Model Safety Program  DATE:  _____________  SUBJECT:  Workplace Emergency Preparedness  REGULATORY STATUTE:  See Section 13.  OSHA Requirements 

RESPONSIBILITY:    The  company  Safety  Officer  is  _________________.    He/she  is  solely  responsible  for  all  facets  of  this  program  and  has  full  authority  to  make  necessary  decisions  to  ensure success of the program.  The Safety Officer is the sole person authorized to amend these  instructions  and  is  authorized  to  halt  any  operation  of  the  company  where  there  is  danger  of  serious personal injury.  This policy includes respiratory hazards.  Contents of the (YOUR COMPANY) Emergency Preparedness Program  1.  Written Program.  2.  General.  3.  Facility Planning Requirements.  4.  Chain of Command.  5.  Communications.  6.  Accounting for Personnel.  7.  Emergency Response Teams.  8.  Training.  9.  Drills and Performance Evaluation Criteria.  10.  Personal Protection.  11.  Medical Assistance.  12.  Security.  13.  OSHA Requirements.

(YOUR COMPANY) Emergency Preparedness Program  1.    Written  program.  (YOUR  COMPANY)  will  review  and  evaluate  this  standard  practice  instruction  on  an  annual  basis,  or  when  facility  operational  changes  occur  that  require  revision.  Effective  implementation  of  this  program  requires  support from all levels of management within  this company.  This written program will be communicated to all personnel that are affected by it.  It encompasses the total workplace, regardless of number of workers employed or the number of  work shifts.  It is designed to establish clear goals, and objectives.  2.    General.    The  importance  of  an  effective  workplace  safety  and  health  program  cannot  be  overemphasized.  There are many benefits from such a program including increased productivity,  improved employee morale, reduced absenteeism and illness, and reduced workers' compensation  rates;  however,  accidents  still  occur  in  spite  of  efforts  to  prevent  them.    This  Standard Practice  Instruction  (SPI)  details  the  basic  steps  and  planning  documents  this  company  will  initiate  to  prepare for emergencies at our facility(s).  These emergencies include accidental releases of toxic  gases, chemical spills, fires, explosions, natural disasters and personal injury.  This SPI is intended  to serve as a guideline for planning for emergencies, to establish the required planning documents  needed  for  emergency  preparedness,  and  to  assist  company  employees  in  updating  and  revising  existing written programs.  3.   Facility planning requirements.  Proper planning for emergencies is necessary to minimize  employee injury and property damage.  The effectiveness of response during emergencies depends  on the amount of planning and training performed.  Management must show its support of plant  safety  programs  and  the  importance  of  emergency  planning.    If  management  is not interested in  employee protection and minimizing property loss, little can be done to promote a safe workplace.  It  is  therefore  management's  responsibility  within  this  company  to  see  that  this  program  is  instituted and that it is frequently reviewed and updated.  The input and support of all employees  must be obtained to ensure an effective program.  The emergency response plans required by this  company will be developed locally and will be comprehensive enough to deal with all known types  of emergencies.  3.1    Emergency  action plans.  When emergency action plans are required by a particular  OSHA  standard,  the  plan  will  be  in  writing,  the  plan  will  include,  as  a  minimum,  the  following  elements:  3.1.1  Emergency escape procedures and emergency escape route assignments.  3.1.2    Procedures  to  be  followed  by  employees  who  remain  to  perform  (or  shut  down) critical plant operations before they evacuate.  3.1.3    Procedures  to  account  for  all  employees  after  emergency  evacuation  has  been completed.  3.1.4  Rescue and medical duties for those employees who are to perform them.,

3.1.5  The preferred means for reporting fires and other emergencies.  3.1.6    Names  or  regular  job  titles  of  persons  or  departments  to  be  contacted  for  further information or explanation of duties under the plan.  3.2  Hazard audits.  The emergency action plan will address all potential emergencies that  can  be  expected  in  our  facility(s).    Therefore,  it  will  be  necessary  to  perform  a  hazard  audit  to  determine potentially toxic materials and unsafe conditions.  3.2.1    Chemical  information.    For  information  on  chemicals,  the  manufacturer  or  supplier  will  be  contacted  to  obtain  Material  Safety  Data  Sheets.    These  forms  describe  the  hazards that a chemical may present, list precautions to take when handling, storing, or using the  substance, and outline emergency and first­aid procedures.  3.2.2  Emergency essential employees.  The plan will list in detail the procedures to  be taken by those employees who must remain behind to care for essential plant operations until  their  evacuation  becomes  absolutely  necessary.    This  may  include  monitoring  plant  power  supplies,  water  supplies,  and  other  essential  services  that  cannot  be  shut  down  for  every  emergency alarm. 3.2.3    Emergency  evacuation.    For  emergency  evacuation,  floor  plans  or  workplace  maps  that  clearly  show  the emergency escape routes and safe or refuge areas will be  included  in  the  plan.  All employees will be told what actions they are to take in the emergency  situations that may occur in the workplace.  3.2.4  Plan revision.  This plan will be reviewed with employees initially when the  plan is developed, whenever the employees' responsibilities under the plan change, and whenever  the plan is changed.  4.    Chain  of  Command.  Each  SPI  developed  by this company which addresses an emergency  preparedness topic will ensure that a clear chain of command is established.  The goal of which is  to minimize confusion so that employees will have no doubt about who has authority for making  decisions.    Responsible  individuals  will  be  selected  to  coordinate  the  work  of  the  emergency  response  team.    Where  necessary,  a  facility  coordinator  in  charge  of  facility­wide  operations,  public  relations,  and  ensuring  that  outside  aid  is  called  in  will  be  established.    Because  of  the  importance  of  these  functions,  adequate  backup  must  be  arranged  so  that  trained  personnel  are  always  available.    The  duties  of  the  Emergency  Response  Team  Coordinator  where  established  will include the following:  4.1    Assessing  the  situation  and  determining  whether  an  emergency  exists  that  requires  activating the emergency procedures.  4.2    Directing  all  efforts  in  the  area  including  evacuating  personnel  and  minimizing  property loss.

4.3    Ensuring  that  outside  emergency  services  such  as  medical  aid  and  local  fire  departments are called in (or provisions for notification) when necessary.  4.4  Directing the shutdown of plant operations when necessary.  5.    Communications.  Each  SPI  developed  by  this  company  which  addresses  an  emergency  preparedness topic will ensure that communications requirements are addressed.  During a major  emergency  involving  a  fire  or  explosion  it  may  be  necessary  to  evacuate  offices  in  addition  to  manufacturing  areas.  Also,  normal  services,  such  as  electricity,  water,  and  telephones,  may  be  nonexistent.  Under these conditions, it may be necessary to have an evacuation relocation point  established  to  which  employees  can  report  or  that  can  act  as  a  focal  point  for  incoming  and  outgoing calls.  Since time is an essential element for adequate response, the person designated as  being in charge will make this the alternate headquarters so that he/she can be easily reached.  5.1  Communications equipment.  Emergency communications equipment such as amateur  radio  systems,  public  address  systems,  or  portable  radio  units  should  be  present  for  notifying  employees  of  the  emergency  and  for  contacting  local  authorities,  such  as  law  enforcement  officials,  the  Red  Cross,  the  local  Federal  Emergency  Management  Office,  and  the  fire  department.  5.2    Employee  emergency  notification.    A  method  of  communication  also  is  needed  to  alert employees to the evacuation or to take other action as required in the plan.  5.2.1  Alarms will be audible or seen by all people in the facility and will have an  auxiliary  power  supply  in  the  event  electricity  is  affected.    The  alarm  should  be  distinctive  and  recognizable  as  a  signal  to  evacuate  the  work  area  or  perform  actions  designated  under  the  emergency action plan.  5.2.2    Employee  reporting  requirements.    This  employer  will  explain  to  each  employee  the  means  for  reporting  emergencies,  such  as  manual  pull  box  alarms,  public  address  systems,  or  telephones.    Emergency  phone  numbers  will  be  posted  on  or  near  telephones,  on  employees' notice boards, or in other conspicuous locations.  5.2.3    Written  warning  plan.    The  warning  plan  should  be  in  writing  and  management must be sure each employee knows what it means and what action is to be taken.  5.2.4  Off­duty key personnel notification.  It may be necessary to notify other key  personnel such as the plant manager or physician during off­duty hours.  An updated written list  will be kept of key personnel listed in order of priority.  6.    Accounting  for  Personnel.  Management  will  need  to  know  when  all  personnel  have  been  accounted  for.    This  can  be  difficult  during  shift  changes  or  if  contractors  are  on  site.    A  responsible  person  in  the  control  center  should  be  appointed  to  account  for  personnel  and  to  inform police or Emergency  Response Team members of those persons believed missing.

7.    Emergency  Response  Teams.  Emergency  Response  Teams  are  the  first  line  of  defense  in  emergencies.  Before assigning personnel to these teams, it must be determined if employees are  physically capable of performing the duties that may be assigned to them.  The type and extent of  the emergency will depend on the facility plant operations and the response will vary according to  the type of process, the material handled, the number of employees, and the availability of outside  resources.    Emergency  Response  Teams  should  be  trained  in  the  types  of  possible  emergencies  and the emergency actions to be performed.  They should be informed about special hazards, such  as  storage  and  use  of  flammable  materials,  toxic  chemicals,  radioactive  sources,  and  water­  reactive  substances,  to  which  they  may  be  exposed  during  fire  and  other  emergencies.    It  is  important  to  determine  when  not  to  intervene.    For  example,  team  members  must  be  able  to  determine  if  the  fire  is  too  large  for  them  to  handle  or  whether  search  and  emergency  rescue  procedures should be performed.  If there is a possibility of members of the Emergency Response  Team  receiving  fatal  or  incapacitating  injuries,  they  should  wait  for  professional  firefighters  or  emergency  response  groups.    Depending  on  the  size  of  the  facility  there  may  be  one  or  several  teams trained in the following areas:  7.1  Use of various types of fire extinguishers.  7.2  First aid, including cardiopulmonary resuscitation (CPR).  7.3  Shutdown procedures.  7.4  Evacuation procedures.  7.5  Chemical spill control procedures.  7.6  Use of self­contained breathing apparatus (SCBA).  7.7  Search and emergency rescue procedures.  7.8  Natural disaster operation procedures.  8.    Training.  Training  is  important  to  the  effectiveness  of  an  emergency  plan.    Before  implementing an emergency action plan, a sufficient number of persons must be trained to assist in  the  safe  and  orderly  evacuation  of  employees.  Training  for  each  type  of  disaster    response  is  necessary so that employees know what actions are required.  8.1    Additional  training.  In addition to the specialized training for Emergency Response  Team members, all employees will be trained in the following:  8.1.1  Evacuation plans.  8.1.2  Alarm systems.

8.1.3  Reporting procedures for personnel.  8.1.4  Shutdown procedures.  8.1.5  Types of potential emergencies.  8.2  These training programs will be provided as follows:  8.2.1  Initially when the plan is developed.  8.2.2  For all new employees.  8.2.3  When new equipment, materials, or processes are introduced.  8.2.4  When procedures have been updated or revised.  8.2.5  When exercises show that employee performance must be improved.  8.2.6  At least annually.  9.  Drills and performance evaluation criteria.  Emergency control procedures will be written  in  concise  terms  and  made  available  to  all  personnel.    A  drill  will  be  held  for  all  personnel,  at  random  intervals  at  least  annually,  and  an  evaluation  of  performance  made  immediately  by  management and employees.  When possible, drills will include groups supplying outside services  such as fire, emergency services, and police departments.  The emergency plan will be reviewed  periodically  and  updated  to  maintain  adequate  response  personnel,  and  program  efficiency.  Performance  evaluation  criteria  will  be  developed  and  used  to  measure  the  effectiveness  of  periodic  drills.    Drills  will  incorporate  the  use  of  different types of scenarios such as releases of  toxic gases, chemical spills, fires, explosions, natural disasters, and personal injury.  10.  Personal Protection.  Effective personal protection is essential for any person who may be  exposed to potentially hazardous substances.  10.1  Types of hazardous circumstances.  In emergency situations our employees may be  exposed to a wide variety of hazardous circumstances, including.  10.1.1  Chemical splashes or contact with toxic materials.  10.1.2  Falling objects and flying particles.  10.1.3    Unknown  atmospheres  that  may  contain  toxic  gases,  vapors  or  mists,  or  inadequate oxygen to sustain life.  10.1.4  Fires and electrical hazards.

10.2    Safety  equipment.    It  is  extremely  important  that  our  employees  be  adequately  protected in these situations.  Some of the safety equipment that may be used includes:  10.2.1  Safety glasses, goggles, or face shields for eye protection.  10.2.2  Hard hats and safety shoes for head and foot protection.  10.2.3  Proper respirators for breathing protection.  10.2.4  Whole body coverings, gloves, hoods, and boots for body protection from  chemicals.  10.2.5    Body  protection  for  abnormal  environmental  conditions  such  as  extreme  temperatures.  10.2.6  Equipment selection.  The equipment selected will be approved jointly by  the Mine Safety and Health Administration (MSHA) and the National Institute for Occupational  Safety  and  Health  (NIOSH),  or will meet the standards set by the American National Standards  Institute (ANSI).  The choice of proper equipment is not a simple matter and consultation will be  made  with  health  and  safety  professionals  before  making  any  purchases.    Manufacturers  and  distributors of health and safety products will be consulted where necessary to answer questions if  they have enough information about the potential hazards involved.  10.2.7  Respiratory protection.  An individual respiratory protection program will  be  developed  and  maintained.    Professional  consultation  may  be  needed  in  providing  adequate  respiratory protection.  Respiratory protection is necessary for toxic atmospheres of dusts, mists,  gases, or vapors and for oxygen­deficient atmospheres.  10.2.7.1 

There are four basic categories of respirators: 

10.2.7.1.1    Air­purifying  devices  (filters,  gas  masks,  and  chemical  cartridges),  which  remove  contaminants  from  the  air  but  cannot  be  used  in  oxygen­deficient  atmospheres.  10.2.7.1.2    Air­supplied  respirators  (hose  masks,  air  line  respirators),  which  should  not  be  used  in  atmospheres  that  are  immediately dangerous to life or  health.  10.2.7.1.3    Self­contained  breathing  apparatus,  which  are  required  for unknown atmospheres, oxygen­deficient atmospheres, or atmospheres immediately dangerous  to life or health (positive­pressure type only).  10.2.7.1.4    Escape  masks.    Before  assigning  or  using  respiratory  equipment the following conditions will be met:

10.2.7.2    Medical  management.    A  medical  evaluation  must  be  made  to  determine if the employees are physically able to use the respirator.  10.2.7.3  Written procedures will be prepared covering safe use and proper  care  of  the  equipment,  and  employees  must  be  trained  in  these  procedures  and  the  use  and  maintenance of respirators.  10.2.7.4  Fit testing.  A fit test will be made to  determine a proper match  between the facepiece of the respirator and the face of the wearer.  This testing will be repeated  periodically.  Training will be provided to each employee providing an opportunity to handle the  respirator,  have  it  fitted  properly,  test  its  facepiece­to­face  seal,  wear  it  in  normal  air  for  a  familiarity  period,  and  wear  it  in  a  test atmosphere.  Where a specific standard exists within the  OSHA "Z" Standards the fit test protocol will be used.  10.2.7.5    Maintenance.    A  regular  maintenance  program  will be instituted  including  cleaning,  inspecting  and  testing  of  all  respiratory  equipment.    Respirators  used  for  emergency response will be inspected after each use and at least monthly to assure that they are in  satisfactory working condition.  A written record of inspection must be maintained.  10.2.7.6    Availability.    Distribution  areas  for  equipment  used  in  emergencies will be readily accessible to employees.  10.3    Confined  spaces.    Emergency  situations  may  involve  entering  confined  spaces  to  rescue company employees who are overcome by toxic compounds or who lack oxygen.  These  confined  spaces  include  tanks,  vaults,  pits,  sewers,  pipelines,  and  vessels.    Entry  into  confined  spaces  can  expose  the  employee  to  a  variety  of  hazards,  including  toxic  gases,  explosive  atmospheres,  oxygen  deficiency,  electrical  hazards,  and  hazards  created  by  mixers  and impellers  that have not be deactivated and locked out.  Personnel should never enter a confined space under  normal circumstances unless the atmosphere has been tested for adequate oxygen, combustibility,  and toxic substances.  Conditions in a confined space must be considered immediately dangerous  to  life  and  health  (IDLH)  unless  known  otherwise.      If  a  confined  space  must  be  entered  in  an  emergency, the following precautions will be followed:  10.3.1    All  lines  containing  inert,  toxic,  flammable,  or  corrosive  materials  will be  disconnected or valved off before entry.  10.3.2    All  impellers,  agitators,  or  other  moving  equipment  inside  vessels  will  be  locked out.  10.3.3    Appropriate  personal  protective  equipment  must  be  worn  by  employees  before entering a vessel.  Mandatory use of safety belts and harnesses will be stressed.  10.3.4  Rescue procedures will be specifically designed for each entry.  When there  is an atmosphere immediately dangerous to life or health or a situation that has the potential for  causing injury or illness to an unprotected worker, a trained stand­by person will be present.  This

person will be assigned a fully charged, positive­pressure, self­contained breathing apparatus with  a full facepiece.  The stand­by person must maintain unobstructed life lines and communications  to  all  workers  within  the  confined  space  and  be  prepared  to  summon  rescue  personnel  if  necessary.    The  stand­by  person  will  not  enter  the  confined  space  until  adequate  assistance  is  present.    while  awaiting  rescue  personnel,  the  stand­by  person  may  make  a  rescue  attempt  utilizing life lines from outside the confined space.  A more complete description of procedures to  follow  while  working  in  confined  spaces  may  be  found  in  National  Institute  for  Occupational  Safety  and  Health  (NIOSH)  Publication  Number  80­106,  Criteria  for  a  Recommended  Standard...Working in Confined Spaces, and 29 CFR 1910.146, Permit Required Confined Space  Entry Program (General Industry)  11.    Medical  Assistance.  In  a major emergency, time is a critical factor in minimizing injuries.  This employer will ensure the ready availability of medical personnel for advice and consultation  on matters of employee health.  If health problems develop in the workplace, medical help will be  available  to  resolve  them.    To  fulfill  the  above  requirements,  the  following  actions  will  be  considered:  11.1  A survey the medical facilities near this facility will be conducted and arrangements  will be made to handle routine and emergency cases.  A written emergency medical procedure will  then be prepared for handling accidents with minimum confusion.  11.2  If this facility is located far from medical facilities, at least one and preferably more  employees on each shift will be adequately trained to render first aid.  The American Red Cross,  some insurance carriers, local safety councils, fire departments, and others may be contacted for  this training.  11.3    First­aid  supplies  will  be  provided  for  emergency  use.    This  equipment  will  be  ordered through consultation with a physician.  11.4    Emergency  phone  numbers  will  be  posted  in  conspicuous  places  near  or  on  telephones.  11.5  Sufficient ambulance services will be available to handle any emergency.  This will be  conducted  with  advance  contact  with  ambulance  services  to  ensure  they  become  familiar  with  plant location, access routes, and hospital locations.  12.    Security.  During  an  emergency,  it  is  often  necessary  to  secure  the  area  to  prevent  unauthorized  access  and  to  protect  vital  records  and  equipment.    An  off­limits  area  should  be  considered (where necessary) by cordoning off the area with ropes and signs.  It may be necessary  to  notify  local law  enforcement  personnel  or  to  employ  private  security  personnel  to  secure  the  area and prevent the entry of unauthorized personnel.  12.1    Certain  records  also  may  need  to  be  protected,  such  as  essential  accounting  files,  legal  documents,  and  lists  of  employees'  relatives  to  be  notified  in  case  of  emergency.    These

records  will  be  stored  in  duplicate  outside  the  plant  or  in  protected  secure  locations  within  the  plant.  13.  OSHA Requirements.  The following is a list of some of the OSHA requirements pertaining  to  emergency  response  that  may  be  used  as  source  documents  for  developing  the  required  Standard  Practice  Instructions  within  this  company  pertaining  to  Workplace  Emergency  Preparedness.    These  references  refer  to  appropriate  sections  of  the  Occupational  Safety  and  Health Standards (Code of Federal Regulations, Title 29, Part 1910, which are the OSHA General  Industry Standards).  Subpart E ­ Means of Egress  1910.37  1910.38 

Means of egress  Employee emergency plans and fire prevention plans  Appendix to Subpart E ­ Means of egress 

Subpart H ­ Hazardous Materials  1910.120 

Hazardous waste operation and emergency response:  Interim final rule 

Subpart I ­ Personal Protective Equipment  1910.132  1910.133  1910.134  1910.135  1910.136  1910.146 

General requirements­­personnel protection  Eye and face protection  Respiratory protection  Occupational head protection  Occupational foot protection  Permit Required Confined Space Entry 

Subpart K ­ Medical and First Aid  1910.151 

Medical services and first aid 

Subpart L ­ Fire Protection  1910.155­156  Fire protection and fire brigades  1910.157­163  Fire suppression equipment  1910.164  Fire detection systems  1910.165  Employee alarm systems  Appendix A­E of Subpart L