SERVICIO NACIONAL DE METEOROLOGIA E HIDROLOGIA - SENAMHI -

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

2004

“MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES-OSC”

“OSC”

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE INDICE PÁGINA

TITULO I

PRESENTACIÓN

2

Finalidad Alcance Base Legal Tarea de la Dependencia Funciones Generales de la Dependencia Tipo de Organización

2 2 2 3 3 4

TITULO II

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DEPENDENCIA

4

TITULO III

CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

5

TITULO IV

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS

5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

4.1 Director de la Oficina de Servicios al Cliente 4.2 Secretaría III Área de comercialización 4.3 Especialista en Comercialización 4.4 Asistente Técnico en Meteorología 4.5 Asistente Técnico en Hidrometeorología Área de Atención al Usuario 4.6 Especialista en Sistemas Hidrometeorológicos Área de Marketing 4.7 Especialista en Marketing 4.8 Asistente Técnico en Administración y Marketing

5 7 8 11 12 13 15 17

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE TITULO I PRESENTACIÓN 1.1 FINALIDAD El presente Manual de Organización y Funciones, es un instrumento normativo de gestión administrativa interna, que describe las funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), y contempla la funciones específicas a nivel de cargos y puestos de trabajo, líneas de dependencia, autoridad, coordinación. Tiene como finalidad:

1.2

a.

Proporcionar información sobre las funciones, ubicación e interrelaciones formales de los cargos dentro de la estructura general de la Institución.

b.

Proporcionar al personal la información formal sobre sus funciones, responsabilidades, autoridad e interrelaciones formales y evaluar el cumplimiento de su labor.

c.

Proporcionar información para los procesos de simplificación administrativa y operativa necesarias para la descripción de procesos y procedimientos.

d.

Proporcionar perfiles mínimos requeridos de los cargos o puestos, a ser evaluados durante los procesos de captación o contratación de personal para cubrir plazas vacantes presupuestadas por reemplazo de personal que ha culminado su relación laboral con la Institución por suplencia temporal de personal que se encuentre con licencia por enfermedad, maternidad y por capacitación.

ALCANCE El presente Manual comprende a todo el personal y cargos que integran la Oficina de Servicios al Cliente.

1.3

BASE LEGAL a. b. c. d.

Ley Nº 24031 del 14.12.84, Ley del SENAMHI y Ley Nº 27188 del 25.10.99, que la Modifica. D.S. Nº 005-85-AE del 26.07.85, Reglamento de la Ley del SENAMHI y su Modificatoria con D.S. Nº 027-SGM. R.J. N.° 0222-SENAMHI-JSS-OGA-ORA/99, del 30.11.99 - Creación de la Oficina de Servicios al Cliente. R.J. N° 0111-SENAMHI-JSS-ORA-/2002 del 19.06.02, Reglamento de Organización y Funciones – ROF – SENAMHI. 2

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e. f. g. 1.4

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R.J. Nº 0119 JSS-ORA-2004, del 02.07.04, Cuadro para la Asignación de Personal – CAP-SENAMHI-2004. Ley del Ministerio de Defensa Nº 27860 del 18.10.02 y el D.S. Nº 004-DE/SG del 19.02.03 Reglamento de Organización y Funciones del MINDEF. R. de C. Nº 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público del 26.06.98 y R. de C. Nº 123-2000-CG del 23.06.00

TAREA DE LA DEPENDENCIA Promover, ejecutar, administrar y dirigir las actividades del Sistema de Servicios al Cliente mediante la prestación de servicios de carácter meteorológico, hidrológico, agrometeorológico, ambiental y conexas, en apoyo al desarrollo socio económico del país, a través de las personas naturales o jurídicas y entidades del sector público y privado, dentro del ámbito de su competencia.

1.5

FUNCIONES GENERALES DE LA DEPENDENCIA a.

Coordinar, dirigir y formular las políticas de servicios al cliente a nivel nacional.

b.

Brindar una orientación y asesoramiento técnico al usuario en meteorología, hidrología, agrometeorología, climatología para fines de sus actividades.

c.

Brindar un servicio de atención personalizada a los usuarios promoviendo el uso de productos, estudios, proyectos e información hidrometeorológica.

d.

Coordinar y evaluar los productos, estudios y proyectos que se proporcionan a los clientes, coordinando con los usuarios, a fin de obtener mayores requerimientos de los mismos.

e.

Establecer objetivos y estrategias de introducción, mantenimiento y fortalecimiento de los productos, orientando a las dependencias técnico administrativas el diseño de servicios integrales para obtener compromisos de largo plazo con entidades generadoras de proyectos socio económicos para el país.

f.

Efectuar el seguimiento y oportuna atención a los requerimientos aprobados, así como garantizar en tiempo oportuno la obtención de los requerimientos que se encuentran en proceso de aceptación por el cliente.

g.

Disponer de programas de información meteorológica, hidrológica, agrometeorológica y medio ambiental para atender los requerimientos de los diferentes usuarios, en forma inmediata.

h.

Coordinar con las unidades orgánicas que integran el SENAMHI, para la ejecución y proyectos meteorológicos, hidrológicos, agrometeorológicos y ambientales que requiere el Sector Público y Privado.

i.

Efectuar estudios de mercado en coordinación con los órganos de línea para conocer los recursos nacionales en explotación y potenciales, para programar sus requerimientos operativos y de investigación.

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j.

Desarrollar una cartera de clientes; asimismo, determinar los servicios otorgados como donación y parte de la Imagen Institucional.

k.

Formular las proformas de costos para la prestación de servicios meteorológicos, hidrológicos, agrometeorológicos, medio ambientales y conexas de acuerdo al Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA del SENAMHI, vigente.

l.

Promover alianzas estratégicas que generen mayores ingresos en áreas en las que no pueda participar el SENAMHI; generando estudios y proyectos de los sectores productivos, estudios de impacto ambiental y turismo y otros sectores.

m.

Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Dirección.

1.6 TIPO DE ORGANIZACIÓN La Oficina de Servicios al Cliente, es un Órgano de Apoyo de tercer nivel organizacional, depende de la Alta Dirección, y esta organizado por áreas funcionales para el cumplimiento de su labor con la denominación de la Oficina de Servicios al Cliente. TITULO II : ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EPENDENCIA

JEFATURA SENAMHI

DIRECCION TECNICA

OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

AREA DE COMERCIALIZACIÓN

AREA DE ATENCION AL USUARIO

AREA DE MARKETING

LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION La Oficina de Servicios al Cliente depende Jerárquicamente de la Alta Dirección. Esta representada por el Director, quien ejerce autoridad sobre el personal de la Oficina a su cargo

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TITULO III :

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CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

N° CAP 2004

CARGOS ESTRUCTURALES

TOTAL DE PLAZAS

63

DIRECTOR DE LA OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

1

71

SECRETARIA III

1

OBSERVACION

AREA DE COMERCIALIZACION 64

ESPECIALISTA EN COMERCIALIZACIÓN

1

68 69

ASISTENTE TECNICO EN METEOROLOGIA ASISTENTE TECNICO EN HIDROMETEOROLOGIA. AREA DE ATENCIÓN AL USUARIO

1 1

66

SISTEMAS

1

67

ESPECIALISTA EN HIDROMETEOROLOGICOS ESPECIALISTA EN HIDROMETEOROLOGICOS AREA DE MARKETING

SISTEMAS

1

65

ESPECIALISTA EN MARKETING

70

ASISTENTE TECNICO COMERCIALIZACIÓN Y MARKETING

1 EN

1

TITULO IV : DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS 4.1

CARGO : DIRECTOR DE LA OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE a)

Código : 331E02

b) Función Principal del Cargo : Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades técnicas de atención a los usuarios en las áreas de meteorología, agrometeorología, climatología, hidrología, ambiental y conexas en el ámbito de competencia del Servicio; apoya a las áreas técnicas y administrativas para conceptuar, analizar, diseñar e implementar sistemas e indicadores informáticos estadísticos para proyectar demandas de productos y servicios y atenciones a los usuarios.

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c)

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Funciones Específicas del Cargo: 1)

Establecer y mantener un Sistema de Atención al Usuario, que permita planear, dirigir y controlar las actividades contractuales del SENAMHI.

2)

Desarrollar actividades técnicas de atención a usuarios en meteorología hidrología, agrometeorología y ambiental.

3)

Coordinar con la Alta Dirección, Direcciones de Línea, Oficinas de Apoyo y Asesoramiento para evaluar los productos, estudios y proyectos que se proponen a los usuarios a fin de obtener mayores requerimientos de los mismos.

4)

Establecer objetivos y estrategias de introducción, mantenimiento y fortalecimiento de los productos, orientando a las dependencias que integran el Servicio, el diseño de servicios integrales para prestación de servicios.

5)

Dar servicio de atención personalizada a los usuarios, promoviendo el uso de nuestros productos, estudios o proyectos de información con mayor valor agregado.

6)

Dirigir y formular las políticas del sistema de servicios al cliente a nivel nacional, teniendo en cuenta los Lineamientos de Políticas dispuestos por la Alta Dirección del SENAMHI; coordinando y orientando para una efectiva descentralización del Sistema.

7)

Efectuar el seguimiento y oportuna atención a los requerimientos aprobados por la Alta Dirección, así como gestionar la obtención de los productos que se encuentran en proceso de aceptación por el cliente.

8)

Disponer de paquetes de información meteorológica, hidrológica, agrometeorológica y medio ambiental para la atención a los diferentes usuarios.

9)

Coordinar permanentemente con las Unidades Orgánicas del SENAMHI, para la ejecución de estudios y proyectos meteorológicos, hidrológicos, agrometeorológicos y ambientales que requiere el Sector Público y Privado.

10) En consulta con la Alta Dirección asesorar a los órganos del Gobierno, a fin de obtener convenios contractuales de requerimientos específicos. 11) Coordinar con los órganos de competencia la programación anual de actividades, así como Proyectos del área de su competencia. 12) Participar en reuniones técnicas de los sectores productivos estatales y privadas para proyectar Prestaciones de Servicios. 13) Establecer reuniones técnicas con las Direcciones Regionales para la Prestación de Servicios a Usuarios. 14) Efectuar visitas técnicas a entidades estatales y privadas y sector empresarial para la difusión de Productos y Servicios que brinda el SENAMHI en beneficios de ellos. 15) Desarrollar otras funciones que le asigne la Alta Dirección.

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d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1) 2) 3)

Depende de la Alta Dirección del SENAMHI. Supervisa a los Cargos asignados en las áreas de la Oficinas. Coordina Internamente con los órganos del Servicio, en asuntos de su competencia sin perjuicio de las relaciones de dependencia que mantiene con la Alta Dirección. 4) Coordina Externamente con autoridades locales, provinciales, regionales, instituciones públicas y privadas a nivel nacional, informando a la Alta Dirección sobre su gestión técnico Administrativo del Sistema de su cargo. 5) Es responsable ante la Alta Dirección de la gestión técnico – administrativa de la Oficina de Servicios al Cliente. e)

Requisitos mínimos del cargo: 1) Título Profesional Universitario en Meteorología. 2) Maestría en Hidrometeorología o especialización a fin. 3) Capacitación especializada en Gestión Comercial.

4.2

CARGO : SECRETARIA III a)

Código : 331E02:

b) Función Principal del Cargo: Brindar apoyo secretarial a fin de contribuir al logro de los objetivos funcionales y el desarrollo de las actividades de la Oficina de Servicios al Cliente. c)

Funciones Específicas del Cargo: 1) 2) 3) 4)

5)

Recepcionar, registrar y distribuir la documentación que ingrese a la Oficina. Organizar el archivo documentario y mantenerlos debidamente actualizados y protegidos. Atender a funcionarios y trabajadores del SENAMHI que deseen entrevistarse con el Director. Recibir y atender a los usuarios con un trato preferencial en el marco de una calidad de servicio, registrando su asistencia en el Libro de visitas de Atención al Cliente, proporcionando al usuario el fotocheck de visita y coordinando la atención de cafetería en ocasión de reuniones de Trabajo. Redactar comunicaciones y documentos (Oficios, Cartas, Informes, etc.) escritos con criterio propio o de acuerdo a las instrucciones recibidas del Director, así como cuadros estadísticos o exposiciones, distribuyendo la documentación firmada por el Director y efectuar el seguimiento de la mismas en las diferentes dependencias del SENAMHI o en otras instituciones. 7

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6)

Efectuar la recepción y envío de correspondencia e información por Prestación de Servicios a través de correo electrónico que le indique el Director y que sea requerida por el usuario. 7) Atender y efectuar las llamadas telefónicas, así como concertar las citas y/o reuniones de trabajo que requiera el Director o el personal especialista y asistentes técnicos de la Oficina. 8) Mantener actualizada la agenda de reuniones con la Jefatura del Servicio, autoridades locales, entidades públicas y privadas, acreditándolas en la Dirección para el despacho correspondiente sobre asuntos relacionados con las actividades comerciales y prestación de servicios a usuarios. 9) Preparar y ordenar la documentación necesaria y adecuada para reuniones técnicas con los usuarios y las Dependencias del Servicio. 10) Preparar la documentación necesaria y efectuar el tramite y retiro de los bienes, materiales, útiles y equipos de oficina del almacén central, necesarios para las labores de la dirección, efectuando el control de los mismos para solicitar su reposición oportuna y realizando la distribución de los mismos de acuerdo a las indicaciones del Director. 11) Realizar las demás funciones y atribuciones inherentes a su cargo, que le asigne el Director. d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1) 2) 3)

e)

Depende Directamente del Director No tiene relaciones de autoridad lineal. Mantiene comunicación y coordinación permanente con la Secretaria General del Servicio, con personal de tramite documentario, personal técnico y de apoyo del SENAMHI y otros que disponga el Director.

Requisitos mínimos del cargo 1) 2) 3)

Titulo de secretariado ejecutivo otorgado por el Ministerio de Educación u otra institución autorizada. Dominio de procesador de texto, hoja de cálculo y power Point. Experiencia mínima de tres (03) años en el desempeño de puestos o funciones similares.

AREA DE COMERCIALIZACIÓN 4.3

CARGO : ESPECIALISTA EN COMERCIALIZACIÓN a) Código : 331E02 b) Función Principal del Cargo: Planificar, coordinar, proponer y fomentar programas de actividades de comercialización de productos y servicios del SENAMHI para usuarios cautivos y potenciales; preparar y actualizar estadísticas de usuarios y de ingresos por prestación de servicios; coordinar costos y formular políticas de prestación de servicios y venta de toda información establecida en el TUPA; elaborar presupuestos de Prestación de Servicios de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA; coordinar 8

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y optimizar los procesos del sistema de facturación y pago de usuarios; y formular y proponer catálogos de Productos y Servicios; . c)

Funciones Específicas del Cargo: 1)

Coordinar y fomentar reuniones técnicas con el sector empresarial para la comercialización de Productos y Servicios que desarrolla el SENAMHI.

2)

Coordinar los costos con las dependencias involucradas para la Prestación de Servicios.

3)

Elaborar los informes mensuales de ingresos por RDR de la Sede Central y de los Órganos desconcentrados para su presentación a la Alta Dirección, Oficina General de Planificación y Direcciones Regionales.

4)

Coordinar los costos de los procedimientos que brinda la Oficina de Servicios al Cliente, a ser incluidos en la actualización del TUPA del SENAMHI.

5)

Formular, actualizar y entregar periódicamente las estadísticas mensuales de ingresos por prestación de servicios, para conocimiento del Director.

6)

Proponer las mejoras del Sistema Informático a la Oficina General de Estadística e Informática para la atención de calidad a los usuarios.

7)

Coordinar con la Oficina de Contabilidad y Tesorería de la OGA, los pagos que deban efectuar los usuarios, a fin de simplificar los procesos de captación de recursos.

8)

Coordinar con las Direcciones Regionales la prestación de servicios y las ventas de información, poniendo en conocimiento del Director.

9)

Formular y elaborar catálogos de Productos y Servicios para usuarios.

10) Proponer recomendaciones técnicas para la atención de usuarios en concordancia con los avances que imparte la OMM y otros Servicios Meteorológicos. 11) Formular los informes técnicos-administrativos de los ingresos obtenidos y en proceso de captación, de acuerdo a los plazos establecidos para su presentación a la Alta Dirección, Oficina General de Planificación y Direcciones Regionales. 12) Coordinar y formular las políticas de prestación de servicios y venta de toda información generada en las Direcciones Regionales, de acuerdo a la valorización establecida en el TUPA.

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13) Promover el desarrollo e implementación de programas de capacitación e instrucción técnica requerida por el personal de las entidades usuarias del sistema, promoviendo la generación de recursos internos. 14) Promover alianzas estratégicas para la prestación de servicios. 15) Coordinar con la Oficina General de Estadística e Informática (OGEI), la disponibilidad de información hidrometeorológica para la atención del usuario. 16) Atender las solicitudes de información meteorológica e hidrológica de acuerdo a las estadísticas existentes en el Archivo Técnico del SENAMHI. 17) Elaborar los presupuestos de Prestación de Servicios de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA. 18) Coordinar con la OGEI, las peticiones de información para su comercialización. 19) Coordinar las solicitudes de información hidrometeorológica con el público usuario. 20) Llevar un registro de las consultas de información meteorológica e hidrológica realizados por los usuarios. Asimismo, una base de datos de clientes que han adquirido información. 21) Coordinar con la Oficina de Contabilidad y Tesorería de la OGA, sobre la captación de recursos directamente recaudados. 22) Otras funciones que le asigne el Director. d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1)

Depende del: Director de la Oficina de Servicios al Cliente

2)

Supervisa al: personal asistente técnicos asignados al área funcional

3)

Coordina Internamente: con el Director de la Oficina para el cumplimiento de las metas y objetivos planificados de la oficina, así como con los Directores y profesionales de las Direcciones de Línea para el desarrollo de trabajos que demanden los usuarios.

4)

Coordina Externamente: con dependencias y profesionales de otras instituciones públicas y privadas cuando se le designe para formular propuestas de trabajo y/o proyectos a nivel interinstitucional.

5)

Es responsable de la documentación que elabora y de las actividades que desarrolla. 10

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e)

Requisitos mínimos del cargo: 1) 2) 3) 4)

4.4

“OSC”

Titulo Universitario de Licenciado en Administración, Economista o Ingeniero Meteorólogo o carrera afín. Experiencia de dos (02) años en labores de tratamiento de información hidrometeorológica, agrometeorológica y del medio ambiente. Acreditación de conocimientos especializados en comercialización. Conocimiento del idioma inglés intermedio.

CARGO : ASISTENTE TECNICO EN METEOROLOGIA a)

Código : 331E02

b) Función Principal del Cargo: Apoyar al especialista en comercialización en la atención especializada de las peticiones de información meteorológica y ambiental de los usuarios, canalización de las prestaciones de Servicios para los Clientes en las diferentes Direcciones de Línea, elaboración de los presupuestos de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA y llevar un registro de las consultas de información meteorológica realizados por los usuarios. c)

Funciones Específicas del Cargo: 1)

Atender a los usuarios en el requerimiento de información meteorológica.

2)

Orientar técnicamente y mostrar a los usuarios la distribución espacial de la red nacional de estaciones meteorológicas para satisfacer sus necesidades.

3)

Identificar las variables meteorológicas y el periodo de las mismas para la prestación de servicios.

4)

Coordinar con la Oficina General de Estadística e Informática (OGEI), la disponibilidad de información meteorológica para la atención del usuario.

5)

Atender las solicitudes de información meteorológica de acuerdo a las estadísticas existentes en el Archivo Técnico del SENAMHI.

6)

Elaborar los presupuestos de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA.

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7)

Coordinar con la OGEI el procesamiento de la información meteorológica para su entrega al usuario.

8)

Coordinar las solicitudes de información meteorológica con el público usuario.

9)

Llevar un registro de las consultas de información meteorológica realizados por los usuarios.

10)

Desarrollar otras funciones que le asigne el Director.

d) Líneas de autoridad y responsabilidad:

e)

4.5

1)

Depende del: Especialista en Comercialización

2)

Coordina Internamente: con especialistas de las diferentes áreas de la Oficina.

3)

Coordina externamente: con especialistas de las diferentes Oficinas y Direcciones, en materia de su competencia funcional.

4)

Es responsable: ante el Especialista en Comercialización de la documentación que tiene a su cargo

Requisitos mínimos del cargo: 1)

Acreditación técnica en Meteorología.

2)

Experiencia de un (01) año en el tratamiento de la información. Meteorológica

3)

Conocimientos Básicos de sistemas informáticos aplicados al sistema comercial

4)

Conocimientos de MS-Office (Excel, Word, Access, PowerPoint)

CARGO : ASISTENTE TECNICO EN HIDROMETEOROLOGIA a)

Código : 331E02:

b) Función Principal del Cargo: Apoyar al especialista en comercialización en la atención especializada de las peticiones de información hidrometeorológica de los usuarios, canalización de las prestaciones de Servicios para los Clientes en las diferentes Direcciones de Línea, elaboración de los presupuestos de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA y llevar un registro de las consultas de información hidrometeorológica realizados por los usuarios. 12 OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

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“OSC”

Funciones Específicas del Cargo: 1)

Orientar técnicamente y mostrar a los clientes la distribución espacial de la red nacional de estaciones hidrológicas para satisfacer sus necesidades.

2)

Identificar las variables hidrológicas y el periodo de las mismas para la prestación de servicios.

3)

Coordinar con la Oficina General de Estadística e Informática (OGEI), y la Dirección General de Hidrología la disponibilidad de información hidrológica para la atención del usuario.

4)

Atender las solicitudes de información hidrológica de acuerdo a las estadísticas existentes en el Archivo Técnico del SENAMHI.

5)

Elaborar los presupuestos de información solicitada concordantes con la valorización tipificada en el TUPA.

6)

Coordinar con la OGEI el procesamiento de la información hidrológica y las impresiones de mapas hidrológicos y climáticos para su entrega al usuario.

7)

Coordinar las solicitudes de información hidrológica con el público usuario.

8)

Llevar un registro de las consultas de información hidrológica realizados por los usuarios.

9)

Desarrollar otras funciones que le asigne el Director.

c) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1) 2) 3) 4)

Depende del: Especialista en Comercialización Coordina Internamente: con especialistas de las diferentes áreas de la Oficina. Coordina externamente: con especialistas de las diferentes Oficinas y Direcciones, en materia de su competencia funcional. Es responsable: ante el Especialista en Comercialización de la documentación que tiene a su cargo

d) Requisitos mínimos del cargo: 1) 2) 3) 4)

Acreditación técnica en Hidrología y meteorología. Experiencia de un (01) año en el tratamiento de la información. Hidrometeorología Conocimientos Básicos de sistemas informáticos aplicados al sistema comercial Conocimientos de MS-Office (Excel, Word, Access, PowerPoint)

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AREA DE ATENCIÓN AL USUARIO 4.6

CARGO: ESPECIALISTA EN SISTEMAS HIDROMETEOROLOGICOS a)

Código : 331E02

b) Función Principal del Cargo: Coordinar y desarrollar diseños especiales o innovaciones de productos o servicios hidrometeorológicos especializados para la atención de usuarios; formular, proponer y efectuar estudios técnicos, proyectos, investigación e información técnica especializada para sustentación de proyectos de factibilidad; y participar en la elaboración de presupuestos para la Prestación de prestaciones de Servicios hidrometeorológicos y ambientales. c)

Funciones Específicas del Cargo: 1)

Efectuar atención técnica personalizada al usuario.

2)

Coordinar y canalizar la elaboración de prestaciones de servicios para la atención de usuarios

3)

Coordinar y elaborar Propuestas Técnicas Económicas de Prestación de Servicios especiales.

4)

Participar en reuniones técnicas con usuarios para la atención de información hidrometeorológica y Prestación de Servicios.

5)

Verificar y emitir opinión técnica de los Productos y Servicios que brinda el SENAMHI a los usuarios

6)

Coordinar y efectuar exposiciones técnicas en Hidrometeorología a los usuarios que conlleven a la Prestación de Servicios.

7)

Participar con los especialistas de Marketing para las visitas técnicas a los diversos sectores productivos del país.

8)

Coordinar la elaboración de documentación técnica de Productos y Servicios para usuarios.

9)

Asesorar técnicamente las peticiones de servicios que demanden los usuarios.

10)

Coordinar con las Direcciones de Línea, el tipo de Prestación de Servicio a desarrollarse en concordancia con el requerimiento del usuario dentro de la frecuencia y plazos establecidos.

11)

Coordinar y desarrollar diseños especiales o innovaciones de productos o servicios hidrometeorológicos especializados para la atención de usuarios.

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12)

Formular, proponer y efectuar estudios técnicos, proyectos, investigación e información técnica especializada para sustentación de proyectos de factibilidad, elaborando los informes hidrometeorológicos de usuarios.

13)

Coordinar con la Oficina General de Estadística e Informática la disponibilidad y procesamiento de la información meteorológica, hidrológica, agrometeorológica y ambiental que requieran los estudios, proyectos y prestaciones de servicios para los usuarios.

14)

Atender las peticiones de los usuarios, especialmente referido a estudios técnicos, proyectos, investigación e información especializada.

15)

Coordinar con las dependencias de la Sede Central y Direcciones Regionales del SENAMHI. para concretar la Prestación de Servicios en un marco de atención de calidad al usuario.

16)

Participar con el especialista de comercialización en la elaboración de presupuestos para la Prestación de Servicios hidrometeorológicos y ambientales.

17)

Participar en reuniones técnicas de los sectores productivos estatales y privados que conlleven a una futura Prestación de Servicios en meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental.

18)

Coordinar con la Oficina de Racionalización (ORA) de la actualización del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).

19)

Participar en la elaboración de planes Institucionales en el área de su competencia.

20)

Desarrollar otras funciones que le asigne el Director.

d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1)

Depende del: Director de la Oficina de Servicios al Cliente

2)

Supervisa al: personal asistente técnicos asignados al área funcional

3)

Coordina Internamente: con el Director de la Oficina para el cumplimiento de las metas y objetivos planificados de la oficina, así como con los Directores y profesionales de las Direcciones de Línea para el desarrollo de trabajos que demanden los usuarios.

4)

Coordina Externamente: con dependencias y profesionales de otras instituciones públicas y privadas cuando se le designe para formular propuestas de trabajo y/o proyectos a nivel interinstitucional.

5)

Es responsable de la documentación que elabora y de las actividades que desarrolla.

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e)

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Requisitos mínimos del cargo: 1) 2) 3) 4)

Titulo Universitario de Ingeniero Meteorólogo carrera afín. Experiencia de tres (03) años en labores de tratamiento de información hidrometeorológica, agrometeorológica y del medio ambiente. Acreditación de conocimientos especializados en atención a usuarios. Conocimiento del idioma inglés basico.

AREA DE MARKETING 4.7

CARGO : ESPECIALISTA EN MARKETING a) Código : 331E02 b) Función Principal del Cargo: Formular y desarrollar estudios de mercado; coordinar la generación, suscripción y ejecución de contratos y convenios, con instituciones públicas y privadas, desarrollar la promoción de productos y servicios y formular estrategias integrales para la generación de Recursos Directamente Recaudados. c) Funciones Específicas del Cargo: 1)

Desarrollar los estudios de Mercado para conocer los recursos sectoriales del estado o privado a nivel regional en explotación y potencial, para orientar la programación de actividades operativas y de investigación.

2)

Coordinar la generación, suscripción y ejecución de contratos y convenios específicos de cooperación técnica con instituciones públicas y privadas a nivel de segmentación de mercado, para ejecutar trabajos y servicios en programas y proyectos en áreas de competencia del SENAMHI que beneficien al desarrollo del país, región o local.

3)

Desarrollar en coordinación con las Direcciones de Línea, Oficinas de apoyo y Asesoramiento la formulación de actividades, estudios o proyectos del Plan de Trabajo Institucional a nivel de servicios de productos, estudios y Proyectos del área de competencia del Servicio, proponiendo proyectos de interés local y regional, en armonía con la política institucional y nacional.

4)

Desarrollar la promoción de asesoramiento a los diversos sectores públicos y privados, Gobiernos Regionales y Locales de acuerdo al segmento de mercado que interesa al SENAMHI, a fin de promover los productos y servicios necesarios para el desarrollo de sus estudios y proyectos de desarrollo socio económicos.

5)

Desarrollar y actualizar permanentemente el sistema de Servicios al Cliente, que permita conocer los clientes cautivos y potenciales, los tipos

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de productos que usan o requieren del SENAMHI, así como diseño de encuestas y promoción de los servicios que ofrece la institución. 6)

Participar en la formulación del Plan de Trabajo Anual y el respectivo Proyecto de Presupuesto Analítico de la Dirección, preparando los informes periódicos de la evaluación del cumplimiento de sus metas.

7)

Promover la coordinación para la formulación, ejecución y supervisión de los productos, estudios y proyectos que requieran los usuarios del Servicio, efectuando el seguimiento necesario para obtener la plena satisfacción de los clientes.

8)

Elaborar y actualizar la cartera de los perfiles comerciales y de requerimiento y uso de información hidrometeorológica de clientes cautivos y potenciales, así como su actualización.

9)

Particular en reuniones con los sectores productivos y público usuario para la prestación de servicios.

10)

Desarrollar estudios de mercado para orientar las actividades del servicio acorde con el interés de los usuarios.

11)

Coordinar con la Secretaría General la publicidad y difusión de los productos y servicios que ofrece el SENAMHI a los sectores estatales y privados.

12)

Coordinar con los órganos desconcentrados el desarrollo del plan de marketing para las regiones.

13)

Desarrollar estrategias de comunicación para la buena imagen del Servicio.

14)

Elaborar el Plan de Marketing

15)

Desarrollar otras funciones que le asigne el Director.

d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1) 2) 3)

4) 5)

Depende del: Director de la Oficina de Servicios al Cliente Supervisa al: personal asistente técnicos asignados al área funcional Coordina Internamente: con el Director de la Oficina para el cumplimiento de las metas y objetivos planificados de la oficina, así como con los Directores y profesionales de las Direcciones de Línea para el desarrollo de trabajos que demanden los usuarios. Coordina Externamente: con dependencias y profesionales de otras instituciones públicas y privadas cuando se le designe para formular propuestas de trabajo y/o proyectos a nivel interinstitucional. Es responsable de la documentación que elabora y de las actividades que desarrolla.

17 OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

“MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES-OSC”

“OSC”

e) Requisitos mínimos del cargo: 1) 2) 3)

4.8

Titulo Universitario en Administración, Economía o Maestría en gerencia de Marketing Experiencia de tratamiento de información hidrometeorológica, agrometeorológica y del medio ambiente. Acreditación de conocimientos especializados en gestión comercial y Marketing.

CARGO : ASISTENTE TECNICO EN COMERCIALIZACION Y MARKETING a)

Código : 331E02

b) Función Principal del Cargo Proporcionar apoyo administrativo en la formulación y desarrollo de estudios de mercado, suscripción y coordinación de contratos y convenios específicos de cooperación técnica, desarrollo de promociones de productos, servicios, estudios y proyectos de desarrollo socio económicos. c)

Funciones Específicas del Cargo 1)

Elaborar la cartera de clientes.

2)

Coordinar reuniones con los sectores productivos y público usuario.

3)

Participa en el desarrollo de los estudios de mercado para orientar las actividades del servicio acorde con el interés de los usuarios, en coordinación con el especialista en marketing.

4)

Coordinar con los órganos desconcentrados el desarrollo del plan de marketing para las regiones.

5)

Participar en el desarrollo de las estrategias de comunicación para la buena imagen del Servicio.

6)

Participar en los programas de marketing y ventas.

7)

Planificar, formular, coordinar y desarrollar las promociónales, publicitarias y de imagen del SENAMHI.

8)

Formulación y coordinación de los Estudios, Proyectos y Prestación de Servicios para la promoción y publicidad del SENAMHI.

9)

Formular anualmente los requerimientos que el área de marketing demanda.

10)

Coordinar la generación, suscripción y ejecución de contratos y convenios específicos de cooperación técnica con medios masivos públicos y privados

actividades

18 OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE

“MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES-OSC”

“OSC”

11)

Planificar y desarrollar los presupuestos de publicidad, promoción, imagen y Relaciones Públicas.

12)

Administrar la Cartera de Clientes.

13)

Realizar las coordinaciones que demanda el Marketing.

14)

Desarrollar otras funciones que le asigne el Director.

d) Líneas de autoridad y responsabilidad: 1) 2) 3) 4) e)

Depende del: Especialista en Marketing. Coordina Internamente: con especialistas de las diferentes áreas de la Oficina. Coordina externamente: con especialistas de las diferentes Oficinas y Direcciones, en materia de su competencia funcional. Es responsable: ante el Especialista en Marketing de la documentación que tiene a su cargo

Requisitos mínimos del cargo 1) 2) 3) 4)

Título otorgado en Administración, Economía, Estadística o Marketing otorgado por un Instituto Superior. Acreditación técnica en Meteorología. Experiencia de un (01) año en el tratamiento de la información. Meteorológica Conocimientos de MS-Office (Excel, Word, Access, PowerPoint)

19 OFICINA DE SERVICIOS AL CLIENTE