OneDrive for Business

Inhalt 1. Einleitung ......................................................................................... 4 2.

Kurzanleitungskarte ......................................................................... 5

3.

Arbeiten mit OneDrive for Business ................................................. 6 3.1

Was ist OneDrive for Business? ................................................ 6

3.2

Erste Schritte............................................................................. 8

3.3

Dateiverwaltung im Windows-Explorer .................................... 12

Neues Dokument erstellen ............................................................. 12 Existierende Datei hochladen......................................................... 13 Mehrere Dateien hinzufügen .......................................................... 13 Neuen Ordner erstellen .................................................................. 14 Dateien löschen ............................................................................. 15 Dateien suchen .............................................................................. 15 3.4

Dateien online über Webbrowser verwalten ............................ 16

Neues Dokument erstellen ............................................................. 17 Existierende Datei hochladen......................................................... 19 Mehrere Dateien hinzufügen .......................................................... 20 Neuen Ordner erstellen .................................................................. 21 Dateien von OneDrive for Business löschen .................................. 22 Gelöschte Dateien wiederherstellen ............................................... 23 Dokumentversionen verwalten ....................................................... 24 Dateien suchen .............................................................................. 26 3.5 Dateien synchronisieren und lokalen Synchronisierungsordner einrichten ........................................................................................... 28 3.6

Dateien teilen .......................................................................... 30

Teilen innerhalb der Organisation .................................................. 30 Freigabe für ein Dokument überprüfen ........................................... 33 Freigaben aufheben ....................................................................... 34 4.

Zusätzliche Lernmaterialien ........................................................... 36 4.1

Häufig gestellte Fragen ........................................................... 36 2

4.2

Technische Unterstützung ....................................................... 36

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1. Einleitung OneDrive for Business ist ein Datei-Hosting-Dienst, mit dem Sie Dateien in einen Online-Speicher hochladen und synchronisieren und dann entweder lokal oder von einem Mobilgerät via Webbrowser darauf zugreifen können. Die gespeicherten Dateien sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können sie jedoch bei Bedarf für andere Benutzer freigeben (teilen). Die Dateien sind jederzeit und überall verfügbar, online wie offline. Der Zugriff ist jedoch nur über Geräte möglich, die Eigentum der BASF sind. Dieses E-Book hilft Ihnen, sich mit den Einsatzmöglichkeiten von OneDrive for Business bei BASF vertraut zu machen. Erfahren Sie mehr über den Anmeldevorgang, die Einrichtung und das Verwalten von Dateien online und offline und lernen Sie, wie Sie Dateien mit Ihren Kollegen teilen können.

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2. Kurzanleitungskarte

OneDrive - BASF Einfacher Zugriff: Eine direkte Verknüpfung zu OneDrive wird automatisch zu Ihren Favoriten hinzugefügt.

ORDNER Standardmäßig wird ein Ordner "Shared with Everyone" [Für jeden freigegeben] erstellt. Weitere Ordner können Sie nach Belieben hinzufügen. Das grüne Häkchen zeigt an, dass die Dateien in dem jeweiligen Ordner synchronisiert sind und erfolgreich in den Cloud-Speicher hochgeladen wurden.

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3. Arbeiten mit OneDrive for Business 3.1 Was ist OneDrive for Business? OneDrive for Business ist eine Plattform, auf der Benutzer ihre Arbeitsdateien speichern, synchronisieren und teilen können. Es ist Bestandteil des Office 365. Mit OneDrive for Business können Sie Dateien ortsunabhängig bearbeiten und teilen oder mit anderen zusammen gleichzeitig an Office-Dokumenten arbeiten. Derzeit erhält jeder Office 365-Nutzer 1 TB (Terabyte) Speicherplatz für die Nutzung von OneDrive for Business in der Cloud. Sämtliche Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert werden, sind privat – es sei denn, Sie möchten sie teilen. Das ist denkbar einfach: Um eine Datei für alle Kollegen verfügbar zu machen, legen Sie sie im Ordner "Shared with Everyone" [Für jeden freigegeben] ab. Es ist auch möglich, Dateien nur für bestimmte Mitarbeiter freizugeben. Das erleichtert die Teamarbeit. OneDrive for Business wird die „MyBASFData“-Offline-Ordner ablösen, die im Zuge von GPSIII eingeführt wurden. Alle in OneDrive for Business gespeicherten Daten werden automatisch in der Cloud gesichert. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber rein lokaler Speicherung (z. B. im Ordner „Eigene Dokumente“). Darüber hinaus bietet OneDrive for Business eine sinnvolle Ergänzung zur E-Mail: Da die Größe von E-Mail-Anlagen begrenzt ist, lassen sich große Dateien besser über OneDrive teilen. Weitere Informationen zu Dateitypen, die in OneDrive for Business gespeichert werden sollten, finden Sie unter dem folgenden Link: http://www.information-services-and-supply-chain-operations.basf.net/itis/gs/en/content/solutions/it-security/encryption/flyer/overview

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Wichtig: Bitte beachten Sie, dass OneDrive for Business nicht derselbe Dienst ist wie OneDrive, das nur dem persönlichen Gebrauch dient. Weiterhin unterscheidet sich OneDrive for Business auch von Ihrer Teamwebsite, die vor allem dem Speichern von team- und projektbezogenen Dokumenten dient.

Tipp: Wenn Sie eine E-Mail mit Outlook Web App versenden, können Sie statt einer Anlage einen Link zu einer in OneDrive for Business gespeicherten Datei anfügen.

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3.2 Erste Schritte Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie OneDrive for Business vor der ersten Benutzung einrichten. Denken Sie daran, sich als Erstes mit der Smartcard an Ihrem Computer anzumelden. 1. Öffnen Sie den Internet Explorer und gehen Sie zu https://login.microsoftonline.com. 2. Geben Sie Ihre BASF-EMail-Adresse ein und drücken Sie die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur.

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3. Dadurch werden Sie automatisch zur nächsten Seite weitergeleitet. Klicken Sie nun auf das OneDriveSymbol.

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4. Durch Klicken auf das OneDriveSymbol erreichen Sie die Seite "Welcome to OneDrive for Business" [Willkommen bei OneDrive for Business]. Klicken Sie hier die Schaltfläche "Next" [Weiter].

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5. Sie werden weitergeleitet zur Seite "Securely store and share files" [Dateien sicher speichern und freigeben]. Wählen Sie "Your OneDrive is ready" [Ihr OneDrive ist bereit], um fortzufahren.

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6. Ein Popupfenster erscheint mit der Nachricht: "Get the most out of SharePoint" [Optimieren Sie SharePoint]. Drücken Sie die Schaltfläche "No Thanks" [Nein danke].

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7. Die dargestellte Seite erscheint. Klicken Sie auf "sync" [Synchronisieren], um Ihre lokalen Dateien zu synchronisieren.

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8. Ein neues Popupfenster erscheint mit der Nachricht "Sync this library to your 8 device for easy access" [Synchronisieren Sie diese Bibliothek mit Ihrem Gerät, um einfachen Zugriff zu erhalten]. Klicken Sie auf "Sync now" [Jetzt synchronisieren], um den Vorgang zu starten. 9. Ein neues Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche "Sync Now" [Jetzt synchronisieren]. Falls Sie den 9 Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie stattdessen die Schaltfläche "Cancel" [Abbrechen].

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10. Der nächste Bildschirm zeigt Informationen zur Synchronisierung und den Pfad des lokalen Ordners an, der synchronisiert wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Show my files…" [Meine Dateien anzeigen…], um darauf zuzugreifen. 11. Sie werden dann zum Ordner OneDrive – BASF weitergeleitet, wo Ihre Dateien gespeichert sind.

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Damit sind Sie bereit für die Arbeit mit OneDrive for Business.

Wichtig: Den Link zu OneDrive finden Sie nun im linken Teil des Windows-Explorers in der Favoritenliste, wie oben gezeigt. Außerdem ist der Link jederzeit über das Menü Ausgeblendete Symbole einblenden rechts unten in Ihrem Bildschirm zugänglich. Wichtig: Webzugriff auf OneDrive for Business ist wegen der zweistufigen Authentifizierung über Smartcard nur mit Geräten möglich, die BASF-Eigentum sind.

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3.3 Dateiverwaltung im Windows-Explorer Dieses Kapitel gibt Anleitungen zum Hochladen existierender und Erstellen neuer Dateien in OneDrive for Business mit dem WindowsExplorer (offline), ebenso wie zum Löschen von Dateien. Das Erstellen, Hinzufügen und Löschen von Dateien, die sich im Ordner OneDrive – BASF befinden, unterscheidet sich nicht von der Dateiverwaltung in Ihren sonstigen Ordnern.

Neues Dokument erstellen 1. Um den Vorgang zu starten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle und wählen Sie die Option "New" [Neu].

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1 2. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat für die neue Datei (z. B. Word-Dokument, Excel-Arbeitsblatt oder PowerPoint-Präsentation) aus der Liste aus.

3. Das neue Dokument wird erstellt. Geben Sie ihm einen passenden Namen. Die grüne Häkchenmarkierung zeigt an, dass die Datei automatisch hochgeladen wurde.

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Existierende Datei hochladen 1. Öffnen Sie den Ordner – z. B. Eigene Bilder –, der die Datei enthält, die Sie in den Ordner OneDrive – BASF hochladen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie die Option "Copy" [Kopieren] (alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg + C verwenden).

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2. Navigieren Sie im Windows-Explorer zu OneDrive. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige leere Stelle im Windows-Explorer und wählen Sie die Option "Paste" [Einfügen] (oder drücken Sie einfach Strg + V). Die Datei wird in den Ordner OneDrive – BASF kopiert und ist damit automatisch online verfügbar.

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Mehrere Dateien hinzufügen 1. Öffnen Sie den Ordner, der die Dateien enthält, die Sie in den Ordner OneDrive – BASF hochladen möchten. Wählen Sie die gewünschten Dateien aus, indem Sie die Taste Strg gedrückt halten und gleichzeitig mit der Maus auf die Dateien klicken. Öffnen Sie dann durch Rechtsklick die Dropdownliste und wählen Sie "Copy" [Kopieren], oder drücken Sie die Tasten Strg + C. 13

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2. Navigieren Sie im Windows-Explorer zu OneDrive. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige leere Stelle im Windows-Explorer und wählen Sie die Option "Paste" [Einfügen] (oder die Tastenkombination Strg + V). Die Dateien werden in den Ordner OneDrive – BASF kopiert und sind damit online verfügbar.

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Neuen Ordner erstellen 1. Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Option "New folder" [Neuer Ordner] am oberen Rand des Explorer-Fensters. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle im Explorer-Fenster klicken, in der Dropdownliste die Option "New" [Neu] und anschließend "Folder" [Ordner] auswählen. 2. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Die grüne Häkchenmarkierung zeigt an, dass der Ordner automatisch hochgeladen wurde und online verfügbar ist.

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Dateien löschen 1. Klicken Sie im OneDrive – BASF-Ordner mit der rechten Maustaste auf die Datei(en), die Sie löschen möchten. Wählen Sie anschließend in der Dropdownliste "Delete" [Löschen]. 1

2. Das Dialogfeld "Delete File" [Datei löschen] wird angezeigt. Bestätigen Sie 2 den Löschvorgang durch Klick auf "Yes" [Ja]. Die Datei wird aus dem OneDrive – BASF-Ordner entfernt. Dateien suchen 1. Die Standard-Suchfunktion des 1 Windows-Explorers ist auch zum Auffinden von Dateien im OneDrive – BASF-Ordner einsetzbar. Geben Sie dazu im Suchfeld rechts oben im Explorer-Fenster den gewünschten Suchbegriff ein (z. B. test). 2. Alle Dateien im Ordner, deren Dateiname oder Inhalt den Suchbegriff enthält, werden angezeigt. 15

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3.4 Dateien online über Webbrowser verwalten Dieses Kapitel gibt Anleitungen zum Hochladen existierender und Erstellen neuer Dateien in OneDrive for Business, ebenso wie zum Löschen von Dateien, online über Ihren Browser. Zur Online-Verwaltung Ihrer Dateien müssen Sie die OneDrive for Business-Website (SharePoint) öffnen. Sie ist über den OneDrive for Business-Ordner zugänglich. Folgen Sie einfach den untenstehenden Anweisungen. 1. Navigieren Sie im Windows-Explorer zum Ordner OneDrive – BASF. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie die Option OneDrive for Business und anschließend "Go to browser" [Gehe zum Browser].

2. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse bei Office 365 an und drücken Sie die Tabulatortaste.

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3. Sie werden nun zur OneDrive for BusinessWebsite weitergeleitet.

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Neues Dokument erstellen 1. Um ein Dokument 1 direkt auf der OneDrive for Business-Website zu erstellen, klicken Sie einfach das Steuerelement "new" [Neu] nahe am oberen Rand Ihres Arbeitsbereichs. 2. Das Fenster "Create a new file" [Neue Datei erstellen] wird angezeigt und fordert Sie dazu auf, ein Dateiformat für die neue Datei auszuwählen. Klicken Sie auf das gewünschte Format, z. B. WordDokument.

3. Wenn Sie das Dateiformat Word-Dokument ausgewählt haben, werden Sie zu Word Online weitergeleitet, um Ihre neue Datei zu erstellen. Diese Datei wird automatisch auf OneDrive for Business gespeichert.

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Hinweis: Sie können das Dokument auch in Word 2013 bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Registerkarte "OPEN IN WORD" [In Word öffnen]. Die in Word 2013 vorgenommenen Bearbeitungen werden ebenfalls online gespeichert. 17

4. Ihr Dokument ist nun von der OneDrive for BusinessWebsite aus zugänglich. Klicken Sie einfach darauf, um es in Word Online zu öffnen. 5. Um zu OneDrive for Business zurückzugelangen, klicken Sie auf Ihren Namen am oberen Rand des Fensters. 6. Ihre Datei wird automatisch im OneDrive – BASF-Ordner gespeichert und ist damit auch offline jederzeit verfügbar.

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Existierende Datei hochladen 1. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer oder Ihrem Netzwerklaufwerk nach OneDrive for Business hochladen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte "FILES" [Dateien].

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2. Sie können Dateien auf zwei verschiedene Arten hochladen: entweder über das Symbol "Upload Document" [Dokument hochladen] oder über das Steuerelement "upload" [Hochladen] nahe dem oberen Rand Ihres Arbeitsbereichs. 3. Sobald 3 Sie eines dieser Elemente anklicken, werden Sie aufgefordert, nach den Dateien zu suchen, die Sie hochladen möchten. Drücken Sie die Schaltfläche "Browse" [Durchsuchen], um zu den gewünschten Dateien zu navigieren. 4. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Open" [Öffnen].

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5. Klicken Sie anschließend im Bestätigungsfenster auf OK. 5

6. Ihre Datei ist nun sowohl im Online-Speicher von OneDrive for Business als auch im OneDrive – BASFOrdner verfügbar.

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Mehrere Dateien hinzufügen Sie können Dateien auch ganz einfach per Drag & Drop nach OneDrive for Business hochladen. 1. Wenn Sie die OneDrive for Business-Website geöffnet haben, öffnen Sie auch den Explorer und wählen Sie darin die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Um mehrere Dateien auszuwählen, verwenden Sie die Umschalt- oder Strg-Taste. 2. Ziehen Sie die Dateien mit der Maus ins OneDrive for BusinessFenster.

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3. Ihre Dateien sind nun sowohl im Online-Speicher von OneDrive for Business als auch im OneDrive – BASFOrdner verfügbar.

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Neuen Ordner erstellen 1. Um einen neuen Ordner 1 direkt auf der OneDrive for BusinessWebsite zu erstellen, klicken Sie auf "New Folder" [Neuer Ordner] unter der Registerkarte "FILES" [Dateien].

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Dateien von OneDrive for Business löschen 1. Klicken Sie im OneDrive for Business SharePoint auf die Datei(en), die Sie entfernen möchten. Links daneben erscheint nun ein Häkchen. 2. Drücken Sie die EntfTaste auf Ihrer Tastatur.

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3. Ein Popupfenster wird angezeigt. Bestätigen Sie den Löschvorgang durch Klick auf OK. Die Dateien werden von der OneDrive for Business-Website entfernt.

Hinweis: Alle Dateien im OneDrive – BASF-Ordner und auf der OneDrive for Business-Website werden ständig und in Echtzeit miteinander synchronisiert. Wenn Sie also eine oder mehrere Dateien von einem dieser beiden Speicherorte löschen, wird sie automatisch auch von dem anderen gelöscht. Tipp: Sollten Sie zu wenig Speicherplatz zur Verfügung haben, überprüfen Sie Ihren Papierkorb. Das Löschen einer Datei von OneDrive for Business entfernt dieses Element nicht vollständig vom SharePoint; es wird nur in den Papierkorb verschoben, wo es erst nach 90 Tagen automatisch gelöscht wird. Wenn Sie also Dateien manuell aus dem Papierkorb löschen, können Sie neuen Speicherplatz gewinnen.

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Gelöschte Dateien wiederherstellen Wie oben erwähnt, werden gelöschte Dateien zunächst in den Papierkorb verschoben, wo sie noch 90 Tage verbleiben. Während dieses Zeitraums können Sie Elemente, die Sie versehentlich gelöscht haben, an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederherstellen. Durch Öffnen des Papierkorbs können Sie alle gelöschten Elemente der letzten 90 Tage anzeigen. 1. Um den Papierkorb zu öffnen, klicken Sie auf "Recycle bin" [Papierkorb] im linken Bereich des Fensters.

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2. Nun können Sie die gewünschten 2 Dateien am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen, indem Sie sie auswählen und auf "Restore Selection" [Auswahl wiederherstellen] klicken.

Tipp: Wenn Sie Dateien endgültig aus dem Papierkorb löschen möchten, um Speicherplatz zu gewinnen, wählen Sie die gewünschten Dateien aus und klicken Sie auf "Delete Selection" [Auswahl löschen]. Sie können den Papierkorb auch vollständig leeren, indem Sie auf die Schaltfläche "Empty Recycle Bin" [Papierkorb leeren] klicken.

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3. Ein Popupfenster wird angezeigt mit der Bitte um Bestätigung der Wiederherstellung. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

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4. Die Datei wird nun wiederhergestellt und ist an ihrem ursprünglichen Speicherort wieder verfügbar. 4

Dokumentversionen verwalten OneDrive for Business bietet Ihnen die Möglichkeit, ältere Versionen Ihrer Dokumente anzusehen und wiederherzustellen. Wenn Sie die Versionsverwaltung aktiviert haben, können Sie beliebige frühere Versionen eines Dokuments ansehen und wiederherstellen. Bei nicht aktivierter Versionsverwaltung können Sie die zuletzt bearbeitete Version wiederherstellen. So prüfen Sie, ob die Versionsverwaltung in OneDrive for Business aktiviert ist: 1. Wählen Sie eine beliebige Datei in Ihrer Dateibibliothek aus.

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2. Klicken Sie auf die Registerkarte "FILES" [Dateien] und prüfen Sie die Schaltfläche

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"Version History" [Versionsverlauf]. Wenn die Schaltfläche nicht abgeblendet (graue statt schwarze Schrift) erscheint, ist die Versionsverwaltung aktiviert. So können Sie eine ältere Dokumentversion bei aktivierter Versionsverwaltung wiederherstellen: 1. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. 2. Wählen Sie im Menüband "FILES" [Dateien] die Option "Version History" [Versionsverlauf]. 3. Öffnen Sie im Dialogfeld "Version History" [Versionsverlauf] die Dropdownliste für die gewünschte Version und klicken Sie auf "Restore" [Wiederherstellen].

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4. Klicken Sie anschließend im Bestätigungsfenster auf OK.

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Die Dokumentversion, die Sie ausgewählt haben, ist nun die aktuelle Version, und die vorher aktuelle Version rutscht in die Position der zuletzt bearbeiteten Version.

Tipp: Wenn Sie eine beliebige frühere Version eines Dokuments ansehen möchten, klicken Sie im Versionsverlauf einfach auf den Link für die gewünschte Version. Dadurch öffnen Sie das Dokument in seiner jeweiligen Anwendung. 25

Dateien suchen Die Suchfunktion wird aktiviert, sobald Sie Text eingeben. Die Suchfunktion in OneDrive for Business ist besonders benutzerfreundlich. Sie umfasst Inhalte, Dokumente und Ordner, die andere für Sie freigegeben haben, und solche, die sich in Ihren eigenen Ordnern befinden. So können Sie die relevantesten Dateien noch schneller finden. 1. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Dateinamens, um 1 für Sie freigegebene oder von Ihnen selbst in einem tiefer eingebetteten Ordner abgespeicherte Dateien zu finden. Hinweis: Ebenso wichtig wie das Auffinden gesuchter Dateien ist, dass Sie die geplante Aktion – z. B. das Teilen mit anderen – direkt in den Suchergebnissen ausführen können. Beachten Sie das kreisförmige „Freigeben“Symbol in der obenstehenden Grafik. 2. Für die Suche können Sie 2 auch das Suchfeld direkt unter den Steuerelementen verwenden. Um eine Datei in einer lokalen Bibliothek zu finden, müssen Sie hier jedoch den vollständigen Dateinamen eingeben und anschließend auf das Lupensymbol klicken oder die Eingabetaste drücken, um die Suche zu starten. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein. 26

3. Ihre Datei wurde gefunden. 3

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3.5 Dateien synchronisieren und lokalen Synchronisierungsordner einrichten Synchronisierung bedeutet, dass die Inhalte der synchronisierten Speicherorte (z. B. der OneDrive – BASF-Ordner und der Speicher der OneDrive for Business-Website) miteinander abgeglichen werden und dadurch identisch sind. Mit dieser Funktion können Sie OneDrive for Business oder Webseitenbibliotheken mit Ihrem Computer abgleichen und dann ganz einfach in Ihrem Windows-Explorer statt über einen Webbrowser auf die Dateien zugreifen. Sämtliche Änderungen an den Dateien werden sofort mit OneDrive for Business bzw. den Webseitenbibliotheken synchronisiert, sobald Sie das nächste Mal online sind. Manuell können Sie den Synchronisierungsvorgang wie folgt ausführen: 1. Um den Vorgang zu starten, klicken Sie das Steuerelement "sync" [Synchronisieren], wie in der Abbildung dargestellt.

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2. Ein Popupfenster erscheint mit der 2 Nachricht "Sync this library to your device for easy access" [Synchronisieren Sie diese Bibliothek mit Ihrem Gerät, um einfachen Zugriff zu erhalten]. Klicken Sie auf "Sync now" [Jetzt synchronisieren]. 28

3. Ein neues Fenster wird angezeigt mit der Nachricht, dass die Synchronisierung stattfindet, und 3 dem Pfad des lokalen Ordners, der synchronisiert wird. Klicken Sie auf "Show my files…" [Meine Dateien anzeigen…], um zum OneDrive – BASF-Ordner zu gelangen. 4. Die grüne Häkchenmarkierung neben der Datei zeigt an, dass sie erfolgreich synchronisiert wurde.

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3.6 Dateien teilen Alle Dateien, die Sie in OneDrive for Business speichern, sind privat und nur Ihnen zugänglich, sofern Sie sie nicht für andere freigeben (teilen). Wenn Sie Dokumente oder Ordner freigeben, können Sie bestimmen, ob Ihre Mitarbeiter diese bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie anderen Benutzern Zugang zu Dokumenten und Ordnern gewähren und bei Bedarf auch wieder aufheben können. Teilen innerhalb der Organisation 1. Gehen Sie zu OneDrive for Business und navigieren Sie zu dem Dokument oder Ordner, den Sie freigeben möchten.

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2. Wählen Sie das gewünschte Element aus und klicken Sie auf "share" [Freigeben]. ODER 3. Alternativ können Sie auf die drei Punkte (…) neben dem Dateinamen klicken und anschließend im neuen Fenster auf "SHARE" [Freigeben] klicken, wie in der Abbildung dargestellt. ODER

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4. Als dritte Möglichkeit können Sie den Vorgang 4 auch in Ihrem WindowsExplorer im OneDrive - BASF-Ordner ausführen. Wählen Sie darin die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie dann im Dropdownmenü OneDrive for Business und anschließend "Share" [Freigeben]. Dadurch gelangen Sie direkt zum Dialogfeld "Share" [Freigeben] in OneDrive for Business. 5. Unter "Invite people" [Andere 5 6 Benutzer 7 einladen] können Sie nun die Namen oder E-MailAdressen derjenigen Personen eingeben, mit denen Sie das Dokument bzw. den Ordner teilen möchten.

Hinweis: Das Teilen von Dokumenten ist nur unter BASF Kollegen möglich, die auch eine BASF Emailadresse besitzen. 6. Legen Sie die Zugriffsrechte fest (Bearbeiten oder nur Anzeigen). 7. Wenn gewünscht, können Sie eine Nachricht eingeben, die allen eingeladenen Benutzern mit der E-Mail-Einladung zugeschickt 31

wird. Die E-Mail enthält einen Link zu dem freigegebenen Dokument. 8. Wenn Sie keine E8 Mail versenden 9 möchten, klicken Sie auf "SHOW OPTIONS" [Optionen anzeigen] und entfernen Sie dann das Häkchen neben "Send an email invitation" [Eine E-Mail-Einladung senden]. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Share" [Freigeben], um den Vorgang abzuschließen. 10. Alle, mit denen Sie die Datei teilen, erhalten eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Dokument.

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11. Darüber hinaus erscheint das freigegebene Dokument im Ordner "Shared with me" [Für mich freigegeben] im OneDrive for Business SharePoint.

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Freigabe für ein Dokument überprüfen Den Freigabe-Befehl können Sie auch nutzen, um schnell eine Liste aller Personen anzuzeigen, für die Sie ein Dokument freigegeben haben. 1. Gehen Sie zu OneDrive for Business und navigieren Sie zu dem Dokument oder Ordner, den Sie freigegeben haben.

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2. Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf "share" [Freigeben]. 3. Um zu sehen, wem Sie Zugang zu der Datei oder dem Ordner gegeben haben, klicken Sie im Dialogfenster auf "Shared with" [Freigegeben für].

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4. Alternativ können Sie das jeweilige Element auch in der Dokumentbibliothek auswählen und auf der Registerkarte "FILES" [Dateien] auf "Shared With" [Freigegeben für] klicken.

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Freigaben aufheben 1. Gehen Sie zu OneDrive for Business und navigieren Sie zu dem Dokument oder Ordner, den Sie freigegeben haben.

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2. Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf "share" [Freigeben]. ODER 3. Klicken Sie auf das Personensymbol neben dem betreffenden Element, um das Dialogfenster "Share" [Freigeben] zu öffnen.

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4. Öffnen Sie im Dialogfenster die Dropdownliste "Can view" [Kann 4 anzeigen] oder "Can edit" [Kann bearbeiten] (je nachdem, welche Rechte Sie zugewiesen haben) neben der 34

Person, für die Sie die Freigabe aufheben möchten, und klicken Sie auf "Stop sharing" [Freigabe beenden].

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4. Zusätzliche Lernmaterialien 4.1 Häufig gestellte Fragen Für häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit OneDrive for Business klicken Sie hier.

4.2 Technische Unterstützung Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an das IS Service Desk.

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