Manual de Procedimientos
Dirección General de Administración
febrero 2013
Manual de Procedimientos Dirección General de Administración
Elaboró
Presentó
Validó C.P. Carlos Tapia Astiazarán
JOSÉ MANUEL ZATARAIN DOMÍNGUEZ/DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
MOISES GÓMEZ REYNA/SECRETARIO DE ECONOMIA
Secretario de la Contraloría General ”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S-0329-2013 de fecha 26/02/2013”.
Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos
Introducción El objetivo fundamental del presente Manual de Procedimientos, es servir de apoyo al personal de las unidades administrativas para conocer el funcionamiento de las actividades sustantivas de la Dirección General de Administración, sirviendo de guía en especial a los empleados de nuevo ingreso, obteniendo así una mejora institucional, al contemplar en forma ordenada y detallada las operaciones que realiza la Dirección General, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Algunos de los documentos que contempla son: la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos y los procedimientos desarrollados con el prop ósito de coordinar los procesos internos de planeación, programación y presupuestación de la Secretaria; efectuar una constante supervisión y mejora de los procesos operativos y administrativos, necesarios para garantizar calidad y eficiencia en su operación. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, de acuerdo a la normatividad establecida en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operación del mismo.
1
Objetivo del Manual Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas en la Direcci ón General de Administración, de acuerdo al nuevo enfoque de Sistema de la Secretaria de la Contraloria General; asimismo precisa responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades de la unidad administrativa.
2
RED DE PROCESOS
Fecha de Elaboración 15/12/2012
Secretaría de Economía
Hojas
Hoja 1 de 3
Código de la Red
Dirección General de Administración
Dir.
Facultad
4.20
A
4.20
4.20
No. Macro.
No.
Subproceso
Tipo
Responsable
04
01
ADMINISTRAC ION DEL PRESUPUEST O DEL GASTO CORRIENTE
Operativo DIRECTOR DE GASTO CORRIENTE
A
04
01
ADMINISTRAC ION DEL PRESUPUEST O DEL GASTO CORRIENTE
A
04
01
ADMINISTRAC ION DEL PRESUPUEST O DEL GASTO CORRIENTE
Producto
Indicador
No,
RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS PARA LA OPERACION DE LAS UNIDADES ADMINISTRATI VAS
CONCILIACION CON LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTA L EN EL EJERCICIO DEL GASTO CORRIENTE
01
COMPRAS
RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS PARA LA OPERACIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
CONCILIACION CON LA DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN EL EJERCICIO DEL GASTO CORRIENTE.
UNIDADES ADMINISTRATIV AS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
Operativo DIRECTOR DE GASTO CORRIENTE
RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS PARA LA OPERACION DE LAS UNIDADES ADMINISTRATI VAS
CONCILIACION CON LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTA L EN EL EJERCICIO DEL GASTO CORRIENTE
02
EJECUCION DEL PRESUPUESTO
RECURSOS FINANCIEROS PARA LA OPERACIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
CONCILIACIÓN CON LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN EL EJERCICIO DEL GASTO CORRIENTE.
UNIDADES ADMINISTRATIV AS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
Operativo DIRECTOR DE GASTO CORRIENTE
RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS PARA LA OPERACION DE LAS UNIDADES ADMINISTRATI VAS
CONCILIACION CON LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTA L EN EL EJERCICIO DEL GASTO CORRIENTE
03
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
OFICIO DE LIBERACIÓN DE LOS RECURSOS DEL GASTO DE INVERSIÓN.
MONTO DE RECURSOS AUTORIZADOS CON RESPECTO DE PRESUPUESTO ASIGNADO.
UNIDADES ADMINISTRATIV AS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
3
Procedimiento
11-DGA-RP/Rev.00
Productos
Indicadores
Cliente
4.20
A
04
03
ADMINISTRAC IÓN DE RECURSOS HUMANOS
Operativo SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
IMPLEMENTA R LOS CONTROLES DE INCIDENCIAS DEL PERSONAL Y PROMOVER SU DESARROLLO PROFESIONAL
PERSONAL ADECUADO PARA LAS DIFERENTES RESPONSABILID ADES DE LA SECRETARIA
04
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL
MOVIMIENTOS DE ESTRUCTURA ORGÁNICA.
TOTAL DE MOVIMIENTOS REALIZADOS EN EL MES.
EMPLEADOS DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
4.20
A
04
04
MANTENIMIE NTO DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
Operativo SUBDIRECTOR DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES LA FUNCIONALID AD DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICO S
SISTEMAS INFORMATICOS ADECUADOS Y SU USO EFICIENTE
05
OTORGAMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO
EQUIPO DE CÓMPUTO EN ÓPTIMAS CONDICIONES.
NÚMERO DE MANTENIMIENTOS REALIZADOS.
UNIDADES ADMINISTRATIV AS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
4.20
A
04
05
MANTENIMIE NTO DE INVENTARIOS
Operativo SUBDIRECTOR DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
MANTENER EL CONTROL DE INVENTARIOS
CONTROL DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS
06
CONTROL DE INVENTARIOS
RESGUARDO DE INVENTARIOS.
RESGUARDO DE LOS BIENES DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO FIRMADOS.
UNIDADES ADMINISTRATIV AS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA DE ECONOMIA.
4
Catálogo de Macroprocesos
01
Derechos de propiedad para dar certidumbre a la inversión.
02
Reforma regulatoria y una nueva cultura laboral para impulsar la producción y el empleo.
03
Inversión en capital humano para competir y progresar.
04
Desarrollo económico sustentable e infraestructura competitiva.
05
Generación de empleos mejor remunerados.
06
Desarrollo regional, diversificación y modernización productiva.
07
Relaciones con el exterior y apertura de mercados.
Catálogo de Facultades
A
Desarrollo Económico
B
Creación de Infraestructura
Elaboró
LORENA ORDOÑEZ SOLER/SUBDIRECT ORA DE RECURSOS HUMANOS
5
Revisó
JOSÉ MANUEL ZATARAIN DOMÍNGUEZ/DIRECT OR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
Validó
MOISES GÓMEZ REYNA/SECRETARI O DE ECONOMIA
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
COMPRAS 11-DGA-P01/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dotar de los recursos materiales necesarios a las unidades administrativas para que realicen eficientemente sus funciones, esto mediante las gestiones administrativas en el ejercicio del Gasto Corriente, y de acuerdo al presupuesto autorizado a cada una de ellas. II.- ALCANCE
Unidades Administrativas de la Secretaria de Economía y Proveedores. III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía. DGA.- Dirección General de Administración. SIIAF.- Sistema Integral de Información de Administración Financiera. Orden de Pago.- Documento oficial que se elabora a trav és del SIIAF para gestionar pago a proveedores y reembolso del fondo revolvente. Dictamén Técnico.- Documento que emite la Coordinación Ejecutiva de Gestión Tecnológica de Administración Digital para regular las características de los equipos electrónicos en proceso de adquisición. P.O.A.- Programa Operativo Anual Calendario mensual.- Disponibilidad del presupuesto en forma mensual. IV.- REFERENCIAS
Manual de Organización de la Dirección General de Administración Bases de licitación Contratos Requisitos para soporte de órdenes de pago V.- POLITICAS
6
Criterio 1 Recepción y revisión de la requisición 1.1 Toda solicitud, se hará por medio de requisición, conteniendo la información que se detalla en el formato, firmada debidamente por el titular de la unidad responsable o la persona autorizada en su caso. Las unidades administrativas adscritas a la Subsecretaría de Desarrollo Económico y la Subsecretaría de Impulso a la Comercialización, tramitarán sus solicitudes a través de la persona autorizada de la Subsecretaría según corresponda. 1.2 Las solicitudes de requisición, se recibirán únicamente de lunes a viernes en horario de 8:00 a 15:00 horas, con excepción en los casos urgentes. Las solicitudes se har án por medio del formato establecido, dirigido al Director General de Administración, quién de acuerdo a su criterio lo autorizará. Criterio 2 Verificación de suficiencia presupuestal 2.1 Únicamente se le dará trámite a las solicitudes que cuenten con suficiencia presupuestal, de acuerdo al calendario autorizado. 3. Elección de Proveedores 3.1 Para la elección del proveedor, se revisará que este sea de preferencia proveedor autorizado para el Gobierno del Estado, que sea un proveedor registrado ante la Secretar ía de Hacienda y Crédito Público (SHCP), se deberá obtener la mejor calidad, precio del producto y tiempo de entrega. En algunos casos de compra de materiales y activos fijos se utiliza el cuadro comparativo. 4. Registro Control de Inventarios 4.1 Una vez que el artículo sea entregado por el distribuidor o proveedor, la Direcci ón de Gasto Corriente de la Dirección General de Administración, procederá a registrarlo en el sistema de inventarios, y entregarlo a quien corresponda a fin de que sea firmado el resguardo correspondiente por la persona que se hará cargo del mismo (designado por el titular de la unidad solicitante) 5. Evaluación de Proveedores 5.1 Para evaluar al proveedor o prestador de servicio, esto se hará en referencia a los resultados obtenidos en el cuadro de evaluación, mejor calidad, precio del producto y tiempo de entrega, cuando dos veces o m ás que estos presten un servicio, y el resultado no sea satisfactorio, se le suspenderá como proveedor, y se les pedirá en explicación y corrección del resultado. Puntos Críticos 1. Contratación de Proveedores Se considera como punto crítico, la evaluación del proveedor. Para este punto tomaremos en cuenta los resultados que se han obtenido de relaciones que se hayan celebrado con anterioridad con dicho proveedor, si se realiza relación comercial por primera vez se deberá de pedir informaci ón a la Dirección General de Adquisiciones, ya que de esto depende el éxito o fracaso de la compra. 2. Licitación y Contratación En lo que respecta a la Licitación y Contratación. Debemos de considerar la integración en su totalidad de los documentos, teniendo en cuenta el cumplimiento de las bases y los contratos, resultados de dicha licitación. 3. Dictamen Técnico Otro punto crítico a tomar en cuenta es cuando requiere de un Dictamen T écnico para la compra de un bien de computación electrónica, mismo que deberá tramitarse ante la Coordinaci ón Ejecutiva de Gestión Tecnológica de Administración Digital, tomando en consideración las características recomendadas por esta Dirección. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
N/A VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P01-A01/Rev.00
Nombre Diagrama de flujo, COMPRAS
7
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REGISTRO
Recepción de la solicitud de servicio
1 1.1
Auxiliar Administrativo del Gasto Corriente
Recibe solicitud de servicio de las Unidades Administrativas para su revisión.
Solicitud de servicio
2.
Director de Gasto Corriente
Verifica la suficiencia presupuestal mediante consulta en el SIIAF, en cuanto al flujo de efectivo y calendario de gasto.
Solicitud de servicio
2.1
"Si no tiene suficiencia presupuestal, se regresa la solicitud a la unidad administrativa que la envió, para su nueva programación".
2.2
"Si cuenta con suficiencia presupuestal se le da trámite"
2.3
“Si el costo de la compra no es mayor de diez mil pesos”
3.
Jefe del Fondo Revolvente
3. Se verifica si se realiza de forma indirecta o a través de fondo revolvente. A través del fondo:
3.1
Se elige al proveedor, una vez acordada la compra se recibe la factura para su revisión y elaboración del cheque.
3.2
Se recibe el producto de la compra y realiza el pago.
3.3
Director de Gasto Corriente
Resguardo de Inventario
Fin del proceso.
3.4 3.5
Se da información al encargado del inventario de activos, si esta compra lo requiere.
Póliza de Cheque.
Auxiliar Administrativo del Gasto Corriente
De forma indirecta: Se elige al proveedor, tomando en cuenta la calidad general del producto y servicio, asimismo el precio y tiempo de entrega.
3.6
Elabora orden de compra o solicitud de mantenimiento, según sea el caso.
3.7
Recibe el producto de la compra, se revisa que cumpla con las características solicitadas.
3.8
Da información al encargado de activos, si esta compra lo requiere.
Resguardo de Inventarios
3.9
Recibe factura para su revisión y elaboración de orden de pago vía SIIAF.
Orden de pago
3.10
Director General de Admón.
3.10 Firma la orden de pago, una vez elaborada y envío a la Secretaría de Hacienda para que realice el pago, con cargo al presupuesto de esta Secretaría
3.11
Fin del proceso.
3.12
“Si el costo de la compra es mayor de diez mil pesos”
4.
Director de Gasto Corriente
Verifica si se realiza vía módulo SIIAF, licitación o adjudicación directa. Módulo SIIAF
4.1
Realiza el trámite por el SIIAF cuando dicha compra no supera el límite para ser licitada, Sistema que depende de la Secretaría de Hacienda.
8
Orden de Compra o Solicitud de Mantenimiento
4.2
4.3
Solicita dictamen técnico, si la compra está relacionada con equipo eléctrico ó computarizado, se solicita a la oficina de la Subsecretaria de Desarrollo Administrativo y Tecnológico, adscrita a la Secretaría de la Contraloría General Auxiliar Administrativo del Gasto Corriente
Elige al proveedor, si la respuesta del dictamen técnico es favorable, tomando en cuenta la calidad general del producto y servicio, asimismo el precio y tiempo de entrega.
4.4
Elabora la orden de compra o solicitud de mantenimiento
4.5
Recibe el producto de la compra, se revisa que cumpla con las características solicitadas.
4.6
Proporciona información al encargado de inventario de activos, si la compra lo requiere.
4.7
Recibe la factura para su revisión y elaboración de orden de pago vía SIIAF.
4.8
Firma la orden de pago una vez que ya fue elaborada y se envía a la Secretaría de Hacienda para que realice el pago, con cargo al presupuesto de esta Secretaría.
4.9
Fin del proceso.
4.10
Director de Gasto Corriente
4.11
4.12
Dictamen técnico
Licitación.Efectúa una licitación, si la compra supera el límite para realizarse de forma directa.
Orden de compra o solicitud de mantenimiento
Resguardo de Inventarios Orden de pago
Licitación
Elabora orden de compra, una vez realizada la licitación y determinado el proveedor (es) ganador. Auxiliar Administrativo del Gasto de Corriente
Recibe el producto de la compra, se revisa que cumpla con las características solicitadas.
4.13
Da información al encargado de inventario de activos, si esta compra lo requiere.
Resguardo de Inventario
4.14
Recibe factura para su revisión y elaboración de orden de pago vía SIIAF
Orden de pago
4.15
Firma la orden de pago una vez que ya fue elaborada y se envía a la Secretaría de Hacienda para que realice el pago, con cargo al presupuesto de esta Secretaría.
4.16
Fin del proceso.
4.17
Director de Gasto Corriente
Adjudicación Directa: Elabora el contrato y el dictamen de adjudicación, si la compra se realiza por adjudicación directa.
4.18
Auxiliar Administrativo del Gasto Corriente
Recibe el producto o servicio de la compra, se revisa que cumpla con las características solicitadas.
Contrato y Dictamen de Adjudicación
4.19
Informa al encargado del inventario de activos, si esta compra lo requiere.
Resguardo de Inventario
4.20
Recibe factura para su revisión y elaboración de orden de pago vía SIIAF
Orden de pago
4.21
Firma la orden de pago una vez que ya fue elaborada y se envía a la Secretaría de Hacienda para que realice el pago, con cargo al presupuesto de esta Secretaría.
4.22
Fin del procedimiento.
9
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró:
Manuel Bernardo Ramírez Contreras, Director de Gasto Corriente.
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirector de Recursos Humanos.
10
José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración. SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
COMPRAS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:27a.m.
11-DGA-P01/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo Tiempo
1
Solicitud de Servicios
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
2
Pólizas de cheques
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
3
Resguardo de Inventario
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
4
Orden de Compra
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
5
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
6
Solicitud de Mantenimiento Orden de Pago
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
7
Dictamen Técnico
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
8
Licitación
Director de Gasto Corriente
Papel
5 años
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
11
Disposición final
Ubicación
Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración Dirección General de Administración
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS
Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P01/Rev.00
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
1
¿La Unidad Administrativa solicita servicios utilizando una solicitud de servicios?
2
¿Contiene todos los datos necesarios la solicitud de servicio para surtirse?
3
¿Cuenta con suficiencia presupuestal la solicitud de servicio?
4
¿Se revisó si el proveedor que va surtir la orden de compra, si está registrado en Gobierno del Estado?
5
¿Se elaboró el inventario correspondiente a la compra del bien mueble?
6
¿Se firmó el resguardo por la persona que estará a cargo del bien mueble?
7
¿Se realizó la suspensión del proveedor, si este no cumple en dos ocasiones con la entrega, precio y calidad de los articulos entregados?
8
¿Se ha solicitado información de Evaluación de Proveedores a la Dirección de Adquisiciones?
9
¿Se siguen los lineamientos establecidos para llevar a cabo una Licitación ?
10
¿Al tratarse de la compra de un equipo electrónico se solicita el dictamén técnico a la Subsecretaria de Desarrollo Administrativo y Tecnológico?
12
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
EJECUCION DEL PRESUPUESTO 11-DGA-P02/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar el recurso necesario a las unidades administrativas para el cumplimiento de la prestaci ón de un servicio acorde a sus atribuciones, esto mediante las gestiones administrativas respectivas al ejercicio del Gasto Corriente, y de acuerdo al presupuesto autorizado a cada una de ellas. II.- ALCANCE
Personal adscrito a las unidades administrativas de la Secretaría de Economía. III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía DGA.- Dirección General de Administración SIIAF.- Sistema Integral de Información de Administración Financiera SOLICITUD DE SERVICIO DE VIATICOS.- Documento oficial de la Secretaría de Economía para gestionar el recurso. P.O.A.- Programa Operativo Anual CALENDARIO MENSUAL.- Disponibilidad del presupuesto en forma mensual. IV.- REFERENCIAS
Manual de Organización de la Dirección General de Administración. Tarifas autorizadas por la Secretaría de Hacienda. Soporte de la comprobación del gasto. V.- POLITICAS
13
Criterio 1 Recepción y revisión de la Solicitud 1.1 Toda solicitud, se hará por medio del formato oficial de solicitud de servicio de vi áticos anexando también a la misma el oficio de comisión, conteniendo la información que se detalla en los formatos, firmada debidamente por el titular de la unidad responsable o la persona autorizada en su caso. Las unidades administrativas adscritas a la Subsecretaría de Desarrollo Económico y la Subsecretaría de Impulso a la Comercialización, tramitarán sus solicitudes a través de la persona autorizada de la Subsecretaría según corresponda. 1.2 Las solicitudes de servicio, se recibirán únicamente de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 horas, con excepción en los casos urgentes. Las solicitudes se har án por medio el formato oficial, dirigido al Director General de Administración, quién de acuerdo a su criterio lo autorizará. Criterio 2 Verificación de suficiencia presupuestal 2.1 Únicamente se le dará trámite a las solicitudes que cuenten con suficiencia presupuestal y sea acorde a sus atribuciones. Puntos Críticos: 1. De los avisos de comisión Para efectos de la justificación de la ausencia del lugar de trabajo, será obligación del solicitante proporcionar copia del oficio de comisión al responsable de recursos humanos de esta Secretaría. 2. De la entrega de la solicitud La solicitud se tendrá que realizar con una anticipaci ón de 48 hrs. antes de la fecha de la comisión para su trámite, con excepción en los casos urgentes. 3. De la solicitud de Gastos de Camino Solo se autorizará el pago de gastos de camino en los casos en que el traslado a la comisión sea vía terrestre. 4. De la comprobación Los recursos otorgados al personal por concepto de la partida de vi áticos para cubrir comisiones, son sujetos a comprobación de conformidad a los lineamientos normativos aplicables. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
N/A VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P02-A01/Rev.00
Nombre
11-DGA-PO2-A01/Rev.00 Diagrama de Flujo Ejecución del Presupuesto
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
1.
RESPONSABLE
Auxiliar del Gasto Corriente
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Recibe la solicitud de servicio de las unidades administrativas para la gestión del pago.
REGISTRO
Solicitud de servicio
“Si la solicitud no es correctamente requisitada, se regresa a la unidad administrativa solicitante” “Si la solicitud esta correctamente requisitada, continua con Actividad No.2” 1.1
Auxiliar del Gasto Corriente
Verifica la suficiencia presupuestal mediante consulta en el SIIAF y calendario de gasto. “Si no tiene suficiencia presupuestal, se regresa la solicitud a la unidad administrativa solicitante” “Si cuenta con suficiencia presupuestal se le da trámite, continua con Actividad No.3”
2.2
Director de Gasto Corriente
Autoriza el pago de la solicitud de viático y/o gastos de camino por el Director de Gasto Corriente.
2.3
Auxiliar del Gasto Corriente
Elabora Póliza de Cheque para el pago de viático y/o comisión. FIN DEL PROCEDIMIENTO
14
Póliza de Cheque
Elaboró:
Manuel Bernardo Ramirez Contreras, Director de Gasto Corriente.
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirector de Recursos Humanos.
15
José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración. SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
EJECUCION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:32a.m.
11-DGA-P02/Rev.00
No.
1 2
Registro
Solicitud de Servicio Póliza de Cheque
Puesto Responsable*
Tipo
Director de Gasto Corriente Director de Gasto Corriente
Papel Papel
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
16
Resguardo Tiempo
5 años 5 años
Disposición final
Ubicación
Dir. Gral. de Admón. Dir. Gral. de Admón.
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P02/Rev.00
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
1
¿La solicitud de servicios entregada por la unidad administrativa se llenó de forma completa?
2
¿Se verificó la suficiencia presupuestal y el calendario antes de surtir la solicitud de servicios?
3
¿El Director de Gasto Corriente autorizó el pago de la Solicitud de viáticos o gastos de camino?
4
¿Se elaboró el cheque de la solicitud de viáticos o gastos de camino autorizada?
5
¿Se solicitó la comprobación de gastos al personal que realizó solicitud de viáticos o gastos de camino?
17
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 11-DGA-P03/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar los recursos de programas y proyectos del gasto de inversión de la Secretaría de Economía. II.- ALCANCE
Unidades Administrativas de la Secretaría de Economía y Organismos Públicos Descentralizados. III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía. SH.- Secretaría de Hacienda. DGA.- Dirección General de Administración. DGI.- Dirección de Gasto de Inversión. UA.- Son las distintas unidades administrativas de la Secretaría de Economía. UJ.- Unidad Jurídica en la Secretaría de Economía. OPD.- Organismo Público descentralizado. ETS.- Expediente Técnico Simplificado. Documento que emite la unidad administrativa u organismo donde detalla la obra a generar. SIIAF.- Sistema Integral de Información de Administración Financiera. SOLICITD.- Documento que emite la unidad administrativa u organismo seg ún sea el caso para generar la orden pago correspondiente. RECIBO.- Documento que emite la unidad administrativa u organismo seg ún sea el caso como acuse de recibo recurso solicitado. OP.- Documento oficial que se elabora a través del SIIAF para gestionar pago a obras, proveedores u Organismos. OFICIO DE SOLICITUD.- Documento que emite la Secretaría de Economía para solicitar autorización de recursos. OFICIO DE AUTORIZACIÓN.- Documento que emite la Subsecretaría de Egresos donde libera la autorización recurso solicitado. IV.- REFERENCIAS
Manual de Organización de la Dirección General de Administración Formato de Solicitud de Servicio y/u Orden de Compra V.- POLITICAS
18
se
de del
del
1 Elaboración y envío del Expediente Técnico Simplificado. 1.1 La UA u OPD responsable de cada proyecto deberá llenar a detalle la totalidad del ETS. 1.2 El ETS verificado su adecuado llenado es enviado anexo al oficio de solicitud a la Subsecretar ía de Egresos para su autorización correspondiente. 2 Elaboración y envío de la Orden de Pago. 2.1 Las UA y los OPD deberán enviar a la DGA solicitud y recibo por el monto autorizado, especificando el número de oficio de autorización y el número de obra asignado por la Subsecretaría de egresos. 2.2 Únicamente se tramitaran ordenes de pago de los proyectos que tengan oficio de autorizaci ón y que estas estén firmadas por el servidor público autorizado para ello. 2.3 Firmada y revisada la OP se envía a la Tesorería del Estado. 3 Gestión y depósito del recurso autorizado. 3.1 La DGI mediante el SIIAF verifica el estatus de la OP para gestionar ante la Tesorer ía del Estado la elaboración y entrega del cheque correspondiente. 3.2 El cheque emitido es depositado en la cuenta de la SE exclusiva para recursos autorizados. 4 Entrega del cheque y/o Ministración y dispersión del recurso autorizado. 4.1 Si el cheque fue emitido a nombre la un OPD se entrega el mismo al encargado de llevar el control presupuestal de cada OPD. 4.2 Si el cheque fue emitido a nombre de la SE, cada UA u OPD responsable del recurso autorizado deber á llenar y enviar la solicitud de servicio y orden de compra a la DGA, se ñalando la clave presupuestal, número de obra y detallar el concepto de la ministración a solicitar. 4.3 La DGA verifica saldos en la cuenta de la SE del recurso autorizado a la obra solicitada . 4.4 La DGA verifica el soporte del pago solicitado, elabora cheque y lo entrega a la UA u OPD seg ún sea el caso. 4.5 De ser necesario se elabora contrato o convenio para la dispersi ón del recurso autorizado; esto en conjunto con la Unidad Jurídica. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
11-DGA-P03-F01/Rev.00
Expediente técnico simplificado
11-DGA-P03-F02/Rev.00
Solicitud de pago
11-DGA-P03-F03/Rev.00
recibo
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P03-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo, del procedimiento Gestión de recursos Financieros
19
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
RESPONSABLE
1.
1.1
Director de Gasto de Inversión.
Director General de Inversiones Públicas en la SH .
Recibe ETS para revisión.“Si esta correcto, continúa con el trámite.”.
Expediente Técnico Simplificado.
Elabora oficio de solicitud y anexa el ETS,Recaba firma del C. Secretario de Economía, y lo envía a la SH para su aprobación.“En caso de estar incorrecto se envía al área correspondiente para su corrección y se empieza con el proceso de revisión de nuevo”.
Oficio de Solicitud.
Recibe oficio de solicitud junto con el ETS para su revisión y aprobación.
Oficio de autorización.
3.1
Elabora oficio de aprobación para enviarlo a firma al Subsecretario de Egresos en la SH, si es aprobado el proyecto u obra solicitada.
3.2
“En caso de estar incorrecto se realiza el paso número 3 de la actividad anterior”
4
Subsecretario de Egresos en la SH.
Firma oficio de autorización del recurso solicitado en el ETS.
5.
Recepcionista de la SE.
Recibe oficio de autorización lo registra en minutario y lo turna a la secretaria del C. Secretario de Economía.
5.1
Secretario de Economia
Turna el oficio a la DGA para lo conducente.
6.
Secretaria del Director General de Administración.
Recibe oficio para registro.
6.1
Turna oficio al Director General de Administración para conocimiento.
6.2
Turna oficio al Director de Gasto de Inversión con copia a la UA u OPD responsable para que se elabore la solicitud y recibo del recurso autorizado. Asistente de la Dirección de Gasto de Inversión.
Recibe oficio para registro
7.1
Presenta al Director de Gasto de Inversión para su conocimiento.
7.2
Abre expediente para el proyecto u obra autorizada.
8.
Elaboración de solicitudes
8.1
8.2
Firma de oficio de autorización.
Envió de oficio de autorización a la SE.
4.1
7.
REGISTRO
Presentación del ETS del proyecto u obra a realizar y al C. Secretario de Economía y revisión del DGA.
2.1
3.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Asistente de la Dirección de Gasto de Inversión.
Recibe y verifica la solicitud y recibo.“Si esta correcta, se procede a la elaboración de la OP correspondiente”. Se arma juego de OP (original, emisor y archivo) + solicitud + recibo + oficio de autorización para enviarlo al Director de Gasto de Inversión para su revisión para recabar firmas.
20
Registro de oficio de autorización.
Registro de oficio de autorización.
Registro y apertura expediente.
Orden de pago con soporte documental.Formatos de Solicitud y Recibo.
“En caso de estar incorrecta se envía al Enlace responsable de elaborar para comenzar de nuevo el proceso de elaboración de OP”. Firma de la OP.
9 9.1
Secretario de Economía
Se firma la OP
OP firmada.
9.2
Director General de Administración.
Envío de la OP a la Tesorería del Estado para inicio de elaboración de cheque o transferencia
OP de emisor con sello de recibido por la Tesorería.
9.3
Mensajero de la DGA.
Traslada la OP original firmada con su Soporte documental a la oficina de recepción en la Tesorería y le sellan de recibido en la OP de emisor; la cual servirá para recoger el cheque emitido.
Registro de la OP en archivos.
9.4 9.5
Entrega OP de emisor sellado al Director de Gasto de Inversión. Director de Gasto de Inversión.
Recibe OP de emisor con sello de recibido por la Tesorería del Estado y registra en sus archivos.
Recolección y depósito de cheque emitido por la SH.
10
Monitoreo de la OP en el SIIAF para saber su estatus.
10.1
Recoge el cheque en caja y gira instrucciones para que sea depositado en la cuenta de banco correspondiente.
10.2
Recoge el cheque con la OP de emisor en la caja de la Tesorería del Estado.
10.3
Deposita el cheque en la cuenta que se le indico.
Cheque depositado en cuenta de la SE. Solicitud de servicio y ordene de compra.
10.4
Enlace administrativo de cadaUA y OPD.
Elabora y envía a la DGA solicitud de servicio y orden de compra la cual debe de contener los siguientes requisitos: clave presupuestal, número de obra y detallar el concepto de la ministración a solicitar.
10.5
Asistente de la Dirección de Gasto de Inversión.
Verifica saldos en la cuenta y checa que este la totalidad del soporte documental.
10.6
Elaborar cheque si esta correcto todo se procede y recaba firmas autorizadas para cubrir lo solicitado y lo entrega a la UA u OPD según sea el caso.
10.7
Devuelve la solicitud de servicio y orden de compra al que la elaboró, en caso de que este incorrecta se envía para comenzar de nuevo el proceso anterior.
10.8
Elaboran contrato o convenio para la dispersión del recurso autorizado, de ser necesario el DGA y la UJ. FIN DEL PROCEDIMIENTO
21
Cheque emitido por la SE.
Contrato o convenio.
Elaboró:
Héctor Lozoya Castro, Director de Gasto de Inversión
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirector de Recursos Humanos
22
José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:36a.m.
11-DGA-P03/Rev.00
No.
1
Registro
2
Expediente Técnico Simplificado Oficio de solicitud
3
Oficio de autorización
4
Solicitud y recibo
5
Orden de pago
6
Póliza cheque
Puesto Responsable*
Tipo
Director de Gasto de Inversión Director de Gasto de Inversión Director de Gasto de Inversión Director de Gasto de Inversión Director de Gasto de Inversión Director de Gasto de Inversión
Resguardo Tiempo
Ubicación
Papel
1 año
Archivo DGI
Papel
1 año
Archivo DGI
Papel
1 año
Archivo DGI
Papel
1 año
Archivo DGI
Papel
1 año
Archivo DGI
Papel
1 año
Archivo DGI
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
23
Disposición final
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P03/Rev.00
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
1
El ETS esta lleno de forma correcta y tiene las firmas correspondientes?
2
La OP cumple con el total de requisitos para ser generada?
3
El archivo cuenta con el total de documentos requisitados en el proceso?
24
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL 11-DGA-P04/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Propiciar el desarrollo del personal con el fin de proveer los medios para su óptimo desempeño. II.- ALCANCE
Subdirección de Recursos Humanos de la Dirección General de Administración. III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía DGA.- Dirección General de Administración Servicio Civil.- Es el trabajo que se desempeña a favor del Estado. Nombramiento.- Documento que extiende la Secretaria de Hacienda, a trav és de la Dirección General de Recursos Humanos, donde confirma los datos personales del trabajador, así como el puesto, nivel salarial, partida presupuestal y dependencia. Alta.-Estar incluido dentro de la plantilla de personal. Baja.- Dejar de prestar sus servicios para el Gobierno del Estado. Promoción.- Ascender en la escala del tabulador de sueldos. Liquidación.- Recibir el pago correspondiente de las prestaciones, de acuerdo al tiempo laborado, por concepto de Baja de personal. Cambio de adscripción.- Prestar su servicio en otra unidad administrativa a la actual. Tipos de nombramientos: Confianza, Sindicalizado o Provisional. Clasificación de los trabajadores: Base (sindicalizado), de confianza y servicios profesionales. ISSSTESON.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los trabajadores del Estado de Sonora. Retardo: Registrar la entrada 15 minutos después del horario establecido. Retardo Mayor: Registrar su entrada posterior a los 30 minutos, y se considera como falta. Sanción por retardos: 1.- Cinco retardos en una quincena serán sancionado con el descuento de la cantidad equivalente a un día de sueldo. II.- ocho retardos en un mes, serán sancionados con el descuento equivalente a dos días de sueldo. Descuento de un día de salario: inasistencia de un día de trabajo sin justificación autorizada. Issssteson: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los trabajadores del Estado de Sonora. Incapacidad: La que expide el médico adscrito al Isssteson y otorga al empleado, por no encontrarse en condiciones de laborar Cuidados Maternos: Es el permiso que se le otorga a las madres trabajadoras cuando sus hijos requieren atenci ón médica. Licencia con goce de sueldo: Permiso para ausentarse del servicio con goce de sueldo. Licencia sin goce de sueldo: Permiso para ausentarse del servicio sin pago de salario. IV.- REFERENCIAS
Reglamento Interior de Trabajo de la Secretaria de Econom ía. Manual de Organización de la Dirección General de Admijistración V.- POLITICAS
25
I.- La responsabilidad de cubrir una vacante será tomada entre el Director General de Administraci ón y el Secretario de Economía. II.- Si la unidad administrativa donde se encuentra la vacante tiene candidatos a cubrir el puesto, deberá de informarlo a la DGA para ser tomados en cuenta y enviarlos a evaluaci ón psicométrica. Si no tiene podrá acudir a la Bolsa de Trabajo de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Economía o la Dirección General de Recursos Humanos de Hacienda para solicitar candidatos que reúnan el perfil del puesto vacante. III.- La selección del candidato a contratar la realizará el responsable de la unidad administrativa previo acuerdo con el Secretario de Economía. IV.- Al candidato seleccionado se le informa de la documentaci ón requerida para integrar el expediente personal y deberá estar completa. V.- En caso de tratarse de personal de reingreso, solo se actualizará la documentaci ón que se requiera según la Dirección General de Recursos Humanos principalmente los que caducan o los que pudieran tener cambio de información. 1.- Solicitud de empleo. 2.- Inventario de Recursos Humanos 3.- Constancia de No antecedentes Penales 3.- Constancia de No-inhabilitado por la Contraloría 5.- Examen médico y de antidoping Documentación requerida para personal de nuevo ingreso: 1.-Toma de protesta 2.-Inventario de Recursos Humanos 3.-Solicitud de empleo con fotografía 4.-Acta de nacimiento (original o copia certificada) 5.- Certificado médico expedido por Isssteson 6.- Carta de No antecedentes penales. 7.- Copia de cartilla militar liberada o constancia de que está realizando su servicio militar. 8.- Constancia de Estudios, Kardex, Boleta, Titulo Profesional o c édula profesional. 9.- Constancia de No-inhabilitado por la Contraloría General del Estado. 10.- Clave única de registro de población (curp) 11.- Carta de adhesión al Plan de Previsión Social y Plan de Indemnización. 12.- Prueba de antidoping 13.- Examen psicométrico (hasta nivel 11de confianza) VI.- El candidato a contratar deberá aprobar los ex ámenes psicométricos, así como encontrarse en buen estado de salud, libre de toda enfermedad infectocontagiosa. VII.- El candidato a cubrir la vacante no deberá contar con antecedentes penales, VIII.-El candidato No deberá de encontrarse inhabilitado por la Contralor ía General del Estado para ocupar el cargo; así como aprobar el examen de antidoping. IX.- La Dirección General de Recursos Humanos no podrá dar de alta en n ómina a ningún candidato que cumpla con los requisitos que marca para integrar el expediente. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
N/A VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P04-A01/Rev.00
Nombre
11-DGA-P04-G01/Rev.00 Diagrama de Flujo Procedimiento Administración y Control de Personal
26
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REGISTRO
1.
Subdirector de Recursos Humanos
Recibe solicitud de movimiento de personal.*“Es cambio de adscripción, pase a la actividad 2”*“Es baja de personal pase a la actividad 3”*“Es contratación pase a la actividad 1”
1.1
Subdirector de Recursos Humanos
Contratación de personal.Recibe la instrucción del DGA de contratar al candidato a ocupar la vacante en unidad administrativa.
1.2
Director General de Administración
Solicita al candidato que va a ocupar la vacante, que se presente con el Subdirector de Recursos Humanos para que le informe de la documentación a entregar.
1.3
Subdirector de Recursos Humanos
Entrevista al candidato e informa de las prestaciones a recibir y proporciona la documentación a integrar para su contratación.
1.4
Subdirector de Recursos Humanos
Programa la aplicación de exámenes psicométricos (del nivel 1 hasta el nivel 11).
Solicitud de examen psicométrico.
1.5
Subdirector de Recursos Humanos
Solicita constancias de no-inhabilitado ante la Contraloría General del Estado. *Si se encuentra inhabilitado el candidato por la contraloría, no se contrata y pasa al fin del procedimiento.
Constancia de No-inhabilitado.
1.6
Subdirector de Recursos Humanos
Solicita pase para obtención del certificado médico y antidoping. * Si se obtiene un resultado de salud no favorable del certificado médico, la dependencia decide si realiza la contratación.
Solicitud de examen médico y antidoping.
1.7
Subdirector de Recursos Humanos
Verifica disponibilidad de plaza para la contratación y fecha del movimiento.
1.8
Subdirector de Recursos Humanos
Solicita designación de los niveles del 12 al 14 a la Oficina del Ejecutivo del Estado mediante oficio.
1.9
Subdirector de Recursos Humanos
Recibe documentación completa del candidato a contratar para integrar expediente.
1.10
Director General de Administración
Gira instrucciones a la Dirección General de Recursos Humanos, para dar de Alta en la plantilla de personal de la Secretaria de Economía
Oficio de Alta
1.11
Subdirector de Recursos Humanos
Turna copia del movimiento a la Dirección General de Política y Control Presupuestal para la modificación de la plantilla autorizada. Fin de procedimiento.
copia oficio de Alta
2.
Director General de Administración
Cambio de Adscripción*Derivado de las necesidades que se presentan en las unidades administrativas y por solicitud de los titulares de las unidades administrativas, se podrán realizar los cambios de adscripción del personal.
2.1
Subdirector de Recursos Humanos
Recibe instrucción del Director General de Administración de efectuar cambio de adscripción de personal.
27
Toma de protesta y/o Designación
Lista de Requisitos para integrar expediente
Designación
Oficio de autorización
2.2
Subdirector de Recursos Humanos
Envía oficio de solicitud de autorización a la Dirección General de Política y Control Presupuestal de la Secretaría de Hacienda. * Si se recibe oficio de autorización, se continúa con el trámite, si no se autoriza, pasa al fin de procedimiento. Fin de procedimiento.
3.
Director General de Administración
Baja de Personal *De acuerdo a las necesidades que existieran de remover al personal, se podrán llevar a cabo las Bajas de personal por renuncia voluntaria o por destitución del cargo en la estructura organizacional.
Subdirector de Recursos Humanos
“Es renuncia por notificación”, pasa a la actividad 3.1.
Oficio
3.1
Subdirector de Recursos Humanos
Recibe instrucción del Director General de Administración para notificar Baja de personal.
Oficio
3.2
Subdirector de Recursos Humanos
Elabora oficio de notificación con los datos requeridos.
3.3
Subdirector de Recursos Humanos
Participa en la entrega de la notificación al empleado en conjunto con el Director General. * En caso de negarse el empleado a firmar la notificación de Baja, se procede a levantar un acta administrativa con dos testigos.
3.4
Subdirector de Recursos Humanos
Notifica al Director de Gasto Corriente y de Inversión la Baja de personal, para que revise si tiene adeudo. *Si tiene adeudo de comprobación o informe, se le solicita al empleado que lo entregue.
Subdirector de Recursos Humanos
*Es renuncia voluntaria pase a la actividad 3.5.
3.5
Subdirector de Recursos Humanos
Elabora oficio de Solicitud de Baja y lo pasa a firma al Director General de Administración; lo entrega junto con la renuncia voluntaria en la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaria de Hacienda.
3.6
Subdirector de Recursos Humanos
Turna copia del oficio a la Dirección General de Política y Control Presupuestal
3.7
Subdirector de Recursos Humanos
Realiza cálculo de finiquito y elabora solicitud de pago.
3.8
Subdirector de Recursos Humanos
Verifica que el empleado no tenga ningún adeudo de comprobación, para presentarle el finiquito a firma del empleado.
3.9
Subdirector de Recursos Humanos
Presenta cálculo del finiquito al empleado y recaba la firma de conformidad en la Solicitud de pago.
Solicitud de Pago
3.10
Subdirector de Recursos Humanos
Elabora oficio para enviar la Solicitud de pago. Recaba firma en la Solicitud de pago y del oficio del Director General de Administración y lo entrega en la Dirección General de Recursos Humanos.
Oficio y Solicitud de Pago
3.11
Subdirector de Recursos Humanos
Guarda acuse de recibido en el consecutivo.
3.12
Empleado de Baja
Recoge el cheque de finiquito en la quincena más próximaa a la fecha de Baja.
3.13
Subdirector de Recursos Humanos
Fin de procedimiento.
28
4
Subdirector de Recursos Humanos
Elaboración de Reporte de Incidencias
4.1
Subdirector de Recursos Humanos
Recibe las incidencias (incapacidades, cuidados maternos, memorándum, constancias de consulta médica, etc.) de parte del personal de base y de confianza adscrito a las Unidades Administrativas de la Secretaria de Economía y las captura en el sistema.
Incapacidades, Avisos de Comisión y Justificaciones por escrito de incidencias.
4.2
Subdirector de Recursos Humanos
Imprime el reporte de incidencias y lo revisa para identificar los retardos, faltas y omisiones de entrada o salida.
Reporte de incidencias
4.3
Subdirector de Recursos Humanos
Confirma las incidencias con el personal afectado, para no realizar descuentos indebidos.
4.4
Subdirector de Recursos Humanos
Solicita los justificantes en caso de haberlos, para anexarlos al reporte y justificar las incidencias.
Subdirector de Recursos Humanos
En caso de que un empleado presente una asistencia irregular muy frecuentemente se le envía un oficio al Jefe Inmediato solicitando la justificación de su asistencia. *Se envían oficios de amonestación a los empleados que no cumplen con su registro de entrada y salida.
Oficio de amonestación
4.5
Subdirector de Recursos Humanos
Elabora el reporte de incidencias del personal, así como el oficio para enviarlo a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaria de Hacienda.
Reporte de Incidencias
4.6
Director General de Administración
Firma reporte de incidencias y oficio.
Reporte de Incidencias y Oficio
4.7
Subdirector de Recursos Humanos
Entrega Reporte de Incidencias en la Dirección General de Recursos Humanos y le sellan acuse de recibido.
Acuse
4.8
Subdirector de Recursos Humanos
Guarda reporte y justificantes en una carpeta por mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirector de Recursos Humanos
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirector de Recursos Humanos
29
José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración. SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:39a.m.
11-DGA-P04/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo Tiempo
1
Expedientes de personal completo
Subdirector de Recursos Humanos
Papel
5 años
2
Expediente de movimientos de personal
Subdirector de Recursos Humanos
Papel
5 años
3
Expediente de Solicitudes de pago (finiquitos)
Subdirector de Recursos Humanos
Papel
5 años
4
Reportes de incidencias quincenal
Subdirector de Recursos Humanos
Papel
6 meses
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
30
Ubicación
Disposición final
Subdirección de Recursos Humanos-DGA Subdirección de Recursos Humanos-DGA Subdirección de Recursos Humanos-DGA Subdirección de Recursos Humanos-DGA
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL
Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P04/Rev.00
No.
Hoja 1 de 1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
1
¿Existe un consecutivo de los movimientos de personal que se realizaron en el año?
2
¿Solicitó la aplicación de exámenes psicométricos a los candidatos a ingresar?
3
¿Se contrata al personal que se encuentre inhabilitado por la Contraloría?
4
¿Se solicitó los exámenes médicos y de antidoping a los candidatos a ingresar?
5
¿Los empleados que se contratan tienen el expediente completo?
6
¿Se solicitaron las designaciones del los niveles 12 en adelante para su contratación?
7
¿Solicita la autorización a la Subsecretaria de Egresos para realizar los cambios de adscripción?
8
¿En caso de Baja de personal, se realizan los descuentos correspondientes en caso de tener adeudos?
9
¿Se envían los reporte de asistencia a la Dirección General de Recursos Humanos?
10
¿Se realizan los descuentos correspondientes por concepto de incidencias?
11
¿Se asegura de que al empleado que se da de baja, no tenga ningún adeudo?
31
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
OTORGAMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO 11-DGA-P05/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener en óptimas condiciones de uso todos los equipos de c ómputo y sistemas informáticos adecuados para la realización de las actividades de los usuarios. II.- ALCANCE
Unidades administrativas y organismos internos dependientes de la Secretaría de Economía. III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía DGA.- Dirección General de Administración DGC.- Dirección de Gasto Corriente STI.- Subdirección de Tecnología e Informática PST.- Personal de Soporte Técnico dependientes de STI. CEGTAD.- Coordinación Ejecutiva de Gestión Tecnológica de Administración Digital Software: Término genérico para un programa de cómputo o conjunto de instrucciones para controlar la operaci ón de una computadora. Hardware: Se refiere al equipo físico de un sistema informático. IV.- REFERENCIAS
Documentos Internos: • Reglamento Interior de la SE • Manual de Organización de la DGA V.- POLITICAS
1. Recepción del servicio requerido: 1.1. Toda solicitud de servicio y/o mantenimiento, se podrá hacer por teléfono o en persona a la Subdirección de Tecnología e Informática, indicando de manera precisa el problema con el o los equipos informáticos. 1.2. Se verificará la disponibilidad del personal para realizar el mantenimiento requerido y se establecerá si se puede atender en ese momento o en un momento posterior, quedando de acuerdo las dos partes: el usuario y soporte técnico. 1.3. En caso de que el servicio requerido esté fuera de nuestro alcance por su complejidad y /o equipamiento dañado: 1.3.1. Se procederá a realizar una Solicitud de servicio. 2. Punto Crítico: 2.1. Dictámen Técnico: 2.1.1. Cuando el servicio solicitado implique realizar una compra para la sustituci ón de un bien informático dañado o comprar uno nuevo que por la naturaleza de las necesidades así lo requiera, será necesario un Dictamen T écnico, mismo que deberá tramitarse ante la CEGTAD, tomando en consideraci ón las características recomendadas por esta Dirección. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
11-DGA-P05-F01/Rev.00
BITÁCORA DE SERVICIO INFORMÁTICO
32
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P05-A01/Rev.00
Nombre Diagrama de flujo de Otorgamiento de soporte técnico
33
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
STI
Recibe solicitud de las unidades administrativas por un servicio informático detallando de manera precisa el problema con el o los equipos informáticos.
1.1
STI
Verifica la disponibilidad de tiempo del personal de soporte técnico.
1.2
PST
Realiza una llamada telefónica para tratar de solucionar el problema.
2
REGISTRO
Bitácora de servicio informático
Si para reparar el equipo hay que desplazarse al sitio.
2.1
PST
Visita la oficina donde se encuentra el equipo con problemas.
2.2
PST
Realiza un diagnóstico visual y se repara en el sitio.
2.3
PST
Estima tiempo prudente para realizar pruebas.
3
Bitácora de servicio informático.
Si por las características del problema del equipo informático, hay que trasladarlo al taller.
3.1
PST
Visita la oficina donde se encuentra el equipo con problemas.
3.2
PST
Realiza el traslado del equipo con problemas al taller
3.3
PST
Realiza la reparación del equipo con problemas.
3.4
PST
Estima tiempo prudente para realizar pruebas.
4
Si por las características del problema del equipo informático, hay que hacer un cambio de piezas.
4.1
STI
Elabora un oficio para solicitud de dictamen técnico por parte de la CEGTAD.
Oficio de solicitud de dictamen técnico.
4.2
STI
Elabora solicitud de servicio a la DGC por la o las piezas a reemplazar en el equipo con problemas.
Solicitud de servicio
4.3
Espera a que llegue la pieza o el equipo solicitado.
4.4
PST
Realiza la reparación del equipo con problemas con las piezas o equipo solicitado.
4.5
PST
Estima tiempo prudente para realizar pruebas.
5
Bitácora de servicio informático.
Si no se autorizan las piezas necesarias para realizar alguna reparación en el equipo con problemas.
5.1
STI
Informa al usuario que la reparación no podrá realizarse por problemas de autorización.
5.2
STI
Analiza y discute alternativas de reparación.
5.3
STI
Realiza las actividades 3.3 y 3.4 del presente procedimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO
34
Bitácora de servicio informático.
Elaboró:
Ivan Gilberto Camarena Gómez, Subdirector de Tecnología e Informática
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirectora de Recursos Humanos
35
José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
OTORGAMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:43a.m.
11-DGA-P05/Rev.00
No.
1 2
Registro
Bitácora de servicio informático Carpeta de bitácoras de servicio informático
Puesto Responsable*
Jefe de departamento de informática Jefe de departamento de informática
Tipo
Electrónico y/o Papel Papel
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
36
Resguardo Tiempo
1 año 1 año
Disposición final
Ubicación
Departamento de informática Departamento de informática
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OTORGAMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO
Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P05/Rev.00
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Se recibió la solicitud de servicio informático
2
Se realizó la reparación
3
Se registró en Bitácora de servicio informático
SI
37
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE INVENTARIOS 11-DGA-P06/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
12/03/2013
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener actualizado los inventarios de los bienes de la Secretar ía de Economía, mediante el control y registro oportuno. II.- ALCANCE
Unidades administrativas de la Secretaría de Economía III.- DEFINICIONES
SE.- Secretaría de Economía DGA.- Dirección General de Administración DGC.- Dirección de Gasto Corriente STI.- Subdirección de Tecnología e Informática SRH.- Subdirección de Recursos Humanos CEByC.- Coordinación Estatal de Bienes y Concesiones. PST.- Personal de Soporte Técnico dependientes de la STI. CEGTAD.- Coordinación Ejecutiva de Gestión Tecnológica de Administración Digital Resguardo.- Documento firmado por el Director General de la Unidad Administrativa y el Usuario de ese bien . Resguardante.- Persona que se hace responsable físicamente del bien asignado IV.- REFERENCIAS
Manual de Organización de la Dirección General de Administración. V.- POLITICAS
38
1. Recepción de documentos: 1.1. Toda solicitud de servicio deberá ser entregada a la DGC para su viabilidad y aprobaci ón según sus procedimientos de compras. 1.2. En caso de ser un equipo de cómputo o dispositivo electrónico / digital: 1.2.1. Se realizará un oficio a la CEGTAD describiendo el dispositivo solicitado para un Dictamen T écnico (si este dispositivo necesita del mismo). 1.2.2. En caso de que el producto sea aprobado por la CEGTAD, se procederá a crear la solicitud de servicio para su trámite. 1.2.3. En caso de que no sea aprobado, se buscarán alternativas para iniciar el proceso nuevamente. 1.3. Cualquier modificación de resguardos individuales, deberá ser respaldada por un escrito en el cual se especifique el origen y el destino del registro del mobiliario o equipo de cómputo a actualizar. 1.4. Para tramitar la baja de un mueble o equipo de cómputo, deberá contar con la solicitud por escrito de parte de las Unidades Administrativas, donde se especifique las condiciones f ísicas del bien. 1.5. Las solicitudes de cambios y bajas en inventarios ser án por conducto del Director General de la Unidad Administrativa responsable. 2. Punto Crítico: 2.1. Dictamen Técnico: 2.1.1. Cuando el servicio solicitado implique realizar una compra para la sustituci ón de un bien informático dañado o comprar uno nuevo que por la naturaleza de las necesidades así lo requiera, será necesario un Dictamen T écnico, mismo que deberá tramitarse ante la CEGTAD, tomando en consideraci ón las características recomendadas y equipos informáticos contemplados por esta Dirección. 2.2. Resguardo en Inventario: 2.2.1. Cuando un servicio requiera la nueva adquisición de un equipo de cómputo, se procederá a: 2.2.1.1. Obtener un Dictamen Técnico de la CEGTAD, si así lo requiere; 2.2.1.2. Dar de alta el bien en el sistema interno de inventarios; 2.2.1.3. Modificar las bases de datos de CEByC; 2.2.1.4. Asignar al usuario que utilizará el bien para que firme como resguardante; 2.2.1.5. Modificar las bases de datos del programa SIR. 2.2.2. Cuando un servicio requiera la sustitución completa del bien en mal estado, se procederá a: 2.2.2.1. Obtener un Dictamen Técnico de la CEGTAD, si así lo requiere; 2.2.2.2. Dar de alta el bien en el sistema interno de inventarios; 2.2.2.3. Modificar las bases de datos de CEByC; 2.2.2.4. Asignar al usuario que utilizará el bien para que firme como resguardante; 2.2.2.5. Modificar las bases de datos del programa SIR. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
11-DGA-P06-F01/Rev.00
Resguardo de inventario
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo 11-DGA-P06-A01/Rev.00
Nombre Diagrama de flujo del procedimiento control de inventarios
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VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REGISTRO
Si se realiza un alta en el inventario
1 1.1
STI
Recibe DGC la información del mobiliario o equipo nuevo.
1.2
PST
Verifica físicamente datos que lo identifica.
1.3
PST
Afecta el sistema interno de inventarios
1.4
PST
Elabora etiqueta correspondiente.
1.5
PST
Elabora resguardo para su firma por duplicado.
1.6
PST
Modifica las bases de datos de CEByC mediante su sistema de captura de inventarios.
Resguardo de inventario
Si se realiza un cambio en el inventario.
2 2.1
STI
Recibe de DGC la información del mobiliario o equipo.
2.2
PST
Verifica físicamente datos que lo identifica.
2.2
PST
Verifica físicamente datos que lo identifica.
2.3
PST
Afecta el sistema interno de inventarios.
2.4
PST
Elabora etiqueta correspondiente.
2.5
PST
Elabora resguardo para su firma por duplicado.
2.6
PST
Modifica las bases de datos de CEByC mediante su sistema de captura de inventarios.
Resguardo de inventario
Si se requiere la baja de un inventario.
3 3.1
STI
Recibe notificación de la unidad administrativa solicitando y explicando las condiciones del bien que se requiera dar de baja del inventario.
3.2
STI
Analiza la notificación y se turna al PST
3.3
PST
Verifica físicamente el bien y se le fotografía.
3.4
PST
Identifica el resguardo en el sistema interno de inventarios.
3.5
PST
Afecta la base de datos del sistema interno de inventarios
3.6
PST
Modifica el resguardo del usuario que tenía el bien a dar de baja.
3.7
PST
Envía físicamente el bien al almacén.
3.8
PST
Modifica las bases de datos del CEByC mediante su sistema de captura de inventarios.
4
Si se realiza un cambio en el personal que cuenta con un resguardo.
4.1
STI
Recibe notificación de SRH del cambio o baja de una persona que labora en nuestras oficinas.
4.2
STI
Avisa a PST de la notificación de SRH para iniciar el trámite.
4.3
PST
Verifica el resguardo individual del usuario.
4.4
PST
Verifica físicamente los bienes descritos en el resguardo individual.
40
Fotografía
Resguardo de inventario
4.5
PST
Entrega resguardo original al interesado, afirmando que todo esté en su lugar y firmando una copia para archivo.
4.6
PST
Actualiza el sistema interno de inventarios.
4.7
PST y STI
Asigna un nuevo resguardante a los bienes.
4.8
PST
Elabora resguardo para su firma por duplicado.
4.9
PST
Modifica las bases de datos de CEByC mediante su sistema de captura de inventarios.
Resguardo de inventario
Resguardo de inventario
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró:
Ivan Gilberto Camarena Gómez, Subdirector de Tecnología e Informática
Revisó:
Aprobó:
Lorena Ordoñez Soler, Subdirectora de Recursos Humanos
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José Manuel Zatarain Domínguez, Director General de Administración SIP-F02/REV.02
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Economía Dirección General de Administración NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Hoja 1 de 1
CONTROL DE INVENTARIOS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de elaboración:
12/03/2013 10:37:47a.m.
11-DGA-P06/Rev.00
No.
1 2
Registro
Resguardo individual de inventario Carpeta de resguardos del inventario
Puesto Responsable*
Tipo
Subdirector de Tecnología e Informática Carpeta de resguardos del inventario Subdirector de Tecnología e Informática
Electrónico y/o Papel Papel
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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Resguardo Tiempo
1 año 1 año
Disposición final
Ubicación
Departamento de informática Departamento de informátcia
SIP-F03/REV.02
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Economía Dirección General de Administración
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INVENTARIOS
Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 11-DGA-P06/Rev.00
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
1
En caso de movimientos en el inventario (compra, reemplazo, baja de inventario), se recibió la notificación correspondiente
2
Se modificó en el sistema interno de inventarios los cambios
3
Se imprimió el resguardo individual de la persona que sufrió la modificación
4
Se firmó y se archivó en la carpeta del inventario general
5
Se afectaron las bases de datos del CEByC a través de su sistema de control de inventarios
43
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
