Manual de usuario final CÓMO HACER COMUNICACIONES

MARZO 2014

1. Ingresar al sistema en la Versión Productiva: sgd.ucm.edu.co con el Usuario y Contraseña asignada. Usuario: El mismo del correo electrónico Contraseña: El número de la cedula

Por seguridad, recuerde cambiar la contraseña según las indicaciones dadas en el Manual SGD V1.

2. Existen dos (2) maneras para realizar comunicaciones en SAIA.

PRIMERA: Hacer una comunicación sin que deba ser respuesta de otra, es decir, que se puede realizar cuando se requiera. Paso 1 de 3: Hacer clic en el ícono Fomatos

Paso 2 de 3: Se elige la plantilla que se desee realizar

Paso 3 de 3: Se realiza el diligenciamiento de los campos de la plantilla. Y se hace clic en Continuar en la parte inferior cuando se haya terminado de diligenciar la plantilla.

Los campos con asterístico (*) son campos que obligatoriamente se deben diligenciar.

Después de continuar es posible visualizar el documento, si es necesario realizar cambios en la información se da clic en el botón editar, de lo contrario dar clic en confirmar. Con este último botón se termina el documento y se envía al destinatario.

SEGUNDA : Hacer una comunicación como respuesta de otra, es decir, que la respuesta DEBE quedar vinculada al documento original. Paso 1 de 3: Hacer clic en el ícono Pendientes. Este paso permite ver los documentos y elegir el documento que requiere respuesta.

Paso 2 de 3: Hacer clic en el documento que desea responder

Paso 3 de 3: Hacer clic en el icono Dar respuesta al documento, y elegir la plantilla que desea realizar.

GENERALIDADES DE LA CREACIÓN DE COMUNICACIONES

1. COMUNICACIÓN INTERNA a. Serie Documental: Debe elegir el tipo documental que va a realizar, de acuerdo a las series y subseries asignadas a su dependencia.

b. Debe diligenciar la información del PARA, buscando la persona de destino del comunicado. c. Si es necesario enviar copia del documento, se de debe diligenciar el campo CON COPIA A.

d. Escribir el asunto del documento. Este debe ir de acuerdo a la serie documental seleccionada. e. Escribir el contenido del documento. Teniendo en cuenta la ortografía, la redacción y tratando un solo asunto por comunicado. Además de lo anterior guardar las debidas proporciones entre párrafos para mejor presentación del documento.

f. Transcriptor: el sistema lo toma por defecto según el usuario que ingresa al sistema.

g. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador. Escribirlos h. Anexos físicos: Describir los anexos físicos que se remiten i. Desea Digitalizar: Por defecto se tiene que NO. j. Mostrar Firmas Digitalizadas: Si se elige SI el sistema pondrá su firma digitalizada, si elige NO se le dejará el espacio para que lo imprima y escriba su firma manualmente.

k. Mostrar encabezado: Por defecto debe estar en NO l. Asignar responsables: Si se elige UNO el sistema asumirá que USTED hará y FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el visto bueno al documento.

m. Firma: Si elige SI el sistema entenderá que USTED FIRMARÁ el documento, si elige NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será necesaria su firma sobre el documento. n. Guardar como plantilla: . Si se elige SI el sistema guardará el texto del contenido para que pueda ser reutilizado, si elige NO no se guardara.

o. Responsable de aprobación del documentos: Después de dar continuar el sistema lo lleva a ventana, para seleccionar el funcionario responsable de aprobar el documento. Si se requiere la aprobación de otra persona, se debe dar clic en el botón de AGREGAR OTRO RESPONSABLE, de lo contrario CONTINUAR p. Solicitud de firma: Seleccionar la opción requerida. - Requiere firma: La firma electrónica se muestra en el documento . - Requiere revisado del funcionario: Se incluye en la parte inferior el nombre del funcionario que reviso el documento. - Responsable sin firma ni revisado: El funcionario debe aprobar el documento para el tramite del mismo, pero no aparece su firma ni el revisado del documento.

q. Usted podrá ver el borrador del documento.

En la parte inferior de este borrador el sistema le permitirá:

Editar: por si decide cambiar algo. Confirmar: cuando ya está listo para obtener el radicado y enviarlo al destinatario.

r. Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para firma o el visto bueno al documento

2. NOTA INTERNA a. Para: Debe diligenciar la información del Destino eligiendo al funcionario que desea enviarle la nota.

b. Asunto: Debe elegir el tipo de Asunto que desea notificar. c. Observaciones: Escribir las observaciones o particularidades de la nota. d. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador

e. Desea digitalizar: Por defecto se tiene que NO f. Guardar como plantilla: Si elige SI el sistema guardará el texto del contenido para que pueda ser reutilizado (en el recuadro asignar el nombre), si elige NO, no se guardara. g. Asignar responsable: Si elige UNO el sistema entenderá que USTED hará y FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el visto bueno a ese documento. h. Firma: Si elige SI el sistema entenderá que USTED FIRMARÁ el documento, si elige NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será necesaria su firma sobre el documento. i. Continuar: Finalmente debe hacer clic en Continuar para guardar la información y así ver el Borrador del documento.

j. Usted podrá ver el borrador del documento. En la parte inferior de este borrador el sistema le permitirá: Editar: por si decide cambiar algo. Confirmar: cuando ya está listo para obtener el radicado y enviarlo al destinatario. Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para firma o el visto bueno al documento

3. COMUNICACIÓN EXTERNA

a. Dependencia del creador del documento: remitente.

Elegir la dependencia

b. Serie Documental: Debe elegir el tipo documental que va a realizar, de acuerdo a las series y subseries asignadas a su dependencia.

c. Destino: Debe diligenciar la información completa del DESTINO y hacer clic en “Seleccionar”.

El sistema adiciona el destinatario elegido en el listado de seleccionados

d. Con copia a: Si es necesario enviar copia del documento a un funcionario de la misma entidad, se de debe diligenciar el campo CON COPIA A, realizando el procedimiento anterior.

e. Asunto: Este debe ir de acuerdo a la serie documental seleccionada.

f. Escribir el contenido del documento. Teniendo en cuenta la ortografía, la redacción y tratando un solo asunto por comunicado. Además de lo anterior guardar las debidas proporciones entre párrafos para mejor presentación del documento. Si el contenido ya lo ha escrito antes y lo tiene guardado como plantilla, podrá hacer clic en la P del menú y recuperar el texto.

Si el contenido lo tiene escrito en otro procesador se puede copiar y pegar. Antes de pegar (Ctrl V) dar clic en el icono (pegar como texto plano).

g. Con copia Interna A: Se puede elegir un destino interno para envío de copias, buscando el funcionario requerido.

h . Visible la copia interna: Se selecciona de acuerdo a la necesidad.

i. Transcriptor: el sistema lo toma por defecto según el usuario que elabora la comunicación. j. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador k. Anexos Físicos: Describir los anexos físicos que se remiten. l. Crear radicado diferente para cada destino: Por defecto debe estar en si. Solo se da un mismo radicado para textos informativos. m. Desea digitalizar: Por defecto se tiene que NO

n. Mostrar firmas digitalizadas: Si se elige SI el sistema pondrá su firma digitalizada, si elige NO se le dejará el espacio para que lo imprima y escriba su firma manualmente. o. Mostrar encabezado: Por defecto debe estar en NO p. Guardar como plantilla: Si se elige SI el sistema guardará el texto del contenido para que pueda ser reutilizado.

q. Asignar responsable: Si se elige UNO el sistema asumirá que USTED hará y FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el visto bueno al documento. r. Firma: Si elige SI el sistema asume que USTED FIRMARÁ el documento, si elige NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será necesaria su firma sobre el documento.

s. Responsable de aprobación del documentos: Después de dar continuar el sistema lo lleva a la ventana, para seleccionar el funcionario responsable de aprobar el documento. Si se requiere la aprobación de otra persona, se debe dar clic en el botón de AGREGAR OTRO RESPONSABLE, de lo contrario CONTINUAR. t. Solicitud de firma: Seleccionar la opción requerida. - Requiere firma: La firma electrónica se muestra en el documento - Requiere revisado del funcionario: Se incluye en la parte inferior el nombre del funcionario que reviso el documento. - Responsable sin firma ni revisado: El funcionario debe aprobar el documento para el tramite del mismo, pero no aparece su firma ni el revisado del documento.

u. Usted podrá ver el borrador del documento, y seleccionar uno de los destino

ingresados. En la parte inferior de este borrador el sistema le permitirá: Editar: por si decide cambiar algo. Confirmar: cuando ya está listo para enviar el documento a los responsables de aprobar el documento

Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para firma o el visto bueno al documento

Cuando el documento llega al responsable de aprobar el documento, este podrá Editar, Devolver o confirmar el documento (este último permite enviar el documento al destinatario final y generar el numero del radicado

Manual de usuario final

Cualquier inquietud comunicarla al Centro de Administración de documentos o a la Unidad de Sistemas de Información. Ext. 1110 – 1211

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