Microsoft Office EXCEL

Creado por: Yuliana Vélez Fernández, CADA Evelyn Velázquez, CCC Parte de la presentación tomada de: http://www.slideshare.net/BethAdamczyk/22-excel-basics

Microsoft Excel Es una aplicación de hoja de cálculo incluida en el conjunto de programas que ofrece Microsoft Office.

Hoja de cálculo Está compuesta de columnas y filas. Es útil para organizar y analizar datos.

Hoja de cálculo… otras funciones • Crear tablas y gráficas 10 8 6 4 2 0 Mon

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Fri

• Fórmulas y funciones para realizar cálculos =5+7 =B6-C4

=sum(B6:B23) =AVERAGE(F4:F8)

La ventana Excel Celda activa F3 Barra de Menú

Barra de Herramientas Referencia de celda

Barra de fórmulas

FILA 3 COLUMNA F

Pestañas que identifican las hojas

Barra de navegación

Celda • A la intersección entre una columna y una fila se le llama celda. Cada celda tiene su propia referencia o identificación

Referencia

Celda activa El cursor en Excel, luce como una cruz color blanco.

Botones de navegación • Estos botones te permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. • El libro viene con tres hojas de cálculo, pero pueden añadirse más.

¿Cómo moverse en la hoja de cálculo? Para recorrer la hoja de cálculo: • “Tab” • “Enter”

• Flechas direccionales •Barras de desplazamiento

Entrada de información Al entrar información a la celda, ésta aparecerá simultáneamente en la barra de formulas.

En Excel, el cursor luce como una cruz color blanco

Entrada de Información • Escoga la celda en la que desea escribir. • Si deseas cambiar la información, da doble clic en la celda y corrige.

Tamaño de columnas El ancho de la columna se puede modificar o ajustar manualmente o mediante el empleo de la opción de autoajuste. Debe colocar el puntero del ratón sobre la línea que divide una columna y otra, cuando aparezca la herramienta de ajuste, se arrastra hacia el lado.

Inserción de filas • Siga estos pasos para agregar una fila: – Haga clic en la fila donde desea agregar una fila nueva. – Seleccione Insert → Rows en la barra de menús. Las filas inferiores se desplazarán hacia abajo. Vea ilustración gráfica más adelante...

Ejemplo

Nota: La interfaz de este programa está en español.

Inserción de columnas • Haga clic en la columna donde desea agregar una columna nueva. • Seleccione Insert  Columns en la barra de menús. Las columnas existentes las moverá a la derecha.

Ejemplo

Selección de varias celdas • Al hacer clic en la celda el puntero del ratón se transformará en una cruz grande, color blanco. • Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrástrelo hasta la última celda que desea seleccionar. • Al soltar el botón del ratón las celdas seleccionadas aparecerán sombreadas.

Selección de varias celdas (cont.) • Para seleccionar celdas que no son contiguas mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los demás.

Selección de columnas y filas Toda la hoja de cálculo

Seleccione una columna

Seleccione una fila

Nota: Al colocar el puntero en el área de columnas o filas, el cursor se convertirá en una flecha color negro.

Mover o Copiar Información • Seleccionar los datos • Sobre la selección oprimir el botón derecho del ratón y seleccionar “cut” o “copy” • Luego moverse al lugar donde llevará los datos, oprimir clic derecho y escoger la opción “paste”

Pantallas del formato de celdas Éstas se activan al oprimir Format, en la barra de menú.

Formato de Números Una de las pestañas en la caja de formato es “Number”. Esta opción te facilita aplicar el formato de número más apropiado para tu trabajo. Recuerda: Sombrear primero las celdas, columnas o filas en tu hoja de cálculo.

Fómulas En Excel todas las fórmulas deben comenzar con el signo es igual (=), ejemplo =1+1. Esto es válido para cualquier fórmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicación o división. Operadores matemáticos en Excel:

Suma (+) Multiplicación (*) Resta (-)

División ( / )

Ilustración de una Fórmula

Funciones • El programa Excel tiene funciones definidas, que muchas veces facilitan la aplicación de cálculos. • Ejemplo: Para sumar una serie de datos... Puede usar la fórmula: =d1+d2+d3+d4+d5, o Puede usar la función: =SUM(d1:d5).

Insertar funciones Se da clic sobre el botón fx, o se utiliza la opción Insert  Function. En la caja de diálogo, se selecciona la función que quiero aplicar. Fíjese que están organizadas en categorías.

AutoSum Esta opción suma automáticamente las celdas escogidas. Éste representa la función SUM.

Copiar fórmulas y funciones FILL HANDLE

• El “fill handle”aparece en la parte inferior derecha de la celda activa. • Al poner el cursor sobre el “fill handle”, éste se convierte en una cruz color negro. • Al dar clic y arrastrar se copia el contenido de la celda hacia la dirección trazada.

Copiar fórmulas y funciones (cont.) • Fíjese que al copiar fórmulas o funciones, las referencias de celda o datos van cambiando. • Si usted está copiando un valor que debe mantenerse fijo, tiene que convertirlo a lo que se conoce como Referencia absoluta, ésta se plantea así: $C$4.

Relativa / Absoluta Relativa

Absoluta

“Merge cells” • Para centralizar títulos en una hoja de cálculo. Primero se selecciona la serie de celdas en las que se va a centralizar.

Cálculo automático

Impresión de un área Para imprimir sólo una parte de su trabajo: -Sombrear el área que deseas imprimir –Presionar File en la barra de menú –Escoger “PRINT AREA”  “Set print area” –Finalmente, utilizar el comando Print.

Page Setup Tips Presionar File en la barra de menú y luego Page Setup Fit to ___ pages Ésta opción se utiliza para ajustar la tabla o diagrama al tamaño de la página si es que sobresale.

Ésta opción es para imprimir el documento sin las líneas grises de división. Debe quitar el marcador de la opción “Gridlines”. Éste se encuentra en la pestaña Sheet.

Gráficas Buffalo Seminary / School Districts 70

60

50

40

30

20

Buffalo Seminary / School Districts 10

70 0 Amherst

Buffalo

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East Aurora Kenton Orchard Park Williamsville Buffalo Seminary / School Districts other

60

50

Amherst 40

Buffalo Clarence

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East Aurora 20

Kenton Orchard Park

10

Williamsville 0 Amherst

Buffalo

Clarence

East Aurora

Kenton

Orchard Park

Williamsville

other

other

Gráficas • Selecciona todas las celdas que contienen información para incluir en la gráfica.

“Chart Wizard”

Chart Wizard – Paso 1 de 4 El Chart Wizard presentará una selección de tipos de gráficas, cada uno de los cuales incluye varios subtipos.

Para avanzar en los pasos, presionar Next

Chart Wizard – Paso 2 de 4 • Abrirá una pantalla con la serie de datos incluidos en la gráfica. • Para cambiar el rango sólo tienes que hacer clic en la hoja de cálculo y seleccionar las celdas con los datos deseados.

Chart Wizard – Paso 3 de 4 • Se presentarán las opciones que rigen los elementos que se incluyen en su gráfica. Por ejemplo, puedes hacer clic en la pestaña Titles y escribir un título para la gráfica y los ejes.

Chart Wizard – Paso 4 de 4 • Aquí puedes elegir entre insertar la gráfica en su propia hoja de cálculo o en una hoja nueva.

Gracias por su atención...