Outlook 2010 Web Access

   Outlook 2010 ‐ Web Access       Getting Started  Outlook 2010 Web Access allows you to access your ESC-20 e-mail wherever you have internet acce...
Author: Brandon Flynn
4 downloads 0 Views 585KB Size
 

 Outlook 2010 ‐ Web Access      

Getting Started  Outlook 2010 Web Access allows you to access your ESC-20 e-mail wherever you have internet access. You can use the following URL to access your e‐mail: http://mail.esc20.net

 

   

E‐Mail: Click on a message to view it. Allows  you to drag and drop your email into folders.

Search Field: Allows you to search for  E‐mail messages.

Options: Provides  access your account  settings, rules and  junk mail settings. 

Navigation Pane:  Organizes your  email by folders.  Right click a folder  to create a new  subfolder. 

Section Buttons:   Provide quick  navigation  between the  various sections  of Outlook. 

Message Pane:  Displays the  highlighted E‐mail  message. 

   

Options   The Options button gives you access to many of the features that are found in the  Backstage area or the Outlook client. You can manage rules for your mail, out of office  replies and add or edit your signature file.  

   

 

1

Working with E‐Mail Messages  Creating an E‐mail  1. 2.

3. 4.

From the Email Section, click on the  New button.   Enter the recipient’s E‐ mail address or  navigate to it in your  address book by  clicking on the To… button.  Separate multiple names with  semicolons.  To attach a file to the E‐ mail, click on the Attach  File button.  

       

Creating a Signature  Creating a personalized signature can save lots of time. Follow the instructions below to create your own signature.  1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Click on the Options button.   Click on Settings on the left side of the screen.   Click on the E‐mail tab.   Type your signature information in the text box. Use the  toolbars to customize your signature file.  Check “Automatically include my signature on message I  send,” if you would like your signature automatically added  to your messages.  Click on the Save button at the bottom  of the screen when finished.   Click on the My Mail button to return to  your inbox.  

     

 

2

Introducing the Conversation View  Conversation view groups e‐mails based on the subject line. This new feature allows you to avoid jumping back and forth  between messages in a series.    

Click the arrow to expand or  collapse a conversation group. 

Unread messages will be bold.

Click Collapse All or Expand All to expand  or collapse the messages in a conversation. 

 

 

     

  Click on the arrow to expand  or collapse the message. 

Messages will display your  last action.

 

3

Click on the expand icon to open  the message in a new window. 

Ignoring Conversations   You can ignore conversations that either do not pertain to you or no longer have relevance. Be  careful as the ignore function deletes all messages in the conversation as well as future  messages in the conversation.  1. 2.

Right‐click on the conversation you would like to ignore.  Select Ignore Conversation from the menu that opens. 

  3.

A warning message will display letting you know that this conversation will be deleted, along with any future messages    that are part of the conversation. Click the OK button to continue. 

4

Organize Your E‐Mail  Creating Categories and Flagging Messages  Right‐click to set a category for your message.

To flag an e‐mail message:   1. 2.

Right‐click on the flag to the  right of the e‐mail message.  Select the desired flag setting  from the menu that opens. 

Right‐click  to flag the  message. 

To set a category for you message:  1. 2.

Right‐click on the category indicator to the right of the message.  Select the desired category from the menu that opens. Select Manage Categories to edit or add categories.   

Note: You can also add categories and flags to messages from the message window.   

Creating a Folder  1. 2. 3.

Right‐click on the e‐mail folder where you want to create the new  folder.   Select Create New Folder… from the menu that opens.  Type the name for your folder and hit the Enter key on your  keyboard. 

         

Moving E‐mail to a Folder  1.

1. 2.

 

Click on the e‐mail message you would like to move and drag it to the desired folder.     OR    Click on the e‐mail message.   Click on the Move drop‐down and select the appropriate destination folder or  action.    

5

Creating and Applying Rules to E‐Mail  Rules allow you to automatically move message to a specific folder when received or to provide a response when you are out of  the office.   

Inbox Rules  1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Click on the Options button.   Select Organize E‐mail on the left side of the screen.  Click on the Inbox Rules tab.  Click on the New button.   Select the “When the message arrives, and:” categroy  that best suits your rule (i.e. messages from a certain  user or with a certain subject).  Select the “Do the following:” action you would like  the rule to perform (i.e. move to a specific folder).  Click the Save button. 

       

Automatic Reply  1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Click on the Options button.   Select Organize E‐mail on the left  side of the screen.  Click on the Automatic Replies  tab.  Select “Send automatic replies.”  Specify a reply period if desired.  Type a reply for all ESC-20 Senders  in the first test box.  Select which external senders  should receive your reply.  Type (or cut and paste) your reply  for all non‐ESC-20 senders in the   second text box.  Click the Save button. 

   

 

6

Manage Your Tasks  Creating a Task  1. 2. 3. 4.

Click on the Tasks section button.   Click on the New button.  Enter all of the task information in the window that opens.  Click on the Save and Close button.  

                       

 

7

Working with Calendars      Open a shared calendar or  share one of your own. 

 

Select a calendar view.

Right‐click to  manage your  calendars. 

Reschedule an  appointment by  dragging it to  free calendar  space. 

Double‐click  free space to  open a new  appointment  window. 

     

Sharing a Calendar   1. 2. 3. 4.

5.

Click on the Calendar section button.   Click on the Share button.  From the drop‐down menu, select the calendar  you would like to share.  In the Sharing Invitation window that opens,  enter the email address of the recipient, sharing  options and a message if necessary.  Click on the Send button. 

   

 

8

Creating an Appointment  1. 2. 3. 4.

5.

Click on the Calendar section button.   Click on the New button.  Enter all of the appointment  information in the window that opens.  To invite others to your  meeting, click on the  Invite Attendees button.   Click on the Save and Close button (or  Send if you have invited others).  

     

  Scheduling Assistant  The Scheduling Assistant is similar to the Busy Search function in GroupWise. It allows you to see open timeslots on your  colleagues‘schedules.  1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

8. 9.

Click on the Calendar section button.   Click on the New button.  Enter all of the appointment  information in the window that opens.  Invite others to your  meeting by clicking on the  Invite Attendees button.  Enter the e‐mail addresses of the  attendees in the To… field.    Click on the Scheduling Assistant tab.  Click on an open time slot (the column  will appear open next to each  attendee’s name). If no open slot  appears on that day, use the calendar  on the right to choose another day.   Click on the Appointment tab to return to the appointment.  Click the Send button to send your appointment. 

 

9