PERSONALKOSTEN IN HORIZON 2020

PERSONALKOSTEN IN HORIZON 2020 PERSONALKOSTENABRECHNUNG: ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN • Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit (...
Author: Busso Berger
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PERSONALKOSTEN IN HORIZON 2020

PERSONALKOSTENABRECHNUNG: ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN

• Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit (Projektteilnehmer entstanden, für das Projekt notwendig...) • Person fällt unter eine der Kategorien des Art. 6.2.A. des GA (z.B. Angestellte  keine freien DienstnehmerInnen/ WerkvertragsnehmerInnen!)

• schriftliches „Assignment to the action“ (ausdrückliche Zuweisung zum Projekt durch Dienstvertrag, schriftliche Anweisungen, Organigramm…) • Zeitaufzeichnungen bzw. Bestätigung (Declaration) der 100%-Tätigkeit für das Projekt

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PERSONALKOSTEN IM ÜBERBLICK

Personalkosten als tatsächliche Kosten (actual costs) Berechnung nach den Angaben im Grant Agreement (Art. 6.2.A)

Personalkosten als Einheitskosten (unit costs)

 Durchschnittspersonalkosten Berechnung nach der üblichen Praxis des Beneficiary

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 Fixer Stundensatz für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt Österreich: 34,08 €

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BERECHNUNG DES STUNDENSATZES AUF JAHRESBASIS

Personalkosten = Stundensatz x EU-Projektstunden Brutto-Brutto-Kosten:

Berechnung des Stundensatzes: Jährliche BruttoBrutto-Kosten

   

Gehälter Sozialversicherungsbeiträge Steuern und Abgaben Sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile



freiwillige Prämien etc. gelten als „additional remuneration“  nur für Non-Profit-Organisationen u.U. förderfähig

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Jahresproduktivstunden (3 Optionen) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN 1. „1720 Stunden“: • „fixed hours“ (Teilzeit: aliquoter Anteil) • kann jeder Teilnehmer verwenden 2. „Individuelle Jahresproduktivstunden“: • Berechnung: “Annual workable hours“ der Person (= die laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden – Fehlzeiten (Krankenstände etc.) 3. „Standard-Jahresproduktivstunden“ • Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien • müssen mind. 90 % der „Annual workable hours“ entsprechen Bitte beachten: Pro Jahr können nicht mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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BERECHNUNG AUF JAHRESBASIS: “LETZTES ABGESCHLOSSENES WIRTSCHAFTSJAHR“ • Ist das Wirtschaftsjahr am Ende der Berichtsperiode noch nicht abgeschlossen, sind bei der Berechnung der Personalkosten auf Jahresbasis die Zahlen des letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres heranzuziehen • Ausnahme: im laufenden Jahr eingestelltes Personal • Spätere Adjustments sind nicht möglich Beginn RP: 01.10.2014

Ende RP: 31.03.2016

Fortschreibung des Stundensatzes aus 2015 für Jänner bis März 2016 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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BERECHNUNG DES STUNDENSATZES AUF MONATSBASIS

Monatliche BruttoBrutto-Kosten -------------------------------------------

Jahresproduktivstunden/12 (Option 1 oder 3)

• Sonderzahlungen (13./14. Gehalt…) sind zu aliquotieren • Nur eine Variante (monatl. oder jährl. Berechnung) pro Organisation und Wirtschaftsjahr

• Vorteil: keine Verluste bei Gehaltssteigerungen im laufenden Jahr Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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BERECHNUNGSBEISPIEL 1: INDIVIDUELLE JAHRESPRODUKTIVSTD. Sollarbeitszeit: Tage/Jahr davon Samstage/Sonntage Jahresurlaub Feiertage (Mo.-Fr.) freie Tage gem. Kollektivvertrag SUMME

365 - 104 - 25 - 10 - 2 224 Tage

224 Tage x 8 Stunden = 1792 Stunden + 100 Überstunden: 1892 Stunden - 80 Stunden Fehlzeiten (6 Tage Krankenst./4 Tage Pflegefreistellung – der Urlaub wurde bereits oben berücksichtigt!)

 Individuelle Jahresproduktivstunden: 1812 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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BERECHNUNGSBEISPIEL 2: STANDARD-JAHRESPRODUKTIVSTD.

1. Standard-Jahresproduktivstunden gemäß der üblichen Kostenrechnungspraxis der F&E-GmbH: Sollarbeitszeit: 1792 Stunden (Berechnung wie in Beispiel 1) = 224 Tage abzüglich durchschnittl. nicht produktive Zeiten (laut interner Statistik der F&E-GmbH): Krankenstand: 7 Tage Weiterbildung: 4 Tage sonst. unproduktive Aktivitäten: 5 Tage Gesamt: 16 Tage Ergibt 208 produktive Tage/Jahr à 8 Stunden = 1664 Stunden 2. Vergleich mit Sollarbeitszeit: 1792 (Sollarbeitszeit in Stunden) x 0.9 = 1612,8 1612,8 < 1664



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JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN: KOMBINATION MEHRERER OPTIONEN • „Konstistente“ Anwendung: nur eine Option pro Gruppe von Personal (= unter ähnlichen Bedingungen beschäftigte Personen) • Z.B.

Gruppe A: Option 1

Gruppe B: Option 2

• Die für eine Gruppe gewählte Option kann immer nur zu Beginn eines Geschäftsjahres gewechselt werden

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JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN: VORAUSSETZUNGEN IM VERGLEICH „1720“ keine

Individ. Jahresproduktivstd.

Standard-Jahresproduktivstd.

Jährliche Sollarbeitszeit steht fest (laut Dienstvertrag/Kollektivvertrag/Gesetz)

UND konsistente Anwendung (innerhalb einer vergleichbaren Gruppe von Personal) ODER Jährliche Sollarbeitszeit steht nicht fest, aber…

UND Berechnung entspricht der der „üblichen Praxis“ des Teilnehmers

Ein fixer Stundensatz wurde vertraglich vereinbart UND

UND die Standard-Jahresproduktivstunden entsprechen mind. 90 % der JahresSollarbeitszeit (gemäß Dienstverträgen/ anwendbarem Kollektivvertrag/Gesetz)

die erfolgte Bezahlung kann nachgewiesen werden UND es gibt keine weiteren („parallelen“) Verträge mit derselben Person DANN wie folgt zu berechnen: Bezahlung im Verlauf des Jahres ÷ fixer Stundensatz gem. Vertrag

-> wenn nicht: auf 90 % erhöhen oder andere Option verwenden

Nur bei Berechnung auf Jahresbasis möglich! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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„STANDARD REMUNERATION“ UND „ADDITIONAL REMUNERATION“

“Standard remuneration” “Verpflichtende Extras"

Grundgehalt

• Gesetzl./ vertragl. Grundlage (kein Ermessen des Arbeitgebers) • betrifft die Haupttätigkeit (kein Zusammenhang mit einem konkreten Projekt) • z.B.: 13./14. Gehalt, Gefahrenzulage

“Additional remuneration” Bonuszahlungen • nur für Non-ProfitOrganisationen förderfähig

• nur unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig • nur bei Zusammenhang mit der Projektteilnahme möglich

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GRUNDGEHALT UND „VERPFLICHTENDE EXTRAS“

• Wird für die regulären Aufgaben bezahlt (Verpflichtung zur Bezahlung ist vom konkreten Projekt unabhängig) • Ist „fix“, d.h. Bedingungen und Betrag/Prozentsatz stehen fest (Ausnahme: variable verpflichtende Gehaltsbestandteile) • Es besteht ein Rechtsanspruch (laut Dienstvertrag/ Kollektivvertrag/Gesetz) Zusätzliche Bedingungen für variable Gehaltsbestandteile:

• Betrag wird durch objektive, dokumentierte Kriterien bestimmt (z.B. „500 Euro Prämie pro wissenschaftliche Publikation“) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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„ADDITIONAL REMUNERATION“ I

Wird zusätzlich zum regulären Gehalt bezahlt Beispiele: • Bonus für Projektteilnahme • zusätzlicher Vertrag für zusätzliche Aufgaben mit einem höheren Stundensatz („Schwellenwert“ von 8.000 € gilt)

Indikatoren: • höherer Stundensatz (durch Projektteilnahme bedingt) • andere/zusätzliche Arbeitsaufgaben/Expertise • Zur „additional remuneration“ zählen neben dem zusätzlichen Gehalt auch die damit verbundenen Steuern etc. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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„ADDITIONAL REMUNERATION“ II

Nur für Non-Profit-Organisationen mit bis zu 8.000 EUR pro Jahr (bei 100%-Tätigkeit für Projekt) förderfähig Voraussetzungen: • • • • • •

Zusammenhang mit Projektteilnahme nur für zusätzliche Arbeit oder Expertise Vergabe nach objektiven, allgemeinen Kriterien konsistente Anwendung auf Basis der üblichen Praxis schriftlich dokumentiertes Vergabesystem unabhängig von der Finanzierungsquelle (spezielle Regeln „nur für EU-Projekte“ sind unzulässig) • Regeln dürfen nicht so gestaltet sein, dass Boni „nur bei übrig gebliebenem“ Projektbudget vergeben werden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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PERSONALKOSTEN: ENTSCHEIDUNGSBAUM

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„DURCHSCHNITTSPERSONALKOSTEN“ (UNIT COSTS)

• Stundensatz wird auf Basis der üblichen Kostenrechnungspraxis des Beneficiary berechnet • Konsistente Verwendung der Durchschnittspersonalkosten (einheitliche Methode innerhalb einer Gruppe von Personal) • Objektive Kriterien (Verwendung unabh. von Förderstelle) • Budgetierte/geschätzte Elemente dürfen einfließen, müssen aber ebenfalls auf objektiven Informationen beruhen • Freiwilliges Methodenzertifikat (‚CoMUC‘)  Methode wird bei Audit nicht mehr hinterfragt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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ÜBERSTUNDEN Auswirkungen auf die Jahresproduktivstunden: • Option 1 (1720 Stunden): keine Auswirkungen • Option 2: Überstunden sind einzurechnen („annual workable hours“ + Überstunden – Krankenstände etc.) • Option 3: Überstunden sind implizit enthalten Sonstiges: • Es können nie mehr Stunden über EU-Projekte abgerechnet werden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden • Bei 100%-Tätigkeit für das Projekt: keine Auswirkungen auf die Kostenabrechnung • kein eigener Stundensatz für Überstunden (≠ FP7) • Überstundenpauschalen sind (normalerweise) teil der „basic remuneration“ und fließen in den Stundensatz ein Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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„KMU-PAUSCHALE“

• Zielgruppe: KMU-EigentümerInnen und natürl. Personen, die an einem Projekt mitarbeiten und kein Gehalt beziehen • Stundensatz für Österreich: 34,08 €

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ABRECHNUNG VON AM PROJEKT MITARBEITENDEN PERSONEN Kategorie

Art. GA

Anmerkungen

Employees (or equivalent)

6.2.A.1

als „actual“ oder „unit costs“

Natural persons working under a direct contract…

6.2.A.2

- Insb. „KonsulentInnen“ - Achtung – österr. Recht!

Personnel seconded by a third party against payment

6.2.A.3. u. 11.1.

Bedingungen beachten!

Personnel seconded by a third party free of charge

6.4 und 12.1

- Bedingungen beachten! - gelten als Einnahme

Owners of beneficiaries that are SMEs (ohne Gehalt)

6.2.A.4.

fixer Stundensatz („unit costs“)

‘Beneficiaries that are natural persons’ not receiving a salary

6.2.A.5

fixer Stundensatz (wie für KMUEigentümerInnen)

Contracts

10.1

- Bedingungen beachten! - auch für „Leiharbeit“

13.1

- Bedingungen beachten! - auch für „Leiharbeit“

Subcontracts

gelten nicht als „Personalkosten“!

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„NATURAL PERSONS WORKING UNDER A DIRECT CONTRACT“ (CONSULTANTS…) • Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit

• Direkter Vertrag zwischen Person und Teilnehmer • Arbeit unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers

• Berichtspflicht gegenüber dem Teilnehmer • Arbeit in den Räumlichkeiten des Teilnehmers (Ausnahme: Teleworking-Vereinbarung)

• Arbeitsergebnisse (inkl. IPR) gehören dem Teilnehmer • Kosten nicht wesentlich höher als bei vergleichb. Angestellten • stundenweise Bezahlung

• durch Zeitaufzeichnungen dokumentiert Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

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FREIE DIENSTNEHMER/INNEN

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VERGLEICH PERSONS WITH A DIRECT CONTRACT/ SECONDMENT/ LEIHARBEIT I

Kurzbeschreibung

Natural persons Personnel secon- Überlassene working under a ded by a third Arbeitskärfte direct contract party ag. payment („Leiharbeit“) eine natürliche Person arbeitet unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers an einem Projekt mit

Vertragliche direkter Vertrag Grundlage zwischen einer natürlichen Person und dem Teilnehmer, der nicht dem Arbeitsrecht unterliegt

die natürliche Person hat einen Dienstvertrag mit einem Dritten und wird von diesem bezahlt

der Dritte vereinbart mit dem Teilnehmer, dass die Person (vorübergehend) für diesen arbeitet BudgetPersonalkosten Personalkosten Subcontract bzw. kategorie Achtung, österr. Recht! sonst. direkte Kosten Auswahl Keine speziellen Kriterien Bestes PreisLeistungs-Verhältnis Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at oder niedrigster Preis

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ZEITAUFZEICHNUNGEN I

Grundsatz: • die für das Projekt gearbeiteten Stunden müssen mit Zeitaufzeichnungen dokumentiert werden • die Zeitaufzeichnungen sind zumindest monatlich von MitarbeiterIn und Vorgesetztem/r zu unterzeichnen Ausnahme: • bei Personen, die mind. einen Monat lang zu 100 % ihrer Arbeitszeit für ein Projekt gearbeitet haben, genügt eine Bestätigung („Declaration“) des Beneficiary • es ist nur eine Bestätigung pro Berichtsperiode zulässig! Vorlagen für Time Sheet und Bestätigung: • •

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf

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ZEITAUFZEICHNUNGEN II

Mindestinhalt: • • •



title and number of the action • beneficiary’s full name full name, date and signature of the person working for the • action

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number of hours worked for the action supervisor’s full name and signature reference to the tasks or work packages

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DECLARATION ÜBER 100%-TÄTIGKEIT FÜR DAS PROJEKT

1. Bei 100%-Tätigkeit über die gesamte Berichtsperiode 2. Bei 100%-Tätigkeit für mind. einen Monat 3. Beschreibung der Tätigkeiten 4. Unterschriften Vorgesetzte/r und MitarbeiterIn

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