PROCEDIMIENTO REF. : PO-08-02 Rev. Nº 01

Auditorías Internas

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INDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. MODO OPERATIVO 6. ARCHIVO 7. REFERENCIAS 8. ANEXOS

REALIZADO POR : Cargo Nombre Fecha

Comité de la Calidad Carlos González Andrade 2016

REVISADO POR : Cargo Representante Gerencia Nombre Orlando Torres Sandoval Fecha 2016

APROBADO POR : Cargo Gerente General Nombre Jorge Anibal Moya D. Fecha 2016

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1.

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OBJETIVO El objetivo de este Procedimiento es definir un Sistema de Auditorías Internas en Ag. Ad. Jorge Anibal Moya y Cía Ltda. Para garantizar que: • • • • 2.

El Sistema de Gestión de la Calidad está totalmente implantado. El Sistema de Gestión de la Calidad es adecuado y eficaz. Se detecten las posibles desviaciones al Sistema de Gestión de la Calidad. Se corrijan estas desviaciones. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las Auditorías Internas que se realizan en Ag. Ad. Anibal Moya y Cía. Ltda. , cualquiera sea el motivo para efectuarlas. 3.

RESPONSABILIDADES. El Gerente General es responsable de: • • •

La Aprobación del Programa Anual de Auditorías (Anexo 1) Designar un auditor para auditar al área de Calidad. Revisar los resúmenes de los informes de las auditorías y, si procede, aprobar los cambios a realizar en la Política.

El Representante de Gerencia es responsable de: •

• • • • •

La Preparación del Programa Anual de auditorías. La planificación de todas las auditorías, excepto la de su área. El apoyo a las Áreas que se encuentren con No Conformidades durante las auditorías. Verificar la implantación de las soluciones y/o acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría. Archivo y envío de los resúmenes de Auditorías internas La comprobación final a las soluciones a no conformidades, planteadas por los diferentes Jefes de Áreas, en el informe respectivo

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• •

•

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Archivo y envío del informe respectivo de las No Conformidades detectadas en su área, al Gerente General. Verificar la efectividad de las soluciones y/o acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría. Seleccionar a los integrantes del equipo de auditores internos entre el personal de la Empresa, personal que debe tener el entrenamiento básico necesario.

El Auditor Jefe es responsable de: • • • •

Dirigir las tareas de planificación y preparación de la auditoría. Representar al grupo auditor frente a los Jefes de las Áreas auditadas. Presentar el informe de auditoría, al auditado y al Representante de Gerencia. Dirigir y coordinar todo el proceso de terreno de la auditoría asignada.

Los Auditores son responsables de: • • •

• • •

Clarificar a los auditados el motivo y circunstancias de la auditoría, al momento de efectuarla. Anotar todas las observaciones relevantes “evidencias objetivas” recogidas en el área auditada, manteniendo identificados los documentos que las respalden. Colaborar con el auditor Jefe en todo lo necesario para asegurar el éxito de la auditoría e informarle de las observaciones. Ejecutar las tareas de planificación y preparación de la auditoría. Mantenerse dentro del alcance de la auditoría. Ejercer objetivamente y en forma ética.

Los Jefes de Áreas auditadas son responsables de: • • • •

•

Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la realización de la auditoría. Facilitar el acceso a las instalaciones de su área y documentos relevantes para la auditoría. Cooperar con los auditores para asegurar el éxito de la auditoría. Hacer saber inmediatamente al auditor Jefe posibles objeciones al Programa de auditoría. Establecer y ejecutar las soluciones y/o acciones correctivas necesarias para corregir o solucionar las no conformidades y/o desviaciones.

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•

4.

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Aplicar las soluciones y/o iniciar las acciones Correctivas necesarias para corregir la causa de la no-conformidad

DEFINICIONES Auditoría: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relativos al sistema de gestión cumplen con las disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se han aplicado efectivamente y son adecuadas para lograr los objetivos. Auditor: Persona que tiene la calificación para realizar Auditorías. Auditor Jefe: Auditor designado para dirigir una Auditoría. Auditado: Área o persona que es auditada. No-conformidad: El no cumplimiento de requisitos especificados. La definición se aplica a una o más características de calidad o elementos del sistema de gestión respecto a requisitos especificados. Observación: Establecimiento del hecho efectuado durante una Auditoría y substanciado mediante evidencia objetiva. Evidencia objetiva: información cualitativa o cuantitativa, registros o disposiciones de hechos pertinentes a la calidad de un ítem o servicio o a la existencia e implementación de un elemento del sistema de gestión, que se basa en observaciones, mediciones o ensayos y que pueden verificarse. Hallazgos de la Auditoría: Resultados obtenidos al evaluar la evidencia de auditoría comparada con el criterio de auditoría acordado. Nota: Los hallazgos de la auditoría constituyen la base para el informe de auditoría. Oportunidad de Mejora: Observaciones de la auditoría que, sin constituir una No Conformidad, permiten señalar o recomendar aspectos susceptibles de mejoramiento, para asegurar la adecuada conformidad con los principios y compromisos de la Política.

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Acción Correctiva: Medida a implementar para eliminar las causas que generen una No Conformidad y evitar su repetición. Acción Preventiva: Medida destinada a evitar la repetición o la aparición de una No Conformidad futura. 5.

MODO OPERATIVO

5.1

PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS Las auditorías internas se desarrollan siguiendo las indicaciones preestablecidas en el presente documento, y la programación periódica de las auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad, se hace por medio del Programa Anual de Auditorías. (Anexo Nº 1) El Representante de Gerencia con el apoyo del Equipo de Auditores Internos, cada mes de Octubre se reunen para efectuar la planificación del Programa Anual de Auditorías para el año entrante. El Sistema de gestión de la calidad es auditado completamente como mínimo una vez al año, ya sea interna o externamente. Además se pueden realizar auditorías extraordinarias en las áreas o procesos específicos en los casos que el Gerente General y/o el Comité de la Calidad lo determinen. Este se dará a conocer mediante una Notificación de Auditoría (Anexo Nº 2) al área respectiva. Para realizar la programación de las auditorías se deben considerar ciertos criterios como son: • • • • • • •

Resultados de auditorías anteriores Procedimientos de trabajo Instructivos de trabajo Registros Política de la Calidad Indicadores de Monitoreo Aspectos legales

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5.2

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COMUNICACIÓN A LOS AUDITADOS Con una antelación deseable de una semana, el auditor Jefe, encargado de la auditoría, debe enviar una Notificación de Auditoría (Anexo Nº 2) para informar la realización de la auditoría, de la realización de la actividad, su propósito y alcances. En la medida de lo posible, ambas partes deben acordar la fecha exacta de su realización.

5.3

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA La planificación de la auditoría interna es efectuada por el equipo de auditores dirigidos por el auditor Jefe, estudiando la documentación que se aplican en el área que se audita y generando cada auditor una Lista de Verificación (Anexo Nº 3) que le permitirá efectuar la auditoría con eficiencia y rapidez. El plan de auditoría debe contemplar el objetivo, alcance, áreas a ser auditadas, equipo auditor, documento de referencia, plan de auditoría. Esta planificación debe ser comunicada al o las áreas que serán auditadas.

5.4

5.5

ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN •

Una semana antes, como mínimo, de la fecha acordada para la auditoría, el área auditada entrega la documentación del sistema de gestión de la calidad del área al equipo auditor.

•

En caso de existir, el equipo auditor también estudia informes de auditorías anteriores y/o Reporte de no conformidades, con el fin de abarcar toda la documentación inherente al sistema.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA •

La actividad de terreno se inicia con una reunión de apertura donde el Representante de Gerencia realiza una presentación al equipo auditor, incluyendo diagramas de flujo, descripción del proceso, sus instalaciones, los servicios de apoyo.

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5.6

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•

La ejecución de la auditoría interna consiste en entrevistas del equipo auditor con los integrantes de cada área auditada, en donde los auditores deben detectar las no conformidades en el sistema de gestión de la calidad, haciendo preguntas, solicitando evidencias y observaciones de acuerdo a su criterio, es decir, desviaciones respecto al cumplimiento de los requisitos aplicables. Estas no conformidades deben registrarse y documentarse adecuadamente en la Lista de Verificación, pues son la materia prima para la indicación de no conformidades que se redactará posteriormente.

•

Los auditores pueden utilizar las preguntas contenidas en la Lista de Verificación preparada previamente para la auditoría (únicamente aquellas preguntas que son aplicables). También pueden utilizarse otros medios de entrevistas si el auditor Jefe así lo decide.

INFORME DE AUDITORÍA •

•

La revisión de hallazgos requiere que el equipo auditor se reúna, luego de la verificación de terreno, para homologar los criterios con los cuales calificar y evaluar los hallazgos detectados y, finalmente, validarlos. Los hallazgos pueden dar lugar a no conformidades y observaciones. El Auditor Jefe es responsable de generar un informe final resumen de la auditoría con todos los antecedentes relevantes de ellas. Con el fin de tener una claridad de las no conformidades detectadas de las auditorías.

•

La reunión de cierre considera la entrega preliminar de los resultados de la auditoría por parte del auditor jefe junto con el equipo auditor. En esta instancia, se podrán entregar antecedentes adicionales al equipo auditor, que pueden modificar la calificación y evaluación de los hallazgos.

•

El Representante de Gerencia presenta el informe final al comité de la calidad para que éste se informe y si es necesario, solicite a los responsables de las áreas auditadas, aclaración de los planes de acción necesarios para corregir las desviaciones que la auditoría puso de manifiesto.

•

El Jefe de Área debe establecer las acciones correctivas y preventivas a tomar, en un plazo no mayor de una semana según Procedimiento Operativo de “No

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Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas” (PO-08-01), para su posterior seguimiento. •

La distribución de este informe es la siguiente: • • •

5.7

5.8

El original para el Representante de Gerencia. Copia para el Jefe del Área auditada. Copia para el Gerente General

SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS •

Una vez que se ha cumplido la fecha en que el auditado ha indicado que las acciones tomadas están implantadas, el Auditor Jefe o la persona que él designe procede a comprobar el efecto de la acción tomada para cada no conformidad y evalúa los resultados de las acciones correctivas aplicadas. En caso de ser satisfactorias, procede al cierre de la no conformidad, de lo contrario acuerda con el auditado nuevas acciones correctivas y/o plazos.

•

La auditoría interna se considera cerrada cuando todas y cada una de las no conformidades se han superado satisfactoriamente.

•

El expediente completo de la auditoría interna (incluyendo Notificación de Auditoría, informe de

auditoría interna y acciones correctivas) es archivado por el Representante de Gerencia.

PROCESO DE INCENTIVOS Y RECONOCIMIENTO Cada vez que se evidencia una buena iniciativa o un buen desempeño se procederá a entregar un reconocimiento escrito, para fomentar el mejoramiento continuo en la empresa.

5.9

COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES La competencia esta basada en dos aspectos importantes, aspectos conductuales (ético, discreto, observador, diplomático, perceptivo, mentalidad abierta, versátil, tenaz, decidido, seguro de si mismo) y, los conocimientos y habilidades (técnicas de auditoría, planificación, recopilar información, confirmar evidencias, utilizar la

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documentación, normas de gestión, etc), adquiridos mediante la educación, experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorías. 5.9.1

Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencias en auditorías •

• • • 5.9.2

Haber realizado el curso de auditor interno con 16 horas de formación de auditoría. Llevar 1 año trabajando en la empresa Conocer de los procesos internos de la organización Ser aprobado por el Gerente General

Mantenimiento y mejora de la competencia Los auditores deben mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorías de sistemas de gestión de la calidad.

5.9.3

Evaluación del auditor Se evalúa: • • • •

6.

Las competencias conductuales. Los conocimientos y habilidades respecto al sistema de gestión de la calidad. Los criterios y el método de evaluación utilizados. La realización y participación en auditorías. ARCHIVO Los registros:

“Programa Anual de Auditorías”, “Notificación de Auditoría”, “Lista de Verificación” e “Informe de Auditoría” generados por el cumplimento de este procedimiento son guardados por el Representante de Gerencia en archivadores habilitados (Web) para tales efectos, en su oficina por período de 3 años.

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7. .

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REFERENCIA •

• 8.

Auditorías Internas

Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad Capítulo 8 Procedimiento Operativo “No Conformidades, Acción Correctiva y Preventiva (PO-08-01)

ANEXOS • • • •

Anexo 1: Programa Anual de Auditorías. Anexo 2: Notificación de Auditoría Anexo 3: Lista de Verificación Anexo 4: Informe de Auditoría

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ANEXO 1 Programa Anual de Auditoría RG-CA-12

Programa Anual de Auditoría

Rev. 00

PERIODO : Nº

Proceso

Objetivo

Fecha:......./......./........

Alcance

Fecha

Capítulos Norma ISO

Gerente General

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ANEXO 2 Notificación de Auditoría RG-CA-13

Notificación de Auditoría

Rev. 00

AUDITORÍA Nº:

FECHA PREVISTA:

AREA:

HORA:

DURACIÓN :

AUDITOR RESPONSABLE: AUDITOR ACOMPAÑANTE: OBJETIVO DOCUMENTACION INVOLUCRADA

VERIFICACION ACCIONES CORRECTIVAS:

SI

VERIFICACION DE OBSERVACIONES:

SI

………………………………… AUDITOR / Gte. CALIDAD

NO

Nº……………

NO

………/…………/………. FECHA

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ANEXO 3 Lista de Verificación RG-CA-14

Lista de Verificación

Rev. 00

AUDITORÍA N0 :

FECHA :

SECTOR :

............/............./..............

AREAS :

ENTREVISTADOS :

Pregunta

AUDITOR RESPONSABLE :

SI

NO

Observaciones

................................................... FIRM

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ANEXO Nº 4 Informe de Auditoría RG-CA-15

Informe de Auditoría

Rev. 00

AUDITORÍA N0:

FECHA:

PROCESO : AAU AUDITOR RESPONSABLE: AUDITOR ACOMPAÑANTE : ENTREVISTADOS :

RESULTADO OBSERVACIONES DESVIOS RECOMENDACIONES

....................................... AUDITOR

....................................................

Rpble. Area Auditada

ACCION CORRECTIVA

SI

ACCION PREVENTIVA

SI

NO NO

No : No : FECHA : ........./........./.........