Mapeo de Procesos

2016

Mapeo de Procesos Es una metodología que permite elaborar una representación grafica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan. Favorece el análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los procesos existentes, con el propósito de optimizarlos.

Embalaje que trasciende.

¿Qué se busca identificar con un Mapeo de Procesos?  Identificar TODOS los pasos del proceso  Todos los pasos del proceso que agregan valor.  Todos los pasos del proceso que no agregan valor.  Todos los salidas claves del proceso (Y’s).  Todas las entradas claves del proceso (X’s).  Los puntos para la recolección de datos.  Determinar los KPI´s y la forma de reportarlos.

La idea principal de un mapa de procesos es crear DUDA o INQUIETUD. Embalaje que trasciende.

¿Qué debe contener un mapeo de procesos? 

Salidas del proceso (Especificaciones).



Entradas del proceso.



Fronteras del proceso, el donde empieza y el donde termina el proceso. (cual es su alcance o límites)



Todos los pasos (las actividades) del proceso, deben tener una secuencia lógica.



Definir los parámetros importantes de cada operación.



Condiciones de operación para factores importantes del proceso.

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Mapeo de Procesos Un mapa de procesos debe mostrar lo que esta:

SUCEDIENDO EN EL PROCESO ACTUAL

LO QUE DEBE SUCEDER EN EL PROCESO ACTUAL

¿Quienes deberían estar involucrados? 

Dueños del proceso – Jefes área – Supervisores - Técnicos



Gerentes de área – Directores área



Clientes (Internos).



Áreas periféricas o Satélite (calidad, Mantenimiento, Diseño, Suajes, Administración, ventas, etc.).

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Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes

SIPOC PROVEEDOR

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

CLIENTE

Suppliers

Inputs

Process

Outputs

Customer/Products

(X’s) •

(Y’s)

La realización de esta primera etapa se realiza de manera invertida, es decir se inicia definiendo el producto, cliente o servicio que se quiere obtener y posteriormente las salidas, procesos, entradas y proveedores

SIPOC PROVEEDOR

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

CLIENTE

Suppliers

Inputs

Process

Outputs

Customer/Products

Quienes proveen Productos o servicios Para el desarrollo del proceso

Variables que entran al proceso

Pasos o tareas a realizar para lograr el resultado final

Resultados esperados del proceso

¿Cuál es producto, servicio o cliente final del proceso?

Materias primas Información

Se deben definir las variables a ser cntroladas dentro del proceso

Proveedores Prestadores de servicios

Se debe establece una forma de medir el resultado

Quien(es) reciben el resultado del proceso realizado o la definicón del producto terminado

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Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes 

Identifique quien es el cliente, quien recibe las salidas. Pueden ser clientes internos y externos.



Identificar los principales productos o servicios entregables (Salida / resultados) del proceso.

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Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes 

Identifique los pasos o tareas secuenciales que se deben seguir para poder obtener las salidas del proceso

Proceso 



Se refiere a las actividades propias que nos llevaran a dar como resultado el producto o servicio que vamos a ofrecer. Listar de manera secuencial que requiere para lograr el fin deseado.

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Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes 



Documente las entradas (insumos) principales que requiere el proceso para poder ser llevado a cabo. Se deben incluir:  Materias primas  Equipo para realizar el proceso  Datos de operación (métodos trabajo, parámetros, etc)

Identifique a los proveedores de los insumos (materiales y/o servicios) Embalaje que trasciende.

Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes  Identifique a los proveedores de los insumos (materiales y/o servicios)  Esta información es de relevancia por:  Sabemos quienes deben entregar un producto, servicio o información para el desarrollo de nuestro proceso  Nos ayuda a identificar los canales correctos de información con nuestros proveedores

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Paso 1: Proveedores - Entradas – Procesos - Salidas Clientes

SIPOC PROVEEDOR

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

CLIENTE

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Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso Simbología utilizada en los Diagramas de Flujo Inicio

Este símbolo se utiliza para indicar solamente el inicio y fin de un proceso.

Actividad

Es un rectángulo dentro del cual se describe brevemente una actividad del proceso.

Toma Decisiones

Un diamante de decisión siempre plantea una pregunta –sin excepción- y requiere una respuesta positiva o negativa ( sí o no) y el proceso se ramifica para ambas respuestas, a partir de esta decisión.

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Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso

Conector

Este símbolo se utiliza para establecer en una misma página la continuidad del diagrama y /o para conectar actividades distantes utilizando los números 1,2,3 etc.

Las flechas de dirección unen las actividades dándole una secuencia, indican la dirección ó el sentido de éstas.

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Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso 

EL paso numero dos es determinar el diagrama de flujo del proceso que se realiza para obtener las salidas  Es una representación gráfica donde se detallan paso a paso las actividades que lo constituyen”



Documente las operaciones actuales del proceso.

 

Se deben incluir todas las operaciones actuales. Donde se documente como se desempeña el proceso actualmente y no como debería de desempeñarse



Identifique en cada paso cual o cuales son las métricas o indicadores de desempeño de esa tarea.

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Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso Solicitud de re-embolso de gastos de viaje No No No

Inicio

Solicita Facturas

¿Cumple con la política de gastos?

Verifica CFDI

No No No

Si Si

Elabora Solicitud

Solicita Firmas de autorización

Acepta

Si SiSi

No

No No No

Si Solicitante Recibe Reembolso

Si Pasa pago

Acepta

Si

Envía a Cuentas por pagar para aprobación

Acepta

Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación

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Paso 3: Factores de proceso Identificación de factores involucrados en el proceso:

Lluvia de Ideas

Involucre operadores, supervisores, ingenieros, expertos de campo, proveedores

 Motive a todos los participantes a ser creativos.  Ninguna idea es mala  Limitar las discusiones  Combine y modifique ideas similares La idea es encontrar tantos factores de variación como sea posible

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Paso 4: Factores de proceso Establezca el nivel actual de los factores identificados

Compare los niveles actuales de desempeño contra lo especificado Identifique si se realizan algún tipo de medición actualmente

 Cual es el tipo de medición que se realiza  Frecuencia de esta medición

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Paso 4: Factores de proceso Solicitud de re-embolso de gastos de viaje

Fecha de viaje Justificación Lugar visitado Clasificación de gastos Comprobantes de gasto

Justificación de viaje Cuentas correctas Comprobantes Monto total del gasto

No No No Solicita Facturas

Inicio

Factura correcta Certificado CFDI

¿Cumple con la política de gastos?

Verifica CFDI

No No No

Si Si

Elabora Solicitud

Acepta

Si

Certificado CFDI

Montos vs política Gastos justificados Tiempos de solicitud Correcto

SiSi

No

No No No

Pago realizado en tiempo Cantidad pagada correcto

Solicitante Recibe Reembolso

Solicita Firmas de autorización

Si

Si Pasa pago

Preparar pago Solicitar aprobación de cheque Dar Fecha de pago

Acepta

Si

Envía a Cuentas por pagar para aprobación Cuentas correctas Comprobantes de gasto Certificados CDFI Aprobaciones Fecha viaje Fecha reporte Monto total del gasto

Acepta

Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación Cuentas correctas Comprobantes de gasto Certificados CDFI Aprobaciones Fecha viaje Fecha reporte Monto total del gasto

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Paso 4: Factores de proceso Asignar el tipo de factor •

Factores “N” Factores de ruido, es decir aquellos que no podemos controlar y que existe dentro de nuestro proceso



Factores “SOP” Aquellos factores que están o pueden ser controlados por un procedimiento o instrucción de trabajo estandarizado

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Paso 4: Factores de proceso Fecha de viaje “SOP”

Solicitud de re-embolso de gastos de viajeJustificación “SOP”

Justificación de viaje “SOP” Cuentas correctas “SOP” Comprobantes “SOP” Monto total del gasto “SOP”

Lugar visitado “SOP” Clasificación de gastos “SOP” Comprobantes de gasto “SOP”

No No No Solicita Facturas

Inicio

Factura correcta “N” Certificado CFDI “N”

¿Cumple con la política de gastos?

Verifica CFDI

No No No

Si Si

Elabora Solicitud

Acepta

Si

Certificado CFDI “N”

Montos vs política Gastos justificados Tiempos de solicitud Correcto “SOP”

SiSi

No

No No No

Pago realizado en tiempo Cantidad pagada correcto

Solicitante Recibe Reembolso

Solicita Firmas de autorización

Si

Si Pasa pago

Preparar pago “SOP” Solicitar aprobación de cheque “SOP” Dar Fecha de pago “SOP”

Acepta

Si

Envía a Cuentas por pagar para aprobación Cuentas correctas “SOP” Comprobantes de gasto “SOP” Certificados CDFI “SOP” Aprobaciones “SOP” Fecha viaje “SOP” Fecha reporte “SOP” Monto total del gasto “SOP”

Acepta

Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación Cuentas correctas “SOP” Comprobantes de gasto “SOP” Certificados CDFI “SOP” Aprobaciones “SOP” Fecha viaje “SOP” Fecha reporte “SOP” Monto total del gasto “SOP”

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Paso 5: Mejora del proceso Una vez terminado el mapeo de procesos, usted podrá realizar una toma de decisiones de las operaciones o actividades deberán ser modificadas o eliminadas para encausar el proceso hacia los objetivos de su área o negocio.

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¿Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos? 

Asegura el entendimiento de los procesos



Identificar la necesidad de sistemas de trabajo



Oportunidad para eliminar pasos innecesarios de un proceso



Identificar puntos las áreas de oportunidad de un proceso.



Permite establecer mejores practicas, mejoras así como los puntos de control y monitoreo de un proceso Ayudar a identificar y balancear requerimientos Identificar proveedores y clientes. Verificar las necesidades de recursos. Da claridad en cuanto a los procesos involucrados.

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Beneficios de un mapa de procesos 

Establece quien debe participar en el equipo del proceso.  Permite identificar las ineficiencias y derivar acciones de corrección.  Permite identificar los procedimientos que se requiere documentar.  Ayuda a simplificar las actividades del proceso.  Permite estandarizar el proceso.  Incremento en la productividad y logro de los resultados esperados de los procesos.

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Mapa de procesos

Dudas o Preguntas?

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Gracias Embalaje que trasciende.