2011
Ing. Patricia Acosta V.
MS OFFICE 2007
Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. E-mail:
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MS Office cuenta con aplicaciones como:
Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
Word 2007 que es un programa capaz de asistir de modo integral en la elaboración de documentos, en el momento de revisar la ortografía y la gramática, con la posibilidad de darle al documento una presentación profesional que puede incluir desde formatos establecidos, columnas, tablas e imágenes.
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Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. PowerPoint permite a los usuarios administrar funciones que facilitan la sincronización de audio, vídeo, diapositivas e imágenes para crear presentaciones de medios enriquecidos y atrayentes.
MS OFFICE 2007 Contenido INTRODUCCIÓN A MS OFFICE WORD 2007 ..................................................................................8 Iniciar MS Office Word 2007 ....................................................................................................8 Elementos principales de la pantalla inicial ..................................................................................9 Ayuda de Word ..........................................................................................................................11 Desplazarse por un documento .................................................................................................13 Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla ........................................................13 Desplazamientos a lo largo del documento ...........................................................................14 Mediante las Barras de desplazamiento ................................................................................14 Mediante las flechas. .............................................................................................................15 Mapa del documento. ............................................................................................................15 Las barras de desplazamiento horizontal. ..............................................................................16 Seleccionar .............................................................................................................................16 Opciones de pegado ...............................................................................................................19 Buscar.....................................................................................................................................20 Buscar y reemplazar ...............................................................................................................21 Distintas formas de ver un documento ..................................................................................21 Ver varios documentos a la vez ..............................................................................................22 Guardar un documento ..............................................................................................................24 Cerrar documento ......................................................................................................................26 Abrir un documento ...................................................................................................................26 Cerrar Word 2007 ......................................................................................................................27 Recuperar archivos .................................................................................................................27 Formato de un texto ..............................................................................................................29 Formato carácter. Fuentes .....................................................................................................30 Fuente ....................................................................................................................................30 Tamaño ..................................................................................................................................31 Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Estilo.......................................................................................................................................31 Formato párrafo .....................................................................................................................31 Alineación...............................................................................................................................32 Sangría....................................................................................................................................32 Relación entre Saltos de página y párrafos. ...........................................................................32 Otros formatos. Tabulaciones ................................................................................................33 Cambio a mayúsculas .............................................................................................................33 Copiar formato .......................................................................................................................33 Paneles de formato ................................................................................................................34 Panel Estilos. ..........................................................................................................................34 Aplicar formatos. ....................................................................................................................35 Crear formatos. ......................................................................................................................35 Inspector de estilos. ...............................................................................................................36 Panel Mostrar Formato. .........................................................................................................38 Ortografía y gramática ...............................................................................................................38 Revisión ortográfica ...............................................................................................................38 Revisar al finalizar. .................................................................................................................38 Revisar mientras se escribe. ...................................................................................................41 Revisión gramatical ................................................................................................................41 Revisar al finalizar. .................................................................................................................41 Autocorrección .......................................................................................................................44 Diseño de página ........................................................................................................................45 Configurar página ...................................................................................................................45 Encabezados y pies de página ................................................................................................47 Números de página ................................................................................................................50 Tablas .........................................................................................................................................51 Creación de tablas ..................................................................................................................51
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MS OFFICE 2007 Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas ......................................................................52 Herramientas de Tabla ...........................................................................................................53 Dibujar Bordes ........................................................................................................................55 Combinar ................................................................................................................................55 Alineación...............................................................................................................................55 Tamaño ..................................................................................................................................56 Datos ......................................................................................................................................57 Menú contextual de Tablas ....................................................................................................57 Convertir texto en tablas. .......................................................................................................57 Estilos .........................................................................................................................................58 Aplicar estilos .........................................................................................................................58 Crear, modificar y borrar estilos .............................................................................................59 Modificar un estilo .................................................................................................................59 Borrar un estilo ......................................................................................................................61 Preferencias entre estilos .......................................................................................................61 Ámbito de un estilo. ...............................................................................................................61 El Organizador ........................................................................................................................61 Plantillas .....................................................................................................................................62 Utilización de las plantillas de Word ......................................................................................62 Modificar plantillas.................................................................................................................65 Elementos que se guardan en una plantilla. ..........................................................................67 Temas .........................................................................................................................................67 IMÁGENES. .................................................................................................................................68 GRÁFICOS. ..................................................................................................................................69 Tipos de archivos gráficos ..........................................................................................................69 Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. ..........................................................................69 Insertar imágenes ...................................................................................................................69
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MS OFFICE 2007 Imágenes prediseñadas. .........................................................................................................70 Desde archivo .........................................................................................................................71 Manipular imágenes ...............................................................................................................71 Insertar Formas y dibujar .......................................................................................................74 Añadir texto a los gráficos ......................................................................................................75 Modificar gráficos ..................................................................................................................75 Insertar WordArt ....................................................................................................................76 Insertar gráficos de Excel ...........................................................................................................77 Insertar imágenes desde Internet ..........................................................................................78 INTRODUCCIÓN A MS Excel 2007 ...............................................................................................79 INICIAR EXCEL .........................................................................................................................79 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ................................................................................80 Tipos de datos ....................................................................................................................81 FÓRMULAS .............................................................................................................................81 Formatos ....................................................................................................................................81 Formato de celdas ..................................................................................................................81 Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ....................................................81 Códigos básicos de formato de número .....................................................................................82 Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los números ............................................83 FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................85 Borrar el formato condicional ................................................................................................88 Destacar gráficamente el valor de cada celda ........................................................................89 VALIDACIÓN DE DATOS ..............................................................................................................91 CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS .............................................................................91 MENSAJE ENTRANTE ..............................................................................................................94 MENSAJE DE ERROR ...............................................................................................................95 Auditar una hoja de Cálculo .......................................................................................................97
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MS OFFICE 2007 Unidad 1: Conceptos Básicos ...................................................................................................102 La pantalla inicial ......................................................................................................................102 Las Cintas de opciones .........................................................................................................103 Crear una presentación ............................................................................................................104 Aplicar temas .......................................................................................................................106 Guardar una presentación .......................................................................................................107 Vistas de PowerPoint ...............................................................................................................108 Zoom ........................................................................................................................................108 Insertar una nueva diapositiva .................................................................................................109 Eliminar diapositivas ................................................................................................................109 Las Guías ..................................................................................................................................110 Seleccionar Objetos ..............................................................................................................110 Copiar Objetos .....................................................................................................................110 Mover Objetos .........................................................................................................................111 Distancia entre objetos ............................................................................................................112 Modificar el tamaño de los objetos ..........................................................................................112 Girar y Voltear ..........................................................................................................................113 Alinear y distribuir ....................................................................................................................114 Ordenar objetos .......................................................................................................................116 Eliminar objetos .......................................................................................................................117 Insertar texto ...........................................................................................................................118 Añadir texto nuevo ...............................................................................................................118 Cambiar el aspecto de los textos ..............................................................................................119 Alineación de párrafos .............................................................................................................120 Las Sangrías ..............................................................................................................................120 Numeración y viñetas...............................................................................................................121 Insertar un gráfico ....................................................................................................................123
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MS OFFICE 2007 Crear un Organigrama ..............................................................................................................124
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MS OFFICE 2007 INTRODUCCIÓN A MS OFFICE WORD 2007 MS Office Word 2007 le proporcionará un completo conjunto de herramientas para crear documentos y aplicarles formato a través de una nueva interfaz de usuario. Sus funciones ampliadas de revisión, comentarios y comparación le ayudarán a recopilar y administrar rápidamente los comentarios y opiniones. La integración avanzada de datos garantiza que los documentos permanecen en conexión con fuentes importantes de información empresarial.
Iniciar MS Office Word 2007 Word se puede iniciar de las maneras siguientes: 1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
Ilustración 1: Acceso a MS Word 2007 2. Ir al menú de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar Microsoft Office Word 2007
Ilustración 2: Acceso a MS Word 2007 Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Elementos principales de la pantalla inicial Al ejecutar MS Word se visualiza la siguiente pantalla: 1
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Ilustración 3: Pantalla inicial de MS Word En donde: 1. Botón de Office 2. Barras de herramientas de acceso rápido 3. Barra de título 4. Banda de opciones 5. Barra de desplazamiento vertical 6. Barra de desplazamiento horizontal 7. Vista de documento 8. Zoom 9. Botones de minimizar, restaurar y cerrar 10. Botón de ayuda 11. Barra de estado Como se aprecia Microsoft ha reestructurado sus menús para deshacerse de las listas de menús y las ha sustituido por una Banda en la que se reemplazan en forma de pestañas todas las opciones que encontrábamos en versiones anteriores. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.
Ilustración 4: Banda de MS Word 2007 En la ilustración 4, las pestañas de la Banda contienen las opciones que le permitirán trabajar con el programa. La accesibilidad ha mejorado muchísimo. Si pulsa la tecla ALT observará como aparecen los acceso por teclado en cada uno de las opciones existentes en la banda. De esta forma es sencillo acceder a ellas sin el uso del ratón.
Ilustración 5: Acceso por teclado En cualquier momento es posible minimizar la Banda haciendo doble clic sobre la pestaña activa y los grupos incluidos en cada pestaña desaparecerán.
Barra de acceso rápido
Ilustración 6: Banda Minimizada
La barra de Acceso Rápido, situada por defecto en la parte superior junto al botón de Office permite realizar acciones más usadas en MS Word como grabar, hacer y deshacer.
Pero si desea colocar alguna herramienta que utiliza con frecuencia
también la puede personalizar.
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MS OFFICE 2007 Para esto de clic en y elija Más comandos…
Ilustración 7: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
Ayuda de Word En relación a las versiones anteriores MS Word2007, ha modificado el acceso a la ayuda, orientándola más a la ayuda online (en línea), Es muy útil si dispone de una conexión a Internet. Para activar la Ayuda de MS Word podemos hacer clic en el botón es pulsar la tecla F1. Se visualiza:
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, otra forma
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En donde puede utilizar:
Buscar, que le permite introducir el texto a buscar, para lo cual debe presionar la tecla Enter (Intro) o haga clic sobre Le proporcionará una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office.
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Tabla de contenido, muestra una tabla de contenidos para ver los temas de ayuda.
Desplazarse por un documento Al visualizar un documento de MS Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla Con el ratón. Puede desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción observe que se colocará en ese lugar. Con las teclas. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea. Combinación de teclas
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MS OFFICE 2007 Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda
Crtl + flecha izquierda
Una palabra a la derecha
Crtl + flecha derecha
Un párrafo arriba
Crtl + flecha arriba
Un párrafo abajo
Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo del documento Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Combinación de teclas. Para desplazarse
Presione las teclas
Una página adelante
Crtl + AvPág.
Una página atrás
Crtl + RePág.
Al principio del documento
Crtl + Inicio
Al final del documento
Crtl + Fin
En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica.
Podemos desplazarnos de las siguientes formas: Al hacer clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 10 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 5 aproximadamente.
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MS OFFICE 2007 Mediante las flechas. Si hace un clic en la fecha o triángulo de la parte hacia arriba.
superior se desplazará
Permite desplazarse una línea hacia abajo. Si mantiene pulsada la flecha se desplazará línea a línea de forma rápida hasta que la suelte. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento le permiten desplazarse de acuerdo con el objeto que haya seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior
se desplazará una página arriba/abajo.
Al hacer clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Mapa del documento. En el menú Vista tenemos la opción Mapa del documento
Muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página.
Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha línea. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.
Seleccionar Para realizar las operaciones como copiar, cambiar el formato, etc., previamente hay que decirle a MS Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, observe que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; al hacer doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado. Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic sobre el objeto. Teclado Para seleccionar
Presione las teclas
Un carácter a la derecha
Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda
Mayús. + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea.
Mayús. + Fin
Hasta el principio de la línea.
Mayús. + Inicio
Una línea abajo
Mayús. + flecha abajo
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MS OFFICE 2007 Una línea arriba
Mayús. + flecha arriba
Hasta el final del párrafo
Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo
Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba
Mayús. + RePág
Hasta el final del documento
Ctrl + E
Eliminar Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar
Presione las teclas
Un carácter a la izquierda
Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda
Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha
Supr
Una palabra a la derecha
Ctrl + Supr
Deshacer y rehacer Ventajosamente MS Word nos permite corregir los errores fácilmente. Esta barra se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana:
Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo.
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MS OFFICE 2007 Para deshacer la ultima acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de acceso rápido. Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.
de la barra
Las últimas acciones realizadas. Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer. Rehacer. Utilizando el icono Rehacer que acabamos de deshacer.
, de la misma forma, podemos rehacer las acciones
Copiar, cortar y pegar Copiar se refiere a colocar una copia en otro lugar; mientras que cortar quiere decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Mediante el ratón y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaña Inicio: Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar,
colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el
icono pegar.
Mediante ratón: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar. 2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí. Sólo con el teclado: 2. Seleccionar el texto a copiar 3. Copiar con Ctrl + C. 4. Ir a la posición donde desea pegar, 5. Pulsar Ctrl + V.
Opciones de pegado En ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar este problema existen las Opciones de pegado.
Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.
Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a continuación.
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Por ejemplo Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato. Texto Unicode sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.
Buscar El botón Buscar
busca el texto especificado en el documento.
Se ejecuta desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con la combinación de teclas Ctrl + B. Se visualiza:
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MS OFFICE 2007 Digite la palabra a buscar y de clic en Buscar siguiente, cuando Word encuentre la palabra, le llevará a esa posición y la palabra encontrada se pondrá en vídeo inverso. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botón Buscar siguiente. Cuando Word llegue al final del documento aparecerá un mensaje indicándolo y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.
Buscar y reemplazar Si desea reemplazar una palabra por otra utilice el botón Reemplazar . Podemos ejecutarlo desde el grupo de herramientas Buscar que se encuentra en la pestaña Inicio, o con la combinación de teclas Ctrl + L.
En el campo Buscar digite la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar digite la palabra o frase que desee sustituir a la palabra buscada. Puede elegir las siguientes opciones: Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar. Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada vez. Al finalizar Word le informará del número de ocurrencias que ha reemplazado.
Distintas formas de ver un documento Con los botones de presentación en la esquina inferior izquierda, en la pestaña Vista, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento.
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o
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Diseño de impresión. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los gráficos ni los encabezados y pies de página. Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.
En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el documento se visualiza en dos páginas por pantalla en forma de libro. Además de esto se modifican las barras de botones y se añade una barra en la parte superior con botones para desplazarnos más cómodamente por el documento. Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web, como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como Explorer o Netscape. Esquema. En esta vista se puede observar las herramientas de documento maestro, con los niveles esquemáticos del documento.
En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los elementos del esquema nos desplazamos a esa parte del documento. Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el documento en diferentes niveles, es útil para documentos largos que estén bien estructurados. Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la característica Nivel de esquema, que consiste en asignar a los títulos de cada tema. Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla.
Ver varios documentos a la vez En el menú Vista encontramos el botón Cambiar ventanas, que es útil cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con
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MS OFFICE 2007 todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo.
El menú Vista también permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, Así como ver un mismo documento en dos ventanas independientes. Organizar todo, si abrimos dos, o más documentos y utilizamos este comando, veremos como aparecen dos o más ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título de color más oscuro. Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana. Podemos variar el tamaño y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando éste cambie de forma, arrastrarlo a la posición elegida. A continuación se muestran una forma de organizar las ventanas en horizontal.
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MS OFFICE 2007 Dividir, si utilizamos este comando, del menú Vista, aparecerá una línea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.
Guardar un documento Lo que se escribe se almacena en la memoria de tu computador; si apagases el computador se perderá y no lo podrás recuperar. Para dar solución a este problema guarda tu archivo, da clic en el icono
Guardar y quedará grabado en el disco duro
de tu computador de forma permanente. Al dar clic en Guardar se visualiza:
Ilustración 8: Guardar como
En donde puede localizar el directorio o carpeta en la que desea salvar o guardar su archivo. Para guardar un archivo debe tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo: - Guardar en - Nombre del archivo - Guardar como tipo
Guardar en, aquí debe indicar la carpeta o directorio dentro del cual va a guardar el documento. Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si desea guardar su archivo en otra carpeta debe buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en.
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MS OFFICE 2007 Si la carpeta que busca no es una de las que se muestran en el cuadro de diálogo puede buscarla mediante el icono
que le lleva a la carpeta de nivel inmediatamente
superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Mediante el icono
puede volver a la carpeta anterior.
También puede crear una nueva carpeta con este icono
, la carpeta se creará
dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.
Nombre del archivo, escribe el nombre que quiere darle a su archivo o documento. Al guardar un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento. Si quieres modificarlo haga clic sobre él.
Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word cuya extensión en Word 2007 es .docx. Pero si desea guardarlo en otro tipo, MS Word dispone de un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos. Se visualiza:
Si ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo en el que puede elegir una de las tres opciones. 1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le de otro nombre al archivo que esta guardando. 3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que esta guardando al que ya existía, es decir, tendrá los dos archivos combinados en un solo archivo. Truco: Pulse la tecla F12 para abrir de forma más rápida el cuadro de diálogo Guardar como.
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MS OFFICE 2007 Para el nombre de archivo se sugiere ponerle un nombre descriptivo de lo que contiene el documento. Para guardarlo de clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; en lugar de Documento1, su nuevo documento ya está guardado con el nombre que usted le colocó. En este ejemplo Hola amiguitos
Ilustración 9: Luego de guardar el archivo
Cerrar documento Después de guardar su documento, éste continúa en su pantalla y podrá seguir trabajando con él. Una vez que haya acabado de trabajar con un documento puede cerrarlo; al cerrarlo no lo borra del disco, simplemente deja de utilizarlo y por lo tanto libera la memoria que estaba utilizando. Para cerrar el documento haga clic en el Botón de Office
y luego haga clic en
Cerrar. Al cerrar el documento observará cómo éste desaparece de la pantalla.
Abrir un documento Para abrir un documento que tiene guardado, realice lo siguiente:
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MS OFFICE 2007 Haga clic en el icono del Botón Office aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
y luego seleccionar la opción Abrir,
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre él, luego de clic en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre el documento. En esta ventana se visualizan todos los documentos que están dentro de la carpeta que aparece en la opción Buscar en: dentro de una carpeta pueden existir documentos pero, también puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen el icono:
Cerrar Word 2007 Una vez que ha acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar
de la esquina superior derecha de la pantalla.
O seleccione en el Botón de Office
la opción Salir de Word
Recuperar archivos Al hacer clic en este icono
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se elimina el archivo o carpeta seleccionada.
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Una vez eliminado se visualiza:
Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Restaurar Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen. 1) Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de papelera de reciclaje. Se visualiza:
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2) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utilice la tecla Control para seleccionarlos o la tecla MAY si son consecutivos. 3) Una vez seleccionados aparecerá en la flecha verde de la parte izquierda un rótulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Recuerde que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este método.
Formato de un texto Al hablar del formato de un texto se hace referencia a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto y la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. En Word podemos clasificar las acciones en tres grupos. 1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. 3. Otros formatos. Se incluye el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.
Formato carácter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto.
Fuente Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que debe hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, disponibles.
esto hará que se abra una ventana con las fuentes
Observe que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora.
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MS OFFICE 2007 Tamaño De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo Para cambiar el estilo están disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observe como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Formato párrafo En MS Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo , normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo
de la pestaña Inicio.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo. Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo. Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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Alineación. Estos son los botones alineación:
para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.
Este párrafo tiene establecida la alineación centrada.
Este párrafo tiene establecida alineación derecha.
Este párrafo tiene una alineación justificada.
Al hablar de alinear un párrafo se hace referencia, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.
Sangría. Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, según desee desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que desee. Puede ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.
Relación entre Saltos de página y párrafos. MS Word 2007 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde la
pestaña Insertar, haciendo clic en el botón Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede dividido entre dos páginas.
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MS OFFICE 2007 Otros formatos. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
También podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el diálogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Cambio a mayúsculas En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas. minúsculas. Todas las letras en minúsculas. MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas. Poner en manyúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas. Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
Copiar formato En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato
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Este icono permite copiar las
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MS OFFICE 2007 características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
Paneles de formato Surge la inquietud de ¿Como podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes y que se pueden utilizar en el documento. Para acceder al panel Estilos, ir a la pestaña Inicio, y dentro del grupo de herramientas Estilos, hacer clic en el inicializador del cuadro de diálogo Estilo.
Panel Estilos. En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible.
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Debajo verá3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo y Administrar Estilos
, Inspector de Estilos
.
Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos.
Aplicar formatos. Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
Crear formatos. Para crear un formato haz clic en el botón Nuevo estilo y llene los campos que se mostrarán en el siguiente cuadro de diálogo.
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Una vez haya terminado pulse Aceptar y el estilo estará listo para utilizarse.
Inspector de estilos. En esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de párrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el párrafo completo.
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Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción. La explicación para la diferencia de esta clasificación es sencilla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro de ese párrafo. Haciendo clic en el botón Mostrar formato
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vemos el siguiente panel.
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MS OFFICE 2007 Panel Mostrar Formato. Este panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección. Se cuenta con dos formas básicas de utilizar este panel. 1. Ver el formato. En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. 2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente.
Ortografía y gramática La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. MS Word 2007 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Revisión ortográfica Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto.
Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office en el botón Opciones de Word
, hacer clic
y allí seleccionar Revisión.
Aparecerá un cuadro de diálogo:
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Debe dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe. Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos hacerlo de una de estas formas:
1.- Haciendo clic en la pestaña Revisar y luego sobre el icono de la barra de herramientas de acceso rápido. 2.- Pulsando F7. Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el español. Como se visualliza: Ing. Patricia Acosta, MSc.
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En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento. Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección.
Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos ir al Botón Office
, hacer clic en el botón Opciones de Word
y allí seleccionar Revisión. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. Opciones de esta ventana: Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada. Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada. Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección. Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar. Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar.
Revisión gramatical La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases.
Revisar al finalizar. Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de Revisión. Para ello ir al Botón Office Ing. Patricia Acosta, MSc.
, y hacer clic en el botón Opciones de
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MS OFFICE 2007 Word, aparecerá un cuadro de diálogo como el de abajo, allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe, y Aceptar. Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una de estas dos formas:
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1.- Hacer clic en el botón Ortografía y Gramática Revisión que se encuentra en la pestaña Revisar.
del grupo de herramientas
2.- Pulsar F7. Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Opciones: Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa revisando el documento. Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasará por alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el documento. Oración siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuación pulsar el botón Oración siguiente. Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra errónea. Explicar.... Aparece el asistente con un "bocadillo" explicando el tipo de error encontrado en la frase. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión debemos ir al menú al Botón Office
, y hacer clic en el botón Opciones de Word
, aparecerá un cuadro de diálogo como el de abajo, allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión y marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y pulsar Aceptar. Características de esta ventana: Sugerencias. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. Omitir una vez. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre ella. Gramática. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos de ver cuando revisamos la gramática al finalizar.
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MS OFFICE 2007 Acerca de esta oración. Al igual que ocurría en la opción explicar del anterior método de repasar la gramática, al pulsar sobre esta opción aparece el asistente dando una pequeña explicación sobre el error.
Autocorrección Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al Botón Office , y hacer clic en el botón Opciones de Word , aparecerá un cuadro de diálogo, allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión, y a continuación hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.
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MS OFFICE 2007 Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas. Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc. Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula. Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana. Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas. Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada. Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. También tenemos disponible el botón Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección.
Diseño de página Configurar página Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.
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En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
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MS OFFICE 2007 Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento. Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación. Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa le dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que ha introducido al diseño de la página. Si pulsa el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
Encabezados y pies de página Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar. Se mostrará una nueva pestaña:
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Observe como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Mediante estos botones puede intercambiar del encabezado al pie y viceversa.
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MS OFFICE 2007 Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles.
Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imágenes prediseñadas.
Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
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MS OFFICE 2007 Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.
Números de página Cuando crea un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento
Si desea que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberá insertarlo desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste. También puede insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.
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MS OFFICE 2007 Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos. En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones. En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo
con cinta:
.
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se
les aplica algún tipo de formato
.
En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo
.
En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo
.
Tablas Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Una tabla está formada por celdas agrupadas por filas y columnas, en cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Creación de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.
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1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma. 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse
Al crear una tabla, Word 2007 le permite aplicar directamente un estilo con un sólo clic para ello deberá seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, en la opción Estilos de tabla.
Al hacer un clic en la pestaña Diseño seleccione el icono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla.
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse
Presione las teclas
Una celda a la izquierda
MAY + TAB
Una celda a la derecha
TAB
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MS OFFICE 2007 Una celda arriba
flecha arriba
Una celda abajo
flecha abajo
Al principio de la fila
Alt + Inicio
Al final de la fila
Alt + Fin
Al principio columna
de
Al final de la columna
la
Alt + AvPág
Alt + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila. Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro. Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir.
Herramientas de Tabla Para abrir éstas herramientas, haga clic sobre una celda de la tabla, debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas nuevas Diseño Presentación herramientas.
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La
pestaña
Diseño
contiene
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las
y siguientes
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MS OFFICE 2007 Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.
La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación, Datos.
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MS OFFICE 2007 Dibujar Bordes
Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.
Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.
Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos. Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.
Combinar
Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.
Alineación
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen.
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MS OFFICE 2007
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal.
Tamaño
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.
Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.
Estilo
Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, sólo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y verás como cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre él para aplicarlo.
Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.
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MS OFFICE 2007 Datos
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna).
Menú contextual de Tablas Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas como muestra esta imagen. Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que las puede ejecutar desde la barra de herramientas de Tablas y bordes.
Convertir texto en tablas. En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word 2007 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como alfanuméricos. Para esto debe seleccioanr la tabla a convertir en texto. Ir a la pestaña Insertar Opción Tabla Convertit texto en tabla…
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MS OFFICE 2007 De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
Estilos Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.
Aplicar estilos Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo. Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio). En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente seleccione el texto que desea modificar y luego haga clic en el Estilo deseado. Si hace clic en el botón
, puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos sólo tiene que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si hace clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin ningún tipo de formato. El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de diálogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto. Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato
,
En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc.
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MS OFFICE 2007 Crear, modificar y borrar estilos Crear un estilo Haga clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar. El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las características del formato que tenenos definido hasta ese momento.
Por ejemplo, en la imagen puedes ver que el estilo de nombre Paty tiene fuente Arial, 11 pt, Normal, de clic en Aceptar.
Modificar un estilo Ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quiere modificar, por ejemplo el estilo Paty al hacer clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Modificar. Se visualiza:
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Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo, se visualiza:
En este cuadro de diálogo puede modificar las características del formato que desee, para ello tiene unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías.
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MS OFFICE 2007 Borrar un estilo Para borrar un estilo debe ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que desea borrar, al hacer clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Eliminar..., como puedes ver en la imagen:
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.
Preferencias entre estilos Las normas generales son estas tres: 1. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores. 2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos. 3. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.
Ámbito de un estilo. Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qué documentos estará visible. Es decir, cuándo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cuándo aparece en la lista del panel de Estilos. Como norma general un estilo sólo está visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla estará visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla.
El Organizador Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en función de la plantilla a la que pertenece y si se han creado nuevos estilos para él. Pero hay una herramienta que permite hacer que un documento tenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Administrador. El Administrador también permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados, si hace falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre algún estilo, etc., es decir, como su propio nombre indica ayuda a administrar los estilos.
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MS OFFICE 2007 Plantillas Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc. La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Utilización de las plantillas de Word Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office
Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.
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MS OFFICE 2007 El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos. Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de su computador:
Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador. Mis plantillas, donde aparecerán las que hayamos creado.
Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañía por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aquí y escriba....
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Así conseguirá escribir un documento con los datos que queramos, como puede ver en la imagen siguiente. Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
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MS OFFICE 2007 Modificar plantillas Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el Botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un cuadro de diálogo como éste.
Seleccionar la categoría donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Intermedio. Si no dispones de esa plantilla, puedes utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la plantilla, la guardará como plantilla y no como documento Word. Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que ya vimos en el punto anterior).
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Sobre esa plantilla puede hacer todas las modificaciones en el diseño que desea. Por ejemplo, sustituiremos Compañía por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc. Al final obtendrá su propio diseño. Ahora sólo debe guardar la plantilla modificada, para ello haga clic en Guardar y aparecerá un cuadro de diálogo como el que se observa a continuación.
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MS OFFICE 2007 Elementos que se guardan en una plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarán con ella. Si modificamos las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla. Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla. Lo mismo sucede con las macros y otros elementos.
Temas Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en el Web. Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos: vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales, colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles. Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema. A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado. Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder a la pestaña Diseño de Página y hacer clic sobre el botón Temas:
De clic en Temas, se visualiza:
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Como se observa aparece una pantalla donde puede escoger un tema de entre una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Más temas en Office Online. Cuando tenga seleccionado el tema que le interese pulse sobre él y ya podrá redactar el documento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc., del tema.
IMÁGENES. Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.
GRÁFICOS. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Tipos de archivos gráficos Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresión. Imágenes vectoriales o prediseñadas. WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.
Insertar imágenes Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.
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Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.
Imágenes prediseñadas.
Al Hacer clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir "edificio" aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.
Desde archivo Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento. Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.
Manipular imágenes Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos. Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:
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Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte. Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta la posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen. Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar. Mediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veamos las:
Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG). Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
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MS OFFICE 2007 Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón. Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja. Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.
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MS OFFICE 2007 Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma. Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.
Insertar Formas y dibujar Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.
Y si le gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.
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MS OFFICE 2007 Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de calculo y establecer el tamaño que tendrá la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
Añadir texto a los gráficos Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.
Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.
Modificar gráficos Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor. Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha. Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.
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MS OFFICE 2007 Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.
Insertar WordArt Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.
A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito. También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.
Insertar gráficos de Excel Word 2007 utiliza Excel para representar información numérica en forma gráfica. Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos. También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc. Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.
Insertar imágenes desde Internet Muchas de las imágenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma siguiente. Hacer clic con el botón derecho del ratón en la imagen que queremos traer de Internet, se abrirá una ventana con una opción similar a Guardar imagen como.. (Dependiendo del navegador que utilices) que nos permitirá grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se explica en el punto insertar imágenes desde archivo.
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MS OFFICE 2007 En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecerá el mismo menú Guardar imagen como... a que hacíamos referencia anteriormente.
INTRODUCCIÓN A MS Excel 2007 Una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información. El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de información de forma rápida y fácil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones. El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional y servido para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar planificación de proyectos y el análisis financiero, el análisis contable, el control balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de este tipo aplicaciones dependen de la utopía del usuario.
ha la de de
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial interés para economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
INICIAR EXCEL Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: 6. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
Ilustración 10: Acceso a MS Excel 2007
2. Ir al menú de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.
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MS OFFICE 2007
Ilustración 11: Inicio de MS Excel 2007
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos:
Ilustración 12: Pantalla inicial de MS Excel 2007
1. Botón de office Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 2. Barra de Título 3. Barra de Menú 4. Barra de fórmulas 5. Grupo del Portapapeles 6. Grupo de Fuente 7. Grupo de Alineación 8. Grupo de Formato de Número 9. Grupo de Estilos 10. Grupo de Celdas 11. Grupo de Modificar 12. Barra de Herramientas personalizada 13. Barras de desplazamiento 14. Zoom 15. Botones de presentación 16. Hojas del libro 17. Barra de estado La versión 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Tipos de datos En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, , Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Formatos Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de visualizar números en la celda.
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel Para ver
Haga clic en
Símbolos de moneda
Estilo de moneda
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MS OFFICE 2007 Para ver
Haga clic en
Números como porcentajes
Estilo porcentual
Pocos dígitos detrás del separador
Reducir decimales
Más dígitos detrás del separador Aumentar decimales Tabla 1: Formato de número
Códigos básicos de formato de número # Presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones que tengan un número de dígitos variable. Para ver
Use este código de formato
1234,59 como 1234,6
####,#
8,9 como 8,900
#.000
,631 como 0,6
0,#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57
#,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,??? alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/??? símbolos de división alineados Tabla 2: Códigos básicos de formato de número
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número. Para ver
Use este código de formato
12000 como 12.000
#,###
12000 como 12
#,
12200000 como 12,2
0.0,, Tabla 3: Visualización de códigos básicos
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MS OFFICE 2007 Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [NEGRO]
[AZUL]
[AGUAMARINA]
[VERDE]
[MAGENTA]
[ROJO]
[BLANCO]
[AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los números 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Haga clic en el botón derecho Formato de celdas… 3. Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Número
Ilustración 13: Formato de celdas
4. Se visualiza:
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Ilustración 14: Formato personalizado
5. Seleccione la pestaña Número 6. En Categoría seleccione: Personalizada. 7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
Ilustración 15: Editar formato personalizado
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MS OFFICE 2007 8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarán en color azul. 9. Si además desea ingresar una condición, por ejemplo, que se visualicen en color azul todos números con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirán así:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00. Para separar una condición de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el punto y coma.
FORMATO CONDICIONAL El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el menú Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por último Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
Ilustración 16: Formato condicional
Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar. 1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de celdas opción Es menor que
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Ilustración 17: Es menor que
2. Despliega:
Ilustración 18: Aplicar formato a las celdas
3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7. 4. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado… 5. Seleccione en Fuente el color rojo. 6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo. 7. Clic en Aceptar. Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
Ilustración 19: Administrar reglas
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic en Nueva regla… Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla:
Ilustración 20: Aplicar formato únicamente a las reglas que contengan
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de clic en el botón Formato… Se visualiza:
Ilustración 21: Administrador de reglas de formato condicional
De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza:
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Ilustración 22: Visualización luego de aplicar formato condicional
Para añadir otra condición basta con presionar la opción Nueva Regla… Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla… Para eliminar de clic en Eliminar regla…
Borrar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
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Ilustración 23: Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas… 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Destacar gráficamente el valor de cada celda Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar.
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Ilustración 24: Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda
Como se observa en la ilustración 15, su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que se visualiza en la ilustración 16,
Ilustración 25: Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda.
Por último selecciona otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón Formato Condicional selecciona la opción Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar ilustración 17.
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Ilustración 26: Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda.
VALIDACIÓN DE DATOS CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que se aceptarán en una celda de la hoja de cálculo y a continuación, restringir la celda para que acepte únicamente las entradas de la lista mediante el comando del menú Datos opción Validación. El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista. Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista. Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:
1707180889001 1707180889002 1707180889003 1707180889004 1707180889005 1707180889006 1707180889007
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MS OFFICE 2007 1707180889008 1707180889008 1802452944001
Tabla 5: Datos de origen para la lista desplegable
Para trabajar con Validación de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validará una celda que permita seleccionar el número de RUC. 1. Seleccione la celda a validar. 2. Ir a la pestaña Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. Opción Validación de datos 5. Se visualiza:
Ilustración 27: Grupo Herramientas de datos
6. Presenta el siguiente cuadro de diálogo:
Ilustración 28: Cuadro de diálogo Validación de datos
7. En la pestaña Configuración en Criterio de validación en la opción Permitir: seleccionar Lista.
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MS OFFICE 2007 8. Se visualiza:
Ilustración 29: Configuración de criterio de validación
9. En Origen indicar el rango que contiene la lista 10. Por ejemplo:
Ilustración 30: Ejemplo de validación de datos
11. De clic en Aceptar. 12. Al dar clic en desplegará la lista de los números de RUC1. 1
En Ecuador, para efectos de la declaración de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un código denominado Registro Único de Contribuyentes (RUC).
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MS OFFICE 2007
Ilustración 31: Lista desplegable, luego de aplicar validación de datos
MENSAJE ENTRANTE Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente: 1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante 2. Ir a la pestaña Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. De clic en la opción Validación de datos 5. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada
Ilustración 32: Mensaje de entrada
6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. 7. En Título digite un título por ejemplo: Mensaje de entrada. 8.
En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la celda, por ejemplo: El número de RUC sólo puede ser seleccionado de la lista desplegable
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MS OFFICE 2007 9. De clic en Aceptar 10. Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza:
Mensaje de entrada
Ilustración 33: Mensaje de entrada
MENSAJE DE ERROR Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: 1. Ir a la pestaña Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opción Validación de datos 4. Seleccione la pestaña Mensaje de error
Ilustración 34: Mensaje de error
5. Activar la opción Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. 6. En la opción Estilo: Grave: Este estilo evita la especificación de datos no válidos.
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Ilustración 35: Estilo de error Grave
Advertencia: Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
Ilustración 36: Estilo de error Advertencia
Información: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos.
Ilustración 37: Estilo de error Información
7. En Título: Escriba el Título que desea que se muestre. 8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no válidos 9. Clic en el botón Aceptar Ejemplo: Si se ingresa un número de RUC no válido mayor de 13 dígitos Despliega lo siguiente:
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Ilustración 38: Estilo de error Grave
Dar clic en el botón Cancelar
Auditar una hoja de Cálculo Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las fórmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa Excel determina la relación que existe entre las fórmulas y las celdas que están referenciadas por ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que las celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas. Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en 1. Pestaña Fórmulas 2. Grupo Auditoría de fórmulas
Ilustración 39: Grupo Auditoría de fórmulas
3. Debe seleccionar una celda que contenga la fórmula antes de que empiece a buscar las celdas precedentes. 4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan los daros a la fórmula antes de que pueda encontrar las celdas dependientes. Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500
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MS OFFICE 2007 Por didáctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo de celdas serán validadas. Seleccione las celdas a validar
Celdas a validar Ilustración 40: Celdas a validar
1. Pestaña Fórmulas 2. Grupo Auditoría de fórmulas 3. Despliega:
Ilustración 41: Validación de celdas para valores mayores que 500
4. Seleccionar la pestaña Configuración Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 5. En Permitir seleccionar: Decimal 6. En Datos: mayor que 7. En Mínimo: digite 500 8. Dar clic en Aceptar Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condición Ir a la pestaña Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos (debe estar el visto)
Ilustración 42: Mostrar mensaje de error
En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmación valores diferentes a la condición validada. En Título: digitar Advertencia En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condición La pantalla configurada se visualizará de la siguiente manera:
Ilustración 43: Configuración de mensaje de error
Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condición desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza: Ing. Patricia Acosta, MSc.
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Ilustración 44:Estilo de Mensaje de error Advertencia
Dar clic en Sí para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:
Ilustración 45: Datos ingresados para probar la validación
Dar clic en Sí para que se ingresen los valores que no cumplen la condición validada. Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditoría de fórmulas Con lo que se tendrá la siguiente pantalla:
Ilustración 46: Aplicar autosuma a cada columna
Se visualiza:
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MS OFFICE 2007
Ilustración 47: Rastrear precedentes
Si desea rodear con un círculo los datos no válidos: 1. Ir a la pestaña Datos 2. Grupo Herramientas de datos 3. Opción Rodear con un círculo datos no válidos
Ilustración 48: Herramientas de Datos
Los datos que no cumplan la condición de validación se visualizarán:
Ilustración 49: Datos que no cumplen la condición validada
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MS OFFICE 2007 Unidad 1: Conceptos Básicos PowerPoint
es
la
herramienta
de
Microsoft
Office
para
crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt. Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc., para familiarizarnos con el entorno. Formas básicas de iniciar PowerPoint: Desde el botón Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computador; buscar Microsoft PowerPoint 2007, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa.
La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
Las Cintas de opciones
La cinta de opciones contiene grupos de elementos claramente clasificados. Se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.
Crear una presentación Seleccionar nueva diapositiva Seleccionar el Diseño que desea. Existen varios diseños:
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MS OFFICE 2007
PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios temas, en la cinta de Diseño.
Por ejemplo para aplicar un degradado al fondo, vaya a la fase de Estilo de fondo.
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MS OFFICE 2007
Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un computador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nos pide que indiquemos el título de nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número.
Así es como queda la presentación que hemos creado, lo único que tendremos que hacer después es introducir el texto y las imágenes que queramos.
Aplicar temas Para aplicar temas recurra a Diseño en la sección de todos los temas:
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MS OFFICE 2007
Guardar una presentación Para guardar ir al botón de Office Guardad como Presentación de PowerPoint
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MS OFFICE 2007 Vistas de PowerPoint La vista normal
es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con
ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal. Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También puedes pulsar en el botón
que aparece debajo del área de
esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.
Zoom
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para agrandar presione el indicador hacia la derecha.
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MS OFFICE 2007 Insertar una nueva diapositiva Para insertar una nueva diapositiva, da clic sobre el botón derecho opción Nueva diapositiva…
Eliminar diapositivas Selecciona
las
diapositivas
a
eliminar,
si
están
consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte: Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Eliminar diapositiva. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
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MS OFFICE 2007 Las Guías Para visualizar las líneas guías Ir a Vista Mostrar u ocultar Activar con un visto la opción Línea de la cuadrícula
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la información mejor. Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o visualizar la presentación.
Seleccionar Objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él.
Si aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto diferente. Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla Shift (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos
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MS OFFICE 2007 Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este
aspecto: Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.
A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.
Luego dar la orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar, - con las teclas (Ctrl + C), - con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón), - o con el icono
Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Pegar, - con las teclas (Ctrl + V), - con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón), - o con el icono
de la barra estándar.
Mover Objetos
Mover arrastrando. Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto
, pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo
pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.
Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que
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MS OFFICE 2007 seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original. Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar del menú Edición y del menú contextual, o con los iconos de la barra estándar
.
Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado. Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa Supr.
Distancia entre objetos Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.
Modificar el tamaño de los objetos Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones
que te permitirán modificar al mismo tiempo
el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales
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MS OFFICE 2007 tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma
.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma
.
Girar y Voltear PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos, puedes cambiar su orientación ( por ejemplo girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo inclinado), también puedes voltear los objetos (cuando volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que obtienes es la imagen que aparecería en un espejo puesto de forma vertical frente al objeto original). No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear. Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el menú Dibujo de la barra de Dibujo y selecciona la opción Girar y Voltear.
Si seleccionas la opción Girar libremente verás que aparecen puntos verdes alrededor del objetos (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúate sobre el punto verde que quieras y después arrastra el ratón hacia la posición que tu deseas y verás como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado suelta el botón izquierdo del ratón. Si seleccionas la opción Girar a la izquierda automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Si seleccionas la opción Girar a la derecha automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha. Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical. Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su
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MS OFFICE 2007 simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal. A continuación te mostramos unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado.
Después de Girar a la derecha
Después de Girar a la izquierda
Después de Voltear horizontalmente
Alinear y distribuir PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto. Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria. En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y después del menú Dibujo de la barra de Dibujo seleccionar la opción Alinear o Distribuir. Después elegimos el tipo de alineación o distribución que deseamos de la lista siguiente. Podemos marcar la casilla Con relación a la diapositiva si queremos que la distribución se haga en función de la diapositiva y así los objetos de la diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden la misma distancia.
A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos.
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MS OFFICE 2007 Ejemplo Distribuir Objetos
Después de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:
Como podrás observar la distribución solo se puede hacer en relación a la diapositiva y ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el lateral derecho de la diapositiva. Ejemplo Alinear Objetos
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MS OFFICE 2007
En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequeña se ha situado en la misma horizontal que la grande.
Ordenar objetos En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y después insertar un rectángulo) y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opción ordenar que te permitirá mover los objetos a planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que por eso no se veía.
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MS OFFICE 2007 Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado despliega el menú Dibujo de la barra de herramientas Dibujo y selecciona la opción Ordenar. A continuación selecciona el tipo de orden que quieras realizar
Si seleccionas la opción Traer al frente el objeto que tengas seleccionado pasará a ser el primero por lo que si los pones encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo. Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier objeto que haya encima de él lo tapará. Si seleccionas la opción Traer adelante el objeto que tengas seleccionado pasará una posición hacia adelante. Si seleccionas Enviar atrás este objeto pasará una posición atrás.
Eliminar objetos Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla shift. Después los puedes borrar de varias formas: - pulsando la tecla Supr, - o desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Borrar.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero la sección reservada a estos objetos se mantiene aunque vacía: Si quieres también borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente Supr. Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada. Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS OFFICE 2007 Para Deshacer la última operación realizada podemos: - Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición. - con las teclas Ctrl + Z - haciendo clic en el icono de la barra estándar Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.
Para Rehacer la última operación realizada podemos: - Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición. - con las teclas Ctrl + Y - haciendo clic en el icono de la barra estándar
Insertar texto
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto: Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía ("Haga clic para agregar titulo") desaparecerá y aparecerá el punto de inserción. Empieza a insertar el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.
Añadir texto nuevo
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MS OFFICE 2007 Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva. Para añadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre: - Hacer clic en el botón Cuadro de texto
de la
barra de dibujo, - o desde la barra de menús desplegando el menú Insertar y seleccionando la opción Cuadro de texto. Verás como el cursor toma este aspecto
, donde quieras insertar el nuevo cuadro de
texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto. Introduce el texto. Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces Esc.
Cambiar el aspecto de los textos PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. En la cinta de Opciones Fuente:
También lo puedes hacer desde la barra de formato con En Estilo de fuente: indícale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo) negrita (Ejemplo texto con negrita)
,
, negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita
cursiva), etc. En tamaño selecciona las dimensiones de la letra ( Ejemplo, Ejemplo, desde
. Puedes también utilizar los botones
Ejemplo) o
para aumentar o disminuir el
tamaño de la letra. Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado
, con sombras
,
relieve, etc. Estos efectos podrás combinarlos a tu gusto. También es posible cambiarles el color a los textos,
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MS OFFICE 2007
Alineación de párrafos Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del cuadro del texto. Para aplicar una alineación puedes utilizar los iconos de la barra de formato
o desplegar el menú Formato y seleccionar
Alineación, después elige la que más te guste. Existen 4 tipos de alineación: Izquierda que sitúa al texto lo más cerca del margen izquierdo . Derecha que sitúa al texto lo más cerca del margen derecho Centrado que centra el texto
.
.
Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto.
Las Sangrías
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MS OFFICE 2007 Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría. Para aplicar una sangría sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría. A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría
que se encuentra en la barra
Formato. Cuando se aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra. Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría
.
A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangría al texto.
Numeración y viñetas El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números delante del párrafo. Las numeraciones son muy útiles para crear un índice típico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la lección incluiremos la numeración que le corresponde respecto al índice. Si quieres saber cómo manejar la numeración y las viñetas sigue estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangría ni numeración. Después aplica al texto la sangría que corresponda.
Después selecciona el texto, despliega en
Formato
y
selecciona
la
opción
Numeración y viñetas....
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MS OFFICE 2007 Aparecerá una ventana similar a la que te mostramos a continuación. Si quieres aplicar una numeración visualiza la pestaña Con números.
Selecciona el estilo que más te guste haciendo clic sobre él, en nuestro caso por ejemplo hemos seleccionado
Por último pulsa Aceptar. Una vez aplica la numeración aparecerá algo similar a esto:
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MS OFFICE 2007 Insertar un gráfico Para insertar un gráfico ir a la cinta de opciones Insertar
Seleccionar el tipo de gráfico.
PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
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MS OFFICE 2007
Crear un Organigrama Ir a la cinta de opciones Insertar Opción SmartArt
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