MANUAL DE EXCEL AVANZADO

EXCEL AVANZADO

1.

CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS......................................................................... 1 1.1.

FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS) ................................................................... 1

1.1.1.

Tipos de operandos ............................................................................................ 1

1.1.2.

Tipos de operadores ........................................................................................... 2

1.1.3.

PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS ...................................... 2

1.1.4.

EDICIÓN INTELIGENTE DE FÓRMULAS...................................................... 3

1.2.

UTILIZACIÓN DE NOMBRES EN FÓRMULAS................................................... 4

1.2.1.

LENGUAJE NATURAL...................................................................................... 5

1.2.2.

NOMBRES DE RANGOS ................................................................................... 7

1.3.

1.2.2.1.

Generalidades ............................................................................................. 7

1.2.2.2.

Método 1 de creación de nombres de rangos ............................................. 8

1.2.2.3.

Método 2 de creación de nombres de rangos ............................................. 8

1.2.2.4.

Método 3 de creación de nombres de rangos ............................................. 9

1.2.2.5.

Pegar Nombres ......................................................................................... 10

1.2.2.6.

Los rangos tridimensionales..................................................................... 10

1.2.2.7.

Aplicar nombres de rangos a posteriori.................................................... 11

1.2.2.8.

Aplicar lenguaje natural sobre la marcha ................................................. 12

1.2.2.9.

Errores relacionados con el lenguaje natural y los nombres de rangos.... 13

REFERENCIAS A OTROS LIBROS...................................................................... 13

1.3.1.

REFERENCIAS 4D .......................................................................................... 14

1.3.2.

USO DE VÍNCULOS........................................................................................ 14

1.4.

2.

INFORMATICA 64, S.L.

1.3.2.1.

Al cerrar libros vinculados ....................................................................... 15

1.3.2.2.

Al abrir libros vinculados......................................................................... 15

1.3.2.3.

Edición de vínculos tras abrir el libro dependiente .................................. 16

1.3.2.4.

Problemas de referencias en vínculos automáticos .................................. 17

OPCIONES DE LOS LIBROS ................................................................................ 18

1.4.1.

UNA.................................................................................................................. 18

1.4.2.

OTRA................................................................................................................ 18

1.4.3.

LA DE MÁS ALLÁ............................................................................................ 18

BASES DE DATOS........................................................................................................ 19 2.1.

INTRODUCCIÓN DE DATOS............................................................................... 20

2.1.1.

AUTOCOMPLETAR ........................................................................................ 20

2.1.2.

RELLENAR....................................................................................................... 20

2.1.3.

CONTROLADOR DE RELLENO..................................................................... 21

INFORMATICA 64 SL

1

EXCEL AVANZADO

2.1.4.

SERIES ............................................................................................................. 22

2.1.5.

LA FORMA INTELIGENTE............................................................................. 23

2.1.6.

VALIDACIÓN DE DATOS............................................................................... 23

2.2.

2.1.6.1.

Estilos ....................................................................................................... 24

2.1.6.2.

Avisos....................................................................................................... 24

2.1.6.3.

Tipos de validación .................................................................................. 25

ORDENACIÓN ....................................................................................................... 26

2.2.1.

ORDENACIÓN RÁPIDA.................................................................................. 26

2.2.2.

ORDENACIÓN CONTROLADA...................................................................... 26

2.3.

3.

INFORMATICA 64, S.L.

FORMULARIOS ..................................................................................................... 27

2.3.1.

EDITAR DATOS............................................................................................... 27

2.3.2.

INSERTAR DATOS .......................................................................................... 27

2.3.3.

ELIMINAR REGISTROS .................................................................................. 28

2.3.4.

CONSULTAR DATOS ...................................................................................... 28

2.4.

AUTOFILTRO......................................................................................................... 28

2.5.

FILTRO AVANZADO ............................................................................................ 30

2.5.1.

FORMATO ....................................................................................................... 30

2.5.2.

MECÁNICA...................................................................................................... 31

2.5.3.

FILTROS POR FÓRMULAS............................................................................ 31

2.6.

SUBTOTALES ........................................................................................................ 32

2.7.

ESQUEMAS ............................................................................................................ 33

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ....................................................................... 35 3.1.

INFORME DE TABLA DINÁMICA ................................................................................. 35

3.1.1.

CREACIÓN ...................................................................................................... 35

3.1.2.

REORGANIZACIÓN DE DATOS .................................................................... 37

3.1.3.

CONSULTA DE DATOS .................................................................................. 37

3.1.4.

ACTUALIZACIÓN ........................................................................................... 37

3.1.5.

SELECCIÓN ESTRUCTURADA...................................................................... 38

3.1.6.

USO DEL DOBLE CLIC.................................................................................. 38

3.1.7.

OCULTAR Y MOSTRAR DETALLES .............................................................. 38

3.1.8.

FORMATO ....................................................................................................... 38

3.1.9.

CAMBIAR ASPECTO DE CELDAS VACÍAS O CON ERROR........................ 39

3.1.10.

AÑADIR NUEVOS DATOS.............................................................................. 39

3.1.11.

ORDENAR........................................................................................................ 40

INFORMATICA 64 SL

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EXCEL AVANZADO

3.1.12.

AUTOMOSTRAR.............................................................................................. 40

3.1.13.

TOTALES Y SUBTOTALES ............................................................................. 40

3.2. 4.

5.

6.

INFORMATICA 64, S.L.

3.1.13.1.

TOTALES ................................................................................................ 40

3.1.13.2.

SUBTOTALES ........................................................................................ 40

GRÁFICO DINÁMICO ........................................................................................... 41

CONSOLIDACIÓN ....................................................................................................... 44 4.1.

POR POSICIÓN....................................................................................................... 44

4.2.

POR CATEGORÍA .................................................................................................. 45

RESOLUCIÓN DE SITUACIONES HIPOTÉTICAS ............................................... 46 5.1.

BUSCAR OBJETIVO.............................................................................................. 46

5.2.

TABLAS DE DATOS.............................................................................................. 47

5.3.

ESCENARIOS ......................................................................................................... 48

TRABAJO EN GRUPO................................................................................................. 51 6.1.

PROTECCIÓN......................................................................................................... 51

6.1.1.

DE ARCHIVO .................................................................................................. 51

6.1.2.

DE LIBRO ........................................................................................................ 51

6.1.3.

DE HOJA.......................................................................................................... 52

6.1.4.

DE CELDA....................................................................................................... 52

6.2.

COMPARTIR LIBROS EN RED ............................................................................ 53

6.2.1.

QUÉ SE PUEDE HACER Y QUÉ NO EN LIBROS COMPARTIDOS ............ 54

6.2.2.

Opciones........................................................................................................... 55

6.2.3.

Control de las modificaciones.......................................................................... 56

6.2.4.

Protección del historial de cambios................................................................. 56

6.2.5.

Revisión de modificaciones .............................................................................. 57

6.2.6.

Al dejar de compartir ....................................................................................... 57

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1. CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS 1.1. FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS) Todos sabemos que Excel permite introducir en las celdas al menos dos tipos de información: •

Por un lado, los valores constantes. Estos son números o cadenas de texto que permanecen invariables independientemente del contenido de otras celdas.

•

Por otro lado, las fórmulas. Éstas son combinaciones de operadores y operandos que arrojan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de otras celdas.

1.1.1. Tipos de operandos Los operandos son los elementos con los que se realizan cálculos en las fórmulas. Éstos pueden ser: •

Constantes (numéricas, de texto o de fecha, dependiendo de la fórmula)

•

Referencias a celdas

•

Referencias a rangos

•

Fórmulas

La gran ventaja de utilizar referencias de celdas como operandos de fórmulas, es que su resultado se actualiza automáticamente cuando cambia el contenido de la celda que se ha utilizado como operando. En muchas ocasiones, los cálculos se complican al utilizar fórmulas como operandos de fórmulas, y los menos atrevidos prefieren colocar la fórmula en una celda y luego utilizar una referencia a ésta última como operando de la fórmula definitiva.

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1.1.2. Tipos de operadores Hay cuatro tipos de operadores: •

•

Aritméticos: o

+ (suma)

o

- (resta)

o

* (multiplicación)

o

/ (división)

o

^ (exponenciación)

De texto o

•

•

& (concatenación)

De comparación: o

= (igual a)

o

(distinto de)

o

> (mayor)

o

>= (mayor o igual)

o

< (menor)

o