Non‐Harassment Training For  Managers & Supervisors © 2011 RSJ/Swenson LLC This seminar, like all materials, training, and services offered by RSJ/Swenson are offered and sold with the  understanding that it is not engaged in rendering legal counseling or other professional service.  If legal  counseling or other professional assistance is required, the services of a competent practitioner in the relevant  area should be sought.

Please visit us at www.rsjswenson.com

Overview of Today’s Webinar „

Definitions of unlawful sexual harassment under  federal  „

„ „

„ „

We’ll also refer to California law

How to recognize unlawful sexual harassment Employer obligation to prevent and correct  workplace sexual harassment Complaint process Limited confidentiality

Overview, continued „ „ „ „ „ „ „

Remedies available   No retaliation Strategies to prevent sexual harassment Landmark Cases  Your Non‐Harassment Policy “What would you do?” Scenarios Quiz

California’s AB 1825 „

Sexual Harassment training required  „

Any organization with 50 or more employees „

„ „

„

„

Including independent contractors and temps

Each Supervisory Employee, Every Two Years New Supervisory Employees must be trained  with six months of hire/promotion

Must be effective interactive training (videos  aren’t good enough) Special requirements for trainers, as well

Federal Law „

„

Federal law against sexual harassment  evolved from the Civil Rights Act of 1964,  also known as Title VII  Equal Employment Opportunity Commission  (EEOC) enforces Title VII 

EEOC Definition of Sexual  Harassment „

Unwelcome sexual advances, requests for  sexual favors, and other verbal or physical  conduct of a sexual nature constitute sexual  harassment when this conduct: „

„

„

Explicitly or implicitly affects an individuals  employment; Unreasonably interferes with an individuals work  performance; or Creates an intimidating, hostile, or offensive work  environment.

California’s Fair Employment and Housing Act (FEHA)  bans employment discrimination and based on: „ „ „

Age Color Disability „ „

„

Medical Condition „

„

Mental & Physical Includes HIV/AIDS

Cancer, genetic characteristics

Race

„ „ „ „ „

Sexual Orientation Ancestry Religious creed National Origin Sex

FEHA Protects: „

Members in the protected categories;

„

Perceived members in one or more  protected class; A person who is associated with a person  who has, or is perceived to have, any of  FEHA’s protected characteristics. 

„

Three Types of Harassment „ „ „

Verbal Physical Sexual

To Whom Does FEHA Apply? „

„

All employment provisions of FEHA apply to  employers with five or more full‐time or part‐time  employees. FEHA’s anti‐harassment provisions apply to all  employers with only one or more employees.

The DFEH definition of sexual  harassment: „

„ „

Unwanted and unwelcome visual, verbal or  physical conduct that is sex‐based or of a sexual  nature; Requests for sexual favors; or Offensive third‐party conduct to which the victim is  subjected.

How to recognize workplace Sexual  Harassment „ „ „ „ „ „

Unwanted sexual advances Visual conduct  Verbal conduct Written conduct Physical conduct Other types of conduct.

Who is Protected from  Unlawful Harassment? „ „ „ „

Employees Job Applicants Independent Contractors Third Parties „

Customers, vendors, visitors, etc.

Potential Sexual Harassers Supervisors

Customers

Other Employees

Employee Vendors

Former Employees

Co‐workers

Who is Liable for Unlawful Harassment? „ „ „

Employers Dual employers Individuals can be held personally liable for  sexual harassment

Employer Liability „

„

Employer can be liable for conduct of supervisors  and managers; AND Employers can be liable for sexual harassment by a  coworker, vendor, customer, or visitor, if the  employer knew about the conduct and failed to  take immediate and appropriate corrective action. 

Two broad categories of Sexual  harassment:  „ „

Quid pro quo Hostile work environment

“Quid Pro Quo” „

Means “something for something” „

„ „

Or “This For That”

Most obvious form of harassment Typically occurs when a person with the  power to influence an employment decision  or condition seeks a sexual favor in return  for a positive outcome.

Quid Pro Quo Harassment When an employee is forced to choose  between giving in to a superior’s sexual  demands and forfeiting an economic  benefit such as a pay increase, a  promotion, or continued employment. „ Employers are strictly liable „

Examples of quid pro quo  harassment

Hostile Work Environment „

„ „

Employee was subjected to sexual advances,  requests for sexual favors, other verbal or physical  conduct of a sexual nature, or where non‐sexual  abusive conduct imposes a greater burden on one  sex than the other; Conduct was unwelcome; and Conduct was sufficiently severe or pervasive to  alter the conditions of the victim’s employment  and create an abusive working environment.   

Hostile Work Environment „

Occurs when sexual or other discriminatory  conduct is so severe and pervasive that it  interferes with an individual’s performance;  creates an intimidating, threatening, or  humiliating work environment; or  perpetuates a situation that affects the  employee’s psychological well being.   

Ellison v. Brady „ „

Reasonable Woman Standard California 9th Circuit Court of Appeals said: „

Would a “reasonable woman” consider the  conduct sufficiently severe or pervasive to  create a hostile or abusive working  environment?

Non‐Sexual Gender Stereotyping „

„

„

„

Negative gender‐specific comments and  gender stereotyping also can lead to claims  of sexual harassment in the workplace. Statements such as “that’s a man’s job – a  woman could never handle it” or; “women are too sensitive to handle  pressure jobs” or; “men are pigs and cannot be trusted”  

Harris v. Forklift Systems, Inc. „

„

The U.S. Supreme Court stated that the  plaintiff was not required to prove  psychological trauma in order to have a valid  claim of harassment.  The two standards the court used to  determine sexual harassment in this was the  "reasonable person" standard and the  victim's feeling that he or she was abused. 

Sexual harassment can occur in a variety of  circumstances: „

„

„

„

„

The victim as well as the harasser may be a woman or a  man. The victim does not have to be of the opposite sex. The harasser can be the victim's supervisor, an agent of the  employer, a supervisor in another area, a co‐worker, or a  non‐employee.  The victim does not have to be the person harassed but  could be anyone affected by the offensive conduct.  Unlawful sexual harassment may occur without economic  injury to or discharge of the victim.  The harasser's conduct must be unwelcome. 

Oncale v. Sundowner Offshore  Services „

Same Sex Harassment „

Even without motivation of sexual desire

Employer’s Obligation to Prevent and  Correct Workplace Sexual Harassment „

„

FEHA requires that employers “take all reasonable  steps to prevent discrimination and harassment  from occurring.”  When an employer is aware of an allegation of  harassment, the employer must take “immediate  and appropriate corrective action” to stop the  harassment and protect the complainant from  being further victimized. 

Employer Posting and Notice  Requirements „

„

EEOC requires employers post a prevention  notice and advise emnployees of their right  to a harassment‐free workplace California employers are required to provide  employees with an information sheet on  sexual harassment  „

RSJ/Swenson website

Three Steps Employers Can Take

„ „

„

Issue a formal sexual harassment policy Establish a complaint process that provides  for prompt, thorough, and impartial  investigation. Conduct training on the subject of sexual  harassment. 

What Is Your Organizations  Non‐Harassment Policy? …and what should it include?

Establish A Complaint Procedure „ „

„

„

Take all complaints seriously Do not ignore a complaint or conclude that it’s not  your place to do anything about it Do not discount claims by “trouble makers” or  employees having difficulty at work Supervisors must take “reasonable care”

What is “Reasonable Care”? „

„ „

You must do something when you learn  about harassment; You are responsible; You have to pay attention

Investigation Procedure „

„

„

Actively encourage victims of sexual  harassment to report the behavior. Identify more than one person to whom the  behavior should be reported. Apply policy neutrally and consistently.

Retaliation Occurs When An: „

„

„

Employer takes adverse actions against an  employee because s/he complained of unlawful  discrimination or harassment. Employee suffers adverse employment action  because of her/his participation in an investigation  into a harassment or discrimination complaint,  such as by giving information in an interview. Employer takes adverse action against someone  because of his/her association with or sympathy for  a person protected under the law. 

Retaliation „

„

Burlington Northern & Santa Fe Railway v.  White RSJ/Swenson Retaliation Investigation „

The missing computer files

Express Disapproval „ „

„ „

Take down offensive jokes and cartoons. If you overhear sexually explicit conversations or  language that it is inappropriate in the workplace. If you hear discriminatory language. Do not laugh at racy jokes, no matter who tells  them.  „ „ „

You are a role model You set the tone.  Say it is not okay.

What Not To Do „

„

„

If you get a complaint, do not suggest that it  is trivial or that the complaining person has  simply misinterpreted the facts. Do not ignore it or conclude that it is not  your place to do anything about it.  Do not discount claims made by “trouble  makers” or by employees who are having  other difficulties at work. 

What would you do? „

A co‐worker from another department  keeps asking one of your employees out and  brings candy. Your employee is not  interested and you are on a diet. 

What Would You Do? „

You receive a sexual joke as an e‐mail  attachment

What would you do? „

A co‐worker checks personal e‐mail at work  and occasionally opens mail from friends  that contain pornographic pictures. He shuts  them down quickly and no one has  complained of seeing one. 

What would you do? „

Your best employee has approached you with a  problem. She is being hit on by her department  supervisor, but she doesn’t want you to do  anything. She just wants it to be on record that she  told someone. She’s handling the situation, and  she asks you to promise not to discuss the matter  with anyone. 

Which of these behaviors would you  consider sexual harassment? „ „ „ „

Making unwanted sexual overtones Telling sexually explicit jokes Touching a co‐worker suggestively Male or female “bashing

Maybe, maybe not. Any of these behaviors  could be examples of sexual harassment.  Then again, any could be the result of: „ „ „

Simple misunderstanding Poor judgment Ignorance

What offends one person may seem  funny to another „

One guideline: „ „

“Mother, wife, or daughter test” Is this something that you would do or say in  front of your mother, wife, or daughter?  „

„

If not, chances are good that the behavior or  language is not appropriate. 

It’s How It’s Perceived

Legal experts agree that the person who is  the target of sexual jokes, innuendoes,  suggestions, or other gender based actions  determine what harassment is by the way he or she responds. 

What Happens If Harassment Claims Are  Filed? „

Major costs and exposure to business

„

Owners, Managers and Supervisors can be  held personally liable as well!

Remedies Available for Sexual  Harassment „ „ „ „ „ „ „ „ „

Hiring Back Pay Front Pay Reinstatement Cease and Desist Orders Damages for emotional distress Reasonable attorney fees and costs Expert witness fees Administrative fines and Court ordered Punitive Damages

Recent California Cases „ „

Robb v. Starbucks Corp. Hope v. California Youth Authority

A male employee tells an off‐color joke in  front of a female co‐worker: Is this a case of  sexual harassment? „ „

Yes No

A male employee tells an off‐color joke in  front of a female co‐worker: Is this a case of  sexual harassment? „

Yes.  The male employee was engaging in  unprofessional behavior and exercising poor  judgment. 

What do you see? 

What Is Your Process? „ „ „ „ „

Report it to your supervisor/ED Act quickly Consult counsel/HR rep Consider a third‐party investigator AVOID RETALIATION

RSJ/SWENSON „ „ „ „ „

HR & Management Consulting On‐Site Training Independent Workplace Investigations The “Chapman Hotline” www.rsjswenson.com „

Click “Chapman Benefits Clients” at bottom of  the page

Questions?