Willibald Heßlinger Multiplikator für das Schulverwaltungsprogramm asv

BERICHTE IN ASV ERSTELLEN In ASV gibt es neben dem Modul „Berichte“ (rotes Buchsymbol) auch ein Programm zur Verwaltung und Erstellung von Berichten, die sog. Berichtsbibliothek (weißes Buchsymbol). Listen, Berichte und Serienbriefe Grundsätzlich muss zwischen den Begriffen „Listen“ und „Berichte“ unterschieden werden. Folgende kurze Zusammenfassung soll die Unterschiede verdeutlichen: Berichte Berichtsbibliothek



Berichte werden von ASV zentral zur Verfügung stehen

 

in der Berichtsbibliothek werden die Berichte verwaltet in der Berichtsbibliothek können auch Berichte erstellt werden. Aus arbeitsökonomischen Erwägungen wird empfohlen, dass Sie in einem ersten Schritt stets prüfen, ob ein Listen- oder Berichtswunsch mit den zur Verfügung stehenden Berichten, diese Berichte nennt man externe Berichte, die mit dem Externen Berichtswerkzeug erstellt wurden.

Diese externen Berichte sind nicht veränderbar und können durch das Anklicken des Punktes „Modus“ in der Schaltfläche Tabelleneigenschaften als „Externes Berichtswerkzeug“ angezeigt werden. Mit diesem Skript soll gezeigt werden, wie man selbst Berichte erstellen kann. Dabei ist zwischen folgenden Berichtswerkzeugen zu unterscheiden:    

Listengenerator Serienbriefgenerator Etikettengenerator Office-Schablone Rufen Sie die rote Berichtsbibliothek auf und lassen Sie sich in den Tabelleneigenschaften die verschiedenen Einstellungen anzeigen!

NOTIZEN

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Wie werden Listen und Formulare in der Berichtsbibliothek verwaltet? Im Modul 'Berichtsbibliothek-Verwaltung' werden die Reporte verwaltet. Unter anderen können sie hier importiert, exportiert oder gelöscht werden.

1.1 Import/Export von Berichten Möchten Sie einen Bericht importieren, öffnen Sie bitte das Modul 'Berichtsbibliothek-Verwaltung' über die Symbolleiste oder die Menüpunkte 'Datei' > 'Verwaltung' > 'Berichtsbibliothek'.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche 'importieren' oder das Menü können Berichte importiert werden. Der Export von Berichten erfolgt nach dem gleichen Muster. 1.2 Berichte freigeben

 

Alle selbst importierten Berichte sind zunächst nur für den Benutzer sichtbar, der auch den Bericht importiert hat. Soll dieser Bericht für alle anderen Benutzer sicht- und anwendbar sein, so muss dieser freigegeben werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Bericht im Modul 'Berichtsbibliothek-Verwaltung' aus. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus durch Klick auf das Symbol .  Setzen Sie das Häkchen bei „für Bibliothek freigegeben“.

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1.3 Löschen von Berichten Öffnen Sie das Modul 'Berichtsbibliothek-Verwaltung' über das Menü . Wählen Sie zuerst den Datenbereich und anschließend die Liste, die Sie löschen möchten, im Navigator aus (z. B. 'Schülerliste'). Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus durch Klick auf das Symbol . Das Symbol ändert sich dadurch in und unten haben Sie nun Zugriff auf die Checkbox 'deaktiviert', mit der Sie die Liste erst deaktivieren müssen, bevor Sie sie löschen können. Wenn Sie dann bestätigen, dass Sie den Datensatz wirklich löschen möchten, ist die Liste gelöscht.

1.4 Druck von Berichten im Modul „Schüler“ ermöglichen Aus dem Modul „Schüler“ können über das Druckersymbol direkt Berichte gedruckt werden.

Möchten Sie einen importierten Bericht mit in diese Auswahlliste aufnehmen, so gehen Sie folgendermaßen vor:   

Wählen Sie dazu den gewünschten Bericht im Modul 'Berichtsbibliothek-Verwaltung' aus. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus durch Klick auf das Symbol . Setzen Sie das Häkchen bei „Zuordnung zur Sondertaste Strg + P“.

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1.5 Welche Berichte können geändert werden?



Generell können zentral zur Verfügung gestellte Berichte nicht verändert/bearbeitet werden. Um diesen Status des Berichtes zu sehen, haben Sie folgende Möglichkeit. Nehmen Sie im Navigator des Moduls „Berichtsbibliothek“ folgende Tabelleneinstellung vor:

 

Mit der Auswahl „Modus“ wird angezeigt, um welche Art von Bericht es sich handelt. Alle Berichte, die bei Modus den Eintrag „Externes Berichtswerkzeug“ haben, sind nicht bearbeitbar. Schon bei der Voransicht der Berichte, erkennt man mit welchem Werkzeug die jeweiligen Berichte erstellt wurden. Das jeweilige Werkzeug wird über das Menü ausgewählt.

Die Beschreibung dieser Werkzeuge soll in den folgenden Abschnitten geschehen.

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Listengenerator Das Erstellen und Bearbeiten von Listen erfolgt im Listengenerator. Aufruf des Listengenerators im Menü:

Verschaffen Sie sich auf der ASV-Website einen Überblick der Funktionen des Listengenerators. 2.1 Beschreibung des Listengenerators Der Listengenerator bietet die Möglichkeit, eigene Listen zu erstellen. Diese Listen können für alle zugänglich gemacht oder aber wieder deaktiviert werden. Es können auf einfache Art und Weise Listen in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrkräfte, Betriebe usw.) erstellt werden. Dabei können bis zu 16 Spalten Datenfelder aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und der Liste per drag & drop hinzugefügt werden. Weitere Optionen ermöglichen unterschiedliche Sortierungen, Gruppierungen und Summenbildung in der Liste. Zusätzliche Informationen können im Kopf- und Fußbereich eingegeben werden.

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2.2 Liste anlegen Geben Sie einen Listennamen ein und wählen Sie einen Datenbereich aus. Jeder Listenname kann nur einmal vergeben werden.

Datenbereich und Hauptspalte

Je nach gewähltem Datenbereich ist die Hauptspalte mit entsprechenden Daten vorbelegt. Sie kann nicht gelöscht werden, aber man kann durch einen Doppelklick in das Feld 'Überschrift' den Text dort ändern. Wählen Sie verschiedene Datenbereiche aus und achten Sie auf die Änderung der Hauptspalte. weitere Spalten die weiteren Spalten können auf verschiedene Arten bearbeitet werden. Mit den entsprechenden Schaltflächen können neue Spalten eingeschoben oder verschoben werden. (siehe nachfolgende Abb.) Mit Hilfe der „RMT = rechte Maustaste“ werden die weiteren Spalten mit Datenfeldern gefüllt.

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Auswahl der Datenfelder Filterfunktion: Mit der Eingabe eines Suchbegriffs in das Feld „Filter“ erhält man meistens das gewünschte Datenfeld.

Suchbegriff eingeben

Aufklappen der Datenfelder Ebenso kann man durch Anklicken des Symbols „plus“ die Inhalte der Datenfelder nach den Eintragsmöglichkeiten des jeweiligen Datenbereichs auflisten. 2.3 Liste speichern und testen Auch wenn eine Speicherung automatisch im Hintergrund erfolgt, ist es sinnvoll, die Liste mit einem Klick auf in der Werkzeugleiste zu speichern, bevor Sie weiterarbeiten. Nun können Sie die erstellte Liste mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Testen' aufrufen. Der Listengenerator springt dann automatisch auf den Reiter 'Bericht testen'. Achten Sie dabei darauf, dass die Ausgabeeinstellungen auf 'Vorschau' (Grundeinstellung) gestellt ist und dass im Navigator alle gewünschten Namen markiert sind. Wenn Ihnen die erstellte Liste noch nicht gefällt, können Sie auch weitere Spalten und Datenfelder hinzufügen.

Durch Klick auf 'anwenden' wird die erstellte Liste angezeigt oder ausgedruckt. 00_skript-berichte

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2.4 Listen aufrufen und bearbeiten    

Alle Listen und Dokumente, die erstellt wurden, werden in ASV im Modul 'Berichtsbibliothek' abgelegt. Dieses muss man aufrufen, um sie im Nachhinein bearbeiten zu können. Zum Modul 'Berichtsbibliothek' gelangt man über die Menüleiste 'Auswertungen' > 'Berichtsbibliothek'. Wenn Sie den gewünschten Datenbereich im Navigator wählen, erscheinen alle diesem Datenbereich zugeordneten Berichte in der Navigatortabelle. Wählen Sie in den gewünschten Bericht aus und klicken Sie auf die Schaltfläche 'bearbeiten', dann öffnet das passende Arbeitsmodul mit dem gewählten Bericht und Sie können diesen bearbeiten. Wählen Sie also eine Liste, wird diese für Sie automatisch im Listengenerator geöffnet. Dort können Sie nun deren Formatierung anpassen.

2.5 Formatierung anpassen

Der ASV-Listengenerator auf den Reitern 'Definition', 'Spaltengestaltung', 'Layout' und 'Seiteneinstellungen' verschiedene Möglichkeiten, bereits erstellte Listen zu formatieren. In der Grundeinstellung werden die Klassenlisten alphabetisch mit Nummerierung in Zeilen ausgegeben. Ferner erscheint unten auf der Liste die Gesamtzahl aller aufgeführten Personen. Diese Einstellung lässt sich nicht verändern. Um die Nummerierung ein- und auszuschalten, gehen Sie auf den Reiter 'Layout'. Um sich unten auf der Liste ausgeben zu lassen, wie viele männliche und wie viele weibliche Personen in der jeweiligen Gruppe sind, gehen Sie bitte auf den Reiter 'Spaltengestaltung'. Beispiel: Klassenliste mit Schülernamen und leeren Kästchen dahinter Den Eintrag 'leere Spalte' können Sie erzeugen über die Schaltfläche 'Leereintrag übernehmen' im Fenster 'Datenfeld auswählen', das Sie mit einem Mausklick rechts in die betreffende Spalte aufrufen können.

Sind die Spalten zu breit oder zu schmal, können Sie diese auf dem Reiter 'Spaltengestaltung' nachformatieren. Auf dem Reiter 'Layout' können Sie zusätzlich noch entscheiden, ob die Liste hinter den von Ihnen bereits angelegten Spalten mit Leerspalten aufgefüllt werden soll oder nicht, falls noch Platz da ist. 00_skript-berichte

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2.6 Kopf- und Fußbereich Kopfbereich Auf dem Reiter 'Definition' besteht die Datenerfassungstabelle zum 'Kopfbereich' aus verschiedenen Eingabefeldern:

Listenkopf: links

Listenkopf: Mitte

Listenkopf: rechts

Diese Eingabefelder im Kopfbereich können auf 3 Arten befüllt werden: 1. Die Eingabefelder können frei beschrieben werden. Dazu können Sie den Cursor per Mausklick ins gewünschte Feld setzen und eigenen Text eingeben. 2. Die Eingabefelder können mit Datenfeldern aus den virtuellen Feldern des gewählten Datenbereichs belegt werden. Hierzu gehen Sie im Auswahlmenü auf 'Datenfeld auswählen', suchen sich dann im Fenster das passende Datenfeld heraus und fügen es mit einfachem Klick und Eingabetaste, Doppelklick oder per drag&drop in den gewünschten Kopf- oder Fußbereich ein. 3. Die Eingabefelder können mit automatischen Datenfeldern ('Datum', 'Seitennummer' und 'Seite X von Y') belegt werden. Durch Klick mit rechter Maustaste auf das betreffende Feld öffnet sich ein Kontextmenu, aus dem man gewünschtes automatisches Feld durch Klick auf linke Maustaste auswählen kann. Fußbereich Die Funktionen im Fußbereich entsprechen denen im Kopfbereich.

2.7 Spalten/Datenfelder hinzufügen

Über die beiden Schaltflächen 'Spalte einfügen' kann man rechts bzw. links einer markierten Tabellenspalte weitere einfügen (maximal 16).

Durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine Spalte öffnet sich ein Kontextmenü.

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Im Kontextmenü gehen Sie auf die Option 'Datenfeld auswählen' (in der Hauptspalte ist dies Funktion deaktiviert) und es öffnet sich folgendes Auswahlfenster: Die einzelnen Datenfelder werden in einer Verzeichnisstruktur angeboten. Durch Klick auf '+' öffnen Sie ein Verzeichnis, bis der Name des gewünschten Datenfeldes erscheint. Das markierte Datenfeld wird durch  Drücken der Entertaste oder  Doppelklick auf den Datenfeldnamen  oder einfach per drag&drop in die markierte Spalte eingefügt. Der Name des Datenfeldes wird automatisch als Spaltenüberschrift übernommen, kann aber nachträglich geändert werden. Es kann pro Spalte immer nur ein Datenfeld übernommen werden. Ein Datenfeld kann aber mehrfach in einzelne Spalten übernommen werden. Um eine Spalte wieder zu löschen, markieren Sie sie und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Spalte löschen'. 2.8 Spaltenformatierung Das Fenster 'Spaltenformatierung' lässt sich für jede Spalte einzeln durch einen Doppelklick links aufrufen, wenn diese vorher zur Bearbeitung ausgewählt wurde und vollständig blau markiert ist oder durch das Anklicken des Symbols. Wenn sich dann das Fenster 'Spaltenformatierung' öffnet, sind alle Einstellungen so hinterlegt wie im Screenshot rechts, doch sie lassen sich im Fenster für die gewählte Spalte ändern. Die Spaltenüberschrift ist im Feld oben nicht editierbar und dient hier lediglich zur Information, welche Tabellenspalte darunter formatiert werden kann. Möchten Sie den Text ändern, geht das in der Tabellenzelle 'Überschrift' auf dem Listengenerator-Reiter 'Definition'. Die im Screenshot sichtbaren 'globalen Einstellungen' können Sie für die gewählte Spalte überschreiben. Alle gemachten Änderungen lassen sich aber mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Zurückstellen auf globale Einstellungen' rückgängig machen. Im Abschnitt 'Spaltenbreite' haben Sie die Möglichkeit, die Spaltenbreite der gewählten Spalte zu bestimmen. Lediglich vom Programm automatisch generierte Spalten und Unterspalten lassen sich nicht nachformatieren. Auch für die Werte in den Unterspalten haben Sie zwei Optionen: Sie können sie als Kürzel ausgeben oder als 'X' darstellen lassen. Die Inhalte können Sie entweder 'umbrechen' oder 'abschneiden' lassen. Auch die Textausrichtung können Sie verändern. 00_skript-berichte

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2.9 Spaltengestaltung Ist der Reiter 'Spaltengestaltung' gewählt, können Hauptspalte und eingefügte Spalten weiterbearbeitet werden.

Für die Hauptspalte gibt es im Datenbereich 'Schüler' eine besondere Formatoption. Durch Setzen des Hakens vor 'Alphabetische Gesamtliste mit Zusatzspalte Klasse' lässt sich eine entsprechende Liste generieren. Voreingestellte Sortierungen und Filter bleiben dabei wirksam. Der Bereich 'Voreinstellung für alle Spalten': Die hier angebotenen Formatierungsmöglichkeiten beziehen sich auf alle vom Benutzer angelegten Spalten. Wichtig: Veränderungen werden erst wirksam, wenn die Schaltfläche 'Voreinstellungen für alle Spalten übernehmen' angeklickt wird. Im Abschnitt 'Spaltenbreite' haben Sie die Möglichkeit, die Spaltenbreite der gewählten Spalte zu bestimmen mit den beiden Checkboxen. Lediglich vom Programm automatisch generierte Spalten und Unterspalten lassen sich nicht nachformatieren. Um den 'Spaltentitel' anzupassen, stehen Ihnen die Schaltfläche 'Schrift' sowie die Checkboxen 'grau hinterlegt', 'senkrecht darstellen' und 'nur auf der ersten Seite' zur Verfügung. Bei Klick auf 'Schrift' öffnet sich das Fenster 'Schrift auswählen', mit dem Sie arbeiten können. Über eine weitere Schaltfläche 'Schrift' können Sie im Bereich 'Textausgabe in der Spalte' auf gleiche Weise den in der Spalte ausgegebenen Text formatieren. 00_skript-berichte

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2.10 Seiteneinstellungen Ist der Reiter 'Seiteneinstellungen' gewählt, können Sie Orientierung und Papierformat der Liste einstellen. Auch die Ränder lassen sich hier formatieren ebenso wie die jeweiligen Abstände der Kopfund Fußzeile vom Seitenrand. 2.11 Sortierung von Listen Listen lassen sich sortiert ausgeben. Sind keine Sortierangaben gemacht und ist die Liste der Schnellsortierung leer, wird nach der Hauptspalte sortiert. Eine Liste, die nur aus der Hauptspalte besteht, gibt beispielsweise eine alphabetische Schülerliste aus. Sie können in dem Feld ‚Schnellsortierung‘ eine Option aus der Auswahlliste wählen oder in dem Feld darunter eine der von Ihnen angelegten Spalten wählen, nach der sortiert werden soll. 2.12 Anlegen von Unterspalten Für die Ausgabe der Teilnahme am Religionsunterricht oder an bestimmten Wahlfächern/Wahlpflichtfächern gibt es die Möglichkeit der Definition von Unterspalten. Diese Unterspalten werden durch den Senkrechtstrich voneinander getrennt. Dieses Zeichen erhält man mit der Tastenkombination „AltGr“ + Taste „größer/kleiner“.

WICHTIG: Das Kürzel des jeweiligen Datenfeldes kann man über das zugehörige Modul sehen.

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EtikettenGenerator  

Informieren Sie sich auf der ASV-Website über den Etikettengenerator. Geben Sie dazu in der Dokumentation den passenden Suchbegriff ein.

Nach dem Aufruf der weißen Berichtsbibliothek steht unter dem Menü „Auswertungen“ der Etikettengenerator zur Verfügung. Hier können Sie ein völlig neues Etikett erstellen. In der Praxis hat sich jedoch eher bewährt, dass man einen bereits erstellten Bericht (hier ein Etikett) als Vorlage kopiert und bearbeitet. 

Vorlage kopieren Nachdem Sie den gewünschten Bericht importiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Datensatz kopieren“ und versehen den Bericht mit einem neuen Namen.

   

Klicken Sie beim Bericht „Etikett-Vorlage“ auf „Datensatz kopieren“ Benennen Sie die Kopie mit „Etikett-Erziehungsberechtigter“ Speichern Sie den neuen Bericht.

Etikett erstellen Es soll nun ein Etikett erstellt werden, das auf einem Briefumschlag die Adresse des Erziehungsberechtigten geklebt werden kann. Dabei sollen nebenstehende Anrede und Adressdaten ausgegeben werden.

Familie Name des Erziehungsberechtigten Straße, Nr. PLZ Ort

 Klicken Sie auf „Berichtsschablone bearbeiten“

Nun sehen Sie in dem Bearbeitungsmodus das gewünschte Etikett in der Vorschau und können dieses bearbeiten.

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3.1 Bearbeitungsmöglichkeiten des Etiketts  

Zoom einstellen Gitter EIN/AUS

Menü:  Seite einrichten

Hier können Sie die Größe des Etiketts anpassen Hier können Sie den Datenbereich anpassen (Schüler, Lehrkräfte, …)

Werkzeugfenster Rechteck Ellipse Grafik Linie Textfeld (für vorgegebene Texte oder Datenfelder) Gestaltungs-/Formatwerkzeuge vgl. mit Word

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3.2 Daten- und Textfelder für das Etikett einfügen 

Text „Familie“ erstellen Familie Name des Erziehungsberechtigten Straße, Nr. PLZ Ort





Zunächst soll das Textfeld „Familie“ eingefügt werden. 

Textfeld-Symbol auswählen.



an der gewünschten Stelle im Etikett mit gedrückter linke Maustaste aufziehen.



Doppelklick in das aufgezogene Textfeld



Eingabe des Textes „Familie“

Datenfeld für „Straße, Nr., etc.“ erstellen 

weiteres Textfeld aufziehen



Klick mit rechter Maustaste



Auswahl „Datenfeld auswählen“

Datenfeld auswählen

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

Auswahl des Datenfelde durch Eingabe eines Suchbegriffs in das Feld „Filter“



Auswahl durch Anklicken der Aufklappmenüs [+]



gewünschtes Datenfeld wird durch Doppelklick in das Textfeld eingefügt.



TIPP die Datenfelder sind nach dem Modul „Schüler“ geordnet.

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fertiges Etikett so sollte das fertige Etikett aussehen:



Testen des Etiketts Starten Sie die rote Berichtsbibliothek und wählen Sie das zuvor erstellte Etikett aus. In der Vorschau sehen Sie das Ergebnis Ihrer Eingaben

im obigen Fall muss noch an der Position und an der Schriftgröße nachgearbeitet werden. 

Schriftgröße ändern zuerst das gewünschte Textfeld anklicken und danach im Werkzeugfenster die Schriftart bzw. Schriftgröße ändern.



Position ändern dies kann entweder durch Ziehen mit der gedrückten linken Maustaste geschehen oder als millimetergenau mit folgender Funktion zuerst Textfeld anklicken, dann in das Feld neben „Position links“ klicken und über die Tastatur den gewünschten Wert eingeben

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SerienbriefGenerator Die Funktionen des Serienbriefgenerators werden in diesem Skript an 2 Beispielen vertieft werden. Bitte informieren Sie sich wieder zuerst über die Hilfen auf der ASV-Website.  

Informieren Sie sich auf der ASV-Website über den Serienbriefgenerator. Geben Sie dazu in der Dokumentation den passenden Suchbegriff ein.

Nachdem Sie sich nun etwas über den Serienbriefgenerator informiert haben, importieren Sie den Bericht „verweisformular-vorlage“.   

Öffnen Sie die weiße Berichtsbibliothek Importieren Sie den Bericht „Verweisformular-Vorlage.bsb“ Fertigen Sie eine Kopie des Datensatzes an und benennen Sie dies Kopie in „Verweis-Ingolstadt“ + speichern

4.1 Schullogo einsetzeN Ersetzen Sie den Platzhalter durch das Schullogo: LOGO-Pimperlschule.jpg

 

zuerst das vorhandene Textfeld löschen danach über das Grafikwerkzeug das Logo einfügen.

4.2 Linien durch ein Textfeld ersetzen Ziehen Sie über die Linien des Verweistextes ein Textfeld, das beim Ausdruck bearbeitet werden kann. Hinweis: Häkchen bei „Gesperrt für Eingabe“ entfernen.

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4.3 Briefanrede gestalten Derzeit wird das folgende Datenfeld verwendet  das Ergebnis sieht folgendermaßen aus

Es soll folgende Änderung in der Briefanrede vorgenommen werden: Neue Briefanrede:

„Sehr geehrte Familie Birne,“

Vorüberlegungen: Wir können nur den Familiennamen aus den Datenfelder für die Anrede importieren. Der weitere Text wird als Textfeld hinzugefügt. Hierzu könnte man zunächst das Textfeld mit „Sehr geehrte Familie“ einfügen und daneben eben das Datenfeld für den Familiennamen platzieren. In unserem Beispiel verwenden wir aber die sog. Groovy-Programmiersprache, dann kann je nach Länge des Familiennamens der Serientext elegant in das Formular eingefügt werden.  

Löschen Sie das Textfeld „Erziehungsberechtigte/r Briefanrede“. Erstellen Sie an dieser Stelle ein neues Textfeld mit dem Datenfeld „Erziehungsberechtigte/r Name“.

Nun werden wir dieses Textfeld abändern, dazu bitte im rechten Bildschirmabschnitt den Eintrag „ONLOAD_EVENT“ suchen und ganz rechts auf die Bearbeitungsschaltfläche klicken. Es erscheint nun das Scriptfenster mit diesem Eintrag:

  

Nun wird vor diesem Wert „erzbName“ die obige Briefanrede hinzugefügt. Dazu bitte folgendes beachten: Text wird in Anführungsstrichen geschrieben einzelne Daten in einem Scripting müssen durch ein „+“ verknüpft werden am Schluss steht der Strichpunkt „;“! So sieht das fertige Scripting aus.

Bitte testen Sie den fertigen Bericht! Für die Schnellen: Informieren Sie sich auf der Website von ASV über den Begriff „groovy!

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4.4 Fehler bereinigen / Bedingung einfügen

Bei der Ausgabe der folgenden Zeile erscheint beim Ausdruck ein falscher Text. Hier wurde versucht, dass bei weiblich/männlich der Text automatisch angepasst werden soll. Leider hat sich dabei ein Fehler eingeschlichen.

Für die Korrektur wird wieder die Scriptsprache „Groovy“ verwendet. Falsches Script:

item.value = (obj.schuelerStamm.m_w.kurzform.equals("M")) ? + "Bitte wirken Sie auf den Schüler ein, damit sich sein Verhalten bessert!" : "Bitte wirken Sie auf die Schülerin ein, damit sich ihr Verhalten bessert!"; Wichtig ist der Doppelpunkt „:“ im Scripting. Das Scripting bedeutet frei „übersetzt“, dass bei beim Eintrag des Geschlechts eine Auswahl vorgenommen werden muss. Beim Eintrag „M“ erscheint der erste Teil der Bedingung. Falls kein „M“ vorhanden, wird der zweite Teil der Bedingung herangezogen. 4.5 Datenfeldbeschreibung ergänzen Im Vorschau des Serienbriefgenerators wird leider nur ein leeres Rechteck angezeigt. Sind mehrere Datenfelder vorhanden, so ist dies nicht übersichtlich.

Daher kann im Werkzeugfenster unter dem Punkt „Wert“ eine Beschreibung eingefügt werden. Wichtig: Bestätigen Sie direkt nach der Eingabe diese mit der ENTER-TASTE! Geben Sie bei „Wert“ eine Beschreibung ein, z. B. [Bitte wirken Sie ein …] + ENTER-Taste

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4.6 Datum und ORT eingeben Informieren Sie sich auf der Website von ASV unter dem Suchbegriff „datum groovy“ über die Möglichkeiten der Datumseingabe bei Berichten. Nun soll noch oben rechts das Datum eingefügt werden.

Verwenden Sie dazu folgendes Scripting:

Wenn Sie möchten, können Sie auch noch den Ort „Ingolstadt, den“ hinzufügen.

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Office-Schnittstelle Voraussetzung dazu ist Microsoft Word in der Version 2007 oder höher.

5.1 Erstellung einer Schablone in Word Zunächst wird eine Schablone in Word erstellt. Diese könnte z.B. so aussehen:

Die Felder (Platzhalter), die später durch Daten aus ASV ersetzt werden sollen, bekommen vorläufig einen Namen, z.B. «Anrede» (Achtung: nicht direkt in Word eintippen, sondern als Merge-Field einfügen!). Da diesem Namen später ein ASV-Feld zugeordnet werden muss, sollte er möglichst selbsterklärend sein.

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Erstellt werden sie unter . Der Name (z.B. Anrede, in der Abbildung: Hallo) wird in der zugehörigen Maske als Feldname eingetragen. In Word 2013 sieht das so aus: Es öffnet sich ein Fenster:

Im Gegensatz zum Serienbriefgenerator von ASV kann hier mit einem bekannten Werkzeug gearbeitet werden. 5.1.1 Importieren der Word-Schablone in ASV In der Berichtsbibliothek-Verwaltung Verwaltung –> Berichtsbibliothek> - weißes Icon) kann diese Schablone jetzt in ASV importiert werden: Modulbezogene Funktionen –> OfficeSchablone importieren Blendet man im Navigator den Modus ein, wird dort auch angezeigt, dass es sich um eine Office-Schablone handelt. Jetzt müssen noch die Datenfelder zugeordnet werden. Dazu wird in der Berichtsbibliothek-Verwaltung für die Schablone „Bearbeiten“ ausgewählt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die MergeFields aus Word angezeigt werden und ASVFelder zugeordnet werden können. In diesem Fenster kann auch die Office-Schablone für den Bericht, z.B. bei kleinen Veränderungen, ausgetauscht werden. Damit sind jetzt die Vorarbeiten erledigt.

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5.1.2 Bericht verwenden Der Bericht kann wie gewohnt verwendet werden:  Berichtsbibliothek-Auswertung (rotes Icon),  Schablone auswählen,  Datensätze bestimmen, dabei: Verzeichnis auswählen/anlegen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Tipp: Es sollte ein leeres Verzeichnis verwendet werden, wenn für jeden Datensatz eine eigene Datei erzeugt wird. Es werden Word-Dateien erzeugt, die ganz normal weiterbearbeitet werden können. Für den Druck können im entsprechenden Verzeichnis mehrere Dateien ausgewählt werden und mit rechter Maustaste –> „drucken“ in einem Arbeitsgang an den Drucker weitergegeben werden. Tipp: Bei bearbeitbaren Office-Vorlagen (dafür muss der Bericht evtl. zuerst exportiert und dann mit anderem Namen neu importiert werden) kann die „Ausführung je Datensatz“ deaktiviert werden: In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (weißes Icon) gibt es unter Besonderheiten diesen Punkt, bei dem (im Bearbeitungsmodus) das Häkchen entfernt werden kann. Dann werden alle Ausdrucke in einer Datei zusammengefasst.

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Exportformatbibliothek Unter können Sie Exportformate verwalten. Mit der Exportformatbibliothek ist man in der Lage, einzelne Datensätze aus den verschiedenen Datenbereichen auszuwählen und zu exportieren. Die exportierten Daten können dann mit anderen Programmen (z. B. Excel) weiterverarbeitet werden. So wird beispielsweise im Programm „ESIS“ für den Export der Mailadressen vom Autor ein Exportformat dafür zur Verfügung gestellt. Damit werden bestimmte Daten aus ASV nach ESIS exportiert. Man erkennt diese Exportformate an dem Suffix „.EXF“. Viele ASV-Anwender benutzen dieses Modul, um Daten von ASV nach EXCEL zu exportieren. Auch bei den Exportformaten muss man sich zunächst im Klaren sein, welchen Datenbereich man für den entsprechenden Export benötigt. Im Navigator muss genau eine Schule ausgewählt werden. Zusätzlich muss ein Datenbereich festgelegt werden, aus dem die Daten exportiert werden sollen (1). Bereits vorhandene Exportformate werden Ihnen angezeigt hier ebenfalls angezeigt. 00_skript-berichte

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6.1 Bereich Informationen Für die Neuanlage eines Formats klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen. (2). 2

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Im Pflichtfeld NAME ist ein eindeutiger Name für das Exportformat zu vergeben. Das optionale Feld BESCHREIBUNG dient der näheren Erläuterung des Datenexports (3). Der Name des Autors wird automatisch eingetragen. 6.2 Bereich Ausgewählte Felder

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In der Tabelle klickt man zunächst in die leere Zeile und dann auf die blaue Info-Schaltfläche(1). Ein neues Fenster öffnet sich, wo sie mit einem Doppelklick ein Datenfeld auswählen können (2). Das gewählte Datenfeld erscheint als Exportfeld in der Tabelle. Um weitere Datenfelder auszuwählen, klicken Sie in die nächste leere Zeile und verfahren wie oben.

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6.3 Festlegung des Exportformats Um die selektierten Daten zu exportieren, müssen Sie ein Exportformat festlegen.

TIPP: Verwenden Sie das Format „Textverarbeitung/Tabellenkalkulation“. (1) So können die Daten direkt in EXCEL exportiert werden, ebenso bekommen Sie hier keine Probleme mit der Darstellung der Umlaute und Sonderzeichen. Starten Sie den Export mit einem Klick auf die Schaltfläche „Datensätze für den Export auswählen“. (2)

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Wählen Sie die zu exportierenden Datensätze (Klassen, Schüler, …) aus (1) und legen exportieren Sie die Daten mit Klick auf „Export ausführen“. Im obigen Beispiel werden die Daten in die Zwischenablage kopiert.

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6.4 Import in eine Tabellenkalkulation Starten Sie nun EXCEL und Klicken Sie in die Zelle A1 und anschließende auf „Einfügen“.

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Sie erhalten im obigen Beispiel folgendes Ergebnis und können die Daten – wie gewohnt – in EXCEL bearbeiten, 1

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Schlussbemerkungen In der Testversion 1.30 können die meisten der obigen Funktionen ausgewählt werden, doch kann es vor allem bei dem Modul „Office-Schablone“ Probleme bei der Durchführung geben. Diese Probleme treten nicht im Produktivbetrieb auf. Ebenso wird der Bereich der Auswertungen ständig weiterentwickelt und es können kleinere Unterschiede zu den obig beschriebenen Daten auftreten. Bitte arbeiten Sie immer mit Kopien von bereits fertig gestellten Berichten und vergeben Sie einen eindeutigen Namen – auch um sich von den zentral bereitgestellten Berichten zu unterscheiden. So erhalten Sie eine Kopie: 

Klicken Sie auf das Symbol „kopieren“:



Vergeben Sie einen neuen Namen und speichern Sie den neuen Bericht ab.

ENDE

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