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,MINISTERIO DE SALUD PUBLICA ECONOMIA Instrucción General No 203. 11 de Noviembre de 1988. “Año del XXX de la Revolución” ASUNTO: Conteos físicos par...
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,MINISTERIO DE SALUD PUBLICA ECONOMIA Instrucción General No 203. 11 de Noviembre de 1988. “Año del XXX de la Revolución”

ASUNTO: Conteos físicos parciales de medios de rotación normados y materiales y comprobaciones físicas de medios básicos. GENERAL: Con el objetivo de dar cumplimiento a lo regulado por el CEF en cuanto a los conteos físicos parciales de medios de rotación normados y materiales y las comprobaciones físicas de medios básicos se establece el siguiente. PROCEDIMIENTO: -

Medios de rotación normados y materiales.

1. En los primeros días del mes de diciembre de cada año, el área comercial o de aseguramiento en las empresas, en coordinación con la de Contabilidad, elaborará la programación anual de conteos parciales, por cuentas de inventario, de modo que garantice que, cuando al menos una vez al año, se efectúe el conteo físico de los renglones. 2.

Las tareas mencionadas en el acápite anterior, efectuará utilizando el modelo “Programación de Conteos Físicos Parciales”, cuyo formato ilustrativo y metodología se adjuntan. La fecha de presentación de este modelo para su aprobación por el nivel correspondiente será el 10 de diciembre de cada año.

3. La ejecución de los conteos parciales planificados es responsabilidad del Subdirector Administrativo en las unidades presupuestadas y del Subdirector Comercial o de Aseguramiento en las Empresas, quien se encargará de coordinar con los jefes de almacenes todos los detalles operativos al respecto. 4. Los procedimientos y modelajes que se requieran para la ejecución de los conteos son los establecidos en el subsistema de Medios de Rotación Normados y Materiales del SNC – CEF, SNC 2 – 20 “Tarjeta inventarización” y SNC 2 – 21 “Hoja de Inventario Físico”. De no contarse con el modelaje, se habilitarán hojas de trabajo con una estructura similar. 5. El área de Contabilidad emite en o antes del día 20 de cada mes siguiente al chequeo físico parcial el modelo “Resultado de la Ejecución de los Conteos Físicos Parciales”, cuyo formato ilustrativo y metodología se acompañan. Este modelo corresponde ser tomado como base para que el Director de la entidad conozca el cumplimiento de la Programación de Conteos y su efectividad, de manera que pueda exigir y depurar responsabilidades, así como indicar las siguientes medidas correctivas.

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Instrucción General No 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No 2

6. La contabilización de los resultados de los conteos físicos parciales se continúan tratando como lo orienta el Sistema Nacional de Contabilidad y a través del modelo SNC 2 – 22 “Ajuste de Inventario”. 7.

Independiente de los conteos físicos parciales programados, el responsable de almacén efectuará el cuadre diario entre las existencias físicas y el saldo de los modelos SNC 2 – 18 “Tarjeta de Estiba” de al menos el 20% de los productos que tuvieron movimiento.

8. El Contador Principal o la persona en quién el delegue dedicará un día al mes a verificar la efectividad de los controles de inventarios, haciendo chequeos físico por muestreo sobre todo en aquellas subcuentas a las que ya se halla hecho el conteo final. Para estas verificaciones se utilizará el modelo MINSAP 17 – 123 “Hoja de conteo físico – almacén”, el cual debe ser archivado cronológicamente en una carpeta habilitada a los efectos. -

Medios Básicos.

1. Para llevar a cabo el chequeo periódico anual de los medios básicos, se elaborará por el funcionario que tenga adscripto el Control de Medios Básicos de la entidad, un plan de cheque por centros de costos o áreas de responsabilidad dentro de la cuenta 01 – Medios Básicos, distribuyendo los medios básicos a verificar. 2. Al determinarse la distribución por trimestre de los medios básicos a verificar se tendrá cuidado en considerar la totalidad de los medios con que cuenta cada centro de costo o área de responsabilidad. 3. La distribución por trimestre del total de medios básico a verificar por centro de costo o área de responsabilidad se presentará en el formato siguiente:

ECONOMIA Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 3

ENTIDAD Plan de Chequeo de los Medios Básicos

Año

Cantidad de Medios Básicos.

Nombre del centro de Costo o Area de Responsabilidad-

Trimestre I

II

III

IV

Total

Total de los Medios Básicos a chequear por trimestre Hecho por

Aprobado por

J’ Area Contabilidad

Director

D

M

A

4. La fecha de presentación de este “Plan de Chequeo de Medios Básicos” para su aprobación por el nivel correspondiente será el día 15 del mes de Enero de cada año. 5. El plan ya aprobado se va ejecutando durante cada trimestre por el funcionario a cargo de la tarea, utilizando el modelo SNC 1 – 09 “Hoja de inventario físico de medios básicos”, establecido en el Subsistema de Medios Básicos del Sistema Nacional de Contabilidad. 6.

Dentro de lo quince primeros días de cada mes siguiente al trimestre chequeado, se deberá emitir el modelo “Análisis del Cumplimiento del Plan de Chequeo de Medios Básicos”, cuyo diseño ilustrativo y metodología se adjunta. Mediante este modelo el Director de entidad podrá conocer el cumplimiento del Plan de Chequeo.

7. El director de la entidad deberá depurar y exigir responsabilidades de las deficiencias detectadas dentro de los 30 días siguientes de recibir la información del resultado del chequeo.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 4

GENERALIDADES 1. Los modelos “Programación de Conteos Físicos Parciales” y “Plan de Chequeo de Medios Básicos” se remitirán a la Dirección de Contabilidad de este Organismo, donde se tramitará su aprobación por el nivel que corresponda. 2. Forman parte de la presente Instrucción: Anexo I Modelo “Programación de Conteos Físicos Parciales”, Anexo II Modelo “Resultado de los Conteos Físicos Parciales”, Anexo III “Análisis del Cumplimiento del Plan de Chequeo de Medios Básicos”. 3. A partir del 1ro. de Enero de 1989, queda derogada la Instrucción General No. 171 de fecha 3 de Octubre de 1983 y se deja sin efecto lo regulado en la Instrucción General No. 173 de fecha 6 de Diciembre de 1983 en lo que ha medio de rotación normado, materiales y medios básicos se refiere. La presente Instrucción surte efectos a partir de la fecha de emisión.

Lic. Ramón Hernández Tápanes. Director de Contabilidad.

Lic. Ramón Díaz Vallina. Viceministro.

Registrado por:

Dictaminado Conforme:

Dpto. Sistemas y Métodos.

Asesor Legal.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 5 ANEXO I

METODOLOGIA. Modelo: “Programación de Conteos Físicos Parciales”. Objetivos: -

Propiciar el cumplimiento de los chequeos físicos parciales establecidos por la presente Instrucción.

-

Compulsar al personal del área de almacenes a trabajar con un mínimo de organización, lo cual beneficia la efectividad en la operación del control de Inventarios.

-

Fuentes de datos para elaborar el modelo “Resultado de la Ejecución de los Conteos Físicos Parciales”.

Distribución: Original: Viceministro. Duplicado: Director de la Entidad. Triplicado: Jefe del Area de Contabilidad. Cuadruplicado: Jefe del Area Administrativa en las unidades presupuestadas o área comercial o de aseguramiento en las empresas. Instrucciones: Este modelo se emite en original y tres copias a bolígrafo o máquina de escribir, por cada cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda, en el área administrativa, comercial o de aseguramiento en coordinación con la contabilidad. Anotaciones: 1. Nombre de Entidad. 2. Año para el que se programan los conteos. 3. Código de la cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda. 4. Código y nombre del área que se programa contar. En este espacio se considerará primero el almacén, sub – almacén, sector o brigada a chequear y a continuación las áreas que se programen contar. 5. Cantidad de renglones con existencia de cada área que se programada a contar, según el Sudmayor en físico y valor de la cuenta y subcuenta, cuando esta última proceda.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 6

6. Mes en que se programa efectuar el conteo. 7. Para señalar cualquier otro dato que se considere de interés. 8. Suma de las cantidades consignadas en esta columna. 9. Firma del Jefe del Area Administrativa, comercial o de aseguramiento. 10. Firma del Director de la Entidad. 11. Día, Mes y año en que se emite el modelo.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 7

Entidad

Programación de Conteos Físicos Parciales

(1)

AREA PROGRAMADA Código

Nombre

(4)

(4)

////

Cantidad de renglones a contar

Total

Distribución de Ejemplares Original: Viceministro Duplicado: Director Triplicado: J’Areas Contabilidad Cuadriplicado: J’ Area Admón. Comercial o Aseguramiento.

Año (2)

Cuentas y Subcuentas. (3)

Mes en que se programa OBSERVACIONES contar

(5)

(6)

(7)

(8)

/////////

/////////

Hecho por

Aprobado por:

Fecha (11) D

(9)

(10)

M

A

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 8 ANEXO II

METODOLOGIA Modelo: “Resultado de la Ejecución de los Conteos Físicos Parciales” Objetivos: -

Vías para que la Dirección de la Entidad conozca el estado del cumplimiento de la programación de conteos parciales, de manera que pueda exigir responsabilidades las deficiencias detectadas en el Control de los Medios de Rotación Normadas y Materiales.

-

Fuente de datos permanentes para evaluar el trabajo del área de almacenes.

-

Instrumento para lograr una mejor eficiencia en la operatoria del Control de los Medios de Rotación Normados y Materiales.

Distribución: Original: Director de la Entidad. Duplicado: Jefe del área administrativa, comercial o de aseguramiento. Triplicado: Jefe de área de Contabilidad. Instrucciones: Este modelo se emite en original y dos copias a bolígrafo o máquina de escribir, por cada área, cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda, en el área de Contabilidad en base a los resultados de los Conteos efectuados. 1. Nombre de la entidad. 2. Mes y año en que se efectúa el conteo. 3. Código de la cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda. 4. Nombre del almacén, sub – almacén, sector o brigada que se analiza. 5. Se incluyen los códigos que identifican las filas. 6. Se relacionan los conceptos a informar. 7. Cantidad de renglones chequeados en el mes que se informa. 8. Cantidad de renglones chequeados hasta la fecha que se informa. 9. Se refleja el importe de los faltantes en el mes que se informa.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 9

10. Se refleja el importe de los sobrantes en el mes que se informa. 11. Se refleja el importe de los faltantes hasta la fecha que se informa. 12. Se refleja el importe de los sobrantes hasta la fecha que se informa. 13. Importe según libros de saldo de la cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda al cierre del mes al que corresponda el conteo efectuado. 14. Resultado de dividir la cantidad anotada en la fila 6, columna identificada con el número 11, entre la cantidad anotada en el espacio 13 multiplicado por 100. 15. Resultado de dividir la cantidad anotada en la fila 6, columna identificada con el número 12, entre la cantidad anotada en el espacio 13 multiplicado por 100. 16. Para señalar cualquier otro dato que se considere de interés. 17. Firma del jefe de área de Contabilidad. 18. Día, mes y año en que se emite el modelo. Fila 1: Cantidad de renglones a contar según plan anual de chequeo. Fila 2: Cantidad de renglones chequeados físicamente, según los documentos de conteos utilizados. Fila 3: Resultado de dividir por columnas las cantidades anotadas en la fila 2, entre las cantidades anotadas en la fila 1, multiplicado por 100. Fila 4: Cantidad de renglones que no arrojaron diferencia en el conteo físico. Fila 5: Resultado de dividir por columnas las cantidades anotadas en la fila 4 entre las cantidades anotadas en la fila 2, multiplicado por 100. Fila 6: Cantidad de renglones que arrojaron diferencias en el conteo físico e importes de los faltantes y sobrantes. Fila 7: Resultado de dividir por columnas las cantidades anotadas en la fila 6 entre las cantidades anotadas en la fila 2, multiplicado por 100.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 10

Entidad

Resultados de la Ejecución de los conteos Físicos Parciales.

(1) Area

(4)

F I L A

CONCEPTOS

(5)

(6)

Cantidad de Renglones Acumul Mes ado (7)

(8)

Mes (2)

Cuenta y Subcuentas (3)

Año (2)

IMPORTE Mes

Acumulado

Faltant Sobrante Faltante Sobrante es s s s (9)

(10)

(11)

(12)

1

Plan

//////

///////

//////

//////

2

Real

//////

///////

//////

//////

3

% Cumplimiento

//////

///////

//////

//////

4

Correctos

//////

///////

//////

//////

5

% Eficiencia

//////

///////

//////

//////

6

Incorrecto

7

% Diferencias 6/2x100

//////

///////

//////

//////

(13) Saldos según libros al cierre del período (14) Pesos de los faltantes %

$

(15) Peso de los sobrantes % (Fila 6 col. 12/ Esp.13)x 100 =

Observaciones (16) Aprobado por (17) Distribución de Ejemplares Original: Director Duplicado: J’ Area Administrativo. Comercial Jefe Area de Contabilidad o Aseguramiento. Triplicado: J’ Area Contabilidad

Fecha D

M

A

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página N0. 11 ANEXO III

METODOLOGIA Modelo: “Análisis del cumplimiento del Plan de Chequeo de Medios Básico” Objetivos: -

Controlar el cumplimiento del plan de chequeo anual.

-

Evaluar la efectividad con que se llevan los controles y viabilizar la ejecución de medidas tendentes a superar las deficiencias observadas lo más rápidamente posible.

-

Conocer el nivel ociosidad de equipos para definir su recuperación, traslado, baja, alquiler o ventas.

-

Conocer la cantidad total y por causas de los medios que no están en la entidad con vista a depurar responsabilidades por arbitrariedades, negligencias o negligencia o incumplimientos de las disposiciones establecidas en materia de traslado, bajas, alquiler de medios básicos y venta.

Distribución: Original: Director de la Entidad. Duplicado: Jefe del área de Contabilidad. Instrucciones: Se emite en original y copia, a bolígrafo o máquina de escribir. -

Según plan de chequeo anual aprobado, el funcionario encargado de realizar las verificaciones debe definir al inicio de cada trimestre si desglosa el plan por meses o si hará la labor de cada una sola vez, dentro del trimestre.

-

La cantidad de medios a chequear debe ceñirse al orden que se le haya dado en el plan de chequeo anual.

-

Para efectuar las verificaciones, se utilizará el modelo SNC 1 – 09 “Hoja de Inventario Físico de Medios Básicos”, el que constituirá la fuente de datos para la confección del siguiente modelo.

-

Las deficiencias que se comprueben, independientemente de que se informen, debe rectificarse cuanto antes.

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Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 12

Anotaciones: 1. Nombre de la entidad. 2. Trimestre que se informa. 3. Se incluyen los códigos que identifican las filas. 4. Se relacionan los conceptos a informar. 5. Cantidad de Medios Básicos chequeados en el trimestre que se informa. 6. Cantidad de Medios Básicos chequeados hasta la fecha que se informa. 7. Para señalar cualquier otro dato que se considere de interés. 8. Firma del funcionario que efectúa el chequeo. 9. Firma del Jefe del área d3e Contabilidad. 10. Día, mes y año en que se emite el modelo. Fila 1: Medios Básicos a comprobar según plan anual de chequeo. Fila 2: Medios Básicos chequeados, esta cantidad coincide con la suma por columnas de las cifras anotadas en la fila 6, 7, 8 y 9. Fila 3: Resultado de dividir por columna las cantidades anotadas en la fila 2 entre las anotadas en la fila 1, multiplicado por 100. Fila 4: Cantidad de Medios Básicos chequeados que no presentan deficiencias. Fila 5: Resultado de dividir por columna las cantidades anotadas en la fila 4 entre las anotadas en la fila 2, multiplicado por 100. Fila 6: Cantidad de Medios Básicos chequeados que presentan deficiencias, tales como las anotadas en las filas siguientes. Se han previstos filas en blanco por si surgen otras causas. Fila 7: Cantidad de Medios Básicos que no se encuentran físicamente al efectuar el chequeo. Se analiza por las causas que se relacionan en las filas siguientes. Se han previsto filas en blanco por si surgen otras causas. Fila 8: Cantidad de Medios Básicos que al efectuarse el chequeo aparecen en activo en el Submayor y que sin embargo están ociosos por no estarse utilizando para los fines a los cuales fueron destinados. Fila 9: Cantidad de Medios Básicos que al efectuar el chequeo se comprueben que no están contabilizados.

ECONOMIA

Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 13 Análisis del Cumplimiento Del Plan de Chequeo de Medios Básicos.

Entidad (1) FI LA (3)

Trimestre terminado (3)

CONCEPTOS (4)

1

Medios Básicos a chequear (según plan anual)

2

Medios Básicos a chequeados (Fila 6+7+8+9)

3

% de cumplimiento plan chequeo (2/1* 100)

4

De los medios básicos chequeados están en existencia y controlados correctamente.

5

% de cumplimiento plan chequeo (4/2* 100)

6

De los medios básicos chequeados están en existencia, pero con deficiencia en los controles.

////

-

Falta de identificación.

////

-

Localización no actualizada en submayor.

////

-

Parámetros técnicos.

////

-

No de control de medios básicos.

////

-

Depreciación año anterior no anotada en submayor.

//// 7

Medios Básicos de los escogidos que no se encuentran físicamente.

////

-

Traslado autorizado no contabilizado.

////

-

Baja autorizada no contabilizada.

////

-

Traslado no autorizado.

////

-

Baja no autorizada

////

-

En reparación fuera de la entidad

////

-

Alquilado

////

-

Venta no contabilizada.

////

-

Extraviado

CANTIDAD Trimes- Acumula tre (5) do (6)

ECONOMIA

Instrucción General No. 203. 11 de Noviembre de 1988. Página No. 14

8

Medios Básicos ociosos

9

Medios Básicos encontrados durante el chequeo no cont. Hecho por

Observaciones (7)

Día (8)

Aprobado por

(10) Mes

(9) (10) Año (10)