Managing Your Site’s Content Using SharePoint 2010

Dr. John D. Barge, State School Superintendent “Making Education Work for All Georgians” www.gadoe.org

Purpose • Provide guidance to Content Managers on how  to manage their content in SharePoint • Review important policies and procedures  related to Web Content Management • Review expectations of Content Managers

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What Will You Learn? • Basic navigation and content management in  SharePoint 2010 • Building local navigation • How SharePoint handles content publishing • Web Policies and Best Practices

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Agenda • • • • • • •

Logging into SharePoint Understanding the SharePoint Ribbon Modifying Content Adding hyperlinks Publishing a Page Managing Documents GaDOE Web Policies & Procedures

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Overview  • Give the big picture of the subject • Explain how all the individual topics fit  together

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Best Practices

SharePoint Hyperlinks

Document Management

Procedures

Policies

Publishin g

Content Management

Accessing the Site To access the site, go to http://intranet.gadoe.org/Pages/Home.aspx

Enter your network  username and password  (the  same credentials you  use to log into your work  PC)

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GaDOE Home Page

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5

2

KEY

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1. Sign‐In 2. Global Navigation 3. Banner Slider

3 6

4. Search

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9

8

5. Social Media Button 6. GaDOE Twitter 7. ABC Site Search 8. School Finder 9. Education Partners 10. Footer

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Managing Content • • • • • •

SharePoint Ribbon Site Actions Tab Creating a New Page Page Titles Browse Tab Page Tab – – – –

Adding a Hyperlink Formatting Hyperlinks Saving Changes Checking Pages In/Out/Discard

• Publishing a Page Dr. John D. Barge, State School Superintendent “Making Education Work for All Georgians” www.gadoe.org

SharePoint Ribbon • Ribbon offers quick access to functionality and features necessary to  maintain your site. Features are grouped “logically” for accessibility Menus – Click the down arrow  on some commands to choose  from a list of options

Tabs – Tools and commands related  to specific processes are placed in  tabs. Many tabs are contextual

Groups – Similar tools and commands are placed  together

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Site Actions Tab • Location of the commands needed to  manipulate the pages • Options vary based on security  permissions Edit Page–Allow for page editing on the current page you  are browsing Show/Hide Ribbon – Allows you to view or hide page  Check In/Out status and login information New Page – Create a new page under your current site.  View All Site Content – Gives you the ability view/edit all  content related to your site any list or document library  that you site may have.

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Create New Page • •

You can only create pages under the sub‐site for which you are provisioned SharePoint will automatically replace spaces with a hyphen “‐”.  THIS IS OK!  Do NOT add any special characters yourself.

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Page Titles • The page title entered when creating the page is the default title.  To  change, modify the text in the Title textbox

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Browse Tab •

Provides the status of the page, e.g. Checked Out, Checked In, etc.

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Page Tab • • •

Contains functions that allow the manage the page content Edit menu item contains basic editing tools, e.g. text formatting, spell check, etc. Editor has been modified to allow 4 Markup styles:  Heading 2, Heading 3, Heading 4 and Paragraph

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Inserting a Hyperlink (External) • • •

Link option found under the Insert  menu Highlight the text to hyperlink For External links, Select From  Address

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Inserting a Hyperlink (SharePoint) • • •

Highlight the text to hyperlink For Internal links, Select From  SharePoint Locate the asset under the  appropriate sub site and click OK

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Formatting Links •

For external sites, ALWAYS, ALWAYS, ALWAYS include HTTP://. If not, SharePoint will think it  is an internal asset and modify the URL accordingly Description: Not a required field but highly  recommended.  Used for accessibility To modify URL, enter new address here.

Open in new tab– Select this option when linking to  external sites. Remove Link – Removes the hyperlink entirely Select Link – Allows you to select a new SharePoint asset

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Document Management • SharePoint has built‐in Document Management • What does this mean? – No need to maintain multiple versions of the same  document.  Version history is turned on so you always have  access to the previous document – No need to modify a link to the same document.  Simply  update the document in the system and the link will  automatically point to the new document.

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Uploading Documents

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Select from the top ribbon

Uploading Multiple Document

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Saving Changes •

3 Options to Save Changes – – –

Save & Close Save and Keep Editing Check In

Check In: Saves changes that are only visible  by authorized users Save & Close – Save your changes to the  page and exits edit mode.  No one else can  see your page changes because this does  not Check In your page.

Save and Keep Editing – Saves your changes  to the page and allows you to continue  editing.  Your saved work can only be seen  by you because the page you saved is not  checked in. Dr. John D. Barge, State School Superintendent “Making Education Work for All Georgians” www.gadoe.org

Check In/Out/Disregard • • •

To protect against changes being overwritten, SharePoint requires pages to be checked out  prior to any changes Selecting Edit Page will check out the page by default Pages can only be updated by the person to who it is checked out while the status is Checked  Out and Editable.

The Check Out option allows you to check out a page.  A checked out page cannot be  edited by anyone else while it remains checked out.   Once you have finished making modifications, Check In the page so it is visible to  authorized users. NOTE: Changes cannot be seen until they have been published. This  means that other users can now access this page and see your edits.  Discard Check Out option discards any changes you have made to a checked out version  and will revert back to the previous version of the page. NOTE: ONLY USE THIS FEATURE IF  YOU DO NOT WANT TO SAVE ANY MODIFICATIONS YOU MADE.

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Saving vs Checking In • Does not produce the same results – Save • • • •

Updates the page with the changes made.  Changes can only be seen by the Content Manager Changes can be discarded if Discard Checkout is selected. Minor version of page is not created

– Check In • • • •

Updates the page with the changes made. Changes are visible by Authorized users Changes can only be Overridden, not Discarded Minor version of page is created Dr. John D. Barge, State School Superintendent “Making Education Work for All Georgians” www.gadoe.org

Publishing a Page • • •

After publishing, the Status bar will not be visible Comments are not required but highly suggested.  After Publishing a page, the page is immediately viewable by the Public

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Local Navigation Once content is logically organized by page,  with each page having a subject and  focus, local navigation can be built. For  local navigation, keep in mind the  following: • Only include links to pages on gadoe.org  belong in the local navigation. • Only include links to main subject matter  belong in local navigation. • Do not include document links, email  links, external links etc. in the navigation.

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To build local navigation: • • • •

Browse to your site Click “Site Settings” from the “Site Actions” menu Under “Look and Feel”, click “Navigation” In the “Navigation Editing and Sorting” section, add folders and links as needed.  Only “Title” field is required. The “URL” field can be left blank in no link is  desired. 

To understand how the admin configuration will appear publicly, compare the side‐ by‐side below on the next page.

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Navigation: Admin vs Public View Admin

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Public

GaDOE Web Policies • See GaDOE Web Governance Policy GaDOE Web Governance Policy

• See GaDOE Web Publication Standards and  Procedures

GaDOE Web cation Standards and

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Best Practices • • • • • • • •

Do not indent at the start of a paragraph Never underline text for emphasis When linking to an external site, always select the option to open in a new tab  and/or window Be mindful to save Microsoft documents in 2003 format For documents, avoid using dates, Status (like FINAL, DRAFT, etc.), and special  characters (“”, ‘, #, /, ?, %, etc…) Avoid the use of animated graphics, scrolling texts (marquees) and moving  images Save images as JPEG, JPG, GIF, or PNG Videos should be stored on the Streaming Media server.  Contact Technology  Services for more information Dr. John D. Barge, State School Superintendent “Making Education Work for All Georgians” www.gadoe.org