Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

Mobiles Arbeiten in der Umsetzung

In der Bundesverwaltung Carlo Dietiker, Leiter Kunden- und Angebotsmanagement Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

Agenda  Strategische Ziele der Bundesverwaltung  Massnahmen in der Umsetzung  Mobiler Zugang zur IKT  Mobiles Arbeiten beim BIT  Zusammenfassende Übersicht und Planung

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Viele Facetten der neuen Arbeitswelt Flexiblere Geschäftsprozesse und Mitarbeitende als Treiber

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Fokus auf vier Bereiche beim Bund Zusammenspiel mehrerer Akteure in unterschiedlichen Disziplinen

Zusammenspiel von Infrastruktur Technologie

Personalrecht und Politik

Kader und Mitarbeitende

als Erfolgsfaktor Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Ziele und Stossrichtungen Immobilien- und Umweltstrategie BV

Immobilienstrategie – Unterbringungskonzept 2024 • Polyvalente Raumstrukturen schaffen sowie nachhaltige Standards definieren • Unterstützung von individueller und kooperativer Arbeit durch bauliche Massnahmen Ressourcen- und Umweltmanagement in der BV • Machbarkeitsstudie Mobilitätskonzept in Zusammenarbeit mit EPA erstellt • Zentrale Themen: Flexible Arbeitsformen, Telearbeit, Home-Office • Arbeitsgruppe Mobilität (Mobilitäts-Management-System) Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Ziele und Stossrichtungen EPA Personalrecht, Richtlinien und Kultur

Rahmenbedingungen definieren, welche das ortsunabhängige Arbeiten ermöglichen Beitrag zur Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden leisten Attraktivität der Arbeitgeberin Bundesverwaltung erhöhen

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Massnahmen EPA (1) Personalrecht und Politik

BPV / VBPV • flexible Arbeitszeitformen soweit betrieblich möglich • Arbeitszeitmodelle (Jahres- oder Vertrauensarbeitszeit) • Regelung für Telearbeit

Politische Vorstösse • Motion 12.4120 Grossen (Quote für Home-Office) • Postulat 13.3358 Grossen (Anreize für Telearbeit/HomeOffice) • Postulat 13.3712 Feller (Statistiken)

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Massnahmen EPA (2) Kader und Mitarbeitende

Richtlinien zur Telearbeit Handlungsempfehlungen im Umgang mit mobilen, flexiblen Arbeitsformen (Checkliste, Muster-Vereinbarung) UCC als Basis für mobile, flexible Arbeitsformen Unterstützung im Bereich Ausbildung, Veränderungsmanagement und Kommunikation Pilot Mobiles Arbeiten • Erfahrungswerte im Bereich Führung, Kultur und Zusammenarbeit • Ausbildungsmassnahmen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Massnahmen EPA (3) Unterstützung im Programm UCC Situationsanalyse • Ziele von UCC • Veränderungsbereitschaft Massnahmenpakete • Veränderungsmanagement auf Stufe Programm • Unterstützung der Leistungserbringer (LB) • Begleitung der Anwender/innen Überprüfen und verbessern • Ziele Programm UCC • Nutzenmessung und Zufriedenheit Organisation und Ressourcen Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Massnahmen EPA (4) UCC Veränderungscharakter

Wollen Sie Zeit sparen? Veränderung sehr anspruchsvoll

Wollen Sie manchmal ganz konzentriert arbeiten können? Wollen Sie weniger reisen?

Wollen Sie Entscheide schneller einholen? Veränderung überschaubar

Wollen Sie externe Partner oder Experten einfacher einbeziehen können?

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Massnahmen EPA (5) Workshop ‘Neue Arbeitswelt’ Sensibilisierung was die Einführung von UCC für die Organisationen bedeutet

Was bedeutet ein verändertes Arbeitsverhalten der Mitarbeitenden für die Kader Was bietet UCC für neue Arbeitsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden

Vertiefung in Simulation und Massnahmen ausarbeiten für eigene Arbeitssituaion

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Ziele und Stossrichtungen ISB IKT Strategie – mobiles Arbeiten: Infrastruktur und Technologie

Ausrichtung der Endgeräte auf mobilen Einsatz

Ausbau der drahtlosen Netzzugänge Mobiler Zugang zur Büroautomation Mobiler Zugang zu Fachanwendungen Hilfsmittel für das mobile Arbeiten

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Massnahmen ISB (1) Geschäftsbedürfnisse an das Mobile Arbeiten

• Synchronisation von geschäftlichen wie auch privaten Messaging-Daten mit allen Endgerätetypen • Mobiler Zugriff (lesen und schreiben) auf zentral gespeicherte Informationen (Büroautomation und Fachanwendungen inkl. GEVER und CollaborationPlattformen). • Sprachkommunikation und UCC unabhängig vom eingesetzten Endgerät. • Mobiler Zugriff auf das Intranet der Bundesverwaltung. • Gewährleistung einer transparenten Synchronisation von lokal erfassten Daten beim Einsatz mehrerer Gerätetypen durch ein und dieselbe Person.

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Massnahmen ISB (2) Geschäftsbedürfnisse an das Mobile Arbeiten

• Einsatz von „Productivity-Apps“, welche die mobile Arbeit unterstützen (z.B. erfassen von Notizen, Anmerkungen zu Dokumenten anfügen). • Ortsunabhängiges Drucken (an Standorten der Bundesverwaltung und an Standorten ausserhalb der Bundesverwaltung unter Einsatz mobiler Druckgeräten). • Schneller Zugang auf Daten und Services durch ständige Verbindung zum Bundesnetzwerk. • Einfaches, sicheres Authentisierungsverfahren. • Keine manuelle Eingriffe bzw. Neuanmeldung beim Wechseln des Netzes (zumindest innerhalb der Bundesnetzwerke). • Zulassung von privat beschafften Endgeräten. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Endgeräte und Netzzugang Geräte und Zugänge ausrichten auf mobile Nutzung

Gerätetypen – Die Geräte entwickeln sich rasch weiter, die Erneuerungszyklen werden zunehmend kürzer.  Die Services und Funktionalitäten müssen Geräteunabhängig ausgeprägt sein, der Einsatz privat beschaffter Geräte wird zugelassen.

Connectivity – Lokale IKT-Funktionen (lokal installierte Anwendungen) verlieren an Bedeutung, die künftige IKTUnterstützung basiert auf Online Services und Livedaten.  Die Netzzugänge werden nach folgenden Grundsätzen ausgerichtet: „Instant On“, „Always Online“, „Seamless“.

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Mobiler Zugang auf IKT (1) Büroautomation und Fachanwendungen

Schwerpunkte der IKT-Teilstrategie Mobiles Arbeiten  Datenzugang zu den IKT-Ressourcen des Bundes  Sicherheitsanforderungen und Vertrauenswürdigkeit  Mobil verfügbare Services Prinzip: Der Zugang zu den IKT-Services und Funktionen der Bundesverwaltung ist über jede Endgerätekategorie grundsätzlich möglich und wird nur durch die Möglichkeiten des Formfaktors oder durch die Vertrauenswürdigkeit des Endgerätes (in Abhängigkeit vom Device Management) eingeschränkt. Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

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Smart-Device Teilmanaged (MDM) Privatgerät Unmanaged

Arbeitsgerät

Klassifizierung Level of assurance

Mittelstark geschützt Einfach geschützt öffentlich

nicht klassifiziert

nicht klassifiziert

very low

Zugriff

ohne/mit Anmeldung

Verschlüsselung

ohne

Stark geschützt

verschlüsselte Speicherung möglich (INTERN verschlüsselt)

BA-Client Full managed

Policy Enforcement Point

Mobiler Zugang auf IKT (2)

bis INTERN

bis VERTRAULICH

low

medium

high

Username / Passwort

+ 2FA

Smartcard

ohne oder schwach mit pkzip

DRM

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zwingend stark (Secure Center) 17

Mobiler Zugang auf IKT (3) weitere Vorhaben und Abklärungen im BIT

Managed Mobile Virtual Desktop Integration für Orts- und Endgeräte unabhängigen Zugriff Mobile Device Management für sicheren mobilen Zugang auf das BV Netz und Anwendungen OneDrive for Business Studie für mobile online /offline Synchronisation von Notizen und Daten Convertables Studie für den Einsatz von Windows 8.1 Tablets in der BA Bund

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Mobiles Arbeiten beim BIT (1) Herausforderung Organisationseisberg Organisationsstruktur Infrastruktur

Sichtbare, formelle Aspekte, z.B. Unsichtbare, emotionale Aspekte, z.B.

Werte Tabus

Informelle Machtstrukturen

Der Eisberg stützt seine Spitze durch sein enormes Verdrängunspotenzial in den Tiefen des Wassers. Die Vernachlässigung dieser Prozesse birgt die grössten Risiken für das Veränderungsmanagement.

Versteckte Ziele Gruppennormen Gefühle Alte Seilschaften

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Mobiles Arbeiten beim BIT (2) Bedürfniscluster Arbeitsplatz- und Zusammenarbeit

Privat nutzen

Gut ausgerüstet Zusammen arbeiten sein Konzentriert arbeiten Mobil arbeiten Kreativ arbeiten Mobil sein Kein fester AP

Gesund bleiben Sich wohl fühlen Sicher fühlen

Privatsphäre haben Vertraulichkeit wahren Transparent sein

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Mobiles Arbeiten beim BIT (3) Arbeitsplatz & Zusammenarbeitskonzept

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Mobiles Arbeiten beim BIT (4) Mitarbeiterumfrage zu Arbeitsort und Arbeitsmittel

4.72 4.64

Ich fühle mich an meinem Arbeitsplatz wohl.

BIT Gesamt 5.14 Mitarbeitende 5.17 5.10

Mir stehen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung.

Führungskräfte 5.53

1

2

3

4

5

6

4.61 4.94 4.44

Ich fühle mich an meinem Arbeitsplatz wohl.

andere BlackPearl

4.47 Mir stehen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung.

Titanic

5.32 5.09 1

2

3

4

5

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Übersicht der aktuellen Sutuation 2013

2014

2015

Personalrechtliche Grundlagen Bericht Postulat Grossen 13.3358

Richtlinien für Telearbeit

Bericht Postulat Feller 13.3712

Politische Vorstösse IKT-Strategie – mobiles Arbeiten UCC (Unified Communication & Collaboration) Pilot „Mobiles Arbeiten“ - Schlussbericht «Initiative Future Working» Immobilienstrategie – Unterbringungskonzept 2024 RUMBA – Mobilitätsmanagementsystem (MMS)

I/13

II/13

III/13

IV/13

I/14

II/14

III/14

IV/14

I/15

II/15

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III/15

IV/15 23

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