O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE CALIDAD

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 171

MC-GC-01

0. MANUAL DE CALIDAD 0.1. OBJETIVO Establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de gestión de Calidad, y desarrollar un proceso de mejora continua, para garantizar la eficacia del sistema y el aseguramiento de los requisitos del cliente, bajo los requisitos de la norma ISO 9001: 2008. 0.2.

0.3.

ALCANCE El Sistema de gestión de Calidad en Oficina de Negocios SAS, es aplicable a todas las áreas involucradas en la prestación de servicios de asesoría contable, tributaria, financiera, auditoría contable y revisoría fiscal ofrecidos por la empresa. DEFINICIONES

ACCIÓN: Facultad y efecto de hacer algo: acto, hecho. ORGANIZACIÓN: Responsabilidades, autoridades y relaciones, ordenadas según una estructura jerárquica, a través de la cual un organismo cumple sus funciones. RECURSOS: Elementos necesarios para el desarrollo de determinados procesos, pueden ser humanos, financieros o técnicos. MANUAL DE CALIDAD: El manual de calidad es un panorama del sistema de Gestión de Calidad, donde se detalla uno a uno los puntos exigidos por la norma,



1. GENERALIDADES La participación activa de todos los empleados de la empresa e igualmente el compromiso de la gerencia son la base del éxito del Sistema de Gestión de Calidad.



Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad, determinando su secuencia e interacción.



Se debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos. Se debe definir la estructura y la responsabilidad de todas las funciones de la empresa, que de una u otra manera afectan la calidad del servicio.



1

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD



Se deben determinar los criterios y métodos necesarios para verificar que tanto la operación como el control de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad sean eficaces.

1.1. EXCLUSIONES DE LA NORMA Teniendo en cuenta todos los numerales de la norma se excluirán los siguientes: 

DISEÑO Y DESARROLLO (7.3), debido a que Oficina de Negocios SAS, es una empresa de servicios que se rige por la normatividad legal vigente.



CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION (7.6), debido a que la empresa no controla ningún dispositivo de seguimiento y medición. Por estas razones no se aplican dichos numerales.

2

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

2. NORMAS LEGALES QUE APLICAN 2.1.        

2.2.      

2.3.    

2.4. 

2.5.      

REVISORÍA FISCAL: Estatuto Tributario Régimen Laboral Ley 145 de 1960 Ley 43 de 1990 Código de Comercio, Artículos 207, 208, 209, 210, 211, 212, 213. Régimen Contable Colombiano Directrices de carácter especial según la Superintendencia de Vigilancia a la cual pertenezca. Estatutos de la empresa a asesorar. ASESORÍA CONTABLE: Régimen Contable Colombiano. Estatuto Tributario Colombiano. Régimen de Impuestos a las Ventas. Código de Comercio. Conceptos y directrices emitidos por la DIAN. Normas Internacionales de Contabilidad. ASESORÍA TRIBUTARIA: Estatuto Tributario Decreto Reglamentario de Plazos de Declaración Tributaria Decreto Municipal de Alcaldía y/o Acuerdo Consejo Municipal de Industria y Comercio. Código de Renta de Cada Municipio. ASESORÍA FINANCIERA: No aplica AUDITORÍA CONTABLE: Régimen Contable Colombiano Estatuto Tributario Colombiano Régimen de Impuestos a las Ventas Código de Comercio Conceptos y directrices emitidos por la DIAN. Normas Internacionales de Contabilidad.

3

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

Nombre: OFICINA DE NEGOCIOS SAS Dirección: Barrio Belmonte manzana 1a casa 03 Pereira (Risaralda) Teléfono: 3443065 FAX: 3205045 Email: [email protected] NIT: 900.619.707-1

4

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

3.1. PORTAFOLIO DE SERVICIOS 3.1.1. ASESORÍA CONTABLE Nuestro servicio de Asesoría contable va adecuándose a la necesidad de cada cliente, su énfasis está en la correcta traducción de los acontecimientos económicos de la empresa en lenguaje financiero para entregar al finalizar el periodo, los estados Financieros respectivos con anexos y gráfica. 3.1.2. ASESORÍA CONTABLE CON ASISTENCIA COMERCIO Y ENTIDADES Este servicio se presta con empresas que cuentan con mayor presupuesto y se ofrece el servicio de Asistencia directa a la empresa para la traducción del lenguaje económico en Estados Financieros; por su tamaño es muy acorde tener en la empresa y/o establecimiento toda la información financiera de la empresa a la mano; y contar con un profesional que lo guiará en el correcto camino empresarial. Sus óptimos resultados se observan en empresas con alto grado de crecimiento y orientan la mayoría de sus recursos económicos en el fortalecimiento de la organización. 3.1.3. ASESORÍA CONTABLE VISITA Nuestro servicio de asesoría contable visita está enfocado en grandes organizaciones que cuentan con departamento o personas dedicadas a la parte contable de la organización y cuyos administradores, por el tamaño de la empresa desean abarcar la totalidad de la empresa, orientando su departamento a generar adecuados informes y tener la seguridad que la información es correcta. Hacemos mucho énfasis en este servicio, asesoría CONTABLE, ya que, de esta parte Operativa, parte cualquiera análisis financiero, análisis tributario, análisis presupuestal y de informes de gestión de la organización. 3.1.4. ASESORÍA CONTABLE CON ASISTENCIA A PROPIEDADES HORIZONTALES (P.H) Este servicio constituye el complemento ideal a entidades con presupuestos en rasgos altos y en las cuales la contabilidad por su tamaño se hace necesario separar dicha responsabilidad de la administración.

5

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Se cuenta con personal calificado y con experiencia en dicha clase de contabilidad, en la cual los informes financieros como de cartera, cuentas por pagar, flujo de caja y ejecución presupuestal, son pieza clave para incrementar la inversión y/o bienes de sus propietarios. 3.1.5. ASESORÍA CONTABLE REMOTA PROPIEDADES HORIZONTALES (P.H) Este servicio va dirigido a las entidades constituidas bajo la ley 675 de 2001, muy conocida como la ley de las propiedades horizontales, la cual establece entidades sin ánimo de lucro, con el fin de "administrar" dicho conjunto de bienes; en este caso, es un servicio adecuado y propicio para aquellas propiedades que están bajo esta ley, y que por su tamaño y presupuesto, es la mejor alternativa de control e información financiera fiable, de manera autónoma y profesional; esta opción separa la responsabilidad de la administración, constituyendo así la opción más eficaz y certero. 3.1.6. ASESORÍA CONTABLE REMOTA PROFESIONALES Y COMERCIANTES Este servicio es adecuado para empresas que están comenzando con presupuestos moderados y no quieren incurrir en gastos de software contable ni en asistente directo para su elaboración, dicho servicio contempla además entregar informes básicos financieros, en el cumplimiento de la normatividad contable actual. 3.1.7. ASESORÍA FINANCIERA Prestamos el servicio de asesoría financiera con ámbito de aplicación nacional, bajo reglas y fundamentos en las leyes actuales; el cual tiene la finalidad de establecer claramente la situación de la persona natural o jurídica así como los posibles escenarios futuros a los cuales la empresa deberá enfrentar y prepararse financieramente. Los resultados finales son soportados con informes adecuados a cada caso. Cuenta con un servicio puntual para ayudar al Empresario-Gerente a tener visión más aguda y critica de su organización; también soporta las decisiones de la junta Directiva en las estrategias más óptimas para el cumplimiento de los objetivos. 3.1.8. ASESORÍA TRIBUTARIA También es un servicio muy puntual y por lo general trata temas específicos en las organizaciones, también es utilizado para fines de elaboración de las declaraciones de renta tanto de persona Jurídica como de persona Natural. En nuestro ámbito es común encontrar a empresarios y/o profesionales que desean tener diferentes opiniones y sugerencias, en la correcta elaboración de sus denuncios rentísticos y entendiendo además que existen municipios donde cada dos meses las empresas deben 6

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

enfrentar el cumplimiento y pago de cuatro diferentes impuestos, entre los nacionales y regionales. 3.1.9. AUDITORÍA Nuestros servicio de Auditoría tiene la finalidad de emitir un informe, en el que se da la opinión del Auditor acerca de los Estados Financieros de una empresa, mediante la comprobación o examen de operaciones administrativas, económicas o de otra índole de una entidad, para establecer que se han realizado conforme a las normas reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que son aplicables. Dentro de la amplia gama de Auditorías que se realizan, nuestro servicio de AUDITORÍA está enfocado en la parte FINANCIERA de las instituciones.

3.1.10. REVISORÍA FISCAL Préstamos el servicio de Revisoría Fiscal, con sujeción a las normas de auditora generalmente aceptadas, la cual consiste en dictaminar los estados financieros, revisar y evaluar sistemáticamente sus componentes y elementos que integran en control interno, en forma oportuna. Es un servicio que en la mayoría de las ocasiones, está dirigido para grandes organizaciones ya que su obligación está dada por la ley, en cumplimiento de ciertos parámetros, también el servicio de REVISORIA. FISCAL está dirigido a las PROPIEDADES HORIZONTALES regidas por la ley 675 de 2001. 3.1.11. GESTIÓN DOCUMENTAL Este servicio está en la etapa de preparación, y consiste en la digitalización, no solo de la información financiera de la empresa, sino también en la comercial y de otra índole, dando cumplimiento a la ley de conservar dicha información por el término de 10 años. Dentro de los cambios constantes que estamos viviendo y las nuevas herramientas de trabajo como son los sistemas y la internet, hemos observados que nuestros clientes y el avance de la tecnología, nos lleva a comenzar a reducir la utilización del papel. Por el momento este servicio no está disponible, más adelante cuando se terminen las pruebas, pondremos a disposición de nuestros clientes este servicio. 3.1.12. MANTENIMIENTO COMPUTADORES Dada la necesidad diaria de contar con herramientas eficaces y por ser un servicio solicitado por nuestros clientes, queriendo cumplir además con nuestras políticas empresariales, y estando 7

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

conscientes que nuestra función día a día se encamina más en las utilizaciones de herramientas de hardware y software, este servicio va dirigido a las empresas y entidades que enrutan sus componentes contables y de comunicación en las tendencias actuales de tecnología, ofreciendo soluciones a los diferentes requerimientos en estos claros aspectos. Por el momento este servicio no está disponible, más adelante, cuando se terminen las pruebas, pondremos a disposición de nuestros clientes este servicio.

3.2.

ORGANIGRAMA

Asamblea General

Gerente General

Asistente de Gerencia

Abogada

Directora Operativa

Coordinador de Calidad

Contratistas Gestión

Asistente Operativa

Ejecutiva de Cuenta

Ejecutiva de Cuenta

Ejecutiva de Cuenta

Proveedores externos

3.3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 3.3.1. MISIÓN Preservar el legado de Nuestros Ancestros como deber moral primando la rectitud, la ética, la honestidad y la discreción en todos los actos y valores que nos confíen, guardando siempre el secreto del Confesor, la ética del Médico y la lealtad del Abogado, en la responsable Misión de contribuir y orientar a las personas y entidades de nuestra función contable y tributaria, dentro de los parámetros de la Ley, obrando con equidad, confiabilidad y Justicia, sin detrimento de su Patrimonio económico y moral. Somos una empresa de consultoría y asesoría, dedicada a ofrecer servicios profesionales en teneduría de libros, contaduría, revisoría fiscal, auditorias y asesorías financieras, primando la rectitud, la ética, la honestidad y la discreción en todos los actos y valores que nos confíen, 8

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

asegurando un servicio de calidad dentro de los parámetros de la Ley y teniendo buenas prácticas ambientales, orientando a las personas y entidades de nuestra función contable y tributaria, todo lo anterior basado en el profesionalismo de sus integrantes, actualización permanente y establecimiento de políticas enfocadas en el logro de sus objetivos. 3.3.2. VISIÓN Ser el punto de unión y comunicación entre los asociados y sus empresas donde prevalezca la ecuanimidad de nuestras acciones y actuaciones en forma fidedigna, siendo la veracidad, la caridad y la reserva el estandarte que orgullosamente mostraremos a nuestros consultores y amigos. Ser una empresa reconocida a nivel regional, conformada por profesionales dispuestos a brindar soluciones de consultoría en las áreas contables y tributarias, asegurando calidad y eficiencia en los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, donde prevalezca en nuestra gestión, el respeto por el medio ambiente.

3.3.3. VALORES CORPORATIVOS  Honestidad: Verdad y rectitud en la gestión que realizamos.  Cumplimiento: En la realización de nuestros deberes y obligaciones.  Discreción: En todos los actos y valores que nos confíen.  Profesionalismo: Respeto, la sensatez, la objetividad y la efectividad en la actividad que se desempeñe.  Dedicación: Entrega y esfuerzo es cada una de las actividades que realizamos.

3.3.4. PRINCIPIOS CORPORATIVOS  Ajustarse y actualizarse constantemente de las normas legales que rigen el servicio que entregan.  Contar con personal competitivo, discreto, con ética, honesto y recto de tal manera que proporcione confianza a los clientes.  Brindar el mejor asesoramiento de manera rápida y amable a sus clientes.

9

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 10 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1. REQUISITOS GENERALES La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organización debe: a) determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos, f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. OFICINA DE NEGOCIOS SAS ha establecido y documentado su Sistema de Gestión de Calidad, mejorando continuamente su eficacia, de acuerdo con la Norma ISO 9001:2008 y asegurando su mantenimiento mediante un seguimiento y un control continuo a sus procesos. Para OFICINA DE NEGOCIOS SAS, los procesos necesarios para el SGC se muestran en el Mapa de Procesos (Ver anexo B Mapa de Procesos) y se caracterizan mediante el ciclo PHVA (Planificar, Verificar, Hacer y Actuar), además se especifican sus respectivos proveedores, entradas, salidas, clientes, recursos, documentos y los indicadores que nos permiten realizar seguimiento a los procesos y medir su eficacia. Dichos indicadores son objeto de monitoreo periódico para asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos. En el presente documento se encuentran caracterizados cada uno de los procesos de Oficina de Negocios SAS. (Ver anexo C Caracterización de los procesos)

10

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 11 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Véase:  

4.2.

Recursos (véase 6.1). Seguimiento y Mejora (véase 8.4). REQUISITOS DE DOCUMENTACIÒN

4.2.1. GENERALIDADES La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, b) un manual de la calidad, c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, y d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Los tipos de documentos del sistema son los siguientes: a) Las declaraciones documentadas de la política de calidad y de los objetivos de calidad, (Ver Anexo D, Política de Calidad) (Ver Anexo E, Objetivos Institucionales). b) El presente manual de calidad, c) Los procedimientos documentados requeridos u obligatorios por el estándar ISO 9001, y demás procedimientos técnicos, (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos). 4.2.2. MANUAL DE CALIDAD La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión (véase 1.2), b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad . El presente documento es el Manual de Calidad desarrollado para dar cumplimiento a los requisitos de las normas ISO, donde se incluyen o referencian los principales documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la organización. 11

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 12 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

4.2.3. CONTROL DE DOCUMENTOS Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Con el fin de asegurar que las versiones de los documentos aplicables se encuentran disponibles en el momento requerido, la empresa Oficina de Negocios SAS, tiene determinado el procedimiento “Control de documentos (PR-GC-06) “ en el que se especifican las pautas a seguir para: identificar, elaborar y aprobar los documentos, su adecuación antes de su emisión, la revisión y actualización de documentos cuando sea necesario y su posterior aprobación, con el fin de identificar los cambios, el estado de revisión actual de los documentos y el control de los documentos de origen externo e interno. En el formato “Lista maestra de Documentos, (FO-GC001), se registran todos los documentos de la empresa y se lleva un seguimiento de cada uno de ellos, es decir, su proceso. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, Proceso de Gestión de Calidad, Procedimiento control de Documentos.) 4.2.4. CONTROL DE REGISTROS Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. 12

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 13 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Deben establecerse y mantener los registros adecuados que proporcionen una base sólida para fundamentar la evidencia de las operaciones del Sistema de Gestión de Calidad. Los registros deben de permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se documentó el procedimiento “Control de Registros (PR-GC-07)” para identificar, almacenar, proteger, recuperar y desechar los registros que están dentro de la compañía. Este procedimiento describe la metodología de control la cual se evidencia en la elaboración y diligenciamiento del formato, FO-GC-001 Lista maestra de documentos, del Sistema de Gestión de Calidad, donde se define para cada registro la identificación, el responsable de recolección, el lugar de almacenamiento, la recuperación, la protección de los registros, el tiempo de retención y la disposición final una vez transcurrido el tiempo de retención. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, Proceso de Gestión de Calidad, Procedimiento control de Registros). 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, b) estableciendo la política de la calidad, c) asegurando que se establecen los objetivos de la calidad, d) llevando a cabo las revisiones por la dirección, y e) asegurando la disponibilidad de recursos. Es obligación de la organización y en consecuencia de la alta dirección establecer los recursos necesarios para el desarrollo y ejecución del Sistema de Gestión de Calidad. Estos recursos son, las personas necesarias para establecer los lineamientos y las directrices en las que se 13

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 14 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

fundamentará, como los recursos tecnológicos y económicos que servirán para el correcto desarrollo de las actividades que involucran el Sistema de Gestión de Calidad. Es compromiso de la dirección efectuar seguimientos a todos los adelantos realizados en este aspecto, generalmente realizará los seguimientos con base en las actas desarrolladas en cada actividad o en cada reunión que se efectúe con el ánimo de desarrollar algún aspecto de la norma ISO. Por tal motivo la dirección es la plena responsable por la ejecución y control de Sistema de Gestión de Calidad. Todos los esfuerzos de la compañía estarán enfocados en lograr la satisfacción plena de los clientes internos y externos, utilizando siempre las herramientas que están a disposición para conocer la percepción, las dificultades y las sugerencias que el cliente tiene con respecto a la prestación del servicio. La Gerencia General asegura la disponibilidad de los recursos para la administración y ejecución de todas las actividades del Sistema de Gestión de Calidad, descritas en el numeral 6.1, Provisión de Recursos. El gerente general (Director de Calidad), se reúne periódicamente con el fin de realizar el seguimiento a la política y objetivos institucional evaluando fundamentalmente los siguientes aspectos:      

Evolución del Sistema de Gestión de Calidad. Verificación del cumplimiento de política y objetivos Institucionales. Información suministrada por los clientes. Dificultades presentadas y posibles causas. Soluciones propuestas. Compromiso del personal involucrado en el proceso.

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE La gerencia general se asegura que los requerimientos del cliente estén determinados y sean cumplidos con el objetivo de incrementar la satisfacción del cliente. La razón de ser de Oficina de Negocios SAS, es el cliente, sus labores están enfocadas a la satisfacción de este, cumpliendo con todos los requisitos relacionados con el producto, elementos que se encuentran en el numeral 7.2.1. Para conocer dicho nivel de satisfacción se evalúa de acuerdo a lo establecido en el numeral 8.2.1 del presente manual. 14

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 15 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

5.3. POLÍTICA DE CALIDAD La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad: a) es adecuada al propósito de la organización, b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y e) es revisada para su continua adecuación. De la misma manera es de vital importancia que los integrantes de la organización conozcan más a fondo su deber y entiendan hacia donde van encaminados sus esfuerzos diarios. La política de calidad, proporciona un marco de referencia para el cumplimiento de los objetivos institucionales. El sistema de Gestión de Calidad requiere de una política de calidad, donde se lleven a cabo los cumplimientos de todos los objetivos trazados. (Ver Anexo D, Política de Calidad) Esta política fue realizada basándose en la matriz de Juran (Ver Anexo A, Matriz de Juran). 5.4.

PLANIFICACIÓN

5.4.1. OBJETIVOS DE LA CALIDAD La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [véase 7.1 a)], se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad. (Ver Anexo E, Objetivos Institucionales) 5.4.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La alta dirección debe asegurarse de que: a) la planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados en el apartado 4.1, así como los objetivos de la calidad, y b) se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste.

15

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 16 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

c) El Sistema de Gestión de Calidad es planeado con la mayor de las rigurosidades; por tal motivo, tanto su documentación, como su implementación y su control están planeados por etapas y por objetivos previamente establecidos, con el fin de cumplir con todos los parámetros que establece el Sistema de Gestión de Calidad. Con este fin los resultados de las auditorías internas son analizados detalladamente para establecer y dar solución a las recomendaciones que arrojen dichas auditorias. (Ver Anexo G, Plan de Calidad)

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización. Por tal motivo la empresa ha establecido un manual de funciones y responsabilidades donde se estable claramente las responsabilidades (dinero, personas, equipos y documentos), y la autoridad (jefe inmediato, subordinados, Nº de subordinados); este documento sirve de guía y de dirección para establecer las relaciones fundamentales que se deben tener dentro de la organización con el fin de establecer una cultura de entera satisfacción al cliente; por tal motivo la organización desde el momento de ingresar en la compañía hace un extensa campaña de familiarización con dichos aspectos. En el manual de funciones y responsabilidades documentado para Oficina de Negocios SAS, se establecen la identificación, descripción y requisitos del cargo, además de las competencias y responsabilidades que se requieren para los diferentes cargos que tiene la organización de acuerdo al organigrama general Véase numeral 3.2. (Ver Anexo H, Manual de Funciones y Responsabilidades) Además, conscientes de la importancia que tiene en la organización la selección, inducción, contratación, y su posterior evaluación del desempeño, se han establecido cada uno de estos procedimientos, dentro del proceso de recursos humanos de la compañía (Ver Anexo F, Manual de procesos y procedimientos, Proceso de Recursos humanos). Es directriz fundamental de la compañía que cada uno de los empleados conozca y tenga presente desde donde van sus obligaciones y hasta donde llegan sus derechos, con el fin de cada uno haga justo lo que le corresponde y no por falta de conocimiento no haga lo que está establecido dentro de su cargo. Para un correcto funcionamiento del manual de funciones cada cargo debe incluir el formato de descripción de cada puesto de trabajo, que contiene: 16

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 17 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Identificación del cargo: se debe definir claramente el nombre del cargo con el fin de diferenciarlo de cargos similares y de determinar el número de cargos que tiene el mismo nombre y por lo tanto cumplen las mismas funciones Descripción de funciones: se determina de manera detalla todas las funciones que se deben realizar por dicho cargo, se debe hacer lo más detallado posible con el fin de evitar posibles mal entendidos. Requisitos del cargo: Se establecen los requisitos, físicos, sicológicos, académicos y de experiencia que son necesarios para desempeñar el cargo. Entorno del cargo: se establecen las relaciones tanto internas como externas que impla la estadía en dicho cargo Condiciones de trabajo: se relacionan los riesgos físicos y químicos, y las locaciones en las que se desarrollan los cargos. Se elaboró la Matriz de responsabilidades, autoridad y manejo, en donde se determina la autoridad, responsabilidad y manejo que ha adquirido cada uno de los cargos existentes en la empresa con el sistema de gestión de Calidad. (Ver Anexo I, Matriz de responsabilidad, Autoridad y Manejo) 5.5.2. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya: a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Se ha elegido al gerente general de la compañía como el Director de calidad, dicha decisión es tomada por unanimidad ya que él, mejor que nadie conoce todos los aspectos que involucran a toda la organización, las demás funciones y requisitos se encuentran en el manual de funciones 17

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 18 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

y responsabilidades (Ver anexo H, Manual de funciones y responsabilidades, cargo Gerente General). Cualquier persona tanto interna como externa de la organización que quiera conocer sobre el desempeño del sistema de gestión de Calidad debe dirigirse al director de Calidad. 5.5.3. COMUNICACIÓN INTERNA La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Toda la información generada dentro de la organización que requiera ser divulgada dentro de la misma debe ser aprobada por el gerente con anterioridad. La información a transmitir puede ser comunicada a través de los siguientes medios:     

Correo institucional (interno) Publicación en cartelera Forma personal Forma escrita Telefónicamente

Cada 3 meses se evaluarán los resultados generados en el desarrollo del sistema de gestión de Calidad y luego se le comunicará a todo el personal de Oficina de Negocios SAS, por medio de reuniones donde expone el alcance del sistema y sus anomalías para proponer mejoras. Todas las reuniones que se realicen deben seguir el formato “FO-AD-010 ACTA DE REUNION” donde se consignan los temas tratados, puntos pendientes reunión anterior, desarrollo de puntos, compromisos próxima reunión, y firma de asistentes, estas actas se conservarán como evidencia del desarrollo de las reuniones. 5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 5.6.1. GENERALIDADES La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad. Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección (véase 4.2.4).

18

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 19 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Como recomendación general de la norma ISO las reuniones para hacer un seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad deben ser realizadas dos veces por año. En la compañía serán realizados los meses de Noviembre y Mayo, con el fin de dar espacio para hacer las mejoras y solucionar los problemas pertinentes. En las reuniones generales programadas cada seis meses tienen como objetivo centralizar los acuerdos o sugerencias resultantes de las reuniones por áreas, al igual que informar a todos los participantes de la organización de las diferentes temáticas y discusiones que se han planteado y que futuramente se plantearan con respecto al Sistema de Gestión de Calidad. 5.6.2. INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir a) resultados de auditorías, b) retroalimentación del cliente, c) desempeño de los procesos y conformidad del producto, d) estado de las acciones correctivas y preventivas, e) acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, f) cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y g) recomendaciones para la mejora 5.6.3. RESULTADOS DE LA REVISIÓN Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos, b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. c) las necesidades de recursos La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad por medio de los informes suministrados por el director de calidad.

19

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 20 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

El propósito del análisis de los resultados es identificar fallas en el proceso, para desarrollar y actualizar los planes de calidad, estratégicos para futuras actividades. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para: a) implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y b) aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

6.2. RECURSOS HUMANOS 6.2.1. GENERALIDADES El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. La organización se asegura que todos los funcionarios involucrados con los procesos y procedimientos del SGC tengan las competencias necesarias para desarrollar dichas tareas, teniendo como referente el manual de funciones. En el proceso de Recursos Humanos, Oficina de Negocios SAS, cuenta con varios procedimientos para la Gestión del personal idóneo y capacitado, estos procedimientos se encuentran en el Manual de procesos y procedimientos. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y procedimientos) 6.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN La organización debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto, b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas, d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase 4.2.4). 20

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 21 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

A fin de garantizar las competencias personales dentro de la compañía, Oficina de Negocios SAS, cuenta con un manual de funciones por cargo, donde se encuentran definidas las competencias y habilidades necesarias para desarrollar eficientemente las tareas pertinentes a cada puesto de trabajo. El manual de funciones, los procedimientos y plan de este numeral se encuentran referidos en el numeral 5.5.1 del presente manual. 6.3. INFRAESTRUCTURA La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a) Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados. b) Equipo para los procesos ( tanto hardware como software ), y c) Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información). Oficina de Negocios SAS, posee las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de la compañía, contando con todos los servicios indispensables (energía eléctrica, comunicación, agua, transporte, etc.), dando a los trabajadores y visitantes conformidad y seguridad. El tener la infraestructura adecuada para desarrollar las funciones de la empresa permite a todas las personas desenvolverse en un ambiente de trabajo agradable. 6.4. AMBIENTE DE TRABAJO La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Para garantizar la calidad de los servicios ofrecidos por la compañía es fundamental, la calidad del personal que en ella trabaja, por lo tanto es de vital importancia garantizarles las mejores condiciones posibles para poder realizar sus actividades diarias de forma eficiente. La gerencia ha procurado garantizar los siguientes aspectos:    

Buena iluminación Seguridad Temperatura adecuada Ventilación adecuada 21

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 22 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.1). Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto, b) la necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos específicos para el producto, c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo, d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos (véase 4.2.4). El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización. Los servicios ofrecidos por la empresa, son documentados a través de los procedimientos operativos, estos consta de los pasos, con su respectiva secuencia, la descripción, responsables, objetivos de calidad, y las observaciones. El desarrollo del sistema de gestión de Calidad y el mejoramiento continuo sólo se aseguran con la planificación de la realización de cada uno de los servicios. En el manual de procedimientos se encuentran los planes de calidad de cada uno de los procedimientos operativos de la empresa. (Ver Manual de procesos y procedimientos, Proceso Operativo)

22

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 23 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1. DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO La organización debe determinar: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, c) los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto, y d) cualquier requisito adicional que la organización considere necesario. 7.2.2. REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse de que: a) están definidos los requisitos del producto, b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y c) la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (véase 4.2.4). Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación. Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados Los requisitos relacionados con el producto son canalizados a través de la solicitud realizada para la prestación de servicios. Esta solicitud es registrada en el formato de “FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA”, por la asistente de gerencia, después de canalizar la solicitud, se inicia con el proceso de contratación, según el servicio a prestar, y después de asignar el 23

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 24 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

contrato, se inician las etapas de ejecución dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, a los especificados y no especificados por el cliente. (Ver Punto 2. NORMAS LEGALES QUE APLICAN, del presente manual) Al iniciarse el servicio, el gerente general, realiza revisiones mensuales comunicándose con cada uno de los clientes para verificar que se estén cumpliendo los requisitos solicitados previamente por este, de no ser así, se determinaran las acciones correctivas a emprender con el fin de garantizar su plena satisfacción. Estas revisiones serán registradas en el Formato “FO-AD-019 REVISION DEL SERVICIO”. La revisión de los requisitos legales y reglamentarios, se realiza permanentemente a través de consultas y/o actualizaciones. Estas revisiones se realizan en los libros de consulta Tributaria y Contable especificados en el Numeral 2, igualmente estas pueden ser en:     

El Diario Oficial del Congreso de la República Periódico Internet Boletín Informativo del Instituto Colombiano de Derecho Tributario. Seminarios o cursos sobre Actualización Tributaria

7.2.3. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: a) la información sobre el producto, b) las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y c) la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas. La empresa tiene determinados unos canales de comunicación eficaces con los clientes para entregar y obtener información sobre el servicio, consultas, contratos, incluyendo las reclamaciones, la retroalimentación del cliente e incluso sus quejas. Las disposiciones para realizar los procesos de comunicación con el cliente se documentan en los perfiles de cargo, para los funcionarios que tiene la responsabilidad y autoridad de informar, atender y retroalimentar las inquietudes del cliente, respecto del producto. En Oficina de Negocios SAS, el gerente general, es la persona autorizada para comunicarse legalmente con los clientes, además ha designado a la Directora operativa, como la responsable 24

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 25 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

del manejo de la comunicación formal con los mismos, dicha decisión la ha dado a conocer mediante una carta dirigida a todo el personal. Todo el personal de la empresa, puede comunicarse con los clientes, pero se debe garantizar que la información suministrada por los clientes sea emitida al responsable del manejo de la comunicación, para que este, recopile, y registre en el formato “FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA”, las solicitudes de prestación de servicios, preguntas, inquietudes, recomendaciones y reclamos. Todas las quejas y reclamos provenientes de los clientes con relación al servicio. Se analizaran en las reuniones de revisión de la gerencia al sistema de gestión de Calidad y se determinarán las acciones preventivas y correctivas según el caso, además se retroalimentarán en el comité de calidad. 7.3.

DISEÑO Y DESARROLLO (EXCLUIDO)

7.4. COMPRAS 7.4.1. PROCESO DE COMPRAS La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4).  COMPRA SERVICIO DE ASESOR La compra de servicios, se realiza según las necesidades de la empresa, esta solicitud es realizada y aprobada por el gerente general, para este tipo de compras, se deben emplear los procedimientos administrativos de selección y contratación de personal.  COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Las compras de productos y/o servicios, necesarios por los empleados para el desempeño de sus funciones se realizan según el procedimiento de compras. Cada uno de los empleados de 25

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 26 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Oficina de Negocios SAS, informa a la Directora operativa, sus necesidades de productos, ella recepciona estos datos y según los insumos solicitados, busca a los proveedores correspondientes en el formato “FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES”, se comunica con ellos telefónicamente, para solicitar la cotización actual ya sea verbal o escrita, si la cotización es verbal se debe registrar los valores en el formato “FO-AD-013 COTIZACION PROVEEDOR”. Después de obtener la información, analiza la cotización y selecciona la mejor alternativa, realiza la orden de compra en el formato “FO-AD-014 ORDEN DE COMPRA”, adjunta la cotización y la entrega al gerente general para la respectiva autorización. Posterior a la autorización, se realiza el pedido al proveedor y se hace seguimiento a la orden de compra. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y procedimientos, Procedimiento de compras” 7.4.2. INFORMACIÓN DE LA COMPRAS La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, b) los requisitos para la calificación del personal, y c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad. La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor. La información referente a la compra de productos o servicios necesarios por los empleados para la realización de sus funciones es transmitida a la asistente de Gerencia, ella su vez debe diligenciar todos los formatos pertinentes al procedimiento de compras y guardarlos en la carpeta “Proveedores”. (Ver punto 7.4.1 proceso de compras, formatos a diligenciar). 7.4.3. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

26

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 27 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

 VERIFICACIÓN COMPRA SERVICIO DE ASESOR Cuando la empresa decide comprar el servicio de un asesor, su verificación se hará realizando seguimiento de su desempeño, durante dos meses aproximadamente. Si cumple con todos los requisitos para lo cual fue contratado se considera conforme, de lo contrario el gerente general tomara la decisión con respecto al asesor y se lo dará a conocer a través del formato “FO-AD016 QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR”  VERIFICACIÓN COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS La directora operativa, verifica la compra de los productos y/o servicios, con la orden de compra, inspeccionando que el proveedor entregue los productos solicitados. Se verificara las cantidades, el precio, y visualmente los atributos de calidad, si todo está conforme se dará el visto bueno en la factura u orden de remisión. Si parte o el total del pedido es no conforme se diligenciará el formato para verificación de productos comprados FO-AD-016 QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR, procediendo a la reclamación respectiva. Este registro es archivado en la carpeta de proveedores, como soporte y evidencia para la evaluación de su desempeño. Si el producto es conforme, directora operativa da el visto bueno de los productos comprados, se liberan y da autorización para su utilización. 7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1. CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable: a) la disponibilidad de información que describa las características del producto, b) la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, c) el uso del equipo apropiado, d) la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición, e) la implementación del seguimiento y de la medición, y f) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del producto.

27

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 28 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Para el control de los servicios ofrecidos por la empresa, se debe tener en cuenta los siguientes factores como son el método de trabajo, y el equipo humano capacitado, los cuales afectan directamente la calidad del servicio, por consiguiente se debe tener control de cada factor.  INSTRUCCIONES DE TRABAJO Cada asesor de acuerdo a los Planes de Calidad establecidos para cada uno de los servicios que ofrece la empresa realiza sus revisiones, con el fin de asegurar que las operaciones del servicio se están realizando conforme a la ley y a los requisitos exigidos por el cliente.  EQUIPO HUMANO La empresa cuenta con personal altamente capacitado, y con experiencia en el campo. Para llevar un control del servicio, cada asesor deberá realizar un informe mensual de sus asesorías, e igualmente el gerente general se comunicara mensualmente con cada cliente para revisar que los requisitos del cliente se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los dos casos se establecerán las acciones correctivas para garantizar la plena satisfacción del cliente. En la empresa, todos los asesores se brindan acompañamiento en el momento en que se requiera a través de retroalimentaciones con respecto a problemas o dificultades que se presenten en el desarrollo de las labores. Si se da la necesidad de vincular a un nuevo asesor, la empresa garantiza la contratación del personal idóneo, realizando el procedimiento de Selección e Inducción de personal, basados en las especificaciones del cargo a desempeñar descritas previamente en el Manual de Funciones de la empresa. NOTA: Para llevar un control de los documentos (Declaraciones) que se entregan a los clientes como resultado del servicio prestado, se llevará un registro. Todos los documentos entregados al cliente por el asesor responsable se controlará registrando la información correspondiente en el formato “FO-AD-020 ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES”, en caso tal de que los documentos (Declaraciones) sean entregados por la asistente de gerencia, como evidencia de la entrega se adjuntara un memorando en formato minerva el cual deberá ser firmado por la persona que recibe el documento.

28

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 29 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

7.5.2. VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO La organización debe validar todo proceso de producción y de prestación del servicio cuando los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o medición posteriores y, como consecuencia, las deficiencias aparecen únicamente después de que el producto esté siendo utilizado o se haya prestado el servicio. La validación debe demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. La organización debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando sea aplicable: a) los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos, b) la aprobación de los equipos y la calificación del personal, c) el uso de métodos y procedimientos específicos, d) los requisitos de los registros (véase 4.2.4), y e) la revalidación. Debido a que los procedimientos que realiza la empresa, se hacen de acuerdo a la ley y a los requisitos de los clientes, en determinadas circunstancias se da la interpretación de las leyes y normas dando origen a controversias, por consiguiente se considera que todos los procedimientos serán validados aplicando las leyes, pero cuando por alguna circunstancia se presente demandas o sanciones por interpretación de la ley, se aplicará este elemento de la norma para lo cual se tendrá en cuenta la documentación que se lleva, las competencias y experiencia de los asesores, además el prestigio, seriedad y responsabilidad de la firma. 7.5.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto. La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto.

29

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 30 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación única del producto y mantener registros (véase 4.2.4). Para identificar lo de cada cliente, la empresa maneja un archivo físico, donde a cada uno de los clientes se les ha asignado una carpeta con todos los documentos relacionados con el servicio que le ha ofrecido la empresa hasta la actualidad. Cuando se presentan reclamos por parte del cliente, la directora operativa, con el asesor correspondiente y el Gerente General, deben recuperar la historia del servicio con el fin de identificar la falla y la causa que le dio origen, analizando los registros conservados. Posteriormente se elabora un plan de acción en el que se determinan las actividades a ejecutar para dar respuesta al cliente. Adicional a esto se deben establecer las acciones preventivas a tomar para que no vuelva a ocurrir. NOTA: Por la naturaleza de la empresa, los archivos de identificación y trazabilidad la mayoría quedan en cada empresa, y cada asesor deberá conocer cómo se archiva la documentación correspondiente para garantizar así su fácil identificación. Cuando se tienen documentos en la empresa, estos se guardaran en el archivo, garantizando así su fácil identificación y trazabilidad. 7.5.4. PROPIEDAD DEL CLIENTE La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase 4.2.4). Los materiales propiedad del cliente, instalaciones y maquinaria, son tratados con extremo cuidado, son identificados, se tiene un inventario detallado de estos y se atiende a las indicaciones de uso comunicadas por el cliente. Para el registro se cuenta con un formato de propiedad del cliente. Cualquier tipo de deterioro de los materiales propiedad del cliente es tratado como un producto no conforme, el tratamiento y solución ante estas no conformidades es comunicado y consensuado con el cliente. Los bienes suministrados por el cliente a la empresa, pueden ser balances, declaraciones o información en medio magnético, el manejo temporal de estos, son responsabilidad de cada asesor, el cual debe cuidar de éstos y conservarlos.

30

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 31 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Todos los bienes suministrados por el cliente se identificaran en la empresa con una carpeta de color rojo manejada por cada uno de los asesores, una vez utilizados el asesor correspondiente hace entrega de estos al cliente. 7.5.5. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO La organización debe preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Según sea aplicable, la preservación debe incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también a las partes constitutivas de un producto. Cuando por alguna razón, la empresa posee algún documento del cliente, relacionado con el servicio que ofrece la empresa, y el asesor responsable no los puede entregar personalmente, estos documentos podrán ser recogidos por personal del cliente y si no es posible, el mensajero hará la entrega personal, todos estos documentos son empacados en sobre de manila para garantizar así su cuidado y preservación, como soporte de esta entrega, cada uno de los documentos como balances y declaraciones entregados por el mensajero al cliente serán firmados por la persona que recibe a través de un memorando en forma minerva donde se especifica la fecha y el documento que se entrega. 7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO Este elemento de la norma no aplica, ya que Oficina de Negocios SAS, es una empresa de servicios que no requiere controlar ningún equipo de medición y seguimiento.

31

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 32 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1. GENERALIDADES La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) demostrar la conformidad con los requisitos del producto, b) asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y c) mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización. Con el fin de realizar las actividades de medición, análisis y mejora del sistema de gestión de Calidad, Oficina de Negocios, ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas:  Lluvia de Ideas  Diagramas De Pareto  Análisis Causa-Efecto (Espina De Pescado) Estas técnicas permitirán controlar, registrar y evidenciar el desarrollo de dicho sistema. Ver en el manual de procedimiento la explicación de éstas técnicas estadísticas.

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información. OFICINA DE NEGOCIOS SAS, adelanta un proceso de implementación del sistema de gestión de Calidad y como medida del desempeño de este, la organización debe conocer la percepción de los clientes relacionada con el servicio ofrecido por la empresa, por consiguiente es muy importante conocer la percepción de los clientes sobre el servicio que la empresa le ha suministrado hasta el momento y para evaluar dicha percepción se realizara una encuesta anual con el objetivo de evaluar el servicio y plantear las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar un servicio acorde a las expectativas y necesidades de cada uno de 32

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 33 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

los clientes, para ello la empresa tiene en claro los siguientes aspectos primordiales en la prestación de cada uno de sus servicios:  Puntualidad y cumplimiento en horario de asesorías.  Cumplimiento en entrega de documentos.  Servicio postventa.  Apoyo técnico.  Desempeño asesor.  Desempeño empresa. La información de cada una de las encuestas diligenciadas por nuestros clientes será recopilada, tabulada y analizada finalmente por el comité de calidad con el fin de encontrar los problemas de mayor incidencia en el servicio y las soluciones para mejorar cada vez más el servicio. 8.2.2. AUDITORIA INTERNA La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad: a) es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,

Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados. Deben mantenerse registros de las auditorias y de sus resultados (véase 4.2.4). La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para 33

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 34 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2). (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, PR-GC-08 Procedimiento de auditorías Internas) 8.2.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente. Para realizar las mediciones de cada uno de los servicios que ofrece la empresa se cuenta con un plan de calidad y con asesores altamente capacitados los cuales en el desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del servicio realizan sus revisiones. La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe mensual a cada uno de los asesores sobre su(s) asesoría y se comunicará mensualmente con cada uno de los clientes para revisar que los requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste. 8.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas (véase 7.1). Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto al cliente (véase 4.2.4). La liberación del producto y la prestación del servicio al cliente no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas (véase 7.1), a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente. 34

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 35 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Para realizar la medición y seguimiento del servicio, cada uno de los asesores deberá cumplir con el respectivo plan de calidad realizando las revisiones correspondientes, para la medición y seguimiento del servicio el gerente general solicitara mensualmente un informe a cada uno de los asesores sobre su(s) asesoría y se comunicará con las empresas, verificando que cada uno de los asesores este cumpliendo con los requisitos exigidos por él, igualmente se realizará una encuesta anual de satisfacción del cliente con el propósito de evaluar el desempeño del asesor, el desempeño de la empresa, y el servicio postventa, y según los resultados encontrados, el comité de calidad establecerá las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar un servicio acorde a las necesidades y expectativas del cliente. El gerente general ha asignado a la Directora Operativa para la comunicación con los clientes, cuando el cliente decide comunicarse con la empresa y presentar algún reclamo, o solicitud, esta es la persona encargada de registrar la información y asignar el responsable de dar respuesta garantizando la oportuna respuesta de todas las inquietudes presentadas por nuestros clientes, como evidencia de esto, la directora operativa registra la información de los clientes en el formato de “FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA “. 8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme. Cuando sea aplicable, la organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras: a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada; b) autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; c) tomando acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente; d) tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso. Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. 35

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 36 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Se deben mantener registros (véase 4.2.4) de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. Se documentó un Procedimiento para el control de Producto no Conforme. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, PR-GC-09 Control de Producto No Conforme) 8.4. ANÁLISIS DE DATOS La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. El análisis de datos debe proporcionar información sobre: a) la satisfacción del cliente (véase 8.2.1), b) la conformidad con los requisitos del producto (véase 8.2.4), c) las características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas (véase 8.2.3 y 8.2.4), y d) los proveedores (véase 7.4).

Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas, Diagrama de Pareto, Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán realizar el análisis, encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen los problemas o donde pueden necesitarse mejoras. 8.5. MEJORA 8.5.1. MEJORA CONTINUA La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad. A través de los indicadores de gestión, el comité de calidad, revisa y evalúa el cumplimiento de la política, objetivos de calidad, desempeño del sistema y en el tiempo, el desempeño laboral. Cuando no se están cumpliendo las metas, el comité establece las acciones correctivas y preventivas a implementar. 36

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 37 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Igualmente se cuenta con las auditorías internas de calidad, a través de las cuales se realiza un examen sistemático para determinar si las actividades planificadas que buscan el mejoramiento continuo de la organización y los resultados asociados, corresponden a los esperado y planificado. 8.5.2. ACCIÓN CORRECTIVA La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes), b) determinar las causas de las no conformidades, c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, d) determinar e implementar las acciones necesarias, e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y f) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. Se documentó un Procedimiento de Acción Correctiva. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, PR-GC-10 Acciones Correctivas) 8.5.3. ACCIÓN PREVENTIVA La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, c) determinar e implementar las acciones necesarias, d) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y e) revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.

37

CÓDIGO:MC-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 38 de 171

FECHA:

MANUAL DE CALIDAD

Se documentó un Procedimiento de Acción Preventiva. (Ver Anexo F, Manual de Procesos y Procedimientos, PR-GC-11 Acciones Preventivas)

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

38

ANEXOS ANEXO B. MAPA DE PROCESOS

39

ANEXO C. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

POLITICA DE CALIDAD

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 1

PO-AC-01

ANEXO D. POLITICA DE CALIDAD (Ver Anexo a, Matriz de Juran) En “OFICINA DE NEGOCIOS SAS” la satisfacción del cliente es un propósito fundamental y permanente, por lo que se compromete a proporcionarles servicios de asesoría financiera de manera oportuna y ceñida a los más altos estándares de calidad, contando con software especializado que facilite el trabajo; además está consciente de la responsabilidad que tiene con la protección y preservación del medio ambiente, y se compromete en todos sus procesos a crear e implementar buenas prácticas ambientales, ajustándose al Sistema de Gestión de Calidad, Por lo anterior su política se basa en:  Respaldarse en el equipo de trabajo que la conforma, en la filosofía del mejoramiento continuo de todas sus actividades y en la implementación de acciones preventivas y correctivas, lo que le permitirá ser competitiva en el mercado y garantizar su permanencia dentro de él.  Contar con una herramienta de software administrativo especializado que le permite ofrecer un mejor servicio a los clientes, además de la actualización permanente de la base de datos, brindando así un servicio personalizado. Esta política será revisada cada 3 años y cuando se requiera. ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Versión:

Fecha:

Página:

01

1 de 9

Código: MC-AD-01

ANEXO E. OBJETIVOS INSTITUCIONALES OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

SATISFACCIÓN DE LOS AACCIONISTAS

POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

AUMENTAR RENTABILIDAD

Utilidad neta

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

*Ampliar el alcance del producto y el mercado * Mejorar servicio * Reducir gastos * Aprovechar la información sobre los clientes * Modificar la ejecución y el apoyo * Reciclar papelería * Optimizar reprocesos * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Minimizar viajes * Ahorro energía * Ahorro teléfono.

31/12/13

MENSUAL

31/12/13

MENSUAL

Ingresos = Rentabilidad

DISMINUIR GASTOS

Gastos del presente año (-) Gastos del año anterior

TODOS

=INDICE DE CONTROL DE GASTOS

46

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 9

FECHA:

SATISFACCIÓN DE LOS AACCIONISTAS

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

AUMENTAR UTILIDAD NETA

Utilidad neta año presente (-) Utilidad neta año anterior

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

*Ampliar el alcance del producto y el mercado * Mejorar servicio * Reducir gastos * Aprovechar la información sobre los clientes * Modificar la ejecución y el apoyo * Mantener una rotación de cartera máximo 30 días. *Aprovechar los incentivos que se ofrecen para los pagos adelantados

31/12/13

MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE CAJA

FLUJO DE CAJA = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

31/04/14

MENSUAL

ENTREGAR TODOS LOS MESES EL CORRESPONDIE NTE BLOQUE DE INFORMES

=Total bloques entregados a los clientes*100 /total clientes

DIRECTOR OPERATIVO

*Creación de software comando control

Según vencimientos

Anual

REALIZAR DURANTE EL AÑO POR LO MENOS UNA ENCUESTA DE SERVICIO A LOS CLIENTES

=Número de encuestas aplicadas

GERENTE GENERAL

*Contratación de personal externo experto en encuestas de satisfacción

Según lo acordado con el gerente

ANUAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

ENTREGAR LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS 3 DIAS ANTES DE LOS VENCIMIENTOS

SATISFACCIÓN CLIENTES

CAPACITAR AL PERSONAL

DOCUMENTAR SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ACORDE A LAS NORMAS ISO 9001:2008 E ISO 14001:2004

=Declaraciones presentadas 3 días antes*100/total declaraciones presentadas

DIRECTORA 0PERATIVA

*Creación de software comando control, con sistema de alarmas para cada cliente

Según vencimientos de cada cliente

BIMESTRAL

TODOS

* Identificar el personal que debe recibir la capacitación. * Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad. * Seleccionar el organismo o persona que realizará la capacitación. * Promover la capacitación en todos los niveles.

31/12/13

MENSUAL

COORDINADOR DE CALIDAD

* Implementar los procesos y procedimientos según los requerimientos de las normas. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorías internas.

05/12/13

MENSUAL

Número de capacitaciones __realizadas___ Número de capacitaciones Programadas = INDICE DEL PERSONAL CAPACITADO Número de actividades realizadas____ Número de actividades programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

48

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS

SATISFACCION CLIENTES

SATISFACCIÓN ACCIONISTAS

POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

MEJORAMIENTO CLIMA ORGANIZACIONAL

Nivel de satisfacción y compromiso de los empleados

GERENTE GENERAL

Realizar programas de incentivos, actividades lúdicas y oportunidades de desarrollo personal

01/04/2014

BIMESTRAL

DISMINUIR ROTACIÓN DE CARTERA

Cuentas por cobrar promedio x365 días/ Ventas a crédito

DIRECTORA OPERATIVA

*Facturar cuentas de cobro el 16 de cada mes, para recibir su respectiva cancelación entre el 16 y el 30 de cada mes. * Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.

31/05/14

MENSUAL

REALIZAR UNA VISITA MINIMA ADMINISTRATIVA A TODOS LOS CLIENTES PLANEAR Y EVALUAR LOS PROCESOS

Visitas realizadas/ Visitas programadas

GERENTE GENERAL

31/12/2013

SEMESTRAL

Eficiencia de los miembros de la empresa por medio de las evaluaciones de desempeño

GERENTE GENERAL

Implementación software administrativo con alarmas de visitas y entregas Revisar los objetivos de cada área de la empresa y el cumplimiento de estos. Realizar los cambios necesarios

SEMESTRAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 9

FECHA:

SATISFACCION CLIENTES

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

DISMINUIR RECLAMOS

No. Reclamos / mes

TODOS

TENER EN COMPLETA OPERACIÓN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA

Software en línea y operando

GERENTE GENERAL

DOCUMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SEGÚN LAS NORMAS ISO 9001:2008 E ISO 14001:2004

Número de actividades realizadas____ Número de actividades programadas

COORDINADO R DE CALIDAD

= INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

50

* Estar actualizados en las normas contables y tributarias vigentes. * Exigir a clientes información verídica. * Revisar antes de imprimir y firmar documentos. * Estar al día con vencimientos de declaración tributaria. * Exigir a clientes entrega de documentos a tiempo. *Contratar personal capacitado para la elaboración del software administrativo según requerimientos del gerente * Documentar los procesos y procedimientos según los requerimientos de las normas. * Conformar el comité de calidad. .

31/12/13

MENSUAL

31/02/14

ANUAL

05/12/13

MENSUAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

OBJETIVOS AMBIENTALES

VERSION:

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

POLITICA

FECHA:

PAGINA:

CODIGO:

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

REDUCCION DEL CONSUMO DE PAPEL

Gasto papelería año anterior / Gasto papelería año vigente

DIRECTOR DE CALIDAD

01/06/2014

Semestral

REDUCCION CONSUMO DE ENERGIA

Cantidad de kW consumidos al mes (Facturas mes a mes)

DIRECTOR DE CALIDAD

*Reutilizar el papel por ambas caras *Revisar en pantalla los documentos antes de imprimir *Mandar por e-mail siempre que sea posible *Imprimir dos páginas por hoja *Escanear en lugar de fotocopiar *Comprar papel reciclado *Jornada de sensibilización de uso del papel y compras verdes *Configurar computadores con sistema de ahorro de energía *Cambio de bombillas regulares por ahorradores (LED)

01/06/2014

Mensual

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 9

FECHA:

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

RECICLAR EL PAPEL CONSUMIDO

Cantidad de papel reciclado / cantidad de papel consumido (Kilos)

TODOS

*Comprar papel ecológico

01/06/2014

Semestral

RECICLAR APARATOS ELECTRICOS Y ELECTRONICOS

Relación de aparatos eléctricos y electrónicos bien seleccionados

TODOS

*No tirar los residuos de aparatos eléctricos o electrónicos a la basura (impresoras, cartuchos, ratones, teclados, bombillas, etc.) *Solicitar con ente dedicado a la recogida de estos elementos,

01/06/2014

Semestral

SENSIBILIZACION Y FORMACION MEDIOAMBIENTAL

Porcentaje de personas que han recibido formación medioambiental

GERENTE (Contratación)

*Formar al personal sobre buenas prácticas ambientales y sobre los objetivos ambientales de la empresa

01/06/2014

Ocasional

52

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

OBJETIVOS DE CALIDAD POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

AUMENTAR LA CALIDAD EN EL SERVICIO

Disminución en los reclamos y quejas

TODOS

*Entregar documentos oportunamente en la fecha acordada. *Entregar los documentos sin errores y revisados previamente

01/05/2014

MENSUAL

TODOS

* Estar actualizados en las normas contables y tributarias vigentes. * Exigir a clientes entrega de documentos a tiempo. * Revisar antes de imprimir y firmar documentos. * Estar al día con vencimientos de declaración tributaria. * Cumplimiento en entrega de documentos. *Personal calificado para la realización de las tareas *Equipos e insumos adecuados

01/05/2014

MENSUAL

01/05/2014

MENSUAL

SERVICIOS DE ALTA CALIDAD

Aumento en el número de clientes DISMINUIR RECLAMOS

DISMINUIR REPROCESOS DE ELABORACION DE DOCUMENTOS

No. Reclamos por mes (comparación)

Numero de reprocesos por mes

TODOS

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Versión:

Fecha:

01

Página: 55 de 171

Código: MP-GC-01

ANEXO F. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO Determinar las actividades que se deben realizar dentro de “OFICINA DE NEGOCIOS SAS” para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo ALCANCE Abarca todos los procesos y procedimientos que se realizan en “OFICINA DE NEGOCIOS SAS”, para la consecución de los objetivos. DEFINICIONES Manual: Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilación de procesos. Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. GENERALIDADES No aplica

55

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 56 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Tabla de contenido 0. MANUAL DE CALIDAD ........................................................................................................... 1 0.1.

OBJETIVO........................................................................................................................... 1

0.2.

ALCANCE ........................................................................................................................... 1

0.3.

DEFINICIONES ................................................................................................................... 1

1. GENERALIDADES ................................................................................................................... 1 1.1.

EXCLUSIONES DE LA NORMA ............................................................................................ 2

2. NORMAS LEGALES QUE APLICAN ......................................................................................... 3 2.1.

REVISORÍA FISCAL: ............................................................................................................ 3

2.2.

ASESORÍA CONTABLE: ....................................................................................................... 3

2.3.

ASESORÍA TRIBUTARIA: ..................................................................................................... 3

2.4.

ASESORÍA FINANCIERA:..................................................................................................... 3

2.5.

AUDITORÍA CONTABLE:..................................................................................................... 3

3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................................... 4 3.1.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS .............................................................................................. 5

3.1.1.

ASESORÍA CONTABLE .................................................................................................... 5

3.1.2.

ASESORÍA CONTABLE CON ASISTENCIA COMERCIO Y ENTIDADES ............................... 5

3.1.3.

ASESORÍA CONTABLE VISITA ......................................................................................... 5

3.1.4.

ASESORÍA CONTABLE CON ASISTENCIA A PROPIEDADES HORIZONTALES (P.H) .......... 5

3.1.5.

ASESORÍA CONTABLE REMOTA PROPIEDADES HORIZONTALES (P.H) .......................... 6

3.1.6.

ASESORÍA CONTABLE REMOTA PROFESIONALES Y COMERCIANTES ............................ 6

3.1.7.

ASESORÍA FINANCIERA .................................................................................................. 6

3.1.8.

ASESORÍA TRIBUTARIA .................................................................................................. 6

3.1.9.

AUDITORÍA .................................................................................................................... 7

3.1.10.

REVISORÍA FISCAL ...................................................................................................... 7

3.1.11.

GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................ 7

3.1.12.

MANTENIMIENTO COMPUTADORES ......................................................................... 7

3.2.

ORGANIGRAMA ................................................................................................................ 8

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 57 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.3.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................................. 8

3.3.1.

MISIÓN .......................................................................................................................... 8

3.3.2.

VISIÓN ........................................................................................................................... 9

3.3.3.

VALORES CORPORATIVOS ............................................................................................. 9

3.3.4.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS.......................................................................................... 9

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................................................ 10 4.1.

REQUISITOS GENERALES ................................................................................................. 10

4.2.

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÒN ................................................................................ 11

4.2.1.

GENERALIDADES.......................................................................................................... 11

4.2.2.

MANUAL DE CALIDAD ................................................................................................. 11

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................................ 13 5.1.

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ................................................................................... 13

5.2.

ENFOQUE AL CLIENTE ..................................................................................................... 14

5.4.

PLANIFICACIÓN ............................................................................................................... 15

5.4.1.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD.......................................................................................... 15

5.4.2.

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................... 15

5.5.

RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ..................................................... 16

5.5.1.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................................................... 16

5.5.2.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ............................................................................ 17

5.5.3.

COMUNICACIÓN INTERNA .......................................................................................... 18

5.6.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ......................................................................................... 18

5.6.1.

GENERALIDADES.......................................................................................................... 18

5.6.2.

INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN ....................................................... 19

5.6.3.

RESULTADOS DE LA REVISIÓN ..................................................................................... 19

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS ............................................................................................... 20 6.1.

PROVISIÓN DE RECURSOS ............................................................................................... 20

6.2.

RECURSOS HUMANOS .................................................................................................... 20

6.2.1.

GENERALIDADES.......................................................................................................... 20

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 58 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6.2.2.

COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN ............................................. 20

6.3.

INFRAESTRUCTURA ......................................................................................................... 21

6.4.

AMBIENTE DE TRABAJO .................................................................................................. 21

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO ............................................................................................ 22 7.1.

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO .................................................... 22

7.2.

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE.................................................................. 23

7.2.1.

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO ............. 23

7.2.2.

REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO ......................... 23

7.2.3.

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE ............................................................................... 24

7.3.

DISEÑO Y DESARROLLO (EXCLUIDO) ............................................................................... 25

7.4.

COMPRAS ........................................................................................................................ 25

7.4.1.

PROCESO DE COMPRAS............................................................................................... 25

7.4.2.

INFORMACIÓN DE LA COMPRAS ................................................................................. 26

7.4.3.

VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS ............................................................ 26

7.5. 7.5.1.

PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................................................... 27 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................ 27

7.5.2. VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO .................................................................................................................................... 29 7.5.3.

IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ............................................................................... 29

7.5.4.

PROPIEDAD DEL CLIENTE............................................................................................. 30

7.5.5.

PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO ................................................................................. 31

7.6.

CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................... 31

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ......................................................................................... 32 8.1.

GENERALIDADES ............................................................................................................. 32

8.2.

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ............................................................................................ 32

8.2.1.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ........................................................................................ 32

8.2.2.

AUDITORIA INTERNA ................................................................................................... 33

8.2.3.

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS .......................................................... 34

8.2.4.

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO .............................................................. 34

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 59 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8.3.

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME .................................................................... 35

8.4.

ANÁLISIS DE DATOS ........................................................................................................ 36

8.5.

MEJORA ........................................................................................................................... 36

8.5.1.

MEJORA CONTINUA .................................................................................................... 36

8.5.2.

ACCIÓN CORRECTIVA .................................................................................................. 37

8.5.3.

ACCIÓN PREVENTIVA .................................................................................................. 37

ANEXOS ...................................................................................................................................... 39 ANEXO B. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................. 39 ANEXO C. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ............................................................................ 40 ANEXO D. POLITICA DE CALIDAD (Ver Anexo Matriz de Juran)................................................. 45 ANEXO E. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ................................................................................... 46 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES ............................................................................................... 46 OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 49 RESPONSABLE ................................................................................................................................ 49 Ventas a crédito ................................................................................................................... 49 GERENTE GENERAL ........................................................................................................................ 50 COORDINADOR DE CALIDAD ......................................................................................................... 50 OBJETIVOS AMBIENTALES .......................................................................................................... 51 PAGINA:.......................................................................................................................................... 51 RESPONSABLE ................................................................................................................................ 51 OBJETIVOS DE CALIDAD ............................................................................................................. 53 RESPONSABLE ................................................................................................................................ 53 ANEXO F. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ............................................................ 55 1.

GESTIÓN ESTRATÉGICA .......................................................................................................... 65 1.1.

Diseño de estrategias .................................................................................................. 67

1.2.

Posicionamiento Regional ........................................................................................... 69

1.3.

Selección de Clientes ................................................................................................... 71

1.4.

Soporte Jurídico........................................................................................................... 73

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 60 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.5. 2.

Soporte Tecnológico.................................................................................................... 75

GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................................................................ 77 2.1.

Control de Documentos .............................................................................................. 79

2.2.

Control de Registros .................................................................................................... 86

2.3.

Auditorías Internas ...................................................................................................... 89

2.4.

Control de Producto no Conforme .............................................................................. 94

2.5.

Acciones Correctivas ................................................................................................... 96

2.6.

Acciones Preventivas ................................................................................................... 98

3. OPERATIVO ....................................................................................................................... 100 3.1.

Asesorías Financieras, Tributarias y Contables ......................................................... 102

3.2.

Auditorias Financieras ............................................................................................... 105

3.3.

Revisoría Fiscal .......................................................................................................... 107

4. ADMINISTRATIVO ............................................................................................................. 109 4.1.

Administración Financiera......................................................................................... 111

4.2.

Compras .................................................................................................................... 113

4.3.

Evaluación de proveedores ....................................................................................... 116

4.4.

Reevaluación de proveedores ................................................................................... 119

5. RECURSOS HUMANOS ...................................................................................................... 121 5.1.

Selección de personal................................................................................................ 123

5.2.

Inducción de personal ............................................................................................... 126

5.3.

Entrenamiento de personal ...................................................................................... 128

5.4.

Evaluación de desempeño ........................................................................................ 130

ANEXO G. PLAN DE CALIDAD ................................................................................................... 135 ANEXO H. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES .................................................. 137 Gerente general ................................................................................................................... 137 FRECUENCIA................................................................................................................................. 138 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 139 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 139

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 61 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

(Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 139 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 139 HABILIDADES ............................................................................................................................... 139 BAJO ............................................................................................................................................. 139 MEDIO.......................................................................................................................................... 139 ALTO............................................................................................................................................. 139 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 139 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 140 EQUIPOS .................................................................................................................................. 140 Representante de la dirección por el sistema de Gestión de Calidad................................. 142 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 143 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 143 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 143 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 143 HABILIDADES ............................................................................................................................... 143 BAJO ............................................................................................................................................. 143 MEDIO.......................................................................................................................................... 143 ALTO............................................................................................................................................. 143 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 143 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 144 EQUIPOS .................................................................................................................................. 144 Auditor Interno de Calidad .................................................................................................. 146 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 147 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 147 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 147 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 147 HABILIDADES ............................................................................................................................... 147 BAJO ............................................................................................................................................. 147

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 62 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MEDIO.......................................................................................................................................... 147 ALTO............................................................................................................................................. 147 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 147 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 148 EQUIPOS .................................................................................................................................. 148 Asistente de Gerencia.......................................................................................................... 150 FUNCIONES .................................................................................................................................. 151 FRECUENCIA................................................................................................................................. 151 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 151 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 151 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 151 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 152 HABILIDADES ............................................................................................................................... 152 BAJO ............................................................................................................................................. 152 MEDIO.......................................................................................................................................... 152 ALTO............................................................................................................................................. 152 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 152 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 152 EQUIPOS .................................................................................................................................. 152 Director Operativo ............................................................................................................... 154 FUNCIONES .................................................................................................................................. 156 FRECUENCIA................................................................................................................................. 156 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 157 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 157 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 157 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 157 HABILIDADES ............................................................................................................................... 157 BAJO ............................................................................................................................................. 157

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 63 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MEDIO.......................................................................................................................................... 157 ALTO............................................................................................................................................. 157 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 157 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 158 EQUIPOS .................................................................................................................................. 158 Ejecutivo de cuentas ............................................................................................................ 160 FUNCIONES .................................................................................................................................. 161 FRECUENCIA................................................................................................................................. 161 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 161 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 161 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 161 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 161 HABILIDADES ............................................................................................................................... 162 BAJO ............................................................................................................................................. 162 MEDIO.......................................................................................................................................... 162 ALTO............................................................................................................................................. 162 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 162 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 162 EQUIPOS .................................................................................................................................. 162 Asesor Jurídico ..................................................................................................................... 164 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 165 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 165 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 165 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 165 HABILIDADES ............................................................................................................................... 165 BAJO ............................................................................................................................................. 165 MEDIO.......................................................................................................................................... 165 ALTO............................................................................................................................................. 165

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 64 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 165 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 165 EQUIPOS .................................................................................................................................. 165 Asesor Tecnológico .............................................................................................................. 167 FUNCIONES .................................................................................................................................. 167 FRECUENCIA................................................................................................................................. 167 FORMACIÓN PARA EL TRABAJO .......................................................................................... 168 FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO ................................................................... 168 (Cursos o conocimientos específicos) ................................................................................. 168 EXPERIENCIA ................................................................................................................................ 168 HABILIDADES ............................................................................................................................... 168 BAJO ............................................................................................................................................. 168 MEDIO.......................................................................................................................................... 168 ALTO............................................................................................................................................. 168 PUNTUALIDAD ............................................................................................................................. 168 RESPONSABILIDAD DIRECTA ........................................................................................................ 168 EQUIPOS .................................................................................................................................. 168 ANEXO I. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y MANEJO......................................... 170

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 65 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 1. GESTIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO: PS-GC-01 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.1 OBJETIVO

Direccionar la empresa mediante estrategias que la encaminen al cumplimiento de metas y aseguren su continuidad. 1.2 ALCANCE

Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan de manera estratégica en la prestación del servicio. 1.3 DEFINICIONES 1.3.1 Estrategia: Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. 1.3.2. Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.

1.4 GENERALIDADES Es la integración de la planeación estratégica con otros sistemas de gestión en un proceso para promover la eficacia de la empresa. Encargada de conducir a la empresa a un futuro deseado, lo que implica que la misma debe influir directamente en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 66 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.5 PROCEDIMIENTO

1.6 ANEXOS

Ver Anexo C, Caracterización de procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 67 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.1.

Diseño de estrategias

CÓDIGO: PR-GC-01 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.1.1 OBJETIVO Direccionar la empresa mediante estrategias que la encaminen al cumplimiento de metas y aseguren su continuidad. 1.1.2 ALCANCE Abarca todas las acciones encaminadas hacia la creación de estrategias para el cumplimiento de objetivos y metas. 1.1.3 DEFINICIONES Diseño de estrategias: evaluación y análisis de los problemas, la identificación de soluciones y la elaboración de planes de acción para el cambio. 1.1.4 GENERALIDADES Las tareas a desarrollar para la elaboración de una estrategia son:       

Organización de la información obtenida en el diagnóstico de la situación. Establecimiento de objetivos que se desean alcanzar. Identificar los colectivos a los que se dirigen. Desarrollar líneas o propuestas de actuación. Distribuir los recursos disponibles para cada propuesta Identificar el papel que deben desempeñar los colectivos afectados. Identificar los posibles interlocutores (instituciones, asociaciones.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 68 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.1.5 PROCEDIMIENTO

1.1.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 69 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.2.

Posicionamiento Regional

CÓDIGO: PR-GC-02 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.2.1 OBJETIVOS •Mayor reconocimiento a nivel regional de la prestación de servicios de asesorías financieras, contables y tributarias, y revisiones fiscales. •Crecer a nivel empresarial y estar al nivel de las empresas de asesorías contables más grandes de la región. 1.2.2 ALCANCE Incluye todas las actividades y documentos que estén encaminados hacia el posicionamiento regional. 1.2.3 DEFINICIONES Posicionamiento: El posicionamiento en el mercado de un producto o servicio es la manera en la que los consumidores definen un producto a partir de sus atributos importantes, es decir, el lugar que ocupa el producto en la mente de los clientes en relación de los productos de la competencia. 1.2.4 GENERALIDADES Existen tres pilares que son básicos para entender el fenómeno del Posicionamiento.  El primero es el de identidad, que debe ser comprendido como lo que nuestra empresa realmente es.  El segundo es la comunicación, que representa lo que la empresa pretende transmitir al público objetivo.  El tercer pilar es la imagen percibida, que es el cómo realmente nos ven los consumidores.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 70 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.2.5 PROCEDIMIENTO

1.2.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 71 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.3.

Selección de Clientes

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.3.1 OBJETIVOS  Seleccionar los clientes que pueden ser potencialmente clientes propios.  Asegurarse que los clientes que solicitan el servicio van a cumplir con su parte del trato.  Crear un vínculo estrecho entre la empresa y el cliente, con el fin de prestar un mejor servicio 1.3.2 ALCANCE Incluye todos los procesos, procedimientos, actividades y documentos que estén direccionados hacia la fidelización y obtención de clientes. 1.3.4 DEFINICIONES  Fidelización de clientes: Consiste en lograr que un cliente (un consumidor que ya ha adquirido nuestro producto o servicio) se convierta en un cliente fiel a nuestro producto, servicio o marca; es decir, se convierta en un cliente asiduo o frecuente. 1.3.5 GENERALIDADES  Este procedimiento permite clasificar los elementos que son de vital importancia para la obtención de clientes potenciales.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 72 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.3.6 PROCEDIMIENTO

1.3.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 73 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.4.

Soporte Jurídico

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.4.1 OBJETIVO Asegurar la calidad y la legalidad de los servicios que prestamos en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.4.2 ALCANCE Abarca toda la parte legal de los procesos, procedimientos, actividades y documentos que se desarrollan en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.4.3 DEFINICIONES Norma legal: La norma legal es aquella cuya observancia se encuentra determinada por una entidad gubernamental, en caso de quebrantarse, conlleva sanciones legales. 1.4.4 GENERALIDADES No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 74 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.4.5 PROCEDIMIENTO

1.4.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 75 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.5.

Soporte Tecnológico

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.5.1 OBJETIVO Asesorar y prestar soporte técnico en los temas relacionados con tecnología de información y comunicaciones, en forma oportuna a todos los clientes internos y externos de OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.5.2 ALCANCE Abarca toda la parte tecnológica y técnica de los procesos, procedimientos, actividades y documentos que se desarrollan en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.5.3 DEFINICIONES  Hardware: Se refiere a todos los componentes físicos que lo conforman. En otras palabras, es todo aquello que se puede tocar: el monitor, el teclado, el ratón (mouse), la impresora, los cables, conexiones, etc.  Software: se refiere a los programas y datos almacenados en un ordenador. En otras palabras, son las instrucciones responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea. El lenguaje utilizado por el software, para comunicarse con el hardware, es de tipo binario, viene en forma de instrucciones, las cuales son ejecutadas, por cada una de las partes del hardware (monitor, mouse, teclado, impresora, CPU, CD-ROM, disco duro, etc.).  Software administrativo: Es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada. 1.5.4 GENERALIDADES: IMPORTANCIA DE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO Un software administrativo ayuda a las empresas a contar con herramientas y aplicaciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 76 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, etc.

1.5.5 PROCEDIMIENTO

1.5.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 77 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 2. GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: PS-GC-02 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.1 OBJETIVO Asegurarse del buen funcionamiento y cumplimiento de todos los requisitos y procedimientos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad. 2.2 ALCANCE Es aplicable a todos los documentos, procesos y procedimientos en los que influya el sistema de gestión de calidad. 2.3 DEFINICIONES 2.3.1 Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. 2.3.2 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos 2.3.3 Sistema de gestión: Es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos y para cumplir estos objetivos. 2.4 GENERALIDADES La organización debe de tomar en cuenta: 2.4.1 Estrategias: Definir políticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satisfacción del cliente. Estas políticas y objetivos deben de estar alineados a los resultados que la organización desee obtener. 2.4.2 Procesos: Se deben de determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la realización del producto o servicio, y a su vez, que se encuentren alineados al logro de los objetivos planteados.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 78 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.4.3 Recursos: Definir asignaciones claras del personal, equipo y/o maquinarias necesarias para la prestación del servicio, el ambiente de trabajo y el recurso financiero necesario para apoyar las actividades de la calidad. 2.4.4 Estructura Organizacional: Definir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de flujo de la comunicación dentro de la organización. 2.4.5 Documentos: Establecer los procedimientos documentos, formularios, registros y cualquier otra documentación para la operación eficaz y eficiente de los procesos y por ende de la organización. 2.5 PROCEDIMIENTO

2.6 ANEXO Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

78

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 79 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.1.

Control de Documentos

CÓDIGO: PR-GC-06 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.1.1 OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios de los documentos internos y externos de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, con el fin de asegurar que tanto los clientes internos como externos, cuenten con los documentos correctos y aprobados, según sea necesario en el momento requerido, evitando que se utilice información obsoleta o se realicen cambios no autorizados en la documentación. 2.1.2 ALCANCE Abarca todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad y los de origen externo. 2.1.3 DEFINICIONES  Documento: Medio que se utiliza para describir una necesidad o una actividad realizada y que puede estar en medios impresos, electrónicos o magnéticos. Los documentos, motivo del presente procedimiento, aparecen en la estructura de la documentación de la empresa.  Documento interno: Es cualquier tipo de documento generado o emitido por OFICINA DE NEGOCIOS SAS.  Documento externo: Información generada en el ámbito externo de la empresa, estos pueden ser reglamentaciones, normas técnicas, o resoluciones del gobierno, entre otros.  Documento electrónico en medio magnético: En OFICINA DE NEGOCIOS SAS, son aquellos documentos guardados en el computador.

79

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 80 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.4 GENERALIDADES  Permite que el documento en uso sea el correcto y el aprobado, según sea necesario.  Cuando en una empresa hay pocos empleados, se podría mantener una lista de las personas que tienen los documentos.  Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el sistema de codificación descrito en la norma fundamental y el estado de revisión es definido en el encabezado del documento.  Asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. Además se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario.  Permite identificar los documentos de origen interno y de origen externo. 2.1.5 PROCEDIMIENTO Para tener un éxito en la documentación del sistema de Gestión de Calidad en OFICINA DE NEGOCIOS SAS, se requiere tener un control de todos los documentos requeridos por la empresa, por lo tanto se estableció un procedimiento para el control de documentos. El procedimiento incluye la modificación o actualización de los documentos, el control de aquellos obsoletos, los de origen externo e interno. Esto con el fin de garantizar que los documentos se encuentren disponibles en el momento requerido por cualquier persona de la organización. Para identificar todos los documentos originales manejados por la empresa, se utilizará el formato de “Lista Maestra de Documentos FO-GC-001”. El préstamo se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FO-GC-002 ” donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fue entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.  ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las especificaciones para la elaboración, revisión, aprobación, y codificación de los documentos del sistema de gestión de la calidad de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, con el fin de que tengan un diseño y contenido uniforme. Antes de implementar cualquier documento o registro, relacionado con el Sistema de gestión, se deberá revisar previamente y aprobar por el gerente general. Consultar “Norma Fundamental” en los anexos de ese documento.

80

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 81 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 CREACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS: Para crear o anular algún documento, se deberá diligenciar el "Solicitud creación o anulación de documentos y formatos FO-GC-004".  MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Cualquier modificación o actualización en los documentos, serán registrados en el “ Formato de Modificación y actualización de documentos FO-GC-003 ", en este formato se registra, la fecha, el código del documento, la justificación del cambio, el número de actualización, el número de versión, el nombre del responsable del cambio, y la firma del Director de Calidad, dell sistema de gestión, el cual es el encargado de autorizar dichos cambios. NOTA: Los documentos se pueden corregir a lapicero de manera legible, estas correcciones se llamaran actualizaciones, y cada una de ellas se debe registrar en el formato de “Modificación y actualización de documentos FO-GC-003” y una sola vez al año dependiendo de las actualizaciones que se presenten se sacará una nueva versión del documento por escrito. Las correcciones electrónicas o en medio magnético, se pueden actualizar con el Vo.Bo. del Director de Calidad, para el sistema de gestión de la calidad, e igualmente en el medio magnético se registra cada actualización en el formato de modificación o actualización de documentos.  PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: El préstamo de los documentos se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FO-GC-002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fué entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.  DOCUMENTOS OBSOLETOS: Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original un sello de “OBSOLETO” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por todos. Los libros oficiales de contabilidad, los comprobantes de egreso, recibos de caja y facturas, se guardan 10 años, y se llevan archivo muerto en cajas que se almacenan en bodegas de los dueños. Los documentos que no son de importancia y no son legales, después de que pierdan su vigencia, se les coloca el sello de "OBSOLETO" en la portada, se archivan 2 años, y posteriormente se eliminan. NOTA:  

Los documentos archivados de cada uno de los clientes de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, se entregan a ellos cada 2 años aproximadamente. Todas las versiones de los documentos legales de impuestos y boletines informativos se mantienen como documentos de consulta en la biblioteca de la empresa.

81

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 82 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



CORRESPONDENCIA PERSONAL: Toda la correspondencia es recibida por la Asistente de Gerencia, la cual recibe las cartas, sobres, cuentas por pagar de tarjeta de crédito y celular, y demás, ella es la persona encargada de realizar la entrega personalmente. 

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: En cuanto al manejo de los documentos de origen externo que son para la empresa y llegan por correo, e-mail o fax, y se consideran importantes por la información que contienen, el manejo que se les da para mantener un control y orden, es el siguiente:    



Se recibe el documento Se coloca la fecha de recepción Son firmados por la Directora Operativa, la cual es la persona encargada de recibir todos los documentos de origen externo. Los documentos de origen externo como Boletines Informativos, Código de Comercio, documentos de la DIAN, documentos de los clientes y las Norma ISO, deben ser controlados por la Directora Operativa, cuando el documento llega se debe poner el sello de (Copia Controlada) y de esta forma indicar que ya han sido registrados en el formato “Control de documentos de origen externo FO-GC-005”, ella igualmente se encarga de entregar el documento personalmente o hacerlo llegar a la persona correspondiente. Posterior a esto, los documentos considerados de importancia serán archivados en orden y en la respectiva carpeta.



CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: El único documento de origen interno a controlar es el manual de calidad, este documento será identificado mediante un sello (Copia Controlada), y cualquier copia solicitada será identificada por el sello y su control será registrado en el formato “Control de Documentos de Origen Interno FO-GC-016”. 

ARCHIVO FÍSICO: El archivo físico es manejado mediante un listado visible al usuario, esta información será registrada en el formato “Listado Carpetas Archivo Físico FO-GC-017”.

2.1.5.1 RESPONSABLES Director de Calidad:  

Revisar, difundir, implementar, controlar, mejorar y mantener el procedimiento de control de documentos. Aprobar la modificación o actualización de documentos.

82

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 83 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Aprobar la solicitud de creación o Anulación de documentos.

Directora Operativa:   

Reunir los documentos obsoletos. Recibir y entregar a la persona correspondiente los de origen externo. Apoyar al gerente general en el control de documentos.

2.1.6 PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Solicitar la autorización para la

modificación o actualización de documentos.

Directora Operativa Representante de la dirección del S.G.C

2. Analizar y aprobar la solicitud. 3. Realizar el registro en el formato de

Modificación o Actualización de documentos FO-GC-003

Directora Operativa

4. Modificar o actualizar el documento.

Directora Operativa

5. Revisar y aprobar el documento.

Representante de la dirección para el S.G.C.

6. Adecuar el documento según la norma

fundamental.

Directora Operativa

7. Incluir el documento en la Lista maestra

de Documentos FO-GC-001.

Directora Operativa

8. Recoger el documento obsoleto.

Directora Operativa

9. Dar a conocer a todo el personal el

Directora Operativa

nuevo documento.

83

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 84 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.7 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Recoger todos los documentos

RESPONSABLE Asistente de Gerencia

obsoletos.

Representante de la 2. Informar del cambio del documento al dirección del S.G.C personal interesado. Representante de la 3. Distribuir el nuevo documento al dirección del S.G.C personal interesado. Asistente de 4. Identificarlo con el sello de Gerencia “OBSOLETO”. 5. Archivar el documento obsoleto en un

lugar conocido por todos. 6. Disponer según lista maestra de

documentos.

Asistente de Gerencia Asistente de Gerencia

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 85 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.8 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Recibir el documento de origen externo.

RESPONSABLE Asistente de Gerencia

2. Colocar fecha de recepción.

Asistente de Gerencia

3. Firmar los documentos. 4. Realizar el registro del documento en el

formato de “Control de documentos de origen Asistente de Gerencia externo FO-GC-005” 5. Realizar una señal a los documentos para

indicar que ya han sido registrados.

Asistente de Gerencia

6. Entregar o hacer llegar a los interesados el

documento.

Asistente de Gerencia

7. Archivar el documento externo en un lugar

Asistente de Gerencia

conocido por todos. 8. Ubicar según lista maestra de documentos. 9.

Se elimina el documento.

Asistente de Gerencia Asistente de Gerencia

85

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 86 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.2.

Control de Registros

CÓDIGO: PR-GC-07 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.2.1 OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y conservar los registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento de los requisitos especificados del producto, o para evidenciar el funcionamiento eficaz del sistema Integrado gestión. 2.2.2 ALCANCE Abarca todos los registros relacionados con el sistema de gestión de Calidad Oficina de Negocios SAS. 2.2.3 DEFINICIONES  Registro de calidad: Fuente de información para evidenciar objetivamente el cumplimiento de requisitos especificados del producto, o para demostrar el buen funcionamiento del sistema de calidad. Pueden presentarse en formato preimpreso o en medio electrónico.  Formato preimpreso: Son aquellos que proceden de una impresora de computador o una fotocopiadora.  Formato electrónico o en medio magnético: En Oficina de Negocios SAS, son aquellos registros, diligenciados y guardados en el computador.  Almacenamiento: Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.  Legibilidad: Es la facilidad que tiene un documento de ser leíble y entendible por la persona.  Tiempo de retención: Tiempo que la empresa, teniendo en cuenta algunas normas de ley, considera necesario la conservación de los registros.

86

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 87 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.4 GENERALIDADES  Los registros brindan información que ayudan a dirigir la empresa de manera eficiente, por consiguiente se debe demostrar que la empresa ha hecho algo, registrando alguna información o cumplido algún requisito particular.  Es necesario que cada persona según sus funciones en la organización tenga claramente establecido el tipo de registro que debe manejar y mantener.  En algunos casos, el periodo de retención de los registros puede estar determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios o requisitos financieros dependiendo de la importancia de los registros en la toma de decisiones.  Todos los registros de Oficina de Negocios SAS serán guardados en un lugar seguro, con el fin de evitar posibles daños, pérdida o deterioro físico.  Para tener un control adecuado de los registros, la persona encargada de manejarlo debe conocer la norma fundamental y las especificaciones contenidas en la “Lista Maestra de documentos FO-GC-001”. 2.2.5 PROCEDIMIENTO Para evidenciar el desarrollo de los procesos en Oficina de Negocios SAS, se utilizarán formatos en todas las áreas con el fin de tener un control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad. Los registros generados en cada persona de la empresa son recepcionados por la Asistente de Gerencia, quien es la persona encargada de revisar y verificar que la información contenida en ellos sea legible, de lo contrario se hace su devolución a la persona en la cual se diligenció el formato. Todos los registros de la empresa, deberán ser archivados en un lugar seguro, para garantizar su fácil acceso, conservación y seguridad, estos deben estar ordenados según el código del registro. Cada año la Asistente de Gerencia hará la revisión de la vigencia de los registros en la “Lista Maestra de Registros FO-GC-006”. En este formato se debe registrar el código del registro, nombre del registro, elemento de la norma a la cual corresponde dicho registro, revisión No., departamento, lugar donde se puede recuperar, el tiempo en que se debe archivar, y la disposición final. Todos los registros se deben archivar 2 años, si el tiempo de retención se ha cumplido, el registro se elimina; de no ser así el registro se debe archivar nuevamente. Los préstamos de registros serán autorizados y controlados mediante el formato “Préstamo de Documentos FO-GC-002”.

87

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 88 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.6 RESPONSABLES  Secretaria general: Realizar el control de documentos y archivarlos. 2.2.7 ANEXOS No aplica

88

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 89 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.3.

Auditorías Internas

CÓDIGO: PR-GC-08 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.3.1 OBJETIVO Planificar, implementar y mantener de manera eficaz, un programa de auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de calidad es conforme con los servicios que ofrece la empresa, con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos por Oficina de Negocios SAS. 2.3.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades contenidas en el sistema de gestión de la calidad de la empresa y a todos los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. 2.3.3 DEFINICIONES  Auditoria: Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado. 2.3.4 GENERALIDADES Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas. El comité de calidad selecciona al auditor interno o a los auditores internos de acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoria interna, además de esto, el grupo o las personas que demuestren más habilidades en las competencias que son requeridas para un auditor interno serán seleccionados y su capacitación puede ser complementaria con otros cursos externos que se dicten. La selección de auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Se deben definir los criterios de las auditorias, su alcance, frecuencia y metodología. 89

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 90 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El auditor o los auditores internos deberán conseguir la información de forma planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que todo lo planificado se está llevando a cabo adecuadamente, para reunir esta información el auditor deberá:    

Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de procesos. Observar los procesos que se están realizando. Hablar con las personas responsables de los procesos. Observar los registros.

La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e inconsistencias, y el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas necesarias para su posterior aplicación.

2.3.5 PROCEDIMIENTO  PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS Las auditorías internas son importantes ya que a través de ellas se puede verificar si las actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado. En Oficina de Negocios SAS, se realizan las auditorías internas con el fin de determinar si el sistema de gestión de calidad es conforme con el servicio ofrecido por la empresa, con los requisitos establecidos por la organización y con los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. El comité de calidad, nombrará al auditor o a los auditores internos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  



El auditor interno debe pertenecer a la organización y cumplir con los requisitos establecidos para este cargo. Ver Manual de Funciones. La(s) personas nombradas por el comité de calidad deben ser imparciales y no deben auditar su propio trabajo, para auditar el cargo de la persona o las personas nombradas se responsabilizará de esta función al coordinador del sistema de gestión de la calidad. El conocimiento, desempeño y habilidades demostradas en el curso de auditoria interna. No se tendrá en cuenta los resultados de la evaluación.

90

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 91 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Debe ser una persona(s) con conocimientos en el área de calidad y/o la norma ISO 9001:2008 (en caso de que esta persona no posea conocimientos relacionados con la norma, la empresa deberá capacitarlo).

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 92 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Debe manejar las técnicas estadísticas fundamentales para analizar la información y presentar sus informes al gerente general con las actividades correctivas y preventivas, para que éste tome sus decisiones y las instaure eliminando las no conformidades presentadas.

El nombramiento de los auditores internos de calidad será dado a conocer por el gerente general a través de una carta enviada a todo el personal. Las auditorías internas se realizarán en intervalos planificados, con el fin de cubrir cada uno de los numerales de la norma y los procesos o actividades relacionados con la calidad, todas esto se deberán cubrir en un plazo máximo de un año. Cuando las auditorías se programan se debe registrar la información en el formato “Cronograma de Auditorías Internas de Calidad FO-GC010” Como evidencia de las auditorías internas realizadas por la empresa, se aplicarán y guardaran los siguientes registros de gestión de calidad:   

Planeación de las auditorias, Formato “FO-GC-011 PLAN DE AUDITORIA”. Desarrollo de la auditoria, Formatos “FO-GC-012 LISTA DE CHEQUEO” e “FO-GC-013 INFORME DE AUDITORIA INTERNA”. Resultados de la auditoria, Formato “FO-GC-014 REPORTE DE NO CONFORMIDAD” y en caso de que la no conformidad requiera un análisis más completo, Formato “FO-GC-015 ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD”.  MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS

Para realizar las mediciones de cada uno de los servicios que ofrece la empresa se cuenta con un plan de calidad y con asesores altamente capacitados los cuales en el desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del servicio realizan sus revisiones. La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe mensual a cada uno de los asesores sobre su(s) asesoría y se comunicará mensualmente con cada uno de los clientes para revisar que los requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste. 92

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 93 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Cada uno de los servicios ofrecidos por la empresa han sido documentados a través de un plan de calidad a través del cual se realizará la medición y seguimiento, cuando la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. El gerente general ha asignado a la Directora Operativa para la comunicación con los clientes, cuando el cliente decide comunicarse con la empresa y presentar algún reclamo, o solicitud, esta es la persona encargada de registrar la información y asignar el responsable de dar respuesta garantizando la oportuna respuesta de todas las inquietudes presentadas por los clientes, como evidencia de esto, la Directora Operativa registra la información de los clientes en el formato de “FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA”.

93

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 94 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.4.

Control de Producto no Conforme

CÓDIGO: PR-GC-09 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.4.1 OBJETIVO Definir las acciones a seguir por Oficina de Negocios SAS, para asegurar que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. 2.4.2 ALCANCE Es aplicable a todos los servicios ofrecidos por Oficina de Negocios SAS.

2.4.3 DEFINICIONES  No-conformidad: Se emplea para describir cualquier incumplimiento de un requisito específico, este puede ser un incumplimiento de un requisito del cliente, un problema con un producto y/o servicio, una deficiencia en el sistema de gestión de la calidad o cualquier situación donde lo sucedido no era lo que se requería o esperaba. 2.4.4 GENERALIDADES  La empresa debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.  Cuando se corrige un servicio no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.  Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad. 94

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 95 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.4.5 PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios ofrecidos por la empresa, el asesor es el encargado de realizar las revisiones y garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios y los no especificados por el cliente consignados en el respectivo plan de calidad. Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o incumplimiento en alguno de los requisitos, el asesor deberá corregir el error presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional. Cada uno de los asesores deberá presentar un informe mensual del trabajo ejecutado en la empresa asignada, informando los problemas y no conformidades presentadas con el fin de implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para que no se vuelva a presentar. Igualmente el gerente general realizará una revisión y verificación del servicio comunicándose con cada uno de los clientes y registrando todas las observaciones en el Formato " FO-AD-019 REVISION DEL SERVICIO". Estas no conformidades serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones del comité de calidad. NOTA: Cuando no se pueda eliminar un documento que es no conforme, será guardado en una carpeta de color amarillo, con el fin de identificarlo.

2.4.6 RESPONSABLES  Director de Calidad: Realizar la revisión permanente del servicio, dar cumplimiento a los requisitos y eliminar las no conformidades.

95

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 96 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.5.

Acciones Correctivas

CÓDIGO: PR-GC-10 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.5.1 OBJETIVO Diseñar un procedimiento que permita a la organización tomar acciones para eliminar la causa de las no conformidades o reclamos. 2.5.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de calidad de Oficina de Negocios SAS. 2.5.3 DEFINICIONES  Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. 2.5.4 GENERALIDADES Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. La necesidad de tomar una acción correctiva, surge cuando se presenta quejas de los clientes, reclamos sobre un servicio, problemas encontrados con un proveedor, auditorias del sistema de gestión de la calidad, entre otros. Cuando se determine e implemente una acción correctiva, se debe tener un registro y seguimiento dentro de un período razonable para verificar si está funcionando. Todo el personal que conforma el comité de calidad deberá conocer las técnicas estadísticas adoptadas por la empresa para realizar el análisis de datos. 96

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 97 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

En OFICINA DE NEGOCIOS SAS , el comité de calidad se reúne periódicamente cada tres meses para evaluar el sistema de Integrado de gestión y formular las acciones correctivas necesarias según los problemas encontrados. Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas mencionadas anteriormente, el comité establece las acciones correctivas necesarias para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad.

En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el formato “Análisis de la no Conformidad FO-GC-015 “. A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.

RESPONSABLES CARGO

FUNCION Presentar informes al gerente general y al Representante de la Dirección para el S.I.G personal sobre las acciones correctivas y los resultados.

97

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 98 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.6.

Acciones Preventivas

CÓDIGO: PR-GC-11 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.6.1 OBJETIVO Definir las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. 2.6.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de Calidad de Oficina de Negocios SAS. 2.6.3 DEFINICIONES  Acción preventiva: Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.  Potencial: Capaz de realizar alguna cosa o producir un efecto. 2.6.4 GENERALIDADES La acción preventiva comienza con la consideración y análisis de los dato de todas las incidencias de no conformidades, estas pueden ser, dificultades con los proveedores, problemas en el proceso, tasas de reproceso, fallas de inspección final, quejas del cliente y encuestas de satisfacción al cliente, reportes de servicios, auditorias del sistema de gestión de la calidad y la necesidad de concesiones. Los procedimientos para las acciones correctivas y preventivas deben definir las responsabilidades y autoridades para estas actividades.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 99 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Se debe determinar e implementar las acciones necesarias, así como registrar los resultados y realizar seguimiento dentro de un periodo razonable para averiguar si ha funcionado la acción preventiva tomada. 2.6.5 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PR-GC-10. Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato “FO-GC-015 ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD”, este registro permite hacer seguimiento y verificar si han funcionado las acciones preventivas establecidas.

2.6.7 RESPONSABLES  Representante de la Dirección para el SGC: Determinar el método para realizar el seguimiento a las acciones preventivas. 2.6.8 ANEXOS No aplica

99

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 100 de 171

FECHA:

PROCESO: 3. OPERATIVO CÓDIGO: PS-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.1 OBJETIVO Cumplir con los requisitos legales vigentes, con los especificados y no especificados por el cliente y los objetivos institucionales para asegurar la satisfacción del cliente, siguiendo cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. 3.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan de manera misional en Oficina de Negocios SAS. 3.3 DEFINICIONES Procesos operativos: Se refieren a los lineamientos operativos que se seguirán con el objetivo de obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado. Estos se establecen mediante controles internos y manuales, por medio de procedimientos que describen como deberán ser llevados los distintos procesos en la empresa, y cada cierto tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados 3.4 GENERALIDADES Importancia del proceso Operativo: Documentar el proceso Operativo y los procedimientos que conforman este proceso es de vital importancia para la consecución de los objetivos trazados por la organización, ya que estos no permiten ningún tipo de errores en el proceso, es decir, al tener documentado paso por paso, las actividades que el personal debe hacer, no hay posibilidades de equivocaciones.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.5 PROCEDIMIENTO

3.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Proceso

101

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 101 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 102 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 3.1.

Asesorías Financieras, Tributarias y Contables

CÓDIGO: PR-GC-12 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.1.1 OBJETIVOS  Asesorar al cliente y responder todas sus dudas ya sea en la parte financiera, tributaria y contable.  Asegurar la calidad y la legalidad de los servicios que prestamos en Oficina de Negocios SAS. 3.1.2 ALCANCE Incluye todos los procedimientos, actividades y documentos que estén direccionados hacia las asesorías que se realicen en Oficina de Negocios SAS. 3.1.3 DEFINICIONES  Asesoría: Acción de ayudar a descubrir las necesidades del cliente en cierta rama, y mediante la cual se le brindara apoyo necesario a las personas que así lo requiriesen y así poder lograr la comprensión de diferentes situaciones.  Finanzas: Centran en las formas que tienen las empresas para crear valor mediante el uso de recursos financieros; Inversión, financiación, beneficios y dividendos, son algunos de los conceptos vinculados a esta área.  Tributario: Es aquello perteneciente o relativo al tributo, un concepto que puede utilizarse para nombrar a la entrega de dinero al Estado para las cargas públicas. Un tributo, en ese sentido, es un impuesto.  Contable: Es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas en una oficina pública o particular).

102

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 103 de 171

FECHA:

3.1.4 GENERALIDADES  Asesorías Financieras: Este servicio tiene ámbito de aplicación nacional, bajo reglas y fundamentos en las leyes actuales; el cual tiene la finalidad de establecer claramente la situación de la persona natural o jurídica así como los posibles escenarios futuros a los cuales la empresa deberá enfrentar y prepararse financieramente. Los resultados finales son soportados con informes adecuados a cada caso. Es un servicio puntual para ayudar al Empresario-Gerente a tener visión más aguda y critica de su organización; también soporta las decisiones de la junta Directiva en las estrategias más óptimas para el cumplimiento de los objetivos.  Asesorías Tributarias: Trata temas específicos en las organizaciones, también es utilizado para fines de elaboración de las declaraciones de renta tanto de persona Jurídica como de persona Natural. Se asesoran empresarios y/o profesionales que desean tener diferentes opiniones y sugerencias, en la correcta elaboración de sus denuncios rentísticos y entendiendo además que existen municipios donde cada dos meses las empresas deben enfrentar el cumplimiento y pago de cuatro diferentes impuestos, entre los nacionales y regionales.  Asesorías Contables: Se adecúa a la necesidad de cada cliente, su énfasis está en la correcta traducción de los acontecimientos económicos de la empresa en lenguaje financiero para entregar al finalizar el periodo, los estados Financieros respectivos con anexos y gráficas. Este tipo de asesorías se brinda de diferentes maneras, así:     

Asesoría contable con asistencia comercio y entidades Asesoría contable visita Asesoría contable con asistencia a propiedades horizontales (p.h) Asesoría contable remota propiedades horizontales (p.h) Asesoría contable remota profesionales y comerciantes

Este procedimiento está compuesto por:    

Organización y digitación de información contable. Teneduría de Libros. Asegurarse de que las normas contables se estén cumpliendo. Elaboración de estados financieros.

103

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

   

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 104 de 171

FECHA:

Asesoría en la toma de decisiones según la información contable. Elaboración de certificados. Elaboración de documentos solicitados en entidades financieras. Elaboración y presentación de impuestos.

3.1.5 PROCEDIMIENTO

3.1.6 ANEXOS No aplica

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 105 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 3.2.

Auditorias Financieras

CÓDIGO: PR-GC-13 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.2.1 OBJETIVO Emitir un informe, en el que se da la opinión del Auditor acerca de los Estados Financieros de una empresa, mediante la comprobación o examen de operaciones administrativas, económicas o de otra índole de una entidad, para establecer que se han realizado conforme a las normas reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que son aplicables. 3.2.2 ALCANCE Abarca todas las auditorias financieras realizadas por Oficina de Negocios SAS. 3.2.3 DEFINICIONES Norma legal: La norma legal es aquella cuya observancia se encuentra determinada por una entidad gubernamental, en caso de quebrantarse, conlleva sanciones legales. Leyes estatutarias: Aquellas que la Constitución establece específicamente. Tienen una categoría superior a las demás clases de leyes y se establece un trámite especial para su expedición por su importancia jurídica. Para su aprobación requiere mayoría absoluta y revisión previa por parte de la Corte Constitucional. Pertenecen a esta categoría las siguientes:  Derechos y deberes fundamentales de las personas y los procedimientos y recursos para su protección.  Administración de justicia.  Organización y régimen de los partidos y movimientos políticos.  Estatuto de la oposición.  Funciones electorales.  Instituciones y mecanismos de participación ciudadana.  Estados de excepción. (Artículo 152 de la Constitución Política de Colombia).

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 106 de 171

FECHA:

3.2.4 GENERALIDADES:  Este proceso se realiza cuando un cliente lo solicita y al departamento o procedimiento que él lo solicite, es decir, si el cliente desea que se audite el pago de nómina al personal, se realiza una revisión y verificación de todos los documentos relacionados al tema requerido, así mismo se verifican las firmas, soportes y todos los detalles. La revisión de la información es minuciosa para así detectar si hay irregularidades en la información contable. Por lo general este proceso solo dura unos días, mientras se revisa la información solicitada y se elabora un informe de las novedades encontradas al cliente. 3.2.5 PROCEDIMIENTO

3.2.6 ANEXOS No aplica

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 107 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 3.3.

Revisoría Fiscal

CÓDIGO: PR-GC-14 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.3.1 OBJETIVO Realizar un examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de la sociedad, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas. Revisar que el cliente este al día con la documentación y acorde con las requisiciones de la ley. 3.3.2 ALCANCE Abarca todas las revisorías fiscales realizadas por Oficina de Negocios SAS. 3.3.3 DEFINICIONES Revisoría Fiscal: Es una institución que es ejercida en cabeza de un profesional de la Contaduría capaz de dar Fe Pública sobre la razonabilidad de los estados financieros, validar informes con destino a las entidades gubernamentales y juzgar sobre los actos de los administradores. 3.3.4 GENERALIDADES:  El profesional de la Contaduría, debe emitir un informe sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.  El Código de Comercio en su artículo 207 establece claramente los objetivos de la revisoría fiscal, los cuales pueden sintetizarse así: 

Examen del producto del sistema de información financiera de la sociedad con el fin de emitir una opinión profesional independiente sobre su razonabilidad,

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

  

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 108 de 171

FECHA:

Evaluación y supervisión permanente del sistema de Control Interno Evaluación de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento del objeto social Evaluación sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable al ente en todas las operaciones que este realice.

3.3.5 PROCEDIMIENTO CARGO

FUNCIÓN Revisar:

Gerente General

 que los documentos contables cumplan con todos los requisitos legales  que la información este correctamente digitada,  que la empresa cumpla con las normas contables,  que la facturación este vigente,  impresión de libros oficiales y actas al día,  que los impuestos se encuentren bien elaborados y que se presenten a tiempo.  que la información presentada en estados financieros sea información exacta. Elaborar arqueos de caja en inventarios. Realizar informes a los clientes de la sobre las novedades y situación de la empresa.

3.3.6 ANEXOS No aplica

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 109 de 171

FECHA:

PROCESO: 4. ADMINISTRATIVO CÓDIGO: PS-GC-04 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.1 OBJETIVO  Asegurar el cumplimiento de todos los procedimientos administrativos documentados.  Administrar los ingresos y gastos generados por la empresa, de tal forma que se cumplan las metas propuestas financieramente, garantizando la continuidad de la empresa.  Registrar y legalizar los ingresos generados por la empresa. 4.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en la administración financiera de Oficina de Negocios SAS.

4.3 DEFINICIONES Administración Financiera: Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación, distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr los objetivos que satisfagan a la coalición imperante (Stackeholders).

4.4 GENERALIDADES No aplica

109

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.5 PROCEDIMIENTO

4.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Proceso

110

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 110 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 111 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 4.1.

Administración Financiera

CÓDIGO: PR-GC-15 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.1.1 OBJETIVOS           

Garantizar los fondos necesarios para los pequeños gastos de la empresa. Administrar los fondos designados a la caja menor. Llevar un registro de los clientes que tienen cuentas por pagar con la empresa. Garantizar una rotación de cartera dentro de un tiempo determinado. Recaudar periódicamente los pagos por los servicios prestados a crédito. Realizar las facturas y el soporte físico de cada movimiento financiero. Llevar un registro de todos los ingresos y egresos de la empresa. Respaldar de forma física los movimientos financieros. Autorizar la salida o el ingreso de grandes sumas de dinero. Registrar los pagos que le hacen a la empresa. Asegurar que los ingresos de la empresa se encuentren bien ubicados.

4.1.2 ALCANCE Este procedimiento abarca el personal y actividades administrativos de Oficina de Negocios SAS. 4.1.3 DEFINICIONES Administración Financiera: Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación, distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr los objetivos que satisfagan a la coalición imperante (Stackeholders). 4.1.4 GENERALIDADES  Manejar correctamente el dinero designado a la caja menor garantiza a la empresa cubrir los pequeños gastos necesarios para el funcionamiento normal y diario de la organización.  Presentar al cliente posibilidades de pago a crédito genera mejor aceptación, además de una fidelidad por parte del mismo, este procedimiento funciona siempre y cuando los puntos estén claros entre las dos partes.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 112 de 171

FECHA:

 Los movimientos financieros de la empresa deben ser manejados de forma ordenada, los diferentes registros deben realizarse adecuadamente, no solo por orden general sino también para evitar consecuencias legales.  La realización de movimientos financieros que involucran grandes sumas de dinero en efectivo de forma adecuada garantiza orden dentro de la organización, además de asegurar un mejor manejo de las finanzas internas. 4.1.5 PROCEDIMIENTO

4.1.6 ANEXOS No aplica

112

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 113 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO 4.2.

Compras

CÓDIGO: PR-GC-16 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.2.1 OBJETIVO Establecer las normas y políticas generales para los procesos de compras en Oficina de Negocios SAS. 4.2.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en las compras de la empresa “Oficina de Negocios SAS”. 4.2.3 DEFINICIONES  Compra: adquisición de productos y/o servicios necesarios para el adecuado desarrollo de la empresa.  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Compra Directa: hace referencia a la compra de todo elemento asociado a una orden de trabajo planificado por el área administrativa para ser consumido o utilizado en un periodo no superior de 30 días.  Compra de Urgencia: se considera urgencia todo evento que implique una compra directa y que debe ser atendido de manera inmediata, ya que puede repercutir negativamente en la prestación del servicio o en el personal de la empresa.

113

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 114 de 171

FECHA:

4.2.4 GENERALIDADES COMPRAS  Todo requerimiento que se efectúe a la directora Operativa (Encargada de las compras), para la adquisición de un bien o servicio que no esté amparado por un contrato debe estar soportado por una Orden de Compra. (Ver formato FO-AD-014 ORDEN DE COMPRA).  Toda Orden de Compra debe ser valorada de acuerdo a un número mínimo de cotizaciones como indica la siguiente tabla:

 Las cotizaciones deben ser de proveedores diferentes, y se deben registrar de acuerdo al formato FO-AD-013 COTIZACION PROVEEDOR. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y DESARROLLO DE PROVEEDORES  Se deben establecer plazos y condiciones de pago para todo nuevo proveedor.  De acuerdo con la disponibilidad de flujo de caja se debe renegociar con proveedores para acceder a descuentos por pronto pago.  La directora Operativa selecciona al proveedor según la prioridad de las necesidades: calidad, precio, u otras condiciones que puedan resultar favorables para la Empresa.  Toda negociación o desarrollo de proveedores exclusivos debe ser autorizado por el Gerente General, y debe ser justificado plenamente por la directora Operativa.  Bajo ninguna circunstancia se deben efectuar compras personales en nombre de la Empresa.  Cualquier trabajador que comprometa a la empresa mediante procedimientos de compra incorrectos, debe ser considerado como responsable por los costos incurridos.

114

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 115 de 171

FECHA:

 Todo requerimiento de urgencia debe ser plenamente justificado por el solicitante, y en todo caso debe ser aprobado por el Gerente General.  Las compras de urgencia no requieren de la solicitud de varias cotizaciones. 4.2.5 PROCEDIMIENTO       

Identificación de la necesidad de adquirir un producto o servicio. (Directora operativa) Informar al Gerente General la necesidad, con argumentos válidos. (Directora operativa) Establecer comunicación con los proveedores. (Directora operativa) Revisar cotizaciones. (Directora operativa) Revisar historial del comportamiento y cumplimiento del proveedor. (Gerente General) Seleccionar Proveedor. (Gerente General) Reunir la documentación necesaria para llevar a cabo la contratación. (Directora Operativa)  Llevar a cabo la compra. (Gerente General)  Realizar la reevaluación de proveedores. Directora Operativa 4.2.6 ANEXOS No aplica

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 116 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 4.3.

Evaluación de proveedores

CÓDIGO: PR-GC-17 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.3.1 OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para la eficiente elección y evaluación de proveedores. 4.3.2 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los productos y servicios demandados por la empresa Oficina de Negocios SAS. 4.3.3 DEFINICIONES  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Comprador: comprador es aquel que hace compras, es decir, el que cubre necesidades adquiriendo bienes a cambio de un precio.  Evaluación: el concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.  Selección de Proveedores: proceso mediante el cual la empresa reúne todos los requisitos y documentaciones necesarias, para la selección del proveedor, teniendo en cuenta su historial, precios, calidad, etc. 4.3.4 GENERALIDADES  La selección y evaluación de proveedores debe realizarse cada vez que se lleve a cabo una contratación o compra de carácter importante.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 117 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Los documentos mencionados a continuación serán exigidos y cerciorados por Oficina de Negocios SAS, posteriormente se ingresaran en la base de datos de los proveedores: a) Certificado de cámara y comercio b) Certificado de calidad (Si lo tiene) c) Curriculum de la empresa (En caso de ser necesario) d) Persona jurídica, Factura con los requisitos de Ley e) Persona natural, presentar RUT. f) Portafolio de productos y/o servicios La documentación de cada proveedor potencial, debe ser archivada  CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES 

Disponibilidad de entrega: Es la capacidad que tiene el proveedor para la entrega oportuna de los productos y/o servicios que está ofreciendo.



Tiempo transcurrido para la entrega: El tiempo que demora el proveedor en entregar el producto y/o servicio que ofrece.



Precio ofrecido para los productos y/o servicios: Es el valor o promesa de compraventa que ofrece el proveedor, que por lo regular debe ser inferior a los encontrados en el mercado.



Apoyo técnico ofrecido: Son el conjunto de acciones que el proveedor ejecuta como ayuda en el servicio prestado o en el producto vendido. (Servicio Postventa)



Forma de pago: Requisitos pactados para el pago de los productos y/o servicios, es decir, tiempo de vigencia, monto de la cuota y tasa de interés.



Garantía: Serie de cláusulas que permiten que la empresa presente quejas o reclamos en el momento en que se presenten inconsistencias en el producto o servicio adquirido. En caso de presentar quejas se deben diligenciar en el “Formato FO-AD-016 QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR”.



Descuentos: Serie de beneficios y precios especiales que el proveedor puede dar a la empresa.



Esta información debe ser diligenciada en el formato FO-AD-015 EVALUACION PROVEEDORES. 117

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 118 de 171

FECHA:

El proveedor con más alta calificación podrá ser seleccionado y posteriormente incluido en el formato FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES.

118

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 119 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 4.4.

Reevaluación de proveedores

CÓDIGO: PR-GC-18 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.4.1 OBJETIVO Definir las pautas para realizar una eficiente reevaluación de proveedores. 4.4.2 ALCANCE Aplica para todo el proceso de reevaluación de los proveedores de Oficina de Negocios SAS. 4.4.3 DEFINICIONES  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Comprador: comprador es aquel que hace compras, es decir, el que cubre necesidades adquiriendo bienes a cambio de un precio.  Evaluación: el concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.  Selección de Proveedores: proceso mediante el cual la empresa reúne todos los requisitos y documentaciones necesarias, para la selección del proveedor, teniendo en cuenta su historial, precios, calidad, etc.  Reevaluación de proveedores: proceso mediante el cual la empresa redefine los criterios por os cuales fue elegido un proveedor para la contratación de sus productos y/o servicios. 4.4.4 GENERALIDADES  Este proceso debe ser efectuado cada vez que se realice una compra en Oficina de Negocios SAS.  El formato de reevaluación de proveedores se diligencia así: a) Seleccionar con una “X” si el criterio dado aplica para el proveedor evaluado. 119

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 120 de 171

FECHA:

b) Después cada criterio se encuentra descrito por tres posibles situaciones A, B y C. Se debe marcar con una “X” la situación que mejor. c) Defina el comportamiento del proveedor así: Debe ser calificado cada criterio, y posteriormente sumar la calificación total del proveedor para clasificarlo de la siguiente manera:

4 a 5: Se continúa contratando con este proveedor 3 a 3.9: Se recontratará con el proveedor, pero se le hará saber las inconformidades dadas en el proceso 1 a 2.9: El proveedor no deberá ser recontratado (Excepto en casos en las que el desarrollo de las actividades de la empresa así lo requieran). 4.4.5 PROCEDIMIENTO

4.4.6 ANEXOS No aplica

120

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 121 de 171

FECHA:

PROCESO: 5. RECURSOS HUMANOS CÓDIGO: PS-GC-05 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.1 OBJETIVO Garantizar en la empresa un ambiente laboral aceptable para el óptimo desarrollo de las actividades. 5.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en los recursos humanos de la empresa Oficina de Negocios SAS. 5.3 DEFINICIONES Ambiente laboral: Es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfacción y por lo tanto en la productividad. Está relacionado con el "saber hacer" del directivo, con los comportamientos de las personas, con su manera de trabajar y de relacionarse, con su interacción con la empresa, con las máquinas que se utilizan y con la propia actividad de cada uno. 5.4 GENERALIDADES  Garantizar en la empresa un ambiente laboral aceptable para el óptimo desarrollo de las actividades.  Potencializar las habilidades de los empleados mediante la implementación de capacitaciones y conferencias con especialistas.  Disminuir los riesgos laborales mediante la implementación de un sistema de seguridad industrial que garantice la integridad de los empleados.

121

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.5 PROCEDIMIENTO

5.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

122

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 122 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 123 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO:

5.1.

Selección de personal

CÓDIGO: PR-GC-19 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.1.1 OBJETIVO Identificar las necesidades del cada cargo y seleccionar al personal con la capacidad, la aptitud y la destreza requerida para cumplir a cabalidad con el perfil y los requerimientos del cargo para el cual se está solicitando el aspirante. 5.1.2 ALCANCE Toda persona que posiblemente tenga el perfil y pueda ser seleccionada para integrar el equipo humano que conforma a Oficina de Negocios SAS. 5.1.3 DEFINICIONES  Selección de personal: Es el procedimiento para captar o encontrar la persona adecuada para un puesto determinado  Entrevista: Es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto proporcionar o recabar información o modificar actitudes y en virtud de las cuales se toman determinadas decisiones.  Competencias: Conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que forman la base de todos los procesos modernos de recursos humanos. 5.1.4 GENERALIDADES Detectada la necesidad de personal en alguna o algunas áreas de la empresa, se realiza la recopilación de las hojas de vida, (se tendrán en cuentan los perfiles establecidos en el manual de funciones):  EDUCACIÓN: Para actividades tales como bachiller, educación técnica, pregrado, postgrado y cursos genéricos, deben ir anexados registros de diplomas, certificados, etc.  EXPERIENCIA: Para las actividades de años de servicio, proyectos realizados, trabajos especializados; se deben anexar las constancias laborales. 123

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 124 de 171

FECHA:

 Para los requisitos de las competencias, puntualidad en horario, puntualidad en entrega de trabajos, compañerismo, colaboración, adaptación a cambios del entorno y al interior de la empresa, conocimientos técnicos, y calidad en el trabajo realizado, se procede a consultar con los anteriores empleos del aspirante, puede ser verbal (telefónicamente) o escrito, esta información es de carácter confidencial y debe quedar consignada en el formato entrevista selección del personal.  De acuerdo a la información recibida, se preseleccionan los candidatos.  La entrevista se debe realizar usando el formato de selección de personal.  Durante la entrevista se debe informar al aspirante, acerca de la naturaleza del cargo, horario, remuneración a ofrecer, prestaciones, a fin de que igualmente el decida si le interesa seguir adelante con el proceso.  Con la información obtenida de la hoja de vida, las referencias laborales y la entrevista, se toma la decisión final, eligiendo a la persona más apropiada para desempeñar dicho cargo.  Si la persona seleccionada presenta alguna debilidad en alguno de los requisitos se programará un plan de capacitación o entrenamiento, según el área que requiera para cumplir con los requisitos. 5.1.5 PROCEDIMIENTO a) Revisar los requisitos del cargo que se encuentran en el manual de funciones. b) Solicitar las hojas de vida. c) Comparar las experiencias de los candidatos con los requisitos del cargo. d) Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo. e) Consultar con los anteriores empleos del aspirante, los requisitos de la competencia. f) Preseleccionar a los candidatos. g) Citar a entrevista de aptitud, habilidades de mecanografía y digitación y conocimientos contables a los candidatos preseleccionados. h) Citar a entrevista a los candidatos anteriormente seleccionados a entrevista con el gerente. i) Seleccionar el candidato que hará parte del equipo humano de Oficina de negocios SAS. j) Archivar pruebas de aptitud, hoja de vida, fotocopia de la cedula. k) Firma de cláusula de confidencialidad y contrato de una manera confidencial y cualitativa

124

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.1.6 RESPONSABLES

5.1.7 ANEXOS No aplica

125

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 125 de 171

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 126 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 5.2.

Inducción de personal

CÓDIGO: PR-GC-20 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.2.1 OBJETIVO Realizar una presentación de todos los aspectos relevantes de la empresa, para que el nuevo empleado se adapte lo más rápido posible, se identifique con su trabajo y se integre con el equipo humano que conforma la organización. 5.2.2 ALCANCE Todos los empleados nuevos a iniciar labores en Oficina de Negocios SAS. 5.2.3 DEFINICIONES Inducción: Es un método por medio del cual se les proporciona a los empleados información básica sobre los antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria. 5.2.4 GENERALIDADES El proceso de inducción inicia el primer día de trabajo, y se termina cuando el empleado conoce y comprende toda la información relacionada con la empresa, este proceso es de suma importancia y no se debe omitir, ya que de él depende, el adecuado desempeño del nuevo empleado en su labor. El tiempo de inducción está especificado según el puesto que desempeñe la persona en el manual de funciones. 5.2.5 PROCEDIMIENTO a) Dar la bienvenida, al nuevo empleado y desearle éxito en su nueva gestión. b) Dar a conocer la misión, visión, valores y políticas de “Oficina de Negocios SAS”. c) Informar al nuevo empleado acerca de sus deberes y derechos dentro de la empresa. d) Dar a conocer al nuevo empleado, el reglamento de higiene y seguridad industrial de la empresa.

126

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 127 de 171

FECHA:

e) Presentar ante el personal, al nuevo empleado. f) Capacitar al nuevo empleado en el Sistema de Gestión de calidad de la empresa. g) Hacer entrega al trabajador del puesto de trabajo y proporcionar los elementos adecuados para desempeñar sus funciones. 5.2.6 RESPONSABLES

5.2.7 ANEXOS No aplica

127

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 128 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO: 5.3.

Entrenamiento de personal

CÓDIGO: PR-GC-21 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.3.1 OBJETIVO Preparar, adiestrar y/o familiarizar a la persona seleccionada para desempeñar cierto cargo en la empresa con el fin de que conozca realmente su cargo y funciones a desempeñar basados fundamentalmente en el sistema Integrado de gestión de la empresa. 5.3.2 ALCANCE Todo el personal seleccionado para desempeñar un cargo en Oficina de Negocios SAS. 5.3.3 DEFINICIONES  Preparar: Prevenir o disponer a una persona para realizar una acción que se ha de seguir, para alcanzar algún fin determinado.  Adiestrar: Enseñar, instruir o guiar.  Familiarizar: Adaptar o acostumbrarse a algo. 5.3.4 GENERALIDADES  Cada una de las actividades que se llevan a cabo en el procedimiento de entrenamiento de personal debe tener una duración aproximada y mínima de 1 día.  En caso de que la persona seleccionada este seleccionada para desempeñar el cargo de asesor, el gerente general debe realizar con la persona a desempeñar dicha asesoría, una visita a clientes, esta etapa debe tener una duración aproximada y máxima de 5 días.

128

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 129 de 171

FECHA:

5.3.5 PROCEDIMIENTO a) Familiarizar y capacitar al empleado seleccionado en el proceso administrativo de la

empresa y funciones a desempeñar en el respectivo cargo. b) Entrenar y capacitar al empleado seleccionado en el sistema de gestión de calidad

implementado en la empresa c) Si la persona a entrenar fue seleccionada para desempeñar el cargo de ejecutiva de cuenta

debe: Visitar a clientes. Recibir carta de parte de la gerencia para ver clientes asignados que se visitarán. 5.3.6 RESPONSABLES

5.3.7 ANEXOS No aplica

129

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 130 de 171

FECHA:

PROCEDIMIENTO:

5.4.

Evaluación de desempeño

CÓDIGO: PR-GC-22 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.4.1 OBJETIVO Analizar y evaluar el grado de eficiencia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras y lograr los objetivos trazados por la empresa. 5.4.2 ALCANCE Todo el equipo humano que conforma a Oficina de Negocios SAS. 5.4.3 DEFINICIONES  Evaluación del desempeño: Es la herramienta que permite definir si el empleado cumple con las expectativas que tiene la empresa de él.  Objetivo: Meta, fin que se desea alcanzar.  Resultado: Grado de consecución de los objetivos establecidos para cada puesto de trabajo. 5.4.4 GENERALIDADES:  Se debe concertar una cita, fecha y hora en que se va a realizar la evaluación del desempeño.  La evaluación se hará al finalizar el periodo de prueba en el caso de alguien nuevo y cada año para los que ya están vinculados en la compañía. La evaluación se llevara a cabo de acuerdo a lo estipulado en el formato “Evaluación de desempeño”, el encargado de realizar dicha evaluación es designado por el gerente.  Se debe evaluar el resultado de los objetivos del año anterior, justificando el no cumplimiento de los objetivos que fueron propuestos.

130

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 131 de 171

FECHA:

 Se debe concertar entre evaluador y evaluado los objetivos para el próximo año, los cuales se basan en los requerimientos de la empresa, los sugeridos por el evaluado y el replanteamiento de los no cumplidos en periodos anteriores, estos deben ser medibles, alcanzables e ir acompañados de un plan de acción y el tiempo de cumplimiento. Información que es complementaria al día que se está evaluando.  Con base en los resultados del año anterior, el evaluado debe sugerir sus requerimientos de capacitación, igualmente la empresa dependiendo de sus necesidades ofrece en que se debe capacitar al empleado para mejorar su desempeño laboral.  Todo el personal debe estar informado acerca del proceso a implementar y conocer la metodología y el formato de evaluación del desempeño a emplear por la empresa.  EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS: Esta evaluación se divide en tres categorías: BAJO: Esta calificación corresponde a un desempeño por debajo del 33%, en donde por demostración o por actitudes negativas demostradas por el evaluado durante el año, se clasifica esta persona en este valor. MEDIO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (34% - 66%) equivalente, donde el evaluado durante el año a evaluar ha mostrado algunas debilidades o resistencias, con respecto a las competencias evaluadas. ALTO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (67% - 100%) equivalente, donde la persona durante el año a evaluar cumple con su desempeño, con respecto a las competencias evaluadas.  COMPETENCIAS A EVALUAR: PUNTUALIDAD EN HORARIO: Se mide de acuerdo a las evidencias que tiene la organización con la hora de entrada del evaluado o por comentarios de los clientes. PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJO: Se mide de acuerdo al tiempo programado para dicho trabajo, que tan cumplido ha sido el evaluado con sus entregas de trabajos, o por comentarios de los clientes en este aspecto. TRABAJO EN EQUIPO: Se mide a través de la encuesta de clima organizacional o por retroalimentación de los compañeros.

131

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 132 de 171

FECHA:

COLABORACIÓN: Durante el año a evaluar la empresa puede concluir cual ha sido la forma de colaborar del evaluado con los requerimientos, que algunas veces le hace la empresa, en requerir laborar en horas fuera de las laborales y cuál ha sido su comportamiento en ayudas a sus compañeros de trabajo o a sus clientes cuando lo han necesitado. ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA: En un mundo cambiante donde las leyes, decretos, formas y otros evolucionan día a día, la empresa analiza y observa cual ha sido la adaptabilidad del evaluado a los cambios, sean externos o internos a la empresa y puede concluir de ahí su clasificación. CONOCIMIENTOS TECNICOS: Los clientes anualmente serán evaluados y dentro de la evaluación se tendrá en cuenta el nivel de errores en que ha incurrido el asesor, además se tendrá en cuenta los reclamos internos y externos de los clientes, los cuales darán una información del nivel técnico en que se está desempeñando el evaluado. CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO: Se evalúa de acuerdo a los comentarios de los clientes acerca del desempeño interno del evaluado, en cuanto a equivocaciones y a la calidad del servicio prestado. TRABAJO BAJO PRESION: Se evalúa de acuerdo a la capacidad que puede tener el trabajador al desarrollar sus labores de manera adecuada a pesar de que las condiciones no sean las ideales, como poco tiempo, acumulación de tareas a realizar, etc. NOTA: La evaluación de competencias es pre-evaluada por la persona que evalúa y se discute con el evaluado durante la entrevista.  CALIFICACION DEL DESEMPEÑO: De acuerdo a los resultados de los objetivos del año anterior y de la evaluación del desempeño de las competencias, el evaluador califica al evaluado en las siguientes categorías: NORMAL: Cuando el evaluado ha cumplido con los objetivos propuestos y su evaluación de competencias está en el rango alto. SOBRESALIENTE: Cuando el evaluado ha superado las cifras propuestas en los objetivos y su desempeño es igualmente alto en todas las competencias. EXCELENTE: Cuando el empleado ha superado todas las cifras propuestas e igualmente a superado las competencias, en estas condiciones el evaluado puede remplazar inmediatamente a su jefe inmediato. PARA MEJORAR: Cuando los objetivos propuestos en su mayoría, no han sido alcanzados y no existe justificación alguna, y/o su evaluación de competencias esta entre la categoría medio ó bajo, en esta categoría se debe concertar planes para mejorar su desempeño. 132

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 133 de 171

FECHA:

PARA REEVALUAR: Cuando no se han cumplido los objetivos propuestos y su evaluación de competencias es baja y además, ya ha estado en esta categoría de evaluación 1 años consecutivos. Se reevaluara en los 3 meses siguientes; si en la siguiente evaluación sigue en este mismo rango es causa de despido.  COMENTARIO EVALUADO: Al evaluado se le debe dar la oportunidad para que coloque por escrito, los comentarios referentes a su evaluación y calificación.     

   

  

 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO: Conozca lo que se espera de él Reciba retroalimentación Comunique sus necesidades de ayuda o apoyo Establezca objetivos y haga compromisos conjuntamente con su jefe inmediato. Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.  EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO, DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Ser objetivo e imparcial. Remitirse exclusivamente al trabajo encomendado. No tener en cuenta la antigüedad ni otros factores personales. Plantear el proceso como elemento de apoyo para que el evaluado conozca qué debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.  EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Mantener una actitud positiva ya que se trata fundamentalmente de orientarle en el mejoramiento continuo de su desempeño. Expresar con fundamento los puntos en que tenga alguna discrepancia. Qué debe hacer, cómo y con qué ayudas de él mismo y la empresa, puede contar para mejorar su desempeño.

5.4.5 PROCEDIMIENTO a) Informar internamente acerca del sistema de evaluación de desempeño que se va a

implementar en la empresa y la metodología a emplear. b) Concertar con cada empleado una cita, día y hora en que se va a realizar la evaluación de

desempeño. c) Identificar previamente los objetivos, y tenerlos definidos antes de realizar la evaluación de

desempeño. d) Iniciar en la fecha y hora acordada, con cada empleado el proceso de evaluación de

desempeño. 133

e) Diligenciar el formato de evaluación de desempeño. f)

Revisar globalmente el formato y verificar si el resultado obtenido coincide la percepción del evaluador y del evaluado.

g) Comentar personalmente con el evaluado, los resultados de la evaluación.

5.4.6 RESPONSABLES

5.4.7 OBSERVACIONES Al contratado se le realizara una prueba de desempeño antes de terminar su periodo de prueba, sino cumple con el rango se hace desvinculación de la empresa. En caso de que si cumple la próxima prueba será en el mes de enero de cada año. En caso de que en el mes de enero salga negativa la evaluación, se le hará otra a los 3 meses. 5.4.8 ANEXOS No aplica

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

ANEXO G. PLAN DE CALIDAD DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO ASOCIADO

INICIO 1. Evidenciar gerencial.

RESPONSABLE

OBJETIVO DE CALIDAD

OBSERVACIONES

Gerente General.

Sustentar las bases en la organización para el desarrollo del sistema de gestión de calidad

Es el primer paso para la implementación exitosa del sistema de gestión de la calidad, debiendo ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario la empresa.

compromiso

2. Elaborar el diagnóstico del sistema de gestión de calidad.

Diagnostico ISO 9001:204

Coordinador calidad

de

Conocer el estado real de la empresa con respecto a la calidad y servir de punto de partida para las acciones que se tomarán.

Con este diagnóstico se busca establecer fortalezas, debilidades y los obstáculos que se puedan presentar.

3. Conformar el comité de calidad y nombrar el representante de la dirección.

Carta nombramiento director de calidad

Gerente General. Director de calidad

Contar con un equipo que apoye a la gerencia en la estructuración e implementación del sistema de gestión de calidad.

Este equipo le permite a la gerencia retroalimentación continua de los avances del sistema de gestión de la calidad.

Gerente Coordinador Calidad

de

Tener un orden adecuado y eficiente para la ejecución de las actividades.

Gerente General, Director de Calidad, Coordinador de calidad

Definir el compromiso de la organización con la calidad y guiar a la empresa en el desarrollo del sistema de gestión de la calidad.

4. Establecer planes de acción para el desarrollo de actividades.

5. Establecer la política y los objetivos de institucionales.

6. ¿Son coherentes con los principios de la organización?

Política de calidad y objetivos institucionales

En este proceso se debe involucrar a todo el personal, para lograr un mayor compromiso y sentido de pertenencia.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO ASOCIADO

7. Elaborar y revisar la documentación del sistema.

Toda la documentación

Coordinador Calidad.

8. ¿Los documentos adecuan a los procesos?

se

Toda la documentación

Gerente general, director de Calidad y coordinador de Calidad.

9. Revisar el sistema de gestión de la calidad.

Toda la documentación

10. Establecer y desarrollar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Toda la documentación

FIN

RESPONSABLE

de

OBJETIVO DE CALIDAD

OBSERVACIONES

Lograr uniformidad en las actividades realizadas en cada uno de los procesos.

En la elaboración documentación se involucrar al personal.

de la debe

Director de Calidad y Coordinador de Calidad.

Conocer los resultados de la implementación del sistema de gestión de la calidad.

El coordinador de Calidad debe recopilar todas las evidencias para la revisión.

Gerente general, director de Calidad y coordinador de Calidad.

Dar cumplimiento a la filosofía de mejoramiento continuo de la calidad.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 137 de 171

FECHA:

ANEXO H. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Gerente general 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades laborales de la empresa. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Junta directiva 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5.

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1 1.6. Todos

PERSONAL A SU CARGO:

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Representar legalmente a la empresa  Elaborar y hacer seguimiento a las políticas y objetivos comerciales, administrativos y de calidad de la empresa, de manera que permitan el desarrollo integral de la empresa en los aspectos comerciales, económicos, administrativos y de calidad.  Elaborar en conjunto con el director operativo el presupuesto de la organización  Supervisar el cumplimiento de las funciones del director operativo  Supervisar el cumplimiento de las funciones del asistente de gerencia  Aprobar los reintegros de caja menor  Realizar cada mes o cada que sea necesario la relación de los gastos para el reintegro de caja menor y entregarla al jefe inmediato para su aprobación.  Velar por que se lleve correctamente la contabilidad de la empresa  Velar porque cada mes se elaboren los informes de cartera, cuentas por pagar y estados financieros de la organización supervisión 137

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 138 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Aprobar la selección y vinculación contractual de personal requerido en la compañía  Colaborar con el proceso de desvinculación del personal de la compañía que sea requerido, por inconveniencia, incumplimiento o términos del contrato  Aprobar finalmente las compras necesarias para el normal desarrollo de la empresa  Emitir escritos cuando la situación lo requiera (memorandos, circulares y oficios).  Realizar procesos de capacitación y orientación de temas relacionados con el control fiscal.  Aplicar las sanciones a los colaboradores de la organización cuando lo considere necesario, de acuerdo a la normatividad vigente  Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa  Desarrollar todas las actividades de mercadeo en la empresa.  Dictar conferencias, en el campo fiscal y tributario a los colaboradores de la empresa.  Elaborar informes a los clientes, acerca de recomendaciones, información de normas o solicitud de documentación.  Asesorar y estar pendientes de las personas naturales responsables del régimen común.  Programar reuniones con el personal de la empresa, cuando sea necesario, para solucionar problemas y evaluar el desarrollo de actividades.  Las demás que se le asignen. 2.2.

FUNCIONES PERIÓDICAS FUNCIONES

 Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.  Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio y retención de industria y comercio  Elaborar declaración de renta  Elaborar renovación Cámara de Comercio

S

FRECUENCIA Q M B T S x

A

x x x

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 139 de 171

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos) EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.2.

Alternativa1: Profesión de las ciencias económicas Alternativa 2: Contador público. Área Administrativa y de impuestos ÁREA Área administrativa y /financiera  Conocimiento empresa.  Área administrativa y financiera de la empresa.  SGC

TIEMPO 5 años

15 días

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO FORMACION CONTINUA EN TEMAS CONTABLES, TRIBUTARIOS Y ADMINISTRATIVOS TRABAJO BAJO PRESION PUNTUALIDAD

139

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO x x x x x x x x X

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 140 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

3.3.

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X X X X X X X X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Entregar informes Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Clientes y Presentar propuestas de servicio administradores de las Fijar el monto a cobrar por la prestación del empresas servicio Cobrar cartera morosa Elaboración de propuestas de trabajo Entes gubernamentales Soluciona requerimientos 4.2.

FRECUENCIA

Ocasional

Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIÉN

PARA QUÉ

Revisar cartera Revisar informe de bancos Directora operativa Realizar llamadas telefónicas Aprobar y firmar comprobantes de egreso

FRECUENCIA

Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Asistente de gerencia

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 141 de 171

FECHA:

Presentar documentos en limpio Elaborar cartas Revisar informes Revisar balances de la empresa Revisar informe de asesorías a clientes Recordatorios de pago a clientes

Permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 142 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Representante de la dirección por el sistema de Gestión de Calidad 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Asegurar la implementación correcta y buscar el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión de la empresa. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PESONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Asegurar de que se establezca, implemente y se mantenga los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad.  Informar a la alta dirección del desempeño del sistema de gestión de calidad.  Promover entre los empleados el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.  Planear con los auditores internos el cronograma de auditorías internas.  Hacer seguimiento a los auditores internos de acuerdo a sus obligaciones  Apoyar a los auditores internos en la realización de las auditorías internas.  Revisar el resultado de los auditores internos de calidad.

142

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 143 de 171

FECHA:

 Mantener dentro de la empresa la motivación para cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad.  Coordinar con el ente certificador la auditoría de certificación y seguimiento.  Auditar a proveedores en su sistema de gestión de calidad cuando se requiera.  Informar o dar respuesta a las solicitudes de los clientes sobre el sistema de gestión de calidad.  Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa1: Profesión en el área administrativa. Conocimientos básicos de: Norma ISO 9001:2008 ÁREA

TIEMPO

EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.2.

 Conocimiento de la empresa.  Norma ISO 9001:2008

1 semana

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS PUNTUALIDAD

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO x x x x x x

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 144 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO FORMACION CONTINUA EN TEMAS CONTABLES, TRIBUTARIOS Y ADMINISTRATIVOS TRABAJO BAJO PRESION

3.3.

x x X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA N/A

MEDIA

ALTA x

N/A x

x N/A x

N/A x x

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Clientes

Determinar la satisfacción del cliente

Clientes

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Todos

Velar por la implementación y el cumplimiento del sistema de gestión en la empresa.

Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 145 de 171

FECHA:

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

145

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 146 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Auditor Interno de Calidad 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001 en cuanto a las auditorías internas. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5.

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1 1.6. Ninguno

PERSONAL A SU CARGO:

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Planificar con el representante de la dirección las auditorías internas de calidad, para los periodos de 6 meses o 1 año.  Hacer el plan de auditoria en el formato correspondiente.  Preparar la lista de chequeo que contenga las preguntas a realizar en la auditoria interna.  Coordinar con el auditado, la fecha y hora de realizar la auditoria.  Hacer las auditorias en la hora programada.  Llenar los formatos de informes de reportes de auditoria.  Informar al representante de la dirección el resultado de las auditorías internas.  Informar al auditado mediante el formato respectivo el resultado de la auditoria.  Hacer firmar al auditado el resultado de no conformidades.  Hacer seguimiento periódico a las propuestas de solución a las no conformidades.  Cerrar o levantar las no conformidades cuando este comprobada su implementación.  Informar al representante de la dirección de cualquier anomalía del sistema de gestión. 146

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 147 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato 3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa1: Estudios equivalentes en el SENA. Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas) ÁREA

3.2.

TIEMPO

EXPERIENCIA

No requiere

INDUCCIÓN

 Conocimiento empresa.

1 semana

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS FLUIDEZ VERBAL FLUIDEZ ESCRITA TEMPERAMENTO CALMADO

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X

PUNTUALIDAD

X X

X X X X X X

X

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 148 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

3.3.

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA N/A

MEDIA

ALTA X

N/A X X N/A X N/A X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.2.

PARA QUÉ Realizar seguimiento a la implementación de la norma ISO 9001:2008.

FRECUENCIA Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIÉN Todos

PARA QUÉ Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión en la empresa.

FRECUENCIA Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 149 de 171

FECHA:

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

149

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 150 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Gerencia 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Servir de apoyo al gerente general de la empresa. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.          

FUNCIONES PERMANENTES

Revisar los comprobantes de pago con los respectivos cheques. Informar al gerente general del funcionamiento de la empresa y los clientes. Llevar a cabalidad los diferentes requerimientos dados por el jefe inmediato Realizar las compras, pagos y consignaciones de la organización Recibir pagos que realizan los clientes Estar atento y dar oportuna comunicación sobre el estado de la papelería de la organización Elaborar y mantener actualizado el listado de cumpleaños de las personas de la organización y de los clientes. Informar a la gerencia sobre eventos, diplomados, cursos y demás actividades acordes a la empresa y que sirvan para el cumplimiento de los objetivos de la organización Mantener actualizada la cartelera de la organización con información pertinente de interés tanto para la organización como para los colaboradores Colaborar y mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones.

150

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 151 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que pueda afectar el normal desarrollo de las funciones y de las operaciones del cliente.  Otras que se le asignen. 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.  Entrega propuestas para la prestación de servicios. 2.4. FUNCIONES

S

 Entrega de las facturas  Entrega de los recibos de caja de la constancia de pago de los clientes  Recibir dinero y realizar pago a los proveedores de la empresa  Realizar consignaciones de la empresa  Dejar evidencia por escrito de la documentación entregada a los clientes  Entregar la correspondencia de la empresa

FRECUENCIA Q M B T S X

A

X X X X X

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título)

FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa1: Profesional de las ciencias administrativas o bachiller con la experiencia que supla el conocimiento profesional. Alternativa2: Curso de secretaria y afines Ninguno

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 152 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

ÁREA

3.3.

TIEMPO

EXPERIENCIA

Administrativa

2 años

INDUCCIÓN

Sistema de gestión de Calidad.

1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO VOCACION AL SERVICIO AL CLIENTE SENTIDO DE RESERVA

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X

PUNTUALIDAD

3.4.

X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA

X X X X X X X X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 153 de 171

FECHA:

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes Proveedores

4.3.

PARA QUÉ Entrega de facturas de recibos de caja Pagos, cotizaciones

FRECUENCIA Permanente Periódico

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Gerente Entregar pago, correspondencia Directora operativa Entrega de facturas

FRECUENCIA Permanente permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

NOTA: La persona actualmente contratada como asistente de gerencia no cumple con los requisitos descritos en el manual de funciones, pero el próximo a ocupar este cargo deberá cumplir con todos los requerimientos estipulados.

153

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 154 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Director Operativo 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Coordinar las actividades de las diferentes personas que tiene a cargo. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ejecutivo de cuentas 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.

FUNCIONES PERMANENTES

 Supervisar que las personas que tiene a cargo realicen correctamente y completamente las funciones delegadas  Comunicar a los clientes sobre vencimientos de impuestos como de las diferentes obligaciones  Realizar las conciliaciones bancarias de la empresa  Realizar validaciones para corroborar el correcto ingreso de la información financiera de la empresa  Realizar las copias de seguridad de las bases de datos de los software contables de la empresa(directora)  Ingresar en el módulo administrativo la bitácora de las labores realizadas  Ingresar a principio de cada año y cada vez que sea necesario, el calendario tributario y los demás vencimientos de los clientes al módulo administrativo

154

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 155 de 171

FECHA:

 Ingresar a principio de cada año y cada vez que sea necesario las fechas de vencimientos de los contratos  Estar atento a dar oportuno aviso al jefe inmediato de las fechas de vencimiento de los contratos  Cada año y cada vez que sea necesario mantener la carpeta de los clientes actualizada, con la información pertinente como: Certificación de cámara de comercio, estados financieros, copia de las declaraciones tributarias, certificaciones dadas, entre otros.  Estar atento y dar oportuno aviso al jefe inmediato y a la personas a cargo de las fechas de vencimientos de los diferentes impuestos y demás obligaciones de los clientes  Recibir los contratos de los clientes y entregarlos al jefe inmediato para su aprobación y firma  Mantener al día y actualizado la “hoja de vida empresarial” de los clientes  Mantener actualizado el inventario de la organización  Mantener permanentemente actualizado en aspectos contables, tributario, laboral y demás temas pertinentes.  Colaborar en mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones  Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que puedan afectar el normal desarrollo de las funciones y de la operación del cliente  Las demás que se le asignen  Establecer un cronograma de actividades y de vencimiento con clientes y los entes fiscalizadores  Conciliación de bancos  Revisar los comprobantes de pago con los respectivos cheques.

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 156 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Informar al personal de la empresa, las normas tributarias y los cambios respectivos.  Elaborar estados financieros de los clientes en borrador.  Realizar consultas a los diferentes órganos de control DIAN, Superintendencia de sociedades, junta central de contadores.  Informar al gerente general del funcionamiento de la empresa y los clientes.  Informar acerca del estado financiero de la empresa  Otras que se le asignen. 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Visitar unidades estratégicas del negocio.  Asistir a reuniones de gerencia  Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 2.4. FUNCIONES Ingresar información financiera de la empresa al programa contable. Facturar Boletín de actualización tributaria y contable a los clientes Cobrar cartera Revisar información financiera de clientes Dejar borradores de Liquidación de impuestos Borrador de los estados financieros Medios magnéticos

S

FRECUENCIA Q M B T S

A

X X X X X X X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 157 de 171

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS Alternativa 1: Contador Público o profesional de las ciencias económicas Alternativa 2: Técnico o tecnólogo en contabilidad y finanzas Cursos afines, conocimientos en hojas de cálculo Excel, procesador de texto Word y power point ÁREA TIEMPO Campo contable, tributario, auditoria y/o 2 años administrativa  Conocimiento empresa 15 días  Sistema de gestión de calidad

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.3.

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE SENTIDO DE RESERVA TRABAJO BAJO PRESION RECEPTIVIDAD ANTE LA AUTORIDAD PUNTUALIDAD

157

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X X X X

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 158 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

3.4.

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X

N/A X X X X X X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes Contratistas

4.3.

PARA QUÉ Revisar información y comunicar al jefe inmediato Información sobre software contable

FRECUENCIA Permanente Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

Gerente general

PARA QUÉ Presentar informes de actividades desarrolladas.

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO

Adecuada Normal Adecuado Normal 158

FRECUENCIA Mensual

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

VENTILACIÓN RIESGOS

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 159 de 171

FECHA:

Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

NOTA: la persona actualmente desempeñando el cargo de directora operativa no cumple con todos los requisitos planteados en el manual de funciones, pero se está formando en el área de las ciencias económicas para suplir dichos requerimientos. El próximo a ocupar este cargo deberá cumplir con todas las exigencias estipulados.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 160 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Ejecutivo de cuentas 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Ingresar correctamente la información al software contable, velando por el cumplimiento de las leyes, normas y demás aspectos legales. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Operativo 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.             

FUNCIONES PERMANENTES Recibir y verificar los documentos que le entregan para el proceso de digitación Ingresar la información financiera al software contable de la empresa Estampar el sello de “contabilizado” en cada documentos digitado en el software contable del cliente y/o de la empresa Realizar la conciliaciones bancarias de los clientes Imprimir cada mes el listado de cuentas por cobrar y cartera Imprimir cada mes los libro oficiales contables de los clientes Imprimir los libros oficiales bajo la instrucción del jefe inmediato Estar atento a los diferentes vencimientos de impuestos de los clientes asignados Imprimir los listados, soportes para la elaboración de las declaraciones tributarias Organizar y archivar los documentos soportes contables digitados y la correspondencia de las empresas Relacionar y devolver los documentos que le entregaron para el proceso de digitación Mantener permanentemente actualizado en aspectos contables, tributarios, laborales y demás temas pertinentes Ingresar en el módulo administrativo la bitácora de las labores realizadas 160

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 161 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Colaborar en mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones  Realizar validaciones para corroborar el correcto ingreso de la información financiera de los clientes.  Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que puedan afectar el normal desarrollo de las funciones y de la operación del cliente  Las demás que se le asignen 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 2.4. FUNCIONES Realizar visitas en el punto de gestión. Imprimir cada mes los estados financieros Elaborar e imprimir las gráficas financieras acordes con el cliente

S X

FRECUENCIA Q M B T S

A

X X

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

EXPERIENCIA INDUCCIÓN

Alternativa 1: Técnico o tecnólogo en contabilidad y finanzas Alternativa 2: Estudiante de ciencias económicas. Conocimiento área contables y/o revisoría fiscal, hoja de cálculo y procesador de palabras, elaboración de nómina, mecanografía, digitación ÁREA TIEMPO Área contable  Conocimiento

1 año 15 días

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 162 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

contable de la empresa  Sistema de gestión de calidad  Conocimiento de clientes 3.3.

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.4.

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X

N/A X X X X N/A N/A N/A X

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 163 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.3.

PARA QUÉ Entrega información mensual

FRECUENCIA Permanente

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Directora Operativa

Presentación informes

Semanal

Directora Operativa

Manifestar dificultades, hacer consultas

Permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

163

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 164 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Asesor Jurídico 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Resolver inquietudes de parte de la gerencia en el tema jurídico 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Jurídico 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.      

FUNCIONES PERMANENTES Elaboración de un artículo para ser publicado en los medios sociales de la empresa Obrar con diligencia en los asuntos encomendados Resolver las consultas con mayor celeridad posible Informa general de los negocios entregados cada meso mas según se acuerde Acudir a las dependencia de la empresa Atender en su despacho al funcionario que la empresa designe, el día y la hora que el abogado designe para presentar la orientación indispensable

2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Consultas sobre tema jurídico que se le presente a la gerencia  Demás que se le asignen

164

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 165 de 171

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa 1: Abogado con tarjeta profesional vigente No aplica ÁREA

3.2.

EXPERIENCIA

Comercial

INDUCCIÓN

Conocimiento de la empresa

6 meses 1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.3.

TIEMPO

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA POR CONTACTOS EMPRESA (Relación y Atención) CON CLIENTES 165

BAJA X X N/A

MEDIA

X N/A

ALTA

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 166 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

N/A N/A N/A N/A N/A X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.2.

PARA QUÉ Entrega información mensual

FRECUENCIA Permanente

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

Gerente general

PARA QUÉ Entregar consultas y gestiones solicitadas

Directora Operativa En caso de faltar GERENTE

FRECUENCIA Semanal Semanal

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 167 de 171

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Asesor Tecnológico 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Manejar el software administrativo para la ayuda de seguimiento y control de clientes 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Sistemas 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. FUNCIONES PERMANENTES  Desarrollar bajo requerimientos dados el software comando control de la empresa.  Desarrollar la página web de la empresa según requerimientos dados 2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Resolver problemas que se puedan presentar con este modulo  Desarrollo de página web de la empresa  Demás que se le asignen 2.3. FRECUENCIA FUNCIONES S Q M B T S Reuniones con equipo de trabajo para demostración de X trabajo adelantado Socialización de los avances X Recepción y modificación según las sugerencias dadas X

167

A

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 168 de 171

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa 1: Ingeniero en Sistemas Alternativa 2: Técnico en Sistemas Conocimientos en lenguaje HTML ÁREA

3.2.

EXPERIENCIA

Sistemas y computación

6 meses

INDUCCIÓN

Conocimiento de la empresa Conocimiento de los clientes Conocimiento sobre SGC

1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.3.

TIEMPO

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X N/A X

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO

BAJA X

MEDIA

ALTA X

N/A

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 169 de 171

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL POR CONTACTOS (Relación y Atención)

X N/A N/A N/A N/A N/A N/A X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Todos los miembros de Retroalimentarse sobre adelantos en la la empresa realización del software

FRECUENCIA Semanal

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

ANEXO I. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y MANEJO

ELEMENTOS DE LA NORMA

4.1

REQUISITOS GENERALES

GERENTE DIRECTORA GENERAL OPERATIVA A

R

ASISTENTE COORDINADOR AUDITOR DE ASESORES CALIDAD INTERNO GERENCIA R

R

4.2.1 GENERALIDADES

A

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

R

R

R

R

R

R

M

M

R

R

R

M

M

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION

R

R

M

5.2

ENFOQUE AL CLIENTE

R

M

M

M

M

M

5.3

POLITICA DE CALIDAD

R

R

M

R

M

M

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

R

M

R

R

M

M

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

R

M

R

R

M

M

R

M

R

M

M

M

R

M

R

M

M

M

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

R

M

R

R

M

M

5.6.1 GENERALIDAES

R

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION 5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION 6.1

GESTION DE LOS RECURSOS

R R R

6.2.1 GENERALIDADES

R

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

R

6.3

INFRAESTRUCTURA

A

R

R

R

R

R

6.4

AMBIENTE DE TRABAJO

A

R

R

R

R

R

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

A

R

R

7.4.1 PROCESO DE COMPRAS

A

R170

R

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

R

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

A

R

R

R

7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

A

R

R

R

A

R

R

R

A

R

R

R

A

R

M

R

R

M

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A A

R R

R R

R R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A A A A

R R R R

R R R R

R R R R

R R R R

R R R R

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE 7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO 8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE 8.2.2 AUDITORIA INTERNA 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PRODUCTOS 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANALISIS DE DATOS 8.5.1 MEJORA CONTINUA 8.5.2 ACCION CORRECTIVA 8.5.3 ACCION PREVENTIVA R: Responsabilidad A: Autoridad M:Manejo

R

M

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MATRIZ DE JURAN (ANEXO A)

Fecha: ____________

LO QUE LA EMPRESA TIENE OFICINA DE NEGO AMABILIDAD 1 RAPIDEZ 3 PRECIOS COMODOS 2 LO QUE LOS ACCIONES CORRECTIVAS 7 CLIENTES CALIDAD EN SU SERVICIO 9 QUIEREN PERSONAL COMPETITIVO 5 BUEN ASESORAMIENTO 4 NORMAS LEGALES 8 CONFIANZA 6 SUMATORIA ASIGNACION

ASESORIA FINANCIERA 7

SOFTWARE ESPECIALIZADO 5

7 105 42 245 315 175 140 168 126 1323 1

5 45 10 105 225 125 100 120 30 765 3

RECTITUD 2 6 6 4 42 54 30 8 80 60 290 12

ETICA 3 9 9 6 63 81 45 36 120 90 459 10

HONESTIDAD 1

DISCRECION 6

1 3 2 21 27 15 12 40 18 139 14

6 18 12 126 54 90 72 48 180 606 8

SISTEMA INTEGRADO SUMATORIA ASIGNACION DE GESTION 4 4 38 16 60 246 13 8 84 15 140 742 5 180 936 2 100 580 9 48 416 11 96 672 6 120 624 7 756 4

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

COORDINADOR DE CALIDAD

DIRECTOR DE CALIDAD

GERENTE GENERAL

OFICINA DE NEGOCIOS SAS PROCESOS ESTRATEGICOS Gestión de la calidad

Gestión Estratégica

*Control de documentos *Control de registros *Auditorias internas *Control de producto no conforme *Acciones correctivas *Acciones preventivas

PROCESOS MISIONALES Operativo

*Asesorías financieras, tributarias y contables *Auditorias financieras *Revisoría Fiscal

PROCESOS DE APOYO Administrativo *Administración financiera *Compras *Evaluación de proveedores *Reevaluación de proveedores

Recursos Humanos

*Selección de personal *Inducción de personal *Entrenamiento de personal *Evaluación de desempeño

Clientes Satisfechos

Necesidades del Cliente

*Diseño de estrategias. *Posicionamiento regional *Selección de clientes *Soporte jurídico *Soporte tecnológico

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

POLITICA DE CALIDAD

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 1

PO-AC-01

1. POLITICA DE CALIDAD (Ver Anexo a Matriz de Juran) En “OFICINA DE NEGOCIOS SAS” la satisfacción del cliente es un propósito fundamental y permanente, por lo que se compromete a proporcionarles servicios de asesoría financiera de manera oportuna y ceñida a los más altos estándares de calidad, contando con software especializado que facilite el trabajo; además está consciente de la responsabilidad que tiene con la protección y preservación del medio ambiente, y se compromete en todos sus procesos a crear e implementar buenas prácticas ambientales, ajustándose al Sistema de Gestión de Calidad, Por lo anterior su política se basa en:  Respaldarse en el equipo de trabajo que la conforma, en la filosofía del mejoramiento continuo de todas sus actividades y en la implementación de acciones preventivas y correctivas, lo que le permitirá ser competitiva en el mercado y garantizar su permanencia dentro de él.  Contar con una herramienta de software administrativo especializado que le permite ofrecer un mejor servicio a los clientes, además de la actualización permanente de la base de datos, brindando así un servicio personalizado. Esta política será revisada cada 3 años y cuando se requiera.

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 9

MC-AD-01

PROCESO INSTITUCIONAL

SATISFACCIÓN DE LOS AACCIONISTAS

POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

AUMENTAR RENTABILIDAD

Utilidad neta

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

*Ampliar el alcance del producto y el mercado * Mejorar servicio * Reducir gastos * Aprovechar la información sobre los clientes * Modificar la ejecución y el apoyo * Reciclar papelería * Optimizar reprocesos * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Minimizar viajes * Ahorro energía * Ahorro teléfono.

31/12/13

MENSUAL

31/12/13

MENSUAL

Ingresos = Rentabilidad

DISMINUIR GASTOS

Gastos del presente año (-) Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS

TODOS

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 9

FECHA:

SATISFACCIÓN DE LOS AACCIONISTAS

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

AUMENTAR UTILIDAD NETA

Utilidad neta año presente (-) Utilidad neta año anterior

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

*Ampliar el alcance del producto y el mercado * Mejorar servicio * Reducir gastos * Aprovechar la información sobre los clientes * Modificar la ejecución y el apoyo * Mantener una rotación de cartera máximo 30 días. *Aprovechar los incentivos que se ofrecen para los pagos adelantados

31/12/13

MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE CAJA

FLUJO DE CAJA = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones

GERENTE Y DIRECTORA OPERATIVA

31/04/14

MENSUAL

ENTREGAR TODOS LOS MESES EL CORRESPONDIE NTE BLOQUE DE INFORMES

=Total bloques entregados a los clientes*100 /total clientes

DIRECTOR OPERATIVO

*Creación de software comando control

Según vencimientos

Anual

REALIZAR DURANTE EL AÑO POR LO MENOS UNA ENCUESTA DE SERVICIO A LOS CLIENTES

=Número de encuestas aplicadas

GERENTE GENERAL

*Contratación de personal externo experto en encuestas de satisfacción

Según lo acordado con el gerente

ANUAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

ENTREGAR LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS 3 DIAS ANTES DE LOS VENCIMIENTOS

SATISFACCIÓN CLIENTES

CAPACITAR AL PERSONAL

DOCUMENTAR SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ACORDE A LAS NORMAS ISO 9001:2008 E ISO 14001:2004

=Declaraciones presentadas 3 días antes*100/total declaraciones presentadas

DIRECTORA 0PERATIVA

*Creación de software comando control, con sistema de alarmas para cada cliente

Según vencimientos de cada cliente

BIMESTRAL

TODOS

* Identificar el personal que debe recibir la capacitación. * Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad. * Seleccionar el organismo o persona que realizará la capacitación. * Promover la capacitación en todos los niveles.

31/12/13

MENSUAL

COORDINADOR DE CALIDAD

* Implementar los procesos y procedimientos según los requerimientos de las normas. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.

05/12/13

MENSUAL

Número de capacitaciones __realizadas___ Número de capacitaciones Programadas = INDICE DEL PERSONAL CAPACITADO Número de actividades realizadas____ Número de actividades programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

AREA ADMINISTRATIVA

SATISFACCION CLIENTES

SATISFACCIÓN ACCIONISTAS

POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

MEJORAMIENTO CLIMA ORGANIZACIONAL

Nivel de satisfacción y compromiso de los empleados

GERENTE GENERAL

Realizar programas de incentivos, actividades lúdicas y oportunidades de desarrollo personal

01/04/2014

BIMESTRAL

DISMINUIR ROTACIÓN DE CARTERA

Cuentas por cobrar promedio x365 días/ Ventas a crédito

DIRECTORA OPERATIVA

*Facturar cuentas de cobro el 16 de cada mes, para recibir su respectiva cancelación entre el 16 y el 30 de cada mes. * Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.

31/05/14

MENSUAL

REALIZAR UNA VISITA MINIMA ADMINISTRATIVA A TODOS LOS CLIENTES PLANEAR Y EVALUAR LOS PROCESOS

Visitas realizadas/ Visitas programadas

GERENTE GENERAL

31/12/2013

SEMESTRAL

Eficiencia de los miembros de la empresa por medio de las evaluaciones de desempeño

GERENTE GENERAL

Implementación software administrativo con alarmas de visitas y entregas Revisar los objetivos de cada área de la empresa y el cumplimiento de estos. Realizar los cambios necesarios

SEMESTRAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 9

FECHA:

SATISFACCION CLIENTES

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

DISMINUIR RECLAMOS

No. Reclamos / mes

TODOS

TENER EN COMPLETA OPERACIÓN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA

Software en línea y operando

GERENTE GENERAL

DOCUMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SEGÚN LAS NORMAS ISO 9001:2008 E ISO 14001:2004

Número de actividades realizadas____ Número de actividades programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

COORDINADO R DE CALIDAD

* Estar actualizados en las normas contables y tributarias vigentes. * Exigir a clientes información verídica. * Revisar antes de imprimir y firmar documentos. * Estar al día con vencimientos de declaración tributaria. * Exigir a clientes entrega de documentos a tiempo. *Contratar personal capacitado para la elaboración del software administrativo según requerimientos del gerente * Documentar los procesos y procedimientos según los requerimientos de las normas. * Conformar el comité de calidad. .

31/12/13

MENSUAL

31/02/14

ANUAL

05/12/13

MENSUAL

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

AREA DE GESTION AMBIENTAL

VERSION:

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

POLITICA

FECHA:

PAGINA:

CODIGO:

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

REDUCCION DEL CONSUMO DE PAPEL

Gasto papelería año anterior / Gasto papelería año vigente

DIRECTOR DE CALIDAD

01/06/2014

Semestral

REDUCCION CONSUMO DE ENERGIA

Cantidad de kW consumidos al mes (Facturas mes a mes)

DIRECTOR DE CALIDAD

*Reutilizar el papel por ambas caras *Revisar en pantalla los documentos antes de imprimir *Mandar por e-mail siempre que sea posible *Imprimir dos paginas por hoja *Escanear en lugar de fotocopiar *Comprar papel reciclado *Jornada de sensibilización de uso del papel y compras verdes *Configurar computadores con sistema de ahorro de energía *Cambio de bombillas regulares por ahorradores (LED)

01/06/2014

Mensual

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 9

FECHA:

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

RECICLAR EL PAPEL CONSUMIDO

Cantidad de papel reciclado / cantidad de papel consumido (Kilos)

TODOS

*Comprar papel ecológico

01/06/2014

Semestral

RECICLAR APARATOS ELECTRICOS Y ELECTRONICOS

Relación de aparatos eléctricos y electrónicos bien seleccionados

TODOS

*No tirar los residuos de aparatos eléctricos o electrónicos a la basura (impresoras, cartuchos, ratones, teclados, bombillas, etc.) *Solicitar con ente dedicado a la recogida de estos elementos,

01/06/2014

Semestral

SENSIBILIZACION Y FORMACION MEDIOAMBIENTAL

Porcentaje de personas que han recibido formación medioambiental

GERENTE (Contratación)

*Formar al personal sobre buenas practicas ambientales y sobre los objetivos ambientales de la empresa

01/06/2014

Ocasional

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

AREA DE GESTION DE LA CALIDAD POLITICA

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

AUMENTAR LA CALIDAD EN EL SERVICIO

Disminución en los reclamos y quejas

TODOS

*Entregar documentos oportunamente en la fecha acordada. *Entregar los documentos sin errores y revisados previamente

01/05/2014

MENSUAL

TODOS

* Estar actualizados en las normas contables y tributarias vigentes. * Exigir a clientes entrega de documentos a tiempo. * Revisar antes de imprimir y firmar documentos. * Estar al día con vencimientos de declaración tributaria. * Cumplimiento en entrega de documentos. *Personal calificado para la realización de las tareas *Equipos e insumos adecuados

01/05/2014

MENSUAL

01/05/2014

MENSUAL

SERVICIOS DE ALTA CALIDAD

Aumento en el numero de clientes DISMINUIR RECLAMOS

DISMINUIR REPROCESOS DE ELABORACION DE DOCUMENTOS

No. Reclamos por mes (comparación)

Numero de reprocesos por mes

TODOS

CÓDIGO:MC-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 9

FECHA:

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

1 de 71

MP-GC-01

OBJETIVO Determinar las actividades que se deben realizar dentro de “OFICINA DE NEGOCIOS SAS” para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo ALCANCE Abarca todos los procesos y procedimientos que se realizan en “OFICINA DE NEGOCIOS SAS”, para la consecución de los objetivos. DEFINICIONES Manual: Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilación de procesos. Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. GENERALIDADES No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Tabla de contenido 1.

GESTIÓN ESTRATÉGICA ..........................................................................................................................3

2.

1.1.

Diseño de estrategias .................................................................................................................5

1.2.

Posicionamiento Regional ..........................................................................................................7

1.3.

Selección de Clientes ..................................................................................................................9

1.4.

Soporte Jurídico........................................................................................................................11

1.5.

Soporte Tecnológico .................................................................................................................13

GESTIÓN DE CALIDAD ...........................................................................................................................15

3.

4.

5.

2.1.

Control de Documentos ...........................................................................................................17

2.2.

Control de Registros .................................................................................................................24

2.3.

Auditorías Internas ...................................................................................................................27

2.4.

Control de Producto no Conforme ...........................................................................................31

2.5.

Acciones Correctivas ................................................................................................................33

2.6.

Acciones Preventivas ................................................................................................................35

OPERATIVO .......................................................................................................................................37 3.1.

Asesorías Financieras, Tributarias y Contables ........................................................................39

3.2.

Auditorias Financieras ..............................................................................................................42

3.3.

Revisoría Fiscal .........................................................................................................................44

ADMINISTRATIVO .............................................................................................................................46 4.1.

Administración Financiera........................................................................................................48

4.2.

Compras ...................................................................................................................................50

4.3.

Evaluación de proveedores ......................................................................................................53

4.4.

Reevaluación de proveedores ..................................................................................................56

RECURSOS HUMANOS ......................................................................................................................58 5.1.

Selección de personal...............................................................................................................60

5.2.

Inducción de personal ..............................................................................................................63

5.3.

Entrenamiento de personal .....................................................................................................65

5.4.

Evaluación de desempeño .......................................................................................................67

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 1. GESTIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO: PS-GC-01 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.1 OBJETIVO

Direccionar la empresa mediante estrategias que la encaminen al cumplimiento de metas y aseguren su continuidad. 1.2 ALCANCE

Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan de manera estratégica en la prestación del servicio. 1.3 DEFINICIONES 1.3.1 Estrategia: Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. 1.3.2. Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.

1.4 GENERALIDADES Es la integración de la planeación estratégica con otros sistemas de gestión en un proceso para promover la eficacia de la empresa. Encargada de conducir a la empresa a un futuro deseado, lo que implica que la misma debe influir directamente en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.5 PROCEDIMIENTO

1.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.1.

Diseño de estrategias

CÓDIGO: PR-GC-01 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.1.1 OBJETIVO Direccionar la empresa mediante estrategias que la encaminen al cumplimiento de metas y aseguren su continuidad. 1.1.2 ALCANCE Abarca todas las acciones encaminadas hacia la creación de estrategias para el cumplimiento de objetivos y metas. 1.1.3 DEFINICIONES Diseño de estrategias: evaluación y análisis de los problemas, la identificación de soluciones y la elaboración de planes de acción para el cambio. 1.1.4 GENERALIDADES Las tareas a desarrollar para la elaboración de una estrategia son:       

Organización de la información obtenida en el diagnóstico de la situación. Establecimiento de objetivos que se desean alcanzar. Identificar los colectivos a los que se dirigen. Desarrollar líneas o propuestas de actuación. Distribuir los recursos disponibles para cada propuesta Identificar el papel que deben desempeñar los colectivos afectados. Identificar los posibles interlocutores (instituciones, asociaciones.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.1.5 PROCEDIMIENTO

1.1.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.2.

Posicionamiento Regional

CÓDIGO: PR-GC-02 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.2.1 OBJETIVOS •Mayor reconocimiento a nivel regional de la prestación de servicios de asesorías financieras, contables y tributarias, y revisiones fiscales. •Crecer a nivel empresarial y estar al nivel de las empresas de asesorías contables más grandes de la región. 1.2.2 ALCANCE Incluye todas las actividades y documentos que estén encaminados hacia el posicionamiento regional. 1.2.3 DEFINICIONES Posicionamiento: El posicionamiento en el mercado de un producto o servicio es la manera en la que los consumidores definen un producto a partir de sus atributos importantes, es decir, el lugar que ocupa el producto en la mente de los clientes en relación de los productos de la competencia. 1.2.4 GENERALIDADES Existen tres pilares que son básicos para entender el fenómeno del Posicionamiento.  El primero es el de identidad, que debe ser comprendido como lo que nuestra empresa realmente es.  El segundo es la comunicación, que representa lo que la empresa pretende transmitir al público objetivo.  El tercer pilar es la imagen percibida, que es el cómo realmente nos ven los consumidores.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.2.5 PROCEDIMIENTO

1.2.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.3.

Selección de Clientes

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.3.1 OBJETIVOS  Seleccionar los clientes que pueden ser potencialmente clientes propios.  Asegurarse que los clientes que solicitan el servicio van a cumplir con su parte del trato.  Crear un vínculo estrecho entre la empresa y el cliente, con el fin de prestar un mejor servicio 1.3.2 ALCANCE Incluye todos los procesos, procedimientos, actividades y documentos que estén direccionados hacia la fidelización y obtención de clientes. 1.3.4 DEFINICIONES  Fidelización de clientes: Consiste en lograr que un cliente (un consumidor que ya ha adquirido nuestro producto o servicio) se convierta en un cliente fiel a nuestro producto, servicio o marca; es decir, se convierta en un cliente asiduo o frecuente. 1.3.5 GENERALIDADES  Este procedimiento permite clasificar los elementos que son de vital importancia para la obtención de clientes potenciales.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 10 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.3.6 PROCEDIMIENTO

1.3.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 11 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.4.

Soporte Jurídico

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.4.1 OBJETIVO Asegurar la calidad y la legalidad de los servicios que prestamos en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.4.2 ALCANCE Abarca toda la parte legal de los procesos, procedimientos, actividades y documentos que se desarrollan en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.4.3 DEFINICIONES Norma legal: La norma legal es aquella cuya observancia se encuentra determinada por una entidad gubernamental, en caso de quebrantarse, conlleva sanciones legales. 1.4.4 GENERALIDADES No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 12 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.4.5 PROCEDIMIENTO

1.4.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 13 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 1.5.

Soporte Tecnológico

CÓDIGO: PR-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 1.5.1 OBJETIVO Asesorar y prestar soporte técnico en los temas relacionados con tecnología de información y comunicaciones, en forma oportuna a todos los clientes internos y externos de OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.5.2 ALCANCE Abarca toda la parte tecnológica y técnica de los procesos, procedimientos, actividades y documentos que se desarrollan en OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 1.5.3 DEFINICIONES  Hardware: Se refiere a todos los componentes físicos que lo conforman. En otras palabras, es todo aquello que se puede tocar: el monitor, el teclado, el ratón (mouse), la impresora, los cables, conexiones, etc.  Software: se refiere a los programas y datos almacenados en un ordenador. En otras palabras, son las instrucciones responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea. El lenguaje utilizado por el software, para comunicarse con el hardware, es de tipo binario, viene en forma de instrucciones, las cuales son ejecutadas, por cada una de las partes del hardware (monitor, mouse, teclado, impresora, CPU, CD-ROM, disco duro, etc.).  Software administrativo: Es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada. 1.5.4 GENERALIDADES: IMPORTANCIA DE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO Un software administrativo ayuda a las empresas a contar con herramientas y aplicaciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costo

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 14 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, etc.

1.5.5 PROCEDIMIENTO

1.5.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 15 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 2. GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: PS-GC-02 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.1 OBJETIVO Asegurarse del buen funcionamiento y cumplimiento de todos los requisitos y procedimientos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad. 2.2 ALCANCE Es aplicable a todos los documentos, procesos y procedimientos en los que influya el sistema de gestión de calidad. 2.3 DEFINICIONES 2.3.1 Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. 2.3.2 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos 2.3.3 Sistema de gestión: Es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos y para cumplir estos objetivos. 2.4 GENERALIDADES La organización debe de tomar en cuenta: 2.4.1 Estrategias: Definir políticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satisfacción del cliente. Estas políticas y objetivos deben de estar alineados a los resultados que la organización desee obtener. 2.4.2 Procesos: Se deben de determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la realización del producto o servicio, y a su vez, que se encuentren alineados al logro de los objetivos planteados.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 16 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.4.3 Recursos: Definir asignaciones claras del personal, equipo y/o maquinarias necesarias para la prestación del servicio, el ambiente de trabajo y el recurso financiero necesario para apoyar las actividades de la calidad. 2.4.4 Estructura Organizacional: Definir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de flujo de la comunicación dentro de la organización. 2.4.5 Documentos: Establecer los procedimientos documentos, formularios, registros y cualquier otra documentación para la operación eficaz y eficiente de los procesos y por ende de la organización. 2.5 PROCEDIMIENTO

2.6 ANEXO Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 17 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.1.

Control de Documentos

CÓDIGO: PR-GC-06 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.1.1 OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios de los documentos internos y externos de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, con el fin de asegurar que tanto los clientes internos como externos, cuenten con los documentos correctos y aprobados, según sea necesario en el momento requerido, evitando que se utilice información obsoleta o se realicen cambios no autorizados en la documentación. 2.1.2 ALCANCE Abarca todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad y los de origen externo. 2.1.3 DEFINICIONES  Documento: Medio que se utiliza para describir una necesidad o una actividad realizada y que puede estar en medios impresos, electrónicos o magnéticos. Los documentos, motivo del presente procedimiento, aparecen en la estructura de la documentación de la empresa.  Documento interno: Es cualquier tipo de documento generado o emitido por OFICINA DE NEGOCIOS SAS.  Documento externo: Información generada en el ámbito externo de la empresa, estos pueden ser reglamentaciones, normas técnicas, o resoluciones del gobierno, entre otros.  Documento electrónico en medio magnético: En OFICINA DE NEGOCIOS SAS, son aquellos documentos guardados en el computador.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 18 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.4 GENERALIDADES  Permite que el documento en uso sea el correcto y el aprobado, según sea necesario.  Cuando en una empresa hay pocos empleados, se podría mantener una lista de las personas que tienen los documentos.  Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el sistema de codificación descrito en la norma fundamental y el estado de revisión es definido en el encabezado del documento.  Asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. Además se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario.  Permite identificar los documentos de origen interno y de origen externo. 2.1.5 PROCEDIMIENTO Para tener un éxito en la documentación del sistema de Gestión de Calidad en OFICINA DE NEGOCIOS SAS, se requiere tener un control de todos los documentos requeridos por la empresa, por lo tanto se estableció un procedimiento para el control de documentos. El procedimiento incluye la modificación o actualización de los documentos, el control de aquellos obsoletos, los de origen externo e interno. Esto con el fin de garantizar que los documentos se encuentren disponibles en el momento requerido por cualquier persona de la organización. Para identificar todos los documentos originales manejados por la empresa, se utilizará el formato de “Lista Maestra de Documentos FO-GC-001”. El préstamo se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FO-GC-002 ” donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fue entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.  ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las especificaciones para la elaboración, revisión, aprobación, y codificación de los documentos del sistema de gestión de la calidad de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, con el fin de que tengan un diseño y contenido uniforme. Antes de implementar cualquier documento o registro, relacionado con el Sistema de gestión, se deberá revisar previamente y aprobar por el gerente general. Consultar “Norma Fundamental” en los anexos de ese documento.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 19 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 CREACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS: Para crear o anular algún documento, se deberá diligenciar el "Solicitud creación o anulación de documentos y formatos FO-GC-004".  MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Cualquier modificación o actualización en los documentos, serán registrados en el “ Formato de Modificación y actualización de documentos FO-GC-003 ", en este formato se registra, la fecha, el código del documento, la justificación del cambio, el número de actualización, el número de versión, el nombre del responsable del cambio, y la firma del Director de Calidad, dell sistema de gestión, el cual es el encargado de autorizar dichos cambios. NOTA: Los documentos se pueden corregir a lapicero de manera legible, estas correcciones se llamaran actualizaciones, y cada una de ellas se debe registrar en el formato de “Modificación y actualización de documentos FO-GC-003” y una sola vez al año dependiendo de las actualizaciones que se presenten se sacará una nueva versión del documento por escrito. Las correcciones electrónicas o en medio magnético, se pueden actualizar con el Vo.Bo. del Director de Calidad, para el sistema de gestión de la calidad, e igualmente en el medio magnético se registra cada actualización en el formato de modificación o actualización de documentos.  PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: El préstamo de los documentos se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FO-GC-002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fué entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.  DOCUMENTOS OBSOLETOS: Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original un sello de “OBSOLETO” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por todos. Los libros oficiales de contabilidad, los comprobantes de egreso, recibos de caja y facturas, se guardan 10 años, y se llevan archivo muerto en cajas que se almacenan en bodegas de los dueños. Los documentos que no son de importancia y no son legales, después de que pierdan su vigencia, se les coloca el sello de "OBSOLETO" en la portada, se archivan 2 años, y posteriormente se eliminan. NOTA:  

Los documentos archivados de cada uno de los clientes de OFICINA DE NEGOCIOS SAS, se entregan a ellos cada 2 años aproximadamente. Todas las versiones de los documentos legales de impuestos y boletines informativos se mantienen como documentos de consulta en la biblioteca de la empresa.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 20 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



CORRESPONDENCIA PERSONAL: Toda la correspondencia es recibida por la Asistente de Gerencia, la cual recibe las cartas, sobres, cuentas por pagar de tarjeta de crédito y celular, y demás, ella es la persona encargada de realizar la entrega personalmente. 

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: En cuanto al manejo de los documentos de origen externo que son para la empresa y llegan por correo, e-mail o fax, y se consideran importantes por la información que contienen, el manejo que se les da para mantener un control y orden, es el siguiente:    



Se recibe el documento Se coloca la fecha de recepción Son firmados por la Directora Operativa, la cual es la persona encargada de recibir todos los documentos de origen externo. Los documentos de origen externo como Boletines Informativos, Código de Comercio, documentos de la DIAN, documentos de los clientes y las Norma ISO, deben ser controlados por la Directora Operativa, cuando el documento llega se debe poner el sello de (Copia Controlada) y de esta forma indicar que ya han sido registrados en el formato “Control de documentos de origen externo FO-GC-005”, ella igualmente se encarga de entregar el documento personalmente o hacerlo llegar a la persona correspondiente. Posterior a esto, los documentos considerados de importancia serán archivados en orden y en la respectiva carpeta.



CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: El único documento de origen interno a controlar es el manual de calidad, este documento será identificado mediante un sello (Copia Controlada), y cualquier copia solicitada será identificada por el sello y su control será registrado en el formato “Control de Documentos de Origen Interno FO-GC-016”. 

ARCHIVO FÍSICO: El archivo físico es manejado mediante un listado visible al usuario, esta información será registrada en el formato “Listado Carpetas Archivo Físico FO-GC-017”.

2.1.5.1 RESPONSABLES Director de Calidad:  

Revisar, difundir, implementar, controlar, mejorar y mantener el procedimiento de control de documentos. Aprobar la modificación o actualización de documentos.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 21 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Aprobar la solicitud de creación o Anulación de documentos.

Directora Operativa:   

Reunir los documentos obsoletos. Recibir y entregar a la persona correspondiente los de origen externo. Apoyar al gerente general en el control de documentos.

2.1.6 PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Solicitar

la modificación documentos.

RESPONSABLE

autorización para la o actualización de Directora Operativa Representante de la dirección del S.G.C

2. Analizar y aprobar la solicitud. 3. Realizar el registro en el formato de

Modificación o Actualización documentos FO-GC-003

de Directora Operativa

4. Modificar o actualizar el documento.

Directora Operativa

5. Revisar y aprobar el documento.

Representante de la dirección para el S.G.C.

6. Adecuar el documento según la norma

fundamental.

Directora Operativa

7. Incluir el documento en la Lista maestra

de Documentos FO-GC-001.

Directora Operativa

8. Recoger el documento obsoleto.

Directora Operativa

a todo el personal el Directora Operativa nuevo documento.

9. Dar a conocer

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 22 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.7 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Recoger

todos

los

RESPONSABLE

documentos Asistente de Gerencia

obsoletos.

Representante de la 2. Informar del cambio del documento al dirección del S.G.C personal interesado. Representante de la 3. Distribuir el nuevo documento al dirección del S.G.C personal interesado. 4. Identificarlo con el sello de Asistente de Gerencia “OBSOLETO”. 5. Archivar el documento obsoleto en un Asistente de

lugar conocido por todos. 6. Disponer

según documentos.

lista

maestra

Gerencia

de Asistente de Gerencia

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 23 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1.8 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Recibir el documento de origen externo.

RESPONSABLE Asistente de Gerencia

2. Colocar fecha de recepción. 3. Firmar los documentos.

Asistente de Gerencia

4. Realizar el registro del documento en el

formato de “Control de documentos de origen Asistente de Gerencia externo FO-GC-005” 5. Realizar una señal a los documentos para

indicar que ya han sido registrados.

Asistente de Gerencia

6. Entregar o hacer llegar a los interesados el

documento.

Asistente de Gerencia

7. Archivar el documento externo en un lugar Asistente de Gerencia

conocido por todos. 8. Ubicar según lista maestra de documentos. 9.

Se elimina el documento.

Asistente de Gerencia Asistente de Gerencia

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 24 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.2.

Control de Registros

CÓDIGO: PR-GC-07 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.2.1 OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y conservar los registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento de los requisitos especificados del producto, o para evidenciar el funcionamiento eficaz del sistema Integrado gestión. 2.2.2 ALCANCE Abarca todos los registros relacionados con el sistema de gestión de Calidad Oficina de Negocios SAS. 2.2.3 DEFINICIONES  Registro de calidad: Fuente de información para evidenciar objetivamente el cumplimiento de requisitos especificados del producto, o para demostrar el buen funcionamiento del sistema de calidad. Pueden presentarse en formato pre-impreso o en medio electrónico.  Formato pre-impreso: Son aquellos que proceden de una impresora de computador o una fotocopiadora.  Formato electrónico o en medio magnético: En Oficina de Negocios SAS, son aquellos registros, diligenciados y guardados en el computador.  Almacenamiento: Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.  Legibilidad: Es la facilidad que tiene un documento de ser leíble y entendible por la persona.  Tiempo de retención: Tiempo que la empresa, teniendo en cuenta algunas normas de ley, considera necesario la conservación de los registros.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 25 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.4 GENERALIDADES  Los registros brindan información que ayudan a dirigir la empresa de manera eficiente, por consiguiente se debe demostrar que la empresa ha hecho algo, registrando alguna información o cumplido algún requisito particular.  Es necesario que cada persona según sus funciones en la organización tenga claramente establecido el tipo de registro que debe manejar y mantener.  En algunos casos, el periodo de retención de los registros puede estar determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios o requisitos financieros dependiendo de la importancia de los registros en la toma de decisiones.  Todos los registros de Oficina de Negocios SAS serán guardados en un lugar seguro, con el fin de evitar posibles daños, pérdida o deterioro físico.  Para tener un control adecuado de los registros, la persona encargada de manejarlo debe conocer la norma fundamental y las especificaciones contenidas en la “Lista Maestra de documentos FO-GC-001”. 2.2.5 PROCEDIMIENTO Para evidenciar el desarrollo de los procesos en Oficina de Negocios SAS, se utilizarán formatos en todas las áreas con el fin de tener un control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad. Los registros generados en cada persona de la empresa son recepcionados por la Asistente de Gerencia, quien es la persona encargada de revisar y verificar que la información contenida en ellos sea legible, de lo contrario se hace su devolución a la persona en la cual se diligenció el formato. Todos los registros de la empresa, deberán ser archivados en un lugar seguro, para garantizar su fácil acceso, conservación y seguridad, estos deben estar ordenados según el código del registro. Cada año la Asistente de Gerencia hará la revisión de la vigencia de los registros en la “Lista Maestra de Registros FO-GC-006”. En este formato se debe registrar el código del registro, nombre del registro, elemento de la norma a la cual corresponde dicho registro, revisión No., departamento, lugar donde se puede recuperar, el tiempo en que se debe archivar, y la disposición final. Todos los registros se deben archivar 2 años, si el tiempo de retención se ha cumplido, el registro se elimina; de no ser así el registro se debe archivar nuevamente. Los préstamos de registros serán autorizados y controlados mediante el formato “Préstamo de Documentos FO-GC-002”.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 26 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.6 RESPONSABLES  Secretaria general: Realizar el control de documentos y archivarlos. 2.2.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 27 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.3.

Auditorías Internas

CÓDIGO: PR-GC-08 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.3.1 OBJETIVO Planificar, implementar y mantener de manera eficaz, un programa de auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de calidad es conforme con los servicios que ofrece la empresa, con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos por Oficina de Negocios SAS. 2.3.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades contenidas en el sistema de gestión de la calidad de la empresa y a todos los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. 2.3.3 DEFINICIONES  Auditoria: Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado. 2.3.4 GENERALIDADES Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas. El comité de calidad selecciona al auditor interno o a los auditores internos de acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoria interna, además de esto, el grupo o las personas que demuestren más habilidades en las competencias que son requeridas para un auditor interno serán seleccionados y su capacitación puede ser complementaria con otros cursos externos que se dicten. La selección de auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Se deben definir los criterios de las auditorias, su alcance, frecuencia y metodología.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 28 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El auditor o los auditores internos deberán conseguir la información de forma planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que todo lo planificado se está llevando a cabo adecuadamente, para reunir esta información el auditor deberá:    

Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de procesos. Observar los procesos que se están realizando. Hablar con las personas responsables de los procesos. Observar los registros.

La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e inconsistencias, y el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas necesarias para su posterior aplicación.

2.3.5 PROCEDIMIENTO  PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS Las auditorías internas son importantes ya que a través de ellas se puede verificar si las actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado. En Oficina de Negocios SAS, se realizan las auditorías internas con el fin de determinar si el sistema de gestión de calidad es conforme con el servicio ofrecido por la empresa, con los requisitos establecidos por la organización y con los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. El comité de calidad, nombrará al auditor o a los auditores internos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  

 

El auditor interno debe pertenecer a la organización y cumplir con los requisitos establecidos para este cargo. Ver Manual de Funciones. La(s) personas nombradas por el comité de calidad deben ser imparciales y no deben auditar su propio trabajo, para auditar el cargo de la persona o las personas nombradas se responsabilizará de esta función al coordinador del sistema de gestión de la calidad. El conocimiento, desempeño y habilidades demostradas en el curso de auditoria interna. No se tendrá en cuenta los resultados de la evaluación. Debe ser una persona(s) con conocimientos en el área de calidad y/o la norma ISO 9001:2008 (en caso de que esta persona no posea conocimientos relacionados con la norma, la empresa deberá capacitarlo).

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 29 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



Debe manejar las técnicas estadísticas fundamentales para analizar la información y presentar sus informes al gerente general con las actividades correctivas y preventivas, para que éste tome sus decisiones y las instaure eliminando las no conformidades presentadas.

El nombramiento de los auditores internos de calidad será dado a conocer por el gerente general a través de una carta enviada a todo el personal. Las auditorías internas se realizarán en intervalos planificados, con el fin de cubrir cada uno de los numerales de la norma y los procesos o actividades relacionados con la calidad, todas esto se deberán cubrir en un plazo máximo de un año. Cuando las auditorías se programan se debe registrar la información en el formato “Cronograma de Auditorías Internas de Calidad FO-GC010” Como evidencia de las auditorías internas realizadas por la empresa, se aplicarán y guardaran los siguientes registros de gestión de calidad:   

Planeación de las auditorias, Formato “FO-GC-011 PLAN DE AUDITORIA”. Desarrollo de la auditoria, Formatos “FO-GC-012 LISTA DE CHEQUEO” e “FO-GC-013 INFORME DE AUDITORIA INTERNA”. Resultados de la auditoria, Formato “FO-GC-014 REPORTE DE NO CONFORMIDAD” y en caso de que la no conformidad requiera un análisis más completo, Formato “FO-GC-015 ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD”.  MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS

Para realizar las mediciones de cada uno de los servicios que ofrece la empresa se cuenta con un plan de calidad y con asesores altamente capacitados los cuales en el desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del servicio realizan sus revisiones. La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe mensual a cada uno de los asesores sobre su(s) asesoría y se comunicará mensualmente con cada uno de los clientes para revisar que los requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 30 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Cada uno de los servicios ofrecidos por la empresa han sido documentados a través de un plan de calidad a través del cual se realizará la medición y seguimiento, cuando la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. El gerente general ha asignado a la Directora Operativa para la comunicación con los clientes, cuando el cliente decide comunicarse con la empresa y presentar algún reclamo, o solicitud, esta es la persona encargada de registrar la información y asignar el responsable de dar respuesta garantizando la oportuna respuesta de todas las inquietudes presentadas por los clientes, como evidencia de esto, la Directora Operativa registra la información de los clientes en el formato de “FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA”. 2.3.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 31 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.4.

Control de Producto no Conforme

CÓDIGO: PR-GC-09 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.4.1 OBJETIVO Definir las acciones a seguir por Oficina de Negocios SAS, para asegurar que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. 2.4.2 ALCANCE Es aplicable a todos los servicios ofrecidos por Oficina de Negocios SAS.

2.4.3 DEFINICIONES  No-conformidad: Se emplea para describir cualquier incumplimiento de un requisito específico, este puede ser un incumplimiento de un requisito del cliente, un problema con un producto y/o servicio, una deficiencia en el sistema de gestión de la calidad o cualquier situación donde lo sucedido no era lo que se requería o esperaba. 2.4.4 GENERALIDADES  La empresa debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.  Cuando se corrige un servicio no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.  Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 32 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.4.5 PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios ofrecidos por la empresa, el asesor es el encargado de realizar las revisiones y garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios y los no especificados por el cliente consignados en el respectivo plan de calidad. Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o incumplimiento en alguno de los requisitos, el asesor deberá corregir el error presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional. Cada uno de los asesores deberá presentar un informe mensual del trabajo ejecutado en la empresa asignada, informando los problemas y no conformidades presentadas con el fin de implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para que no se vuelva a presentar. Igualmente el gerente general realizará una revisión y verificación del servicio comunicándose con cada uno de los clientes y registrando todas las observaciones en el Formato " FO-AD-019 REVISION DEL SERVICIO". Estas no conformidades serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones del comité de calidad. NOTA: Cuando no se pueda eliminar un documento que es no conforme, será guardado en una carpeta de color amarillo, con el fin de identificarlo.

2.4.6 RESPONSABLES  Director de Calidad: Realizar la revisión permanente del servicio, dar cumplimiento a los requisitos y eliminar las no conformidades. 2.4.7 ANEXOS No aplica.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 33 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.5.

Acciones Correctivas

CÓDIGO: PR-GC-10 VERSIÓN: 1 FECHA: 2.5.1 OBJETIVO Diseñar un procedimiento que permita a la organización tomar acciones para eliminar la causa de las no conformidades o reclamos. 2.5.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de calidad de Oficina de Negocios SAS. 2.5.3 DEFINICIONES  Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. 2.5.4 GENERALIDADES Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. La necesidad de tomar una acción correctiva, surge cuando se presenta quejas de los clientes, reclamos sobre un servicio, problemas encontrados con un proveedor, auditorias del sistema de gestión de la calidad, entre otros. Cuando se determine e implemente una acción correctiva, se debe tener un registro y seguimiento dentro de un período razonable para verificar si está funcionando. Todo el personal que conforma el comité de calidad deberá conocer las técnicas estadísticas adoptadas por la empresa para realizar el análisis de datos.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 34 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.5.5 PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS En Oficina de Negocios SAS, el comité de calidad se reúne periódicamente cada tres meses para evaluar el sistema de Integrado de gestión y formular las acciones correctivas necesarias según los problemas encontrados. Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas mencionadas anteriormente, el comité establece las acciones correctivas necesarias para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad.

En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el formato “Análisis de la no Conformidad FO-GC-015 “. A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.

2.5.6 RESPONSABLES

2.5.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 35 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 2.6.

Acciones Preventivas

CÓDIGO: PR-GC-11 VERSIÓN: 1 FECHA:

2.6.1 OBJETIVO Definir las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. 2.6.2 ALCANCE Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de Calidad de Oficina de Negocios SAS. 2.6.3 DEFINICIONES  Acción preventiva: Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.  Potencial: Capaz de realizar alguna cosa o producir un efecto. 2.6.4 GENERALIDADES La acción preventiva comienza con la consideración y análisis de los dato de todas las incidencias de no conformidades, estas pueden ser, dificultades con los proveedores, problemas en el proceso, tasas de reproceso, fallas de inspección final, quejas del cliente y encuestas de satisfacción al cliente, reportes de servicios, auditorias del sistema de gestión de la calidad y la necesidad de concesiones. Los procedimientos para las acciones correctivas y preventivas deben definir las responsabilidades y autoridades para estas actividades.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 36 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Se debe determinar e implementar las acciones necesarias, así como registrar los resultados y realizar seguimiento dentro de un periodo razonable para averiguar si ha funcionado la acción preventiva tomada. 2.6.5 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PR-GC-10. Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato “FO-GC-015 ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD”, este registro permite hacer seguimiento y verificar si han funcionado las acciones preventivas establecidas.

2.6.7 RESPONSABLES  Representante de la Dirección para el SGC: Determinar el método para realizar el seguimiento a las acciones preventivas. 2.6.8 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 37 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 3. OPERATIVO CÓDIGO: PS-GC-03 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.1 OBJETIVO Cumplir con los requisitos legales vigentes, con los especificados y no especificados por el cliente y los objetivos institucionales para asegurar la satisfacción del cliente, siguiendo cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008. 3.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan de manera misional en Oficina de Negocios SAS. 3.3 DEFINICIONES Procesos operativos: Se refieren a los lineamientos operativos que se seguirán con el objetivo de obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado. Estos se establecen mediante controles internos y manuales, por medio de procedimientos que describen como deberán ser llevados los distintos procesos en la empresa, y cada cierto tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados 3.4 GENERALIDADES Importancia del proceso Operativo: Documentar el proceso Operativo y los procedimientos que conforman este proceso es de vital importancia para la consecución de los objetivos trazados por la organización, ya que estos no permiten ningún tipo de errores en el proceso, es decir, al tener documentado paso por paso, las actividades que el personal debe hacer, no hay posibilidades de equivocaciones.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 38 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.5 PROCEDIMIENTO

3.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 39 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 3.1.

Asesorías Financieras, Tributarias y Contables

CÓDIGO: PR-GC-12 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.1.1 OBJETIVOS  Asesorar al cliente y responder todas sus dudas ya sea en la parte financiera, tributaria y contable.  Asegurar la calidad y la legalidad de los servicios que prestamos en Oficina de Negocios SAS. 3.1.2 ALCANCE Incluye todos los procedimientos, actividades y documentos que estén direccionados hacia las asesorías que se realicen en Oficina de Negocios SAS. 3.1.3 DEFINICIONES  Asesoría: Acción de ayudar a descubrir las necesidades del cliente en cierta rama, y mediante la cual se le brindara apoyo necesario a las personas que así lo requiriesen y así poder lograr la comprensión de diferentes situaciones.  Finanzas: Centran en las formas que tienen las empresas para crear valor mediante el uso de recursos financieros; Inversión, financiación, beneficios y dividendos, son algunos de los conceptos vinculados a esta área.  Tributario: Es aquello perteneciente o relativo al tributo, un concepto que puede utilizarse para nombrar a la entrega de dinero al Estado para las cargas públicas. Un tributo, en ese sentido, es un impuesto.  Contable: Es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la aptitud de las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para llevar las cuentas en una oficina pública o particular).

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 40 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.1.4 GENERALIDADES  Asesorías Financieras: Este servicio tiene ámbito de aplicación nacional, bajo reglas y fundamentos en las leyes actuales; el cual tiene la finalidad de establecer claramente la situación de la persona natural o jurídica así como los posibles escenarios futuros a los cuales la empresa deberá enfrentar y prepararse financieramente. Los resultados finales son soportados con informes adecuados a cada caso. Es un servicio puntual para ayudar al Empresario-Gerente a tener visión más aguda y critica de su organización; también soporta las decisiones de la junta Directiva en las estrategias más óptimas para el cumplimiento de los objetivos.  Asesorías Tributarias: Trata temas específicos en las organizaciones, también es utilizado para fines de elaboración de las declaraciones de renta tanto de persona Jurídica como de persona Natural. Se asesoran empresarios y/o profesionales que desean tener diferentes opiniones y sugerencias, en la correcta elaboración de sus denuncios rentísticos y entendiendo además que existen municipios donde cada dos meses las empresas deben enfrentar el cumplimiento y pago de cuatro diferentes impuestos, entre los nacionales y regionales.  Asesorías Contables: Se adecúa a la necesidad de cada cliente, su énfasis está en la correcta traducción de los acontecimientos económicos de la empresa en lenguaje financiero para entregar al finalizar el periodo, los estados Financieros respectivos con anexos y gráficas. Este tipo de asesorías se brinda de diferentes maneras, así:     

Asesoría contable con asistencia comercio y entidades Asesoría contable visita Asesoría contable con asistencia a propiedades horizontales (p.h) Asesoría contable remota propiedades horizontales (p.h) Asesoría contable remota profesionales y comerciantes

Este procedimiento está compuesto por:    

Organización y digitación de información contable. Teneduría de Libros. Asegurarse de que las normas contables se estén cumpliendo. Elaboración de estados financieros.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 41 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

   

Asesoría en la toma de decisiones según la información contable. Elaboración de certificados. Elaboración de documentos solicitados en entidades financieras. Elaboración y presentación de impuestos.

3.1.5 PROCEDIMIENTO

3.1.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 42 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 3.2.

Auditorias Financieras

CÓDIGO: PR-GC-13 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.2.1 OBJETIVO Emitir un informe, en el que se da la opinión del Auditor acerca de los Estados Financieros de una empresa, mediante la comprobación o examen de operaciones administrativas, económicas o de otra índole de una entidad, para establecer que se han realizado conforme a las normas reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que son aplicables. 3.2.2 ALCANCE Abarca todas las auditorias financieras realizadas por Oficina de Negocios SAS. 3.2.3 DEFINICIONES Norma legal: La norma legal es aquella cuya observancia se encuentra determinada por una entidad gubernamental, en caso de quebrantarse, conlleva sanciones legales. Leyes estatutarias: Aquellas que la Constitución establece específicamente. Tienen una categoría superior a las demás clases de leyes y se establece un trámite especial para su expedición por su importancia jurídica. Para su aprobación requiere mayoría absoluta y revisión previa por parte de la Corte Constitucional. Pertenecen a esta categoría las siguientes:  Derechos y deberes fundamentales de las personas y los procedimientos y recursos para su protección.  Administración de justicia.  Organización y régimen de los partidos y movimientos políticos.  Estatuto de la oposición.  Funciones electorales.  Instituciones y mecanismos de participación ciudadana.  Estados de excepción. (Artículo 152 de la Constitución Política de Colombia).

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 43 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3.2.4 GENERALIDADES:  Este proceso se realiza cuando un cliente lo solicita y al departamento o procedimiento que él lo solicite, es decir, si el cliente desea que se audite el pago de nómina al personal, se realiza una revisión y verificación de todos los documentos relacionados al tema requerido, así mismo se verifican las firmas, soportes y todos los detalles. La revisión de la información es minuciosa para así detectar si hay irregularidades en la información contable. Por lo general este proceso solo dura unos días, mientras se revisa la información solicitada y se elabora un informe de las novedades encontradas al cliente. 3.2.5 PROCEDIMIENTO

3.2.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 44 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 3.3.

Revisoría Fiscal

CÓDIGO: PR-GC-14 VERSIÓN: 1 FECHA: 3.3.1 OBJETIVO Realizar un examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de la sociedad, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas. Revisar que el cliente este al día con la documentación y acorde con las requisiciones de la ley. 3.3.2 ALCANCE Abarca todas las revisorías fiscales realizadas por Oficina de Negocios SAS. 3.3.3 DEFINICIONES Revisoría Fiscal: Es una institución que es ejercida en cabeza de un profesional de la Contaduría capaz de dar Fe Pública sobre la razonabilidad de los estados financieros, validar informes con destino a las entidades gubernamentales y juzgar sobre los actos de los administradores. 3.3.4 GENERALIDADES:  El profesional de la Contaduría, debe emitir un informe sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.  El Código de Comercio en su artículo 207 establece claramente los objetivos de la revisoría fiscal, los cuales pueden sintetizarse así: 

Examen del producto del sistema de información financiera de la sociedad con el fin de emitir una opinión profesional independiente sobre su razonabilidad,

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 45 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

  

Evaluación y supervisión permanente del sistema de Control Interno Evaluación de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento del objeto social Evaluación sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable al ente en todas las operaciones que este realice.

3.3.5 PROCEDIMIENTO

3.3.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 46 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 4. ADMINISTRATIVO CÓDIGO: PS-GC-04 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.1 OBJETIVO  Asegurar el cumplimiento de todos los procedimientos administrativos documentados.  Administrar los ingresos y gastos generados por la empresa, de tal forma que se cumplan las metas propuestas financieramente, garantizando la continuidad de la empresa.  Registrar y legalizar los ingresos generados por la empresa. 4.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en la administración financiera de Oficina de Negocios SAS. 4.3 DEFINICIONES Administración Financiera: Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación, distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr los objetivos que satisfagan a la coalición imperante (Stackeholders). 4.4 GENERALIDADES No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 47 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.5 PROCEDIMIENTO

4.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 48 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 4.1.

Administración Financiera

CÓDIGO: PR-GC-15 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.1.1 OBJETIVOS           

Garantizar los fondos necesarios para los pequeños gastos de la empresa. Administrar los fondos designados a la caja menor. Llevar un registro de los clientes que tienen cuentas por pagar con la empresa. Garantizar una rotación de cartera dentro de un tiempo determinado. Recaudar periódicamente los pagos por los servicios prestados a crédito. Realizar las facturas y el soporte físico de cada movimiento financiero. Llevar un registro de todos los ingresos y egresos de la empresa. Respaldar de forma física los movimientos financieros. Autorizar la salida o el ingreso de grandes sumas de dinero. Registrar los pagos que le hacen a la empresa. Asegurar que los ingresos de la empresa se encuentren bien ubicados.

4.1.2 ALCANCE Este procedimiento abarca el personal y actividades administrativos de Oficina de Negocios SAS. 4.1.3 DEFINICIONES Administración Financiera: Es la disciplina que se encarga del estudio de la teoría y de su aplicación en el tiempo y en el espacio, sobre la obtención de recursos, su asignación, distribución y minimización del riesgo en las organizaciones a efectos de lograr los objetivos que satisfagan a la coalición imperante (Stackeholders). 4.1.4 GENERALIDADES  Manejar correctamente el dinero designado a la caja menor garantiza a la empresa cubrir los pequeños gastos necesarios para el funcionamiento normal y diario de la organización.  Presentar al cliente posibilidades de pago a crédito genera mejor aceptación, además de una fidelidad por parte del mismo, este procedimiento funciona siempre y cuando los puntos estén claros entre las dos partes.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 49 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Los movimientos financieros de la empresa deben ser manejados de forma ordenada, los diferentes registros deben realizarse adecuadamente, no solo por orden general sino también para evitar consecuencias legales.  La realización de movimientos financieros que involucran grandes sumas de dinero en efectivo de forma adecuada garantiza orden dentro de la organización, además de asegurar un mejor manejo de las finanzas internas. 4.1.5 PROCEDIMIENTO

4.1.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 50 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO 4.2.

Compras

CÓDIGO: PR-GC-16 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.2.1 OBJETIVO Establecer las normas y políticas generales para los procesos de compras en Oficina de Negocios SAS. 4.2.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en las compras de la empresa “Oficina de Negocios SAS”. 4.2.3 DEFINICIONES  Compra: adquisición de productos y/o servicios necesarios para el adecuado desarrollo de la empresa.  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Compra Directa: hace referencia a la compra de todo elemento asociado a una orden de trabajo planificado por el área administrativa para ser consumido o utilizado en un periodo no superior de 30 días.  Compra de Urgencia: se considera urgencia todo evento que implique una compra directa y que debe ser atendido de manera inmediata, ya que puede repercutir negativamente en la prestación del servicio o en el personal de la empresa.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 51 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.2.4 GENERALIDADES COMPRAS  Todo requerimiento que se efectúe a la directora Operativa (Encargada de las compras), para la adquisición de un bien o servicio que no esté amparado por un contrato debe estar soportado por una Orden de Compra. (Ver formato FO-AD-014 ORDEN DE COMPRA).  Toda Orden de Compra debe ser valorada de acuerdo a un número mínimo de cotizaciones como indica la siguiente tabla:

 Las cotizaciones deben ser de proveedores diferentes, y se deben registrar de acuerdo al formato FO-AD-013 COTIZACION PROVEEDOR. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y DESARROLLO DE PROVEEDORES  Se deben establecer plazos y condiciones de pago para todo nuevo proveedor.  De acuerdo con la disponibilidad de flujo de caja se debe renegociar con proveedores para acceder a descuentos por pronto pago.  La directora Operativa selecciona al proveedor según la prioridad de las necesidades: calidad, precio, u otras condiciones que puedan resultar favorables para la Empresa.  Toda negociación o desarrollo de proveedores exclusivos debe ser autorizado por el Gerente General, y debe ser justificado plenamente por la directora Operativa.  Bajo ninguna circunstancia se deben efectuar compras personales en nombre de la Empresa.  Cualquier trabajador que comprometa a la empresa mediante procedimientos de compra incorrectos, debe ser considerado como responsable por los costos incurridos.  Todo requerimiento de urgencia debe ser plenamente justificado por el solicitante, y en todo caso debe ser aprobado por el Gerente General.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 52 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Las compras de urgencia no requieren de la solicitud de varias cotizaciones. 4.2.5 PROCEDIMIENTO       

Identificación de la necesidad de adquirir un producto o servicio. (Directora operativa) Informar al Gerente General la necesidad, con argumentos válidos. (Directora operativa) Establecer comunicación con los proveedores. (Directora operativa) Revisar cotizaciones. (Directora operativa) Revisar historial del comportamiento y cumplimiento del proveedor. (Gerente General) Seleccionar Proveedor. (Gerente General) Reunir la documentación necesaria para llevar a cabo la contratación. (Directora Operativa)  Llevar a cabo la compra. (Gerente General)  Realizar la reevaluación de proveedores. Directora Operativa 4.2.6 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 53 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 4.3.

Evaluación de proveedores

CÓDIGO: PR-GC-17 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.3.1 OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para la eficiente elección y evaluación de proveedores. 4.3.2 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los productos y servicios demandados por la empresa Oficina de Negocios SAS. 4.3.3 DEFINICIONES  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Comprador: comprador es aquel que hace compras, es decir, el que cubre necesidades adquiriendo bienes a cambio de un precio.  Evaluación: el concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.  Selección de Proveedores: proceso mediante el cual la empresa reúne todos los requisitos y documentaciones necesarias, para la selección del proveedor, teniendo en cuenta su historial, precios, calidad, etc. 4.3.4 GENERALIDADES  La selección y evaluación de proveedores debe realizarse cada vez que se lleve a cabo una contratación o compra de carácter importante.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 54 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Los documentos mencionados a continuación serán exigidos y cerciorados por Oficina de Negocios SAS, posteriormente se ingresaran en la base de datos de los proveedores: a) Certificado de cámara y comercio b) Certificado de calidad (Si lo tiene) c) Curriculum de la empresa (En caso de ser necesario) d) Persona jurídica, Factura con los requisitos de Ley e) Persona natural, presentar RUT. f) Portafolio de productos y/o servicios La documentación de cada proveedor potencial, debe ser archivada  CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES 

Disponibilidad de entrega: Es la capacidad que tiene el proveedor para la entrega oportuna de los productos y/o servicios que está ofreciendo.



Tiempo transcurrido para la entrega: El tiempo que demora el proveedor en entregar el producto y/o servicio que ofrece.



Precio ofrecido para los productos y/o servicios: Es el valor o promesa de compraventa que ofrece el proveedor, que por lo regular debe ser inferior a los encontrados en el mercado.



Apoyo técnico ofrecido: Son el conjunto de acciones que el proveedor ejecuta como ayuda en el servicio prestado o en el producto vendido. (Servicio Postventa)



Forma de pago: Requisitos pactados para el pago de los productos y/o servicios, es decir, tiempo de vigencia, monto de la cuota y tasa de interés.



Garantía: Serie de cláusulas que permiten que la empresa presente quejas o reclamos en el momento en que se presenten inconsistencias en el producto o servicio adquirido. En caso de presentar quejas se deben diligenciar en el “Formato FO-AD-016 QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR”.



Descuentos: Serie de beneficios y precios especiales que el proveedor puede dar a la empresa.



Esta información debe ser diligenciada en el formato FO-AD-015 EVALUACION PROVEEDORES.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 55 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



El proveedor con más alta calificación podrá ser seleccionado y posteriormente incluido en el formato FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES.

4.3.5 PROCEDIMIENTO

4.3.6 ANEXOS Ver FO-AD-015 EVALUACION PROVEEDORES. Ver FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 56 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 4.4.

Reevaluación de proveedores

CÓDIGO: PR-GC-18 VERSIÓN: 1 FECHA: 4.4.1 OBJETIVO Definir las pautas para realizar una eficiente reevaluación de proveedores. 4.4.2 ALCANCE Aplica para todo el proceso de reevaluación de los proveedores de Oficina de Negocios SAS. 4.4.3 DEFINICIONES  Proveedor: es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.  Proveedor potencial: es la persona natural o jurídica que está en capacidad de ser en un futuro, un proveedor de Oficina de Negocios SAS.  Comprador: comprador es aquel que hace compras, es decir, el que cubre necesidades adquiriendo bienes a cambio de un precio.  Evaluación: el concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.  Selección de Proveedores: proceso mediante el cual la empresa reúne todos los requisitos y documentaciones necesarias, para la selección del proveedor, teniendo en cuenta su historial, precios, calidad, etc.  Reevaluación de proveedores: proceso mediante el cual la empresa redefine los criterios por os cuales fue elegido un proveedor para la contratación de sus productos y/o servicios. 4.4.4 GENERALIDADES  Este proceso debe ser efectuado cada vez que se realice una compra en Oficina de Negocios SAS.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 57 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.5 PROCEDIMIENTO

4.4.6 ANEXOS Ver FO-AD-015 EVALUACION PROVEEDORES. Ver FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 58 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: 5. RECURSOS HUMANOS CÓDIGO: PS-GC-05 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.1 OBJETIVO Garantizar en la empresa un ambiente laboral aceptable para el óptimo desarrollo de las actividades. 5.2 ALCANCE Es aplicable a todos procesos y procedimientos que influyan en los recursos humanos de la empresa Oficina de Negocios SAS. 5.3 DEFINICIONES Ambiente laboral: Es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfacción y por lo tanto en la productividad. Está relacionado con el "saber hacer" del directivo, con los comportamientos de las personas, con su manera de trabajar y de relacionarse, con su interacción con la empresa, con las máquinas que se utilizan y con la propia actividad de cada uno. 5.4 GENERALIDADES  Garantizar en la empresa un ambiente laboral aceptable para el óptimo desarrollo de las actividades.  Potencializar las habilidades de los empleados mediante la implementación de capacitaciones y conferencias con especialistas.  Disminuir los riesgos laborales mediante la implementación de un sistema de seguridad industrial que garantice la integridad de los empleados.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 59 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.5 PROCEDIMIENTO

5.6 ANEXOS Ver Anexo C, Caracterización de Procesos

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 60 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO:

5.1.

Selección de personal

CÓDIGO: PR-GC-19 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.1.1 OBJETIVO Identificar las necesidades del cada cargo y seleccionar al personal con la capacidad, la aptitud y la destreza requerida para cumplir a cabalidad con el perfil y los requerimientos del cargo para el cual se está solicitando el aspirante. 5.1.2 ALCANCE Toda persona que posiblemente tenga el perfil y pueda ser seleccionada para integrar el equipo humano que conforma a Oficina de Negocios SAS. 5.1.3 DEFINICIONES  Selección de personal: Es el procedimiento para captar o encontrar la persona adecuada para un puesto determinado  Entrevista: Es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto proporcionar o recabar información o modificar actitudes y en virtud de las cuales se toman determinadas decisiones.  Competencias: Conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que forman la base de todos los procesos modernos de recursos humanos. 5.1.4 GENERALIDADES Detectada la necesidad de personal en alguna o algunas áreas de la empresa, se realiza la recopilación de las hojas de vida, (se tendrán en cuentan los perfiles establecidos en el manual de funciones):  EDUCACIÓN: Para actividades tales como bachiller, educación técnica, pregrado, postgrado y cursos genéricos, deben ir anexados registros de diplomas, certificados, etc.  EXPERIENCIA: Para las actividades de años de servicio, proyectos realizados, trabajos especializados; se deben anexar las constancias laborales.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 61 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Para los requisitos de las competencias, puntualidad en horario, puntualidad en entrega de trabajos, compañerismo, colaboración, adaptación a cambios del entorno y al interior de la empresa, conocimientos técnicos, y calidad en el trabajo realizado, se procede a consultar con los anteriores empleos del aspirante, puede ser verbal (telefónicamente) o escrito, esta información es de carácter confidencial y debe quedar consignada en el formato entrevista selección del personal.  De acuerdo a la información recibida, se preseleccionan los candidatos.  La entrevista se debe realizar usando el formato de selección de personal.  Durante la entrevista se debe informar al aspirante, acerca de la naturaleza del cargo, horario, remuneración a ofrecer, prestaciones, a fin de que igualmente el decida si le interesa seguir adelante con el proceso.  Con la información obtenida de la hoja de vida, las referencias laborales y la entrevista, se toma la decisión final, eligiendo a la persona más apropiada para desempeñar dicho cargo.  Si la persona seleccionada presenta alguna debilidad en alguno de los requisitos se programará un plan de capacitación o entrenamiento, según el área que requiera para cumplir con los requisitos. 5.1.5 PROCEDIMIENTO a) Revisar los requisitos del cargo que se encuentran en el manual de funciones. b) Solicitar las hojas de vida. c) Comparar las experiencias de los candidatos con los requisitos del cargo. d) Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo. e) Consultar con los anteriores empleos del aspirante, los requisitos de la competencia. f) Preseleccionar a los candidatos. g) Citar a entrevista de aptitud, habilidades de mecanografía y digitación y conocimientos contables a los candidatos preseleccionados. h) Citar a entrevista a los candidatos anteriormente seleccionados a entrevista con el gerente. i) Seleccionar el candidato que hará parte del equipo humano de Oficina de negocios SAS. j) Archivar pruebas de aptitud, hoja de vida, fotocopia de la cedula. k) Firma de cláusula de confidencialidad y contrato de una manera confidencial y cualitativa

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 62 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.1.6 RESPONSABLES

5.1.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 63 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 5.2.

Inducción de personal

CÓDIGO: PR-GC-20 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.2.1 OBJETIVO Realizar una presentación de todos los aspectos relevantes de la empresa, para que el nuevo empleado se adapte lo más rápido posible, se identifique con su trabajo y se integre con el equipo humano que conforma la organización. 5.2.2 ALCANCE Todos los empleados nuevos a iniciar labores en Oficina de Negocios SAS. 5.2.3 DEFINICIONES Inducción: Es un método por medio del cual se les proporciona a los empleados información básica sobre los antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria. 5.2.4 GENERALIDADES El proceso de inducción inicia el primer día de trabajo, y se termina cuando el empleado conoce y comprende toda la información relacionada con la empresa, este proceso es de suma importancia y no se debe omitir, ya que de él depende, el adecuado desempeño del nuevo empleado en su labor. El tiempo de inducción está especificado según el puesto que desempeñe la persona en el manual de funciones. 5.2.5 PROCEDIMIENTO a) Dar la bienvenida, al nuevo empleado y desearle éxito en su nueva gestión. b) Dar a conocer la misión, visión, valores y políticas de “Oficina de Negocios SAS”. c) Informar al nuevo empleado acerca de sus deberes y derechos dentro de la empresa. d) Dar a conocer al nuevo empleado, el reglamento de higiene y seguridad industrial de la empresa.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 64 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

e) Presentar ante el personal, al nuevo empleado. f) Capacitar al nuevo empleado en el Sistema de Gestión de calidad de la empresa. g) Hacer entrega al trabajador del puesto de trabajo y proporcionar los elementos adecuados para desempeñar sus funciones. 5.2.6 RESPONSABLES

5.2.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 65 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 5.3.

Entrenamiento de personal

CÓDIGO: PR-GC-21 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.3.1 OBJETIVO Preparar, adiestrar y/o familiarizar a la persona seleccionada para desempeñar cierto cargo en la empresa con el fin de que conozca realmente su cargo y funciones a desempeñar basados fundamentalmente en el sistema Integrado de gestión de la empresa. 5.3.2 ALCANCE Todo el personal seleccionado para desempeñar un cargo en Oficina de Negocios SAS. 5.3.3 DEFINICIONES  Preparar: Prevenir o disponer a una persona para realizar una acción que se ha de seguir, para alcanzar algún fin determinado.  Adiestrar: Enseñar, instruir o guiar.  Familiarizar: Adaptar o acostumbrarse a algo. 5.3.4 GENERALIDADES  Cada una de las actividades que se llevan a cabo en el procedimiento de entrenamiento de personal debe tener una duración aproximada y mínima de 1 día.  En caso de que la persona seleccionada este seleccionada para desempeñar el cargo de asesor, el gerente general debe realizar con la persona a desempeñar dicha asesoría, una visita a clientes, esta etapa debe tener una duración aproximada y máxima de 5 días.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 66 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.3.5 PROCEDIMIENTO a) Familiarizar y capacitar al

empleado seleccionado en el proceso administrativo de la empresa y funciones a desempeñar en el respectivo cargo.

b) Entrenar y capacitar al

empleado seleccionado en el sistema de gestión de calidad implementado en la empresa

c) Si la persona a entrenar fue seleccionada para desempeñar el cargo de ejecutiva de cuenta

debe: Visitar a clientes. Recibir carta de parte de la gerencia para ver clientes asignados que se visitarán. 5.3.6 RESPONSABLES

5.3.7 ANEXOS No aplica

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 67 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO: 5.4.

Evaluación de desempeño

CÓDIGO: PR-GC-22 VERSIÓN: 1 FECHA: 5.4.1 OBJETIVO Analizar y evaluar el grado de eficiencia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras y lograr los objetivos trazados por la empresa. 5.4.2 ALCANCE Todo el equipo humano que conforma a Oficina de Negocios SAS. 5.4.3 DEFINICIONES  Evaluación del desempeño: Es la herramienta que permite definir si el empleado cumple con las expectativas que tiene la empresa de él.  Objetivo: Meta, fin que se desea alcanzar.  Resultado: Grado de consecución de los objetivos establecidos para cada puesto de trabajo. 5.4.4 GENERALIDADES:  Se debe concertar una cita, fecha y hora en que se va a realizar la evaluación del desempeño.  La evaluación se hará al finalizar el periodo de prueba en el caso de alguien nuevo y cada año para los que ya están vinculados en la compañía. La evaluación se llevara a cabo de acuerdo a lo estipulado en el formato “Evaluación de desempeño”, el encargado de realizar dicha evaluación es designado por el gerente.  Se debe evaluar el resultado de los objetivos del año anterior, justificando el no cumplimiento de los objetivos que fueron propuestos.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 68 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Se debe concertar entre evaluador y evaluado los objetivos para el próximo año, los cuales se basan en los requerimientos de la empresa, los sugeridos por el evaluado y el replanteamiento de los no cumplidos en periodos anteriores, estos deben ser medibles, alcanzables e ir acompañados de un plan de acción y el tiempo de cumplimiento. Información que es complementaria al día que se está evaluando.  Con base en los resultados del año anterior, el evaluado debe sugerir sus requerimientos de capacitación, igualmente la empresa dependiendo de sus necesidades ofrece en que se debe capacitar al empleado para mejorar su desempeño laboral.  Todo el personal debe estar informado acerca del proceso a implementar y conocer la metodología y el formato de evaluación del desempeño a emplear por la empresa.  EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS: Esta evaluación se divide en tres categorías: BAJO: Esta calificación corresponde a un desempeño por debajo del 33%, en donde por demostración o por actitudes negativas demostradas por el evaluado durante el año, se clasifica esta persona en este valor. MEDIO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (34% - 66%) equivalente, donde el evaluado durante el año a evaluar ha mostrado algunas debilidades o resistencias, con respecto a las competencias evaluadas. ALTO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (67% - 100%) equivalente, donde la persona durante el año a evaluar cumple con su desempeño, con respecto a las competencias evaluadas.  COMPETENCIAS A EVALUAR: PUNTUALIDAD EN HORARIO: Se mide de acuerdo a las evidencias que tiene la organización con la hora de entrada del evaluado o por comentarios de los clientes. PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJO: Se mide de acuerdo al tiempo programado para dicho trabajo, que tan cumplido ha sido el evaluado con sus entregas de trabajos, o por comentarios de los clientes en este aspecto. TRABAJO EN EQUIPO: Se mide a través de la encuesta de clima organizacional o por retroalimentación de los compañeros.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 69 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

COLABORACIÓN: Durante el año a evaluar la empresa puede concluir cual ha sido la forma de colaborar del evaluado con los requerimientos, que algunas veces le hace la empresa, en requerir laborar en horas fuera de las laborales y cuál ha sido su comportamiento en ayudas a sus compañeros de trabajo o a sus clientes cuando lo han necesitado. ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA: En un mundo cambiante donde las leyes, decretos, formas y otros evolucionan día a día, la empresa analiza y observa cual ha sido la adaptabilidad del evaluado a los cambios, sean externos o internos a la empresa y puede concluir de ahí su clasificación. CONOCIMIENTOS TECNICOS: Los clientes anualmente serán evaluados y dentro de la evaluación se tendrá en cuenta el nivel de errores en que ha incurrido el asesor, además se tendrá en cuenta los reclamos internos y externos de los clientes, los cuales darán una información del nivel técnico en que se está desempeñando el evaluado. CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO: Se evalúa de acuerdo a los comentarios de los clientes acerca del desempeño interno del evaluado, en cuanto a equivocaciones y a la calidad del servicio prestado. TRABAJO BAJO PRESION: Se evalúa de acuerdo a la capacidad que puede tener el trabajador al desarrollar sus labores de manera adecuada a pesar de que las condiciones no sean las ideales, como poco tiempo, acumulación de tareas a realizar, etc. NOTA: La evaluación de competencias es pre-evaluada por la persona que evalúa y se discute con el evaluado durante la entrevista.  CALIFICACION DEL DESEMPEÑO: De acuerdo a los resultados de los objetivos del año anterior y de la evaluación del desempeño de las competencias, el evaluador califica al evaluado en las siguientes categorías: NORMAL: Cuando el evaluado ha cumplido con los objetivos propuestos y su evaluación de competencias está en el rango alto. SOBRESALIENTE: Cuando el evaluado ha superado las cifras propuestas en los objetivos y su desempeño es igualmente alto en todas las competencias. EXCELENTE: Cuando el empleado ha superado todas las cifras propuestas e igualmente a superado las competencias, en estas condiciones el evaluado puede remplazar inmediatamente a su jefe inmediato. PARA MEJORAR: Cuando los objetivos propuestos en su mayoría, no han sido alcanzados y no existe justificación alguna, y/o su evaluación de competencias esta entre la categoría medio ó bajo, en esta categoría se debe concertar planes para mejorar su desempeño.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 70 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PARA REEVALUAR: Cuando no se han cumplido los objetivos propuestos y su evaluación de competencias es baja y además, ya ha estado en esta categoría de evaluación 1 años consecutivos. Se reevaluara en los 3 meses siguientes; si en la siguiente evaluación sigue en este mismo rango es causa de despido.  COMENTARIO EVALUADO: Al evaluado se le debe dar la oportunidad para que coloque por escrito, los comentarios referentes a su evaluación y calificación.     

   

  

 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO: Conozca lo que se espera de él Reciba retroalimentación Comunique sus necesidades de ayuda o apoyo Establezca objetivos y haga compromisos conjuntamente con su jefe inmediato. Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.  EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO, DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Ser objetivo e imparcial. Remitirse exclusivamente al trabajo encomendado. No tener en cuenta la antigüedad ni otros factores personales. Plantear el proceso como elemento de apoyo para que el evaluado conozca qué debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.  EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: Mantener una actitud positiva ya que se trata fundamentalmente de orientarle en el mejoramiento continuo de su desempeño. Expresar con fundamento los puntos en que tenga alguna discrepancia. Qué debe hacer, cómo y con qué ayudas de él mismo y la empresa, puede contar para mejorar su desempeño.

5.4.5 PROCEDIMIENTO a) Informar internamente acerca del sistema

de evaluación de desempeño que se va a implementar en la empresa y la metodología a emplear.

b) Concertar con cada empleado una cita, día y hora en que se va a realizar la evaluación de

desempeño. c) Identificar previamente los objetivos, y tenerlos definidos antes de realizar la evaluación de

desempeño. d) Iniciar en la fecha y hora acordada, con cada empleado el proceso de evaluación de

desempeño.

CÓDIGO:MP-GC-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 71 de 71

FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

e) Diligenciar el formato de evaluación de desempeño. f)

Revisar globalmente el formato y verificar si el resultado obtenido coincide la percepción del evaluador y del evaluado.

g) Comentar personalmente con el evaluado, los resultados de la evaluación.

5.4.6 RESPONSABLES

5.4.7 OBSERVACIONES Al contratado se le realizara una prueba de desempeño antes de terminar su periodo de prueba, sino cumple con el rango se hace desvinculación de la empresa. En caso de que si cumple la próxima prueba será en el mes de enero de cada año. En caso de que en el mes de enero salga negativa la evaluación, se le hará otra a los 3 meses. 5.4.8 ANEXOS No aplica

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO ASOCIADO

INICIO 1. Evidenciar gerencial.

RESPONSABLE

OBJETIVO DE CALIDAD

OBSERVACIONES

Gerente General.

Sustentar las bases en la organización para el desarrollo del sistema de gestión de calidad

Es el primer paso para la implementación exitosa del sistema de gestión de la calidad, debiendo ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario la empresa.

compromiso

2. Elaborar el diagnóstico del sistema de gestión de calidad.

Diagnostico ISO 9001:204

Coordinador calidad

de

Conocer el estado real de la empresa con respecto a la calidad y servir de punto de partida para las acciones que se tomarán.

Con este diagnóstico se busca establecer fortalezas, debilidades y los obstáculos que se puedan presentar.

3. Conformar el comité de calidad y nombrar el representante de la dirección.

Carta nombramiento director de calidad

Gerente General. Director de calidad

Contar con un equipo que apoye a la gerencia en la estructuración e implementación del sistema de gestión de calidad.

Este equipo le permite a la gerencia retroalimentación continua de los avances del sistema de gestión de la calidad.

Gerente Coordinador Calidad

de

Tener un orden adecuado y eficiente para la ejecución de las actividades.

Gerente General, Director de Calidad, Coordinador de calidad

Definir el compromiso de la organización con la calidad y guiar a la empresa en el desarrollo del sistema de gestión de la calidad.

4. Establecer planes de acción para el desarrollo de actividades.

5. Establecer la política y los objetivos de institucionales.

6. ¿Son coherentes con los principios de la organización?

Política de calidad y objetivos institucionales

En este proceso se debe involucrar a todo el personal, para lograr un mayor compromiso y sentido de pertenencia.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO ASOCIADO

7. Elaborar y revisar la documentación del sistema.

Toda la documentación

Coordinador Calidad.

8. ¿Los documentos adecuan a los procesos?

se

Toda la documentación

Gerente general, director de Calidad y coordinador de Calidad.

9. Revisar el sistema de gestión de la calidad.

Toda la documentación

10. Establecer y desarrollar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Toda la documentación

FIN

RESPONSABLE

de

OBJETIVO DE CALIDAD

OBSERVACIONES

Lograr uniformidad en las actividades realizadas en cada uno de los procesos.

En la elaboración documentación se involucrar al personal.

de la debe

Director de Calidad y Coordinador de Calidad.

Conocer los resultados de la implementación del sistema de gestión de la calidad.

El coordinador de Calidad debe recopilar todas las evidencias para la revisión.

Gerente general, director de Calidad y coordinador de Calidad.

Dar cumplimiento a la filosofía de mejoramiento continuo de la calidad.

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

1 de 33

MF-AD-01

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Gerente general 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades laborales de la empresa. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Junta directiva 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5.

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1 1.6. Todos

PERSONAL A SU CARGO:

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Representar legalmente a la empresa  Elaborar y hacer seguimiento a las políticas y objetivos comerciales, administrativos y de calidad de la empresa, de manera que permitan el desarrollo integral de la empresa en los aspectos comerciales, económicos, administrativos y de calidad.  Elaborar en conjunto con el director operativo el presupuesto de la organización  Supervisar el cumplimiento de las funciones del director operativo  Supervisar el cumplimiento de las funciones del asistente de gerencia  Aprobar los reintegros de caja menor  Realizar cada mes o cada que sea necesario la relación de los gastos para el reintegro de caja menor y entregarla al jefe inmediato para su aprobación.  Velar por que se lleve correctamente la contabilidad de la empresa  Velar porque cada mes se elaboren los informes de cartera, cuentas por pagar y estados financieros de la organización supervisión

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 33

FECHA:

 Aprobar la selección y vinculación contractual de personal requerido en la compañía  Colaborar con el proceso de desvinculación del personal de la compañía que sea requerido, por inconveniencia, incumplimiento o términos del contrato  Aprobar finalmente las compras necesarias para el normal desarrollo de la empresa  Emitir escritos cuando la situación lo requiera (memorandos, circulares y oficios).  Realizar procesos de capacitación y orientación de temas relacionados con el control fiscal.  Aplicar las sanciones a los colaboradores de la organización cuando lo considere necesario, de acuerdo a la normatividad vigente  Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa  Desarrollar todas las actividades de mercadeo en la empresa.  Dictar conferencias, en el campo fiscal y tributario a los colaboradores de la empresa.  Elaborar informes a los clientes, acerca de recomendaciones, información de normas o solicitud de documentación.  Asesorar y estar pendientes de las personas naturales responsables del régimen común.  Programar reuniones con el personal de la empresa, cuando sea necesario, para solucionar problemas y evaluar el desarrollo de actividades.  Las demás que se le asignen. 2.2.

FUNCIONES PERIÓDICAS FUNCIONES

 Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.  Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio y retención de industria y comercio  Elaborar declaración de renta  Elaborar renovación Cámara de Comercio

S

FRECUENCIA Q M B T S x

A

x x x

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 33

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos) EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.2.

Alternativa1: Profesión de las ciencias económicas Alternativa 2: Contador público. Área Administrativa y de impuestos ÁREA Área administrativa y /financiera  Conocimiento empresa.  Área administrativa y financiera de la empresa.  SGC

TIEMPO 5 años

15 días

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO FORMACION CONTINUA EN TEMAS CONTABLES, TRIBUTARIOS Y ADMINISTRATIVOS TRABAJO BAJO PRESION PUNTUALIDAD

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO x x x x x x x x X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

3.3.

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 33

FECHA:

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X X X X X X X X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Entregar informes Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Clientes y Presentar propuestas de servicio administradores de las Fijar el monto a cobrar por la prestación del empresas servicio Cobrar cartera morosa Elaboración de propuestas de trabajo Entes gubernamentales Soluciona requerimientos 4.2.

FRECUENCIA

Ocasional

Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIÉN

PARA QUÉ

Revisar cartera Revisar informe de bancos Directora operativa Realizar llamadas telefónicas Aprobar y firmar comprobantes de egreso

FRECUENCIA

Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Asistente de gerencia

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 33

FECHA:

Presentar documentos en limpio Elaborar cartas Revisar informes Revisar balances de la empresa Revisar informe de asesorías a clientes Recordatorios de pago a clientes

Permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 33

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Representante de la dirección por el sistema de calidad 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Asegurar la implementación correcta y buscar el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión de la empresa. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PESONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Asegurar de que se establezca, implemente y se mantenga los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad.  Informar a la alta dirección del desempeño del sistema de gestión de calidad.  Promover entre los empleados el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.  Planear con los auditores internos el cronograma de auditorías internas.  Hacer seguimiento a los auditores internos de acuerdo a sus obligaciones  Apoyar a los auditores internos en la realización de las auditorías internas.  Revisar el resultado de los auditores internos de calidad.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 33

FECHA:

 Mantener dentro de la empresa la motivación para cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad.  Coordinar con el ente certificador la auditoría de certificación y seguimiento.  Auditar a proveedores en su sistema de gestión de calidad cuando se requiera.  Informar o dar respuesta a las solicitudes de los clientes sobre el sistema de gestión de calidad.  Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa1: Profesión en el área administrativa. Conocimientos básicos de: Norma ISO 9001:2008 ÁREA

TIEMPO

EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.2.

 Conocimiento de la empresa.  Norma ISO 9001:2008

1 semana

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS PUNTUALIDAD

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO x x x x x x

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 33

FECHA:

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO FORMACION CONTINUA EN TEMAS CONTABLES, TRIBUTARIOS Y ADMINISTRATIVOS TRABAJO BAJO PRESION

3.3.

x x X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA N/A

MEDIA

ALTA x

N/A x

x N/A x

N/A x x

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Clientes

Determinar la satisfacción del cliente

Clientes

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Todos

Velar por la implementación y el cumplimiento del sistema de gestión en la empresa.

Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 33

FECHA:

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

10 de 33

MF-AD-01

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Auditor Interno de Calidad 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001 en cuanto a las auditorías internas. 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.5.

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1 1.6. Ninguno

PERSONAL A SU CARGO:

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.

FUNCIONES PERMANENTES

 Planificar con el representante de la dirección las auditorías internas de calidad, para los periodos de 6 meses o 1 año.  Hacer el plan de auditoria en el formato correspondiente.  Preparar la lista de chequeo que contenga las preguntas a realizar en la auditoria interna.  Coordinar con el auditado, la fecha y hora de realizar la auditoria.  Hacer las auditorias en la hora programada.  Llenar los formatos de informes de reportes de auditoria.  Informar al representante de la dirección el resultado de las auditorías internas.  Informar al auditado mediante el formato respectivo el resultado de la auditoria.  Hacer firmar al auditado el resultado de no conformidades.  Hacer seguimiento periódico a las propuestas de solución a las no conformidades.

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 11 de 33

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 Cerrar o levantar las no conformidades cuando este comprobada su implementación.  Informar al representante de la dirección de cualquier anomalía del sistema de gestión. 2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato 3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa1: Estudios equivalentes en el SENA. Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas) ÁREA

3.2.

TIEMPO

EXPERIENCIA

No requiere

INDUCCIÓN

 Conocimiento empresa.

1 semana

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X

PUNTUALIDAD

X X

X X X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 12 de 33

FECHA:

X

FLUIDEZ VERBAL FLUIDEZ ESCRITA TEMPERAMENTO CALMADO

3.3.

X

X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA N/A

MEDIA

ALTA X

N/A X X N/A X N/A X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.2.

PARA QUÉ Realizar seguimiento a la implementación de la norma ISO 9001:2008.

FRECUENCIA Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIÉN Todos

PARA QUÉ Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión en la empresa.

FRECUENCIA Permanente

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 13 de 33

FECHA:

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

14 de 33

MF-AD-01

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Gerencia 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Servir de apoyo al gerente general de la empresa. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.      

FUNCIONES PERMANENTES

Revisar los comprobantes de pago con los respectivos cheques. Informar al gerente general del funcionamiento de la empresa y los clientes. Llevar a cabalidad los diferentes requerimientos dados por el jefe inmediato Realizar las compras, pagos y consignaciones de la organización Recibir pagos que realizan los clientes Estar atento y dar oportuna comunicación sobre el estado de la papelería de la organización  Elaborar y mantener actualizado el listado de cumpleaños de las personas de la organización y de los clientes.  Informar a la gerencia sobre eventos, diplomados, cursos y demás actividades acordes a la empresa y que sirvan para el cumplimiento de los objetivos de la organización  Mantener actualizada la cartelera de la organización con información pertinente de interés tanto para la organización como para los colaboradores

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 15 de 33

FECHA:

 Colaborar y mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones.  Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que pueda afectar el normal desarrollo de las funciones y de las operaciones del cliente.  Otras que se le asignen. 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.  Entrega propuestas para la prestación de servicios. 2.4. FUNCIONES  Entrega de las facturas  Entrega de los recibos de caja de la constancia de pago de los clientes  Recibir dinero y realizar pago a los proveedores de la empresa  Realizar consignaciones de la empresa  Dejar evidencia por escrito de la documentación entregada a los clientes  Entregar la correspondencia de la empresa

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

S

FRECUENCIA Q M B T S X X X X

X X

A

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título)

FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 16 de 33

FECHA:

Alternativa1: Profesional de las ciencias administrativas o bachiller con la experiencia que supla el conocimiento profesional. Alternativa2: Curso de secretaria y afines Ninguno ÁREA

3.3.

TIEMPO

EXPERIENCIA

Administrativa

2 años

INDUCCIÓN

Sistema de gestión de Calidad.

1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO VOCACION AL SERVICIO AL CLIENTE SENTIDO DE RESERVA

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X

PUNTUALIDAD

3.4.

X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO POR CONTACTOS CON MIEMBROS DE LA (Relación y Atención) EMPRESA

BAJA

MEDIA

ALTA

X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 17 de 33

FECHA:

CON CLIENTES CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

X X X X X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes Proveedores

4.3.

PARA QUÉ Entrega de facturas de recibos de caja Pagos, cotizaciones

FRECUENCIA Permanente Periódico

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Gerente Entregar pago, correspondencia Directora operativa Entrega de facturas

FRECUENCIA Permanente permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

NOTA: La persona actualmente contratada como asistente de gerencia no cumple con los requisitos descritos en el manual de funciones, pero el próximo a ocupar este cargo deberá cumplir con todos los requerimientos estipulados.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 18 de 33

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Director Operativo 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Coordinar las actividades de las diferentes personas que tiene a cargo. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ejecutivo de cuentas 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.

FUNCIONES PERMANENTES

 Supervisar que las personas que tiene a cargo realicen correctamente y completamente las funciones delegadas  Comunicar a los clientes sobre vencimientos de impuestos como de las diferentes obligaciones  Realizar las conciliaciones bancarias de la empresa  Realizar validaciones para corroborar el correcto ingreso de la información financiera de la empresa  Realizar las copias de seguridad de las bases de datos de los software contables de la empresa(directora)  Ingresar en el módulo administrativo la bitácora de las labores realizadas  Ingresar a principio de cada año y cada vez que sea necesario, el calendario tributario y los demás vencimientos de los clientes al módulo administrativo

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 19 de 33

FECHA:

 Ingresar a principio de cada año y cada vez que sea necesario las fechas de vencimientos de los contratos  Estar atento a dar oportuno aviso al jefe inmediato de las fechas de vencimiento de los contratos  Cada año y cada vez que sea necesario mantener la carpeta de los clientes actualizada, con la información pertinente como: Certificación de cámara de comercio,

estados

financieros,

copia

de

las

declaraciones

tributarias,

certificaciones dadas, entre otros.  Estar atento y dar oportuno aviso al jefe inmediato y a la personas a cargo de las fechas de vencimientos de los diferentes impuestos y demás obligaciones de los clientes  Recibir los contratos de los clientes y entregarlos al jefe inmediato para su aprobación y firma  Mantener al día y actualizado la “hoja de vida empresarial” de los clientes  Mantener actualizado el inventario de la organización  Mantener permanentemente actualizado en aspectos contables, tributario, laboral y demás temas pertinentes.  Colaborar en mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones  Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que puedan afectar el normal desarrollo de las funciones y de la operación del cliente  Las demás que se le asignen  Establecer un cronograma de actividades y de vencimiento con clientes y los entes fiscalizadores  Conciliación de bancos  Revisar los comprobantes de pago con los respectivos cheques.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 20 de 33

FECHA:

 Informar al personal de la empresa, las normas tributarias y los cambios respectivos.  Elaborar estados financieros de los clientes en borrador.  Realizar consultas a los diferentes órganos de control DIAN, Superintendencia de sociedades, junta central de contadores.  Informar al gerente general del funcionamiento de la empresa y los clientes.  Informar acerca del estado financiero de la empresa  Otras que se le asignen. 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Visitar unidades estratégicas del negocio.  Asistir a reuniones de gerencia  Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 2.4. FUNCIONES Ingresar información financiera de la empresa al programa contable. Facturar Boletín de actualización tributaria y contable a los clientes Cobrar cartera Revisar información financiera de clientes Dejar borradores de Liquidación de impuestos Borrador de los estados financieros Medios magnéticos

S

FRECUENCIA Q M B T S

A

X X X X X X X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 21 de 33

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

3.3.

Alternativa 1: Contador Público o profesional de las ciencias económicas Alternativa 2: Técnico o tecnólogo en contabilidad y finanzas Cursos afines, conocimientos en hojas de cálculo Excel, procesador de texto Word y power point ÁREA TIEMPO Campo contable, tributario, auditoria y/o 2 años administrativa  Conocimiento empresa 15 días  Sistema de gestión de calidad

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE SENTIDO DE RESERVA TRABAJO BAJO PRESION RECEPTIVIDAD ANTE LA AUTORIDAD PUNTUALIDAD

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X X X X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

3.4.

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 22 de 33

FECHA:

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X

N/A X X X X X X X X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes Contratistas

4.3.

PARA QUÉ Revisar información y comunicar al jefe inmediato Información sobre software contable

FRECUENCIA Permanente Ocasional

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

Gerente general

PARA QUÉ Presentar informes de actividades desarrolladas.

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO

Adecuada Normal Adecuado Normal

FRECUENCIA Mensual

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

VENTILACIÓN RIESGOS

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 23 de 33

FECHA:

Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

NOTA: la persona actualmente desempeñando el cargo de directora operativa no cumple con todos los requisitos planteados en el manual de funciones, pero se está formando en el área de las ciencias económicas para suplir dichos requerimientos. El próximo a ocupar este cargo deberá cumplir con todas las exigencias estipulados.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 24 de 33

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2. NOMBRE DEL CARGO: Ejecutivo de cuentas 1.3. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Ingresar correctamente la información al software contable, velando por el cumplimiento de las leyes, normas y demás aspectos legales. 1.4. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Operativo 1.5. DEPARTAMENTO: Administrativo 1.6. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.7. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.2.             

FUNCIONES PERMANENTES Recibir y verificar los documentos que le entregan para el proceso de digitación Ingresar la información financiera al software contable de la empresa Estampar el sello de “contabilizado” en cada documentos digitado en el software contable del cliente y/o de la empresa Realizar la conciliaciones bancarias de los clientes Imprimir cada mes el listado de cuentas por cobrar y cartera Imprimir cada mes los libro oficiales contables de los clientes Imprimir los libros oficiales bajo la instrucción del jefe inmediato Estar atento a los diferentes vencimientos de impuestos de los clientes asignados Imprimir los listados, soportes para la elaboración de las declaraciones tributarias Organizar y archivar los documentos soportes contables digitados y la correspondencia de las empresas Relacionar y devolver los documentos que le entregaron para el proceso de digitación Mantener permanentemente actualizado en aspectos contables, tributarios, laborales y demás temas pertinentes Ingresar en el módulo administrativo la bitácora de las labores realizadas

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 25 de 33

FECHA:

 Colaborar en mantener un clima organizacional adecuado que facilite el desarrollo de las funciones  Realizar validaciones para corroborar el correcto ingreso de la información financiera de los clientes.  Informar al jefe inmediato de novedades detectadas tanto financieramente como de otra índole que puedan afectar el normal desarrollo de las funciones y de la operación del cliente  Las demás que se le asignen 2.3.

FUNCIONES OCASIONALES

 Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato. 2.4. FUNCIONES Realizar visitas en el punto de gestión. Imprimir cada mes los estados financieros Elaborar e imprimir las gráficas financieras acordes con el cliente

S X

FRECUENCIA Q M B T S

A

X X

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.2.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

EXPERIENCIA INDUCCIÓN

Alternativa 1: Técnico o tecnólogo en contabilidad y finanzas Alternativa 2: Estudiante de ciencias económicas. Conocimiento área contables y/o revisoría fiscal, hoja de cálculo y procesador de palabras, elaboración de nómina, mecanografía, digitación ÁREA TIEMPO Área contable  Conocimiento

1 año 15 días

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 26 de 33

FECHA:

contable de la empresa  Sistema de gestión de calidad  Conocimiento de clientes 3.3.

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.4.

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA POR CONTACTOS CON CLIENTES (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

BAJA

MEDIA

ALTA X X

N/A X X X X N/A N/A N/A X

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 27 de 33

FECHA:

4. ENTORNO DEL CARGO 4.2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.3.

PARA QUÉ Entrega información mensual

FRECUENCIA Permanente

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

Directora Operativa

Presentacion informes

Semanal

Directora Operativa

Manifestar dificultades, hacer consultas

Permanente

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 28 de 33

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Asesor Jurídico 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Resolver inquietudes de parte de la gerencia en el tema jurídico 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Jurídico 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1.      

FUNCIONES PERMANENTES Elaboración de un artículo para ser publicado en los medios sociales de la empresa Obrar con diligencia en los asuntos encomendados Resolver las consultas con mayor celeridad posible Informa general de los negocios entregados cada meso mas según se acuerde Acudir a las dependencia de la empresa Atender en su despacho al funcionario que la empresa designe, el día y la hora que el abogado designe para presentar la orientación indispensable

2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Consultas sobre tema jurídico que se le presente a la gerencia  Demás que se le asignen

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 29 de 33

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa 1: Abogado con tarjeta profesional vigente No aplica ÁREA

3.2.

EXPERIENCIA

Comercial

INDUCCIÓN

Conocimiento de la empresa

6 meses 1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.3.

TIEMPO

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X X

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO CON MIEMBROS DE LA POR CONTACTOS EMPRESA (Relación y Atención) CON CLIENTES

BAJA X X N/A

MEDIA

X N/A

ALTA

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 30 de 33

FECHA:

CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

N/A N/A N/A N/A N/A X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN Clientes

4.2.

PARA QUÉ Entrega información mensual

FRECUENCIA Permanente

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

Gerente general

PARA QUÉ Entregar consultas y gestiones solicitadas

Directora Operativa En caso de faltar GERENTE

FRECUENCIA Semanal Semanal

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 31 de 33

FECHA:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. NOMBRE DEL CARGO: Asesor Tecnológico 1.2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Manejar el software administrativo para la ayuda de seguimiento y control de clientes 1.3. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General 1.4. DEPARTAMENTO: Sistemas 1.5. 1

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1.6. PERSONAL A SU CARGO: Ninguno 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1. FUNCIONES PERMANENTES  Desarrollar bajo requerimientos dados el software comando control de la empresa.  Desarrollar la página web de la empresa según requerimientos dados 2.2.

FUNCIONES OCASIONALES

 Resolver problemas que se puedan presentar con este modulo  Desarrollo de página web de la empresa  Demás que se le asignen 2.3. FRECUENCIA FUNCIONES S Q M B T S Reuniones con equipo de trabajo para demostración de X trabajo adelantado Socialización de los avances X Recepción y modificación según las sugerencias dadas X

A

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 32 de 33

FECHA:

3. REQUISITOS DEL CARGO 3.1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (Estudios conducentes a título) FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO (Cursos o conocimientos específicos)

Alternativa 1: Ingeniero en Sistemas Alternativa 2: Técnico en Sistemas Conocimientos en lenguaje HTML ÁREA

3.2.

EXPERIENCIA

Sistemas y computación

6 meses

INDUCCIÓN

Conocimiento de la empresa Conocimiento de los clientes Conocimiento sobre SGC

1 día

COMPETENCIAS HABILIDADES

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO SERVICIO AL CLIENTE TRABAJO BAJO PRESIÓN PUNTUALIDAD

3.3.

TIEMPO

NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO X X X X X X X N/A X

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD DIRECTA HERRAMIENTA POR BIENES DE LA EQUIPOS EMPRESA DINERO

BAJA X

MEDIA

ALTA X

N/A

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CÓDIGO:MF-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 33 de 33

FECHA:

CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL POR CONTACTOS (Relación y Atención)

X N/A N/A N/A N/A N/A N/A X

4. ENTORNO DEL CARGO 4.1.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIÉN

PARA QUÉ

Todos los miembros de Retroalimentarse sobre adelantos en la la empresa realización del software

FRECUENCIA Semanal

5. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

Adecuada Normal Adecuado Normal Normal Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.

ELEMENTOS DE LA NORMA 4.1

REQUISITOS GENERALES

GERENTE GENERAL A

DIRECTORA ASISTENTE DE COORDINADOR OPERATIVA GERENCIA CALIDAD R

R

AUDITOR INTERNO

ASESORES

R

4.2.1 GENERALIDADES

A

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

R

R

R

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

R

R

R

M

M

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

R

R

R

M

M

5.1

COMPROMISO DE LA DIRECCION

R

5.2

ENFOQUE AL CLIENTE

R

M

M

M

M

M

5.3

POLITICA DE CALIDAD

R

R

M

R

M

M

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

R

M

R

R

M

M

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

R

M

R

R

M

M

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

R

M

R

M

M

M

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

R

M

R

M

M

M

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

R

M

R

R

M

M

5.6.1 GENERALIDAES

R

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION

R

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION

R

6.1

R

R

R

R

R

R

GESTION DE LOS RECURSOS

6.2.1 GENERALIDADES 6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

R

6.3

A

INFRAESTRUCTURA

R

M

R

6.4

AMBIENTE DE TRABAJO

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

A

R

R

7.4.1 PROCESO DE COMPRAS

A

R

R

R

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

A

R

R

R

A

R

R

R

A

R

R

R

A

R

R

R

A A A A A

R R R R R

M R R

R R R R R

R R R R R

M R R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

A

R

R

R

R

R

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO 7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE 7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO 8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE 8.2.2 AUDITORIA INTERNA 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PRODUCTOS 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANALISIS DE DATOS

R

M

8.5.1 MEJORA CONTINUA 8.5.2 ACCION CORRECTIVA 8.5.3 ACCION PREVENTIVA R: Responsabilidad A: Autoridad M:Manejo

A A A

R R R

R R R

R R R

R R R

R R R

OFICINA DE NEGOCIOS DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL

Las letras S (Si), N (No), P (Parcialmente) indican el estado de implementación de acuerdo al sistema de gestión ISO 9001:2008 y 14001:2004.

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES S 1. Se ha establecido un SGC de acuerdo a la norma ISO 9001:2000 2. Están identificados los procesos, la secuencia e interacción de la eficacia del SGC 3. Se aplican los procesos necesarios para el SGC a través de la organización. 4. Se asegura la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y seguimiento de los procesos 5. Se realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos. 6. Se implementan las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y para la mejora continua de los Procesos.

N

P

OBSERVACIONES

X

Se implementa para mejorar. (No organizado en forma estratégica)

X X X X X

7. Se gestionan los procesos de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000

X

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 1. Esta documentado el SGC de la organización 2. Existe una declaración documentada de la política de calidad 3. Existe una declaración documentada de los objetivos de calidad 4. Se cuenta con los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2000 para las siguientes actividades: 4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los registros 8.2.2 Auditoria interna 8.3 Control del producto no conforme 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas 5. Existen procedimientos documentados necesarios para la planificación, operación y control de los procesos

X X X

X

X

Solo existen 2 procedimientos documentados

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD S

N

P

OBSERVACIONES

X

1. La empresa cuenta con un manual de calidad

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 1. Están controlados los documentos requeridos por el SGC 2. Existe un procedimiento documentado que define los controles necesarios para:  Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión  Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea necesario

X

3. Se identifican los cambios en los documentos

X X

4. Se identifica el estado de revisión actual de los documentos 5. Se asegura que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables 6. Se asegura que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución 7. Se identifican adecuadamente los documentos obsoletos cuando se mantienen por alguna razón

X

X X X

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS 1. Se cuenta con los registros que demuestran la operación eficaz del SGC

X Son registros útiles para las

X operaciones, pero no son

2. Se cuenta con los registros que demuestran la conformidad con los requisitos 3. Son los registros fácilmente identificables 4. Son los documentos fácilmente recuperables 5. Se ha establecido un procedimiento documentado para el control de los registros 6. Se cuenta con los registros específicamente requeridos por la ISO 9001:2000

creados con el concepto de la norma

X X X X

5. RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCION 5.1 COMPROMISO POR LA DIRECCION

1.La alta dirección ha comunicado a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios

X X

2. La dirección lleva a cabo las revisiones al SGC 3. La dirección asegura la disponibilidad de recursos

X

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 1. Se determinan por la alta dirección o por los requisitos del cliente 2. Se cumplen los requisitos del cliente

X X

3. Se tiene evidencia del aumento de la satisfacción del cliente

X

Se conocen, se realiza un seguimiento, pero no se acoge a los requisitos de la norma

5.3 POLITICA DE CALIDAD S 1. Existe una declaración documentada de la política de calidad 2. Es revisada la política de calidad para su continua adecuación 3. La política de calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad 4. La política de calidad es comunicada dentro de la organización

N

P

OBSERVACIONES

X X X X X

5. La política de calidad es entendida dentro de la organización 5.4 PLANIFICACION

5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Se ha establecido los objetivos de calidad en las funciones y X niveles pertinentes dentro de la organización 2. Existe una declaración documentada de los objetivos de X calidad 3. Son controlados los objetivos de calidad de acuerdo a los X requisitos de la cláusula 4.2.3 4. Son revisados los objetivos de calidad para su continua X adecuación 5. Se incluyen los objetivos de calidad necesarios para cumplir X los requisitos del producto y/o servicio 6. Son comunicados los objetivos de calidad dentro de la X organización

X

7. son medibles y son medidos los objetivos de calidad

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 1. La alta dirección se asegura de que la planificación del SGC X se realiza con el fin de cumplir con los objetivos de calidad 2. La alta dirección se asegura de que se mantiene la X integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios en este 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 1. La alta dirección se asegura de que las responsabilidades y X autoridades sean definidas

2. Se cuenta con un manual de funciones y responsabilidades 3. La alta dirección se asegura de que las responsabilidades y autoridades son comunicadas dentro de la organización

X X

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION 1. Se ha designado un miembro de la alta dirección como X representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad 2. El representante de gerencia se asegura de que se tome X conciencia de los requisitos del cliente en toda la organización 3. El representante de gerencia se asegura de que se X establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC

Están documentadas las funciones pero no como lo exige la norma

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA S 1. Se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización 2. Se efectúa la comunicación considerando la eficacia del SGC 3. Se mantienen los registros que demuestran que los procesos de comunicación son adecuados para la organización

N

X X X

5.6 REVISION POR LA DIRECCION 5.6.1 GENERALIDADES 1. Existe un programa para la revisión del SGC por la alta dirección 2. La alta dirección revisa el SGC de acuerdo con lo planificado 3. Incluye la revisión por la alta dirección la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC 4. Incluye la revisión por la alta dirección la necesidad de efectuar cambios en la política y objetivos de calidad 5. Se mantienen registros de la revisión por la gerencia al SGC

P

X X X X X

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION 1. La revisión del SGC por la alta dirección incluye los objetivos X de calidad 2. La revisión del SGC por la alta dirección incluye los X resultados de las auditorias de calidad 3. La revisión del SGC por la alta dirección incluye la X conformidad del producto y/o servicio 4. La revisión del SGC por la alta dirección incluye las no X conformidades que se detectan en la operación 5. La revisión del SGC por la alta dirección incluye las acciones X correctivas y preventivas 6. La revisión del SGC por la alta dirección incluye el estado de X planificación y ejecución de la capacitación 7. La revisión del SGC por la alta dirección incluye el estado de X calibración y mantenimiento de los equipos de operación y medición 8. La revisión del SGC por la alta dirección incluye los X reclamos de los clientes 9. La revisión del SGC por la alta dirección incluye los cambios X que podrían afectar el desempeño del SGC 10. La revisión del SGC por la alta dirección incluye las X recomendaciones para la mejora 5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION 1. Se documenta el cumplimiento de las acciones fijadas con X anterioridad 2. Los resultados de la revisión por la dirección incluyen las X acciones que se deben emprender indicando el plazo y los responsables de la ejecución 3. Se controlan los requisitos tal como se establecen en: X 4.2.4 Control de los registros

OBSERVACIONES

6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS S 1. La organización determina y proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener el SGC 2. La organización determina y proporciona los recursos necesarios para mejorar continuamente la eficacia 3. La organización determina y proporciona los recursos necesarios para aumentar la satisfacción del cliente cumpliendo los requisitos

N

P

OBSERVACIONES Se tiene la disposición

X Se tiene la disposición

X X

Se tiene la disposición

6.2 RECURSOS HUMANOS 6.2.1 GENERALIDADES 1. Se han identificado los cargos del personal que realiza X trabajos que afecta la calidad del producto y/o servicio 2. Se puede demostrar la competencia del personal que realiza trabajos que afecta la calidad del producto y/o servicio

X

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION 1. La organización se asegura de que el personal sea conciente de la pertenencia e importancia de sus actividades La alta dirección se X asegura periódicamente 2. La organización se asegura de que el personal sea conciente de cómo sus actividades al logro de los objetivos de X calidad 3. La organización mantiene los registros apropiados que demuestren la formación, educación, habilidades y X competencias de su personal. 6.3 INFRAESTRUCTURA 1. La organización determina y mantiene espacios de trabajo y servicios asociados para lograr la conformidad con los X requisitos del producto. 2. La organización determina y mantiene los servicios de apoyo (transporte y comunicación), para lograr la conformidad con los X requisitos del producto 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 1. La organización determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del X producto

7. REALIZACION DEL SERVICIO 7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO S

N

P

OBSERVACIONES

1. La organización determina y desarrolla los procesos necesarios para la realización del servicio

X 2. La planificación de la realización del servicio es coherente con los requisitos de los procesos del SGC

X

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 1. La organización determina los requisitos relacionados por el Para la prestación del X cliente servicio es necesario saber 2. La organización determina las características que son qué es lo que el cliente X relevantes en el producto y/o servicio para el cliente quiere. 3. Se incluyen los requisitos para las actividades de entrega y X posteriores a la misma 4. La organización determina los requisitos no establecidos por X el cliente pero necesarios para el uso especificado 5. La organización determina los requisitos legales y X reglamentarios relacionados con el servicio 7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO 1. La organización revisa los requisitos relacionados con el X producto 2. Se hacen revisiones antes de que la organización se X comprometa a proporcionar el servicio 7.4 COMPRAS 7.4.1 PROCESO DE COMPRAS 1. La organización se asegura de que el producto adquirido X cumple con los requisitos de compra especificados 2. La organización selecciona a los proveedores en su capacidad para suministrar los productos de acuerdo con los X requisitos de la organización 7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS 1. Los documentos de compra contienen la información que X describe el producto comprado 2. La organización se asegura de la adecuación de los X requisitos de compra antes de comunicárselos al proveedor

No aplica

No aplica

No aplica No aplica

7.4.3 VERIFIACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 1. La organización establece e implementa la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple con los requisitos de compra X especificados No aplica

7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO 7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL SERVICIO S

N

1. La organización planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas 2. Las condiciones controladas incluyen cuando es aplicable:  La disponibilidad de información que describe la prestación del servicio  La disponibilidad de instrucciones de trabajo  El uso del equipo  El uso de dispositivos de seguimiento y medición  La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega

P

OBSERVACIONES

X

X

7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL SERVICIO 1. La organización valida los procesos de producción y de prestación del servicio donde el servicio resultante no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición X posteriores 2. La organización ha establecido criterios para la revisión y X aprobación de los procesos 3. La organización ha establecido disposiciones para la X aprobación de equipos y calificación del personal 4. La organización ha establecido disposiciones para el uso de X métodos y procedimientos específicos 7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD 1. La organización identifica el estado del servicio con respecto a los requisitos de seguimiento y medición 2. Cuando la trazabilidad es un requisito la organización X controla y registra la identificación única del servicio 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE 1. La organización cuida los bienes que son propiedad del cliente mientras están bajo el control de la organización o son X utilizados por la misma 2. Es registrado y comunicado por la empresa al cliente cualquier bien de su propiedad que se pierda, deteriore o que X de algún modo se considera inadecuado para su uso 7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO 1. La organización preserva la conformidad del producto X durante el proceso interno y la entrega al destino previsto 2. Esta preservación incluye la identificación, manipulación, X embalaje , almacenamiento y protección

X

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION S 1. La organización determina el seguimiento y la medición a realizar 2. La organización determina los dispositivos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados 3. La organización establece los procesos para asegurar de que el seguimiento y medición pueden realizarse 4. Cuando es necesario asegurarse de la validez de los resultados, el equipo de medición se calibra y verifica cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización 5. Se determinan los métodos para obtener y utilizar dicha información

N

P

OBSERVACIONES

X X X X X

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES 1. La organización planifica e implementa los procesos necesarios para llevar a cabo este numeral 2. Se utilizan las técnicas estadísticas para realizar las mejoras correspondientes

X X

8.2 SATISFACCION DEL CLIENTE 1. La organización utiliza los métodos necesarios para medir la satisfacción del cliente 2. Se realizan encuestas para medir la percepción de los X clientes 8.2.2 AUDITORIA INTERNA 1. Se planifica un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la importancia del proceso y las áreas por auditar, así como los resultados de las auditorías previas 2. La organización lleva a cabo auditorias internas para determinar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas 3. La organización lleva a cabo auditorias internas para determinar si el SGC es conforme con los requisitos de la norma ISO

Por el método de encuesta

X anual

X

X X

8.2.3 MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS 1. La organización aplica métodos apropiados para el seguimiento, y cuando es aplicable, la medición y los procesos X del SGC 2. Estos métodos demuestran la capacidad de los procesos X para alcanzar los resultados planificados 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PRODUCTO 1. La organización mide y hace un seguimiento de las características del producto y/o servicio para verificar que se X cumplan los requisitos 2. La medición se efectúa en las etapas apropiadas del proceso de realización del servicio de acuerdo con las Sin documentar los X seguimientos disposiciones planificadas

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME S 1. La organización se asegura de que el producto no conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional 2. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme están definidos en un procedimiento documentado 3. Cuando se corrige un producto no conforme, se somete a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos 4. Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, se toman las acciones apropiadas respecto a los efectos reales, o efectos potenciales de la no conformidad

N

P

X

OBSERVACIONES Se identifican, pero no con métodos documentados

X

Se identifican, y se corrigen pero no con métodos documentados

X

X

8.4 ANALISIS DE DATOS 1. La organización determina, recopila y analiza los datos apropiados para establecer la idoneidad y la eficiencia del SGC 2. La organización utiliza los datos adecuados para identificar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del SGC

X X

8.5 MEJORA 8.5.1MEJORA CONTINUA 1. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso de la política de calidad 2. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso de los objetivos de calidad 3. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso de los resultados de las auditorias 4. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso del análisis de los datos 5. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso de acciones correctivas y preventivas 6. La organización mejora continuamente la eficacia del SGC, mediante el uso de la revisión por la dirección

X X X X X X

8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS 1. La organización toma acciones para eliminar las causas de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir 2. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas 3. Existe un procedimiento documentado para las acciones X correctivas

X X No documentadas

8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS S 1. La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia 2. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades potenciales 3. Existe un procedimiento documentado para definir las acciones preventivas

N

X X X

P

OBSERVACIONES

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

NORMA FUNDAMENTAL

Versión: 01 1.

Fecha:

Página:

Código:

1 de 14

NE-AD-01

OBJETIVO

Establecer los procedimientos, normas, y especificaciones para revisar, aprobar, actualizar, implementar y codificar los documentos del sistema de gestión integrado, según la norma NTC ISO 9001 Y NTC ISO 14001, en Oficina De Negocios; para que tengan un diseño y contenido uniforme. 2.

ALCANCE

Es aplicable a todos los procedimientos y formatos creados dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG) tanto de calidad como ambiental, de los servicios suministrados por Oficina De Negocios. 3.

DEFINICIONES

3.1

MANUAL DE CALIDAD INTEGRADO

Documento que enuncia la política integrada de la empresa (tendrá aspectos tanto ambientales como de calidad), y que describe el sistema de gestión de una organización. Un manual de calidad integrado, se puede referir a la totalidad de las actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas. 3.2

NORMA

“Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas, y directrices o características para las actividades o sus resultados, encaminados al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado”. 3.3

NORMA DE FUNDAMENTAL

Es una reglamentación de carácter interno y permanente, que define y regula el comportamiento general que se debe seguir para la correcta ejecución de una actividad de una empresa, diseñada para lograr uniformidad de criterios. 3.4

NORMALIZACIÓN

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

Actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. 3.5

CALIDAD

Grado en el que un grupo de características inherentes cumple con los requisitos. Sin embargo para efectos prácticos, la calidad debe ser entendida no como la ausencia de errores o fallos en los productos y servicios, sino como todos aquellos esfuerzos que se realizan día a día en la empresa para lograr que el producto o servicio que entregamos a nuestros clientes sea el que realmente el cliente quiere. 3.6

AMBIENTE

Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. 3.7

PLAN DE CALIDAD

Es un documento que enuncia las prácticas, los recursos y la secuencia de las actividades relacionadas con la calidad, que son específicas a un servicio, un proyecto o un contrato en particular. 3.8

POLITICA AMBIENTAL

Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. 3.9

POLÍTICA DE CALIDAD

Son las directrices y los objetivos generales de una organización con respecto a la calidad expresados de manera formal por la alta gerencia. 3.10 PROCESO Conjunto de ac0tividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Entradas

Proceso

Salida s

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

3.11 SISTEMA DE CALIDAD Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar el sistema de gestión de calidad. 3.12 SISTEMA AMBIENTAL Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar el sistema de gestión ambiental. 3.13 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Es un término que se utiliza para designar el sistema administrativo de las organizaciones para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. 3.14 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Proceso cíclico de planificación, implantación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales. 4.

ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACION

La estructura de la documentación del sistema integrado de gestión está definida por la siguiente pirámide documental: 4.1

La administración y control de los documentos del sistema integrado de gestión de Oficina De Negocios, es responsabilidad del director de calidad.

4.2

La estructura de documentación de Oficina De negocios, está conformada por un manual de calidad, planes de calidad y ambientales, procesos, procedimientos, registros y formatos.

4.3

Los procedimientos se deben codificar de acuerdo a la siguiente estructura, la cual está dividida en tres partes separadas por un guión.



La primera parte consta de dos letras que indican el tipo de documento que se está produciendo; el cual puede ser (norma fundamental, procedimiento, descripción de cargos, formato, etc.). Ver anexo No 1.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL



La segunda corresponde a dos letras que identifican el departamento o sección que emite el documento y que ejerce la autonomía para efectuar sus modificaciones y/o actualizaciones. Ver anexo No 2.



La tercera parte está integrada por tres dígitos que van desde 00, consecutivamente en la documentación.

La elaboración de los procedimientos de la norma debe hacerse diligenciando los siguientes campos: 

ENCABEZADOS DE DOCUMENTOS:

Se mencionan el nombre del documento, el nombre de la empresa o razón social, el logo de la empresa, la versión del documento, la fecha en que se aprobó, el número de páginas y el código que se estipuló para cada documento. Todo esto dentro de un recuadro de 3 puntos de ancho, aplicado para todos los bordes del cuadro, color automático y a 0.5 cm del borde de la hoja. O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

NOMBRE DEL DOCUMENTO



Versión:

Fecha:

Página:

Código:

01

01/01/2000

1 de 20

NN-NN-00

ENCABEZADOS DE PÁGINAS:

Contiene 3 columnas, siendo la del medio la de mayor espacio ya que se menciona el nombre del documento en mayúscula sostenida y negrilla y a los extremos irán el logo de la empresa en la parte izquierda y la numeración de páginas consecutivas, la versión, la fecha de aprobación, y el código en la parte derecha. Todo esto dentro de un recuadro de 3 puntos de ancho y aplicado para todos los bordes del cuadro y color automático.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 14

FECHA:

CÓDIGO:NN-NN-00

VERSIÓN: 0

PÁGINA: 0 de 00

FECHA:00/00/2013

NORMA FUNDAMENTAL

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CUADRO FINAL: Se mencionan los cargos involucrados en el documento con las funciones designadas, tres columnas y tres filas con una línea de 3 puntos de ancho y aplicado para todos los bordes del cuadro de revisado y color automático en dichas columnas y filas se hace referencia a los que elaboran el documento con su respectivo cargo y firma y de la misma manera para el que revisa el documento y el que aprueba el documento. ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Natalia Valencia Restrepo

Felipe Trejos Restrepo

Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadores SGC

CARGO: Gerente Gral.

CARGO: Gerente Gral.

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

Los cuadros anteriormente descritos, estarán debidamente diligenciados de la siguiente manera: Nombre de la empresa Debe escribirse en mayúscula, centrado, en negrilla y con espacio expandido de tres puntos entre cada letra. Logo de la empresa En la parte superior izquierda debe ir el logo de la empresa en el recuadro de inicio de documentos.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

Código El documento debe estar identificado con un código, el cual tiene tres partes que diferencian el tipo de documento, el departamento o sección que lo expide. Título del documento Aparece en la mitad del formato de encabezamiento en mayúscula sostenida y en negrilla, en algunas ocasiones va acompañado por uno o dos subtítulos adicionales que ilustran mejor el tema. Fecha Se debe colocar en este espacio la fecha en que se elaboró, indicando el mes en letras y el año en cuatro dígitos, conservando siempre este orden. Versión Permite la fácil identificación del número de veces que el documento ha sido modificado o actualizado. Página Cada página del manual debe estar numerada siempre en forma consecutiva para controlar la existencia y exactitud de la información allí consignada, se realiza de la siguiente forma, (# de #). Descripción del documento Es el cuerpo o contenido de la información escrita que va a tener el documento. Para un documento conformado por una sola hoja se usa el formato descrito en el anexo No. 3, y para un documento de dos hojas o más, se debe emplear el formato descrito en el anexo No. 4 cuya segunda hoja posee un encabezado en forma resumida, conformado por el código del documento, el logo de la empresa, la página respectiva, la versión, nombre y fecha de aprobación en mayúscula sostenida. En la última página se debe emplear el formato donde indica quien elaboró, revisó y aprobó el documento con su respectivo cargo, y firma. 4.4

El resto de los documentos asociados deben hacerse de acuerdo a los formatos establecidos.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

4.5

Toda solicitud de elaboración o actualización de cualquiera de los documentos del sistema de calidad y ambiental, se deben hacer por medio del director de calidad.

4.6

Todos los documentos deben contener las siguientes características:



Los textos deben ser escritos en estilo de letra “Calibri” en tamaño “12”, con un interlineado de 1.0 líneas.



Se deben emplear solo números arábigos hasta cuatro niveles, con un punto entre ellos.



Los textos que posean más de cuatro divisiones en su clasificación, deben emplear otros caracteres como: chulos, puntos, ceros o asteriscos.



Entre títulos y subtítulos, debe ir una línea de espaciado antes y después del escrito.



Después de la numeración debe ir un carácter de separación con el título.



Los títulos se deben escribir en mayúscula sostenida, y los párrafos con mayúscula inicial.



El documento se debe hacer en hoja tamaño carta, sistema Microsoft Word



Las márgenes para el formato de la página son las siguientes: MARGEN

Cm

Margen superior del formato (1 pág. o 2 pág.) Margen izquierdo Margen inferior Margen derecho Margen superior del texto (1 pág. o 2 pág.)

1 3 2 2

LÍNEAS

1 después del formato

5. PROCEDIMIENTO Todos los procedimientos o documentos, que se creen dentro del sistema integrado de gestión, deben contener cada uno de los siguientes campos: OBJETIVO Debe describir el fin o propósito de la norma, lo que se quiere lograr con su documentación.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

ALCANCE Define el cubrimiento del documento, es decir, delimita claramente el proyecto, puntualiza las partes específicas sobre las que se trabajará o se hablará en el documento, debe incluir las partes de la empresa que se verán implicadas en el documento descrito. DEFINICIONES Debe relacionar los principales términos utilizados en el documento y el significado correspondiente para evitar confusiones en su interpretación. Deben aparecer en orden alfabético. GENERALIDADES Información adicional que permite complementar el documento. Recomendaciones que se dan para mejorar el proceso PROCEDIMIENTO Establece de manera general y secuencial, las etapas básicas, para el desarrollo de un proceso, identificando los responsables de cada etapa. Esto puede ser realizado en forma descriptiva, empleando diagrama de flujo o un cuadro sencillo, el cual indica de forma secuencial, los procesos a seguir para efectuar una actividad, de acuerdo al siguiente esquema: SÍMBOLO

REPRESENTA Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Transporte. Indica el movimiento de personas, material o equipo. Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o procedimiento. Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. RESPONSABLES Se mencionan los cargos involucrados en el documento con las funciones designadas, es decir, los responsables de ejecutar y/o supervisar la actividad descrita en el documento. ANEXOS Suministra información adicional o complementaria del documento desarrollado. 6.

RESPONSABLES CARGO

Director de calidad

7.

FUNCION Garantizar que toda la documentación del Sistema Integrado de gestión, se realice de acuerdo a la norma fundamental. Aprobar la modificación o actualización de documentación.

ANEXOS

Anexo No. 1 Sistema interno de codificación de documento por documento. Anexo No. 2 Sistema interno de codificación de documento por áreas de la empresa.

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 10 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

Anexo No. 3 Plantilla norma fundamental (documento de una hoja). Anexo No. 4 Plantilla norma fundamental (documento de dos hojas o más).

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 11 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

ANEXO No. 1 SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTO Procedimiento Proceso Direccionamiento estratégico Plan de calidad Formato Manual de calidad Manual de procedimientos Norma Empresa Política Manual de funciones y responsabilidades Instructivo

CÓDIGO PR PS DE PC FO MC MP NE PO MF IN

ANEXO No. 2 SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA Administrativo Operativo Gestión de la Calidad Gestión Ambiental

CÓDIGO AD OP GC GA

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 12 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

ANEXO No. 3 PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL (DOCUMENTO DE UNA HOJA). 0.5 cm

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

NORMA FUNDAMENTAL 3 cm

Versión:

Fecha:

Pagina:

Código:

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

3 cm

FIRMA:__________________

2 cm

2 cm

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 13 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

FIRMA:__________________

2 cm

ANEXO No. 4

PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL (DOCUMENTO DE DOS HOJA O MÁS)

1 cm

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

NORMA FUNDAMENTAL

3 cm

2 cm

Versión:

Fecha:

Página:

Código:

0.5 cm

CÓDIGO:

VERSIÓN:

PÁGINA:

FECHA:

NOMBRE DEL DOCUMENTO

2 cm

1 cm

CÓDIGO:NE-AD-01

VERSIÓN:1

PÁGINA: 14 de 14

FECHA:

NORMA FUNDAMENTAL

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

3 cm

FIRMA:__________________

2 cm

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Coordinadora SGC

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:__________________

2 cm

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL DE FUNCIONES

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 3

FO-AD-001

I. IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

DEPARTAMENTO:

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

PERSONAL A SU CARGO: I. DESCRIPCION DE FUNCIONES

FUNCIONES PERMANENTES

FUNCIONES PERIÓDICAS FRECUENCIA

FUNCIONES S

Q

M

B

T

S

FUNCIONES OCASIONALES

III. REQUISITOS DEL CARGO 1.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título) EDUCACIÓN NO FORMAL (CURSOS O CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS)

Alternativa:

AREA EXPERIENCIA INDUCCION

TIEMPO

A

CÓDIGO:FO-AD-001

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 3

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES

2.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO

HABILIDADES HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS

PUNTUALIDAD

COMPAÑERISMO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TECNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

3.

RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD DIRECTA

BAJA

MEDIA

ALTA

HERRAMIENTA EQUIPOS DINERO CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES POR CONTACTOS (Relación y Atención) CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES EN MANEJO POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN PERSONAS EN APROBACIÓN DE TRABAJO POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL POR BIENES DE LA EMPRESA

IV. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

2. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN

PARA QUÉ

FRECUENCIA

CÓDIGO:FO-AD-001

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 3

FECHA:

MANUAL DE FUNCIONES

V. CONDICIONES DE TRABAJO ILUMINACIÓN TEMPERATURA ESPACIO RUIDO VENTILACIÓN RIESGOS

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL

Versión:

Fecha:

01

FECHA: NOMBRE: CARGO AL QUE ASPIRA: I. CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR PADRE: MADRE: HERMANOS:

CONYUGUE: HIJOS:

II. EXPERIENCIA LABORAL EMPRESA: CARGO:

FUNCIONES REALIZADAS:

MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

Página:

Código:

1 de 6

FO-AD-002

CÓDIGO:FO-AD-002

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 6

FECHA:

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL

PAG 2/3

EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS:

MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

III. ASPECTO PERSONAL PRESENTACION PERSONAL:

CARACTERISTICAS DE PERSONALIDAD:

MOTIVACION HACIA EL CARGO:

OBSERVACIONES DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS:

SUGERENCIAS

FIRMA DEL ENTREVISTADOR:

CÓDIGO:FO-AD-002

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 6

FECHA:

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL

PAG 3/3

IV. VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES EMPRESA: NOMBRE: CARGO:

INFORMACION COMPETENCIAS 

PUNTUALIDAD EN HORARIO:



PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:



COMPAÑERISMO:



COLABORACION:



ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:



CONOCIMIENTOS TECNICOS:



CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO:

CÓDIGO:FO-AD-002

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 6

FECHA:

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL



OBSERVACIONES GENERALES AL RESPECTO:

FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA: V. PREGUNTAS PERSONALES

1. ¿Cuáles son tus fortalezas?

2. ¿Cuáles son tus debilidades?

3. ¿Quién fue tu jefe favorito y por qué?

4. ¿Qué sentirías si tuvieras que trabajar con alguien que supiera menos que tú?

5. ¿Cómo es tu compañía ideal?

6. ¿Con qué has soñado toda la vida?

CÓDIGO:FO-AD-002

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 6

FECHA:

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL

7. Platícame de alguna ocasión donde hayas tenido que resolver un conflicto en el trabajo.

8. ¿Cuál fue el último proyecto que lideraste, y cuál fue el resultado?

9. Dame un ejemplo de alguna ocasión en la que hayas hecho algo por la empresa mucho más allá de lo que se requería de ti.

10. Platícame de ti.

11. De uno a diez, en qué grado te describes que manejas las hojas de calculo y procesador de palabras.

12. Del 1 al 10, ¿cuántos puntos me darías como entrevistador?

CÓDIGO:FO-AD-002

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 6

FECHA:

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

MANUAL INDUCCIÓN

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 3

FO-AD-003

BIENVENIDA SEÑOR (A): _________________________________________________________

Desde ahora, usted hace parte del equipo humano de OFICINA DE NEGOCIOS. Todo nuestro equipo de trabajo le quiere dar la bienvenida, y esperamos que se adapte al ambiente laboral de la empresa. Esperamos que trabajando todos en equipo con calidad y su colaboración, logremos cumplir con los objetivos trazados, mejorando continuamente, y brindando entre todos un excelente servicio a todos nuestros clientes, razón de ser de nuestra empresa.

UBICACIÓN

Nombre: OFICINA DE NEGOCIOS SAS Dirección: Barrio Belmonte manzana 1a casa 03 Pereira (Risaralda) Teléfono: 3443065 FAX: 3205045 Email: [email protected] NIT: 900.619.707-1

CÓDIGO:FO-AD-003

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 3

FECHA:

MANUAL INDUCCIÓN

PERMISOS El permiso es la autorización que recibe usted como empleado, para ausentarse del trabajo por un tiempo determinado; este permiso debe ser aprobado por su jefe inmediato.

Recuerde, que las ausencias injustificadas, causan perjuicios a la empresa. SEA PUNTUAL.

DIAS DE PAGO El pago de NÓMINA, para cada trabajador se hace quincenalmente. SALUD Todos los empleados, al ingresar a la empresa, son afiliados a seguridad social. Le recomendamos por su bienestar llevar siempre consigo la tarjeta actualizada de servicios, o los documentos necesarios para ser atendido cuando lo requiera.

USO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Para la realización de sus funciones, se le han asignado los recursos necesarios para ello, por consiguiente, le recomendamos tratarlos con cuidado, ya que estos son esenciales para desempeñar su trabajo. .

CÓDIGO:FO-AD-003

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 3

FECHA:

MANUAL INDUCCIÓN

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

ASIGNACIÓN CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 2

FO-AD-004

DE: CARGO: PARA: CARGO: FECHA:

Por medio de la presente, y para constancia, se hace asignación de la siguiente cuenta de correo electrónico empresarial, para fines de comunicación interna de la organización. Es de resaltar que dicha cuenta de correo electrónico es una herramienta que brinda la empresa para facilitar, organizar, consolidar, controlar y mejorar las comunicaciones de la empresa con sus colaboradores; también, con dicha cuenta de correo electrónico, se cuenta con el acceso a diferentes canales que brinda el intermediario de dicha herramienta y que también quedan cobijadas con las especificaciones, exclusiones y protecciones legales vigentes, contenidas en el contrato, normas de calidad, normas ambientales, reglamento interno de trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial y demás. Su uso es estrictamente para fines del cumplimiento del objeto social de la organización y para el desarrollo de la labor asignada; la utilización de esta herramienta queda bajo la total responsabilidad de la persona a la cual se asigna dicha cuenta de correo electrónico, por lo tanto su uso y custodia de clave de acceso es de su absoluta protección y responsabilidad. Cuenta de correo electrónico: [email protected] Cualquier dificultad que llegare a presentarse con dicha cuenta de correo electrónico favor comunicarla al administrador del portal y al área administrativa de la empresa en el menor tiempo posible. Persona que asigna la cuenta de correo,

Recibo, entiendo y aplicaré a partir del día de hoy el presente memorando,

__________________________ JOSE FELIPE TREJOS RESTREPO GERENTE

_____________________________ ANGELICA MARIA FLOREZ MENDOZA ASISTENTE OPERATIVA

ASIGNACIÓN CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CÓDIGO:FO-AD-004

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 2

FECHA:

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

CONTRATO LABORAL

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

1 de 5

FO-AD-005

Nombre del empleador: NIT Empleador: Representante legal: Identificado con cedula: Nombre del empleado(a): Identificada con cédula: Cargo a desempeñar: Salario:

Entre el empleador y trabajador(a), ambos mayores de edad, identificados como ya se anotó, se suscribe el presente CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO, regido por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: Lugar. El trabajador(a) desarrollará sus funciones en las dependencias o el lugar que la empresa determine. Cualquier modificación del lugar de trabajo, que signifique cambio de ciudad, se hará conforme al Código Sustantivo de Trabajo.

SEGUNDA: Funciones. El empleador contrata al trabajador(a) para desempeñarse como: DIRECTORA OPERATIVA, ejecutando labores como también:

1. Supervisar el personal a su cargo. 2. Coordinar el correcto proceso de la información contable de los clientes de la empresa. 3. Coordinar el cumplimiento de las metas de presentación de las declaraciones de impuestos de los clientes. 4. Coordinar el cumplimiento de las metas de presentación de los informes financieros de los clientes. 5. Atender las solicitudes verbales o por cualquier otro medio dadas por el Gerente de la Empresa.

CÓDIGO:FO-AD-005

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 5

FECHA:

CONTRATO LABORAL

6. Atender con la mayor prontitud y responsabilidad requerimientos que puedan presentarse de parte de los clientes, siguiendo las Políticas y lineamientos de la empresa contratante. 7. Supervisar el comportamiento de la cartera de la empresa para satisfacer las necesidades de flujo de caja de la misma. 8. y cualquier otra que el empleador le indique a desempeñar.

TERCERA: Elementos de trabajo. Corresponde al empleador suministrar los elementos necesarios para el normal desempeño de las funciones del cargo contratado.

CUARTA: Obligaciones del contratado. El trabajador(a) por su parte, prestará su fuerza laboral con fidelidad y entrega, cumpliendo las órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, al igual se obliga el empleado a no laborar por cuenta propia o a otro empleador en el mismo oficio, ni realizar trabajos a los clientes de la empresa sin conocimiento de esta, mientras esté vigente este contrato. También tendrá las siguientes obligaciones:

1. Seguir con recelo el cumplimiento de las Normas de Calidad que tiene establecida la empresa. 2. Cumplir a cabalidad con el Reglamento Interno de Trabajo. 3. Cumplir a cabalidad con el manual de higiene y seguridad social.

QUINTA: Prohibiciones. Para el trabajador queda totalmente prohibido utilizar cualquier infraestructura de la organización, sea física, intangible, software y de cualquier otra índole, para funciones, tareas y demás que no sean para el desarrollo de sus funciones o lineamientos y políticas de la empresa.

SEXTA: Término del contrato. El presente contrato es a término indefinido; pero podrá darse por terminado por cualquiera de las partes, cumpliendo con las exigencias legales al respecto.

SEPTIMA: Periodo de prueba: Acuerdan las partes fijar como periodo de prueba la quinta parte del término inicial, sin exceder de dos meses. Durante este periodo las partes pueden dar por terminado unilateralmente el contrato.

OCTAVA: Justas causas para despedir: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente contrato por cualquiera de las partes, el incumplimiento a las obligaciones y prohibiciones que

CÓDIGO:FO-AD-005

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 5

FECHA:

CONTRATO LABORAL

se expresan en los artículos 57 y siguientes del Código sustantivo del Trabajo. Además del incumplimiento o violación a las normas previamente establecidas por el empleador o sus representantes. Y también el incumplimiento de las clausulas. Segunda, Cuarta y Quinta del presente contrato. Así como el hecho de revelar información confidencial de la empresa, clientes; personal de la empresa y personal de los clientes. Lo cual podría tener repercusiones contrarias a los intereses y políticas de la empresa, y en caso en particular podrá ser demandable ante los estrados judiciales.

NOVENA: Salario. El empleador cancelará al trabajador(a) un salario de $700.000,oo (Setecientos mil pesos mtc), pagaderos en el lugar de trabajo, el día 30 de cada mes. Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo.

NOVENA: Trabajo extra, en dominicales y festivos. El trabajo suplementario o en horas extras, así como el trabajo en domingo o festivo que correspondan a descanso, al igual que los nocturnos, será remunerado conforme al código laboral. Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado u ordenado por el empleador para efectos de su reconocimiento. Cuando se presenten situaciones urgentes o inesperadas que requieran la necesidad de este trabajo suplementario, se deberá ejecutar y se dará cuenta de ello por escrito, en el menor tiempo posible al jefe inmediato, de lo contrario, las horas laboradas de manera suplementaria que no se autorizó o no se notificó no será reconocido.

También las partes ponen de manifiesto que este cargo, de “Directora Operativa”, es de manejo y confianza

DÉCIMA: Horario. El trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem.

DECIMA PRIMERA: Afiliación y pago a seguridad social. Es obligación del empleador afiliar a la trabajadora a la seguridad social como es salud, pensión y riesgos profesionales, autorizando el

CÓDIGO:FO-AD-005

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 5

FECHA:

CONTRATO LABORAL

trabajador el descuento en su salario, los valores que le corresponda aportan, en la proporción establecida por la ley.

DECIMA TERCERA: Entre el Empleador y el Empleado amparados en el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo han convenido que no constituye salario los siguientes pagos mensuales: Doscientos mil pesos mtc. ($200.000.oo).

DECIMA CUARTA: Modificaciones. Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento.

DECIMA QUINTA: Efectos. El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con anterioridad.

Se firma por las partes, el día 00 del mes 00 de 2000.

EMPLEADOR

TRABAJADOR

C. C. No.

C. C. No.

CÓDIGO:FO-AD-005

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 5

FECHA:

CONTRATO LABORAL

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

PRUEBA GRAFOLÓGICA

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

1 de 3

FO-AD-006

CIUDAD Y FECHA:___________________________________________________________________ NOMBRE:

___________________________________________________________________

CEDULA:

___________________________________________________________________

CARGO:

___________________________________________________________________

Favor diligenciar esta prueba transcribiendo la escritura tal como aparece en el ejemplo. Gracias.

(Favor respetar, al transcribir, las letras mayúsculas, minúsculas y los símbolos) …Al final, es nuestra vida, y a cada momento, en cada tarea que nos proponen tenemos la oportunidad de ser los mejores. No para avergonzar a los demás, sino para dar un buen ejemplo, para enseñar. ¡El mundo necesita hombres y mujeres diligentes! ¡Que tengas un bello día! …. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

CÓDIGO:FO-AD-006

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 3

FECHA:

PRUEBA GRAFOLÓGICA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0,

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9,

00 11 22 33 44 55 66 77 88,

88 77 66 55 44 33 22 11

00 + - * / ! ” # $ % & / ( ) = ? ¡ ; . _ * “ @ @ @ , . - + - / ¡ & ) . _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ .

Tomado del texto: Carta a García (Observe que el texto está en mayúscula sostenida, favor diligenciar de dicha manera). …."EL JEFE DA A ROWAN UNA CARTA PARA QUE LA LLEVE A GARCÍA. ROWAN TOMA LA CARTA Y NO PREGUNTA: PERO ¿PERO DÓNDE PODRÉ ENCONTRAR AL TAL GARCÍA? ¿POR DONDE ME VOY A IR?, ¿ESTO SERÁ FÁCIL?, ¿NO TRAERÁ PELIGROS ESTE OFICIO?, ¿Y POR QUE YO Y NO OTRO? NADA DE ESTO PREGUNTA NI COMENTA. SE VA SIN MAS A CUMPLIR LO QUE SE LE HA ENCOMENDADO. POR DIOS, AMIGO! QUE ESTAMOS AQUÍ ANTE UN HOMBRE CUYA ESTATUA DEBERÍA SER HECHA EN MÁRMOL O BRONCE Y COLOCARLA EN LA ENTRADA DE MUCHOS INSTITUTOS DONDE SE ENSEÑA A LA GENTE A ADQUIRIR PERSONALIDAD!

___________________ ____________________

_____________________________

NOMBRE

VoBo (Sera el que utilizara en la empresa).

___________________ CEDULA

FIRMA

CÓDIGO:FO-AD-006

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 3

FECHA:

PRUEBA GRAFOLÓGICA

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 5

FO-AD-007

EVALUADO: CARGO DESEMPEÑADO: JEFE INMEDIATO: AÑO A EVALUAR: FECHA:

I. OBJETIVOS OBJETIVOS PERSONALES AÑO ANTERIOR 1.

2.

3.

RESULTADOS OBTENIDOS

COMENTARIOS

CÓDIGO:FO-AD-007

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 5

FECHA:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

4.

5.

OBJETIVOS PERSONALES PROXIMO AÑO 1.

2.

3.

4.

PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

CÓDIGO:FO-AD-007

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 5

FECHA:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

5.

II. NECESIDADES DE CAPACITACION PARA MEJORAR DESEMPEÑO

III. EVALUACION DE COMPETENCIAS COMPETENCIA PUNTUALIDAD

HORARIO ENTREGA DE TRABAJOS

COMPAÑERISMO COLABORACIÓN ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA CONOCIMIENTOS TÉCNICOS CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

IV. CALIFICACION DEL DESEMPEÑO

PARA SALIR PARA MEJORAR NORMAL

ALTO

MEDIO

BAJO

CÓDIGO:FO-AD-007

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 5

FECHA:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

SOBRESALIENTE EXCELENTE

V. COMENTARIO EVALUADO

_____________________ FIRMA EVALUADOR

______________________ FIRMA EVALUADO

CÓDIGO:FO-AD-007

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 5

FECHA:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-008 PLAN DE CAPACITACIONES

TEMA

RESPONSABLE COORDINACIÓN

PERSONAL ASISTIR

FECHA PROPUESTA

OBSERVACIÓN

FO-AD-008

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-009 ASISTENCIA A CAPACITACIONES

FECHA: _________________

HORA INICIO: __________

HORA FIN: __________

TEMA CAPACITACION:

___________________________________________________________________

FACILITADOR:

___________________________________________________________________ NOMBRE

CARGO

FIRMA

FO-AD-009

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-010 ACTA DE REUNION

ACTA DE REUNION

TEMA

TEMA

TEMA

TEMAS A TRATAR

TIEMPO

TEMAS SUGERIDOS

TIEMPO

DESARROLLO REUNION

No. ACTA: FECHA REUNION: HORA: COMITÉ O GRUPO:

LUGAR:

ASISTENTES

FIRMA

COMPROMISOS

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO A LAS ACTAS ANTERIORES COMPROMISOS

ESTADO

FO-AD-010

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-011 COMUNICACIÓN EXTERNA

NOMBRE CLIENTE

DESCRIPCION DE SOLICITUD

PERSONA DE CONTACTO

RESPONSABLE POR RESPUESTA

FECHA D

RECIBIDA M

FECHA RESPUESTA A

D

M

A

FO-AD-011

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-012 LISTA DE PROVEEDORES

PROVEEDOR

PRODUCTO Y/O SERVICIO QUE OFRECE

FORMA DE PAGO

TIEMPO DE ENTREGA

DIRECCIÓN

TELEFONO

FAX

FO-AD-012

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-013 COTIZACIÓN PROVEEDOR

FECHA: NOMBRE DEL PROVEEDOR:

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

FO-AD-013

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-014 ORDEN DE COMPRA

FECHA: NOMBRE DEL PROVEEDOR: TIEMPO DE ENTREGA: FORMA DE PAGO:

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

FO-AD-014

AUTORIZADO POR:

ELABORADO POR:

_________________

____________________

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-015 EVALUACION PROVEEDORES

FECHA: NOMBRE DEL PROVEEDOR: PRODUCTO O SERVICIO SUMINISTRADO: CARACTERISTICA

VARIABLE

PUNTAJE

FACTOR

VALOR

CUMPLIMIENTO Cumplimiento en entrega

30%

Alta Media Baja

3 2 1

30 20 10

30%

20%-o mas 10%-20% 0%-10% 30 días 20 días 10 días Bajo Medio Alto

3 2 1 3 2 1 3 2 1

10 6.6 3.3 10 6.6 3.3 10 6.6 3.3

30

PRECIO Descuentos por compras Forma de pago

Precio

10

10

10

CALIFICACION

CALIDAD 100% 50% 0% Bueno Regular Malo

Sistema de calidad proveedor 40% Servicio Postventa

3 2 1 3 2 1

30 20 10 10 6.6 3.3

30

10

TOTAL CALIFICACIÓN FO-AD-015

RANGOS DE CALIFICACION Aceptable % Medianamente aceptable % No aceptable %

80

100

60 0

79 59

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-016 QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

FECHA: NOMBRE DEL PROVEEDOR: PRODUCTO O SERVICIO SUMINISTRADO:

CANTIDAD RECIBIDA: CANTIDAD NO CONFORME: MOTIVO DE LA INCONFORMIDAD:

PRODUCTO REVISADO POR: RECLAMACIÓN APROBADA POR: SOLUCION PLANTEADA POR EL PROVEEDOR:

FO-AD-016

FIRMA ENCARGADO DE ELABORACION: ___________________________________

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-017 REPORTE AUSENTISMO

FECHA

DIAS PERDIDOS TRABAJADOR

D

M

A

PROCESO E.C

E.P

A.T

OTRAS CAUSAS

CUALES CAUSAS

SALARIO DIARIO (con prestaciones)

COSTO DIAS INCAPACIDAD

FO-AD-017

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-018 REGISTRO DIARIO UTILIZACION DEL BOTIQUIN

FECHA D

M

SEXO

NOMBRE A

PACIENTE

EDAD

F

M

MOTIVO

MEDICAMENTO

CONSULTA

ADMINISTRADO

CANT

FIRMA

FIRMA

RESPONSABLE

PACIENTE

FO-AD-018

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-019 REVISIÓN DEL SERVICIO

D

FECHA M

A

ASESOR

CLIENTE

COMENTARIO

FIRMA

FO-AD-019

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-020 ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES

CLIENTE: ASESOR:

FECHA D

M

DOCUMENTO A

FECHA ELABORACIÓN D

M

A

FECHA VENCIMIENTO D

M

NOMBRE PERSONA QUE RECIBE DOCUMENTO

FIRMA QUIEN RECIBE EL DOCUMENTO

A

FO-AD-020

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-AD-021 PROGRAMACION VENCIMIENTO DE DECLARACIONES

CLIENTE: IDENTIFICACION: AÑO: FECHA MES

INFORME O FORMATO

DIA

FO-AD-021

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-001 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

CODIGO

FECHA:

NOMBRE FECHA VIGENCIA DOCUMENTO

VERSIÓN N°

PROCESO (¿Dónde está?)

FO-GC-001

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-002 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

DD

FECHA:

FECHA MMM

AA

CÓDIGO

NOMBRE DOCUMENTO

PRESTADO POR:

ENTREGADO A:

FIRMA

DEVOLUCIÓN DD MMM AA

FIRMA RECIBIDO

FO-GC-002

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-003 MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

FECHA

FECHA:

CÓDIGO JUSTIFICACIÓN N° DOCUMENTO DEL CAMBIO ACTUALIZACIÓN

N° VERSIÓN

NOMBRE DEL FIRMA FIRMA RESPONSABLE RESPONSABLE AUTORIZACIÓN

FO-GC-003

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-004 SOLICITUD CREACIÓN O ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS

PARTE N° 1 NOMBRE DEL SOLICITANTE:

FECHA DÍA

MES

N° DE SOLICITUD

AÑO CARGO DEL SOLICITANTE:

TIPO DE SOLICITUD: CREACIÓN _____

ANULACIÓN ______

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO DEL DOCUMENTO: JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:

Firma solicitante

Firma jefe inmediato PARTE N° 2

RESPUESTA A LA SOLICITUD APROBADO SI _____

FECHA DÍA

MES

AÑO

NO ______

OBSERVACIONES

FIRMA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN S.I.G FECHA:

FO-GC-004

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-006 LISTA MAESTRA DE REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE REGISTRO

VERSION N°

PROCESO RESPONSABLE DE MANEJO

ACCESO ¿Cómo se recupera?

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-006 LISTA MAESTRA DE REGISTROS

CÓDIGO

FECHA:

NOMBRE REGISTRO

VERSION N°

PROCESO RESPONSABLE DE MANEJO

ACCESO ¿Cómo se recupera?

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

FO-GC-006

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-007 OBJETIVOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO _______________________ ESTRATEGIA POLITICA

FECHA:

OBJETIVO

INDICADOR

RESPONSABLE

FECHA DE

PLAN DE ACCIÓN CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

FO-GC-007

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-008 COMUNICACIÓN INTERNA

PEREIRA, Fecha de elaboración:

DE:

_____________________________________

PARA:

_____________________________________

ASUNTO: Tema central de la información: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________

Este espacio contendrá la información completa sobre el tema de interés general en la organización: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Atentamente, _____________________________ FIRMA: CARGO:

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-009 REVISIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS SIG

DOCUMENTO (S)

FECHA:

FECHA DE ENTREGA D M A

FECHA DE RECIBIDO D M A

FIRMA DE REVISADO

FIRMA DE APROBADO

FO-GC-009

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

Versión:

Fecha:

01

ENE No. 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2

ELEMENTOS NORMA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. Requisitos generales Requisitos de la documentación Generalidades Manual de Calidad Control de la documentación Control de los registros RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION Compromiso de la dirección Enfoque al cliente Política de calidad Planificación Objetivos de calidad Planificación del SGC Responsabilidad, autoridad y Comunicación. Responsabilidad y autoridad Representante de la dirección

FEB

Página:

Código:

1 de 5

FO-GC-010

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

CÓDIGO:FO-GC-010

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 5

FECHA:

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

ENE No.

ELEMENTOS NORMA

5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6

Comunicación Interna Revisión por la dirección Generalidades Información para la revisión Resultados de la revisión GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 6.2 6.2.1

Provisión de recursos Recursos humanos Generalidades Competencia, toma de conciencia y formación Infraestructura Ambiente de trabajo REALIZACION DEL PRODUCTO Planificación de la realización del producto. Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto. Revisión de los requisitos relacionados Con el producto. Comunicación con el cliente Diseño y desarrollo Planificación del diseño y desarrollo Elementos de entrada para el diseño y desarollo

6.2.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

CÓDIGO:FO-GC-010

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 5

FECHA:

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

ENE No.

7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1

7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5

ELEMENTOS NORMA Resultados del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Verificación del diseño y desarrollo Validación del diseño y desarrollo Control de los cambios de diseño y desarrollo. Compras Proceso de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados Producción y prestación del servicio Control de la producción y prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto Control de los dispositivos de seguimiento y medición

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

CÓDIGO:FO-GC-010

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 5

FECHA:

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

ENE No. 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 8.6 8.7 8.8 8.9

ELEMENTOS NORMA

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Control de los dispositivos de seguimiento y medición. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA Generalidades Seguimiento y medición Satisfacción del cliente Auditoria Interna Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto. Control del producto no conforme Análisis de datos Mejora Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva Listado maestro de formatos Listado maestro de cargos SGC Listado maestro de técnicas estadísticas Listado maestro de documentos.

AUDITORES INTERNOS:

CODIGOS POR PROCESOS:

GRUPO 1:

A: Administración O: Operativo

GRUPO 2:

C: Calidad

FO-AC-010

CÓDIGO:FO-GC-010

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 5

FECHA:

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-011 PLAN DE AUDITORÍA

FECHA: OBJETIVO DE LA AUDITORIA: ALCANCE DE LA AUDITORIA: AUDITOR PRINCIPAL: EQUIPO AUDITOR: DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:

FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: REUNIÓN DE APERTURA:

HORA:

REUNIÓN DE CIERRE:

HORA:

ENTREVISTAS FECHA

HORA

FECHA:

FIRMA AUDITOR PRINCIPAL

AREA/ELEMENTO/ PROCESO A AUDITAR

NOMBRE AUDITADO

CARGO

FO-GC-011

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-012 LISTA DE CHEQUEO

FECHA:

HOJA:

/

AUDITORIA No.: AUDITOR PRINCIPAL: EQUIPO AUDITOR:

NUMERAL

FECHA:

PREGUNTA

EVIDENCIA

COMENTARIOS

FO-GC-012

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-013 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA:

HOJA:

/

AUDITORÍA No.: INFORME DE AUDITORÍA

FECHA:

FO-GC-013

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-014 REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FECHA: NUMERO DE REPORTE: _______DE_______ DEPARTAMENTO DONDE SE DETECTO LA NO-CONFORMIDAD:

ADMINISTRATIVO _______ OPERATIVO ________ CALIDAD _______ PROCEDIMIENTO: ___________________________________________________________________________________ CLAUSULAS DE REFERENCIA: ___________________________________________________________________________________ AUDITOR: ___________________________________________________________________________________ AUDITADO: ___________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

REPORTE DEL AUDITOR:

FIRMA AUDITOR: __________________________________

FIRMA AUDITADO: _________________________________

COMENTARIOS DEL AUDITADO - CAUSAS:

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:

FECHA PROPUESTA DE TERMINACIÓN: ______________

FIRMA AUDITADO: __________________________

REVISIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA:

FECHA: _____________

FIRMA AUDITOR: ______________________________________ FECHA:

FO-GC-014

FO-GC-014

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

Versión:

Fecha:

01

Página:

Código:

1 de 4

FO-GC-015

FECHA: DESCRIPCION:

ELEMENTO DE LA NORMA ISO: __________ NO CONFORMIDAD:

MAYOR ___________

MENOR__________

RESPONSABLE:________________________________________________________________________________________________

GRUPO DE ESTUDIO:

FECHA PROPUESTA DE ENTREGA DE SOLUCION: ___________________________ ESTUDIO DEL IMPACTO:

ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO TÉCNICA DE LLUVIA DE IDEAS:

CÓDIGO:FO-GC-015

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 4

FECHA:

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

PROPUESTA(S) DE POSIBLE(S) SOLUCIÓN(ES)

_______________ Firma del responsable

Vo.Bo. Representante de la dirección para el S.I.G

CÓDIGO:FO-GC-015

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 4

FECHA:

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

ETAPA DE IMPLEMENTACION

FECHAS PROPUESTAS PARA REVISIONES:

_____________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ETAPA DE SEGUIMIENTO / VERFICACION DE LA SOLUCION

FECHAS:

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ CIERRE O LEVANTAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD

________________________________ AUDITOR(ES)

_______________________________________ Vo.Bo. Representante de la Dirección para el S.G.C ESTUDIO ACCION PREVENTIVA

FO-GC-015

CÓDIGO:FO-GC-015

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 4

FECHA:

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA:

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-016 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

NÚMERO

,

FECHA:

NOMBRE CARPETA

IDENTIFICACIÓN

FO-GC-016

GERENCIA GENERAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FO-GC-017 LISTADO CARPETAS ARCHIVO FÍSICO

NÚMERO

,

FECHA:

NOMBRE CARPETA

IDENTIFICACIÓN

FO-GC-017

O F I C I N A

D E

N E G O C I O S

S A S

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Versión: 01

Fecha:

Página:

Código:

1 de 20

NE-AD-001

OFICINA DE NEGOCIOS O F I C I N A D E N E G O C I O S S.A.S. NIT: 900.619.707-1 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CAPITULO I ARTICULO 1. El presente es el Reglamento de Trabajo de la empresa OFICINA DE NEGOCIOS S.A.S. con NIT: 900.619.707-1, domiciliada en la ciudad de Pereira Rda.; dispone que el Presente Reglamento Interno de Trabajo quedaran sometidas tanto la Empresa como todos sus Trabajadores. Este Reglamento hace parte integral de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo sólo pueden ser favorables al trabajador.

CAPITULO II CONDICIONES DE ADMISION ARTICULO 2. Quien aspire a desempeñar un cargo en la empresa debe hacer la solicitud por escrito para su registro como aspirante y acompañar los siguientes documentos: 1. Cédula de Ciudadanía, Cedula de Extranjería, Pasaporte o Tarjeta de Identidad según sea el caso. 2. HOJA DE VIDA Y/O CURRÍCULUM VÍTAE, DONDE INDIQUE SUS DATOS BÁSICOS, ESTUDIOS REALIZADOS, EXPERIENCIA LABORAL Y DOS PERSONAS HONORABLES QUE CERTIFIQUEN SOBRE SU CONDUCTA Y CAPACIDAD. PARAGRAFO: El empleador podrá establecer en el reglamento y en las Normas de Calidad además de los documentos mencionados, todos aquellos que considere necesarios para admitir o no admitir al aspirante; sin embargo, tales exigencias no deben incluir documentos, certificaciones, pruebas médicas, o datos prohibidos expresamente por las normas jurídicas vigentes para tal efecto.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 2 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CONTRATO DE APRENDIZAJE. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS DE LA RELACIÓN DE APRENDIZAJE ARTICULO 3. Contrato de aprendizaje es una forma especial dentro del Derecho Laboral, El cual estará regulado por las normas vigentes; para lo cual la empresa antes de realizar un contrato de aprendizaje consultara las vigencias de tales normas. ARTICULO 4. Edad Mínima para el Contrato de Aprendizaje. El contrato de aprendizaje podrá ser celebrado por personas con la edad que indique las normas vigentes sobre este tipo de contratos y con las autorizaciones que requiera la ley. ARTICULO 5. El contrato de aprendizaje debe constar por escrito y debe contener como mínimo la información requerida en los contratos, como valor mensual del contrato, tiempo, labor y demás, también deberá contener las especificaciones que indique la ley para este tipo de contratos especiales, y las exigencias del Artículo 02 del Presente Reglamento Interno de Trabajo, y los demás artículos sobre la materia. ARTICULO 6. Regulación de la Cuota de Aprendices: La cuota mínima de aprendices en los términos de la Ley, será determinada a partir de la vigencia del presente Decreto por la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA - del domicilio principal de la empresa. Lo anterior se efectuará sin perjuicio de la obligación que le asiste a los empleadores de establecer el número de aprendices que le corresponde, vincularlos o realizar la monetización, debiendo informar a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA donde funcione el domicilio principal de la empresa, dentro del mes siguiente a la contratación o monetización de la cuota mínima obligatoria. La determinación del número mínimo obligatorio de aprendices será la que determine la ley. La cuota señalada por el SENA deberá notificarse previamente al representante legal de la respectiva empresa, quien contará con el término de cinco (5) días hábiles para objetarla, en caso de no ceñirse a los requerimientos de mano de obra calificada demandados por la misma. Contra el acto administrativo que fije la cuota procederán los recursos de ley. (Artículo 33 Ley 789 de 2002). En el evento que la cuota mínima de aprendices sea determinada por el empleador, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, a más tardar dentro de los dos ( 2 ) meses siguientes al recibo de la información del patrocinador, verificará y determinará, según el caso, la cuota correspondiente, siguiendo el procedimiento en el artículo 33 de la Ley 789 de 2002. PARAGRAFO 1. Los patrocinadores que cuenten con un número de trabajadores entre diez (10) y quince (15) o menos de diez (10), podrán tener voluntariamente un (1) aprendiz de los alumnos que estén recibiendo o puedan llegar a recibir formación en el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. ARTICULO 7. Durante toda la vigencia de la relación, el aprendiz recibirá de la empresa un apoyo de sostenimiento mensual que será como mínimo así: En la fase lectiva el equivalente al 50% de un (1) SMMLV. En la fase practica el equivalente al 75% de un (1) SMMLV.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 3 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

El apoyo del sostenimiento durante la fase práctica será diferente cuando la tasa de desempleo nacional sea menor del diez por ciento (10%), caso en el cual será equivalente al cien por ciento (100%) de un SMMLV. En ningún caso el apoyo de sostenimiento mensual podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbitrales recaídos en una negociación colectiva. (Art. 30 Ley 789 de 2002). Cuando las fases lectiva y práctica se realicen en forma simultánea durante el proceso de formación, el reconocimiento de apoyo de sostenimiento mensual se hará en forma proporcional al tiempo de dedicación de cada una de ellas. (Decreto 933 de 2003). ARTICULO 8. La afiliación de los aprendices alumnos y el pago de aportes se cumplirán plenamente por parte del patrocinador como lo indique la ley vigente y estipulaciones del SENA. ARTICULO 9. Para el cumplimiento y vinculación de los aprendices, la empresa patrocinadora, atendiendo las características de mano de obra que necesite, podrá optar por las modalidades que determine la ley y en su defecto el SENA. No constituyen contratos de aprendizaje, las siguientes prácticas educativas o de programas sociales o comunitarios; 1. Las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a través de convenios suscritos con las instituciones de Educación Superior en calidad de pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente. 2. Las prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio de las áreas de la salud y Aquellas otras que determine el Ministerio de la Protección Social. 3. Las prácticas que sean parte del servicio social obligatorio, realizadas por los jóvenes que se encuentran cursando los dos (2) últimos grados de educación lectiva secundaria, en Instituciones aprobadas por el Estado. 4. Las prácticas que se realicen en el marco de Programas o Proyectos de protección Social adelantados por el Estado o por el sector privado, de conformidad con los criterios que establezca el Ministerio de la Protección Social.

PERIODO DE PRUEBA ARTICULO 10. La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular con él, un período inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones de trabajo (artículo 76, C. S. T.). ARTICULO 11. El período de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso contrario los servicios se entienden regulados por las normas generales del contrato de trabajo (artículo 77, numeral primero, C. S. T.). ARTICULO 12. El período de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los contratos de trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior a un (1) año el período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses. Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos no es válida la estipulación del período de prueba, salvo para el primer contrato (artículo séptimo Ley 50 de 1990).

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 4 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

ARTICULO 13. Durante el período de prueba, el contrato puede darse por terminado unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si expirado el período de prueba y el trabajador continuare al servicio del empleador, con consentimiento expreso o tácito, por ese solo hecho, los servicios prestados por aquel a éste, se considerarán regulados por las normas del contrato de trabajo desde la iniciación de dicho período de prueba. Los trabajadores en período de prueba gozan de todas las prestaciones (Artículo 80, C. S. T.). CAPITULO III TRABAJADORES ACCIDENTALES O TRANSITORIOS ARTICULO 14. Son trabajadores accidentales o transitorios, los que se ocupen en labores de corta duración no mayor de un mes y de índole distinta a las actividades normales de la empresa. Estos trabajadores tienen derecho, además del salario al descanso remunerado en dominicales y festivos (Artículo sexto, C. S. T.) y pago de prestaciones sociales.

CAPITULO IV HORARIO DE TRABAJO ARTICULO 15. Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a continuación se expresan así: Las labores se realizaran de 08:00 am a 12:00 am y de 02:00 pm a 06:00 pm. PARAGRAFO 1: Cuando la empresa tenga más de cincuenta (50) trabajadores que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, éstos tendrán derecho a que dos (2) horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación (Artículo 21 Ley 50 de 1990). PARAGRAFO 2: Jornada laboral flexible. (Art. 51 Ley 789/02) Modificó el inciso primero del literal c), incluyó el d) artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo. 1. El empleador y el trabajador pueden acordar temporal o indefinidamente la organización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o secciones de la misma sin solución de continuidad durante todos los días de la semana, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) horas a la semana. 2. El empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de cuarenta y ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio, que podrá coincidir con el domingo. En este, el número de horas de trabajo diario podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana y podrá ser de mínimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez (10) horas diarias sin lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 a. m., a 10 p. m. (Artículo 51 Ley 789 de 2002).

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 5 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CAPITULO V LAS HORAS EXTRAS Y TRABAJO NOCTURNO ARTICULO 16. Trabajo ordinario y nocturno. Artículo 25 Ley 789/02 que modificó el artículo 160 del Código Sustantivo de Trabajo quedará así: 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a. m.) y las veintidós horas (10:00 p. m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p. m.) y las seis horas (6:00 a. m.). ARTICULO 17. Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede la máxima legal (artículo 159, C.S.T.). ARTICULO 18. El trabajo suplementario o de horas extras, a excepción de los casos señalados en el artículo 163 del C. S. T., sólo podrá efectuarse en dos (2) horas diarias y mediante autorización expresa del Ministerio de la Protección Social o de una autoridad delegada por éste. (Artículo primero, Decreto 13 de 1967). También dicho trabajo suplementario debe estar autorizado por la empresa y por escrito. ARTICULO 19. Tasas y liquidación de recargos. El trabajo nocturno, por el sólo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno, con excepción del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales prevista en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con algún otro (artículo 24, Ley 50 de 1990). PARAGRAFO: La empresa podrá implantar turnos especiales de trabajo nocturno, de acuerdo con lo previsto por el Decreto 2351 de 1965. ARTICULO 20. La empresa no reconocerá trabajo suplementario o de horas extras sino cuando expresamente lo autorice a sus trabajadores de acuerdo con lo establecido para tal efecto en el artículo 18 de este Reglamento. PARAGRAFO 1: En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. PARAGRAFO 2: Descanso en día sábado. Pueden repartirse las cuarenta y ocho (48) horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado. Esta ampliación no constituye trabajo suplementario o de horas extras. (Art. 23 Ley 50/90).

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 6 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CAPITULO VI DIAS DE DESCANSO LEGALMENTE OBLIGATORIOS ARTICULO 21. Serán de descanso obligatorio remunerado, los domingos y días de fiesta que sean reconocidos como tales en nuestra legislación laboral: 1. Todo trabajador tiene derecho al descanso remunerado en los siguientes días de fiesta de carácter civil o religioso: 1 de enero, 6 de enero, 19 de marzo, 1 de mayo, 29 de junio, 20 de julio, 7 y 15 de agosto, 12 de octubre, 1 y 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, además de los días jueves y viernes santos, Ascensión del Señor, Corpus Christi y Sagrado Corazón de Jesús. 2. Pero el descanso remunerado del 6 de enero, 19 de marzo, 29 de junio, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de noviembre, 11 de noviembre, Ascensión del Señor, Corpus Christi y Sagrado Corazón de Jesús, cuando no caigan en día lunes se trasladarán al lunes siguiente a dicho día. Cuando las mencionadas festividades caigan en domingo, el descanso remunerado, igualmente se trasladará al lunes. 3. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajo en los días festivos, se reconocerá en relación al día de descanso remunerado establecido en el inciso anterior. (Art. 1 Ley 51 del 22 de diciembre de 1983). PARAGRAFO 1. Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en días u horas no implique la prestación de servicios en todos los días laborables de la semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado (artículo 26, numeral 5º, Ley 50 de 1990). PARÁGRAFO 2. Trabajo dominical y festivo. Artículo 26 Ley 789/02 Modificó Artículo 179 del Código Sustantivo de Trabajo. El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. Si el domingo coincide con otro día de descanso remunerado sólo tendrá derecho el trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior. Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales previstas en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990. (Artículo 26 Ley 789 de 2002). PARÁGRAFO 3. El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado, domingo u otro día de la semana, que será reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado. Interprétese la expresión dominical contenida en el régimen laboral en este sentido exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio. Las disposiciones contenidas en los artículos 25 y 26 de la Ley 789 del 2002 se aplazarán en su aplicación frente a los contratos celebrados antes de la vigencia de la presente ley hasta el 1 de abril del año 2003. PARAGRAFO 4. Aviso sobre trabajo dominical. Cuando se tratare de trabajos habituales o permanentes en domingo, el empleador debe fijar en lugar público del establecimiento, con anticipación de doce (12) horas por lo menos, la relación del personal de trabajadores que por razones del servicio no pueden disponer del descanso dominical. En esta relación se incluirán también el día y las horas de descanso compensatorio (artículo 185, C. S. T.). ARTICULO 22. El descanso en los días domingos y los demás expresados en el artículo 21 de este reglamento, tiene una duración mínima de 24 horas, salvo la excepción consagrada en el literal c) del artículo 20 de la Ley 50 de 1990.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 7 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

ARTICULO 23. Cuando por motivo de fiesta no determinada en la Ley 51 del 22 de diciembre de 1983, la empresa suspendiere el trabajo, está obligada a pagarlo como si se hubiere realizado. No está obligada a pagarlo cuando hubiere mediado convenio expreso para la suspensión o compensación o estuviere prevista en el reglamento, pacto, convención colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio se remunerará sin que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras. (Artículo 178 C. S. T.).

VACACIONES REMUNERADAS ARTICULO 24. Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas (artículo 186, numeral primero, C. S. T.). ARTICULO 25. La época de las vacaciones debe ser señalada por la empresa a más tardar dentro del año subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El empleador tiene que dar a conocer al trabajador con quince (15) días de anticipación la fecha en que le concederán las vacaciones (artículo 187, C. S. T.). ARTICULO 26. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas (artículo 188, C. S. T.). ARTICULO 27. Se prohíbe compensar las vacaciones en dinero, pero el Ministerio de la Protección Social puede autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de ellas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria; cuando el contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por un año cumplido de servicios y proporcionalmente por fracción de año, cualquiera que esta sea. En todo caso para la compensación de vacaciones, se tendrá como base el último salario devengado por el trabajador (artículo 189, C. S. T.). ARTICULO 28. En todo caso el trabajador gozará anualmente, por lo menos de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por dos (2) años. La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza (artículo 190, C. S. T.). ARTICULO 29. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia sólo se excluirán para la liquidación de las vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de horas extras. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan. ARTICULO 30. Todo empleador llevará un registro de vacaciones en el que se anotará la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en que toma sus vacaciones, en que las termina y la remuneración de las mismas (Decreto 13 de 1967, artículo 5º.). PARAGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un (1) año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al tiempo laborado cualquiera que este sea (artículo tercero, parágrafo, Ley 50 de 1990).

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 8 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

PERMISOS ARTICULO 31. La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación, en caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio médico correspondiente, para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la organización y para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que avisen con la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal, que perjudiquen el funcionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antes dichos estará sujeta a las siguientes condiciones: 1. En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo permita las circunstancias. 2. En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores. 3. En los demás casos (sufragio, desempeño de cargos transitorios de forzosa aceptación y concurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se dará con la anticipación que las circunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y a excepción del caso de concurrencia al servicio médico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede descontarse al trabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada ordinaria, a opción de la empresa (numeral sexto, artículo 57, C. S. T). 4. Licencia de luto: La empresa concederá a sus trabajadores en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad domestica no incluye la licencia por luto que trata este numeral. Este hecho deberá demostrarse mediante documento expedido por autoridad competente, dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia. Art. 1 Ley 1280 de 2009, que adiciono el Art. 57 del C.S.T.

CAPITULO VII SALARIO MINIMO, CONVENCIONAL, LUGAR, DIAS, HORAS DE PAGOS Y PERIODOS QUE LO REGULAN. ARTICULO 32. Formas y libertad de estipulación 1. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra o a destajo y por tarea, etc., pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales. 2. No obstante lo dispuesto en los artículos 13,14,16,21 y 340 del código sustantivo de trabajo y las normas concordantes con estas cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, valdrá la estimulación escrita de un salario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 9 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones. 3. En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez (10) salarios Mínimos legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la empresa que no podrá ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía. El monto del Factor prestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y de impuestos. Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni de los aportes al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar, pero la base para efectuar los aportes parafiscales es el setenta por ciento (70%). El trabajador que desee acogerse a esta estipulación, recibirá la liquidación definitiva de su auxilio de cesantía y demás prestaciones sociales causadas hasta esa fecha, sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo (artículo 18, Ley 50 de 1.990). ARTICULO 33. Se denomina jornal el salario estipulado por días y sueldo, el estipulado por períodos mayores (artículo 133, C. S. T.). ARTICULO 34. Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuará en el lugar en donde el trabajador presta sus servicios, durante el trabajo o inmediatamente después que éste cese. (Artículo 138, numeral primero, (C.S.T.). PERIODOS DE PAGO: Mensuales. ARTICULO 35. El salario se pagará al trabajador directamente o a la persona que él autorice por escrito así: 1. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos. El período de pago para los jornales no pueden ser mayores de una semana y para sueldos no mayor de un mes. 2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el recargo por trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han causado o a más tardar con el salario del período siguiente (Artículo 134, C.S.T.). 3. La empresa en convenio con los empleados, pueden estipular el pago de su salario a través de un intermediario financiero, con depósito directo a una cuenta de ahorros o corriente que el empleado sea el titular, y también podrán en convenio con los empleados estipular el pago por medio de tarjetas de pago cuyo uso y claves sean de absoluta responsabilidad del empleado; en cualquier caso la pérdida del medio transaccional de la cuenta de ahorros, corriente y/o tarjetas de pago, son de absoluta responsabilidad de los empleados, eximiendo de cualquier responsabilidad por posibles pérdidas de dinero y costo de reexpedición de dichos medios transaccionales a la empresa.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 10 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CAPITULO VIII SERVICIO MEDICO, MEDIDAS DE SEGURIDAD, RIESGOS PROFESIONALES, PRIMEROS AUXILIOS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRABAJO, NORMAS SOBRE LABORES EN ORDEN A LA MAYOR HIGIENE, REGULARIDAD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO ARTICULO 36. Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligación garantizar los recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial de conformidad con el programa de Salud Ocupacional y con el objeto de velar por la protección integral del trabajador. ARTICULO 37. Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán por las Empresas Promotoras de Salud, a través de las Instituciones Prestadoras de Servicios, a la cual estén afiliados. En caso de no afiliación estará a cargo del empleador, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes. ARTICULO 38. Todo trabajador, desde el mismo día en que se sienta enfermo, deberá comunicarlo al empleador, su representante o a quien haga sus veces, el cual hará lo conducente para que sea examinado por el médico correspondiente, a fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo y en su caso determine la incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe someterse. Si éste no diere aviso dentro del término indicado, o no se sometiere al examen médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida. ARTICULO 39. Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamientos que ordena el médico que los haya examinado, así como a los exámenes o tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordenan la empresa en determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a los exámenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perderá el derecho a la prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa negativa. ARTICULO 40. Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y seguridad industrial que prescriben las autoridades del ramo en general y en particular a las que ordene la empresa para prevención de las enfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas, y demás elementos de trabajo especialmente para evitar los accidentes de trabajo. PARAGRAFO: El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos, adoptados en forma general o específica y que se encuentren dentro del Programa de Salud Ocupacional de la respectiva empresa, que le hayan comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminación del vínculo o relación laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como los servidores públicos, previa autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, respetando el derecho de defensa (Artículo 91 Decreto 1295 de 1994). ARTICULO 41. En caso de accidente de trabajo, el Jefe de la respectiva dependencia, o su representante, ordenará inmediatamente la prestación de los primeros auxilios, la remisión al médico y tomará todas las medidas que se consideren necesarias y suficientes para reducir al mínimo, las consecuencias del

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 11 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

accidente, denunciando el mismo en los términos establecidos en el Decreto 1295 de 1994 ante la E. P. S. y la A. R. P. ARTICULO 42. En caso de accidente no mortal, aún el más leve o de apariencia insignificante, el trabajador lo comunicará inmediatamente al empleador, a su representante, o a quien haga sus veces para que se provea la asistencia médica y tratamiento oportuno según las disposiciones legales vigentes, indicará las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad. ARTICULO 43. Todas las empresas y las entidades administradoras de riesgos profesionales deberán llevar estadísticas de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales, para lo cual deberán, en cada caso, determinar la gravedad y la frecuencia de los accidentes de trabajo o de las enfermedades profesionales, de conformidad con el reglamento que se expida. Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa O actividad económica, deberá ser informado por el empleador a la entidad administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en forma simultánea, dentro de los dos días hábiles siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la enfermedad. ARTICULO 44. En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este capítulo, tanto la empresa como los trabajadores, se someterán a las normas de riesgos profesionales del Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución No. 1016 de 1.989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y las demás que con tal fin se establezcan. De la misma manera, ambas partes están obligadas a sujetarse al Decreto Ley 1295 de 1994, y la Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, del Sistema General de Riesgos Profesionales, de conformidad a los términos estipulados en los preceptos legales pertinentes y demás normas concordantes y reglamentarias antes mencionadas.

CAPITULO IX PRESCRIPCIONES DE ORDEN ARTICULO 45. Los trabajadores tienen como deberes y obligaciones lo siguientes: Respeto por la Ciudad el Departamento y la Nación. Respeto por los símbolos patrios de nuestra Nación. Respeto a las autoridades. Respeto y subordinación a los superiores. Respeto a sus compañeros de trabajo. Respeto por las diferencias de religiosas. Respeto por las diferencias de razas. Respeto a los lugares de trabajo. Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo en las relaciones personales y en la ejecución de labores. 10. Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal colaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa. 11. Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, excelente buena voluntad y de la mejor manera posible. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 12 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

12. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa. 13. Recibir y aceptar y acatar las órdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el trabajo, con su verdadera intención que es en todo caso la de encaminar y perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general. 14. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su respectivo Jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos de trabajo. 15. Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe desempeñar sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior, pasar al puesto de trabajo de otros compañeros. 16. Acatar y realizar las exigencias de las Normas de Calidad. 17. Las impartidas en los contratos laborales, convenios y demás.

CAPITULO X ORDEN JERARQUICO ARTICULO 46. El orden Jerárquico de acuerdo con los cargos existentes en la empresa, es el siguiente: Asamblea General de Accionistas, Gerente, Directora Operativa, Ejecutiva Principal y demás funcionarios. PARAGRAFO: De los cargos mencionados, tienen facultades para imponer sanciones disciplinarías a los trabajadores de la empresa: Gerente y Directora Operativa. PARAGRAFO 2: El orden Jerárquico es el estipulado en el Organigrama de la empresa, el cual está contenido en la Norma de Calidad.

CAPITULO XI LABORES PROHIBIDAS PARA MUJERES Y MENORES DE 18 AÑOS ARTICULO 47. Queda prohibido emplear a los menores de dieciocho (18) años y a las mujeres en trabajo de pintura industrial, que entrañen el empleo de cerusa, sulfato de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos pigmentos. Las mujeres sin distinción de edad y los menores de dieciocho (18) años no pueden ser empleados en trabajos subterráneos de las minas ni en general trabajar en labores peligrosas, insalubres o que requieran grandes esfuerzos (ordinales 2 y 3 del artículo 242 del C. S. T.) ARTICULO 48. Respecto a las labores prohibidas para menores de edad, nuestra empresa se acoge a lo consagrado en la Resolución Nro. 01677 de mayo 16 de 2008 y a los lineamientos para obtener permiso de trabajo para menores de edad establecidos por el Ministerio de Protección Social y lo consagrado en Ley 1098 de 2006 – Código de Infancia y Adolescencia con todo lo que tiene que ver al respecto.

CAPITULO XII OBLIGACIONES ESPECIALES PARA LA EMPRESA Y LOS TRABAJADORES ARTICULO 49. Son obligaciones especiales del empleador:

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 13 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores. 2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garantice razonablemente la seguridad y la salud. 3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, el establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación de las autoridades sanitarias. 4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos. 5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos. 6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en los términos indicados en el artículo 31 de este Reglamento. 7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado, e igualmente si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considerará que el trabajador por su culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurrido cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente. 8. Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si para prestar su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminación del contrato se origina por culpa o voluntad del trabajador. Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costear su traslado hasta concurrencia de los gastos que demandaría su regreso al lugar donde residía anteriormente. En los gastos de traslado del trabajador, se entienden comprendidos los de familiares que con él convivieren. 9. Abrir y llevar al día los registros de horas extras. 10. Conceder a las trabajadoras que estén en período de lactancia los descansos ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo. 11. Conservar el puesto a los trabajadores que estén disfrutando de los descansos remunerados, a que se refiere el numeral anterior, o de licencia de enfermedad motivada por el embarazo o parto. No producirá efecto alguno el despido que el empleador comunique a la trabajadora en tales períodos o que si acude a un preaviso, éste expire durante los descansos o licencias mencionadas. 12. Llevar un registro de inscripción de todas las personas menores de edad que emplee, con indicación de la fecha de nacimiento de las mismas. 13. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las leyes. 14. Además de las obligaciones especiales a cargo del empleador, este garantizará el acceso del trabajador menor de edad a la capacitación laboral y concederá licencia no remunerada cuando la actividad escolar así lo requiera. Será también obligación de su parte, afiliarlo al Sistema de Seguridad Social Integral, suministrarles cada cuatro meses en forma gratuita un par de zapatos y un vestido de labor, teniendo en cuenta que la remuneración mensual sea hasta dos veces el salario mínimo vigente en la empresa (artículo 57 del C. S. T.). ARTICULO 50. Son obligaciones especiales del trabajador: 1. Realizar personalmente la labor en los términos y condiciones estipulados.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 14 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

2. Observar los preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden jerárquico establecido. (según lo establece el artículo 46 del Presente reglamento interno de trabajo). 3. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. 4. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes. 5. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros. 6. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime conducentes a evitarle daños y perjuicios. 7. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa. 8. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico de la empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales. 9. Registrar en las oficinas de la empresa, su domicilio de residencia, dirección de residencia, dirección de correo electrónico, número telefónico fijo de la residencia y número telefónico celular; en caso de no tener número de teléfono fijo en el lugar que reside, otorgar a la empresa un número telefónico fijo donde sea posible ubicar al empleado y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra al empleador o sus representantes (artículo 58, C. S. T.). 10. Acatar estrictamente y fielmente las instrucciones dadas por las Normas de Calidad que imponga la empresa. ARTICULO 51. Se prohíbe a la empresa: 1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorización previa escrita de éstos, para cada caso o sin mandamiento judicial, con excepción de los siguientes: 1.1. Respecto de salarios pueden hacerse deducciones, retenciones o compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113, 150, 151, 152, y 400 del Código Sustantivo de Trabajo. 1.2. Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de 50% cincuenta por ciento de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos en la forma y en los casos en que la ley los autorice. 1.3. El Banco Popular de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 24 de 1.952, puede Igualmente ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salario y prestaciones, para cubrir sus créditos en la forma y en los casos en que la Ley lo autoriza. 1.4. En cuanto a la cesantía y las pensiones de jubilación, la empresa puede retener el valor respectivo en el caso del artículo 250 del Código Sustantivo de Trabajo. 2. Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres en almacenes que establezca la empresa. 3. Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se admita en el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de éste. 4. Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en el ejercicio de su derecho de asociación.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 15 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

5. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político o dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio. 6. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo. 7. Hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en los mismos sitios. 8. Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7º del artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo signos convencionales que tienden a perjudicar a los interesados o adoptar el sistema de "lista negra", cualquiera que sea la modalidad que se utilice para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio. 9. Cerrar intempestivamente la empresa. Si lo hiciera además de incurrir en sanciones legales deberá pagar a los trabajadores los salarios, prestaciones e indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa. Así mismo cuando se compruebe que el empleador en forma ilegal ha retenido o disminuido colectivamente los salarios a los trabajadores, la cesación de actividades de éstos, será imputable a aquel y les dará derecho a reclamar los salarios correspondientes al tiempo de suspensión de labores. 10. Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que les hubieren presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentación del pliego y durante los términos legales de las etapas establecidas para el arreglo del conflicto. 11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofenda su dignidad (artículo 59, C. S. T.). ARTICULO 52. Se prohíbe a los trabajadores: 1. Sustraer de la fábrica, taller o establecimiento los útiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin permiso de la empresa. 2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos o de drogas enervantes. 3. Conservar armas de cualquier clase y tipo, en el sitio de trabajo a excepción de las que con autorización legal puedan llevar los celadores. 4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de la empresa, excepto en los casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar de trabajo. 5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores, promover suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaración o mantenimiento, sea que se participe o no en ellas. 6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase de propaganda en los lugares de trabajo. 7. Coartar la libertad para trabajar o no trabajar o para afiliarse o no a un sindicato o permanecer en él o retirarse. 8. Usar los útiles o herramientas suministradas por la empresa en objetivos distintos del trabajo contratado (artículo 60, C. S. T.).

CAPITULO XIII MECANISMOS DE PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL Y PROCEDIMIENTO INTERNO DE SOLUCIÓN ARTÍCULO 53. Los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral previstos por la Empresa constituyen actividades tendientes a generar una conciencia colectiva convivente, que

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 16 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

promueva el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las persona en el trabajo. ARTÍCULO 54. En desarrollo del propósito a que se refiere el artículo anterior, la empresa ha previsto los siguientes mecanismos: 1. Información a los trabajadores sobre la Ley 1010 de 2006, que incluya campañas de divulgación preventiva, conversa torios y capacitaciones sobre el contenido de dicha ley, particularmente en relación con las conductas que constituyen acoso laboral, las que no, las circunstancias agravantes, las conductas atenuantes y el tratamiento sancionatorio, 2. Espacios para el diálogo, círculos de participación o grupos de similar naturaleza para la evaluación periódica de vida laboral, con el fin de promover coherencia operativa y armonía funcional que faciliten y fomenten el buen trato al interior de la empresa. 3. Diseño y aplicación de actividades con la participación de los trabajadores, a fin de: 3.1. Establecer, mediante la construcción conjunta, valores y hábitos que promuevan Vida laboral conviviente; 3.2. Formular las recomendaciones constructivas a que hubiere lugar en relación con situaciones empresariales que pudieren afectar el cumplimiento de tales valores y hábitos y 3.3. Examinar conductas específicas que pudieren configurar el acoso laboral u otros hostigamientos en la empresa, que afecten la dignidad de las personas, señalando las recomendaciones correspondientes. . 4. Las demás actividades que en cualquier tiempo estableciere la empresa para desarrollar el propósito previsto en el artículo anterior. ARTÍCULO 55. Para los efectos relacionados con la búsqueda de solución de las conductas de acoso laboral, se establece el siguiente procedimiento interno con el cual se pretende desarrollar las características de confidencialidad, efectividad y naturaleza conciliatoria señaladas por la ley para este procedimiento. 1.

La empresa tendrá un Comité u órgano de similar tenor, integrado en forma bipartita, por un representante de los trabajadores y un representante del empleador o su delegado. Este comité se denominará "Comité de Convivencia Laboral". 2. El Comité de Convivencia Laboral realizará las siguientes actividades: 2.1. Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la empresa en relación con, el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo, formulando a las áreas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare necesarias. 2.2. Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevención a que se refieren los artículos anteriores. 2.3. Examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos específicos o puntuales en los que se planteen situaciones que pudieren tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral. 2.4. Formular las recomendaciones que se estimaren pertinentes para reconstruir, renovar y mantener vida laboral convivente en las situaciones presentadas, manteniendo el principio de la confidencialidad en los casos que así lo ameritaren.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 17 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

2.5.

Hacer las sugerencias que considerare necesarias para la realización y desarrollo de los mecanismos de prevención, con énfasis en aquellas actividades que promuevan de manera más efectiva la eliminación de situaciones de acoso laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor ocurrencia al interior de la vida laboral de la empresa. 2.6. Atender las conminaciones preventivas que formularen los Inspectores de Trabajo en desarrollo de lo previsto en el numeral 2 del artículo 9° de la Ley 1010 de 2006 y disponer las medidas que se estimaren pertinentes. 2.7. Las demás actividades inherentes o conexas con las funciones anteriores. 3. Este comité se reunirá por lo menos una vez al mes, y designará de su seno un coordinador ante quien podrán presentarse las solicitudes de evaluación de situaciones eventualmente configurantes de acoso laboral con destino al análisis que debe hacer el comité, así como las sugerencias que a través del comité realizaren los miembros de la comunidad empresarial para el mejoramiento de la vida laboral. 4. Recibidas las solicitudes para evaluar posibles situaciones de acoso laboral, el comité En la sesión respectiva las examinará, escuchando, si a ello hubiere lugar, a las personas involucradas; construirá con tales personas la recuperación de tejido convivente, si fuere necesario; formulará las recomendaciones que estime indispensables y, en casos especiales, promoverá entre los involucrados compromisos de convivencia. 5. Si como resultado de la actuación del comité, éste considerare prudente adoptar medidas disciplinarias, dará traslado de las recomendaciones y sugerencias a los funcionarios o trabajadores competentes de la empresa, para que adelanten los procedimientos que correspondan de acuerdo con lo establecido para estos casos en la ley y en el presente reglamento. 6. En todo caso, el procedimiento preventivo interno consagrado en este artículo, no impide o afecta el derecho de quien se considere víctima de acoso laboral para adelantar las acciones administrativas y judiciales establecidas para el efecto en la Ley 1010 de 2006.”

CAPITULO XIV ESCALA DE FALTAS Y SANCIONES DISCIPLINARÍAS ARTICULO 56. La empresa no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en este reglamento, en pactos, convenciones colectivas, fallos arbitrales o en contrato de trabajo (artículo 114, C. S. T). ARTICULO 57. Se establecen las siguientes clases de faltas leves y sus sanciones disciplinarías, así: 1. El retardo hasta de 15 minutos en la hora de entrada sin excusa suficiente, implica por primera vez, multa correspondiente al salario de un día; por la segunda vez, multa dos días de salarios; por la tercera vez se considera despido con justa causa. 2. La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente, implica por primera vez suspensión en el trabajo hasta por tres días y por segunda vez se considera despido con justa causa. 3. La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, implica, por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho días y por segunda vez se considera despido con justa causa.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 18 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

4. La violación leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias implica por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho (8) días y por segunda vez se considera despido con justa causa. La imposición de multas no impide que la empresa prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar. ARTICULO 58. Constituyen faltas graves: 1. El retardo hasta de 15 minutos en la hora de entrada al trabajo sin excusa suficiente, por tercera vez. 2. La falta total del trabajador en la mañana o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente, por segunda vez. 3. La falta total del trabajador a sus labores durante el día sin excusa suficiente, por segunda vez. 4. Violación grave por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias.

PROCEDIMIENTOS PARA COMPROBACION DE FALTAS Y FORMAS DE APLICACION DE LAS SANCIONES DISCIPLINARÍAS. ARTICULO 59. Antes de aplicarse una sanción disciplinaría, el empleador deberá oír al trabajador inculpado directamente y si éste es sindicalizado deberá estar asistido por dos representantes de la organización sindical a que pertenezca. En todo caso se dejará constancia escrita de los hechos y de la decisión de la empresa de imponer o no, la sanción definitiva (artículo 115, C. S. T.). ARTICULO 60. No producirá efecto alguno la sanción disciplinaría impuesta con violación del trámite señalado en el anterior artículo (artículo 115, C. S. T.).

CAPITULO XV RECLAMOS: PERSONAS ANTE QUIENES DEBE PRESENTARSE Y SU TRAMITACION ARTICULO 61. Los reclamos de los trabajadores se harán ante la persona que ocupe en la empresa el cargo de: Gerente, quien los oirá y resolverá en justicia y equidad. ARTICULO 62. Se deja claramente establecido que para efectos de los reclamos a que se refieren los artículos anteriores, el trabajador o trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo. PARAGRAFO: En la empresa no existen prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias.

CAPITULO XVI PUBLICACIONES

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 19 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

ARTICULO 63. Dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la Resolución aprobatoria del presente Reglamento, el empleador debe publicarlo en el lugar de trabajo, mediante la fijación de dos (2) copias de caracteres legibles, en dos (2) sitios distintos. Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijación debe hacerse en cada uno de ellos. Con el Reglamento debe fijarse la Resolución aprobatoria (artículo 120, C. S. T.).

CAPITULO XVII VIGENCIA ARTICULO 64. El presente Reglamento entrará a regir ocho (8) días después de su publicación hecha en la forma prescrita en el artículo anterior de este Reglamento (artículo 121, C. S. T.). CAPITULO XVIII DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 65. Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin efecto las disposiciones del reglamento que antes de esta fecha, haya tenido la empresa. CAPITULO XIX CLAUSULAS INEFICACES ARTICULO 66. No producirán ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al trabajador (artículo 109 C. S. T.).

NOMBRE DE LA EMPRESA: NIT: NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: CEDULA: CARGO: DIRECCIÓN: TELEFONOS: RESIDENCIA: FECHA:

ANGELICA MARIA FLOREZ MENDOZA Asistente Operativa C/c: 1.088.017.559

OFICINA DE NEGOCIOS SAS. 900.619.707-1 JOSÉ FELIPE TREJOS RESTREPO. 10.004.730 GERENTE MZ 1ª CASA 3 BARRIO BELMONTE. 3443065-3205045-312759571 PEREIRA – RISARALDA – COLOMBIA. 12/08/2013.

CÓDIGO:NE-AD-013

VERSIÓN:1

PÁGINA: 20 de 20

FECHA:

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

GILFRANA PATRICIA VANEGAS SOTO Ejecutiva de Cuenta 02. C/c: 1.087.558.016

YULLY ANDREA LONDOÑO CASTRO Ejecutiva de Cuenta 03 C/c: 1.088.231.522

JOSE FELIPE TREJOS RESTREPO Gerente (Representante Legal) C/c 10.004.730

DEISY JULIETH AGUDELO ARTEAGA Directora Operativa C/c: 1.088.007.986

ELABORADO POR: Natalia Valencia Restrepo Christian Camilo Torres CARGO: Coordinadores SIG

FIRMA:__________________

FIRMA:__________________

REVISADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

APROBADO POR: José Felipe Trejos Restrepo

CARGO: Director de Calidad

CARGO: Gerente General

FIRMA:

FIRMA: