Nombre: Juan Alfonso Torres Granados

Nombre: Juan Alfonso Torres Granados. Matricula: 1203-1500-1100. Número y nombre de la Materia: 1113- Auditoria Administrativa Fecha: 30 de Agosto ...
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Nombre: Juan Alfonso Torres Granados.

Matricula: 1203-1500-1100.

Número y nombre de la Materia: 1113- Auditoria Administrativa

Fecha: 30 de Agosto del 2013.

Capítulo 1 Rendimiento del desempeño organizacional Describe los conceptos de eficacia y eficiencia y la relación que existe entre ellas. Eficacia: Hacer lo que es es apropiado, las actividades de trabajo que ayudan a la organización a lograr sus objetivos. Es la medida o grado en el que una organización alcanza sus objetivos. Es el grado en que un administrador alcanza sus objetivos. Eficiencia: Significa hacer las cosas bien y se refiere a la relación que existe entre insumos y producción La relación entre insumos y productos , cuyo propósito es minimizar el costo por concepto de recursos. La cantidad de recursos que se emplean para obtener una unidad de producto. El grado en el cual los recursos organizacionales contribuyen a la propiedad. Desde el momento en el que los administradores se encargan de obtener recursos organizacionales que son escasos (personal, material, dinero) están comprometidos con su uso eficiente, los gerentes también están interesados en conseguir que las actividades se concluyan es decir buscan la eficiencia. En consecuencia la eficacia y la eficiencia están relacionadas entre si. Describe cuáles serían los resultados de la auditoría administrativa una vez llevada a cabo. 1.- Conocer el grado en el que se han alcanzado los objetivos 2.- Revisar las políticas y sus practicas, tanto para verificar su cumplimiento , como para su adecuación. 3.- Identificar las aéreas funcionales que necesitan apoyo. 4.- Saber si los sistemas y procedimientos son eficientes. 5.- Crear nuevas estrategias rentables de comercialización y distribución. 6.- Conocer el comportamiento humano. 7.- Determinar la confiabilidad del sistema de información administrativa. 8.- Medir de grado en grado en que son efectivos los controles administrativos en rigor. 9.-Medir el uso adecuado del personal en áreas funcionales. 10.-Concentar esfuerzos para mejorar la productividad. 11.- Conocer la posición que tiene la empresa en ele mercado en el que se desenvuelve,

Capítulo 2 Teoría de la auditoría administrativa Actividades a desarrollar: Describe la clasificación de factores internos y externos de control administrativo dentro de una empresa Factores internos 1.-Sistema de planeación 1.1.-Planeacion estratégica y táctica 1.2-Fijacion de objetivos-planes-políticas 1.3-Establecimiento de: procedimientos-programa presupuestos. 2-Sistema de organización 2.1-Division del trabajo 2.2- Jerarquización 2.3-Deparatamentalizacion 3-Sistema de dirección. 3.1-Mando o autoridad 3.2-Motivacion 3.3-Comunicación 3.4-Supervision 4-Sistemas de control 4.1-Establecimiento de normas 4.2-Comparacion de resultados 4.3-Medicion y corrección 5-Sistemas operacionales 5.1-Produccion 5.2-Ventas 5.3-Compras y abastecimiento 5.4-Credito y cobranza

5.5-Recursos humanos 5.6-Finanzas 6-Factor analítico 6.1-Sistemas y procedimientos 6.2-Actividades 6.3-Simplificacion administrativa Factores externos 7- Medio ambiente 7.1- Función social 7.2-Mercados 7.3-Competencia Capítulo 3 Generalidades sobre control Investiga la definición de control, planeación. Control: Es el proceso por medio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que han planeado. Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes , diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias Es la función administrativa que mantiene la actividad organizacional dentro de limites tolerables, al compararlos con las expectativas. Planeación: Es todo un proceso para decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y como. Implica la fijación de objetivos, desarrollo de políticas, establecimiento de procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos. Describe el proceso, características, técnicas y elementos de control. Proceso de control: 1.- Establecer normas 2.- Medir el desempeño 3.-Comparar lo realizado con las normas 4.-Tomar medidas correctivas

Características 1.- Deber ser oportunos 2.- Seguir una estructura orgánica 3.- Ubicación estratégica 4.-Un control debe ser económico 5.-Revelar tendencias y situaciones 6.- Hacer resaltar la excepción Técnicas de control: 1.- Planes 2.- Pronósticos 3.- Observación personal 4.- Los informes 5.-Programas de auditoria 6.-Analisis de índices 7.-Analisis del punto de equilibrio 8.-Analisis de redes Elementos de control:



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El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación: Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros. Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros. Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.





Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado. Capítulo 4 Concepto de la auditoria administrativa Actividades a desarrollar: Investiga las diferentes clases de auditoría sus antecedentes y significado. Antecedente * En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; * Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente; * En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimular la productividad de la empresa; * En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable; * En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones; * En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administración; * En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos de preguntas para captar información en una empresa; * En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por Comparación e Ideal; * En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la auto auditoría; * En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa; * En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la eficiencia en una organización productiva; * En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidades de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones;

* En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura; * En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa; * En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia; * En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa; * En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones; * En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría; * En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; * En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente; * En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público; * En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos; * En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias; * En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo; * 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica.

Clases de auditorias: 1.- Auditoria financiera: Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa. 2.-Auditoria interna: Proviene de la auditoria financiera y consiste en una actividad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, a fin de revisar la contabilidad , las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administración. 3.-Auditoria de operaciones: Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan y determinar que condiciones pueden mejorarse. 4.- Auditoria administrativa: Se define como un examen detallado de la administración de un organismo social realizado por un profesional de la administración, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus métodos y controles y su forma de operar. 5.- Auditoria Fiscal: Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista del fisco. 6.- Auditoria de resultados de programas: Implica la eficiencia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, en relación con el avance del ejercicio presupuestal. 7.- Auditoria de legalidad: Este tipo de auditoria tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que sean aplicables. 8. Auditoria Integral: Es un examen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados. Las relaciones de rendición de cuentas son razonablemente cumplidas.

Capítulo 5 Por qué se evalúa a la empresa Actividades a desarrollar: Describe la necesidad los objetivos e importancia de evaluar a una empresa. Necesidad: Toda empresa en general, sea pequeña, mediana o grande y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con las necesidades de evaluar su situación. Todos los jefes de empresas saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Tanto en crisis como en el éxito. Resulta imprescindible analizar con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y sus causas. El objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna función del organismo social examinando e indicando sus posibles correcciones. También puede ayudar a la dirección superior a fin de que logre una administración eficaz y eficiente. Capítulo 6 Diferencia entre la auditoría financiera y la administrativa Actividades a desarrollar: Investiga la diferencia que existe entre auditoria administrativa y financiera, sus conceptos, objetivos y desventajas. La auditoria financiera: Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de estas para poder informar sobre los mismos. Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero. La auditoria administrativa: Es la técnica que observa hacia adelante y es claramente constructiva en su concepto. En términos generales, proporciona una evaluación cuantitativa de la eficiencia con la que la unidad administrativa se desarrolla. Su objetico es proporcionar un panorama administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con que se opera cada una de los funciones.

Desventajas: Auditoria financiera 1.- No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa. 2.-No controla los elementos esenciales de la administración fuera de los fiscales 3.- Se orienta mas hacia lo sucedido. 4.- Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa. 5.-No lleva a cabo un análisis comparativo 6.-Carece de análisis de integración evaluando eficiencia de la funcionalidad dentro de la empresa. 7.-Falta de análisis interpretativo relacionando importante datos fiscales con decisiones recientes La diferencia: En la mayoría de las empresas se practican auditoria de sus cuentas financieras cuando menos una vez al año. Un inventario periódico del activo fijo es decir una auditoria contable. Hoy en día existen herramientas para mejorar la eficacia, eficiencia y productividad. La diferencia es que la auditoria administrativa es un examen y evaluación sistemático de un organismo social Y la auditoria financiera Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de estas para poder informar sobre los mismos.

Capítulo 7 La auditoría administrativa interna y externa Describe el éxito, beneficios y la efectividad de la auditoría interna y externa Auditoria interna: Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la contabilidad, las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección. El beneficio es proporcionar medios de control interno y determinar la efectividad de otros controles. 1.- Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados. 2.- Hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas, etc. 3.- Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y sis es necesario un medio de facilitar la descentralización de operaciones.

Auditoria externa: Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente. Esta consultoría deber ser llevada a cabo por una profesional que cuente con las competencias y pericia técnica para hacerlo.

Capítulo 8 Realiza un resumen de los diferentes tipos de enfoques, criterios, ventajas y desventajas para el tratamiento de auditorías administrativas Factores a revisar en la auditoria administrativa: 1.- Planes y objetivos 2.- Estructura orgánica 3.- Políticas 4,. Sistemas y procedimientos 5.- Métodos de control 6.-Formas de operación 7.- Recursos Humanos y materiales Criterios: 1.- Que la auditoria administrativa debe versar sobre algo objetivo y mesurable 2.-Que debe referirse al presente y al pasado, pero no al futuro 3.- Que debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las diversas categorías del publico interesado. Enfoques: Norbeck: Recomienda el siguiente esquema en su obra. 1.- Estudio preliminar y revisión de la naturaleza general de la operación o de los problemas. 2.- Análisis de los resultados del estudio inicial, se presupuesta el tiempo y dinero necesarios para una auditoria subsecuente realizada con mas profundidad. 3.- Se inicia entonces con una auditoria afondo.

Análisis factorial Esquema General: 1.- Medio ambiente 2.- Política y dirección. 3.- Programas y procesos 4.- Financiamiento 5.-Medios de producción 6.-Fuerza del trabajo 7.-Suministros 8.-Actividad productora 9.-Mercado 10.-Contabilidad y estadística

Fernández Arena Esquema de estudio. 1.- Objetivos de la empresa A.-Servicios B.-Sociales C.-Económicos 2.-La dirección 3.- Los recursos (Humanos, materiales y técnicos) 4,. El proceso administrativo

Capítulo 9 La auditoría administrativa, práctica natural del licenciado en administración Describe los alcances, limitaciones y beneficios de la auditoría administrativa Beneficios: 1.- Conocer la capacidad de sus funcionarios para planear, organizar, articular, dirigir y controlar 2.-Detectar cuando surge una situación perjudicial o peligrosa y cuando se agrava por circunstancias desfavorables. 3,. Identificar en puntos débiles en su personal, finanzas, ventas y operaciones 4.- Conocer los niveles de operación críticos 5.- Identificar métodos deficientes , inadecuados y costosos Limitaciones son las siguientes: 1.- Limitaciones de tiempo: Deben de realizarse de manera periódica en forma tal que los problemas administrativos pueden detectarse antes de que hagan crisis. 2.-Limitaciones de costo: El costo de realizar una auditoria debe presupuestarse al igual que otros gastos de la empresa, de tal manera que este gasto este controlado. Capítulo 10 El proceso de la auditoria administrativa Actividades a desarrollar: Realiza una síntesis del proceso de la auditoría administra

Fases del proceso de la auditoria administrativa

1.- Fase de identificación: 1.1-Estudio preliminar 1.2- Diagnostico 2.- Fase de planeación: 2.1.-Planeacion 2.2- Programación 3.- Fase de desarrollo 3.1-Obtencion de datos 3.2-Analisis de datos 3.3.-Informe de auditoria 4.- Fase de seguimiento 4.1-Implantacion de recomendaciones.

Capítulo 11 Técnicas para obtener información Realiza un breve resumen de las técnicas para la obtención de información. 1.- Investigación documental: Recopilar datos a través de la consulta de documentos acerca del fenómeno que son objetos de estudio. 2.-Observacion: Observar los fenómenos en cuestión a fin de determinar si existe una adecuación entre ella y la hipótesis. 3.- Correlación: Técnica mas precisa de investigación documental y la observación, pero sus resultados tienden a ser mas estrechos. 4.- Experimentación: Tiene la capacidad de indicar la casualidad investigando variables independientes en condiciones controladas.

Describe las técnicas de análisis administrativo TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE ADMINISTRACIÓN A. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO 1- ¿Qué es? El Diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra. Este diagrama construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica. 2- Características A continuación se citan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta, que son:  



Impacto visual: Muestra las interrelaciones entre un efecto y sus posibles causas de forma ordenada, clara, precisa y de un solo golpe de vista. Capacidad de comunicación: Muestra las posibles interrelaciones causa-efecto permitiendo una mejor comprensión del fenómeno en estudio, incluso en situaciones muy complejas. Centra la atención de todos los componentes del grupo en un problema específico de forma estructurada y sistemática

3- ¿Como se aplica? Este tipo de diagrama se utilizara para Establecer claramente el problema (efecto) que va a ser analizado, siguiendo los pasos: 1. 1. Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha. 2. Haga una “Lluvia de ideas” para identificar el mayor número posible de causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema, preguntando “¿Por qué está sucediendo?”. 3. Agrupe las causas en categorías. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: máquina, mano de obra, método y materiales. Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada una de las causas encontradas. 4. Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal. Se pueden añadir la causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario.

4- ¿Para que sirve? Este diagrama sirve para:        

Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema. Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones. Analizar procesos en búsqueda de mejoras. Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones – muchas veces – sencillas y baratas. Educa sobre la comprensión de un problema. Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva. Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema. Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada etapa del proceso.

B. DIAGRAMA DE RELACIONES 1- ¿Qué es? El Diagrama de Relaciones es una representación gráfica de las posibles relaciones cualitativas causa-efecto entre diversos factores y un fenómeno determinado y de dichos factores entre sí 2- Características A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta.  



Creatividad: El método seguido para su construcción permite expresar opiniones libremente y fomenta el desarrollo de ideas nuevas. Impacto visual: Presenta problemas o situaciones complejas de forma clara, concisa y ordenada, facilitando una visión global del conjunto de elementos implicados y sus interrelaciones. Facilita el consenso: El carácter participativo e iterativo del proceso de construcción ayuda a la eliminación de prejuicios y a la obtención de consenso

3- ¿Como se aplica? La construcción del diagrama de relaciones debe de incluir los siguientes pasos: Paso 1: Construcción del Diagrama de Afinidad. Paso 2: Preparación del Diagrama de Afinidad. Paso 3: Ya que se han seleccionado y distribuido las tarjetas se inicia la comparación entre títulos. Las preguntas que se pueden realizar para saber si existe realmente una relación entre ellas son: ¿Existe relación causa efecto entre los dos títulos?, ¿Si es así, cuál es la causa y cuál el efecto? Estas preguntas se repiten durante la comparación de

todas las tarjetas entre sí, pero siempre, siempre deben de ser parejas. Si existe una relación causa efecto entre una pareja de tarjetas, se trazará una flecha que sale de la tarjeta considerada como causa y llegará a la tarjeta efecto. Paso 4: Interpretación: Hay que identificar las tarjetas con mayor número de flechas de llegada y estas tarjetas se llamarán efectos principales. 4- ¿Para que sirve? El Diagrama de Relaciones es una técnica que permite entender las relaciones causaefecto existentes entre los diferentes factores causales de un problema, es conocido también como Diagrama de Interrelaciones o Diagrama de Causa Efecto Multidireccional. Esta técnica se puede aplicar cuando:    

Un problema es complejo y existe dependencia entre las diferentes causas. Se ha percibido que el tema de estudios no es una causa sino un síntoma. Cuando se cree que existe una causa raíz que no ha sido identificada. Cuando existen numerosas opiniones verbales sobre el tema y es necesario priorizar estos aportes.

Un Diagrama de Relaciones proporciona un conocimiento común sobre un problema, o situación, mostrando las posibles relaciones existentes entre los elementos que lo configuran y definen. Su utilización ayuda en el análisis y organización de la búsqueda de soluciones o de las acciones necesarias para lograr un objetivo, pero no las identifica ni proporciona respuesta a preguntas C. DIAGRAMA DE PARETO 1- ¿Qué es? El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades. El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza. Con esto estableció la llamada “Ley de Pareto” según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad. 2- Características El Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.

3- ¿Como se aplica? Se aplica de la siguiente forma:      

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Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado. Reunir datos y ordenar los datos de la mayor categoría a la menor. Totalizar los datos para todas las categorías. Calcular el porcentaje del total que cada categoría representa. Trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario – y secundario). Trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia, de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías. Trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100% Trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta) Dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos. Analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”

4- ¿Para que sirve? Una gráfica de Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que un equipo sepa dónde dirigir sus esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el 80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el 80% de los problemas. La gráfica es útil al permitir identificar visualmente en una sola revisión tales minorías de características vitales a las que es importante prestar atención y de esta manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar acabo una acción correctiva sin malgastar esfuerzos. D. TEORÍA DE COLAS O DE LÍNEAS DE ESPERA 1- ¿Qué es? La teoría de colas es el estudio matemático del comportamiento de líneas de espera. Esta se presenta, cuando los “clientes” llegan a un “lugar” demandando un servicio a un “servidor”, el cual tiene una cierta capacidad de atención. Si el servidor no está disponible inmediatamente y el cliente decide esperar, entonces se forma la línea de espera. El origen de la Teoría de Colas está en el esfuerzo de Agner Kraup Erlang (Dinamarca, 1878 – 1929) en 1909 para analizar la congestión de tráfico telefónico con el objetivo de cumplir la demanda incierta de servicios en el sistema telefónico de Copenhague. Sus investigaciones acabaron en una nueva teoría denominada teoría de colas o de líneas de espera. Esta teoría es ahora una herramienta de valor en negocios debido a que un gran

número de problemas pueden caracterizarse, como problemas de congestión llegadasalida. 2- Características A lo largo del tiempo se producen llegadas de clientes a la cola de un sistema desde una determinada fuente demandando un servicio. Los servidores del sistema seleccionan miembros de la cola según una regla predefinida denominada disciplina de la cola. Cuando un cliente seleccionado termina de recibir su servicio (tras un tiempo de servicio) abandona el sistema, pudiendo o no unirse de nuevo a la fuente de llegadas. 3- ¿Como se aplica? Un sistema de colas puede dividirse en dos componentes principales: La cola y La instalación del servicio. Los clientes o llegadas vienen en forma individual para recibir el servicio. Los clientes o llegadas pueden ser Personas, Automóviles, Máquinas que requieren reparación, Documentos y Entre muchos otros tipos de artículos Si cuando el cliente llega no hay nadie en la cola, pasa de una vez a recibir el servicio, Si no, se une a la cola. Es importante señalar que la cola no incluye a quien está recibiendo el servicio. Las llegadas van a la instalación del servicio de acuerdo con la disciplina de la cola. Generalmente ésta es primero en llegar, primero en ser servido pero puede haber otras reglas o colas con prioridades 4- ¿Para que sirve? Dada la función de costes anterior, los objetivos de la Teoría de Colas consisten en:   

Identificar el nivel óptimo de capacidad del sistema que minimiza el coste global del mismo. Evaluar el impacto que las posibles alternativas de modificación de la capacidad del sistema tendrían en el coste total del mismo. Establecer un balance equilibrado (“óptimo”) entre las consideraciones cuantitativas de costes y las cualitativas de servicio.

E. TEORÍA DE LOS GRAFOS 1- ¿Qué es? Los grafos son modelos matemáticos de numerosas situaciones reales: mapa de carreteras, plano de la red del metro, circuito eléctrico, red telefónica, etcétera. Esta teoría se centra sobre todo en estructuras; un grafo es un modelo que nos permite apreciar diferentes aspectos del fenómeno estudiado, es un conjunto de puntos (vértices) que conceptualmente representan los elementos del sistema (contenidos, habilidades, procesos, objetivos, productos, etc.) y de segmentos (ramas o arcos) que los interconectan, los cuales indican sus relaciones.

2- Características Si el grafo tiene una dirección determinada, se llama digrafo y las líneas son flechas. La figura de un grafo sugiere una red de comunicación o mapa organizador. Un grafo, más que una estructura geométrica, es una estructura topológica, ya que la distancia entre los puntos conectados no forma parte de su definición. Unicamente se señala el hecho de que dos puntos están o no conectados; estas características topológicas son con frecuencia las más importantes en la descripción de varios sistemas. 3- ¿Como se aplica? Un grafo se puede representar de varias formas. De ellas, las más frecuente e intuitiva, aunque no operativa para el uso del ordenador, es mediante un diagrama en el que aparezca un punto por cada vértice y una línea entre cada dos vértices unidos. 4- ¿Para que sirve? La teoría de grafos, debido a su versatilidad para representar estructuras, ha sido usada para identificar relaciones entre elementos y es uno de los fundamentos de la reticulación. A través de este análisis podemos detectar aquellos vértices que, si tienen un grado positivo muy alto, son fundamentales como originadores de otros (por ejemplo el elemento A); si tienen un grado negativo muy alto, tienen también gran importancia puesto que representan las síntesis o integraciones de los anteriores (como en el caso del elemento D), y si tienen grados -ya sea positivos o negativos- bajos (como los vértices B y C), son elementos puente o de conexión. Capítulo 12 Métodos de análisis Describe las cualidades que debe tener el auditor administrativo para realizar funciones de analista. 1.- Tener capacidad intelectual para descubrir los factores esenciales en sus problemas. La falta de esta cualidad puede hacerlo incurrir en una grave perdida de tiempo 2.- Sentido común: Permitir evaluar correctamente las situaciones en su verdadera perspectiva. 3.- Creatividad: Concebir esquemas teóricos y proponer hipótesis de trabajo. 4.-Trabajo en equipo 5.- Escéptico y aceptar resultados con validez. 6.- Pensamiento abstracto 7.-Buena educación.

Realiza un resumen del proceso, técnicas e instrumentos de análisis de la auditoria administrativa Secuencia: 1.- Conocer el hecho o situación que analiza 2.-Describir ese hecho o esa situación 3.- Descomponer a fin de conocer los detalles 4.- Examinar críticamente y comprender cada elemento. 5.- Ordenar cada elemento 6.- Definir las relaciones que operan entre cada elemento 7.- Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas. Técnicas 1.- Medición del trabajo 2.- Análisis de sistemas 3.-Investigacion de operaciones 4.- Organigramas 5.- Socio gramas 6.- Cuadros de distribución de actividades 7.- Diagramas de flujos 8.-Diagramas de distribución de espacios 9.-Cuadros estadísticos 10.-Arbol de decisiones 11.-Redes para el análisis lógico de problemas

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Capítulo 13 Tipos de auditoría administrativa Describe la naturaleza y enfoques de la auditoría administrativa. 1.- Auditoria del proceso administrativo: Consiste en realizar un examen y evaluación de las funciones administrativas a fin de detectar deficiencias e irregularidades. 2.-Auditoria Funcional: Exámenes y evaluaciones de los sistemas funcionales. 3.-Auditoria de estructuras y procesos: Examen y evaluación del sistema operativo. 4.-Auditoria del entrono: Evaluación de factores externos. Investiga cuál es el objetivo de la auditoría de compras. Examinar y evaluar si la función de compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y a precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia. Para esto deberán examinarse sistemáticamente los procedimientos de requisiciones de materiales, orden de compras, las formas utilizadas, cotizaciones, etc. Realiza una síntesis sobre el alcance de la auditoria de recursos humanos. Es un examen objetivo, minucioso y lógico de los objetivos, políticas, sistemas, controles, aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a sus cargo la responsabilidad de los recursos humanos, constituyendo un instrumento de la función de control El área de recursos humanos es donde un organismo invierte mayor suma de dinero y de esfuerzos sin que los resultados obtenidos sean proporcionales.

Capítulo 14 Auditoría del proceso de administración Describe los factores internos y externos del examen de evaluación del proceso administrativo. Factores internos: 1.- Funcional 2.- Procesal 3.- Analítico Factores externos: 1.-Medio ambiente

Describe cuál es el objetivo del proceso de la planeación. El objetivo del proceso de planeación “es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que requiere la orientación para los esfuerzos de un dirigente” Describe la definición de auditoria administrativa

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.  Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:“ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.  Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.  Norbeck: “La Auditoria administrativa es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.  William P. Leonard: “La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.  Instituto Americano de la Administración: “Cualquier empresa, de cualquier índole, tiene áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la administración”.  Análisis de la Excelencia de la Revista Fortune: “Apreciación de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputación de una empresa”.  Auditoria del Control de la Calidad Total: “Seguimiento del proceso de control de la calidad; con un diagnóstico que busca las fallas en la calidad y su corrección.”.  Análisis Factorial del Banco de México: “Una investigación concisa de investigación industrial la enunciaría como un análisis de potencialidad de la productividad.  José Antonio Fernández Arena: “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución”.  E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los

campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.  Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes

Capítulo 15 Auditoría analítica Describe todos los niveles de control. 1.- Control estratégico Se comparan los objetivos, planes, programas estratégicos con la posición de la organización en relación con el entorno en que viene operando. 2,. Control administrativo: Se comparan los resultados de las acciones llevadas a cabo como consecuencia de decisiones. 3.- Control operativo: Se comparan resultados de las acciones realizadas como consecuencia de decisiones operativas. Describe los objetivos de la auditoria analítica. Es fundamentar una opinión solida sobre la actuación del sistema operativo. Esta es la razón principal por la que la auditoria analítica existe. Investiga los elementos que deben ser objeto de examen en la auditoría administrativa. 1.-Organización 2.-Componentes del trabajo de oficina 3.-Procedimientos 4.-Manuales administrativos 5.-Simplificacion del trabajo administrativo 6.-Utilizacion de maquinas Capítulo 16 Auditoría del entorno

Describe cuáles son los factores externos de la auditoría. 1.- Medio ambiente externo económico 2.- Medio ambiente externo tecnológico 3.- Medio ambiente externo social. 4.- Medio ambiente externo político y legal 5.- Responsabilidad social de las organizaciones

Realiza una síntesis de la auditoría del medio ambiente. Se diseño con el propósito de suministrar datos de una evaluación de rendimiento organizacional en el área externa a la dirección superior y así ayudar a tomar mejores decisiones con respecto al medio ambiente externo. Contribuye a la efectividad de las decisiones en cuanto a la estrategia general de la organización Capítulo 17 El informe en la auditoría administrativa Investiga cómo debe ser el texto del informe final. 1.- Redacción adecuada. 2.-Oportnidad de presentación 3.-Selección adecuada de material Describe la estructura del informe completo. La estructura contiene: 1.- El cuerpo del informe 2.- La conclusión 3.- Material preliminar Portada .Carta de presentación .Prefacio .Sumario

Capítulo 18

La implantación de las recomendaciones Realiza un breve resumen de ejecución del programa de implantación y sus recomendaciones 1.- Elaboración del programa de implantación 2.- Integración de recursos humanos y materiales necesarios 3.-Ejecucion del programa de implantación 4.- Implantación y seguimiento. 5.- Evaluación de las recomendaciones implantadas 6.-Aplicación de medidas correctivas

Capítulo 19 La auditoría y su interrelación con otras prácticas administrativas Realiza una síntesis de qué es la administración de la calidad total. Es un compromiso con la excelencia contraído con todas las personas en una organización, que pone de relieve la excelencia alcanzada por medio de trabajo en equipo y un proceso de mejoramiento continuo. Una ves que todos los clientes han sido identificados este sistema se centra en las necesidades de calidad de estos y en sus percepción de la misma. Describe el concepto de diseño organizacional. Los administradores deben organizar los recursos para crear organizaciones de alto desempeño. Para llevar a cabo la acción de organizar deben diseñar una estructura organizacional que permita la mejor aplicación de recursos para producir los bienes o servicios que los clientes quieren Proceso de llevar a cabo decisiones y acciones administrativas que resultan en una estructura de la organización especifica

Describe cuál es la relación del diseño organizacional con la auditoria administrativa Cuando los administradores desarrollan o cambian la estructura participan en el diseño organizacional, proceso que involucra decisiones sobre diversos elementos claves :especialización del trabajo, jerarquización, departamentalización, amplitud de control, centralización y formalización.