MANUAL DE USUARIO APLICATIVO CRM

OFICINA DE MERCADEO INSTITUCIONAL USUARIO: DIRECTOR DE PROGRAMA

Para ingresar a la aplicación debe diligenciar los campos Usuario y Clave, luego haga clic sobre el botón Ingresar. Si las credenciales de acceso no son válidas, el sistema le mostrara el siguiente mensaje: “Por Favor Verifique Los Datos, Las Credenciales No Son Válidas”.

Si ha olvidado su Clave de acceso, haga clic sobre el link ¿Olvidó su Clave? Haga Clic Aquí, se muestra el formulario RECUPERE sus Credenciales de Acceso donde debe digitar el campo Usuario, a continuación debe hacer clic sobre el botón Generar.

Revise la bandeja de entrada de su correo, el sistema le envía un mensaje con sus datos para que pueda iniciar sesión en la aplicación.

LINK CONSULTAR Una vez ingrese a la plataforma puede consultar solo los aspirantes que han sido registrados y que estén asociados al programa académico que usted dirige, los datos se muestran en una tabla que contiene las columnas Foto, Nombre, Email, Agenda, Activo, Seguimiento, Mas Información como se ve en la imagen.

Para BUSCAR información se cuenta con los siguientes filtros:  

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Periodo: Es el periodo en el cual el aspirante fue registrado a través de la plataforma. Agenda/Evento: Un aspirante puede o no estar asociado a una AGENDA (creado por una persona de la oficina de mercadeo; Por ejemplo: Visita Colegio La Presentación) o un EVENTO (creado por un director de programa; Por ejemplo: Seminario Internac. De Psicotraumatologia). Buscar Aspirante: Se debe digitar el Nombre del Aspirante.

Para MAS INFORMACION haga clic sobre el icono que corresponda al registro que se desea visualizar, se carga el formulario con los datos correspondientes y de solo lectura. El formulario cuenta con las secciones: 

DATOS GENERALES solicita los datos Apellidos, Nombres, Correo Electrónico, Celular, si se tiene a la mano una foto del aspirante también se puede adjuntar.

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DATOS DOMICILIO solicita los datos Departamento, Ciudad, Dirección, Barrio, Teléfono Fijo, Número de Hermanos y Grados Hermanos.

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DATOS INSTITUCION solicita los datos Ciudad, Institución

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DATOS PROGRAMA UNIVERSITARIO donde se solicitan los datos Periodo, Sede, Programa, Otro Programa (este campo en caso de que en el listado de Programa no encuentra la carrera que desea estudiar el aspirante o si tiene otro programa académico el cual esté interesado en estudiar) y se le pregunta si Desea adelantar un curso de Orientación Vocacional.

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DATOS MEDIOS solicita los datos Porque medio se enteró de la UDES?, Otro Medio (este campo en caso de que en el listado de Medios no encuentre el correspondiente), Que emisoras escucha con frecuencia?, En que horario?, Que canales regionales ve?, En que horario?, Lee Vanguardia Liberal?, Días en que lee vanguardia?, Lee Univerciudad?, Lee Q'hubo?, Otros (este campo en caso de que lea otro periódico diferente a los mencionados anteriormente).

LINK SEGUIMIENTO Al hacer clic sobre la siguiente opción del menú Seguimiento, los aspirantes que hayan sido registrados se mostraran en una tabla como se ve en la imagen. Los datos se muestran en una tabla que contiene las columnas Foto, Nombre, Ultimo Estado Seguimiento, Ultimo Tipo Seguimiento, Fecha Ultimo Contacto, Fecha Próximo Contacto, Seguimiento y Reporte como se ve en la imagen.

Para BUSCAR información se cuenta con los siguientes filtros:  

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Periodo: Es el periodo en el cual el aspirante fue registrado a través de la plataforma. Agenda/Evento: Un aspirante puede o no estar asociado a una AGENDA (creado por una persona de la oficina de mercadeo; Por ejemplo: Visita Colegio La Presentación) o un EVENTO (creado por un director de programa; Por ejemplo: Seminario Internac. De Psicotraumatologia). Estado Seguimiento: estado asignado al último seguimiento del estudiante Visualizar Registros: el usuario puede seleccionar los registros activos o inactivo Programa: Programa que está asociado al estudiante Buscar Aspirante: Se debe digitar el Nombre del Aspirante.

Para REGISTRAR UN SEGUIMIENTO AL ASPIRANTE haga clic sobre el icono que corresponda al registro y que está en la columna Seguimientos de la tabla, se carga el siguiente formulario que con tiene las secciones: 

DATOS GENERALES DEL ASPIRANTE muestra los datos Nombre Completo, Correo Electrónico, Celular, Teléfono Fijo y Dirección, si se cargó la foto del aspirante se muestra también. Desde aquí la persona que está realizando el

seguimiento puede enviarle un correo al aspirante haciendo clic en el link Enviar Correo y también puede actualizar la información del aspirante, para esto modificar la información en las casillas y hacer clic sobre el botón Actualizar.

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DATOS DEL PROGRAMA muestra los datos Sede, Programa y Otro Programa (este campo en caso de que en el listado de Programa no encuentra la carrera que desea estudiar el aspirante o si tiene otro programa académico el cual esté interesado en estudiar).

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INFORMACION DEL PROGRAMA muestra los datos Categoría, Estado, Valor Inscripción, Fecha Inicio Inscripciones, Fecha Finalización Inscripciones, Fecha Limite de Pago de la Inscripción, Valor de la Matricula.

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HISTORIAL DE SEGUIMEINTOS muestra los diferentes seguimientos realizados al aspirante en una tabla con los encabezados Fecha, Hora, Observaciones, Próximo Contacto y Ver.

Para REGISTRAR UNA SEGUIMIENTO haga clic sobre el botón Nuevo, a continuación se muestra la sección CREAR SEGUIMIENTO que contiene los campos que deben ser diligenciados por el usuario. Los campos del formulario que tiene el icono son campos obligatorios (siempre deben ser diligenciados).

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Fecha (en que se realizó el seguimiento). Hora (en que se realizó el seguimiento). Observaciones (que hayan surgido durante el seguimiento). Fecha Próximo Contacto (cuando el aspirante solicite dicho contacto). Hora Próximo Contacto (cuando el aspirante solicite dicho contacto). Observaciones Próximo Contacto (aquellas que están pendiente por resolver). Tipo Seguimiento y Estado Seguimiento.

El sistema realiza la validación para que la Fecha y Hora del Próximo Contacto sean mayores a la Fecha y Hora del Contacto. Para el Aspirante siempre se muestra el último Estado Seguimiento esto con el fin de que en todo momento se conozca la etapa del aspirante por todos los usuarios involucrados con él. NOTA: Si se ingresó información para una Fecha y Hora de un Próximo Seguimiento el sistema creara una cita para el usuario que actualmente está realizando la tarea, (se puede visualizar en la siguiente opción del menú: Agenda). Después de diligenciar los campos para guardar la información y crear el seguimiento debe hacer clic sobre el botón Agregar, para anular la operación debe hacer clic sobre el botón Cancelar. Si la operación se realiza correctamente se muestra el siguiente mensaje.

El registro creado se muestra en la tabla que está ubicada en la sección HISTORIAL DE SEGUIMIENTOS, como se puede ver en la siguiente imagen.

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Importante recordar que los seguimientos no se pueden modificar ni eliminar, esto con el fin de tener un control real de los mismos y de los usuarios que tienen asignada dicha tarea.

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El historial puede ser visualizado por todos los usuarios que tengan acceso a la plataforma de CRM.

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Si se desea generar un reporte con el Historial de Seguimiento de un Aspirante en particular, haga clic sobre el icono que está en la columna Reporte de la tabla y que corresponda al registro.

En una ventana nueva se carga el reporte, el cual contiene Nombre del Aspirante, Nombre del Programa que está interesado en estudiar y Otro Programa (en caso de que en el listado de Programa no encuentra la carrera que desea estudiar el aspirante o si tiene otro programa académico el cual esté interesado en estudiar), seguido del Historial de Seguimiento que contiene Fecha, Hora y Observaciones del Contacto y Próximo Contacto, este reporte se puede exportar a formatos PDF, Excel o Word.

LINK EVENTOS Al hacer clic sobre la siguiente opción del menú Eventos, se muestran los diferentes eventos que ha registrado el director del programa en una tabla que contiene las columnas Nombre, Fecha Hora Inicio, Fecha Hora Fin, Estado y Ver Detalle.

Para VER EL DETALLE UN EVENTO haga clic sobre el icono columna Ver Detalle de la tabla.

que está ubicado en la

Como se puede visualizar en la siguiente imagen se muestra la información relacionada con el evento.

Si el director de programa requiere asociar los estudiantes al evento (por ejemplo: se programa un seminario y se asocian los estudiantes de 7 semestre para que mercadeo o el mismo director de programa realice un seguimiento y así evaluar quienes están interesados en asistir al seminario), entonces debe hacer clic sobre Seleccionar Archivo y buscar el archivo con extensión .xls, como se muestra en la siguiente imagen.

Una vez seleccionado el archivo, haga clic sobre el botón Cargar, si la operación fue correcta se muestra el mensaje “Aspirantes Registrados Exitosamente”.

RECUERDE: que los datos del archivo se validan y solo le permitirá cargar si corresponden a su sede y programa.

Para REGISTRAR UN EVENTO haga clic sobre el botón Nuevo Evento. Recuerde que inicialmente se visualizan los del día actual, pero puede visualizarlos por Semana y Mes, para esto debe hacer clic sobre una de las opciones de Menú que se encuentran en la parte superior del control de eventos.

Para crear el Evento, seleccione una Fecha, haga doble clic sobre la Hora, seguidamente haga clic sobre el link Nuevo Evento, como se muestra en la siguiente imagen.

Se despliega la siguiente ventana modal, donde se solicitan los datos: Nombre, Inicia, Finaliza Recordar (esto es con cuanta anticipación el programa le debe mostrar un mensaje de alerta sobre la cita que va a crear), Lugar, Contacto, Teléfono, Email, Estado, Tipo, Usuarios (aquellos que están asociados a la cita), y Observaciones. NOTA: Debe diligenciar el campo Nombre y asociar MINIMO un usuario para que el evento sea creado exitosamente.

Después de diligenciar los campos para guardar la información y crear el Evento haga clic sobre el botón Guardar, para anular la operación haga clic sobre el botón Cancelar. El nuevo Evento se visualizara en el control de calendario, como se muestra en la siguiente imagen.

Para EDITAR UN EVENTO haga clic doble clic sobre El y seguidamente haga clic en el link Editar Evento, como se muestra en las imágenes siguientes.

Paso 1

Paso 2 Después de diligenciar los campos para guardar la información y debe dar clic sobre el botón Guardar, para anular la operación haga clic sobre el botón Cancelar. Para ELIMINAR UN EVENTO se debe situar sobre el Evento y apare el icono , haga doble clic sobre este y aparece un mensaje de confirmación como se muestra en las imágenes siguientes. Paso 1

Paso 2

Para eliminar este Evento debe hacer clic sobre botón Aceptar, para anular la operación haga clic sobre el botón Cancelar.

LINK INFORMES Al hacer clic sobre la siguiente opción del menú Informes, se muestra en una tabla los diferentes informes que puede generar el usuario. Para visualizar el informe, seleccione el periodo y haga clic sobre el icono que está en la columna Imprimir de la tabla.

En una ventana nueva se carga el reporte que el usuario selecciono, este reporte se puede exportar a formatos PDF, Excel o Word.

LINK CAMBIAR CLAVE Al hacer clic sobre la siguiente opción del menú Cambiar Clave, se muestra el siguiente formulario en el cual debe ingresar la información solicitada para cambiar la clave (Clave Anterior y Clave Nueva), después haga clic en el botón Cambiar.

Si la operación se realizó de forma correcta se muestra el siguiente mensaje “Clave Cambiada Exitosamente” de lo contrario el mensaje que se muestra es “No se ha podido cambiar la clave, comuníquese con el administrador del sistema”.