MANUAL DEL USUARIO SISTEMA DE DISPERSION DE PAGOS CLIENTE CITIBUSINESS

Versión 3.0 Marzo 2011

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE CITIBANK-COLOMBIA S.A. LAS PERSONAS A QUIENES SE ENTREGUE EL MISMO, SON RESPONSABLES DE SU CUSTODIA Y CONSERVACION. NO PODRÁ SER REPRODUCIDO TOTAL O PARCIALMENTE POR PERSONAS SIN LA AUTORIZACION ESCRITA DE CITIBANK-COLOMBIA S.A.

1

MANUAL DEL USUARIO Y SERVICIO AL CLIENTE PARA DISPERSIÓN AUTOMÁTICA DE FONDOS

El presente documento “Manual del Usuario Dispersión de Pagos Clientes CitiBusiness” es una herramienta de apoyo que le permitirá a usted y a sus colaboradores, conocer las características y el proceso de uso 1 del aplicativo Dispersión Automática de Pagos . 1.

PARTICIPANTES DENTRO DEL PROCESO DE DISPERSIÓN AUTOMÁTICA DE PAGOS

Cliente CitiBusiness: Persona Jurídica que haya aceptado el servicio de dispersión de pagos. Beneficiarios: Personas Naturales o Jurídicas registradas previamente por el Cliente CitiBusiness ante Citibank, los cuales serán destinatarios de la dispersión de pagos objeto de la presente oferta. Usuario: Persona natural designada y autorizada por el Representante Legal del Cliente CitiBusiness, para que al interior de su organización reciba, cree y transfiera los archivos magnéticos desde y hacia los sistemas de Citibank. 2.

GUIA DE INSTALACION

A continuación se describe el proceso de instalación de la aplicación de Dispersión de Pagos. 2.1 Requerimientos Técnicos o de Sistemas: Los siguientes son los requerimientos técnicos con los que deberá contar su PC para realizar la instalación del aplicativo de Dispersión de Pagos. Como mínimo se deberá contar con lo siguiente: 12345-

Sistema Operativo Windows 2000 en adelante 128 MB de Memoria en RAM Espacio en Disco Duro de 5M Procesador Pentium 11 Office

Nota: No hay compatibilidad entre el aplicativo de Dispersión de Pagos y los sistemas operativos Macintosh, Linux, Unix, Solaris.

Antes de instalar la macro valide que tenga habilitadas las macros en Excel de manera permanente para el correcto funcionamiento del aplicativo. Para hacer la validación puede seguir los siguientes pasos: Haga Click en la ventana de Inicio de Windows, seleccione el botón “Opciones de Excel”, „Trust Center”, “Trust Center Settings”, “Enable All Macros”, “OK”, “OK”. A partir de este momento quedan habilitadas las macros de Excel.

2.2 Cómo configurar los parámetros del archivo de dispersión de pagos? El sistema abrirá automáticamente un archivo de pago MacroDispersionPagos.xls el cual debe guardar en una carpeta de su disco duro. Al abrir el archivo, deberá habilitar las macros de Excel y aparecerá la siguiente pantalla:

1

Para su consulta y claridad acerca del contenido de este Manual, al final del documento e ncontrara un glosario de los términos utilizados. 2

En esta pantalla debe seleccionar la opción Parámetros.

En esta opción se configuran parámetros iniciales: Nit de la compañía: sin el dígito de validación, sin comas, ni puntos. Código de la compañía: hace referencia al código de tres caracteres el cual le fue suministrado por el implementador al momento de la implementación. Nombre de la compañía. Número de documento de identificación de la persona autorizada: según designación de la empresa. Escribir sin comas, sin puntos, sin tildes o caracteres especiales. Tipo de documento de la persona autorizada: CC, NI, CE Ruta de Log de Errores: Cuando se generan archivos y estos presentan errores, se genera un reporte con el detalle de los errores; en este paso se debe definir la carpeta o Ruta donde debe quedar este reporte: la ruta predeterminada del archivo es C:\Temp\ArchivoLog.txt, pero puede cambiarse y también el nombre del archivo. Usted encontrará al final del cuadro dos opciones: “Maker Requerido” o “Maker & Checker Requerido”. Por favor elija una opción dependiendo de los niveles de seguridad que requiera su empresa. Cuando elija una opción por favor ingrese la clave y la confirmación de la misma. La clave debe ser de 8 caracteres como mínimo y se sugiere que tenga al menos un numero o una letra.

3

Es muy importante que memorice las claves grabadas, se recomienda que utilice contraseñas que usted pueda recordar con facilidad o que tome las medidas pertinentes para no olvidarla, puesto que en caso de olvido de las mismas, no podrán generarse archivos no monetarios ni monetarios y habrá que instalar de nuevo la aplicación. Puede hacer varios intentos por recordarla, el sist ema no se bloqueará por este concepto. Si necesita la instalación de nuevo de la macro, por favor comuníquese con Citiphone Bogotá: 6057000, Medellín: 6097000, Cali: 3807000, Barranquilla: 3197000, Cartagena: 6437000, Bucaramanga: 6907000 o desde el resto del país al 01-8000-52-7000. Finalice dando clic en Grabar. Usted verá que después de Grabar le aparecen automáticamente los datos de su empresa y la cédula de la persona autorizada como maker en la hoja de Excel. 3.

PASO A PASO PARA HACER SUS PAGOS

Por favor tenga en cuenta estos pasos que debe seguir para el funcionamiento del sistema de Dispersión de Pagos: Hacer inscripciones de los beneficiarios de los pagos, generando el archivo no monetario de beneficiarios. Debe llamar a Citiphone Bogotá: 6057000, Medellín: 6097000, Cali: 3807000, Barranquilla: 3197000, Cartagena: 6437000, Bucaramanga: 6907000 o desde el resto del país al 01-8000-527000 para activar los beneficiarios de cada uno de los archivos. Realizar los pagos a los beneficiarios inscritos.

3.1 INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS 3.1.1

GENERACIÓN DE ARCHIVO DE BENEFICIARIOS

Una vez configurados los parámetros en la pantalla inicial de la macro de dispersión, se procederá con la inscripción de las cuentas de los beneficiarios, se deberá dar clic en el botón “Inscripciones” tal como lo señala la figura. Paso 1: Seleccionar Inscripciones.

Paso 2: Diligenciar todos los datos solicitados. No pueden quedar espacios en blanco. 1. Hacer clic en el botón Nuevo. 4

2. Diligenciar los todos los campos. En los campos en los que se requiera digitar información, por favor utilice letras mayúsculas. Tipo de Cuenta Destino: Elija la opción “1 Ahorros” o “6 Corriente”. Actualmente la opción “0 Paytm” no está habilitada. Número de Cuenta Destino: La cuenta del beneficiario. Por favor no utilice ni puntos, ni comas ni guiones para escribir los números. Código de Banco Destino: El código del banco ACH asignado al banco beneficiario. Ver Anexo: Código de Bancos. Si el pago es a una cuenta de Citibank-Colombia S.A. digite el código 09. Tipo de Dispersión: Elija “ACH ACH” cuando esté haciendo transferencias desde una cuenta de Citibank a otro banco. Elija “B2B Cuentas Citi” cuando esté haciendo transferencias desde una cuenta de Citibank a otra de Citibank. La opción “PAY Paytm” no está habilitada actualmente. Número de Identificación del Beneficiario: Número de Nit o Número de identificación del beneficiario. Por favor tenga en cuenta que puede crear personas jurídicas con o sin digito de chequeo, sin embargo, si utiliza el digito de chequeo en un destinatario, recuerde usarlo también siempre que cree archivos monetarios para el mismo Destinatario. Por favor no utilice ni puntos, ni comas ni guiones para escribir los números de identificación. Tipo de Identificación del Beneficiario: Número de Nit, Cédula, Pasaporte, etc. Primer Apellido Segundo Apellido Nombre Tipo de Novedad: C: Creación, M: Modificación, A: Activar, I: Inactivar Nota: Si el destinatario es una persona jurídica, por favor ingrese en los datos de Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre, el nombre de la persona jurídica dividido. Ejemplo: El destinatario es Compañía Aceros Ltda, ingrese en primer apellido: COMPANIA, en segundo apellido: ACEROS y en Nombre: LTDA. Por favor trate de no escribir múltiples palabras o palabras muy largas en un solo campo porque puede generar errores de configuración en los archivos. En caso de que el nombre de la empresa sea corto, como Aceros Ltda, diligencie en primer apellido: Aceros, en segundo apellido: Ltda y en nombre, el nombre completo de la empresa; Aceros Ltda. Para todos los casos por favor tenga en cuenta no registrar caracteres especiales como: Ñ Puntos(.) Comas(,) *, „‟, $, Tildes, &.

3. Hacer clic en el botón Grabar o Cancelar. Si usted no encuentra habilitado el botón Grabar por favor verifique que todos los campos estén diligenciados. 4. Una vez de clic en grabar, usted verá el registro completo tal como se muestra en la pantalla. Verifique por favor que los datos ingresados son correctos.

5

Si encuentra algún error, siga los siguientes pasos para hacer la modificación: 1. Hacer clic en uno de los registros de la cuadricula. 2. Hacer clic en el botón Modificar. 3. Modificar la información. 3. Hacer clic en el botón Grabar para guardar los cambios o Cancelar para cambiarlos. 4. Una vez se hace clic en el botón Grabar el programa valida que campo es invalido o que campo no tiene datos.

6

Paso 3: Generar Archivo. Aquí usted puede hacer archivos con múltiples destinatarios o con uno solo dando clic en “Generar Archivo”. Usted puede tener un archivo con sus destinatarios de nómina y proveedores juntos o independientes, es decir, hacer un archivo para cada uno. Para adicionar más destinatarios, por favor haga clic en “Nuevo” e ingrese los datos del destinatario adicional siguiendo las indicaciones dadas anteriormente hasta dar clic en el botón “Grabar”. Repita la operación el número de veces tanto como el número de destinatarios que necesite inscribir en el archivo. Al finalizar, de clic en GENERAR ARCHIVO, tal como se muestra en la figura.

Ingresar claves de Maker y/o Maker y Checker según se haya configurado inicialmente.

Una vez digite su clave o claves, por favor de clic en “Aceptar”, ya que el sistema no valida un ENTER en esta opción. Cierre la pantalla de Inscripción de Destinatarios.

7

Usted podrá observar los destinatarios inscritos en la macro de Excel que tiene abierta. Si desea habilitar el trabajo sobre el Excel, de clic en cualquier casilla. Desplace con el cursor el menú de la aplicación hacia un lado para que pueda visualizar el archivo completo. En esta macro usted puede seguir inscribiendo destinatarios manualmente teniendo en cuenta que: La primera columna de INDICE es un consecutivo. Código Interno de la Compañía, siempre es el mismo, y es el código que se registró en la inscripción de parámetros iniciales ( su implementador se lo suministro). Tipo de Cuenta Destino: Elija la opción “1 Ahorros” o “6 Corriente”. Actualmente la opción “0 Paytm” no está habilitada. Número de Cuenta Destino: La cuenta del beneficiario. Por favor no utilice ni puntos, ni comas ni guiones para escribir los números. Código de Banco Destino: El código del banco ACH asignado al banco beneficiario. Ver Anexo: Código de Bancos. Si el pago es a una cuenta de Citi digite el código 09. Tipo de Dispersión: Elija “ACH ACH” cuando esté haciendo transferencias desde una cuenta de Citibank a otro banco. Elija “B2B Cuentas Citi” cuando esté haciendo transferencias desde una cuenta de Citibank a otra de Citibank. La opción “PAY Paytm” no está habilitada actualmente. Número de Identificación del Beneficiario: Número de Nit o Número de identificación del beneficiario. Por favor tenga en cuenta que puede crear personas jurídicas con o sin digito de chequeo, sin embargo, si utiliza el digito de chequeo en un destinatario, recuerde usarlo también siempre que cree archivos monetarios que contengan este destinatario. Por favor no utilice ni puntos, ni comas ni guiones para escribir los números de identificación. Tipo de Identificación del Beneficiario: Numero de Nit, Cedula, Pasaporte, etc. Primer Apellido Segundo Apellido Nombre Tipo de Novedad: C: Creación, M: Modificación, A: Activar, I: Inactivar Nota: Si el destinatario es una persona jurídica, por favor ingrese en los datos de Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre, el nombre de la persona jurídica dividido. Ejemplo: El destinatario es Compañía Aceros Ltda, ingrese en primer apellido: COMPANIA, en segundo apellido: ACEROS y en Nombre: LTDA. Por favor trate de no escribir múltiples palabras o palabras muy largas en un solo campo porque puede generar errores de configuración en los archivos. En caso de que el nombre de la empresa sea corto, como Aceros Ltda, diligencie en primer apellido: Aceros, en segundo apellido: Ltda y en nombre, el nombre completo de la empresa; Aceros Ltda. Para todos los campos por favor tenga en cuenta no registrar caracteres especiales como: Ñ, Puntos(.) Comas(,), *, „‟, $, Tildes, &. Las casillas Filler y Tipo Registro no llevan ningún dato. Si usted decidió inscribir destinatarios directamente en la macro de Excel, de clic de nuevo en “Inscripciones”, luego en “Generar Archivo” y de esta manera se genera el archivo no monetario con todos los datos de destinatarios a activar. El sistema le pedirá las claves de Maker o Checker según el caso, digite “Aceptar”, puesto que el sistema no identifica ENTER. El sistema le confirmará la generación exitosa del archivo o si hay un error. En este caso recuerde que el sistema guarda un reporte en la carpeta que haya definido al principio como ruta del log de errores. En los casos en que el sistema le avise que hay un error, proceda a validar los campos de cada registro y que estos se encuentren diligenciados. Los errores más frecuentes por lo que esto puede pasar son: -

Campos en Blanco. Caracteres especiales, como el uso de ñ, puntos, asteriscos, tildes. La casilla de Indice no está en consecutivo. Los nombres del destinatario son muy largos. Debe acortarlos. La longitud máxima de cada campo es: primer apellido: 15 caracteres, Segundo apellido: 15 caracteres, Nombre: 20 caracteres. Formulaciones hechas sobre las casillas del Excel. Esto no debe hacerse.

8

Para observar mejor el archivo y poder determinar errores, se sugiere observarlo sobre el Excel y no sobre la plantilla de Inscripciones. Puede realizar las correcciones en el Excel directamente. Si lo hace sobre la plantilla de Inscripciones, seleccione el registro y de Clic en “Modificar”. El sistema le traerá todos los datos y usted podrá hacer las modificaciones correspondientes. Cuando termine haga clic en “Grabar” y luego en “Generar Archivo”. Una vez termine, cierre la plantilla de inscripciones y el archivo habrá quedado generado en la Carpeta CITI DISPERSION que se encuentra en su Escritorio o en la ruta que usted haya seleccionado en el momento de la implementación de este servicio. La macro generará dos (2) Archivos Planos con extensión .txt los cuales corresponden a: Archivo Plano No Monetario el cual se distingue por comenzar con el Código de la compañía seguido de la letra N ejemplo: xxxNxxxxx.txt Archivo de Control el cual se distingue por comenzar con el Código de la compañía seguido de la letra I ejemplo: xxxIxxxxx.txt. Este es un archivo de control que genera la macro y usted no necesita utilizarlo. Usted podrá saber cuál es el último archivo generado por la fecha del mismo. Ejemplo: xxxN031501.txt, que significa: 03-mes, 15- día, y 01 consecutivo de la generación de archivo.

3.1.2 CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS – ARCHIVO NO MONETARIO

Se recomienda el uso de navegadores Microsoft Internet Explorer Versión 6 o posteriores o Netscape Navigator Versión 7.1 o posteriores, u otros Web Browsers con SSL v3 o TLSv1 para el correcto funcionamiento de la pagina WEB “Secure File Transfer” creada por Citibank Colombia S.A. para el cargue seguro de archivos. Ingrese a la dirección https://securefiletransfer.citigroup.com

Ingrese el usuario y la contraseña temporal que recibió vía correo electrónico por parte de [email protected].

La primera vez que usted entra a CitiSFT - Secure File Transfer, el sistema le solicitará inmediato de su contraseña.

el cambio

9

La aplicación le solicita ingresar nuevamente, el usuario asignado (que siempre será el mismo) y la nueva contraseña creada por usted. La nueva clave deberá ser mínimo de 8 caracteres entre letras y números. Se recomienda que utilice contraseñas que usted pueda recordar con facilidad o que tome las medidas pertinentes para no olvidarla. Usted se encuentra habilitado para cargar los archivos MONETARIOS y/o NO MONETARIOS. Procederemos a explicar el cargue de archivos No Monetarios, los Monetarios se explicarán después de la explicación de generación de archivos No Monetarios.

Los pasos a seguir son: 1. Dar clic en Examinar o Browse 2. Busque el archivo de inscripción de destinatarios (archivo no monetario – el que comienza con el Código de la compañía seguido de la letra N) generado previamente, en la carpeta en donde tiene grabada la macro de CITI Dispersión, y luego de clic en Abrir u Open.

10

3. Una vez ubicado el archivo se debe dar clic en Upload File. 4. Observe que el archivo seleccionado quedará cargado en la parte derecha de la aplicación.

Una vez verificado que el archivo está cargado, por favor de clic en Logout para salir de la aplicación. Tenga en cuenta que después de cargar archivos no monetarios con destinatarios nuevos, modificados, que quiera inactivar o activar, debe comunicarse con la línea de servicio al cliente Citiphone 6057000 en Bogotá, Medellín: 6097000, Cali: 3807000, Barranquilla: 3197000, Cartagena: 6437000, Bucaramanga: 6907000 o desde el resto del país al 01-8000-52-7000. Se sugiere tener a la mano la macro de Excel generada con los registros de los destinatarios puesto que el asesor de Citiphone confirmará algunos datos contenidos en el archivo.

11

Notas. Si usted olvida su contraseña de CitiSFT debe enviar una carta vía fax a Citibank al teléfono 4876955 firmada por el Representante Legal en donde solicite la generación de una nueva contraseña. El proceso de envío de una nueva clave tardara 5 días hábiles aproximadamente, por esta razón se recomienda que utilice contraseñas que usted pueda recordar con facilidad o que tom e las medidas pertinentes para no olvidarla. 3.2 ARCHIVOS DE PAGOS 3.2.1

GENERACION DE ARCHIVOS DE PAGOS – MONETARIOS

En la macro de Excel ingrese por la Opción Pagos.

Se despliega una plantilla de novedades monetarias en la cual usted debe ingresar todos los datos de los destinatarios a los cuales les hará un pago incluyendo el valor del mismo. Este valor no debe llevar puntos, ni comas (ya que el sistema no admite decimales).

Para facilitar la generación del archivo monetario, usted puede utilizar otra opción que es trabajar sobre la macro de Excel (en la Hoja de Pagos). Las columnas A, B, C y D tienen la misma estructura que la hoja de Inscripciones de Destinatarios, por lo cual usted puede copiar y pegar estos datos. Igualmente pasa con las 12

columnas G y H. La columna E deben ser diligenciada con el Nit de la compañía (sin digito de verificación y sin puntos ni comas) y la columna F con la sigla “NI‟ que significa tipo de identificación de la compañía. Adicionalmente debe incluir en la columna I el valor a pagar (recuerde no incluir, puntos ni comas, ya que el sistema no admite decimales). Las columnas J y K no se diligencian. Cuando termine, vuelva a dar clic en la opción de Pagos y el sistema le mostrará la plantilla de pagos con todos los datos del Excel. De clic en “Generar Archivo”.

Ingresar CLAVES de MAKER y/o MAKER y CHECKER según se haya configurado inicialmente. Una vez digite su clave o claves, por favor de clic en Aceptar, ya que el sistema no valida un ENTER en esta opción.

El sistema le confirmará la generación exitosa del archivo o si hay un error. En este caso recuerde que el sistema guarda un reporte en la carpeta que haya definido al principio como ruta del log de errores. En los casos en que el sistema le avise que hay un error, proceda a validar los campos de cada registro y que estos se encuentren diligenciados. Los errores más frecuentes por lo que esto puede pasar son: -

Campos en Blanco. Caracteres especiales, como el uso de ñ, puntos, asteriscos, tildes. La casilla de Indice no está en consecutivo. Los nombres del destinatario son muy largos. Debe acortarlos. Formulaciones hechas sobre las casillas del Excel. Esto no debe realizarse.

Para observar mejor el archivo y poder determinar errores, se sugiere observarlo sobre el Excel y no sobre la plantilla de Inscripciones. Puede realizar las correcciones en el Excel directamente. Si lo hace sobre la plantilla de Inscripciones, seleccione el registro y de Clic en “Modificar”. El sistema le traerá todos los datos y usted podrá hacer las modificaciones correspondientes. Cuando termine haga clic en “Grabar” y luego en “Generar Archivo”. Una vez termine, cierre la plantilla de inscripciones y el archivo habrá quedado generado en la Carpeta CITI DISPERSION que se encuentra en su Escritorio o en la ruta que usted haya seleccionado en el momento de la implementación de este servicio. La macro generará dos (2) Archivos Planos con extensión .txt los cuales corresponden a:

13

Archivo Plano Monetario el cual se distingue por comenzar con el Código de la compañía seguido de la letra M ejemplo: xxxMxxxxx.txt Archivo de Control el cual se distingue por comenzar con el Código de la compañía segui do de la letra P ejemplo: xxxPxxxxx.txt. Este es un archivo de control que genera la macro y usted no necesita utilizarlo. Usted podrá saber cuál es el último archivo de pagos generado por la fecha del mismo. Ejemplo: xxxM031501.txt, que significa: 03-mes, 15- día, y 01 consecutivo de la generación de archivo.

3.2.2

CARGUE DE ARCHIVOS MONETARIOS

Los pasos para este cargue de archivos son los mismos que se describieron en CARGUE DE ARCHIVOS NO MOMENTARIOS. Ingrese a la dirección https://securefiletransfer.citigroup.com Ingrese su usuario y contraseña. Dar clic en Examinar o Browse

Ubique el archivo de pagos generado el cual se distingue por comenzar con el Código de la compañía seguido de la letra M y luego de clic en Abrir u Open. Una vez ubicado el archivo se debe dar un solo clic en Upload File. Observe que el archivo seleccionado quedará cargado en la parte derecha de la aplicación.

14

Importante: Verifique que el archivo de pagos quedo cargado correctamente. Si tiene dudas al respecto, comuníquese con Citiphone para validar. Si usted vuelve a generar un archivo con la misma información o alguna modificación en los destinatarios, y lo carga, el sistema procesaría los archivos de manera independiente, ya que no hay un proceso de validación de la información contenida en los archivos en cuanto a duplicidad en los registros. El sistema opera en línea automática y por tanto el proceso no tendría reversa. Esta bajo su responsabilidad el cargue correcto los archivos de pago, Citibank no se hace responsable por el errores generados por el cargue de los archivos. Haga clic en Logout para salir de la aplicación.

Recuerde que tenemos los siguientes horarios ACH:

Ciclo 1

1

Si su empresa envía el archivo de lunes a viernes Después de las 2:21 p.m.

3

De 6:00 a.m. a 9:00 a.m. De 9:00 a.m. a 11:30 a.m. 11:30 a.m. – 1:30 p.m.

4

1:30 p.m. – 2:20 p.m.

2

El envío de abonos a ACH se efectúa a las... (*) 10:00 a.m. del día hábil siguiente.

10:00 a.m. del mismo día de envío 12 m del mismo día de envío. 2:00 p.m. a 3:00 p.m del mismo día de envío. 4:00 p.m. a 5:00 p.m. del mismo día de envío

*ACH recibe y envía los abonos a cada entidad financiera quienes, de acuerdo con sus horarios internos, aplican a las cuentas beneficiarias.

Si las transferencias son entre cuentas CITI (B2B), están se harán de manera inmediata. 4.

NOTIFICACIÓN A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO SOBRE PROCESAMIENTO DE ARCHIVOS EN CITISFT

CITISFT enviará a los correos electrónicos, registrados por usted en el Anexo 2 del contrato de Dispersión de pagos firmado con el Banco, las siguientes notificaciones, sobre los procesos que se han realizado a través de la herramienta para Dispersión Automática de Pagos:

15

1. 2. 3. 4.

Transfered Pass: Notifica que el archivo fue transferido correctamente Transfered Fault: Indica que el archivo que intentó cargar fallo la transferencia. Download Transfered Pass: Notificación de descarga de archivo Rejected Pass: Notificaque el archivo fue rechazado.

Los correos electrónicos de respuesta de recepción del archivo que recibirá en su cuenta de correo le mostrarán la siguiente información: /* Start Result of File Transfer /* File Name: Nombre del archivo transmitido Uploader: Usuario que subió el archivo Upload Protocol: Protocolo utilizado Upload Time: Fecha y hora de la transmisión Process Run (sec): Tiempo que tomó la transferencia en segundos File Size (Bytes): Tamaño del archive en bytes. Process Server: Servidor utilizado en la transmisión. Session ID: Número de sesión asignado por el servidor. Transfer ID: Número de Identificacion de la transferencia que es asignado por el servidor Recipient: Quién recibe el archivo. Prefix: Prefijo asignado a la empresa en la vinculación y corresponde a las 3 primeras letras del archivo a cargar. Passon: Siempre encontrara la frase: ** No Passon Defined **. Push Session: Reporte de la retransmisión automática. State Response: Estado de la retransmisión automática. /* End Result of File Transfer /* Recuerde que el proceso de envío y procesamiento de archivos a través de CITISFT es en línea, esto quiere decir, que usted recibirá notificación del procesamiento del archivo dentro de los siguientes 5 (cinco) minutos al envío del mismo.

5.

CONSULTA DEL RESULTADO DEL PROCESO DE PAGO BENEFICIARIOS (ARCHIVOS MONETARIOS Y NO MONETARIOS).

O

INSCRIPCIÓN

DE

Si usted desea conocer los resultados de las transacciones enviadas a través de CITISFT ingrese con el usuario asignado y su contraseña a https://securefiletransfer.citigroup.com.

Seleccione el archivo que aparece en la pantalla y seleccione el botón Download. Seleccione en que carpeta de su computador quiere guardar la información.

16

Cierre CitiSFT y busque en su computador el archivo de respuesta que acaba de bajar. Los mensajes de rechazo o aprobación de los pagos que le llegan en el archivo de respuesta y los significados los encuentra en el anexo2 de este documento – Códigos de error de dispersión de pagos. El procesamiento o rechazo de destinatarios y/o traslado de fondos a cuentas de otros bancos diferentes a Citibank Colombia S.A. se realizan a través de la RED ACH. La respuesta que usted ve en este archivo corresponde al estado del proceso en el sistema del Banco y no al resultado de la red ACH. La respuesta del resultado de pagos viene en archivo plano. Las estructuras de estos archivos los encuentra en los anexos 3 y 4 de este manual. Si usted desea convertir estos archivos de texto en archivos de Excel, siga por favor los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4.

Ingrese a Excel. Seleccione “Abrir Archivos” y en “Clase de Archivo” seleccione “Todos” Seleccione el archivo que desea abrir Cuando el sistema le pregunte como abrir el archivo (Original data type) seleccione: “Ancho fijo (fixed width)” y de clic en siguiente (Next) 5. Seleccione con el cursor las posiciones de acuerdo a la estructura de archivos planos (los cuales encuentra en los anexos 3 y 4 de este manual) y seleccione “Siguiente (Next)” y luego “Finalizar (finish)”.

6.

SERVICIO AL CLIENTE Y RECOMENDACIONES

Recuerde que cada vez que envíe un archivo con información NO MONETARIA debe comunicarse con Citiphone para autorizar el procesamiento del mismo. La persona designada en el formato de privilegios, como la encargada de llamar a Citiphone, debe ser la persona que se comunique a Citiphone para autorizar el procesamiento de los archivos con información NO MONETARIA. Cualquier inquietud, sugerencia o reclamo puede realizarlo a través de Citiphone en Bogotá 605 7000, Barranquilla 319 7000, Bucaramanga, 690 7000, Cali 380 7000, Cartagena 643 7000, Medellín 609 7000 o desde el resto del país al 01 8000 52 7000. Citiphone ofrece servicio 7x24 y las personas que dan soporte en post-implementaciones tienen un horario de 9:00 am a 5:00 pm. Si la solución no se puede proporcionar de primera mano procedemos a abrir un reclamo y le informamos el tiempo estimado de respuesta. Adicionalmente, Citibank Colombia S.A. cuenta con un grupo de asesores especializados en PYMES que lo orientan a usted y a sus colaboradores sobre el uso del aplicativo para realizar Dispersión Automática de Pagos. Una vez comunicado con Citiphone marque la opción (0), para comunicarse con un asesor de servicio y (1) asesor bancario y solicite sea comunicado con el grupo de soporte técnico de implementación. Citibank Colombia S.A, ha puesto a su disposición el buzón de correo electrónico [email protected]. A este correo pueden escribir los contactos autorizados de la empresa para escalar inquietudes relacionadas únicamente con post-implementaciones de este producto. Si tiene sobre cualquier otro producto o proceso, puede comunicarse a las líneas de Citiphone mencionadas anteriormente. Tenga en cuenta que el canje de cheques consignados dura 3 días y el sistema solo opera con saldos disponibles sin incluir su cupo de sobregiro De la calidad del envió del archivo y del seguimiento estricto de las instrucciones de su manual dependerá el correcto funcionamiento del sistema. No haga cambio de nombres o extensiones de los archivos generados, puesto que esto dificulta la comunicación con el sistema del banco y retrasa el normal procesamiento de sus archivos.

17

7.

TIPS DE MANEJO GENERAL DE LA APLICACION

7.1 Cómo eliminar un registro? 1. Hacer clic en uno de los registros de la plantilla 2. Hacer clic en el botón Eliminar registro. 3. El programa solicita la confirmación del borrado indicando la columna y fila a borrar.

Usted debe dar clic en Yes o Si para confirmar la eliminación y el registro quedara eliminado inmediatamente. Si esta trabajando sobre la plantilla de Excel, elimine toda la fila del destinatario teniendo presente que la columna de Índice debe mantener un consecutivo y por tanto probablemente tendrá que corregirlo.

18

7.2 Cómo buscar un registro? 1. Sobre la plantilla de Inscripciones o pagos, hacer clic en el botón Buscar Beneficiario.

El programa solicita el número de identificación del beneficiario. Ejemplo: 52696541, recuerde no incluir puntos, comas o guiones.

El programa ubica el registro, o de lo contrario muestra el siguiente mensaje.

19

7.3 Cómo borrar todos los registros? Para realizar esto se debe hacer clic en el botón “Borrar Todos” y el programa le solicita una confirmación.

7.4 Cómo cargar la información desde un Archivo de Excel? 1. Hacer clic en el botón Cargar Archivo. 2. El programa solicita la ubicación del archivo de Excel a cargar. 3. Seleccionar el archivo a cargar, dar OK y el sistema confirma el cargue exitoso del archivo o si hay un error en el mismo. Por favor tenga en cuenta que si usted desea cargar un archivo de Excel desde su computador, este debe tener la misma estructura de la macro y todas las condiciones descritas en Generación de Archivos No Monetarios de este manual.

20

El programa verificará si el archivo cumple con la estructura bien sea para pagos o para Inscripciones. Si hay errores en el cargue de la información se mostrará el mensaje informando que el archivo tiene errores.

El aplicativo creará un archivo de errores (ver Revisión del Log de Errores).

7.5 Revisión del Log de Errores Si el sistema le avisa de la existencia de errores, En este caso recuerde que el sistema guarda un reporte en la carpeta que haya definido al principio como ruta del log de errores. El archivo se despliega así:

Una vez corregido los errores debe aparecer el siguiente mensaje, dependiendo si es para Pagos o si es para Inscripciones.

21

NOTA: tenga en cuenta que si por algún error usted tiene el mismo destinatario en el mismo archivo ya sea de inscripción o de pagos, y los quiere cargar en la macro, el sistema no identifica la duplicidad y cuando cargue archivos monetarios, le hará doble pago. Esta bajo su responsabilidad el cargue correcto los archivos de pago, Citibank no se hace responsable por el errores generados por el cargue de los archivos.

7.6 Como modificar un registro en la plantilla de inscripción de destinatarios o pagos? 1. Hacer clic en el registro de la plantilla que se desea modificar. 2. Hacer clic en el botón Modificar. 3. Modificar la información. 3. Hacer clic en el botón Grabar para guardar los cambios. 4. Dar clic en Generar Archivo. El sistema le solicitará clave de Maker y Checker o solo Maker, según se haya configurado inicialmente.

22

8.

ANEXOS

8.1 Anexo 1 - CODIGOS DE BANCOS

CODIGO 0 1 2 6 7 8 9 10 12 13 14 19 23 31 32 40 41 50 51 52 57 58 66 76 83 84 86 101 283 292 296 502 550 683 810 1090

ENTIDAD REPUBLICA BOGOTA POPULAR SANTANDER COLOMBIA BANCOLOMBIA SCOTLABANK COLOMBIA S.A. CITIBANK COLOMBIA HSBC GNB SUDAMERIS BBV BANCO GANADERO HELM BANK S.A. COLPATRIA OCCIDENTE BANCOLDEX CAJA SOCIAL AGRARIO JPMORGAN CORP FINANCIERA GRANBANCO DAVIVIENDA SA AV VILLAS COLMENA BANCO PROCREDIT COLOMBIA CORFINSURA COOPCENTRAL COMPENSAR GESTION Y CONTACTO ASOPAGOS S.A.S ACHCOL COOP FINANCIERA DE ANTIOQUIA CONFIAR FINANCIERA JURISCOOP SKANDIA DECEVAL DTN COOMEVA CORFICOLOMBIANA

23

8.2 Anexo 2 – CÓDIGOS DE ERROR DE DISPERSIÓN DE PAGOS. Códigos de error - Dispersión de pagos A

ACEPTADO

A1

RECHAZADO POR ACH

A2

RECHAZADO POR USUARIO AUTORIZADOR

B1

CODIGO DE BANCO DESTINO NO EXISTE

B2

BENEFICIARIO NO INSCRITO EN PAYTM

C

ENVIADO A ACH

CB

CUENTA BLOQUEADA

C1

CIA NO CORRESPONDE CON NOMBRE DEL ARCH

C2

CTA DESTINO NO EXISTE EN ARCHIVO BENEFIC

C3

COMPAÑÍA NO EXISTE

C4

CTA DESTINO NO CORRESPONDE A LA PARAMETR

C5

CÓDIGO BANCO DESTINO NO CORRESPONDE

C6

CUENTA DESTINO NO EXISTE EN MBP050

C7

CUENTA DESTINO ID BENEFICIARIO (PAY)

C8

CUENTA DESTINO YA ESTA ACTIVA

D1

DIRECCIÓN IP NO EXISTE

D2

DIRECCIÓN IP NO ESTA ACTIVA

E

EXITOSO

E1

COMPAÑÍA EN ESTADO INACTIVO

E2

CUENTA EN ESTADO INACTIVO

E3

CUENTA B2B, NO TIENE UN ESTADO VÁLIDO

E4

CUENTA DESTINO YA EXISTE EN DPPBENE

F1

FECHA DE ENVÍO NO CORRESP CON ARCHIVO

F2

FECHA ENVIADA ERRADA

H1

SUMA DE NITS NO CORRESPONDE

H2

SUMA DE VALORES A TRANSFERIR NO COINCIDE

H3

SUMA DE BANCOS DESTINO NO COINCIDE

H4

TIPO DE REGISTRO NO VALIDO

H5

SUMA DE NITS - VALOR NO NUMÉRICO

H6

SUMA DE VALOR A TRANSFER-VALOR NO NUMERI

H7

SUMA DE BANCOS DESTINOS-VALOR NO NUMÉRIC

LO

TIME-OUT LISTAS SDN

LS

CLIENTE EN LISTAS SDN

N1

NIT COMPAÑÍA NO CORRESPONDE

N2

ID DE LA COMPAÑÍA - VALOR NO NUMÉRIC

N3

ID DE BENEFIC - VALOR NO NUMÉRICO

N4

VALOR A TRANSFERIR - VALOR NO NUMERICO

N5

BANCO DESTINO - VALOR NO NUMÉRICO

N6

ID DE LA COMPAÑÍA NO CORRESP AL PARAMETR

24

N7

ID DEL BENEFICIARIO NO CORRESP AL PARAME

N8

CAMPO NOMBRE EN BLANCOS Y ES OBLIGATORIO

N9

CAMPO PRIMER APELLIDO EN BLANCOS

P

ENVIADO A PAYTM

P1

CLIENTE NO HABILITADO PARA PAY

R

RECHAZADO

R1

REGISTROS REPORTADOS NO COINCIDEN

R2

NÚMERO DE REGISTROS - VALOR NO NUMÉRICO

R3

REG ENVIADOS NO TIENEN INF PARA MODIFICA

R4

Usr Checker Rechazo archivo en sobregiro

S1

SECUENCIA NO CORRESP CON NOMBRE DE ARCH

S2

SECUENCIA DE ENVÍO - VALOR NO NUMÉRICO

S3

SALDO INSUFICIENTE

T1

TIPO IDENTIFICACIÓN COMPAÑÍA ERRADO

T2

TIPO DE CUENTA - VALOR NO NUMÉRICO

T3

TIPO IDENTIF CIA NO CORRESP AL PARAMETR

T4

TIPO IDENTIF BENEF NO CORRESP AL PARAMET

T5

TIPO DE NOVEDAD NO EXISTE

T6

DISPERSIÓN NO CORRESPONDE (B2B,ACH,PAY)

T7

TIPO DE CUENTA DESTINO DIFERENTE A 1 Ó 6

T8

TIPO CUENTA NO ES AHORROS NI CORRIENTE

T9

TIPO CUENTA DESTINO DE 0 (PAY)

V1

VALOR A TRANSFERIR MONTO TOTAL DEL PAGO

V3

VLR TRANSFERIR > MONTO MÁXIMO UNITARIO

V4

RECHAZADO POR VISA

V5

TIPO DE IDENTIFICACION NO SOPORTADO VISA

25

8.3 Anexo 3 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PLANO (Para generación de archivos sin uso de la macro del Banco) Si usted desea desarrollar los archivos no monetarios o monetarios sin la utilización de la macro dada por el banco, siga las estructuras que encontrará en la carpeta de CitiSFT instalada en su computador en el momento de la implementación. Usted encontrará dos archivos Archivo Plano No Monetario (Inscripción de Cuentas) y Archivo Plano Monetario (Transferencia a cuentas activas) que se utilizan en la aplicación de Dispersión Automática de Fondos.

8.4 Anexo 4 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO EXCEL (Para generación de archivos sin uso de la macro del Banco) Datos archivo de inscripciones (no monetarios) El archivo para cargar datos de inscripciones debe tener la siguiente estructura: Código interno de Compañía: Corresponde al código con el cual se identifica la compañía. Este código es el prefijo de tres caracteres asignado a la compañía y debe ser igual para todos los registros que se van a cargar. (Alfabético de tres caracteres) Tipo cuenta destino: Define el tipo de cuenta y debe contener alguno de los siguientes valores: (Numérico un carácter) 1 6 0

Cuenta de Ahorros Cuenta corriente PayTM (esta opción no está habilitada actualmente)

Nro. de cuenta destino: Corresponde al número de la cuenta. Este campo es obligatorio y no puede tener una longitud mayor a 20 caracteres. No debe contener caracteres especiales como puntos o comas. (Alfabético hasta 20 caracteres). El tipo de datos de las celdas en Excel debe ser Texto, con el fin de mantener los ceros a la izquierda. Código Banco Destino: Debe ser numérico de máximo tres dígitos. Este campo es obligatorio. Tipo Dispersión: Es un campo obligatorio y debe contener alguno de los siguientes valores: ACH B2B PAY

ACH Cuentas Citi PayTM (esta opción no está habilitada actualmente)

Cualquier valor diferente será rechazado. (Alfabético de tres caracteres) Nro. Identificación del Beneficiario: Contiene el nro. de identificación. Máximo 15 caracteres. No debe contener caracteres especiales (Puntos o comas). Es obligatorio. (Numérico hasta 15 caracteres) Tipo Identificación del Beneficiario: Corresponde al tipo de identificación. Debe contener máximo dos caracteres y estar ajustado a la siguiente lista de valores posibles: CC CE NI PD Pa TI

Cedula Cedula de extranjería NIT Pasaporte Diplomático Pasaporte Tarjeta de Identidad

Primer apellido: Campo alfabético de 15 caracteres. Segundo apellido: Campo alfabético de 15 caracteres.

26

Nombres: Campo alfabético de 15 caracteres. Tipo Novedad: Corresponde al tipo de novedad que se registra. Es un campo de 1 caracter y debe contener uno de los siguientes valores: C M I A

Crear Modificar Inactivar Activar

Datos para el archivo de pagos (monetarios) Código interno de Compañía: Corresponde al código con el cual se identifica la compañía. Este código es el prefijo de tres caracteres asignado a la compañía y debe ser igual para todos los registros que se van a cargar. Tipo cuenta destino: Define el tipo de cuenta y debe contener alguno de los siguientes valores: (Numérico un carácter)

1 6 0

Cuenta de Ahorros Cuenta corriente PayTM (esta opción no está habilitada actualmente)

Nro. de cuenta destino: Corresponde al número de la cuenta. Este campo es obligatorio y no puede tener una longitud mayor a 20 caracteres. No debe contener caracteres especiales como puntos o comas. (Alfabético hasta 20 caracteres). El tipo de datos de las celdas en Excel debe ser Texto, con el fin de mantener los ceros a la izquierda. Nro. identificación de la compañía: Contiene el nro. de identificación. Máximo 15 caracteres. No debe contener caracteres especiales (Puntos o comas). No debe ser 0. (Alfabetico hasta 15 caracteres) Tipo identificación Compañía: Corresponde al tipo de identificación. Debe contener máximo dos caracteres y estar ajustado a la siguiente lista de valores posibles: CC CE NI PD Pa TI

Cedula Cedula de extranjería NIT Pasaporte Diplomático Pasaporte Tarjeta de Identidad

Nro. identificación del Beneficiario: Contiene el nro. de identificación. Máximo 15 caracteres. No debe contener caracteres especiales (Puntos o comas). Es obligatorio.

Tipo Identificación del Beneficiario: Corresponde al tipo de identificación. Debe contener máximo dos caracteres y estar ajustado a la siguiente lista de valores posibles: CC CE NI PD Pa TI

Cedula Cedula de extranjería NIT Pasaporte Diplomático Pasaporte Tarjeta de Identidad

Valor a Transferir: Corresponde al valor de la transacción. Debe ser numérico. Longitud máxima 13 caracteres.

27

8.5 Anexo 5 – GLOSARIO DE TERMINOS

ACH: Sistema Interbancario de transferencia Archivo Monetario: Archivo plano generado por la macro de dispersión, que contiene las transferencias monetarias a los beneficiarios inscritos. Archivo No Monetario: Archivo plano generado por la macro de dispersión, que contiene la creación e inscripción de cuentas de los beneficiarios. Archivo Plano: Archivo en formato texto (txt), generado a través de la macro de dispersión de pagos. Beneficiario: Persona natural o jurídica beneficiaria de una transferencia. Checker: Es el usuario autorizados quien valida y autoriza la información diligenciada en la macro de dispersión. CitiPhone: Centro de atención telefónica, brinda soporte las 24 horas del día a los clientes de Citibank Colombia S.A CitiSFT: Pagina Web de Citibank Colombia S.A. que permite el envío y recepción de archivos de novedades y pagos. Código de Bancos: Es el código asignado por ACH a todos los bancos del sistema financiero colombiano. Download File: Botón que permite descargar los archivos de respuesta enviados por el banco, este se encuentra en la página de CitiSFT. Log de Errores: Es un archivo que visualiza los errores de estructura o diligenciamiento de la información en la macro de dispersión de pagos. Maker: Es el usuario de la empresa quien ingresa la información a la macro de dispersión. Parámetros: Botón ubicado en la pantalla de la macro de dispersión, que permite configurar la información básica de la empresa (Nombre empresa, Identificación, Código y Claves) PAY Paytm: Opción de pagos a tarjetas debito llamadas “Paytm”. Esta opción actualmente no está disponible. Rechazo ACH: Causal por la que un pago o transferencia es rechazada por el banco beneficiario. Registro: Es toda la información relacionada con un beneficiario de pagos (Identificación, número de cuenta, nombre, etc.) Upload File: Botón que carga el archivo de inscripciones o pagos, este se encuentra ubicado en la página de CitiSFT.

28