MANUAL DE USUARIO. Portal de Proveedores de

MANUAL DE USUARIO Portal de Proveedores de ÍNDICE Acceso al portal………………………………2 Campañas…………………………………….4 Empresa………………………………………5 Pedidos……………………………...
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MANUAL DE USUARIO Portal de Proveedores de

ÍNDICE

Acceso al portal………………………………2 Campañas…………………………………….4 Empresa………………………………………5 Pedidos……………………………………….8 Solicitar publicación de pedido…………….13 Notas de entrega…………………………….15 Facturas……………………………………..19 Histórico de actividad……………………….21 Histórico de envíos………………………….22 Histórico de facturas………………………...23

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ACCESO AL PORTAL En la pantalla principal de la plataforma pueden entrar con su usuario y contraseña en el enlace https://app.um-E.ONspain.es/interprisa/login.html

El usuario siempre será el mismo: prefijo “ex” en minúscula seguido del CIF de empresa con la letra en mayúscula. Ej: exB39656939

Si la contraseña no es válida o se detecta que ha dejado de funcionar, simplemente, hay que solicitar una nueva en el link He olvidado mi contraseña:

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Hay que insertar el correo electrónico principal que figura en su ficha de “Empresa” en Interprisa y le será enviada la nueva contraseña. Si el e-mail no coincide, esta operación no tendrá éxito.

Si detecta cualquier problema con el navegador utilizado o ve que va excesivamente lento, puede ser debido a que esté utilizando un navegador incompatible con la aplicación: Explorer 7 o versiones anteriores. Para un rendimiento más óptimo, aconsejamos utilizar cualquier otro navegador: Google Chrome, Mozilla Firefox, etc. Puede abrir el cuadro de descarga clicando directamente sobre el símbolo del navegador elegido en la pantalla principal del portal:

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CAMPAÑAS 1) Se accede a las comunicaciones recibidas en Inicio>>Campañas.

2) Se carga una ventana en la que aparecen las campañas a la izquierda y el mensaje a la derecha de la campaña seleccionada.

El asunto de la comunicación

Fichero adjunto Confirmada “SI / NO”

La fecha en la que se creó la campaña

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EMPRESA 1) Se abre la ventana en Inicio>>Empresa.

2) Datosde la empresa: 

Se introducen todos los datos de la empresa o se actualizan.

Cantabria

5



Se sube el logo de la empresa del siguiente modo:

a) Se clica en el símbolo de “subir”:

b) Se escribe una breve descripción del logo y se selecciona la imagen (tamaño máximo de la imagen 200 kb).

c) Se selecciona el botón de “Subir” y a continuación, se carga el logo.

3) Datos del contacto:

6



Se rellenan todos los campos.

4) Datos bancarios: 

Por último, se comprueba que los datos bancarios sean correctos. Si esta información corresponde a la cuenta utilizada actualmente, no hace falta subir el certificado.

En cambio, este documento es de vital importancia adjuntarlo en caso de que se haya cambiado el número de cuenta, ya que es necesario para su actualización en E.ON y el correcto pago.

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PEDIDOS Cada vez que E.ON cuelgue en Interprisa un documento de Pedido, le llegará un correo electrónico de forma automática a modo de aviso. Entrando a la plataforma, puede ver de forma detallada las características del mismo. 1) Se accede a “Pedidos” en Inicio>>Pedidos.

2) Partes de la ventana: Exporta todos los pedidos a un archivo de Excel

Número de página

8

Imprimir

Filtrar los pedidos para una búsqueda más concreta

Botones de subir, bajar, principio y final Actualizar líneas

3) Al pulsar el icono de “PDF”, puede descargar el documento con toda la información correspondiente al pedido, o bien, hacerlo en Excel.

En PDF

En hoja de Excel

4) En la ventana, bajo la nomenclatura de “Anexar” le saldrán los siguientes iconos: Pedido abierto: Insertar los datos de la nota de entrega

Pedido cerrado y totalmente facturado

5)

Cuando haya suministrado la mercancía o finalizado el servicio prestado, tiene que dirigirse al apartado “Anexar” dentro de esta ventana de “Pedidos” clicando en el icono indicado para insertar los datos de la nota de entrega/ albarán.

Clicar aquí para poder insertar los datos de nota de entrega/albarán.

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En la ventana emergente, tiene que insertar los siguientes datos: Nota de entrega

Fecha del albarán

Subir un documento adjunto. ES UN PASO OBLIGATORIO

Consignar el material entregado

¡Atención! Hay que fijarse bien en la “Unidad de Medida” EUR: euros US: unidades KG: kilos DZ: docenas CM: centímetros CS: cajas/ estuches TON: toneladas En el caso de facturación de servicios, puede que se pida la consignación de EUROS y NO de HORAS.

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Al llegar a este paso, tiene dos opciones para continuar:

1. Únicamente insertar de nota de entrega:

los

datos

En este paso, se crearía el albarán/ nota de entrega/informe de servicios prestados y una vez dado “Finalizar nota de entrega”, estos datos serán reportados al responsable de E.ON para su verificación. Posteriormente, se requerirán los datos de su factura para proceder a la facturación. [ APARTADO “NOTA DE ENTREGA”].

VER

2. Proceder en un único paso a insertar los datos de la nota de entrega y de la factura: Si se elige esta opción, una vez introducidos los datos de la nota de entrega, ha de pulsar en “Datos de Factura”:

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Se piden directamente los datos necesarios para volcar la factura, con lo que usted como proveedor en un solo paso dejaría hechas todas las diligencias.

Una vez que E.ON haya verificado la nota de entrega, recibirá un correo informándole de dicha acción. Como en su momento ya insertó los datos de la factura, esta se volcará de forma automática y la encontrará en el campo de “Facturas”.

SOLICITAR PUBLICACIÓN DE PEDIDOS 12

Si por alguna circunstancia, ha entregado una mercancía o realizado una actividad sin un documento de pedido previo, es necesario que introduzca los datos en esta ventana para la creación del mismo en E.ON y así poder mantener la trazabilidad de los documentos y de la información. Se accede en Inicio>>Solicitar publicación de pedido.

Al pichar en “Solicitar publicación de pedido”, le saldrá la relación de todas las ocasiones en las que ha procedido a la petición de “Solicitar publicación de pedido”. Para poder crear una nueva, simplemente ha de clicar en “Nuevo”.

Extraer en hoja de Excel todas las solicitudes de publicación de pedido realizadas Descargar el documento adjunto subido en su momento

Y rellenar el siguiente cuadro:

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Una vez hecho esto, tendrá que esperar a la recepción de un e-mail en su correo, en el que se le informará de que el pedido ya está creado y tendrá que dirigirse a la ventana de “Pedidos” para continuar con el proceso habitual anteriormente explicado.

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NOTAS DE ENTREGA Se accede en Inicio>> Notas de entrega.

En esta pestaña, encontrará todas las notas de entrega. Cuando los datos hayan sido verificados por un responsable de E.ON, recibirá un correo electrónico de aviso para comunicarle la posibilidad de insertar los datos necesarios para crear la factura. Hasta ese momento, en el botón de acción le aparecerá un icono amarillo con el mensaje “Pendiente de aceptación por el responsable”. Exporta todas las notas a un archivo de Excel

15

Imprime todas las notas de entrega

Filtra las notas para una búsqueda más concreta

Una vez que haya recibido el correo, el botón amarillo de estos tres iconos:

cambiará por uno

Le aparecerá este icono cuando ya esté registrada la factura y todo el proceso finalizado. Podrá consultar su factura en la ventana “Facturas”.

Disponibilidad para insertar los datos para crear la factura. VER CON DETALLE PUNTO 1.

La nota de entrega ha sido rechazada. DETALLE PUNTO 2.

VER CON

1. Insertar los datos para volcar la factura:

Al clicar sobre el botón, le aparecerá la ventana que figura a continuación. Una vez haya consignado los datos de su factura como proveedor, se generará la factura y podrá consultarla en el apartado “Facturas” y descargarla si lo desea en formato PDF.

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2. Si E.ON rechaza la nota de entrega, igualmente recibirá un e-mail con toda la información relacionada y los pasos a seguir. Así mismo, le aparecerá en la ventana “Notas de entrega” una X como indicador. Si pone el puntero del ratón sobre el icono, le aparecerá la razón por la que ha sido rechazada

.

Para modificar la nota de entrega, puede recuperar el documento clicando sobre la X. De esa forma, puede cambiar el dato erróneo y se evita el tener que volver a rellenar toda la nota de entrega de nuevo.

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Una vez que haya recuperado la nota de entrega, siempre podrá consultar el histórico de notas de entrega rechazadas ya que se irán almacenando en dicha ventana. Si intenta reutilizar más veces el documento, le aparecerá el siguiente mensaje: “El documento ya ha sido recuperado”

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FACTURAS En esta ventana se visualizan todas las facturas creadas. 1) Para entrar en el apartado de “Facturas” hay que acceder en Inicio>>Facturas.

2) Se puede descargar la factura en PDF haciendo click en el botón de PDF. Imprimir lista de facturas Exportar facturas a excel

Descargar/Abrir factura en PDF

Facturas

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Filtrar facturas

3) El resultado es un pdf con el logo de la empresa y todos sus datos correspondientes con el siguiente formato:

4) Será posible que visualizar tanto la “Fecha estimada de pago” como la “Fecha de pago” real.

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Además, en verde le aparecerán las facturas ya pagadas y en rojo las pendientes.

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HISTÓRICO DE ACTIVIDAD Aquí se reflejan todas las acciones realizadas (facturas aceptadas, albaranes rechazados, campañas…) 1) Se entra al “Histórico de actividad” en Inicio>>Histórico actividad.

2) Muestra la acción realizada con su fecha correspondiente y el usuario que lo ha realizado. Imprimir todo el listado

Exportar listado a Excel

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HISTÓRICO DE ENVÍOS 1) Se accede al “Histórico de envíos desde Inicio>>Histórico envíos.

2) Se muestra un listado con los movimientos realizados.

2012/100 2012/123 2012/147 2012/168 2012/216 2012/235 2012/269 2012/285 2012/306

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HISTÓRICO DE FACTURAS Se accede desde Inicio>> Histórico de facturas

En este apartado encuentra la relación de todas las facturas y su estado de pago: pagadas / no pagadas.

Exportar listado a Excel

Imprimir todo el listado

Filtrar factura

Estado de la factura Nº Factura SAP Nº Pedido

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Nº Factura Proveedor