Documento revisado

 Oficios de solicitud de información  Instructivo para el Informe de Gobierno  Formatos de información de dependencias

 Textos, anexos y fotos (impresos y en medio magnético)  Información analizada y sistematizada  Documento, tipo y tamaño de letra corrección ortográfica  Oficio para contraloría  Cuaderno para revisión de obra

 Cuerpo del documento impreso y en medio magnético

Secretaría de Planeación Dirección de Planeación PLAN DE CALIDAD PARA ELABORAR EL INFORME DE GOBIERNO PROCESO

ENTRADA FLUJO

RESPONSABLE

PUNTOS DE CONTROL

VINCULACIÓN

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SALIDA (Registros, Indicadores)

Requerimientos de Salida de Resultados

1

Documento revisado

Entrega Comunicación Social

Documento armado

Revisión de Informe en imprenta

Dirección de Planeación

Comunicación Social

Entrega a SGG

Secretaría de Planeación

SGG

Informe de Gobierno editado

Secretaria de Planeación

Comunicación Social

Documento armado

Oficio

Informe de Gobierno editado

Oficio de entrega de informe

Informe de Gobierno

Cuerpo del documento

Documento impreso con anexos y textos revisados

Textos y anexos del Informe de Gobierno

Fin

7. INDICADORES Indicador

Fórmula

Grado de Avance en la Recepción de la Información. Grado de Avance del Proceso

Grado de Efectividad del Proceso

Grado de Avance en la Recepción de los Textos por Subcomité.

GARI =

GAPRO =

GEPRO =

No. DEP. RECIBIDAS No. TOTAL DE DEP.

X100

No. DEP. PROCESADAS No. TOTAL DE DEP.

No. TOTAL DE DEP. X TIEMPO TOTAL

No. SUBCOMITES RECIBIDOS X100 GART = No. TOTAL DE SUBCOMITES

Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”

Responsable

Anual

Secretaria de la Dirección de Planeación

Anual

X100

No. DEP. PROCESADAS X TIEMPO ALCANZADO

Frecuencia

X100

Anual

Anual

Jefe del Depto. de Estadística y Acervo Documental Jefe del Depto. de Estadística y Acervo Documental Director de Planeación

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8. REGISTROS DE CALIDAD

Clave

Registros

Tiempo de retención

Responsable de conservarlo

IT-09-03-01

Instructivo para Informe de Gobierno

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

FO-09-03-02

Tarjeta Informativa

Hasta nueva versión

Secretaria de la Dirección de Planeación

FO-09-03-03

Seguimiento de Información del Informe de Gobierno

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

FO-09-03-04

Grado de Avance del Proceso (GAPRO)

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

FO-09-03-05

Grado de Efectividad del Proceso

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

FO-09-03-06

Tarjeta Informativa Textos (GART)

Hasta nueva versión

Secretaria de la Dirección de Planeación

N/A

Cuaderno de Revisión de Obra

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

N/A

Oficios de Solicitud de Información

Un año

Secretaria de la Dirección de Planeación

N/A

Formatos de Información de Dependencias

Hasta nueva versión

Depto. de Estadística y Acervo Documental

Hasta nueva versión

Secretario de Planeación

N/A

Oficio a Contraloría General del Gobierno del Estado de Colima para revisión de obra Oficio de Entrega de Texto y Anexos Analizados y Ordenados al Secretario de Planeación

Hasta nueva versión

Dirección de Planeación

N/A

Hasta nueva versión

Secretario de Planeación

N/A

Oficio a la Dirección General de Comunicación Social para edición del Informe de Gobierno

Hasta nueva versión

Secretario de Planeación

N/A

Oficio de Entrega de Informe de Gobierno a Secretaría General de Gobierno

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9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS)

Nombre del trámite y/o servicio

N/A

Informe de Gobierno

Línea y/o ventanilla N/A

10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

9

28/03/2014

Se agregaron 3 nuevas políticas 3.7, 3.8, 3.9, relacionadas con las encuestas al cliente, proveedores y el análisis de la información.

25/11/2013

Se agregó en trámites y/o servicios el nombre de: Informe de Gobierno y en el apartado del marco normativo se cambia el decreto 364 por el decreto 620 debido a la modificación que tuvo el artículo número 31 de la Constitución Política del Estado de Colima así como también se cambió el responsable del resguardo del oficio de solicitud de información, el GARI y GART.

15/04/2013

Se modificó el diagrama de flujo, se incluyeron los nuevos registros de calidad y se anexó la terminología ya mencionada, se cambió de versión el Instructivo para Informe de Gobierno pasando a la versión 3.

6

08/12/2013

Se modificó el diagrama de flujo, el alcance, se incluyeron dos nuevos formatos (GAPRO y GEPRO), de los cuales saldrán dos nuevos indicadores, se eliminó la Tabla de Revisión de Información y se anexaron las dos terminologías ya mencionadas.

5

25/02/2012

Se modificó el diagrama de flujo

4

25/01/2012

Se modificó el diagrama de flujo y las políticas 3.1 y 3.6.

3

28/09/2011

Se agregó el indicador GARI, se modificó el diagrama de flujo y el formato del mismo.

2

27/05/2011

Se agregó el registro de seguimiento de la información del Informe de Gobierno y cambió de versión el Instructivo para Informe de Gobierno.

1

03/12/2010

Se agregó en el diagrama (entrada) el decreto No.364.

0

N/A

8

7

Inicia su uso.

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