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Con fundamentó a lo dispuesto por el artículo 17 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17, fracción III del Reglamento Interior de este Organo Administrativo Desconcentrado, he tenido a bien expedir el:
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LIC. CARLOS ROJAS VERTIZ MALDONADO ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA DIRECCION EN JEFE
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INDICE
I.
CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL SECTOR AGRARIO, MISION, VISION Y POLITICA
4
II.
PRESENTACION.
6
III.
INTRODUCCION
8
IV.
MARCO LEGAL.
10
V.
OBJETIVO GENERAL.
15
VI.
OBJETIVO DEL ALMACEN
17
VII.
LINEAMIENTOS
19
VIII.
NORMAS INTERNAS
22
IX.
POLITICAS
25
X.
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS.
28
1.- RECEPCION DE BIENES.
29
2- ENTREGA DE BIENES.
39
3- LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN.
49
XI.
FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES.
62
a) ENTRADA DEL ALMACEN (COMPRA, DONACION O DEVOLUCION).
63
b) SALIDA DEL ALMACEN (MENSUAL, EXTEMPORANEA, DONACION, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES Y DESTRUCCION DE BIENES).
65
c) LISTADO INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN GENERAL.
67
d) LIBRETA DE COMPRAS Y SALIDAS RAPIDAS.
69
e) BITACORAS DE ENTRADA.
71
f)
73
BITACORAS DE SALIDA.
g) NECESIDAD DE COMPRA.
75
h) ORDEN DE ABASTECIMIENTO.
77
i)
79
XII.
MARBETES (INVENTARIO FISICO). GLOSARIO DE TERMINOS.
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Código de Conducta de los Servidores Públicos del Sector Agrario. Los Servidores Públicos del Registro Agrario Nacional, han asumido una posición Etica, para abatir, prevenir y erradicar los niveles de corrupción, ante el entorno que los rodea, reafirmando la convicción de servicio a la comunidad agraria, logrando con esto presentar una nueva imagen de lo que es la Administración Pública Federal, para recuperar la confianza y credibilidad del ciudadano, inspirados en la Misión, Visión y Política de éste Órgano Desconcentrado:
Misión Llevar el control de la tenencia de la tierra y de los derechos constituidos respecto a la propiedad rústica y de las figuras asociativas, a través de la función registral y de su publicidad; resguardo documental, asistencia técnica y catastral, para garantizar la seguridad jurídica y el carácter público de la información, en beneficio de los sujetos de derecho agrario y demás solicitantes de los servicios
Visión Ser una institución altamente confiable y eficiente en el otorgamiento de la certeza jurídica a los sujetos de derecho agrario, que apoye los procesos económicos y organizativos en el medio rural.
Política Los servicios regístrales de asistencia técnica, catastrales, resguardo documental y de publicidad, a cargo del Registro Agrario Nacional, se proporcionan de conformidad a la normatividad aplicable, de manera eficaz, oportuna, expedita, transparente y por personal competente y comprometido.
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II.- PRESENTACION
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PRESENTACION
En cumplimiento a lo establecido por los artículos 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 18 Fracción VI del Reglamento Interno del Registro Agrario Nacional, Tercero de los Lineamientos Generales para la administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Dirección General de Finanzas y Administración elaboró el Manual de Procedimientos para la Operación y funcionamiento del Almacén General y las 32 Sedes Delegacionales. El propósito fundamental de este manual es ser guía para el desarrollo de las actividades relacionadas con la Recepción, Manejo, Guarda y Custodia de los bienes de este Órgano Desconcentrado, para cumplir con la misión de atender los requerimientos de las Unidades Administrativas del Registro Agrario Nacional, tanto en Oficinas Centrales como en las Delegaciones Estatales, con referencia a sus recursos materiales y la vigilancia del cumplimiento de las medidas de racionalización, austeridad, transparencia y alcanzar la excelencia del trabajo realizado, tomándose en consideración acciones de mejora administrativa.
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III.-INTRODUCCION
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INTRODUCCION
La Subdirección de Recursos Materiales tiene a su cargo el control, supervisión y operación del Almacén General y las 32 Sedes Delegacionales del Registro Agrario Nacional, cuidando que la recepción de suministro de los bienes de consumo e instrumentales, se ajusten a las normas vigentes, y que se dé el abastecimiento en las mejores condiciones, con oportunidad y eficiencia, estableciendo un adecuado control para conservar los mínimos establecidos, para reabastecer en forma programada, (Oficinas Centrales y las Delegaciones Estatales), sin descuidar las existencias.
En todos los casos, el Almacén verifica que los bienes adquiridos, cumplan con las especificaciones físicas y documentales solicitadas (supervisadas por la Subdirección de Recursos Materiales).
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IV. MARCO LEGAL
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MARCO LEGAL
CONSTITUCIÓN
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
LEYES
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley de Amparo Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del Artículo 123 Constitucional. Ley Federal del Trabajo Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Derechos Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley de Planeación Ley del Servicio de Tesorería de la Federación Ley del Diario Oficial de la Federación y Gacetas Gubernamentales Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección al Medio Ambiente Ley Agraria Ley Federal de Procedimiento Administrativo Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro Ley de Ingresos de la Federación correspondiente a cada Ejercicio Fiscal. Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Fiscalización Superior de la Federación Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios
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CODIGOS
Código Civil Federal. Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. Código Federal de Procedimientos Penales. Código Federal de Procedimientos Civiles. Código Fiscal de la Federación
REGLAMENTOS
Reglamento de Escalafón de los Trabajadores de la Secretaría de la Reforma Agraria Reglamento del Código Fiscal de la Federación Reglamento del Registro Público de la Propiedad del Distrito Federal Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional Reglamento Tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles propiedad Federal ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para la administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. Reglamento del Registro Público de la Propiedad Federal Reglamento de La Ley de Obras Públicas y Servicios, relacionados con los mismos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público
DECRETOS
Decreto por el que se crea la Medalla Benemérito de la Reforma Agraria. Decreto por el que se establece el Calendario Oficial. Decreto para la coordinación de los Sistemas de Ahorro para el Retiro Decreto que establece las bases para el pago de aguinaldo o gratificación de fin de año, correspondientes a cada ejercicio fiscal. Presupuesto de Egresos de la Federación correspondiente a cada ejercicio fiscal
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ACUERDOS
Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Federal, se agruparán por Sectores a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal, se realicen a través de las Secretarías de Estado o Departamentos Administrativos. Acuerdo por el que se fijan los criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades, en lo referente a familiares de los Servidores Públicos. Acuerdo por el que los titulares de las dependencias, coordinadoras del Sector y de las propias entidades de la Administración Pública Federal, se abstendrán de proponer empleo, cargo o comisión en el Servicio Público o designar en su caso, a representantes de elección popular. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la enajenación onerosa de inmuebles de propiedad federal que no sean útiles para la presentación de servicios públicos. Acuerdo que establece los lineamientos generales para la aplicación del Programa de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal. Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.
CIRCULARES Y OFICIOS
Oficio-Circular a los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en el que se establece la política en materia de arrendamiento inmobiliario. Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
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Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (dirigidos a los Oficiales Mayores de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal). Oficio-Circular número 001 de la Oficialía Mayor de la Secretaría de la Reforma Agraria, mediante la cual da a conocer los lineamientos y normas que regulan el ejercicio de las asignaciones autorizadas. Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión conforme a los cuales las Representaciones, Delegaciones, y oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo.
DOCUMENTOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS
Instructivo que establece reglas para la compatibilidad de empleos. Lineamientos relativos a la integración del reglamento tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para su administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria. Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada. Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional.
OTRAS DISPOSICIONES
Aviso mediante el cual se da a conocer a los interesados que la documentación original para el control de la tenencia de la tierra ejidal y comunal que obraba en la Secretaría de la Reforma Agraria podrá ser consultada en el Registro Agrario Nacional. Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de la Reforma Agraria. Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012. Programa Sectorial Agrario 2007-2012.
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V. OBJETIVO GENERAL
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OBJETIVO GENERAL
El presente Manual se constituye como una herramienta de consulta y guía a través del señalamiento de una serie de procedimientos y lineamientos que se deben de seguir para una mejor utilización de los recursos materiales, que permitan disponer de manera eficaz y oportuna lo necesario al Registro Agrario Nacional, para el desarrollo de sus funciones, todo ello bajo un marco de planeación, organización, dirección y control, para ello se define los criterios que permiten el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes, así como el control y resguardo adecuado de estos.
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VI.-OBJETIVO DEL ALMACEN
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OBJETIVO DEL ALMACEN
Abastecer los bienes a las diversas áreas del Registro Agrario Nacional, para la realización de actividades sustantivas y de apoyo de manera Controlada, Organizada y Sistematizada, optimizando el manejo de los máximos y mínimos con la finalidad de que la distribución de los bienes consumibles e instrumentales se proporcionen con oportunidad y eficiencia, en Oficinas Centrales y las Delegaciones Estatales.
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VII.-LINEAMIENTOS
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LINEAMIENTOS
Los presentes lineamientos tienen como objeto establecer disposiciones que deberán observar las Unidades Administrativas del Registro Agrario Nacional para la optimización de la administración y operación del almacén, al tenor de lo siguiente: Primera.- Los procedimientos para el manejo del Almacén General y las 32 Sedes Delegacionales del Registro Agrario Nacional, se ajustarán a lo establecido en los “Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal” (“Los Lineamientos”), publicados en el Diario Oficial de la Federación el 11 de Noviembre del 2004, así como, en lo que corresponda, a lo establecido en las “Normas Generales para el Registro”, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada” (“las Normas”), Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de Diciembre de 2004. Segunda.- La administración del Almacén General y las 32 Delegaciones Estatales del Registro Agrario Nacional, cuidará del establecimiento de: I. a)
Indicadores relativos a: La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento tanto en Oficinas Centrales como en Delegaciones Estatales y determinar acciones correctivas: 1.- Almacenar el material de lento y nulo movimiento en anaqueles específicos. 2.- Consultar a las delegaciones para ver si esos bienes les son útiles. 3.- Incorporar al “programa anual de disposición final de los bienes muebles”, aquellos bienes que no sean requerido por otras unidades administrativas, en los términos de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
b)
Confiabilidad de los inventarios, en Almacén General y Delegaciones Estatales.
c)
Determinación óptima de existencias por producto.
d)
Tiempos de reposición de inventarios. (requerimientos programados en forma mensual)
e)
Confiabilidad en el registro de movimientos tanto en Almacén General como Delegaciones a través de un sistema.
f)
Controles para las compras directas a través del fondo revolvente y todos los bienes no catalogados, cuidando que estos se registren en la libreta de entradas y salidas rápidas.
g)
Registros para todos los bienes muebles y artículos relacionados, tomando en cuenta sus características y necesidades de control.
h)
Registros de control de bienes instrumentales en conjunto con el área de Inventarios y Seguros.
i)
El alta en inventario de los bienes instrumentales, a valor de adquisición.
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j)
Los mecanismos de controles necesarios para la adecuada administración de los bienes muebles, así como para su registro, guarda, custodia y entrega de los mismos en el Almacén y los medios necesarios para realizar su verificación física que deberá llevar el Área de Inventarios y Seguros.
k)
Mecanismos que tiendan a la simplificación administrativa y racionalización de las estructuras, que permitan la optimización de los recursos para llevar a cabo sus operaciones.
Tercera.- El control de las existencias de los almacenes en el Registro Agrario Nacional, se llevará mediante el Sistema de Almacén que permite la consulta en tiempo real de las entradas y salidas así como las existencias. Cuarta- De acuerdo con lo establecido en los Lineamientos: a) Se evitará la creación de Bodegas o el almacenamiento de Bienes Muebles en lugares diferentes al Almacén. b) Se evitará acumulamientos de bienes muebles No Útiles o los desechos de éstos para lo cual se procederá a su inmediata desincorporación. c) Se utilizarán mensuales)
contratos
abiertos
para
entregas
programadas
(requerimientos
d) Se reducirán las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes. Quinta.- Conforme a las definiciones contenidas en la norma segunda de las Normas, para efecto del registro de los bienes en inventarios estos se clasifican en “Instrumentales y de Consumo”. Respecto a los bienes de consumo se llevará un registro global. Sexta.- La afectación de los bienes deberá determinarse atendiendo a las necesidades reales para la prestación del servicio de que se trate, atendiendo lo establecido en el Capitulo III de las Normas. Séptima.- Los bienes se utilizarán exclusivamente para el servicio solicitado. Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, deberá levantarse acta administrativa haciendo constar los hechos, así como cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en la Legislación aplicable en cada caso, procediendo a la baja.
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VIII.-NORMAS INTERNAS
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NORMAS INTERNAS • Las diversas áreas deberán solicitar al Almacén, bienes consumibles e instrumentales por medio de Memorándum con la firma del personal de estructura autorizado, es decir de Director General hasta el nivel de Subdirector y el Secretario Particular del Director en Jefe. • Con respecto a las Delegaciones la firma deberá ser la del Delegado, del Subdelegados o en su defecto de los P.E.S. E. de área. • Se contará con un Catálogo de Firmas actualizado. Para este efecto, las diferentes unidades administrativas, enviaran a la Subdirección de Recursos Materiales por lo menos semestralmente, las modificaciones a su registro de firmas o la confirmación de las mismas. • Las áreas que integran el Registro Agrario Nacional, presentarán cada mes su solicitud de suministro de bienes de consumo o en su caso bienes instrumentales. Se realizará la petición dentro de los primeros 6 días hábiles del mes; las solicitudes que se realicen fuera de los días mencionados serán extemporáneas. En estos casos se surtirán únicamente los artículos más necesarios (10 partidas como máximo), y sólo se podrá realizar una solicitud extemporánea por mes. • Las solicitudes extemporáneas sólo se admitirán con carácter de urgente se recibirán a partir del día 15 de cada mes y deben ser autorizadas por el Director de Recursos Humanos y Materiales o el Subdirector de Recursos Materiales y en caso de las delegaciones por el Subdelegado Administrativo. • El almacén realizará la recepción de los bienes no catalogados, de acuerdo al procedimiento de entradas de almacén. Esta situación dará origen a llamarlas compras y salidas rápidas y estos bienes se entregarán de manera inmediata a las áreas solicitantes. La entrada y salida de estos bienes se registran en la libreta de compras y salidas rápidas del sistema de almacén, (no se elaborará el formato de entrada de almacén). La firma de la persona que reciba el bien, deberá ser de el área respectivas y de estructura o de base. • Las áreas que integran el Registro Agrario Nacional, al efectuar la solicitud de los bienes de consumo o instrumentales al Almacén, deberán apegarse a las disposiciones de disciplina, austeridad y racionalidad, solicitando lo estrictamente necesario para cubrir sus necesidades, para no caer en excesos y desperdicios, y evitar devoluciones al Almacén de material caducado que conlleve a gastos innecesarios y compras en demasía. • El surtimiento al Almacén General, se realizará a través de un requerimiento hecho por el propio Almacén al Departamento de Adquisiciones y Licitaciones, por medio del formato llamado Necesidad de Compra (Anexo G); este formato lo manejará exclusivamente el Almacén. Este requerimiento se hará una vez al año, incluyendo las claves CABM. • La descripción y claves de los artículos se harán tomando como base el Catálogo de Bienes Muebles CABM emitido por la Secretaría de la Función Pública y se deberá complementar con números designados por el Almacén General. Cuando se quiera incorporar algún bien al catalogo de bienes se notificara al Almacén General para que éste sea el que designe la clave que corresponda, a fin de tener un criterio unificado con respecto a las claves CABM. • Los envíos a las delegaciones de materiales de cualquier tipo, (bienes consumibles, bienes inventaríales e informáticos) se manejarán como traspasos
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• El personal de base o estructura que reciba el bien o bienes consumibles e instrumentales deberá estar adscrito al área solicitante.
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IX.-POLITICAS
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POLITICAS • La Subdirección de Recursos Materiales, entregará al Almacén General el programa anual de Adquisiciones, para su conocimiento. • El Departamento de Adquisiciones y Licitaciones deberá enviar al Almacén General, copia de los pedidos, requisiciones u ordenes de abastecimiento que se generen, derivados de los contratos respectivos, a paso y medida de su formalización. • La devolución de bienes se realizará en el Almacén, por parte de las Unidades Administrativas, y se dará únicamente en los casos en que estos no estén obsoletos o caducados. • La recepción de los bienes se realizará en el Almacén General del RAN o bien en las instalaciones destinadas por las Delegaciones estatales para este efecto. Solamente los materiales o equipos de difícil movilización u otros que por sus características o necesidades del servicio así lo requieran, como una excepción podrán recibirse directamente en el lugar de utilización. Para su recepción, el responsable del Almacén que corresponda, deberá trasladarse al sitio de recepción. • Para la recepción de bienes, el Almacén deberá tener conocimiento previo de los bienes que serán recibidos, a través de Requisiciones de Compras, Pedidos u Ordenes de Abastecimiento Correspondientes. • El Almacén deberá recibir las ordenes de compra, con un mínimo de 24 hrs. de anticipación a la recepción de los bienes solicitados. • El Almacén deberá verificar antes de dar entrada a los bienes adquiridos, que estos correspondan a las características específicas y cantidades establecidas en el pedido, orden de abastecimiento o requisición de compra, con la factura o remisión del proveedor. • Con respecto a bienes inventariables se deberá notificar al Departamento de Inventarios y Seguros, o a la Dirección de Informática, según proceda, del ingreso de los bienes instrumentales, con el fin de que se les asigne el número de inventario correspondiente, para que al momento de su salida se cuente con la información para poder notificar el destino de los mismos. • La Dirección de Informática será responsable de asignar número de inventario, etiquetar los bienes y elaborar resguardo correspondiente, cuando se trate de equipo informático ó de telecomunicaciones. Con respecto a los demás bienes instrumentales, dicha responsabilidad será atribuida a la Subdirección de Recursos Materiales o al Subdelegado Administrativo, en su área de Inventarios. • Cuando un bien no se encuentre en el catálogo de bienes del Almacén y se quiera que éste se encuentre en dicho catálogo, para que pueda pedirse con frecuencia, el área que necesite dicho bien deberá dar aviso por medio de memorándum sobre las necesidades y la periodicidad del consumo de éste al Almacén, para que sea el encargado de solicitar dicho material por medio de la requisición anual de material e incorporarlo al Catálogo de Bienes con la clave CABM que le corresponda.
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• El Almacén debe llevar un control de existencias que se regirá por un máximo y un mínimo de bienes. Para poder solicitar nuevo requerimiento se deberá tener en cuenta dicha disposición. • Se debe realizar inventario físico general por lo menos una vez al año y un inventario selectivo, cuando menos cada 3 meses. • Para realizar dicho inventario se deberá dar aviso, con 15 días naturales de anticipación a todas las áreas, sobre la suspensión de abastecimiento, por motivo del levantamiento físico. • Se deberá entender por bienes de lento movimiento aquellos, que tengan, un desplazamiento de no más del 25% en el año respecto a las existencias al cierre del ejercicio. • Material de nulo movimiento, es aquel que no tenga níngun desplazamiento durante 12 meses consecutivos. • Al momento del inventario selectivo se deberán revisar los bienes consumibles en cuanto a su caducidad. • Los bienes susceptibles de caducar, se almacenarán en anaqueles apropiados para alcanzar su máxima durabilidad. • Durante el inventario, el Almacén no aceptará requerimientos ni efectuara entregas de material; así mismo, no recibirá material de compra. • Para un mejor control en Almacén, los anaqueles deberán contar con tarjetas control de existencias, y éstas deberán encontrarse ubicadas donde están los bienes.
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X. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS
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1. RECEPCION DE BIENES
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OBJETIVO ESPECIFICO El procedimiento de recepción de bienes por el almacén, tiene como objetivo controlar el ingreso de bienes instrumentales y de consumo, que sean solicitados por las áreas del Registro Agrario Nacional, para llevar a cabo la entrega de los mismos a dichas áreas, optimizando el manejo de los máximos y mínimos con la finalidad de que la distribución de los bienes consumibles e instrumentales se proporcionen con oportunidad y eficiencia, en Oficinas Centrales y las Delegaciones Estatales. 1. POLITICAS GENERALES. La entrada al Almacén General se dará por los siguientes casos: I.- Por compras mediante los diversos procedimientos de adquisiciones, II.- Donación de bienes. En los Pedidos u Órdenes de Compra en que se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarse, la recepción en el almacén se hará a título de depósito y en forma condicional, mientras se produce el ensayo correspondiente o el resultado de las pruebas requeridas. Los bienes de consumo e instrumentales, ingresarán a través de los almacenes, verificando que cumplan con las condiciones del pedido, requisiciones u órdenes de abastecimiento, manteniendo el control que permita identificar al proveedor que los suministró, para que en el supuesto de encontrarse defectos de fabricación, dolo o vicios ocultos, se proceda a la reclamación respectiva ó acción legal correspondiente. Para recibir los materiales, se verificará que sean los indicados en el pedido, contrato, orden de abastecimiento o requisición de compra correspondiente, elaborando el registro de almacén conforme a la factura. El material recibido, se deberá acomodar, clasificar, registrarlo en kardex y en el sistema informático e Informar a las áreas responsables que solicitaron los bienes, para surtir sus peticiones. Una vez recibidas y registradas las adquisiciones, el Almacén General deberá informar al Departamento de Adquisiciones y Licitaciones el incumplimiento de la entrega de los bienes por parte de los proveedores. El horario del almacén para la recepción de bienes es de 09:00 a 14:00 hrs.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN AREA Y/ O PUESTO Recepción del almacén
Proveedor
ACTIV. NUM.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1
Recibe del Departamento de Adquisiciones y Licitaciones, copia de los pedidos y/o contratos con las características de los bienes adquiridos. En el caso de donaciones o transferencias, con copia de oficio de donación o acta circunstanciada.
2
Elabora registro en la Bitácora de entradas y control de fechas de entrada de los materiales por cada proveedor.
3
Entrega el material según pedido ó licitación. ¿Están bien los tiempos?
Recepción del almacén
Área solicitante
4
No - Informa al Departamento de Adquisiciones y Licitaciones por medio de memorándum, cuando existe algún desfase en el tiempo de entrega, para que determine la penalización correspondiente, según contrato y recibe material.
5
Sí - Recibe el material junto con original de pedido y la factura. En caso de bienes con características especiales se le informa al área solicitante para que envíe una persona a verificar que los bienes son los requeridos y otorgue el visto bueno
6
Registra en libreta de compras rápidas y salidas rápidas los bienes que no se encuentren en el catalogo del almacén. (Estos se entregarán directamente al solicitante y firma en factura de recibido sin elaboración de Entrada de Almacén).
7
Revisa el material que surte el proveedor verificando cantidad, calidad y estado en que viene. ¿Se acepta?
Proveedor
8
No - Se le regresa directamente al proveedor el material y el original de factura y pedido, y se le notifica al Área de Adquisiciones vía telefónica que no se acepto los artículos o materiales informando el por qué no se acepto. Termina proceso.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN AREA Y/ O PUESTO Recepción del almacén
ACTIV. NUM. 9
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Si – Elabora formato de entrada de almacén (anexo A) sellando la factura original. Entrega al proveedor originales de factura con sello de recibido, con fecha de recibido, nombre y firma de quien recibió y rubrica del encargado del Almacén y anexo A. Entrega el material que no se encuentran en el catalogo del almacén , sellado y firmando el formato de entrega de bienes
10
Entrega copia de la factura y entrada del almacén a las áreas de Almacenaje (Tarjetas de Control) y Sistema de Cómputo. ¿Son bienes Instrumentales?
Almacenaje (guarda y custodia) (Tarjetas de Control)
11
No - Almacena el material checando nuevamente cantidades y estado en el que se recibe, para acomodo en sus respectivos anaqueles.
Recepción de almacén
12
Registra en el Sistema de Cómputo con los datos siguientes: fecha, núm. de factura, descripción del bien, partida, núm. de unidades, proveedor, costo unitario y total. Termina proceso
Subdirección de Recursos Materiales área de Inventarios ó Dirección de Informática.
Recepción de almacén
13
Si – Notifica al área correspondiente mediante oficio anexando copias de factura, pedido y entrada del almacén indicando que son bienes instrumentales
14
Recibe la documentación y procede a dar número de clasificación mediante las claves del catálogo de bienes CABM y número de inventario.
15
Procede a ir al almacén para etiquetar los bienes instrumentales, con las claves del catálogo de bienes CABM y número de inventario.
16
Registra en el Sistema de Cómputo donde se le asigna el número de la clave del catálogo de bienes CABM y número de inventario, fecha, núm. de factura, descripción del bien, partida, núm. de unidades, proveedor, costo unitario y total.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN AREA Y/ O PUESTO Almacenaje (Tarjetas de Control)
ACTIV. NUM. 17
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Almacena el material y registran las cantidades recibidas en las Tarjetas de Control. Termina proceso
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN RECEPCION DEL ALMACEN
PROVEEDOR
INICIO
1 RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISIONES Y LICITACIONES, COPIA DE LOS PEDIDOS Y/O CONTRATOS CON LAS CARACTERISTICAS DE LOS BIENES ADQUIRIDOS, EN EL CASO DE DONACIONES O TRANSFERENCIAS, CON COPIA DE OFICIO DE DONACION O ACTA CIRCUSTANCIAL
RECIBIR 24 HRS. ANTES COPIAS PEDIDOS CONTRATOS DONACIONES O TRANSFERENCIAS
3
2 ELABORA REGISTRO EN LA BITACORA DE ENTRADAS Y CONTROL DE FECHAS DE ENTREGA DE LOS MATERIALES POR CADA PROVEEDOR.
ENTREGA EL MATERIAL SEGUN PEDIDO O LICITACION.
BITACORA
A
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN RECEPCION DE ALMACEN
AREA SOLICITANTE
A
NO
SI ¿ESTAN BIEN LOS TIEMPOS DE ENTREGA?
4 INFORMA AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, Y LICITACIONES POR MEDIO DE MEMORANDUM CUANDO EXISTE ALGUN DESFASE EN LOS TIEMPOS DE ENTREGA, PARA QUE DETERMINE LA PENALIZACION CORRESPONDIENTE SEGUN CONTRATO Y RECIBE MATERIAL.
5 RECIBE EL MATERIAL JUNTO CON ORIGINAL DE PEDIDO Y LA FACTURA; EN CASO DE BIENES CON CARACTERISTICAS ESPECIALES, SE INFORMA AL AREA SOLICITANTE PARA QUE ENVIE UNA PERSONA A VERIFICAR QUE LOS BIENES SON LOS REQUERIDOS Y OTORGUE EL VISTO BUENO
6
7
REGISTRA EN LIBRETA DE COMPRAS RAPIDAS Y SALIDAS RAPIDAS LOS BIENES QUE NO SE ENCUENTREN EN EL CATALOGO DEL ALMACEN (ESTOS SE ENTREGARAN DIRECTAMENTE AL SOLICITANTE Y FIRMA EN FACTURA DE RECIBIDO SIN ELABORACIÓN DE ENTRADA DE ALMACÉN).
REVISA EL MATERIAL QUE SURTE EL PROVEEDOR VERIFICANDO CANTIDAD, CALIDAD Y ESTADO EN QUE VIENEN.
NO SI ¿SE ACEPTA?
B
C
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN PROVEEDOR
RECEPCION DEL ALMACEN
C B
SE LE REGRESA DIRECTAMENTE AL PROVEEDOR EL MATERIAL Y EL ORIGINAL DE FACTURA Y PEDIDO, Y SE LE NOTIFICA AL AREA DE ADQUISICIONES VÍA TELEFONICA QUE NO SE ACEPTO LOS ARTICULOS O MATERIALES INFORMANDO EL POR QUE NO SE ACEPTO.
8
.
ELABORA FORMATO DE ENTRADA DE ALMACÉN (ANEXO A) SELLANDO LA FACTURA ORIGINAL. ENTREGA AL PROVEEDOR ORIGINALES DE FACTURA CON SELLO DE RECIBIDO, CON FECHA DE RECIBIDO, NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ Y RUBRICA DEL ENCARGADO DEL ALMACÉN Y ANEXO A.
9
ENTREGA EL MATERIAL QUE NO SE ENCUENTRAN EN EL CATALOGO DEL ALMACEN, SELLADO Y FIRMADO EL FORMATO DE ENTREGA DE BIENES FORMATO DE ENTRADA DE ALMACEN (ANEXO A) FACTURA
FIN
10
ENTREGA COPIA DE LA FACTURA Y ENTRADA DEL ALMACEN A LAS AREAS DE ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL) Y SISTEMA DE COMPUTO.
COPIA
D
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN RECEPCION DE ALMACEN
ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL)
D
11
NO
SI ¿SON BIENES INSTRUMENTALES?
12 REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO CON LOS DATOS SIGUIENTES: FECHA, NUM. DE FACTURA, DESCRIPCION DEL BIEN, PARTIDA, NUM. DE UNIDADES, PROVEEDOR, COSTO UNITARIO Y TOTAL.
13 FIN NOTIFICA AL AREA CORRESPONDIENTE MEDIANTE OFICIO ANEXANDO COPIAS DE FACTURA, PEDIDO Y ENTRADA DEL ALMACEN INDICANDO QUE SON BIENES INSTRUMENTALES
E
ALMACENA EL MATERIAL CHECANDO NUEVAMENTE CANTIDADES Y ESTADO EN EL QUE SE RECIBE, PARA ACOMODO EN SUS RESPECTIVOS ANAQUELES.
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA
RECEPCION DE ALMACEN
ALMACENAJE (TARJETAS DE CONTROL)
E
14 RECIBE LA DOCUMENTACION Y PROCEDE A DAR NUMERO DE CLASIFICACION MEDIANTE LAS CLAVES DEL CATALOGO DE BIENES CABM Y NUMERO DE INVENTARIO
15 PROCEDE A IR AL ALMACEN PARA ETIQUETAR LOS BIENES INSTRUMENTALES, CON LAS CLAVES DEL CATALOGO DE BIENES CABM Y NUMERO DE INVENTARIO.
16 SE REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO DONDE SE LE ASIGNA EL NUMERO DE LA CLASIFICACION DE LA CLAVES CABM Y NUMERO DE INVENTARIO, FECHA, NUM. DE FACTURA, DESCRIPCION DEL BIEN, PARTIDA, NUM. DE UNIDADES, PROVEEDOR, COSTO UNITARIO Y TOTAL.
17 SE ALMACENA MATERIAL EN RESPECTIVOS ANAQUELES REGISTRAN CANTIDADES RECIBIDAS EN TARJETAS CONTROL.
FIN
EL SUS Y LAS LAS DE
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2.- ENTREGA DE BIENES
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OBJETIVO ESPECIFICO Abastecer los bienes a las diferentes áreas del Registro Agrario Nacional, para la realización de actividades sustantivas y de apoyo de manera controlada, organizada y sistematizada, optimizando el manejo de los máximos y mínimos, con la finalidad de que la distribución de los bienes consumibles e instrumentales, se proporcionen con oportunidad y eficiencia, en Oficinas Centrales y las Delegaciones Estatales. POLITICAS GENERALES. La solicitud de materiales para el almacén deberá estar firmada por el Subdirector, Director de Área, o Director General, de conformidad al registro de firmas. En las Delegaciones Estatales, la solicitud de materiales para el almacén deberá estar firmada por el Subdelegado o Delegado de conformidad al registro de firmas. Las Areas que integran el Registro Agrario Nacional, solicitarán cada mes su petición de suministro de bienes de consumo o en su caso bienes instrumentales, si hay existencia. En Oficinas Centrales, se realizará la petición dentro de los primeros 6 días hábiles de cada mes. La petición que realicen fuera de los días arriba señalados se considerará extemporánea, en estos casos se surtirán, máximo 10 partidas. Solo se podrán realizar dos solicitudes extemporáneas por mes. Las solicitudes extemporáneas sólo se autorizarán con firmas de Subdirector hasta Director General, de conformidad al registro de firmas autorizadas. Invariablemente las salidas de bienes del almacén, requerirán de la expedición del formato de Salida, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del Almacenista y quedando bajo la responsabilidad del servidor a quien se le hace entrega. La salida de los bienes se puede originar por el suministro de los bienes a las áreas requerientes o por la baja de bienes muebles. Tratándose del retiro por baja, se sujetara a lo establecido en las Bases Generales para la Disposición Final y Baja de Bienes Muebles. El horario del almacén para la solicitud de bienes consumibles es de 09:00 a 14:00 horas. Recibidos los bienes por la Delegación Estatal, esta tendrá, para cualquier aclaración o reclamo, los 5 días hábiles siguientes. Pasado este tiempo será responsabilidad de la Delegación Estatal.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN AREA Y/ O PUESTO Solicitud ó Entrega de Material
Almacenaje (Guarda y Custodia), (Control de Tarjetas)
ACTIV. NUM.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1
Recibe solicitud de las Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones y Delegaciones Estatales mediante oficio o memorándum. Para los bienes instrumentales la solicitud deberá provenir de la Subdirección de Recursos Materiales o Dirección de Informática en la que se establecerá el área a la que se destina el bien y que cantidad a entregar.
2
Recibe y asigna número de folio a la solicitud y se sella copia de acuse del área solicitante; turna al área de almacenaje (Control de Tarjetas)
3
Recibe la solicitud. ¿Son bienes Instrumentales?
Entrega de almacén
4
Si –Descarga en el Sistema de Cómputo la salida del bien registrando automáticamente la clave verificando que si tenga la etiqueta de la clave CABM.
5
Informa telefónicamente a las áreas para que pasen a recoger su material o bien en el área de entrega de almacén
6
Verifica y entrega material, sellando memorándum, con la firma de conformidad del área solicitante.
7
Notifica al la Subdirección de Recursos Materiales en el área de Inventarios ó Dirección de Informática la salida del bien mediante oficio indicando el destinatario del bien y la clave CABM para que esta sea cargada en su sistema.
Subdirección de Recursos Materiales en el área de Inventarios ó Dirección de Informática
8
Recibe oficio y elabora el respectivo resguardo para que entregue al área solicitante y ésta firme dicho resguardo.
Entrega de almacén
9
No – Prepara material para entregar de acuerdo a la solicitud en base a existencias y registra en Sistema de Cómputo, la salida del material para llevar un control de existencias.
Almacenaje (Guarda y Custodia) (Control de Tarjetas)
10
Registra en la Tarjeta de Control en el momento de estar surtiendo de acuerdo a existencias.
Termina proceso
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN AREA Y/ O PUESTO Almacenaje (Guarda y Custodia) (Control de Tarjetas)
ACTIV. NUM. 11
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Coloca el material en el centro del almacén para la entrega y verificación. ¿Es para entregar en Delegaciones Estatales los bienes?
Entrega de almacén
Delegación Estatal
Entrega de almacén
12
Si - Se empaquetan, flejan, pesan, miden y etiquetan, incluyendo el original de la salida de almacén.
13
Elaboran las guías para su envió a las Delegaciones Estatales, y se comunica con la empresa de mensajería para que recoja el material.
14
Recibe y verifica el material.
15
Sella y firma el original de la salida de almacén el encargado de recursos materiales y envía el acuse.
16
Recibe y verifica el acuse contra el oficio de solicitud, y archiva el acuse de recibo en el expediente de la Delegación Estatal y en el de los envíos a las Delegaciones. Termina procedimiento.
17
No – Informa telefónicamente a las áreas para que pasen a recoger su pedido.
18
Verifica y entrega material, con la firma de conformidad del área solicitante en la salida de almacén. Termina procedimiento.
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN SOLICITUD O ENTREGA DE MATERIAL
ALMACENAJE (GUARDA Y CUSTODIA), (CONTROL DE TARJETAS)
INICIO
RECIBE SOLICITUD DE LAS DIRECCIONES GENERALES, DIRECCIONES DE AREA, SUBDIRECCIONES Y DELEGACIONES ESTATALES MEDIANTE OFICIO O MEMORANDUM. PARA LOS BIENES INSTRUMENTALES LA SOLICITUD DEBERA PROVENIR DE LA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES O DIRECCION DE INFORMATICA EN LA QUE SE ESTABLECERA EL AREA A LA QUE SE DESTINA EL BIEN Y QUE CANTIDAD A ENTREGAR.
1
OFICIO O MEMORANDUM
RECIBE Y ASIGNA NUMERO DE FOLIO A LA SOLICITUD Y SE SELLA COPIA DE ACUSE DEL AREA SOLICITANTE; TURNA AL AREA DE ALMACENAJE (CONTROL DE TARJETAS)
3
2 RECIBE SOLICITUD
SI
NO ¿SON BIENES INSTRUMENTALES?
A
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN ENTREGA DE ALMACEN A
DESCARGA EN EL SISTEMA DE COMPUTO LA SALIDA DEL BIEN REGISTRANDO AUTOMATICAMENTE LA CLAVE. VERIFICANDO QUE SI TENGA LA ETIQUETA DE LA CLAVE CABM
4
5 INFORMA TELEFONICAMENTE A LAS AREAS PARA QUE PASEN A RECOGER SU MATERIAL O BIEN EN EL AREA DE ENTREGA DE ALMACEN
6 VERIFICA Y ENTREGA MATERIAL, SELLANDO OFICIO O MEMORANDUM, CON LA FIRMA DE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE.
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN ENTREGA DE ALMACEN
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL AREA DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA
C
8
7 NOTIFICA AL LA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES EN EL AREA DE INVENTARIOS O DIRECCION DE INFORMATICA LA SALIDA DEL BIEN MEDIANTE OFICIO INDICANDO EL DESTINATARIO DEL BIEN Y LA CLAVE CABM PARA QUE ESTA SEA CARGADA EN SU SISTEMA.
RECIBE OFICIO Y ELABORA EL RESPECTIVO RESGUARDO PARA QUE ENTREGUE AL AREA SOLICITANTE Y ESTA FIRME DICHO RESGUARDO.
FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN ENTREGA DE ALMACEN
ALMACENAJE (GUARDA Y CUSTODIA), (CONTROL DE TARJETAS))
B
PREPARA MATERIAL PARA ENTREGAR DE ACUERDO A LA SOLICITUD EN BASE A EXISTENCIA Y REGISTRA EN EL SISTEMA DE COMPUTO, LA SALIDA DEL MATERIAL PARA LLEVAR UN CONTROL DE EXISTENCIAS.
10
9 REGISTRA EN LA TARJETA DE CONTROL. EN EL MOMENTO DE ESTAR SURTIENDO DE ACUERDO A EXISTENCIAS.
11 COLOCA EL MATERIAL EN EL CENTRO DEL ALMACEN PARA LA ENTREGA Y VERIFICACION.
D
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN ALMACENAJE (GUARDA Y CUSTODIA), (CONTROL DE TARJETAS))
ENTREGA DE ALMACEN
DELEGACION ESTATAL
D
NO
SI ¿ES PARA DELEGACIONES ESTATALES EL MATERIAL?
12
SE EMPAQUETAN, FLEJAN, PESAN, MIDEN Y ETIQUETAN, INCLUYENDO EL ORIGINAL DE LA SALIDA DE ALMACEN.
E
13
ELABORA LAS GUIAS PARA SU ENVIO, Y SE COMUNICA CON LA EMPRESA DE MENSAJERIA PARA QUE RECOJA EL MATERIAL
14 RECIBE Y MATERIAL
VERIFICA
15 SELLA Y FIRMA EL ORIGINAL DE LA SALIDA DE ALMACEN, EL ENCARGADO DE RECURSOS MATERIALES Y ENVIA EL ACUSE.
F
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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE BIENES DEL ALMACEN ENTREGA DE ALMACEN
ENTREGA DE ALMACEN
E
F
16
17 INFORMA TELEFONICAMENTE A LAS AREAS PARA QUE PASEN A RECOGER SU PEDIDO.
RECIBE Y VERIFICA EL ACUSE CONTRA EL OFICIO DE SOLICITUD, ARCHIVA EL ACUSE DE RECIBO EN EL EXPEDIENTE DE LA DELEGACION ESTATAL Y EN EL DE LOS ENVIOS A LAS DELEGACIONES.
18 FIN
VERIFICA Y ENTREGA MATERIAL, CON LA FIRMA DE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE EN LA SALIDA DE ALMACEN.
FIN
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3.- LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN
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1.- DEFINICION Desde el punto de vista estricto los inventarios pueden definirse como el listado ordenado de todos los bienes que se encuentran en el almacén, con las cantidades correspondientes. A través del inventario, es posible conocer el estado que guardan los bienes así como su ubicación en el almacén. El inventario no se circunscribe a la acción simple de contar si no que el resultado debe confrontarse con los controles documentales, de no coincidir, las diferencias deben analizarse proponiendo los ajustes correspondientes, conforme a las disposiciones legales vigentes. 2.- OBJETIVOS Determinar como una área sujeta a inventario, aquella que por orden superior o por requerimiento programado, deba de realizarse un conteo identificado de los bienes que se encuentran en ésta, registrándose cada uno de ellos, así como su ubicación física, con el objeto de efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones. ESPECIFICOS: Aportar elementos de juicio sobre el uso, aprovechamiento, control y destino final de los bienes del Registro Agrario Nacional. a) Realizar por lo menos, una vez al año inventario físico. b) Coadyuvar al aprovechamiento racional de los recursos con que cuenta el Registro, para el desarrollo de sus funciones sustantivas. c) Evaluar el control de existencias en el almacén a efecto de evitar perdidas, mermas etc. d) Mantener niveles predeterminados de existencias mediante el sistema de máximos y mínimos. e) Proporcionar la base de datos para la elaboración de informes que permitan apoyar la toma de decisiones. f)
Conocer los costos actualizados de los bienes que se encuentran en almacén.
g) Determinar la existencia de bienes y su distribución. 3.- RECURSOS Los elementos más importantes para la toma de inventarios son: a) RECURSOS HUMANOS.- Los elementos humanos, deben ser seleccionados dentro de los más capaces del personal con que se cuente o se pueda disponer; se integrará un mínimo de 2 equipos, compuestos de 2 personas, cuyas características y funciones serán las siguientes: Una persona que trabaje en el almacén, conozca de bienes e identifique su ubicación y que sea la que además haga la movilización y estiba en caso de ser necesario.
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Otra persona que de preferencia pertenezca a la Dirección de Recursos Financieros, que se encuentre capacitada para contar e incorporar los datos en las relaciones y tarjetas de inventario. El trabajo de los equipos será supervisado y coordinado por un responsable general del inventario, el cual será Encargado(a) del Área del Almacén General y un jefe de mesa que será el coordinador del Almacén General. b) RECURSOS MATERIALES.- La relación de inventario es un formato en el cual se relaciona los bienes a inventariar y en donde contendrá las siguientes columnas: Clave o código del bien. Descripción del bien. Unidad de medida. Existencia en registros. Existencia Física (arrojada por los conteos físicos). Diferencia (entre registros y existencia física). Etiqueta de inventario marbete.- Es la tarjeta que se adhiere o coloca a los bienes o inventarios. Consta de 3 secciones que son los siguientes: • Talón de identificación, conteniendo los siguientes datos: Número de folio. Descripción del bien. Unidad de medida. Clave o código del bien. • Primera sección, conteniendo los siguientes datos: Clave del bien Descripción Cantidad Unidad Contado por Anotaciones • Segunda sección, compuesta por los mismos que para la primera sección se señalan. Papelería y artículos de oficina, indispensable para el desempeño de la labor; por ejemplo: Plumas, Plumones de color, etc. 4.- FECHA Y HORARIO Se fijarán con la anticipación debida y se dará a conocer al conjunto de personas seleccionadas para realizar el inventario, así como a la Dirección de Recursos Financieros y el Órgano Interno de Control en el Registro Agrario Nacional. Asimismo, el horario para la toma de inventario será de 10:00 a 16.00 horas con un intermedio de comida que será de 14:00 a las 15:00 horas para todo el personal que intervenga. 5.- PRE-INVENTARIO Son labores que en forma anticipada se deben realizar por el personal del Almacén, las cuales son las siguientes:
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a) Clasificación de bienes.- Identificación y separación de los bienes, de acuerdo a su grupo (oficina, limpieza, computo, didáctico, refacciones, construcción, eléctrico, estructuras y manufacturas, reactivos, material de laboratorio, vestuario y prendas de protección) b) Acomodo de bienes.- Colocación de los bienes en los anaqueles. c) Elaboración de etiqueta de inventario (marbete).- Impresión de marbetes de cada uno de los bienes a inventariar. d) Etiquetación de los bienes.- Se deben de etiquetar todos y cada uno de los bienes a inventariar, que se encuentran en las diversas áreas de almacén. e) Elaboración de la relación de inventarios.- Impresión del formato en el cual se relaciona los bienes a inventariar en donde se vacía la información que contienen las etiquetas de inventario (marbete). 6.- ACTIVIDADES PREVIAS AL LEVANTAMIENTO FÍSICO Son las labores que en forma anticipada debe de realizar el personal involucrado en la realización del inventario y de las cuales, adquieren un carácter relevante las siguientes: •
El responsable general del inventario, tendrá las siguientes funciones:
a) Realizar un listado de asistencia de todos los participantes que intervendrán en el levantamiento del inventario. b) Integración de una mesa de control la cual tendrá como responsable al encargado del Almacén General. c) Determinar los espacios físicos en que se deberán dividir las áreas sujetas a inventario. d) Coordinar el trabajo de los equipos y supervisores que realizarán el conteo. e) Supervisar los dos conteos y coordinar la aclaración de las diferencias, controlar los movimientos de los artículos durante los conteos. f) Separar y agrupar aquellos bienes que no serán objeto de inventario con la justificación correspondiente. g) Dotación de la relación de inventarios, etiquetas de inventario y artículos de oficina. h) Supervisar la etiquetación de los bienes. Previo a la tarea de inventario, deberán etiquetarse todos y cada uno de los bienes que se encuentran en las diversas áreas de almacén, a efecto de facilitar su identificación y localización en los conteos. i) Corte de movimientos del almacén. Es otra labor previa que requiere de considerar la última entrada y salida de los bienes en forma física y documental, para lograr el levantamiento en forma física. j) Supervisión en la realización de los trabajos previos, debe llevarse a cabo una identificación ordenada y rápida por parte del responsable general, del cumplimiento de cada uno de los puntos señalados en líneas anteriores, con la finalidad de garantizar que el inventario se efectúe en las mejores condiciones.
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k) Instrucción a los equipos de conteo. En esta etapa de los trabajos, se instruye a los equipos encargados de realizar el conteo de bienes, con relación a aspectos tales como; El procedimiento de llenado de tarjetas de inventario, disposición de las áreas de almacén, forma de conteo y demás información relativa a la tarea a realizar. Todos los trabajos previos al inventario serán supervisados por el personal de Órgano Interno de Control y Auditoria externa. 7.- CONTEO FISICO DE BIENES En esta actividad se ejecutarán dos conteos y se realizarán de acuerdo a la secuencia de pasos que en seguida se describen. Estas actividades, estarán supervisadas por el jefe de mesa: Al efectuar el primer conteo, uno de los integrantes del equipo procederá a incorporar en la primera sección de la etiqueta de inventario, cantidad, unidad e iniciales de quién contó; el otro integrante marcará en la relación de inventario, el renglón que corresponda de acuerdo al número de folio del bien inventariado. a) Al finalizar este conteo, desprenderá la primera sección de todas las etiquetas, ordenándolas numéricamente, así entregarla al responsable de mesa del inventario. b) Para el segundo conteo, se desarrollarán las actividades indicadas en el punto anterior, con la importante variante de que el trabajo deberá realizarlo un equipo diferente al del primer conteo. c) Al concluir el segundo conteo, los equipos entregarán al responsable de mesa, el total de las etiquetas debidamente ordenadas. d) El responsable del inventario, comparará los dos conteos y si coinciden, circulará con lápiz de color rojo la cantidad de la primera sección de la etiqueta de inventario. Si no coinciden ordenará realizar un recuento similar al efectuado en el primer y segundo conteo, anotando con lápiz de color rojo la cantidad correcta en la primera sección. Obtenidas todas las cantidades correctas, las registrará en la relación de inventarios, utilizando la columna correspondiente, en este momento también se llenará la columna de la unidad. e) Las etiquetas que por alguna razón no se usen, se cancelarán y esta misma anotación se hará en la relación de inventarios, si se repone con otra etiqueta habrá que cruzar la numeración con la que se sustituye (por ejemplo, sí se incurre en error al anotar la cantidad). Esta actividad deberá ser realizada por el responsable general, previo aviso que efectúo el conteo. f) En caso del extravío de alguna etiqueta, deberá consultar la relación del inventario para identificar el folio que ésta amparaba; el mismo responsable general procederá a reponerla asignándole el mismo número. 8.- VALUACION a) El método de valuación del inventario utilizado es el de COSTO PROMEDIO. b) La Dirección de Recursos Financieros y el Órgano Interno de Control, al recibir del responsable general las etiquetas, revisará que no falte ninguna y que esté en el mismo orden que consigna cada relación de inventario.
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c) La Dirección de Recursos Financieros y el Órgano Interno de Control, efectuarán pruebas selectivas para detectar si coinciden las cantidades anotadas en las etiquetas y en la relación de inventarios. d) El jefe de mesa de control, cotejará si las cantidades del inventario coinciden con las que arroje el registro, de existir diferencias, se determinarán las posibles causas básicamente, a partir del análisis documental de movimientos de entradas y salidas, sin descontar la posibilidad de realizar un nuevo conteo, de persistir las diferencias, se procederá conforme a las disposiciones legales vigentes. e) Al concluir los conteos y las transcripciones de datos se levantará un acta administrativa de conclusión del Inventario Físico. f) En las relaciones de inventarios, en la columna correspondiente, se procederá a anotar el precio unitario del bien. g) Posteriormente, se realizarán las operaciones aritméticas, para determinar el valor de cada uno de los bienes inventariados, totalizando las relaciones. h) Al concluir el costeo promedio, y una vez aclaradas las diferencias, se entregará el resultado a la Dirección de Recursos Financieros y el Órgano Interno de Control, para su conocimiento y registro. 9.- ACTAS Son documentos en los cuales se da fe y se constata que el inventario se llevo acabo en base al manual de procedimientos y a la normatividad vigente. Existen 3 tipos de actas: Acta de Inicio, Acta de Cierre y Acta de Verificación y Control de Bienes. Acta de Inicio.- En este documento se da inicio el levantamiento del inventario físico, contiene los siguientes datos: a) Fecha, lugar y hora de inicio del levantamiento de inventario. b) Personal que intervendrá. c) Corte de formas (última entrada y salida) d) Integración de equipos que realizarán los conteos. e) Firma del personal que intervendrá. Acta de Cierre.- En este documento, se asienta la conclusión del Inventario Físico y contiene los siguientes datos: a) Fecha, lugar y hora de conclusión del inventario. b) Personal que intervino. c) Aclaración de diferencias. d) Firma del personal que intervino. Acta de Verificación y Control de Bienes.- Como forma de control, este documento se realiza cada tres meses, mediante pruebas selectivas de material.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO AREA Y/ O PUESTO Dirección de Recursos Humanos y Materiales
Almacén General
ACTIV. NUM.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1
Gira oficio a las Direcciones Generales, Direcciones de Area, Subdirecciones, Area de Adquisiciones y Delegaciones Estatales, informándoles la fecha de toma de inventario anual con 15 días naturales de anticipación para que determinen sus prioridades indicando que bajo ningún motivo se recibirá ni se surtirá bienes.
2
Realiza invitación por medio de oficio al del Órgano Interno de Control para el conteo del material. Para el inventario anual se realiza la invitación mediante oficio a los Auditores Externos y a la Dirección de Recursos Financieros.
3
Se clasifican, acomodan y etiquetan todos y cada uno de los bienes a inventariar.
4
Listado de asistencia de todos los participantes que intervendrán en el levantamiento del inventario
5
Se integra una mesa de control la cual tendrá como responsable al encargado del Almacén General.
6
Forman equipos para el conteo del material con el personal del Órgano Interno de Control, de la Dirección de Recursos Financieros, del almacén general y los Auditores Externos.
7
Instruye a los equipos encargados de realizar el conteo de los bienes
8
Se efectúa el primer conteo. Uno de los integrantes del equipo procederá a incorporar en la primera sección de la etiqueta de inventario, cantidad, unidad e iniciales de quién contó; el otro integrante marcará en la relación de inventario, el renglón que corresponda de acuerdo al número de folio del bien inventariado.
9
Al finalizar el primer conteo, se desprende la primera sección de todas las etiquetas, ordenándolas numéricamente, entregándolas al responsable de mesa del inventario.
10
Se realiza el segundo conteo, con la importante variante de que el trabajo deberá realizarlo un equipo diferente al del primer conteo.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO AREA Y/ O PUESTO Almacén General
Personal de la Dirección de Recursos Financieros y del Organo Interno de Control
Almacén General
ACTIV. NUM. 11
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Al finalizar el segundo conteo, se desprende la segunda sección de todas las etiquetas, ordenándolas numéricamente, entregándolas al responsable de mesa del inventario.
12
El responsable del inventario, compara los dos conteos y si coinciden, circulará con lápiz de color rojo la cantidad de la primera sección de la etiqueta de inventario. Si no coinciden ordenará realizar un recuento similar al efectuado en el primer y segundo conteo, anotando con lápiz de color rojo la cantidad correcta en la primera sección. Obtenidas todas las cantidades correctas, las registrará en la relación de inventarios, utilizando la columna correspondiente, en este momento también se llenará la columna de la unidad.
13
El personal de la Dirección de Recursos Financieros y del Órgano Interno de Control, al recibir del responsable general las etiquetas, revisará que no falte ninguna y que esté en el mismo orden que consigna cada relación de inventario.
14
El personal de la Dirección de Recursos Financieros y del Órgano Interno de Control, efectuarán pruebas selectivas para detectar si coinciden las cantidades anotadas en las etiquetas y en la relación de inventarios.
15
El jefe de mesa de control, cotejará si las cantidades del inventario coinciden con las que arroje el registro, de existir diferencias, se determinarán las posibles causas básicamente, a partir del análisis documental de movimientos de entradas y salidas, sin descontar la posibilidad de realizar un nuevo conteo, de persistir las diferencias, se procederá conforme a las disposiciones legales vigentes.
16
Al concluir los conteos y las transcripciones de datos se levantará un acta administrativa de conclusión del Inventario Físico.
17
En las relaciones de inventarios, en la columna correspondiente, se procederá a anotar el precio unitario del bien.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO AREA Y/ O PUESTO Almacén General
ACTIV. NUM. 18
19
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Se realizan las operaciones aritméticas, para determinar el valor de cada uno de los bienes inventariados, totalizando las relaciones. Al concluir el costeo promedio, y una vez aclaradas las diferencias, se integrará el acta correspondiente del inventario y se entregará un tanto a la Dirección de Recursos Financieros, al Organo Interno de Control y copia a los Auditores Externos.
Termina procedimiento.
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
ALMACEN GENERAL
INICIO
1 GIRA OFICIO A LAS DIRECCIONES GENERALES, DIRECCIONES DE AREA, SUBDIRECCIONES, DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y LICITACIONES Y DELEGACIONES ESTATALES, INFORMANDOLES LA FECHA DE TOMA DE INVENTARIOS CON 15 DIAS NATURALES DE ANTICIPACION PARA QUE DETERMINEN SUS PRIORIDADES Y SE LES INDICA QUE BAJO NINGUN MOTIVO SE RECIBIRA NI SE SURTIRAN BIENES.
2 REALIZA INVITACION POR MEDIO DE OFICIO AL ORGANO INTERNO DE CONTROL, DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y A LOS AUDITORES EXTERNOS. PARA EL CONTEO DEL MATERIAL.
3 SE CLASIFICAN, ACOMODAN Y ETIQUETAN TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES A INVENTARIAR.
4
LISTADO DE ASISTENCIA DE TODOS LOS PARTICIPANTES QUE INTERVENDRAN EN EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO
5 SE INTEGRA UNA MESA DE CONTROL LA CUAL TENDRA COMO RESPONSABLE AL ENCARGADO DEL ALMACEN GENERAL.
A
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO ALMACEN GENERAL
A
6 FORMAN EQUIPOS PARA EL CONTEO DEL MATERIAL CON EL PERSONAL DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL, DE LA DIRECCION DE FINANZAS Y DEL ALMACEN GENERAL; Y AUDITORES EXTERNOS EN EL INVENTARIO ANUAL
7 INSTRUYE A LOS EQUIPOS ENCARGADOS DE REALIZAR EL CONTEO DE LOS BIENES
8 SE EFECTUA EL PRIMER CONTEO. UNO DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO PROCEDERA A INCORPORAR EN LA PRIMERA SECCIÓN DE LA ETIQUETA DE INVENTARIO, CANTIDAD, UNIDAD E INICIALES DE QUIEN CONTO; EL OTRO INTEGRANTE MARCARA EN LA RELACION DE INVENTARIO, EL RENGLON QUE CORRESPONDA DE ACUERDO AL NUMERO DE FOLIO DEL BIEN INVENTARIADO.
9 AL FINALIZAR EL PRIMER CONTEO, SE DESPRENDE LA PRIMERA SECCION DE TODAS LAS ETIQUETAS, ORDENANDOLAS NUMERICAMENTE, ENTREGANDOLAS AL RESPONSABLE DE MESA DEL INVENTARIO.
B
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO PERSONAL DE LA DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS Y DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
ALMACEN GENERAL.
B
10
SE REALIZA EL SEGUNDO CONTEO, CON LA IMPORTANTE VARIANTE DE QUE EL TRABAJO DEBERA REALIZARLO UN EQUIPO DIFERENTE AL DEL PRIMER CONTEO.
11 AL FINALIZAR EL SEGUNDO CONTEO, SE DESPRENDE LA SEGUNDA SECCION DE TODAS LAS ETIQUETAS, ORDENANDOLAS NUMERICAMENTE, Í ENTREGANDOLAS AL RESPONSABLE DE MESA DEL INVENTARIO.
12 EL RESPONSABLE DEL INVENTARIO, COMPARA LOS DOS CONTEOS Y SI COINCIDEN, CIRCULARA CON LAPIZ DE COLOR ROJO LA CANTIDAD DE LA PRIMERA SECCION DE LA ETIQUETA DE INVENTARIO. SI NO COINCIDEN ORDENARA REALIZAR UN RECUENTO SIMILAR AL EFECTUADO EN EL PRIMER Y SEGUNDO CONTEO, ANOTANDO CON LAPIZ DE COLOR ROJO LA CANTIDAD CORRECTA EN LA PRIMERA SECCION. OBTENIDAS TODAS LAS CANTIDADES CORRECTAS, LAS REGISTRARA EN LA RELACION DE INVENTARIOS, UTILIZANDO LA COLUMNA CORRESPONDIENTE, EN ESTE MOMENTO TAMBIEN SE LLENARA LA COLUMNA DE LA UNIDAD.
13 EL PERSONAL DE LA DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS Y DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL, AL RECIBIR DEL RESPONSABLE GENERAL LAS ETIQUETAS, REVISARA QUE NO FALTE NINGUNA Y QUE ESTE EN EL MISMO ORDEN QUE CONSIGNA CADA RELACIÓN DE INVENTARIO.
14 EL PERSONAL DE LA DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS Y DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL, EFECTUARAN PRUEBAS SELECTIVAS PARA DETECTAR SI COINCIDEN LAS CANTIDADES ANOTADAS EN LAS ETIQUETAS Y EN LA RELACION DE INVENTARIOS.
C
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DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO ALMACEN GENERAL
c
15 EL JEFE DE MESA DE CONTROL, COTEJARA SI LAS CANTIDADES DEL INVENTARIO COINCIDEN CON LAS QUE ARROJE EL REGISTRO, DE EXISTIR DIFERENCIAS, SE DETERMINARAN LAS POSIBLES CAUSAS BASICAMENTE, A PARTIR DEL ANALISIS DOCUMENTAL DE MOVIMIENTOS DE ENTRADAS Y SALIDAS, SIN DESCONTAR LA POSIBILIDAD DE REALIZAR UN NUEVO CONTEO, DE PERSISTIR LAS DIFERENCIAS, SE PROCEDERA CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES.
16 AL CONCLUIR LOS CONTEOS Y LAS TRANSCRIPCIONES DE DATOS SE LEVANTARA UN ACTA ADMINISTRATIVA DE CONCLUSION DEL INVENTARIO FISICO.
17 EN LAS RELACIONES DE INVENTARIOS, EN LA COLUMNA CORRESPONDIENTE, SE PROCEDERA A ANOTAR EL PRECIO UNITARIO DEL BIEN.
18 SE REALIZAN LAS OPERACIONES ARITMETICAS, PARA DETERMINAR EL VALOR DE CADA UNO DE LOS BIENES INVENTARIADOS, TOTALIZANDO LAS RELACIONES.
19 AL CONCLUIR EL COSTEO PROMEDIO, Y UNA VEZ ACLARADAS LAS DIFERENCIAS, SE INTEGRARA EL ACTA CORRESPONDIENTE DEL INVENTARIO Y SE ENTREGARA UN TANTO A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y COPIA A LOS AUDITORES EXTERNOS.
FIN
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XI.- FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
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ANEXO A
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
Av. 20 de Noviembre núm. 195
ORGANO DESCONCENTRADO
Col. Centro Del. Cuauhtémoc México, D.F. 06080 México
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES ALMACEN GENERAL
ENTRADA DEL ALMACEN ( COMPRA, DONACION O DEVOLUCION) PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
1 7
3
FOLIO:
DE
DD
MM
AAAA
5
ELABORACION
6
DIRECCION GENERAL DE:
8
4
PARTIDA
CLAVE
DESCRIPCION DE LOS BIENES
UNIDAD
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
9
10
11
12
13
14
15
OBSERVACIONES: ELABORO
FECHA DE
DIRECCION DE:
PERIODO U ORDEN DE ABASTECIMIENTO NUM.
HOJA NO.
2
16 17
____________________________________________________________________________ NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO FIRMA:
RECIBIO
18 ______________________________________________________________________________ NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO
FIRMA:
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ANEXO A INSTRUCTIVO DE LLENADO ENTRADA DEL ALMACEN (COMPRA, DONACION O DEVOLUCION) Núm. Concepto 1
Proveedor
2
Area Solicitante
3
Dirección de
4
Dirección General de
5
Fecha de elaboración
6
Folio
7
Hoja Núm.______de ______
8
Pedido u Orden de Abastecimiento Núm.
9
Partida
10
Clave
11
Descripción de los bienes
12
Unidad
13
Cantidad
14
Costo Unitario
15
Costo Total
16
Observaciones
17
Elaboró
18
Recibió
Descripción Anotar el nombre del proveedor (persona moral o razón social) que surte el material. Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos o materiales. Anotar el nombre de la Dirección que corresponde al área solicitante. Anotar el nombre de la Dirección General a la que corresponda la Dirección de área correspondiente. Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. Asentar el número del folio que corresponda, debiendo ser en forma consecutiva. Anotar el número que inicia y el numero del total de hojas que sean utilizadas. Anotar el número del pedido y orden de abastecimiento correspondiente. Anotar el número de la partida el cual será en orden progresivo (de acuerdo al documento). Registrar la clave del catálogo de bienes CABM, que le corresponda a cada artículo o material (asignado permanentemente). Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales que se reciban. Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc. Anotar la cantidad de cada uno de los artículos o materiales que se reciben. Anotar el costo unitario de cada uno de los artículos o materiales que se reciben. Anotar el costo total de cada uno de los artículos o materiales que fueron adquiridos. Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto. Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona encargada de elaborar el documento. Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona que recibió, los artículos o materiales, así mismo anotar el día, mes y año.
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ANEXO B
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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SALIDA DEL ALMACEN (MENSUAL, EXTEMPORANEA, DONACION, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES DESTRUCCON DE BIENES) AREA SOLICITANTE
FECHA DE
1
DIRECCION DE:
DD
2
AAAA
FOLIO:
6
4
ELABORACION HOJA NUM.
DIRECCION GENERAL DE:
DE
5
DOCUMENTO DE MENSAJERIA
FORMA DE ENTREGA
8
7
3
CANTIDAD
PARTIDA
CLAVE
DESCRIPCION DE LOS BIENES
UNIDAD
COSTO PROMEDIO
SOLICITADA
SURTIDA
9
10
11
12
13
14
15
OBSERVACIONES: ELABORO
MM
COSTO TOTAL
16
17 18
____________________________________________________________________________ NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO FIRMA:
RECIBIO
19 ______________________________________________________________________________ NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO
FIRMA:
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ANEXO B INSTRUCTIVO DE LLENADO SALIDA DEL ALMACEN (MENSUAL, EXTEMPORANEA, DONACION, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES Y DESTRUCCION DE BIENES) Núm. Concepto 1 Area solicitante 2
Dirección de
3
Dirección General de
4 5
Fecha de Elaboración Hoja No.______de ______
6
Folio
7
Forma de entrega
8
Documento mensajería
9
Partida
10
Clave
11
Descripción de los bienes
12
Unidad
13
Costo promedio
14 15 16
Cantidad solicitada Cantidad surtida Costo Total
17
Observaciones
18
Elaboró
19
Recibió
Descripción Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos o materiales. Anotar el nombre de la Dirección que corresponde al área solicitante. Anotar el nombre de la Dirección General a la que corresponda la Dirección de área correspondiente. Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. Anotar el número que inicia y el número del total de hojas que sean utilizadas. Asentar el número del folio que corresponda, debiendo ser en forma consecutiva. Anotar si la entrega es de forma personal o se va a enviar a las Delegaciones (directa o envió) Anotar el número de guía con la que se envían los artículos o materiales a la Delegación correspondiente. Anotar el número de la partida el cual será en orden progresivo. Registrar la clave del catálogo de bienes, que le corresponda a cada artículo o material. Anotar el nombre de cada uno de los bienes que se reciban. Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc. Anotar el costo promedio que corresponda a cada uno de los artículos entregados. Anotar la cantidad solicitada por el área correspondiente. Anotar la cantidad surtida en base a nuestro stock. Anotar el costo total de cada uno de los artículos o materiales que fueron adquiridos. Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto. Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona encargada de elaborar el documento. Asentar el nombre, apellido paterno, materno y firma de la persona que recibió los artículos o materiales, así mismo anotar el día, mes y año.
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ANEXO C
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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FECHA
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DD
MM
AAAA
DE
1
ELABORACION
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES ALMACEN GENERAL
HOJA NO.
2
DE
LISTADO INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN GENERAL
CLAVE
CODIGO
DESCRIPCION
3
4
5
Núm. DE FOLIO DE UNIDAD MARBETE
6
7
KARDEX (CANTIDAD)
8
1ER CONTEO 2DO CONTEO
9
10
DIFERENCIA
11
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ANEXO C INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LISTADO INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN GENERAL Núm. Concepto 1 Fecha de elaboración 2
Hoja Núm.______de ______
3
Clave
4
Código
5
Descripción
6
Núm. de folio de marbete
7
Unidad
8
KARDEX (cantidad)
9
1er conteo
10
2do conteo
11
Diferencia
Descripción Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. Anotar el número que inicia y el número del total de hojas que sean utilizadas. Registrar los dígitos correspondientes a la clave del catálogo de bienes CABM, que corresponde a cada artículo o material. Anotar el código que le corresponda según el catalogó del registro agrario nacional, a cada artículo o material. Descripción del articulo Registra el núm. de folio que tiene impreso el marbete, que corresponde a cada uno de los artículos o materiales a inventariar. Tipo de clasificación por pieza, paquete, caja, etc.. Anotar la cantidad que se tiene registrada según KARDEX, de cada uno de los artículos o materiales. Anotar el número total de artículos o materiales que se obtienen al realizar el primer conteo del inventario físico. Anotar el número total de artículos o materiales que se obtienen al realizar el segundo conteo del inventario físico. Anotar la cantidad que resulte como diferencia entre el primer y segundo conteo efectuados al realizar el inventario físico.
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ANEXO D
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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LIBRETA DE COMPRAS Y SALIDAS RAPIDAS PERIODO COMPRENDIO DENTRO DEL MES DE
1
AÑO
FECHA
REQUISICION (ES) DE COMPRA
FACTURA (S)
MONTO
ÁREA SOLICITANTE
RECIBIO
OBSERVACIONES
2
3
4
5
6
7
8
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ANEXO D
INSTRUCTIVO DE LIBRETA DE COMPRAS Y SALIDAS RAPIDAS
Núm. Concepto
Descripción
1
Periodo comprendido dentro del mes de ___ año
Anotar el número de periodo comprendido
2
Fecha
Anotar la fecha de la requisición.
3
Requisición(es) de compra
Anotar las cantidades de las requisiciones.
4
Factura(s)
Anotar el número del pedido y orden de abastecimiento (contratos) correspondiente.
5
Monto
Anotar la cantidad de lo solicitado.
6
Area solicitante
El nombre de la Dirección General, Dirección de Área, Subdirección que solicita el material.
7
Recibió
Que persona recibió el material el material.
8
Observaciones
Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto.
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ANEXO E
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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BITACORAS DE ENTRADA PERIODO COMPRENDIO DENTRO DEL MES DE
1
AÑO
FECHA
FOLIO
FORMA DE ENTRADA
REQUISICION (ES) DE COMPRA
DOCUMENTO(S)
FECHA LIMITE DE ENTREGA
FECHA DE ENTREGA
MONTO
2
3
4
5
6
7
8
9
OBSERVACIONES:
10
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ANEXO E INSTRUCTIVO DE BITACORAS DE ENTRADA
Núm.
Concepto
Descripción
1
Periodo comprendido dentro del mes de ___ año
Anotar el número de período comprendido mes y año.
2
Fecha
Anotar la fecha de la requisición (actual en la que se registra).
3
Folio
Anotar el número de folio de la requisición de compra u otro documento.
4
Forma de entrada
El nombre de la Dirección General, Dirección de Area, Subdirección que solicita el material (por compra y donación).
5
Requisición(es) de compra
Tipo de requisición.
6
Documento(s)
Qué tipo de documento es.
7
Fecha límite de entrega
El último día que tienen para entregar el material.
8
Fecha de entrega
Día en que entregan el material.
9
Monto
Cantidad de material solicitado (costo total de la entrega).
10
Observaciones
Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto.
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ANEXO F
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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BITACORAS DE SALIDA PERIODO COMPRENDIO DENTRO DEL MES DE
1
AÑO
FECHA
FOLIO
FORMA DE SALIDA
AREA SOLICITANTE
FECHA DE ENTREGA
FECHA DE RECIBIDO
MONTO
2
3
4
5
6
7
8
OBSERVACIONES:
9
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ANEXO F INSTRUCTIVO DE BITACORAS DE SALIDA
Núm.
Concepto
Descripción
1
Período comprendido dentro del mes de ___ año
Anotar el número de período comprendido.
2
Fecha
Anotar la fecha de la requisición (fecha en que se registra).
3
Folio
Anotar el número de folio de la requisición de compra u otro documento (de la salida).
4
Forma de salida
Por requisición, compra, pedido, etc. (solicitud mensual, solicitud extraordinaria, donación o destrucción y baja de bienes).
5
Area Solicitante
El nombre de la Dirección General, Dirección de Area, Subdirección que solicita el material.
6
Fecha de entrega
Día en que entregan los bienes (programación)
7
Fecha de recibido
Día de la recepción de la solicitud (día que se realmente se entregaron los bienes).
8
Monto
Costo total de la salida.
9
Observaciones
Anotar las observaciones o comentarios que se tenga al respecto.
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ANEXO G
REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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México
FECHA
DD
MM
PARA SER CONSUMIDOS EN:
DE
2
1
ELABORACION
NECESIDAD DE COMPRA BIENES CONSUMIBLES DE PAPALERIA REQUERIDOS:
CLAVE
DESCRIPCION
UNIDAD
CANTIDAD
3
4
5
6
VO.BO.
VO.BO.
ELABORO: 7
8
9
ENCARGADO (A) DE ALMACEN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
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ANEXO G INSTRUCTIVO DE LLENADO SALIDA POR NECESIDAD DE COMPRA Núm.
Concepto
Descripción
1
Fecha de elaboración
Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento.
2
Para ser consumidos en:
El objetivo de pedir el material para qué es.
3
Clave
Registrar la clave del catálogo de bienes CABM, que le corresponda a cada artículo o material.
4
Descripción de los bienes
Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales que se reciban.
5
Unidad
Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc.
6
Cantidad
Monto total que se solicita.
7
Elaboró
Nombre del responsable que elabora la necesidad.
8
Vo. Bo.
Nombre y firma del encargado almacén.
9
Vo. Bo.
Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales.
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ANEXO H REGISTRO AGRARIO NACIONAL
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ORDEN DE ABASTECIMIENTO NUM.
PROVEEDOR:
CONTRATO:
1
FECHA
3
2
DD
MM
4
ELABORACION
LICITACION PUBLICA NACIONAL DE PAPELERIA RAN NUM.
5
PARTIDA
CLAVE
DESCRIPCION DEL BIEN
UNIDAD
MATERIAL MAXIMO
MATERIAL MINIMO
6
7
8
9
10
11
SOLICITANTE 15
VO.BO.
AAAA
DE
VO.BO.
PRECIO UNITARIO SOLICITADO TOTAL A PAGAR
12
VO.BO.
13
14
AUTORIZO:
16
17
18
19
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES Y LICITACIONES (SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN O DE TELECOMUNICACIONES)
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES (DIRECTOR DE INFORMATICA)
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
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ANEXO H INSTRUCTIVO DE LLENADO ORDEN DE ABASTECIMIENTO
Núm. Concepto 1 Orden de abastecimiento 2 Proveedor 3 4 5 6
Contrato Fecha de elaboración Licitación pública nacional de papelería RAN Núm. Partida
7
Clave
8
Descripción de los bienes
9
Unidad
10
Material máximo
11
Material mínimo
12
Precio Unitario
13 14 15
Solicitado Total a pagar Solicitante
16
Vo. Bo.
17
Vo. Bo.
18
Vo. Bo.
19
Autorizó
Descripción Número de la orden de abastecimiento. Anotar el nombre(s) del proveedor (persona moral o razón social) que surte el material. Número de contrato. Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. Número de la licitación a efectuarse. Anotar el número de la partida el cual será en orden progresivo (de acuerdo al documento). Registrar la clave del catálogo de bienes CABM, que le corresponda a cada artículo o material (asignado permanentemente). Anotar el nombre de cada uno de los artículos o materiales que se reciban. Anotar la unidad que corresponda pieza, paquete, millar, metros, caja, etc. Anotar la cantidad máxima que se espera de cada uno de los bienes que se reciben. Anotar la cantidad mínima que se espera de cada uno de los bienes que se reciben. Anotar el costo unitario de cada uno de los artículos o materiales que se reciben. Cantidad solicitada del bien La cantidad exacta de los bienes que se pidieron. Anotar el nombre del área que esta solicitando los artículos o materiales. Nombre y firma del Jefe de Departamento de Adquisiciones y Licitaciones, del Subdirector de Operación o de Telecomunicaciones en el caso que sean bienes informáticos. Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales o del Director de Informática cuando son bienes informáticos. Nombre y firma del Director de Recursos Humanos y Materiales. Nombre y firma del Director General de Finanzas y Administración.
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ANEXO I
MARBETES (INVENTARIO FISICO)
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13
VIII
2009
ANEXO I
INSTRUCTIVO DE LLENADO MARBETES (INVENTARIO FISICO)
Núm. Concepto
Descripción
1
Parte No.
Registrar los dígitos correspondientes a la clave del catalogo de bienes CABM.
2
Localización
Anotar el Núm. de anaquel donde se encuentra el artículo o material.
3
Descripción
Anotar el nombre del artículo o material inventariado.
4
Cantidad
Anotar el numero de unidades contadas.
5
Unidad
Anotar pieza, paquete, caja, etc., según corresponda.
6
Recontado por
Anotar el nombre y firma de la persona que realizó la toma de inventario.
7
Observaciones
Anotar las observaciones o comentarios que se tengan al respecto.
8
Fecha
Anotar el día, mes y año en que se realiza la toma de inventario.
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XII.- GLOSARIO DE TERMINOS
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GLOSARIO DE TERMINOS De acuerdo con lo establecido en “los Lineamientos”, en el presente Manual se entenderá por: •
Dependencia: Las Secretarías de Estado, Organos Desconcentrados, Departamentos Administrativos y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal.
•
Almacén: Área destinada para la recepción, guarda, custodia, manejo y entrega de bienes de consumo e instrumentales (activo fijo).
•
Bitácora: Documento donde se registran las entradas y salidas que realiza el almacén.
•
CABM: Catálogo de Bienes Muebles.
•
Centro del Almacén: Lugar o espacio del almacén donde se concentran los bienes que se van entregar.
•
Marbete: Tarjeta que tiene tres secciones con el mismo número de folio impreso, las cuales se pueden desprender para realizar el primero, segundo conteo y diferencia que resulte entre ambos al efectuar el inventario físico.
•
Compra: Acción y efecto de adquirir bienes de consumo e Instrumentales (Activo Fijo).
•
Bienes: Los bienes de consumo, muebles instrumentales de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios del Registro Agrario Nacional.
•
Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controladas a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
•
Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
•
Bienes Informáticos: Lo integran el equipo automatizado de la información (computadoras, impresoras, mouse, etc.) que se utiliza para el desarrollo de sus actividades en el Registro Agrario Nacional siendo susceptible de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
•
Bienes no catalogados: Los que no están considerados en el catalogo de bienes elaborado por el Almacén.
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2009
•
Bienes no útiles: Son aquellos cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio; aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio; que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable; que son desechos y no es posible su reaprovechamiento; y que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de la señalada.
•
Mobiliario y equipo: Toda clase de mobiliario y equipo necesario para el funcionamiento de la Administración Pública Federal.
•
Contrato abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
•
Contrato programado u orden de abastecimiento: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas.
•
Afectación: La asignación de los bienes muebles a un Area, persona y/o servicio determinado.
•
Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es asimismo un dictamen técnico en el que indica el valor de un bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una investigación y análisis de mercado.
•
Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes.
•
Dictamen de no utilidad: El documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no - utilidad en término de lo especificado para los bienes de consumo.
•
Disposición Final: El acto a través del cual se realiza la desincorporación final (enajenación o destrucción)
•
Enajenación: La transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, donación, permuta.
•
Ley: La General de Bienes Nacionales.
•
Lista: La lista de valores mínimos que publica bimestralmente la Secretaría en el Diario Oficial de la Federación.
•
Responsable de los recursos materiales: El servidor Público, con rango no inferior a Director General que tenga a su cargo la Administración de los almacenes, y la distribución de bienes insumos.
•
Valor para Venta: El valor específico, asignado por el responsable de los recursos materiales, para instrumentar la venta de bienes, con base al valor mínimo.
Registro Agrario Nacional
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION FECHA DE EXPEDICION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALMACENES DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL
DIA
MES
AÑO
31
VIII
2000
FECHA DE ACTUALIZACION 6
II
2008
PAGINA NUMERO
84
FECHA ULTIMA ACTUALIZACION
13
•
VIII
2009
Valor Mínimo: El valor general o específico que fije la Secretaría de la Función Pública o para el cual ésta establezca una metodología que lo determine; o el obtenido a través de un avalúo.
