Manual de Usuario Sistema FacturaFiel El presente documento es una Guía Completa paso a paso en el Uso, Configuración y Operación del Sistema y Componentes.
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INTRODUCCIÓN.
NOSOTROS. FacturaFiel Soluciones, S.A. de C.V. crea FacturaFiel.Com para brindarles a sus usuarios la mejor opción costo-beneficio existente en el mercado para Expedir Facturas y Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Hemos obtenido las Certificaciones más estrictas en materia de Seguridad Informática y funcionalidad en medios electrónicos con el objetivo de garantizar a todos los usuarios que su información y privacidad son resguardadas en su totalidad.
VENTAJAS. ¿Qué ventajas tiene FacturaFiel.Com?
No necesitas comprar ningún software. No necesitas instalar nada. No necesitas pagar rentas ni contratos forzosos. No necesitas conocimientos especializados, puedes implementar la factura electrónica en un día. Todos tus comprobantes estarán oficialmente timbrados y certificados (Ecodex - PAC Oficial SAT # 55834). Se pueden hacer cancelaciones directas sin necesidad de entrar por sistemas de terceros y sin costo adicional. Se puede expedir cualquier tipo de Comprobante Fiscal Digital existente y realizar el envío del PDF y XML por mail sin costo extra:
Factura Recibo de Honorarios Recibo de Arrendamiento Nota de Cargo Recibo de Nómina Nota de Crédito Carta Porte
Es multiplataforma, se puede expedir un CFDI desde cualquier sistema operativo (Windows, Mac, Linux, iPad) e incluso desde cualquier teléfono celular/móvil con conexión a Internet (Windows, Symbian, iPhone, Android, BlackBerry, etc.). Las representaciones gráficas (PDF) del CFDI son fácilmente editables a sus propios formatos y logotipos sin costos extra. El costo es prepago. Sólo pagas por la cantidad de facturas que deseas consumir teniendo el mejor precio por factura del mercado. Tus Comprobantes Fiscales estarán disponibles las 24 horas del día los 7 días de la semana. Seguridad completa en tu información por medio de PAC oficial del SAT (Proveedor Autorizado de Certificación).
Con mejoras continuas para brindar una mayor experiencia en la Elaboración de Documentos Fiscales y con mucho más facilidad, tales como las siguientes novedades en el Servicio:
Control de Usuarios (Perfiles de Acceso) Reportes de CFDI para Exportación directa a Excel Comprobantes de Cancelación Filtros para consultar información Memoria para repetir el último documento emitido. Vista preliminar del documento antes de la Certificación Auto-Facturación de tus Compras de Tarjetas Pre-Pago
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ÍNDICE DE CONTENIDO. Ingreso al Portal de FacturaFiel
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Requisitos para Usar FacturaFiel.Com
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Registro en FacturaFiel.Com
5
Inicio de Sesión en FacturaFiel.Com
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1.
Capturar Datos Fiscales de Emisor
9
2.
Firmar de Carta Manifiesto con el Certificado de Firma Electrónica (FIEL)
11
3.
Carga del Certificado De Sello Digital (CSD)
12
4.
Registrar Rango de Serie y Folios – Catálogo Series y Folios
14
5.
Registrar Información De “Expedido En” (Sucursales) – Catálogo Sucursales
15
6.
Registrar Clientes (Receptores) – Catálogo Clientes
16
7.
Registrar Artículos (Conceptos) – Catálogo Artículos
18
8.
Registro De Unidades De Medida – Catálogos Unidades De Medida
19
9.
Registro De Empleados Para Nómina – Catálogo Empleados (Nomina)
20
10. Registro De Monedas Y Tipos De Cambio – Catálogo Monedas
22
11. Registrar Detalles De Pago – Catálogos Métodos, Formas Y Condiciones De Pago
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12. Registrar Descuentos – Catálogo Descuentos
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13. Registrar Impuestos Locales – Catálogo Impuestos Locales (Complemento)
25
14. Registrar Donativos – Catalogo Donativos (Complemento)
26
Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) 1. 2.
FACTURAR (Realizar Nuevo CFDI) Realizar Nuevo Recibo de Nómina CFDI
27 31
Historiales 1.
2. 3.
CFDI Emitidos 1) Descargar PDF 2) Descargar XML 3) Enviar CFDI por Mail 4) Cancelar CFDI 5) Exportar Vista Actual a Excel 6) Acuses de Cancelación CFDI Recibidos Tarjetas Pre-Pago Abonadas
34 34 34 35 35 35 36
Seguridad 1. 2. 3.
Perfiles de Acceso (Usuarios) Cambio de Correo Electrónico y Contraseña de Acceso Recuperación de cuenta por Derechos ARCO
Créditos FacturaFiel 1. 2. 3. 4. 5.
Lista de Precios Tarjetas Físicas (en Tiendas) PayPal OXXO Deposito / Transferencia (Bancomer)
Facturación de Productos y Servicios 1. 2. 3.
Facturación de Código NIP (Tarjeta Pre-Pago) Facturación de Otros Servicios Reporta una sucursal sin producto
Ayuda 1. 2.
Chat en Línea Manual de Usuario FacturaFiel Regresar al Indice
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Manual de Usuario TAE Certificaciones Manual de Tramite de Certificado de Sello Digital (CSD)
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INGRESO AL PORTAL DE FACTURAFIEL Para ingresar al Sitio de FacturaFiel debe abrir un Navegador de Internet.
Puede usar cualquiera de los siguientes navegadores:
Google Chrome (Recomendado) Mozilla Firefox (Recomendado) Safari Opera Internet Explorer (No recomendado)
Una vez en el navegador, debe ingresar la dirección www.facturafiel.com en la barra de direcciones de su Navegador y presione “Enter” para cagar la página.
Después de realizar el paso anterior se mostrará la Página Principal de FacturaFiel.
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REQUISITOS PARA UTILIZAR FACTURAFIEL.COM
CFDi = Comprobante Fiscal Digital por Internet Facturación Electrónica mediante una Certificación (Timbrado) con el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)
El Presente Documento contiene Cadenas, Sellos, Código QR/Bidimensional Dinámico (según el contenido del Doc. Fiscal) y genera archivo XML, todo bajo el requisito marcado en el Anexo 20 del SAT. ( http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/normatividad/Paginas/resolucion_miscelanea_fiscal_2014.aspx )
Requisitos:
Estar Registrado en el SAT como Persona Física o Moral Tener Tramitado y Vigente el Certificado de Firma Electrónica (FIEL) Tener Tramitado y Vigente al menos 1 Certificado de Sello Digital (CSD)
La Firma Electrónica le permitirá realizar el Trámite de su Certificado de Sello Digital, pues la herramienta de SOLCEDI le solicitará estos archivos y su contraseña correspondiente. Archivos que conforman la Firma Electrónica (FIEL)
Una vez concluido el Trámite de su Certificado de Sello Digital con SOLCEDI, deberá verificar de obtener los siguientes archivos y esperar un tiempo máximo de 72 hrs. en días hábiles para poder usar su CSD.
Archivos que conforman el Certificado de Sello Digital (CSD)
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REGISTRO EN FACTURAFIEL Para crear una Cuenta en FacturaFiel, debe realizar el siguiente procedimiento de Registro.
1) Ingresar a www.facturafiel.com 2) De clic en “¿No tienes cuenta?, Regístrate Gratis” 3) Una vez en el Formulario de Registro, solo debe completar lainformación según se indica en cada campo, al terminar da clic en “Registrarme”
4) Una vez concluido el Registro, recibirá un correo de Bienvenida con sus Datos de Acceso (Usuario y Contraseña), confirme de recibido el correo consultándolo en su cuenta.
IMPORTANTE:
NO admite caracteres especiales como: (¡ “ # $ % & / ¿ „ ¿ ¡ + * ¨ { } [ ] comas y espacios dobles) Así mismo se recomienda realizar el Registro Completo con MAYUSCULAS a excepción del e-mail El e-mail registrado deberá verificarlo hasta estar seguro de que sea el correcto, ya que solo éste podrá recuperar sus datos de Acceso Utilice su Cédula Fiscal para evitar errores en la Captura del RFC, de lo contrario, éste NO podrá corregirse y deberá repetir el registro. LEA cuidadosamente el Aviso de Privacidad y los Términos y Condiciones de Uso, así como el CLUF
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Al terminar el registro deberá recibir este mensaje, el cual le confirma el Registro en FacturaFiel.
En ese momento, se le enviará un Correo de Bienvenida con los Datos de Acceso que usted asignó en su cuenta al correo registrado en FacturaFiel.
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INICIO DE SESIÓN EN FACURAFIEL Para iniciar sesión en FacturaFiel debe ingresar al portal desde su Navegador de Internet Una vez en el navegador debe ingresar la dirección www.facturafiel.comen la barra de direcciones de su Navegador y presione “Enter” para Entrar a la página.
Ya en la Página Principal de FacturaFiel, podrá ingresar con su RFC como Usuario y Contraseña, posteriormente dé clic en “Iniciar Sesión”
En caso de que haya olvidado los Datos de Acceso a su cuenta, tiene 2 opciones. 1) Consultar el Correo de Bienvenida a FacturaFiel 2) Recuperar la Contraseña de Acceso con el botón “Recuperar Contraseña”(Revise en Bandeja de Entrada, Correo NO Deseado y SPAM)
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MENU PRINCIPAL En la interfaz principal (menú principal), le ofrece un nuevo diseño con mejoras e información importante y accesos mucho más simples para su mejor operación. Esta interfaz le brinda 2 tipos de Menú: 1) 2)
Menú Lateral en Cascada Botonera Principal
La información principal como RFC, Nombre o Razón Social y Saldo de Créditos Disponiblesestará en la parte Central superior En la barra superior estarán únicamente 2 botones, “INICIO” que llevará siempre al menú principal y “CERRAR SESION” para finalizar su trabajo con seguridad. En la parte superior derecha, estarán las opciones “¿Dónde Comprar?” para obtener saldo para su cuenta con todos nuestros métodos de pago disponibles y a la derecha “Abonar tu Tarjeta”, para ingresar a Insertar el Código NIP de su Tarjeta Pre-Pago Adquirida. El logotipo en caso de ser cargado, aparecerá siempre encima del Menú Lateral.
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CONFIGURACION INICIAL DE FACTURAFIELY CATÁLOGOS Para poder empezar a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), debe realizar la configuración Inicial de su cuenta, la cual consiste en:
1.
Capturar la información fiscal del emisor Firmar la Carta Manifiesto con el Certificado de Firma Electrónica (FIEL) Cargar el Certificado de Sello Digital (CSD)
Registrar un rango de Serie y Folios Registrar Información de “Expedido en” Registrar Información en Catálogos.
Capturar Datos Fiscales de Emisor
Para registrar la información de Emisor, debe ingresar desde el Menú Lateral en “Mi cuenta RFC_USUARIO / Datos del Emisor” o bien desde la Botonera Central en “Configurar Cuenta / Mi Cuenta”.
Una vez que haya ingresado al módulo, deberá completar los datos del Registro como:
Inserción del Logotipo Régimen Fiscal para el Documento que usted Emitirá Domicilio Fiscal de Emisor Ubicación en Mapa
Para insertar el Logotipo, de clic en “Seleccionar Archivo” y ubique la imagen que asignará como Logotipo a su Documento Impreso. El formato preferente es .jpg con dimensiones no superiores a: 340 x 150 pixeles
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Para insertar la Información Fiscal del Emisor, tome la Cédula Fiscal y capture los datos exactamente igual que como aparecen en dicho documento.
La información de la Persona de Contacto, deberá ser verídica y deberá estar lo más completa posible, pues, a pesar de que ésta NO se incluirá en el CFDI, la información permitirá Contactarle en caso de ser necesario o bien, para autenticar cualquier solicitud de parte del Contacto.
La ubicación en el mapa se configura al final, ya que ha registrado todo el domicilio y con solo un clic en “Encontrar”, le dará la posición aproximada del lugar, sin embargo podrá arrastrar el marcador rojo al sitio exacto y con esto habrá concluido, y una vez concluido el registro de información, de clic en el botón “Guardar Cambios” en la parte inferior del módulo.
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Firmar de Carta Manifiesto con el Certificado de Firma Electrónica (FIEL)
La Carta Manifiesto es un documento en el que usted Firma Autorizando y queda Conforme con que el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) que tenga contratado para la Emisión de sus CFDI, envíe una copia del XML ya Certificado a los Registros del SAT (Servicio de Administración Tributaria). El Firmado de éste documento que es requisito por Disposición Oficial del SAT (Servicio de Administración Tributaria), debe hacerlo con los archivos del Certificado de Firma Electrónica (FIEL), mismos que le fueron proporcionados cuando se Registró como Persona Física o Moral en las Oficinas del SAT y el cual única y exclusivamente podrá Tramitar o Renovar en dichas oficinas bajo una previa cita.
LEA cuidadosamente el Documento a Firmar:
a) b) c) d) e)
Ingrese a su cuenta de FacturaFiel De clic en “Mi Cuenta SU_RFC / Firma de Carta Manifiesto” o ingrese directamente al siguiente link: https://manifiesto.ecodex.com.mx/ Ingrese su RFC y Razón Social Cargue los archivos .CER y .KEY de su FIEL (Firma Electrónica) Ingrese la Contraseña de la Clave o Llave Privada (específicamente la de la FIEL) y de clic en el botón SIGUIENTE
La página le enviará un mensaje de que se ha firmado exitosamente y deberá descargar los comprobantes en PDF y XML y Guardarlos Ambos. Después de Firmar La Carta Manifiesto, deberá esperar entre 90 minutos y 24 horas aprox. para que se libere su servicio y pueda continuar Facturando.
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CARGA DEL CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL (CSD)
Los Certificados de Sello Digital son expedidos por el SAT, y por medio de ellos, el contribuyente podrá Sellar Electrónicamente la Cadena Original de las Facturas Electrónicas que emita; así se Garantiza el Origen de la misma, la unicidad y las demás características que se heredan de los Certificados de Firma Electrónica Avanzada (integridad, no repudio y autenticidad). El contribuyente podrá optar por utilizar un Sello Digital para toda su operación (matriz y sucursales) o tramitar uno para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita facturas electrónicas.
El Certificado de Sello Digital (CSD), consta de 2 Archivos y 1 Contraseña, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Archivo .CER – Certificado Archivo .KEY – Llave Privada Contraseña de la llave privada
En el siguiente módulo usted deberá dar de Seleccionar y Cargar los archivos del Certificado de Sello Digital (CSD), el cual tendrá la función en conjunto con el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) de Validar, Timbrar y Sellar sus Documentos Fiscales.
Si usted YA Tramitó su Certificado, FacturaFiel automáticamente detectará cuales y cuantos son los Certificados que ha Tramitado sin importar la Vigencia.
Paso 1. Ingrese en su cuenta de FacturaFiel Paso 2. Ingrese en “Mi cuenta SU_RFC / Certificado de Sello Digital (CSD)” o desde el Menú Gráfico, “Configuración / Certificado de Sello Digital (CSD)”
Paso 3. De clic en “Elegir OTRO Certificado” Paso 4. En la columna “Seleccionar/Cambiar”, de clic en el punto en blanco del CSD a utilizar
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Paso 5.Si en “¿Cargado en PAC?” tiene una Cruz Roja, de clic en “CLIC AQUÍ PARA CARGAR”
Paso 6. Seleccione el Archivo Certificado (.CER) Paso 7. Seleccione el Archivo Llave Privada (.KEY) Paso 8. Inserte la Contraseña de la Llave Privada (misma que usted asignó en el Trámite con SOLCEDI)
Paso 9. De clic en “Cargar Certificado” y deberá recibir el mensaje “Carga Exitosa!(Certificado cargado correctamente)”
Al final del proceso, deberán coincidir 3 Palomitas Verdes: 1) 2) 3)
¿Cargado en PAC? (Principal) Estatus del Certificado (Vigencia) Validez y Obligaciones (Sin problemas con el SAT)
Inconvenientes en la Carga del Certificado de Sello Digital (CSD) -
Cuando se utilizan los archivos del Certificado de Firma Electrónica (FIEL) – “No se encontró el Certificado No. 00001000000123456789 en la LCO” Cuando el archivo .cer presenta un “(1)”, ejemplo: 00001000000303922008 (1).cer – El sistema NO arroja mensaje y solo limpia los campos. Cuando se mezclan archivos entre FIEL y CSD – El sistema le indicará que el archivo .cer no corresponde al .key Cuando la contraseña introducida NO pertenece al CSD – “El archivo .key o contraseña utilizados son Incorrectos, Verifíquelo” Cuando NO ha tramitado ningún Certificado de Sello Digital (CSD) – IMPORTANTE: Para su RFC: XAXX010101000 usted no ha tramitado ningún Certificado de Tipo: SELLO (CSD).
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REGISTRAR RANGO DE SERIE Y FOLIOS – CATÁLOGO SERIES Y FOLIOS
La Serie corresponde a un Distintivo entre rangos de folio para llevar un mejor control administrativo de la Facturación entre diversas sucursales o giros/actividades de cada empresa, éste distintivo se conforma de una o más letras que se asignan como pre-fijo al Folio del Documento. Ejemplos: Serie A – Facturación – Facturación principal de la Empresa Serie NC – Notas de Crédito – Comprobantes de Egresos por Devoluciones o Cancelaciones parciales de Facturación. Serie NM – Recibos de Nómina – Comprobantes de Egresos por Pago a Personal y Trabajadores Serie VPG – Venta al Público en General – Facturación de Producto y Servicio al Cliente en Punto de Venta.
Los Folios corresponden a la numeración asignada a la documentación fiscal que se va a emitir, estos folios se asignan por rango, es decir, un determinado número de Documentos Fiscales que serán generados por Serie, que corresponden a un Período o Tiempo determinado acorde a lo que la empresa requiera en materia Fiscal/Contable. Ejemplos: Serie A – Folios 1 al 10,000– Comprende de Enero a Junio para la Contabilidad del 1er Semestre. Serie NC – Folios 1 al 1,000– Comprende de Enero a Junio para las Devoluciones / Cancelaciones Parciales o Totales de Facturación. Serie NM – Folios 101 al 500,000– Comprende de 2015 a 2016 para el Pago de Personal y Trabajadores de la Empresa. Serie VPG – Folios 1 al 20,000– Comprende el 1er Trimestre de Ventas de Producto / Servicio al Cliente.
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Números de Serie y Folios” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Número de Serie y Folio” PASO 4.Asigne un Nombre o Descripción a su Rango de Folios para Identificarlos PASO 5.Defina una Serie(dato opcional pero sin opción de repetirse) PASO 6.Defina el Folio Inicial(puede iniciar desde 1 o continuar con su facturación anterior) PASO 7.Defina el Folio Final(puede colocar un amplio rango para no estar editando cada vez) PASO 8.Defina su Último Folio Usado(este debe ser un numero antes del Folio Inicial) PASO 9.Seleccione el Tipo de Documento al que corresponde (Ingreso, Egreso o Traslado) PASO 10.De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro
Si desea Ampliar o Modificar el Rango de Folios, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar el Rango de Folios, de clic en “ELIMINAR”
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REGISTRAR INFORMACIÓN DE “EXPEDIDO EN” (Sucursales) – CATÁLOGO SUCRUSALES
La información de “Expedido En” o “Sucursales”, es para determinar en el documento, en dónde realmente es donde se emite el CFDI, independientemente del Domicilio Fiscal del Emisor, existe un Domicilio en el cual se debe especificar donde es Emitido el Documento. Con algunas “Empresas / Negocios”, surge la necesidad de especificar por Sucursal en dónde fue emitido, es por ello que esta información debe registrarse en el Catálogo de Sucursales.
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Sucursales” PASO 3. De clic en “Agregar Nueva Sucursal / Expedido en:” PASO 4. Defina un Nombre de Sucursal / “Expedido en” PASO 5. Conforme a los ejemplos que marca cada campo, inserte el domicilio completo para la Sucursal / “Expedido en” PASO 6. De clic en “Agregar” para finalizar la alta del Registro
-
Si NO cuenta con Sucursales, Registre el mismo Domicilio Fiscal de Usted como Emisor. Puede dar de alta más de 1 Registro por cada Sucursal que tenga o por cada Lugar en donde sea Emitido el Documento y al Realizar el CFDI, podrá seleccionar de entre cada uno el que corresponda.
Si desea Modificar la Sucursal / Expedido en, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar la Sucursal / Expedido en, de clic en “ELIMINAR”
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REGISTRAR CLIENTES (Receptores) – CATÁLOGO CLIENTES
El Cliente (Receptor), es la Persona Física o Moral que adquiere un Producto / Servicio en un Negocio o Establecimiento determinado, éste solo podrá recibir un Comprobante Fiscal Digital por Internet que Ampare ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria), la adquisición de dicho Producto / Servicio Comprado. El Cliente (Receptor), deberá estar Registrado en el SAT como Persona Física o Moral para poder Recibir Documentos Fiscales a su Nombre por la Adquisición de Productos / Servicios para comprobar los Egresos del mismo y únicamente puede tener 1 solo domicilio fiscal, el resto solo son sucursales que se pueden especificar en el campo “REFERENCIA”. Por tal razón el Cliente (Receptor) deberá proporcionar los siguientes datos fiscales de forma Completa y Oportuna. 1. 2. 3. 4.
R.F.C. – Registro Federal de Contribuyentes (12 Dígitos Persona Moral – 13 Dígitos Persona Física) Nombre, Denominación o Razón Social Completa Domicilio Fiscal Completo Correo Electrónico Vigente y sin problemas de SPAM o Bloqueos
Para evitar errores en la emisión de documentos al Cliente (Receptor), se invita a solicitar una copia de la Cédula Fiscal con los Datos Legibles y Completos.
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Clientes” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Cliente (Receptor)” PASO 4.Conforme al Ejemplo de los campos, inserte el Nombre y R.F.C. de su Cliente PASO 5. Conforme al Ejemplo de los campos, inserte el Domicilio Fiscal de su Cliente PASO 6.En Opciones Extra, puede Asignar: 1 Precio predeterminado de los 5 que registrados a sus Artículos/Conceptos Un Descuento previamente registrado en Catálogos / Descuentos El Correo Electrónico(solo 1) al cual enviará los CFDI una vez generados El Número de Teléfono para contactar a su cliente en caso de ser necesario. PASO 7. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro.
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Si desea Modificar los datos del Cliente (Receptor), solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar al Cliente (Receptor), de clic en “ELIMINAR”
El Catálogo de Clientes, le ofrece un Filtro de búsqueda por: Nombre R.F.C. Correo Electrónico Cada opción de búsqueda, tiene 2 especificaciones, ya sea “EXACTA” o “AMPLIA”. -
EXACTA: Sirve para elegir SOLO el registro que coincide con la Palabra o Nombre asignado en el campo a buscar. AMPLIA: Sirve para elegir TODOS los registros que coinciden con la Palabra o Nombre asignado en el campo a buscar.
Puede ordenar Ascendente o Descendente la consulta con 1 clic sobre el Titulo de cada columna.
IMPORTANTE: Al registrarse en el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo se puede asignar 1 domicilio, que es el Domicilio Fiscal que aparece en la Cédula Fiscal, misma que solo hay 1 por cada RFC. Acorde a su solicitud, se acaba de revisar con el SAT directamente este detalle y ellos informan lo siguiente: "Estar localizable es fundamental para evitar confusiones y malas prácticas. La designación del domicilio fiscal es decisión de los contribuyentes al inicio de sus operaciones; no obstante, una vez determinado el lugar de operaciones, la autoridad considerará éste como el “domicilio fiscal” y para realizar un cambio, se debe realizar el trámite denominado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como -cambio de domicilio-." Usted puede emitir los CFDI que desee con el Domicilio que su cliente le requiera, sin embargo, el Domicilio Fiscal que NO sea el correcto, tendrá problemas fiscales, pues NO es un domicilio que tenga registrado el SAT en sus controles. Le informamos esto para evitarle estas prácticas incorrectas en la emisión de documentos, sin embargo, usted tiene la última palabra en la emisión de sus documentos.
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REGISTRAR ARTÍCULOS(Conceptos) – CATÁLOGO ARTÍCULOS
Los artículos (conceptos) se registran en este catálogo para tener mayor facilidad en el uso de los mismos sobre la emisión del CFDI. PASO 1. Iniciar Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingresar en “Catálogos / Artículos” PASO 3. Dar clic en “Agregar nuevo Artículo (Concepto)” PASO 4. Acorde a los ejemplos en cada campo, inserte una Descripción o Nombre, Código de Barras o SKU y seleccione de la lista una Unidad de Medida (la unidad de medida debe haber sido registrada previamente en el Catálogo de Unidades de Medida). PASO 5. Inserte solo 1 o hasta 5 precios diferentes en cada producto que registre, el precio debe ser ANTES de impuestos. PASO 6. De clic en “Agregar” para finalizar el Registro de Alta.
Si desea Modificar los datos del Artículo (Concepto), solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar al Artículo (Concepto), de clic en “ELIMINAR”
FacturaFiel le ofrece un modo de consulta más fluido con 2 buscadores de información, por descripción y por código de barras, con esto podrá solo consultar la información que desea sobre su catálogo de productos. Al igual que en catálogo de Clientes (Receptores), tiene las opciones “Exacta” o “Amplia” para hacer el filtro de su consulta con mayor precisión.
IMPORTANTE:
El límite de caracteres para Descripción es de 255 espacios en Catálogo, sin embargo se puede añadir más información a la descripción al momento de realizar el CFDI. NO debe utilizar caracteres especiales como: ( | ° ¡ ! “ # $ % & / = ¿ ? * + „ { } [ ] < , > ni espacios dobles ). NO debe dejar campos vacíos o nulos. El Precio debe ser solo número, NO utilice comas ni signos de $
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8.
REGISTRO DE UNIDADES DE MEDIDA – CATÁLOGOSUNIDADES DE MEDIDA
Para tener más opciones disponibles en “Unidades de Medida”, debe ir a “Catálogos / Unidades de Medida” y registrar ahí TODOS los que considere utilizar.
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Unidades de Medida” PASO 3. De clic en “Agregar Nueva Unidad de Medida” PASO 4. Conforme al ejemplo en el campo, capture la Unidad de Medida deseada PASO 5. De clic en “AGREGAR” para finalizar la Alta del Registro.
Si desea Modificar los datos de Unidad de Medida, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar al Unidad de Medida, de clic en “ELIMINAR”
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9.
REGISTRO DE EMPLEADOS PARA NÓMINA – CATÁLOGO EMPLEADOS (NOMINA)
Para registrar a los Empleados (Trabajadores) en el Catálogo de Nómina, debe solicitar la siguiente información Completa al Trabajador.
a) b) c) d) e) f) g) h)
Nombre(s) Completo con Apellidos. R.F.C. – Registro Federal de Contribuyentes (En caso de NO tenerlo el PATRON estará obligado a Registrarlo en el RFC y proveer el dato) C.U.R.P. – Clave Única de Registro de Población N.S.S. – Numero de Seguridad Social Domicilio Completo con Referencias Correo Electrónico Vigente y Activo Teléfono o Número Celular En caso de contar con una cuenta bancaria, el Número de Cuenta y la CLABE Interbancaria (18 dígitos)
PASO 1. Inicie Sesión en su Cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Empleados” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Empleado”
PASO 4. En “Información General del Trabajador”, capture los datos proporcionados por el Trabajador.
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PASO 5. Capture los datos para “Información Laboral”
PASO 6. Capture la información para “Datos de Pago” PASO 7. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro.
Si desea Modificar los datos del Empleado (Trabajador), solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar al Empleado (Trabajador), de clic en “ELIMINAR”
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www.facturafiel.com 10. REGISTRO DE MONEDAS Y TIPOS DE CAMBIO – CATÁLOGO MONEDAS
Para registrar una moneda en FacturaFiel y con ello poder emitir documentos fiscales en otra denominación, deberá ingresar al catálogo y con ayuda del FIELBOARD, elegir el Tipo de Cambio que más le convenga o sea de su preferencia. PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Monedas” PASO 3. De clic en “Agregar Nueva Moneda” PASO 4. Consulte las Abreviaturas correctas en “Tipo de Moneda” para registrarla y tenga efecto en el Total Con Letra. PASO 5. Registre la Información en el formulario (Puede ayudarse del “FielBoard” dando clic en “FielBoard” o desde “Herramientas / FielBoard”) PASO 6. De clic en “AGREGAR” para finalizar el alta del Registro.
Si desea Modificar los datos de Moneda, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar la Moneda, de clic en “ELIMINAR”
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www.facturafiel.com 11. REGISTRAR DETALLES DE PAGO – CATÁLOGOS METODOS, FORMAS Y CONDICIONES DE PAGO Para tener opciones disponibles en Métodos, Formas y Condiciones de Pago, se debe registrar en los catálogos correspondientes…
PASO 1. Inicie Sesión en FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Métodos de Pago” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Método” PASO 4. Inserte el Concepto del Método de Pago PASO 5. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro Si desea Modificar los datos de Método de Pago, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para EliminarelMétodo de Pago, de clic en “ELIMINAR”
PASO 1. Inicie Sesión en FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Formas de Pago” PASO 3. De clic en “Agregar Nueva Forma de Pago” PASO 4. Inserte el Concepto del Forma de Pago PASO 5. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro Si desea Modificar los datos de Forma de Pago, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar la Formas de Pago, de clic en “ELIMINAR”
PASO 1. Inicie Sesión en FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Condición de Pago” PASO 3. De clic en “Agregar NuevaCondición de Pago” PASO 4. Inserte el Concepto del Condición de Pago PASO 5. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro Si desea Modificar los datos de Condiciones de Pago, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar las Condiciones de Pago, de clic en “ELIMINAR”
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www.facturafiel.com 12. REGISTRAR DESCUENTOS – CATÁLOGO DESCUENTOS Para registrar descuentos en el catálogo debe realizar el siguiente procedimiento.
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Descuentos” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Descuento” PASO 4. Registre el Nombre, Motivo y Porcentaje de Descuento PASO 5. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro.
Si desea Modificar los datos de Descuento, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar el Descuento, de clic en “ELIMINAR”
Los Anticipos, Amortizaciones y demás conceptos que se deseen añadir al documento con valor NEGATIVO, deberán ser registrados como descuentos, ya que NO se admiten Conceptos nulos o de valor Negativo. Por CFDI solo puede añadir 1 Descuento como máximo, de tal forma que en caso de contar con más de 1 concepto, solo tendrá opción de sumarlo y especificar en “Motivo de Descuento” el concepto que lo conforma. Para seleccionar el Descuento, tendrá la lista de opciones en los Datos del Receptor al realizar el CFDI o asignarlo desde el Catálogo de Clientes (Receptores) al registrar al cliente. Los Descuentos NO aplican para Nómina.
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www.facturafiel.com 13. REGISTRAR IMPUESTOS LOCALES – CATÁLOGO IMPUESTOS LOCALES (COMPLEMENTO)
Para registrar Impuestos Locales, debe realizar el siguiente procedimiento. PASO 1.Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Catálogos / Impuestos Locales” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Impuesto Local” PASO 4. Registre el Nombre y Tasa del Impuesto Local PASO 5.Seleccione el TIPO de Impuesto según corresponda. PASO 6. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro
Si desea Modificar los datos del Impuesto Local, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar el Impuesto Local, de clic en “ELIMINAR”
IVA Trasladado, IEPS Trasladado, IVA Retenido e ISR Retenido NO SON IMPUESTOS LOCALES, por lo tanto NO se deben registrar en este módulo. Algunos de losImpuestos Localesson:
I.S.H. (Impuesto Sobre Hospedaje) I.S.P.T. (Impuesto Sobre Productos del Trabajo) I.M.P.A.C. (Impuesto Activo) I.E.T.U. (Impuesto Empresarial a Tasa Única) I.D.E. (Impuesto sobre Depósitos en Efectivo) I.S.N. (Impuesto sobre Nóminas) R.T.P. (Impuesto sobre Remuneraciones al Trabajo Personal) Etc…
Los impuestos locales registrados en el catálogo, estarán disponibles en el formulario para “Realizar Nuevo CFDI” en el cual podrá seleccionar hasta 5 impuestos simultáneamente como máximo.
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14. REGISTRAR DONATIVOS – CATALOGO DONATIVOS (COMPLEMENTO)
Para registrar Donativos, debe realizar el siguiente procedimiento. PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese a “Catálogos / Donativos” PASO 3. De clic en “Agregar Nuevo Donativo” PASO 4. Registre el Nombre del Donativo PASO 5. Registre el Número de Autorización PASO 6. Registre la Fecha de Autorización PASO 7. Registre la Leyenda del Comprobante PASO 8. De clic en “AGREGAR” para finalizar la alta del Registro.
Si desea Modificar los datos del Donativo, solo de clic en “EDITAR” y esto le dará el formulario para modificar la información. Para Eliminar el Donativo, de clic en “ELIMINAR”
Las opciones para uso de los Donativos, estará disponible dentro del módulo “Realizar Nuevo CFDI” en una lista desplegable para seleccionar el deseado.
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Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) 1.
FACTURAR (Realizar Nuevo CFDI)
Para empezar a Generar sus Documentos Fiscales deberá realizar el siguiente procedimiento. PASO 1. Inicie Sesión en su Cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Facturar / Realizar nuevo CFDI” PASO 3. Seleccione el “TIPO DE CFDI” que va a realizar. Factura (Ingreso) Recibo de Honorarios (Ingreso) Recibo de Arrendamiento (Ingreso) Nota de Crédito (Egreso) Nota de Cargo (Ingreso) Carta Porte (Traslado) PASO 4. Seleccione la Sucursal o información de “Expedido en” (Previamente registrado en Catálogo / Sucursales, sin no lo ha registrado, de clic en “Agregar Nuevo Expedido en / Sucursal” y regístrelo, posteriormente reinicie en el PASO 1)
PASO 5. De clic en “Siguiente”
PASO 6. Inserte el R.F.C. o el Nombre / Razón Social en los campos superiores y presione ENTER para cargar los datos del Cliente o Ingréselos manualmente en los campos según correspondan. (Si anteriormente ya había generado algún CFDI y al entrar aquí le deja datos previamente utilizados, de clic en el botón “Nuevo CFDI (Limpiar)”)
Observe que tiene la opción de “Agregar Datos de Entrega (Consignatario)”, para utilizarlo en caso de Generar una Carta Porte (Traslado)
PASO 7. De clic en “Ir al paso 2”
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www.facturafiel.com PASO 8. Inserte el Código o Descripción en los campos superiores y presione ENTER para cargar los datos del Artículo (Concepto) y de clic en “Agregar Concepto”. Repita este mismo paso tantos Artículos (Conceptos) vaya a incluir en el Documento. (Si anteriormente ya había generado algún CFDI y al entrar aquí le deja datos previamente utilizados, de clic en el botón “Nuevo CFDI (Limpiar)”)
Más Detalles Tiene opción de insertarlos manualmente en los campos según correspondan En Precio Unitario NO utilice comas ni símbolos de moneda(ingréselo como en una calculadora) Tiene opción de insertar Observaciones Extra al Artículo (Concepto), sin embargo estos no se incluyen en el XML Tiene opción de aumentar los decimales de precisión para ajustar las cantidades (6 decimales máximo) Tiene opción de utilizar cualquiera de los siguientes Complementos: Predial (Arrendamiento), Información Aduanal e Instituciones Educativas. Puede revisar los Complementos y Observaciones con el botón “Ver Observación” o “Ver Complemento” No podrá corregir el concepto ya agregado, de tal forma que deberá ELIMINAR y cargar de nuevo. El Subtotal que obtendrá al término de la columna Importe, será ANTES de Impuestos. Al finalizar el registro del Artículo (Concepto) de clic en “Agregar Concepto”.
PASO 9. De clic en “Ir al paso 3”
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www.facturafiel.com PASO 10. Seleccione la Serie del Documento(en automático dará el Folio Consecutivo)
PASO 11.Defina los impuestos por porcentaje para IVA Trasladado e IEPS Trasladado PASO 12.Calcule Manualmente IVA e ISR Retenidos. (Ya que solo podrá insertar el monto correspondiente para cada caso y el sistema auto-ajustará el TOTAL)
PASO 13. Seleccione de la lista el Impuesto Local que vaya a utilizar (Este Complemento es OPCIONAL) Más Detalles El apartado Exento de Impuestos, elimina por completo TODO impuesto al documento, ya sea Impuesto Federal o Local, genera un CFDI sin impuestos.
PASO 14. Asigne los Detalles de Pago seleccionando: Método de Pago El campo Núm. Cta. Pago., solo debe incluir 4 dígitos de la cuenta origen (Es decir de la que su Cliente toma el dinero para pagarle, en caso de no existir, deje el campo en blanco)
-
Forma de Pago Condiciones de Pago
PASO 15.Seleccione de la lista el Donativoel que vaya a utilizar(Este Complemento es OPCIONAL) PASO 16. Observe que puede añadir Observaciones Extra al Documento para detallar más información sobre el documento.
PASO 17.Verifique Importes del Documento PASO 18. De clic en “Confirmar” para hacer una “Vista Previa”.
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www.facturafiel.com PASO 19. Siempre podrá regresar sin perder los datos capturados, en caso contrario, de clic en “GENERAR CFDI”
Una vez Generado el CFDI, recibirá la siguiente notificación en la cual usted podrá: -
Descargar PDF del CFDI Descargar XML del CFDI Enviar el CFDI por Mail a 2 destinatarios máximo Solicitar realizar un Nuevo CFDI Ir directo al Historial de CFDIEmitidos para consultar el resto de las opciones disponibles.
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2.
Realizar Nuevo Recibo de Nómina
Para empezar a Generar sus Documentos Fiscales de Nómina deberá realizar el siguiente procedimiento con sus cálculos previamente efectuados y a la mano (el sistema NO auto-calcula Nómina) PASO 1. Inicie Sesión en su Cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Facturar / Realizar Nómina CFDI” PASO 3. Seleccione al “Trabajador” PASO 4. Seleccione la Sucursal o información de “Expedido en” (Previamente registrado en Catálogo / Sucursales, sin no lo ha registrado, de clic en “Agregar Nuevo Expedido en / Sucursal” y regístrelo, posteriormente reinicie en el PASO 1)
PASO 5.Defina la cantidad de Percepciones, Horas Extra, Deducciones e Incapacidades que incluirá en el documento (Observe que tiene la opción para “Mostrar tips/información de cada campo”)
PASO 6. De clic en “Siguiente”
PASO 7. Seleccione la Serie del Documento (En automático dará el Folio Consecutivo)
PASO 7. Verifique los Datos del Trabajador, ya que en caso de tener algún ERROR, deberá regresar al Catálogo de Empleados a Corregirlo.
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www.facturafiel.com PASO 8. Defina los Detalles del Período de Pago a Cubrir (Las fechas solo pueden asignarse en el orden marcado “año/mes/día”)
PASO 9. Inserte las Percepciones y Horas Extra correspondientes al documento PASO 10. Inserte las Deducciones e Incapacidades correspondientes al documento PASO 11. Verifique el Concepto del CFDI de Nómina
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www.facturafiel.com PASO 12.Asigne los Detalles de Pago seleccionando: Método de Pago El campo Núm. Cta. Pago., solo debe incluir 4 dígitos de la cuenta origen (Es decir de la que el Patrón toma el dinero para pagarle al Trabajador, en caso de no existir, deje el campo en blanco)
-
Forma de Pago Condiciones de Pago
PASO 13.Verifique Importes del Documento. (Observe que puede añadir Observaciones Extra al Documento para detallar más información.)
PASO 14. De clic en “GENERAR CFDI DE NÓMINA” Una vez Generadala Nómina CFDI, recibirá la siguiente notificación en la cual usted podrá: -
Descargar PDF del CFDI Descargar XML del CFDI Enviar el CFDI por Mail a 2 destinatarios máximo Solicitar realizar un NuevaNómina CFDI Ir directo al Historial de CFDIEmitidos para consultar el resto de las opciones disponibles.
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HISTORIALES 1.
Historial de CFDI Emitidos
En el Historial de CFDI Emitidos, podrá encontrar el Concentrado de sus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet Emitidos con FacturaFiel. -
El Historial tiene Controles que se activarán únicamente al seleccionar 1 Registro de CFDI Emitido Solo puede seleccionar 1 CFDI a la vez
En este Historial podrá realizar las siguientes Acciones. 1)
Descarga de Archivos PDF
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. Puede buscar con los Filtros el CFDI del que desea el PDF, siempre estará al inicio el Ultimo CFDI Emitido. (Observe que tiene buscador por Nombre, R.F.C., UUID y Serie/Folio)
PASO 4. Una vez hecha la consulta por los filtros, seleccione con el Marcador vacíodel Registro PASO 5. De clic en “Descargar” al icono de PDF y asegúrese de ubicar la descarga en su equipo (Considere tener ADOBE READER para visualizar el documento)
2)
Descarga de Archivos XML
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. Puede buscar con los Filtros el CFDI del que desea el XML, siempre estará al inicio el Ultimo CFDI Emitido. (Observe que tiene buscador por Nombre, R.F.C., UUID y Serie/Folio)
PASO 4. Una vez hecha la consulta por los filtros, seleccione con el Marcador vacíodel Registro PASO 5. De clic en “Descargar” al icono de XML y asegúrese de ubicar la descarga en su equipo (Considere tener WINRAR para DESCOMPRIMIR el archivo y éste se visualiza con Internet Explorer)
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Envíos por Mail
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. Puede buscar con los Filtros el CFDI del que desea Enviar por Mail, siempre estará al inicio el Ultimo CFDI Emitido. (Observe que tiene buscador por Nombre, R.F.C., UUID y Serie/Folio)
PASO 4. Una vez hecha la consulta por los filtros, seleccione con el Marcador vacíodel Registro PASO 5. De clic en “Enviar por Mail” y esto le abrirá una nueva pestaña con el modulo para insertar los correos destinatarios PASO 6. De clic en “Enviar”
4)
Cancelación de CFDI
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. Puede buscar con los Filtros el CFDI del que desea Cancelar, siempre estará al inicio el Ultimo CFDI Emitido. (Observe que tiene buscador por Nombre, R.F.C., UUID y Serie/Folio)
PASO 4. Una vez hecha la consulta por los filtros, seleccione con el Marcador vacíodel Registro PASO 5. De clic en “Cancelar” y esto le abrirá una notificación para Confirmar la Cancelación PASO 6. De clic en “Aceptar” para Confirmar y espere a que el sistema le notifique la Confirmación de Cancelación.
5)
Exportación a Excel del Historial o Vista Actual consultada
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. Puede buscar con los Filtros los CFDI que desea Exportar, siempre estará al inicio el Ultimo CFDI Emitido. (Observe que tiene buscador por Nombre, R.F.C., UUID y Serie/Folio)
PASO 4. Una vez hecha la consulta por los filtros, de clic en “Exportar” PASO 5. Asegure la Descarga del archivo Excel en la ubicación deseada.
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6)
Obtener Acuses de Cancelación
PASO 1. Inicie Sesión en su cuenta de FacturaFiel PASO 2. Ingrese en “Historiales / CFDI Emitidos” PASO 3. De clic en “Acuses de Cancelación” PASO 4. Consulte por UUID (Folio Fiscal) el CFDI del cual desea el Acuse de Cancelación PASO 5. En caso de que aparezca, de clic en “Descargar” y asegure el archivo en su equipo. En caso de que aun NO muestre “Descargar” y muestre la leyenda “esperando respuesta SAT”, deberá considerar un lapso entre 30 minutos y 72 hrs, ya que es el tiempo en el que se actualizan Emisiones y Cancelaciones en el SAT.
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