Federal and State Compliance Federal and State Compliance

PEIMS Discipline

2012‐2013 Fall Training

1

Lessons: 

Introduction



Lesson 1: Discipline Overview



Lesson 2: Discipline Documents and Resources



Lesson 3: Reporting Discipline in Chancery



Lesson 4: Discipline Reports



Lesson 5: Preparing for a Texas Education Agency (TEA) Audit or Federal  and State Compliance Review p

2

Introduction

3

Introduction  Introduction 

The purpose of this course is to provide participants with an  overview of the Texas laws and updates regarding submission of  PEIMS discipline records. You will also learn about online discipline  resources PEIMS Data Standards codes Chancery SMS coding and resources,  PEIMS Data Standards codes, Chancery SMS coding, and  how to prepare documentation for a Texas Education Agency (TEA)  audit or Federal and State Compliance review.

Texas Education Code (TEC) 37.008(m‐1) ( ) ( ) 

Under Texas Education Code (TEC) 37.008(m‐1), failure to  Under Texas Education Code (TEC) 37 008(m‐1) failure to report all disciplinary removals and truancy actions as  required by state and federal law may result in a review by  the commissioner of education and notice to the local school  board of any problems noted in the district’s data, or a  violation of a law or other rule.  



This review may also result in a notification to the county  attorney, district attorney, criminal district attorney, as  di i i i l di i appropriate, and the attorney general.  This provision can  apply to missing, inaccurate, and/or falsified  information/data. /

Introduction to the PEIMS 425 Record 

425 record data is required by TEC, Chapter 37, P.L. 107‐110 ‐ No Child Left  Behind (NCLB), and IDEA 2004, which includes students who are receiving  special education and related services. TEA will maintain the privacy of  this personally identifiable information in accordance with FERPA.



A PEIMS 425 record is required for each disciplinary action taken against  q p y g any student which results in the removal from his regular classroom or  when truancy charges have been filed against a student and/or his parent. 

6

Introduction to the PEIMS 425 Record 

Multiple violations are sometimes committed in the course of one  disciplinary event.  The appropriate code to use in this event is the offense  code representing the most serious violation. DO NOT make multiple  entries in the Discipline Reason Code field.



Multiple consequences are frequently administered for a single offense. A  p q q y g PEIMS 425 record must be recorded for each disciplinary action that  results in a removal.



425 records are reported at the end of the current school year, and are a  425 records are reported at the end of the current school year and are a part of PEIMS Submission 3.

7

Removal Categories 

Every disciplinary action that results in the removal of a student from any  part of their regular academic program will be categorized in one of the part of their regular academic program will be categorized in one of the  following general categories:   Suspensions   DAEP assignments  Expulsions to the Juvenile Justice Alternative Education Program  DAEP & JJAEP Continuations

8



For disciplinary removals of a student who is receiving special education  and related services from the student's current educational placement, a  change of placement occurs if the removal is for more than 10  consecutive days (CFR §300.530 ‐ §300.536). The ARD committee that  d l deals with the change of placement must review the student's IEP to  h h h f l h d ' detail the special education and related services to be administered to the  student while he is removed for discipline reasons. Be careful not to  confuse the 10 day change of placement requirement for special confuse the 10‐day change of placement requirement for special  education purposes with the 1‐day removal requirement for 425 record  reporting purposes. 

9



A 425 record is required for all students who are receiving special  education and related services and are removed from their regularly  scheduled classes for one day or more. A change of placement occurs  when the removal is for more than 10 consecutive days, and a change of  placement may occur when the removal is for more than 10 cumulative l h h l f h l i days in a school year based on factors such as the length of each removal,  the total amount of the time the child is removed, and the proximity of  the removals to one another An ARD committee must be involved when the removals to one another. An ARD committee must be involved when  the removal or series of removals constitute a change in placement.

10

•

Behavior Location Code (new) indicates where a student committed an applicable offense that is enumerated in Texas Education Code 37.006 or 37.007. (On/off campus, school related activities, etc…). – C190 code added (Behavior Location Codes) • • • • •

00 - Not Applicable 01 - On Campus 02 - Off Campus, but within 300 feet of campus property line 03 - Off Campus, p but at a school sponsored p or school related activity y 04 - Off Campus, and further than 300 feet from the campus boundary (Student was not in attendance at a school sponsored or school related activity) • 05 - On campus of another school district, or while in attendance at a school sponsored or school related activity of another school district

11

 

 

•

51 – Firearm (Off Campus 300 ft Zone) 52 – Illegal Knife, Club, Or Prohibited Weapon (Off Campus 300 ft Zone) 53 – Serious Offense Conduct (Off Campus 300 ft Zone) 54 – Felony Marihuana, Controlled Substance, Dangerous Drug, Or Alcoholic Beverage (Off Campus 300 ft Zone) 20 – Serious or Persistent Misconduct Violating the Code of Conduct while in DAEP

12

59 – Serious Misbehavior as defined by TEC 37.008 while expelled or placed in a DAEP • TEC §37.007(c) defines "serious misbehavior" as: (1) deliberate violent behavior that poses a direct threat to the health or safety of others; (2) extortion, meaning the gaining of money or other property by force or threat; (3) conduct that constitutes coercion, as defined by Section 1.07, Penal Code; or (4) conduct that constitutes the offense of: – – – – –

(A) public lewdness under Section 21.07, Penal Code; (B) indecent exposure under Section 21.08, Penal Code; (C) criminal mischief under Section 28.03, Penal Code; (D) personal hazing under Section 37.152; or (E) harassment under Section 42.07(a)(1), Penal Code, of a student or district employee. employee

13

Lesson 1: Discipline Overview

14

Lesson 1 – Discipline Overview Lesson 1  Discipline Overview In this lesson, you will learn about important timelines, PEIMS  vocabulary and how to use codes appropriately.

Important Timelines Please refer to the important timelines on the chart below. 

Last Day Last School Year (SY) Last Day, Last School Year (SY)                   June 8 2012 June 8, 2012 Snapshot

October 26, 2012

School Start Window

Aug 27 – Sept 28, 2012

Under Reported Student List

December 2012

Student Searches Completed

January 20, 2013

PEIMS Resubmission

Mid January 2013

TEA Publishes Dropout List

Mid June 2013



2011‐2012 PEIMS Data Standards are available on the TEA web site:   Go to: http://www.tea.state.tx.us/peims/standards/wedspre/index.html G t htt // t t t t / i /t d d/ d /i d ht l  Next to “codes,” enter one of the following:  “C164” for Disciplinary‐Action Codes “ ”f l d  “C165” for Disciplinary‐Action‐Reason Codes  “C166” for Disciplinary‐Length‐Difference‐Reason Codes  “C190” for Behavior‐Location‐Code



Appendix E of the PEIMS Data Standards provides additional information  related to discipline reporting that includes detailed definitions of  DISCIPLINARY‐ACTION‐CODES and DISCIPLINARY‐ACTION‐REASON‐CODES. 

PEIMS Vocabulary 

DISCRETIONARY means that your campus “may send”



MANDATORY means that your campus “must send”



PEIMS 425: (CHANCERY) ◦ DETAILED DESCRIPTION DETAILED DESCRIPTION ◦ POLICE DOCUMENTATION

18

PEIMS Vocabulary PEIMS nomenclature compared to Chancery nomenclature PEIMS

Chancery

Disciplinary Action Reason Code 

Event/Concern

Disciplinary Action Code Disciplinary Action Code 

Action

Actual Days Assigned

Total Time Required*

Actual Days Served

Previously Completed

Difference Code

Discrepancy Reason

Behavior Location Code

Location Category

*NOTE – Time required must be changed to DAYS and not the default time  of HOURS… In other words change the HOURS to DAYS.

19

Types of Disciplinary Codes There are two types of Disciplinary Codes: LOCAL ( LOCAL (non‐numbered) b d)

PEIMS ( PEIMS (numbered) b d)

ASCO – Administrator/student parent conference

02 – Conduct punishable as a felony 04 – Possessed, sold, used, or was under  the influence of marihuana or other  controlled substance

ASPC – Administrator/student/parent  conference BUSP – Removal of bus privileges CNTR – Behavior or conduct contract COUN – Referral to drug‐free schools  counselor and/or appropriate agency

AND

06 – In school suspension  11 – Used, exhibited, or possessed a  firearm 21 – Violation of student code of conduct

DENT ‐ Detention

26 – Terroristic threat

OSCV – Student Code of Conduct Violation

41 – Fighting/Mutual Combat (Must involve  2 or more students from the same campus)

PCON – Parent Conference

The Offenses‐Consequences Chart has a complete list of disciplinary codes.

20

Mismatching PEIMS/Local Codes o

With the exception of the Local Bullying Event/Concern, there must be no  g p y ( ) mismatching of codes: The Disciplinary Action Reason (offense) code and  the Disciplinary Action (consequence) code must all have either PEIMS  codes or LOCAL codes. 

o

DO NOT mix PEIMS codes with LOCAL codes for any one incident, unless  y , you are using the Bullying code along with a PEIMS code.

21



Local Bullying Coding ◦ IIn the case of Bullying, a new local discipline code, BB, has been  th f B ll i l l di i li d BB h b defined.  This code should be used in all cases determined to be  bullying.   ◦ When the discipline action taken for the bullying incident removes the  student from his regularly scheduled classroom, you must use a PEIMS  code such as 21‐Code of Conduct Violation or 28‐Assault under Penal  Code to explain the reason for the removal.  You should also assign the  local code BB to indicate that this event involves bullying.   ◦ If the event did not result in removal from class, the local code for  bullying may be used with another local Action Code such as ASCO‐Adm  Stu or Parent Conf.

22

Discipline Action Reason Codes that result in  Mandatory Removal to a DAEP (07) Mandatory Removal to a DAEP (07)              

02 – Felony (school related) 04 – Possession, selling, or under the influence Possession selling or under the influence of a controlled substance of a controlled substance‐ DAEP or JJAEP or JJAEP 05 – Possession, selling, or under the influence of alcohol ‐ DAEP or JJAEP 06 – Abuse of a volatile chemical – DAEP or JJAEP 07 – Public lewdness ‐ DAEP 08 – Retaliation against district employee – R li i i di i l DAEP or JJAEP JJAEP 22 – Criminal mischief – DAEP or JJAEP 26 – Terroristic threat – DAEP or JJAEP 27 – Assault against employee – g p y DAEP or JJAEP (with bodily injury) ( y j y) 28 – Assault against non‐employee – DAEP (with bodily injury) (Victim Letter required) 34 – school related gang violence ‐ DAEP 35 – False alarm, false report – DAEP 49 i d dl d DAEP 49‐ EEngages in deadly conduct – 55/56 – Required to register as a sex offender – DAEP The Offenses‐Consequences The Offenses Consequences Chart has a complete list of disciplinary action reason codes. Chart has a complete list of disciplinary action reason codes.

23

Discipline Action Reason Codes that result in  Mandatory Expulsion – JJAEP (02) Danger Campus Indicators                  

11 – Possession of a firearm 12 – Possession of illegal knife ossess o o ega e 13 – Possession of illegal club 14 – Possession of prohibited weapon as listed in Code 16 – Arson 17 – Murder 18 – Indecency with a child (Victim Letter required) 19 – Aggravated kidnapping (Victim Letter required) 29 – Aggravated assault against employee 30 – Aggravated assault against non‐employee (Victim Letter required) gg g p y ( q ) 31 – Sexual assault against employee 32 – Sexual assault against non‐employee (Victim Letter required) 36 – Drug‐related felony 37 – Alcohol‐related felonyy 46 – Aggravated robbery  47 ‐ Manslaughter 48 – Criminally negligent homicide 57 – Continuous sexual abuse of a young child (Victim Letter required) y g q

24

Truancy (42, 43, 44, 45)   





Truancy reporting is a federally mandated requirement under No Child Left Behind  (NCLB). A PEIMS 425 A PEIMS 425 record on truancy can only be generated after the court has made a  d l b d f h h d finding of truancy. If the court hearing does not occur during the school year (i.e. summer months) in  which the truancy charges were filed, a truancy entry should NOT be made in  y g , y y Chancery for the current school year. A truancy record could be filed the following  school year only if the student enrolls and is in attendance in the district the  following year with the first date of enrollment as the date of the disciplinary  action. If the court makes a finding against both the parent and the student, a PEIMS 425  record is required of the student. Schools have the option of entering a PEIMS 425  record for the parent with a different incident record. f h k fi di i l h d h d S If the court makes a finding against only the parent and not the student, a PEIMS  425 record is entered for the parent.

25

Disciplinary Action Assigned Date 

Date of Disciplinary Action is the date that the disciplinary assignment was  y y p y ordered.  This may or may not reflect the date on which the disciplinary  infraction occurred. This date may or may not reflect the date on which the  disciplinary assignment begins.  For continuation assignments, this date  reflects the first day of the continuation.



The date must be PRIOR to the student’s withdrawal from school.  A date  equal to or later than the withdrawal date will result in an error in Edit+.



The date must not exceed either the student’s withdrawal date nor the  school calendar.

26

Lesson 2: Discipline  Documents and Resources

27

Lesson 2 – Discipline Documents and Resources Lesson 2  Discipline Documents and Resources In this lesson, you will learn about the documents and resources  available to help schools accurately report student disciplinary  events and actions.

Online Discipline Resources Online Discipline Resources Texas public schools have several resources available to help them accurately code student  Texas public schools have several resources available to help them accurately code student discipline data and maintain appropriate documentation. These resources include:

www.tea.state.tx.us/peims Texas Education Code Chapter 37 • TEA  TEA

Student Attendance Accounting Handbook Student Attendance Accounting Handbook

• TEA

PEIMS Data Standards

• TEA

Appendix E: Additional Information Related to Discipline

29

Online Discipline Resources Online Discipline Resources In HISD, schools have these additional resources available to support data quality:

www.houstonisd.org • HISD Board Policy • HISD Code of Student Conduct HISD C d f S d C d

Federal and State Compliance web site • • • • • •

Data Quality Manual Data Quality Manual Days Remaining Chart  Elementary Guidelines HISD Discipline Referral Template HISD Discipline Referral Template  Offenses – Consequences Discipline Chart Secondary Guidelines

30

31

Schools can download the forms below from the FSC web site. These forms are also available in  the HISD Data Quality Manual. Signed copies of these forms should be kept the student’s discipline  pp p folder as appropriate. • HISD Discipline Referral Template • Notice of In‐School Suspension • Notice of Out‐of‐School Suspension • Notice of DAEP Assignment (High‐school letter) • Notice of DAEP Assignment (Elementary and middle school letter) • Notice of Recommended Expulsion • Waiver Letter • Notice of Expulsion (Hearing Waived) p ( g ) • Notice of Expulsion • Victim of Violent Crime Letter

32



Schools should use a discipline referral form with all required  PEIMS elements to document administrative designations of  PEIMS elements to document administrative designations of discipline coding.  



Administrators should be cognizant that they—not clerical  g y staff—are responsible for documenting the coding. 

33

HISD Discipline  Referral Template The HISD Discipline Referral Template  fulfills all TEA PEIMS requirements. The form is used for HISD compliance  review purposes and should be the  “cover page” for all disciplinary  actions.

Location Codes Mandatory Mandatory  Action Not  Taken  Reason

34

Notice of In‐School  Suspension (ISS) Suspension (ISS) Send this notification to the parents of  students to whom you have given an ISS  assignment.

35

Notice of  Out‐of‐School  Suspension (OSS) Send this notification to the parents of  Send this notification to the parents of students to whom you have given an  OSS assignment.

36

Notice of DAEP  g Assignment  (High School Letter) Send this notification to the parents of  g y high‐school students to whom you have  given a DAEP assignment.

37

Notice of DAEP  Assignment Assignment  Send this notification to the parents of  elementary and middle school students  to whom you have given a DAEP to whom you have given a DAEP  assignment.

38

Notice of  Recommended  Expulsion Send this notification with the Waiver  Letter to the parents of students for Letter to the parents of students for  whom you have recommended expulsion  and for whom you have scheduled a  hearing.

39

Waiver Letter Send this notification as an attachment to  the Notice of Recommended Expulsion  letter to the parents of students for  whom you have recommended expulsion. h h d d li If signed by the parent, keep a copy of the  notification in the student’s discipline  o de . folder.

40

Notice of Expulsion (Hearing Waived) (Hearing Waived) Send this notification to parents who  waived the rights to a hearing and an  appeal for a recommended expulsion. lf d d li

41

Notice of Expulsion p Send this notification to the parents of  students who are being expelled and  for whom you have held a hearing.

42

Victim of Violent  Crime Letter Crime Letter Send this notification to the parents  of students who have been victims  of a violent crime. f i l t i

43

Offenses & Consequences Chart The Offenses‐Consequences chart provides a summary of PEIMS discipline coding, appropriate  options and reminders regarding required documentation.  Refer to this chart when determining  appropriate PEIMS discipline coding and appropriate disciplinary actions (consequences).

44

Days Remaining Chart The Days Remaining Chart is used to determine the length of DAEP and JJAEP placements.

45

Lesson 3: Reporting Discipline  in Chanceryy

46

Lesson 3 – Reporting Discipline in Chancery Lesson 3  Reporting Discipline in Chancery In this lesson, you will receive a brief overview on reporting  student discipline information in Chancery.



Instinctively, users would get to choose the student involved in an  incident, go to the student’s Behavior Screen, and then add the incident.   incident go to the student’s Behavior Screen and then add the incident If another student was involved, the same procedure would again guide  the user to choose the next student and try to merge the student into the  previously created incident previously created incident.



Chancery does NOT function in this manner. 



The following screens will walk you through the proper method of  entering disciplinary events into Chancery SMS.

48

Reporting Discipline in Chancery 

First, record a discipline incident record First, record a  by going to  by going to Student Behavior  Student Behavior  in the control panel. 



The SMS automatically assigns an incident number to the incident  record. This incident number CAN NOT BE EDITED. . 



By creating the incident record first and then adding the students  involved, you will ensure that all persons involved and all actions  taken will have the same incident number as required by PEIMS. 

NOTE: Any other path may result in different incident numbers for parts  y p y p of the same incident and will result in PEIMS errors.

49

Reporting Discipline in Chancery

Select the Student Behavior from the Control Panel.

50

Reporting Discipline in Chancery

From the Actions menu, select  add Student Behavior.

51

Required Discipline Information

52

Required Discipline Information

Note – Incident # and Date of Incident appear at top.

53

Reporting Discipline in Chancery

Behavior  Location Codes

54

Required Discipline Information

Required Required  for all  expulsions

Required for  q weapons  cases

55

Required Discipline Information

Request from the  R f h police officer who  issued the ticket. • Make sure to have  detailed written  information ( .i.e. type  of assault – with bodily  injury)

56

Selecting School Students

E t student name Enter t d t

57

Selecting School Students

Select student by clicking.

58

Reporting Discipline in Chancery

A PEIMS reportable incident can only have ONE event/concern.  Choose the most severe to assign to the incident.

59

Displaying Campus Discipline Student List

Display Campus Records: • Select Student Behavior • Display All Records

Note: For PEIMS reporting, Event and  Action REQUIRE a PEIMS number

60

Entering Number of Days

61

Entering Campus of Assignment/Responsibility 

62

Lesson 4: Discipline Reports

63

Lesson 4 – Discipline Reports Lesson 4  Discipline Reports In this lesson, you will learn about the Chancery and Federal  and State Compliance reports available to help schools maintain  accurate data.

Chancery Reports ◦ Discipline Roster  Home / Student Behavior / Display All Records / Printer Icon  / (options) / Print

◦ H_Out of School Suspension O fS h lS i ◦ H_Incomplete DAEP Placement (at beginning of year) ◦ TX 425 Record Edit d d  Home / Reports / Student Behavior Reports / TX 425 Record  Edit

65

FSC – Generated Reports 1)

(425XX) – Hours Report [Hours should be changed to Days]

2))

(42507) Campus Assignment Must not be Blank (42507) – Campus Assignment Must not be Blank

3)

(42508) – Reason is “00” but Days Assigned and Days Completed Don’t Match

4)

(42509) – Days Match but Reason Not “00”

5)

(42510) – Campus of Responsibility Must be JJAEP

6)

(42515) – OSS must not have a Campus of Assignment

7)

(42526) – Unauthorized Student Expulsion (42526)  Unauthorized Student Expulsion

8)

(42553) ‐ Campus ID of Responsibility Must not be JJAEP 

9)

(42567) – OSS Exceeding Three (3) Days Suspension

66

Other FSC Reports  1) 2)) 3) 4) 5)) 6) 7) 8)) 9) 10) 11)) 12)

ISS Exceeding 5 days 27 or 28 Action Codes o 8 ct o Codes Campus of Assignment must not be blank Campus of Responsibility must not be JJAEP Dates not Within the School Calendar Gun Report Mandatory DAEP Mandatory Expulsions y p Mismatched Local Codes & PEIMS Codes Victim of Violent Crimes Mutual Combat in Incident Order Truancy Reports

67

Schedule for Entering and Reviewing Data 

Enter data as soon as it is received. DO NOT wait an extended  period of time. period of time.



Run the Chancery TX 425 Edit Roster and correct any errors.



Review the Chancery Discipline Roster – correct any errors and/or  omissions.



Review local reports created by the Federal and State Compliance  department.



Review Edit+ reports during April and May for the Summer PEIMS  Submission.



Repeat all steps throughout the school year.

68

Lesson 5: Preparing for a TEA  Audit or FSC Review 

69

Lesson 5 – Preparing for a TEA Audit or  F d l dS Federal and State Compliance Review C li R i In this lesson, you will learn how to prepare documentation for a Texas  Education Agency (TEA) audit or Federal and State Compliance review.

Preparing for a TEA Audit or FSC Review 

There should be a discipline folder for each student with a PEIMS Discipline  Record labeled with student’s full name, ID and grade level.



Documents for each incident are grouped together and should include the  D t f h i id t d t th d h ld i l d th following: 1) Referral Template matching the discipline record 2) Action Date  Action Date – the date the administrator took action the date the administrator took action 3) Report Date – the date of the incident 4) Administrative assignment of offense 5) Administrative assignment of consequence Administrative assignment of consequence 6) Administrative signature & date (original in ink) 7) Incident Number 8) Assigned Days Actual Days Assigned Days, Actual Days 9) Difference Code

71

Truancy Requirements:    



Three (3)day letter 10‐day letter Court case filed Documentation of court action Note: No charges against students younger than 12, or 18 years or older.  Parents of students younger than 18 can be charged.

72

In‐School Suspension (ISS – 06) Requirements: o o o

Referral Form Notice to Parent No longer than five (5) days – an exception for those students pending  placement to a DAEP/JJAEP 

73

Out‐of‐School Suspension (OSS – 05) Requirements:   

Referral Form Notice to Parent No longer than three (3) days (state law)

74

DAEP Placement (07) Requirements:    



Referral Form Student is at least six (6) years old Police Report number if placement is mandatory Copy of DAEP Approval / Rejection (all referrals are now made online via  the HISD portal) Notice to Parents

75

Expulsion (JJAEP– 02) Requirements:      

Referral Form Student is at least ten (10) years old Assigned to Campus #320 Notice to Parents Final Written Order on File Waived Document signed by both parent and student

76

Proper coding  and/or data issues  Federal and State Compliance Department, 713‐556‐6753 F d l dS C li D 713 556 6753  Jose Cavazos, Senior Compliance Analyst (Alternative & Contract Charter Schools), 713‐ 556‐6767  Cathleen Freeman, Senior Compliance Analyst (Elementary Schools), 713‐556‐6770  Pablo Martinez, Senior Compliance Analyst (Secondary Schools), 713‐556‐6760 P bl M i S i C li A l (S d S h l ) 713 556 6760

Compliance Monitoring/Reviews   

Joyce Jones, Senior Compliance Analyst, 713 Joyce Jones, Senior Compliance Analyst, 713‐556‐6758 556 6758 Jeff McCoy, Senior Compliance Analyst, 713‐556‐6756 Veda Winfree, Senior Compliance Analyst, 713‐556‐6769

DAEP/JJAEP Process DAEP/JJAEP Process  Luis Gavito, Department of Student Discipline, 713‐556‐7140  Patrice Grovey, HISD Principal for Beechnut Academy, 713‐802‐4760