MANUAL DE PR OCEDIMIENTOS INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

Octubre, 2014

MANUAL DE PR OCEDIMIENTOS INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

© DERECHOS RESERVADOS Ayuntamiento de Toluca 2013-2015 Secretaría Técnica Subdirección de Innovación y Desarrollo Institucional Plaza Fray de Andrés de Castro, Edificio C, Primer Piso Col. Centro, Toluca, México. Teléfono: 276-19-00 Ext. 347 Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil Agosto del 2014 Impreso y hecho en Toluca, México. La reproducción total o parcial de este documento solo se realizará mediante la autorización expresa de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

ÍNDICE Pág. I.

PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………..

4

II.

OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………………..

5

III.

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL ESTUDIANTE Y JUVENTUDES…………………

Programa de atención a Jóvenes en Situación de Riesgo……………………………………………. IV.

V.

6

DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN INSTITUCIONAL Y OPERATIVA……………..

Atención a jóvenes sin Empleo…………………………………………………………………………………

8

Visitas guiadas a palacio municipal………………………………………………..............................

10

DEPARTAMENTO DE APOYO A LA JUVENTUD…………………………………………..

Plataforma educativa Prepanet……………………………………………………………………..

12

Programa de atención integral a identidades juveniles……………………………………. 16 Adquiriendo experiencias…………………………………………………………………………….. VI.

19

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ESTUDIANTIL Y ANÁLISIS SOCIAL.………...

Empleo de verano……………………………………………………………………………………….

21

Simulador de negocios para jóvenes……………………………………………………………..

25

VII.

SIMBOLOGÍA………………….………………………………………………………..……….

28

VIII.

DISTRIBUCIÓN……….……………………………………………………………..…………

31

XI.

REGISTRO DE EDICIONES…………………………………………………………………..

32

X.

VALIDACIÓN………………..…………………………………………………………………..

33

XI.

CRÉDITOS………………………………………………………………………………………..

34

EDICIÓN: PRIMERA

3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

I. PRESENTACIÓN Con el propósito de contar con una administración pública dinámica y activa que genere respuestas inmediatas a las necesidades actuales de la población del municipio, la Secretaría Técnica se ha dado a la tarea de desarrollar programas de modernización y simplificación

administrativa encaminados

a eficientar el

funcionamiento de

las

dependencias y órganos municipales, en concordancia con la misión del gobierno 20132015 para que en los procesos administrativos y la prestación de servicios públicos se alcancen más resultados con el uso de menos recursos. El Manual de Procedimientos del Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil es un instrumento de control interno, con información detallada, ordenada, sistemática e integral, que contiene la descripción de tareas, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución así como políticas que orientan la toma de decisiones, con la finalidad de uniformar

y

controlar

el

cumplimiento

de

las

funciones

sustantivas,

delimitar

responsabilidades y evitar la duplicidad de esfuerzos. Es por tanto una herramienta fundamental para lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y materiales, atendiendo a los criterios de innovación, eficiencia, productividad y calidad. Es por ello que la Secretaría Técnica, a través de la Subdirección de Innovación y Desarrollo Institucional, pone a disposición de la población y de las y los servidores/as públicos/as de la administración pública municipal de Toluca el “Manual de Procedimientos del Instituto Municipal de la juventud y Estudiantil”.

EDICIÓN: PRIMERA

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II. OBJETIVO GENERAL

Integrar la información para guiar a los servidores públicos que laboran en el Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento para el buen desempeño de la gestión administrativa con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

EDICIÓN: PRIMERA

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III. DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL ESTUDIANTE Y JUVENTUDES

Nombre del Procedimiento:

Programa de Atención a Jóvenes en Situación de Riesgo

Objetivo: Orientar y prevenir a las y los jóvenes para evitar el consumo de alcohol, tabaco y otras drogas, así como la violencia en jóvenes y la salud reproductiva en adolescentes.

POLÍTICAS APLICABLES

 El programa está orientado a jóvenes de entre 12 y 29 años.  Las pláticas se desarrollarán en las escuelas del Municipio de Toluca.  Para la celebración de las pláticas se deberá contar con una asistencia mínima de 30

alumnos y alumnas.  La escuela deberá contar con las instalaciones adecuadas para la impartición de talleres.  La escuela deberá otorgar una constancia que avale la impartición de dichos talleres.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

1. Programa de Atención a Jóvenes en Situación de Riesgo. INICIO Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 1. Ofrece talleres y conferencias a las diferentes escuelas de nuestro municipio, el contacto se realiza a través de oficio, llamada telefónica, correo electrónico o visita personalizada.



Solicitante 2. Elige fecha para la impartición de talleres. Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 3. Acude en la fecha y hora establecida por ambas partes. Solicitante 4. Otorga al Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil constancia que avale la impartición de dichos talleres.

CONSTANCIA

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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IV. DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN INSTITUCIONAL Y OPERATIVA

Nombre del Procedimiento:

Atención a jóvenes sin empleo

Objetivo: Promover la preparación intensiva de las y los jóvenes que no estudian, ni trabajan mediante el adiestramiento en algunos oficios y artes para poder auto emplearlos y que se conviertan en personas solventes económicamente. POLÍTICAS APLICABLES   

 

El otorgamiento de las capacitaciones es derivado de la celebración del convenio entre el H. Ayuntamiento de Toluca y la Escuela de Artes y Oficios (EDAYO). Se abrirá una convocatoria previamente para invitar a las y los jóvenes que tengan el deseo de capacitarse ara el auto empleo. Las y los interesados(as) deberán someterse a un estudio socioeconómico donde se demuestre la insuficiencia económica para costearse el adiestramiento por parte del EDAYO. Las y los participantes deberán tener entre 14 y 29 años de edad, así mismo se recibirán las solicitudes de jóvenes con alguna discapacidad. Las y los participantes deberán contar con la siguiente documentación: o o o o o o o

2 copias de acta de nacimiento 2 copias de comprobante de domicilio 2 copias de constancia de grado máximo de estudios 2 copias de CURP 2 fotografías a color o blanco y negro tamaño infantil Carta responsiva de padre o tutor (Sólo para menores de edad) 2 copias de credencial de elector (Sólo para mayores de edad)

 Las y los participantes deberán residir dentro del territorio de Toluca, y presentar un comprobante domiciliario.  Los cursos se imparten de manera presencial en las instalaciones de la Escuela de Artes y Oficios de Toluca, ubicada en Felipe Villanueva S/N, Delegación San Pablo Autopan.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

1. Atención a Jóvenes sin Empleo INICIO Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 1. Invita a participar a las y los jóvenes del municipio mediante una convocatoria que se publica en las redes sociales del Instituto, en las delegaciones, así como la página web del Ayuntamiento. Solicitante 2. Acude al Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil donde presenta la documentación necesaria de acuerdo a la convocatoria.

Convocatoria

Requisitos

Departamento Vinculación Institucional y Operativa 3. Recibe la documentación, verifica que esté completa y realiza el estudio económico para determinar si la o el solicitante es sujeto de apoyo.

Sí

¿Es sujeto de apoyo?

No

Departamento Vinculación Institucional y Operativa 4. Comunica vía telefónica a la o el solicitante las razones por las cuales no puede participar en el programa.



FIN

Departamento Vinculación Institucional y Operativa 5. Envía los documentos al EDAYO, notifica vía telefónica al interesado que ha sido aceptado y le informa cuando debe presentarse para iniciar el curso elegido.



FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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Nombre del Procedimiento:

Visitas guiadas a palacio municipal

Objetivo: Fortalecer la identidad municipal en su diversidad geográfica, cultural y

en la pluralidad política de los mexiquenses, que cursan estudios de nivel básico, medio superior y superior.

POLÍTICAS APLICABLES



El departamento de Vinculación Institucional y Operativa trabajará en coordinación con la Secretaría del Ayuntamiento de Toluca, para ofrecer visitas guiadas durante todo el ciclo escolar.



El departamento llevará un registro para controlar y calendarizar las visitas. Las instituciones educativas interesadas deberán remitir un oficio o contactar al Instituto vía telefónica para solicitar el servicio.



El Instituto es responsable únicamente de la visita en el interior del Palacio Municipal; el traslado, medios de transporte y seguridad de alumnos, docentes y acompañantes son responsabilidad de la institución educativa.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

2. Visitas Guiadas a Palacio Municipal INICIO INICIO Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 1. Recibe por vía telefónica o mediante oficio la solicitud para una visita guiada al Palacio Municipal y la turna al departamento de Vinculación Institucional y Operativa.

Oficio



Departamento de Vinculación Institucional y Operativa 2. Recibe la solicitud, analiza la fecha pedida por la institución educativa y determina:

4

Sí

¿Es posible realizar la visita guiada?

PASA A LA ACTIVIDAD No. 4 No

Departamento de Vinculación Institucional y Operativa 3. Reprograma la visita para que pueda realizarse en otra fecha y horario disponible, avisando vía telefónica o por oficio a la escuela solicitante. Departamento de Vinculación Institucional y Operativa 4. Envía oficio o realiza llamada de confirmación a las escuelas participantes, indicando la fecha y hora en que se realizará la visita. Departamento de Vinculación Institucional y Operativa 5. Lleva a cabo la visita guiada el día y la hora fijada, registra fotográficamente la actividad para integrar el reporte y/o evidencia correspondiente.

Oficio

Oficio

 

Reporte

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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V. DEPARTAMENTO DE APOYO A LA JUVENTUD

Nombre del Procedimiento:

Plataforma educativa Prepanet

Objetivo: Impulsar el desarrollo humano, social y económico, por medio de un

proceso de educación en línea que ofrece el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, al alcance de todos los ciudadanos; así como contribuir a la creciente demanda de educación media superior en el municipio. POLÍTICAS APLICABLES



El Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil es el órgano del Ayuntamiento de Toluca que apoya el desarrollo y conclusión de los estudios de las y los interesados(as) en la plataforma educativa PREPANET, mediante el préstamo de los equipos de cómputo dentro de sus instalaciones.



El Departamento de Apoyo a la Juventud recibirá las solicitudes con todos los documentos requeridos por el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) Campus Toluca, así como con las especificaciones solicitadas.



El Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) Campus Toluca, es la Institución encargada del desarrollo, control y aprobación de los estudios, así como de brindar las asesorías solicitadas.



Las y los alumnos(as) podrán asistir a las instalaciones de la sede PREPANET en un horario de 07:00 a 18:00 horas, o si lo prefieren, pueden acceder a la plataforma desde cualquier computadora con conexión a Internet.



Las y los alumnos (as) que asistan a las instalaciones de la sede PREPANET del Ayuntamiento de Toluca tendrán la obligación durante el tiempo que permanezcan dentro de ésta, del buen uso y cuidado del equipo de cómputo que se les asigne para la realización de sus estudios en línea.

EDICIÓN: PRIMERA

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

Los estudios duran 2 años, divididos en 6 cuatrimestres y al concluir éstos, las y los alumnos(as) recibirán un certificado proporcionado por el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Campus Toluca. Las y los estudiantes interesados en continuar sus estudios mediante la plataforma educativa PREPANET, deberán acreditar un curso propedéutico sobre el uso de la plataforma.



Los requisitos que deberá cubrir la o el alumno (a) son: - Llenar Formato de Inscripción, el cual es otorgado por Prepanet (original) - Acta de Nacimiento (original y copia) - Certificado de Secundaria, con promedio mínimo de 7.0 (original y copia) - CURP (dos copias) - Comprobante de Domicilio (original y copia) - Carta de Buena Conducta o Carta de Recomendación, en hoja membretada (original y copia) - 6 fotografías tamaño infantil en mate sin retoque con camisa o blusa blanca - Credencial de Elector del alumno y si es menor de edad, del padre o tutor (original y copia)

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

1. Plataforma educativa Prepanet INICIO I Solicitante 1. Acude a alguna de las sedes de Prepanet a solicitar informes para poder ingresar a esta modalidad de estudios. Departamento de Apoyo a la Juventud 2. Recibe al interesado, se le explica en qué consiste el modelo de estudios Prepanet y los requisitos (hoja informativa). Solicitante 3. Reúne los requisitos y acude nuevamente a la sede de Prepanet del Ayuntamiento de Toluca a entregarlos. Departamento de Apoyo a la Juventud 4. Recibe y registra los documentos, revisa que estén completos y entrega la solicitud de admisión a la o el alumno(a) para que sea llenada. Se integra el expediente con todos los documentos para ser entregados al el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Le indica a la o el solicitante cuando se le dará respuesta. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 5. Recibe y valida la documentación, llena el formato de recepción de documentos y hace el registro en la hoja correspondiente, posteriormente informa al personal de la sede Prepanet, la relación de alumnos que fueron aceptados y cuando se efectuara la sesión de introducción a la plataforma educativa. 6. Informa vía telefónica a las y los alumnos(as) los días y las horas en que pueden recibir la capacitación para ingresar a la plataforma educativa, así mismo se crean las cuentas electrónicas con las que tendrán acceso a esta modalidad de estudios.

Hoja informativa

Requisitos

Solicitud de Admisión

Expediente

Registro



A EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo

Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

A Departamento de Apoyo a la Juventud 7. Recibe a las y los alumnos (as) en el horario que deseen de 07:00 a 18:00 horas, se anotan en una lista de asistencia, así como la computadora que se les asignó. También si lo prefieren pueden acceder a la plataforma educativa desde cualquier computadora con acceso a internet.

Registro de asistencia

Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 8. Controla, brinda asesoría y aprueba los avances de las y los alumnos(as) hasta la conclusión de estos, durante el desarrollo de los estudios. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 9. Organiza la ceremonia de entrega de la documentacion obtenida por las y los alumnos (as) al término de sus estudios (certificado), a la cual son invitadas autoridades académicas del propio Tecnológico y del Ayuntamiento de Toluca. Departamento de Apoyo a la Juventud 10. Resguarda una copia simple del certificado en el expediente, para comprobar la culminación de los estudios.

Copias de los certificados de estudios

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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Nombre del Procedimiento:

Programa de atención integral a identidades juveniles

Objetivo: Promover de manera organizada y educativa las identidades juveniles a

través de talleres y la utilización de espacios públicos, para que desarrollen sus habilidades, conocimientos y expresiones artísticoculturales.

POLÍTICAS APLICABLES



El Departamento de Apoyo a la Juventud fomentará entre la juventud toluqueña, encuentros cursos, y talleres de educación y capacitación continua.



El Departamento de Apoyo a la Juventud ofrecerá las condiciones para educar y promover el desarrollo de sus valores, habilidades y talentos.



El Departamento de Apoyo a la Juventud apoyará a proyectos juveniles, servicios culturales, educación pertinente, formación y recreación, realizados mediante aprovechamiento de los espacios públicos con lo que se cuenta en el Municipio de Toluca.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

2. Programa de atención integral a identidades juveniles INICIO

IIIIIINICIO

Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil

1. Recibe las solicitudes de las y los jóvenes a través de oficio, por medios electrónicos (Internet), o bien a través de atención telefónica y personal; se les informa sobre este programa y se canalizan dichas solicitudes al Departamento de Apoyo a la Juventud. Departamento de Apoyo a la Juventud 2. Recibe las solicitudes, atiende a la o el interesado o se cita vía telefónica según sea el caso; a fin de conocer su propuesta, inquietud o petición. Una vez analizado determina:

4

Sí

Oficio





¿Es factible brindar el apoyo?

PASA A LA ACTIVIDAD No. 4 No

Departamento de Apoyo a la Juventud 3. Canaliza a la o el interesado a las instancias, dependencias y/u organizaciones pertinentes. FIN

Departamento de Apoyo a la Juventud 4. Gestiona las autorizaciones necesarias ante las autoridades correspondientes para dar trámite a la petición recibida.

Oficios para la gestión

A

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

A

Sí

6

¿Se autorizó el apoyo?

No

PASA A LA ACTIVIDAD No. 6

Departamento de Apoyo a la Juventud 5. Canaliza a la o el interesado a las instancias, dependencias y/u organizaciones pertinentes.

FIN

Departamento de Apoyo a la Juventud 6. Cita a la o el interesado para indicarles que su proyecto, servicio o petición ha sido aceptado, indicándole el día y hora en que se realizará, además de solicitarle que presente evidencia (fotográfica, video o escrito) una vez concluido el proyecto.



FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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Nombre del Procedimiento:

Adquiriendo experiencia

Objetivo: Vincular a las y los estudiantes de nivel superior con el Instituto

Municipal de la Juventud y Estudiantil para que puedan realizar su servicio social y/o prácticas profesionales, permitiendo la aplicación de conocimientos científicos, humanísticos y tecnológicos.

POLÍTICAS APLICABLES

 Las y los jóvenes interesados en este programa deberán estar inscritos en alguna institución de educación superior, pública, privada o técnica asentada en territorio municipal.  Las y los alumnos (as) deberán cumplir con todos los requisitos que la institución escolar a la que están inscritos marque como necesarios.  No se recuperaran horas perdidas, ni se cambiarán de fecha para conveniencia del estudiante.  El tiempo mínimo de estancia dentro del Instituto para las y los estudiantes es de 4 meses, ya sea para servicio social o prácticas profesionales.  Los estudiantes interesados deberán presentar la siguiente documentación completa:  Carta de presentación dirigida a la o el titular del Instituto, firmada por la institución de procedencia de la o el estudiante.  Copia de Acta de Nacimiento.  Copia de IFE.  Constancia domiciliaria.  Comprobante domiciliario.  2 fotografías a color y/o blanco y negro.  Propuesta de plan de trabajo por parte del prestador de servicio social y/o prácticas profesionales.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

3. Adquiriendo experiencia INICIO Solicitante 1. Acude al Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil para pregunta sobre la posibilidad de realizar servicio social y/o prácticas profesionales en la dependencia.

Departamento de Apoyo a la Juventud 2. Otorga al interesado los requisitos para llevar a cabo su servicio social y/o prácticas profesionales dentro del Instituto. Solicitante 3. Revisa la lista de requisitos e integra el expediente con toda la documentación los lleva al Departamento de Apoyo a la Juventud.

Requisitos

Expediente

Departamento de Apoyo a la Juventud 4. Recibe la documentación de la o el solicitante e indica el lugar donde realizará su servicio social y/o prácticas profesionales.

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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VI. DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ESTUDIANTIL Y ANÁLISIS SOCIAL

Nombre del Procedimiento:

Empleo de Verano

Objetivo: Impulsar a las y los jóvenes de entre 16 y 29 años que se encuentren cursando sus estudios de nivel superior, comprometiéndolos a colaborar en beneficio de su ciudad, durante el periodo vacacional de verano.

POLÍTICAS APLICABLES

 El Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social, será el responsable de diseñar, emitir y divulgar la convocatoria por medio de la cual se hará la invitación a participar en el programa, misma que será publicada en las redes sociales del Instituto y en la página web del Ayuntamiento de Toluca, así como distribuida en las Instituciones Educativas de Nivel Medio y Superior ubicadas en el municipio y puntos estratégicos en delegaciones.  Las y los interesados(as) deberán entregar su currículum vitae y presentarse a una entrevista en las instalaciones del Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil, quien se reservará el derecho de ubicación de las y los interesados(as) en las diferentes áreas del ayuntamiento de acuerdo a su perfil.  El Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil se pondrá en contacto con las y los jóvenes seleccionados para mencionarles el lugar y la hora donde se presentarán a laborar.  Las y los jóvenes trabajarán en el área de la administración pública asignada cuatro días a la semana durante cuatro horas por un espacio de mes y medio a fin de cumplir con 96 horas.

EDICIÓN: PRIMERA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

 Una vez concluido el mes y medio se solicitará una carta a la dependencia donde la

o el joven prestó sus servicios laborales, en la que se especifique que cumplió con los requisitos establecidos, para proporcionarles un apoyo económico de acuerdo a la suficiencia presupuestal del Instituto.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

1. Empleo de Verano INICIO INICIO Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 1 Diseña, emite y divulga la convocatoria en instituciones educativas de nivel medio superior y superior, delegaciones y en el página web del Ayuntamiento.

Convocatoria

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 2. Identifica y enlista las vacantes de las diferentes áreas de la administración pública municipal para que las y los jóvenes interesados puedan cubrir la vacante de acuerdo al perfil que se solicite. Solicitante 3. Acude a las oficinas del Instituto para entregar su Currículum Vitae y documentación solicitada conforme a los plazos y requisitos señalados en la convocatoria.

Currículum Vitae

Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 4. Recibe la documentación y revisa:

6

Sí

¿Está completa?

PASA A LA ACTIVIDAD No. 6

No

Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 5. Solicita al interesado reúna la documentación restante para poder dar inicio a su trámite.

A

EDICIÓN: PRIMERA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

Diagrama de Flujo Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

A Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 6. Turna el expediente al Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social para presentarlo a las dependencias y ubicarlo conforme a su perfil.

Sí

8

¿La o el solicitante es elegido?

PASA A LA ACTIVIDAD No. 8

No

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 7. Establece contacto vía telefónica con la o el solicitante y le indica que no fue seleccionado, pero que se le tomará en cuenta para otras actividades del Instituto.



FIN Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 8. Establece contacto vía telefónica, con el joven para indicarle en que área debe presentarse, el horario y el periodo en que laborará.



Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 9. Verifica que el joven se haya presentado en el área asignada y que el área le haya recibido para realizar las labores del empleo de verano. 10. Otorga el apoyo económico, una vez concluido el mes y medio, siempre y cuando el área donde laboró entregue el reporte favorable del desempeño laboral.

Reporte

$

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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Nombre del Procedimiento:

Simulador de negocios para jóvenes

Objetivo: Ofrecer a las y los jóvenes estudiantes del municipio de Toluca

capacitación empresarial mediante un simulador de negocios, que les permita representar de una manera vivencial la toma de decisiones y la planeación estratégica.

POLÍTICAS APLICABLES

 El Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social será el responsable de

coordinar, organizar e impartir la capacitación en centros educativos de nivel medio superior y superior ubicados en el territorio municipal. Además, se encargará del diseño, emisión y divulgación de la respectiva convocatoria.  El Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social será el responsable de

difundir el programa en las instituciones educativas de nivel medio y superior que se encuentren en el territorio municipal.  La(s)

institución(es) educativa(s) participante(s), será(n) responsable(s) proporcionar los espacios físicos para la impartición de la capacitación.

de

 Los cursos se darán a grupos de estudiante de entre 20 a 30 participantes como

máximo.

EDICIÓN: PRIMERA

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Diagrama de Flujo

Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

2. Simulador de Negocios para Jóvenes INICIO Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil 1. Oferta los talleres a los planteles educativos de nivel medio y superior ubicados en el territorio municipal

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 2. Recibe las solicitudes vía correo electrónico, telefónicamente, o físicamente en las instalaciones del Instituto.

3. Realiza una visita a las autoridades escolares de la institución solicitante para explicarle la dinámica del simulador y acuerdan fechas tentativas para llevar a cabo la actividad; se llena un formato de visita que sella y firma la institución.

Convocatoria



Solicitud

Formato

4. Verifica la disponibilidad de los instructores para la fecha y hora solicitados

6

Sí

¿Hay disponibilidad de instructores?

PASA A LA ACTIVIDAD No. 6 No

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 5. Comunica vía telefónica a la institución y propone una nueva fecha para llevar a cabo la actividad.



FIN A EDICIÓN: PRIMERA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

Área Responsable/Actividad

Representación Gráfica

A

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 6. Emite oficio de respuesta a la institución solicitante para confirmar la actividad y el número de asistentes, así mismo le requiere la lista de participantes y el profesor responsable de la misma para agendar el curso.

Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social 7. Realiza la actividad, toma lista de asistencia así como evidencia fotográfica para el informe correspondiente.

Oficio

Lista de asistencia

FIN

EDICIÓN: PRIMERA

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VII. SIMBOLOGÍA

Símbolo

Respuesta Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o final de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN. Actividad combinada. Se utiliza en los casos en que en un mismo paso se realiza una operación y una verificación. Anexo de documentos. Indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un solo paquete, el cual permite identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. Archivo definitivo. Marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, a excepción de que se emplee en otros procedimientos. Archivo temporal. Se utiliza cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un periodo indefinido, para después utilizarlo en otra actividad; significa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotara la letra “A” para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto. Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante anotar, dentro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación. Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación. Destrucción de documentos. Representa la eliminación de un documento cuando por diversas causas ya no es necesario su participación en el procedimiento.

EDICIÓN: PRIMERA

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Símbolo

Respuesta Formato Impreso. Representa formas impresas, documentos, reportes, listados, etc. y se anota después de cada operación, indicando dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiere indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el caso de graficarse un original se utilizará la letra “O”. Cuando el número de copias es elevado, se interrumpe la secuencia después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias: ahora bien, si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se anotara una “X” y en el ultimo una “N”. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcara en el ángulo inferior derecho un triángulo negro. Formato no impreso. Indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso; se distingue del anterior únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales. Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo fuera de flujo para finalizar su intervención. Inspección. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. Interrupción del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. Línea continua. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que se requiere y para unir cualquier actividad.

EDICIÓN: PRIMERA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD Y ESTUDIANTIL

Símbolo

Respuesta Línea de guiones. Es empleada para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente, deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se termina con una pequeña línea vertical. Línea de comunicación. Indica que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, fax, modem, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continúa. Paquete de materiales. Se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

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EDICIÓN: PRIMERA

Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Así mismo, se anotará dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que sucede en este paso al margen del mismo. Registro y/o controles. Se usará cuando se trate de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control. Aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra información, llegara al símbolo una línea continua; cuando se hable de consultar o cotejar, la línea debe ser punteada terminando de igual manera en el símbolo. Captura o envío de Información. Se emplea para representar la captura de datos o envió de datos por internet. Teléfono. Representa la comunicación del área mediante la vía telefónica para con otras dependencias e incluso con la ciudadanía cuando así se requiera.

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VIII. DISTRIBUCIÓN

El original del manual de procedimientos del Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil se encuentra en la Subdirección de Innovación y Desarrollo Institucional. Las copias controladas se encuentran distribuidas en:  Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil

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XI. REGISTRO DE EDICIONES

Primera edición octubre de 2014 (Elaboración del Manual)

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X. VALIDACIÓN

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XI. CRÉDITOS

MP/ Manual de Procedimientos del Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil H. Ayuntamiento de Toluca 2013-2015 Instituto Municipal de la Juventud y Estudiantil Secretaría Técnica

Responsables de su elaboración: L.R.E.I. Pablo Valdovinos Romero Titular del Instituto Municipal de la juventud y Estudiantil Mtro. Víctor Alfonso Ríos Figueroa Jefe del Departamento de Atención al Estudiante y Juventudes Lic. Ivonne Valdés Ramírez Jefa del Departamento de Vinculación Institucional y Operativa Lic. José Carlos Ávila González Jefe del Departamento de Apoyo a la Juventud

Lic. Genaro Hernández Ocampo Jefa del Departamento de Desarrollo Estudiantil y Análisis Social Lic. Armando Isarael López Arenas Responsable de la integración del Manual Responsables de su revisión: Mtro. Efraín Ángeles Ruíz Subdirector de Innovación y Desarrollo Institucional Lic. Sergio Alberto Segura Delgadillo

Jefe del Departamento de Sistemas Administrativos

EDICIÓN: PRIMERA

Toluca, Estado de México Octubre, 2014 34