PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ PR21/KYB ...
Author: Yeter Özkan
2 downloads 0 Views 722KB Size
TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

PR21/KYB

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 1/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

1. AMAÇ VE KAPSAM Bu prosedürün amacı, Daire Başkanlığında analizleri yapan/cihazları kullanan, sonuçları değerlendiren, raporları onaylayan personel ile diğer birimlerde çalışan personelin; istihdam edilmesi, yeterliliğinin sağlanması, yetkilendirilmesi ve yönetimi esaslarını belirlemektir. Bu prosedür Daire Başkanlığı Birimlerinde ihtiyaç duyulan personelin istihdam edilmesi, yeterliliğinin sağlanması, yetkilendirmesi ve yönetilmesi çalışmaları ve aşamaları ile Daire Başkanlığı Laboratuvarında görev yapan tüm personeli kapsar.

2. SORUMLULUKLAR  Personelinin istihdam edilmesi, atama ve nakil işlemlerinin onaylanması, hiyerarşik düzende yönetilmesi, ücretli/ücretsiz ve yurt dışı izinlerin verilmesi/onaylanması, her türlü görevlendirmelerin yapılması, Türkiye İlaç ve Tıbbı Cihaz Kurumu Başkanı,  Yönetim Taahhütnamesinin imzalanıp beyan edilmesi ve görev tanımlarında belirtilen görevlerinin yerine getirilmesinden/getirilmesinin sağlanmasından; Analiz ve Kontrol Laboratuvar Daire Başkanı,  Personel ihtiyacının tespit edilerek Daire Başkanına bildirilmesi, göreve başlayan personele birim bazında işe uyum eğitimi verilmesinin sağlanması, kendine bağlı personelin hiyerarşik düzende yönetilmesi, işe yeni başlayan personelin yetkilendirilmesi, saatlik izinlerin onaylanması, senelik izin formlarının daire başkanına sunulmadan önce imzalanması, personel görevlendirmelerinin teklif edilmesi, personeline ait Çalışan Taahhütnamelerinin imzalanıp beyan edilmesinin sağlanması, kendine ait Yönetim Taahhütnamesinin imzalanması ve görev tanımlarında belirtilen görevlerinin yerine getirilmesinden; Birim Sorumluları,  Göreve başladığı laboratuvarda işe uyum eğitiminin tamamlanması, deneylerin yapılması/cihazların kullanılması için kendine verilen personel yeterlilik eğitiminin tamamlanması/başarılması, Çalışan Taahhütnamesi imzalanıp gereklerine uyulması ve Birimin görev tanımında belirtilen görevlerini yerine getirilmesinin sağlanmasından; laboratuvar personeli,  Göreve yeni başlayan personele Oryantasyon Eğitimi; verilmesi/kontrol edilmesinden; Kalite Yönetim Birimi,  Laboratuvar, birim değiştiren personelin yeni görevine uyumunu sağlamak üzere; birime özgü güvenlik koşullarını ve yeni görevini tanıtacak işe uyum eğitimi ve yönlendirme faaliyetlerinden Birim Sorumlusu sorumludur

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 2/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR 3.1. TİTCK: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu 3.2. Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3.Organizasyon Şeması: Mevcut ya da kurulması düşünülen bir örgütün tipini, yapısını, o örgütte bulunan birimlerin nitelik ve miktarını, birimler arasındaki yönetim ilişkileri ile koordinasyon ve kontrol bağlarını gösteren şekiller 3.4. Personel Yönetimi: Bir örgüt bünyesinde görevli kişilerin emek gücünü örgütün amaçlarına uygun olarak kullanma ve yönetme süreci ve bu sürecin bilgisi. 3.5. Yeterlilik: Daire Başkanlığında çalışan personelin görevlendirileceği analizler veya alanlarda teorik ve pratik eğitim sonrasında başarılı olması 3.6. Yetkilendirme: Birim/Laboratuvarda çalışan yeterlilik belgesine sahip personele yaptığı iş/çalıştığı deney alanları konusunda yetki vermek 3.7. Gözetmen: Laboratuvarda çalışan yeterlilik belgesine sahip ve yetkilendirilmiş deneyimli personel 3.8. DMK: Devlet Memurları Kanunu 3.9. SGK: Sosyal Güvenlik Kurumu

4. UYGULAMA 4.1.

Personel İstihdamı

4.1.1. Personel Atama İşlemleri  Daire Başkanlığı Laboratuvarları yasayla kurulmuş bir kamu kuruluşu olup, hizmet sunumunu yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu insan kaynağını, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile ilgili yönetmelikler ve bağlı bulunduğu Sağlık Bakanlığı ilgili mevzuatı çerçevesinde temin eder.  Birimler tarafından görev yapacak personel ihtiyacı tespit edilerek Başkanlığa sunulur. Başkanlık tarafından, gelecekteki hizmet sunum hedefleri de dikkate alınarak gerekli kalifiye insan gücü ihtiyacını belirlenir ve birimler bazında kaynak planlaması yapılır. Yasal mevzuatın gereklerine uygun olarak ilgili makamlardan onay alınır ve 657 sayılı DMK’nın ilgili maddelerine göre atama işlemleri yerine getirilir. 4.1.2. İlk defa göreve başlayacak personel için aşağıdaki belgeler istenir ve dosyasında yer alır:  Tam teşekküllü Devlet hastanesinden sağlık raporu  6 adet fotoğraf

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 3/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

 Adli Sicil Raporu  İkametgah ve Nüfus Cüzdanı Örneği  Diploma Fotokopisi  KPSS Sınav Sonuç Belgesi 4.1.3. Personelin özlük dosyasında bulunabilecek diğer belgeler:  Görevlendirme Yazıları  Atama Kararları  Terfi Kararları  Eğitim Sertifikaları  Asalet Yazıları  Medeni Hal Değişiklik Belgeleri  Yurt Dışı Görevlendirmeleri  Teşekkür Belgeleri  Özgeçmiş  Çalışan Taahhütnamesi  Mal beyanı Personeli 657 sayılı DMK’ya göre görev yapmakta olup personelin disiplin ve sicil işlemleri İnsan Kaynakları Birimi tarafından bu konudaki mevzuata göre yapılır. 4.1.4. Personelin İşe Başlaması ve Görevlendirilmesi İlk kez görevlendirilen veya başka bir kurumdan naklen gelen personelin, işe başlama işlemlerinin sekreteryası, İnsan Kaynakları Birimi tarafından yapılır. İşe başlayan personelce atamasının yapıldığına dair tebellüğ yazısı imzalanır. Atama Şubesi, maaş, yolluk vb. işlemler için İdari ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı personelin göreve başladığını bildirmek üzere başlayış yazısı gönderir. Personel Kimliği hazırlanması amacıyla Büro tarafından hazırlanan “Personel Bilgi Formu” ilgili personel tarafından doldurulur. 4.2. Personelin Nakil/Emeklilik veya Görevden Ayrılma İşlemleri Görevden ayrılan personel üzerinde kayıtlı olan cihaz ve envanteri çalışır durumda teslim eder, sorumluluğu altında olan işleri eksiksiz tamamlar veya birim sorumlusunun bilgisi dahilinde devir eder. Daire Başkanlığına ait ‘İlişik Kesme Formu’ doldurur ve onaylatır. Nakil yolu ile bir başka kuruma geçen

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 4/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

personel için “İlişik Kesme Formu” ve İdari ve Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı ‘’Maaş Nakil İlmuhaberi Formu” doldurulur. Ayrılma yazısı gideceği kuruma yazılır. e-sigorta yoluyla sigorta işten ayrılış bildirgesi bildirilir. Emeklilik için başvuruda bulunan personelin ilgili evrakları hazırlanıp SGK’ye gönderilir. 4.3. İzin ve Rapor İşlemleri Personelin kıdem yılı ve geçmiş dönem izinleri dikkate alınarak İnsan Kaynakları Birimi tarafından kullanacakları izin günü sayısı belirlenir. İzin kullanmak isteyen personel, görev yaptığı birimde Birim Sorumlusuna izin talebini iletir. Uygun bulunması halinde, 657 sayılı DMK dikkate alınarak işlemler yapılır. Personel tarafından Yıllık İzin Formunun ilgili kısımları doldurulur. Bu formda; personelin kullanacağı izin gün sayısı, iznin hangi yıla ait olduğu, izin kullanacağı yerin adresi gibi bilgiler yer alır. Yıllık İzin Formları Daire Başkanı tarafından onaylanır ve Genel Evrak Şubesi tarafından kayıt altına alınır. Personelin hastalanması nedeniyle alınan sağlık raporları, personel tarafından, Büro aracılığı ile İnsan Kaynakları Birimine ulaştırılır, uygunluk açısından kontrol edilir. Ücretsiz İzin ve Yurt dışı izin talebinde bulunacak personel İnsan Kaynakları Birimi başvurur. Başkan tarafından uygun bulanan izinler onaylanır. 4.4. Personel Yetkilendirme 4.4.1. Madde: 4.1.4’de belirtildiği şekilde, ilk kez Kuruma atanan personele yeni görevine başlamadan önce Kurumu tanıtıcı ön bilgilendirme yapılır. Ön bilgilendirme kapsamında; personelin uymakla yükümlü olduğu idari ve yasal hükümler hakkında bilgi verilir ve uygulanan kalite sistemleri ile ilgili olarak da KYB/BKT’lerce bilgilendirme yapılır. 4.4.2. Ön bilgilendirme yapılan personel için ilgili birimce Oryantasyon ve İşe Uyum Eğitimi PR07 Eğitim Prosedürüne göre verilir. 4.4.3. Laboratuvarlarda görev yapacak personel tarafından, göreve başlarken gizlilik gerektiren bilgilerin korunması, tarafsızlık gibi hususları içeren Çalışan Taahhütnamesi imzalanır ve bu belge ilgili personelin Özlük Dosyasında saklanır. 4.4.4. İşe uyum eğitimini tamamlayan birim personeline, görevlendirildiği alandaki işini/deneyleri yapabilmesi/cihazları kullanabilmesi konusunda yeterlilik kazandırmak ve sonrasında yetkilendirmek amacıyla, deneyimli ve yetkilendirilmiş bir gözetmen tarafından belirli bir süre teorik ve pratik çalışmalar yaptırılır. Bu sürenin ne kadar olacağı; personelin bilgi ve deneyimine, görev alanının kapsamına bölüm veya laboratuvardaki çalışmaların karmaşıklığına bağlıdır. Bu çalışmalar; bölümde yapılan işler, yazışmalar/düzenlenecek evrak/belgeler gibi konular ile laboratuvarda gerçekleştirilen deneyler, ilgili metotlar/standartlar, kullanılan cihazlar, ölçüm belirsizlikleri ve sonuçların hesaplanması, raporun hazırlanması gibi uygulamalı konuları kapsar. Yeni başlayan personel bu çalışmaları tamamladıktan sonra, teorik ve pratik uygulamalara ait verilerin (test sonuçları, gözlem ve yorumlar, analitik sonuçlar için

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 5/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

yeni personelle kalifiye olan bir diğer personel arasında elde edilen test sonuçlarının istatistiki değerlendirmesi vb.) değerlendirmesi yapılır ve başarılı olan personele “Yeterlik Belgesi” verilir. Bu belge, Birim Sorumlusu tarafından imzalanır. 4.4.5. Birim Sorumlusu tarafından, yeterliliği kanıtlanan personelin, hangi deneylerden ve deneylerin hangi kısımlarından sorumlu olduklarını gösteren bir “Personel Yetki Listesi” oluşturulur. Böylece, yeterlilik belgesi alan personel, gerçekleştireceği deneylerle ilgili yetkilendirilir. 4.4.6. Akreditasyon kapsamında yetkilendirilen personelin performansı, yetki alanı içinde gerçekleştirdiği deneylerin değerlendirme sonucu, Personel Yetki İzleme Formu kullanılarak izlenir. Personel Yetki İzleme Formu, yılda en az bir kez olmak üzere ilgili birim sorumlusunca doldurulur. İzleme sonucu uygun olan personelin yetkilendirilmesi devam eder. Performansı uygun olmayan personelin, yetkisi askıya alınır ve deney yapması durdurulur gerekli eğitimler verilerek yetkilendirme süreci tekrar başlatılır. Başarılı olan personelin yetkisi devam ettirilir. 4.4.7. 6 ay veya daha fazla süre için çalışma ortamından ayrılıp tekrar işe başlayan personele deney yapma izni verilmez. Çalışma ortamından ayrılma süresi, ilgili personelin yetki izleme formunda belirtilir. Tekrar yetkilendirme kriterleri; personelin ayrılma süresine ve verilecek yetkinin kapsamına bağlı olarak değişiklik gösterir ve gerekirse yetkilendirme ile ilgili belirtilen gereklilikler uygulanır. Başarılı olan personel yeniden yetkilendirilir. 4.4.8. Laboratuvara yeni bir cihaz alındığında ya da yapılan deney sayısı arttığında, personelin yetki alanlarının kapsamı genişletilebilir. Kapsam genişletme için, yetkilendirme gereklilikleri aynen uygulanır. Bu durumda Personel Yetki İzleme Formu yeniden oluşturulur. 4.4.9. Birim/Laboratuvarlarda çalışan personel için Vekalet Listesi hazırlanır. Ancak yetki devri, yeterlilik belgesine sahip ve aynı alanlarda yetkilendirilmiş personel arasında yapılabilir. 4.5. Personel Görev Tanımları  Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Daire Başkanı, KYT, Birim Sorumluları, BKT’ler, Laboratuvar personeli (uzman, analist, analist yardımcısı, laboratuvar teknisyeni), destek personel ile diğer birimlerde çalışanların görev tanımları ‘Görev Tanımları Formu’’da belirtilmiştir. Görev Tanımlarında; “Görevin Gerektirdiği Nitelikler, Bağlı Olduğu En Yakın Amiri, En Yakın Gözetimi ve Denetimi Altındaki Personel, Görev ve Sorumluluklar, Yetkileri, Sınırları“ gibi başlıklar bulunur.  Görev Tanımları Formunda, personelin bu görevi yerine getirebilmesi için gereken öğrenim düzeyi ve alanı, mesleki eğitim / deneyim (gerekli sertifika, hizmet içi eğitim, uygulama becerisi, yabancı dil vb.) ile gerekli olan hizmet/ çalışma süresi tanımlanmıştır. Personelin görevleri içinde; KYS ile ilgili görevleri ve KS’lerinin gerektirdiği analiz/deney hizmetinin yapılması, metotların uygulanması, cihazların kullanılması, raporların hazırlanması ile ilgili sorumluklar da yer alır.

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 6/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

4.6. Vekalet Durumu 4.6.1. Daire Başkanlığı kilit personeli için; Daire Başkanlığı Vekalet Listesi ile Birim Vekalet Listeleri hazırlanır. Vekalet listelerinde kilit personel olarak;  Daire Başkanlığı bazında: Daire Başkanı,  Birim bazında: Birim Sorumlusu, BKT ve akreditasyon kapsamındaki laboratuvarlarda sorumlular, yetkilendirilmiş analistler ve bunlara vekalet eden personel yer alır. 4.6.2. Birimlerdeki akredite Laboratuvarlarda, belirli cihazları kullanma/deneyleri yapma/görüş bildirme konularında yetkilendirilen analistlere, aynı özelliklere sahip diğer analistler vekalet eder ve bu durum Birim Vekalet Listesinde belirtilir. 4.7. Yüksek Lisans, Doktora Programına Katılım Daire Başkanlığı; personelin yüksek lisans ve doktora programına katılımını kurumun iş tanımında yer alan konularda ve mesai saatleri içinde gelmediği zamanları mesai saati dışında çalışarak telafi etmesi şartıyla destekler. Yüksek lisans ve doktora programına katılacak personel, bir dilekçe ile mesai saati dışında, mesaiye gelmediği zamanları telafi edeceğini tahüt eder. Ayrıca dilekçe ile birlikte üniversiteden onaylı ders programını da dilekçe ile birlikte yönetime sunar. 5.

İLGİLİ DOKÜMANLAR

5.1. Eğitim Prosedürü 5.2. İşe Uyum Eğitimi Talimatı 5.3. Görev Tanımı El Kitabı (GTEK) 5.4. Yönetim Taahhütnamesi 5.5. Çalışan Taahhütnamesi 5.6. Stajyer Taahhütnamesi 5.7. Personel Yetki Listesi 5.8. Mal Bildirim Formu 5.9. Kısa Süreli İzin Formu 5.10. Yıllık İzin Formu 5.11. Maaş Nakil İlmuhaberi Formu 5.12. Personel Bilgi Formu 5.13. Personel Özgeçmiş Formu

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

Kod No: PR21/ KYB

PERSONEL YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Yayın Tarih:01.04.2014 Revizyon Tarihi/ No: 00.00.0000 Sayfa No: 7/7

BİRİM/BÖLÜM

TİTCK/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVARLARI DAİRESİ BAŞKANLIĞI

5.14. İlişik Kesme Formu 5.15. Personel Yetki İzleme Formu 5.16. Personel Yeterlilik Belgesi Formu 5.17. Görev Tanımı Formu 5.18. Daire Başkanlığı Vekalet Listesi Formu 5.19. Birim Vekalet Listesi Formu

6.

KAYITLAR

Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PR02/KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kayıt altına alınır

7.

REFERANS

TS EN ISO 9001:2008 Standardı 6.2.Maddesi TS EN ISO/IEC 17025/Aralık 2005 Standardı 5.2. Maddesi 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (13.04.2005 tarihli ve 25785 sayılı Resmi Gazete)

Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği Türkiye İlaç ve Tıbbî Cihaz Kurumu Disiplin Amirleri Yönetmeliği

Kim. Müh. Ebru Berksan Kim. Müh. Sevilay Mekik Form No: F04/ KYB/ 00

Bilm. Uzm. Ecz. Ayşegül Demirtaş Kalite Yönetim Temsilcisi

Yücel Dener Daire Başkanı

REVİZYON İZLEME FORMU Birim / Bölüm:

KYT

Doküman

Dokümanın Adı

Kodu

PR21/KYB

Sayfa No: 1/5

İlk Yayım

Revizyon

Tarihi

Sayısı

Personel Yönetimi Prosedürü

Yeni Yayım Revizyon

Değiştirilen

Tarihi/No

Madde No

Tarihi/No

Form No: F22/ KYB/ 00

Değişen /Çıkan/Eklenen Metin