Manual de usuario Portal de Proveedores Andina Contenido 1. Acceso al Portal 2. Blanqueo de contraseña de acceso 3. Gestión Facturas a. Facturas Pagas b. Facturas Pendientes c. Ver Factura 4. Solución a problemas frecuentes a. E-mail y Teléfono por Problemas o Errores b. Error por certificado de seguridad de la página web c. Error al colocar Usuario y Clave d. Pantalla de error dentro del Portal e. Exploradores de Internet compatibles con el Portal f.
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Facturas Pagas: error al abrir los archivos PDF
Manual de usuario Portal de Proveedores Andina 1. Acceso al Portal Para acceder a Portal podrá hacerlo por las siguientes vías: •
Acceso directo: https://portal-proveedores.koandina.com/irj/portal
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Ingresando desde el link que se encuentra en la página de internet de Andina Argentina http://www.koandina.com/?localizacion=ar
Portal de Proveedores
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Acceso Portal Andina Argentina
Una vez que accedió a la pagina, deberá autenticarse en el Portal con su ID y contraseña. Para obtener su clave de ingreso podrá solicitarla vía email a los administradores en el sector de compras:
[email protected] El sistema solicita el cambio de la contraseña, la cual debe cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la empresa: • • • •
Puede usar de 6 a 8 caracteres sin emplear caracteres especiales (¡,”, ¿ o espacios en blanco). Se diferencian mayúsculas y minúsculas. No puede repetir una contraseña utilizada las ultimas 6 veces. La contraseña caduca cada 30 días.
En clave de acceso anterior repita la clave enviada En clave acceso nueva coloque la clave deseada En confirmar clv. Acceso vuelva a repetir la clave deseada
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Si el Proveedor en el futuro desea habilitar o deshabilitar su acceso al Portal, podrá hacerlo solicitándolo vía email al Departamento de Compras Andina Argentina. Además la empresa podrá interrumpir temporal o definitivamente la clave de acceso de cualquier proveedor por los motivos que Andina Argentina considere necesarios y sin previo aviso.
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Manual de usuario Portal de Proveedores Andina 2. Blanqueo de contraseña de acceso En caso que no recuerde su contraseña de acceso, podrá obtener una nueva clave ingresando a la opción “soporte”, continuando los siguientes pasos. Importante: la nueva contraseña se enviara a la dirección de mail registrada en Andina Argentina. a. Ingresar a Soporte
b. Deberá completar los siguientes datos: • •
Identificación usuario: numero de proveedor. Correo electrónico: mail registrado en Andina Argentina.
c. Luego ir a Enviar.
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Importante: los datos cargados deben coincidir con los registrados en Andina Argentina. Caso contrario no podrá continuar con la operación y deberá solicitar la nueva clave vía correo electrónico a los administradores en el sector de compras:
[email protected]
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Manual de usuario Portal de Proveedores Andina 3. Gestión Facturas Ingresando al menú de “Gestión Facturas” usted podrá acceder a las siguientes opciones: Facturas pagas: son todos aquellos comprobantes que han sido cancelado por un pago emitido por la empresa (la fecha de pago indica la fecha que fue emitido el pago en los registros contables). Se podrá filtrar las facturas según la fecha de pago, a partir de una fecha tope mínima definida por la empresa y dentro de un rango de fechas seleccionadas. Facturas pendientes: son aquellos comprobantes que han sido registrado en los sistemas de la empresa y que a la fecha no ha sido emitido el pago correspondiente. Permite al proveedor consultar las facturas pendientes de pago a partir de una fecha tope mínima definida por la empresa. Ver factura: permite al proveedor consultar las facturas generadas que están pagas o pendientes, a partir de una fecha tope mínima definida por la empresa. a. Facturas Pagas Podrá ver las facturas pagas y filtrar la búsqueda por fecha de pago del documento: Importante: La fecha tope máxima a consultar estará definida por la empresa (fecha del día menos uno). El detalle de los pagos aparecerá al día siguiente de realizada la transferencia bancaria y/o emisión del cheque. Una vez ingresado el filtro, presionar Buscar. Se desplegará la información de la siguiente manera: Facturas Pagas
En la tabla en la izquierda, se puede visualizar las facturas agrupadas por el documento de compensación correspondiente. Al final por cada documento de compensación se muestra el total de los importes (celdas verdes y texto resaltado).
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Al seleccionar un documento de compensación o un registro, se mostrará información adicional del pago en la tabla de la derecha. Aquí se observara la fecha de pago, número de cheque, vía de pago e importe neto (importe total de facturas menos retenciones impositivas) correspondiente a ese documento de compensación.
Las últimas columnas permiten descargar el certificado de retenciones y la remesa de pago en formato PDF.
El sistema también ofrece la posibilidad de exportar la información en pantalla a un archivo Excel. Simplemente presionar sobre el link Exportar a Excel en la parte superior izquierda y obtendrá el reporte.
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b. Facturas Pendientes Al ingresar accede a un listado de facturas pendientes de pago con la información más relevante. Se podrá visualizar datos a partir de la fecha tope definida por la empresa. Además posicionándose en el link Exportar a Excel se envía la información a un archivo Excel. Facturas Pendientes
c. Ver Facturas Podrá acceder a datos de una factura en particular, sea esta paga o pendiente. Para ello deberá completar el siguiente filtro con el número de factura completo: Ver Facturas
Al presionar buscar, el sistema busca la factura y muestra el detalle debajo:
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En el caso de que fuera una factura paga se mostrará el documento de compensación asociado. Si se presiona sobre el link del documento de compensación, se podrá visualizar el menú de Facturas Pagas ofreciendo el detalle del documento de compensación seleccionado.
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Manual de usuario Portal de Proveedores Andina 4. Solución a Problemas Frecuentes
a. IMPORTANTE: ante cualquier inconveniente con el Portal de Proveedores: enviar un mail con la imagen
[email protected] ó
de
la
pantalla
de
error
a
enviar un “SMS” al N° 3517543000 y nos contactaremos en un plazo máximo de 48 hs para resolver el problema. En el mensaje deberá mencionar: -
N° de Proveedor / Usuario Portal N° de Teléfono de contacto Persona de contacto (Nombre y Apellido) Horario de atención (Ej: 9:00 a 18:00 hs)
b. Si es la primera vez que ingresa a la página puede darle un error de certificado de seguridad; haga clic en Vaya a este sitio web (no recomendado)
c. Una vez que accedió al Portal a través de “Acceso Portal Andina Argentina”, deberá ingresar con su ID y contraseña. Recomendamos copiar la clave desde el mail que le enviamos y pegarla en clave de acceso.
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Se le solicitara el cambio de clave
En clave de acceso anterior repita la clave enviada por Andina Argentina En clave acceso nueva coloque la clave deseada En confirmar clv. Acceso vuelva a repetir la clave deseada
d. Luego de haber ingresado colocando su Usuario y Contraseña puede aparecer el siguiente mensaje de advertencia. Para quitar este mensaje debe moverse a la opción “Gestión Facturas”.
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Manual de usuario Portal de Proveedores Andina e. De acuerdo al tipo y versión de Explorador de Internet que utilice para acceder a la página web, puede aparecer el siguiente mensaje de error:
Para solucionarlo se deberá utilizar una versión del Explorador compatible con el Portal de Proveedores: Interner Explorer: versión 8 o anteriores. Si cuenta con Internet Explorer 9 o posterior podrá cambiar a la versión 8 presionando la tecla F12, donde se desplegara una ventana y en la solapa Modo de explorador: IE9, seleccionar Internet Explorer 8.
Internet Explorer 8
Mozilla Firefox: versión 2.0 en adelante, para los Sistemas Operativos Windows XP / Vista, Linux y MacOs. Google Chrome: versión N° 28 en adelante. 13
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f.
Problema en “Facturas Pagas” al abrir los archivos PDF de los certificados de retención y/o remesa de pago: No se abre el documento o se abre una pantalla en blanco:
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Debe descargar/instalar la última versión disponible del programa “Adobe Reader” (programa gratuito), e intentar nuevamente.
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En el caso de certificados de retenciones verificar que en el documento de pago consultado se hayan practicado retenciones impositivas, es decir, que no sean igual a $ 0.
