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PC Reporting Plus Benutzerhandbuch Mahnung am PC Copyright SoftM AG 2001, 2002

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Inhaltsverzeichnis

1 Mahnung am PC.......................................................................... 3 1.1 Ablauf............................................................................................................................3 1.2 Voraussetzungen..........................................................................................................3 1.2.1 Anforderungen an den Benutzer.........................................................................3 1.2.2 Voraussetzungen an Software und Hardware ....................................................3 1.2.3 Hinweise zur Performance..................................................................................4 1.3 Installation/Deinstallation ..............................................................................................4 1.3.1 Durchführung der Installation..............................................................................4 1.3.2 Durchführung der Deinstallation .........................................................................4 1.4 Einstellen der Optionen für die Durchführung...............................................................5 1.4.1 Register „Allgemein“ ...........................................................................................6 1.4.2 Register „Verzeichnisse“.....................................................................................6 1.4.3 Register „Drucker“...............................................................................................6 1.4.4 Register „Fax“ .....................................................................................................6 1.4.5 Register „Platzhalter“ ..........................................................................................6 1.4.6 Register „Texte“ ..................................................................................................6 1.4.7 Register „Adressen-Optionen“ ............................................................................6 1.4.8 Register „Gesamtsumme“ ...................................................................................6 1.4.9 Register „Version“ ...............................................................................................6 1.5 Vorlagendokumente......................................................................................................6 1.5.1 Vorlagendokumente Allgemein ...........................................................................6 1.5.2 Vorlagen Warten .................................................................................................6 1.5.3 Platzhalter in den Vorlagendokumenten .............................................................6 1.6 Erstellung Mahnung......................................................................................................6 1.6.1 Ablauf..................................................................................................................6 1.6.2 Mahnungen auswählen.......................................................................................6 1.7 Fragen und Probleme ...................................................................................................6

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1 Mahnung am PC Mit dem Paket "Mahnung am PC" können Sie das Aussehen und den Inhalt Ihrer Mahnungen mit Word frei definieren.

1.1 Ablauf 1.2 Voraussetzungen 1.2.1

Anforderungen an den Benutzer

ƒ

Für die Installation und die Deinstallation sollten Sie Grundkenntnisse der Bedienung eines Windows-PC haben.

ƒ

Um Ihre eigenen Vorlagen für die Mahnungen zu gestalten, sollten Sie gute Kenntnisse der Textverarbeitung Word für Windows haben.

ƒ

Um die Mahnungen durchführen zu können, sollten Sie Grundkenntnisse der DKS und fundierte Kenntnisse des DKS-Mahnwesens haben.

1.2.2

Voraussetzungen an Software und Hardware

1.2.2.1 Voraussetzungen auf der AS400 ƒ

Einstellungen DKS Stellen Sie die Aktivitäten für den Mahndruck so ein, dass eine Mahndruckdateidatei erstellt wird. Nähere Informationen erhalten Sie im DKS-Benutzerhandbuch, Kapitel 23.7 Mahnwesendaten im Firmenstamm ändern.

ƒ

Durchführung der Mahnung Führen Sie auf Ihrer AS/400 den Mahnlauf wie gewohnt durch. Nachdem der Mahnlauf erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie die Mahnungen mit Word ausdrucken. Beachten Sie: Wenn Sie die vom System AS/400 erstellte Rechtsanwaltsliste oder die Belastungsnote benötigen muss der Parameter ‚Druckjob löschen’ auf ‚N’ gestellt sein, da diese Listen NICHT über die Mahnung am PC abgedeckt sind.

Beachten Sie: Sie müssen die Mahnungen auf Ihrem PC drucken, bevor Sie einen neuen Mahnlauf auf der AS/400 durchführen.

1.2.2.2 Voraussetzungen auf dem PC (Mindestanforderungen) ƒ

PC Reporting plus muß erfolgreich installiert sein

ƒ

Microsoft Word 97 oder neuere Version

ƒ

Es gelegten die allgemeinen Voraussetzungen für PC Reporting Plus

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1.2.3

Hinweise zur Performance

Die Dauer zur Erstellung der Mahnung ist von einigen Faktoren abhängig. Nachfolgend erhalten Sie einige Hinweise, wie Sie den Mahndruck beschleunigen können. ƒ

Option „Erstellung betrachten“ Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, müssen Sie damit rechnen, dass die Mahnungserstellung etwas länger dauert .

ƒ

Briefkopf Definieren Sie den Briefkopf in Ihren Vorlagen, oder verwenden Sie bereits vorgedrucktes Briefpapier.

ƒ

Option „Kopf-/Fusszeilen mit Firmendaten beschicken“ Wenn Sie in Ihren Vorlagen keine Platzhalter in der Kopf- bzw. Fusszeile haben, so schalten Sie die Option „Kopf-/Fusszeilen mit Firmendaten beschicken“ unbedingt ab.

1.3 Installation/Deinstallation 1.3.1

Durchführung der Installation

Das Paket „Mahnung am PC“ wird automatisch mit dem Softwarepaket „PC Reporting Plus“ mitinstalliert. Die Funktionen werden jedoch nicht automatisch in Word integriert.

1.3.1.1 Integration in Word Die Datei „CbDKSMWS.DOT“ die für diese Integration notwendig ist, wird bei der Installation im Verzeichnis „...SoftM / CBDesktop / Office / CbDKSMWS.dot“ kopiert. Sie müssen die Vorlagendatei „CbDKSMWS.dot“ in das Word-Startup-Verzeichnis (z.B.: C:\MSOffice\Office\Startup“ - zu finden ist dieses Verzeichnis, wenn Sie in Word das Menü "Extras" - Menüpunkt "Optionen" und dort "Dateiablage" auswählen unter dem Namen "Autostart") kopieren. Die Funktionen für die Mahnung werden dann beim nächsten Start von Word automatisch in Ihr Word integriert. Sie finden dann in Ihrem Word Menü das Menü „Desktop“ mit den einzelnen Menüpunkten für die Mahnung.

1.3.2

Durchführung der Deinstallation

Wollen Sie die Mahnung am PC von Ihrem PC entfernen (deinstallieren), so sind folgende Arbeiten notwendig:

1.3.2.1 Entfernen der Vorlagen für die Mahnung Bei der Installation werden automatisch Vorlagen für die Mahnung eingespielt (MWSMx999.DOC). Löschen Sie das Verzeichnis für die Vorlagen, falls Sie es nicht mehr benötigen. Den Pfad finden Sie im Word-Menü „Desktop“ unter dem Menüpunkt „Optionen...“.

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1.3.2.2 Dokumentvorlage CBDKSMWS.DOT Bei der Installation wird die Dokumentvorlage „CbDKSMWS.dot“ mit den Definitionen für die Erstellung der Mahnungen in das ‚Startup’-Verzeichnis von Word kopiert. Löschen Sie die Dokumentvorlage „CbDKSMWS.dot“ aus dem ‚Startup’-Verzeichnis. Den Pfad finden Sie im Word Menü „Extras“, Menüpunkt „Optionen...“, „Dateiablage“).

1.4 Einstellen der Optionen für die Durchführung Bevor Sie die ersten Mahnungen drucken, sollten Sie unbedingt die Optionen für die Durchführung der Mahnung am PC einstellen. Sie finden diese im Word-Menü „Desktop“ unter dem Menüpunkt „Mahnung Optionen“.

Folgenden Einstellungen können Sie vornehmen:

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1.4.1

Register „Allgemein“

ƒ

Erstellung betrachten Ist diese Option gewählt, so wird die Erstellung des Mahndokumentes am Bildschirm angezeigt. Die Erstellung der Mahnung dauert dadurch etwas länger.

ƒ

Kopf-/Fusszeilen mit Firmendaten beschicken Schalten Sie diese Option nur ein, wenn Sie nicht auf ein Briefpapier mit bereits vorgedruckten Firmenkopf drucken, oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, in der Sie den Kopf Ihrer Mahnschreiben noch nicht fix definiert haben. Ist diese Option eingeschaltet, so sucht das Programm in der Kopf- und Fusszeile nach ev. zu ergänzenden Firmendaten-Platzhaltern.

ƒ

Mahnung nach Erstellung sofort drucken Die Mahnungen werden, nachdem sie erstellt wurden, sofort auf den angegebenen Drucker geschickt. Anderenfalls werden die Mahnungen in das Verzeichnis für Mahnungen gestellt und können später selektiv oder alle über den Menüpunkt „Mahnungen drucken“ gedruckt werden.

ƒ

Mahnung mit Faxnummer immer faxen Sind die Microsoft Mail (Faxdienste) auf dem PC installiert und ist die Faxnummer bekannt, so kann eingestellt werden, ob die Mahnung automatisch gefaxt werden soll.

ƒ

Kontoauszüge für Kunden die beim Rechtsanwalt gemeldet sind, obwohl diese von der DKS nicht mehr gemahnt werden Sobald eine Kunde beim Rechtsanwalt gemeldet ist, werden die betroffenen Offenen Posten von der DKS nicht mehr gemahnt. Hier haben Sie die Möglichkeit diesen Kunden immer wieder einen Kontoauszug zuzuschicken.

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1.4.2

Register „Verzeichnisse“

ƒ

Verzeichnis für Vorlagen Das Verzeichnis, in dem Ihre Vorlagendokumente abgelegt sind.

ƒ

Verzeichnis für Mahnungen In diesem Verzeichnis werden Ihre erstellten Mahnungen gespeichert. Beachten Sie, dass bei jeder Durchführung ein Unterverzeichnis mit dem Namen: Firmenkurzname_Mahnung_Datum_Zeit (Datum und Zeit entsprechenden der aktuellen Systemzeit der Durchführung der Mahnung am PC) angelegt wird. In diesem Verzeichnis werden dann die einzelnen Mahnungen abgelegt. Die Mahnungen erhalten den Namen Mahnung_Kundennr_Mahndatum.DOC.

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1.4.3

Register „Drucker“

ƒ

Drucker Das Programm ermittelt automatisch die installierten Drucker. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus der Liste. Beachten Sie: Dieser Parameter muss angelegt sein, bevor die Mahnungen ausgegeben werden.

1.4.4

Register „Fax“

Hinweis auf die Verarbeitung von Mahnungen als Fax.

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1.4.5

Register „Platzhalter“

ƒ

Platzhalter „Zahltage“ Geben Sie hier die Anzahl der Tage an, in der Sie die Zahlung erwarten. Das Programm ermittelt aus der Anzahl der Tage und dem Mahndatum ein Zahldatum. Diese beiden Felder können Sie als Platzhalter #Zahltage# und #Zahldatum# in den Vorlagendokumenten verwenden. Beachten Sie: Dieser Parameter muss angelegt sein, bevor Sie die Mahnungen am PC abrufen.

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1.4.6

Register „Texte“

ƒ

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Texte Bei diesen Texten handelt es sich um die Summentexte, die je Mahnstufe angedruckt werden.

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1.4.7

Register „Adressen-Optionen“

Beachten Sie: Sie müssen Sie auf Ihrem Vorlagendokumenten immer alle 7 Platzhalter für die Adresse(n) verwenden (z.B.: #EAdrZeile1#, #EAdrZeile2#, ... #EAdrZeile7#)!

1.4.8

Register „Gesamtsumme“

ƒ

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Gesamtsumme Sie können hier einstellen, welche Einzelsummen in die Gesamtsumme eingerechnet werden sollen (Platzhalter #Gesamtmahnbetrag# bzw. #GesamtmahnbetragFWG# und #Erlagscheinbetrag#).

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1.4.9

Register „Version“

ƒ

Voraussetzung DKS Version aus AS/400 Anzeige der DKS Version, die auf der AS/400 installiert sein muß um mit der aktuellen Version der Mahnung am PC zu kommunizieren.

ƒ

Voraussetzung PC Reporting Plus Anzeige der PC Reporting Plus Version, die auf dem PC installiert sein muß um mit der aktuellen Version der Mahnung am PC zu kommunizieren.

ƒ

Mahnung am PC Version Anzeige der Version Mahnung am PC.

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1.5 Vorlagendokumente 1.5.1

Vorlagendokumente Allgemein

Sie können Ihre Mahnvorlagendokumente mit Hilfe des Menüpunktes „Vorlagen warten ...“ aus dem „Desktop“ Menü warten.

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1.5.2

Vorlagen Warten

Nachdem Sie im Menü 'Vorlagen warten ausgewählt haben, werden die gespeicherten Vorlagen angezeigt.

Beachten Sie: Bevor Sie danach einen Mahnlauf starten, speichern und schliessen Sie bitte Ihre Vorlagen, da sonst die von Ihnen durchgeführten Änderungen verloren gehen. Mit den Vorlagendokumenten definieren Sie das Erscheinungsbild der Mahnungen. Die Vorlage hat das Aussehen einer ‚fertigen‘ Mahnung, anstelle der Daten werden jedoch Platzhalter verwendet (z.B.: #Kundenname#, #Datum Fällig#,...). Bei der Durchführung werden diese Platzhalter dann durch Daten aus dem Mahnlauf auf AS/400 ersetzt. Bereits auf der AS/400 definierte Mahntexte werden nicht übernommen. Sie können in Ihren Vorlagen alle Formatierungen verwenden, die Word zur Verfügung stellt. Beachten Sie: Für jeden DKS-Sprachenschlüssel und Mahnstufe sollten Sie eine Vorlage erstellen. Verwenden Sie die mitgelieferten Muster und passen Sie diese Ihren Bedürfnissen an. Die Ermittlung der für die Mahnungserstellung benötigten Vorlagendokumente erfolgt über die Mahnstufe und den Sprachenschlüssel des Kunden. Für den Mustersprachenschlüssel „999“ müssen Vorlagen vorhanden sein (eine Vorlage für den Kontoauszug und jeweils eine für jede Mahnstufe). Das Programm prüft automatisch vor dem Start einer Mahnung, ob diese Voraussetzungen zutreffen. Fehlen Vorlagen, so bricht das Programm mit einer Fehlermeldung ab.

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Für nicht definierte Dokumente eines Sprachenschlüssels und einer Mahnstufe wird das entsprechende Vorlagendokument in der Mustersprache ‚999‘ herangezogen.

1.5.2.1 Dokumentname Es können je Firma eigene Mahntexte angelegt werden. Diese müssen in den ersten drei Buchstaben den Firmenname enthalten. Musterdokumentname: xxxMyzzz xxx = Firmenkurzname bzw. MWS M = fix M y = Mahnstufe 0 - 9 zzz = Sprache Werden keine firmenspezifischen Definitionen gefunden, so werden auf die allgemeinen

Definitionen, beginnend mit "MWS" zurückgegriffen. Für die Firma SOM in der Mahnstufe 3 und den Sprachenschlüssel ENG ergibt sich der Dokumentname SOMM3ENG.DOC bzw. MWSM3END.DOC, wenn für allgemeine Mahndokumente verwendet werden sollen. Für den Kontoauszug, der mit Mahnstufe 0 geführt wird, würde ihr Dokument SOMM0ENG.DOC heissen. Es werden Vorlagen für den Mustersprachenschlüssel „999“ für alle Mahnstufen mitgeliefert. Das Programm holt sich bei jedem Mahnlauf eventuell neu hinzugefügte Sprachenschlüssel von der DKS auf der AS/400. Findet es einen neuen Sprachenschlüssel, für den Sie noch keine Vorlagendokumente definiert haben, so verwendet es für Mahnungen, die diesem Sprachenschlüssel aufweisen, die Mustersprache „999“. Wünschen Sie jedoch, dass für Mahnungen mit dem neuen Sprachenschlüssel bereits eigene Vorlagendokumente verwendet werden, so sollten Sie, sobald Sie einen neuen Sprachenschlüssel in der DKS auf der AS/400 erfassen, auch entsprechende Vorlagendokumente anlegen.

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1.5.3

Platzhalter in den Vorlagendokumenten

Damit das Programm auch weiss, wo es welche Information einfügen soll, benötigt es Platzhalter, diese können an einer beliebigen Stelle im Dokument eingefügt werden (mit einigen Ausnahmen). Einige Platzhalter benötigen jedoch besondere Aufmerksamkeit: #BelStart# und #SuStart#

1.5.3.1 Formatierung der Platzhalter Die während der Laufzeit eingefügte Information erhält die Formatierung des entsprechenden Platzhalters. Geben Sie als dem Platzhalter #Buchungstext# die Formatierung fett, kursiv und Schriftart Times, so wird der Buchungstext mit diesen Formatierungen dargestellt. Es stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Gestaltung zur Verfügung.

1.5.3.2 Verfügbare Felder / Platzhalter Wenn Sie sich in einem Vorlagendokument befinden, können Sie über den Menüpunkt „Verfügbare Felder anzeigen...“ eine Liste der Platzhalter anzeigen lassen, die Sie in Ihrer Vorlage verwenden können.

1.5.3.3 Einfügen der Platzhalter Zum Einfügen eines Platzhalters in die Vorlage, positionieren Sie den Cursor auf die entsprechende Stelle in Ihrer Vorlage, wählen aus dem Menü „Desktop“ den Menüpunkt „Verfügbare Felder anzeigen ...“. In der angezeigten Auflistung selektieren Sie den gewünschten Platzhalter und betätigen die Schaltfläche „Einfügen“.

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1.5.3.4 Kategorien von Platzhaltern Es gibt vier verschieden Kategorien von Platzhaltern, um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das jeweilige Register.

1.5.3.4.1

Firmendaten

Enthält Platzhalter für die eigene Firma (Firmenname, Firmenadresse, DVR-Numer, ...) und wird hauptsächlich für den Briefkopf verwendet. Platzhalter aus dieser Gruppe können Sie auch in der Kopf- bzw. Fusszeile verwenden. Sie müssen dazu jedoch die Option „Kopf-/Fusszeile mit Firmendaten beschicken“ aktivieren.

Eine detaillierte Aufstellung der Platzhalter Firmendaten finden Sie im gleichen Kapitel.

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1.5.3.4.2

Kundendaten

Enthält Platzhalter mit allgemeinen Angaben zum Kunden (Adresse, Fremdwährungscode, Mahnstufe, Sprache, ...).

Eine detaillierte Aufstellung der Platzhalter Kundendaten finden Sie im gleichen Kapitel.

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1.5.3.4.3

OP-Daten

Enthält die Platzhalter für die Darstellung der einzelnen gemahnten OP´s die für die Mahnungserstellung benötigt werden (Buchungstext, Belegnummer, Belegdatum, Offener Betrag,...).

Eine detaillierte Aufstellung der Platzhalter OP-Daten finden Sie im gleichen Kapitel.

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1.5.3.4.4

Summendaten (pro Kunde)

Enthält alle Summen eines Kunden (Gesamtmahnbetrag, Summe Akontozahlungen, Summe Rechtsanwalt, ...)

Eine detaillierte Aufstellung der Platzhalter Summen/Beträge finden Sie im gleichen Kapitel.

1.5.3.5 Aufstellung Platzhalter 1.5.3.5.1

Firmendaten-Platzhalter

Die Platzhalter der Firmendaten betreffen die eigenen Daten aus dem Firmenstamm der AS/400 (Expertcode FIRNAME)

Platzhalter

Bedeutung

#Firmenbuchnr.#

Firmenbuchnummer

#Firmensitz#

Firmensitz

#Int-Lokationsnr.#

Internationale Lokationsnummer

#Geschäftsführer#

Name des Geschäftsführers

#Firmenbuchgericht#

Firmenbuchgericht

#DVR-Nummer#

Datenverarbeitungsregisternummer

#Firmenkurzname#

Firmenkurzname

#UstIdNr.#

Umsatzsteueridentifkationsnummer

#Fanrede#

Anrede

#FName1#

Name1

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#Fname2#

Name2

#Fstrasse#

Strasse

#FPLZ#

Postleitzahl

#Fort#

Ort

#FPF#

Postfach

#FPFPLZ#

Postleitzahl zu Postfach

#Fland#

Ländercode

#FlandBez#

Land-Bezeichnung

#FAdrZeile1#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile2#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile3#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile4#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile5#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile6#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#FAdrZeile7#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

1.5.3.5.2

Kundendaten-Platzhalter

Die Platzhalter der Kundendaten betreffen die Daten der Kunden aus der Debitorenstammwartung der AS/400 (Expertcode DKW) bzw. der Defaultwerte aus der Firmenstammwartung Mahnwesen.

Platzhalter

Bedeutung

#Mahndatum#

Datum der Mahnung lt. Abruf der Mahnung auf der AS/400

#Zahldatum#

Mahndatum + der Anzahl Tage lt. Register ‚Platzhalter’ Anzahlt Tage im Menüpunkt Optionen

#Zahltage#

Anzahl Tage lt. Register ‚Platzhalter’ Anzahlt Tage im Menüpunkt Optionen

#Msp_proz#

Mahnspesen Prozent

#Vzgz_proz#

Verzugszinsen Prozent

#Name#

Kontobezeichnung

#Ordngbegr#

Ordnungsbegriff

#Matchcode1#

Matchcode1

#KtoFWGCode#

Wenn Fremdwährungskonto: Währungscode

#Mahnstufe#

Mahnstufe des Kontos (1-9 bzw. 0 = Kontoauszug)

#KrediKtonr#

Lieferantenkontonummer (wenn Mischkonto)

#KrediSaldo#

Lieferantensaldo (wenn Mischkonto)

#EKtonr#

Kontonummer des Mahnungsempfängers

#EAnrede#

Anrede des Mahnungsempfängers

#EName1#

Name 1 des Mahnungsempfängers

#Ename2#

Name 2 des Mahnungsempfängers

#Estrasse#

Strasse des Mahnungsempfängers

#EPLZ#

Postleitzahl des Mahnungsempfängers

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#Eort#

Ort des Mahnungsempfängers

#EPF#

Postfach des Mahnungsempfängers

#EPFPLZ#

Postleitzahl zu Postfach des Mahnungsempfängers

#Eland#

Ländercode des Mahnungsempfängers

#ElandBez#

Land-Bezeichnung des Mahnungsempfängers

#Etelefon#

Telefonnummer des Mahnungsempfängers

#Efax#

Faxnummer des Mahnungsempfängers

#Eemail#

e-mail Adresse des Mahnungsempfängers

#EAdrZeile1#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile2#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile3#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile4#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile5#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile6#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#EAdrZeile7#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MKtonr#

Kontonummer Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MAnrede#

Anrede Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MName1#

Name1 Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Mname2#

Name2 Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Mstrasse#

Strasse Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MPLZ#

Postleitzahl Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Mort#

Ort Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MPF#

Postfach Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MPFPLZ#

Postleitzahl zu Postfach Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MLand#

Ländercode Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#MlandBez#

Land-Bezeichnung Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Mtelefon#

Telefonnummer Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Mfax#

Faxnummer Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

#Memail#

e-mail Adresse Mitglied (Verband statt Mitglied Empfänger)

Platzhalter

Bedeutung

#MAdrZeile1#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile2#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile3#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile4#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile5#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile6#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

#MAdrZeile7#

Adresse aufbereitet (Postnorm)

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1.5.3.5.3

OP-Daten-Platzhalter

Die Platzhalter der OP-Daten betreffen die Daten der einzelnen offenen Posten der Mahnungen.

Platzhalter

Bedeutung

#BelStart#

In der nächsten Zeile beginnt die Tabelle mit den OP-Daten (siehe Besondere Platzhalter)

#Buchgtext#

Buchungstext

#OPMahnstufe#

Mahnstufe des OP

#OPMahnstufeText#

Text zur Mahnstufe des OP (einzustellen über Menü 'Desktop", Menüpunkt "Mahnung Optionen - Texte")

#Mahnstufekz#

‚*‘ = Mahnstufe des OP wurde bei dieser Mahnung erhöht

#Acontokz#

‚J‘ – OP ist eine Akontozahlung

#FWGCode#

Fremdwährungscode des OP

#Belegnr1#

Belegnummer

#Beleglaufnr#

Beleglaufnummer

#Belegsymbol#

Belegsymbol

#Belegartcd#

Belegartcode

#Mahndatum#

Datum der Mahnung lt. Abruf auf der AS/400

#Dat_Buchg#

Buchungsdatum

#Dat_Bankfaell# #Dat_Vzgzfaell# #Belegdatum#

Belegdatum

#Dat_Valuta#

Valutadatum

#Dat_Lvzgzuíns#

Datum letzte Verzugszinsenberechnung

#FälligDatum#

Fälligkeitsdatum

#Mahnbetr#

Mahnbetrag

#Mahnbetr_FWG#

Mahnbetrag in Fremdwährung

#Vzgzbetr#

Verzugszinsenbetrag

#Vzgzbetr_FWG#

Verzugszinsenbetrag in Fremdwährung

#Betr_offen#

Offener Betrag

#Betr_offen_FWG#

Offener Betrag in Fremdwährung

#Buchgbetr#

Buchungsbetrag

#Buchgbetr_FWG#

Buchungsbetrag in Fremdwährung

#Skontotag#

Skontotage

#Skontoproz#

Skontoprozent

#Skontotag2#

Skontotage 2

#Skontoproz2#

Skontoprozent 2

#Ntotag#

Nettotage

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1.5.3.5.4

Summen/Beträge-Platzhalter

Die Platzhalter der Summen bzw. Gesamtbeträge sind eine Summierung der vorherigen OPDaten je Mahnung.

Platzhalter

Bedeutung

#SuStart#

In der nächsten Zeile beginnt die Summentabelle für die Beträge der einzelnen Mahnstufen (siehe besondere Platzhalter)

#SummeText#

Text zur Mahnstufe

#SummeBetrag#

Betrag je Mahnstufe

#SummeBetragFWG#

Betrag je Mahnstufe in Fremdwährung

#Gesamtmahnbetrag#

Gesamtbetrag der Mahnung

#Gesamtmahnbetrag_FWG Gesamtbetrag der Mahnung in Fremdwährung # #Erlagscheinbetrag#

Gesamtbetrag der Mahnung (in der Währung, in der die Mahnung erstellt wurde) ohne Währungscode - ist für das Bedrucken eines Erlagscheines vorgesehen

#Acontozahlungen#

Betrag Akontozahlung

#Acontozahlungen_FWG#

Betrag Akontozahlung in Fremdwährung

#Mahnspesen#

Betrag Mahnspesen

#Mahnspesen_FWG#

Betrag Mahnspesen in Fremdwährung

#Rechtsanwalt#

Betrag höchste Mahnstufe überschritten (beim RA)

#Rechtsanwalt_FWG#

Betrag höchste Mahnstufe überschritten (beim RA) in Fremdwährung

#Mahnsperre#

Gesperrter Betrag

#Mahnsperre_FWG#

Gesperrter Betrag in Fremdwährung

#Verzugszinsen#

Betrag Verzugszinsen

#Verzugszinsen_FWG#

Betrag Verzugszinsen in Fremdwährung

#Anzahlungen#

Betrag Anzahlungen

#Anzahlungen_FWG#

Betrag Anzahlungen in Fremdwährung

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1.5.3.6 Besondere Platzhalter 1.5.3.6.1

Platzhalter #BelStart#

Dieser Platzhalter wird während der Laufzeit vom Programm benötigt, um den Anfang der Tabelle mit den OP-Details zu finden. Beachten Sie: Wird dieser Platzhalter nicht gefunden, wird die Mahnung erfolglos abgebrochen. Auf diesen Platzhalter muss unmittelbar in der nächsten Zeile die Tabelle mit den OP-Details beginnen. Sind Text oder Leerzeilen zwischen diesem Platzhalter und der Tabelle kann die Mahnungserstellung nicht korrekt erfolgen! Der Platzhalter wird automatisch aus der fertigen Mahnung entfernt. Hinweis: In den mitgelieferten Vorlagen wurde die Schriftgrösse für den Platzhalter auf ‚1‘ herabgesetzt, damit kein Zwischenraum auf der Mahnung zu sehen ist.

1.5.3.6.2

Platzhalter #SuStart#

Dieser Platzhalter wird ebenfalls während der Laufzeit benötigt. Er teilt dem Programm mit, dass in der nächsten Zeile die Tabelle für die Summen je Mahnstufe beginnt. Beachten Sie: Wird dieser Platzhalter nicht gefunden, wird die Mahnung erfolglos abgebrochen. Auf diesen Platzhalter muss unmittelbar in der nächsten Zeile die Tabelle mit den Summen beginnen. Sind Text oder Leerzeilen zwischen diesem Platzhalter und der Tabelle kann die Mahnungserstellung nicht korrekt erfolgen! Der Platzhalter wird automatisch aus der fertigen Mahnung entfernt. Hinweis: In den mitgelieferten Vorlagen wurde die Schriftgrösse für den Platzhalter auf ‚1‘ herabgesetzt, damit kein Zwischenraum auf der Mahnung zu sehen ist.

1.5.3.6.3

Platzhalter der Adresse

Es werden drei verschiedene Adressen unterschieden: ƒ

Firmenadresse beinhaltet die Adresse der eigenen Firma

ƒ

Empfängeradresse beinhaltet immer die Adresse des Empfängers der Mahnung. Wird das Mitglied eines Verbandes gemahnt und ist der Verband der Rechnungsempfänger, so steht in dieser Adresse auch die Adresse des Verbandes.

ƒ

Mitgliedsadresse beinhaltet nur dann Werte, wenn ein Mitglied eines Verbandes gemahnt wird und der Verband der Rechnungsempfänger ist. Es steht dann die Verbandsadresse in den Feldern für die Empfängeradresse, die Adresse des Mitgliedes (welches eigentlich gemahnt wird) wird in den Feldern der Mitgliedsadresse als Information für den Verband mitgegeben.

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Hinweise zu den einzelnen Feldern einer Adresse Jede Adresse ist in zwei Formen als Platzhalter vorhanden: ƒ

Nicht Formatiert Jedes einzelne Feld einer Adresse (z.B.: Name1, Name2, Ort, Postleitzahl, ...) wird als eigener Platzhalter zur Verfügung gestellt.

ƒ

Formatiert Es wird zusätzlich eine nach Postnorm aufbereitete Adresse als Platzhalter angeboten. Es sind dies die Platzhalter wie FAdrZeile1, FAdrzeile2, usw. . Laut Postnorm aufbereitet heisst, dass die einzelnen Felder einer Adresse (z.B.: Postfach, Strasse, Ort, ...) inklusive der vorgeschriebenen Leerzeilen und Trennzeichen zum Andruck auf der Mahnung zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie diese Platzhalter verwenden, müssen Sie immer alle sieben Platzhalter angeben, da sonst nicht gewährleistet werden kann, dass alle Angaben ausgedruckt werden. Der Inhalt der einzelne Zeilen kann nämlich variieren: z.B.: wird bei einer Adresse, die keinen „Name2“ enthält, diese Leerzeile unterdrückt, so werden nur mehr sechs Zeilen befüllt; ist jedoch „Name2“ und sogar ein Land-Langtext vorhanden, so werden sieben Zeilen ausgegeben.

1.5.3.6.4

Platzhalter für Währungen

Bei der Mahnung gibt es bei Betragsfeldern immer Platzhalter für Heimatwährungs- und Fremdwährungsbetrag. Die Felder beinhalten bereits den jeweiligen Fremdwährungscode. Die Platzhalter für Fremdwährungsbeträge erkennt man an dem Zusatz „FWG“. Als ‚Heimatwährung‘ wird bei einem Offenen Posten eines Kunden immer die Belegwährung (ursprüngliche Buchungswährung) verstanden. D.h. bei einem CHF-Kunden (DKSHeimatwährung DEM), der nur in CHF bebucht wird, enthalten die Heimatwährungsbeträge die CHF-Beträge. Die Fremdwährungsbeträge enthalten dann die entsprechenden DEM-Beträge. Bei einem DEM-Kunden (DKS-Heimatwährung DEM), der aber in CHF bebucht wurde, enthalten die Heimatwährungsbeträge den CHF-Betrag, die Fremdwährungsfelder den DEM-Betrag.

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1.5.3.7 Beispiel Kontoauszug 1.5.3.7.1

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1.6 Erstellung Mahnung 1.6.1

Ablauf

1. Stellen Sie auf dem PC folgendes sicher: Die Option für ‘Automatische Anfrage auf Datei-Info’ (Speicheroption) sollten Sie während der Durchführung Ihres Mahnlaufes ausschalten (ansonsten werden Sie bei jeder erstellten Mahnung zur Eingabe einer Datei-Info aufgefordert). Sie müssen auf alle Dokumente (Vorlagen), die Sie für Ihren Mahnlauf am PC benötigen einen exklusiven Zugriff haben bzw. niemand darf die Dokumente im Zugriff haben.

2. Erstellen Sie wie im DKS-Handbuch beschrieben die Mahnungen auf der AS/400.

3. Am PC starten Sie das Programm Word für Windows. Aus dem Menü „Desktop“ wählen Sie den Menüpunkt „Mahnung durchführen“. Schliessen und speichern Sie zuvor jedoch Ihre Vorlagendokumente, falls Sie diese gerade bearbeitet haben!

Melden Sie sich nun auf der AS/400 an Und wählen Sie die entsprechende Firma aus

4. Die Mahnungen werden nun auf Ihren PC übernommen. Falls Sie die Option „Mahnung nach Erstellung sofort drucken“ gewählt haben, werden die Mahnungen sofort gedruckt, ansonsten können Sie die Mahnungen zu einem späteren Zeitpunkt drucken.

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1.6.2

Mahnungen auswählen

Sollten Sie Mahnungen nachträglich ausdrucken wollen, oder haben Sie die Option „Mahnung nach Erstellung sofort drucken“ nicht gewählt, können Sie mit Hilfe des Menüpunktes „Mahnungen auswählen“ des Menüs „Desktop“ die Mahnungen gesamt oder selektiv ausdrucken.

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Drucker Anzeige des zur Zeit aktuellen Druckers

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Aktuelles Verzeichnis der Mahnungen Gesamter Pfad der Mahnungen

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Knopf 'Alle' und 'Bisher nicht gedruckte' Auswahl, welche Mahnungen angezeigt werden sollen: Alle, unabhängig davon, ob sie bereits einmal gedruckt wurden, oder nicht; oder nur diese Mahnungen, die noch nicht gedruckt wurden Eine Vorschau auf die ‚bisher noch nicht gedruckten Mahnungen‘ kann etwas länger dauern, da jedes einzelne Dokument im aktuellen Mahnverzeichnis geöffnet werden muss, um den ‚schon gedruckt‘ - Eintrag zu kontrollieren.

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Mahnungen Es werden alle Mahnungen dieses Mahnlaufes (abhängig von der Stellung des Knopfes Alle und Bisher nicht gedruckte) mit dem Namen Mahnung_Kundennr_Mahndatum.DOC angezeigt.

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Auswahlschaltflächen > = Die selektierte Mahnung wird in das Feld 'Ausgewählte Mahnungen' verschoben >> = Alle angezeigten Mahnungen werden in das Feld 'Ausgewählte Mahnungen' verschoben

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