Manual del Gerente del Evento

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ÍNDICE GENERAL

Índice General Introducción ......................................................................................................................... 3 La Cumbre Global de Liderazgo ........................................................................................... 4 Historia ................................................................................................................................. 4 Visión ................................................................................................................................... 5 Las Funciones del Equipo de Operaciones .......................................................................... 7 Descripción de Trabajo del ................................................................................................... 9 Gerente del Evento ............................................................... Error! Bookmark not defined. 4 – 5 Meses antes de La Cumbre........................................................................................11 Global Summit Central ........................................................................................................12 El Calendario de Trabajo .....................................................................................................29 2 – 3 Meses antes de La Cumbre........................................................................................36 Los Voluntarios – Porqué los necesitamos ..........................................................................37 El Equipo de Operación – Parte II .......................................................................................39 Recluta a los Miembros del Equipo .....................................................................................39 El Equipo de Operación – Parte III ......................................................................................44 La Agenda de Trabajo del Congreso ...................................................................................44 Personaliza la Agenda de Trabajo. ........................................................................................45 Dirige la Primer Junta de La Agenda ...................................................................................46 El Mes Antes de La Cumbre................................................................................................48 Atención al Congresista ......................................................................................................49 Alimentos ............................................................................................................................50 Inscripciones .......................................................................................................................57 Resolución de Inscripciones ................................................................................................58 Centro de Información .........................................................................................................63 Carteles y Anuncios ............................................................................................................64 Atención Médica ..................................................................................................................65 Venta de Materiales ............................................................................................................66 Atención a los Voluntarios ...................................................................................................68 Entrenamiento para los Voluntarios.....................................................................................71 Prácticas de Atención al Congresista ..................................................................................73 Gastos.................................................................................................................................75 Misceláneo ..........................................................................................................................77 Lo Esencial .........................................................................................................................78 Carteles/Anuncios de la Sede .............................................................................................81 Agenda de Trabajo - Formato .............................................................................................82 Manual del Gerente del Evento

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INTRODUCCIÓN

Introducción Historia y Visión Historia .................................................. 4 Visión .................................................... 5 Las Funciones del Equipo de Operación Conoce las Funciones del Equipo ......... 7 Descripción de Trabajo del Gerente del Evento Descripción de Trabajo.......................... 9

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INTRODUCCIÓN

La Cumbre Global de Liderazgo El éxito de cualquier esfuerzo empieza con un buen entendimiento de su origen, propósito y objetivos. Al prepararse para La Cumbre Global de Liderazgo, asegúrate de compartir la Historia y la Visión de La Cumbre a todos los que sirven dentro del equipo. El compartir una misma visión ayudará a unir al equipo y a adueñarse de la causa. Asegurará que todos estén en la misma sintonía, partiendo de la misma base. Usa este capítulo para familiarizarte con la historia y visión de La Cumbre, y con la función de cada uno de los miembros clave del equipo de La Cumbre. Tu equipo necesitará trabajar en unidad para que La Cumbre sea un evento exitoso en tu iglesia y comunidad.

Historia El evento primordial de su clase, La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos se ha convocado cada mes de agosto desde 1995 con un objetivo: transformar a las iglesias locales cada año con una inyección de visión, desarrollo de habilidades e inspiración en las vidas de los líderes cristianos. Más de 155,000 seguidores de Cristo, hombres y mujeres, se reúnen cada año en más de 460 sedes en 85 países alrededor del mundo para examinar y desarrollar sus dones y habilidades de liderazgo para el bien de la iglesia local. El equipo de oradores de La Cumbre incluye a los mejores comunicadores y expertos en el área de liderazgo, ofreciendo ideas frescas, enseñanzas poderosas, y dramas relevantes.

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INTRODUCCIÓN

La Cumbre de Liderazgo es transmitida en vivo vía satélite desde la sede en Chicago a más de 200 sitios en Estados Unidos. Después de esto, se transmite a través de video diferido en más de 260 ciudades alrededor del mundo. Este evento ofrece a las personas y a los equipos de su comunidad la oportunidad de unir sus corazones y mentes con líderes de todo el mundo en un evento espectacular para:   

Explorar principios vanguardistas de liderazgo y adoptar una cultura de liderazgo que se fortalece año tras año Disfrutar las últimas enseñanzas y recibir motivación de los mejores comunicadores y expertos en el tema de liderazgo Abordar asuntos específicos del liderazgo incluyendo cómo transmitir la visión, motivar a otros, formar equipos, dirigir a voluntarios, resolver problemas, tomar decisiones, autogestión (auto-liderazgo), y muchos más

Enfocado específicamente en el área de liderazgo, este evento desafía y estimula al traer una visión clara, crecimiento práctico e inspiración profunda. Cada sesión está llena de principios transferibles para todos los niveles de liderazgo.

Visión y Misión Abajo de estas líneas aparece un fragmento de La Importancia Crítica del Liderazgo, un mensaje dado por Bill Hybels durante la primer Cumbre de Liderazgo en 1995. Él ha lanzado esta visión muchas veces y en muchos países desde entonces, pero el día de hoy se encuentra aun más convencido. Nos da una muestra de lo apasionado que está Bill en cuanto a la iglesia local, y porqué es tan importante el liderazgo dentro de la misma.

La Importancia Crítica del Liderazgo (1995) “Digo esto mucho, pero cada vez lo digo en serio. Una de las razones por la cual los líderes son tan importantes es porque la iglesia local es la esperanza del mundo. No sé si verdaderamente lo crean, pero deberían de creerlo. Solo miren a nuestro mundo, amigos. Se está desintegrando rápidamente y casi nadie sabe cómo arreglarlo. Bill Bennett lo dijo bien cuando dijo ‘Yo les propongo que la crisis de nuestro tiempo es una crisis espiritual. Lo que nos aflige es una corrupción del corazón y un alejamiento del alma. Nada ha traído tantas consecuencias en la desintegración de nuestra sociedad como el gran segmento del pueblo americano que se ha alejado de Dios. Y para que las cosas cambien, se necesita una renovación personal espiritual a gran escala’. Pregunta: ¿Quién se dedica a la renovación espiritual? ¡Nosotros! ¡La iglesia! He llegado a la clara conclusión que la iglesia posee el único rayo de esperanza que queda en el cielo de oscureciente de la depravación humana.

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INTRODUCCIÓN

La iglesia tiene el Evangelio. La iglesia tiene la Biblia, el manual de instrucciones para el comportamiento humano, la guía para las relaciones, el mapa para las cuestiones de ética y moralidad. La iglesia tiene el don de comunidad para aquellos que están perdidos, desorientados y solos. La iglesia tiene una misión poderosa y trascendental para invitar a la gente que se una a ella. Pero para esto, si la iglesia o tu iglesia va a alcanzar su máximo potencial, necesita estar bien liderada. Necesita tener una visión poderosa, una estrategia enfocada y estar internamente alineada. Sus miembros y voluntarios necesitan estar motivados. Sus mensajes necesitan ser predicados con claridad. Sus problemas necesitan ser enfrentados y resueltos. Sus valores necesitan ser respetados y reforzados. Sus recursos deben ser utilizados para su máximo aprovechamiento. Esto es lo que hacen los líderes. Por eso el apóstol Pablo dijo: “¡Si tienes el don de liderazgo, por el amor de Dios, SÉ LÍDER!”

Visión y Misión de La Cumbre Global de Liderazgo Visión: Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia.

Misión: Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo.

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INTRODUCCIÓN

Las Funciones del Equipo de Operaciones Conoce las funciones del equipo Son muchas las personas que hacen que La Cumbre Global de Liderazgo funcione. El familiarizarse con el “quién hace qué” te ayudará a dirigir a tu equipo para que el equipo pueda liderar con excelencia y prepararse para que La Cumbre sea un evento exitoso.

Gerente del Evento (descripción ampliada en las próximas páginas) Dirigir y supervisar al Equipo de Operación a través del proceso de preparación en cooperación con el Representante de AWC o el Comité Directivo. El Gerente del Evento es responsable de llevar la Agenda de Trabajo del evento y de coordinar el staff y los voluntarios. El/Ella planea y ejecuta las áreas de servicio al congresista de La Cumbre Global de Liderazgo.

Coordinador de Voluntarios Asignar trabajos específicos a los voluntarios de acuerdo a sus horarios. Comunicarse con el Equipo de Operación para determinar cuantos voluntarios se necesitan. Es responsable del salón de los voluntarios, y del registro de los voluntarios.

Coordinador de Inscripciones Supervisar, instalar, entrenar e implementar las áreas de Inscripciones y Resolución de Inscripciones de los congresistas durante el evento.

Coordinador de Atención al Congresista Supervisar, organizar y entrenar a los voluntarios de las áreas del Centro de Información, Edecanes (Ujieres), Equipo de Bienvenida, Equipo de Oración, Estacionamiento, y Equipo de Emergencias.

Coordinador de Hospitalidad Coordinar y servir las comidas y refrigerios para los voluntarios en el día de instalación y durante el evento, y los refrigerios para los congresistas durante el evento.

Coordinador de Oración Reclutar al equipo de oración y estar disponible en el Salón de Oración durante todo el evento para orar en equipo, individualmente, o con los congresistas si se requiere.

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INTRODUCCIÓN

Coordinador de Materiales Dirigir y movilizar a los voluntarios que instalan y trabajan en el área de ventas, y ayudan a desmontar el área al final del evento.

Coordinador de las Instalaciones Formar el equipo que ayuda a instalar, arreglar, cuidar, y limpiar el edificio e instalaciones antes del evento y durante el evento.

Coordinador de Administración y Finanzas Es el responsable de documentar y reportar todos los gastos del evento directamente con el Representante de AWC o el Comité Directivo.

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INTRODUCCIÓN

Descripción de Trabajo del Gerente del Evento La meta y responsabilidad principal del Gerente del Evento es ejecutar o realizar La Cumbre Global de Liderazgo al proveer un ambiente libre de distracciones para que los congresistas puedan experimentar La Cumbre.

Dones/Habilidades  Liderazgo en organización y formación de equipos  Administración  Delegar y dar seguimiento  Comunicar con claridad  Detallista  Resolver problemas  Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel)  Accesible por email

Tareas Principales  Reclutar líderes que forman el Equipo de Operación, entrenar y motivar en cuanto a visión, misión, metas, liderazgo eficaz de equipos y los detalles de su posición  Reclutar a voluntarios y compartir la visión con ellos en conjunto con los Coordinadores del Equipo de Operación  Dar seguimiento a los líderes del Equipo de Operación para asegurar que los trabajos se hagan a tiempo  Establecer y mantener la comunicación con el Representante de la AWC o el Comité Directivo para la información necesaria y la integración de los equipos en las áreas de: presupuesto, inscripciones, materiales, refrigerios, carteles, fechas límite, etc.  Ocuparse de llevar y cumplir la Agenda de Trabajo antes y durante el evento  Entregar presupuestos al Coordinador de Finanzas (por ejemplo: mesas, sillas, manteles, cafeteras, etc.)  Convocar y dirigir las juntas del Equipo de Operación  Entregar actas de las juntas del Equipo de Operación en el transcurso de tres días a cada miembro del equipo  Dar informes al Representante de AWC o al Comité Directivo en el transcurso de dos semanas después del evento  Comunicar al Equipo de Producción toda la información necesaria (porque normalmente ellos no asisten a las juntas del Equipo de Operación)

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INTRODUCCIÓN

Nivel de Compromiso  3-5 meses antes del evento – aproximadamente 10 horas por semana  2 meses antes del evento e incluyendo la semana del evento – aproximadamente 20 horas por semana

Situaciones Inesperadas Los organizadores profesionales de eventos están de acuerdo que el concepto de “prevenir lo inesperado” durante la etapa de planeación es la clave para el buen funcionamiento de un evento. Siempre hay imprevistos que salen durante el evento. Por ejemplo, el equipo falla, algo falta, alguien no llega, o a veces es el clima. El conocer que siempre habrá situaciones inesperadas motiva a los mejores Coordinadores de Eventos a planear y organizar todo lo que puedan por adelantado y no dejar algo a la suerte o hasta el ultimo momento. Cuando las listas han sido llenadas, cuando está listo lo de los alimentos, cuando hay un plan para el equipo y ya quedaron listos los horarios de trabajo, entonces habrá el tiempo y los recursos para enfrentar cualquier situación imprevista durante el evento.

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

4 – 5 Meses antes de La Cumbre Global Summit Central Cómo Abrir tu Cuenta............................. 12 El Equipo de Operación – Parte I Identifica a los Líderes del Equipo .......... 14 El Calendario de Trabajo ¿Qué es el Calendario de Trabajo?........ 29 Una Muestra del Calendario ................... 30

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Global Summit Central Global Summit Central es una herramienta que puedes utilizar al planear y crear un evento que inspira a los líderes a desarrollar su liderazgo. Global Summit Central provee acceso para comunicarte con otros, documentos y otros materiales que necesitarás en tu trabajo como parte del equipo. Oramos que Dios te use para impulsar Su Reino a través del entrenamiento y motivación de los líderes alrededor del mundo. Te animamos a que te familiarices con Global Summit Central y que la visites con frecuencia, especialmente cuando la fecha del evento se aproxima.

Cómo crear una Cuenta Nueva Todos los usuarios tendrán que crear su nombre de usuario y contraseña para Global Summit Central. 1. Abre tu navegador de internet 2. En la línea de dirección escribe www.globalsummitcentral.com 3. Selecciona Create New Account

4. Crea el perfil de tu cuenta o

Selecciona País del menú desplegable o Selecciona tu Rol (posición) o Llena los campos obligatorios con tu información: Nombre, Apellido, Email, Teléfono Móvil, Teléfono i. Escribe el nombre de la ciudad donde será tu evento de la Cumbre o Crea tu Contraseña y Confírmala

5. Haz Clic

para entrar en Global Summit Central

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE 6. Actualiza tu cuenta en cualquier momento al hacer clic en Edit Account en la esquina superior de la página.

Si ya tienes una cuenta en Global Summit Central: 1. Escribe tu nombre de usuario (tu dirección electrónica) 2. Escribe tu contraseña

Página de Inicio (Home Page) La Página de Inicio provee:  Historias e Información General de La Cumbre  Navegación a las páginas de las sedes  Lista de Contactos de todos los usuarios de Summit Central o

La Lista de Contactos se descarga como archivo de Excel

Otras Páginas (Site Pages) Existe una página para cada rol de La Cumbre, para información de cada país y Español. Algunas páginas aparecen difuminadas (color gris) y todavía no están accesibles. Estas páginas cambiarán de color cuando estén accesibles. NOTA:

Problemas Si tienes cualquier problema manda un correo electrónico a [email protected]

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El Equipo de Operación – Parte I Identifica a los Líderes del Equipo Recuerda que este evento te da la oportunidad de desarrollar e invertir en tus líderes voluntarios y equipos. Este evento nos da una gran oportunidad de servir a Dios y darle gloria. Creemos que Dios desea que compartamos este entusiasmo con los voluntarios para darles la oportunidad de experimentar el gozo de servir a la iglesia local. Si no haz tenido la oportunidad de dirigir un evento de este tipo – ahora tienes la oportunidad de desarrollar a personas claves. Los necesitas dentro de tu equipo, pero aun más importante, ellos desean tener una oportunidad para servir a Dios y a la iglesia. Cuando pienses en los líderes que formarán parte de tu equipo, considera que esto es una oportunidad para aquellos miembros de tu iglesia que desean crecer en el área de servicio. Dales una buena experiencia. Si ellos tienen una buena experiencia, regresarán para servir en muchas ocasiones. Esto hará que tu trabajo sea más fácil. Cuando empezamos un evento de esta manera – lo vemos como una oportunidad para ampliar la visión en otros y darles una experiencia poderosa al servir a Dios.

El Equipo de Operación – Descripción de los Líderes La siguiente información te ayudará a identificar a los líderes de tu equipo. Este equipo será tu Equipo de Operación – el equipo que se reunirá con regularidad para planear y ejecutar La Cumbre.        

Coordinador de Voluntarios Coordinador de Atención al Congresista Coordinador de Hospitalidad Coordinador de Inscripciones Coordinador de Oración Coordinador de las Instalaciones Coordinador de Materiales Coordinador de Administración y Finanzas

NOTA:

Habrá más información sobre cómo reclutar y cuidar a los voluntarios, pero mientras considere las siguientes cualidades al escoger a sus líderes:   

Conocimiento o experiencia en el área de trabajo Un corazón de siervo La habilidad de reclutar a otros

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Voluntarios (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de Voluntarios asegura que los voluntarios sean reclutados y los asigna a trabajos específicos para cubrir las necesidades del evento. Dones/Habilidades Líder de equipo Administración Pastorear – La pasión de colocar a las personas en el lugar adecuado.

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia  Trabajar con el Gerente del Evento para determinar necesidades  Reclutar voluntarios y determinar sus dones y áreas de pasión  Hacer horario de trabajo de voluntarios aprovechando un número mínimo de voluntarios  Asegurar que los líderes del Equipo de Operación hayan comunicado a sus voluntarios los detalles necesarios cuando menos una semana antes del evento (Por ejemplo: orientación/entrenamiento, horarios, código de vestimenta, etc.)  Supervisar el Salón de los Voluntarios durante el evento (el lugar en donde los voluntarios se registran al iniciar y al terminar su turno de trabajo)  Registrar a los voluntarios cuando llegan a servir. Esto ayudará a conocer quien llegó y quien falta para cubrir cualquier puesto  Todos los voluntarios necesitarán recoger y entregar su gafete diario en el Salón de los Voluntarios. Organizar los gafetes por orden alfabético antes que los voluntarios lleguen

Otros puntos importantes  Todos los líderes del equipo necesitan reclutar a voluntarios – es un esfuerzo de equipo.  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

Al reportarse para servir  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Reunirse con su equipo para orar al empezar el día  Dar últimas instrucciones a su equipo cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa)

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cómo es un Salón de los Voluntarios con un ambiente libre de distracciones?  El Salón de los Voluntarios debe ser un lugar divertido  No necesita estar en un lugar muy visible pero debe ser fácil de encontrar  Debe tener refrigerios para que los voluntarios puedan comer o beber en sus tiempos de descanso  Debe tener un anfitrión/anfitriona  Puede ofrecer la opción de tener un lugar para que los voluntarios puedan ver la conferencia (si las instalaciones lo permiten  El registro de los voluntarios debe ser fácil y debe tener instrucciones como horario, a quién reportarse, lugar, etc.

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Atención al Congresista (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de Atención al Congresista dirige un equipo que ayuda a que los congresistas tengan un ambiente libre de distracciones. Dones/Habilidades Experiencia y conocimiento de Servicio al Cliente (excelencia en el tema) Buen comunicador Líder de Equipo Administración

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia  Reclutar, entrenar, y motivar al Equipo de Atención al Congresista (edecanes/ujieres, equipo de bienvenida, estacionamiento, Centro de Información, Equipo de Oración, Atención Médica, Emergencias)  Lanzar la visión para lograr una excelente atención a los congresistas  Familiarizarse con la descripción de trabajo de cada miembro del equipo de Atención al Congresista para poder comunicar con claridad el trabajo y expectativas de cada uno  Supervisar la atención al congresista durante el evento  Coordinar la salida y flujo de los congresistas del auditorio a los refrigerios  Coordinar la entrega de boletines o materiales durante las sesiones (el horario de entrega de materiales será preparado por el Gerente del Evento para entregar al encargado de los ujieres)  Resolver cualquier problema que se presente durante el evento

Otros puntos importantes  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cómo es un Centro de Información con un ambiente libre de distracciones?  El santuario/auditorio está limpio y ordenado al empezar cada día  El equipo de bienvenida recibe de una forma agradable y alegre a los congresistas (tener suficientes voluntarios según el número de asistencia)  Suficiente número de voluntarios para contestar cualquier pregunta durante la inscripciones, los recesos, y la hora del almuerzo (comida)  Seguir las indicaciones para las entradas y salidas del auditorio para no causar distracciones durante cada sesión

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Hospitalidad (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento Resumen del Cargo El Coordinador de Hospitalidad es responsable de dirigir a los equipos que planean, coordinan y sirven alimentos y refrigerios a los voluntarios durante el evento y durante los días de instalación. También dirige a los equipos que coordinan y sirven los refrigerios a los congresistas durante el evento.

Dones/Habilidades Hospitalidad Administración Líder de equipo

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia         

Estar disponible para servir durante todo el evento y durante la instalación y desmontaje Reclutar a los voluntarios para servir en el equipo de hospitalidad durante el evento Transmitir la visión de excelencia y servicio a los voluntarios de hospitalidad Planear el menú siguiendo el presupuesto y lineamientos señalados por el Gerente del Evento Calcular las cantidades de alimentos y bebidas de acuerdo con el número de inscripciones dado por el Gerente del Evento Proveer alimentos a los equipos de programación y producción (normalmente estos equipos no salen del auditorio durante todo el evento) Coordinar la compra y entrega de alimentos y bebidas a la sede del evento Coordinar la instalación del área de refrigerios con el Coordinador de las Instalaciones Entrenar a los voluntarios para que sirvan en el equipo de hospitalidad

Requisitos para los refrigerios  Congresistas o Los recesos serán de acuerdo al horario del evento. Tener café disponible antes de la primer sesión de cada día (opcional).  El Salón de los Voluntarios (para los voluntarios) o Un día antes del vento: Instalar el salón, tener café y agua para los voluntarios durante todo el día, refrigerio en la mañana y servir almuerzo (comida). o Entrenamiento de Voluntarios o En los días del evento: Tener café/té en las mañanas antes de la llegada de los congresistas, refrigerios, y almuerzo (comida)

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cómo es un servicio de alimentos con un ambiente libre de distracciones?  Las bebidas calientes deben estar calientes y las bebidas frías deben estar frías  Los refrigerios deben estar ubicados en lugares que son fáciles de encontrar y suficientemente amplios para acomodar a todos los congresistas  Mantener las colas cortas durante los refrigerios al tener suficientes mesas/estaciones  Los alimentos y bebidas en los refrigerios están acomodados en una forma atractiva  Tener variedad de alimentos y una bebida por persona en cada refrigerio  Tener alimentos salados y dulces  Tener suficientes recipientes de basura  Tener suficientes voluntarios para atender las necesidades de los congresistas, y para la instalación y desmontaje de los refrigerios

Otros puntos importantes  El número de inscritos al congreso será dado por el Representante de AWC o el Comité Directivo, y las cantidades de los alimentos será determinado por el líder del equipo de hospitalidad  Cuando se sirve el café, se da por entendido que habrá café cafeinado y descafeinado  El Salón de los Voluntarios debe estar bien surtido cada día con alimentos y bebidas antes que lleguen los congresistas y durante todo el día  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Inscripciones (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de Inscripciones supervisa el área de Inscripciones y Resolución de Inscripciones y asegura un proceso de inscripciones libre de distracciones. Dones/Habilidades Administración Líder de Equipo Resolver problemas Conocimiento de Servicio al Cliente

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia  Reclutar al Equipo de Inscripciones (para inscripciones y resolución de inscripciones)  Transmitir la visión y capacitar al Equipo de Inscripciones para poder dar una experiencia libre de distracciones a los congresistas  Familiarizarse con el proceso de inscripciones, siguiendo las indicaciones del representante de AWC o el Comité Directivo  En el día de instalación: o Coordinar el montaje del área de inscripciones con el equipo de las Instalaciones o Asegurar que los materiales del congresista y los gafetes estén listos  Supervisar y resolver los problemas de inscripción durante todo el evento, y prepararse para antes de la primer sesión de cada día (es el tiempo de más desafiante)  Familiarizarse con las instalaciones de la sede (baños, teléfonos, Salón de Oración, primeros auxilios, Centro de Información) y el horario del evento

Otros puntos importantes  Familiarizarse con las diferentes funciones o tareas del área de inscripciones para poder reclutar al equipo. El tener la persona indicada en el puesto indicado es muy importante  Dar instrucciones claras a los miembros del equipo  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cómo es un ambiente libre de distracciones en el área de Inscripciones?  Un número apropiado de voluntarios según el número de inscritos  Voluntarios amables y con buen criterio para ayudar a que las colas se muevan con rapidez  Voluntarios bien entrenados para que puedan contestar las preguntas de los congresistas  Voluntarios que están al pendiente para que no falten o se acaben los materiales de inscripción  Ubicado en una zona amplia para acomodar las colas y dar buen acceso a los congresistas  Carteles que se puedan leer desde el final de las colas

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Cargo: Coordinador de Oración (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de Oración dirige al equipo de oración para orar por el evento y a los equipos de voluntarios que oran con los congresistas que llegan al Salón de Oración Dones/Habilidades Misericordia Discernimiento Buen Comunicador Parte del Equipo

Responsabilidades Esenciales  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación  Pedir las peticiones de oración  Orar por el evento, los oradores, los congresistas, y cualquier cosa que Dios ponga en su corazón.

Otros puntos importantes    

Ser sensible y atender las necesidades de los que lleguen al Salón de Oración Estar disponible para servir durante todo el evento Reclutar y entrenar a un pequeño equipo de voluntarios Tener cuando menos a un voluntario durante los recesos y hora del almuerzo (comida)

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

¿Cómo es un Salón de Oración con un ambiente libre de distracciones?    

Un salón silencioso y cómodo apartado del ruido y movimiento del área de recesos Voluntarios amables y misericordiosos que reciben a los congresistas para orar con ellos Un voluntario disponible durante todos los recesos y horas del almuerzo (comida) Una caja con pañuelos de papel

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de las Instalaciones (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de las Instalaciones dirige al Equipo de las Instalaciones para proveer y mantener unas instalaciones limpias y surtidas, y para que los congresistas tengan una buena experiencia en el evento. Dones/Habilidades Líder de Equipo Actitud de Servicio Flexibilidad

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia  Preparar las instalaciones para el evento (limpiar baños [y revisar que estén bien surtidos], alfombras, ventanas, y todo el recinto. Confirmar que funcionen bien las instalaciones eléctricas, iluminación, aire acondicionado, etc.).  Hacer un inventario de mesas, sillas, y cualquier equipo solicitado para el evento  Determinar la capacidad de los baños y hacer arreglos para rentar baños portátiles si fuese necesario (los presupuestos de renta deben ser aprobados por el representante de AWC o por el Comité Directivo)  Coordinar el montaje/instalación con los líderes del Equipo de Operación para los ensayos, reuniones, comidas, etc.  Crear un equipo para el montaje del evento junto con el Equipo de Operación (consultar la Agenda de Trabajo para los diferentes salones/áreas). El montaje incluye:    

Venta de Materiales Hospitalidad Carteles y Anuncios Primeros Auxilios

   

Inscripciones Salón de los Voluntarios Salón de Oración Área de Comidas (opcional)

 Hacer arreglos para que el staff y voluntarios del equipo de instalaciones estén disponibles durante todo el evento para ayudar con cualquier necesidad o cambio  Asegurar que las instalaciones permanezcan limpias durante todo el evento incluyendo los baños, recipientes de basura, áreas de refrigerio, etc.  Ayudar a los equipos en el desmontaje al final del evento  Hacer arreglos para que el equipo de instalaciones limpie y deje las instalaciones listas al terminar el evento (junto con el Coordinador de Voluntarios)

Otros puntos importantes  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

¿Cómo es un ambiente libre de distracciones en las instalaciones?  Las instalaciones están limpias y ordenadas, incluyendo el estacionamiento y el resto del recinto  Los baños están limpios y surtidos de todo lo necesario  El auditorio está bien ventilado y cómodo para los congresistas  Tener suficientes voluntarios para atender cualquier cambio o necesidad durante todo el evento

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Materiales (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento Resumen del Cargo El Coordinador de Materiales estará en contacto con el Representante de AWC o el Comité Directivo antes del evento para dirigir un equipo que servirá a los congresistas al proporcionar un área de Venta de Materiales Dones/Habilidades Líder de grupo Administración Servicio al Cliente

Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia  Reclutar y organizar al equipo de voluntarios, poniendo atención en colocar a la persona idónea en el puesto indicado  Estar disponible para servir durante todo el evento, incluyendo instalación y desmontaje  Transmitir la visión y entrenar a los voluntarios para que sirvan con excelencia  Participar en el entrenamiento de los voluntarios durante la orientación de voluntarios  Familiarizarse con las instalaciones de la sede (baños, teléfonos, Salón de Oración, primeros auxilios, Centro de Información) y el horario del evento  Prepararse para contestar las preguntas de los congresistas sobre los materiales  Mantener el área de ventas bien ordenada y surtida  Resolver cualquier problema en el área de ventas  Supervisar el inventario, el empaque y envío los materiales al final del evento

Otros puntos importantes  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación

Al reportarse para servir  Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día  Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día  Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cómo es un área de Venta de Materiales con un ambiente libre de distracciones?  Ubicar la Venta de Materiales en un lugar visible - preferiblemente un lugar en donde los congresistas tendrán que pasar varias veces al día  Tener suficientes voluntarios para el montaje, desmontaje, y durante el evento para atender a los congresistas  Presentar los materiales de venta en una forma atractiva  Voluntarios que conocen los materiales que se están vendiendo  Tener varias colas para que los congresistas puedan pagar sus compras en forma rápida y eficiente

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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cargo: Coordinador de Administración y Finanzas (Equipo de Operación) Líder del Equipo: Gerente del Evento

Resumen del Cargo El Coordinador de Administración y Finanzas es el responsable de documentar y reportar todos los gastos del evento al Representante de AWC o al Comité Directivo Dones/Habilidades Administración Ayudas Responsabilidades Esenciales  Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación. Tomar notas de la reunión y reportar los gastos.  Monitorear y documentar todos los gastos  Entregar reportes de gastos al Representante de AWC o al Comité Directivo

Otros puntos importantes  Todos los gastos deben estar previamente aprobados por el Representante de AWC o el Comité Directivo  Se le proporcionará un presupuesto del evento

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CALENDARIO DE TRABAJO

El Calendario de Trabajo ¿Qué es El Calendario de Trabajo? El calendario de trabajo ayuda a poner la fecha límite de cada tarea. Las fechas en El Calendario de Trabajo se calculan automáticamente dentro de la página Excel, desde cinco meses antes de tu CGL.

Cómo poner las fechas de tu Calendario Descarga el formato del Calendario de Trabajo de Summit Central y guárdalo dentro de tus archivos (gls.willowcreek.com) 1. 2. 3. 4.

Abre el Calendario que está dentro de tus archivos En el campo A3 – escribe el nombre de tu país En el campo C3 – escribe el nombre de la sede (ciudad) En el campo E3 – Obligatorio – escribir la fecha de tu evento. Todas las fechas en la columna Fecha Asignada para Terminar serán llenadas automáticamente.

Cómo cambiar las fechas en el Calendario Los cálculos de las Fechas Asignadas están basadas en el número de días antes de tu evento. Estos números se encuentran en la columna B y están escondidos. Para cambiar una fecha específica dentro de Fecha Asignada, debes cambiar el número en la columna B. 1. Para mostrar la columna B o Selecciona (resalta) las columnas A y B. o Haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona mostrar 2. Cambia el número que está al lado de la Fecha Asignada 3. Guarda el documento 4. Para esconder la columna B (si así lo deseas) o Selecciona (resalta) la columna B o Haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona mostrar

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CALENDARIO DE TRABAJO

Calendario de Trabajo de La Cumbre Global de Liderazgo PAÍS

SEDE

Fecha asignada para terminar

Tareas - 5 Meses Antes de La Cumbre

4-Jul-12

Recibir Entrenamiento Preliminar del Gerente del Evento

Fecha asignada para terminar

Tareas - 4 Meses Antes de La Cumbre

19-Jul-12

Fecha asignada para terminar 3-Ago-12

FECHA 16-Nov-12 Listo √

Listo √

Entrar a Summit Central - www.globalsummitcentral.com Revisar los anuncios y descargas en Summit Central Empezar a reclutar al Equipo de Operación Poner fechas para reunirse con el Representante de AWC y el Comité Directivo Listo √

Tareas - 3 Meses Antes de La Cumbre Concluir la selección del Equipo de Operación Definir fechas y lugar de reuniones del Equipo de Operación Conseguir y presentar presupuestos al Comité Directivo Estudiar el proceso de inscripciones para tu evento Definir si el almuerzo (comida) será en la sede o en otro lugar Mandar información de la sede al Comité Directivo · Mapa de la iglesia (formato .jpg, .tif, .eps) · Lista de hoteles recomendados con sus datos

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CALENDARIO DE TRABAJO

Fecha asignada para terminar 3-Ago-12

Fecha asignada para terminar 7-Sept-12

Listo √

Tareas - 3 Meses Antes de La Cumbre – continuación Asignar Cuartos y Áreas · Cuarto de Voluntarios · Inscripciones · Resolución de Inscripciones · Hospitalidad · Centro de Información · Venta de Materiales · Cuarto de Oración · Primeros Auxilios · Bodega

Listo √

Tareas - 2 Meses Antes de La Cumbre Mandar al Comité Directivo · Información sobre el costo de los boletos para la comida (si aplica) · Lista y mapa de restaurantes locales Empezar a reclutar a los voluntarios Descargar descripciones de voluntarios Definir plan de servicio de refrigerios y hospitalidad Carteles y Anuncios Definir carteles y mandar imprimir

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CALENDARIO DE TRABAJO

Fecha asignada para terminar 7-Sept-12

Fecha asignada para terminar 16-Oct-12

Listo √

Tareas - 2 Meses Antes de La Cumbre – continuación Junta de La Agenda de Trabajo #1 (Con el Equipo de Operación) Repasar cualquier asunto o pregunta de finanzas Hacer arreglos para la policía de tránsito (si aplica)

Listo √

Tareas - 1 Mes Antes de La Cumbre Junta de La Agenda de Trabajo #2 (Con el Equipo de Operación) Confirmar cantidades de alimentos para los refrigerios (recesos) Confirmar cantidades de almuerzos/comidas (voluntarios, equipos, etc.) Informar a los restaurantes locales las fechas del congreso Informar al Coordinador de Hospitalidad sobre las cantidades de alimentos

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CALENDARIO DE TRABAJO

Fecha asignada para terminar 26-Oct-12

Fecha asignada para terminar 2-Nov-12

Fecha asignada para terminar 9-Nov-12

Listo √

Tareas - 3 Semanas Antes de La Cumbre Junta de La Agenda de Trabajo #3 (Con el Equipo de Operación) Hacer listas con los nombres de los voluntarios Confirmar los contratos de renta (mesas, manteles, cafeteras, etc.)

Listo √

Tareas - 2 Semanas Antes de La Cumbre Junta de La Agenda de Trabajo #4 (Con el Equipo de Operación) Entrenar a los voluntarios y transmitirles la visión Hacer compras de materiales para inscripciones, Centro de Información, y Venta de Materiales Los envíos de la AWC/Comité Directivo y de otros proveedores comienzan a llegar Hacer pedidos de alimentos y bebidas

Listo √

Tareas - 1 Semana Antes de La Cumbre Última Junta de La Agenda de Trabajo #5 (Con el Equipo de Operación) Imprimir los gafetes de los voluntarios

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CALENDARIO DE TRABAJO

Fecha asignada para terminar 13-Nov-12

Listo √

Tareas – Lunes a Jueves antes de La Cumbre

14-Nov-12 14-Nov-12 15-Nov-12 15-Nov-12 15-Nov-12

Recibir del Comité Directivo · Cuadernos del Congresista · Materiales de Ventas · Gafetes · Listas de Inscripción por nombre e iglesia · Carteles o anuncios · Otros materiales Armar gafetes de los congresistas (si se necesita) Recibir el equipo rentado (si aplica) Última Junta del Equipo de Operación (#6) Instalar las diferentes áreas del evento Colocar carteles/anuncios

16/Nov/12

Día del Evento Llegar temprano – Orar – ¡Pasarla muy bien! Consultar la Agenda de Trabajo del Evento

Fecha asignada para terminar 19-Nov-12 19-Nov-12 19-Nov-12 3-Dic-12

Listo √

Tareas – Después del Evento Celebración de los Voluntarios Empacar cajas para enviar al Comité Directivo Planear Celebración y Evaluación con el Equipo de Operación Planear Evaluación con el Representante de AWC o Comité Directivo Mandar reporte de gastos

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CALENDARIO DE TRABAJO

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

2 – 3 Meses antes de La Cumbre El Equipo de Operación – Parte II Voluntarios – Porqué los necesitamos .. 37 Recluta a los Miembros del Equipo ....... 39 El Equipo de Operación – Parte III La Agenda de Trabajo ........................... 44 La Primer Junta de la Agenda de Trabajo Dirige la Primer Junta ............................. 46

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Los Voluntarios – Porqué los necesitamos No hay lugar a duda que el éxito del evento realmente reposa sobre los hombros de nuestros voluntarios. Es por sus corazones de siervos que vemos constantemente el éxito de los eventos de la Asociación Willow Creek. Todos los voluntarios deben entender que el propósito de su participación es el servir durante el evento. Se les puede pedir que sirvan con otra tarea cuando su trabajo haya sido terminado. El poder asistir a CUALQUIER parte del evento será algo extra. Cualquier persona que quiera experimentar el evento personalmente deberá inscribirse como congresista y NO servir como voluntario. Es importante que durante el proceso de reclutamiento se les comparta la visión sobre la importancia de la parte que ellos tienen al servir dentro del propósito eterno de Dios – el edificar Su Reino.

El Servicio y el Crecimiento Espiritual están conectados. Muchas veces, al estar en medio del evento y buscar que los congresistas crezcan y amplíen su visión, pasamos por alto la oportunidad transformadora que les espera a nuestros voluntarios al servir. Los voluntarios muchas veces comparten que ellos reciben mucho más de lo que ellos dan. El servir en el evento es una excelente oportunidad para crecer espiritualmente para las personas en las diferentes etapas de su desarrollo espiritual. Es una forma única en que la gente puede dar el primer paso al servicio de Dios porque existe un ambiente de gran entusiasmo y energía sin requerir un compromiso a largo plazo. Pero también ayuda a los siervos veteranos al permitirles ir más allá de las cuatro paredes de su ministerio para ayudar a otros que buscan edificar la Iglesia. Para obtener el máximo impacto para tu congregación y voluntarios necesitas planear y estar bien enfocado. No solo se requiere el cumplir con el trabajo para sentir que hubo éxito, sino el buscar la voluntad de Dios tanto para el congresista como para el que sirve. Lo siguiente te da unas ideas generales para obtener el máximo impacto de esta oportunidad de servicio para tu congregación: Ora – Ora que Dios ponga corazones de siervo en tus voluntarios, y que El use el evento para que ellos y la congregación crezcan. Comparte la Visión de esta Oportunidad – Crea una imagen mental de lo que Dios está haciendo dentro de tu iglesia y en la región. Comparte el porque tu sientes que Dios está llamando a tu congregación para ser los anfitriones de este evento. Personaliza para ellos la oportunidad de ser parte del mover del Espíritu y exprésales la necesidad que la iglesia tiene de que ellos participen. Manual del Gerente del Evento

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE Considera usar el testimonio de alguien que ha asistido al evento, o habla sobre el número de iglesias o personas que estarán siendo representadas por sus líderes en este evento (ministrar a aquel que ministra a muchos) para ilustrar de forma más clara el impacto que este evento tiene. Comparte sobre el impacto de la CGL y menciona otras ciudades y países alrededor del mundo que estarán teniendo su evento durante el mismo fin de semana. Planea – Planea bien las oportunidades de trabajo de tus voluntarios para asegurarte que cuando den de su tiempo y usen sus talentos en el evento estén bien aprovechados. Haz que sea fácil involucrarse – Crea un proceso centralizado, en el que los voluntarios se puedan involucrar, que incluya una lista centralizada (base de datos) con los diferentes trabajos. Esto te ayuda a tener mejor manejo de las necesidades al poder canalizar el número de voluntarios al número de oportunidades de servicio de todo el evento. Fija las expectativas de servir – Anima a que los voluntarios sirvan con corazones abiertos y a la expectativa que Dios les hable mientras sirven. Crea una Identidad de Honor – Crea una identidad de honor para los voluntarios al usar gafetes que incluyan una frase de identidad. Esto se puede hacer al insertar en el gafete un papel de color con la frase “Estoy para Servir” o los gafetes se pueden imprimir con esta frase u otra frase similar. Esto los distingue de los congresistas fácilmente y permite que los congresistas los identifiquen y les agradezcan su labor. Servir en Comunidad – Crea un sentido de unidad al formar y usar a equipos de voluntarios para servir en el evento. Permite que tengan tiempo de convivencia aparte del tiempo de servicio, aunque sean diez o quince minutos, para promover la unidad y compartir la experiencia juntos. Informa y Celebra – Aparta un tiempo para informar a los voluntarios sobre el evento y celebrar juntos después del evento. Informa sobre el funcionamiento y el trabajo, pero también informa sobre la experiencia. Afirma y sella la experiencia con un tiempo de celebración. RECUERDA: Los eventos no tienen posiciones que se necesitan llenar, más bien

tienen OPPORTUNIDADES para servir – oportunidades para crecer al experimentar a Dios y Su obra – y tú tienes ¡¡el privilegio de repartir estas oportunidades a otros!!

¡La verdad es que los necesitas!  Nuestros voluntarios son los que llevan gran parte del peso del trabajo durante el evento… ¡nosotros sólo podemos servirles!  Es muy importante darles oportunidades de servicio que nunca olvidarán. ¡Asegúrate que la pasen muy bien!

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

El Equipo de Operación – Parte II Recluta a los Miembros del Equipo A estas alturas ya debes tener reclutados a los líderes de tu Equipo de Operación y ellos están listos para reclutar a sus equipos. Lo que sigue es una lista de descripciones de trabajo para los voluntarios.

Descripciones de Trabajo para Voluntarios Centro de Información – Contestar las preguntas de los congresistas durante el evento. Esta área sirve para informar al congresista sobre los ministerios de la iglesia anfitriona, información de la localidad, y sobre los restaurantes cercanos a la iglesia. Es bueno que estos voluntarios conozcan la zona y sepan dar direcciones sobre la localidad y los restaurantes. Equipo de las Instalaciones – Asegurar que los congresistas tengan una buena experiencia en el congreso al proveer y mantener unas instalaciones limpias y equipadas. Apoyar y ayudar durante la instalación/montaje del evento. Apoyar y ayudar durante el desmontaje y dejar las instalaciones listas al final del evento. Voluntarios Comodines – Personas dispuestas a entrar a trabajar en cualquier área y en lo que se necesite. Equipo de Bienvenida – Dar la bienvenida y guiar a los congresistas en todas las instalaciones al empezar cada día, antes y después de la hora del almuerzo/comida y al final de cada día. Equipo de Hospitalidad – Preparar y servir los alimentos y bebidas a los congresistas y equipos de voluntarios. Proveer las comidas para los voluntarios y equipos durante los días de instalación. Estos voluntarios estarán muy ocupados preparando y llevando los alimentos para los recesos, y limpiando después de los recesos. Atención Médica – Una persona que esté disponible en el evento para responder a cualquier emergencia y tomar decisiones durante el evento. Equipo para armar los gafetes – Responsables de armar los gafetes de los congresistas y voluntarios. Equipo de Estacionamiento – Dar la bienvenida y dirigir a los congresistas al entrar y salir del estacionamiento, dándoles un recibimiento acogedor. Equipo de Oración – Interceder por los congresistas, voluntarios, y los oradores. Estar disponibles en el Salón de Oración durante todo el evento para orar en equipo, individualmente o con algún congresista según la necesidad.

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE Equipo de Inscripciones – Dar la bienvenida a los congresistas y distribuir los materiales del congreso. Probablemente este será el primer contacto de los congresistas con tu iglesia. Por eso es bueno asegurarte que estos voluntarios sean amables, conozcan la iglesia, y trabajen bien bajo presión. Resolución de Inscripciones – Ayudar a los congresistas que tengan problemas al inscribirse e imprimir sus gafetes. Ayudar con las inscripciones de última hora y recibir los pagos de inscripción. Estos voluntarios deben de ser personas organizadas y trabajar bien bajo presión. Equipo de Venta de Materiales – Encargarse del área de venta de materiales y conocer los materiales que se están vendiendo. Deberán sentirse cómodos al manejar el dinero y trabajar bien bajo presión. Instalación de Área de Materiales – (El día antes del evento) Ayudar a desempacar los materiales de las cajas, tomar inventario, etiquetar, y colocar los materiales para la venta. Equipo de Edecanes – Recibir a los congresistas en el auditorio, ayudar a distribuir materiales, y estar listos para atender cualquier necesidad que se presente durante el evento. Salón de Voluntarios/Registro de Voluntarios – Registrar a todos los voluntarios cuando llegan, cuidar y mantener el cuarto de voluntarios limpio y surtido con los refrigerios. NOTA: Habrá descripciones de trabajo para voluntarios con más detalles Summit

Central (gls.willowcreek.com)

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Cuántos Voluntarios se Necesitan? Abajo encontrarás una hoja de cálculo con el número recomendado de voluntarios. Puedes usar esta información como una herramienta al invitar (reclutar) a tus voluntarios. Esta cantidad de voluntarios es adicional y no incluye a los miembros del Equipo de Operación.

1 - 350 congresistas

350-500

500-750

750+ congresistas

3-4

4-6

4-6

6-8

1

1

1

1

Instalaciones

2–4

2-4

4

4-6

Voluntarios Comodines

1–2

1-2

1-2

1-2

2 por puerta

2 por puerta

2 por puerta

2 por puerta

4-6

6-8

6-8

8 -10

1

1

1

1

2-3

2-3

3-4

2-3

3

3

5

7

Equipo de Oración

1–3

1-3

1-3

1-3

Resolución de Inscripciones

2-3

2-3

2-3

2-3

Venta de Materiales

4

4

4

4-6

Instalación de Área de Materiales (Día de Instalación)

3–4

4-5

5-6

6-7

Preguntar a Jefe de Ed.

Preguntar a Jefe de Ed.

Preguntar a Jefe de Ed.

Preguntar a Jefe de Ed.

1–2

1-2

1-2

1-3

Posición de Voluntario Refrigerios - montaje Centro de Información

Equipo de Bienvenida Inscripciones Atención Médica Equipo para armar gafetes Equipo de Estacionamiento

Edecanes Salón de Voluntarios

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¡Invítalos a Ser Parte del Juego! Cuando invitas al voluntario idóneo a la posición indicada estás cumpliendo la escritura de Pablo en Efesios 4:11-13 y 15-16: “Y él mismo constituyó a unos, apóstoles; a otros, profetas; a otros, evangelistas; a otros, pastores y maestros, a fin de perfeccionar a los santos para la obra del ministerio, para la edificación del cuerpo de Cristo, hasta que todos lleguemos a la unidad de la fe y del conocimiento del Hijo de Dios, a un varón perfecto, a la medida de la estatura de la plenitud de Cristo; sino que siguiendo la verdad en amor, crezcamos en todo en aquel que es la cabeza, esto es, Cristo, de quien todo el cuerpo, bien concertado y unido entre sí por todas las coyunturas que se ayudan mutuamente, según la actividad propia de cada miembro, recibe su crecimiento para ir edificándose en amor.”

Invitación a Servir “Si le preguntas a un voluntario por qué empezó a servir en un momento determinado en un sitio particular, la mayoría se encogerá de hombros y dirá: ‘Porque alguien me lo pidió’.” La Revolución de los Voluntarios – Bill Hybels

¿Quién reclutará a los voluntarios? Decide cómo se empezará a invitar a los voluntarios y comunícalo a los miembros de tu equipo. A continuación encontrarás unas preguntas para considerar antes de empezar.  ¿Habrá un punto de contacto para todos los voluntarios?  ¿Deberá cada coordinador reclutar a los voluntarios para su área de trabajo?  ¿Podrá un ministerio de tu iglesia “adueñarse” o encargarse de un área específica por un día o por todo el evento? ¿Quién es la persona indicada? Designa los trabajos de acuerdo con las habilidades, dones e intereses de la persona.  Designa a los voluntarios sociables o extrovertidos a las tareas que lo requieran como: Centro de Información, Edecanes, Venta de Materiales, etc.  Designa a los voluntarios enfocados hacia las tareas a los trabajos que tengan menos interacción con loa gente como: Montaje y desmontaje, armar los gafetes, etc. ¿De dónde puedo reclutar? – ¿Qué funciona mejor para mi iglesia?  Invitación de parte del pastor  Escuelas Cristianas principal durante los avisos en las  Ministerio Juvenil reuniones  Boletín de la iglesia  Grupos pequeños / Células  Desarrollar plan de promoción  Ancianos / jubilados NOTA: Algunas iglesias no tienen una visión para atraer voluntarios. Si alguna iglesia

necesita entender la visión par los voluntarios les recomendamos el libro de Bill Hybels titulado “La Revolución de los Voluntarios.”

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Cuatro Maneras para anotarse…

Oportunidades para Voluntarios

1. Llama al teléfono xxxxxxxxxxx 2. Entrega esta tarjeta en la recepción 3. Envía a : __ (insertar dirección) _____________ _____________________________ 4. Página Web (Insertar página web)

Quiero contribuir…

Fechas del Evento Equipo de Comida

Venta de Materiales

Ayudar a preparar y servir en los refrigerios, comidas, y diferentes eventos durante el congreso.  Limpieza  Preparación de Refrigerios  Servir comidas y café  Preparar mesas  Preparar comidas

Ayudar a que los congresistas se lleven parte del congreso a su casa.  Mesas de Libros  Cajeros y Edecanes  Reproducción de cintas de las conferencias

INSCRIPCIONES Ayudar con las diferentes tareas del congreso.  Inscripciones

(circula los días que prefieres)

(Insertar nombre del evento) (mes día – día) Lunes Jueves

Martes Viernes

Miércoles Sábado

¿En dónde te gustaría servir? (Circula las áreas preferidas)

Equipo de Trabajo Ser parte del equipo de apoyo del congreso.  Instalar/Recoger  Limpieza  Tráfico/Estacionamiento  Seguridad

Equipo de Comida Venta de Materiales Inscripciones Equipos de Trabajo Edecanes/Bienvenida Servicios Ushering/Greeting

Misc. Services

Tus Datos Nombre:

Edecanes/Equipo de Bienvenida Ayudar a los congresistas que no conocen las instalaciones.  Edecán  Guía  Atención Médica

Servicios Ayudar a los congresistas y a otros voluntarios.  Centro de Información  Recepción de Voluntarios

______

Dirección:

TEL. (Casa):

__ (Trab.):

La mejor hora para contactarte:

______

Hora preferida para servir: Manual del Gerente del Evento

43 ______________

_

2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

El Equipo de Operación – Parte III La Agenda de Trabajo del Congreso Ya formaste tu equipo con tus líderes. Ellos ahora se están preparando para delegar el trabajo a los equipos de voluntarios que están reclutando. La Agenda de Trabajo es la herramienta que usarás para comunicarte con tu equipo y que tus líderes usarán para delegar el trabajo. Las siguientes páginas te ayudarán a familiarizarte con La Agenda de Trabajo.

¿Qué es? La agenda de trabajo del congreso está diseñada para ayudar al Equipo de Operación al tener un solo documento para todos los detalles específicos de lo que sucede durante la instalación, la ejecución, y el desmontaje del evento. Hemos descubierto que esta herramienta ayuda a cada miembro del equipo conocer su papel y los tiempos designados durante el proceso. Sugerimos que se use esta herramienta para planear La Cumbre Global de Liderazgo, especialmente en países en donde habrá más de un sitio.

¿Quién es el responsable? El Gerente del Evento será responsable de mantener La Agenda de Trabajo al corriente y de distribuirlo a todos los miembros del Equipo de Operación.

Descarga La Agenda de Trabajo Un formato de La Agenda de Trabajo está disponible para descargar en la sección de Event Management (Coordinación del Evento) en Global Summit Central. El documento está disponible en Microsoft Word 2007 (.docx) y Microsoft 2003.

NOTA: Hay una muestra de La Agenda de Trabajo en la sección Misceláneo de la carpeta.

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Para Empezar – Personaliza la Agenda de Trabajo Es la responsabilidad del Gerente del Evento personalizar y actualizar la agenda de trabajo. ¿Por qué? Porque tú eres la persona que mejor conoce las instalaciones.  Empieza en la primer página y personaliza tu Agenda al cambiar el encabezado y el pie de página para que tenga el nombre de tu sede/ciudad  Luego escribe los nombres de los líderes del Equipo de Operación en la misma página  Comienza a designar la ubicación de las áreas como Salón de Oración (lugar), Centro de Información (lugar), Área de Refrigerios (lugar), Venta de Materiales (lugar), etc.  Designa las tareas que ya conoces  Cuando hayas personalizado y actualizado tu Agenda estarás listo para tu primer junta de la Agenda de Trabajo

Tu Equipo Al ver tu Agenda, verás las posiciones de liderazgo que recomendamos que necesitas para tener un evento exitoso y divertido, y una experiencia agradable y sostenible. Te recomendamos que no trates de cubrir varios puestos; no trates de hacerlo todo tú.  Si estás ocupado cargando mesas y haciendo limpieza, te será muy difícil dirigir el evento.  Y sobre todo, le estarás quitando a otros el gozo de servir. Deja que otros usen sus dones y sirvan con gozo.

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

Dirige la Primer Junta de La Agenda Tu equipo está listo y deseoso de saber más sobre el trabajo para poder empezar. Ahora necesitas comunicarles cual es el plan, y el plan se encuentra en tu Agenda de Trabajo. Necesitas asegurarte que la Agenda esté lo más actualizada y lista como te sea posible. Es bueno saber que nunca estará totalmente completa. Cada evento tiene sus cambios de última hora y la información se sigue agregando. Pero puedes lograr que todos estén de acuerdo (en un mismo sentir) al darles una sola herramienta de comunicación. De esa manera, cuando surjan los cambios podrás llevarlos a la misma página y juntos anotar los cambios.

Programa tus Juntas de la Agenda Necesitas planear 4-5 Juntas de La Agenda antes de La Cumbre. Programa estas juntas con tu Equipo de Operación lo más pronto posible porque los calendarios de todos se llenan rápidamente.

¿Quién necesita estar en las juntas? Tu Equipo de Operación (los líderes o coordinadores) necesitan estar presentes. Tal vez ellos quieran traer a algún voluntario clave a las juntas.

¿Qué es lo que debo llevar? Aquí están algunas cosas importantes y algunas sugerencias:  Una Agenda para cada persona – quizá sería bueno darles una carpeta para que guarden todos sus documentos de La Cumbre.  Considera llevar algún refrigerio o alimentos dependiendo de la hora de la reunión. NOTA: Recuerda que necesitas modelar la excelencia en estas juntas. Lo que tú

modeles fijará el estándar y la expectativa para el evento y para el trato a los congresistas. o o o

Un ambiente libre de distracciones Excelencia en todo Un corazón de siervo

 Este es un buen momento para llevar a todos a un mismo sentir al compartirles la visión. No la visión del trabajo sino de la cosas que experimentan los congresistas durante el evento. Tal vez puedas pedirle a tu pastor a un miembro del Comité Directivo que transmita la visión y presentar una parte del DVD promocional.

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2-3 MESES ANTES DE LA CUMBRE

¿Qué es lo que necesito hacer en la Junta de la Agenda?  Comienza la junta orando por La Cumbre y por tu equipo.  Repasa toda la Agenda. Línea por línea la primera vez – no des por hecho que todos ya leyeron o entienden el formato. La Agenda de Trabajo contiene mucha información y puede ser abrumante cuando se está viendo por primera vez. o

Sugerencia: Escribe los cambios y la nueva información con tinta roja en el margen de las hojas de tu agenda.

 No tendrás que cubrir todas las líneas en las siguientes juntas, sólo los cambios y últimas noticias.  ¿Habrá otras actividades en la sede al mismo tiempo cuando estés en montaje, ensayos, y los días del evento? Hay que hablar sobre cualquier conflicto que pueda surgir y dar pasos para aclarar o resolverlos lo más pronto posible.  Pide a uno de los líderes orar por los voluntarios y por los congresistas para terminar la junta.

Después de la Junta de La Agenda  Haz todos los cambios y agrega la información nueva en el documento de La Agenda.  Considera escribir los cambios en una fuente de otro color para que el equipo pueda distinguir cuáles fueron los cambios que se le hicieron a La Agenda.  Cambia el pie de la página para reflejar la versión nueva (por ejemplo: Agenda #1, Agenda #2).  Ahora estás listo para distribuir la Agenda actualizada a todos los miembros de tu equipo. Si planeas bien tu evento, si usas tu agenda, si organizas bien a tu equipo, podrás concentrarte en las necesidades que surgen al último momento (problemas, urgencias). La Agenda te da la libertad de poder ayudar y cuidar a tu equipo. Las ventajas de mantener una agenda actualizada son ilimitadas.

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EL MES ANTES DE LA CUMBRE

El Mes Antes de La Cumbre El Equipo de Operación – Parte IV Atención al Congresista .................. 49 Alimentos ........................................ 50 Inscripciones ................................... 57 Centro de Información..................... 63 Carteles y Anuncios ........................ 64 Atención Médica ............................. 65 Venta de Materiales ........................ 66 Atención a los Voluntarios Cómo Cuidar a los Voluntarios ........ 67 Entrenamiento para Voluntarios ...... 70 Prácticas de Atención ..................... 73

Reposición de Gastos Gastos ............................................ 75

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EL MES ANTES DE LA CUMBRE

Atención al Congresista Al empezar a enfocarte en la atención a los congresistas, esta sección te ayudará para planear las diferentes áreas de servicio para ellos. La Atención al Congresista tiene un papel clave en cumplir con las metas y los valores de La Cumbre Global de Liderazgo.

Atención al Congresista incluye: Alimentos para los refrigerios y almuerzo (comida) Centro de Información Inscripciones Resolución de Inscripciones Carteles y Anuncios Atención Médica Venta de Materiales

¿Qué Significa un Ambiente Libre de Distracciones?      

El congresista es nuestra primer prioridad Hay que respetar el tiempo del congresista Al congresista se le sirve con excelencia La experiencia del congresista sobrepasa sus expectativas Los voluntarios sirven con un corazón de siervo Prever las necesidades del congresista que puedan surgir

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EL MES ANTES DE LA CUMBRE

Alimentos Dependiendo en el horario de tu Cumbre Global de Liderazgo, se servirán de tres a cuatro refrigerios y dos almuerzos (comidas). Trabaja con el Representante de AWC o el Comité Directivo para determinar las necesidades en tu sede. 1 receso en la mañana y 1 en la tarde

Almuerzo o comida Día 1 (opcional)

1 receso en la mañana y 1 en la tarde

Almuerzo o comida Día 2 (opcional)

Si se presta, se puede ofrecer café para los congresistas una hora antes de la primera sesión de cada día. Los alimentos para los voluntarios se sirven durante la instalación (el día antes del evento) y durante el evento.

Refrigerios (Recesos) Se habrá que hacer un menú para los recesos y luego decidir en donde se comprarán los artículos. En muchos lugares hay acceso a grandes almacenes de descuento. Conforme vayan investigando sus opciones, tal vez tengan que ajustar su menú dependiendo de los costos y disponibilidad de los artículos.

Ideas para Servir:  En cada receso, trate de incluir algo dulce, algo salado, y algo fresco (fruta entera es muy bueno – manzanas y plátanos son los favoritos).  Evite cualquier cosa que necesite refrigeración (por Ej. yogurt, leche, o crema).  Evite alimentos que necesiten condimentos, como mantequilla o mermeladas, porque hacen que las filas sean lentas y largas.  Como una guía, prepare entre 3-5% más comida...  Considere utilizar artículos desechables en vez de lavables. NOTA : El Representante de AWC o el Comité Directivo proporcionará un

presupuesto para los recesos y comidas, si es que las comidas están incluidas en el costo de inscripción.

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EL MES ANTES DE LA CUMBRE

Preparación para el Receso Necesitas tomar algunas decisiones para acomodar todo para los recesos y para atender de la mejor manera posible a los congresistas. Primero, necesitas determinar en que sitio se llevará acabo el receso. Asegúrate de incluir al Coordinador de Hospitalidad para tomar esta decisión. Cuando ya hayan escogido el lugar del receso, tendrás que determinar como se acomodarán las mesas y utensilios. Conforme vayas tomando estas decisiones, tendrás que considerar las características peculiares de las instalaciones.

Ideas para la instalación:  Cuidar que las mesas no obstruyan las entradas.  Evita tener las mesas acomodadas en una fila larga. Es mejor tener varias estaciones con lo mismo en distintos lugares.  Es mejor usar los dos lados de las mesas  Recuerda tener botes de basura.  Hay que tener en mente la distancia entre la bodega y hieleras del sitio a escoger. Si es posible, busca un sitio donde fácilmente pueda resurtir los artículos si llega a ser necesario.  Nunca se usen los carritos mientras los congresistas estén en receso.  El azúcar y la crema no se deben poner en la misma estación del café, para evitar filas largas. Hay que acomodarlas en la próxima estación. Normalmente, se pone una mesa de condimentos (con tres diferentes áreas de condimentos) por cada tres mesas de comida y bebidas.

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EL MES ANTES DE LA CUMBRE

Ideas para Servir:  Los congresistas deberán “tomar algo e irse.”  Escoger alimentos que son fáciles de abrir porque los congresistas estarán de pie durante los recesos  Limitar la variedad de alimentos  Cada estación deberá llevar exactamente lo mismo  Asegurarse de tener el equipo necesario para mantener las bebidas calientes (café, te, y agua).  Probar el equipo antes del evento  Necesitarán un mínimo de 3 a 8 voluntarios para ayudar a servir los refrigerios durante el receso y para ayudar a limpiar después de cada receso.  Si se sirven bebidas calientes, se debe contar con 3 voluntarios por estación; 1 para rellenar las cafeteras y 2 para servirles a los congresistas para que ellos puedan tomar su vaso y seguir adelante.  Hay que poner a los voluntarios en lugares que ayudarán a los congresistas a movilizarse hacia las estaciones más alejadas de la puerta y a donde haya menos gente y más comida.  Generalmente se necesita una mesa de 2 metros por cada 100 congresistas con una línea de cada lado de la mesa.  Las mesas para los recesos deberán estar cubiertas con manteles. o

Se pueden guardar los artículos debajo de las mesas si están cubiertas

o

Hablar con el Representante de AWC o con el Comité Directivo antes de rentar o comprar manteles

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de un Horario de Hospitalidad Cuándo

Quién

Día de Entrenamiento Día de Instalación 10:00 am Día de Instalación 12:30 pm

Voluntarios (Orientación)

Día 1 6:30 am

Voluntarios

Día 1 8:00 am

Congresistas

Día 1 9:30 am

Voluntarios

Día 1 10:30 am

Congresistas

Día 1 11:30 am

Voluntarios

Día 1

2:30 pm

Voluntarios

Día 1

3:45 pm

Congresistas

Voluntarios Voluntarios

Manual del Gerente del Evento

Dónde

Bebidas

Alimentos

Auditorio/vestíbulo Salón de Voluntarios Salón de Voluntarios Salón de Voluntarios Área de Refrigerios Salón de Voluntarios Área de Refrigerios Salón de Voluntarios Salón de Voluntarios Área de Refrigerios

Café reg/descaf, té, agua

Galletas, botanas

Café reg/descaf, té, agua

Pan dulce, fruta

Agua

Galletas, yogurt

Café reg/descaf, té, agua

Ninguno

Café reg/descaf, té, agua

Ninguno Barras de granola, fruta

Café reg/descaf, té, agua Café reg/descaf, té, agua Café reg/descaf, té, agua

Panecillos, fruta Sándwiches, fruta, postres

Café reg/descaf, té, agua

Botanas, galletas

Café reg/descaf, té, agua

Botanas, galletas

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Misceláneo Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes

Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes Crema, azúcar, edulcorantes

UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de Instalación de Refrigerios

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Alimentos

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas

Bebidas .

Bebidas

Bebidas .

.

Condimentos

Manual del Gerente del Evento

Condimentos

54

UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Almuerzo/Comida (Fuera de las Instalaciones) El ser anfitrión de La Cumbre Global de Liderazgo proporciona una gran oportunidad para fortalecer relaciones con restaurantes locales. Te recomendamos mandar una carta (ver el ejemplo en la página siguiente) a los restaurantes avisándoles que La Cumbre Global de Liderazgo traerá más clientes a su área, especialmente a la hora del almuerzo/comida. Así los restaurantes podrán prepararse adecuadamente. Las cartas se pueden enviar aún si se ofrece la opción de comer en las instalaciones. ¿Por qué tener el almuerzo/comida fuera de las instalaciones?  Hay restaurantes en la cercanía  Los congresistas querrán salir un poco para tomar un descanso  No hay suficiente espacio para servir el almuerzo/comida  El costo de contratar sillas, mesas, carpas, y alimentos es demasiado alto

Almuerzo/Comida (Dentro de las Instalaciones) Si el almuerzo/comida no está incluida en el costo del congreso, tendrás que determinar si se venderá dentro de las instalaciones. Puedes escoger contratar a un proveedor de comidas o prepararlas. El manejo y la ejecución de este paso queda a tu discreción. Si la comida si está incluida en el costo del congreso, puedes decidir contratar a un proveedor local de comida o a alguien de la iglesia. ¿Por qué tener el almuerzo/comida dentro de las instalaciones?  La ubicación de la sede  No hay restaurantes en la cercanía (o muy pocos)  Sería benéfico para los congresistas no tener que salir de las instalaciones

Almuerzo/Comida para los Voluntarios  Eviten las comidas que afectan al aliento (Ajo, cebolla, etc., no son una buena idea para atender a los congresistas).  Consideren servir comidas frías porque las comidas calientes son difíciles de mantener calientes después de un periodo largo de servicio.  Para los voluntarios, ¡Las cosas extras son muy buenas! (platos con dulces o chocolates).

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de Carta para Restaurantes Usa una hoja membretada de tu iglesia para imprimir una carta a los restaurantes cercanos. La plantilla de la carta está disponible en Summit Central.

, 2012

Estimado gerente: Queremos notificarle de un aumento de personas que estarán asistiendo a un evento en esta área la semana del y probablemente visiten su restaurante. La Asociación Willow Creek y la iglesia estarán recibiendo congresistas durante La Cumbre Global de Liderazgo las fechas de . Adjunto encontrará los horarios del evento donde están indicadas las horas aproximadas para las comidas de cada día. Estos eventos son de ayuda para líderes de iglesias de todas partes del mundo para que edifiquen iglesias que ayuden a la gente en el momento de su necesidad, cualesquiera que esa necesidad sea. Le agradecemos por la parte que usted contribuye a cumplir nuestras metas, y esperamos que usted pueda planear con su equipo laboral adecuadamente.

Muchas gracias por la hospitalidad que continúa a mostrarles a nuestros congresistas año tras año. Si tiene cualquier pregunta o comentario, por favor siéntase con la libertad de llamarme. Sinceramente,

Coordinador de Atención al Congresista La Cumbre Global de Liderazgo

Manual del Gerente del Evento

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Inscripciones En el área de inscripciones los voluntarios tendrán la oportunidad de animar a los congresistas al recibirlos con una sonrisa y una actitud de servicio. Pídele a Dios que te prepare a ti y a tus voluntarios para ser usados por Él al servir a los congresistas. Podemos decir con certeza que al ser usados por Dios para bendecir a otros, ustedes también serán realmente bendecidos. El Representante de la AWC te indicará el proceso para la inscripción de los congresistas. Hay 2 tipos de procesos que comúnmente seguimos: 1. Inscripción con una carta de confirmación 2. Inscripción sin una carta de confirmación

Inscripción con una Carta de Confirmación Si tu país está utilizando este proceso, a los congresistas que se inscribieron en una fecha determinada se les mandará una carta de confirmación junto con su gafete. Cuando llegue el congresista, un voluntario confirmará sin en efecto tiene o no su carta de confirmación y su gafete. Ya que esto se haya confirmado, se le entregará al congresista su porta gafete y sus materiales del congreso. Si el congresista no se inscribió antes de que se hayan enviado las cartas de confirmación y los gafetes, o si se está inscribiendo en persona se le indicará que vaya a la estación de Resolución de Inscripciones donde será atendido.

Inscripción sin Carta de Confirmación Si tu país está utilizando este proceso, un voluntario les indicará a los congresistas que vayan directamente al área de inscripciones. Los congresistas encontrarán su gafete que estará puesto sobre mesas en orden alfabético por nombre, y un voluntario que estará colocado detrás de cada mesa les dará los materiales del congreso. Si el congresista no se había inscrito de antemano, si no puede encontrar su gafete, o si hay algún problema con su inscripción, se le indicará que vaya a la estación de Resolución de Inscripciones en donde un voluntario y el personal de la AWC le podrá ayudar. IMPORTANTE –No importando cual proceso de inscripción se utilice, los voluntarios

que estarán sirviendo en la estación de inscripciones son los que les darán la primera impresión de su iglesia a los congresistas. Estarás buscando gente que sea amable y servicial. Es importante que el congresista no sólo reciba la información que necesita, sino que también reciba una buena experiencia. Un proceso de inscripción fluido ayuda a que el congresista capte el evento. No debe haber confusión en cuanto a donde deben ir los congresistas al llegar a la iglesia.

Manual del Gerente del Evento

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Resolución de Inscripciones Resolución de Inscripciones es el lugar donde los congresistas van cuando hay algún problema durante la inscripción. El tener una estación de Resolución de Inscripciones permite que el proceso general de inscripciones siga adelante mientras que se atienden los problemas en otro sitio. Estos son los tipos de problemas que comúnmente se atienden en la estación de Resolución de Inscripciones:     

Gafetes extraviados Errores en el nombre Traslados Inscripciones nuevas (de última hora) Inscripciones vacías (parecido a traslados)

Cualquier persona que no tenga un gafete cuando se inscriba (por cualquier razón) será dirigida automáticamente a Resolución de Inscripciones. Aún si el congresista cree que ya está inscrito, pero su gafete no aparece será dirigido a Resolución de Inscripciones. Siempre debe haber voluntarios con la capacidad de resolver problemas en la estación de Resolución de Inscripciones. Esta estación debe estar equipada con;  Una lista de los voluntarios clasificados por nombre de iglesia  Una lista de los voluntarios clasificados por apellido  Fichas de inscripciones necesarias para atender inscripciones de última hora  Computadoras para resolver cualquier discrepancia en la inscripción. RECUERDA - muchas veces este es el primer encuentro que los congresistas tendrán.

Salúdalos con una sonrisa y resuelve cualquier discrepancia respetuosamente.

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Artículos Necesarios: La siguiente es una lista de artículos recomendados para la estación de Resolución de Inscripciones.           

Fichas de Inscripción Recibos (ver muestra) Formato para Resolución de Inscripciones (ver muestra) Gafetes y/o Aparato para Imprimir Gafetes Plumas/Bolígrafos Calculadoras (2) Engrapadoras (2) Rollo de cinta adhesiva Tabla con sujeta papel (varias) Aparato para hacer etiquetas y etiquetas Computadora Laptop (opcional)

Muestra de Recibo Nombre de Institución

Recibo de Inscripción

$__________ fue recibido por concepto de Inscripción en día/mes/año en La Cumbre Global de Liderazgo PAGADO con: Cheque____ Tarjeta de Crédito ____ Efectivo ____ ______________________________AWC / (nombre del país)

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de Formato de Resolución de Inscripciones

La Cumbre Global de Liderazgo (escribir nombre del país) RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIONES

□ □

□

Notas: No Tiene Gafete (pero está inscrito) Cambio de Nombre De _____________________

¿Revisaste la Lista de Inscripciones? ¿Revisaste la Mesa de los Gafetes?

Inscripción Nueva

Nombre:______________

Apellido:___________________

Nombre de Iglesia: _______________Ciudad:______________________ E-mail:_________________________

INSCRIPCIÓN NUEVA

Información del Congresista

Nombre: _____________________________________________________ Dirección:____________________________________________________ Ciudad:________________________________________________________ Código Postal:_______________________ Teléfono: ___________________________

CUOTA DE INSCRIPCIÓN Y FORMA DE PAGO (engrapar recibo de inscripción)  Tarjeta de Crédito

 Efectivo

_____ Inscripción a $____________ = $_________

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de la Carta de Confirmación del Congresista INFORMACIÓN IMPORTANTE FAVOR DE GUARDAR EL GAFETE DE ABAJO Pastor Juan Pérez Iglesia de La Trinidad San José LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO – (escribe el nombre de la ciudad) (escribe la fecha) Gracias por inscribirte en La Cumbre Global de Liderazgo. Favor de no perder o destruir esta carta porque contiene tu gafete. Necesitarás esta carta para entrar al evento. Te agradecemos que revises con cuidado los datos y nos avises inmediatamente si se necesita cambiar algo. Las inscripciones en (escribir día): Empiezan a las 8am. Favor de llevar esta carta y arrancar las dos secciones de abajo. Entregarás la parte izquierda en el área de inscripciones para que tengamos un récord de tu asistencia. La parte derecha es tu gafete y te da acceso al evento. Favor de insertar tu gafete en el porta gafetes que te será dado y traerlo puesto durante todo el evento. Almuerzo/comida en (escribir día): Habrá paquetes disponibles los dos días con un costo de $__ (contiene: sándwich, botanas, fruta, barra de chocolate, y bebida). Los boletos estarán a la venta en el evento. Estacionamiento: Habrá estacionamiento en (escribir instrucciones). También habrá estacionamiento adicional en la parte trasera del edificio y en las calles de la cercanía. Los voluntarios te ayudarán cuando llegues al evento. Estamos deseosos de recibirte con gusto durante La Cumbre Global de Liderazgo. Sinceramente,

Nombre Coordinador de Inscripciones (escribir nombre de ciudad y país)

JUAN PÉREZ

JUAN PÉREZ

Iglesia de La Trinidad No. 777

Iglesia de La Trinidad CGL - San José

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Muestra de los Lineamientos de Inscripciones

Esta puede ser la primera vez que algunos de los congresistas vengan a La Cumbre Global de Liderazgo. Tal vez estén cansados por el viaje, pero nosotros tenemos el privilegio de darles una calurosa bienvenida y hacerlos sentir bien. Como no hay mucho tiempo para inscribir a los congresistas, debemos hacerlo con rapidez y al mismo tiempo con amabilidad y un espíritu de servicio. Disfruta tu tiempo con los congresistas. Disfruta el servirles y recuerda - ¡No sólo estás sirviendo a la gente, estás sirviendo a Cristo! Recibe a los Congresistas ¡Dales la bienvenida a cada uno con una sonrisa! Pídeles su apellido, y mientras buscas su gafete habla con ellos. “¿Estuviste presente el año pasado?” “Bienvenido” “Que disfrutes mucho el evento” “¿Es tu primera vez en La Cumbre? “Bienvenido ¡Que bueno que estás aquí!” Entrega los Materiales Entrega los materiales del evento a cada congresista con rapidez y eficiencia pero también con amabilidad.  Gafete  Porta Gafete  Cuaderno del Congresista Instruye a los Congresistas Las instrucciones y la información están dentro de tu cuaderno. Te recomendamos que le pongas tu nombre y lo tengas siempre contigo. Si tienes alguna pregunta busca a cualquier voluntario con un gafete como el nuestro. Estamos para servirte. Por favor trae puesto tu gafete para que puedas entrar al auditorio. La primer sesión empieza a las 9:00. Que disfrutes mucho La Cumbre. Invita a los Congresistas Invita a los congresistas a visitar el área de ventas o esperar en el vestíbulo hasta que las puertas se abran a las 8:40. Mándalos a Resolución de Voluntarios cuando…  Gafetes extraviados  Errores en el nombre  Traslados  Inscripciones nuevas

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Centro de Información El Centro de Información (CI) es el lugar donde los congresistas pueden obtener información general mientras asisten a La Cumbre Global de Liderazgo. El CI ayuda a los congresistas con sus preguntas generales o específicas sobre su iglesia o su área. Sobre todo, se convierte en el lugar central para pedir ayuda. Esta área es responsable en comunicar recados para los congresistas y también es el contacto central para ayuda médica. Si tiene a un médico presente o disponible por teléfono, el CI debe tener la información de como localizarlo en cualquier momento. Los voluntarios del CI deben ser hospitalarios y conocer el área muy bien. Deben ser buenos para escuchar, buenos para dar instrucciones y direcciones detalladas, y deben ser buenos para atender preguntas y peticiones inesperadas. Es recomendable ofrecer los siguientes servicios en el CI.  Directorio telefónico  Números de teléfono para casos de emergencia  Área de Primeros Auxilios/Descanso  Friso para mensajes/avisos  Artículos extraviados  Sugerencias para restaurantes  Mapas  Salón de Oración

Establece los Procedimientos Es importante ser claros en lo que los voluntarios del CI deben y no deben comentar con los conferencistas. Por ejemplo, los voluntarios no deben hacer comentarios con los congresistas sobre la postura teológica de la AWC o de su iglesia. Tal vez tengas otros temas que no quieras que tus voluntarios comenten con los congresistas mientras están sirviendo en esta área. Estos temas se deben enfatizar durante el entrenamiento. Debes tener un procedimiento establecido a seguir por tus voluntarios del CI si se presenta alguna emergencia inesperada o si llega una llamada de emergencia.  ¿Qué se debe hacer si llega una llamada delicada para un congresista?  ¿A quién se contacta primero?  ¿Hay un lugar donde el congresista pueda hacer una llamada?  ¿Qué se hace cuando un congresista se siente mal? ¿Hay un lugar donde pueda descansar?  ¿Cómo se pone el CI en contacto con el médico?

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Carteles y Anuncios Los anuncios visibles son importantes en cuanto atención al congresista. Se debe hacer una evaluación de los anuncios existentes en las instalaciones de la sede para determinar si se necesitan más anuncios o carteles. Sugerimos las siguientes áreas para llevar carteles:      

Cartel de bienvenida con el logotipo y nombre del evento Inscripciones Centro de Información Resolución de Inscripciones Baños Salón de los de Voluntarios

NOTA: Hay una lista de carteles y anuncios recomendados en la sección Miscelánea

de este manual.

Cuidado de Equipaje Frecuentemente nos piden este servicio los congresistas que han viajado de lejos para llegar al congreso, y es un servicio muy agradecido.

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Atención Médica Cada país es gobernado por distintas leyes en cuanto a proveer atención médica cuando se tiene un evento. La información siguiente es con la intención de dar ejemplos de pasos a seguir y procedimientos de la Asociación Willow Creek y las diferentes sedes de los eventos. Por favor léalos y adáptelos a la política de su país

Procedimiento de la Asociación Willow Creek (esta es sólo una muestra) Te recomendamos tener personal de atención médica presente durante el evento. En la mayoría de los casos se puede reclutar al personal de su propia congregación. En caso de no tener servicios médicos disponibles, el Gerente del Evento se hace responsable de cualquier decisión para llamar a una ambulancia para llevar a una persona al hospital. Otra opción es hacer un arreglo con un médico que esté conectado a un hospital local, o se podría pedir a un hospital local que les provea con alguna enfermera durante el evento. También se podría investigar si hay paramédicos con el departamento de bomberos que tengan sus días de descanso durante el evento, y estuvieran dispuestos a servir sin importar si pertenecen o no a la congregación (por favor, asegúrate que cualquier costo sea aprobado con anticipación por el Representante de AWC o el Comité Directivo). Si la asistencia al evento es menor de 750 personas y no se pudo conseguir ayuda medica, recomendamos que por lo menos tengan el número de teléfono de un medico en guardia y un botiquín de primeros auxilios.

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Venta de Materiales Visión, Entrenamiento y Materiales Desde 1992, la Asociación Willow Creek ha estado vinculando a iglesias con el mismo sentir, activas en alcanzar a otros, y con visión estratégica, entrenamiento, y materiales. La AWC trabaja para equipar a las iglesias miembro y otras con las herramientas necesarias para edificar iglesias que prevalecen alrededor del mundo. Cuando se trata de los elementos necesarios para edificar iglesias que prevalecen, la AWC está comprometida a poner los materiales al alcance de las iglesias, y ayudarlas a implementarlos. La AWC ha desarrollado cientos de materiales para las iglesias en las áreas clave de una iglesia que prevalece. Esto incluye todo desde mensajes, dramas, partituras, y materiales para grupos pequeños, hasta material para el ministerio de los niños, “Como ser Un Cristiano Contagioso,” “La Red de Enlace Ministerial” para descubrir y utilizar los dones espirituales, “Buen $entido” para el manejo de recursos financieros usando principios Bíblicos, y muchos otros. ¿Cuáles son las características de una iglesia que prevalece? Una teología Bíblica, que las personas lleguen a ser mas como Cristo, un liderazgo eficaz, un evangelismo contagioso, comunicación que sea culturalmente relevante, una auténtica comunidad, ministerios de acuerdo a los dones de las personas, un corazón por la ciudad, ministerios juveniles, y mayordomía — para citar algunos. La meta de la venta de materiales en La Cumbre Global de Liderazgo, es proveer estos materiales clave a todos los líderes y líderes potenciales para ayudarles a ser más eficientes en sus vidas y ministerios.

Cómo Encontrar la Mejor Ubicación La ubicación del área de ventas es la decisión más importante que afectará la venta de materiales. Es preferible que se encuentre en una zona central de mucho movimiento. Muchas veces, el área de ventas está situada cerca del lugar de los recesos, pero éste no es siempre el mejor lugar. El lugar ideal es la ubicación donde todos los congresistas pasan más de una vez al día. Este lugar deberá tener líneas de teléfono disponibles para el uso de máquinas de tarjetas de crédito. Es mejor tener un área más pequeña en una zona muy visible que un área con más mesas pero que sea menos accesible y con menor visibilidad.

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Instalación del Área de Ventas Instalación de Mesas Basado en el número de inscripciones, aquí ofrecemos una guía para determinar la cantidad de mesas que se deberán usar en el área de ventas. Número de Inscripciones

Mesas de 2.5m (agregar 1-2 para mesas de 2m)

Cajeros

>250

4

1

>350

5

1

>500

6

2

>750

8

2

NOTA:

Si es necesario, es mejor sacrificar el número de mesas para obtener una mejor ubicación.

Manteles Usar manteles para cubrir todas las mesas (acordar presupuesto con el Representante de AWC o el Comité Directivo) Carteles (Letreros/Anuncios) ¡Los carteles son igual de importantes que la ubicación! Poner un anuncio en el área de inscripciones dando la ubicación del área de ventas. Caja Chica Determinar cuanto cambio necesitarán tener los cajeros del área de ventas antes de la CGL.

Librería de la Iglesia Anfitriona Debido a la naturaleza del evento, pedimos que los materiales vendidos por la librería de la iglesia anfitriona sean guardados.

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Atención a los Voluntarios Cómo Cuidar a Tus Voluntarios Cuando invitas a un voluntario idóneo a servir en su lugar indicado también le das una oportunidad de seguir desarrollando un corazón de siervo. Parte de ese desarrollo viene al animarlo, cuidarlo y al celebrar juntos.

El Salón de los Voluntarios Una de las formas de cuidar a tus voluntarios es al proveer un salón para ellos. Este es el lugar donde los voluntarios se registran, reciben su gafete, reciben información sobre su trabajo, descansan, tienen sus refrigerios y conviven con otros voluntarios.    

Asegúrate que el Salón de los Voluntarios esté bien señalado Este será el lugar central de registro para los voluntarios durante el evento Tener a alguien que reciba y de la bienvenida a los voluntarios Crear un espacio donde los voluntarios puedan descansar y convivir con otros voluntarios  Decorar el salón y tener música para ellos

Alimentos    

Proveer los refrigerios en las mañanas y tardes Servir almuerzo/comida si el voluntario estará sirviendo todo el día Tener agua y café Poner canastas con dulces en las mesas del salón

Ideas para los Gafetes  Escribir el área de trabajo del voluntario en la parte de atrás del gafete  Proveer un gafete diferente para los voluntarios (diferente al de los congresistas) Por ejemplo imprimir: “Estoy para Servir”  Poner información en el gafete que describa su función Por ejemplo: “Edecán” o “Equipo de Bienvenida”  Tener el mismo color de camisa/blusa

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Instrucciones para su Trabajo  Proveer instrucciones escritas sobre su trabajo  Dar instrucciones verbales también  Asegurarse que los voluntarios se reporten con el líder del área en que están sirviendo

Información para los Voluntarios  Proveer un horario del evento  Dar detalles del evento – cuántos inscritos hay, cuántos voluntarios hay, etc.  Proveer un horario con sus participaciones de trabajo e historias o testimonios de otros eventos

Ver las Conferencias del Evento  Si hay suficiente espacio en el auditorio, se podrá permitir que los voluntarios estén en las conferencias. Por favor recuérdales que están ahí principalmente para servir. Si su horario les permite, tendrán que llegar diez minutos después y salir diez minutos antes en cada conferencia para estar listos para servir a los congresistas durante los recesos (por ejemplo los voluntarios que trabajan en el Centro de Información o en el área de Venta de Materiales).  Será bueno sentarlos en un área donde no distraigan a los congresistas al entrar y salir del auditorio.  También se puede poner un monitor en otro cuarto en donde los voluntarios puedan entrar y salir si su tiempo les permite  Los voluntarios también podrán ver las conferencias antes o después de servir

Ánimo y Agradecimiento  El Gerente del Evento o el líder de cada equipo debe dar o mandar tarjetas de agradecimiento a todos los voluntarios  Pedir que los voluntarios llenen una hoja de evaluación para comentar sobre su experiencia en el evento NOTA: Ver la muestra al final de esta sección

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Celebra con tus Voluntarios     



Invita a los voluntarios a una fiesta para celebrar el haber servido juntos Da reconocimiento a los líderes de equipo Las celebraciones pueden ser tan sencillas como tener un pastel y helado o pueden ser un refrigerio y/o cena con sus familias. Recuerda que este es un tiempo de edificación para tu iglesia y una buena oportunidad para que puedan seguir sirviendo en otras áreas. Considera tener tu celebración con los voluntarios la noche después que termina La Cumbre. El celebrar los más pronto posible después del evento te da la oportunidad de agradecer inmediatamente a aquellos que dieron de su tiempo y esfuerzo a La Cumbre. Compartan historias y testimonios

Otros Comentarios/Ideas La Cumbre Global de Liderazgo da la oportunidad de elevar el valor del servicio en tu iglesia u organización. Estamos comprometidos a ofrecer a las iglesias lo que creemos que Dios desea: una oportunidad de servir fielmente en comunidad de manera que impacta a los corazones, trae gozo, y los estimula a seguir sirviendo. Cuando una persona se extiende más allá de sus propias preocupaciones, su corazón siempre cambia. Imagínate lo que sucedería si la gente se pusiera una toalla de servicio sobre su brazo y sirviera voluntariamente con gozo a los demás en su vida diaria. “Así que, hermanos míos amados, estad firmes y constantes, creciendo en la obra del Señor siempre, sabiendo que vuestro trabajo en el Señor no es en vano”. 1 CORINTIOS 15:58

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Entrenamiento para los Voluntarios Ejemplar de Agenda de Entrenamiento para Voluntarios 1. Bienvenida e Introducción  Gracias  La Historia y Visión de La Cumbre  El valor de los voluntarios  El ministerio empieza afuera del auditorio  Como crear un ambiente libre de distracciones  Presentación de los líderes de tu equipo  Presentación de los oradores de La Cumbre 2. Logística para los Voluntarios  Indica a los voluntarios cuando y donde registrarse al entrar y salir cada día  Regresar el gafete de Voluntario diario  Explica la diferencia entre el gafete del congresista y el gafete del voluntario  El horario del evento puede estar impreso en la parte de atrás del gafete, o proveer horarios en el cuarto de voluntarios  Instruir a los voluntarios de donde estarán las bebidas y alimentos durante todo el día  Enséñale a tus voluntarios las diferentes áreas del edificio: el cuarto de voluntarios, resolución de inscripciones, centro de información, baños, objetos extraviados, venta de materiales, etc. 3. Sugerencias que impactan  En vez de contestar “sí”, decir “con mucho gusto”  En vez de decir “no”, decir “déjeme ver que podemos hacer”  Siempre que sea posible, trata de acompañar al congresista si necesitan ayuda para encontrar algo 4. Misceláneo  Habla sobre el vestuario. Muchos sitios piden que sus voluntarios vistan pantalón/falda color negro y camisa/blusa blanca  Dales información específica: proceso de inscripción, los recesos, el regreso de los recesos, centro de información, etc.  Escribe tus expectativas. Cuando hay una comunicación clara habrá menos malentendidos y los voluntarios estarán más contentos  Indica en donde podrán ver las conferencias durante sus descansos  Durante los recesos, las únicas personas dentro del cuarto de voluntarios deberán ser los edecanes. Todos los demás voluntarios deberán estar disponibles para asistir e interactuar con los congresistas.  Si ya terminaste con tu trabajo, pregunta si se ofrece algo más  No se permiten niños, alimentos o bebidas dentro del auditorio. Esto es difícil de comunicar, pero hazlo con amabilidad al explicarlo a los congresistas  Al final de cada día, todos los voluntarios deben estar listos para despedir a los congresistas. “Nos vemos mañana” espero que haya tenido un buen día”, etc.

Manual del Gerente del Evento

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

5. Entrenamiento por Equipos  Cada líder del Equipo de Operación deberá reunirse con su equipo después del entrenamiento general para darles instrucciones específicas de su área.  Oren con sus equipos antes de empezar cada día del evento NOTA: Hacer énfasis en que cada acción que un voluntario toma afecta la

experiencia del congresista en el evento

Manual del Gerente del Evento

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Prácticas de Atención al Congresista El usar la Agenda de Trabajo ayuda a los equipos a crear un ambiente libre de distracciones. Las Prácticas de Atención al Congresista ayudan a que los voluntarios sirvan a nuestra primer prioridad - ¡Los congresistas! Tus voluntarios necesitan saber que lo que hacen es importante y necesitan tener las herramientas y estar capacitados para servir exitosamente. Las siguientes prácticas te darán ideas para elevar el nivel de servicio y reforzar que cada acción afecta la experiencia del congresista. “Imagínense un evento en donde los voluntarios están sirviendo de acuerdo a sus dones, y traen sus energías, pasión, una actitud positiva y haciéndolo para el Señor” LA REVOLUCIÓN DE LOS VOLUNTARIOS – BILL HYBELS

Lineamientos de Atención al Congresista  Hacer contacto visual – Empezar y terminar todo contacto con los congresistas haciendo contacto visual y con una sonrisa.  Saludar y dar la bienvenida a cada congresista – Cuando sea apropiado, saludar a todos los congresistas que se encuentren.  Mostrar un lenguaje corporal apropiado – Con atención, sin cruzar los brazos.  Proteger el imagen de la iglesia – Las acciones y el lenguaje reflejan a la congregación. No hablar sobre cosas personales o del trabajo.  ¡Diviértanse!

Cosas “Extras”  Usar la mano abierta – La mano abierta (en vez de apuntar con el dedo) es una señal de servicio. El congresista se dará cuenta que estás pensando en sus necesidades.  Buscar el hacer contacto con los congresistas. Escucha sus necesidades. o Está bien decir “No sé, déjeme ver lo que puedo hacer”. o Ser el último decir “gracias”, o “con mucho gusto” o algo parecido.

Manual del Gerente del Evento

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UN MES ANTES DEL EVENTO

Evaluación de los Voluntarios

Evaluación de los Voluntarios

Por favor llena el siguiente cuestionario y regrésalo a la iglesia en cuanto sea posible. Muchas gracias nuevamente por tu servicio… ¡Con tu ayuda lo logramos!

Por favor llena el siguiente cuestionario y regrésalo a la iglesia en cuanto sea posible. Muchas gracias nuevamente por tu servicio… ¡Con tu ayuda lo logramos!

En una escala del 1 al 5 (1= pobre, 5= excelente)

En una escala del 1 al 5 (1= pobre, 5= excelente)

¿Cómo calificarías el proceso de anotarse como voluntario y registrarse en el evento? 1 2 3 4 5

¿Cómo calificarías el proceso de anotarse como voluntario y registrarse en el evento? 1 2 3 4 5

¿Cómo calificarías las instrucciones que te dieron para realizar tu tarea asignada? 1 2 3 4 5

¿Cómo calificarías las instrucciones que te dieron para realizar tu tarea asignada? 1 2 3 4 5

¿Cuál fue la parte de mayor beneficio al servir en este evento como voluntario?

¿Cuál fue la parte de mayor beneficio al servir en este evento como voluntario?

¿Cuál fue la parte de menor beneficio al servir en este evento como voluntario?

¿Cuál fue la parte de menor beneficio al servir en este evento como voluntario?

¿Participarías nuevamente como voluntario?

¿Participarías nuevamente como voluntario?

Sí

No

Tal Vez

Sí

No

Información Opcional

Información Opcional

Nombre:

Nombre:

Dirección:

Dirección:

Teléfono (Casa):

(Trabajo):

Área de servicio:

Manual del Gerente del Evento

Tal Vez

Teléfono (Casa):

(Trabajo):

Área de servicio:

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UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Gastos Recibirás un presupuesto por el Comité Directivo o el Representante de AWC. Necesitarás llevar un control de los gastos en La Hoja de Cálculo para Reposición de Gastos y entregarla junto con los recibos para recibir el reembolso.

Alimentos  Refrigerios para los recesos matutinos (determinar presupuesto con el Representante de AWC o el Comité Directivo)  Refrigerios para los recesos de las tardes (determinar presupuesto con el Representante de AWC o el Comité Directivo)  Refrigerios y alimentos para los voluntarios determinar presupuesto con el Representante de AWC o el Comité Directivo)  Comidas de los congresistas, si se aplica (determinar presupuesto con el Representante de AWC o el Comité Directivo)

Artículos que Necesitan Autorización Previa      

Producción Iluminación Electricidad/Fuentes de Energía Eléctrica Renta de Carpas Otras Rentas Baños Portátiles

Todos los gastos deben ser aprobados por el Representante de AWC o por el Comité Directivo. Los Coordinadores de Evento en las diferentes sedes no tienen la autorización de tomar decisiones independientes en cuanto a los gastos del evento. Tómate el tiempo suficiente para negociar los presupuestos de la renta de los diferentes equipos, y pide la autorización de estos gastos.

Manual del Gerente del Evento

75

UN MES ANTES DE LA CUMBRE

Hoja de Cálculo para Reposición de Gastos El Representante de AWC o el Comité Directivo determinará como documentar los gastos del evento – por categoría o como lista general. Los recibos detallados y una explicación de los gastos deberán acompañar la Hoja de Cálculo para la Reposición de Gastos. La siguiente es una muestra: # de Recibo

Proveedor

Descripción

P/U

Total

1

Supermercado

botanas

$1.40

$21.40

2

Costco

agua

$1.00

$200.00

3

Wal-Mart

servilletas

$1.12

$17.10

4

Cía. de Renta

manteles

$7.00

$107.00

Actual

Presupuesto

TOTAL NOTA: Tal vez sea necesario agregar otra columna para los impuestos. Favor de hablarlo con el Representante de AWC o el Comité Directivo.

Presupuestos de Renta Dependiendo de cada sede, a veces es necesario rentar algunas cosas. Puede utilizar el formato de abajo para entregar los presupuestos al Gerente del Evento. La fecha límite para entregar presupuestos se encuentra en el Calendario de Trabajo.

Artículo

Descripción

Precio Unitario

Cantidad

Gastos de Envío

Total

Manteles

Para mesas redondas

$4.00 c/u

12

NO

$48

Baños Portátiles

Con Lavabo

$100 / día X 4 días

4

$20 por viaje

$1640

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO

Misceláneo Lo Esencial Nuestras Prioridades....................... 78 Carteles de la Sede Lista de Carteles ............................. 81 La Agenda de Trabajo Muestra de la Agenda ..................... 82

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MISCELÁNEO – LO ESENCIAL

Lo Esencial Nuestras Prioridades Nuestra prioridad es darles a los congresistas una experiencia transformadora en La Cumbre Global de Liderazgo. El papel del Gerente del Evento es reunir y preparar a un equipo que sirva a los congresistas con excelencia al crear un ambiente libre de distracciones que prepare los corazones para enfocarse en lo que Dios hablarles durante La Cumbre.

Lo ESENCIAL

Quién es Responsable

Video y Sonido Excelente

Productor Director Técnico

Adoración Genuina

Productor

Una Facilitación Convincente

Productor Facilitador

Ambiente Libre de Distracciones

Gerente del Evento

1. RECLUTA A TU EQUIPO DE OPERACIÓN Empieza a reclutar a tu Equipo de Operación cinco meses antes de La Cumbre Global de Liderazgo. No puedes dirigir este evento solo. Necesitas a un equipo de personas que dirijan a equipos de voluntarios en cada área del evento. 2. MODELA LA EXCELENCIA La excelencia honra a Dios e inspira a la gente. Modela la excelencia en todo lo que hagas. Este valor se enseña y se modela, y fija el estándar de lo que esperas de los demás. Lo que modeles al preparar y entrenar a los equipos será el estándar de lo que esperas de los voluntarios al tratar a los congresistas. 3. CREA UNA EXPERIENCIA QUE SOBREPASE LAS EXPECTATIVAS DE LOS CONGRESISTAS Desde que los congresistas lleguen a la sede, empezando con el estacionamiento, queremos que sepan que estamos para servirles y que ellos son nuestra prioridad. No debe haber confusión al inscribirse, o al saber cuál es el área de los recesos, el área de las ventas y donde están los baños.

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – LO ESENCIAL

Considera crear algo inesperado al servir a los congresistas más allá de sus expectativas. A esto le llamamos el “factor maravilla”. Esto puedo ser algo sencillo como poner velas o flores en las mesas. ¡Usa tu imaginación o la imaginación de tus voluntarios! Asegúrate que la sede esté limpia y bien ordenada. Cambia las bombillas o focos fundidos, y arregla cualquier cosa desordenada. Recuerda: La excelencia quita las distracciones para enfocarnos en lo importante, los congresistas, y les ayuda a ellos a enfocarse en lo que Dios les quiere decir. 4. RECLUTA AL NÚMERO INDICADO DE VOLUNTARIOS El número de inscripciones determinará el número de voluntarios que se necesita para servirles con excelencia. Necesitas tener suficientes voluntarios para crear un ambiente libre de distracciones. Pero el tener demasiados voluntarios también puede ser una distracción y hace difícil el poder utilizar bien su tiempo. 5. APROVECHA EL IMPACTO DE LOS VOLUNTARIOS Se requiere enfoque y planeación para aprovechar el impacto de los voluntarios. Tu responsabilidad va más allá de reclutarlos. Cuando reclutas al voluntario idóneo para la tarea indicada le estás dando una oportunidad de crecer espiritualmente. Compárteles como el servir impacta a los congresistas. Ora con ellos y prepáralos para entrar en la aventura con corazones abiertos. Ayuda a los voluntarios entender cómo ellos impactarán a otros al servir. Rétalos a crecer. Conecta a los voluntarios con lo que Dios está haciendo en tu iglesia, comunidad y país a través de La Cumbre. 6. CUIDA A TUS VOLUNTARIOS Al reunir a tu gente y a tus equipos, ayúdalos a sentirse parte de lo que Dios está haciendo y promueve la unidad entre ellos. Cada miembro debe conocer bien lo que es su trabajo. Honra a tus voluntarios al usar bien su tiempo. Los voluntarios quieren ser útiles. Hazles conocer que su contribución es valiosa y valorada. Convierte el Salón de los Voluntarios en un lugar atractivo al crear espacio para convivir y proveer refrigerios y comidas. Usa la decoración y la música para crear un ambiente agradable. Celebra a tus voluntarios. Dales las gracias por servir al escribirles una nota. Te sugerimos tener una celebración con los voluntarios en donde puedan compartir su experiencia de servir. Esto puede ser tan sencillos como pastel y café al termina el evento o una celebración más grande planeada para otra fecha. PORQUE DIOS NO ES INJUSTO PARA OLVIDAR VUESTRA OBRA Y EL TRABAJO DE AMOR QUE HABÉIS MOSTRADO HACIA SU NOMBRE, HABIENDO SERVIDO A LOS SANTOS Y SIRVIÉNDOLES AÚN. HEBREOS 6:10

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MISCELÁNEO – LO ESENCIAL

7. IDENTIFICA LA MEJOR UBICACIÓN PARA LAS INSCRIPCIONES El área de las inscripciones necesita estar en un lugar fácil de encontrar cuando llegan los congresistas a la sede y debe ser lo suficiente amplia para recibir a un número grande de personas al mismo tiempo y facilitar el fluir de las colas. También debe permitir que los congresistas entren con facilidad al auditorio. 8. REDUCIR LAS COLAS DURANTE LOS RECESOS El congresista tiene su tiempo limitado entre cada sesión y es importante honrar su tiempo. La ubicación del área de refrigerios y el acomodo de las mesas debe de ayudar a reducir las colas. El tener colas cortas o no tener colas respeta el tiempo del congresista y le permite comer, usar el baño y visitar el área de ventas. Se creativo al instalar el área de los refrigerios al duplicar las estaciones, tener fluidez, al usar los dos lados de las mesas y al ofrecer alimentos que son fáciles de tomar. Pon el área de las mesas de las bebidas y condimentos en otra zona. Normalmente una mesa de condimentos sirve para cada tres mesas de bebidas. 9. ESTAR BIEN PREPARADO Esto ya se mencionó anteriormente – gran parte del trabajo del Gerente del Evento es prevenir lo inesperado. Si haces eso, tendrás más probabilidades de éxito al enfrentar lo imprevisto. El concepto de “eliminar la incertidumbre” en la etapa de la planeación es clave para obtener el buen funcionamiento del evento. Siempre hay retos pequeños que se presentan durante el evento (por ejemplo cuando el equipo falla, algo falta, alguien no llega, o el clima cambia). El conocer que siempre habrá retos inesperados motiva a los mejores Coordinadores de Evento a planear y organizar todo lo que puedan por adelantado – no dejando algo a la suerte o hasta el último momento. Cuando las listas han sido llenadas, cuando está listo lo de los alimentos, cuando hay un plan para el equipo y ya quedaron listos los horarios de trabajo, entonces habrá el tiempo para enfrentar cualquier situación imprevista. 10. COMUNÍCATE CON TU EQUIPO DE OPERACIÓN Te estuviste reuniendo con tu Equipo de Operación para planear La Cumbre. No dejes de hacerlo – continua reuniéndote con ellos durante el evento. Al empezar cada sesión o cuando los congresistas regresan al auditorio reúnete con tu Equipo de Operación y hablen sobre lo que está funcionando bien y sobre lo que pueden mejorar para crear un ambiente libre de distracciones.

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MISCELÁNEO – LOS CARTELES DEL EVENTO

Carteles/Anuncios de la Sede TEXTO RESERVADO INSCRIPCIONES

TAMAÑO

PROPÓSITO

LUGAR

No.

A4

Voluntarios e Invitados Especiales

Auditorio

20

A3

Inscripciones y Gafetes

Vestíbulo

2-4

Vestíbulo

1

Boletos para la Comida (si aplica) RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIONES

A3

Resolución de Inscripciones

PRIMEROS AUXILIOS

A3

Primeros Auxilios y Baños

1

SALÓN DE ORACION

A3

Intercesión

1

SALÓN DE

A3 Salón de los Voluntarios

1

VOLUNTARIOS MATERIALES

A3

Área de Ventas

6

REFRIGERIOS

A3

Refrigerios de los Congresistas

4

A3

Direcciones

Donde se necesite

4

A3

Direcciones

Donde se

4

REFRIGERIOS REFRIGERIOS

necesite CERRADO POR LOS ENSAYOS

A3

Entrada Restringida

Auditorio

2

A3

Donde Sea Necesario

Área Restringida

2

TOTAL

48

PRIVADO

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

Agenda de Trabajo - Formato

Agenda de Trabajo Escribir fecha, 2012 Escribir Nombre de Sede y Dirección

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

La Cumbre Global de Liderazgo El Equipo de Operación del Evento Equipo de Operación

Nombre

No. de Teléfono

Dirección Email

Gerente del Evento Coordinador de Materiales Coordinador de Inscripciones Coordinador de Voluntarios Coordinador de Atención al Congresista Coordinador de Hospitalidad Coordinador de Oración Coordinador de las Instalaciones Coordinador de Administración y Finanzas

Equipo de la CGL

Nombre

No. de Teléfono

Dirección Email

Director del Evento Productor Coordinador Técnico

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

CALENDARIO Abril – Junio

Asistir al entrenamiento provisto por el Representante de AWC o el Comité Directivo para el Coord. del Evento, Productor, y Coord. Técnico

4 Meses antes

Descargar la Agenda de Trabajo de Summit Central Empezar a reclutar al Equipo de Operación Asignar fechas a las reuniones con el Representante de AWC o el Comité Directivo

3 Meses antes

Asignar fechas a las juntas de la Agenda con el Equipo de Operación Terminar de reclutar el Equipo de Operación Reservar y Asignar salones de la sede Conseguir y mandar presupuestos de renta al Representante de AWC o el Comité Directivo Determinar el proceso de inscripciones para tu sede

8 Semanas antes

Descargar descripciones de trabajo de los voluntarios Determinar número de voluntarios y estrategia para reclutarlos Determinar el plan de hospitalidad Determinar los requisitos y diseño de los carteles Determinar el almuerzo/comida de los congresistas Hacer arreglos con la policía de tránsito (si aplica) Hablar con el Representante de AWC o el Comité Directivo para: La lista de oradores de la CGL Repasar los Materiales de Venta Repasar preguntas sobre las finanzas Primer junta de Equipo de Operación – Finales de Agosto

4 Semanas antes

Junta de la Agenda con Representante de AWC o el Comité Directivo Juntas semanales con el Equipo de Operación Hacer los gafetes de los voluntarios Determinar los requisitos de los alimentos para hospitalidad Comprar y organizar todos los artículos necesarios Hacer los pedidos de alimentos y bebidas Mandar cartas a los restaurantes locales (si aplica) Confirmar los contratos de renta

1 Semana antes

Última junta del Equipo de Operación Entrenamiento de los Voluntarios Recibir los envíos de materiales de AWC y proveedores Recibir los gafetes de los congresistas Recibir los cuadernos del congresista Imprimir listas de inscritos (por apellido e iglesia)

Día del evento

Llegar temprano, orar, ¡Y pasarla bien!

Después del evento Celebración de los Voluntarios Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

Día de Instalación (Montaje) 9:00-16:30 dd/mm/2012 Las siguientes son las áreas que se usarán durante la instalación y el evento. Quién

Área del Evento

Ubicación / Salón

Sesiones

Auditorio

Horario

Salón de los Voluntarios Inscripciones Resolución de Inscripciones Centro de Información Venta de Materiales Hospitalidad Salón de Oración Baños Atención Médica Bodega

Voluntarios:  El Equipo de Operación llega a las  Los Voluntarios llegan a las  El almuerzo/comida se servirá para los voluntarios (Hospitalidad) Trabajos:  Instalar todas las mesas y distribuir materiales y artículos  Instalar todas las áreas del evento (cada Coordinador es responsable de su área)  Preparar materiales del congresista  Poner carteles y anuncios  Preparar las instalaciones  Armar los gafetes (si fuese necesario) Instalación del Evento Las siguientes páginas contienen detalles específicos para cada salón o área del evento.

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

INSTALACIÓN DEL EVENTO ÁREA PRINCIPAL (SESIONES): Cuarto: Auditorio Reservar: Productor Escenario:  Decoración (adecuada a la sede)  Púlpito/podium  Micrófono/base para el Facilitador  Equipo del Grupo de Alabanza  Iluminación/Técnico Auditorio:  Asientos Reservados para invitados especiales, Facilitador, Grupo de Alabanza y Fotógrafo  Asientos reservados para los edecanes

SALÓN DE LOS VOLUNTARIOS: Cuarto: Coordinador: Coordinador de Voluntarios      

Sillas Mesa para registrar a los voluntarios y para poner sus gafetes Mesa para té/Café/agua, comida y artículos desechables Botes de basura y bolsas de repuesto Poner en la pared una copia de la Agenda y otra información de los voluntarios Decoraciones (opcional)

INSCRIPCIONES: Cuarto: Vestíbulo Coordinador: Coordinador de Inscripciones      

Mesas con manteles (si aplica) Gafetes y porta gafetes Cuadernos del congresista Carteles de Inscripciones bien colocados (arriba de la altura de las cabezas) Listas de inscritos (por apellido y por iglesia) Otra mesa para nuevas inscripciones

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

INSTALACIÓN DEL EVENTO

RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIONES: Cuarto: Vestíbulo Coordinador: Coordinador de Inscripciones    

Mesas con manteles (si aplica) Gafetes y porta gafetes Cuadernos del congresista Carteles de Resolución de Inscripciones bien colocados (arriba de la altura de las cabezas)  Formatos de Resolución de Inscripciones  Listas de inscritos (por apellido y por iglesia)  Caja para dinero, máquinas para tarjetas de crédito (opcional)

CENTRO DE INFORMACIÓN: Cuarto: Vestíbulo Coordinador: Coordinador de Voluntarios  Mesa con mantel (si aplica)  Carteles de Centro de Información bien colocados (arriba de la altura de las cabezas)  2 sillas  Copias de cualquier información del evento  Horarios del Evento  Lista los cuartos/áreas del evento: Salón de Oración, Baños, Ventas, etc.

VENTA DE MATERIALES: Cuarto: Coordinador: Coordinador de Materiales  Mesas con manteles (si aplica)  Carteles de Ventas de Materiales bien colocados (arriba de la altura de las cabezas)  Acomodar materiales de venta  Caja para dinero y máquina para tarjetas de crédito (opcional)

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

INSTALACIÓN DEL EVENTO

SALÓN DE ORACIÓN: Cuarto: Coordinador: Coordinador de Oración     

Acomodar varias sillas en el cuarto Poner una Biblia y flores en una mesa chica Pañuelos de papel Agua Poner cartel o anuncio en la puerta del salón

BAÑOS: Cuartos: ver instalaciones Coordinador: Coordinador de las Instalaciones    

Limpios y frescos Revisar antes y después de cada receso y hora del almuerzo/comida Poner carteles Mantenerlos bien surtidos

ATENCIÓN MÉDICA: Cuarto: Coordinador:  Sofá o sillas cómodas  Revisar y surtir botiquín de primeros auxilios  Poner el cartel en la puerta

ESTACIONAMIENTO: Cuarto: Coordinador:  Los voluntarios dirigen a los automóviles a sus espacios  La policía ayuda con el tráfico (opcional)  Los voluntarios ayudan a los peatones al cruzar

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

HORARIO DE LOS VOLUNTARIOS Primer Día del Evento 7:00am 7:00am 7.00am 7:30am

    

7:45am   8:00am

Junta y Oración del Equipo de Operación Los ensayos empiezan en el Auditorio Té/café/agua en Salón de los Voluntarios Junta y Oración de los Voluntarios Última revisión de los Salones/Áreas Auditorio, Hospitalidad, Materiales, Inscripciones, Centro de Información, Salón de Oración, Salón de los Voluntarios, Atención Médica, Baños Los edecanes separan los asientos reservados en el auditorio Staff y Voluntarios en sus puestos - Estacionamiento, Equipo de Bienvenida, Edecanes, Inscripciones, Centro de Información, Venta de Materiales Té/café disponible para los congresistas (opcional) Abrir Venta de Materiales Abrir Inscripciones

8:00am

  

8:30am

 Abrir el Auditorio a los Congresistas (coordinarlo con el Productor)

9:00am

 Empieza el programa 9.00am – 10.30am

SESIÓN 1 9:15am 10:15am 9.30am 9:45am 10:15am 10:25am

10:30am

10.50am 10:50am

          

Instalar los refrigerios para los congresistas Revisar baños Junta de Equipo de Operación Contar número de congresistas Reducir Área de Inscripciones – instalarse en el Centro de Información Refrigerios/Materiales/Centro de Información listos Facilitador/Anfitrión da instrucciones del receso Primer Receso Los Edecanes dirigen a los congresistas hacia el área de refrigerios Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Edecanes toman un receso y regresan a sus puestos 10 min. antes del inicio de la próxima sesión  Los Edecanes regresan a sus puestos  Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes) 11.00am – 12.30pm Almuerzo/Comida 12.30pm – 1.30pm

SESIÓN 2 11:15am 11:30am

Primer Receso 10.30am -11.00am

   

Revisar baños Junta de Equipo de Operación Instalar el refrigerio de los voluntarios y del staff Instalar áreas de comida de invitados especiales y de congresistas (si aplica)

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

12:20pm 12:30pm 12:30pm – 1:30pm 12:45pm 1:15pm 1:20pm 1:20pm

Continúa Horario de Trabajo de los Voluntarios – Día 1  Los Voluntarios en sus puestos (Ventas, Centro de Información y Edecanes)  Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso del almuerzo/comida    

 Los Edecanes regresan a sus puestos  Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes) 2.00pm – 3.00pm

SESIÓN 3 2:00pm 2:15pm 2:30pm 2:50pm 3:00pm

3:00pm

3:20pm 3:20pm SESIÓN 4

3:50pm

4.50pm 5:00pm

5:15pm

Se sirve la comida a los invitados especiales y congresistas (opcional) Abrir Venta de Materiales Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Voluntarios y Staff (que no estén ocupados) toman receso

    

Receso de la Tarde 3.00pm – 3.30pm

Instalar refrigerios para los congresistas Revisar baños Junta de Equipo de Operación Todos los voluntarios en sus puestos Abrir todas las áreas (Hospitalidad, Venta de Materiales, Centro de Información)

 Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso    

Segundo Receso Los Edecanes dirigen a los congresistas hacia el área de refrigerios Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Edecanes toman un receso y regresan a sus puestos 10 min. antes del inicio de la próxima sesión  Los Edecanes regresan a sus puestos  Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes) 3.30pm – 5.00pm  Los Voluntarios de Hospitalidad empiezan a limpiar e instalar para el próximo día  Junta del Equipo de Operación  Voluntarios de Ventas de Materiales y del Centro de Información en sus puestos  Todos los otros voluntarios ayudan a despedir a los congresistas  Facilitador / Anfitrión Despide – Concluye el primer día del evento  Cuando los Congresistas salen, preparar todo para el segundo día (Hospitalidad, Centro de Información, Venta de Materiales, Edecanes)  Recoger y limpiar todas las áreas  Los voluntarios y staff dejan sus gafetes en el cuarto de voluntarios  Recargar baterías de radios / celulares para el día siguiente (si aplica)

Manual del Gerente del Evento

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

HORARIO DE TRABAJO PARA VOLUNTARIOS Segundo Día del Evento 7:00am 7:00am 7.00am 7:30am

    

7:45am  8:00am 8:30am 9:00am

  

9.00am – 10.30am

SESIÓN 5

9:15am 10:15am 9:30am 10:15am 10:25am 10:30am

10.20am

10:20am

11:10am 11:30am 12:20pm 12:30pm

Primer Receso 10.30am -11.00am

 Instalar los refrigerios para los congresistas  Revisar baños         

Junta de Equipo de Operación Contar número de congresistas Reducir Área de Inscripciones – instalarse en el Centro de Información Refrigerios/Materiales/Centro de Información listos Facilitador/Anfitrión da instrucciones del receso Primer Receso Los Edecanes dirigen a los congresistas hacia el área de refrigerios Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Edecanes toman un receso y regresan a sus puestos 10 min. antes del inicio de la próxima sesión  Los Edecanes regresan a sus puestos 11.00am – 12.30pm Almuerzo/Comida 12.30pm – 1.30pm

SESIÓN 6 11:10am

Junta y Oración del Equipo de Operación Los ensayos empiezan en el Auditorio Té/café/agua en Salón de los Voluntarios Junta y Oración de los Voluntarios Última revisión de los Salones/Áreas Auditorio, Hospitalidad, Materiales, Inscripciones, Centro de Información, Salón de Oración, Salón de los Voluntarios, Atención Médica, Baños Staff y Voluntarios en sus puestos - Estacionamiento, Equipo de Bienvenida, Edecanes, Inscripciones, Centro de Información, Venta de Materiales Té/café disponible para los congresistas (opcional) Abrir el Auditorio a los Congresistas (coordinarlo con el Productor) Empieza el programa

     

Revisar baños Instalar el refrigerio de los voluntarios y del staff Instalar áreas de comida de invitados especiales y de congresistas (si aplica) Junta de Equipo de Operación Los Voluntarios en sus puestos (Ventas, Centro de Información y Edecanes) Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso del almuerzo/comida

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MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO

12:30pm – 1:30pm 12:45pm 1:15pm 1:20pm 1:20pm

   

 Los Edecanes regresan a sus puestos  Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes) 1.45pm – 3.00pm

SESIÓN 7 2:00pm 2:30pm 2.30pm 2:50pm 3:00pm

3:00pm

3:20pm 3:20pm

            

4:50pm 5:00pm

5:15pm

5:15pm Pendiente

Receso de la Tarde 3.00pm – 3.30pm

Instalar refrigerios para los congresistas Revisar baños Junta de Equipo de Operación Todos los voluntarios en sus puestos Abrir todas las áreas (Hospitalidad, Venta de Materiales, Centro de Información) Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso Segundo Receso Los Edecanes dirigen a los congresistas hacia el área de refrigerios Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Edecanes toman un receso y regresan a sus puestos 10 min. antes del inicio de la próxima sesión Los Edecanes regresan a sus puestos Los Edecanes reparten las Hojas de Evaluación Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes) 3.30pm – 5.00pm

SESIÓN 8

4:00pm

Continúa Horario de Trabajo de los Voluntarios – Día 2 Se sirve la comida a los invitados especiales y congresistas (opcional) Abrir Venta de Materiales Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura Los Voluntarios y Staff (que no estén ocupados) toman receso

              

Los Voluntarios de Hospitalidad empiezan a limpiar y empacar Revisar baños Quitar los carteles y anuncios Cerrar y empacar áreas de Hospitalidad y Venta de Materiales Todos los voluntarios salen a despedir a los congresistas Los Edecanes en sus puestos para recoger hojas de evaluación y porta gafetes (tener botes listos para colectarlos) El Facilitador / Anfitrión despide a los congresistas – el evento concluye Recoger y empacar los materiales cuando los congresistas se vayan Quitar los gafetes de los porta gafetes Los voluntarios entregan sus gafetes y radios Empacar todos los materiales de venta que quedaron Revisar y limpiar todas las áreas y dejar las instalaciones limpias El equipo de producción desmonta el auditorio Revisar y empacar todo el equipo rentado para que sea recogido Celebración de Voluntarios

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