Fundamentos de Informática

Prácticas – Microsoft Excel

Microsoft Excel Microsoft Excel (en adelante Excel) es una aplicación tipo “Hoja de Cálculo” destinada al diseño y generación de documentos a partir de datos numéricos, podría entenderse como una “calculadora” generadora de todo tipo de documentos para la visualización de dichos cálculos.

El Documento Excel Un documento Excel, en la nomenclatura de Excel se denomina “libro” y se muestra físicamente en el directorio donde se encuentre almacenado como un archivo con extensión .xls, y que está compuesto por distintas hojas. Normalmente todo documento nuevo es creado con tres hojas: “Hoja1”, “Hoja2” y “Hoja3”, que son los nombres que Excel les da inicialmente. En todo documento Excel es posible renombrar cualquiera de las hojas que contenga (toda hoja debe tener un nombre), borrarla, copiarla y moverla (menú contextual que aparece haciendo clic con el botón secundario en la pestaña de la hoja ). También pueden ser añadidas o insertadas nuevas hojas al documento. Las hojas de un libro Excel a su vez tienen una configuración de tabla, las columnas se etiquetan con una letra, y las filas con un número, las posiciones en esta tabla se denominan “celdas”, y cada una de ellas se identifican con la letra de su columna y el número de su fila, ejemplo: la celda de la segunda columna y de la tercera fila será identificada por la celda “B3”. El ancho y alto de las celdas puede modificarse arrastrando los márgenes en la zona gris (donde están las letras y los números).

Interfaz de Programa La Fig. 1 muestra la interfaz que ofrece Excel al usuario, donde se observa que el documento activo se llama “fruteria-ejercicio2001.xls”, que se compone de una serie de hojas. La hoja activa en la figura es la hoja “Enero”. Puede observarse también la distribución en filas y columnas de la hoja activa, y sus distintas celdas. Como se observa la hoja muestra los resultados de venta de una frutería para el mes de Enero. En la misma figura se observa que la celda activa es la I14, lo cual indica que cualquier dato introducido se incluirá en esa celda.

Celdas La celdas pueden contener tanto datos numéricos, como texto (rótulos), puede modificarse el formato con que es mostrado su contenido (a través del menú Formato, o bien, del menú contextual accesible a través del botón derecho del ratón): tipo de letra, tamaño, alineación, bordes y sombreado, formato de presentación numéricos (moneda, científica, etc.), etc. Al escribir texto en una celda , por defecto este va ocupando celdas contiguas en la misma fila . Si quieres escribir en varias líneas dentro de la propia celda activa la opción ´Formato de celdas/Alineación/Ajustar texto´.

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El contenido de las celdas también puede ser un cálculo que depende de otra u otras celdas que están, o bien en la misma hoja, o bien en otra hoja del mismo documento o libro, o bien incluso en una hoja de otro documento Excel distinto. Para identificar una celda , en general , se utiliza la siguiente nomenclatura: ‘[Libro]Hoja’!ColumnaFila

Fig. 1 – Interfase de Excel

por ejemplo, ‘[fruteria-ejercicio2001.xls]Enero’!B3 es la celda B3 de la hoja Enero del libro fruteria-ejercicio2001.xls de la Fig. 1. Si la celda referenciada esta el mismo libro(documento) sólo indicamos la hoja , la columna y la fila, es decir, Enero!B3 , y si está en la misma hoja sólo indicamos fila y columna ,es decir B3 . Excel incluye toda una gama de operadores y funciones para procesar y manipular datos dentro de una celda (menú Insertar, opción Función). Muchas funciones se aplican a distintas celdas o rangos de celdas, un rango de celdas se expresa indicando las celdas que limitan tal rango intercaladas por el símbolo “:”, por ejemplo el rango A1:C3 como muestra la selección en la Fig. 2.

Fig. 2 – Rango de Celdas 2

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Excel incluye todo un gran numero de variadas funciones que pueden ser aplicadas para generar el contenido de las celdas, la Fig. 3 muestra el cuadro de diálogo que aparece al insertar funciones en una celda.

Fig. 3 - Funciones

Relleno de Celdas El contenido de una celda puede editarse directamente en la celda o bien en el cuadro de texto indicado en la Fig. 4 . Normalmente , si la celda contiene algún cálculo (su valor es el resultado de un cálculo) , la celda muestra el resultado de ese cálculo, y el cuadro de texto muestra la fórmula que expresa dicho cálculo . Se puede editar directamente en dicho cuadro de texto o bien en la celda misma.

Fig. 4

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Excel incluye también la posibilidad de realizar un autorelleno de celdas a partir de una (o dos celdas), ello puede llevarse a cabo seleccionando la celda (o las celdas) a partir de las que realizar el autorelleno y arrastrar desde la esquina inferior derecha (controlador de relleno : cuando se señala con el puntero , éste cambiará a una cruz negra) hasta abarcar las celdas a autorellenar. Otra forma sería la selección de las celdas a auto rellenar incluyendo aquellas a partir de las que se realiza el auto llenado y activando a continuación la opción Rellenar del menú Edición, donde se ofrecen varias opciones de rellenado como se muestra en la Fig. 5.

Fig. 5

Cuando se realiza el autollenada a partir de una celda con un fórmula que involucre referencias a otras celdas, las celdas autollenadas lo harán con la misma fórmula haciendo las referencias a otras celdas relativas a la celda auto llenada, por ejemplo, si una celda B2 contiene la formula A2+B1 y auto llenamos la celda B3 a partir de la B2 la formula con que se llena B3 será A3+B2. Las referencias a otras celdas en una fórmula son siempre relativas a la celda que contenga esa fórmula, y en los procesos de autollenado esas se harán relativas a las celdas autollenadas, en el caso de que se quiera establecer una referencia absoluta a una celda se ha de especificar antes de la referencia a columna o fila el símbolo “$”, por ejemplo, C8 es una referencia relativa, y $C$8 será absoluta. Las referencias absolutas no resultan modificadas cuando se autollenan celdas a partir de fórmulas que las contengan, sólo resultan modificadas las referencias relativas, en la forma ya comentada en el párrafo anterior.

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Gráficos Excel incluye también la posibilidad de insertar en un documento numerosos tipos de objetos a través de su menú Insertar, análogamente a Microsoft Word, pero además permite representar los propios datos numéricos de las hojas del documento de forma gráfica, a partir de la generación de gráficos a partir de rangos de celdas. Para ello sólo hay que seleccionar el rango a representar y activar la opción Gráfico del menú Insertar, la Fig. 6 muestra el cuadro de diálogo que nos permite configurar el gráfico generado.

Fig. 6 – Asistente para gráficos.

Ejercicio El ejercicio consistirá en generar un documento Excel llamado “fruteriaejercicio2001.xls” que contenga todos los datos económicos de ventas de una frutería a lo largo de un año o ejercicio económico. La Fig. 7 muestra como ejemplo la hoja correspondiente al mes de Enero. Realizar una para cada mes del año con el mismo formato que la que aparece en la figura (de un mes a otro solo cambiará el número de kilos vendidos). Las celdas que dependan de otras celdas para su cálculo deben ser llenadas mediante formulas y el proceso de autollenado. El cálculo de precio de venta del kilo de fruta es igual al precio de coste más la ganancia más el IGIC . Los tantos por ciento están expresados en fracciones de 1 , por eso la fórmula será (precio_coste * (1 + ganancia) * (1 + IGIC)). Usa la función ´REDONDEAR´ para evitar decimales . Una vez finalizadas las hojas correspondientes a todos los meses realizar una última hoja final en el documento donde se resumen los resultados del año a partir de las ventas y beneficios obtenidos en cada mes, además un gráfico que represente de forma gráfica dichos resultados, una muestra de esta hoja de resultados se muestra en la Fig. 8. 5

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Fig. 7 – Enero

Fig. 8 – Resultados año.

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