MENJELAJAH PENGURUSAN SUMBER MANUSIA bersama MAIMUNAH

Maimunah Aminuddin

merupakan

seorang pensyarah, penulis terkenal dan perunding di bidang pengurusan sumber manusia. Tajuk buku beliau termasuk: Human Resource Management (2nd ed, 2011, Oxford University Press) Malaysian Industrial Relations and Employment Law (7th ed, 2011, McGraw Hill) Termination of Employment: Understanding the Process (2010, CLJ Publication)

LATIHAN Topik-topik utama dalam Ruang ini adalah:  Menentukan Jenis Latihan Diperlukan dan Siapa Memerlukan Latihan  Menubuhkan Bahagian Latihan dalam Organisasi  Pembinaan Kemahiran Melatih Pekerja tidak boleh jalankan kerja mereka tanpa latihan yang mencukupi. Tidak kira betapa kecil organisasi anda, tidak kira dalam jenis apa perniagaan anda berada, pekerja mesti diberi latihan berterusan. Sambil ianya akan tingkatkan pengeluaran syarikat, latihan adalah berguna untuk menarik staf yang berbakat. Dalam Ruang ini, kita akan periksa bagaimana untuk tubuhkan satu bahagian latihan asas di dalam organisasi dan bagaimana untuk membaiki kemahiran melatih supaya sebahagian daripada latihan yang diperlukan dijalankan oleh pekerja anda atau anda boleh bantu pekerja kanan anda melatih pekerja yang baru.

MENENTUKAN JENIS LATIHAN DIPERLUKAN DAN SIAPA MEMERLUKAN LATIHAN Melatih pekerja adalah satu cara yang terbaik untuk meningkatkan pengeluaran. Tetapi, dalam masa yang sama, kita mungkin membazirkan kewangan syarikat (atau tabung levi HRDF) untuk latihan

yang tidak relevan dan tidak dikendalikan dengan baik. Untuk memaksimakan pelaburan anda dalam latihan, berikut adalah penting: 1. Jalankan analisis keperluan latihan yang teliti 2. Rancang siapa akan berikan latihan dan tentukan sama ada orang yang memberi latihan itu cekap 3. Bekerjasama dengan jurulatih untuk mempastikan latihan disempurnakan dengan lancar 4. Nilaikan usaha-usaha latihan

Analisis Keperluan Latihan Sungguhpun anda boleh bayar untuk mendapatkan perkhidmatan perunding yang akan jalankan analisis keperluan latihan, juga dikenali sebagai pengenalan keperluan latihan (TNI) atau analisis keperluan pembelajaran (LNA) untuk organisasi anda, tetapi anda sepatutnya boleh jalankan Latihan Mesti Releven latihan dengan sendiri. Analisis keperluan latihan (TNA) ialah satu tugas yang perlu dilaksanakan Semua latihan diberi kepada selalu. Sebaik sahaja TNA habis dijalankan, anda pekerja mestilah releven dengan boleh tahu sama ada wujudnya perbezaan antara kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang kerja mereka sekarang dan pada diperolehi pekerja anda sekarang berbanding masa hadapan dengan kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang diperlukan oleh syarikat anda sekarang dan Latihan yang dijalankan patut pada masa depan yang terdekat. TNA memberi maklumat seperti: 1. Apakah latihan yang diperlukan untuk pekerja dalam organisasi anda? 2. Siapakah pekerja yang perlukan latihan? 3. Apakah kandungan yang patut ada dalam latihan?

menggabungkan proses pembinaan kemahiran, proses mendapatkan ilmu pengetahuan dan proses perubahan sikap

Sebaik sahaja maklumat di atas diperolehi, anda boleh buat keputusan lain seperti: 1. 2. 3. 4. 5.

Siapakah yang akan jalankan latihan? Apakah kandungan terperinci dan kaedah penyampaian yang sesuai sekali? Di mana latihan akan diadakan? Apakah keperluan bajet untuk program-program? Bilakah latihan akan diadakan?

Sebahagian daripada program latihan diperlukan untuk semua pekerja. Ini termasuk induksi dan latihan keselamatan. Program lain bergantung kepada keperluan jabatan tertentu dan tugas tertentu.

Bincang bersama dengan pengurus anda untuk menentukan kemahiran dan ilmu pengetahuan yang diperlukan dalam jabatan masing-masing. Keperluan ini adalah dari keperluan kemahiran teknikal untuk mengendalikan peralatan dan jentera, ke kemahiran komunikasi, kemahiran berhubung dengan komputer, kemahiran perhubungan pelanggan dan lain-lain. Sekiranya pengurus anda beri satu senarai yang panjang mengenai kemahiran yang diperlukan untuk staf mereka, minta pengurus susunkan mengikut keutamaan. Anda boleh juga minta pekerja kanan kenalpasti bidang pengetahuan dan keperluan kemahiran yang berguna untuk kerja mereka. Periksa huraian tugas dan spesifikasi kerja yang telah dirangkakan untuk berbagai-bagai kerja dalam organisasi anda. Susunkan semua maklumat yang telah dikumpul. Tentukan kemahiran yang terbaik untuk diberi kepada pekerja oleh staf kanan atau penyelia. Tentukan bidang mana memerlukan jurulatih luar. Lantik beberapa staf kanan yang sesuai untuk menjalankan latihan untuk pekerja baru atau rakan sejawat yang kurang berpengalaman. Jika perlu, aturkan program melatih jurulatih supaya mereka selesa menjalankan latihan. Sama-sama bekerja dengan jurulatih dalaman ini untuk membina program yang sesuai. Program latihan tidak semestinya diadakan di dalam bilik latihan. Ia boleh dalam bentuk bimbingan yang diberi kepada seorang pekerja atau sekumpulan pekerja di tempat kerja mereka. Ia boleh melibatkan e-pembelajaran sekiranya anda mampu mendapatkan pakej epembelajaran yang sesuai untuk pekerja anda.

Memilih Jurulatih Jurulatih boleh didapati daripada: 1. 2. 3. 4.

Staf yang ada, terutama sekali pekerja kanan Penyelia atau pengurus Staf HR Jurulatih bebas dari luar atau penyedia latihan

Jurulatih yang dipilih untuk jenis latihan tertentu bergantung kepada kandungan program. Latihan teknikal khas biasanya dikendalikan oleh pekerja kanan atau penyelia. Latihan ini boleh dikendalikan satu-untuk-satu atau dalam kumpulan kecil. Banyak kemahiran biasa ditawarkan oleh penyedia latihan yang akan, jika anda mempunyai bilangan pelatih mencukupi, jalankan program di premis anda atau akan adakan program awam di mana anda boleh hantar pekerja anda. Anda boleh lihat senarai program yang ditawarkan oleh penyedia latihan dalam laman web HRDF. Jikalau boleh, setelah mengambil keputusan untuk menggunakan jurulatih luar, periksa dengan pelanggan beliau terdahulu sama ada mereka berpuas hati dengan latihan yang diberi. Minta daripada jurulatih tersebut nama dan nombor telefon pelanggan yang beliau telah berikan program latihan yang sama supaya anda boleh buat sedemikian. Pastikan supaya semua pelatih membuat penilaian ke atas jurulatih setelah tamat program. Lihat bahagian akan datang dalam Ruang ini mengenai pembinaan kemahiran melatih.

Menyelaraskan Latihan Sama ada seorang daripada staf syarikat anda mengendalikan latihan atau jurulatih luar telah dijemput mengendalikan latihan untuk staf anda, anda perlu bekerjasama dengan jurulatih dan bantu menyelaraskan program. Motivasi pelatih boleh menurun apabila logistik latihan tidak diurus dengan baik. Satu senarai semak adalah berguna untuk tujuan ini. Berikut adalah beberapa cadangan yang boleh dimasukkan ke dalam senarai semak: Pelatih: Sudahkah pelatih diberitahu lebih awal melalui surat bahawa mereka diperlukan menghadiri latihan pada tarikh tertentu? Apakah usaha yang diambil sekiranya pelatih tidak dapat hadir latihan? Sudahkah pelatih tandatangan senarai kedatangan? Sudahkah borang soalselidik penilaian siap untuk diisi pada penghujung program? Tempat: Sudahkah bilik latihan ditempah? Sudahkah bilik latihan disusun seperti yang dikehendaki oleh jurulatih? Adakah semua peralatan berfungsi dan boleh diguna? Nota dan Bahan Edaran: Sudahkah nota untuk diedarkan kepada pelatih dicetak dan disalin mencukupi? Adakah kertas untuk menulis disediakan untuk pelatih? Makanan dan Minuman: Sudahkah makanan ditempah dan mencukupi untuk makan tengah hari dan waktu rehat sesi latihan? Adakah air minum dan gula-gula disediakan? Jurulatih: (Apabila jurulatih luar terlibat) Sudahkah jurulatih diberi peta menunjukkan lokasi premis syarikat anda dan bagaimana hendak mencari bilik latihan? Sudahkah persiapan dibuat untuk menerima jurulatih di pintu masuk utama syarikat? Sudahkah pegawai sekuriti di pintu masuk diberitahu mengenai kedatangan jurulatih? Sudahkah jurulatih diberitahu mengenai lokasi tandas? Anda mungkin ingin menjemput ketua eksekutif anda merasmikan program latihan berkenaan, atau sekiranya sesi latihan itu pendek, beliau boleh dijemput juga bersama dengan pelatih semasa waktu rehat. Dengan cara begini, pelatih boleh nampak bahawa latihan berkenaan adalah penting dan jelas kepada mereka bahawa pihak pengurusan menyokong daya usaha pembelajaran mereka.

Menilai Latihan Usaha-usaha latihan mesti diberi penilaian. Anda mungkin tidak dapat membuktikan bahawa latihan pekerja akan meningkatkan pengeluaran atau pun meningkatkan keuntungan. Walau bagaimanapun, anda patut cuba mengumpulkan maklumat sama ada program-program yang telah dijalankan mencapai objektifnya. Sekurang-kurangnya, anda patut: 1. Sediakan soalselidik untuk dilengkapkan pada akhir sesi latihan oleh pelatih. Soalselidik akan meminta pelatih menilai setiap aspek mengenai jurulatih, tempat dan kandungan program. 2. Rancangkan kaedah menguji sama ada pelatih telah mendapat ilmu pengetahuan dan kemahiran yang program direka untuk mencapainya. 3. Temuduga pengurus yang mana orang bawahannya telah hadir program latihan. Adakah pihak pengurus berpuashati bahawa pekerjanya sekarang cekap dalam bidang untuk mana latihan diadakan? Adakah kerja mereka lebih baik daripada sebelum latihan?

MENUBUHKAN BAHAGIAN LATIHAN DALAM ORGANISASI Semua organisasi perlukan bahagian latihan. Sebuah Perusahaan Kecil dan Sederhana tidak perlukan pusat latihan dan anda mungkin tidak dapat wujudkan sebuah bilik khas untuk latihan. Anda mungkin terpaksa gunakan sebuah bilik serbaguna untuk sesi latihan dalaman. Berikut adalah beberapa cadangan yang boleh dipertimbangkan apabila menubuhkan bahagian latihan dalam organisasi anda.

Bilik Latihan Sebuah bilik khas untuk latihan hanya boleh dijustifikasikan sekiranya ia digunakan selalu. Jikalau program dalaman jarang diadakan, anda patut mencari tempat yang berdekatan dengan syarikat anda, sesuai untuk kegunaan latihan dan apakah kos sewanya untuk sehari atau sejam. Anda boleh juga sewa bilik latihan di syarikat yang besar di persekitaran syarikat anda. Sekiranya anda ingin menggunakan kemudahan luar, semak perkara berikut: 1. Adakah saiz bilik latihan sesuai dengan bilangan pelatih dalam program anda? Anda perlukan bilik yang tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil. 2. Adakah perabot yang disediakan sesuai? Meja dan kerusi yang boleh dipindah-pindah adalah diperlukan. 3. Adakah peralatan persembahan disediakan atau anda perlu bawa peralatan sendiri? Komputer, projektor, skrin, papan putih berdiri atau easel? 4. Adakah tandas bersih dan berdekatan? 5. Adakah kemudahan untuk makan dan minum semasa rehat? Jika anda lebih suka adakan sesi latihan dalam premis anda, perhatikan beberapa kebaikan dan keburukan seperti berikut: Kebaikan: Logistik senang; kos kurang; menjimatkan masa pergi dan balik ke tempat latihan; penggunaan elektrik dan keperluan lain lebih terkawal. Keburukan: Bilik digunakan untuk tujuan lain seperti mesyuarat dan oleh itu tidak dapat digunakan untuk latihan; perabot di dalam bilik tidak sesuai; pelatih merasa bosan berada di tempat yang sama untuk semua latihan.

Peralatan dan Bekalan Latihan Sama ada bilik yang anda ada digunakan untuk latihan sahaja, atau anda terpaksa guna bilik serbaguna untuk latihan, peralatan dan bekalan berikut mesti disediakan: 1. Meja untuk 2-3 orang, yang boleh dipindah ke merata tempat dalam bilik seperti yang dikehendaki oleh jurulatih. Meja tersebut sepatutnya tidak berat, boleh dilipat dan disimpan bila tidak diguna. 2. Bilangan kerusi yang mencukupi Figure 1 Training tables

Perabot Latihan

3. Meja dan kerusi untuk jurulatih. Meja tersebut mesti cukup luas untuk meletak nota jurulatih, bahan edaran, air minum, gelas dan sebagainya 4. Projektor dan komputer yang sesuai untuk persembahan 5. Skrin, sebaik-baiknya yang lekat di dinding. Tayangan boleh juga dibuat ke atas dinding rata berwarna cerah, tetapi tidak sekali ke atas papan-putih. Oleh kerana itu, pastikan dinding yang sesuai dicat dengan warna cerah dan tidak berpanel kayu atau dihiasi 6. Papan-putih berdiri atau easel di mana beberapa keping kertas besar digantung. Jika boleh, sediakan sekurang-kurangnya dua set untuk kegunaan persembahan kumpulan 7. Alat tulis: Penanda papan-putih. Jangan sekali-kali benarkan penanda berdawat kekal ke dalam bilik latihan; pemadam papanputih; kertas untuk easel; kertas tulis untuk peserta; kertas cetak untuk nota dan bahan edaran Flip chart Easel 8. Air minum dan gula-gula atau gula-gula batuk 9. Almari storan yang boleh dikunci untuk simpan alat tulis 10. Mikrofon adalah berguna jikalau bilik latihan itu besar dan apabila sesuatu program ada lebih daripada 20 orang peserta Beli:  

Peralatan latihan berkualiti terbaik yang anda mampu. Peralatan diguna oleh banyak tangan dan kadang-kadang secara kasar. Peralatan mudah alih yang memberikan fleksibiliti yang maksimum dalam bilik latihan

Anda mungkin perlukan peralatan latihan yang khusus, bergantung kepada jenis perniagaan dan kerja yang dibuat oleh pekerja anda. Berikut adalah beberapa garis panduan tambahan: 1. Cuba susun bilik latihan supaya pintu masuk berada di belakang bilik. Orang membuka dan menutup pintu di depan dan bersebelahan dengan jurulatih adalah satu gangguan. 2. Cuba pasang pintu yang tidak berbunyi apabila dibuka dan ditutup. 3. Adakan pencahayaan yang boleh berubah terang gelapnya, iaitu pastikan ada cahaya, terutama sekali lampu di hadapan yang boleh dikurangkan cahayanya atau dipadam tanpa mengganggu lampu-lampu lain di dalam bilik. 4. Sekiranya bilik berkenaan mempunyai dinding kaca, pastikan ada bidai yang boleh melindung sesi latihan daripada gangguan dari luar bilik.

PEMBINAAN KEMAHIRAN LATIHAN Kemahiran latihan adalah aset yang berguna kepada seorang profesional sumber manusia (HR). Anda akan diminta untuk mengurus dan mengendalikan program induksi yang formal (lihat Ruang bertajuk INDUKSI), latihan keselamatan dan kemungkinan program bidang am lain termasuk kemahiran komunikasi. Jikalau kemahiran latihan anda adalah sangat baik, anda adalah sangat berharga di mana-mana organisasi. Jurulatih yang baik:

“Pelatih tidak belajar main piano dengan baca buku mengenainya, atau melihat video seorang pemain piano yang terhebat dalam dunia atau dengan mendengar syarahan bagaimana hendak bermain piano. Cara untuk belajar main piano atau membina kemahiran lain ialah hanya dengan melakukannya, iaitu cuba bermain, buat kesilapan, kesilapan dibetulkan, cuba dan cuba lagi.”

Human Resource Management: Principles & Practices, by Maimunah Aminuddin, 2nd ed, Oxford University Press

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berlatih seberapa kerap yang mungkin Bersedia dengan teliti untuk setiap sesi latihan Menyediakan pelan kontingensi bagi setiap sesi latihan Dapatkan maklum balas daripada peserta Menggalakkan suasana pembelajaran terbuka Mengurus masa dengan baik

Cadangan-cadangan yang berikut ada hubungan dengan sesi latihan formal dan bergaya bilik-darjah. Kebanyakan daripada pendapat adalah berguna untuk senario latihan lain termasuk latihan on-the-job dan latihan berpandukan komputer. Anda mungkin ingin gabungkan sesi formal dan latihan yang dikendalikan oleh penyelia atau staf kanan semasa kerja.

Kemahiran Melatih Perlukan Latihan Melatih ialah satu kemahiran; seperti kemahiran yang lain, ia perlukan latihan. Jika ada peluang, jadilah sukarelawan untuk kendalikan latihan. Minta rakan sekerja turut hadir semasa sesi latihan dan berikan maklum balas supaya anda boleh memperbaiki kemahiran anda. Sekiranya ada peluang untuk ikuti sesi latihan di luar organisasi supaya ilmu pengetahuan dan kemahiran anda bertambah baik, periksa dengan teliti bukan sahaja bahan kandungan latihan tetapi cara bahan itu disampaikan. Apa sahaja yang dilakukan oleh jurulatih, yang pada anda efektif, ambil perhatian dan cuba tiru bagaimana beliau lakukannya; sama juga apa sahaja beliau lakukan yang tidak efektif, pastikan anda tidak lakukan tindakan yang sama. Lebih banyak latihan yang anda hadiri, lebih banyak anda akan sedar bahawa ada berbagai-bagai cara penyampaian bahan, cara berbeza untuk menarik perhatian peserta dan cara berbeza untuk pastikan peserta memahami bahan yang disampaikan. Gunakan kaedah dan taktik yang anda rasa selesa. Jika boleh, ikuti kursus melatih-jurulatih.

Persiapan untuk Latihan Jurulatih terkenal ambil masa yang lama untuk membuat persiapan bagi setiap sesi. Apa yang perlu disediakan? Sebelum keputusan utama diambil mengenai bahan atau kaedah pembelajaran, anda perlu tahu seberapa banyak yang mungkin, mengenai pelatih. Jika anda tidak pasti, cari:

Program latihan mesti direka untuk fokus kepada keperluan pelatih, bukan jurulatih.

1. Dengan bahasa apakah pelatih-pelatih rasa selesa? 2. Pernahkah mereka hadir latihan yang sama sebelum ini (jika ya, kenapa mereka ikuti lagi?) 3. Apakah yang pelatih tahu mengenai topik latihan atau apakah tahap kemahiran mereka sekarang?

Tarikh latihan perlu ditetapkan dan ini akan memberi kesan kepada persiapan anda. Sebaik-baiknya jika boleh, adakan sesi yang pendek dan tidak lebih daripada separuh hari. Sekiranya ada terlalu banyak bahan dan separuh hari tidak sempat, maka adakan sesi kedua beberapa hari kemudian. Dengan cara ini, kerja pelatih tidak lama tertangguh. Pengulangan awal pada sesi kedua akan membantu pelatih ingat perkara yang dipelajari atau meningkatkan tahap kemahiran mereka dan minat senang dikekalkan. Semasa tempoh di antara dua sesi, tugasan boleh diberi kepada pelatih supaya mereka terus berlatih kemahiran yang diperlukan atau fikirkan mengenai kandungan pembelajaran program.

Memilih Kaedah Penyampaian Pemilihan kaedah penyampaian banyak bergantung kepada ciri-ciri program latihan. Ada kaedah paling sesuai bila digunakan untuk membina pengetahuan pelatih; yang lain untuk membina kemahiran. Ada kaedah latihan tertentu lebih mahal daripada yang lain, oleh itu jika peruntukan anda terhad anda mesti pilih kaedah yang tidak melibatkan perbelanjaan yang tinggi. Sebahagian daripada kaedah penyampaian perlukan penyertaan yang tinggi oleh pelatih. Kaedah begini adalah lebih baik. Kaedah pembelajaran yang tidak aktif di mana jurulatih yang melakukan serba serbi, manakala pelatih hanya duduk sahaja untuk menerima ilmu, tidak akan berjaya terutama sekali untuk pembinaan kemahiran. Kaedah penyampaian yang sangat popular termasuk:

1. Perbincangan dan projek berkumpulan 2. Sesi latihan bersama pembimbing atau pemerhati 3. Demonstrasi dan lakonan peranan 4. Syarahan pendek

Kerja Berkumpulan

Kerja berkumpulan ialah satu kaedah penyampaian yang menggalakkan penglibatan semua pelatih dengan syarat saiz kumpulan tidak begitu besar. Untuk kebanyakan kerja berkumpulan, sama ada perbincangan atau projek, 5 hingga 6 orang ahli adalah ideal. Pastikan anda beritahu kumpulan tersebut: 1. Apakah patut mereka buat 2. Berapa lama masa yang diberi untuk siapkan tugas 3. Apakah yang akan dihasilkan daripada tugas kumpulan Apabila kumpulan pelatih bekerjasama, mereka dapat berkongsi ilmu pengetahuan atau kemahiran yang ada pada setiap ahli. Ini akan memberikan keyakinan bahawa mereka boleh belajar daripada masing-masing dan juga daripada jurulatih. Jenis tugasan yang boleh dilaksanakan oleh kerja berkumpulan adalah sangat banyak. Pelatih boleh diberi satu siri soalan untuk dijawab, yang mungkin berasaskan kepada pengalaman mereka atau mengenai latihan yang baru lepas. Mereka mungkin membaca sebuah pengajian kes pendek atau

melihat video dan menjawab soalan berhubungan dengan bahan tersebut. Mereka mungkin perlu siapkan satu persembahan lisan atau selesaikan satu masalah berhubung dengan kerja mereka. Sekiranya pekerja sudah mempunyai kemahiran asas tetapi perlu menguatkan lagi atau menambahbaikan lagi kemahiran tertentu, sesi latihan bersama pembimbing atau pemerhati adalah berguna. Pembimbing patut boleh melihat seorang pelatih sedang berlatih dan memberi maklum balas mengenai kekuatan dan kelemahan dia. Bimbingan boleh dilakukan di tempat kerja biasa pekerja tetapi mungkin terdapat banyak gangguan daripada pekerja lain atau pelanggan atau bunyi bising menyebabkan beliau tidak dapat berikan tumpuan untuk membaiki prestasi beliau. Pembimbing mestilah seorang pekerja yang sangat mahir dan boleh nampak kesilapan dan berikan petunjuk yang berguna bagaimana untuk memperbaiki kemahiran. Pembimbing juga perlu bersabar dan berminat untuk menolong pelatih. Semua pengurus dan penyelia patut diberi latihan kemahiran bimbingan. Aktiviti pembinaan kemahiran boleh dimanfaatkan daripada demonstrasi bagaimana melakukan sesuatu, dengan syarat demonstrasi tersebut disusuli oleh aktiviti latihan oleh pelatih. Syarahan pendek adalah berguna untuk menambahkan ilmu pengetahuan pekerja tetapi bilangannya patut diminimumkan. Sesuatu syarahan yang disampaikan semasa sesi latihan mesti tidak lebih daripada 30 minit. Syarahan mesti digabungkan dengan peralatan visual yang sesuai dan bahan edaran supaya pelatih boleh rujuk kepada kandungannya selepas sesi tersebut. Syarahan tidak sepatutnya dijalankan tanpa digabungkan dengan kaedah penyampaian bahan yang lain.

Pelan Kontingensi Seorang jurulatih yang efektif akan kenalpasti terlebih dahulu masalah yang mungkin timbul semasa sesi latihan dan akan sediakan penyelesaian kontingensi. Beberapa masalah biasa adalah: 1. Kerosakan peralatan atau terputus bekalan elektrik 2. Pelatih telah melakukan aktiviti yang sama dalam program lain 3. Jurulatih sakit

Peraturan Nombor Satu untuk jurulatih: Jangan gunakan peralatan yang anda tidak tahu membaikinya bila rosak. Peraturan Nombor Dua untuk jurulatih: Jangan bergantung kepada peralatan semata-mata. Manamana peralatan elektrik atau elektronik boleh rosak atau tidak berfungsi. Sediakan peralatan tambahan. Sekiranya anda menggunakan PowerPoint atau perisian lain untuk menerangkan hujah anda, sediakan beberapa salinan yang mencukupi bahan bercetak yang boleh diedarkan jika perlu.

Peraturan Nombor Tiga untuk jurulatih: Jaga kesihatan anda sekiranya anda menjalankan latihan dalaman. Menundakan sesuatu sesi latihan kerana anda tidak sihat adalah tidak susah tetapi reputasi anda akan terjejas jikalau anda selalu tangguhkan atas sebab kesihatan. Peraturan Nombor Empat untuk jurulatih: Sentiasa Bersenam Selalu sediakan bahan tambahan yang boleh digunakan sekiranya pelatih pernah sebelum ini jalankan aktiviti yang sama seperti anda rancangkan. Bahan tambahan juga berguna sekiranya anda tamatkan penyampaian yang anda telah rancangkan tetapi masa yang diperuntukan untuk sesi anda masih belum tamat.

Dapatkan Maklum Balas daripada Pelatih Sama ada anda yang menjalankan latihan atau anda telah dapat seorang jurulatih luar atau anda telah hantar pekerja ke program yang diatur oleh penyedia latihan, maklum balas mesti diperolehi daripada pelatih. Maklum balas boleh dikumpulkan dengan mengedarkan soal selidik kepada pelatih atau dengan menemuduga peserta program atau kedua-duanya. Sekiranya pegawai HR ialah jurulatihnya, soal selidik adalah cara yang mungkin baik untuk mendapat maklum balas yang sebenar. Jika anda ialah jurulatihnya, kupas semua maklum balas dengan teliti. Satu atau dua komen yang negatif adalah perkara biasa. Tidak ada jurulatih yang boleh menyenangkan hati semua peserta sepanjang masa. Tetapi, sekiranya selepas beberapa program anda sentiasa mendapat penilaian yang rendah untuk aspek tertentu dalam latihan, anda patut dapatkan bantuan untuk kenalpasti apa yang silap. Soalan-soalan yang ditanya dalam soal selidik penilaian latihan berbeza bergantung kepada tempat latihan diadakan, tujuan latihan dan juga siapa yang dipilih sebagai jurulatih. Perkara yang mungkin anda masukkan de dalam soal selidik penilaian adalah: Tempat: Adakah bilik terlalu sempit atau terlalu luas? Adakah ia terlalu panas atau terlalu dingin? Kemudahan: Adakah tandas elok? Adakah makanan cukup? (Ingat bahawa mempastikan makanan yang banyak disediakan untuk peserta adalah satu norma.) Jurulatih: Adakah jurulatih terangkan mengenai perhubungan sesi dengan kerja pelatih? Adakah objektif sesi dijelaskan? Adakah jurulatih menyeronokkan? Adakah jurulatih senang difahami? Adakah jurulatih menolong apabila soalan ditanya? Adakah jurulatih mendorong pelatih untuk mahu belajar? Adakah jurulatih beri cukup masa rehat? Kandungan: Adakah kandungan terlalu senang atau terlalu asas, berbanding dengan keperluan kerja? Bahan edaran: Adakah bahan edaran berguna? Adakah bahan edaran senang dibaca?

Menggalakkan Suasana Pembelajaran Terbuka Seorang jurulatih memainkan peranan utama dalam menentukan suasana pembelajaran semasa sesi latihan. Suasana pembelajaran ialah satu keadaan di mana pelatih mahu belajar dan tidak rasa takut semasa sesi. Ramai pelatih pernah mengalami keadaan yang buruk mengenai proses pembelajaran semasa persekolahan mereka. Apa-apa kebimbangan atau keinginan yang mereka ada mengenai pembelajaran menjadi satu halangan kepada proses membantu mereka belajar kemahiran atau ilmu pengetahuan baru. Untuk mewujudkan suasana yang betul, jurulatih perlu: 1. 2. 3. 4. 5.

Galakkan soalan Pastikan penyertaan oleh pelatih Memahami perbezaan dalam gaya pembelajaran Wujudkan aktiviti menarik untuk pelatih Perlu bijak apabila mengurus kelakuan negatif pelatih



Dr R. Palan, seorang jurulatih yang terulung di Malaysia berkata: KERIANGAN × KANDUNGAN

=

Soalan Jangan tidak menggalakkan soalan oleh kerana anda mungkin tidak dapat menjawabnya. Apabila anda mulakan latihan, kemungkinan pelatih ada soalan di mana anda tidak ada jawapannya. Ini adalah perkara biasa. Anda boleh tanya pelatih sekiranya ada di antara mereka ingin menjawab soalan itu. Pendekatan ini berguna sekiranya beberapa pelatih berpengalaman dan merupakan orang kanan. Sebagai alternatif, anda boleh secara terbuka memberitahu pelatih yang anda tidak tahu jawapannya tetapi anda akan cari. Pastikan anda akan mengkaji jawapannya. Sekiranya itu soalan am, berikan jawapan kepada semua peserta. Jika soalan khusus untuk orang yang bertanya, maklumkan kepada dia sahaja.

Penyertaan Galakkan seberapa ramai penyertaan yang boleh. Penyertaan bermakna pelatih bercakap, berbincang, bertanya soalan dan menjawab soalan semasa sesi dijalankan. Penyertaan dicapai dengan: 1. Menggunakan kaedah penyampaian yang ada penyertaan 2. Mewujudkan aktiviti yang menggalakkan soalan 3. Mewujudkan aktiviti berkumpulan, seperti dibincang di atas

PENGHASILAN  Keriangan membantu kekalkan perhatian pelatih  Keriangan mempastikan pemahaman  Keriangan mempastikan pembelajaran berkekalan The Magic of Making Training Fun by R. Palan, SMR USA Inc.



Berikut adalah beberapa contoh aktiviti yang memerlukan penyertaan pelatih: 1. Arahkan kumpulan supaya meringkaskan butir-butir utama pelajaran semasa sesi berkenaan. Biar kumpulan pilih seorang jurucakap untuk

menyampaikan ringkasan tersebut. (Ucap terima kasih kepada kumpulan dan berikan pujian yang berpatutan). 2. Sediakan satu kuiz mudah memerlukan jawapan betul-salah atau ya-tidak. Berikan kepada kumpulan untuk menjawabnya. Minta jurucakap kumpulan bacakan dan terangkan jawapan mereka. Buatkan aktiviti tersebut seperti satu pertandingan di mana markah akan diberi untuk jawapan yang betul.

Gaya Pembelajaran Lain orang lain cara pembelajarannya. Anda perlu pertimbangkan fakta ini apabila mereka bentuk dan membuat penyampaian sesi latihan.   

Ada pekerja lebih suka perkataan yang bertulis dan senang belajar dengan nota, bahan edaran dan gambarajah Ada pekerja lebih suka dengan penyampaian secara lisan. Mereka dengar dengan teliti dan belajar dengan menumpukan kepada apa yang jurulatih dan rakan sekerja katakan Ada pekerja perlu tahu kenapa mereka melakukan serba serbi. Mereka mahukan penjelasan bukan sahaja berhubung dengan apa yang perlu dilakukan tetapi juga sebab-sebab prosedur tertentu diadakan. Pekerja lain adalah lebih praktik. Mereka hanya berminat dengan apa yang perlu dilakukan dan tidak dengan kenapa ia dilakukan.

Kelakuan Negatif Pelatih Jurulatih yang efektif cekap mengurus kelakuan negatif pelatih. Berikut adalah beberapa contoh masalah yang mungkin timbul mengenai pelatih dan bagaimana ia boleh diurus. Pelatih yang Bosan dan Selalu Merungut Hanya sekali sekala sahaja seorang pelatih menerangkan kepada pelatih yang lain dan juga kepada jurulatih bahawa beliau tidak ada minat mengikuti latihan tetapi hadir oleh kerana diarah berbuat demikian. Kebanyakan pelatih yang tidak suka kerana dipaksa hadir sesi latihan tidak menunjukkan perasaan mereka. Tetapi ada di antara mereka mempunyai tajam mulut dan membuat komen kurang sopan mengenai program. Menyiasat secara lemah lembut mengenai sebab-sebab kelakuan tersebut berlaku mungkin boleh membantu. Misalnya, pelatih mungkin terangkan bahawa:   

Beliau pernah ikuti program yang sama baru-baru ini Beliau percaya bahawa kandungan program tidak releven dengan kerja beliau Masa program adalah tidak sesuai untuk beliau

Sekiranya jelas beliau biasa dengan bahan kandungan, jurulatih boleh minta beliau membantu untuk menolong mereka yang tidak ada pengetahuan. Kenalpasti pelatih-pelatih yang mempunyai pengetahuan yang kurang sekali dan tempatkan mereka bersama dengan pelatih “bermasalah”. Beri beliau gelaran “Ketua Tutor”. Sekiranya beliau tidak nampak releven program kepada kerja beliau, jurulatih patut terangkan kepada beliau dan pada masa yang sama kepada pelatih yang lain kenapa program berkenaan penting kepada mereka.

Pelatih yang Menguasai dan Gemar Bercakap Pada ketika yang sama, jurulatih biasanya alu-alukan input daripada pelatih. Mereka juga lebih suka penyertaan dari seberapa ramai pelatih yang mungkin. Sekiranya seorang pelatih menguasai, yang lain mungkin senyap. Ia adalah tanggungjawab jurulatih yang mempunyai seorang pelatih yang menguasai dalam program beliau, untuk menangani kelakuan pelatih tersebut. Perlu diterima bahawa pelatih yang menguasai sesi latihan suka memberi banyak pendapat dan komen biasanya ialah seorang yang gemar belajar dan gembira untuk berkongsi pengetahuan. Mereka bukan sengaja cuba manggangu sesi latihan. Satu cara untuk menggalakkan pelatih bercakap adalah meminta pendapat mereka dengan memanggil nama mereka dan meminta mereka memberikan komen atau menjawab soalan yang khusus. Pada masa yang sama, jurulatih mesti hati-hati tidak memandang ke arah pelatih yang gemar bercakap, atau jika terpaksa, minta pelatih tersebut beri peluang kepada pelatih lain memberi komen. Permintaan ini patut disertai dengan pujian ke atas beliau atau ke atas soalan atau pendapat beliau yang releven. Pelatih yang Senyap dan Tidak Berbalasan Sebahagian daripada pelatih tidak pernah dengan sukarela bersuara apabila soalan, komen atau pendapat diminta daripada semua pelatih. Sekiranya mereka tidak bercakap sangat susah bagi jurulatih untuk mengetahui sama ada mereka mempunyai masalah dengan kandungan latihan atau tidak faham jurulatih atau sama ada mereka sengaja tidak mahu bercakap. Pelatih yang senyap boleh diminta memberi jawapan kepada soalan atau memberi komen atau pendapat. Jurulatih patut sabar menunggu jawapan, walau pun pelatih nampak macam mengambil masa yang lama. Sekiranya jelas bahawa pelatih tidak mahu menjawab atau tidak tahu jawapannya barulah pelatih lain diminta berikan jawapan. Ada pelatih yang mahu bercakap tetapi mereka mengambil masa yang lama berfikir dan mengeluarkan perkataan. Ramai pelatih adalah terlalu malu untuk bercakap di depan pelatih lain, terutama sekali sekiranya mereka percaya bahawa penguasaan bahasa mereka lemah. Mereka tidak mahu memperbodohkan diri sendiri di hadapan rakan sekerja.

SENARAI SEMAK UNTUK LATIHAN  Sudahkah anda jalankan analisis keperluan latihan?  Sudahkah anda pilih jurulatih yang efektif?  Sudahkah anda rancangkan bagaimana untuk menilai sesi latihan?  Sudahkah anda tubuhkan satu bahagian latihan yang sesuai dalam organisasi anda?  Sudahkah anda fikirkan bagaimana untuk memperbaiki kemahiran latihan anda dan pengurus anda?