SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Manual de Usuarios para el registro de ingreso Manual de bienes en el sistema de Bienes y Existencias
MANUAL DE USUARIOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO MANUAL DE BIENES EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2013 primera edición
MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Patricia Hidalgo Vallejo Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos
Revisado:
Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos
Aprobado:
Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha:
28/12/2013
Contenido 1
ANTECEDENTES ........................................................................................................................................... 4
2
BASE LEGAL ................................................................................................................................................. 4
3
ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................................. 4
4
PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................................ 5 4.1 Ingreso Manual .................................................................................................................................. 6 4.1.1 Crear ..................................................................................................................................................... 7 4.1.2 Modificar .............................................................................................................................................. 9 4.1.3 Detalle Ingreso ..................................................................................................................................... 9 4.1.3.1 Crear .......................................................................................................................................... 10 4.1.3.2 Nivel Anterior ............................................................................................................................ 13 4.1.4 Anexos ................................................................................................................................................ 13 4.1.5 Nivel Anterior ..................................................................................................................................... 15 4.1.6 Consultar Registro .............................................................................................................................. 15 4.1.7 Consultar todos los Registros ............................................................................................................. 16 4.2 Ingresar Características del Bien....................................................................................................... 16 4.2.1 Modificar ............................................................................................................................................ 17 4.2.2 Detalle de Partidas ............................................................................................................................. 17 4.2.2.1 Crear .......................................................................................................................................... 18 4.2.2.2 Nivel Anterior ............................................................................................................................ 19 4.2.3 Características Específicas .................................................................................................................. 20 4.2.4 Características Variables .................................................................................................................... 21 4.2.4.1 Crear .......................................................................................................................................... 21 4.2.4.2 Nivel Anterior ............................................................................................................................ 23 4.2.5 Asignar/Reasignar .............................................................................................................................. 23 4.2.5.1 Crear .......................................................................................................................................... 24 4.2.5.2 Nivel Anterior ............................................................................................................................ 26 4.2.6 Consultar Registro .............................................................................................................................. 26 4.2.7 Nivel Anterior ..................................................................................................................................... 26 4.2.8 Consultar todos los Registros ............................................................................................................. 27 4.3
Aprobar Ingreso ............................................................................................................................... 27
4.4
Habilitar ........................................................................................................................................... 28
4.5
Contabilizar ...................................................................................................................................... 30
4.6
Revertir Registro Contable ................................................................................................................ 31
4.7
Consultar Registros Contables .......................................................................................................... 33
4.8
Marcar con Error .............................................................................................................................. 33
4.9
Deshabilitar ...................................................................................................................................... 34
4.10
Consultar todos los Registros............................................................................................................ 35
MANUAL DE USUARIOS PARA EL REGISTRO DE INGRESO MANUAL DE BIENES EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS
1 ANTECEDENTES Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias – Módulo de Bienes, puedan registrar bienes que existen físicamente y que no han sido ingresados en el inventario de la entidad y tampoco en sus respectivos registros contables, se pone a disposición el instructivo que servirá de guía para el registro.
2 BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el presente instructivo, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que señalan respectivamente: “Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”. “Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”. NTCG 3.2.5.1: “Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación, erogaciones capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración, excepto la pérdida de los mismos”.
3 ÁMBITO DE APLICACIÓN El manual está dirigido a las Entidades que operan actualmente en el Sistema de Bienes y Existencias – Módulo Bienes y posteriormente para el resto de Entidades que operarán en el mismo.
4 PROCEDIMIENTO Para realizar el proceso de Ingreso Manual, el funcionario de la Entidad debe ingresar al Sistema de Bienes y Existencias, a través de la ruta de acceso:
BIENES
INGRESO DE BIENES
REGISTRO DE INGRESO DE BIENES
El funcionario debe seleccionar su Entidad, para el ejemplo se ha utilizado la Entidad 130– 9999 Ministerio de Finanzas.
Una vez que ingresa a la ruta antes señalada, el sistema presenta una pantalla sin registros si todavía no se han creado; caso contrario, presenta los registros producidos en el sistema.
En el lado superior derecho de esta pantalla, se encuentra la barra de herramientas; se detallará la funcionalidad de los botones que se utilizan en este proceso a continuación:
• Ingreso Manual • Ingresar Características del Bien • Aprobar Ingreso • Contabilizar • Revertir Registros Contables • Consultar Registros Contables • Marcar con error • Habilitar • Deshabilitar • Consultar todos los registros
4.1 Ingreso Manual En primer lugar se presionará el botón “Ingreso Manual” , en seguida, se presenta la pantalla principal de “Ingreso Manual”, la que tiene una barra de herramientas con su respectiva funcionalidad.
Dicha barra de herramientas presenta los siguientes botones:
•
Crear
•
Modificar
•
Detalle Ingreso
•
Anexos
•
Nivel Anterior
•
Consultar Registro
•
Consultar todos los Registros
4.1.1 Crear Al presionar el botón “Crear” , se genera la cabecera del ingreso manual, en este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Ejercicio: Automáticamente se presenta el ejercicio fiscal vigente. Institución Receptora: Se presenta el código y nombre de la entidad que registra el ingreso. Bodega: Presenta una lista de valores, Entidad.
, con todas las bodegas creadas por la
Origen del Ingreso: Se escoge a través de una lista de valores con los diferentes orígenes de ingreso de bienes; no existe la opción de origen del ingreso por compra, pues el tipo de ingreso por compra se efectúa a la fecha del hecho económico y mediante el Ingreso por Acta Entrega Recepción. Tipo de Comprobante: Presenta una lista de valores con los posibles tipos de comprobantes. Tipo Documento de Respaldo: En forma automática, para todo registro, se presenta ‘06 Comprobantes Administrativos de Gastos’. Tipo de Ingreso Bien: Presenta una sola opción de tipo de ingreso del bien. Clase de Documento de Respaldo: Presenta una lista de valores con todos los posibles documentos de respaldo. N° Documento Respaldo: Se debe ingresar el número del documento de respaldo. Fecha Documento: Se debe seleccionar la fecha respectiva del calendario. Tiempo Contrato/Traspaso (Meses): Se ingresa el tiempo de duración de un contrato de comodato. Este campo se habilitará solamente cuando el usuario selecciona la opción “COMODATO” en el campo “Origen del Ingreso”.
País: Se debe seleccionar el país donde se realiza el ingreso del bien. Provincia: Presenta una lista de valores con todas las provincias. Cantón: Presenta una lista de valores con todos los cantones pertenecientes a la provincia que se seleccionó. RUC: Se ingresa el número de RUC de la institución o el número de cédula de la persona que realiza la entrega del bien, y el sistema presentará inmediatamente el nombre. Observaciones: Se ingresa una breve referencia del ingreso del bien.
Se confirma la creación del ingreso presionando el botón que aparece a la izquierda “Crear”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Creado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla:
4.1.2 Modificar El botón “Modificar” activos.
, permite realizar modificaciones en los campos que se encuentran
4.1.3 Detalle Ingreso En forma posterior a la creación de la cabecera del ingreso, se debe introducir el detalle del ingreso, para lo cual el funcionario presiona el botón “Detalle Ingreso” presenta la siguiente pantalla:
; el sistema
En esta pantalla se presentan los siguientes botones:
•
Crear
•
Modificar
•
Eliminar
•
Nivel Anterior
• Consultar Registro • Consultar todos los Registros
4.1.3.1 Crear El funcionario debe presionar el botón “Crear” , para generar la cabecera del detalle del ingreso del bien, en este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Ejercicio: En forma automática se presenta el ejercicio fiscal vigente. Institución Receptora: Se presenta el código y nombre de la entidad que registra el ingreso. Bodega: Presenta una lista de valores con todas las bodegas creadas por la Entidad. Número de Ingreso: El sistema presenta el número de ingreso realizado, el mismo que es secuencial y automático. Fecha de Elaboración: En forma automática presenta la fecha en que se realiza el registro del ingreso en el sistema. Estado: Presenta el estado en el que se encuentra el registro. Tipo de Bien: Presenta una lista de valores para que se pueda seleccionar el tipo de bien que se ingresa.
Tiene Partes: Se marca esta opción cuando el bien a ingresar tiene partes o piezas. Al momento no se usará esta opción pues no existe la posibilidad de separación del ingreso en partes. Bien: Se presenta una ventana para buscar a través de los filtros. En el campo “Criterio de Búsqueda” se debe ingresar el nombre del bien en medio de los dos signos de %%, se presiona el botón “Filtrar” y se presenta una lista de bienes de los cuales se selecciona el adecuado para el ingreso.
Código Bien: Se presenta en blanco pues se creará un secuencial automático de todos los bienes ingresados en el sistema. Código Anterior: Se ingresa el código que tenía el bien anteriormente, en el caso de que el bien recibido haya sido usado en la Entidad. Código Bien Padre: Este campo se activa cuando el ingreso de bienes es por componente. Al momento no es posible su utilización. Descripción del Bien: Se ingresa una breve descripción del bien. Cantidad: En forma automática se presenta una unidad (1); es decir, en este tipo de ingreso, sólo se podrán registrar los bienes uno por uno. Costo de Adquisición: Se ingresa el costo al que se encuentra valorado el bien. Tipo de Registro Bien: Presenta una lista de valores donde el funcionario debe seleccionar si el bien a ingresar es de larga duración o de control administrativo. Depreciable: Este campo se marca automáticamente si el bien es depreciable o no. Si en el campo anterior se seleccionó “Control Administrativo” este campo se deshabilita. Condición del Bien: Presenta una lista de valores donde el funcionario debe seleccionar la condición en que se encuentra el bien. Serie/Identificación Única: Se debe ingresar la serie original ó identificación única del bien, la misma que no podrá repetirse en ningún otro bien.
Fecha de Ingreso del Bien: Se debe seleccionar del calendario la fecha en que ingreso el bien a las bodegas de la entidad. Modelo/Características: En este campo se debe ingresar una pequeña descripción del bien, pues más adelante en este proceso, se ingresará información más detallada del bien. Marca/ Raza/Otros: Se ingresa la marca del bien si la tuviere. Observaciones: Se ingresa una breve referencia del ingreso del bien.
Se confirma la creación del detalle del ingreso presionando el botón izquierdo “Crear”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Creado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla:
4.1.3.2 Nivel Anterior El funcionario debe presionar el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Ingreso Manual” en donde se encuentran todos los registros.
4.1.4 Anexos Al presionar el botón “Anexos” , el funcionario debe cargar los documentos de respaldo del ingreso que considere necesario, en este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Ejercicio: En forma automática se presenta el ejercicio fiscal vigente. Institución Receptora: En forma automática se presenta el código y nombre de la entidad que registra el ingreso. Bodega: Se presenta una lista de valores con todas las bodegas creadas por la Entidad. Número de Ingreso: El sistema presenta el número de ingreso realizado, el mismo que es secuencial y automático. Fecha de Elaboración: En forma automática presenta la fecha en que se realiza el registro del ingreso en el sistema. Estado: El sistema presenta el estado en el que se encuentra el registro. Tipo de Anexos: Presenta una lista de valores para que el funcionario pueda seleccionar el tipo de anexo a cargar. Examinar: Mediante este botón el funcionario selecciona el archivo a cargar en formato PDF.
Se confirma el anexo cargado presionando el botón izquierdo “Subir Archivo”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir. Posteriormente, se puede visualizar el archivo cargado en la misma pantalla:
4.1.5 Nivel Anterior El funcionario debe presionar el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Registro de Ingreso de Bienes” en donde se visualiza el bien con el código automático que le asigno el sistema, tal como se muestra a continuación:
4.1.6 Consultar Registro Al presionar el botón “Consultar Registro” el sistema.
, es posible verificar el registro cargado en
4.1.7 Consultar todos los Registros El botón “Consultar todos los Registros” luego de haber aplicado los filtros de búsqueda.
, permite generar la lista de información
4.2 Ingresar Características del Bien El funcionario debe seleccionar el bien registrado y presionar el botón “Ingresar Caracteristicas del Bien” , se presenta la pantalla principal de “Ingresar Caracteristicas del Bien”, la cual tiene una barra de herramientas con su respectiva funcionalidad.
En esta pantalla se presentan los siguientes botones:
• Modificar • Detalle de Partidas • Características Específicas • Características Variables • Asignar/ Reasignar • Consultar Registro • Nivel Anterior • Consultar todos los Registros
4.2.1 Modificar Al presionar el botón “Modificar” , le permite al funcionario realizar modificaciones en los campos que se encuentran activos.
4.2.2 Detalle de Partidas El funcionario debe presionar el botón “Detalle de Partidas” siguiente pantalla:
, el sistema presenta la
En esta pantalla se presenta los siguientes botones:
•
Crear
•
Modificar
•
Eliminar
•
Nivel Anterior
• Consultar Registro • Consultar todos los Registros
4.2.2.1 Crear El funcionario debe presionar el botón “Crear” , y proceder a ingresar la cuenta contable correspondiente al bien ingresado, en este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Mayor: Se ingresa la cuenta de mayor correspondiente, ejemplo: 141 Cuenta Nivel 1: Se ingresa la cuenta de nivel 1, ejemplo: 01 Cuenta Nivel 2: Se ingresa la cuenta de nivel 2, ejemplo: 03 Monto Gasto: Se ingresa el monto del bien y debe ser el mismo monto que se ingresó en el campo “Costo de Adquisición” en la pantalla de “Detalle del Ingreso”. Ejemplo: 500.00
Se confirma la creación del detalle de la partida presionando el botón “Crear” situado a la izquierda de la barra de herramientas inferior, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Creado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla:
4.2.2.2 Nivel Anterior El funcionario debe presionar el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Ingresar Caracteristicas del Bien” en donde se encuentra el registro del bien.
4.2.3 Características Específicas El funcionario debe presionar el botón “Características Específicas” , para ingresar características propias del bien, en este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Código: En forma automática muestra el ID del bien seleccionado. Código Único: En forma automática presenta el código secuencial asignado por el sistema. Nombre: En forma automática se presenta el nombre del bien ingresado. Color: Se ingresa el color del bien. Material: Se ingresa el material con el que está hecho el bien. Dimensiones: Se ingresa las medidas del bien. Observaciones: Se ingresan características adicionales que se desee hacer constar. Se confirma la creación de las características específicas presionando el botón izquierdo “Crear”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Nota: La pantalla de “Características Específicas”, se presentará según el tipo de bien seleccionado en el “Detalle del Ingreso” pues dichas características pueden variar.
4.2.4 Características Variables Al presionar el botón “Características Variables” pantalla:
, el sistema presenta la siguiente
En esta pantalla se presenta los siguientes botones:
•
Crear
•
Ver Historial
•
Nivel Anterior
• Consultar Registro • Consultar todos los Registros
4.2.4.1 Crear El funcionario debe presionar el botón “Crear” , y proceder a ingresar las características variables del bien. En este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Código: En forma automática se presenta el ID del bien. Código Único: En forma automática se presenta el código secuencial asignado por el sistema. Nombre: Se presenta el nombre del bien ingresado. Valor Contable: Se ingresa el valor del bien, y éste debe ser el mismo monto que se ingresó en el campo “Costo de Adquisición” en la pantalla de “Detalle del Ingreso”. Valor Residual: En forma automática el sistema calcula el 10% (diez por ciento) del “Valor Contable”. Valor en Libros: En forma automática el sistema calcula el “Valor Contable” menos la “Depreciación Acumulada” si existiere. Valor Depreciación Acumulada: Se ingresa el monto de la depreciación acumulada si hubiese. Fecha Última Depreciación: Se ingresa la fecha de la última depreciación que tuvo el bien. En el caso de bienes nuevos se pondrá la fecha en que el bien ingresa a la Entidad, pues dependiendo de esta fecha se podrá realizar la depreciación. Vida Útil (Años): Este campo despliega una lista de valores de donde el funcionario seleccionará la vida útil que tiene el bien ingresado.
Se confirma la creación de las características variables presionando el botón izquierdo “Crear”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Una vez creado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla:
Nota: En la pantalla de “Características Variables”, dentro del campo de Vida Útil (Años), la lista de valores se desplegará de acuerdo al tipo de bien seleccionado en el “Detalle del Ingreso” ya que cada bien tiene diferente vida útil.
4.2.4.2 Nivel Anterior El funcionario debe presionar el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Ingresar Caracteristicas del Bien” en donde se encuentra el registro del bien.
4.2.5 Asignar/Reasignar A través de esta opción se asigna el primer custodio o sucesivos diferentes custodios de los bienes. El botón “Asignar/Reasignar”
, permite que se presente la siguiente pantalla:
En esta pantalla se presenta los siguientes botones:
•
Crear
•
Modificar
•
Ver Historial
•
Nivel Anterior
• Consultar Registro • Imprimir • Consultar todos los Registros
4.2.5.1 Crear El funcionario debe presionar el botón “Crear” , y procederá a asignar o reasignar el bien a un custodio dentro de la entidad. En este proceso se presenta la siguiente pantalla, con diferentes campos a llenar:
Id Bien: En forma automática se presenta el ID del bien. Código: Se presenta el código secuencial asignado por el sistema. Nombre: En forma automática presenta el nombre del bien. Custodio: Se ingresará el numero de cédula del custodio que estará a cargo del o los bienes y automáticamente se cargará el nombre del funcionario, ó a su vez se presenta una ventana para buscar a través de los filtros; en el campo “Criterio de Búsqueda” se debe ingresar el nombre ó apellido del custodio en medio de los dos signos de %%, se presiona el botón “Filtrar” y se presenta una lista de los funcionarios de los cuales se selecciona al que se le va asignar el bien.
Cargo: Este campo se llena automáticamente cuando se selecciona el custodio. Bodega: Se presenta una lista de valores con todas las bodegas creadas por la Entidad Ubicación: Se presenta una lista de valores con todas las ubicaciones correspondientes a la bodega que se seleccionó. País: Se debe seleccionar el país donde se realiza el ingreso del bien. Provincia: Presenta una lista de valores con todas las provincias. Cantón: Presenta una lista de valores con todos los cantones pertenecientes a la provincia que se seleccionó. Dirección: Se ingresa la dirección actual donde se encuentra operando el custodio. Observaciones: se registra una decripción u observación de ser necesaria.
Se confirma la creación del custodio al cual fue asignado el bien presionando el botón “Crear”, situado a la izquierda de la barra de herramientas, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los campos llenados son válidos, de lo contrario el sistema verificará cuáles son los campos a corregir.
Creado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla:
Nota: Si el bodeguero desea asignar el bien a otro funcionario de la entidad, debe volver a crear el registro y automáticamente el sistema inactiva al anterior custodio.
4.2.5.2 Nivel Anterior El funcionario debe presionar el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Ingresar Caracteristicas del Bien” en donde se encuentra el registro del bien.
4.2.6 Consultar Registro Al presionar el botón “Consultar Registro” el sistema.
, se permite verificar el registro cargado en
4.2.7 Nivel Anterior El funcionario presionará el botón “Nivel Anterior” , para regresar a la pantalla principal “Registro de Ingreso de Bienes” en donde se encuentran todos los bienes ingresados.
4.2.8 Consultar todos los Registros Al presionar el botón “Consultar todos los Registros” , se genera la lista de información luego de haber aplicado una vez los filtros de búsqueda.
4.3 Aprobar Ingreso Una vez presionado el botón “Nivel anterior” ingreso.
se accede a la pantalla para aprobar el
El funcionario debe seleccionar el bien registrado y presionar el botón “Aprobar Ingreso” , para aprobar el ingreso manual realizado, tal como se muestra a continuación:
Se confirma la aprobación del ingreso presionando el botón “Aprobar Ingreso” de la barra de herramientas, de donde aparecerá el mensaje de “Operación Exitosa” si los datos ingresados están correctos, de lo contrario el sistema despliega los respectivos mensajes de advertencia.
Aprobado el registro, el sistema presenta la siguiente pantalla, donde el bien se encuentra en estado APROBADO:
4.4 Habilitar El funcionario debe seleccionar el bien registrado y presionar el botón “Habilitar” , para habilitar el bien y que el mismo pueda ser sujeto a ajustes futuros, tal como se muestra a continuación:
Se confirma la habilitación del bien presionando el botón izquierdo de la barra de herramientas inferior: “Habilitar”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los datos ingresados están correctos, de lo contrario el sistema despliega los respectivos mensajes de advertencia.
Habilitado el bien, se podrá notar que el registro del ingreso manual desaparece de la pantalla principal, por lo que se procede a buscarlo mediante FILTROS, entonces se puede visualizar que la columna “HAB” está marcada con un visto.
4.5 Contabilizar El funcionario debe seleccionar el bien registrado y presionar el botón “Contabilizar” para contabilizar el bien, tal como se muestra a continuación:
,
Se confirma la contabilización del bien presionando el botón izquierdo “Contabilizar”, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si los datos ingresados están correctos, de lo contrario el sistema despliega los respectivos mensajes de advertencia.
Contabilizado el bien, se puede visualizar que la columna “CON” está marcada con un visto.
Este registro contable automáticamente se genera en la herramienta informática e-SIGEF y se puede revisar e imprimirlo si se ingresa en el eSIGEF por la ruta de acceso: Contabilidad Registro Contable
Consultar Comprobantes Contables Automáticos.
4.6 Revertir Registro Contable De ser el caso, se puede proceder a revertir el registro contable generado a través del siguiente proceso. Al presionar el botón “Revertir Registro Contable” , se considera que el registro contable generado en el ingreso manual no es correcto, y se podrá reversar en esta misma pantalla, una vez que el registro se ha contabilizado, tal como se muestra a continuación:
Se confirma la acción de revertir el registro contable presionando el botón “Revertir Registro Contable” situado a la izquierda en la barra de herramientas, de donde aparecerá un mensaje de “Operación Exitosa” si el registro contable se reversa correctamente, anulándose el ingreso manual, lo que se refleja inmediatamente en el e-SIGEF, de lo contrario el sistema despliega los respectivos mensajes de advertencia.
Si el proceso se realizó de forma correcta, el estado del bien cambia a DESHABILITADO.
4.7 Consultar Registros Contables
Al presionar el botón “Consultar Registro Contables”
,
el funcionario puede consultar los registros contables que originaron la contabilización y la reversión presentándose la siguiente pantalla, en donde se puede visualizar la información principal como: número de CUR contable, clase de registro, monto, estado, fecha de aprobación y usuario que realizó el proceso.
4.8 Marcar con Error Presionar el botón “Marcar con Error” , permite errar un registro que fue ingresado de forma errónea en el sistema. Sólo se podrá marcar con error, aquellos bienes que se encuentren en estado REGISTRADO.
Si el proceso se realizó de forma correcta, el estado del bien cambia a ERRADO.
4.9 Deshabilitar
Al presionar el botón “Deshabilitar” , permite deshabilitar un bien que ha sido registrado de forma incorrecta. Esta opción podrá ser utilizada cuando el bien se encuentre Habilitado y solamente se podrá deshabilitar a aquellos bienes que se encuentren en estado APROBADO.
Si el proceso se realizó de forma correcta, el estado del bien cambia a DESHABILITADO.
4.10 Consultar todos los Registros
Al presionar el botón “Consultar todos los Registros” información luego de haber aplicado los filtros de búsqueda.
, es posible generar la lista de
Nota: La funcionalidad de los botones que no se consideraron en el Ingreso Manual, se explican en sus respectivos procesos.
Disposición General La carga de los saldos en el eSByE, con corte al 31 de diciembre de 2013, de Bienes de Larga Duración y de Control Administrativo, conforme a las disposiciones de cierre del Acuerdo 343 de 12 de noviembre de 2013, se deberá realizar hasta el 30 de junio de 2014, fecha en la que deberá contarse definitivamente con saldos reales y conciliados.
