PROCESO: GESTION RECURSOS FISICOS PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y/O PREVENTIVO
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1. OBJETIVO: Mantener y conservar todas los Equipos y vehículos de la Alcaldía reduciendo a su mínima expresión las fallas imprevistas para que se incremente la productividad y se disminuyan los costos, para su mejoramiento de la eficiencia.
2. ALCANCE: Este procedimiento inicia cuando llega una solicitud de mantenimiento y culmina con la ejecución de la misma.
3. DEFINICIONES:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es un procedimiento periódico para minimizar el riesgo de fallo y asegurar la continua operación de los equipos, logrando de esta manera extender su vida útil. Esto incluye limpieza, lubricación, ajuste, y reemplazo de ciertas partes vulnerables, aumentando la seguridad del equipo y reduciendo la probabilidad de fallas mayores.
4. POLITICAS DE OPERACION: 4.1. Los mantenimientos a la infraestructura, vehículos y equipos varios serán realizados por personal externo a la Alcaldía, siempre y cuando cuenten con la tecnología adecuada y experiencia en este tipo de mantenimientos. Estos serán seleccionados y evaluados bajo los procedimientos de contratación. 4.2 Mantenimiento preventivo para equipos de cómputo, impresoras, aires acondicionados y equipos varios Los mantenimientos preventivos a la infraestructura, vehículos y equipos varios deberán programarse y dejar registro. Si alguno requiere de mantenimiento correctivo se dejara registro de este en su formato respectivo.
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Cada vez que se adquiera un vehículo y/o Equipos el Secretario de la dependencia destinataria del nuevo bien ordenará a quien corresponda abrir su hoja de vida respectiva previo a su ingreso al almacén general. El mantenimiento de limpieza y verificación de software será realizado por el proveedor del servicio, seleccionado y evaluados bajo los procedimientos de contratación. Si en algún equipo que se encuentre en garantía se detecta una falla en la que sea necesario abrir el equipo se llamará a la empresa que lo suministró. 4.3 Mantenimiento preventivo para vehículo y otros equipos Los mantenimientos preventivos deberán programarse, antes de llevar el vehículo al mantenimiento preventivo debe diligenciarse la lista de chequeo, con el fin de determinar el estado del vehículo. Todo lo que le realice el proveedor del servicio al equipo debe ser registrado Cuando se realice mantenimiento correctivo se dejará registro. 4.4 Las personas que realizan los mantenimientos preventivos de todos los equipos deben tener unos principios básicos de higiene que deben cumplir con el fin de evitar la contaminación y tener una buena organización. Higiene personal Orden y aseo en el momento de realizar el mantenimiento Limpieza de herramientas Cuidados en la operación de los equipos Cuidados al desarrollar actividades de reparación o mantenimiento Igualmente se deben tener unas normas de seguridad tales como: Uso de elementos de protección personal Manejo de herramientas
de mantenimientos Mantenimiento preventivos: Preventivo
General
Anualmente se debe elaborar el programa de mantenimiento preventivo, el cual debe contener todos los equipos mencionados este procedimiento. 2. Solicitar el servicio Una vez determinada la fecha del mantenimiento se solicita el servicio de un proveedor, este se debe contactar según lo estipulado en el procedimiento de contratación. 3. Realizar mantenimiento preventivo
el
Oficio de solicitud del servicio
Secretario General
Proveedor del Servicio de Mantenimiento
El mantenimiento Registros preventivo se efectúa por generados del personal externo. Para mantenimiento cada uno de los de Equipos, mantenimientos se tienen infraestructura en cuenta lo especificado y vehículos en las políticas de operación de este procedimiento con cada uno de los registros.
Proveedor del Servicio de Mantenimiento
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del
Una vez terminado el Registros mantenimiento el supervisor del contrato generados del del mantenimiento del mantenimiento de Equipos, equipo, infraestructura o del vehículo dará el visto infraestructura y vehículos bueno del mismo, posteriormente se diligencian los formatos y son entregados a cada secretaria o dirección para su correspondiente archivo.
Funcionarios responsables de cada equipo. Secretarios de Despacho
6. REGISTROS QUE SE GENERAN: Oficio de solicitud del servicio Registros generados del mantenimiento de Equipos, infraestructura y vehículos Programa de Mantenimiento Preventivo
