Overtime Vs. Comp Time

4/25/2016 Overtime Vs. Comp Time May 5, 2016 Connie Wallace, CPA Florence City Schools (256) 768‐3036 [email protected] School Systems Minim...
Author: Allison Bates
4 downloads 0 Views 169KB Size
4/25/2016

Overtime Vs. Comp Time May 5, 2016

Connie Wallace, CPA Florence City Schools (256) 768‐3036 [email protected]

School Systems Minimum Wage Policies • Most school systems have the same basic policy for minimum wage  and overtime. • We all try and adhere to the Fair Labor Standards Act (FLSA) which  states that the Board will pay required minimum hourly wages and  overtime to all employees who are not exempt employees under  FLSA.  • In most school systems the regular work week begins on Sunday and  ends on Saturday night. • All employees who work over forty (40) hours in a work week have to  be paid overtime.

School Policies (continued) • All employees should accurately report time (this is why it is so  important to have some type of time clock or computerized method  of keeping up with employee time). • Non‐exempt employees are not authorized to work more than forty  (40) hours in a work week without specific directive or authorization  by the Superintendent, the employee’s supervisor, or the school  principal.

1

4/25/2016

History – Minimum Wage Rate • The first minimum wage was set in 1938 at a rate of $.25 an hour • It increased in 1963 to $1.25 • It increased in 1974 to $2.00 • It Increased in 1990 to $3.80 • It increased in 2007 to $5.85 • And increased in 2009 and remains at $7.25 • There is ongoing discussion in Congress to increase the rate again…..

Fair Labor Standards Act:  OVERTIME The federal overtime provisions are contained in the Fair Labor  Standards Act (FLSA). Unless exempt, employees covered by the Act  must receive: • Overtime pay for hours worked over 40 in a workweek at a rate not  less than time and one‐half their regular rates of pay  • There is no limit in the Act on the number of hours employees aged  16 and older may work in any workweek.  • The Act does not require overtime pay for work on Saturdays,  Sundays, holidays, or regular days of rest, unless overtime is worked  on such days.

FLSA Overtime(Continued) • The Act applies on a workweek basis. An employee's workweek is a  fixed and regularly recurring period of 168 hours — seven consecutive  24‐hour periods. It need not coincide with the calendar week, but  may begin on any day and at any hour of the day.  • Different workweeks may be established for different employees or  groups of employees.  • Averaging of hours over two or more weeks is not permitted.  • Normally, overtime pay earned in a particular workweek must be paid  on the regular pay day for the pay period in which the wages were  earned.

2

4/25/2016

Compensatory Time for Overtime The compensatory policy in most School Board’s is as follows: • An agreement must be in place between the employee and the Board • Any overtime may be paid in the form of compensatory time • Compensatory time is still paid at the rate, times one and a half, just  like overtime • Most systems limit an employee to no more than one hundred  twenty hours (120) of compensatory time • The Board reserves the right to require an employee to use  compensatory time 

Categories of employees who generally earn overtime:

• Custodians • Maintenance workers • Any employee group who are schedule for a forty (40) hour week 

Compensatory Time for time worked over an  employees regularly schedule hours – less than 40 Categories of individuals who earn this type compensatory time • Child Nutrition Workers • Instructional Aides • Clerical Staff • Secretaries • Other support staff who work less than a forty (40) hour work week

3

4/25/2016

Procedures for calculating comp time: • Start with the time worked for the employees for a work week • If the employee was paid as a 37.5 hour employee and the employee  worked 39 hours, they have earned 1.5 hours of comp time for the work  week • In Florence, we have built in data and professional development days and if  a support worker has comp time, they are required to take it on these days  since we do not have students in the schools on these days If a 40 hour employee works 41 hours, then they have 1.5 hours of comp  time and they are asked to take it as soon as possible We ask that all of our employees take the compensatory time ASAP but no  later than the next scheduled data/PD day

Retirement System – Overtime Pay Limit

4

4/25/2016

Hopefully this presentation has answered some of your questions or it  may have raised more questions.   Feel free to contact me at (256) 768‐3036 or [email protected] if I can ever be of any assistance to you. Connie Wallace

5