MANUAL PARA INICIAR MULTILAN GENPOL

Sistemas Administrativos con Soporte MANUAL PARA INICIAR MULTILAN GENPOL MultiLAN GenPol (Generador de Pólizas) es un programa desarrollado para dise...
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MANUAL PARA INICIAR MULTILAN GENPOL MultiLAN GenPol (Generador de Pólizas) es un programa desarrollado para diseñar pólizas, generarlas y exportarlas a Contpaq, a partir de los documentos de MultiLAN (facturas, notas de crédito, notas de cargo, etc) Definiciones Una tecla específica o combinación de ellas, aparecerá dentro del manual enmarcada por corchetes [ ]. Por ejemplo cuando se pida oprimir la tecla de función F2, esta se representara como: [F2], y cuando sea una combinación como: [Ctrl][F2] La relación de teclas de función es como sigue Control

[Ctrl]

Escape

[Esc]

Retorno

[Enter]

Altemo

[Alt]

Tabulador

[Tab]

Mayúsculas

[Shift]

Fl...F12

[FI]...[FI2]

Flechas

[! !] [" "]

lnsertar

[Ins]

Suprimir

[Sup]

Inicio

[Ini]

Fin

[Fin]

Avance pagina

[AvPag]

Regresa pagina

[Repag]

Cuando se pida que se escriba algo específico, aparecerá entre comillas “”. Por ejemplo, si se solicita escribir en la pregunta Clave: TIP- VEN, se pedirá como “TIPVEN”. 1 IDEAS NUEVAS EN COMPUTACION

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TECLAS DEFINIDAS Existen algunas teclas ya definidas con una función especial dentro del programa, que son: [F2]

Continuar o grabar Agrega renglón. Borra renglón.

[F3]

Agrega renglón

[F4]

Borra renglón

[F10]

Menú

[ESC]

Cancelar o salir

[Ctrl] [F1]

Muestra opciones

Existiendo otras que actúan dependiendo del lugar donde el programa se encuentre.

INSTALACIÓN Este proceso es muy sencillo, lo único que se necesita es haber instalado MultiLAN, saber en que directorio está y, ejecutar el programa de instalación de GenPol. Para hacer lo anterior es necesario escribir desde el prompt del sistema operativo lo siguiente: "A:\INSTGP" y contestar a las pantallas que aparecerán. Por omisión, se utilizarán los mismos directorios que utiliza MultiLAN. Como iniciar la operación de MultiLAN GenPol Para empezar a utilizar el programa GenPol, solo es necesario estar en el directorio definido en la instalación, y después escribir "GP" [Enter]. Antes de iniciar con GenPol se debe definir con la persona encargada de Contabilidad cuantas pólizas y de que tipo se van a utilizar. Para poder definir de que tipo podemos seguir estas recomendaciones: • Todas las ventas y compras equivalen a pólizas de Diario. • Todas las notas de crédito y cargo equivalen a pólizas de Diario. • Todos los pagos a clientes equivalen a pólizas de ingresos. 2 IDEAS NUEVAS EN COMPUTACION

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Todos los pagos a proveedores equivalen a pólizas de egresos.

Póliza Primaria Esta es la póliza de diario donde se registra cada movimiento, por ejemplo, una póliza por venta.

Póliza Concentrada Es aquella donde se registran todos los movimientos efectuados en un rango de fecha determinado, por ejemplo todas las ventas del mes de Marzo. GenPol genera las 2 tipos de pólizas en el sistema y ya elegiremos cual es la que queremos importar a Contpaq. Regla importante: El código de la clave de clientes y proveedores que esta en MultiLAN debe coincidir por lo menos en la ultima parte con la clave dada de alta en Contpaq. Póliza Tipo: Esta es la plantilla donde le indicamos como queremos que aparezca y de donde tome la información GenPol de MultiLAN para exportar a Contpaq. Esta edición de póliza se realiza únicamente la primera vez que se utiliza el programa, después solo se efectúa la producción de pólizas para obtener la información ya definida desde el principio en esta póliza tipo. La póliza tipo es el primer paso a seguir en la definición de las reglas de trabajo en GenPol.

Reglas para definir las cuentas Cuando voy a definir una constante se utiliza las comillas, ejemplo: “402001” y esta es una cuenta definida que quiero que aparezca como valor fijo. Cuando voy a definir que tome un valor constante y después agregue una variable utilizo la arroba y después las comillas como se muestra a continuación: @”103+CTEC aquí le indico que tome el inicio como valor fijo pero que al final me agregue la clave del cliente que tengo en el catalogo de clientes. Para iniciar el GenPol se ejecuta el programa mostrándonos la pantalla de inicio:

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Seleccionamos Generador de Pólizas para entrar al Menú Principal de GenPol

En primer lugar, entramos a Edición Póliza Tipo:

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Es el lugar donde se diseña la estructura de la póliza (nueva o a modificar), lo cual es una de las grandes ventajas de este programa, ya que se pueden crear un sin número de pólizas tipo, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las pantallas de captura están dividida en tres secciones: Encabezado, Cuerpo y Pie, además de existir un menú de funciones. Encabezado • En el campo Clave se pone algo que nos indique de que tipo de póliza estamos hablando por ejemplo “Ventas”. • En el de Descripción ponemos una breve explicación del contenido de la póliza. • En Documento podemos checar con [Ctrl + F1] el tipo de documento que vamos a llamar, en el ejemplo utilizamos que es póliza de ventas así que el documento que se utiliza en este caso es la factura. • En el campo Fecha elegimos también con [Ctrl + F1] que fecha deseamos utilizar, si la del documento o la del sistema(por lo regular se utiliza la del documento). • En el campo Clase y Tipo lo definimos igual que los valores que se utilizan en Contpaq, por ejemplo, si es normal, o sin afectación, etc. • El campo de Diario agrupador es opcional, es solo si el cliente lo tiene y hay que darlo de alta en los catálogos previamente. • En Concepto podemos utilizar mas detalle del contenido de la factura.(Opcional) Cuerpo En la parte de las columnas los campos a utilizar son los siguientes: • En la columna de Cuenta es el número de la cuenta al que se le aplicarán los movimientos de la póliza generada, el cual debe ser igual en MultiLAN y en Contpaq, además de que se define como va a aparecer en la póliza por ejemplo, si voy a utilizar constantes o variables como anteriormente se explico. @”103+CTEC “402001 CTEC

Aquí defino constante y variable Aquí defino una constante Aquí defino una variable

• En la columna Referencia elijo si voy a tomar como base el folio o el cliente.( Por lo regular se utiliza el folio) • En la columna Cargos y Abonos elijo como es el tipo de monto si es descuento, o iva, o subtotal o total. • En la columna T, defino si es ( C ) cargo o es ( A ) abono. • En la columna C, defino si es con o sin concepto. • En la columna D.E. se utiliza cuando tengo dado de alta un Diario Especial(es opcional) • En la columna R, defino si tengo alguna restricción o no. Para activarlo es con un * (asterisco) 5 IDEAS NUEVAS EN COMPUTACION

Sistemas Administrativos con Soporte NOTA: Hay un caso en la cual todo las filas o renglones podrían ir con restricción, si es que necesitamos que nos muestre esta póliza cuando registramos en 2 monedas, entonces le podría restringir que solo me mostrara las ventas nacionales.

Pie Es donde aparecen las ayudas y comandos del programa [F2] Grabar. Guarda el diseño de la póliza tipo [F10] Menú. Muestra lo que se puede realizar en esta sección del programa y las teclas de función asociadas. [ESC] Salir. Termina la ejecución de esta opción sin grabar lo realizado, y regresa al menú principal. Menú Son opciones para la edición de la póliza tipo [F3] Agrega Renglón. Agrega un nuevo renglón en el área de cuerpo, [F4] Borra Renglón. Borra el renglón del área de cuerpo en que se este posicionado. [F5] Imprimir . Manda el diseño de la póliza tipo a impresión [F6] Encabezado. Regresa al área de encabezado de la pantalla y así poder realizar modificaciones. [F7] Borrar Póliza Tipo. Elimina del disco el diseño de la póliza tipo en la que se está trabajando. [F8] Copiar Póliza Tipo. Copia el diseño la póliza tipo en la que se este trabajando, para ser modificado. [Alt][F8] Aplicar Restricción. Aplica restricciones a toda la póliza tipo. Una vez realizada la póliza, al terminar de editarla presionamos [F2] para grabar la Póliza. A continuación se muestra un ejemplo de una póliza tipo de ventas:

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NOTA: La Edición de la Póliza de Segundo Nivel, se utiliza solamente cuando el Contpaq es versión para D.O.S. En este manual no se explica ya que en la actualidad es inoperante esta edición de Póliza Una vez definida la póliza tipo nos regresamos al Menú Principal donde seleccionamos Vaciar Archivos, para generar el archivo en blanco si es primera vez que se utiliza. Esta opción se utiliza cada vez que vamos a producir nuevas pólizas, con el objeto de no duplicar información en el archivo. Nos pide que Vaciar Pólizas Primarias y Vaciar Pólizas Concentradas, donde seleccionamos cada una de las opciones para generar los archivos.

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Sistemas Administrativos con Soporte Al entrar a estas opciones, nos pregunta el nombre de archivo. Normalmente se captura el nombre parecido a como llamamos la Póliza Tipo, que en este caso es Ventas.

Con [ENTER] aceptamos la operación de limpieza. Hay que realizar este proceso tanto en las Pólizas Primarias como en las Concentradas. Estas opciones BORRARAN las Pólizas Primarias o Concentradas del disco, por lo que se recomienda realizar respaldos de la información antes de hacerlas funcionar Opcionalmente podemos inicializar contadores de folio de las Pólizas Primarias y Concentradas dentro del Menú Principal / Opciones / Contador de Pólizas Primarias / Actualizar Contador, así como algunas otras propiedades como Prefijo del Contador, Longitudes del folio y Prefijo.

Una vez revisado lo anterior, procedemos a generar la información que contendrá la póliza, esto es en el Menú Principal en la opción de Producción.

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Esta opción genera las pólizas a ser utilizadas para Contpaq a partir de las pólizas tipo y las pólizas de segundo nivel que se seleccionen. Se recomienda realizar este proceso diariamente, aunque no es obligatorio. Es necesario esciribir la clave que se solicita para poder realizar la operación. Por cada documento de MultiLAN generado, se creará una póliza llamada Póliza Primaria, las cuales se pueden utilizar para crear una Póliza Concentrada, la cual sólo tiene las cantidades globales de las pólizas primarias. Si se Ilegan a detectar errores, o se realizan cancelaciones y ya fueron generadas las pólizas, lo primero que se debe hacer para corregirlos es editar las Pólizas Primarias y/o Concentradas Para autorizar una póliza editada, es necesario que esta cuadre en sus totales, de lo contrario no se permitirán grabar los cambios. En la pantalla siguiente es donde tendremos que capturar lo siguiente:

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• En el campo Clave se captura el nombre como lo hemos venido manejando de acuerdo al nombre de la Póliza Tipo, que en este caso es Ventas • En el de Descripción ponemos una breve explicación del contenido de la póliza. • Los campos Fecha Inic. y Fecha Fin. se capturan de acuerdo al rango de fechas que queremos obtener la información. • En la columna Código con presionar [CTRL.+F1] localizamos la Póliza Tipo a producir. Automáticamente se muestra la Descripción que capturamos en la Póliza Tipo. • La columna Código muestra el contador de folio que opcionalmente podemos haber modificado, así como su Descripción. Una vez capturado lo anterior con presionar tecla de función [F2] grabamos la orden de Producción. Al terminar lo anterior presionamos [ALT+F2] para Producir Póliza. Después de haber Producido la Póliza, podremos verificar la Póliza entrando a Edición Póliza Primaria y/o Edición Póliza Concentrada desde el Menú Principal

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Al entrar a esta opción nos muestra la pantalla siguiente, donde con presionar [CTRL.+F1] localiza la póliza que anteriormente producimos. Donde con presionar [ENTER] nos muestra en las columnas nuestra póliza ya generada con sus cargos y abonos. Tenemos que checar que nuestra Póliza este cuadrada.

Una vez ya generadas y revisadas las pólizas, se procede a exportarlas para poder ser utilizadas en Contpaq. Seleccionamos desde el Menú Principal la opción de Exportación dependiendo si es a Contpaq versión D.O.S , Windows o COI.

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Al entrar a esta opción nos pregunta el tipo de Póliza que producimos y que queremos exportar: Se pueden exportar las Pólizas Primarias, las Pólizas Concentradas o las Pólizas Primarias en un solo archivo (Pólizas Concentradas sin Agrupar)

• Pólizas Primarias.- Al generar con esta opción, el archivo se compone de todas las pólizas en detalle, sobre las que afectaron las cuentas, por ejemplo, si tuvimos dos ventas a dos clientes diferentes, nos muestra los detalles por cada cliente • Pólizas Conc. Sin Agrupar.-Genera en una sola póliza pero en detalle por cuenta. • Pólizas Primarias y Concen..- Genera los dos tipos. • Pólizas Concentradas.- Genera la concentración de datos con su respectiva cuenta. Al seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, nos muestra la siguiente pantalla, donde con presionar [CTRL.+F1] localizamos las pólizas generadas para indicar desde que código se genere archivo para importar en Contpaq. El nombre de archivo, también lo podemos llamar relacionado a lo que estamos exportando con terminación TXT. Para generar el archivo hay que presionar [F2]

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Hay que tomar en cuenta que el archivo VENTAS.TXT se genera en el directorio base de Multilan, para cuando importemos las pólizas desde Contpaq seleccionemos la ruta correcta, o de otra forma, podemos copiar los archivos de texto generados en un diskette y así importarlos.

Edición de Catálogos Permite actualizar la información base para el funcionamiento del programa

Catálogo de Tipos Se definen los tipos que estarán activos en el sistema. Sólo tienen relevancia para Contpaq

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Sistemas Administrativos con Soporte Catálogo de Clases Se definen las clases que estarán activas en el sistema. Sólo tienen relevancia para Contpaq

Catálogo de DA Se define el diario agrupador que estará activo en el sistema. Sólo tienen relevancia para Contpaq

Catálogo de DE Se define el diario especial que estará activo en el sistema. Sólo tienen relevancia para Contpaq

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