COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y SISTEMAS

MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

MONTECILLO, EDO. DE MEX. ABRIL DE 1997.

INDICE

1

INTRODUCCION

4

2

ANTECEDENTES HISTORICOS

6 2

MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

3

MARCO LEGAL

8

4

ORGANIGRAMA

17

5

OBJETIVO

19

6

POLITICAS

21

7

FUNCIONES

23

8

DESCRIPCION DE PUESTOS

27

JEFATURA DEL DEPARTAMENTO

28

JEFE DE DEPARTAMENTO

29

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO

33

JEFE DE SECCION

36

AREA DE INGRESOS

39

OBJETIVO

40

POLITICAS

42

FUNCIONES

45

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

48

JEFE DE OFICINA

51

ANALISTA SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

54

CAJERO

57

AREA DE EGRESOS

60

OBJETIVO

61

POLITICAS

63

FUNCIONES

69

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

72

JEFE DE SECCION

76

ANALISTA ESPECIALIZADO

79

3 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

1.- INTRODUCCION

4 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Los manuales de Organización y Procedimientos dentro de cualquier institución y organismo, es de fundamental necesidad, dado que sirve como fuente de apoyo, ya que contiene la información requerida para poder lograr el buen funcionamiento de la misma y por ende una adecuada administración.

5 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

2.- ANTECEDENTES HISTORICOS

6 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Debido a las propias actividades del Colegio de Postgraduados, surge la necesidad de la creación de un nuevo departamento, el cual fue creado en el año de 1970, siendo el Director de la Institución el Dr. Lauro Bucio Alanís, y en virtud de que existía en el Departamento de Contabilidad, demasiada carga de trabajo, y como consecuencia natural de esto, una deficiencia en el control administrativo. Ante esta situación el Director del C.P. se vio obligado a tomar las medidas pertinentes, las cuales fueron bastantes acertadas, ya que de esta manera se dio origen al Departamento de Tesorería, con la finalidad primordial de realizar una depuración adecuada de las funciones que conlleva la estructuración de un nuevo departamento, y así de esta forma poder coadyuvar al logro de los objetivos generales del Colegio de Postgraduados.

7 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

3.- MARCO LEGAL

8 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES QUE RIGEN LAS ACTIVIDADES DE OPERACION DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS, CONFORME A LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE.

LAS APLICABLES DIRECTAMENTE POR LA PROPIA OPERACION LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO FEDERAL Y SU REGLAMENTO TIENE POR OBJETO NORMAR Y REGULAR EL PRESUPUESTO, LA CONTABILIDAD Y EL GASTO PUBLICO FEDERAL, ESTA LEY SERA APLICADA POR EL EJECUTIVO FEDERAL, A TRAVES DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY ORGANICA DE LA CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA 9 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

EN EL INSTRUMENTO JURIDICO, QUE FACULTA A LA CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA PARA EL EXAMEN Y REVISION DE LA CUENTA PUBLICA, Y ADEMAS PARA CONOCER LOS RESULTADOS DE LA GESTION FINANCIERA Y COMPROBAR LA HONRADA Y EFICIENTE APLICACION DE LAS EROGACIONES EN LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO DEL PAIS Y EN LA PRESENTACION DE LOS SERVICIOS PUBLICOS. FISCALIZANDO DIRECTAMENTE A QUIENES INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS FONDOS PUBLICOS.

LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACION ES EL INSTRUCTIVO JURIDICO QUE SE EXPIDE ANUALMENTE PARA EL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE, DETERMINADO LA VIGENCIA POR EL MISMO PERIODO DE LAS DIVERSAS LEYES QUE ESTABLECEN LOS CONCEPTOS DE INGRESOS FEDERALES QUE PODRAN RECAUDARSE CORRESPONDIENDO LA EJECUCION DE DICHA LEY A LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

LEY DE LA TESORERIA DE LA FEDERACION ESTE ORDENAMIENTO DETERMINA LA COMPETENCIA Y REGULA LAS FUNCIONES DE LA TESORERIA DE LA FEDERACION, QUE ES UNA DEPENDENCIA DE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, ENCONTRANDOSE ENTRE LAS PRINCIPALES FACULTADES DE ESTA AREA, EN RELACION CON DERECHOS Y OBLIGACIONES EN MATERIA FINANCIERA DEL GOBIERNO FEDERAL LA DE: FIJAR EN CANTIDAD LIQUIDA CREDITOS; RECAUDAR LOS FONDOS PROVENIENTE DE LA APLICACION DE LA LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACION Y OTROS CONCEPTOS, EFECTUAR LOS PAGOS AUTORIZADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO ANUAL DE EGRESOS Y LOS DEMAS QUE CONFORME A LAS LEYES Y OTRAS DISPOSICIONES DEBAN EFECTUARSE;; CONCENTRAR, CUSTODIAR Y SITUAR FONDOS Y VALORES, CALIFICAR PARA SU ACEPTACION LAS GARANTIAS QUE DEBAN OTORGARSE, ASI COMO CANCELARLAS Y HACERLAS EFECTIVAS.

LEY SOBRE EL SERVICIO DE VIGILANCIA DE FONDOS Y FONDOS Y VALORES DE LA FEDERACION TIENE POR OBJETO COMPROBAR EN LOS TERMINOS DE ESTA LEY EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO, DE LAS OFICINAS QUE RECAUDEN, MANEJEN, ADMINISTREN O CUSTODIEN FONDOS O VALORES DE LA PROPIEDAD O AL 10 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

CUIDADO DEL GOBIERNO FEDERAL, Y EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES QUE A ESTE RESPECTO INCUMBAN A LOS FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y AGENTES FEDERALES.

LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA ES EL ORDENAMIENTO QUE ESTABLECE EL IMPUESTO QUE GRAVA LOS INGRESOS EN EFECTIVO, EN ESPECIE O EN CREDITO, QUE MODIFIQUEN EL PATRIMONIO DEL CONTRIBUYENTE, PROVENIENTES DE PRODUCTOS O RENDIMIENTOS DEL CAPITAL, TRABAJO O DE LA COMBINACION DE AMBOS O DE OTRAS SITUACIONES JURIDICAS O DE HECHO QUE LA PROPIA LEY SEÑALA, DETERMINANDO EL INGRESO GRAVABLE EN CADA CASO.

CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION Y SU REGLAMENTO CONTIENE LAS DISPOSICIONES DE APLICACION GENERAL EN MATERIA DE IMPUESTOS, DERECHOS, APROVECHAMIENTOS Y PRODUCTOS, MISMOS QUE SE ESTABLECEN POR LAS DIVERSAS LEYES FISCALES O POR LOS CONTRATOS O CONCESIONES RESPECTIVAS.

LEY DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Y SU REGLAMENTO ESTABLECE EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO QUE DEBERAN PAGAR LAS PERSONAS FISICAS Y MORALES QUE, EN TERRITORIO NACIONAL REALICEN LAS ACTIVIDADES SIGUIENTES: ENAJENEN BIENES, PRESENTEN SERVICIOS INDEPENDIENTES, OTORGUEN EL USO Y GOCE TEMPORAL DE BIENES E IMPORTEN BIENES O SERVICIOS.

CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS DOCUMENTO SOLEMNE DEL CUAL EMANAN LAS DEMAS LEYES QUE RIGEN EN NUESTRO PAIS, QUE DIVIDE EL SUPREMO PODER DE LA UNION PARA SU EJERCICIO EN TRES PODERES, ESTABLECIENDO SUS FUNCIONES: DETERMINAR LA FORMA DE GOBIERNO QUE DEBERAN DE ADOPTAR LOS ESTADOS DE LA FEDERACION PARA SU REGIMEN INTERIOR, DANDO LOS 11 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

FUNDAMENTOS PARA SU DIVISION TERRITORIAL Y ORGANIZACION POLITICA Y ADMINISTRATIVA EN BASE AL MUNICIPIO LIBRE; LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CIUDADANOS Y EL SISTEMA DE GARANTIA NECESARIO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA LEGALIDAD.

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL TIENE POR OBJETO ESTABLECER LAS BASES DE ORGANIZACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, TANTO CENTRALIZADA COMO PARAESTATAL; DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRALIZADA QUE EJERCERAN LAS ATRIBUCIONES Y DESPACHARAN LOS NEGOCIOS DE ORDEN ADMINISTRATIVO ENCOMENDADOS AL PODER EJECUTIVO DE LA UNION, DISTRIBUYENDOSE LOS ASUNTOS QUE HAN DE ESTAR A CARGO DE CADA UNA; ASI COMO LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA PARAESTATAL QUE LE AUXILIARAN EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PUBLICOS.

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON BIENES MUEBLES Y SU REGLAMENTO REGULA LAS OPERACIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, RELATIVAS A LA ADQUISICION DE MERCANCIAS, MATERIAS PRIMAS Y BIENES MUEBLES, ARRENDAMIENTOS DE BIENES MUEBLES, CONTRATACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON BIENES MUEBLES Y ALMACENES, QUEDANDO SU APLICACION A CARGO DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY DE OBRAS PUBLICAS Y SU REGLAMENTO TIENE POR OBJETO REGULAR EL GASTO Y LAS ACCIONES RELATIVAS A LA PLANEACION, PROGRAMACION, PRESUPUESTACION, EJECUCION, CONSERVACION, MANTENIMIENTO, DEMOLICION Y CONTROL DE LA OBRA

12 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

PUBLICA QUE REALICEN, QUEDANDO SU APLICACION A CARGO DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES TIENE POR OBJETO ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS APLICABLES A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL DOMINIO PUBLICO Y PRIVADO DE LA FEDERACION, LA ADQUISICION POR PARTE DE ESTA, DE CUALQUIER DERECHO REAL SOBRE BIENES INMUEBLES; ASI COMO REGULA LAS CONCESIONES, PERMISOS O AUTORIZACIONES PARA EL USO, APROVECHAMIENTO Y EXPLOTACION DE LOS BIENES DE DOMINIO PUBLICO, LA POSESION, CONSERVACION Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES FEDERALES.

LEY GENERAL DE DEUDA PUBLICA TIENE POR OBJETO ESTABLECER EL CONTROL E LAS OBLIGACIONES DE PASIVO, OCASIONADAS POR FINANCIAMIENTOS INTERNOS O EXTERNOS CONTRAIDOS POR LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL DEL SISTEMA CONTABLE, CON EL FIN DE LOGRAR QUE LAS ENTIDADES DISPONGAN DE INFORMACION OPORTUNA, VERAZ, COMPLETA Y UTIL.

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL EMITIDO POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION (HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO), Y TIENE POR OBJETIVO EL RESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS AUDITORIAS GUBERNAMENTALES.

NORMAS GENERALES PARA LAS ADQUISICIONES DE MERCANCIA, MATERIAS PRIMAS Y BIENES MUEBLES QUE REALICEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE COMO OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS, Y NORMAR LA ORGANIZACION DE LAS AREAS DE ADQUISICIONES. 13 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

NORMAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO, CONTROL Y ORGANIZACION DE LOS ALMACENES.

NORMAS DE CONCURSO PARA LA ADQUISICION DE MERCANCIAS, MATERIAS PRIMAS Y BIENES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE CONCURSOS, PARA LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS.

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO EMITIDO PRO LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL REGLAMENTAR EL EJERCICIO DEL GASTO PUBLICO A NIVELES DE CAPITULOS, CONCEPTO Y PARTIDAS PRESUPUESTALES.

BASES GENERALES DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA EMITIDO POR LA SECRETARIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA FEDERACION, Y TIENE COMO OBJETIVO EL DAR LINEAMIENTO DE LAS REVISIONES MINIMAS QUE DEBEN EFECTUAR LOS ORGANOS DE CONTROL.

SISTEMA DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EMITIDO POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE COMO OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. 14 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

LEY FEDERAL DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO REGLAMENTARIA DEL APARTADO B DEL ARTICULO 123 CONSTITUCIONAL REGULA LAS RELACIONES LABORALES EXISTENTES ENTRE LOS TITULARES Y LOS TRABAJADORES DE LOS PODERES DE LA UNION DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Y DE LAS INSTITUCIONES QUE EXPRESAMENTE SE CITAN EN LA PROPIA LEY, ESTABLECIENDO LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES RECIPROCOS.

LEY DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO REGULA EL REGIMEN DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES, A CARGO DEL INSTITUTO Y EN BENEFICIO DE LOS DERECHOHABIENTES Y SUS FAMILIARES; ESTABLECE LAS BASES PARA FIJAR LAS CUOTAS Y APORTACIONES CORRESPONDIENTE.. EXTIENDE LOS BENEFICIOS A QUE TIENEN DERECHO LOS TRABAJADORES Y PENSIONISTAS DEL ESTADO, A LOS ORGANISMOS PUBLICOS, QUE POR LEY O POR ACUERDO DEL EJECUTIVO FEDERAL SEAN INCORPORADOS AL REGIMEN.

REGLAMENTACION INTERNA CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO DOCUMENTO DE CARACTER INTERNO QUE ENMARCA LAS RELACIONES LABORALES ENTRE EL COLEGIO DE POSTGRADUADOS Y LOS TRABAJADORES DE BASE Y TEMPORALES, CONTRATOS POR OBRA DETERMINADA O POR TIEMPO FIJO. REGLAMENTO DE CENTROS EN LA SEDE REGLAMENTO DE PROGRAMAS ACADEMICOS INTERDISCIPLINARIOS REGLAMENTO ESPECIFICO DE LA COMISION INTERNA DE DOCENCIA E INVESTIGACION. 15 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

REGLAMENTOS DE CENTROS REGIONALES REGLAMENTO ESPECIFICO DE LA DIRECCION ACADEMICA REGLAMENTO INTERNO Y REGLAMENTACION ESPECIFICA

4.- ORGANIGRAMA

16 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

17 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

COORDINADOR FINANCIERO

JEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE SECCION

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE OFICINA

JEFE DE SECCION

ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ANALISTA ESPECIALIZADO

CAJERO

18 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

ANALISTA ESPECIALIZADO

5.- O B J E T I V O

19 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Llevar un control óptimo de los ingresos y egresos que se efectúan en el Colegio de Postgraduados. Mantener informada a la Dirección Financiera, en cuanto a disponibilidades bancarias diarias de las diferentes cuentas que pertenecen al Colegio de Postgraduados. Efectuar depósitos bancarios diariamente que se deriven por concepto de ingresos propios, proyectos, etc. ante las instituciones bancarias y obtener la documentación soporte respectiva, así como también gestionar las aclaraciones de partidas que se determinen en las conciliaciones mensuales del ejercicio.

20 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

6.- P O L I T I C A S

1. Tesorería será responsable del control de los ingresos efectuados en el C.P. 2. Tesorería será responsable del resguardo en tanto se tramita toda la documentación susceptible de cobro y pago. 3. Tesorería gestionará y será el único departamento que se responsabilice sobre la compra de giros bancarios. 21 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

4. Tesorería será el único que podrá emitir cheques 5. Tesorería será el único responsable del resguardo y control de las chequeras propiedad del C.P. 6. Tesorería será responsable de informar veraz y oportunamente conciliaciones financieras de las diferentes cuentas pertenecientes al Colegio. 7. Tesorería será responsable de informar oportunamente de los saldos de las cuentas bancarias a la Coordinación Financiera. 8. Todos los cheques expedidos por el Departamento de Tesorería serán a nombre del beneficiario. 9. El horario para la atención del al personal y público en general será de 8:00 a 13:00 hrs. de lunes a viernes.

22 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

7.- F U N C I O N E S

•

Control eficiente de los ingresos con que cuenta el Colegio de Postgraduados.

•

Identificar los ingresos por concepto de apoyo a proyectos externos.

•

Control y emisión de recibos de acuerdo a ingresos por concepto de bienes y servicios.

•

Registro diario de ingresos y elaboración mensual de informe de ingresos parra la Dirección Financiera. ⇒ Fiscales Propios ⇒ Proyectos externos ⇒ Otros

23 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Control y custodia de documentos susceptibles de cobro, según se trate de facturación por concepto de: colegiaturas, servicios de cómputo electrónico, documentos como letras de cambio u otros.

•

Realizar cobros oportunos de la documentación a favor de la institución, de los conceptos enumerados en el punto anterior.

•

Realizar diariamente corte de caja de los ingresos generados

•

Identificar los envíos a través de órdenes de pago por parte de centros regionales originadas por venta de bienes y servicios o apoyo a proyectos externos.

•

Generar reportes de los ingresos obtenidos por venta de bienes y servicios clasificados por U.B.P.P.

•

Establecer mecanismos de coordinación y control entre las áreas que turnan documentos para su cobro respectivo, como son servicios académicos y el C. de Estadística y Cálculo.

•

Dar a conocer a las diferentes instituciones becarias los adeudos por colegiaturas que no se cubrieron, de acuerdo al plazo determinado, y con conocimiento a las áreas involucradas, Dirección Académica, Servicios Académicos y ContabilIdad, Formulación y Control Presupuestal.

•

Generar reportes mensuales de los ingresos: fiscales, recursos propios, (venta de bienes, servicios, publicaciones, Colegiaturas, etc.). Proyectos externos (CONACYT y otros).

•

Control eficiente de los egresos

•

Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos.

•

La elaboración de las relaciones diarias de póliza-cheque de egresos con la documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal, deberán de indicar quién elabora, revisa y autoriza.

•

Control de pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el programa de Formulación de Profesores, las cuales se efectuarán con instrucciones giradas por la Dirección Académica.

•

Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos. 24 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero.

•

Revisión de facturas de proveedores y elaboración de contrarecibos.

•

Programar y calendarizar el pago a proveedores.

•

Control eficiente de cuentas bancarias

•

Control y registro de cheques elaborados que se turnan para firma de autorización de los directivos.

•

Obtención de saldos diarios en chequeras y saldos diarios en cuentas bancarias.

•

Generar informes sobre disponibilidades diarias

•

Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente

•

Recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución.

•

Proceso de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo.

•

Obtener semanalmente estados de cuentas bancarias

•

Efectuar pagos de otros conceptos diferentes al personal del Colegio de Postgraduados.

•

Revisar la documentación para su pago en el momento de ingresar y no realizarlos posteriormente, para evitar empapelamiento en caso de su negación.

•

Llevar a cabo las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente, las cuales deberán indicar quién elabora, revisa y autoriza.

•

Formular informes que nos soliciten, ya sea para fines internos o externos, como es el caso de información del sistema integral de información.

•

Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los requerimientos de los directivos.

25 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

La elaboración de relaciones diarias para el registro y control de cheques será diariamente, con el fin de determinar en qué situación se encuentra con el de los cheques expedido indicando en dicha relación quién elabora y revisa.

26 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

8.- DESCRIPCION DE PUESTOS

27 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

JEFATURA DEL DEPARTAMENTO

JEFE DE DEPARTAMENTO 1.-

Puesto inmediato superior Director Financiero

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Subjefe de Ingresos y Caja Subjefe de Egresos

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De coordinación con directivos del C.P. De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales. 28 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

De mando con el personal bajo su cargo. 4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios particulares De atención con el público en general

5.-

Actividad genérica Supervisar y controlar de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos, hechos por el Colegio. Coordinar las áreas bajo su mando y otras de la administración, para mejorar las funciones de su responsabilidad. Planear, organizar, dirigir y supervisar las tareas asignadas al personal a su cargo.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Supervisión y control de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos hechos por el C.P. Coordinar las áreas bajo su mando. Planear, organizar, dirigir y supervisar las tareas asignadas al personal a su cargo. Supervisar la documentación susceptible de cobro y pago Supervisar la elaboración de póliza-cheque y cheque(s). Supervisar el control de las cuentas bancarias Autorización de fichas de depósito Autorización de cheques diversos

29 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Proporcionar información a los directivos, tanto para fines internos como externos. Supervisión en la programación de actividades, de acuerdo a la prioridad de que se requiera. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.

Actividades periódicas Determinar los tiempos promedio para la realización de las actividades. Elaborar programas de actividades Controlar el avance de los programas y el ejercicio de su presupuesto. Supervisión y control de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos hechos por el C.P. Revisar la nómina y tramitación ante el servicio de la compañía pagadora de recibos de pago. La elaboración de pólizas-cheque(s) y codificación de pólizas. Asistir a juntas con directivos del Colegio de Postgraduados. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.3.

Actividades eventuales Proponer metodologías de evaluación y control de los procedimientos que se llevan en las áreas bajo su mando. Desarrollar estrategias para el buen desempeño de sus atribuciones. Promover la superación de su personal Asistir a juntas con directivos del C.P. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 30 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

7.1.

Escolaridad Licenciatura en Administración o carreras afines al puesto.

7.2.

Conocimientos requeridos Administrativos Contables Manejo de personal

7.3.

8.-

Experiencia

Como jefe de departamento u otro puesto con actividades similares 3 años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en tres meses en forma satisfactoria. Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00 hrs.

31 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO 1.-

Puesto inmediato superior Jefe de Departamento

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno

3.-

Relaciones internas De coordinación con el jefe inmediato superior

4.-

Relaciones externas De atención con el público en general

5.-

Actividad genérica Efectuar actividades de taquimecanografía, control de correspondencia, archivo y agenda, así como de la atención al público en general y apoyo administrativo del departamento. 32 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Tomar dictados taquigráficos ordenados por el jefe inmediato.

y

transcribirlos

mecanográficamente

Verificación, control y registro de la documentación en general recibida en el departamento. Atender y efectuar llamadas telefónicas del Depto. Transcribir los oficios en contestación a la correspondencia diaria, tanto interna como externa. Recibir, controlar y archivar la documentación del departamento. Proporcionar atención al público en general. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.

Actividades periódicas Atender y mantener actualizada la agenda del jefe del departamento. Organizar y controlar la documentación e información de tipo confidencial. Proporcionar información al personal autorizado Realizar actividades de su puesto que le sean encomendadas.

6.3.

Actividades eventuales Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad Carrera comercial-secretarial o carreras afines al puesto.

33 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

7.2.

Conocimientos requeridos Manejo de archivo y máquina de oficina

7.3.

Experiencia Como secretaria de jefe de Depto., u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

34 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

JEFE DE SECCION 1.-

Puesto inmediato superior Jefe de Departamento

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De trámite ante dependencias oficiales u organismos privados.

4.-

Relaciones externas Ninguna

5.-

Actividad gen rica Realizar tramites para la institución de documentos, servicios y prestaciones ante dependencias oficiales u organismos privados.

6.-

Actividades específicas 35 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

6.1.

Actividades diarias Gestionar ante dependencias gubernamentales documentos oficiales. Recibir y controlar documentos para su tramite. Tramitar prestaciones y servicios para el personal. Orientar sobre procedimientos para la obtención de prestaciones y servicio. Efectuar tramites para la regularización de prestaciones. Elaborar reporte sobre las gestiones realizadas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2.

Actividades periódicas Analizar información para elaborar y desarrollar trabajos encomendados. Proporcionar información autorizado.

derivada de sus

funciones al personal

Elaborar informes de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Opinar sobre el administrativos.

funcionamiento

de

sistemas

y

procedimientos

Sugerir mejoras a los sistemas administrativos establecidos en su área. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad

36 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Carrera técnica contable-administrativa o carreras afines al puesto. 7.2.

Conocimientos requeridos Contabilidad Administración

7.3.

Experiencia Como jefe de sección u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

37 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

AREA DE INGRESOS

38 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

OBJETIVO

39 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Establece la calendarización, concentración, gestión y control de los ingresos del Colegio de Postgraduados, derivados tanto de las aportaciones del Gobierno Federal, como de las donaciones o aportaciones de otras instituciones, así como también de la generación de recursos propios por venta de bienes o prestación de servicios, con el objeto de lograr la captación prevista en el presupuesto autorizado.

40 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

POLITICAS

41 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

1. La Tesorería el único conducto por medio del cual se recibirán ingresos por los siguientes conceptos: a) b) c) d) e) f) g)

Subsidio Federal Donaciones Apoyo Venta de productos y subproductos Colegiaturas Venta de publicaciones Otros

2. Los centros regionales canalizarán sus ingresos a dicho departamento semanalmente, así como la copia de la documentación bancaria correspondiente y anexando un informe del origen de los mismos. 3. Todo ingreso deberá estar amparado por recibo de caja, factura o recibos que acrediten la s ventas de productos o servicios que brinda la institución. 4. Tesorería deberá hacerse cargo de los ingresos por subsidio, donativos o apoyos de otras instituciones. 5. Tesorería será responsable de realizar los cobros oportunos de todo documentos a favor del C.P. 6. Los depósitos bancarios se realizarán diariamente salvo los casos de días de asueto y periodos vacacionales, los cuales se realizaran al siguiente día hábil. 7. Todo servicio de cómputo que sea solicitado será previo contrato y un anticipo de 30% del costo por el servicio brindado. 8. Todo servicio de cómputo que sea solicitado a través de SECOBI, será a través de contrato y un depósito del 30% ó máximo de 50% de adelanto. 9. Toda documentación que ingrese a Tesorería para la programación de elaboración de cheque, será previamente revisada para su aceptación o su devolución al interesado. 10. Toda compra que sea generada por la U.B.P.P. dentro o fuera de la sede que rebase la cantidad de 13 veces el salario mínimo, será a través de facturas y por consecuencia todo ingreso estará amparado a través de una factura o recibo de caja. 42 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

11. Todo ingreso menor que sea generado por la U.B.P.P. dentro o fuera de la sede que no rebase la cantidad de 13 veces el salario mínimo diario de la zona Texcoco, será a través de recibos expedidos por la U.B.P.P. diseñados de acuerdo a sus necesidades.

43 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

FUNCIONES

•

Control eficiente de los ingresos con que cuenta el Colegio de Postgraduados. 44 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Identificar los ingresos por concepto de apoyo a proyectos externos.

•

Control y emisión de facturas y recibos de acuerdo a ingresos por concepto de bienes y servicios.

•

Registro diario de ingresos y elaboración mensual de informe de ingresos parra la Dirección Financiera. − − − −

Fiscales Propios Proyectos externos Otros

•

Control y custodia de documentos susceptibles de cobro, según se trate de facturación por concepto de: colegiaturas, servicios de cómputo electrónico, documentos como letras de cambio u otros.

•

Realizar cobros oportunos de la documentación a favor de la institución, de los conceptos enumerados en el punto anterior.

•

Realizar diariamente corte de caja de los ingresos generados

•

Identificar los envíos a través de órdenes de pago por parte de centros regionales originadas por venta de bienes y servicios o apoyo a proyectos externos.

•

Generar reportes de los ingresos obtenidos por venta de bienes y servicios clasificados por U.B.P.P.

•

Establecer mecanismos de coordinación y control entre las áreas que turnan documentos para su cobro respectivo, como son servicios académicos y el Centro. de Estadística y Cálculo.

•

Dar a conocer a las diferentes instituciones becarias los adeudos por colegiaturas que no se cubrieron, de acuerdo al plazo determinado, y con conocimiento a las áreas involucradas, Dirección Académica, Servicios Académicos y Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

•

Generar reportes mensuales de los ingresos: fiscales, recursos propios, (venta de bienes, servicios, publicaciones, Colegiaturas, etc.). Proyectos externos (CONACYT y otros).

45 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 1.-

Puesto inmediato superior 46 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Jefe de Departamento 2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Jefe de Oficina de Ingresos

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales.

4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios particulares

5.-

Actividad genérica Organizar, coordinar, controlar y supervisar el trabajo del personal a su cargo, apoyar en la planeación, organización, dirección y supervisión de las actividades asignadas al jefe de departamento, colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo del área de ingresos, elaborar informes de actividades del área bajo su cargo.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Asesorar al personal bajo su cargo en las actividades de mayor dificultad. Asignación de actividades al personal bajo su cargo Verificar la elaboración de arqueo de caja Verificar la elaboración de arqueo de caja Verificar la reposición de fondo fijo, para la comprobación de vales de caja. Revisar los informes diario de banco respecto a ingresos. Los ingresos hechos por sueldos no cobrados por los empleados. 47 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Supervisar los ingresos recibidos por concepto de venta de bienes y servicios. Supervisar los depósitos hechos a las instituciones bancarias. Supervisar la realización del corte de caja de los ingresos que se generen al finalizar el día. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.

Actividades periódicas Supervisar los ingresos recibidos por concepto especiales, donativos.

de subsidio, proyectos

Controlar los cobros de colegiaturas, servicios de cómputo SECOBI. Controlar los documentos pendientes de cobro. Elaborar informe de actividades del personal bajo su cargo. Suplir al jefe de Depto. cuando se encuentre ausente. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Sugerir medidas preventivas y correctivas a los planes de trabajo establecidos. Programar cursos de capacitación para el personal bajo su cargo. Colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias al puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad 48 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Pasante de licenciatura en Administración o carreras afines al puesto. 7.2.

Conocimientos requeridos Administrativos Contables

7.3.

Experiencia Como subjefe de departamento u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

JEFE DE OFICINA 1.-

Puesto inmediato superior Subjefe de Ingresos

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(s) 49 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Analista de sistemas administrativos Cajero 3.-

Relaciones internas De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con su jefe inmediato superior De trámite con los departamentos administrativos

4.-

Relaciones externas De tramitación con instituciones bancarias

5.-

Actividad genérica Encargado de la recepción de los ingresos por concepto de venta de bienes y servicios.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Distribuir cargas de trabajo al personal a su cargo. Recepción de la documentación por venta de bienes y servicios. Elaboración de fichas de depósito bancarios por concepto de ingresos recibidos diariamente. Efectuar los trámites bancarios diariamente Elaborar el arqueo de caja Controlar la reposición del fondo fijo de la caja chica La responsabilidad de la ejecución de los trabajos encomendados sean proporcionados oportunamente.

50 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Supervisar los trabajos del personal a su cargo. 6.2.

Actividades periódicas Recibir la documentación por renta de inmuebles Cancelar sueldos por instrucciones del Departamento Humanos.

de Recursos

Resguardar la documentación en blanco que se encuentre foliada referente a ingresos. Elaborar y coordinar programas de trabajo de su área. Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas 6.3.

Actividades eventuales Proporcionar sugerencias a su jefe inmediato para la toma de decisiones. Sugerir mejoras a los m todos de trabajo existentes. Participar en la formulación de nuevos proyectos Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad Carrera corta de contador privado o carreras afines al puesto.

7.2.

Conocimientos requeridos Contables

51 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Administrativos 7.3.

Experiencia Como jefe de oficina u otro puesto con actividades similares tres años fuera del colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1.-

Puesto inmediato superior Jefe de oficina

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno 52 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior

4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios.

5.-

Actividad genérica Recopilar, analizar y desarrollar información para la elaboración y cumplimiento de los programas administrativos de su área.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Elaborar reporte de corte de caja de los ingresos totales del día. Elaborar recibos de caja Elaborar las fichas de depósito de las diversas cuentas de cheques. Recopilar la documentación de los movimientos que se efectúan en la institución bancaria correspondiente. Solicitar los saldos de las diversas cuentas bancarias de la institución. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Supervisar los trabajos al personal a su cargo

6.2.

Actividades periódicas Integrar información, investigar, ejecutar y evaluar programas de diversa índole; presupuestal, financiera, estadística, técnica, etc. Colaborar en la reparación de información solicitada por organismos internos y externos. Elaborar informes de sus actividades

53 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Analizar la información y antecedentes para proponer soluciones. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad Carrera técnica en contabilidad o carrera(s) afines al puesto.

7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables Manejo de máquina sumadora 7.3.

8.-

Experiencia

Como analista de sistemas administrativos u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria. Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:00 hrs.

54 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

CAJERO 1.-

Puesto inmediato superior Jefe de oficina

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior 55 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

De trámite con las U.B.P.P. locales y regionales 4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios particulares y público en general.

5.-

Actividad genérica Ser responsable en su área de los ingresos y de su justificación conforme a las normas establecidas.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Recibir la documentación por devoluciones, proveedores, becas, viáticos, liquidación y gastos a comprobar. Recibir la documentación por venta de bienes y servicios. Recibir la documentación por renta de inmuebles Realizar y verificar la recepción de documentos por ventanilla. Efectuar cortes diarios de caja Manejar dinero en efectivo y valores en documentos en el interior de su área. Manejar los fondos existentes en caja Verificar que la recepción de pagos sea correcta. Elaborar recibos de caja, vale(s) de fotocopias, etc. Revisar que los ingresos se encuentren asentados en los libros. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2.

Actividades periódicas

56 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Realizar la cancelación de cheques retenidos por instrucciones del Depto. de Recursos Humanos, Dirección Financiera. Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad Preparatoria

7.2.

Conocimientos requeridos Manejo de sumadora Manejo de caja registradora

7.3.

Experiencia Como cajero ú otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

57 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

58 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

AREA DE EGRESOS

59 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

OBJETIVO

Lograr la concentración, tramitación y programación de los egresos el Colegio de Postgraduados, a fin de cumplir oportunamente con las obligaciones contraídas por el 60 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

mismo.

POLITICAS 61 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Los pagos que se efectúen por ventanilla deberán ser en efectivo o a través de cheque de caja.

•

Toda erogación deberá estar amparada por documento fuente y autorizada para afectar el presupuesto autorizado de cada U.B.P.P. pudiendo ser éstos: − Solicitud de viáticos − Liquidación de viáticos − Solicitud de expedición de cheques − Reposición de fondo fijo − Pedido − Modificación al pedido

•

Todos los cheques emitidos deberán ser nominativos y firmados por el Secretario General y/o Director Financiero y Director General.

•

Todo pago de facturas al contado deberá hacerse en 5 días después de recibirla. 62 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Los pagos de anticipos a proveedores no deberán exceder del 50% del importe total de la compra. En el caso que sea mayor el porcentaje de anticipo, éste deberá ser autorizado por el titular de la Institución.

•

Las conciliaciones bancarias se efectuarán mensualmente de todas las cuentas que pertenezcan a la Institución.

•

Se deberá verificar que las facturas que presenten los proveedores coincidan al pedido y que est n a nombre del Colegio de Postgraduados y acusen el sello y firma del Almacén General.

•

Tesorería sólo programará facturas de proveedores para su pago cuando estén autorizadas y firmadas por el jefe del Almacén General y que contengan pedido, nota de entrada y factura original.

•

Los cheques expedidos en Tesorería, serán a nombre del proveedor contratista o del beneficiario.

•

Aquellas personas que tengan carta poder deberán presentarse con previa identificación, la cual registrarán en la póliza cheque respectiva.

•

El plazo máximo para cobrar un cheque en Tesorería será de 30 días hábiles y para hacerlo efectivo ante el banco, será de 90 días hábiles, de lo contrario se procederá a su cancelación, lo anterior, en base al artículo 181 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, que corresponde a presentación de cheques para su pago y que a la letra dice: Artículo 181.- Los cheques deberán presentarse para su pago: I. Dentro de los quince días naturales que sigan al de pagaderos en el mismo lugar de su exhibición.

su fecha, si fueren

II. Dentro de un mes, si fueren expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional. III. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en el extranjero y pagaderos en el territorio nacional y IV. Dentro de tres meses, si fueren expedidos dentro del territorio nacional para ser pagaderos en el extranjero siempre que no fijen otro plazo las leyes del lugar de presentación. 63 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

No será entregado ningún cheque a compradores por pretextar compras de pago inmediato.

•

Toda solicitud de viáticos para expedición de cheque(s) se presentará a la Tesorería con una anticipación de 4 días hábiles antes del inicio de la comisión, siempre y cuando venga autorizada por el Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

•

Los viáticos se otorgarán por un período no mayor de 9 días contínuos o interrumpidos, en el lapso de su ejercicio fiscal, podrán otorgarse 50 días más por causas extraordinarias con causas plenamente justificadas.

•

Los titulares de la U.B.P.P. serán responsables de la autorización de los viáticos al personal por los días estrictamente necesarios para el desempeño de su comisión, cuidando de no autorizarlos cuando el personal esté disfrutando de vacaciones o cualquier tipo de licencia, y apegándose a la zona y tarifa autorizadas internamente por la Institución. Los montos anticipados por concepto de viáticos nacionales requerirán únicamente para quedar debidamente comprobados del recibo de viáticos (formato RV-01) firmado por el solicitante. Este recibo deberá firmarse por el interesado en el momento de recibir el cheque de la solicitud de viáticos el Depto. de Tesorería.

•

•

Por lo que corresponde a montos anticipados por transporte y traslado, estos deberán ser comprobados mediante el documento denominado "liquidación de viáticos y traslado de personal" (D-08) en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir del término de la comisión.

•

Para solicitar la reexpedición de sueldo, el trámite se realizará por conducto del Depto. de Recursos Humanos.

•

La empresa pagadora será la única responsable del pago de sueldos al personal del C.P. que la misma establece que: a) El principio y segundo día de pago realizará el recorrido usual por centros y departamentos en la sede, en el horario que oportunamente se colocará en cada lugar de pago. b) Durante los días hábiles de pago, tercero, cuarto y quinto día de cada catorcena, el personal que por cualquier razón no haya cobrado durante los recorridos de la empresa pagadora, podrá acudir a la sucursal Texcoco de Banco Internacional. En dicho lugar los pagos serán cubiertos en el horario bancario, previa presentación de la credencial vigente del C.P. 64 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

c) Al final del quinto día hábil de pago, los sueldos no cobrados serán cancelados automáticamente, por lo que será necesario solicitar al Depto. de Recursos Humanos la reexpedición del pago, el cual se hará mediante cheque. •

El responsable no podrá realizar o efectuar compra, cuyo monto rebase el importe de aplicar 13 veces el salario mínimo vigente en la zona económica de que se trate. Si es el caso, deberá elaborar requisición compra y turnarla al departamento de Adquisiciones.

•

Cuidar de no fraccionar la operación de compra a fin de evitar lo enunciado anteriormente.

•

La Secretaría General o Dirección Financiera, serán las que designen el importe del Fondo Fijo a cada una de las U.B.P.P que lo requieran, para cubrir aquellas necesidades de carácter prioritário. La Tesorería será encargada de entregar el Fondo Fijo asignado a cada U.B.P.P., y asimismo revisará que los gastos que efectúen las necesidades reúnan los requisitos de ley, y que todas las notas tengan el sello de pagado, además deberán de mencionar nombre y firma de quien ejecuta el gasto.

•

•

Cada U.B.P.P. deberá cancelar su Fondo Fijo al final de cada ejercicio fiscal y solicitar el mismo para el siguiente año.

•

Será responsabilidad del Director de la U.B.P.P., o jefe de departamento ó la persona que este designe, para el adecuado manejo del fondo asignado.

•

La Contraloría Interna del Colegio, vigilará que los Fondos no se envíen para fines distintos de las operaciones del Colegio.

•

Se destinará un lugar específico para la guarda de los fondos, así como de los comprobantes de gastos el cual deberá ser siempre dentro del centro o departamento.

•

La recuperación del importe de los gatos por parte de la U.B.P.P. será mediante la forma D-11 (solicitud de reposición de fondo fijo), anexando los documentos comprobatorios, asegurándose que las notas de menor tamaño sean engrapadas en hojas tamaño carta, y el monto de ésta no deberá ser mayor al importe autorizado como fondo fijo asignado a esa U.B.P.P.

•

Cuando en una reposición anexe alguna nota ó factura que ampare alguna de las partidas que surte el Almacén, deberá traer el sello de este departamento. Asimismo, 65 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

en el caso de refacciones las notas deberán traer los sellos del Almacén y Control de Vehículos. •

En el caso de gastos mayores a 13 veces el salario mínimo de la zona, deberá ser factura la que ampare este gasto. De lo contrario deberá elaborar requisición-compra, y turnarla al Depto. de Adquisiciones.

•

Cuidar de no fraccionar la operación de compra a fin de evitar lo enunciado en el punto anterior.

•

Las comprobaciones de gastos que no rebasen la cantidad de aplicar cinco veces el salario mínimo diario de la zona Texcoco, será a través de nota-remisión foliada, en caso contrario se deberá presentar invariablemente, factura de la casa comercial.

•

No se tramitarán notas o facturas, independientemente del monto, cuando no se consigue la descripción y cantidad de los bienes adquiridos, (ya que algunas de ellas, de monto mayor, sólo contemplan "VARIOS"). Además deberán reunir los requisitos fiscales que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta como son: Nombre de la compañía o razón social, R.F.C. cédula de empadronamiento, factura numerada o foliada y si es el caso, registro en el padrón de proveedores de la Administración Pública Federal, sello y firma en cada uno de los documentos del Almacén General.

66 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

FUNCIONES

67 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Control eficiente de los egresos

•

Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos.

•

La elaboración de las relaciones diarias de póliza-cheque de egresos con la documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal, deberán de indicar quién elabora, revisa y autoriza.

•

Control de pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el programa de Formulación de Profesores, las cuales se efectuarán con instrucciones giradas por la Dirección Académica.

•

Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos.

•

Envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero.

•

Revisión de facturas de proveedores y elaboración de contrarecibos.

•

Programar y calendarizar el pago a proveedores.

•

Control eficiente de cuentas bancarias

•

Control y registro de cheques elaborados que se turnan para firma de autorización de los directivos.

•

Obtención de saldos diarios en chequeras y saldos diarios en cuentas bancarias.

•

Generar informes sobre disponibilidades diarias 68 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

•

Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente

•

Recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución.

•

Proceso de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo.

• •

Obtener semanalmente estados de cuentas bancarias Efectuar pagos de otros conceptos diferentes al personal del Colegio de Postgraduados.

•

Revisar la documentación para su pago en el momento de ingresar y no realizarlos posteriormente, para evitar empapelamiento en caso de su negación.

•

Llevar a cabo las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente, las cuales deberán indicar quién elabora, revisa y autoriza.

•

Formular informes que nos soliciten, ya sea para fines internos o externos, como es el caso de información del sistema integral de información.

•

Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los requerimientos de los directivos

•

La elaboración de relaciones diarias para el registro y control de cheques será diariamente, con el fin de determinar en que situación se encuentra con el de los cheques expedido indicando en dicha relación quién elabora y revisa.

69 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 1.-

Puesto inmediato superior Jefe de Departamento

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Jefe de Sección

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales.

4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios particulares

5.-

Actividad genérica Verificación, supervisión y control de las erogaciones hechas Colegio de Postgraduados, a través del Depto. de Tesorería.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias 70 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

por el

Revisar el informe diario de bancos con respecto a egresos. Realizar la elaboración de cheques solicitados por los diferentes centros locales y regionales. Resguardar las diferentes chequeras de las cuentas bancarias de la Institución, manejadas por este Depto. Revisar las reposiciones de fondo fijo Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos. Supervisar la elaboración de relaciones diarias de pólizas-cheque de egresos con la documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal. Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos. Supervisión del envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero. Verificar el arqueo de caja Verificar las reposiciones de fondo fijo para la comprobación de vales de caja. Verificar la documentación soporte comprobatoria de las erogaciones hechas por los centros locales y regionales del C.P. Generar informes a las autoridades superiores sobre disponibilidades diarias. Supervisar la tramitación de las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.

Actividades periódicas Supervisar el pago de becarios nacionales y extranjeros que integran el Programa de Formación de Profesores.

71 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Supervisar el pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el Programa Formación de Profesores. Supervisar el envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero. Verificar la recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución. Efectuar el procedo de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo. Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente. Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los directivos. Formular informes que soliciten, ya sea para fines internos o externos. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Sugerir medidas preventivas y correctivas a los planes de trabajo establecidas. Programar cursos de capacitación para el personal bajo su cargo. Colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.-

Conocimientos requeridos 7.1.

Escolaridad Pasante de licenciatura en Administración o carreras afines al puesto.

7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables 72 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

7.3.

Experiencia Como subjefe de departamento u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

73 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

JEFE DE SECCION 1.-

Puesto inmediato superior Subjefe de egresos

2.-Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) dos (2) Analistas especializados 3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De trámite con los departamentos administrativos

4.-

Relaciones externas Prestadores de servicios De atención con el público en general

5.-

Actividad genérica Planear, organizar y supervisar los trabajos administrativos que se realicen en el área de egresos.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Distribuir cargas de trabajo al personal a su cargo. Supervisar los trabajos del personal a su cargo. 74 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Recepción, análisis y supervisión de la documentación comprobatoria de gastos de los centros locales y regionales, y turnarlos al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal. Responsable de la ejecución de los trabajos encomendados y que sean proporcionados oportunamente. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2.

Actividades periódicas Cotejar y revisar los recibos de sueldos firmados contra la nómina para envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal. Realizar la tramitación en instituciones bancarias, como órdenes de pago, giros bancarios, etc. Elaborar y coordinar programas de trabajo de su área. Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.3.

Actividades eventuales Proporcionar sugerencias a su jefe inmediato superior para la toma de decisiones. Sugerir mejoras a los m todos de trabajo existentes. Participar en la formulación de nuevos proyectos Y demás actividades propias de su puesto que se le sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1.

Escolaridad Carrera corta de contador privado o carreras afines al puesto.

7.2.

Conocimientos requeridos

75 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Contables 7.3.

Administrativos Experiencia Como jefe de sección u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Uno

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

76 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

ANALISTA ESPECIALIZADO 1.-

Jefe de oficina de egresos Jefe de Sección

2.-

Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno

3.-

Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior

4.-

Relaciones externas Instituciones bancarias

5.-

Actividad genérica Investigar e integrar información, así como diseñar, ejecutar y evaluar proyectos relacionados a su área de trabajo.

6.-

Actividades específicas 6.1.

Actividades diarias Registrar en el libro diario de bancos de todos los egresos diarios realizados por las diferentes U.B.P.P. locales y regionales del C.P. Elaborar la disponibilidad financiera Elaborar el informe semanal de la disponibilidad de las diferentes cuentas bancarias nacionales y extranjeras. Realizar el registro y control de cheques del mes que se encuentran en trámite de autorización por autoridades superiores. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 77 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

6.2. Actividades periódicas Realizar la apertura de cuentas bancarias Realizar la cancelación de cuentas bancarias Realizar las conciliaciones bancarias Realizar la depuración de cuentas bancarias por instrucciones del Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal. Tramitación de traspasos bancarios Elaborar relación de la cancelación de cheques por diversos conceptos. Solicitar a la institución bancaria la documentación correspondiente a los movimientos no considerados por la institución. Analizar la información, antecedentes y proponer alternativas de solución. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3.

Actividades eventuales Participar en la formulación de proyectos y metodologías de trabajo. Colaborar en el diagnóstico de proyectos financieros y/o administrativos. Elaborar informe de sus actividades Y demás actividades propias de su puesto que les sean encomendadas.

7.-

Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Carrera técnica en contabilidad o carrera afines al puesto. 7.2.

Conocimientos requeridos Administrativos 78 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Contables Manejo de máquina sumadora 7.3.

Experiencia Como analista especializado u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.

8.-

Número de empleados en el puesto Dos

9.-

Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

79 MANUAL DE ORGANIZACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA