Microsoft Official Academic Course MOS EXAMEN 77-420

Microsoft Excel 2013

Microsoft Official Academic Course

Microsoft excel 2013

Incluye la cobertura de los siguientes exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS): Examen de MOS 77‑420: Excel 2013 Examen de MOS 77‑427: Experto en Excel 2013, Parte 1 Examen de MOS 77‑428: Experto en Excel 2013, Parte 2

ii Editor Bryan gambrel Publicador Don fowley Director de Ventas Mitchell beaton Editora Técnica Joyce nielsen Director Ejecutivo de Marketing Chris ruel Subdirectora de Marketing Debbie martin Directora de Relaciones Estratégicas de Microsoft Natasha Chornesky de microsoft learning Asistente de Programa Editorial Allison winkle Director de Contenido Kevin holm Editora de Producción Jill spikereit Director Creativo Harry nolan Diseño de portada Tom nery Diseñadora de Producto Jennifer Welter Editora de Contenido Wendy Ashenberg Este libro fue configurado en Garamond por BoxTwelve, e impreso y encuadernado por Courier/Kendallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville. Copyright © 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperación o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación, análisis u otra forma, excepto los permitidos bajo las secciones 107 o 108 de la ley de Copyright de Estados Unidos 1976, sin el permiso previo por escrito del editor o autorización mediante el pago de la cuota correspondiente por copia al Copyright Clearance Center, Inc. 222 Rosewood Drive, Danvers, MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben dirigirse al Departamento de permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 070305774, (201) 748-6011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto con el servicio al cliente, llame al 1-800-CALL WILEY (225-5945). Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, MSDN, OneNote, Outlook, gráficos dinámicos, tablas dinámicas, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Mobile y Windows Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Otros nombres de productos y compañías mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Los ejemplos de compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos mencionados son ficticios. No se pretende ni se debe inferir de ningún modo relación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimientos reales. El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La información contenida en este libro se proporciona sin ninguna garantía expresa, implícita ni estatuaria. Ni los autores, John Wiley & Sons, Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores serán responsables de cualquier daño causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro. ISBN 978-0-470-13308-8 Impreso en los Estados Unidos de América 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

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iii CONTRATO DE LICENCIA DEL USUARIO FINAL DE WILEY PARA EL EBOOK DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR Este es el Contrato de Licencia del Usuario Final limitado de John Wiley and Sons, Inc. (“Wiley”), que rige el uso que hace del eBook de Microsoft Official Academic Course (“eBook de MOAC”) y del contenido relacionado (“Contenido para el Instructor”) de Wiley. Al acceder, descargar o utilizar el eBook de MOAC O EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR, usted acepta los términos y condiciones de este Contrato. Si no los acepta, no acceda, descargue ni utilice el eBook de MOAC NI EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR. Licencia: Por medio de este documento, Wiley concede al miembro, instructor o estudiante del Programa Microsoft IT Academy (“usted”) derechos que puede ejercer en virtud de este contrato, y usted acepta una licencia no exclusiva y no transferible para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor solo según los siguientes términos y condiciones: a. Usted reconoce que los eBooks de MOAC y el Contenido para el Instructor se le licencian por un periodo breve y que el uso que haga de estos está sujeto a los términos y condiciones de este contrato. b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso. Solo uno de estos conjuntos se aplica a su caso. i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy: 1.

Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.

2.

Solo puede descargar la cantidad de copias del título del eBook de MOAC aplicable necesarias para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho título y para los estudiantes que asisten a la misma.

3.

Solo puede distribuir los títulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten una de las clases correspondientes a dicho título y a los estudiantes que asisten a la misma, a través de: o correo electrónico; o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de los estudiantes; o un sitio web protegido con contraseña al que solo tengan acceso los instructores y estudiantes.

4.

Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines de preparación y enseñanza de una de las clases correspondientes al título del eBook de MOAC asociado.

5.

Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificará a cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios: o Solo se utilizará el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento. o Solo se instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad de la persona o que esté bajo el control de esta. o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente. o Solo se podrá utilizar el título del eBook de MOAC mientras dure la clase en la que la persona está participando, es decir, mientras se enseñe el título del eBook de MOAC o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC que la persona posea o que estén bajo su control. o El uso que se haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el eBook de MOAC.

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iv

6.

Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se le notificará a cada instructor que solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios: o Solo se utilizará el Contenido para el Instructor con fines de preparar y enseñar la sesión de entrenamiento. o Solo se instalará el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que esté bajo el control de este. o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente. o Solo se podrá utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que el instructor enseña el título del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del Contenido para el Instructor que el instructor posea o que estén bajo su control. o El uso que se haga del Contenido para el Instructor también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales aplicables, que acompañen o que se incluyan en el Contenido para el Instructor.

ii. Si es un estudiante, usted reconoce y acepta que: 1.

Actualmente asiste a la clase de un miembro de IT Academy Program que enseña el eBook de MOAC.

2.

Solo utilizará los eBooks de MOAC para fines personales de entrenamiento.

3.

Solo instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de su propiedad o que usted controle.

4.

No copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.

5.

El uso que haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el título del eBook de MOAC.

c. Salvo según se autorice expresamente en la sección b anterior, no puede cargar, copiar, modificar, transmitir, hacer trabajos derivados, reenviar ni distribuir ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente, creado mediante descompilación, así como tampoco el código fuente de ningún eBook de MOAC o Contenido para el Instructor. No puede imprimir copias de ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor completo; sin embargo, puede imprimir páginas individuales o secciones de los capítulos del eBook de MOAC específicamente para su uso en el aula. No puede utilizar ni total ni parcialmente el eBook de MOAC ni el Contenido para el Instructor con fines de retribución monetaria por medio de la venta, reventa, préstamo, transmisión, contratación o cualquier otra forma de explotación del eBook de MOAC o del Contenido para el Instructor. Si transmite la propiedad de cualquier eBook de MOAC o Contenido para el Instructor a terceros, se pondrá término a su licencia automáticamente. Dicha terminación será adicional y sustituirá cualquier recurso de equidad, civil o de otro tipo disponibles para Wiley. d. Solo podrá utilizar el título del eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que se enseñe el título del eBook de MOAC específico o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, deberá eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC y del Contenido para el instructor que posea o estén bajo su control. e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”, SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO. f.

Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitación, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales) en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad única y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptación de este contrato no lo convierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, sí le concede una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor de acuerdo con las disposiciones de este contrato. Usted acepta proteger el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproducción o la distribución no autorizados. Además, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniería inversa de ninguno de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este contrato.

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v

Prefacio Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013. MOAC representa la colaboración entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learning. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mínimo gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una editorial de prestigio mundial debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía a los alumnos a que logren su potencial usando nuevos conocimientos técnicos como miembros altamente productivos del área de trabajo. Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013 y creador de los exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los estudiantes tienen la seguridad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La participación directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y está actualizado; también significa que los estudiantes recibirán la mejor instrucción posible para tener éxito en los exámenes de certificación y en el entorno de trabajo.

Programa Microsoft Official Academic Course La serie de cursos Microsoft Official Academic Course constituye un programa completo dirigido a instructores e instituciones para preparar e impartir cursos de gran calidad sobre las tecnologías de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambios en la tecnología y el plan de estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades más allá de las herramientas de instrucción académica para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC trata de proporcionar soluciones para todas estas necesidades de manera sistemática con el fin de garantizar una experiencia de entrenamiento satisfactoria y gratificante para el instructor y el alumno: aprendizaje técnico y plan de estudios para la preparación del instructor con nuevas versiones de software; el propio software para que los alumnos lo usen en casa para la adquisición de conocimientos prácticos, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un excelente conjunto de herramientas para realizar la instrucción en el aula y en el laboratorio. Todas ellas son importantes para la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y todas se proporcionan con el programa MOAC.

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vi

Información sobre el libro Características pedagógicas El material didáctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 está diseñado para cubrir todos los objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, que se denomina "dominio del objetivo". Muchas características pedagógicas han sido desarrolladas específicamente para los programas de Microsoft Official Academic Course. Mediante una extensa información sobre los procedimientos y conceptos técnicos integrados, a lo largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación, mostramos una lista de características clave de cada lección diseñadas para preparar a los estudiantes para el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo:

• Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una lista estándar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico.

• Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona una

visión general de las características de software con las que trabajarán los estudiantes en esta lección. La orientación detallará las propiedades generales del software o de características específicas, tales como una cinta o un cuadro de diálogo; e incluye una imagen de la pantalla grande con etiquetas.

• Instrucciones concisas y frecuentes paso a paso enseñan a los alumnos características nuevas y

ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software. Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla para que coincidan con lo que los estudiantes deben ver en las pantallas del ordenador.

• Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los estudiantes van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.

• Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los

estudiantes deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre varias opciones, todo ello sobre conceptos aprendidos en la lección.

• Proyectos: proporcionan actividades de final de lección progresivamente más difíciles. • Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para cada lección.

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Programa de apoyo para el instructor Los programas Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad de recursos que incluyen extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico coherente Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen:

• Guías del instructor que contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, así como

de los capítulos y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de apoyo del libro del instructor.

• Archivos de la solución de todos los proyectos del libro que están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del instructor.

• Un banco de pruebas que contiene preguntas organizadas por lección en formatos de respuesta múltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redacción, y se puede descargar desde el sitio de apoyo del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.

• Presentaciones de PowerPoint. Un conjunto completo de presentaciones en PowerPoint está

disponible en el sitio de apoyo del libro del instructor para mejorar las presentaciones en el aula. Estas presentaciones, adaptadas a la cobertura de temas del texto y a la matriz de conocimientos, están diseñadas para transmitir los conceptos clave abordados en el texto.

• Archivos de datos del alumno que están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del estudiante.

Archivos de datos del alumno Copia de los archivos de PRÁCTICAS Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de prácticas antes de que llegue a clase. Sin embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prácticas por sí mismo al comienzo de la clase. Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios de este libro por sí mismo en el hogar o en el lugar de trabajo después de clase, puede que le interese copiar los archivos de prácticas.

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Reconocimientos Nos gustaría dar las gracias a los numerosos instructores y revisores que han leído cuidadosamente el esquema y el manuscrito, y han proporcionado información muy valiosa para obtener materiales didácticos de calidad. Catherine Bradfield, DeVry University DeAnnia Clements, Wiregrass Georgia Technical College Dee Hobson, Richland College Sandra Jolley, Tarrant County College Joe Lamontagne, Universidad de Davenport Edward Martin, Kingsborough Community College-City University of New York Aditi Mukherjee, Universidad de Florida—Gainesville Linda Nutter, Peninsula College Dave Rotherham, Sheffield Hallam University Nos gustaría expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson, Julia Stasio y Natasha Chornesky por su estímulo y apoyo en la creación de los programas Microsoft Official Academic Course con los mejores materiales académicos para que los alumnos e instructores dominen las nuevas tecnologías de Microsoft. Finalmente nos gustaría dar las gracias a Jeff Riley y su equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications, Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia técnica y editorial.

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Créditos de autor Kim Lindros Kim Lindros es una escritora a tiempo completo, desarrolladora de contenido y administradora de proyectos que ha trabajado en el ámbito de la alta tecnología y la informática desde principios de los noventa. Coautora de Introduction to Computers with Windows XP and Office 2007 (Kaplan, 2013), MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals (Wiley, 2012), PC Basics with Windows 7 and Office 2010 (Jones & Bartlett Learning, 2010), y numerosos cursos centrados en Windows y Microsoft Office.

Rick Winter Rick Winter ha publicado más de 50 libros y artículos sobre informática y para niños, y ha formado a más de 3000 adultos en el ámbito del software informático. Tiene una licenciatura en Artes en Medioambiente Internacional de la Universidad de Colorado y un Máster de Administración Pública de la Universidad de Colorado en Denver. Rick ha recibido premios que incluyen el Creek School District Leadership y el Service Award, Information Systems Trainers Distinguished Service Award, así como el Rocky Mountain Chapter Society for Technical Communication Distinguished Award, es Phi Beta Kappa, Eagle Scout y aparece en el "Quién es quién en América".

Jennifer Fulton Jennifer Fulton, socio de Ingenus, LLC y antigua "entrenadora de equipos" de iVillage, es una escritora técnica experimentada con más de 20 años en el negocio. Jennifer ha escrito y editado cientos de materiales de cursos en línea para universidades y colegios públicos y es autora de más de los 150 libros más vendidos sobre equipos informáticos para usuarios principiantes, intermedios y avanzados, entre los que se incluyen Outlook 2010 All-in-One for Dummies, Windows 7 eLearning Kit for Dummies y Outlook 2007 All-in-One Desk Reference for Dummies. Jennifer también es entrenadora de equipos informáticos para empresas e imparte diversos cursos sobre Windows, Microsoft Office, Paint Shop Pro, Photoshop Elements y otros.

GREGORY TRUBY (EXPERTO EN CONTENIDO) Gregory Truby es el propietario de GabrAria LLC, una consultora que desarrolla aplicaciones profesionales personalizadas, basadas en Excel y Access para empresas. Asimismo, Greg ha impartido seminarios sobre Excel por todo el país para la formación de empresas como Fred Pryor Seminars. Desarrolló el curso e impartió las clases del programa de aprendizaje sobre Excel Avanzado de cinco días completos para profesionales financieros para la revista CFO. Antes de abrir su propia empresa, Greg trabajó en el sector de los negocios internacionales durante más de 20 años. Creó un sistema de contabilidad multiusuario para ahorros y préstamos mientras vivía y trabajaba en Costa Rica. Multiplicó por 20 la exportación de un pequeño fabricante del Medio Oeste en menos de siete años. Mientras estaba en Sony Electronics, dirigió un grupo de exportación que que hizo exportaciones por valor de más de 32 millones de dólares al año y supervisó la conversión del Centro de reparación de piezas mundial de América en una zona de comercio exterior. A Greg le gusta aprovechar su experiencia en la solución de sus propios problemas empresariales en Excel para desarrollar materiales pedagógicos y enseñar a los demás a responder de forma eficaz a sus necesidades de negocio en Excel.

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xi

Contenido breve Lección 1:

Información general 1

Lección 2:

Trabajar con Microsoft Excel 2013 12

Lección 3:

Uso de Office Backstage 34

Lección 4:

Uso de fórmulas básicas 47

Lección 5:

Uso de las funciones 60

Lección 6:

DAR FORMATO A rangos y celdas 68

Lección 7:

Formato de hojas de cálculo 88

Lección 8:

Administración de hojas de cálculo 103

Lección 9:

Trabajar con datos y macros 120

Lección 10: Uso de fórmulas avanzadas 155 Lección 11: PROTEGER los libros 180 Lección 12: Creación de gráficos 200 Lección 13: Agregar imágenes y formas a una hoja de cálculo 236 Lección 14: Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-427 260 Lección 15: Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 287

Apéndice 318

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Información general

1

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Iniciar Excel

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Trabajar en la ventana de Excel

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1.4.3

Cambiar la vista de Excel

Dividir la ventana

1.4.13

Cambiar las vistas de un libro

1.4.6

Mostrar cómo se usa Ir a.

1.2.4

Mostrar cómo utilizar el cuadro de nombre.

1.2.5

Trabajar con un libro ya existente

Contoso, Ltd. ofrece atención sanitaria especializada para toda la familia, desde el período prenatal hasta la tercera edad. La clínica, propiedad de la Dra. Stephanie Bourne, tiene una lista creciente de pacientes. En la actualidad cuenta con 36 empleados, entre ellos tres médicos de familia adicionales. El horario de atención de cada médico es exclusivo y la instalación está abierta de 7 de la mañana a 7 de la tarde los lunes, y de 8 de la mañana a 4 de la tarde el resto de la semana. La directora y la nueva ayudante que va a contratar se encargarán de realizar el seguimiento de los ingresos y los gastos de la práctica, así como del mantenimiento de un gran volumen de datos de los empleados. Por otra parte, la directora creará ejercicios de simulación para probar a los candidatos, en especial a aquellos que hayan finalizado recientemente la Universidad. En esta lección, aprenderá a introducir texto y números en una hoja de cálculo de Excel para mantener actualizados los registros de empleados. Al finalizar el libro, deberá de ser capaz de realizar las tareas de simulación que se exigen en la prueba para usuario especializado de Microsoft Office y las simulaciones necesarias en varios trabajos, para las que se necesita tener aptitudes centradas en Excel.

Orientación sobre el software Pantalla de inicio de Microsoft Excel Microsoft Office Excel 2013 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar, analizar, administrar y compartir información fácilmente. Las celdas, las filas y las columnas de las hojas de cálculo, así como las mismas hojas de cálculo como parte de un libro constituyen el fundamento de Excel y las ubicaciones donde trabajará. La mayoría de las herramientas que usa al trabajar en Excel se encuentran en la cinta que se extiende por la parte superior de la ventana. Dicha cinta está organizada en pestañas de comandos orientadas a la realización de tareas. Cada pestaña está dividida en grupos de comandos orientados a la realización de tareas específicas para el tipo de trabajo que el usuario está realizando en esos momentos. Dado que se puede personalizar la cinta y que según la configuración pueden aparecer nuevas opciones como las pestañas DESARROLLADOR, COMPLEMENTO y POWERPIVOT, es posible que la pantalla tenga un aspecto diferente al de la Figura 1-1.

1

2

Lección 1 Barra de herramientas de acceso rápido Pestañas de comandos Barra de título Pestaña ARCHIVO

Cinta

Cuadro de nombres Celda activa Barra de fórmulas

Etiquetas de columnas

Etiquetas de filas

Pestaña de la hoja de cálculo Figura 1-1 Libro en blanco de Excel

Iniciar Excel Para trabajar de forma eficaz con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de usuario principal. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 yendo a la esquina inferior izquierda de la pantalla, haciendo clic en Inicio, a continuación haciendo clic con el botón derecho en un área vacía de la pantalla Inicio y, por último, haciendo clic sucesivamente en Todas las aplicaciones y en Excel 2013. Excel abre una lista de plantillas y en la mayoría de los casos solo se elige un libro en blanco o se abre un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de cálculo. Un libro es similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3 y así sucesivamente) es el título temporal del libro hasta que lo guarda con el nombre que elija. El nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Página1) por defecto (similar a la primera página de un libro), donde se introduce la información. Si un libro tiene más páginas (u hojas de cálculo), use las pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado y se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botón de nueva hoja (+) puede agregar hojas de cálculo o cambiar su nombre para identificar su contenido tantas veces como sea necesario.

Abrir Excel En este ejercicio, aprenderá a usar la pantalla Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de cálculo en blanco del libro.

Información general

3

Iniciar Excel

Paso a paso

PREPÁRESE. Asegúrese de que Microsoft Excel esté instalado en su ordenador. A continuación, realice los siguientes pasos: 1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en la miniatura de la pantalla Inicio en la esquina inferior izquierda de la pantalla de Windows 8. 2. Haga clic sucesivamente en un área vacía de la pantalla y en Todas las aplicaciones. 3. En la lista de aplicaciones bajo Microsoft Office 2013, haga clic en Excel 2013 Se abrirá una ventana con los últimos archivos de Excel abiertos y ejemplos de plantillas que puede utilizar (véase la Figura 1 - 2).

Figura 1-2

Haga clic en un libro en blanco para iniciar un nuevo archivo.

Pantalla de inicio de Microsoft Excel

Haga clic para obtener más información sobre Excel.

Archivos recientes que ha abierto (si los hay)

Haga clic en otras plantillas para ver qué puede hacer en Excel o para empezar con un ejemplo.

4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrirá un libro en blanco y se mostrará la hoja de cálculo denominada Hoja1 tal como se muestra en la Figura 1-1. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Tome nota

Si utiliza Excel en varias ocasiones, es posible que le interese anclar la aplicación en la pantalla Inicio. En la pantalla Todas las aplicaciones, haga clic con el botón derecho en la aplicación y elija Anclar a Inicio. También puede seleccionar Anclar a la barra de tareas para que pueda hacer clic en el icono de la parte inferior de la pantalla del escritorio de Windows para iniciar Excel. Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas, columnas y celdas. Todas las columnas de una hoja de cálculo empiezan en la parte superior de la hoja de cálculo, llegan hasta la parte inferior de esta y se identifican mediante una letra. Todas las filas empiezan en el borde izquierdo de la hoja de cálculo, continúan a la derecha y se identifican mediante un número. Cada cuadro o celda de la cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda de una hoja de cálculo abierta es A1. Introduzca la información escribiéndola en la celda activa o seleccionada, cuyo contorno está formado por un rectángulo en negrita. Esto también se denomina la celda actual o resaltada.

4

Lección 1

Trabajar en la ventana de Excel Cuando inicia Excel y hace clic en Libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una hoja de cálculo en blanco. En la sección anterior, aprendió qué son algunos de los componentes más importantes de la hoja de cálculo de Excel como las filas, las columnas y las celdas. En esta sección, explorará la ventana de Excel y aprenderá a identificar y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, la cinta y otras herramientas y componentes importantes en la pantalla. También aprenderá a abrir y utilizar la vista Backstage, sustituto de Microsoft para el botón de Office y los comandos del menú Archivo de las versiones anteriores de Office.

0,03 La barra de herramientas de acceso rápido permite tener un acceso rápido y fácil a las herramientas que utiliza más a menudo en cualquier sesión de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de la barra de título, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la cinta si quiere que esté más cerca del área de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que contenga únicamente los comandos que usa con más frecuencia. En esta lección, aprenderá a mover y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando y quitando comandos. También aprenderá a usar la información en pantalla, que se muestra en forma de rectángulos pequeños que muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.

Uso de las herramientas en pantalla

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para realizar estos pasos: 1. Señale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido y lea la descripción que aparece como información en pantalla.

Tome nota

Use la información en pantalla para recordar la función de los comandos. La información en pantalla mejorada se muestra en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que una información en pantalla. La mayoría de dicha información contiene un vínculo a un tema de ayuda. 2. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable. En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la barra de acceso rápido. Vuelva a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión rápida en la lista desplegable (véase la Figura 1-3).

Figura 1-3 Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

3. A continuación, haga clic con el botón derecho en cualquier punto de la barra de herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones. 4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña INICIO y haga clic en Contraer la cinta de opciones. Ahora, solo permanecen las pestañas en pantalla, lo que aumenta el área de trabajo. 5. Vuelva a hacer clic con el botón derecho en la pestaña INICIO y elija Contraer la cinta de opciones para anular la selección de la opción y que se puedan volver a ver los comandos de la cinta.

Información general

5

6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones de la lista desplegable. 7. Haga clic con el botón derecho en el comando Abrir comando y seleccione Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. 8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así eliminar el icono de impresión rápida de la barra de herramientas de acceso rápido.

Tome nota

Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. También puede haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas de acceso rápido o en cualquier pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. A medida que trabaje en Excel, personalice la barra de herramientas de acceso rápido para que contenga los comandos que utiliza con más frecuencia. Sin embargo, no elimine los comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no están disponibles en las pestañas de comandos de la cinta.

Cambiar la vista de Excel En la cinta, la pestaña VISTA contiene comandos para controlar el aspecto del documento visualizado. También puede abrir y organizar ventanas nuevas y dividir ventanas para obtener vistas en paralelo de diferentes partes del documento.

Cambio de la vista de Excel Como indicamos en una sección anterior, algunos grupos de pestañas de la cinta tienen una flecha en la esquina inferior derecha denominada Selector de cuadro de diálogo. Si se hace clic en la flecha, se abrirá un cuadro de diálogo o una ventana que contiene más opciones para dicho grupo de comandos en concreto. En este ejercicio, aprenderá a usar los comandos de la pestaña VISTA para cambiar la vista de Excel.

Cambio de la vista de Excel

Paso a paso

PREPÁRESE. Inicie Excel y empiece un nuevo libro. 1. Si es necesario, haga clic en la pestaña INICIO para activarla. 2. Seleccione la celda A1 para activarla. A continuación, escriba 456 y presione Tabulador. 3. En la esquina inferior derecha del grupo Fuente, haga clic en la flecha del Selector de cuadro de diálogo. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas de la Figura 1-4. En la mayoría de los casos, la fuente predeterminada de Excel es Calibri, 11 puntos, sin negrita ni cursiva. Figura 1-4 Cuadro de diálogo Formato de celdas

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Lección 1 4. Observe que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese hacia abajo en la lista Fuente, haga clic en Arial y luego en Aceptar. Ahora la celda B1 está activa. 5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione Tabulador. Observe la diferencia de tamaño y aspecto entre este número y el que introdujo en la celda A1. 6. Haga clic en la pestaña VISTA. 7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, puede ver los márgenes, dónde hay saltos de página y puede agregar un encabezado o un pie de página (véase la Figura 1-5).

Figura 1-5 Vista Diseño de página

Regla horizontal

Regla vertical

El panel de la derecha muestra celdas adicionales que se imprimirían en otra página si esta tuviera entradas

8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de cálculo ya no muestre reglas, ni encabezados, ni pies de página ni saltos de página. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Como se demuestra en este ejercicio, puede obtener una vista previa de la hoja de cálculo impresa haciendo clic en la pestaña VISTA de la cinta y, a continuación, haciendo clic en Diseño de página en el grupo Vistas de libro (primera sección). Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el formato de la hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las reglas para medir la anchura y la altura de la ventana y determinar si necesita cambiar los márgenes o la orientación de impresión.

División de la ventana Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos, puede ver solo una pequeña porción de la hoja de cálculo en las vistas Normal y Diseño de página de Excel. El comando Dividir le permite superar esta limitación ya que permite ver la hoja de cálculo en dos paneles o en cuatro cuadrantes. Después de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la derecha y de la parte inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo de modo que pueda comparar o contrastar más fácilmente los datos o ver qué efecto podría tener un cambio en una parte de la hoja de cálculo en otra parte distante de la misma. En este ejercicio, aprenderá a dividir la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de cálculo. También practicará la introducción de datos en celdas de ventanas divididas y aprenderá a eliminar la separación para volver a obtener una vista de ventana única.

Información general

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Dividir la ventana

Paso a paso

PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que dejó abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en las celdas A1 y B1 de un libro nuevo. 1. Haga clic en la celda F1 para activarla. 2. En la pestaña VISTA, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente en dos paneles diferentes. 3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada la flecha derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las celdas A1 y B1 del panel de la izquierda. 4. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida. 5. Haga clic sucesivamente en la celda A17 y en Dividir. La pantalla se dividirá horizontalmente en dos paneles diferentes. 6. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida. 7. Haga clic sucesivamente en la celda F14 y en Dividir. Esta vez, la pantalla se dividirá en cuatro paneles. 8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego desplácese hacia abajo para mostrar la fila 40. 9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Deberán verse los datos introducidos en las celdas A1 y B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (véase la Figura 1-6). Figura 1-6 Trabajo en una ventana dividida

Comando Dividir

Barras de desplazamiento

10. Haga clic en Dividir para eliminar la división. Dejarán de verse los datos de la celda H40. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto.

Tome nota

El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga hoja de cálculo. Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene pocos datos, es fácil desplazarse por ella y centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con Excel, es posible que acabe trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La capacidad de ver más de una sección de una hoja de cálculo al mismo tiempo usando ventanas divididas es especialmente útil cuando se necesita comparar diferentes secciones de datos.

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Lección 1

Trabajar con un libro ya existente Muchos libros requieren actualizaciones frecuentes porque los datos existentes cambiaron o deben agregarse datos nuevos. Los trabajadores con frecuencia abren un libro existente, actualizan la información y luego guardan el libro para revisarlo de nuevo más tarde. A menudo, un usuario crea archivos que, posteriormente, son usados o actualizados por otros usuarios. Los nombres de archivo deben reflejar el tipo de datos que el archivo contiene. Un nombre de archivo descriptivo le permitirá localizar y recuperar rápidamente los archivos. Los nombres de archivo pueden tener hasta 255 caracteres de largo, incluida la extensión de archivo. No obstante, la mayoría de los usuarios utilizan nombres cortos descriptivos que identifican claramente el contenido del libro.

Navegación por una hoja de cálculo Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas. Hay varias maneras de moverse por las hojas de cálculo que contienen numerosas filas y columnas. Puede usar las teclas de flecha, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar por una hoja de cálculo. En los ejercicios siguientes, estudiará los diversos métodos para moverse por una hoja de cálculo. Tome nota

Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta 1.048.567.

Navegación por una hoja de cálculo

Paso a paso

PREPÁRESE. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la ubicación de los archivos de datos de Lesson01, seleccione 01 Contoso Employee Info y haga clic en Abrir. 1. Presione Ctrl + Fin para ir al final del documento (celda D27). 2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento (celda A1). 3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y presione Entrar para activar la celda. 4. Presione Ctrl + Flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A27).

Tome nota

Ctrl + Flecha le permite ir al comienzo y al final de rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, que abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de cálculo. 5. Presione Ctrl + Flecha derecha. La celda D27, la última columna del rango de datos, se convierte en la celda activa. 6. Presione Ctrl + Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo. 7. Presione Ctrl + Inicio. 8. Presione Bloq Despl. A continuación, presione la tecla Flecha derecha. Esto moverá la columna activa una columna hacia la derecha, y toda la hoja de cálculo se moverá. 9. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos. 10. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse rápidamente por la hoja de cálculo.

Tome nota

Cuando Bloq Despl está activo, se muestra BLOQ DESPL en el lado izquierdo de la barra de estado. Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, desactive Bloq Despl. Algunos teclados disponen de una tecla de Bloq Despl mientras que otros no. Se trata de una opción y no de una necesidad. HAGA UNA PAUSA. Vuelva a presionar Bloq Despl para desactivarlo. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Información general

9

Navegación de datos con el comando Ir a El libro usado en estos ejercicios no es especialmente largo ni complicado. Cuando empiece a trabajar con bases de datos o conjuntos de libros mucho más grandes, tal vez le gustaría disponer de medios más sencillos que el desplazamiento para moverse por los datos. El Cuadro de nombres indica la celda actual en la que está, y le da la oportunidad de nombrar la celda o un rango. El comando Ir a puede llevarle a puntos concretos de una hoja de cálculo, incluidas celdas y rangos de celdas a las que dio un nombre.

Navegación de datos con el comando Ir a

Paso a paso

USE el libro 01 Contoso Employee Info del ejercicio anterior. 1. Seleccione la celda A17. 2. En el Cuadro de Nombres a la izquierda de la barra de fórmulas, seleccione la celda A17. 3. Elimine A17, escriba MedAssts y presione Entrar. 4. Seleccione la celda M11. 5. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Ir a. Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a (véase la Figura 1-7). Figura 1-7 Cuadro de diálogo Ir a

6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y luego en Aceptar. La celda A17 se convertirá en la celda activa. 7. Vuelva a hacer clic en Buscar y seleccionar y luego en Ir a Especial. Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a Especial (véase la Figura 1-8). Figura 1-8 Cuadro de diálogo Ir a Especial

8. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haga clic en Última celda. 9. Haga clic en Aceptar. La celda D27 se convertirá en la celda activa. La última celda es la celda inferior derecha de la hoja de cálculo con contenido o formato. CIERRE el libro y no guarde. CIERRE Excel.

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Lección 1

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1.  Indique cuál de los elementos siguientes está disponible cuando ve una flecha en la esquina inferior derecha de un grupo de la cinta. a.  cuadro de diálogo b.  libro adicional c.  lista de hojas de cálculo d.  parte adicional del rango actual



2.  ¿Qué función le permitirá obtener una vista previa de los encabezados, pies de página, saltos de página y otras características que se imprimirán? a.  Diseño de página b.  Diseño de impresión c.  Desplazamiento sincrónico d.  Vista de la ventana



3.  Cuando divide una ventana ¿en cuántos paneles se divide? a.  dos b.  tres c.  cuatro d.  dos o cuatro



4.  ¿Cuál es la intersección de una fila y una columna? a.  rango b.  pestaña c.  gráfico de barras d.  celda



5.  Indique cuál de los elementos siguientes empieza con Guardar, Deshacer y Rehacer y puede personalizarse para contener los comandos que usa con más frecuencia. a.  Una hoja de cálculo b.  La ventana de ayuda c.  La barra de herramientas de acceso rápido d.  La cinta



6.  ¿Con cuántas hojas de cálculo abre un libro de Excel 2013 nuevo? a.  una b.  dos c.  tres d.  cuatro

Verdadero / Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. La barra de herramientas de acceso rápido aparece en el lado derecho de la barra de título, por encima de la cinta.

V F

2. Las columnas de una hoja de cálculo se identifican mediante números.

V F

3. El contorno de la celda activa de una hoja de cálculo es un rectángulo en negrita.

V F

4. La vista Diseño de página es útil cuando se preparan los datos para imprimirlos.

Información general

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Proyectos Proyecto 1-1: usar la cinta PREPÁRESE. INICIE Excel si no está ejecutándose y visualice un libro en blanco. 1. Haga clic en la pestaña VISTA. Se trata del acceso instantáneo a la vista Backstage. Haga clic en varios de los comandos de la vista Backstage que se muestran en la barra de navegación del panel izquierdo. 2. Haga clic en la flecha Volver al documento para volver al libro. Haga clic en la pestaña INICIO si no aparece. Mueva el puntero del mouse sobre la cinta, lea la información en pantalla que aparece cuando inmoviliza el puntero encima de elementos individuales de la cinta. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha Fuente. Observe que se muestra la primera fuente de la parte superior de la lista de fuentes. Vuelva a hacer clic en la flecha para ocultar la lista. 4. Vuelva a hacer clic en la flecha Fuente y elija Times New Roman. Observe el cambio correspondiente en la fuente de la lista de fuentes. 5. Mueva el puntero a la barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en el botón Deshacer. Observe que la fuente vuelve a la fuente predeterminada, por lo general Calibri. 6. Haga clic en la pestaña INSERTAR. Mueva el puntero sobre la cinta y examínelo mientras lee la información en pantalla. 7. Haga clic en la pestaña VISTA. Señale de nuevo la cinta y estudie sus características. 8. Vuelva a hacer clic en la pestaña ARCHIVO para mostrar la vista Backstage. 9. Haga clic en el comando Cerrar de la parte inferior del panel izquierdo para cerrar el libro. Si el sistema le solicita que guarde el documento, elija No guardar. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 1-2: navegar por una lista de casas en venta Fabrikam, Inc., un agente inmobiliario, tiene una lista de casas en venta. Necesita saber cuán larga es la lista. PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. Abra el archivo 01 Fabrikam Customer Houses. 2. Presione Ctrl + Fin para ir a la última celda del libro. 3. Presione Ctrl + Inicio para ir a la primera celda. 4. Haga clic en la celda B6. 5. Presione Ctrl + Flecha derecha para ir al borde derecho del rango activo. 6. Presione Ctrl + Flecha izquierda para ir al borde izquierdo. 7. Presione Ctrl + Flecha arriba para ir al borde superior del rango activo. 8. CIERRE el libro. CIERRE Excel.

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Trabajar con Microsoft Excel 2013

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Crear libros

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Guardar libros

Guardar libros en formatos de archivo alternativos

1.5.2

Mantener la compatibilidad con versiones anteriores

1.5.6

Guardar archivos en ubicaciones remotas

1.5.8

Anexar datos a una hoja de cálculo

2.1.1

Buscar y reemplazar datos

2.1.2

Ajustar el ancho de columna

1.3.5

Mostrar cómo usar la herramienta de autorrelleno

2.1.4

Ampliar información a través de las columnas

2.1.5

Eliminar celdas

2.1.6

Usar tipos de datos para rellenar una hoja de cálculo

Aplicar formatos de número

2.2.6

Cortar, copiar y pegar datos

Copiar y pegar datos

2.1.3

Editar las propiedades de un libro

Agregar valores a las propiedades de un libro

1.4.8

Introducir y editar datos básicos en una hoja de cálculo

Por lo general, comprar una casa es la mayor inversión financiera que realizan las personas en su vida. Los agentes inmobiliarios asesoran y ayudan a quienes desean comprar una casa nueva o vender la suya. Algunos agentes también ayudan a encontrar casas de alquiler a quienes lo desean. Cuando las personas quieren vender sus casas, a menudo contratan a un agente inmobiliario quien, a cambio de vender la casa, obtiene una comisión o un porcentaje sobre el precio de venta. En Estados Unidos, los agentes tienen que pasar un examen de su estado para poder ejercer la profesión. Muchos agentes autorizados se convierten también en Realtors®. Se trata de un nombre registrado que el agente solo puede usar si se une a una asociación local, estatal o nacional de Realtors®. Fabrikam, Inc., con sede en Columbus, Ohio, es una empresa inmobiliaria propiedad de Richard Carey y David Ortiz. Fabrikam cuenta con cinco agentes de ventas a tiempo completo y un pasante universitario. El pasante de Fabrikam usa Excel como ayuda para administrar las ventas y los gastos, y para dar soporte al negocio. En esta lección, seguirá viendo, agregando y manipulando datos en una hoja de cálculo de Excel 2013 similar a la que usa Fabrikam, Inc.

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Trabajar con Microsoft Excel 2013

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Orientación sobre el software Pestaña INICIO de Excel La cinta de Microsoft Office Excel 2013 se compone de una serie de pestañas, cada una relacionada con tipos específicos de tareas que realiza en Excel. La pestaña INICIO, que se muestra en la Figura 2-1, contiene los comandos que los usuarios ejecutan más a menudo cuando crean documentos de Excel. Al estar los comandos visibles en la superficie de trabajo, el usuario puede ver, con solo echar un vistazo, la mayoría de las tareas que quiere llevar a cabo. Cada pestaña contiene grupos de comandos relacionados con tareas o funciones específicas. Cortar Pegar

Copiar

Selectores de cuadros de diálogo de comandos

Barra de fórmulas Figura 2-1 Cinta, barra de fórmulas y opciones de comando

Grupos de comandos

Flechas de las opciones de comandos

Marcador de columna

Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas de opciones asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que además de la tarea predeterminada, la tarea tiene otras opciones asociadas. Asimismo, algunos de los grupos tienen asociados selectores de cuadros de diálogo. Si hace clic en ellos, se mostrarán comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen asociados cuadros de diálogo, mientras que Estilos, Celdas y Edición no.

Crear libros Hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo. Puede abrir un libro nuevo y en blanco usando la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage o cuando inicia Excel. Puede abrir un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y guardar el archivo con otro nombre, creando así un libro nuevo. También puede usar una plantilla para crear un libro nuevo. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para mostrar ciertos tipos de datos, tales como informes de ventas, facturas, etc.

Creación de un libro desde cero Para crear un libro nuevo, inicie Excel y seleccione un libro en blanco u otro tipo de plantilla. Si está trabajando en Excel y quiere empezar un libro nuevo, haga clic sucesivamente en la pestaña ARCHIVO, en Nuevo y en Libro en blanco. Las hojas de cálculo a menudo empiezan por un texto que describe su contenido. En este ejercicio, creará dos libros de Excel: uno con una dirección de la empresa y otro con un mensaje telefónico rápido.

Paso a paso

Crear un libro desde cero PREPÁRESE. INICIE Excel. Excel le da la oportunidad de elegir entre empezar un libro en blanco, dar un paseo o usar plantillas (véase la Figura 2-2).

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Lección 2 Figura 2-2 Opciones disponibles después de iniciar Excel

1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecerá Libro1 – Excel en la barra de título de la parte superior de la ventana. Se abrirá un libro en blanco con la celda A1 activa. 2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc.Esta celda constituye el título principal de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas (véase la Figura 2-3). Consulte la definición de barra de fórmulas en la sección "Edición del contenido de una celda" de la página 37. Figura 2-3 El texto escrito aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa.

3. Presione Entrar. El texto se introduce en la celda A1, aunque parece como si fluyera a la celda B1. 4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar. 5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar. 6. En ocasiones, se necesita un área de trabajo rápido para completar otra tarea mientras se está en medio de un libro. Puede abrir otro libro como área de borrador. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas plantillas disponibles (véase la Figura 2-2). 7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrirá otro libro de Excel y aparecerá Libro2 en la barra de título. 8. En la celda A1, escriba Llamadas y presione Entrar. 9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 16:30 y presione Entrar. HAGA UNA PAUSA. DEJE los dos libros de Excel abiertos para el siguiente ejercicio.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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guardar libros Los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad de red, un disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicación de almacenamiento. Sin embargo, primero debe identificar dónde se guardará el documento. El resto del proceso de guardar es el mismo, independientemente de la ubicación del dispositivo de almacenamiento.

Nombrar y guardar un libro Cuando se guarda un archivo por primera vez, se le hacen dos preguntas importantes: ¿Dónde quiere guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? En esta lección, practicará la respuesta a estas preguntas con dos archivos diferentes. De forma predeterminada en todas las aplicaciones de oficina los documentos se guardan en la carpeta Mis documentos.

Nombrar y guardar un libro

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda, haga clic en Guardar como para mostrar las opciones de guardar. 2. Haga doble clic en Equipo para abrir el cuadro de diálogo Guardar como (véase la Figura 2-4). Figura 2-4 Cuadro de diálogo Guardar como

3. En el panel de navegación izquierdo, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El escritorio se convertirá en el nuevo destino del archivo guardado. 4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta. Aparecerá un icono de carpeta con las palabras Nueva carpeta seleccionadas. 5. Escriba Excel Lección 2 y presione Entrar. 6. Haga clic en el botón Abrir. 7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution. 8. Haga clic en el botón Guardar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresión, o después de introducir información.

Guardar en OneDrive OneDrive es una aplicación basada en la nube que permite almacenar los archivos, de modo que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si así lo desea. OneDrive es también un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad de

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Lección 2

documentos importantes. OneDrive se entrega con Windows 8 o se puede instalar la aplicación gratuita de escritorio en Windows 7 y Windows Vista. En este ejercicio se presupone que el usuario tiene Windows 8 cargado con OneDrive.

Guardar en OneDrive

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Guardar como. 2. En la vista Backstage, en Guardar como, haga clic en [Nombre del usuario] OneDrive (véase la Figura 2-5). Es posible que deba iniciar sesión en OneDrive si todavía no lo ha hecho. Figura 2-5 Información de OneDrive sobre la vista Backstage

3. Haga clic en el botón Examinar. 4. Haga clic en el botón Nueva carpeta. 5. En el cuadro de texto Nueva carpeta, escriba Excel Lección 2 para guardar una carpeta para esta lección en OneDrive y presione Entrar. 6. Haga doble clic en el icono Excel Lección 2 para pasar a esa carpeta. 7. Guarde el archivo con el mismo nombre (o escriba 02 Fabrikam Address Solution en el cuadro Nombre de archivo) y haga clic en el botón Guardar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar un libro con otro nombre Puede cambiar el nombre de un libro ya existente para crear otro libro. Por ejemplo, la dirección que creó en el ejercicio anterior es actual. Si tiene varias oficinas, puede guardar el archivo con otro nombre y usarlo para escribir datos de otra oficina. También puede usar un libro ya existente como plantilla para crear libros nuevos. En este ejercicio, aprenderá a usar el cuadro de diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas opciones.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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Guardar un libro con otro nombre

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba Fabrikam Inc. en la celda A1. 1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar. 2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar. 3. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic en Guardar como. La vista Backstage muestra que la carpeta actual (véase la Figura 2-6) corresponde a Excel Lección 2 de OneDrive, porque es la carpeta que se usó por última vez para guardar un libro. Figura 2-6 Carpetas actuales y recientes utilizadas

4. Haga clic en Equipo para volver a la unidad de disco que usó antes. 5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel Lección 2. 6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo, después haga clic detrás de Fabrikam escriba Broad para que el nombre quede como 02 Solución Dirección Fabrikam Broad. 7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente con otro nombre. 8. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic sucesivamente en Guardar como y en Examinar. 9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Solución Plantilla dirección Fabrikam. 10. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla de Excel. Haga clic en el botón Guardar.

Tome nota

Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación, de modo que puedan abrirse con la opción ARCHIVO, Nuevo. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel. No guarde el libro de llamadas telefónicas.

Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo, eliminará la posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo después de escribir datos nuevos. Para usar la plantilla, seleccione ARCHIVO > Nuevo > Personal y seleccione la plantilla que guardó. Al salir, se le solicitará que guarde el archivo con otro nombre.

Guardar un libro en formato de Excel anterior Los archivos creados con versiones anteriores de Excel pueden abrirse y revisarse en Excel 2013. Sin embargo, si algunos usuarios no tienen la última versión o utilizan otras aplicaciones, tal vez no sean capaces de abrir el archivo. Puede guardar una copia de un libro de Excel 2013

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Lección 2

(con la extensión de archivo .xlsx) en una versión que sea compatible con Excel 97 a través de las versiones de Excel 2013 (con la extensión de archivo .xls). El símbolo del programa que aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena idea darle otro nombre al archivo de la edición anterior. También es una buena idea comprobar qué problemas podrían perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.

Guardar un libro en formato de Excel anterior

Paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel. 1. En la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Abrir otros libros. 2. En el panel de libros recientes de Backstage, haga clic en 02 Solución Dirección Fabrikam Broad. 3. Primero compruebe los problemas de compatibilidad. Haga clic sucesivamente en la pestaña ARCHIVO, en Información, en Comprobar si hay problemas y, por último, en Comprobar compatibilidad. Se abrirá el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de la Figura 2-7. Figura 2-7 El comprobador de compatibilidad muestra que no hay problemas de compatibilidad

4. Lea la información del cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad y haga clic en Aceptar. 5. Haga clic sucesivamente en la pestaña ARCHIVO, en Exportar y en Cambiar el tipo de archivo. La vista Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-8).

Figura 2-8 Cambiar las opciones de tipo de archivo en la vista Backstage.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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6. Haga clic en Libro de Excel 97-2003 (*.xls) y luego en Guardar como. 7. En el cuadro Nombre de archivo, haga clic antes de Solution, escriba 97-03 y, a continuación, haga clic en Guardar. 8. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Abrir. El panel Libros recientes de la vista Backstage muestra el último conjunto de documentos que se han guardado. 9. Haga clic en 02 Solución Dirección Fabrikam Broad. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar en formatos de archivo distintos Se puede guardar un archivo de Excel 2013 en un formato que no sea .xlsx o .xls. Los formatos de archivo que aparecen como opciones en el cuadro de diálogo Guardar como o en la pestaña ARCHIVO dependen de los tipos de formato de archivo compatibles con la aplicación. Si guarda un archivo en otro formato, tal vez se pierda parte del formato, los datos y las características.

Guardar en formatos de archivo distintos

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y dirección en un libro nuevo. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en el botón Exportar. 2. Haga clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-8). 3. Haga clic en la opción Crear documento PDF/XPS. En la Figura 2-9 se muestra por qué motivo se usa este formato. Figura 2-9 Vista previa de Backstage con información sobre el formato PDF/XPS

4. En el panel derecho, haga clic en el botón Crear PDF/XPS. 5. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Escritorio. 6. Haga doble clic en Excel Lección 2 para ir a esa carpeta. 7. El nombre del archivo le da el nombre con una extensión PDF. 8. Haga clic en Publicar. 9. La aplicación del lector abre el archivo PDF mostrado. 10. Presione Alt + F4 para cerrar la aplicación del lector. 11. Si es preciso, presione Alt + Tab para regresar al archivo de Excel. HAGA UNA PAUSA. CIERRE todos los libros abiertos y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Adobe PDF (formato portátil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede cambiar fácilmente. También puede guardar sus libros en formato de página web para usarlos en sitios web con opciones de Página web de un solo archivo o página web. Para importar datos a otro formato, también puede probar los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV (delimitado por comas). Todas estas opciones están disponibles en el menú desplegable Guardar un tipo o en la pestaña ARCHIVO.

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Lección 2

Introducir y editar datos básicos en una hoja de cálculo Puede escribir los datos directamente en una celda o en varias celdas de una hoja de cálculo. También puede copiar y pegar información de otra hoja de cálculo o de otros programas. Copia toma la información de una única ubicación y la duplica. El comando Pegar se usa para poner esta información en otra ubicación. Para introducir datos en una celda de una hoja de cálculo, debe activar la celda deseada y luego escribir los datos. Para ir a la siguiente columna después de introducir texto, presione la tecla Tab. Continúe presionando dicha tecla para ir a la siguiente columna.

Introducción de datos básicos en una hoja de cálculo Cuando termine de escribir las entradas de una fila, presione Entrar para ir al principio de la fila siguiente. También puede utilizar las teclas de flecha para ir a una celda adyacente o hacer clic en cualquier celda para activarla. Presione Entrar para aceptar la entrada. En el ejercicio siguiente, creará una lista de personas que trabajan en la oficina. Paso a paso

Introducir datos básicos en una hoja de cálculo PREPÁRESE. Si es necesario, INICIE Excel y ABRA un libro nuevo. 1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam Inc. y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la siguiente fila, a la celda A2. 2. En la celda A2, escriba Lista de empleados y presione Entrar. 3. Haga clic en la celda A4, escriba Nombre y presione Tab. Observe que la celda activa pasa a la siguiente columna, a la celda B4.

Solución de problemas

Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las secciones siguientes, verá cómo editar texto. 4. Escriba Extensión y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la primera celda de la fila siguiente. 5. Escriba Richard Carey y presione Tab. 6. Escriba 101 y presione Entrar. Parece que Richard Carey está cortado. 7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Richard Carey aparece en la barra de fórmulas. 8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar. 9. Escriba Kim Akers y presione Entrar. 10. Escriba Nicole Caron y presione Entrar. 11. GUARDE el libro en la carpeta Excel Lección 2 del equipo como 02 Fabrikam Employees Solution. El archivo debe tener un aspecto como el de la Figura 2-10.

Figura 2-10 El libro completo de 02 Empleados de Fabrikam

HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para la próxima lección.

Tome nota

El texto se almacena en una única celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene datos, los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza el texto y no a las celdas adyacentes.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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Cambio del ancho de columna En Excel, el ancho de columna se establece basándose en los datos existentes. Cuando se agrega una entrada a una columna que se extiende más allá del ancho de dicha columna, es necesario ajustar el ancho de esta para dar cabida a la entrada.

Paso a paso

Cambiar el ancho de columna PREPÁRESE. Use el archivo 02 Fabrikam Employees Solution del ejercicio anterior. 1. Mueva el puntero del mouse entre las columnas A y B, a los marcadores de columna de la parte superior de la hoja de cálculo (véase la Figura 2-11). El puntero del mouse tomará la forma de una flecha de dos puntas.

Figura 2-11 Marcadores de columna para las columnas A y B

Ancho de columna con flecha de dos puntas

2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiará a la entrada más ancha de la columna A. En este caso, las entradas más anchas son Lista de empleados y el nombre de Richard Carey.

Tome nota

Para cambiar el ancho de columna manualmente, señale el marcador de columnas entre las columnas A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic. 3. Arrastre el puntero del mouse con la flecha de dos puntas entre las columnas B y C hasta que aparezca la información en pantalla Ancho: 20 (145 píxeles) o algo parecido a esta cantidad (véase la Figura 2-12).

Figura 2-12 Arrastrando la flecha de dos puntas la información en pantalla muestra el ancho de la columna

4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribirá la versión anterior sin el cambio de ancho de columna. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

Cuando escriba texto que sea más largo que el ancho de la celda, parecerá como si el texto se extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto desbordado no se mostrará. El texto sigue estando ahí. A menudo es más fácil corregir un trabajo si los anchos de columna coinciden con el texto más largo. Puede hacer doble clic en los marcadores de columna para ajustar automáticamente a la entrada más amplia o arrastrar el marcador de columna para ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.

Edición del contenido de una celda Una de las ventajas de los registros electrónicos en comparación con los registros manuales es que en los primeros los cambios se pueden efectuar de forma rápida y sencilla. Para editar la

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Lección 2

información de una hoja de cálculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o editar el contenido de una celda en la barra de fórmulas, ubicada entre la cinta y la hoja de cálculo. Cuando introduce datos en una celda, el texto o los números aparecen en la celda y en la barra de fórmulas. También puede introducir los datos directamente en la barra de fórmulas. Sin embargo, antes de introducir los cambios, debe seleccionar la información que va a cambiar. Seleccionar texto significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una única celda o parte del texto de la celda en la barra de fórmulas antes de realizar los cambios. También puede hacer doble clic en una celda para colocar el punto de inserción para la edición. Paso a paso

Editar el contenido de una celda PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco. 1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam y presione Entrar. El punto de inserción se moverá a la celda A2 y no aparecerá nada en la barra de fórmulas. 2. Haga clic en la celda A1. Observe que la barra de fórmulas muestra Fabrikam (véase la Figura 2-13).

Figura 2-13 Celda activa y barra de fórmulas mostrando la misma información Barra de fórmulas Celda activa

3. Haga clic después de Fabrikam en la barra de fórmulas, deje un espacio, escriba Incorporated y presione la tecla Tab. El punto de inserción se moverá a la celda B1 y no aparecerá nada en la barra de fórmulas (véase la Figura 2-14). Figura 2-14 Aunque parece que el texto está en B1, se trata de texto extendido desde A1.

No se muestra nada en la barra de fórmulas.

4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de fórmulas, haga doble clic en Incorporated para seleccionarlo. Escriba Inc. y presione Entrar. 5. Escriba Ventas y presione Entrar. 6. Haga clic en la celda A2 y después de Ventas en la barra de fórmulas. 7. Presione Inicio. El punto de inserción se moverá al principio de la barra de fórmulas.

Tome nota

Mientras está editando en la barra de fórmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin para ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carácter a la vez. Presione Suprimir para suprimir los caracteres situados después del punto de inserción. Presione la tecla Retroceso para suprimir los caracteres anteriores al punto de inserción. 8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar. 9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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10. Haga clic en la celda A3, escriba febrero y presione Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece y febrero sustituye a enero. 11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se eliminará la entrada de la celda A3. 12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botón Seleccionar todo. Se seleccionan todas las celdas de la hoja de cálculo. 13. Presione Eliminar. Se eliminarán todas las entradas. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

Si edita el contenido de una celda y cambia de opinión antes de presionar Entrar, presione Esc y se restaurará el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el cambio, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl + Z. Se restaurará el texto eliminado. Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la celda. O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de fórmulas. Cuando esté en modo de edición: • El punto de inserción aparece como una barra vertical y la mayoría de los comandos está

inactiva.

• Puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.

Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de inserción al principio de la celda y utilice la tecla Fin para mover el punto de inserción al final de la célula. Puede agregar caracteres nuevos en la ubicación del punto de inserción. Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de edición, presione Mayús mientras presiona las teclas de flecha. También puede usar el mouse para seleccionar caracteres mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar. Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el texto que introduce en una celda: • Borrar el contenido de la celda. • Reemplazar el contenido de la celda con otra cosa. • Editar el contenido de la celda.

Eliminación y borrado del contenido de una celda Para borrar todo el contenido de una celda, haga clic en la celda y presione Suprimir. Esto borrará el contenido de la celda en vez de la celda en sí. Para borrar el contenido de más de una celda, seleccione todas las celdas que quiera borrar y, en el teclado, presione la tecla Suprimir. Si presiona Suprimir, eliminará el contenido de la celda, pero no eliminará ningún elemento del formato (como negrita, cursiva o un formato de número diferente) que pueda haber aplicado a la celda. Paso a paso

Eliminar y borrar el contenido de una celda PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco. 1. En la celda A1, escriba 1 y presione Entrar. 2. Escriba 2 y presione Entrar. 3. Escriba 3 y presione Entrar. 4. Escriba 4 y presione Entrar. 5. Resalte las celdas A1 a A4 (que contienen los números 1 a 4).

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Lección 2 6. Presione Eliminar. Se borrarán todas las celdas. 7. En la barra de acceso rápido, haga clic en el botón Deshacer para rehacer las entradas de la celda. 8. Haga clic en la celda B5, escriba 275.000 USD y presione Entrar. El valor y el formato se colocarán dentro de la celda. 9. Haga clic en la celda B5 y presione Eliminar. 10. Escriba 225000 sin el signo de dólar ni el punto y presione Entrar. Tenga en cuenta que 225.000 USD tiene formato. Aunque no se conserve la entrada original, la celda conserva el formato anterior cuando presiona Eliminar. 11. Haga clic en la celda B5 y en la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en Borrar (véase la Figura 2-15). Figura 2-15 El menú Borrar

12. Haga clic en Borrar formatos. 225000 se mostrará sin el signo de dólar ni el punto.

Tome nota

Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Usar tipos de datos para rellenar una hoja de cálculo Puede introducir tres tipos de datos en Excel: texto, números y fórmulas. En esta lección ya introdujo texto básico y datos numéricos. En los ejercicios siguientes, introducirá fechas y utilizará el relleno automático para completar los datos de una serie. En la lección 4, "Uso de fórmulas básicas", introducirá fórmulas. Las entradas de texto contienen caracteres alfabéticos y cualquier otro carácter que no constituya un valor puramente numérico. La fuerza de Excel radica en su capacidad para calcular y analizar números basándose en los valores numéricos introducidos. Por supuesto, si introduce números incorrectos, los cálculos obtenidos estarán equivocados. Por dicho motivo, es fundamental especificar los datos de forma precisa.

Introducción de fechas Las fechas se usan a menudo en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de datos en un período de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como encabezados de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas números de serie, lo que significa que son secuenciales y se pueden agregar, restar y usar en los cálculos. Las fechas también pueden utilizarse en fórmulas y en la elaboración de gráficos y tablas. La forma en que se muestra inicialmente una fecha en una celda de una hoja de cálculo depende del formato en el que escriben los caracteres. En Excel 2013, el formato de fecha predeterminado usa cuatro dígitos para el año. También de forma predeterminada, las fechas se justifican a la derecha de las celdas. Paso a paso

Introducir fechas PREPÁRESE. ABRA 02 Fabrikam Sales de los archivos de datos de esta lección. 1. Haga clic en la celda B5, escriba 4/1/2014 y presione Entrar. 2. Haga clic en la celda B6, escriba 25/1/14 y presione Entrar. La fecha se introduce en C6 como 25/1/2014 y B7 se convierte en la celda activa. 3. Escriba 17/1 y presione Entrar. 17-Ene se introduce en la celda. Haga clic en la celda B7 y observe que en la barra de fórmulas aparece 17/1/20XX (con XX representando el año actual). 4. Si el año no es 2014, haga clic en celda B7 y presione F2. Cambiar el año a 2014 y presione Entrar.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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5. En la celda B8, escriba 28/1/14 y presione Entrar. 6. Escriba 21 de enero de 2014 y presione Entrar. En la celda, aparecerá 21 de enero de 2014. Si introduce una fecha en otro formato que el especificado o ya había introducido algo en la celda y lo había borrado, puede que la hoja de cálculo no refleje los resultados descritos. Los formatos de fecha de la columna B no son coherentes (véase la Figura 2-16). En la sección siguiente, aplicará un formato de fecha coherente. Figura 2-16 Si no escribe todas las fechas igual, los formatos del libro serán incoherentes.

7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que el formato sigue siendo el mismo. 8. Haga clic en el botón Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-16. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Excel interpreta los años de dos dígitos de 00 a 29 como los años 2000 a 2029; los años de dos dígitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los años comprendidos entre 1930 y 1999. Si especifica 28/01/28, la fecha se mostrará como 28/01/2028 en la celda. Si especifica 28/01/37, la celda mostrará 28/01/1937. Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrará como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin especificar el año, Excel interpretará la fecha como perteneciente al año en curso. En la celda se verá 28-ene y la barra de fórmulas mostrará 28/01 seguido del año en curso. En la próxima sección, aprenderá a aplicar un formato homogéneo a una serie de fechas. Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica automáticamente formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes números que especifique en la celda se convertirán al formato de la fecha de la entrada original. Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de fórmulas muestra la fecha con el formato mes/día/año de cuatro dígitos porque es el formato requerido para los cálculos y los análisis.

Rellenar una serie con llenado automático Excel ofrece opciones de llenado automático para rellenar automáticamente las celdas con datos o con formato. Para rellenar una celda nueva con datos existentes en una celda adyacente, use la función de relleno automático ejecutando el comando o usando el controlador de relleno. El controlador de relleno es un pequeño cuadrado verde ubicado en la esquina inferior derecha de una celda o un rango de celdas seleccionado. Un rango es un grupo de celdas contiguas que selecciona para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas. Al referirse a un rango de celdas, la primera y la última celda se separan mediante dos puntos (por ejemplo, C4:H4). Para usar el controlador de relleno, señale la esquina inferior derecha de la celda o el rango hasta que el puntero del mouse se convierta en una +. Haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo desde las celdas que contienen datos a las celdas que desea llenar con esos datos o haga que Excel continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, basándose en un patrón establecido. En este ejercicio, usará el comando de relleno automático y el controlador de relleno para rellenar celdas con datos. Para elegir un rango para las series, escriba las dos primeras entradas, selecciónelas y luego utilice el controlador de relleno para ampliar la serie mediante el patrón de las dos celdas seleccionadas.

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Lección 2

Rellenar una serie con llenado automático

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-16. 1. Seleccione el rango C4:H4. Enero está en la primera celda. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el botón Rellenar. Aparecerá el menú Rellenar (véase la Figura 2-17). Figura 2-17 Menú desplegable Rellenar

Botón de relleno Opciones de relleno

3. En el menú, haga clic en Derecha. Todas las celdas se rellenarán con el contenido de C4 (enero). 4. Haga clic en el botón Deshacer. 5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botón Rellenar. Elija Abajo. El contenido de C9 se copiará en las cuatro celdas adicionales. 6. Haga clic en el botón Deshacer. 7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior derecha de la celda (véase la Figura 2-18), arrástrelo a E4 y libérelo. Aparecerá el botón Opciones de autorrelleno y se mostrará de enero a marzo. Figura 2-18 El puntero del mouse cambia a un + negro en la parte inferior derecha de un rango seleccionado

Controlador de relleno

8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrástrelo a C9 y suelte. Todos los números se convertirán en 275.000 USD en la columna C. El botón Opciones de autorrelleno aparecerá en D10 (véase la Figura 2-19). Figura 2-19 Puede rellenar con números, formatos u otras opciones.

Opciones de autorrelleno, botón 9. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno y elija Rellenar formatos solo en la lista que aparece. Todos los números regresarán a sus valores anteriores y adoptarán el formato anterior. 10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9. 11. Haga clic en la celda A9 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno a A15. Se repetirá el nombre de Ryan Calafato. 12. Haga clic en el botón Deshacer para volver a la hoja de cálculo. 13. GUARDE el libro como 02 Fabrikam Sales Solution. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013 Tome nota

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Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar la serie. Cuando usa el controlador de relleno y no hay una serie, el valor predeterminado es copiar el contenido de la celda. El botón Opciones de autorrelleno también permite rellenar únicamente el formato o rellenar sin formato. Después de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botón Opciones de autorrelleno para que pueda elegir cómo se rellenará la selección. En Excel, la opción predeterminada es copiar el contenido y el formato originales. Con el relleno automático, puede seleccionar cómo aparece el contenido de la celda original en cada celda del rango rellenado.

Tome nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno

hará el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas consecutivas estén etiquetadas con los días de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda, puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes para completar la serie.

Excel reconoce Enero como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta donde lleve el controlador de relleno. Por definición, se entiende que una serie natural es una serie con formato de texto o números que se extienden en una secuencia normal como meses, días de la semana, números u horas. Por ejemplo, una serie de números natural podría ser 1, 2, 3, o 100, 200, 300, o una serie natural de texto podría ser lunes, martes, miércoles o enero, febrero, marzo. Para diferentes series naturales, véase la Tabla 2-1. Tabla 2-1 Ejemplos de series con llenado automático

Selección inicial

Serie extendida

1

1, 1, 1, 1, …

1, 2

3, 4, 5, …

2012, 2013

2014, 2015, 2016, …

8:00

9:00, 10:00, 11:00, …

18:00

19:00, 20:00...

Lun

Mar, Mié, Jue...

Lunes

Martes, Miércoles, Jueves...

Ene

Feb, Mar, Abr...

Enero

Febrero, Marzo, Abril...

Trim1

Trim2, Trim3, Trim4, Trim1...

2/8/2014, 2/15/2014

2/22/2014, 3/1/2014, 3/8/2014, …

1º cualquier texto

2º cualquier texto, 3º cualquier texto, 4º cualquier texto...

Cualquier texto 1

Cualquier texto 2, Cualquier texto 3, Cualquier texto 4...

Tome nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir

algunos de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a ARCHIVO > Opciones > Avanzadas > Sección General > Cree listas para utilizar con criterios de ordenación y secuencias de relleno > Editar listas personalizadas.

Cortar, copiar y pegar datos Después de introducir datos en una hoja de cálculo, a menudo es necesario reorganizar o cambiar el orden de parte de dichos datos para que sea más fácil comprender y analizar la hoja de cálculo. Puede utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Excel para copiar o mover celdas completas con su contenido, formato y fórmulas. Estos procesos se abordan a medida que se realizan los ejercicios de esta sección. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el formato solo sin copiar el valor de la celda, o copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la fórmula en sí misma. También puede copiar el valor de la celda original pero conservar el formato de la celda de destino.

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Lección 2

Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante: • El mouse • Los comandos de la cinta • Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C (copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V

(pegar)

• El panel del portapapeles de Office

Copiar una serie de datos con el mouse La edición mediante arrastrar y colocar está activada de forma predeterminada, para que pueda usar el mouse para copiar (duplicar) o mover celdas. Solo tiene que seleccionar la celda o el rango de celdas que desea copiar y mantener presionada la tecla Ctrl mientras apunta al borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia (flecha con un signo más), podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. A medida que arrastra, una información en pantalla desplazable identifica dónde se copiará la selección si libera en ese momento el botón del mouse. En este ejercicio, practicará la copia de datos con el mouse. Paso a paso

Copiar una serie de datos con el mouse PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel. 1. Abra el archivo 02 Customer Houses. 2. Seleccione el rango A12:A22. 3. Presione Ctrl y mantenga presionado el botón del mouse mientras apunta al borde derecho del rango seleccionado. Se mostrará el puntero de copia.

Solución de problemas

Recuerde que debe mantener presionada la tecla Ctrl en todo momento, mientras arrastra una serie de datos para copiarla con el mouse; de lo contrario, moverá la serie en vez de copiarla. 4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la información en pantalla desplazable junto a la selección. 5. Suelte el botón del mouse y, a continuación, deje de presionar Ctrl. Los datos de A12:A22 también aparecerán en H12:H22. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mover una serie de datos con el mouse Los datos pueden moverse de una ubicación a otra de un libro de forma muy parecida a las operaciones de copia. Para mover una serie de datos, seleccione la celda o el rango de celdas y apunte el borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento, podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a otra ubicación. Cuando se mueven datos, estos reemplazan los datos existentes en las celdas de destino. En este ejercicio, practicará mover una serie de datos de un rango de celdas a otro. Paso a paso

Mover una serie de datos con el mouse PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior. 1. Seleccione E12:E22. 2. Señale el borde derecho del rango seleccionado. Se mostrará el puntero de movimiento. 3. Con el puntero de movimiento visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca I12:I22 en la información en pantalla desplazable junto al rango seleccionado.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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4. Suelte el botón del mouse. En la hoja de cálculo, las celdas de destino están vacías; por lo tanto, no es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se encontraban en E12:E22 ahora están en I12:I22. 5. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de diálogo le advierte acerca de la sustitución del contenido de las celdas de destino. 6. Haga clic en Cancelar. 7. Arrastre A1 a H11. 8. Arrastre E1 a I11. La hoja de cálculo debe tener un aspecto similar al que se muestra en la Figura 2-20. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Figura 2-20

02 Customer Houses

Tome nota

Cuando se intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro de diálogo de advertencia. "Aquí ya hay datos. ¿Desea reemplazarlos?" es un recordatorio de que mover los datos a una nueva ubicación reemplaza los datos existentes. Puede hacer clic en Aceptar o cancelar la operación.

Copiar y pegar datos El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados que están disponibles para usarlos en el libro activo, en otros libros o en otros programas de Microsoft Office. Puede pegar (insertar) los elementos seleccionado en el portapapeles en otra ubicación de la hoja de cálculo. Los datos cortados (movidos) los datos se extraen de la hoja de cálculo, pero siguen estando disponibles para usarlos en varias ubicaciones. Si copia varios elementos y luego hace clic en Pegar, solo se pegará el último elemento copiado. Para obtener acceso a varios elementos, debe abrir el panel del portapapeles. En este ejercicio, usará comandos del grupo Portapapeles y el panel del portapapeles para copiar y pegar datos de celdas.

Paso a paso

Copiar y pegar datos PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior. 1. En la pestaña INICIO de la cinta, haga clic en el Selector del cuadro de diálogo Portapapeles. El panel Portapapeles se abrirá en el lado izquierdo de la hoja de cálculo. El último elemento copiado se agrega siempre a la parte superior de la lista de este panel, y es el elemento que se copiará cuando haga clic en Pegar o en un comando de acceso directo.

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Lección 2 2. Seleccione A1:E22 y presione Eliminar. 3. Seleccione H11:I22 y en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar. El borde que rodea el rango seleccionado se convierte en un borde móvil. 4. Seleccione A1 y haga clic en el botón Pegar. El borde móvil permanece activo alrededor de H11:I22. Un rango copiado no se desactiva hasta que escriba texto nuevo, ejecute otro comando, haga doble clic en otra celda o presione Esc. 5. Seleccione A20 y haga clic en la flecha desplegable del botón Pegar. Aparecerá el menú de opciones de Pegar (véase la Figura 2-21). Figura 2-21 Opciones de Pegar

6. En Pegar valores, seleccione la primera opción. Observe que los valores de la columna B ya no tienen formato. 7. Haga clic en el botón Deshacer. 8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar. 9. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior del libro. 10. GUARDE el libro como 02 Customer Houses Solution. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Pegar con vista previa dinámica se introdujo en Office 2010. Si señala las opciones de Pegar en el menú contextual o las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles, podrá ver los cambios antes de aplicarlos en realidad.

Edición de las PROPIEDADES de un libro El libro tiene una serie de propiedades asociadas que facilitan su administración. Entre las propiedades figuran elementos que el usuario cambia indirectamente como el tamaño del archivo o la fecha en que se este editó por última vez. Las propiedades de libro también incluyen elementos que se cambian directamente como las palabras clave. Si se asignan palabras clave a las propiedades de un documento, será más fácil organizar y buscar documentos. También puede agregar más notas al archivo para clasificar y administrar documentos.

Asignar palabras clave Si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la palabra clave ventas a hojas de cálculo que contienen datos sobre ingresos. Esto hará que pueda buscar y localizar todos los archivos que contengan información sobre ventas. Se puede asignar más de una palabra clave a un documento.

Trabajar con Microsoft Excel 2013 Paso a paso

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Asignar palabras clave PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel. 1. ABRA el archivo 02 Customer Houses Solution con el que trabajó en los ejercicios anteriores. 2. Haga clic en ARCHIVO. La vista Backstage mostrará las propiedades actuales en el lado derecho de la ventana (véase la Figura 2-22).

Figura 2-22 Propiedades del documento actual

3. En la parte superior del panel derecho, haga clic en el botón Propiedades. El menú desplegable Propiedades mostrará dos opciones (véase la Figura 2-23). Haga clic en Mostrar el panel de documentos.

Figura 2-23 Menú desplegable de propiedades

4. Haga clic en el campo Palabras clave y escriba Cliente, M. cuadrados, Precio. 5. Haga clic en el campo Categoría y escriba Ingresos. 6. Haga clic en el campo Autor y escriba su nombre. 7. Sobre el campo Autor, haga clic en la flecha desplegable Propiedades del documento y luego en Propiedades avanzadas. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades. 8. Haga clic en la pestaña Resumen del cuadro de diálogo para ver las propiedades que introdujo. 9. Haga clic en la pestaña Estadísticas para ver la fecha de modificación del archivo. 10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades. 11. En la esquina superior derecha del panel Información del documento, haga clic en el botón Cerrar. 12. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 2 como 02 Customer Houses Prop Solution. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

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Lección 2

Después de guardar el archivo, la pestaña Estadísticas registrará cuándo se obtuvo acceso al archivo y cuándo se modificó. También identificará a la persona que guardó el archivo por última vez. Después de guardar un libro, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el nombre y la ubicación de este.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. ¿Cuál de las opciones siguientes son detalles que describen o identifican un archivo, incluido al autor? a.  Pegar b.  Propiedades del documento c.  Copiar d.  Rango 2.  ¿Qué comando se utiliza para insertar una selección cortada o copiada en una celda o un rango de celdas? a.  Pegar b.  Propiedades del documento c.  Copiar d.  Rango 3.  Si quiere utilizar un libro en otro tipo de documento, indique en qué forma puede guardarlo con la opción guardar como. a.  Formato de archivo b.  Hoja de cálculo c.  Hoja de archivo d.  Rango de archivo 4.  ¿Cuál de los siguientes es el pequeño cuadrado verde de la esquina inferior derecha de una celda o un rango de celdas seleccionado que puede usar para copiar una celda en celdas adyacentes o para crear una serie? a.  Puntero de celda b.  Marcador de columna c.  Controlador de relleno d.  Barra de fórmulas 5.  ¿Cuál de los siguientes se usa para arrastrar o hacer doble clic para cambiar el ancho de una columna? a.  Puntero de celda b.  Marcador de columna c.  Controlador de relleno d.  Barra de fórmulas

Verdadero / Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. El uso de la tecla Suprimir elimina el texto y el formato de una celda. V F 2. Puede asignar palabras clave para que otros usuarios puedan buscar sus documentos en línea. V F 3. La barra de fórmulas se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel. V F 4. Use el controlador de relleno para crear una serie natural, como los meses del año. V F 5. Los libros pueden guardarse como páginas web, archivos PDF y para usarlos en versiones anteriores de Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

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Proyectos Proyecto 2-1: Crear un libro de opciones de viviendas muy solicitadas Cree un nuevo libro de Fabrikam, Inc., que es el resultado de un grupo focal que muestra las opciones de casa más deseadas para compradores primerizos. PREPÁRESE. INICIE Excel y empiece un libro en blanco nuevo. 1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam, Inc. y presione Entrar. 2. Haga clic en la celda A2 y escriba Solicitudes del grupo focal (20 a 30 años). 3. A partir de la celda A4, escriba las siguientes etiquetas y valores. Presione Tab entre cada nueva celda y Entrar para pasar a una nueva fila: Opción Prioridad Coste Sala de juegos Baja 25,000 Equipamiento de ejercicio Baja 2500 Patio cercado para perro Media $10,000 HDTV de pantalla plana Media 1000 Amueblado Media 15000 Lavadora y secadora Elevada 1500 Lavavajillas Media 1000 Cerca de carril para bicis Elevada 0 Aro de baloncesto Baja 100 4. Si es necesario, ajuste los anchos de columna para mostrar todo el texto en las columnas. 5. Arrastre el controlador de relleno desde la celda C5 hasta la celda C13 y elija Rellenar formatos solo. 6. GUARDE el libro como 02 Focus Group Solution en la carpeta Excel Lección 2 que creó en un ejercicio anterior. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 2-2: configurar las propiedades de un documento y asignarle palabras clave Use Propiedades del documento para asignar propiedades de documento a un libro existente. PREPÁRESE. Si es necesario, ABRA el libro 02 Focus Group Solution que creó en el proyecto anterior. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO. 2. Haga clic en Propiedades y luego en Mostrar el panel de documentos. 3. Haga clic en el campo Autor, escriba [su nombre] y presione Tab. 4. En el campo Título, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab. 5. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab. 6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades. 7. Haga clic en el campo Estado y escriba Necesita formato. 8. GUARDE el archivo como 02 Focus Properties Solution. 9. En la parte del panel Información del documento, haga clic en el botón Cerrar (X). 10. CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

3

Uso de Office Backstage

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Establecer un área de impresión

1.5.1

Imprimir hojas de cálculo individuales

1.5.3

Establecer la escala de impresión

1.5.4

Configurar libros para imprimirlos

1.5.7

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1.4.3

Personalizar la cinta

1.4.4

Crear libros nuevos mediante plantillas

1.1.2

Acceso y uso de la vista Backstage Imprimir con Backstage

Cambiar el entorno de Excel

Acceder a las plantillas de Excel y usarlas

Contoso, Ltd. cuenta con cientos de empleados. La empresa premia a sus empleados con cenas compartidas mensuales en los departamentos y entre departamentos. En el pasado, había demasiadas bebidas y postres, mientras que los platos principales y las ensaladas eran escasos. Contoso ha pedido a la nueva ayudante que establezca algún tipo de organización para que las comidas sean equilibradas y conserven su talante divertido. En esta lección aprenderá a crear los tipos de libros que Contoso utiliza para esta tarea. También aprenderá a imprimirlos.

Orientación sobre el software Vista de Microsoft Excel 2013 Backstage La cinta es una interfaz visual que permite trabajar en un archivo y realizar tareas como cambiar las fuentes, crear gráficos y dar formato a números. Por otra parte, la vista Backstage es una interfaz visual con la que puede utilizar y dominar funciones de administración de archivos de Excel que le permiten efectuar acciones en un archivo en vez de dentro de un archivo. El panel de navegación del lado izquierdo de la vista Backstage (véase la Figura 3 - 1) le da acceso a comandos relacionados con el libro y el archivo por medio de una serie de pestañas como Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Algunas de las pestañas aportan pestañas adicionales, mientras que otras pestañas permiten seleccionar entre muchas opciones o configuraciones diferentes. Por último, algunas pestañas ejecutan una tarea y devuelven al usuario al libro.

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Uso de OfficeBackstage Tome nota

35

El comando Salir ya no está disponible en Office 2013, al menos igual que en las versiones anteriores. En este caso, la pestaña Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botón Cerrar (X) de la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel (véase la Figura 3-1).

Botón Volver al documento

Cerrar la ventana

Las pestañas adicionales cambian una tercera parte de la pantalla

Cerrar libro

Pestañas del panel de navegación Figura 3-1 Vista Backstage: pestaña Abrir

Acceso y uso de la vista Backstage En la ventana de Excel 2013, se ve a la pestaña ARCHIVO verde en la esquina superior izquierda. Se trata del acceso a la vista Backstage. Si hace clic en la pestaña ARCHIVO para acceder a la vista Backstage, verá el panel de navegación que contiene muchos de los mismos comandos a los que se tiene acceso mediante el botón de Microsoft Office de versiones anteriores de Excel (véase la Figura 3-1). También puede tener acceso a la vista Backstage presionando Alt + F.

Imprimir con Backstage La vista Backstage contiene comandos y opciones de impresión de Excel. Puede utilizar la configuración de impresión para manipular elementos del libro como los márgenes, la orientación, el tamaño del papel y así sucesivamente.

Establecimiento del área de impresión Puede utilizar las opciones de impresión de la vista Backstage para imprimir solamente una parte seleccionada, o área de impresión, de un libro de Excel. En este ejercicio, aprenderá a seleccionar un área de un libro para imprimirla. Puede imprimir solo la lista de elementos y hacer que un par de personas compruebe que se trata de aportaciones de las personas a la comida compartida.

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Lección 3

Definir el área de impresión

paso a paso

PREPÁRESE. ABRA 03 Contoso Potluck en los archivos de datos de esta lección. 1. Haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA. 2. En el grupo Configurar página, presione el botón Área de impresión. Tenga en cuenta la información en pantalla que se muestra y define la tarea que debe completarse. 3. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda A3, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hasta la celda A13. El rango de celdas debe estar resaltado en gris (véase la Figura 3-2). Figura 3-2 Selección de un área de impresión

El cuadro de nombres indica A3.

4. Con estas celdas resaltadas, en el menú que aparece, haga clic en la flecha desplegable Área de impresión y en Establecer área de impresión. Acaba de establecer el área de impresión. Mientras el área sigue seleccionada, tenga en cuenta que ahora en el cuadro de nombre se indica Área_de_ impresión (véase la Figura 3-3).

Figura 3-3 Área de impresión seleccionada El cuadro de nombres dice Área_de_impresión.

5. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para abrir la vista Backstage. 6. Haga clic en Imprimir y observe que en el panel de vista previa de impresión se puede ver únicamente aquello que se llevará y no el texto de las filas 1 y 2 y las columnas B y C. 7. Haga clic en el botón Volver al documento. Ahora no va a imprimir. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 con el nombre 03 Contoso Potluck Solution y cierre Excel.

Uso de OfficeBackstage

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Impresión de hojas de cálculo seleccionadas En este ejercicio, aprenderá a acceder a las opciones de impresión de hojas de cálculo individuales en un libro. Puede usar estas opciones para imprimir únicamente la hoja de cálculo actual o imprimir varias hojas de cálculo.

Imprimir hojas de cálculo seleccionadas

paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel 2013 y luego siga estos pasos: 1. ABRA 03 Contoso Potluck Depts. Se trata de una versión modificada del libro para las comidas compartidas que creó anteriormente. En este caso, hay tres hojas de cálculo diferentes para tres departamentos diferentes. 2. Haga clic en cada una de las tres pestañas de la hoja de cálculo Recursos Humanos, Operaciones y Finanzas. Observe que el título de la celda C1 muestra el nombre del departamento y que el número de platos para llevar a la comida compartida depende del tamaño del departamento. Haga clic en la pestaña Recursos Humanos. 3. Presione Ctrl + P para mostrar las opciones de impresión en la vista Backstage. En el panel de vista previa de impresión no se muestra toda la hoja de cálculo (véase la Figura 3-4). Esto se debe al área de impresión seleccionada. Figura 3-4 No se visualiza la hoja de cálculo completa porque se seleccionó el área de impresión.

4. Presione Esc o haga clic en el botón Volver al documento. 5. Haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA y en Imprimir área y, a continuación, seleccione Borrar área de impresión. 6. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. Observe que aparece la hoja de cálculo completa de Recursos Humanos. Observe también que el número de página muestra 1 de 1, lo que indica que solo se imprimirá una de las hojas de cálculo y que todo cabrá en una sola página. 7. En la sección Configuración del panel central de las opciones de impresión, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas activas. En el menú desplegable que aparece, puede seleccionar varias opciones de impresión para el libro o la hoja de cálculo.

38

Lección 3 8. Haga clic en el botón Volver al documento. 9. Mientras que la hoja de cálculo Recursos Humanos está activa, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la pestaña Finanzas. Ahora están seleccionadas las hojas de cálculo de Recursos Humanos y Finanzas. 10. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. Ahora en el área de vista previa de impresión, la parte inferior de la pantalla muestra 1 de 2 con la vista previa de la hoja de cálculo de Recursos Humanos. Haga clic en la flecha de la derecha para ir a la segunda página y observe las vistas previas de la hoja de cálculo de Finanzas (véase la Figura 3-5).

Figura 3-5 Se imprimirán dos hojas a la vez.

La página 2 es la hoja de Finanzas.

La página 1 era la hoja de Recursos Humanos.

11. Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro sin imprimir. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el próximo ejercicio.

Impresión de libros seleccionados En la mayoría de escenarios de negocios, los libros están compuestos por varias hojas de cálculo. Es mucho más fácil imprimir un libro completo que imprimir individualmente las hojas de cálculo de un libro. En este ejercicio, utilizará los comandos de la vista Backstage para imprimir un libro completo.

paso a paso

Imprimir los libros seleccionados PREPÁRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Abrir si no está seleccionado. Como acaba de utilizar el libro 03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista de los libros recientes. 2. Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo. 3. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. 4. Observe que no se visualiza la hoja de cálculo completa de Recursos Humanos. Esto se debe a que no guardó el libro después de borrar el área de impresión. Borre el área de impresión tal como lo hizo en el paso 5 de la sección anterior y vuelva a la pestaña Imprimir de la vista Backstage.

Uso de OfficeBackstage

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5. En las opciones de configuración de la ventana de impresión, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas activas y en Imprimir todo el libro (véase la Figura 3-6). Ahora no va a imprimir.

Figura 3-6 Impresión de un libro completo Imprimir todo el libro

HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel y no GUARDE el libro.

Aplicar opciones de impresión El comando Imprimir de la vista Backstage ofrece una serie de opciones para personalizar los libros impresos. Este ejercicio le prepara para personalizar opciones como configurar una página, escala, selección de papel y líneas de cuadrícula, todo ello ejecutando los comandos de la vista Backstage.

Aplicar opciones de impresión

paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel, ABRA 03 Contoso Potluck HR y asegúrese de que la hoja de cálculo HR-P1 esté seleccionada. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y seleccione Imprimir (véase la Figura 3-7). Observe que la hoja de cálculo es pequeña y que sería una buena idea tener líneas para que la gente escribiera en una página impresa.

Figura 3-7 Área de configuración de impresión

Opciones de impresión de hoja de cálculo Opciones de orientación de la página Opciones de tipo de papel Opciones de margen Opciones de escala

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Lección 3 2. En la sección Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en el desplegable de los márgenes y en Ancho. Los nuevos márgenes permitirán perforar la hoja de cálculo y ponerla en una carpeta. 3. Haga clic en el desplegable de la escala y vea las opciones que están más abajo. Las opciones de escala garantizan que todas las columnas, filas o la hoja de cálculo completa quepan en una sola página.

• La opción actual es Sin escalado, lo que hará que el documento se imprima con el mismo tamaño que el de la pantalla.

• Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de cálculo en una sola página, seleccione Ajustar hoja en una página.

• Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una página. • Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una página. 4. En este caso, hace el texto más grande sin cambiar la fuente. Haga clic en Personalizar opciones de escala. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. 5. Asegúrese de que la pestaña Página esté seleccionada y seleccione Horizontal para que la página se imprima horizontalmente. 6. En el área de escala, escriba 200 para el % de tamaño normal. 7. Haga clic en la pestaña Hoja y, en la sección Imprimir, seleccione el cuadro Líneas de división. 8. Haga clic en Aceptar para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la pantalla sigue indicando 1 de 1, lo que significa que solo se imprimirá una única, y que la vista preliminar muestra texto más grande con cuadros alrededor de cada celda. 9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botón Volver al documento y luego en la hoja de cálculo HR-P2. 10. Presione Ctrl + P para ir a la pestaña Imprimir de la vista de Backstage y observe que la parte inferior de la pantalla indica que el documento se imprimirá en dos páginas. 11. Cambie la configuración para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una página y agregue líneas de división basándose en los pasos anteriores de esta sección. Vista previa de impresión debe verse como en la Figura 3-8. Figura 3-8 Vista final de HR-P2 antes de la impresión

12. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready Solution. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y mantenga Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Uso de OfficeBackstage

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Cambiar el entorno de Excel La vista Backstage también ofrece una serie de comandos y opciones para cambiar el trabajo de Excel. En esta sección, aprenderá a manipular varios elementos del entorno de Excel, como la cinta, la barra de acceso rápido, la configuración predeterminada de Excel y las propiedades de un libro. La Configuración predeterminada constituye una serie de opciones preestablecidas que determinan cómo se comportará Excel cuando ejecute una acción. Por ejemplo, una impresora predeterminada es la que siempre se utilizará para imprimir los documentos, a menos que cambie la configuración. De forma predeterminada, hay una hoja de cálculo en un libro y la fuente tiene 11 puntos, aunque también puede cambiar estas configuraciones.

Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido No se puede cambiar el tamaño de la barra de acceso rápido, aunque sí se puede personalizar agregando y quitando botones de comandos. En este ejercicio, personalizará la barra de herramientas de acceso rápido agregando comandos para las funciones que usa con más frecuencia en Excel y organizando los botones de comandos de la barra de herramientas que se adapten mejor a sus necesidades y estilo de trabajo. Tome nota Después de cambiar el entorno de Excel en estos ejercicios, volverá a asignarle los valores

predeterminados en el ejercicio de restablecimiento de la configuración predeterminada, la cinta y la barra de acceso rápido.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

paso a paso

PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco de Excel. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage. 2. En el panel de navegación, haga clic en la pestaña Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. 3. En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Barra de acceso rápido para mostrar las opciones de la barra de acceso rápido (véase la Figura 3-9). En el panel de la derecha, la lista de la izquierda contiene los comandos que puede agregar a la barra de herramientas. La lista de la derecha muestra los comandos que figuran actualmente en la barra de herramientas. Figura 3-9 Personalización de las opciones de la barra de acceso rápido

Grupo de comandos predeterminado

Lista de comandos

Botón RESTABLECER la configuración predeterminada Comando Mover elementos seleccionados 4. En la lista de la izquierda, desplácese hacia abajo, haga clic en Copiar formato y en el botón Agregar del centro de las dos listas para agregar Copiar formato a la barra de herramientas de acceso rápido. 5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos más que ejecute a menudo a la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios (los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en aceptar).

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Lección 3 6. Ahora, la barra de herramientas de acceso rápido debe incluir botones de comandos adicionales. Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que agregara a la barra de herramientas. En cualquier momento, puede restablecer la barra de herramientas en sus valores predeterminados. Vea el botón Restablecer en la Figura 3-9. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

Personalización de la cinta Tal como indicamos en la lección 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular objetos en la hoja de cálculo. Puede agregar una pestaña nueva de la cinta, agregar un grupo en cualquier pestaña de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comandos de las pestañas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la pestaña INICIO, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamaño de la fuente, agregar negrita, cursiva o subrayado, o cambiar el color de la celda o fuente. El cuadro de diálogo Opciones de Excel también ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede agregar y quitar comandos, y puede cambiar la ubicación de los comandos de la cinta para facilitar el acceso a los comandos que ejecuta con más frecuencia. En este ejercicio, usará los comandos del cuadro de diálogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaña y un grupo de comandos para que contenga los comandos que ejecuta con frecuencia. paso a paso

Personalizar la cinta PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco de Excel. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para abrir la vista Backstage. 2. Haga clic en la pestaña Opciones. 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. Aparecerán las opciones de Personalizar la cinta de opciones. De forma predeterminada, la opción Comandos más utilizados está seleccionada en el cuadro desplegable Comandos disponibles en. La lista de comandos más utilizados aparece en la lista que está por debajo del cuadro desplegable. Asimismo, de forma predeterminada, la opción Pestañas principales aparece en el cuadro Personalizar la cinta de la derecha, con las pestañas principales de la cinta enumeradas debajo. 4. En la lista de comandos populares, haga clic en Copiar formato. Observe que el botón Agregar del centro del cuadro de diálogo está ahora activo. 5. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en el + anterior a Inicio para ampliar la lista de grupos de comandos de la pestaña Inicio si aún no está ampliada. Puede utilizar este método para mostrar los grupos actuales disponibles en una pestaña de la cinta. 6. En las opciones de Personalizar la cinta, haga clic en el botón Nueva pestaña (véase la Figura 3-10) para insertar una nueva pestaña en blanco en la lista Personalizar la cinta. Cuando crea una nueva pestaña, se crea automáticamente un grupo nuevo en la pestaña Nuevo.

Figura 3-10 Personalización de la cinta

Opciones de personalizar la cinta

Lista de comandos

Pestaña y grupo nuevos

Botón Eliminar activo

Botón Cambiar nombre Botón Nueva pestaña

7. Haga clic a la derecha de Nueva pestaña (personalizado) para seleccionarlo y luego en el botón Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre que aparece, escriba Mi pestaña nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Uso de OfficeBackstage

43

8. En la nueva pestaña, haga clic en Nuevo grupo (personalizado) para seleccionarlo. Vuelva a hacer clic en el botón Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de diálogo Cambiar nombre le permitirá seleccionar un símbolo (véase la Figura 3-11). Seleccione el símbolo de mano. En el cuadro Nombre para mostrar, escriba Mi nuevo grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se cambiará el nombre de Nuevo grupo. Figura 3-11 Cuadro de diálogo Cambiar nombre de grupo Símbolo de mano

Escriba un nombre de grupo

9. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en Mi nuevo grupo. En la lista de comandos de la izquierda, haga clic en el comando que elija y luego en el botón Agregar. El comando aparecerá en la pestaña nueva de la cinta. En la lista Comandos disponibles en, elija Todos los comandos y, a continuación, agregue otro comando de la lista. En la lista Comandos disponibles en, elija Pestaña Archivo y, a continuación, agregue otro comando. La pantalla deberá parecerse a la figura 3-12. Figura 3-12 Comandos agregados Opción Personalizar cinta de opciones resaltada

Pestaña Archivo

Pestaña recién agregada Grupo y comandos

10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando salga, verá su pestaña llamada Mi pestaña nueva en la cinta. 11. Haga clic en la pestaña Mi pestaña nueva. Los comandos se mostrarán en Mi nuevo grupo de la pestaña. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardarlo y mantenga Excel abierto para el siguiente ejercicio.

Acceso a las plantillas de Excel y uso de las mismas Excel cuenta con varias plantillas que están disponibles cuando inicia Excel o cuando hace clic en la pestaña ARCHIVO y selecciona Nuevo, y muchas más plantillas que puede buscar. Las plantillas son archivos que ya incluyen formato y fórmulas completos con diseños, herramientas y tipos de datos específicos. Este ejercicio le familiarizará con la ubicación de las plantillas y cómo seleccionarlas y usarlas.

Selección de una plantilla de la Pestaña Nueva Las plantillas permiten crear libros profesionales en una fracción del tiempo que necesitaría para desarrollarlos a partir de cero. Se pueden usar, por ejemplo, para presupuestos, modelos de préstamo, facturas, calendarios, etc.

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Lección 3

paso a paso

Seleccione una plantilla de la Pestaña Nueva PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. Aparecerá la ventana Nuevo, tal como se muestra en la Figura 3-13, con una serie de plantillas recomendadas. Ya utilizó la plantilla de libro en blanco de este libro.

Figura 3-13 Plantillas disponibles en la ventana Nuevo

El cuadro de búsqueda permite buscar plantillas adicionales.

Las búsquedas sugeridas muestran las plantillas adicionales que no se encuentran en la pantalla original.

Use la barra de desplazamiento para ver plantillas adicionales.

Libro en blanco

PERSONAL permite crear y usar sus propias plantillas.

El botón DESTACADO muestra más de 20 plantillas de negocios.

2. Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en el icono de seguimiento de proyectos.

Solución de problemas

En algunos casos necesitará buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no puede encontrar la plantilla de seguimiento de proyecto, escríbala en el cuadro de búsqueda. 3. Haga clic en el botón Crear. Es posible que Excel tarde un momento en descargar el libro. 4. Observe que hay dos hojas de cálculo en este libro: el Seguimiento de proyectos con los datos de ejemplo que puede cambiar y Configuración que le permite introducir una lista de categorías y empleados. Cuando haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en ARCHIVO y en Cerrar. Si se le solicita, no guarde los cambios. 5. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. 6. Busque la plantilla Calendario cualquier año y haga clic en el botón Crear. 7. Haga clic en el año y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al año en curso si es necesario. 8. Imprima la hoja de cálculo y cuélguela en una pared, si así lo desea. 9. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 como 03 My Calendar Solution. 10. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. Observe que la plantilla Calendario cualquier año aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas porque se usó recientemente. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y CIERRE Excel.

Tome nota Puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de empresa y fotos favoritas para

personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los demás.

Uso de OfficeBackstage

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Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. ¿En cuál de los elementos siguientes se puede guardar, seleccionar una plantilla, cambiar las propiedades de un documento y cerrar o salir de Excel? a.  Backstage b.  Imprimir c.  Editar d.  Ventanas



2. ¿Cuál de las siguientes opciones de la pestaña ARCHIVO se usa para cambiar la configuración de la impresora, el diseño o los márgenes? a.  Información b.  Opciones c.  Imprimir d.  Abrir



3. ¿Cuál de las siguientes opciones se puede personalizar para obtener un acceso más rápido a los comandos más utilizados? a.  Vista previa de impresión b.  Barra de herramientas de acceso rápido c.  Configuración de la impresora d.  Libro



4. ¿Cuál de las siguientes opciones se crea al modificar la cinta? a.  comando b.  pestaña c.  botón d.  hoja de cálculo



5. ¿Qué archivo con diseño previo ya tiene una cantidad importante de formato, texto y otras características? a.  Libro en blanco b.  Archivo preestablecido c.  Archivo de texto d.  Plantilla

Verdadero/Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. Para tener acceso a una plantilla de Excel, puede hacer clic en la pestaña ARCHIVO y hacer clic en Nuevo.

V F

2. Si tiene demasiadas columnas en una página, la única opción para verlas todas en una página impresa consiste en disminuir el ancho de la columna.

V F

3. Puede tener acceso a la vista Backstage presionando Ctrl + B.

V F

4. En Excel, puede agregar los comandos que más usa a la barra de herramientas de acceso rápido.

V F

5. En esa cinta puede crear una pestaña de cinta completamente nueva además de grupos.

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Lección 3

Proyectos Proyecto 3-1: Buscar y usar una plantilla En este proyecto, buscará una plantilla para películas y agregará su propia película. PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando. 1. Desde la vista Backstage, haga clic en Nuevo y busque la plantilla de lista de películas. 2. Haga clic en el botón Crear. 3. Agregue una película adicional a la lista. 4. GUARDE el libro como 03 My Movies Solution y, a continuación, cierre el archivo. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 3-2: Imprimir un área u hoja de cálculo específica Imprimirá un área seleccionada en la hoja de cálculo y una hoja de cálculo específica. PREPÁRESE. Abra el archivo desde la carpeta lección 3 titulada 03 My Movies Solution. 1. Seleccione el rango D5:L9. 2. ABRA Vista Backstage. 3. Haga clic en Imprimir en el panel de navegación de Vista Backstage. 4. En la sección Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas activas y en la opción Imprimir selección del menú desplegable. 5. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el área seleccionada de la hoja de cálculo. 6. En la vista Backstage, haga clic en la pestaña Imprimir para volver a las opciones de Configuración, abra el menú desplegable Imprimir selección y, a continuación, haga clic en Imprimir hojas activas. 7. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la hoja de cálculo activa. 8. CIERRE el libro. CIERRE Excel.

Uso de fórmulas básicas

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Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Comprender y visualizar fórmulas

Mostrar fórmulas

1.4.10

Comprender el orden de las operaciones

Definir el orden de las operaciones

4.1.2

Usar referencias de celdas en fórmulas

Demostrar cómo utilizar las referencias (relativas, mixtas, absolutas)

4.1.1

Usar rangos de celdas en las fórmulas

Crear rangos con nombre

2.3.4

Referencia a rangos de celdas en las fórmulas

4.1.3

Al mudarse a una nueva casa de alquiler, tal vez necesite realizar algunas compras por adelantado para la nueva vivienda, como cortinas, contenedores de almacenamiento o algunos muebles. Por otra parte, tendrá que pagar un alquiler mensual que, por lo general, no variará (un gasto periódico). Otros gastos mensuales, como la electricidad, el agua y servicios similares, cambiarán en función de las variaciones de uso y de temporada. Puede utilizar Excel para realizar el seguimiento de todos estos gastos y elaborar un presupuesto. En esta lección aprenderá los fundamentos de las fórmulas y el orden de las operaciones. A continuación, trabajará con una sencilla hoja de cálculo de gastos del hogar. Para ello, utilizará fórmulas para resumir la información de los datos que figuran en la hoja de cálculo. Al realizar los ejercicios, aprenderá a dar flexibilidad a las hojas de cálculo mediante el uso de referencias de celdas en fórmulas y la denominación de rangos de fórmulas.

Orientación de software Excel le permite crear un gran número de fórmulas simplemente escribiendo en una celda o usando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirán en una fórmula. Por ejemplo, puede crear fórmulas básicas de adición, sustracción, multiplicación y división utilizando estos métodos. Sin embargo, como ya descubrió en lecciones anteriores, la interfaz de usuario dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta lección, utilizará unos cuantos grupos de comandos de la pestaña FÓRMULAS para mostrar fórmulas y rangos de nombre para usarlos en fórmulas. Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiariza con algunos de los grupos de comandos de la pestaña FÓRMULAS y los usa para trabajar con fórmulas. Aprenderá más acerca de los comandos de la pestaña FÓRMULAS en la siguiente lección, que aborda las funciones.

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Lesson 4 Ver y editar rangos con nombre

Barra de fórmulas

Cuadro de nombres

Definir nombre

Mostrar fórmulas

Crear desde selección

Figura 4-1 La pestaña FÓRMULAS en Excel 2013

COMPRENSIÓN Y VISUALIZACIÓN DE FÓRMULAS La verdadera fuerza de Excel radica en su capacidad para realizar cálculos complejos y comunes. Las fórmulas constituyen uno de los elementos fundamentales de Excel, ya que le permiten sumar, restar, multiplicar y dividir números. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente y los resultados se muestran en la celda. Puede ver la fórmula subyacente en la barra de fórmulas cuando la celda está activa, cuando hace doble clic en la celda para editarla y usando la pestaña FÓRMULAS.

Mostrar fórmulas

paso a paso

PREPÁRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRA un libro en blanco nuevo. 1. Haga clic en la celda A1. 2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de introducir una fórmula.

Tome nota

Las fórmulas deben escribirse sin espacios, aunque si introduce alguno, Excel los eliminará cuando presione Entrar. 3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la fórmula se muestra en la celda, pero que la fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas (véase la Figura 4-2).

Figura 4-2 Visualización de una fórmula en la barra de fórmulas La fórmula se muestra en la barra de fórmulas. Resultados de la visualización de fórmula en la celda.

4. Haga doble clic en la celda A1. La fórmula aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas. Puede editar la fórmula de este modo. 5. Presione Entrar. 6. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas. Se mostrará la fórmula de la celda A1.

Tome nota

Mientras visualiza las fórmulas, no verá los resultados de estas.

Uso de fórmulas básicas

49

7. Vuelva a hacer clic en Mostrar fórmulas para desactivar la visualización de fórmulas. 8. GUARDE el libro en la carpeta de Lección 4 como 04 Formula Practice Solution. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Se entiende por fórmula una ecuación que realiza cálculos como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, con valores de una hoja de cálculo. En Excel, un valor puede ser un número, una dirección de celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un número o una dirección de celda en términos de fórmulas. Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores de cálculo. Los operandos identifican los valores que se usarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante o una variable como una referencia de celda, un rango de celdas u otra fórmula. Una constante es un valor de texto o un número que se introduce directamente en una fórmula. Una variable es un símbolo o un nombre que representa otra cosa, ya sea una dirección de celda, un rango de celdas y así sucesivamente. Los operadores de cálculo especifican los cálculos que se realizarán. Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las fórmulas empiezan por un signo igual (=). Tome nota

Puede empezar una fórmula con un signo más (+) o un signo menos (−) como operador de inicio de cálculo, pero Excel lo cambiará a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no reconoce una fórmula del tipo 3+4= como fórmula legítima. La tratará como una cadena de caracteres normal. Excel usa cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmética, comparación, concatenación de texto y referencia. En esta lección se estudian varios operadores aritméticos y el signo igual, que es un operador de comparación. Los operadores aritméticos se enumeran en la Tabla 4-1.

Tabla 4-1 Operadores aritméticos de Excel

Operador aritmético

Nombre

Cálculo

Ejemplo

+

Signo más

Suma

5+2

−

Signo menos

Resta

5–2

Negación

–5

*

Asterisco

Multiplicación

5*2

/

Barra diagonal

División

5/2

%

Signo de porcentaje

Porcentaje

20 %

^

Símbolo de intercalación

Exponenciación

5^2

Cuando crea una fórmula, aparece en la barra de fórmulas y en la misma celda. Cuando complete la fórmula y presione Entrar, el valor se mostrará en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas si selecciona la celda. Puede editar una fórmula en la celda o en la barra de fórmulas igual que puede editar cualquier entrada de datos. Cuando hace clic en el botón Mostrar fórmulas de la pestaña FÓRMULAS, se mostrarán todas las fórmulas de la hoja de cálculo. Vuelva a hacer clic en el botón Mostrar fórmulas para desactivar la visualización de fórmulas.

Comprender el orden de las operaciones Si utiliza más de un operador en una fórmula, Excel seguirá un orden específico, llamado el orden de operaciones, para calcular la fórmula. Los paréntesis desempeñan un papel importante en el control del orden de las operaciones.

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Lesson 4

Comprender el orden de las operaciones

paso a paso

PREPÁRESE. USE la hoja del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la celda A1 para convertirla en la celda activa. 2. Haga clic en la barra de fórmulas. 3. Ponga 7 + 8 entre paréntesis. 4. Ponga 3 / 2 entre paréntesis. 5. Ponga (7 + 8) * (3 / 2) entre paréntesis, tal como se muestra en la barra de fórmulas de la Figura 4-3. Presione Entrar. El resultado de la celda A1 cambiará a 18,5.

Figura 4-3 Paréntesis agregados a la fórmula 6. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 4 con el nombre 04 Order of Operations Solution y CIÉRRELO. HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Excel aplicará las reglas de las matemáticas para determinar cómo se calculan las fórmulas. A continuación, se muestra el orden en el que se aplicarán los operadores aritméticos: • Número negativo (−) • Porcentaje (%) • Exponenciación (ˆ) • Multiplicación (*) y división (/) (de izquierda a derecha) • Suma (+) y resta (−) (de izquierda a derecha)

Por ejemplo, considere la ecuación original: 7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15 Siguiendo las prioridades de operadores aritméticos, la primera operación es 8 multiplicado por 3 y el resultado se divide por 2. A continuación se agrega 7 y se resta 4. Puede utilizar los paréntesis de una fórmula para reemplazar el orden estándar de operaciones. Excel realiza primero los cálculos de las fórmulas que están entre paréntesis. Los paréntesis que están dentro de paréntesis se denominan paréntesis anidados. Los cálculos se realizan primero en las fórmulas que están en el conjunto de paréntesis más profundo, y de izquierda a derecha si los paréntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado de la siguiente ecuación con paréntesis será diferente del anterior: ((7 + 8) * (3 / 2)) − 4 = 18.5 Siguiendo las prioridades de operadores aritméticos, la primera operación es la suma de 7 + 8 multiplicada por el cociente de 3 dividido por 2. A continuación, se resta 4. Solución de problemas

Al modificar una fórmula compleja, si decide revertir a la fórmula original y volver a empezar, solo tiene que presionar Esc. Si ya presionó Entrar, solo tendrá que hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

Uso de fórmulas básicas

51

Usar referencias de celdas en fórmulas Tal como aprendió en la lección 1, "Información general", todas las celdas de una hoja de cálculo de Excel tienen un identificador único que indica su columna y fila, como A1 (columna A, fila 1) o E4 (columna E, fila 4). Cuando crea una fórmula, puede hacer referencia al identificador de la celda en vez de escribir el número que aparece en esa celda. Una referencia de celda identifica la ubicación de la celda en la hoja de cálculo basándose en la letra de la columna y el número de fila. Si usa la referencia de una celda en vez de los datos mostrados en la celda aportará mayor flexibilidad a la hoja de cálculo. Si los datos de una celda cambian, las fórmulas que hagan referencia a la celda cambiarán también. Por ejemplo, si la celda E1 contiene el número 12, pero más tarde se cambia a 15, cualquier fórmula que haga referencia a la celda E1 se actualizará automáticamente. El mismo principio se aplica a una celda que contenga una fórmula y a la que se haga referencia en otra fórmula.

Uso de referencias de celda relativas en una fórmula Una referencia de celda relativa es una referencia que ajusta automáticamente el identificador de celdas si inserta o elimina columnas o filas, o si copia la fórmula a otra celda. Una referencia de celda relativa es, por lo tanto, una referencia cuyas referencias cambian "en relación" a la ubicación donde se copia o mueve.

Uso de referencias de celda relativas en una fórmula

paso a paso

PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 04 Budget Cell References para esta lección. 1. Haga clic en la celda B18. 2. Haga clic en la barra de fórmulas y reemplace 1200 con la celda B3. Observe que la celda B3 se resalta y está rodeada por un borde azul mientras que modifica la fórmula (véase la Figura 4-4).

Figura 4-4 Introducción de una referencia de celda relativa

Introducción de una referencia de celda relativa La celda B3 está resaltada y rodeada de un borde azul.

Tome nota

Puede utilizar mayúsculas o minúsculas cuando escribe una referencia de celda en una fórmula. Por ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la fórmula que introduce. 3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la celda B3. 4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400. 5. Observe en la barra de fórmulas que la fórmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la fórmula que copió es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la celda B3 cambió a la celda B6 cuando copió la fórmula tres celdas más abajo y la celda B6 está en blanco. La referencia de celda se ajusta con respecto a su posición en la hoja de cálculo. 6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la celda a la que se hace referencia mientras se crea o se modifica una fórmula. Con la celda B21 activa, haga clic en la barra de fórmulas y seleccione B6. 7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul discontinuo, mientras que la celda B3 aparece en la barra de fórmulas en lugar de celda B6 (véase la Figura 4-5). Presione Entrar.

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Lesson 4 Figura 4-5

Uso del mouse para introducir una referencia de celda relativa

Introducción de una referencia de celda relativa La celda B3 está resaltada y rodeada de un borde azul discontinuo.

8. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Budget Cell References Solution. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automáticamente al copiar o rellenar la fórmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas de Excel utilizan referencias relativas. En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas utilizando referencias relativas: • Escribiendo la fórmula directamente en la celda • Haciendo clic en una celda para incluir en la fórmula en lugar de escribir la referencia de

celda

El segundo método es generalmente más rápido y elimina la posibilidad de escribir un identificador de celda incorrecto, en especial si necesita crear una fórmula con muchas referencias de celda. Por ejemplo, es más fácil cometer un error escribiendo =D2+D7+D9+D12+D14 que haciendo clic en cada celda para agregarla a la fórmula. También puede hacer referencia a un rango de celdas de una fórmula, punto que aprenderá más adelante en esta lección. La referencia de celdas plantea otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza operaciones matemáticas en una serie de números sobre papel, estos están generalmente uno justo al lado del otro en una columna o una fila. En una hoja de cálculo, no es preciso que los números sean adyacentes: puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas de cualquier lugar de la hoja de cálculo. Tome nota Al crear una hoja de cálculo, considere la posibilidad de usar referencias de celda relativas

a menos que sepa que habrá motivos para no ajustar el identificador de la celda al insertar o eliminar filas y columnas.

Uso de referencias de celdas absolutas en una fórmula En ocasiones no es necesario recurrir a una referencia de celda para cambiar al mover o copiar. Para hacer una referencia de celda absoluta, utilice el signo de dólar ($) delante de la columna y de la fila de la celda a la que desea hacer referencia.

paso a paso

Usar una referencia de celda absoluta en una fórmula PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la celda B18. 2. Haga clic en la barra de fórmulas e inserte símbolos de dólar en la referencia de celda B3 para que quede como $B$3. 3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de celda B18 usa una referencia de celda absoluta a la celda B3. 4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado es 1600, que coincide con B18.

Uso de fórmulas básicas

53

5. Copie la celda B21 en la celda C21. El resultado visualizado sigue siendo 1600. 6. Observe que en la barra de fórmulas, las fórmulas de las celdas B21 y C21 son ambas =$B$3+500-100. La Figura 4-6 muestra la fórmula para la celda C21. Independientemente de dónde copie la fórmula de la hoja de cálculo, la fórmula sigue haciendo referencia a la celda B3.

Una referencia de celda absoluta contiene signos de dólar.

Figura 4-6 Una referencia de celda absoluta

Las celdas B21 y C21 muestran los resultados de la misma referencia de celda absoluta.

7. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas específico, con independencia de dónde se encuentra la fórmula de la hoja de cálculo. Las referencias de celda absolutas incluyen dos signos de dólar en la fórmula, delante de la letra de la columna y del número de la fila. Así, la referencia de celda absoluta $B$3 se refiere a la columna (B) y a la fila (3). Cuando copie la fórmula en cualquier celda de la hoja de cálculo, la referencia absoluta no se ajustará a las celdas de destino.

Uso de referencias de celdas mixtas en una fórmula También puede crear una referencia mixta en la que una columna o una fila sea absoluta y la otra relativa. Por ejemplo, si la referencia de celda de una fórmula es $A5 o A$5, se tendría una referencia mixta en la que un componente es absoluto y el otro relativo.

paso a paso

Usar una referencia de celda mixta en una fórmula PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la celda B21. 2. Haga clic en la barra de fórmulas y elimine el signo de dólar de delante de 3 en la fórmula, para que parezca $B3. 3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B21 utiliza una referencia de celda mixta. 4. Copie la celda B21 en la celda C22. El resultado visualizado es 440, que es diferente del resultado de B21. Eso se debe a que la fórmula de C22 hace referencia a la celda B4 (véase la Figura 4-7). El signo de dólar delante de B en la fórmula es absoluto, pero el número de fila es relativo.

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Lesson 4 Figura 4-7

Una referencia de celda mixta contiene un signo de dólar.

Una referencia de celda mixta

La celda C22 muestra el resultado de una referencia de celda mixta. 5. Elimine el contenido de las celdas B21, C21 y C22. 6. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y guarde Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de columna absoluta, pero no ambas. En el ejercicio, la porción de columna de la referencia de celda es absoluta y no cambia en la fórmula independientemente de dónde se copie la fórmula. La parte de la fila de la fórmula es relativa (no tiene signo de dólar delante del número de fila de 3), por lo que parte de la referencia de celda cambia cuando se copia la celda. Si copia una fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajustará automáticamente, mientras que la referencia absoluta no se ajustará. Por ejemplo, cuando copió la fórmula que contiene la referencia mixta $B3 en otra celda de la columna C, la referencia de la celda de destino cambió a $B4. La referencia de columna se mantuvo igual porque esa parte de la fórmula es absoluta. La referencia de fila se ajustó porque es relativa.

Usar rangos de celdas en las fórmulas En Excel, se denomina rangos a los grupos de celdas. Los grupos de celdas son adyacentes o no adyacentes. Puede asignar un nombre (definir) rangos, cambiar el tamaño de los rangos después de definirlos y usar rangos con nombre en las fórmulas. El cuadro de nombres y el administrador de nombres le ayudarán a realizar el seguimiento de los rangos con nombre y sus direcciones de celda. También puede utilizar el comando Pegar nombres para crear una lista de rangos con nombre y sus direcciones en una hoja de cálculo.

Dar un nombre a un rango Cuando se refiere el mismo rango de celdas una y otra vez, tal vez sería más conveniente darle un nombre. Excel reconoce el nombre como el rango de celdas y utiliza los valores de dichas celdas para realizar lo especificado. Por ejemplo, si tiene una serie de cifras de ventas en una columna, en vez de referirse a ellas como el rango C4:C10, puede asignarles el nombre VentasTR3. Cada vez que utilice el nombre VentasTR3 en una fórmula, Excel usará los valores de dichas celdas. paso a paso

Dar un nombre a un rango de celdas prepárese. ABRA el archivo de datos 04 Budget Ranges para esta lección. 1. Haga clic en Habilitar contenido, si se le solicita. Haga clic en la pestaña de la hoja Detalles de gastos. 2. Seleccione B3:D14. Estas son las celdas a las que se dará nombre.

Uso de fórmulas básicas

55

3. A la izquierda de la barra de fórmulas, haga clic en el cuadro Nombre. 4. Escriba un nombre de una palabra para la lista, como GastosTR1 y presione Entrar. El nombre del rango aparecerá en el cuadro de nombres (véase la Figura 4-8). Excel guardará este nombre y lo usará en cualquier referencia posterior a este rango. Figura 4-8 Uso del cuadro de nombres para dar nombre a un rango

El nombre del rango aparece en el cuadro de nombres.

Las celdas resaltadas que forman parte del rango.

5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de diálogo Nombre nuevo. Seleccione B16:M16. 6. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre nuevo (véase la Figura 4-9). Figura 4-9 Uso del cuadro de diálogo Nombre nuevo para dar nombre a un rango

7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el cuadro de texto Nombre. Puede cambiar el nombre si así lo desea. Para este ejercicio, dejará el nombre predeterminado. 8. Abra la lista desplegable Ámbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen. Las dos últimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista desplegable y deje Libro seleccionado. 9. Introduzca comentarios en el cuadro de texto Comentarios, si así lo desea. 10. Deje la dirección de la celda que aparece en el cuadro de texto Se refiere a. Este es el rango seleccionado. Observe que el nombre de la hoja también se incluye automáticamente. 11. Haga clic en Aceptar. Se guarda el nombre Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16. 12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección. Seleccione B3:D14. Esta selección incluye la etiqueta del encabezado de columna. 13. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde selección. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección. 14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado de columna como nombre de rango. Haga clic en Aceptar. El rango se guarda con el nombre Total. 15. Abra la lista desplegable del cuadro de nombres. Puede seleccionar entre tres rangos con nombre. 16. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Budget Ranges Solution. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tal como aprendió en la lección 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango de celdas separando la primera y la última celda del rango con dos puntos como, por ejemplo, B1:B9 y D4:G9. Los totales y subtotales de 04 Rangos de presupuesto utilizan rangos de celdas en sus fórmulas.

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Lesson 4

Un rango con nombre es un grupo de celda y en ocasiones una sola celdas, con un nombre designado. El motivo más habitual para dar un nombre a un rango es referirse a él en fórmulas y funciones. Nombrar rangos o una celda individual según los datos que contienen es una técnica de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos limitados en ejercicios de práctica. Sin embargo, dar nombre a un rango de una hoja de cálculo grande o compleja permite trasladarse rápidamente a la ubicación, como si fuera un favorito. Después de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres métodos diferentes: • Escribiendo un nombre en el cuadro de nombres ubicado junto a la barra de fórmulas • Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo • Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección

Las reglas y pautas para dar nombre a rangos son las siguientes: • Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres. • Los nombres de rango puede empezar por una letra, el carácter de subrayado (_) o una barra

diagonal inversa (\). El resto del nombre puede incluir letras, números, puntos y caracteres de subrayado, pero no una barra diagonal inversa.

• Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente de las letras "C", "c", "R" o "r",

que se utilizan como accesos directos para seleccionar filas y columnas.

• Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carácter

de subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto. Personal.

• Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o

$B$3.

Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo específica o el libro entero. El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin cualificación. Excel requiere que un nombre sea único dentro de su ámbito, pero puede utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona un nombre de hoja de cálculo en la lista Ámbito, el ámbito será el nivel de hoja de cálculo local. Si se selecciona Libro, el alcance será a escala global del libro. Si definió un rango con nombre después de introducir una referencia de celda en una fórmula, tal vez desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una celda vacía, haga clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el cuadro de diálogo Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en Aceptar. Tome nota

Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de cálculo dentro de un libro. Ponga el nombre de la hoja de cálculo entre paréntesis antes del nombre de rango para identificar a qué hoja de cálculo se refiere. Después de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre en la lista nombre del cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de cálculo.

Creación de una fórmula que funciona en un rango con nombre Puede usar el nombre de cualquier rango en una fórmula, igual que puede utilizar un identificador de celda. paso a paso

Crear una fórmula que funciona en un rango con nombre prepárese. USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior. 1. En la hoja Detalles de gastos, haga clic en A21. 2. Escriba Gastos del primer trimestre y presione Entrar.

Uso de fórmulas básicas 3. En la celda B21, escriba =SUM(. 4. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula. 5. Seleccione GastosTR1 en la lista (véase la Figura 4-10), escriba ) para cerrar la ecuación y presione Entrar. La cantidad total de gastos de enero a marzo aparece en celda B21.

Figura 4-10 Uso de un rango con nombre en una fórmula

Selección de GastosTR1 en la lista desplegable de uso en las fórmulas

6. GUARDE el libro y CIÉRRELO. CIERRE Excel.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Cuál de los siguientes no es un operador aritmético? a.  + b.  − c.  * d.  ] 2. Según el orden de las operaciones ¿cuál de las siguientes opciones se calcula primero? a.  Suma (+) y resta (−) (de izquierda a derecha) b.  Exponenciación (ˆ) c.  Porcentaje (%) d.  Número negativo (−) 3. ¿Cuál de las siguientes opciones es un nombre aceptable para un rango con nombre? a.  C7 b.  subtotal_oeste c.  subtotal oeste d.  subtotal/oeste 4. Indique cuál de las siguientes opciones es un ejemplo de una referencia de celda absoluta. a.  A9 b.  A$9 c.  $A$9 d.  A9:E9 5. ¿Cuál de las siguientes opciones es un ejemplo de una referencia de celda mixta? a.  A9 b.  A$9 c.  $A$9 d.  A9:E9

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Lesson 4 Verdadero / Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las fórmulas empiezan por un signo igual (=).

V F

2. Con respecto a un rango con nombre, el ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin cualificación.

V F

3. Puede crear un nuevo rango al seleccionar las celdas y escribir un nombre en el cuadro Nombre junto a la barra de fórmulas.

V F

4. El orden de operaciones determina las partes de una fórmula que se calculan antes que otras partes de la fórmula.

V F

5. La fórmula = 6 * 2 / 3 produce el mismo resultado que =6 * (2 / 3).

Proyectos Proyecto 4-1: trabajar con el orden de las operaciones Practica trabajando con el orden de las operaciones. PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRA Excel y el libro 04 Project Operations Practice. 1. Seleccione C3 y modifique la fórmula insertando paréntesis en torno a 5+2. Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56. 2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y ponga entre paréntesis 65–29. Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+97/5. El valor de D2 cambia de -147,6 a 307,4. 3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y ponga entre paréntesis 97/5. Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+(97/5). El valor de D2 sigue siendo el mismo en 307,4. 4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y cambie los paréntesis para que la fórmula sea =(65– (29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a -14. 5. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Project Operations Solution y CIÉRRELO . DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 4-2: Dar nombre a un rango y usarlo en una fórmula Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gasto de su historial de cuatro años. PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando. 1. ABRA el libro 04 Income Analysis de esta lección. 2. En la hoja de ventas, seleccione B4:E4 y use el comando Definir nombre de la pestaña FÓRMULAS para dar nombre al rango. Acepte los valores predeterminados del cuadro de diálogo. 3. Seleccione B5:E5 y use el cuadro de nombres para dar nombre al rango. Use el encabezado de fila como nombre de rango e introduzca un carácter de subrayado para separar las palabras. 4. Seleccione A6:E6. Ejecute el comando Crear desde selección de la pestaña FÓRMULAS para dar nombre al rango. Seleccione la opción predeterminada del cuadro de diálogo. 5. Cree un rango con nombre para A7:E7 utilizando el método que elija. 6. Cree una fórmula en la celda F4 que sume los valores de B4:E4 usando el nombre de rango. 7. Repita el paso 6 para las otras tres fuentes de ingresos. 8. Crear nombres de rango en la hoja de gastos mediante el método de su elección.

Uso de fórmulas básicas

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9. Sume las cuatro categorías de gastos en la hoja de gastos igual que hizo en la hoja de ventas. Tenga cuidado y seleccione el nombre de rango de hoja de cálculo en vez del nombre de rango de libro en cada caso. Volverá a usar este libro de nuevo en la lección 5 y creará fórmulas con funciones en la hoja de análisis. 10. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 4 como 04 Income Analysis Solution y CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

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5

Uso de las funciones

Lección 5 5

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Resumir datos con funciones

Demostrar cómo aplicar la función SUMA

4.2.1

Demostrar cómo aplicar la función CONTAR

4.2.3

Demostrar cómo aplicar la función PROMEDIO

4.2.4

Demostrar cómo aplicar las funciones MIN y MAX

4.2.2

Para crear y mantener un presupuesto personal no solo se necesita estimar y realizar un seguimiento de los gastos. A menudo es preciso ver, por ejemplo, los subtotales de determinados datos, para determinar cuánto se va a gastar trimestralmente. En ocasiones, querrá saber cuál es su pago promedio por gastos que varían a lo largo del año. Los presupuestos son también documentos de trabajo; cambian con el tiempo y puede que sea preciso realizar modificaciones en su estructura. La creación de fórmulas adecuadas aumenta la flexibilidad en las hojas de cálculo. Excel proporciona una amplia variedad de funciones predefinidas útiles para introducir fórmulas de forma rápida y precisa. En esta lección, aprenderá a utilizar funciones básicas de Excel trabajando con un presupuesto anual de gastos del hogar.

Orientación sobre el software Pestaña FÓRMULAS La pestaña FÓRMULAS de Excel 2013, mostrada en la Figura 5-1, proporciona acceso a una biblioteca de funciones y fórmulas. En esta pestaña, puede utilizar los comandos para insertar funciones y totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de una fórmula rápidamente. Función Insertar

AutoSuma

Biblioteca de funciones

Figura 5-1 La pestaña FÓRMULAS en Excel 2013

Botón de la función Insertar junto a la barra de fórmulas

En esta lección, aprenderá a usar una variedad de funciones básicas para realizar cálculos en una hoja de cálculo de presupuesto.

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Uso de las funciones

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Resumir datos con funciones Las funciones permiten realizar fácilmente trabajo matemático en un rango de celdas, de forma rápida y cómoda. En esa sección se muestra cómo utilizar algunas de las funciones básicas de Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.

Uso de la función SUMA Agregar un rango de celdas es uno de los cálculos que se realizan con más frecuencia en los datos de la hoja de cálculo. La función SUMA suma todas las celdas de un rango, fácilmente y con precisión. Autosuma facilita aún más esta operación, ya que calcula (de forma predeterminada) el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no numérica, utilizando la función SUMA en su fórmula. SUMA es generalmente la primera función que la mayoría de los usuarios aprende a ejecutar en Excel. De hecho, ya la vio en acción en la lección 4, en "Uso de fórmulas básicas".

Usar la función suma

Paso a paso

PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 05 Budget Start para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. Este libro es similar al libro 04 Budget Start usado en la lección 4, aunque con modificaciones para acomodar la lección actual. 2. En la celda B7, escriba =SUMA(B3:B6) y presione Entrar. El resultado, 2140, es la suma de los gastos sin servicios de enero.

Solución de problemas

Si recibe un mensaje de error al introducir una fórmula de Excel básica, recuerde que todas las fórmulas deben empezar por el signo igual (=). Una función es simplemente una fórmula predefinida, así que debe usar el signo igual. 3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaña FÓRMULAS y luego en la parte superior del botón Autosuma. La función SUMA aparecerá con los argumentos introducidos, pero solo se incluye C6. Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (véase la Figura 5-2). Presione Entrar. El resultado, 1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.

Figura 5-2 Uso de la función SUMA

4. Copie la celda C7 en D7:M7 para escribir los subtotales restantes. 5. Copie la celda N6 en N7 para introducir los gastos sin servicios totales. 6. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 5 como 05 Budget Math Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

62

Lección 5

La alternativa a la función SUMA consiste en crear una fórmula de suma utilizando las referencias de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuación: =B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7 La manera más fácil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA o Autosuma. La Autosuma es una característica incorporada de Excel que reconoce las celdas adyacentes en filas y columnas como la selección lógica para realizar la Autosuma.

Uso de la función CONTAR Las funciones estadísticas como SUMA y CONTAR, compilan y clasifican datos para presentar información significativa. Use la función CONTAR cuando quiera determinar cuántas celdas de un rango contienen un número.

Uso de la función CONTAR

Paso a paso

1. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior. 2. En la celda O5, escriba Contar y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificación de la fórmula que insertará en el siguiente paso. 3. En la celda O6, escriba =CONTAR(B6:M6) y presione Entrar. El resultado, 9, es el número de meses que presupuestó para gastos varios (véase la Figura 5-3).

Figura 5-3 Resultado de la función CONTAR

4. GUARDE el libro. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

En este ejercicio, podría haber incluido el encabezado de fila, Subtotales sin servicios, en el rango de fórmulas junto con los datos de las celdas B6 a M6. La función CONTAR omite A6 porque no contiene un número y la función no tiene en cuenta las celdas en blanco. Verá este efecto utilizando CONTARA en el próximo ejercicio.

Uso de la función PROMEDIO La función PROMEDIO suma un rango de celdas y, a continuación, lo divide por el número de entradas de celdas para determinar el valor medio de todos los valores del rango. Con respecto al presupuesto personal, dado que el coste de la electricidad y el gas fluctúa según la temporada, tal vez sería interesante saber la cantidad mensual media que podría gastar en el transcurso de un año entero.

Uso de las funciones

63

Uso de la función PROMEDIO

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior. 1. En la celda O8, escriba Promedio y presione Entrar. 2. En la celda O9, escriba =PROMEDIO(B9:M9) y presione Entrar. El resultado, 175,8333, es la cuenta de electricidad mensual promedio prevista. 3. En la celda O10, escriba =PROMEDIO(B10:M10) y presione Entrar. El resultado, 93,33333, es la factura de gas mensual media prevista (véase la Figura 5-4).

Figura 5-4 Los resultados de la función PROMEDIO

Resultados de la función PROMEDIO

4. GUARDE el libro. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la función MIN La función MIN le permite determinar el valor mínimo de un rango de celdas. Vamos a usar esta función para determinar cuáles serán las facturas más bajas de electricidad y de gas. En vez de escribir manualmente la fórmula, usará el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña FÓRMULAS para crear la fórmula.

Uso de la función MIN

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior. 1. En la celda P8, escriba Min y presione Entrar. 2. Haga clic en la celda P9 y luego en la pestaña FÓRMULAS. 3. Haga clic en la flecha del botón Autosuma y, a continuación, seleccione Min en el menú. Se seleccionará automáticamente el rango B9:O9 (véase la Figura 5-5). Este rango no es correcto, por lo que tendrá que editarlo.

Figura 5-5 Rango erróneo seleccionado para la función MIN.

64

Lección 5 4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en la celda M9. El rango B9:M9 aparecerá en la función, que ahora se ve de la siguiente forma= MIN(B9:M9). Véase la Figura 5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado, 150, que es la factura de electricidad más baja prevista para el año.

Figura 5-6 Modificación de la función MIN

5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mínima prevista para el año. 6. GUARDE el libro. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la función MAX La función MAX devuelve el valor más alto de un conjunto de valores. La función MAX funciona del mismo modo que MIN, salvo que MAX determina el valor máximo de un rango de celdas. Para utilizar MAX en una fórmula, escribamos la función manualmente.

Uso de la función MAX

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior. 1. En la celda Q8, escriba Max y presione Entrar. 2. En la celda Q9, escriba =MAX(B9:M9) y presione Entrar. El resultado, 230, es la factura de electricidad mensual más alta prevista. 3. Copie la celda Q9 en Q10. El resultado, 120, es la factura mensual de gas más alta que debería recibir (véase la Figura 5-7).

Figura 5-7 Los resultados de la función MAX Resultados de la función MAX

4. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 5 y CIÉRRELO. CIERRE Excel.

Uso de las funciones

65

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. ¿Cuál de los siguientes enunciados calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no numérica de forma predeterminada, utilizando la función SUMA en su fórmula? a.  PROMEDIO b.  AutoSuma c.  CONTAR d.  MAX



2. Quiere sumar un rango de celdas y luego dividir el total por el número de entradas de la celda para determinar el promedio de todos los valores en el rango. ¿Qué función usará? a.  MIN b.  PROMEDIO c.  CONTAR d.  MAX



3. Debe calcular la cantidad de celdas que no están en blanco en la hoja de cálculo. ¿Qué función usará? a.  SUM b.  CONTAR c.  MIN d.  MAX



4. ¿Cuál de los siguientes enunciados describe con precisión la selección predeterminada para AutoSuma? a. Debe realizar la selección antes de hacer clic en AutoSuma. b. De forma predeterminada, Autosuma suma todas las entradas ubicadas encima de la celda en la que se encuentra la fórmula, incluso si las celdas contienen una combinación de contenido numérico y no numérico. c. De forma predeterminada, Autosuma calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no numérica. d. Autosuma no tiene una selección predeterminada.



5. ¿De qué categoría de funciones son ejemplos las funciones CONTAR y MIN? a.  texto b.  estadística c.  financiera d.  lógica



Verdadero / Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. La función PROMEDIO devuelve el número de celdas del rango seleccionado que contienen texto o valores, pero no celdas en blanco.

Proyectos Proyecto 5-1: Utilizar funciones estadísticas para analizar victorias y derrotas en juegos

Trabaja para Wingtip Toys y jugó a tres juegos nuevos cada día para dominarlos, con la esperanza de efectuar una demostración de los juegos en la tienda. Ha estado realizando un seguimiento de sus victorias y derrotas en una hoja de cálculo. Un "1" indica una victoria, mientas que un "0" indica una derrota.

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Lección 5 PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 05 Game Stats de esta lección. 2. En la celda E3, escriba =PROMEDIO(B3:D3) y presione Entrar. 3. Copie la fórmula de E3 en E4:E12. 4. Haga clic en la celda G2. 5. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la flecha del botón Autosuma y seleccione Contar números. 6. Haga clic en la celda B3 y arrastre el puntero del mouse a D12. 7. Suelte el mouse y presione Entrar para aceptar el rango B3:D12. El resultado, 30, es el número total de veces que jugó a los juegos en 10 días. 8. En la celda G3, escriba =SUMA(B3:D12) y presione Entrar. El resultado, 17, representa el número total de veces que ganó en los juegos. 9. En la celda G4, escriba =G2-G3 y presione Entrar. El resultado, 13, representa el número total de veces que perdió en los juegos. 10. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 5 como 05 Game Stats Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 5-2: Crear fórmulas para calcular totales y promedios Un empleado de Wingtip Toys introdujo datos de ventas del segundo trimestre en una hoja de cálculo. Introducirá fórmulas para calcular las medias de ventas y los totales trimestrales. PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 05 Wingtip Toys Sales de esta lección. 2. Haga clic en la celda B11, escriba =SUMA(B4:B10) y presione Entrar. 3. Haga clic en la celda C11. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función. 4. En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione SUMA y haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Contraer diálogo y seleccione C4:C10, si aún no está introducido. 6. Haga clic en el botón Ampliar diálogo y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 7. Copie la fórmula de C11 en D11. 8. Haga clic en la celda E4. En la pestaña FÓRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en el botón Autosuma. Presione Entrar para aceptar B4:D4 como las celdas que se sumarán. 9. Haga clic en la celda E5 y, a continuación, en el grupo Biblioteca de funciones haga clic en Insertar función. En el cuadro de diálogo Insertar función SUMA será el valor por defecto. Haga clic en Aceptar. 10. El rango B5:D5 debe aparecer en el cuadro Número1 del cuadro de diálogo Argumentos de función. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 11. Haga clic en la celda E5 y utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula en E6:E10. 12. Haga clic en la celda E11. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Autosuma. Presione Entrar para aceptar el rango como E4:E10. 13. Haga clic en la celda F4. Haga clic en el botón Insertar función. Seleccione PROMEDIO en el cuadro de diálogo Insertar función y haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar. 14. Haga clic en la barra de fórmulas y cambie E4 por D4. Haga clic en Aceptar. 15. Haga clic en la celda F4 y utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula en F5:F11. 16. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 5 como 05 Wingtip Toys Sales Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Uso de las funciones

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Proyecto 5-3: Completar la hoja de análisis del libro de presupuesto Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gasto de su historial de cuatro años. En este proyecto completará la hoja de análisis para resumir los datos. PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 05 Income Analysis Start de esta lección. 2. En la hoja Análisis, calcule las ventas promedio para cada una de las cuatro categorías de servicio utilizando nombres de rango. Utilice el Administrador de nombres para examinar nombres de rango en el libro antes de introducir las fórmulas. 3. Calcule el promedio de los gastos para cada una de las cuatro categorías de servicios. 4. Calcule la cantidad máxima de ventas para cada una de las cuatro categorías de servicios. 5. Calcule los gastos máximos para cada una de las cuatro categorías de servicios. 6. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 5 como 05 Income Analysis Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

6

Aplicar formatos a rangos y celdas

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Insertar y eliminar celdas

Insertar y eliminar celdas

2.1.6

Dar formato manualmente al contenido de una celda

Modificar la alineación y la sangría de una celda

2.2.2

Cambiar la fuente y los estilos de fuente

2.2.3

Aplicar resaltado

2.2.7

Aplicar formatos de número

2.2.6

Ajustar texto dentro de las celdas

2.2.5

Combinar celdas

2.2.1

Copiar el formato de un celda con Copiar formato

Usar Copiar formato

2.2.4

Dar formato a celdas con estilos

Aplicar estilos de celda

2.2.8

Trabajar con datos hipervinculados

Insertar hipervínculos

1.2.2

Aplicar formato condicional a celdas

Aplicar formato condicional

2.3.1

Cuatro médicos y un asistente médico (PA) generan los ingresos de Contoso, Ltd. En colaboración con los médicos, el PA atiende a pacientes que necesitan una cita cuando los horarios de todos los médicos están completos. Muchos enfermos crónicos cuyo estado requiere una monitorización frecuente tienen una cita programada con el PA. Dado que a menudo la programación y las horas extras de la empresa están completas, en administración se está sopesando la posibilidad de agregar una enfermera practicante (NP) para equilibrar la carga de pacientes. Una NP es una enfermera con capacidad para ofrecer servicios que en parte coinciden con los de un médico. Por ejemplo, en la mayoría de los Estados Unidos una NP puede recetar medicamentos. En esta lección, utilizará Excel para administrar los datos pertinentes asociados a los médicos de Contoso y sus asistentes para determinar si debe agregarse una NP al personal.

Orientación sobre el software Formato de hojas de cálculo de Excel La pestaña INICIO de Excel que se muestra en la Figura 6-1 contiene comandos de formato y edición que le ayudarán a mejorar el aspecto y la legibilidad de las hojas de cálculo. Usará comandos de casi todos los grupos de esta pestaña a medida que aprende a aplicar formatos a datos, copiar formatos y aplicar estilos.

68

Aplicar formatos a rangos y celdas Formatos de número

Atributo de carácter

Figura 6-1 Pestaña INICIO

69

Comandos de estilo

Comandos de alineación de texto

Comandos para insertar y eliminar celdas, y aplicarles formato

Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de cálculo. En el mundo de los negocios, las hojas de cálculo generalmente se imprimen y se comparten con otros. Por lo tanto, es conveniente que las hojas de cálculo sean tan atractivas y comprensibles como sea posible.

INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS Después de crear una hoja de cálculo, tal vez decida agregar más datos o eliminar datos innecesarios. Aunque puede insertar o eliminar columnas y filas enteras, a veces solo necesita trabajar con una sola celda o un rango de celdas. Puede insertar o eliminar celdas individuales o rangos de celdas, pero tenga en cuenta que al hacerlo afecta la ubicación de otras celdas.

Inserción de celdas en una hoja de cálculo Cuando inserte una celda en una columna, obliga a las demás celdas de la misma columna a desplazarse hacia abajo. Insertar una celda en una fila desplaza las demás celdas de la misma fila hacia la derecha.

Insertar celdas en una hoja de cálculo

Paso a paso

PREPÁRESE. Inicie Microsoft Excel. 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Insert Delete de esta lección. 2. Haga clic en la celda G5 para activarla. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la parte superior del botón Insertar. Todas las celdas de la columna G que comienzan por G5 se desplazarán una celda hacia abajo. 4. Escriba 590 y presione Entrar. 5. Seleccione las celdas O3:O9. 6. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y seleccione Insertar celdas. 7. En el cuadro de diálogo Insertar, compruebe que la opción Desplazar las celdas hacia la derecha esté seleccionada, como se muestra en la Figura 6-2. Haga clic en Aceptar.

Figura 6-2 Cuadro de diálogo Insertar

70

Lección 6 8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una celda a la derecha. La hoja de cálculo debe ser parecida a la de la Figura 6-3.

Figura 6-3 Hoja de cálculo después de insertar celdas

Comando Insertar

Rango de celdas insertado

Las celdas de la columna G desplazadas hacia abajo

9. En la celda O3, escriba Noviembre. 10. Introduzca los números siguientes en las celdas comprendidas entre la O4 y la O9: 480 502 446 577 302 302 11. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Insert Delete Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar y cambiar son actividades habituales en los libros de Microsoft Office Excel 2013. Después de crear y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes tratados mensualmente, el ayudante administrativo de Contoso descubrió que era preciso efectuar correcciones y agregar datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las correcciones y adiciones. En esta lección, utilizará la misma hoja de cálculo más adelante para determinar si es necesario contratar a una enfermera practicante en el número promedio de horas trabajadas por los empleados. Cuando hace clic en la flecha del comando Insertar en el grupo Celdas de la pestaña INICIO, el menú indica que puede insertar fácilmente celdas, filas y columnas de la hoja de cálculo o incluso una nueva hoja de cálculo en un libro. Si hace clic en el botón Insertar del grupo Celdas, se insertará una celda en blanco y, de forma predeterminada, las celdas existentes se desplazarán hacia abajo en la columna. Si, sin embargo, hace clic en la flecha del botón Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podrá elegir desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de cálculo.

Eliminar celdas de una hoja de cálculo Cuando elimina celdas de una hoja de cálculo, quita una o más celdas, obligando a las demás celdas a moverse hacia arriba o hacia la izquierda.

Aplicar formatos a rangos y celdas

71

Eliminar celdas de una hoja de cálculo

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la celda P7 para convertirla en la celda activa. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a continuación, seleccione Eliminar celdas. 3. En el cuadro de diálogo Eliminar, seleccione la opción Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. El contenido de la celda Q7 se desplazará a la izquierda y aparecerá en la celda P7. 4. Resalte el rango A8:P8. 5. Haga clic con el botón derecho en la selección, que es un duplicado de la siguiente fila de datos, y seleccione Eliminar en el menú contextual. 6. En el cuadro de diálogo Eliminar, asegúrese de que Desplazar las celdas hacia arriba esté seleccionado y haga clic en Aceptar. 7. Para eliminar un rango de celdas de una columna, resalte el rango D3:D8 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a continuación, seleccione Eliminar celdas. Asegúrese de que esté seleccionada la opción Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. La hoja de cálculo debe ser parecida a la de la Figura 6-4. Figura 6-4 Hoja de cálculo después de eliminar celdas

8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Cuando hace clic en la flecha de debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de la pestaña INICIO, observe que puede eliminar una celda o una fila de la hoja de cálculo o una hoja de cálculo completa. En la lección 2 "Trabajar con Microsoft Excel 2013", aprendió que eliminar una celda no es lo mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de cálculo de Excel es como varias pilas de cajas. Las cajas están alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una cuadrícula. El lado abierto de cada caja mira en dirección del usuario. Puede sacar el contenido de la caja y, por consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguirá estando en la pila. Esto equivale a borrar el contenido de una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla Supr del teclado, simplemente está eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando saca una caja de la pila, la caja entera sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el comando Eliminar celdas.

Dar formato manualmente al contenido de una celda Excel proporciona un gran número de herramientas variadas que le ayudarán a dar formato al contenido de una celda. Aplicar formato puede hacer que sea más fácil comprender las hojas de cálculo, destacar información importante y aportar un toque profesional. Las herramientas que necesita para destacar las hojas de cálculo se encuentran en varios grupos en la pestaña INICIO de la cinta.

Alineación y sangría del contenido de las celdas Excel le permite alinear el texto y los números horizontal y verticalmente. Por alinear se entiende organizar en una línea o poner en la alineación. La alineación horizontal incluye alineación a la izquierda, a la derecha y centrar. La alineación vertical incluye alineación superior, central e inferior. Puede usar los comandos de alineación del grupo Alineación de la pestaña INICIO o los comandos del cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar la alineación del contenido de la celda. La sangría moverá el contenido de la celda más cercana del borde derecho de una celda.

72

Lección 6

Alinear el contenido de la celda

Paso a paso

PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells para esta lección. 2. Seleccione A3:O3.

Solución de problemas

El formato manual se aplica únicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar la celda o un rango de celdas antes de aplicar el formato. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar, tal como se muestra en la Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna están centradas horizontalmente. Alineación superior Alinear en la parte inferior Centrar

Figura 6-5 Botones de alineación Alinear a la izquierda

Centrar Alinear a la derecha

4. Seleccione D4:O8 y, a continuación, en la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Alinear a la derecha. Ahora, todos los números de las columnas de meses están alineados a la derecha. 5. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Format Cells Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

De forma predeterminada, cuando introduce caracteres alfabéticos o caracteres alfabéticos combinados con números o símbolos, el contenido de la celda se alinea horizontalmente a la izquierda, lo que significa que se alinea a lo largo del lado izquierdo de la celda. Cuando introduce números, el contenido se alinea a la derecha; es decir, se alinea con la parte derecha de la celda. Cuando centra el contenido, se alinea con el punto medio de la celda. La alineación vertical afecta verticalmente la ubicación del contenido de una celda. Las opciones en el grupo Alineación de la pestaña INICIO son Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y Alinear en la parte inferior. También puede seleccionar Justificar o Distribuido, que están disponibles en el cuadro de diálogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura 6-6. Para obtener acceso al cuadro de diálogo, haga clic en el selector de cuadros de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Alineación de la pestaña INICIO.

Figura 6-6 Cuadro de diálogo Formato de celdas

Aplicar formatos a rangos y celdas

73

A continuación se describe cada tipo de alineación vertical: • Superior (o Alineación superior): la línea superior del texto aparece en la parte superior de

la celda.

• Centrar (o Alinear en el medio): el texto está centrado a medio camino entre la parte

superior e inferior de la celda.

• Inferior (o Alinear en la parte inferior): el texto aparece en la parte inferior de la celda.

Esta es la alineación vertical por defecto.

• Justificar: el texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustará el texto,

además de ajustar automáticamente la altura de la fila, si es necesario.

• Distribuido: el texto se extenderá uniformemente entre la parte superior de la celda y la

parte inferior, con un espacio en blanco como separación.

Elección de fuentes y tamaños de fuente Se entiende por fuente un conjunto de propiedades de texto que afectan el tipo de letra, el tamaño y aspectos del texto similares. La fuente predeterminada, o predefinida, de un texto normal en Excel 2013 es Calibri, 11 puntos. Puede cambiar la fuente de una celda seleccionada, un rango de celdas, filas, columnas e incluso caracteres específicos dentro de una celda. Para cambiar la fuente, seleccione una nueva fuente en el menú Fuente en el grupo Fuente de la pestaña INICIO. También puede cambiar el tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o hacer clic en Aumentar tamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente hasta que se visualice el tamaño que quiera en el cuadro Tamaño de fuente.

Elegir fuentes y tamaños de fuente

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en A1. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, abra el menú Fuente y seleccione la primera opción de Fuentes del tema en la parte superior, Calibri Light, tal como se muestra en la Figura 6-7. Solo el texto de la celda A1 cambiará a la nueva fuente. Figura 6-7 Menú Fuente

3. Mantenga seleccionada la celda A1 y abra el menú Tamaño de fuente que se indica en la Figura 6-8. Seleccione 18. El tamaño de fuente del texto cambiará a 18 puntos. Figura 6-8

Disminuir tamaño de fuente Aumentar tamaño de fuente

Opciones relacionadas con la fuente en el grupo Fuente Fuente

Tamaño de fuente

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Lección 6 4. Seleccione A3:O3 y en la lista Fuentes, seleccione Arial. 5. Mantenga seleccionado el rango A3:O3 y cambie el tamaño de la fuente a 10. Las etiquetas de encabezado de columna están ahora en Arial 10 puntos. 6. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Excel proporciona muchas fuentes como Arial, Calibri y Times New Roman en el menú Fuente. Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, por lo general se amplía el tamaño de fuente de los títulos y las etiquetas. El tamaño de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamaño de fuente o Aumentar tamaño de fuente, el tamaño cambiará en función de una cantidad establecida que coincida con las opciones de tamaño de la lista Tamaño de fuente. Los puntos se refieren a la medición de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la página General, puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos. Solución de problemas

Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente en los libros que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán afectados.

Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la minibarra de herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de formato que seleccione. Dicha minibarra de herramientas es una herramienta de formato que aparece por encima o por debajo del menú contextual cuando hace clic con el botón derecho en una celda. Esta barra de herramientas única proporciona los comandos de formato utilizados con más frecuencia. A diferencia de la barra de acceso rápido, que se puede personalizar, esta minibarra de herramientas no se puede personalizar. Figura 6-9 Minibarra de herramientas

Llenar celdas con color Cuando dé formato a hojas de cálculo, a menudo se encontrará con que desea aplicar un sombreado con color o un resaltado en el fondo de celdas para que destaquen del resto de las celdas que las rodean. Utilice la herramienta Color de relleno del grupo Fuente en la pestaña INICIO para lograr este tipo de resaltado. Paso a paso

Rellenar celdas con color PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells2 de esta lección. 1. Seleccione A3:O3. 2. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Color de relleno, tal como se muestra en la Figura 6-10. Aparecerán las paletas Colores del tema y Colores estándar.

Figura 6-10 Botón Color de relleno en el grupo Fuente Color de relleno 3. Seleccione el cuadro de colores Azul, Énfasis 1, Claro 80%, tal como se muestra en la Figura 6-11. Se aplicará un fondo azul claro a la fila del encabezado de la columna.

Aplicar formatos a rangos y celdas

75

Figura 6-11 El cuadro de colores Azul, Énfasis 1, Claro 80% en la herramienta Color de relleno

4. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Format Cells Solution2 y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Sin color (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utilizó para aplicar el color de la fuente también se utiliza para el color de fondo. Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, después de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de una celda, el botón Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el color que se muestra en el botón Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el botón. Para aplicar otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno y aplique un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores y personalizar una mezcla de colores. Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero tiene que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de trama y, a continuación, hacer clic en el selector de cuadros de diálogo del grupo Fuente. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en Relleno. Tal como se muestra en la Figura 6-12, realice una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al color de fondo. Figura 6-12 Agregar una trama al color de fondo de una celda

Aplicar formatos de número Normalmente, los valores que se introducen en las celdas no tienen formato, simplemente consisten en una cadena de números. Debe dar formato a esos números para que sean más fáciles de leer o sean coherentes en cuanto a la cantidad de decimales mostrados. Puede utilizar las herramientas del grupo Número de la pestaña INICIO para aplicar una amplia variedad de formatos de número, desde moneda hasta fecha y hora, pasando por notación científica.

76

Lección 6

Paso a paso

Aplicar formatos de número PREPÁRESE. Con Excel en ejecución, lleve a cabo estas acciones: 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Revenue para esta lección. 2. Asegúrese de que la Hoja1 esté activa. 3. Seleccione B4:D8. Estos datos deben tener el formato General, sin comas ni puntos decimales. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Número, abra el menú Formato de número tal como se muestra en la Figura 6-13.

Figura 6-13 El menú Formato de número

5. Seleccione Moneda. Los números ahora reciben el formato de dólares, con dos espacios decimales que representan los centavos. 6. Mantenga seleccionado el rango B4:D8 y seleccione Contabilidad en el menú Formato de número. Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dólar en cada celda. 7. En el grupo Número, haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales para mostrar espacios no decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran en la Figura 6-14. Ahora los números están redondeados a dólares completos. Figura 6-14 Botones del grupo Número

Formato de número de contabilidad

Disminuir decimales Aumentar decimales Estilo millares Estilo porcentual

8. Haga clic en una celda en blanco, como A11. 9. Haga clic en la Hoja2. 10. Seleccione B6:B11. 11. En el grupo Número, haga clic en el botón Estilo millares. Observe que se aplica a los números un formato con separador de miles y dos decimales pero sin el signo de dólar. 12. Mantenga selecionado el rango B6:B11 y, en el grupo Número, haga clic en el botón Formato de número de contabilidad y , a continuación, haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales. Estas acciones hacen que el rango actual sea coherente con el formato de número de la Hoja1. 13. Seleccione C6:C11. 14. En el menú Formato de número, seleccione Fecha corta. Las fechas ahora se visualizan con el formato mm/dd/aaaa. 15. Disminuya manualmente el ancho de columna C para eliminar el espacio adicional. 16. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Contoso Revenue Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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Dar formato a un número no afecta al valor de la celda; el formato simplemente cambia la apariencia del número. El menú Formato de número contiene varias opciones que le permiten aplicar rápidamente formatos de número habituales. Cuando hace clic en una de estas opciones, la celda activa adopta el formato de número especificado. También puede seleccionar un rango de celdas (o incluso una fila o columna entera) antes de hacer clic en una opción de formato de número. Si selecciona más de una celda, Excel aplica el formato de número a todas las celdas seleccionadas. En la Tabla 6-1 se enumeran los distintos formatos disponibles en el menú Formato de número. Tabla 6-1 Opciones preestablecidas de formato de número de Excel del menú Formato de número

Formato de número

Descripción

General

Este es el formato predeterminado que Excel aplica cuando introduce texto o un número en una celda.

Número

Este formato se utiliza para la visualización general de números, con dos decimales por defecto.

Moneda

Este formato se utiliza para valores monetarios generales y muestra el símbolo de moneda predeterminado con dos decimales.

Contabilidad

Este formato también se utiliza para valores monetarios. Los símbolos de moneda y los signos decimales están alineados en este formato.

Fecha corta

De forma predeterminada, este formato muestra los días, meses y años en el estilo de mm/dd/aaaa.

Fecha larga

Este formato muestra las fechas en formato largo, como domingo, 10 de enero de 2014.

Hora

Este formato se aplica a un único formato: 12:00:00 AM. Si desea elegir otro formato de tiempo, debe utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Porcentaje

Este formato muestra el número con un signo de porcentaje y dos decimales.

Fracción

Este formato muestra el número como una fracción.

Científico

Este formato muestra los números con notación exponencial (con una E): por ejemplo,2,00E+05 = 200.000; 2,05E+05 = 205.000.

En la mayoría de los casos, los formatos de número proporcionados en el menú Formato de número son adecuados. Sin embargo, es posible que quiera tener más control sobre cómo aparecen los valores. Excel ofrece control sobre los formatos de número mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas. La pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas muestra 12 categorías de formatos de número entre las que puede elegir. La mayoría también están disponibles en el menú Formato de número. Sin embargo, cuando seleccione una categoría en el cuadro de lista del cuadro de diálogo Formato de celdas, el lado derecho de la pestaña cambiará para mostrar las opciones. Por ejemplo, la categoría Número tiene tres opciones que puede controlar: • El número de decimales que se mostrarán • Si se utilizará el separador de miles • Cómo se mostrarán los números negativos

Observe que el cuadro de lista Números negativos tiene cuatro opciones, dos de las cuales muestran los valores negativos en rojo. Estas opciones cambian en función del número de posiciones decimales y si decide separar los miles. Asimismo, observe que en la sección de ejemplo que está cerca de la parte superior del cuadro de diálogo se obtiene una vista previa de cómo aparecerá la celda activa con el formato de número seleccionado. Cuando haya acabado de seleccionar, haga clic en Aceptar para aplicar el formato de número a todas las celdas seleccionadas.

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Lección 6

Las categorías de formato de número exclusivas de la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas están descritas en la Tabla 6-2.

Tabla 6-2 Categorías de formato de número adicionales

Formato de número

Descripción

Especial

Contiene formatos de número adicionales específicos para su país. En los Estados Unidos, hay cuatro (Código postal, Código postal+4, Número de teléfono y Número de Seguridad Social); en Canadá, hay dos (Número de teléfono y Número de Seguridad Social); en la mayoría de los países, no hay ninguno.

Personalizado

Permite definir formatos de número personalizados que no están incluidos en ninguna de las demás categorías.

Texto

Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un número). Esta característica es útil para artículos tales como números de pieza.

Ajuste de texto en una celda Cuando una celda tiene el formato de ajuste de texto, los datos que son demasiado largos para mostrarse dentro del ancho de la celda automáticamente se muestran en la siguiente línea dentro de la celda. El texto ajustado también aumenta automáticamente la altura de fila. Si más adelante cambia el ancho de columna, se ajustarán automáticamente el ajuste del texto y la altura de la fila.

Paso a paso

Ajustar texto en una celda PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la Hoja1. Tenga en cuenta que el contenido en dos celdas en la columna A no se puede mostrar totalmente por su longitud. 2. Haga clic en A4 y, a continuación, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en A7. Se seleccionan ambas celdas (A4 y A7). 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Ajustar texto. El texto de ambas celdas se ajustará en otra línea sin afectar el ancho de la columna, tal como se muestra en la Figura 6-15. Observe que el botón Ajustar texto tiene el fondo verde, lo que indica que el texto de la celda seleccionada está ajustado.

Figura 6-15 Hoja de cálculo con formato con ajuste del texto

Indica que el contenido de las celdas seleccionadas está ajustado

Celdas ajustadas

4. GUARDE el libro. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas adecuadas y volviendo a hacer clic en el botón Ajustar texto. Solución de problemas

Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente en los libros que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán afectados.

Combinación de celdas y división de celdas combinadas La combinación es una herramienta útil cuando se combinan datos de otras fuentes y como medio para centrar un encabezado entre varias columnas. Una celda combinada combina dos o más celdas en una única celda. Dividir las celdas o anular su combinación separa las celdas combinadas previamente. El botón Combinar y centrar del grupo Alineación de la pestaña Inicio proporciona varios comandos de combinación, así como el comando Separar celdas.

Paso a paso

Combinar y dividir celdas PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1. En la Hoja1, seleccione A1:D1. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en la parte principal del botón Combinar y centrar. El nombre de la empresa permanece en una celda individual, que ahora está centrada en las columnas. 3. Seleccione A2:D2. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, abra el menú Combinar y centrar. Seleccione Combinar y centrar. El encabezado permanecerá en una única celda, que ahora está centrada en las columnas. Este paso tiene el mismo efecto en A2:D2 que tuvo el paso 2 en A1:D1. 5. Seleccione A3:D3. 6. En el menú Combinar y centrar, haga clic en Combinar y centrar. 7. Lea el mensaje de error que aparece y haga clic en Aceptar. 8. Solo permanecerá el encabezado de la primera columna, lo que no es el efecto deseado. Presione Ctrl + Z para deshacer el último cambio y restaurar los encabezados. Véase la Figura 6-16.

Figura 6-16

Combinadas y centradas

Hoja de cálculo con formato con las celdas de las dos primeras filas combinadas y centradas

9. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas adyacentes horizontal o verticalmente. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda grande que se extiende por varias columnas o filas. Para dividir o anular la combinación de celdas después de combinarlas, presione Ctrl + Z. O bien, abra el menú Combinar y centrar y seleccione Separar celdas para dividir las celdas combinadas. Puede volver a dividir las celdas que se han fusionado, pero no puede dividir una celda única de una hoja de cálculo, que no se haya combinado previamente.

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Lección 6

Copiar el formato de un celda con Copiar formato Copiar formato es una característica que se encuentra en la mayoría de las aplicaciones de Office que le permite copiar rápidamente atributos de formato que ya ha aplicado y "pintar" dichos atributos en otro texto, otras formas, imágenes y celdas de la hoja de cálculo. Puede usar Copiar formato para copiar la fuente, el tamaño y el color de la fuente, atributos de carácter como la negrita y el subrayado, la alineación, la sangría, los formatos de número, los bordes y el sombreado. Copiar formato se encuentra en el grupo Portapapeles de la pestaña INICIO y en la minibarra de herramientas.

Paso a paso

Usar Copiar formato para copiar el formato PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Painter Paste Special para esta lección. 2. Haga clic en la Hoja2. 3. Haga clic en la celda A5. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar. 5. En la pestaña INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato. El puntero del mouse cambiará a un signo más con un pincel, tal como se muestra en la Figura 6-17.

Figura 6-17 Puntero de Copiar formato Copiar formato

Puntero del mouse con Copiar formato seleccionado Celda con formato para copiar 6. Arrastre sobre B5:C5. El formato de A5 se aplicará a B5 y C5. 7. Si Copiar formato sigue activo, vuelva a hacer clic en el botón Copiar formato o presione Esc para desactivar Copiar formato. 8. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 06 Contoso Painter Paste Special Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.

Dar formato a celdas con estilos Excel ofrece una galería de estilos de celdas predefinidos que puede aplicar para mejorar en gran medida el atractivo de las hojas de cálculo. Puede duplicar y modificar estilos para crear sus propios estilos personalizados y puede quitar fácilmente los estilos si ya no quiere usar ese formato en concreto.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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Aplicación de un estilo de celda Se entiende por estilo un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda o un rango de celdas más fácilmente que estableciendo cada atributo por separado. Para aplicar un estilo de celda a una celda o un rango activo, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos de la pestaña INICIO y, a continuación, elija el estilo de celda que desee aplicar. Puede aplicar más de un estilo a una celda o rango.

Paso a paso

Aplicar estilos de celda PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Cell Styles para esta lección. 2. Haga clic en la Hoja1. 3. Seleccione la celda A1. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, abra el menú Estilos de celda. Aparecerá la galería Estilos de celda, tal como se muestra en la Figura 6-18.

Figura 6-18 Galería de estilos de celda

5. En la sección Títulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1 para aplicarlo a la primera celda de la hoja de cálculo. 6. Seleccione la celda A2. 7. Abra la galería Estilos de celda y en la sección Estilos de celda de tema, seleccione Énfasis1. Se aplicará un fondo azul con texto blanco a la celda A2. 8. Seleccione A8:D8. 9. Abra la galería Estilos de celda y, en la sección Títulos y encabezados, seleccione Total. Aparecerá un borde fino azul sobre A8:D8 y un subrayado doble bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en blanco para ver los resultados. Véase la Figura 6-19.

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Lección 6 Figura 6-19

Hoja de cálculo con estilos de celda aplicados

10. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaños, los formatos de número, y los bordes y sombreado. Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar; también puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado. Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato que se utilizará cuando aplica cada estilo. Esta característica le permite evaluar el formato sin tener que aplicarlo realmente. Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en un estilo de celda temático, que se aplicará sombreando la celda. A continuación, puede volver a hacer clic en Estilos de celda y en Encabezado 1; se aplicará un tamaño de fuente más grande, negrita y un borde grueso inferior. Si no le convence un estilo aplicado, puede usar el comando Deshacer inmediatamente después de aplicar el estilo, quitar el estilo aplicando el estilo Normal o aplicar otro estilo a la celda o el rango.

Trabajar con datos hipervinculados Para tener un acceso rápido a información relacionada en otro archivo o en una página web, puede insertar un hipervínculo en una celda de una hoja de cálculo. Se entiende por hipervínculo una especie de método abreviado que le permite navegar a una página web o a una ubicación en otro archivo con solo hacer un clic con el mouse. Los hipervínculos permiten complementar los datos de la hoja de cálculo con información y recursos adicionales.

Inserción de un hipervínculo en una hoja de cálculo Puede agregar un hipervínculo al documento haciendo clic con el botón derecho en una celda y seleccionando Hipervínculo en el menú contextual. Paso a paso

Insertar un hipervínculo en una celda PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Hyperlink para esta lección. 2. Haga clic en la Hoja2. 3. Haga clic en la celda A15. 4. Escriba Sitio web de la empresa: y presione Entrar. 5. Ensanche manualmente la columna A hasta que todo el contenido se vea correctamente en la celda A15. 6. Haga clic con el botón derecho en B15 y seleccione Hipervínculo en el menú contextual. 7. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, en el cuadro Dirección, escriba http://www.contoso. com/ y, a continuación, haga clic en Aceptar. El hipervínculo aparecerá en la hoja de cálculo, tal como se muestra en la Figura 6-20.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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Figura 6-20 Hipervínculo insertado en una hoja de cálculo

Hipervínculo

8. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Contoso Hyperlink Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Aplicación de formato condicional a celdas La característica de formato condicional de Excel le permite aplicar formato según las reglas. Puede aplicar una única regla o varias reglas, y puede utilizar las reglas predefinidas proporcionadas por Excel o personalizarlas para sus necesidades concretas. El administrador de reglas de Excel le da mayor control sobre las reglas ya que le permite establecer el orden de varias reglas, ajustar la configuración de las reglas y mucho más.

Aplicación de un formato condicional específico Para aplicar un formato condicional específico, utilice el menú Formato condicional del grupo Estilos de la pestaña INICIO y seleccione una de las diversas opciones proporcionadas. Paso a paso

Aplicar un formato condicional específico PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting de esta lección. 2. Seleccione D4:O8. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional y, a continuación, seleccione Resaltar reglas de celdas > Mayor que. Aparecerá el cuadro de diálogo Mayor que. 4. En el cuadro Aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE, escriba 600. 5. Deje el color de relleno predeterminado, tal como se muestra en la Figura 6-21. Haga clic en Aceptar. Las celdas que contienen un valor superior a 600 tienen un formato con un color de fondo rojo claro y un color de texto rojo oscuro. Estos datos representan los meses en que los médicos estaban atendiendo un número superior al número ideal de pacientes.

Figura 6-21 Cuadro de diálogo Mayor que y celdas que muestran el formato condicional

6. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Solution y cierre el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

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Lección 6

El formato condicional es una eficaz función de Excel que le permite especificar cómo deben mostrarse las celdas que cumplen una determinada condición. Por lo tanto, por formato condicional se entiende que Excel aplica formato automáticamente, basándose en criterios establecidos. Al analizar datos, a menudo plantea preguntas como: • ¿Quiénes son los alumnos con mayor rendimiento en el libro de calificaciones? • ¿Qué representantes de ventas superaron sus objetivos de venta y en que trimestre? • ¿En qué meses fueron los ingresos más altos o más bajos?

El formato condicional ayuda a responder este tipo de preguntas resaltando las celdas o los rangos de celdas pertinentes. Incluso puede establecer varias reglas de formato condicional para un rango de datos.

Uso del administrador de reglas para aplicar formatos condicionales El administrador de reglas de Excel le permite elegir entre formatos condicionales específicos preestablecidos que proporcionan un análisis visual de una hoja de cálculo o un rango de datos seleccionado. Puede aplicar una o varias reglas, y puede modificar las reglas preestablecidas para mostrar formatos tal como quiera. Paso a paso

Usar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales PREPÁRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting2 para esta lección. 1. Seleccione D4:O8. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el menú Formato condicional y seleccione Borrar reglas > Borrar reglas desde las celdas seleccionadas. 3. Vuelva a abrir el menú Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. 4. Haga clic en el botón Nueva regla. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior. El cuadro de diálogo cambiará tal como se muestra en la Figura 6-22.

Figura 6-22 Cuadro de diálogo Nueva regla de formato

5. En la sección Editar la descripción de regla, haga clic en la casilla % del rango seleccionado. 6. Haga clic en el botón Formato. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. 7. Haga clic en la pestaña Rellenar si aún no está seleccionada y, a continuación, seleccione el cuadro de color rojo claro (rosa). Haga clic dos veces en Aceptar. 8. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en el botón Nueva regla. 9. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior. 10. En la sección Editar la descripción de regla, en la primera lista desplegable de la izquierda, seleccione Inferior y, a continuación, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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11. Haga clic en el botón Formato. 12. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un color de fondo amarillo en la pestaña Llenar, y luego haga clic en Aceptar dos veces. 13. Haga clic en Aceptar. El administrador de reglas aplicará las reglas a las celdas seleccionadas, tal como se muestra en la Figura 6-23. Esta vista le permite ver el 10 % de los valores superior e inferior del rango.

Figura 6-23 Hoja de cálculo con el 10 % superior y el 10 % inferior de las reglas aplicadas

14. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Revised Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

El administrador de reglas de Excel le permite crear, modificar, aplicar, eliminar y administrar formato condicional, incluidos varios criterios, todo ello en un único cuadro. Asimismo, puede visualizar el administrador de reglas para ver cuáles son las reglas en vigor para la hoja de cálculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas ya existentes o eliminar una o todas las reglas. Las reglas se aplicarán en el orden en el que aparecen en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas específicas para analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando está abierto el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar con los formatos que desea aplicar y el orden en el que se aplican.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. Desea insertar una celda en la hoja de cálculo. ¿Qué comando debe usar? a.  El comando Insertar del grupo Celdas de la pestaña INICIO b.  El comando Formato del grupo Celdas de la pestaña INICIO c.  El comando Copiar formato del grupo Portapapeles de la pestaña INICIO d.  El comando Formato del menú contextual al hacer clic con el botón derecho en una celda



2. Desea dar formato a una celda para que el texto se extienda uniformemente por toda la celda, se ajuste automáticamente y, si es preciso, se ajuste también la altura de la fila. ¿Qué opción de alineación debe elegir? a.  Centrar b.  Alinear en el medio c.  Justificar d.  Distribuido



3. ¿Cuál de las siguientes opciones no se puede copiar con Copiar formato? a.  Color de fuente b.  Negrita c.  Tamaño de fuente d.  Contenido de la celda

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Lección 6



4. No le gusta el estilo de celda que acaba de aplicar. ¿Cuál de las siguientes es la forma menos efectiva de eliminar o reemplazar el estilo? a.  Aplicar otro estilo a la celda. b.  Usar el comando Deshacer. c.  Eliminar el contenido de la celda. d.  Aplicar el estilo Normal a la celda.



5. ¿Cuál de las siguientes opciones no es útil para cambiar el tamaño de fuente? a.  Lista desplegable de tamaño de fuente b.  Botón Aumentar tamaño de fuente c.  Botón Disminuir tamaño de fuente d.  Orientación, botón

Verdadero / Falso Haga un círculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. Cuando elimina celdas de una hoja de cálculo, quita una o varias celdas y obliga a las demás celdas a moverse hacia abajo o hacia la derecha. V F 2. Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato que se utilizará cuando aplica cada estilo. V F 3. Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaños, los formatos de número, y los bordes y sombreado. V F 4. No puede dividir una única celda de hoja de cálculo que no se haya combinado. V F 5. Después de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de una celda, el botón Color de relleno adopta ese color.

Proyectos Proyecto 6-1: Aplicar formato básico Aplique formato básico a una hoja de cálculo que contiene las cifras de ventas regionales de un distribuidor de equipos de deportes. PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA 06 Regional Sales. 2. Seleccione A1:E1. 3. Combine y centre el título de la hoja de cálculo. 4. Seleccione A2:E2. 5. Aplique negrita a los encabezados y céntrelos. 6. Seleccione B3:E6. 7. Aplique el formato de número de moneda. 8. Disminuya los espacios decimales de dos en dos, para que no aparezcan espacios decimales. 9. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Regional Sales Solution. DEJE el libro abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 6-2: Aplicar estilos de celda a una hoja de cálculo Sume las cifras de ventas y aplique estilos para realzar el aspecto de una hoja de cálculo que contiene las cifras de ventas regionales de un distribuidor de equipos de deportes. PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA 06 Regional Sales Solution si aún no está abierto. 2. En la celda A7, escriba la palabra Total.

Aplicar formatos a rangos y celdas

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3. Seleccione B7:E7. 4. Ejecute Autosuma en cada una de las celdas. 5. Haga clic en A1. 6. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Título. 7. Seleccione A2:E2. 8. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Énfasis6. 9. Seleccione A3:A7. 10. Aplique el estilo de celda 40% - Énfasis6. 11. Seleccione B3:E7. 12. Aplique el estilo de celda 20% - Énfasis6. 13. Seleccione A7:E7. 14. Aplique negrita a todas las celdas del rango. 15. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 6 como 06 Regional Sales Formatted Solution y CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

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Aplicar formato a las hojas de cálculo

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Trabajo con filas y columnas

Insertar y eliminar columnas y filas.

1.3.3

Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas.

1.3.5

Ocultar filas y columnas.

1.4.2

Transponer filas y columnas.

2.3.3

Uso de los temas

Cambiar temas del libro.

1.3.4

Modificación de la apariencia impresa y en pantalla de una hoja de cálculo

Modificar la configuración de la página.

1.3.2

Inserción de encabezados y pies de página

Insertar encabezados y pies de página.

1.3.7

Insertar marcas de agua.

1.3.6

Repetir los encabezados y los pies de página.

1.5.5

Establecer la escala de impresión.

1.5.4

Configurar libros para imprimirlos.

1.5.7

Preparación de un documento para su impresión

Consolidated Messenger es un servicio de entrega urgente en el mismo día que atiende a más de 500 abogados de Nueva York. Las entregas de la compañía se realizan a pie, en bicicleta o por medio de vehículo para entregar documentos a los tribunales, realizar tramitaciones, entregas de documentos y pequeños paquetes, o recuperar registros. Los trabajadores de Consolidated Messenger utilizan hojas de cálculo de Excel para realizar el seguimiento de las entregas diarias. El departamento de contabilidad combina las hojas de cálculo de todos los encargados para procesar las facturas y las nóminas, y para presentar informes a la gerencia. Los informes de gerencia deben tener un aspecto profesional y ser muy fáciles de leer ya sea en pantalla o impresos. En esta lección, aprenderá a trabajar con las filas y columnas de una hoja de cálculo, aplicar temas, modificar la apariencia en pantalla y la apariencia impresa de una hoja de cálculo, insertar encabezados y pies de página, y preparar un documento para imprimirlo.

Orientación sobre el software Aplicar formatos a las hojas de cálculo de Excel Excel 2013 proporciona un gran número de herramientas para mejorar la apariencia de las hojas de cálculo, ya sea en pantalla o impresas. Para mejorar cómo se muestra una hoja de cálculo en la pantalla de un equipo o para preparar una hoja de cálculo para imprimirla, ejecutará comandos que se encuentran principalmente en la pestaña INICIO y la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, tal como se muestra en la Figura 7-1. El uso y la aplicación de las opciones de formato de los grupos de comandos de estas pestañas permite garantizar que las hojas de cálculo serán más útiles, más legibles y más atractivas.

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Aplicar formato a las hojas de cálculo

Comando Estilos de celda

Figura 7-1 Grupos de comandos de la pestaña INICIO y la pestaña DISEÑO DE PÁGINA

Grupo Temas

Grupo Configurar página

Grupo Ajustar área de impresión

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Grupo Celdas

Grupo Opciones de la hoja

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS Microsoft diseñó las hojas de cálculo de Excel con el objeto de aportar una flexibilidad que le permita insertar o eliminar filas y columnas en una hoja de cálculo ya existente, aumentar o disminuir la altura de las filas o el ancho de las columnas y aplica todo tipo de formatos a columnas y filas enteras. También puede ocultar y mostrar filas y columnas, incluso transponer datos para que los datos de una fila aparezcan en una columna y viceversa.

Inserción o eliminación de una fila o columna Muchas veces, después de haber introducido datos en una hoja de cálculo, verá que tiene que insertar columnas o filas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de la fila por debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila. A continuación, se insertará la nueva fila por encima de la fila o la celda seleccionada. Para insertar varias filas, seleccione el mismo número de filas que desee insertar. La inserción de columnas funciona del mismo modo, salvo las columnas se insertan a la izquierda de la celda o la columna seleccionada. De forma predeterminada, la columna insertada adoptará el mismo formato que la columna que tenga la izquierda. Eliminar una fila o una columna es tan fácil como la operación anterior; solo tiene que seleccionar y eliminar.

Insertar y eliminar filas y columnas

Paso a paso

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Excel. 1. Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column. 2. Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar la fila completa. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y seleccione Insertar filas de hoja, tal como se muestra en la Figura 7-2. Aparecerá una nueva fila en blanco como fila 14. Figura 7-2 Menú Insertar

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Lección 7 4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero queden separados por una fila en blanco. 5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna contiene la zona de entrega. 6. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y seleccione Eliminar columnas de hoja. Desaparecerá la columna de Zona. 7. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila 3 y seleccione Insertar en el menú contextual. En la celda A3, escriba Zona 1. 8. Seleccione A3:I3. En la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Combinar y centrar. El texto "Zona 1" se centrará en las columnas de datos. 9. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Por encabezado de fila o encabezado de columna se entiende la letra o su número de identificación. Puede seleccionar una columna o una fila completa haciendo clic en el encabezado. Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes, haga clic en el encabezado de primera fila o columna, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y, por último, haga clic en el último encabezado. También puede seleccionar varias columnas o filas no adyacentes. Solo tiene que hacer clic en el encabezado de la primera fila o la primera columna y, a continuación, mantener presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros encabezados.

Modificación de la altura de una fila y el ancho de una columna De forma predeterminada, todas las columnas de una hoja de cálculo nueva tienen el mismo ancho, mientras que todas las filas tienen la misma altura. Es probable que en la mayoría de las hojas de cálculo desee cambiar algunos valores predeterminados de fila o de columna para acomodar los datos de la hoja de cálculo. Modificar la altura de las filas y el ancho de las columnas puede facilitar la lectura del contenido de una hoja de cálculo y aumentar su atractivo visual. Puede establecer la altura o el ancho de una fila o un columna en un valor específico o cambiar dicha altura o ancho para acomodar el contenido. Para cambiar la configuración de la altura y el ancho, utilice los comandos de formato del grupo Celdas de la pestaña INICIO, utilice el menú contextual que aparece cuando hace clic con el botón derecho en una fila o una columna seleccionada, o hace doble clic o arrastra el límite, que es la línea entre las filas o columnas.

Modificar de la altura de una fila y el ancho de una columna

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga doble clic en el límite a la derecha del encabezado de la columna G (vea la Figura 7-3), que ajusta el ancho de columna para mostrar todo el contenido de la columna G. Figura 7-3 Haga doble clic en la línea del límite entre las columnas G y H

Selección de la línea de límite

Aplicar formato a las hojas de cálculo

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2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de columna, en el cuadro de texto de ancho de la columna, escriba 16 y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aparecerá todo el contenido de la columna H. 3. Mantenga presionado el límite de debajo del encabezado de la fila 3. Arrastre la línea hacia arriba para disminuir la altura de la fila 3 a 18, tal como se muestra en la Figura 7-4. Observe que cuando arrastra la línea de límite aparece información en pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el primer número) y píxeles.

Figura 7-4 Disminución de la altura de una fila arrastrando la línea de límite

Información en pantalla que muestra la altura de una fila

4. Seleccione la fila 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva a hacer clic en botón desplegable Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de diálogo Alto de fila indica que la fila tiene 18,75 puntos de altura. Haga clic en Aceptar. 5. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

La altura de la fila, o la medición de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto equivale a 1/72 pulgadas. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede especificar una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida de izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres (basándose en la fuente y el tamaño de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura de una columna en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultará. Como aprendió en la lección 2, cuando el texto que introduce supera el ancho de columna, dicho texto desborda a la siguiente columna, o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene datos. Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna, aparece el símbolo ###, que indica que el número es mayor que el ancho de columna. Tome nota

Para autoajustar rápidamente las entradas de todas las filas de una hoja de cálculo, haga clic en el icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (en la intersección de los encabezados de columna y fila) y, a continuación, haga doble clic en uno de los límites de fila. Según cómo estén alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de la hoja de cálculo están apelotonados o demasiado separados cuando usa la opción Autoajustar ancho de columna porque esta opción ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la entrada más grande de la columna. Por lo tanto, después de usar esta opción, tal vez quiera utilizar el mouse para arrastrar el límite derecho de columna de todas las columnas que parezcan estar demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el área vacía de un documento, en la que no aparece contenido.

Tome nota

Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego en el encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.

92

Lección 7

En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione Ancho predeterminado. En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una medida de columna predeterminada nueva. Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminado de una columna o una fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado formato previamente conservan el formato.

Ocultar o mostrar una fila o una columna Es posible que no quiera o no necesite que todas las filas y columnas de una hoja de cálculo estén visibles todo el tiempo, en especial si la hoja de cálculo tiene un gran número de filas o columnas. Puede ocultar una fila o una columna ejecutando el comando Ocultar o estableciendo la altura de una fila o el ancho de una columna en cero. Cuando se ocultan las filas, no aparecen en la pantalla ni en las copias impresas, pero los datos siguen existiendo y se pueden mostrar.

Ocultar o mostrar una fila o una columna

Paso a paso

PREPÁRESE. Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column2. 1. Seleccione las columnas D y E. Las columnas para Fecha y Hora están seleccionadas. 2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna D o E y seleccione Ocultar. Las columnas de fecha y hora quedarán ocultas a la vista, y aparecerá una línea verde que indica la existencia de contenido oculto, tal como se muestra en la Figura 7-5. Figura 7-5 Las columnas de fecha y hora ya no se ven en la hoja de cálculo.

La línea verde indica contenido oculto. Ya no aparecen las columnas D y E.

3. Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparecerá y el límite entre las columnas C y F será una línea vertical doble (vea la Figura 7-6), que indica la existencia de columnas ocultas. Figura 7-6 La línea de límite vertical doble indica columnas ocultas.

Línea de límite vertical doble

4. Seleccione la fila 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato, apunte Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora, la fila 3 está oculta. 5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botón derecho en la selección y seleccione Mostrar. La fila 3 es ahora visible.

Solución de problemas

Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que incluya las filas ocultas. Presione la tecla Mayúsculas al seleccionar la fila 4 o seleccione la fila 2 y arrástrela para incluir la fila 4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y haga clic en la fila 4. Ahora la fila oculta no se hará visible. Asimismo, si selecciona solo los datos de las filas no liberará la fila oculta. 6. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution2.

  Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formato a las hojas de cálculo

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Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraños que no utiliza o no quiere que puedan verse mientras está trabajando en otras áreas de la hoja de cálculo. Si ejecuta el comando Ocultar, los ocultará de la vista, pero seguirán existiendo en la hoja de cálculo. Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que está encima y la fila que está debajo de la fila o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para mostrar las filas ocultas. Puede utilizar la función Ir a, introducida en la lección 1, para encontrar una fila o una columna oculta y luego hacerla visible.

Transposición de filas o columnas Si transpone una fila o una columna, los datos de la celda cambiarán de orientación. Los datos de la fila se convertirán en datos de columna, y los datos de la columna se convertirán en datos de fila. Puede utilizar el comando Pegado especial para realizar este tipo de copia de celda irregular. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la casilla Transponer para transponer los datos de una columna o fila.

Transponer filas o columnas

Paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Hoja2. 2. Seleccione las filas 2 a 7 y presione Ctrl + C para copiar los datos en el portapapeles. Aparecerá un borde de marquesina verde. 3. Haga clic en la celda A10. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar y seleccione Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial. 5. Active la casilla Transponer, tal como se muestra en la Figura 7-7. Figura 7-7 Cuadro de diálogo Pegado especial

Opción Transponer

6. Haga clic en Aceptar. Los datos aparecerán con los datos de las filas en columnas y los datos de las columnas en filas, tal como se muestra en la Figura 7-8.

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Lección 7 Figura 7-8 Datos transpuestos

Datos originales

Datos transpuestos

7. Haga clic en la pestaña Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. 8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Uso de los temas Se entiende por tema del documento un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden aplicar a un libro completo o a elementos específicos de un libro, como gráficos o tablas. Puede utilizar los temas de un documento para aplicar formato fácilmente a un documento completo y darle una apariencia fresca y profesional. Los temas pueden compartirse en otras aplicaciones de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, lo que permite darle un aspecto uniforme en cuanto a colores, fuentes y efectos a los documentos de Office. (Efectos tales como sombras o biseles modifican la apariencia de un objeto).

Elección de un tema para un libro Excel tiene varios temas de documento predefinidos. Al aplicar un tema a un libro, los colores, las fuentes y los efectos que el tema contiene reemplazan cualquier estilo que ya estuviera aplicado a las celdas o los rangos.

Paso a paso

Elegir de un tema para un libro PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 07 Messenger Theme para esta lección. 2. Con la Hoja1 activa, haga clic en la celda A3. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda y seleccione 20% - Énfasis 4. Se aplicará un fondo púrpura claro al rango de celdas, se reducirá el tamaño de la fuente y el color de la fuente se cambiará a negro. 4. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Temas, haga clic en la flecha del botón Temas para abrir la galería Temas. En la galería aparecerán varios temas integrados. Mueva el puntero del mouse sobre cada tema para ver su efecto en la hoja de cálculo subyacente, lo que se denomina Vista previa dinámica. 5. Busque y seleccione el tema Faceta, tal como se muestra en la Figura 7-9. Acaba de cambiar el tema predeterminado del documento por el tema Faceta. La fuente para los subencabezados y los datos generales cambió de Calibri a Trebuchet MS y el fondo de las celdas A3:I3 ahora es de color rosa claro.

Aplicar formato a las hojas de cálculo

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Figura 7-9 Galería de temas

Tema Faceta 

6. Haga clic en la Hoja2. Observe que la fuente también cambió en esa hoja. 7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda para visualizar la galería Estilos. Observe que las combinaciones de color para los diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplicó un nuevo tema de documento, y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del tema. 8. GUARDE el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

El tema de documento predeterminado de Excel 2013 se llama Office. Los temas de documento son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2013. Si aplica un tema nuevo, cambiarán las fuentes y colores, además del color de las formas, SmartArt, tablas, gráficos y otros objetos. Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o rangos específicos de una hoja de cálculo; los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos (colores, fuentes, líneas y efectos de relleno) a un documento completo. Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema; por lo que aplicar un tema nuevo determina qué fuentes y colores utilizan los estilos. Por eso notó un cambio en la galería Estilos después de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo, los estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin importar el tema aplicado a un documento. Tome nota

Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuación, aumenta el tamaño de la fuente de esa celda, el tamaño de la fuente no cambiará después de aplicar un nuevo tema del documento. Si no cambia el tamaño de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo de celda de encabezado y, a continuación, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se mostrará con el tamaño de fuente predeterminado del nuevo tema.

Modificación de la apariencia impresa y en pantalla de una hoja de cálculo Puede llamar la atención sobre la apariencia en pantalla de una hoja de cálculo mostrando una imagen de fondo. Las líneas de cuadrícula (las líneas que aparecen alrededor de las celdas de la hoja de cálculo), los encabezados de fila y los encabezados de columna también mejoran la apariencia de una hoja de cálculo. En pantalla, estos elementos se muestran de forma predeterminada, pero no se imprimen automáticamente.

Visualización e impresión de las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo Puede elegir mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo. De forma predeterminada, las líneas de cuadrícula están presentes cuando se abre una hoja de cálculo. También puede elegir si se imprimirán las líneas de cuadrícula. Una hoja de cálculo impresa es más fácil de leer cuando se incluyen las líneas de cuadrícula.

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Lección 7

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo

Paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA 07 Messenger Appearance y asegúrese de que la Hoja1 está activa. 2. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Opciones de la hoja, desactive la casilla Vista de cuadrícula. Las líneas de cuadrícula desaparecerán de la hoja de cálculo. 3. Active la casilla Vista de las líneas de cuadrícula para restaurar las líneas de cuadrícula visibles. 4. Active la casilla Imprimir las líneas de cuadrículas, tal como se muestra en la Figura 7-10. Esta acción hará que aparezcan líneas de cuadrícula en la hoja de cálculo impresa. Figura 7-10 Casillas de las líneas de cuadrícula

Casillas Ver e Imprimir para las líneas de cuadrícula

5. Haga clic en el Selector de cuadro de diálogo en el grupo Opciones de la hoja para abrir el cuadro de diálogo Configuración de página. 6. En la pestaña Hoja, observe que está activada la casilla Líneas de cuadrícula. Haga clic en el botón Vista previa de impresión. Las líneas de cuadrícula aparecerán en la vista previa, tal como se muestra en la Figura 7-11. Figura 7-11 Vista previa de impresión que muestra líneas de cuadrícula Las líneas de cuadrícula aparecen en la vista previa.

7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga clic en el botón Atrás para volver a la hoja de cálculo. 8. GUARDE el libro como 07 Messenger Appearance Solution y, a continuación, CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

En la lección 3 se explicó Backstage, vista previa de impresión y algunas opciones de impresión. Vista previa de impresión es la pantalla que aparece al hacer clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir, o si hace clic en Vista previa de impresión en un cuadro de diálogo que proporciona el botón. En Vista previa de impresión, puede ver cómo quedará el documento antes de enviarlo a la impresora.

Inserción de encabezados y pies de página Puede agregar encabezados o pies de página a las hojas de cálculo para proporcionar información útil acerca de la hoja de cálculo, como quién la preparó, la fecha de creación o su última modificación, el número de página, etc. Los encabezados y pies de página son visibles en la vista Diseño de página y aparecen en las impresiones. Un encabezado es una línea de texto que aparece en la parte superior de cada página de una hoja de cálculo impresa. Los pies de página son líneas de texto que aparecen en la parte inferior de cada página. Puede agregar información de encabezado o pie de página predefinida a una hoja de cálculo; insertar elementos tales como números de página, fecha y hora y nombre de archivo; o agregar su propio contenido a un encabezado o pie de página.

Aplicar formato a las hojas de cálculo

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Inserción de un encabezado o pie de página predefinido En la pestaña DISEÑO, el grupo Encabezado y pie de página contiene encabezados y pies de página predefinidos que permiten agregar automáticamente texto al encabezado o el pie de página, como la fecha, el número de página, la cantidad de páginas, el nombre de la hoja y así sucesivamente.

Paso a paso

Insertar un encabezado o pie de página predefinido PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA 07 Messenger Header-Footer y asegúrese de que la Hoja1 está activa. Haga clic en la celda A1. 2. En la pestaña VISTA, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón de vista Diseño de página para ver los encabezados y los pies de página. 3. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central (donde aparece el texto temporal “Haga clic para agregar encabezado”). Haga clic en la pestaña DISEÑO de herramientas de encabezado y pie de página ahora que está activa. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja. &[Tabulación] aparece en el cuadro de texto. 4. En el grupo Navegación, haga clic en Ir al pie de página. Haga clic en el cuadro de texto de pie de página derecho. 5. En el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en la flecha del botón Pie de página y en la última opción de la lista, que combina Preparado por nombre de usuario, fecha actual y número de página. Como el pie de página es más ancho que el cuadro de texto derecho, la mayoría del pie de página se mueve al cuadro de texto central y el número de página aparece en el cuadro de texto derecho, tal como se muestra en la Figura 7-12.

Figura 7-12

Texto de pie de página predefinido

Pie de página predefinido

El número de página se trasladó al cuadro de texto de la derecha 6. GUARDE el libro como 07 Messenger Header-Footer Solution. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Puede rellenar los encabezados y pies de página seleccionando uno o varios elementos predefinidos en Excel, lo que insertará códigos en el encabezado o el pie de página. Cuando se imprime el libro, Excel sustituye estos códigos por la fecha actual, la hora actual, y así sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrán los encabezados y los pies de página mediante la vista previa de impresión en la vista Backstage. Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos de Excel combinan uno o varios elementos. En el ejercicio anterior, insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. A continuación, puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de página en la vista Diseño de página. Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de página seleccionado, podrá modificar la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente de la pestaña INICIO. De esta forma, podrá cambiar el tipo o el tamaño de la fuente, agregar efectos especiales o agregar otras opciones al texto.

Inserción de una marca de agua En la mayoría de documentos, una marca de agua es texto o una imagen que aparece detrás de un documento, similar a un fondo de hoja de Excel. Sin embargo, Excel no imprime fondos de hoja, así que no puede usarse como marca de agua. Excel 2013 no proporciona una característica de marca de agua, pero puede imitar una mostrando un gráfico en un encabezado o un pie de página. Este gráfico aparecerá detrás del texto y se mostrará e imprimirá con el mismo estilo de una marca de agua.

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Lección 7

Paso a paso

Insertar una marca de agua PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Asegúrese de que la Hoja1 esté activa y en la vista Diseño de página. 2. Haga clic en el cuadro de texto de encabezado izquierdo. 3. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Elementos de encabezado y pie de página, haga clic en Imagen. Haga clic en el botón Examinar, navegue a la carpeta de datos de alumnos, seleccione 07 watermark. gif y luego haga clic en Insertar. Excel insertará un código &[Imagen] en el cuadro de texto del encabezado izquierdo. 4. Haga clic fuera del área del encabezado y luego en el icono de vista Normal en la barra de estado. 5. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Imprimir. La vista previa muestra la marca de agua de la hoja de cálculo, tal como se muestra en la Figura 7-13. Haga clic en el botón Atrás para salir de la vista previa de impresión.

Figura 7-13 Hoja de cálculo con una marca de agua

Aparece la marca de agua "CONFIDENCIAL"

6. GUARDE el libro. Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

La marca de agua de este ejercicio se creó usando un programa gráfico sencillo y se guardó como un archivo GIF transparente, por lo que solo el texto y no el fondo de la imagen se muestran como una marca de agua. Puede cambiar el tamaño o escala de la imagen mediante el botón Formato de imagen de la pestaña Diseño del grupo Elementos del encabezado y pie de página. Si hace clic en el botón, se abrirá el cuadro de diálogo Formato de imagen, donde puede seleccionar las opciones que quiera en la pestaña Tamaño. Para quitar la marca de agua, vaya al cuadro de texto de encabezado y elimine el código &[Imagen].

Repetir encabezados y pies de página En las hojas de cálculo que abarcan dos o más páginas, puede indicar a Excel que imprima filas o columnas específicas de cada página para dar a los lectores una mejor perspectiva de los datos que están visualizando. No tendrán que volver a la primera página para ver los encabezados o las etiquetas de columna o fila, que también se conocen como títulos. Los títulos confieren a la hoja de cálculo un aspecto uniforme desde la primera hasta la última página. Paso a paso

Repetir encabezados y pies de página PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Asegúrese de que la Hoja1 esté activa y en la vista Normal. 2. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Configuración de página, haga clic en el botón Imprimir títulos. El cuadro de diálogo Configuración de página se abre en la pestaña Hoja.

Aplicar formato a las hojas de cálculo

99

3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto Área de impresión. Este es el rango de todos los datos de la Hoja1 que se imprimirán. 4. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba 1:4, tal como se muestra en la Figura 7-14. De este modo, se repetirán las cuatro primeras filas de la hoja de cálculo, lo que incluye los encabezados de columnas, en cada página. Figura 7-14 Cuadro de texto del área de impresión Filas que se repetirán en la parte superior (también llamadas títulos impresos)

Cuadro de diálogo Configurar página, pestaña Hoja

5. Haga clic en Vista previa de impresión. Aparecerá la ventana Vista previa de impresión. Haga clic en la flecha dirigida a la derecha de la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda página. Las cuatro primeras filas de la hoja de cálculo aparecerán en la segunda página (vea la Figura 7-15). Haga clic en la flecha dirigida a la izquierda para volver a la vista previa de la página 1. Figura 7-15 La vista preliminar muestra que las primera cuatro filas de la hoja de cálculo aparecen en la segunda página.

Las primeras cuatro filas de la hoja de cálculo se repiten

Flechas de navegación 6. Haga clic en el botón Atrás para volver a la hoja de cálculo. 7. GUARDE el libro y CIERRE el archivo. Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Preparación de un documento para su impresión Cuando los datos de una hoja de cálculo se imprimen en más de una página, puede utilizar varios comandos para configurar el documento y que se imprima de forma bien organizada y fácil de leer. El comando Vista previa de salto de página de la pestaña VISTA controla dónde se producen los saltos de página, lo que le permite dividir los datos en los puntos más lógicos. También puede cambiar los márgenes de página, la orientación de la hoja de cálculo y aplicar una escala a la hoja de cálculo para que incluya más datos en una sola página.

Escalado de una hoja de cálculo para caber en una página impresa Escalado se refiere a reducir o aumentar el resultado impreso en un porcentaje del tamaño real. Uno de los usos del escalado consiste en cambiar el tamaño de un documento para que quepa en una sola página. Antes de intentar cambiar el escalado de la salida de una hoja de cálculo, deben establecerse la anchura y la altura máximas en Automático.

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Lección 7

Escalar una hoja de cálculo para que quepa en una página impresa

Paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA 07 Messenger Print. Asegúrese de que la Hoja1 esté activa y en la vista Normal. 2. En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Configuración de página, haga clic en Orientación y compruebe que Vertical esté seleccionado. 3. En el grupo Ajustar área de impresión, haga clic en la flecha Altura y seleccione 1 página. Se reduce la escala de la hoja de cálculo para que encajen todas las filas en la misma página. 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que todas las filas aparecen en la página y que el contenido es mayor de lo que era previamente, tal como se muestra en la Figura 7-16. Cuando se reduce el resultado, se contraen la altura y el ancho proporcionalmente. Figura 7-16 Visualización de la hoja de cálculo después de escalarla para que se ajuste a una sola página

El contenido se comprime para caber en una sola página

5. GUARDE el libro como 07 Messenger Print Solution y CIERRE el archivo. CIERRE Excel.

Por lo general, una hoja de cálculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir en una sola página. También puede ampliar la hoja para que los datos parezcan más grandes y llenen más de una página impresa. Cuando los cuadros de anchura y altura están configurados en Automático, puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir el escalado de la salida impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un 5 %. Tome nota

La configuración de anchura y altura debe establecerse en Automático si quiere especificar una escala como el 75 %.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1.  ¿Cómo se aumenta o disminuye el ancho de una columna? a.  Haciendo clic con el botón derecho en cualquier parte de la columna y seleccione Formato de celdas. b.  Utilizar el cuadro de diálogo Configuración de página. c.  Arrastrar el límite junto al encabezado de columna. d.  Seleccionar un valor de Ancho en el grupo Ajustar área de impresión en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA.

Aplicar formato a las hojas de cálculo

2.  ¿Qué cuadro de diálogo utiliza para transponer filas y columnas? a.  Configuración de página b.  Pegado especial c.  Ancho de columna d.  Altura de fila



3.  ¿Dónde están las casillas que se pueden seleccionar para ver o imprimir líneas de cuadrícula? a.  En Vista previa de impresión b.  En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas c.  En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Opciones de la hoja d.  En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Configuración de página



4.  ¿Cómo se muestra una fila o una columna oculta? a.  Seleccionando un rango de celdas de la fila o columna, haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Mostrar. b.  Utilizar el cuadro de diálogo Configuración de página. c.  Quitar todos los saltos de página. d.  Seleccionar las filas o columnas que se encuentran antes y después de las filas o columnas ocultas, hacer clic con el botón derecho y seleccionar Mostrar.



101

Rellene los espacios en blanco Complete las oraciones siguientes escribiendo la palabra o palabras correctas en los espacios en blanco proporcionados.

1. El ___ es la línea entre las filas o columnas.

2. Un __________ es una línea de texto que aparece en la parte superior de cada página de una hoja de cálculo impresa.



3. __________ es la medida de arriba abajo de una fila, medida en puntos.



4. La letra de identificación de la parte superior de una columna se llama el __________.



5. Por __________ se entiende reducir o aumentar el resultado impreso a un porcentaje del tamaño real.



6. Por __________ se entiende un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden aplicar a un libro completo o a elementos específicos de un libro, como gráficos o tablas.

Proyecto Proyecto 7-1: Practicar trabajando con filas y columnas Utilice la hoja de cálculo para la escuela de Bellas Artes para practicar el trabajo con filas y columnas. PREPÁRESE. inicie Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. Abra 07 Fine Art de los archivos de datos de esta lección. 2. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato, apunte Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar columnas. Ahora, la columna D está oculta. 4. Haga clic en el encabezado de la columna B para seleccionar la columna completa. 5. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de columna, escriba 11 en el cuadro de texto del ancho de columna y haga clic en Aceptar. 6. Haga doble clic en el doble límite entre los encabezados de columna C y E. Aparecerá la columna D. 7. Haga clic en el encabezado de la fila 11, haga clic con el botón derecho y seleccione Insertar. 8. Escriba lo siguiente en la fila en blanco: Nombre Apellido Materia Bruce Keever Escultura

Fecha de inscripción 10/15/2012

GPA =SUMA(3.4+3.5+3.7)/3

9. Haga clic en el signo más (+) a la derecha de la Hoja1 para crear una hoja de cálculo nueva en blanco.

102

Lección 7 10. Haga clic en Hoja1, seleccione A2:E15 y presione Ctrl + C para copiar el contenido en el portapapeles. 11. Haga clic en Hoja2 y luego en la celda A1. 12. En la pestaña INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar y seleccione Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial. 13. Active la casilla Transponer y, a continuación, haga clic en Aceptar. 14. En la Hoja2, seleccione todo el contenido. 15. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Autoajustar ancho de columna. 16. Haga clic en la Hoja1. 17. GUARDE el libro como 07 Fine Art Solution y CIERRE el archivo. Cierre Excel.

Administración de hojas de cálculo

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Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Organizar hojas de cálculo

Copiar y mover hojas de cálculo.

1.1.6

Cambiar el orden de la hoja de cálculo.

1.2.3

Cambiar el color de las pestañas de las hojas de cálculo.

1.3.1

Ocultar las hojas de cálculo.

1.4.1

Agregar hojas de cálculo a libros existentes.

1.1.5

Demostrar cómo usar el zoom.

1.4.9

Inmovilizar paneles.

1.4.11

Buscar datos en un libro.

1.2.1

Buscar y reemplazar datos.

2.1.2

Mostrar cómo se usa Ir a.

1.2.4

Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla

Buscar y reemplazar datos

Trabaja para un servicio de administración de oficinas que cuenta con un club de atletismo local entre sus clientes. El club dispone de un balneario, que registra sus reservas por separado del resto del club. La forma en que el balneario organiza sus registros; es decir, los clientes de cada día se registran en una hoja de cálculo de Excel individual y las transacciones de cada semana se registran en un archivo de libro. Cada nueva semana comienza con una especie de "plantilla", que contiene un formulario para los clientes del lunes. Su trabajo consiste en registrar las transacciones de cada cliente en su propia línea de la hoja de cálculo, para que los totales de esa hoja reflejen los totales finales del día. Para cada nuevo día de la semana, debe agregar nuevas hojas en el libro utilizando la hoja del lunes como formulario. Por lo tanto, debe saber cómo agregar, mover y cambiar los componentes de un libro de Excel, así como cambiar la vista de los datos en las hojas de cálculo de ese libro, para que sean más fáciles de administrar.

Orientación sobre el software Administración de hojas de cálculo Un libro de Excel es como una colección de todo aquello que se suele registrar sobre papel o guardar en una carpeta que después se archiva en un armario. Un libro no tiene por qué incluir el contenido de todo el gabinete, simplemente los registros que pertenecen a un tema. Así, por ejemplo, un libro puede estar formado por las transacciones que tienen lugar durante un período de tiempo, como una semana o un mes específico. Si realiza el seguimiento del tiempo de los clientes, podría crear un libro donde se desglosara en categorías a qué dedican su tiempo los clientes y donde cada pestaña correspondiera a

103

104

Lección 8

una categoría. Si se factura a los clientes en diferentes ciclos, tal vez necesite un libro donde se muestre cuándo facturar a cada cliente. Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por subcategorías de días, como los registros de un balneario. Otra opción consiste en que cada hoja represente un determinado departamento de ventas. Con esto se asume que el libro se utiliza como libro mayor y que Excel también se puede utilizar para muchos otros fines además de para realizar un seguimiento de las cuentas empresariales. En esta lección, se familiarizará con la forma en que un libro contiene hojas de cálculo y cómo se pueden manipular dichas hojas dentro de un libro, como si reorganizase el contenido de una carpeta de su escritorio. Sin embargo, a diferencia del viejo cajón de escritorio, dispone de algunas herramientas que le recordarán que está usando un equipo, como por ejemplo el comando Buscar que le ayudará a buscar contenidos determinados. Los comandos de esta lección se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos en la pestaña INICIO (vea la Figura 8-1). Figura 8-1 Comandos para organizar hojas de cálculo Menú desplegable de administración de las hojas de cálculo Menú contextual de administración de las hojas de cálculo

Ocultar y mostrar hojas de cálculo Mover y copiar hojas de cálculo

Eliminar hojas cálculo de un libro

Insertar hojas de cálculo

Organizar hojas de cálculo Un libro de Excel nuevo tiene, de forma predeterminada, una hoja en blanco. Tal vez necesite solamente una, aunque puede agregar más cuando necesite varias hojas de cálculo para el mismo tema. No existe un límite práctico para la cantidad de hojas de cálculo que un libro puede contener. El orden de las hojas de cálculo de un libro se determina mediante la secuencia de las pestañas ubicadas en la parte inferior de la ventana de Excel. Utilice estas pestañas para cambiar entre las hojas de cálculo en la ventana. De esta manera, puede organizar las hojas de cálculo en un orden razonable que le ayude a encontrarlas con mayor facilidad y mantener el contenido relacionado agrupado.

Copia de hojas de cálculo Existe una clara diferencia entre copiar el contenido de una hoja de cálculo en otra hoja de cálculo y copiar hojas de cálculo completas. Aquí abordaremos esta última tarea. Uno de los principales motivos para ejecutarla es que con ella podrá crear un formulario nuevo con un estilo y un formato idénticos a otro formulario ya existente, para poder introducir datos nuevos.

Administración de hojas de cálculo

105

Es como si fuera un tipo de libro mayor que se publica para sí mismo, de hoja en hoja. Tal vez tenga que eliminar de la hoja que acaba de producir algunos o todos los datos copiados, según la cantidad de datos que ya haya introducido y hasta qué punto se aplican a la nueva hoja de cálculo. Copiar una hoja de cálculo también implica que se duplique todo, tanto el formato, como los datos y las fórmulas.

Copiar una hoja de cálculo

paso a paso

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel. 1. ABRA el libro 08 Spa Services de esta lección. 2. GUARDE el libro en la carpeta de lección 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution. 3. Con la hoja de cálculo del lunes activa, haga clic en la pestaña INICIO y, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 4. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrirá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Aquí, la lista de hojas previas muestra la secuencia actual de hojas de cálculo del libro, aunque solo haya una. La hoja seleccionada representa la ubicación delante de la cual desea poner la hoja copiada. 5. En la lista de hojas previas, seleccione (mover al final). A continuación, seleccione el cuadro Crear una copia y haga clic en Aceptar. Se insertará una copia de la hoja del lunes al final de la secuencia, a la derecha de la búsqueda. La nueva hoja de cálculo recibirá el nombre predeterminado de Lunes (2). 6. Haga clic en la pestaña Lunes de la hoja de cálculo. A continuación, haga clic y mantenga presionada la pestaña Lunes y luego mantenga presionada la tecla Ctrl. El puntero cambiará y pasará de ser una flecha a un papel con un signo más en él. 7. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha abajo que está justo encima de la barra de pestañas apunte a la línea divisoria que está a la derecha de Lunes (2). Suelte el botón del mouse y la tecla Ctrl. Se creará una hoja de cálculo nueva, con la pestaña justo a la derecha de donde apuntaba la flecha abajo. Su nombre es Lunes (3). 8. Con Lunes (3) activo, haga clic en la celda B4 y escriba la fecha 19/02/2013. 9. Seleccione las celdas B8:H13. 10. A partir de la celda B8, escriba los datos siguientes, omitiendo las celdas que no tienen una "x" o un número (vea la Figura 8-2): Sarah

351

x

 

x

 

0.5

Elena

295

x

x

x

x

1

Clarisse

114

 

 

x

 

 

Genevieve

90

x

x

x

 

1

Abhayankari

205

x

x

x

x

1

Regina

34

 

 

x

 

 

Figura 8-2 Hoja de cálculo completa de los servicios de balneario

11. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

106

Lección 8

Cuando necesite una hoja de cálculo nueva con los estilos, formato y fórmulas que funcionan bien en otra hoja de cálculo ya existente, es fácil copiar simplemente esa hoja y ponerla en la ubicación del libro donde debe ir. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de agregar datos en ella, aunque esto no sea siempre posible. La hoja de cálculo que copió contiene un duplicado de los datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fácilmente los datos sin quitar el formato que quería copiar primero. En el ejercicio anterior, utilizó dos métodos para copiar una hoja de cálculo y obtuvo un libro de tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate de uno temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un número entre paréntesis como, por ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o copiar hoja del menú Formato, la tarea será más explícita, ya que se mostrará un cuadro de diálogo con todas las opciones. El segundo método es más bien un atajo en el que mantiene el puntero sobre la pestaña de la hoja de cálculo mientras presiona Ctrl y mueve la hoja copiada a la nueva ubicación. El puntero del mouse le ayudará ya que señala simbólicamente que está copiando una hoja de cálculo. Puede utilizar cualquier método que prefiera.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo Se supone que el nombre que Excel asigna a una hoja de cálculo recién copiada es temporal, ya que Excel no puede adivinar el nombre que desea darle. En el ejemplo, evidentemente no queremos varios lunes y, por otra parte, el día para el que acaba de introducir transacciones es el martes. paso a paso

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga doble clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lunes (3) para seleccionar el nombre. 2. Escriba Martes y presione Entrar. El nuevo nombre aparecerá en la pestaña. 3. Repita este proceso para la pestaña de hoja de cálculo Lunes (2) y cámbiele el nombre por Miércoles. 4. Con la hoja de cálculo Miércoles activa, seleccione la celda B4 y escriba la fecha 20/02/2013. 5. Seleccione las celdas B8:H15. 6. A partir de la celda B8, escriba los siguientes datos y omita las celdas que no tienen una "x" o un número (vea la Figura 8-3): Regina

210

 

x

 

 

 

Ángela

44

x

x

x

 

1.5

Ariel

191

x

x

x

x

1

Micaela

221

x

x

 

x

1

Julie

118

 

 

x

x

 

Yolanda

21

x

x

x

x

1

Gwen

306

x

x

x

 

1

Elizabeth H.

6

x

x

x

x

1

Administración de hojas de cálculo

107

Figura 8-3 Hoja de cálculo Miércoles completa

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Cambiar la posición de las hojas de cálculo de un libro Si tiene que entregar una carpeta de archivos llena de documentos importantes a alguien con responsabilidades, como su jefe, seguramente la secuencia de documentos de esa carpeta será importante. Probablemente, no meterá dentro de la carpeta un montón de papeles de cualquier manera, porque es posible que su jefe sea el tipo de persona que lee el contenido de la carpeta de principio a fin o en orden cronológico. El mismo principio se aplica a la organización de las hojas de cálculo de un libro. No le ayudará no disponer de una secuencia de organización adecuada, aunque al principio no sea evidente y tuviera que inventar una secuencia por sí mismo. paso a paso

Cambiar la posición de las hojas de cálculo de un libro PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Martes. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 2. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrirá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. 3. Para asegurarse de que Martes aparece antes que Miércoles, en la lista de hojas previas, haga clic en Miércoles y luego en Aceptar. 4. Haga clic y mantenga presionada la pestaña de la hoja de cálculo Buscar. El puntero cambiará y pasará de ser una flecha a un papel sin un signo más. 5. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha hacia abajo que está justo encima de la barra de pestañas apunte a la línea divisoria que está a la derecha de Miércoles. Suelte el botón del mouse. La hoja de cálculo Buscar cambiará de posición al final de la secuencia sin que cambie su contenido. 6. Haga clic en la pestaña Lunes de la hoja de cálculo. 7. Seleccione las celdas B8:H11. 8. Comenzando por la celda B8, introduzca los siguientes datos, omitiendo las celdas sin una "x" o un número: Barbara C.

15

x

x

x

x

1

Regina

210

x

 

x

 

1

Ellen

301

 

x

 

x

 

Genevieve

213

x

x

x

x

1

9. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

108

Lección 8 Tome nota

La hoja de cálculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando guardó por última vez el libro, independientemente de dónde se encuentra dicha hoja en el orden de pestañas.

Cambiar el color de una pestaña de hoja de cálculo En Excel 2013, las "pestañas" que denotan los nombres de las hojas de cálculo de un libro no se parecen mucho a las pestañas de la vida real. El color es una característica que las pestañas tienen en el mundo real, en especial cuando se usan para clasificar documentos en carpetas. Si su empresa ya utiliza una codificación de colores para señalar categorías de documentos que se encuentran en el archivador o si solo necesita un toque de color para ayudarle a distinguir mejor entre las hojas de cálculo de un libro, puede aplicar una franja de color debajo de la etiqueta de la pestaña de cada hoja de cálculo.

Cambiar el color de una pestaña de hoja de cálculo

paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Lunes. 2. En el menú contextual, haga clic en Color de pestaña. 3. En el menú emergente, en Colores estándar, haga clic en Rojo. Excel aplicará un ligero tono rojo a la pestaña Lunes de la hoja de cálculo. 4. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Martes. Observe que ahora la pestaña Lunes de la hoja de cálculo tiene el color rojo fuerte que eligió. Excel solo aplica el tono degradado a la pestaña de la hoja de cálculo visible en esos momentos para que sobresalga sobre las demás. 5. Repita el proceso de selección de color para las pestañas Martes y Miércoles de la hoja de cálculo y elija respectivamente naranja y amarillo. 6. Haga clic en la pestaña Buscar de la hoja de cálculo. Ahora, la barra de pestañas debe aparecer tal como se muestra en la Figura 8-4. Figura 8-4 Pestañas de la hoja de cálculo con color

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Administración de hojas de cálculo Tome nota

109

Si copia una hoja de cálculo cuya pestaña ya tiene color, dicho color se copiará en la nueva hoja de cálculo junto con el contenido y el formato.

Ocultar y mostrar hojas de cálculo No siempre es necesario que todos los elementos de datos de un libro estén visibles para todos los usuarios, en especial si está enseñando a un nuevo usuario del equipo a trabajar con Excel y no quiere confundir a esa persona. Por ejemplo, muchos de los libros contienen tablas de búsqueda y otros datos auxiliares. Es posible que de vez en cuando deba actualizarlas, pero no es necesario que se visualicen siempre para los que utilizan el libro. Por esta razón, puede ocultar una hoja de cálculo y mostrarla para volver a trabajar con ella. El hecho de que una hoja de cálculo esté oculta no significa que sea confidencial, ya que es fácil mostrar todas las hojas de cálculo y Excel sabe que sigue en el libro. Ocultar simplemente saca elementos de delante de la vista, como si estuviera guardando algo en un cajón del escritorio.

paso a paso

Ocultar y mostrar una hoja de cálculo PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Con la pestaña Buscar de la hoja de cálculo activa, en la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 2. Haga clic en Ocultar y mostrar y luego en Ocultar hoja. La hoja Buscar dejará de estar visible. 3. Haga clic sucesivamente en Formato, Ocultar y mostrar y Mostrar hoja. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar. 4. Asegúrese de que Buscar esté seleccionado en la lista de hojas de cálculo Mostrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. La hoja de cálculo Buscar reaparecerá y se activará. 5. En la hoja de cálculo Buscar, seleccione la celda B3. 6. Escriba 70 y presione Entrar. 7. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de cálculo Buscar y, a continuación, haga clic en Ocultar. Volverá a desaparecer la hoja de cálculo Buscar, aunque el cambio que realizó en un precio se reflejó en las demás hojas que se refieren a él. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Tome nota

Cuando un libro contiene hojas de cálculo ocultas, el comando Mostrar hoja está habilitado en el menú Formato, mientras que el comando Mostrar está habilitado en el menú contextual cuando se hace clic con el botón derecho en cualquier pestaña. Para ocultar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl, haga clic en la pestaña de todas las hojas que desee ocultar, haga clic con el botón derecho en cualquiera de esas pestañas y, por último, haga clic en Ocultar en el menú contextual. Asimismo, puede mostrar únicamente una hoja de cálculo a la vez. Haga clic con el botón derecho en cualquier pestaña visible y haga clic en Mostrar para que aparezca el cuadro de diálogo Mostrar con la lista Mostrar hoja donde podrá elegir una hoja de cálculo para que sea visible.

Inserción de una hoja de cálculo nueva en un libro Cuando crea un libro nuevo con la última versión de Excel, se inserta únicamente una hoja de cálculo. Sin embargo, para la mayoría de las tareas cotidianas, le sorprenderá descubrir con qué frecuencia necesita más de una hoja. Un libro nunca puede estar demasiado lleno, al menos desde la perspectiva de Excel. Podría estar agregando hojas de cálculo continuamente, aunque en la vida real es más práctico y más fácil mantener solo unas cuantas páginas. Si las tareas se vuelven tan complejas que necesita decenas de hojas de cálculo a la vez, tal vez le interese dividir las hojas entre varios libros. Excel reconoce las referencias de celda que traspasan los límites del libro, por lo que los libros no se limitarán a las hojas de cálculo que solo están relacionadas entre sí.

110

Lección 8

Insertar una hoja de cálculo nueva en un libro

paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Miércoles. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha abajo junto a Insertar (vea la Figura 8-5).

Figura 8-5 Menú Insertar

3. Haga clic en Insertar hoja. Se creará una hoja de cálculo en blanco nueva y su pestaña se insertará delante de la pestaña de la hoja activa (Miércoles). Excel le asignará un nombre temporal que empieza por Hoja y va seguido de un número. 4. Mueva la hoja de cálculo nueva hasta el final de la secuencia de pestañas. 5. Cambie el nombre de la hoja de cálculo nueva a Encuesta. 6. Vuelva a hacer clic en la pestaña de la hoja de cálculo Miércoles. 7. Haga clic en el botón + de la derecha de las pestañas de la hoja de cálculo. Se creará otra hoja de cálculo nueva con un nombre temporal y esta vez la pestaña se insertará después de Miércoles. 8. Cambie el nombre de los totales de esta hoja de cálculo nueva. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Eliminación de una hoja de cálculo de un libro Quitar una hoja de cálculo de un libro y de su secuencia de pestañas es un proceso sencillo, al menos en principio. Probablemente los problemas vengan después, al tener que conciliar fórmulas que podrían hacer referencia a datos que se encuentran en la hoja eliminada. Compruebe que no se haga referencia al contenido de una hoja de cálculo que está a punto de borrar o que ningún elemento de otra hoja de cálculo haga referencia a dicho contenido. paso a paso

Eliminar una hoja de cálculo de un libro PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Totales. 2. En la tabla INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha abajo junto a Eliminar. 3. Haga clic en Eliminar hoja. Se eliminará la hoja de cálculo de totales y su pestaña desaparecerá. 4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Encuesta y en Eliminar. Se eliminará la hoja de cálculo Encuesta y su pestaña desaparecerá. 5. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por error en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede deshacer la eliminación de una hoja de cálculo de un libro. Para evitar la pérdida de horas de trabajo, guarde con frecuencia el libro. De esa manera, si elimina por accidente una hoja de cálculo, al menos podrá recuperar una versión ligeramente más antigua del archivo guardado.

Administración de hojas de cálculo

111

Trabajo con varias hojas de cálculo Una de las ventajas de tener varias hojas de cálculo de un libro basadas en el mismo formulario es que siempre que aparezcan datos en la misma celda o celdas de cada uno, puede seleccionarlos todos, realizar cambios en los datos una vez y hacer que se reflejen en todas las hojas al mismo tiempo. Excel no sabe de antemano qué hojas de cálculo son iguales o similares, así que el usuario tiene que seleccionarlas primero y reunirlas en un grupo. Cuando la palabra [Grupo] aparece en la barra de título, significa que Excel agrupó las hojas. Cuando vea [Grupo], todo lo que escriba en una hoja del grupo, o determinados cambios que realice en una hoja del grupo, se reproducirán en todas las demás. Para reanudar el trabajo individual en una hoja de cálculo, primero deberá desagrupar las hojas de cálculo.

Trabajo con varias hojas de cálculo de un libro El usuario puede ver partes de varias hojas de cálculo de un libro al mismo tiempo. Esto es útil cuando sea necesario realizar comparaciones entre los datos que aparecen en dichas hojas. No es preciso cerrar una ventana y abrir otra, ir y venir entre ellas y recurrir a la memoria para recordar los detalles de lo que no se ve. En el siguiente ejercicio, agrupará un grupo de hojas de cálculo para prepararlas para realizar cambios que afectarán a todas ellas y las dispondrá en pantalla para comparar el contenido.

paso a paso

Trabajar con varias hojas de cálculo de un libro PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution 2. 2. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de cualquier hoja de cálculo y haga clic en Seleccionar todas las hojas. Ahora, en la barra de título se lee Solución para la semana de servicios de balneario del 18/02/13 2.xlsx [Grupo]. Todas las hojas de cálculo visibles están en este grupo, mientras que las hojas de cálculo ocultas están excluidas. Aunque ahora todas las pestañas de las hojas de cálculo están en negrita, la hoja de cálculo activa sigue estando resaltada en verde. 3. Seleccione las celdas I8:M33. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Número, haga clic en $ (formato de número de contabilidad). Los formatos de celda para el rango cambian a un estilo de moneda donde se alinea el signo de dólar a la izquierda y el valor se alinea a la derecha con dólares y centavos. La columna K (Facial) es demasiado estrecha para su contenido, por lo que sus valores se leen como ####. 5. Ajuste el ancho de la columna K para ajustar su contenido. 6. Seleccione la columna M. 7. En el grupo Fuente, haga clic en B (negrita). Ahora, todas las celdas de la columna M están en negrita. 8. Haga clic en la pestaña de una hoja de cálculo que no sea Miércoles. Ahora, las hojas de cálculo se han desagrupado, pero los cambios realizados en la hoja anterior se reflejan en las tres hojas de cálculo, tal como muestra la hoja de cálculo Miércoles reformada. 9. Seleccione la hoja de cálculo Lunes. 10. En la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. Aparecerá una nueva ventana de Excel que también contiene la hoja de cálculo Lunes. 11. Con la nueva ventana activa, seleccione la hoja de cálculo Martes. 12. Haga clic en la pestaña Ver y vuelva a hacer clic en Nueva ventana. Aparecerá otra ventana. 13. Con esta nueva ventana activa, seleccione la hoja de cálculo Miércoles. 14. En la pestaña VER, en el grupo Ventanas, haga clic en Organizar todas. Se abrirá el cuadro de diálogo Organizar ventanas. 15. En el cuadro de diálogo, haga clic en Vertical y luego en Aceptar. Excel reorganizará las tres ventanas para que aparezcan tal como se muestra en la Figura 8-6.

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Lección 8 Figura 8-6 Hojas de cálculo con mosaico vertical

HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Supongamos que agrupó varias hojas de cálculo, tal como aprendió previamente. Cuando intenta copiar o cortar datos de una hoja de cálculo de un grupo, Excel asume que está intentando extraer dichos datos de todo el grupo. Así que cuando intenta pegar dichos datos en una hoja de cálculo individual y desagrupada (tal vez en otro libro), no puede. Esto se debe a que Excel espera que el área en la que pega datos tenga el mismo tamaño que los datos cortados o copiados, que en este caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar en un grupo de hojas de cálculo que es igual que el punto de donde proviene el área cortada o copiada, sí podrá realizar esta operación. Tome nota

Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestañas de hojas de cálculo en la barra de pestañas, como es el caso de la Figura 8-6, las flechas de desplazamiento izquierda y derecha aparecerán una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice dichas flechas para deslizar las pestañas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que busca.

Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla Microsoft Windows en general es aproximadamente del tamaño de su pantalla. La mayoría de las veces, intenta presentar el contenido de los documentos, como las hojas de cálculo Excel, con aproximadamente el mismo tamaño que tendrían si las imprimiera sobre papel. Ese tamaño aproximado es lo que Excel llama "100 %". Por lo tanto, una ampliación del 50 % equivale aproximadamente a la mitad del tamaño que la hoja de cálculo tendría si estuviera impresa, mientras que el 200 % equivale a dos veces el tamaño. Puede ajustar o hacer zoom en esta ampliación de pantalla en cualquier momento para que sea más fácil leer el contenido, o para ajustar más contenido en la pantalla al mismo tiempo, sin afectar el tamaño de la hoja de cálculo cuando la imprima. Cuando guarda el libro, Excel guarda la ampliación de cada una de las hojas. Está familiarizado con el vidrio de la ventana de su casa. En algunas aplicaciones de Windows, entre ellas Excel, un panel es una porción de una ventana dividida. A menudo con las hojas de cálculo que utiliza como formularios, reserva una fila de celdas para utilizarlas como etiquetas. Pero cuando la cantidad de datos que agrega a dicho formulario se hace demasiado grande, puede perder vista la etiqueta de la fila cuando necesita desplazarse hacia abajo. Excel le da una forma de inmovilizar partes de una hoja de cálculo en la pantalla para que cuando se desplace hacia abajo, o incluso cuando cambie la ampliación, no pierda la noción de los elementos a los que se refieren las etiquetas.

Administración de hojas de cálculo

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Usar Zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla

paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution 3. 2. Maximice la ventana que contiene la hoja de cálculo Lunes. 3. Seleccione la celda B8. 4. Para aumentar la ampliación, haga clic y mantenga presionado el control de zoom de la esquina inferior derecha (vea la Figura 8-7) y mueva el puntero hacia la derecha. El zoom máximo es de 400 %. Observe que la ventana acerca la celda que seleccionó. Figura 8-7 Zoom máximo en una hoja de cálculo

5. Haga clic en la pestaña VER y, en el grupo Zoom, haga clic en 100 %. La hoja de cálculo retomará la ampliación estándar. Desplácese hasta la parte superior de la hoja de cálculo para que la fila 1 esté visible otra vez. De ser necesario, desplácese hacia la izquierda para poder ver la columna A otra vez. 6. En la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Inmovilizar paneles en el menú que aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada (B8) ahora están inmovilizadas para el desplazamiento. 7. Desplácese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas de la fila 7. Observe que las filas 1 a 7 permanecen en su lugar (vea la Figura 8-8). Figura 8-8 Hoja de cálculo con paneles inmovilizados

Línea de inmovilización vertical

Línea de inmovilización horizontal

8. Presione Ctrl + Inicio para desplazar la hoja de cálculo hasta la parte superior. En la el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Liberar paneles. Las líneas delgadas que identifican los bordes inmovilizados de la hoja de cálculo desaparecen. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

114

Lección 8

Si estás acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo, puede utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba) o alejarse (abajo) a una hoja de cálculo.

Buscar y reemplazar datos Si anteriormente ha usado un procesador de textos como, por ejemplo Microsoft Word, probablemente habrá ejecutado el comando Buscar, que localiza un pasaje de texto. Y si ha escrito una carta o una nota, tal vez haya usado Buscar y reemplazar para cambiar la ortografía de una palabra a través de un documento. Excel tiene un comando Buscar y un comando Reemplazar que funcionan de manera similar, salvo que navegan por las celdas en lugar de los párrafos.

Localización de datos con el comando Buscar Con Excel, puede utilizar el comando Buscar para buscar texto que ha introducido como datos, como el nombre de una persona, así como valores que sean resultado de fórmulas. Se trata de una capacidad interesante ya que si, por ejemplo, está seguro de que el valor $10.000 aparece en una celda pero nunca ha escrito esos dígitos directamente en el sistema, podrá encontrarlos, aunque sea la suma de una columna o el resultado de una fórmula. Tome nota

El comando Buscar no busca contenido de una hoja de cálculo oculta.

Localizar datos con el comando Buscar

paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Seleccione la hoja de cálculo Lunes. Seleccione la celda B8. 2. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar (el botón de los binoculares). Haga clic en Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 3. En el cuadro de diálogo, haga clic en Opciones. El cuadro de diálogo se ampliará. 4. Haga clic en la flecha desplegable Dentro y, en la lista desplegable, haga clic en Libro. 5. Haga clic en la flecha desplegable Buscar en y, en la lista desplegable, haga clic en Valores. 6. Haga clic en el cuadro de texto Buscar: elimine el contenido que aparezca ahí y escriba Ángela. Haga clic en Buscar siguiente. La ventana del libro se trasladará a Miércoles y seleccionará automáticamente Ángela en la celda B9. Mientras tanto, aparecerá el cuadro de diálogo tal como se muestra en la Figura 8-9.

Figura 8-9 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

Administración de hojas de cálculo

115

7. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuación, escriba Beth. Haga clic en Buscar siguiente. Excel resaltará la celda B15, cuyo contenido incluye "beth" en el medio de la celda y en mayúscula no coincidente. 8. Seleccione la celda B9. 9. En el cuadro de diálogo, haga clic en Coincidir mayúsculas y minúsculas y luego en Buscar siguiente. Esta vez, Excel informa que el texto no se puede encontrar, ya que busca un nombre que comienza con una "B" mayúscula. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje. 10. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuación, escriba 420. Haga clic en Buscar todos. El cuadro de diálogo mostrará un informe detallado en el que se enumeran todas las celdas del libro que contienen el valor 420. En este caso, apunta a todos los lugares donde los clientes pagaron "el trabajo" por todos los servicios junto. 11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja esté marcada como Martes. Excel mostrará la hoja de cálculo Martes y seleccionará la celda M9, que contiene una entrada por USD $420.00. 12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. 13. Cierre las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solución de problemas

Cuando elige la opción Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar: en su totalidad. Por ejemplo, en este caso una búsqueda de "Elizabeth" omitiría la celda que contiene "Elizabeth H", si la opción Coincidir con todo el contenido de la celda está seleccionada.

Reemplazar datos con el comando Reemplazar Las funciones para buscar y reemplazar texto se encuentran en el mismo cuadro de diálogo, aunque Excel le ofrece dos maneras de abrirlo. Es posible que ya haya observado la pestaña Buscar en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. La pestaña Reemplazar está a su lado. El comando Reemplazar difiere de Buscar solo en un aspecto importante, agrega un cuadro de texto para el contenido que pretende insertar en las coincidencias que Excel encuentra. De esta forma, si escribe incorrectamente un nombre en todo un libro, puede corregirlo una única vez y reflejar dicha corrección en todas partes. paso a paso

Reemplazar datos con el comando Reemplazar PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Seleccione la hoja de cálculo Miércoles. Seleccione la celda B8. 2. En la tabla INICIO, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Reemplazar en el menú. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (vea la Figura 8-10). 3. Asegúrese de que el cuadro de diálogo está ampliado y que se haya seleccionado la opción Libro para Dentro de. 4. Si el cuadro de texto Buscar qué muestra el contenido de la búsqueda anterior, haga doble clic en el cuadro de texto y presione Eliminar para borrar el contenido. 5. Haga clic en el cuadro de texto Buscar: y escriba Micaela. 6. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar por y escriba Michaela. Ahora, el cuadro de diálogo debe aparecer como se muestra en la Figura 8-10.

Figura 8-10 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar elegida

116

Lección 8 7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscará todas las instancias de Micaela y agregará una "h" en medio (corrección del error ortográfico del cliente) y, a continuación, le notificará cuando haya finalizado el trabajo. Excel realizará un reemplazo. 8. Haga clic en Aceptar y luego en Cerrar. GUARDE el libro. CIERRE Excel.

Solución de problemas

Use Reemplazar todos solo cuando esté seguro de que necesita reemplazar todas las instancias de un texto o un elemento de los datos. Habrá ocasiones en las que necesitará reemplazar solamente algunas instancias, pero no todas, y es imposible explicarle a Excel cómo elegir las que cambian y las que no.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de eliminar una hoja de cálculo de un libro? a.  Hacer clic con el botón derecho en una pestaña de hoja de cálculo y hacer clic en Eliminar. b.  Presionar Ctrl + A para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo y presionar Suprimir. c.  Hacer clic en la flecha desplegable que está junto a Eliminar en la pestaña del menú Inicio y hacer clic en Eliminar hoja. d.  Seleccionar un grupo de hojas de cálculo, hacer clic con el botón derecho en el grupo y haga clic en Suprimir.



2. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las hojas de cálculo ocultas y visibles es correcta? a.  Las hojas de cálculo visibles no pueden contener fórmulas que hagan referencia a hojas de cálculo ocultas. b.  Cuando se hace clic en Buscar todas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar mostrará todo el contenido coincidente tanto de las hojas de cálculo ocultas como de las visibles. c.  No se puede eliminar accidentalmente una hoja de cálculo oculta. d.  Excel crea una ventana minimizada para cada hoja de cálculo oculta.



3. ¿Por qué motivos puede necesitar copiar una hoja de cálculo dentro de un libro? a.  Es la forma más fácil para crear una copia de seguridad antes de realizar cambios. b.  Le permite repetir los formatos y las fórmulas de trabajo en una hoja nueva. c.  Permite que Excel sepa dónde se encuentran sus rangos de datos. d.  Debe tener una hoja de cálculo oculta por si se produce un error.



4. Para representar dos veces la cantidad normal de hojas de cálculo para cualquier área determinada de la pantalla, ¿a qué cambiaría el Zoom? a.  200% b.  120% c.  75% d.  50%



5. ¿Cómo se cambia el color de la pestaña de una hoja de cálculo? a.  En la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el grupo Temas, seleccione Colores. b.  Hacer clic con el botón derecho en la pestaña y seleccionar la pestaña Color. c.  Utilizar la herramienta Color de relleno de la pestaña INICIO. d.  No se puede cambiar el color de la pestaña de una hoja de cálculo.



6. ¿Cuál de los siguientes pasos es necesario para ocultar la ventana de una hoja de cálculo? a.  En la pestaña VER, ver, en el grupo Ventana, hacer clic en Ocultar. b.  Seleccionar el área visible de la hoja de cálculo. c.  Hacer clic con el botón derecho de la hoja de cálculo y luego en Ocultar. d.  Introducir el nombre de la hoja de cálculo en el cuadro de diálogo Ocultar.



Administración de hojas de cálculo

117

7. ¿Cuál de los siguientes pasos no es un método para insertar una hoja de cálculo en un libro? a.  Hacer clic con el botón derecho en la pestaña ubicada a la derecha del punto donde se desee insertar una hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en Insertar. b.  En la pestaña INICIO, hacer clic en Insertar y luego en Insertar hoja. c.  En la pestaña INSERTAR, hacer clic en Hoja de cálculo. d.  En el cuadro de diálogo Insertar, hacer clic en Cuadro de diálogo y luego en Aceptar.





8. Para poder inmovilizar la primera columna de una hoja de cálculo en un panel inmovilizado: a.  Todo el contenido de la columna debe estar visible. b.  La primera fila de la columna no debe estar en blanco. c.  Las hojas de cálculo duplicadas también deben poder tener sus primeras columnas inmovilizadas. d.  Puede hacer clic en Inmovilizar primera columna en el menú Inmovilizar paneles.



9. Acaba de crear una copia de una hoja de cálculo denominada Agosto. ¿Qué nombre le da Excel? a.  Septiembre b.  Agosto (2) c.  Hoja2 d.  Julio



10. Cuando hace clic en el botón + (Hoja nueva) en la barra de pestañas, ¿dónde se inserta siempre la hoja de cálculo? a.  Al principio de la secuencia de pestañas b.  Antes de la hoja de cálculo activa c.  Después de la hoja de cálculo activa d.  Al final de la secuencia de pestañas



Proyectos Proyecto 8-1: Hoja de ventas anual de tienda de música Está realizando la contabilidad de una cadena de partituras y CD coleccionables de todo el Estado. En este proyecto, cambiará el nombre de una hoja de cálculo, utilizará el cuadro Nombre para navegar por una hoja de cálculo y copiará una hoja de cálculo ya existente. PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando. 1. ABRA 08 Brooks Music Annual Sales de los archivos de datos para esta lección. 2. GUARDE el libro como 08 Brooks Music Annual Sales 2013 Solution. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. Haga clic en Cambiar nombre de la hoja. 4. Escriba Q1 y presione Entrar. 5. Vuelva a hacer clic en Formato y luego en Mover o copiar hoja. 6. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, haga clic sucesivamente en (mover al final), Crear una copia y, por último, en Aceptar. 7. Cambie el nombre de la hoja TR1 (2) como TR2. 8. En la hoja de cálculo TR2, seleccione la celda C5. 9. Elimine el texto Ene y reemplácelo por Abr. 10. Use Autorrelleno para cambiar los encabezados de columna de los dos meses siguiente y luego cambie Tr 1 por Tr 2. 11. Haga clic en el cuadro Nombre y, a continuación, introduzca la referencia de celda C6:E10. Presione Entrar y, a continuación, presione Eliminar.

118

Lección 8 12. Para los meses del segundo trimestre, introduzca los valores siguientes: $22,748.00

$21,984.00

$20,194.00

$22,648.00

$21,068.00

$21,698.00

$24,971.00

$23,498.00

$23,011.00

$23,400.00

$24,681.00

$23,497.00

$21,037.00

$20,960.00

$19,684.00

13. Si es preciso, ajuste el ancho de cada columna para que se puedan leer las entradas. GUARDE y CIERRE el libro. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 8-2: Seguimiento de las ventas de accesorios de tienda de fotos Está ayudando en un local de revelado de fotos de un establecimiento local de suministros para oficinas a efectuar el seguimiento de las ventas adicionales que los empleados deben realizar para poder seguir manteniendo abierta una tienda de revelado en la época de las cámaras digitales. En esta lección, cambiará el nombre de hojas de cálculo, mostrará una hoja de cálculo de formulario oculta, organizará las ventanas en pantalla y realizará cambios. PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando. 1. ABRA 08 Photo Weekly Product Tracker de los archivos de datos para esta lección. 2. GUARDE el libro como 08 Photo Weekly Product Tracker 130407 Solution. 3. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Hoja1. 4. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el menú, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja. 5. En la pestaña de la hoja de cálculo de Hoja1, escriba Akira (el nombre del asociado de ventas de la celda A7) y presione Entrar. 6. Repita este proceso para los asociados de ventas de las Hoja2 y Hoja3. 7. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el menú, haga clic en Ocultar y Mostrar y en Mostrar hoja. 8. En el cuadro de diálogo Mostrar, seleccione Forma y haga clic en Aceptar. 9. Con la hoja Forma activa, vuelva a hacer clic en Formato y luego en Mover o copiar hoja. 10. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista de hojas previas, haga clic en Forma. Haga clic en Crear una copia. Haga clic en Aceptar. 11. Haga clic en la celda A7. Escriba el nombre de Jairo Campos. 12. Edite la celda B4 para reflejar la fecha que aparece en las demás hojas de cálculo. 13. Cambie el nombre de la hoja de cálculo Forma (2) por Jairo. 14. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Forma. Haga clic en Ocultar. 15. En la hoja de cálculo Jairo, seleccione las celdas B9:H13 y escriba los siguientes valores por cada uno de los días indicados en la tabla siguiente, omitiendo las celdas en blanco tal como se indica: Domingo 2 10   400 3

Lunes   1     4

Martes 3   4 75  

Miércoles   2      

Jueves 4     150 2

Viernes   6 2   1

Sábado 2     200 2

Administración de hojas de cálculo 16. Seleccione la hoja de cálculo Akira. 17. En la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. 18. En la nueva ventana, seleccione la hoja de cálculo Taneel. 19. De nuevo, en la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. 20. En la ventana nueva, seleccione la hoja de cálculo Kere. 21. De nuevo, en la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. 22. En esta nueva ventana, seleccione la hoja de cálculo Jairo. 23. En la hoja de cálculo Jairo, en la pestaña VER, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo. 24. En el cuadro de diálogo Organizar ventanas, haga clic en Mosaico. Haga clic en Ventanas del libro activo. Haga clic en Aceptar. GUARDE este libro y CIERRE Excel.

119

9

Trabajar con datos y macros

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Importar datos

Abrir archivos no nativos directamente en Excel.

1.1.4

Importar archivos.

1.1.3

Anexar datos a hojas de cálculo.

2.1.1

Establecer la validación de datos.

1.3.8

Crear esquemas.

2.3.5

Contraer grupos de datos en esquemas.

2.3.6

Insertar subtotales.

2.3.7

Aplicar estilos a tablas.

3.2.1

Banda de filas y columnas.

3.2.2

Eliminar estilos de las tablas.

3.2.4

Definir títulos.

3.1.3

Insertar filas de totales.

3.2.3

Agregar y eliminar celdas dentro de las tablas.

3.1.2

Filtrar registros.

3.3.1

Ordenar datos en varias columnas.

3.3.2

Cambiar el criterio de ordenación.

3.3.3

Eliminar duplicados.

3.3.4

Mover entre tablas y rangos.

3.1.1

Asignar teclas de método abreviado.

1.4.12

Grabar macros básicas.

1.4.7

Administrar la seguridad de las macros.

1.4.5

Asegurar la integridad de los datos Ordenar datos Filtrar datos Delinear y obtener subtotales de datos

Configurar datos en un formato de tabla

Guardar el trabajo con macros

120

Trabajar con datos y macros

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Ha sido contratado para llevar los libros de una clínica veterinaria local. En lo que se refiere a la contabilidad, la clientela se sale de lo normal. Aunque los colegas de trabajo deben realizar un seguimiento de las características de los pacientes, no se trata en realidad de clientes que pagan. Es posible que los responsables de pagar en su nombre tengan a su cargo más de un paciente a la vez. Aunque técnicamente Excel no es un programa de administración de bases de datos, en las oficinas se utiliza más que cualquier otro programa para dicho fin. Los usuarios aprecian la comodidad de poder tener los registros individuales en filas únicas, por lo que todo lo que se registre sobre un determinado paciente felino o canino, por ejemplo, se registra en una sola fila. De esta manera, Excel puede ordenar una base de datos completa según el nombre de los pacientes o mostrar únicamente determinados registros que cumplen los criterios que el usuario especifique (por ejemplo, solo gatos o solo spaniels) sin que ello afecte la integridad de la propia base de datos ni cambie el libro.

Orientación sobre el software Pestaña Datos En la mayoría de los ejercicios de esta lección se utiliza la pestaña DATOS. Aunque en un principio los programas de hoja de cálculo como Excel tenían como objeto servir de motores de cálculo, a menudo es cómodo tener los registros y el cálculo en un mismo programa. Aunque piense que introducir datos sea una tarea tan repetitiva y aburrida como un maratón de reuniones del consejo municipal sobre la televisión de acceso público, Excel ayuda a importar datos desde orígenes que no sean el mismo usuario, además de ser útil para ordenar y administrar correctamente los datos, una vez que estos están en el libro. Figura 9-1 Pestaña DATOS

Importar desde orígenes que no son Excel

Pestaña Datos

En la Figura 9-1 se muestra la pestaña DATOS en una ventana maximizada de Excel, con muchas de las características que se utilizan en esta lección señaladas.

Ordenar de A a Z (ordenar de menor a mayor)

Ordenar de Z a A (ordenar de menor a mayor)

Filtrar columnas

Grupos de filas o columnas en clústeres

Eliminar filas duplicadas

Insertar filas de subtotales

Desagrupar filas o columnas agrupadas

122

Lección 9

Importar datos Cuando trabaja con un libro que requiere un gran volumen de datos, solo puede desear fervientemente que esos datos ya existan de alguna forma y que no sea preciso introducirlos manualmente. Si los datos que necesita para un libro se originan fuera de Excel, este programa necesita poder recibir dichos datos de tal manera que pueda comprender dónde empiezan y terminan las celdas y dónde comienzan y terminan los registros. Se pueden importar incluso archivos de texto simples con valores separados (delimitados) por comas, ya que las comas actúan como delimitadores, y Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales están formadas por varias tablas y por lo tanto no pueden importarse directamente. Así que el truco consiste en ser capaz de abrir una conexión con la base de datos (por ejemplo, un canal de comunicaciones) y transmitir las tablas específicas que necesita a Excel, de manera que Excel pueda analizarlas fácilmente (interpretarlas carácter por carácter).

Abrir archivos no nativos directamente en Excel Excel tiene dos formatos de datos principales: un formato más antiguo propiedad de Microsoft y operado por Microsoft, cuyos archivos terminan con la extensión .XLS, y un formato .XLSX más reciente, basado en XML, cuyas características se han compartido públicamente. Dado que el nuevo formato es público, existen ahora más programas y servicios que publican datos en un formato que Excel acepta. Pero no siempre es así, puesto que muchos servicios proporcionan datos en un formato XML básico que Excel puede importar. En dicho caso, no se puede garantizar que las columnas vayan a estar todas correctamente alineadas o que los encabezados vayan a ocupar el lugar que Excel espera para una tabla. El "denominador común más bajo" para la compatibilidad de archivos es el archivo .CSV, que es texto sencillo que utiliza como delimitadores (caracteres que separan las entradas de datos entre sí) determinados caracteres, tales como comas y comillas, que Excel no interpreta como parte de una entrada de celda.

Abrir un archivo no nativo directamente en Excel

paso a paso

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel. 1. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaña ARCHIVO. En Backstage, haga clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco. 2. En la pestaña DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde el texto. 3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque y haga clic en 09 NA-EST2012-01.csv. Haga clic en Importar. 4. En el paso 1 del Asistente para importar texto, observe la vista previa en la parte inferior (vea la Figura 9-2). Esta es la mejor aproximación de Excel, por el momento, a cómo se debe aplicar formato a los datos. Observará que hay cifras de población representadas entre “comillas” con comas entre cada cifra. En este caso, las comas actúan de delimitadores y es difícil juzgar si cada una de las cifras entre las comas tendrá la misma longitud. En Elegir tipo de archivo que mejor describe sus datos, elija Delimitado y seleccione Mis datos tienen encabezados. Figura 9-2 Asistente para la importación de texto, paso 1

Trabajar con datos y macros

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5. La vista previa muestra los encabezados que empiezan en la fila 3. Por lo tanto, para la opción Importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente. 6. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulador porque la vista previa no indica espacios largos entre las cifras. Active Coma. Establezca Calificador de texto en “ (comillas). Desplácese hacia abajo por el panel Vista previa de datos y observe ahora que Excel encontró las separaciones de columnas entre las cifras. Haga clic en Siguiente. 7. En el paso 3 del asistente podrá establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga clic en la primera columna del panel Vista previa de datos. Haga clic en Finalizar. 8. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación, deje ¿Dónde desea situar los datos? configurado en Hoja de cálculo existente. Haga clic en Aceptar. 9. Disminuya el ancho de la columna A a 16. 10. La hoja de cálculo que generó Excel, que se muestra en la Figura 9-3, muestra los cálculos mensuales de población de los Estados Unidos desde abril de 2010 hasta diciembre de 2012. Excel no pudo analizar las fechas de la columna A, por lo que dejó el tipo de datos configurado en General para la mayoría de las celdas. Sin embargo, cometió un error al intentar convertir el año de la celda A25. Para corregirlo, comience por eliminar las filas 2, 12 y 25. Figura 9-3 Hoja de cálculo con datos del censo recién importada

11. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar. 12. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34 y suéltelo. Excel cambiará las entradas de la columna A por los meses correctos. 13. Elimine las filas 35 a 40. 14. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Monthly Census Data Solution. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Obtención de datos externos En el mundo de los equipos, existen bases de datos y archivos de datos. Teniendo en cuenta que normalmente las bases de datos se almacenan en archivos, es lógico preguntarse "¿Cuál es la diferencia?" Un archivo de datos almacena una serie de registros en un formato relativamente sencillo y Excel es un programa que utiliza los archivos de datos de esta manera. Una base de datos es un sistema relativamente complejo que puede almacenar un gran volumen de datos relacionados que requieren un programa que evalúe y procese esa información. Así que cuando Excel importa datos de una base de datos en vez de un archivo de datos (como en el ejercicio anterior), en realidad inicia un programa, comienza un proceso de comunicación con dicho programa e instruye al programa para que transmita los datos que necesita. Tome nota

En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access instalado en el equipo para continuar.

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Lección 9

Obtener datos externos

paso a paso

PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando. 1. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaña ARCHIVO. En Backstage, haga clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco. 2. En la pestaña DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access. 3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique el archivo de base de datos 09 GMcC Customer contacts.accdb. Selecciónelo y haga clic en Abrir. 4. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que se muestra en la Figura 9-4, haga clic en Clientes (la tabla que queremos importar) y luego en Aceptar.

Figura 9-4 Cuadro de diálogo Seleccionar tabla

5. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?, haga clic en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto contenga =!$A$1. 6. Haga clic en Aceptar. Excel necesitará un tiempo para consultar la base de datos. Pronto mostrará una tabla con formato (vea la Figura 9-5) completa con los botones de filtro automático en los encabezados, sobre los que aprenderá más en esta lección en la sección "Usar los filtros automáticos". Figura 9-5 Datos XML no coincidentes, recién importados

7. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 2005 Customers Solution. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Anexión de datos a una hoja de cálculo Después de importar datos desde otro formato o base de datos a una hoja de cálculo, probablemente dedicará mucho tiempo a conciliar esos datos con los registros existentes. En los dos ejercicios anteriores, tuvo la suerte de importar datos a hojas de cálculo en blanco. En la vida real, llevará datos desde otros orígenes a una hoja de cálculo llena y tendrá que esforzarse para que encajen de alguna manera.

Trabajar con datos y macros

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Anexar datos a una hoja de cálculo

paso a paso

PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Owners.xls de esta lección. 1. Haga clic en la celda A21. 2. En la pestaña DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde importación de datos XML. 3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique y seleccione el archivo de datos 09 2010_ Owners.xml. Haga clic en Abrir. 4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Hoja de cálculo existente y luego en Aceptar. Aunque se anexa una lista de clientes al final de la hoja de cálculo, las columnas no se alinean, tal como muestra claramente la Figura 9-6. Esto es normal en los datos anexados. En este punto puede aparecer un cuadro de diálogo marcado Error en XML. Si es así, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y continuar.

Solución de problemas

Con el tiempo, las carpetas donde solían residir archivos de datos antiguos pueden dejar de existir. Este es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual importó datos a la hoja de cálculo. Algunas versiones del analizador XML de Microsoft verán esto como un "error", mientras que otras no. Diversos factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su equipo. En cualquier caso, no se trata realmente de un error y no necesita preocuparse por ello.

Figura 9-6 Datos XML no coincidentes, recién importados

5. Para corregir el problema, comience por mover los nombres del rango de celdas E23:E75 al rango B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B. 6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango de celdas A23:A75. Sobrescriba el contenido de la columna A. 7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberían estar en la columna E, los códigos postales de la columna K que deberían estar en la columna F, y los números de teléfono de la columna I que deberían estar en la columna G. 8. Elimine las columnas H a L. 9. Elimine las filas 21 y 22. 10. Reemplace las 11 instancias de Dell City en la columna D por Del City. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Car Owners Solution.xlsx. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

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Lección 9

Asegurar la integridad de los datos A primera vista no se ve, pero un libro de Excel es en realidad una especie de programa en sí mismo. No solo recibe datos, ejecuta algunas fórmulas y tabula los resultados. En realidad puede crear reglas para cada libro, que Excel puede poner en práctica para ayudar a todos los usuarios a introducir los datos correctos de forma adecuada. Al copiar datos nuevos desde un papel, sobre todo con varios registros a la vez, es fácil escribir los dígitos o caracteres incorrectos, especialmente en los campos donde se usa un carácter para indicar un tipo, por ejemplo un adulto mayor o un niño, o un perro o un gato. Hágase rápidamente esta pregunta: ¿La letra “C” en una clínica veterinaria debería representar “canario” o “canino”? La validación permite garantizar que se hayan introducido correctamente los datos, antes de procesarlos incorrectamente. Las herramientas de validación de datos de Excel pueden ayudarle a configurar reglas que impidan que los usuarios introduzcan datos no válidos o inutilizables, o que no se introduzcan datos obligatorios.

Restricción de entradas de celdas a ciertos tipos de datos Quizás la forma de regla más habitual que cree para libros de Excel establecerá ciertas expectativas para los datos que se vayan a escribir. Por ejemplo, en América del Norte (donde los clientes de los negocios locales tienden a residir fuera), un código de área telefónica tiene tres dígitos. Puede configurar una regla que ejecute un ping al usuario siempre que este escriba por error un código de dos o cuatro dígitos. El usuario podrá entonces responder desestimando el mensaje y volviendo a empezar o cancelando lo escrito si el problema es que el usuario no tenía la intención de escribir nada en esa celda.

paso a paso

Restringir entradas de celdas a ciertos tipos de datos PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Vet Clinic Patients para esta lección. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution. 2. Inmovilice las filas 1 a 5 en las dos hojas de cálculo del libro. 3. En la hoja de cálculo Lista de clientes, seleccione la columna L (código de área). 4. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos. 5. Haga clic en la pestaña Configuración. 6. En el cuadro de lista Permitir, elija Longitud de texto. Este es el primer paso para crear una norma que regule cuántos caracteres debe contener cada entrada nueva. 7. En el cuadro de lista Datos, elija igual a. 8. Haga clic en el cuadro Longitud y escriba 3. 9. Haga clic en la pestaña de mensaje Entrada. Esta pestaña mostrará información en pantalla siempre que seleccione una celda en esta área especialmente validada. 10. Haga clic en el cuadro Título y escriba Regla. 11. Haga clic en el cuadro de mensaje Entrada y escriba Solo códigos de área de tres dígitos. Ahora el cuadro de diálogo Validación de datos debe aparecer tal como se muestra. 12. Haga clic en la pestaña de Mensaje error. Excel notificará a un usuario que no vio la información en pantalla de que los datos que introdujo no son válidos. 13. Haga clic en el cuadro Título y escriba Error en la entrada de datos. 14. Haga clic en el cuadro de mensaje Entrada y escriba Solo se reconocen códigos de área de tres dígitos. Este mensaje se mostrará en un cuadro de diálogo cada vez que se realice una entrada no válida en la columna L. Ahora, el cuadro de diálogo debe aparecer tal como se muestra en la Figura 9-7.

Trabajar con datos y macros

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Figura 9-7 Configurar una advertencia para cuando se viola la regla de validación.

15. Haga clic en Aceptar. 16. Para probar la nueva regla de validación, haga clic en la celda L58. Debería ver el mensaje de notificación que escribió en la pestaña Mensaje de entrada. 17. Escriba 40 y presione Entrar. Excel mostrará un cuadro de diálogo de alerta con el mensaje que creó (vea la Figura 9-8).

Figura 9-8 Hoja de cálculo con regla de validación aplicada

Mensaje de error de validación

Validación del mensaje de entrada

18. Haga clic en Cancelar. Se borrará la entrada parcial de la celda L58. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Tome nota

Las reglas de validación de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va introduciendo en el libro, no a los datos que existían en el libro antes de crear las reglas. No confíe en que las reglas de validación corrijan los errores que ya existen, sino que capturarán los errores nuevos que puedan surgir.

Permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas Es normal encontrar en una base de datos un única letra que represente una característica, como el género o la afiliación a un partido político o el turno de trabajo al que se está asignado. En la entrada de datos, es fácil que el usuario se equivoque e introduzca un carácter no válido. Si ese error no se detecta y se reemplaza a la persona que lo cometió, ¿podrá rectificarlo el sustituto? Puede prever casos como este creando una regla que restrinja la entrada a una serie de caracteres válidos.

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Lección 9

paso a paso

Permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 2. 2. Haga clic en la pestaña Lista de pacientes. 3. Seleccione la columna D. 4. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. 5. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 6. En el cuadro de lista Permitir, elija Lista. Aparecerá el cuadro Origen en la parte inferior del cuadro de diálogo. 7. Haga clic en el cuadro Origen. Escriba M,F,N fijándose bien en incluir las comas. 8. Desactive el cuadro Omitir blancos. 9. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada y escriba Macho, Hembra o Castrado. 10. Haga clic en Aceptar. Ahora, cualquiera que introduzca un nuevo paciente en la base de datos deberá especificar el sexo del animal. 11. Seleccione la columna E (n.° de propietario). 12. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. 13. Haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro de lista Permitir, haga clic en Lista. 14. En el lado derecho del cuadro Origen , haga clic en el botón Contraer diálogo. 15. Con el cuadro de diálogo Validación de datos contraído, haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Lista de clientes. 16. Seleccione la columna A (n.° de cliente). 17. Al final del cuadro Origen, haga clic en el botón Expandir diálogo. Reaparecerá el cuadro de diálogo completo y ahora el cuadro Origen debe contener =’Client list’!$A:$A. 18. Desactive los cuadros Omitir blancos y Menú desplegable en celdas. 19. Haga clic en la pestaña de mensaje Entrada. Seleccione Advertencia en el cuadro Estilo. 20. En el cuadro de mensaje Error, escriba El propietario debe tener el número para un cliente preexistente. 21. Haga clic en Aceptar. Ahora la columna N.° de propietario puede contener solo números para clientes que aparezcan en la columna N.° de cliente de la hoja de cálculo Lista de clientes. 22. Para asegurarse de que sus nuevas reglas de validación funcionen, en la hoja de cálculo Lista de pacientes, en la parte inferior de la lista, haga clic en la celda A58 e intente introducir los siguientes datos: Murdock Perro Rottweiler B 61 23. Después de intentar introducir B en la columna D, responda al cuadro de diálogo de error haciendo clic en Reintentar y escribiendo M. 24. Después de intentar introducir 61 en la columna E, responda al cuadro de diálogo de error haciendo clic en No y escribiendo 31. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Tome nota

Sigue siendo posible que un valor no válido permanezca en una hoja de cálculo después de que el sistema haya alertado al usuario de que no es válido. Por ejemplo, si en el paso anterior hubiera hecho clic en Sí en lugar de No, el valor 61 seguiría en la columna E, incluso aunque no haya ningún cliente con el número 61 en la columna A de la lista Clientes. Posiblemente, de esta manera pueda introducir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un dueño, si desea agregar la información del dueño más adelante.

Quitar las filas duplicadas de una hoja de cálculo En muchas bases de datos, es importante que cada registro (cada fila de una tabla de base de datos de Excel) sea único. Si una entrada aparece dos veces, Excel puede tratar dichas entradas como si fueran diferentes, aunque contengan información idéntica, en especial en los casos en que la repetición de entradas sea accidental. Por consiguiente, los problemas se presentan cuando intenta conciliar cualquier otro registro o datos posteriores que pueden hacer referencia a cualquiera de esas dos entradas duplicadas. Para limpiar la base de datos, Excel puede buscar las entradas duplicadas y depurarlas antes de se produzcan demasiados daños.

Trabajar con datos y macros paso a paso

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Quitar las filas duplicadas de una hoja de cálculo PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 3. 2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes. 3. Haga clic en la celda A58 y en fila 58, escriba los siguientes datos en las columnas correspondientes: Señora Mary Jane Brink 704 Fairway Drive Cincinnati OH 45250 513 255-1655 4. Seleccione el rango de celdas A5:N58. 5. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Eliminar duplicados. Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar duplicados. 6. En la lista Columnas, desactive la selección junto a N.° de cliente. Si aparecen direcciones y nombres duplicados en la lista, es probable que los números de índice de clientes no estuvieran duplicados. 7. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados. De esta forma, Excel no tratará la fila 5 como si contuviera datos. 8. Haga clic en Aceptar. Excel responderá con un cuadro de diálogo indicando que se eliminó un conjunto de valores duplicados (el que acaba de introducir). 9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Tenga en cuenta que se eliminó la segunda instancia (inferior) de la entrada duplicada, de la fila 58. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Ordenar datos Después de introducir datos en un rango de datos o, como verá más adelante en esta lección, en una tabla de base de datos formal, el número de la fila en el que aparece cada registro no importa en absoluto. De hecho, es importante que recuerde que las entradas de datos de Excel no se indexan según el número de fila, ya que están sujetas a cambios. Ordenar un rango de datos le permite encontrar con mayor facilidad los datos exactos que usted necesita. En algunos aspectos, también le puede servir a Excel para buscar ciertos datos que se van a introducir en las fórmulas (ver lección 5), aunque la clasificación se realiza principalmente para su beneficio. Tal vez quiera, por ejemplo, mantener a la gente de una tabla ordenada por el apellido en vez de ordenarla de acuerdo con algún número de cliente arbitrario que no recordará. Así que cuando introduzca un cliente nuevo cuyo apellido empiece por una letra anterior a "Z", tal vez le resulte más fácil introducir el nombre en la parte inferior de la lista y después volver a ordenarla alfabéticamente. De esta forma, no tendrá que introducir manualmente una fila en blanco en medio de la hoja de cálculo, en la ubicación alfabética adecuada.

Ordenar datos según un único criterio Probablemente oyó la palabra "criterios" con más frecuencia que su contrapartida singular, criterio. Ambas palabras se refieren a elementos que están contemplados en el curso de la ejecución de una función. Por ejemplo, las páginas blancas de un directorio telefónico están ordenadas por los apellidos de los propietarios de teléfonos (o mejor dicho, en esta sociedad culturalmente más expansiva, por su primer apellido). El primer apellido es un criterio de clasificación. Como muchas personas comparten el mismo primer apellido, las listas de propietarios de teléfonos que tienen el mismo primer apellido se clasifican según el nombre y, a continuación, por las iniciales medias cuando se utilizan. Esto conduce a tres criterios diferentes para este tipo de clasificación. Sin embargo, cuando las personas de una base de datos están indexadas por número, y dicho número es único, se utiliza un único criterio para ejecutar una operación de clasificación común. paso a paso

Ordenar datos según un único criterio PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 4. 2. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, haga clic en la celda E6. Tenga en cuenta que esta es la fila que está encima de la columna N.° de propietario y que todas sus entradas son numéricas.

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Lección 9 3. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda A58. Esto seleccionará el rango completo que desea ordenar. 4. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ordenar de menor a mayor (con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). Ahora, la lista está ordenada en orden numérico ascendente (a pesar de la presencia del alfabeto en el botón) por Nº pedido, que fue la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. 5. Haga clic en la celda A6. 6. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda E58. 7. Vuelva a hacer clic en el botón Ordenar, cuya información en pantalla es ahora el botón Ordenar de A a Z (ya que está ordenando texto alfanumérico). Esta vez, la lista está ordenada por Nombre de paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Murdock el Rottweiler, que agregó anteriormente a la fila 58 ahora aparece en la fila 45. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Antes de ordenar un rango, compruebe primero que haya seleccionado el rango completo, incluidas las columnas que están más a la derecha. Excel deja sin modificar todo el contenido que esté fuera del rango de orden, lo que deja al usuario con contenido no ordenado si no selecciona el rango completo.

Ordenar datos basándose en varios criterios Una base de datos adecuada que contiene registros de personas divide cada elemento de los nombres como mínimo entre el nombre y el primer apellido e incluye, preferentemente, elementos opcionales como las iniciales medias, además de prefijos y sufijos. Por esta razón, cada vez que ordene una base de datos, rango o tabla por nombres, le será útil ordenarlos siguiendo varios criterios.

Ordenar datos basándose en varios criterios

paso a paso

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Lista de clientes. 2. Seleccione el rango A5:N57. 3. Asigne el nombre Clientes al rango. 4. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 5. En el cuadro de lista Ordenar por, en Columna, elija Apellido. 6. Haga clic en Agregar nivel. 7. En el cuadro de lista Luego por que aparece, elija Nombre. 8. Haga clic en Agregar nivel. 9. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija IM (inicial media). 10. Vuelva a hacer clic en Agregar nivel. 11. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija Sufijo. Ahora, el cuadro de diálogo debe aparecer como se muestra en la Figura 9-9. Figura 9-9 Cuadro de diálogo Ordenar

Trabajar con datos y macros

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12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no trate la fila de encabezados como una entrada de datos. 13. Haga clic en Aceptar. La lista de clientes ahora está ordenada alfabéticamente, con las personas que comparten el mismo apellido ordenadas alfabéticamente por nombre. Aunque los números de cliente aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la base de datos conserva su plena integridad. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Ordenar datos según los atributos de celda En la lección 6, vio cómo Excel puede aplicar un formato especial a celdas según el contenido detectado (por ejemplo, una columna de temperatura con un sombreado de color rojo intenso cuando el valor numérico supera los 90 grados). Excel puede ordenar los registros basándose en el formato condicional que se aplica a las celdas. Esto es importante ya que Excel no tiene una función de "tipo condicional", donde se crea una regla o una fórmula que Excel evalúa para agrupar u organizar filas. En cambio, puede crear reglas que aplican formatos o gráficos específicos a celdas basándose en su contenido. A continuación, Excel puede ordenar y agrupar los registros cuyas celdas tienen estos formatos especiales aplicados. paso a paso

Ordenar datos utilizando atributos de celda PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, seleccione la columna E. 2. Haga clic con el botón derecho en la columna y luego en Insertar en el menú contextual. 3. Con la columna E seleccionada, en la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. 4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Borrar todo. Haga clic en Aceptar.

Solución de problemas

Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que está regida por una regla de validación de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, incluso aunque se haya creado con otro objetivo. Para eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de diálogo Validación de datos y haga clic en Borrar todo según lo demostrado anteriormente. 5. Haga clic en la celda E5 y escriba Esterilizado/Castrado. 6. En la columna E, escriba S para los siguientes números de fila: 7, 22, 23, 26, 35, 38, 47 y 51. 7. En la columna E, escriba N para los siguientes números de fila: 6, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 42, 43, 44, 46, 48, 49, 50, 53, 55, 56, 57 y 58. 8. Seleccione la columna E. 9. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. 10. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En Permitir, elija Lista. 11. En el cuadro Origen, escriba E,C. 12. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada y escriba E = Esterilizado, C = Castrado. Haga clic en Aceptar. 13. Seleccione el rango E6:E100. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional. Haga clic en Nueva regla. 14. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo a celdas que contengan en la lista Seleccionar un tipo de regla. 15. En el cuadro de lista, en Aplicar formato únicamente a las celdas con, seleccione Sin espacios en blanco. 16. Haga clic en Formato. 17. En cuadro de diálogo Dar formato a celdas, haga clic en la pestaña Llenar. Elija la sexta muestra de color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en Aceptar. 18. Haga clic en Aceptar. Ahora los animales esterilizados y castrados deben aparecer sombreados. 19. Seleccione el rango A5:F58. Asigne el nombre Pacientes al rango. 20. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.

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Lección 9 21. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la lista Ordenar por, elija Esterilizado/Castrado. 22. En la lista Ordenar en, elija Color de celda. 23. Haga clic en la flecha desplegable junto a Sin color de celda. Tal como muestra la Figura 9-10, el cuadro de lista que aparece muestra solo los colores que realmente se están usando para el formato condicional, en este caso, solo una muestra. Haga clic en la muestra de color. Figura 9-10

Cuadro de diálogo Ordenar que muestra la opción de color de formato condicional

24. Haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de cálculo ordenada debe tener el aspecto que se muestra en la Figura 9-11. Todos los animales “E” y “C” están agrupados juntos en la parte superior, y los dos tipos se mezclan entre sí. Todos los animales no operados están juntos en la parte inferior. Figura 9-11 Hoja de cálculo con clasificación basada en formato condicional aplicada

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Las tablas que desea que Excel ordene no deben contener celdas combinadas (consulte la lección 6). Para que Excel pueda intercambiar uniformemente contenido de las celdas entre posiciones, cada fila debe tener un número idéntico de celdas. Cada una de las celdas de una columna puede recibir un formato diferente, aunque sus anchos no pueden variar.

Filtrar datos Cuando se busca información en Internet, se espera que el motor de búsqueda devuelva los datos más pertinentes de la búsqueda en la parte superior de la lista. Al igual que ocurre con las bases de datos, cuando se solicita únicamente los registros que cumplen criterios particulares o se consultan dichos registros, se espera ver solo los datos pertinentes y que se filtren los datos irrelevantes o no coincidentes. Con Excel, existe una forma de especificar formalmente los límites de la tabla de base de datos; es decir, “Esta parte de la hoja de cálculo se debe tratar como una base de datos” y hacer que Excel filtre solo las filas que no corresponden a lo que se busca. Esto no modifica la base de datos, ni se elimina ninguna fila con un filtro. Solo las esconde temporalmente.

Trabajar con datos y macros

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Uso del filtro automático Un filtro automático es la forma más rápida de configurar una tabla para que muestre únicamente las filas que cumplen criterios básicos (por ejemplo, solo clientes que viven en el mismo Estado, o solo clientes que se han registrado para recibir boletines informativos mensuales). Si los criterios de búsqueda incluyen información que se puede evaluar fácilmente con una simple lectura de los datos existentes en las celdas, puede utilizar un filtro automático para configurar la búsqueda con muy pocos problemas. Existen formas de configurar filtros más complejos y más avanzados que duplican datos en otra ubicación (a menudo una hoja de cálculo nuevo) mediante criterios avanzados basados en fórmulas. Sin embargo, para realizar simples evaluaciones de datos, el filtro automático requiere menos esfuerzos. Esto convierte la fila de encabezados de la tabla en un conjunto de controles que se utilizan para elegir los criterios y seleccionar los datos que desea ver.

paso a paso

Usar el filtro automático PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 5. 2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes. En el cuadro Nombre, escriba Clientes y presione Entrar. Excel resalta el rango de datos para la tabla Clientes. 3. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Excel agregará botones desplegables a los nombres de campo de todas las columnas de la lista. 4. Haga clic en la flecha desplegable junto al encabezado N.º cliente de la columna A. Excel mostrará el menú Autofiltro que se muestra en la Figura 9-12.

Figura 9-12 Menú de filtro automático para una columna numérica

5. Para ordenar la tabla por número de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Esto le permitirá acceder directamente a ordenar sin tener que pasar por el menú.

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Lección 9 6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable, junto a Estado. En el menú Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo) para desactivar todas las casillas y, a continuación, active OH y haga clic en Aceptar. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Cuando un filtro automático está activo; es decir, se ven los resultados filtrados en vez de la tabla completa, Excel aplica una notación especial a los botones de filtro automático y a los números de fila. Tal como se muestra en la Figura 9-13, el botón de la columna utilizada en ordenar ahora contiene una flecha hacia arriba larga, mientras que el botón de la columna utilizada en el filtro contiene un símbolo de embudo, como el aparato por el que se vierte aceite en el motor. Figura 9-13 Símbolos en una tabla filtrada

Indicadores de fila enmascarados

Columna ordenada (orden ascendente)

Columna filtrada

Asimismo, observe que los números de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta atención, verá que allí donde están ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un límite doble entre los números de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 18 y 21 y entre las filas 47 y 55.

Creación de filtro automático personalizado Un filtro automático personalizado usa un regla que el usuario ha creado e instruye a Excel sobre cómo evaluar las entradas de cada fila. El resultado de esa evaluación determina si se mostrarán o filtrarán las filas. Con un filtro automático sencillo, Excel busca contenido basado en muestras reales de la columna. Por ejemplo, en la tarea anterior, Ohio (OH) e Indiana (IN) eran opciones porque ambos figuraban en la columna Estado; no se mostraba ningún otro Estado. Por el contrario, con un filtro automático personalizado, puede establecer una regla que instruya a la hoja de cálculo para que muestre solo los registros cuyos valores en una columna determinada estén por encima o por debajo de una determinada cantidad. Básicamente, la regla indica a Excel que compare cada valor de la columna con algo. La visualización del valor depende de las condiciones de la comparación; es decir ¿es igual? ¿es superior? ¿es inferior? ¿se encuentra entre los diez superior o inferiores? El filtro automático personalizado es una de las herramientas más flexibles de Excel. paso a paso

Crear un filtro automático personalizado PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Inserte una columna nueva en la hoja de cálculo Lista de pacientes, entre las columnas existentes D y E. 2. Borre las reglas de validación de la nueva columna E. 3. Agregue el título Vacuna contra la hepatitis a la fila 5.

Trabajar con datos y macros

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4. Escriba las fechas siguientes en las celdas: E9 18/01/2012 E12 16/08/2011 E14 15/05/2012 E19 01/03/2009 E23 19/10/2010 E27 05/07/2012 E33 02/02/2011 E38 15/08/2012 E39 14/07/2011 E44 09/01/2012 5. Seleccione el rango de datos Pacientes. El rango se debe haber estirado automáticamente para incluir la nueva columna. 6. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. 7. Haga clic en la flecha desplegable junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, haga clic en Filtros de fecha y luego en Filtro personalizado. Se abrirá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. 8. En el primer cuadro de lista debajo de Vacuna contra la hepatitis, elija está antes de. En el cuadro de la derecha, escriba 01/01/2012. 9. Haga clic en el botón O entre las dos filas de cuadros de lista. 10. En el segundo cuadro de lista debajo de O, elija es igual a. Deje el cuadro de lista en blanco (que signifique literalmente “en blanco” o “nada”). 11. Haga clic en Aceptar. Después de que desaparezca el cuadro de diálogo, Excel filtra todas las entradas de la lista de pacientes en las que se sabe que el paciente recibió la vacuna contra la hepatitis en el año 2012 o posteriormente. Quedan los animales de los que se sabe que fueron vacunados en 2011 o anteriormente, o aquellos cuya fecha de vacunación de desconoce. 12. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, haga clic en Filtros de fecha y luego en Filtro personalizado. 13. En el segundo cuadro de lista que actualmente indica es igual a, elija la entrada en blanco de la parte superior de la lista. Ahora el cuadro debe estar vacío. 14. Haga clic en Aceptar. La lista debe mostrar ahora solo los cinco animales de los que se sabe que fueron vacunados en 2011 o en fechas anteriores. 15. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la Hepatitis. En el menú, elija Borrar filtro de "Inoculación Hepatitis". HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Filtro de los datos mediante los atributos de celda Cuando se aplica formato condicional a una columna de celdas, dicho formato es algo que Excel entiende. Dicho de otro modo, en las búsquedas del sistema de filtro vale tanto como un valor. Así que puede filtrar y ocultar fácilmente filas donde las celdas de una columna no tengan un formato determinado, como un fondo sombreado o un color de fuente.

paso a paso

Filtrar los datos utilizando los atributos de celda PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, haga clic en el botón desplegable Esterilizado/Castrado. 2. En el menú, haga clic en Filtrar por color. 3. En el menú emergente, elija la muestra rosada. Ahora Excel mostrará solo aquellos animales que hayan sido esterilizados o castrados. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

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Lección 9

Esquematizar y obtener subtotales de datos Hasta ahora, ha estado trabajando con datos ordenados como tablas llenas de registros, donde cada fila representa una entrada de elementos relacionados. Las hojas de cálculo también pueden servir como listas de valores con descripciones relacionadas. Imagine una lista de inventario que muestre el precio de venta de los artículos ordenado por departamentos. En su forma más básica solo necesita dos columnas: una para la descripción y la otra para el precio. Sin embargo, para que esta lista sea útil, necesitará una manera de desglosar los artículos entre sus departamentos correspondientes, por ejemplo, indicando su ubicación en el estante. Estas categorías descriptivas ayudan a subdividir los datos en grupos y luego contraer dichos grupos en encabezados de una sola fila, denominados esquemas. Excel utiliza esquemas para generar informes que le proporcionan datos significativos sobre los elementos de cada grupo colectivamente. El informe más importante, y probablemente el que se usa con mayor frecuencia, le muestra los subtotales de los valores que se agrupan.

Agrupar y desagrupar datos En la forma más sencilla de agrupar datos se toma una fila de celdas que tienen un atributo relacionado, se las agrupa en clúster y después se contrae el clúster como si fuera una carpeta que puede volver a abrirse más tarde. Esta tarea tiene como objetivo reducir el tamaño de los informes largos para que sean más fáciles de leer. El truco para ejecutarla correctamente consiste en dejar atrás una fila, después de contraer el grupo, para que represente el grupo en su totalidad, de modo que alguien que lea la hoja de cálculo sepa qué abrir más tarde. Cada vez que agrupa filas o realiza una operación (como una esquematización automática o un subtotal automático) en la que se crean grupos automáticamente, Excel agrega controles junto a los encabezados de fila y columna. Excel denomina dichos controles símbolos de esquema. Las casillas marcadas con los símbolos más o menos se colocan en la parte inferior de las filas agrupadas o a la derecha de las columnas agrupadas. Cada uno puede contraer o expandir el contenido del grupo. En la esquina superior izquierda se encuentran los botones de número que le permiten mostrar u ocultar todo el contenido del grupo en un nivel determinado. Si tiene dos grupos situados precisamente uno al lado del otro, dispone solo de dos niveles: la vista contraída y la ampliada. Pero puede tener grupos dentro de grupos, y para cada nivel de agrupación que cree, Excel agregará otro número a este banco de símbolos de esquema. Tome nota

paso a paso

Las filas y las columnas que inscriba en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales que muestran los subtotales no debe incluirse en los grupos.

Agrupar y desagrupar datos PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients 130114 Solution. Es mejor agrupar los datos para los informes finales y no para las bases de datos activas en las que se pueden introducir datos nuevos más adelante.

Tome nota

La inscripción de un conjunto de registros en un grupo cambia el comportamiento de los filtros automáticos que podrían incorporar dicho grupo. Por ejemplo, cuando intenta ordenar una columna, se ordenan solo los registros que no son miembros de un grupo. Una vez que los registros se agrupan, su orden se fija y se reduce su utilidad como parte de una base de datos activa, sobre todo si agrega filas de subtotales en la mitad. Por este motivo, la agrupación y la esquematización debe reservarse a libros que se presentan como informes finales (invariables) en un momento determinado del tiempo. 2. Con la hoja de cálculo Lista de pacientes, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. 3. Junto a ¿Perro o gato?, haga clic en el botón desplegable. En el menú, haga clic en Ordenar de A a Z. Ahora, todos los gatos están agrupados en la parte superior y los perros en la parte inferior. 4. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila 30, la fila en la que aparece el primer perro. Haga clic en Insertar en el menú contextual.

Trabajar con datos y macros

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5. Seleccione la celda H30. Escriba Cantidad de gatos. 6. Seleccione la celda G30. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita. Esto hará que este número específico destaque. 7. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en la flecha desplegable Autosuma. En el menú, haga clic en Contar números y, a continuación, presione Entrar. Excel insertará una función en la celda que cuenta el número de celdas contiguas en la columna directamente superior que contiene números, en este caso, los números de propietarios para los clientes. 8. Agregue una función similar para contar el número de perros a la fila 60. (Omita la regla de validación al hacer clic en Sí en el cuadro de diálogo.) 9. Seleccione las filas 6 a la 29 (todos los gatos). 10. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el botón Grupo. Se agregará una línea de indicador de grupo a la izquierda de los marcadores de fila y un símbolo de esquema en la fila que está justo debajo del final del grupo (vea la Figura 9-14). Figura 9-14 Hoja de cálculo con grupos aplicados

Botones de nivel de esquema

Línea indicadora de grupo

Símbolo de esquema

11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 31 a 59. Aplique a la celda G60 el formato Negrita. En la celda H60, escriba Número de perros. 12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (vea la Figura 9-14) junto a la fila 30, que contiene el número de gatos. El control se convertirá en un cuadro más, lo que indica que cuando hace clic en él se expandirá para mostrar las filas ocultas. 13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 60. Ahora, la hoja de cálculo aparecerá completamente contraída (vea la Figura 9-15). Figura 9-15 Hoja de cálculo con grupos contraídos

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Lección 9 14. Haga clic en el botón Seleccionar todo. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Mostrar detalle. 15. Seleccione las columnas B a F. 16. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar. Se creará un nuevo grupo de columnas. 17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas. Haga clic en el cuadro más que ocupa su lugar para expandirlo. 18. Seleccione las columnas B a G. 19. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Desagrupar. Desaparecerá el grupo de columnas. GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Esquematizar datos en forma automática Agrupar datos es un proceso sencillo cuando se tienen solo unos cuantos grupos en la hoja de cálculo que realmente importen, tales como perros y gatos. Para un informe complejo, como un balance con los activos y pasivos desglosados por departamentos y subdepartamentos, la tarea se vuelve mucho más aburrida. Por este motivo, Excel permite facilitar el trabajo. Supongamos que insertó celdas de valor total a lo largo de las filas inferiores de celdas relacionadas, o a lo largo de la columna de la derecha al lado de celdas relacionadas, o quizás ambas. Probablemente necesite hacer esto de todos modos para un balance formal, o para una tabla con los nombres de vendedores en las filas y las ventas por días de la semana en las columnas; aquí establece el total para cada vendedor a lo largo de la columna de la derecha y por cada día a lo largo de la fila inferior. Excel puede detectar cuándo y por qué configuró la hoja de cálculo así, de modo que cuando esquematice automáticamente una tabla o una hoja de cálculo llena de tablas, cree los grupos automáticamente y le ahorre molestias.

paso a paso

Datos de esquematización automática PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Critical Care Expenses de esta lección. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Critical Care Expenses 0315 Solution. 2. Seleccione la celda H18. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita. A continuación, en el grupo Edición, haga clic en el botón Autosuma y presione Entrar. El total general aparecerá en negrita en la celda. 3. Repita el proceso de total general para la celda H28 y aplique Negrita a la celda. 4. Seleccione el rango de celdas B10:H28, abarcando ambos grupos de gastos en su totalidad. 5. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en la flecha desplegable junto a Grupo. En el menú, haga clic en Esquema automático. Excel agrupa automáticamente las filas 12 a 17 y las filas 22 a 27, después de detectar la fila Gastos totales en la parte inferior de cada clúster. Excel también agrupa las columnas que abarcan del 15 al 19 de marzo, después de detectar las columnas de totales semanales a la derecha. GUARDE el libro y DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.

Contracción de grupos de datos en un esquema Cuando crea esquemas basados en grupos de datos de una hoja de cálculo, aparecen símbolos de esquema por cada grupo de filas y columnas. Utilícelos para contraer y expandir el esquema, de modo que pueda cambiar entre las vistas de resumen y detallada de la hoja de cálculo.

paso a paso

Contraer grupos de datos en un esquema PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en los tres cuadros con el signo menos para contraer sus respectivos grupos. Ahora, la hoja de cálculo debe aparecer reducida de modo que solo se vean las celdas de total general que creó con las etiquetas adecuadas (vea la Figura 9-16).

Trabajar con datos y macros

139

Figura 9-16 Hoja de cálculo con esquema y grupos contraídos

2. Haga clic en cualquiera de los cuadros más (que reemplazan los cuadros menos) para expandir el grupo al que están conectados. 3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el botón desplegable Desagrupar. En el menú, haga clic en Borrar esquema. GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

Subtotal de datos en esquemas Supongamos que una hoja de cálculo sirve de informe de determinada actividad que se produce en determinados días con respecto a divisiones específicas de la empresa en determinadas regiones del país. Estas tres categorías representan niveles de información. Si ordena una hoja de cálculo para que estos niveles sigan un orden preciso, tal como hemos visto cómo se hace, Excel puede aceptar cada uno de estos niveles como capas de un esquema. Un esquema le proporciona un resumen completo a la vez que oculta los detalles hasta que los solicita.

paso a paso

Datos del subtotal en esquemas PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Server Usage Stats de esta lección. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Server Usage Stats 130831 Solution. 2. Seleccione el rango A5:G140. 3. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. 4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la línea Ordenar por, elija Fecha, del más antiguo al más reciente. Haga clic en Aceptar. 5. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Aparecerá el cuadro de diálogo Subtotal. 6. En el cuadro de lista En cada cambio, haga clic en Departamento. 7. De ser necesario, en el cuadro de lista Usar función, elija Suma. 8. En la lista de columnas marcadas como Agregar subtotal a, seleccione los cuadros de Banda promedio, Datos de entrada, Datos de salida y Transacciones. 9. Active las casillas Resumen debajo de los datos y Reemplazar subtotales actuales, de ser necesario. 10. Haga clic en Aceptar. Excel inserta filas de subtotales para cada división de empresa, agrupando los valores de consumo de datos para las tres regiones corporativas. Coloca cada uno de los clústeres de fila de división en grupos. Luego crea un grupo más amplio para el rango completo y agrega una fila de totales general al final. El resultado es una hoja de cálculo con subtotal con un esquema de tres niveles (vea la Figura 9-17).

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Lección 9 Figura 9-17 Hoja de cálculo con subtotales calculados automáticamente con esquema de tres niveles

GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

Tome nota

Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automáticos, permanecen las filas de subtotales que Excel insertó automáticamente. Así que para devolver a una hoja de cálculo su estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.

Configurar datos en un formato de tabla Hasta ahora en esta lección, es posible que piense que la mayoría de los datos utilizados en las hojas de cálculo han sido, para todos los propósitos, tablas. ¿Cómo podría no ser así? Tienen encabezados a lo largo de la parte superior, tienen entradas únicas que identifican las filas y algunas incluso tienen índices. Desde una perspectiva tipográfica, sin duda son tablas. Pero Excel tiene una relevancia especial para una clase de datos que formalmente denomina tabla. Cuando aplica formatos a un rango único y rectangular con una fila de encabezados por arriba y debajo de los encabezados de columnas, convertir ese rango a una tabla le permite a Excel tratarlo como una base de datos. Procesar los datos de una tabla es más rápido, incluso para ordenar. Y Excel puede aplicar un formato rápido elaborado que hace la que la tabla se vea elegante y profesional. Cuando compone fórmulas, las tablas formales le permiten hacer referencia a nombres de campo explícitamente (por ejemplo, "Precio" y "Marcado") en lugar de por la referencia de celda (por ejemplo, B7).

Aplicar formatos a una tabla con un estilo rápido Seamos honestos: las hojas de cálculo grandes son difíciles de leer. Cuando se mira un documento bien diseñado que contiene una tabla llena de cifras, se puede ver cómo los tipógrafos aplican herramientas gráficas, como poner bandas en líneas alternas para facilitar la lectura de la tablas. Puede aplicar (meticulosamente) este tipo de estilo a un rango normal, pero ¿qué ocurriría cuando ordenara el rango? El formato de celda se movería junto con las celdas y las bandas alternas se mezclarían. Al denotar qué parte de una hoja de cálculo es una tabla, Excel puede aplicar algún tipo de formato con independencia del contenido. Así que una tabla con las bandas debidamente aplicadas permanecerá properly banded when you sort the table, or when you insert and delete rows.

Trabajar con datos y macros paso a paso

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Aplicar formatos a una tabla con un estilo rápido PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Pet Pharma Sales para esta lección. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution. 2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione el rango de datos A6:K93. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. Excel mostrará un colorido menú lleno de diseños de muestra. 4. Haga clic en la muestra de la fila 4, columna 7 (Estilo de tabla medio 7). Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato de tabla.

Tome nota

Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato de tabla. Solo verá el cuadro de diálogo Dar formato de tabla la primera vez que aplique formatos a una tabla, lo que cambiará efectivamente un rango estándar en una tabla. Después, solo tendrá que seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excel a qué tabla desea volver a aplicar formatos. 5. Ya que las referencias de las celdas en ¿Dónde están los datos para la tabla? están correctas, no realice cambios y haga clic en Aceptar. Excel convertirá el rango de datos en una tabla formal y aplicará el estilo que eligió, que incluye filas dispuestas automáticamente con bandas que mantienen las bandas incluso cuando se ordenan las filas. También se agregan controles de filtro automático a la fila de nombres de campo. 6. Para aplicar el formato negrita automáticamente en la columna ubicada en el extremo de la derecha de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Última columna.

Tome nota

El grupo Opciones de estilo de tabla también contiene una opción para aplicar bandas a columnas en vez de aplicarlas a filas. Desactive Filas con bandas de este grupo y, a continuación, active Columnas con bandas. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Eliminación de estilos de una tabla Si desea crear un estilo personalizado para una tabla o para múltiples tablas del libro, tal vez quiera empezar por quitar el formato actual. La función de eliminación de estilo de una tabla de Excel no es muy visible y es preciso sacarla a luz para usarla. paso a paso

Eliminar estilos de una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 2. 2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. 3. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón desplegable Más. (O si solo ve el botón Estilos rápidos, haga clic en él). 4. En el menú, haga clic en Borrar. Se eliminará el formato automático. 5. Para cambiar el estilo de tabla a algo que contraste contra los otros de esta serie, vuelva a visualizar el menú Estilos rápidos y, esta vez, elija Estilo de tabla claro 6 (esquina superior derecha). 6. Para aplicar el formato negrita automáticamente a la columna de la derecha, asegúrese de que, en el grupo Opciones de estilo de tabla, esté activada la casilla Última columna. Para ejecutar la misma operación en la columna del extremo de la izquierda, active Primera columna. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Definición de un título para una tabla Hasta ahora, ha visto algunas diferencias sutiles y matizadas entre las tablas y los rangos de datos comunes. La gran diferencia entre los dos consiste en la capacidad de asignar un título

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Lección 9

a la tabla, de modo que sea posible referirse a ella y a las columnas que la constituyen por el nombre en vez de tener que indicar el lugar de referencia. Esto lo cambia todo cuando escribe fórmulas que hacen referencia a partes de la tabla, porque ahora ya no tiene que saber dónde están ubicadas, sino cómo se llaman. Una vez se asigna un título a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas en lugar de las referencias de celda de una fórmula. El resultado no solo es una fórmula que es más fácil de concebir, sino también de leer e incluso de escribir. Así que en vez de una referencia de celda absoluta como $B$2:$B$55 (que evidentemente empieza en la segunda fila, ya que los encabezados están siempre en la primera fila), puede utilizar una referencia como Inventario[Precio de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la primera fila como valores, y cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la fórmula se ajustan sin la fórmula incluso cuando se cambia la apariencia. La sintaxis de una referencia a campos de una tabla de Excel es la siguiente: NombreTabla[NombreCampo]

Componente

Significado

NombreTabla

Nombre arbitrario que se da a una tabla, en lugar de su referencia como rango. Puede tener más de una tabla en una hoja de cálculo, aunque no siempre es cómodo. Ejemplos: clientes, retrasos en los pedidos, problemas de cómics

NombreCampo

Nombre del campo de la fila de encabezado de la tabla. El nombre se refiere al conjunto de celdas que juntas forman la columna con nombre de la tabla. No es preciso especificar la celda inicial y final. El nombre del campo siempre se indica mediante [corchetes]. Ejemplos: apellido, fecha de emisión, precio de venta

Nota: Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma área general de una tabla, que puede usar aquí cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:

#Todo

El conjunto de todas las celdas de la tabla

#Datos

Conjunto de todas las celdas que contienen datos, excluida la fila de encabezado de la parte superior y las filas de totales o subtotales que puedan aparecer en la parte inferior

#Encabezados

Conjunto de todas las celdas de la primera fila de la tabla

#Totales

Conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, generalmente la columna de la derecha de la tabla donde se emplea una función SUMA

Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una fórmula, Excel le da un acceso directo. Después de escribir el segundo carácter del nombre de la tabla, Excel muestra una lista de nombres que puede agregar a la fórmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-18 muestra su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de dirección del teclado para navegar por este menú hasta que se resalte el nombre que quiere (nombre de la tabla) y luego presione la tecla Tab. Se introducirá el nombre completo en la fórmula, lo que le ahorrará unos cuantos segundos de tiempo.

Trabajar con datos y macros

143

Figura 9-18 Menú IntelliSense para el nombre de tabla

El menú aparece aquí

Con el nombre de tabla introducido, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de la tabla, puede empezar por el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrará una lista de todos los nombres de campo que la tabla contiene. Use las teclas de dirección para resaltar el nombre de campo que está buscando y, a continuación, presione la tecla Tab. A continuación, escriba el corchete derecho ( ] ) para completar la referencia. Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos, #Encabezados o #Totales), empiece por el signo de la libra #. Excel mostrará la lista y, a continuación, deberá resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab. Microsoft comercializa esta característica como IntelliSense y en el sistema de ayuda verá que se denomina de esta misma forma. Solución de problemas

Cuando resalte la entrada que desee en el menú de IntelliSense, asegúrese de presionar la tecla Tab y no Entrar. La tecla Entrar indica a Excel que la fórmula está completa y, en este punto, a menudo este no es el caso.

Tome nota

Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una fórmula que se utiliza dentro de la misma tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo, la referencia Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la referencia está dentro de la tabla Clientes.

paso a paso

Definir un título para una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 3. 2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. 3. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto en Nombre de tabla. 4. Escriba VentasMedicamentos (en una sola palabra) y presione Entrar. Le dio un nombre a la tabla. Ahora puede reemplazar las fórmulas extrañas de la parte inferior de la hoja de cálculo de ventas de agosto por fórmulas que son más fáciles de leer y dan los mismos resultados. 5. Seleccione la celda D97 (ventas totales). 6. Escriba =suma(Dr. 7. Cuando aparezca VentasMedicamentos en la lista, presione la tecla Tab. 8. Escriba [ (corchete izquierdo). 9. Use las teclas de dirección para seleccionar Ventas totales en la lista y, a continuación, presione la tecla Tab. 10. Escriba ] (corchete derecho), seguido de ) (paréntesis derecho) y Entrar. Si introduce correctamente la fórmula, el resultado debe ser idéntico al que existía antes. 11. Reemplace la fórmula de la celda D98 con lo siguiente: =SUMAR.SI(VentasMedicamentos[Para tratar],”Perro”,VentasMedicamentos[Ventas totales]) 12. Reemplace la fórmula de la celda D99 por una basada en la fórmula de D98, pero busque Gato en vez de Perro. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Uso del comando Fila de totales en una tabla Una vez que Excel reconoce una tabla formal, puede colocar automáticamente una fila de totales automáticos a lo largo de la parte inferior. No es lo mismo que una fila de subtotales que cae después de un grupo. Sin embargo, una vez que elija un estilo de tabla, Excel aplicará automáticamente negrita a la fila de totales para hacerla sobresalir, de modo que sea evidente desde una distancia que contiene totales, y que sirve de "sujetalibros" para todos los datos del medio.

144

Lección 9

paso a paso

Usar del comando Fila de totales en una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Seleccione cualquier celda de la tabla. Excel agregará la pestaña DISEÑO a la cinta. 2. Con la hoja de cálculo Ventas de agosto activa, en la pestaña DISEÑO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione el cuadro Fila de totales. Excel agregará una fila total a la parte inferior, con una etiqueta en la columna del extremo de la izquierda y el total general en la columna del extremo de la derecha. 3. Para agregar otros subtotales o fórmulas a Fila totales, puede elegir uno desde un menú desplegable. Haga clic en la celda en la fila total en la parte inferior de la columna Precio de artículo. 4. Haga clic en la flecha desplegable que aparece en el lado derecho de la celda en blanco. En el menú emergente (vea la Figura 9-19), haga clic en Promedio. Excel calculará el precio medio por artículo de venta.

Figura 9-19 Agregar fórmulas a la fila de totales

5. Repita el proceso para buscar el número máximo de artículos vendidos en un pedido, eligiendo la función Max para la columna N.º vendido. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Agregar y quitar filas o columnas de una tabla Las bases de datos nunca están acabadas. Cuando mantiene datos en un rango normal, uno de los problemas que se plantean con frecuencia es cómo y dónde insertar una fila nueva. No hay ninguna regla que diga que un registro nuevo debe insertarse en orden alfabético, cuando el rango está ordenado alfabéticamente. Puede agregarlo al final y ordenar otra vez. Este es el problema: si el rango ya tiene nombre, cuando agregue el registro al final, tal vez tenga que volver a asignar el nombre de rango. Con una tabla formal, no solo el rango de la tabla sigue con un nombre correcto, pero cuando se insertan filas (así como se borran) el rango con nombre cubierto por la tabla se ajusta para adaptarse automáticamente. Y cualquier fórmula que utilice dentro de cada una de las filas de la tabla se copiarán y ajustarán a las filas nuevas que agregue. paso a paso

Agregar y quitar filas y columnas de una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 4. 2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione la celda A88 (en la columna Medicamentos).

Trabajar con datos y macros

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3. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el menú, haga clic en Insertar filas de tabla arriba. 4. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88: Soloxina Hipertiroidismo Perro o gato

7

20

2

5. Observe que el valor en la columna Existencias de artículos se actualiza automáticamente, ya que Excel copió la fórmula en la fila nueva. 6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artículos restantes) y escriba el valor 41. Se actualizará la celda I88. 7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artículo) y escriba el valor 25,95. Se actualizará la celda K88. 8. Seleccione cualquier celda de la fila 32. 9. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar. En el menú, haga clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminará y la tabla se reducirá para ajustarse. 10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N.º vendido). 11. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y luego en Eliminar columnas de tabla. La Columna I se elimina y, en adelante, los errores #REF! se generan a lo largo de la columna Ventas totales, que contiene fórmulas que hacían referencia a N.° vendido. 12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I , haga clic en la flecha desplegable junto a Insertar en el grupo Celdas y, en el menú, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda. 13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N.º vendido. 14. Haga clic en la celda I7 y escriba la fórmula =[Existencias de artículos]-[Artículos restantes]. Use los menús de “IntelliSense” cuando escriba cada corchete izquierdo [ para agilizar la entrada. Observe que cuando presiona Entrar, Excel copia automáticamente la fórmula por el resto de la columna. Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una tabla. 15. Haga clic en la celda K7 y escriba la fórmula =[N.º. vendido]*[Precio de artículo]. Esta vez, al presionar Entrar, Excel no introducirá la fórmula en el resto de la columna, porque no llenará automáticamente las celdas que no estén en blanco. 16. Llene la nueva fórmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurándose de detenerse antes de la fila de totales. La fórmula para el total general en la celda K94 ahora está fija. 17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla. 18. Escriba la fórmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta vez no aparecen los menús “IntelliSense”, ya que la celda activa no está dentro de la tabla. Después de presionar Entrar, Excel no solo crea la fórmula, sino que amplía la tabla una columna hacia la derecha y copia la fórmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel le da a la nueva columna el nombre temporal Columna1 (vea la Figura 9-20).

Figura 9-20 Columna anexada a una tabla

Columna generada automáticamente

146

Lección 9 Tome nota

Excel no aplica su función de IntelliSense de autorrelleno para nombres de campo de tabla mientras introduce datos fuera de la tabla. 19. Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom. 20. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplíquele el estilo de porcentaje. Excel no copia automáticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo que primero deberá seleccionar el rango manualmente. Observe cómo Excel ha pasado el formato negrita de la última columna de Ventas totales a % de prom. 21. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego en la flecha desplegable, junto a Eliminar. Haga clic en Eliminar columnas de tabla. Al desaparecer la columna anexada, la negrita se vuelve a aplicar a Ventas totales. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Filtro de registros de una tabla Los botones de filtro o clasificación que aparecen al lado de los nombres de campo en la fila superior de una tabla funcionan igual que los botones de filtro o clasificación para un rango donde se aplique el filtro automático. La gran diferencia con las tablas radica en la fila de totales. Los valores de una fila de subtotal cambian para reflejar únicamente lo que es visible en la tabla después de que se aplique el filtro. paso a paso

Filtrar registros de una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en la flecha desplegable Ventas totales . 2. En el menú, haga clic en Filtros de número y luego en 10 mejores. Se abrirá el cuadro de diálogo Autofiltro de las 10 mejores. 3. Deje las opciones configuradas en 10 artículos principales y, a continuación, haga clic en Aceptar. La tabla se filtra hasta los 10 artículos con las mayores ventas. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

El filtro 10 elementos superiores siempre muestra 10 artículos (a menos que la tabla tenga menos de 10 registros). En comparación, el filtro de 10 % principal muestra todos los registros que componen el 10 % principal de los valores de la columna filtrada. La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las fórmulas reflejen solo las celdas visibles (filtradas). La fórmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar el precio promedio por artículo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire más abajo en la sección de análisis. Las fórmulas para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros y así sucesivamente, siguen refiriéndose a la tabla completa, y no solo a la porción filtrada. Así que cualquier análisis que desee realizar mediante filtrado debe introducirse en una fila de totales, que está incluida dentro del área de filtrado.

Solución de problemas

Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes #. Si la fórmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en vez de =SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la fórmula se autorregula para contar solo los registros visibles, filtrados.

Ordenar datos en varias columnas de una tabla Con una tabla, al igual que con un rango con filtro automático, puede aplicar un filtro y un criterio de ordenación al mismo tiempo; por ejemplo, puede mostrar solo los registros que contienen una determinada entrada (todas las motocicletas, todos los perros y así sucesivamente), ordenados por orden alfabético según el nombre.

Trabajar con datos y macros paso a paso

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Ordenar datos en varias columnas de una tabla PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Car Owners Solution que usó anteriormente en esta lección. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Car Owners Solution 2. 2. Seleccione el rango A1:G73. 3. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. En el menú, haga clic en Estilo de tabla medio 14. 4. En el cuadro de diálogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar. 5. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (consulte la sección "Agregar datos a una hoja de cálculo" anteriormente en esta sección), los datos de consulta relacionados a ese origen externo todavía están agregados al rango. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo para que Excel elimine estas conexiones. 6. Haga clic en el cuadro Nombre y cambie el nombre de la tabla por Propietarios. 7. Cambie el tamaño de las columnas B, E y F para que se ajusten de forma más adecuada al contenido. 8. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos. 9. Justifique la columna G a la izquierda. 10. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 11. En el cuadro de lista Ordenar por, elija Apellido. 12. Haga clic en Agregar nivel. 13. En el cuadro de lista Luego por que aparece en Columna, elija Nombre. Haga clic en Aceptar. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Cambiar el criterio de ordenación de una tabla Una vez que haya establecido el criterio de ordenación de una tabla, puede cambiarlo de dos maneras. En primer lugar, todas las opciones de clasificación que ejecute con los botones de filtro automático invalidan el criterio de ordenación actual, incluso cuando la tabla se ordena según varias columnas. En segundo lugar, en el cuadro de diálogo Ordenar, elimine el orden existente e introduzca otro.

paso a paso

Cambiar el criterio de ordenación de una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Con la celda activa en la tabla Propietarios, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. 2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Eliminar nivel y luego en Eliminar nivel nuevamente, para eliminar el orden existente. 3. Haga clic en Agregar nivel. 4. En el cuadro de lista Ordenar por que aparece, haga clic en Código postal. Haga clic en Aceptar. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Eliminación de duplicados en una tabla Cuando importa datos y los anexa al final de una tabla o un rango existente, puede darse el caso de que algunas entradas se dupliquen; por ejemplo, una persona aparece dos veces o quizás más. En vez de tener que revisar la lista punto por punto, Excel ofrece una forma más inteligente de suprimir las entradas duplicadas de una tabla.

148

Lección 9

paso a paso

Eliminar duplicados en una tabla PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. 2. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar duplicados. 3. El cuadro de diálogo Eliminar duplicados le permite determinar la cantidad de un registro que debe estar repetida antes de calificar como un duplicado. Por ejemplo, dos o más clientes pueden tener el mismo nombre, aunque probablemente no compartan la misma dirección o número de teléfono. En la lista Columnas, desactive Ciudad, Estado y Código postal. 4. Haga clic en Aceptar. Excel mostrará un cuadro de diálogo que informa de cuántas entradas duplicadas se eliminaron. Haga clic en Aceptar para cerrarlo. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Uso de un filtro de segmentación para ver los datos de una tabla Existen dos formas de filtrar una tabla de modo que esta muestre solo los registros que contienen un determinado objeto. Una forma consiste en usar el filtro automático. Otra en facilitar el acceso a la tabla a los usuarios novatos. Este método se denomina filtro de segmentación y consiste en un panel de selección que flota sobre una hoja de cálculo (como lo hace un gráfico). Este panel contiene botones etiquetados con cada uno de los contenidos de una de las columnas de la tabla. Cuando hace clic en un botón, la tabla se filtra para mostrar solo las filas que coinciden con la selección. Al diseñar la hoja de cálculo, cada segmentación de datos es como una ventana con una barra de título. Puede reubicar una segmentación de datos arrastrándola por la barra de título, lo que tiene que hacer porque su vida empieza en medio de la hoja de cálculo. Cada segmentación de datos tiene también controladores blancos a lo largo de sus bordes. Arrastre uno de dichos controladores para cambiar el tamaño de la segmentación de datos siguiendo la dirección por la que está arrastrando.

paso a paso

Usar una segmentación de datos para ver los datos de una tabla PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta lección. 1. GUARDE el libro en la carpeta de la lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 5. 2. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. 3. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Insertar segmentación de datos. 4. El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos contiene casillas vacías para cada uno de los campos para los que puede crear botones. Haga clic en Para su uso en y Para tratar. 5. Haga clic en Aceptar. Cuando desaparezca el cuadro de diálogo, las dos herramientas de segmentación aparecerán como objetos gráficos en el centro de la hoja de cálculo. En realidad no están dentro de la tabla. 6. Reubique la herramienta de segmentación Para su uso en arrastrando la barra de título hacia la parte superior derecha de la hoja de cálculo. A medida que la arrastre hacia el borde de la ventana, la hoja de cálculo se desplazará automáticamente para revelar espacio donde pueda dejar la segmentación de datos. Suelte la segmentación de datos cuando esté a la derecha de la tabla, justo debajo de la fila de encabezados. 7. Repita el proceso con la herramienta de segmentación Para tratar, arrastrándola bajo la herramienta de segmentación Para su uso en. La hoja de cálculo debe ser parecida a la de la Figura 9-21.

Trabajar con datos y macros

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Figura 9-21 Hoja de cálculo con filtros de segmentación agregados

8. Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en Perro en el filtro de segmentación Para tratar. Observe que el botón de filtro automático de la columna Para tratar muestra que se aplicó un filtro. 9. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en Endocrino en el filtro de segmentación Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas segmentaciones de datos se aplican simultáneamente, de modo que debería ver solo los tratamientos para el sistema endocrino para perros. La segmentación de datos resalta solo los criterios en uso para el filtro actual. 10. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentación, haga clic en el botón Borrar filtro en la esquina superior derecha de cada filtro de segmentación. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Solución de problemas

Cuandose usa un botón de filtro automático para una columna para filtrar una tabla y existe un filtro de segmentación para la misma columna, dicha segmentación mostrará los criterios que se usan actualmente para ese filtro. Sin embargo, el botón Borrar filtro para la segmentación de datos está desactivado. Para eliminar el filtro, debe usar el botón de filtro automático.

Conversión de una tabla en rango Para anexar más datos a una tabla desde un origen externo, tal vez sea más cómodo que elimine las características de tabla de la tabla, aunque solo sea temporalmente, y vuelva a aplicarlas cuando los nuevos datos se importen y se limpien. Además, antes de exportar un archivo de libro a un nuevo formato (por ejemplo, para que otro usuario lo importe a una base de datos), tal vez necesite convertir las tablas en rangos, ya que Excel trata los datos almacenados en tablas de forma diferente a los datos almacenados en hojas de cálculos normales. paso a paso

Convertir una tabla en un rango PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 2005 Customers Solution para esta lección. 1. Cerca de la parte superior de la ventana Excel, responda a la advertencia de seguridad haciendo clic en Habilitar contenido. 2. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 2005 Customers Solution 2. 3. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. 4. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. 5. Excel abrirá un cuadro de diálogo para comprobar que esta conversión sea la que desea. Haga clic en Aceptar. Los botones de filtro automático se eliminarán de la fila encabezado y las entradas se dejarán ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales permanecerán (si es aplicable) y el formato se deja tal como estaba. Ya no se mostrará la pestaña DISEÑO. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

150

Lección 9

Guardar el trabajo con macros Algunos de los primeros programas de hoja de cálculo usaban listas de funciones, escritas en una columna oculta en el borde invisible de la hoja, como cálculos de pasos múltiples que tenían el valor agregado de ejecutar comandos automáticamente. Estas fueron las primeras macros y obtuvieron su nombre por el hecho de que eran consideradas "grandes funciones". Con los años, la cantidad de categorías diferentes de macros que Excel es capaz de ejecutar ha crecido y las mismas categorías varían tan ampliamente que un análisis completo al respecto requeriría otro libro. Para los propósitos de esta lección, nos concentraremos en un tipo: el registro de una secuencia de comandos y entradas copiadas que puede reproducir en otro lugar de la hoja de cálculo. De esta manera, se pueden realizar las mismas secuencias de comandos en diferentes lugares, reduciendo el tiempo necesario para completar trabajos redundantes.

Grabar una macro básica Una macro grabada es útil porque puede reproducirse en cualquier celda que sea la celda activa. Una macro grabada consiste en una serie de pasos que pueden repetirse y que probablemente quiera repetir con frecuencia para ahorrarse tiempo. Como ha visto, existen formas de automatizar el formato de las celdas que, de hecho, son más sencillas que grabar y reproducir macros. Así que los tipos de pasos que desea grabar son los de tipo repetitivo que, de lo contrario, tendría que estar repitiendo una y otra vez. Solución de problemas

paso a paso

Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusión directa sobre el contenido de la hoja de cálculo. Para ser precisos, graba la repercusión de dichos pasos y no los comandos que han llevado a la repercusión. Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se agrupen las filas y las columnas. Pero si amplía o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene ninguna repercusión sobre la hoja de cálculo en sí. Sin embargo, existen excepciones como el filtro y clasificación de rangos y tablas, que Excel sí graba.

Grabar una macro básico PREPÁRESE. ABRA el libro 09 4Strong Tour Revenues de esta lección. 1. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3. En la lista Pestañas principales de la derecha, active la casilla Desarrollador si todavía no lo está. Esto agregará la pestaña DESARROLLADOR en Excel, permitiéndole grabar macros. Haga clic en Aceptar. 4. La macro que grabe creará una fila de subtotales personalizada en el lugar que defina, en vez de grabarla en algún lugar que Excel determine. La regla que sigue consiste en que el usuario (usted) debe seleccionar la celda en la que desea que aparezca el subtotal y luego ejecutar la macro. De modo que para preparar la grabación, haga clic en la celda D21. 5. En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, busque Usar referencias relativas. Si no está resaltado, haga clic para seleccionarlo. Necesita referencias relativas para esta macro. 6. En el grupo Código, haga clic en Grabar Macro. 7. En el cuadro de diálogo Grabar macro, haga clic en el cuadro Nombre de macro y escriba SubtotalesPersonalizados. 8. En el cuadro Tecla de método abreviado junto a Ctrl +, escriba la letra mayúscula S. Esto cambiará la tecla de método abreviado a Ctrl + Mayús + S. Deje Almacenar macro configurado en Este libro. Ahora deberá aparecer el cuadro de diálogo Grabar macro. 9. Haga clic en Aceptar. Ahora está grabando una macro.

Solución de problemas

Si comete un error en un paso durante la grabación de la macro, no se preocupe. Haga clic en Detener grabación, en el grupo Código de la pestaña Desarrollador. Luego comience de nuevo desde el paso 6. Utilice el mismo nombre y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la macro existente con el mismo nombre, responda Sí. 10. Presione Mayús + Flecha abajo. 11. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Insertar. En el menú, haga clic en Insertar filas de hoja.

Trabajar con datos y macros

151

12. Presione Mayús + Flecha arriba. 13. En el grupo Edición, haga clic en Autosuma. No presione Entrar todavía. 14. En el Portapapeles, haga clic en Copiar. 15. Presione la tecla Tab. 16. Escriba la fórmula parcial =max(. 17. En el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. 18. Escriba ) (paréntesis final) y presione la tecla Tab. 19. Presione Flecha izquierda. 20. Haga clic en $ (Formato de número de contabilidad) en el grupo Número. 21. En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación. 22. Ahora que ha dejado de grabar, ajuste el ancho de la columna E para que quepa el contenido. Como se muestra en la Figura 9-22, la macro genera un total para la parte inferior del clúster arbitrario de registros y también tabula el mayor valor de dicho clúster en la celda adyacente al subtotal. Figura 9-22 Subtotales personalizados generados con macro

Subtotales personalizados generados con macro

23. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Guardar como. 24. En Backstage, busque la carpeta de la Lección 9. 25. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Guardar como tipo, elija Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm y déjelo abierto para el siguiente ejercicio.

Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX habituales. Esto se debe a la frecuencia con que muchos usuarios utilizaron la función de macros malintencionadamente, enviando libros de Excel a otros usuarios mediante archivos adjuntos de correo electrónico. Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros asignándole el tipo de archivo .XLSM especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar cualquier posibilidad de propagación de malware pueden hacer cumplir políticas que eviten que se adjunten archivos .XLSM o se reciban mediante correo electrónico.

Administración de la seguridad de las macros Debido a la proliferación de software malintencionado, Microsoft ha configurado Excel para que después de que esté instalado, no pueda ejecutar macros de un archivo que abra (incluso un libro habilitado para macros explícitamente) hasta que no haya leído la notificación y no haya hecho clic en Habilitar contenido. Si no planea ejecutar macros o si tiene dudas acerca de sus colegas de oficina, puede desactivar las macros completamente. También puede desactivar las notificaciones y habilitar todas las macros si trabaja en una oficina, como la de un proveedor de servicios financieros, donde las macros se utilizan constantemente, confía en el origen de los libros de Excel y las notificaciones solo fuesen una molestia.

152

Lección 9

paso a paso

Administrar la seguridad de las macros PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros. 2. En el cuadro de diálogo Centro de confianza (vea la Figura 9-23), haga clic en Deshabilitar todas las macros con notificación para que Excel le avise cada vez que un libro abierto contenga macros, lo que le permitirá activar o desactivar las macros según su decisión.

Figura 9-23 Centro de confianza con configuración de protección de macros

3. Haga clic en Aceptar. CIERRE el libro. CIERRE Excel.

Evaluación de conocimientos Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.



1. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de ordenar una tabla por el contenido de una columna? a.  Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. b.  Hacer clic en un botón de filtro automático en la fila de totales. c.  Hacer clic en un botón de filtro automático en la fila de nombres de campo. d.  Hacer clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.



2. ¿Cuál es una razón válida para convertir una tabla en un rango? a.  Borrar los criterios de ordenación y volver a empezar. b.  Prepararse para eliminar una columna. c.  Prepararse para importar nuevos datos desde un archivo que no sea de Excel. d.  Prepararse para cambiar el formato condicional.



3. ¿Cuál de los siguientes enunciado indica una diferencia entre una hoja de cálculo con esquema automático y una hoja de cálculo con múltiples grupos? a.  Ninguno. b.  Solo una hoja con esquema automático puede contener filas de totales.

Trabajar con datos y macros

153

c.  Una hoja de cálculo con esquema automático contiene solo un botón para contraer y expandir. d.  Solo una hoja de cálculo de agrupación múltiple puede agrupar filas y columnas.



4. ¿Cuál de los enunciados siguientes es una referencia correcta a la celda en la columna Venta total en el extremo derecho de una tabla llamada Artículos de remate? a.  Tabla[Artículos de remate(Venta total)] b.  Artículos de remate(Venta total) c.  Artículos de remate[#Totales] d.  #Totales[Venta total]





5. ¿Cuál de los siguientes procedimientos no es una forma de filtrar una tabla por el contenido de una columna? a.  Hacer clic en el botón de criterio en el filtro de segmentación. b.  Hacer clic con el botón derecho en la celda cuyo contenido desea para el criterio y hacer clic en Filtro en el menú. c.  Hacer clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. d.  Hacer clic en el botón Autofiltro en la fila de totales en la parte inferior.



6. ¿Cuál de los siguientes atributos no es un posible criterio para un ordenamiento de filtro automático? a.  Color de fuente b.  Estilo de fuente c.  Color de celda d.  Icono de celda





7. ¿Cuál es la diferencia entre un rango de registros de filtro automático en una lista y una tabla? a.  Ninguno. b.  Una tabla mantiene el criterio de ordenación después de cerrarla y volver a abrirla. c.  Una tabla con un título permite que sus campos de nombre se utilicen en fórmulas en lugar de referencias de celdas. d.  Una tabla permite funciones especiales de subtotales para las filas de totales.



8. ¿Qué caracteres no se pueden usar para comenzar un nombre de campo en una tabla? a.  = @ b.  $ = ( c.  % { [ d.  $ % @



9. ¿Qué motivo tendría para querer grabar una macro con referencias absolutas en vez de relativas? a.  Desea conservar la integridad de las celdas a las que hacen referencia las fórmulas de la macro. b.  Desea que los valores de todas las celdas copiadas a la macro sean exactos. c.  Desea que los resultados de todas las fórmulas producidas por la macro sean exactos. d.  Desea que la macro reproduzca sus resultados en el mismo lugar todas las veces.



10. ¿Desde cuál de las siguientes opciones Excel no puede importar datos? a.  Una base de datos activa b.  Una página Web c.  Una búsqueda web d.  Un archivo XML



Proyectos Proyecto 9-1: Comparación para comprar una casa Ha creado una lista de casas en venta en su vecindario con algunas características importantes que desea comparar entre ellas. Se pregunta si el agente inmobiliario está pidiendo todo lo que debería por su casa. En este proyecto, generará una tabla, la filtrará de acuerdo con múltiples criterios y calculará el precio promedio de las casas preguntando el precio de las casas del vecindario que cumplen los criterios.

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Lección 9 PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no está abierto. 1. ABRA 09 Homes for Sale de los archivos de esta lección. 2. GUARDE el libro como 09 Homes for Sale 3-19 Solution. 3. Haga clic en cualquier celda del rango de datos. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. Aplique a la tabla el estilo Estilo de tabla claro 19. Haga clic en Aceptar. 4. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Primera columna. 5. Haga clic en la celda A23. 6. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en el botón desplegable a Autosuma. En el menú, haga clic en Promedio. 7. Haga clic en el botón de filtro para Chimenea. En el menú, desactive las casillas activadas y luego seleccione la casilla de Y. Haga clic en Aceptar. 8. Repita este proceso para la columna Sala de estar. 9. Haga clic en la flecha desplegable junto a m2. En el menú, haga clic en Filtros de número y en Mayor o igual que. 10. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, junto a es mayor o igual que, escriba 1900. Haga clic en Aceptar. Ahora, la tabla muestra todas las viviendas en venta del barrio que tienen una chimenea y una sala de estar y con 1900 metros cuadrados o más. La fila de totales muestra el precio promedio solo para las seis casas mostradas. GUARDE y CIERRE este libro. Deje Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 9-2: Resumen de los ingresos de una recaudación de fondos Es un voluntario de una organización benéfica que genera dinero para causas dignas reuniendo atletas famosos en eventos públicos. En este proyecto, generará filas de subtotales contraíbles para obtener una lista del dinero recaudado en las diversas etapas de la gira. PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no está abierto. 1. ABRA 09 4Strong Tour Revenues.xlsx de los archivos de esta lección. Tenga en cuenta que este no es el archivo de solución .xlsm que creó durante el ejercicio de grabación de una macro básica. 2. GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Summary Solution.xlsx. 3. Seleccione el rango A4:D232. 4. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. 5. En el cuadro de diálogo Subtotal, configure En cada cambio en en Fecha parada gira. Configure Usar función en Suma. Active solo el cuadro Ventas en Agregar subtotal a. Active Resumen debajo de los datos. Haga clic en Aceptar. 6. Después de agregar todos los grupos, en el grupo Esquema, haga clic en Ocultar detalle. 7. Amplíe la columna D si es necesario para dejar espacio para el total general en la parte inferior. CIERRE Excel.

Uso de fórmulas avanzadas

10

Matriz de conocimientos de la lección Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Uso de fórmulas para resumir datos condicionalmente

Demostrar cómo aplicar la función SUMAR.SI.

4.3.1

Demostrar cómo aplicar la función CONTAR.SI.

4.3.3

Demostrar cómo aplicar la función PROMEDIO.SI.

4.3.2

Demostrar cómo usar las funciones DERECHA, IZQUIERDA y MED.

4.4.1

Demostrar cómo utilizar la función ESPACIOS.

4.4.2

Demostrar cómo usar las funciones SUPERIOR e INFERIOR.

4.4.3

Demostrar cómo utilizar la función CONCATENAR.

4.4.4

Usar fórmulas para buscar datos en un libro Agregar funciones de lógica condicional a fórmulas Usar fórmulas para modificar texto

Fabrikam, Inc. utiliza varios herramientas de análisis de Excel para revisar los datos de ventas en las reuniones de planificación estratégica. Los propietarios de Fabrikam crearon un programa de bonificaciones como parte de los esfuerzos de la empresa para conservar los empleados y alentar a los agentes de ventas individuales y a todos los empleados a prestar su apoyo para conseguir los objetivos de ventas totales. La bonificación se basa en los años de servicio y en cuándo un agente logra el objetivo de ventas para el año. Fabrikam se da cuenta de que todos los empleados de la oficina prestan su apoyo a los agentes de ventas, por lo que da una bonificación a todo el personal si se cumple el objetivo de ventas total. Para determinar qué agentes y empleados van a recibir la bonificación por rendimiento, los contables de Fabrikam deben crear fórmulas para analizar los datos de ventas de la empresa. Las fórmulas integradas de Excel son la solución perfecta para calcular y mostrar todos los cálculos que los contables necesitan. En los ejercicios de esta lección aprenderá a aplicar estas fórmulas.

155

156

Lección 10

Orientación sobre el software La pestaña FÓRMULAS En esta lección, utilizará comandos de la pestaña FÓRMULAS para crear fórmulas para resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lógica condicional y modificar un texto. La pestaña FÓRMULAS se muestra en la Figura 10-1.

Se usa para aplicar la lógica condicional (SI, Y, O...)

Figura 10-1 Pestaña FÓRMULAS

Se usa para modificar texto.

Matemáticas y trigonométricas contienen SUMA y SUMAR.SI.

Se usa para crear fórmulas BUSCARV y BUSCARH.

Crear y utilizar rangos con nombre en las fórmulas.

Utilice la opción de fórmulas estadísticas para CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI, PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

La pestaña FÓRMULAS contiene los grupos de comandos que se usan para crear y aplicar fórmulas avanzadas de Excel. Utilice esta ilustración como referencia en toda la lección. En la Tabla 10-1 se resumen las funciones que se abordan en esta lección y se indica dónde se encuentran las funciones en la pestaña FÓRMULAS.

Tabla 10-1 Ubicación y descripción de funciones

Función

Categoría

Sintaxis

Descripción

SUMAR.SI

Matemáticas y trigonométricas

SUMAR.SI(Rango, Criterios, [Rango_suma])

Suma las celdas de Rango o Rango_suma especificadas mediante un Criterio determinado.

SUMAR. SI.CONJUNTO

Matemáticas y trigonométricas

SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_ suma, Rango_criterios1, Criterios1, [Rango_criterios2, Criterios2], ...)

Suma las celdas de Rango_suma que cumplen varios criterios.

CONTAR.SI

Más funciones > Estadística

CONTAR.SI(Rango, Criterios)

Cuenta la cantidad de celdas del rango que cumplen los criterios.

CONTAR. SI.CONJUNTO

Más funciones > Estadística

CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_ criterios1, Criterios1, [Criteria_ Range2, Criteria2], …)

Cuenta la cantidad de celdas dentro de múltiples Rango_criteriosnº que cumplen Criteriosnº.

PROMEDIO.SI

Más funciones > Estadística

PROMEDIO.SI(Rango, Criterios, [Rango_promedio])

Devuelve la media aritmética de las celdas de Rango o Rango_promedio que cumplen los Criterios.

PROMEDIO. SI.CONJUNTO

Más funciones > Estadística

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_ promedio, Rango_criterios1, Criterios1, [Rango_criterios2, Criterios2], …)

Devuelve la media de las celdas de Rango_ promedio que cumplen varios Criterios.

BUSCARV

Búsqueda y referencia

BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_ buscar_en,Indicador_columnas [Ordenado])

Busca un valor en la primera columna de Matriz_buscar_en y devuelve un valor en la misma fila de Indicador_columnas.

Uso de fórmulas avanzadas Tabla 10-1 Ubicación y descripción de funciones

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Función

Categoría

Sintaxis

Descripción

BUSCARH

Búsqueda y referencia

BUSCARH(Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_filas, [Ordenado])

Busca un valor en la fila superior de Matriz_buscar_en y devuelve un valor en la misma columna que Indicador_filas.

SI

Lógico

SI(Prueba_lógica, [Valor_si_ verdadero], [Valor_si_falso])

Cuando Prueba_lógica es VERDADERO, devuelve Valor_si_verdadero; de lo contrario, devuelve Valor_si_falso.

Y

Lógico

Y(Valorlógico1, [Valorlógico2], ...)

Devuelve VERDADERO si todos los Valorlógico1... son VERDADERO; devuelve FALSO si cualquier Valorlógico1... es FALSO.

O

Lógico

O(Valorlógico1, [Valorlógico2], ...)

Devuelve VERDADERO si algún Valorlógico1... es VERDADERO; devuelve FALSO si todos los Valorlógico1... son FALSO.

IZQUIERDA

Texto

IZQUIERDA(Texto, [Núm_de_ caracteres])

Devuelve el Núm_de_caracteres que están a la izquierdo del texto.

DERECHA

Texto

DERECHA(texto,Núm_de_ caracteres])

Devuelve el Núm_de_caracteres que están a la derecha del texto.

MED

Texto

MED(texto, Núm_inicial, Núm_de_ caracteres)

Devuelve Núm_de_caracteres del texto a partir de Núm_inicial.

ESPACIOS

Texto

ESPACIOS(Texto)

Elimina espacios al principio y al final del texto.

SUPERIOR

Texto

SUPERIOR(Texto)

Convierte texto a mayúsculas.

INFERIOR

Texto

INFERIOR(texto)

Convierte texto a minúsculas.

CONCATENAR

Texto

CONCATENAR(Texto1, [Texto2], ...)

Une Texto1Texto2...

USO DE FÓRMULAS PARA RESUMIR DATOS CONDICIONALMENTE Tal como aprendió en la lección 4, "Uso de fórmulas básicas", una fórmula es una ecuación que realiza cálculos, como una suma, resta, multiplicación o división, con los valores de una hoja de cálculo. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente y los resultados se muestran en la celda. Las fórmulas dan resultados y soluciones que ayudan a evaluar y analizar datos. Tal como aprendió en la lección 6, "Dar formato a rangos y celdas", puede utilizar un formato condicional, que cambia la apariencia de un rango de celdas basándose en un criterio, para ayudarle a analizar datos, detectar problemas críticos, identificar patrones y explorar visualmente tendencias. Las fórmulas condicionales agregan otra dimensión al análisis de datos resumiendo datos que cumplen uno o varios criterios. Los criterios pueden ser un número, texto o expresión que prueban qué celdas deben sumarse, contarse o cuyo promedio debe obtenerse. Una fórmula condicional es una fórmula en la que el resultado se determina mediante la presencia o la ausencia de una condición determinada. Entre las fórmulas condicionales usadas en Excel figuran las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI que comprueban un criterio, o sus contrapartidas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO. SI.CONJUNTO que comprueban varios criterios.

158

Lección 10

Uso de SUMAR.SI La función SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado criterio o condición. La sintaxis de la función SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterios, Rango_suma). Los valores que utiliza una función para realizar operaciones o cálculos en una fórmula se denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la función SUMAR.SI son Rango, Criterios y Rango_suma que, cuando se utilizan juntos, crean una fórmula condicional en la que se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un rango que no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los números del rango de la suma, el argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios para poner a prueba los valores que se sumarán de otra columna, el rango se convertirá en los valores probados y el Rango_suma determinará qué números se sumarán en las mismas filas que los criterios coincidentes. En este capítulo, los argumentos opcionales se indican en cursiva.

Usar la función SUMAR.SI

paso a paso

En la Tabla 10-2 se explica el significado de cada argumento de la sintaxis SUMAR.SI. Tenga en cuenta que si omite Rango_suma en la fórmula, Excel evaluará y sumará las celdas del rango si cumplen el criterio.

Tabla 10-2 Argumentos en la sintaxis de SUMAR.SI

Argumento

Explicación

Rango

Rango de celdas que el usuario desea que la función evalúe. Suma también las celdas coincidentes si Rango_suma está en blanco.

Criterios

La condición o el criterio en forma de entrada de número, expresión o texto que define qué celdas se sumarán.

Rango_suma

Celdas que se sumarán si las celdas de la fila correspondiente en Rango coinciden con los criterios. Si se deja en blanco, use Rango tanto para las celdas que se sumarán como para las celdas contra las que evaluará los criterios.

PREPÁRESE. INICIE Excel. 1. ABRA el archivo 10 Fabrikam Sales para esta lección y GUÁRDELO en la carpeta de la lección 10 como 10 Fabrikam Sales Solution. 2. Seleccione C20. Haga clic en la pestaña FÓRMULAS y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Matemáticas y trigonométricas. Desplácese y haga clic en SUMAR.SI. El cuadro de diálogo Argumentos de función se abre con cuadros de texto para los argumentos, una descripción de la fórmula y una descripción de cada argumento. 3. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en el botón Contraer diálogo para el argumento Rango. Esto le permitirá ver una mayor superficie de la hoja de cálculo. Seleccione el rango de celdas C5:C16. Presione Entrar. Al hacer esto, aplicará el rango de celdas que la fórmula utilizará en el cálculo. 4. En el cuadro Criterios, escriba >200000 y presione Tab. En la Figura 10-2 se ve que el cuadro de texto Rango_suma no está en negrita. Esto significa que este argumento es opcional. Si deja Rango_suma en blanco, Excel sumará las celdas que introduzca en el cuadro Rango. Acaba de aplicar criterios para sumar todos los valores que son superiores a $200.000.

Uso de fórmulas avanzadas

159

Figura 10-2 El cuadro de diálogo Argumentos de función le guiará en la creación de fórmulas SUMAR.SI.

Botones del cuadro Contraer diálogo

Seleccione las celdas de la hoja de cálculo o escriba un rango que se evaluará según los criterios Negrita = argumentos requeridos Atenuado = argumento opcional

Identifica el propósito del actual argumento del cuadro de texto

Mirar el rango y sumar solo los valores que coinciden con este criterio

Tome nota

En el libro, las celdas de la columna C no están resaltadas, mientras que el texto y el importe de las celdas C19, E19 y E20 están en blanco. Se ha modificado la Figura 10-2 para mostrar qué celdas del rango C5:C16 cumplen los criterios >200000 (275.000+209.000+258.000+359.500+ 250.000+305.600) y que el total es la suma de estas celdas individuales o 1.657.100. Si quiere resaltar condicionalmente un rango, consulte la lección 6.

Solución de problemas

No es necesario que introduzca el signo de dólar o comas cuando escriba cantidades de dólares en el cuadro de diálogo Argumentos de función. Si los escribe, Excel los quitará de la fórmula y devolverá un valor preciso. 5. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cierre el cuadro de diálogo. Verá que $1.657.100 de los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades valoradas por encima de $200.000. 6. Si, por algún motivo, necesita editar la fórmula, seleccione la celda que contiene la función y haga clic en la pestaña FÓRMULAS, o en la barra de fórmulas, haga clic en el botón Insertar función para volver al cuadro de diálogo Argumentos de función (vea la Figura 10-3).

160

Lección 10 Figura 10-3

Los botones de la función Insertar permiten regresar al cuadro de diálogo Argumentos de función. Botones Insertar función

Excel agrega comillas cuando reconoce texto o ecuaciones

Tome nota

Vista previa de los argumentos

Vista previa del resultado si todos los cuadros están completos

El resultado de la fórmula SUMAR.SI en C20 no incluye el valor de la propiedad de C15 porque la fórmula especifica valores superiores a $200.000. Para incluir este valor, el criterio debe ser >= (mayor o igual que). 7. Haga clic en Aceptar o presione Esc si no hay cambios. 8. Seleccione la celda C21 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente y en SUMAR.SI para volver a abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función. El punto de inserción debe estar en el cuadro Rango.

Tome nota

Cuando haga clic en Utilizado recientemente, la última función que utilizó aparecerá en la parte superior de la lista. Del mismo modo, cuando haga clic en Insertar función, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar función con la última función usada resaltada. 9. En el campo Rango, seleccione las celdas E5:E16. El rango seleccionado se introducirá automáticamente en el cuadro de texto. Presione la tecla Tab.

Tome nota

No necesita contraer el cuadro de diálogo tal como lo hizo en el paso 3. Puede resaltar directamente el rango si el cuadro de diálogo no está visualizado. También puede optar por mover el cuadro de diálogo arrastrando la barra de título. 10. En el cuadro Criterios, escriba =200000 y presione Tab. Obtenga una vista previa del resultado y haga clic en Aceptar. Excel devuelve un valor de 7 cuando se aplica la fórmula a la celda. 7. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el número de celdas de un rango que cumplen varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2 y así sucesivamente). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En este ejercicio, realizará cálculos basándose en criterios múltiples para la fórmula CONTAR. SI.CONJUNTO.

paso a paso

Usar la función CONTAR.SI.CONJUNTO PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Seleccione C26. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función. 2. En la búsqueda de un cuadro de función, escriba CONTAR.SI.CONJUNTO y haga clic en Ir a. CONTAR. SI.CONJUNTO está resaltado en el cuadro Seleccionar una función. 3. Haga clic en Aceptar para aceptar la función y cerrar el cuadro de diálogo. 4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función en el cuadro Rango_criterios1, escriba F5:F16. Acaba de seleccionar el primer rango del cálculo. 5. En el cuadro Criterios1, escriba >=60 y presione Tab. Las descripciones y consejos para cada cuadro de argumento del cuadro de diálogo Argumentos de función se reemplazarán por el valor cuando navegue al siguiente cuadro de argumento (vea la Figura 10-4). También se mostrará el resultado de la fórmula, lo que le permitirá revisar y realizar correcciones si se recibe un mensaje de error o se obtiene un resultado inesperado. Ahora configura el primer criterio. El valor que Excel mostrará hasta este paso es 8.

Uso de fórmulas avanzadas

163

Figura 10-4 Argumentos y resultados para la fórmula CONTAR. SI.CONJUNTO

Resultado de la fórmula de vista previa. Observe este cambio a medida que se agrega cada criterio. 6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Ha seleccionado el segundo rango del cálculo. 7. En el cuadro Criterios2, escriba >=5% y presione Tab para obtener una vista previa. Haga clic en Aceptar. Excel devuelve un valor de 2. 8. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Una celda del rango que identifique en el cuadro de diálogo Argumentos de función se cuenta solo si todos los criterios correspondientes que especificó son VERDADERO para dicha celda. Si un criterio hace referencia a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratará como un valor 0. Tome nota

Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres comodín, signos de interrogación (?) y asteriscos (*) en los criterios. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carácter. Aplicará esta técnica más tarde en la lección.

Uso de PROMEDIO.SI La fórmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmética de todas las celdas de un rango que cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO. SI(Rango, Criterios, y Rango_ promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el conjunto de celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la función PROMEDIO.SI para calcular el promedio de días que las propiedades valoradas en $200.000 o más estuvieron en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta fórmula es B5:B16 (celdas que contienen el valor de las casas que se vendieron). El criterio es la condición por la que quiere que se evalúen las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular; es decir, el número de días que

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Lección 10

cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al igual que con la fórmula SUMAR.SI, el último argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango contiene las celdas que coinciden con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio, primero obtendrá el promedio de todas las celdas de un rango y después el promedio condicional. paso a paso

Usar la función PROMEDIO.SI PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Seleccione C27 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Más funciones. Seleccione Estadística y haga clic en PROMEDIO. 2. En el cuadro Número1, escriba B5:B16 y haga clic en Aceptar. Se obtendrá un promedio matemático para este rango. 3. Seleccione C28 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función. 4. Seleccione PROMEDIO.SI en la lista de funciones o utilice el cuadro de búsqueda de funciones para localizar y aceptar la función PROMEDIO.SI. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función. 5. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango, seleccione las celdas B5:B16. 6. En el cuadro Criterios, escriba >=200000. 7. En el cuadro Rango_promedio, seleccione F5:F16 y presione Tab para obtener una vista previa de la fórmula. En la vista previa, Excel devuelve un valor de 63,33. 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 9. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO Una fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_ promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2 y así sucesivamente). En el siguiente ejercicio, aprenderá a aplicar la fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular el promedio de un conjunto de números en los que se cumplen dos criterios. paso a paso

Usar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la celda C29. En el grupo Biblioteca de funciones, En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función. 2. Escriba PROMEDIO.SI.CONJUNTO en el cuadro Buscar una función y haga clic en Ir a. PROMEDIO. SI.CONJUNTO está resaltado en el cuadro Seleccionar una función. 3. Haga clic en Aceptar para aceptar la función y cerrar el cuadro de diálogo. 4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango_promedio, seleccione las celdas F5:F16. Presione la tecla Tab. 5. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas B5:B16 y presione Tab. Acaba de seleccionar el primer rango de criterios. 6. En el cuadro Criterios1, escriba Objetivo ventas

$3.900.000 en D5 cambia el total de D12.

Ahora G12 es Sí.

14. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Uso de I La función Y devuelve Verdadero si todos sus argumentos son verdaderos y Falso si uno o varios argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLógico1, ValorLógico2 y así sucesivamente). En este ejercicio, utilizará la función Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam cumplen su objetivo estratégico y si el objetivo de ventas superó las ventas del año anterior en un 5 por ciento. paso a paso

Usar la función Y PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas anuales. Haga clic en la pestaña FÓRMULAS si es necesario. 2. Haga clic en la celda B6. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lógicas y luego en la opción Y. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el punto de inserción en el cuadro de ValorLógico1. 3. Haga clic en la celda B3, escriba