NextGen Reporting Basics

NG Financial Management - Reports 3/29/2016 NextGen Reporting Basics Reporting Financial Management Reporting Reports:  Allows User to pull pre‐def...
1 downloads 1 Views 844KB Size
NG Financial Management - Reports

3/29/2016

NextGen Reporting Basics

Reporting Financial Management Reporting Reports:  Allows User to pull pre‐defined report  information, filter reports, etc. Report Wizard: Allows User to create custom reports  (this topic is covered in another NG session). Report Packages: Allows User to produce a report  package consisting of a previously determined group  of reports. Dataviews and Dataview Wizard: Allow Users to create  spreadsheet style reports exportable to Excel (this  topic is covered in another NG session).

Running Standard Reports

1

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Reports  Financial Management  Reporting Reports > Click Find

Reports Side Note: By placing a check mark in the Favorites box you pull up only your pre selected favorite reports.

Reports Side Note: By placing a check in this box it will add this  report to your favorites.  

2

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Reports Double‐click desired report to select time period and  account range.

NOTE: Even though there is no red shield beside the  Filter Template field, you must select a template or  complete the information on the Advanced Tab.

Reports Make the desired selections for Fiscal Year, From and  Thru Periods and GL account or Account Controls.

Reports NOTE: If you did not select a Filter Template on the General tab,  you would have to make the appropriate selections on the  Advanced tab in  order to produce a report.

3

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Reports Click Next > to run the report as selected.

Reports Select Print from the ribbon bar to print the report. Or, Select Create PDF to save the report.

Customized Reports and Filter Templates

4

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Customized Reports The Account Segments tab allows you to narrow your report criteria  by the various account segments by clicking on that segment. You can narrow  your search range  using the From and  Thru boxes. Select the code(s)  that you want for  this report by  checking the box  next to the code.

Customized Reports

After making  your selections,  Click the Next > button to view  your customized  report.

Customized Reports Now, you have a four page report with specific departments  rather than a twenty‐eight page full report.

5

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Filter Templates  Allow you to save customized report criteria to  prevent you from having to select the criteria  each time you run a report.  LGC’s goal is to set up Standard Templates for  county audit approved reports.  Users may set up their own templates for special  reports. 

Filter Templates Once you have created a report that meets your needs, you can  create a Filter Template simply by clicking on the  to see the reports

Running A Report Package Your report package is ready to Print or save as a PDF.

10

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Additional Report Features

Using the      Find Feature Use Find on the ribbon bar to search for information within  the report.

Using the      Find Feature Our example returned results on page 36 of a 42 page report.

11

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

Exporting Reports  You can easily export reports by clicking on Excel in the ribbon bar.

Exporting Reports Choose where you want to save your file, assign the File name and click Save.

Exporting Reports Navigate  to where  you saved  your file  and open  with  Excel.

12

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

How to Inactivate a Report In this example, there are 117 Active reports, ten of which are  Account Analysis reports.

How to Inactivate a Report For this example, we will inactivate the Account Analysis  Summarized by Transaction Number report.

How to Inactivate a Report Go to System Administration, Report Definitions,  Click Find, and search for the report you wish to inactivate.

13

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

How to Inactivate a Report Double‐click to open the Report Definition.

How to Inactivate a Report Uncheck the  Active box on  the General  Tab. Then click Save And  Close on the ribbon  bar.

How to Inactivate a Report There are now only 116 Active reports and the Account Analysis  Summarized by Transaction report is not listed. 

14

NG Financial Management - Reports

3/29/2016

This concludes the presentation on  NextGen Reporting.

15