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KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810 e-mail: [email protected] www.kontrollamt.wien.at DVR: 0000191

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MA 31, Abrechnung der Wasserentnahme von Feuerhydranten

Tätigkeitsbericht 2012

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KURZFASSUNG

Das Kontrollamt hat eine anonyme Beschwerde über unkorrekte Abrechnungen der Wasserentnahme bei Feuerhydranten in der Magistratsabteilung 31 zum Anlass genommen, eine Prüfung durchzuführen. Die stichprobenartig durchgeführten Überprüfungen der Einhaltung der im Bericht angeführten Prozessbeschreibungen haben durchgehend die Einhaltung der ablauforganisatorischen Bestimmungen bestätigt. Die im anonymen Beschwerdebrief erhobenen Anschuldigungen konnten somit nicht verifiziert werden.

Der Empfehlung mit der Magistratsabteilung 37 Gespräche aufzunehmen, ob und inwieweit mit den vorhandenen Ressourcen des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens ein beidseitiger Informationsaustausch die Effizienz der jeweiligen internen Kontrollsysteme positiv beeinflussen könnte, wird nachgekommen werden.

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INHALTSVERZEICHNIS

1. Aufgaben und Organisation der Magistratsabteilung 31 .............................................. 4 2. Anonyme Beschwerde ................................................................................................. 4 3. Wasserentnahme aus öffentlichen Feuerhydranten .................................................... 4 3.1 Allgemeines ............................................................................................................... 4 3.2 Prozessbeschreibungen ............................................................................................ 5 3.3 Entnahme- und Verrechnungsrichtlinien .................................................................... 6 3.4 Messung und Verrechnung des Wasserverbrauches ................................................ 7 3.5 Interne Kontrollsysteme ............................................................................................. 8 4. Ergebnis der Beschwerde............................................................................................ 8 5. Abstimmung mit der Magistratsabteilung 37 ................................................................ 8 6. Zusammenfassung der Empfehlungen ........................................................................ 9

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS bzgl. .............................................. bezüglich bzw. .............................................. beziehungsweise ca. ................................................. circa ELAK ............................................. Elektronischer Akt Nr. ................................................. Nummer z.B. ............................................... zum Beispiel

Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen.

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PRÜFUNGSERGEBNIS

1. Aufgaben und Organisation der Magistratsabteilung 31 Die Magistratsabteilung 31 ist Teil der Geschäftsgruppe Umwelt. Gemäß der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien ist die Magistratsabteilung 31 primär für die Versorgung der Stadt Wien mit Trinkwasser mittels öffentlicher Wasserversorgungsanlagen und die Vorschreibungen der Wasser- und Abwassergebühren zuständig. Damit einhergeht die Verwaltung und Erhaltung der Wasserschutzgebiete sowie der Grundflächen, die mit Fernleitungen verbunden sind.

2. Anonyme Beschwerde In einem an das Kontrollamt gerichteten anonymen Schreiben vom 30. Jänner 2012 wurden Vorwürfe erhoben, die Magistratsabteilung 31 habe die für Bauzwecke von den am Gehsteig stehenden Feuerhydranten entnommenen Wasserbezüge unkorrekt abgerechnet und angefangene Wochen infolge nicht verrechnet.

Das Kontrollamt nahm das Schreiben zum Anlass, den Fachbereich Wasserversorgung und im Speziellen die Verrechnung und Ausgabe von Entnahmearmaturen bei öffentlichen Feuerhydranten einer näheren Betrachtung zu unterziehen.

3. Wasserentnahme aus öffentlichen Feuerhydranten 3.1 Allgemeines Die Entnahme von Wasser aus öffentlichen Feuerhydranten erfolgt durch Firmen und Privatpersonen vorrangig bei Baustellen. Weitere Gründe für eine Wasserentnahme stellen Container im Straßenraum, Abbrucharbeiten, Filmaufnahmen und der Privatbereich, z.B. im Ausnahmefall für die Füllung eines Schwimmbades, dar. Die Entnahme darf nur über spezielle ausgehändigte Armaturen der Magistratsabteilung 31 mit einem sogenannten Rückflusssicherungsventil und Bedienungsschlüssel erfolgen.

Die administrative Abwicklung der öffentlichen Wasserentnahme erfolgt in der Kanzlei des Fachbereiches Wasserverteilung durch zwei Mitarbeiterinnen. Der gesamte Kanz-

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leibereich des Fachbereiches Wasserverteilung ist mit vier Mitarbeiterinnen besetzt und erledigt hauptsächlich den kompletten und sehr umfangreichen Schriftverkehr, die laufende tägliche Personaladministration für 160 Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter, die Protokollführung, die technischen Erfassungen in Datenbanken, die administrative Erledigung für Bau- und Betriebsarbeiten, die Administration des Auftrags- und Vergabewesens für ca. 3.000 Arbeiten pro Jahr und die Administration bei Kundinnen- bzw. Kundenangelegenheiten wie z.B. bestellte Arbeiten bei Neuherstellung von Anschlussleitungen.

Diese Vielzahl an unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern und die Situierung im zentralen Bereich des Fachbereiches Wasserverteilung bewirken einen ständigen Aufenthalt vieler Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter sowie Kundinnen bzw. Kunden in den Kanzleiräumlichkeiten.

3.2 Prozessbeschreibungen 3.2.1 Als Antragstellerin bzw. Antragsteller für eine Wasserentnahme aus öffentlichen Feuerhydranten der Stadt Wien kommen Firmen und auch Privatpersonen infrage, wofür ein unterschriebener Antrag (ein standardisiertes Formular der Magistratsabteilung 31) einzubringen ist. Der gebührenpflichtige Antrag wird protokolliert und ist in der Kanzlei des Fachbereiches Wasserversorgung abzugeben.

Die persönliche Abholung der Entnahmearmatur und des entsprechenden Schlüssels für den Hydranten kann nur durch Vorlage eines Ausweises oder einer mit Firmenstempel versehenen Firmenbestätigung in der Kanzlei des Fachbereiches Wasserverteilung erfolgen.

Für Straßenbau- bzw. Abbruchunternehmen, die häufig Wasser an verschiedenen Feuerhydranten entnehmen, besteht die Möglichkeit die entsprechenden Geräte für eine Verwendung im gesamten Stadtgebiet zu erhalten.

Nach Überprüfung im Netzinformationssystem der Magistratsabteilung 31 bzgl. des Hydrantenstandortes wird eine Bewilligung - die sogenannte Amtsbestätigung - für die

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Wasserentnahme aus dem Feuerhydranten, die Entnahmearmatur und der Schlüssel an Firmen oder Privatpersonen übergeben. Gleichzeitig erfolgt eine elektronische Mitteilung an die zuständige Außendienststelle des Fachbereiches Wasserverteilung zur technischen Überprüfung des Hydranten.

3.2.2 Die Abmeldung der Wasserentnahme erfolgt wiederum in der Kanzlei des Fachbereiches Wasserverteilung durch Rückgabe der Entnahmearmatur und des Schlüssels für den Hydranten. Nach Erhalt einer elektronischen Mitteilung wird von der Außendienststelle die Entnahme am benützten Feuerhydranten überprüft. Die Rückmeldung der erfolgten Überprüfung löst die Rechnungsausfertigung durch die Kanzlei des Fachbereiches Wasserverteilung aus.

3.2.3 Der Verrechnungszeitraum für die Magistratsabteilung 31 bezieht sich auf die Dauer der Entlehnung. Die Verrechnung erfolgt je nach Entnahmezeitraum über eine Wochenpauschale oder über den Tagessatz. Bei länger andauernden Wasserentnahmen werden zweimal im Jahr Teilrechnungen an die Kundinnen bzw. Kunden gelegt.

Bei Rückgaben an Montagen wird nur die vorangegangene Woche verrechnet. Im Fall einer verspäteten Rückgabe wird bei einer plausiblen Nachweisführung (z.B. durch Vorlage von Bautagesberichten, aus denen ein früherer Bauendtermin hervorgeht) nur der tatsächliche Einsatzzeitraum verrechnet.

Nach einer Rückmeldung der Magistratsabteilung 6 über den Rechnungseingang wird der komplette Akt in der Magistratsabteilung 31 abgelegt.

3.3 Entnahme- und Verrechnungsrichtlinien Die entsprechende Grundlage für die zu verrechnenden Kosten bildet eine Zusammenstellung der Magistratsabteilung 31 - Stabsstelle Rechtsangelegenheiten:

Für die gesamte Dauer der Wasserentnahme sind die Leihgebühren für die Benützung der Entnahmeeinrichtungen und Wassergebühren in der vom Magistrat der Stadt Wien festgesetzten Höhe zu entrichten. Die Gebühren werden unabhängig von der tatsächli-

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chen Benützungsdauer bis zum Tag des Einlangens der Anzeige über das Ende der Wasserentnahme und der Rückgabe der Bedienungs- und Entnahmeeinrichtung in Rechnung gestellt.

Zur Verrechnung gelangen unabhängig vom Ausfolge- und Rückgabetag volle Lohnwochen bzw. in Ausnahmefällen, wie z.B. bei Filmdreharbeiten, kann eine tageweise Abrechnung erfolgen. Für die Wasserentnahme aus der festgelegten Entnahmestelle sind nur die von der Magistratsabteilung 31 übergebenen und gekennzeichneten Bedienungs- und Entnahmeeinrichtungen zu verwenden.

Für alle, an der festgelegten Wasserentnahmestelle oder den überlassenen Entnahmeeinrichtungen verursachten Schäden hält sich der Magistrat der Stadt Wien an der Wasserabnehmerin bzw. dem Wasserabnehmer schadlos.

Behördliche Anordnungen (auch mündlich) hinsichtlich einer Einschränkung oder Einstellung des Wasserbezuges sind sofort und unbedingt zu befolgen. Gebrechen an der zugewiesenen Wasserentnahmestelle oder Störungen im Wasserbezug sind unverzüglich der Magistratsabteilung 31 zur Kenntnis zu bringen. Weiters ist die Wasserentnahmestelle ausreichend gegen Frost zu schützen. Eine Amtsbestätigung an der Baustelle ist zur jederzeitigen Einsichtnahme bereitzuhalten.

3.4 Messung und Verrechnung des Wasserverbrauches Prinzipiell erfolgen keine Einzelmessungen bei Feuerhydranten. Der Verbrauch wird pauschaliert auf Basis der entsprechenden Dimension der Entnahmearmatur und der Dauer der Entnahme ermittelt. Bei einer allfälligen Einzelentnahme (z.B. Füllung eines Schwimmbades) ist der voraussichtliche Verbrauch bekannt zu geben. Die entsprechenden Angaben werden auf Plausibilität, wie z.B. im Fall der Schwimmbadfüllung durch Kontrolle der Abmessungen des Pools, überprüft.

Die Verrechnung erfolgt nach der Dimension der Entnahmearmatur und der Dauer der Entnahme oder mit Bekanntgabe der Entnahmemenge gemäß der Zusammenstellung der pauschalierten Wassergebühren.

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3.5 Interne Kontrollsysteme Die Verrechnung erfolgt nach Angaben der Magistratsabteilung 31 informationstechnologisch unterstützt. Jede Wasserentnahme wird im ELAK protokolliert und in einer Access-Datenbank mit rechnerischen Verknüpfungen geführt. Zusätzlich wird in einem handschriftlich geführten Buch jede Wasserentnahme mit den erfolgten Abrechnungen eingetragen.

Der Prozessablauf der Verrechnung der Wasserentnahme aus öffentlichen Feuerhydranten erfolgt durchgehend im Mehraugenprinzip durch Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der Magistratsabteilung 31.

4. Ergebnis der Beschwerde Die vom Kontrollamt stichprobenartig durchgeführten Überprüfungen der Einhaltung der im Bericht angeführten Prozessbeschreibungen haben durchgehend die Einhaltung der ablauforganisatorischen Bestimmungen bestätigt. Die im anonymen Beschwerdebrief erhobenen Anschuldigungen konnten somit nicht verifiziert werden.

5. Abstimmung mit der Magistratsabteilung 37 Im Zuge der Prüfung wurde das Kontrollamt auf die Problematik eines nicht vorhandenen Informations- und Datenaustausches zwischen den Magistratsabteilungen 31 und 37 aufmerksam. Aus Sicht des Kontrollamtes wäre vorerst abzuklären, ob und inwieweit ein einfacher und keine zusätzlichen Verwaltungskosten verursachender Austausch des vorhandenen Berichtswesens beider Abteilungen dazu führen könnte, eine genehmigungslose Baustellenführung bzw. Wasserentnahme aus öffentlichen Hydranten festzustellen. Ist über den Austausch des vorhandenen Berichtswesens kein erkennbarer Zusatznutzen ableitbar, wäre zu prüfen, ob aus der Fülle der im betriebswirtschaftlichen Rechnungswesen vorhandenen Daten beider Abteilungen nicht mit geringen Kosten eine entsprechende Auswertung generiert werden könnte.

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6. Zusammenfassung der Empfehlungen Empfehlung Nr. 1: Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 31 Gespräche mit der Magistratsabteilung 37 aufzunehmen, ob und inwieweit mit den vorhandenen Ressourcen des auf SAP aufgebauten betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens ein beidseitiger Informationsaustausch die Effizienz der jeweiligen internen Kontrollsysteme positiv beeinflussen könnte.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Die Magistratsabteilung 31 wird mit der Magistratsabteilung 37 prüfen, ob ein gegenseitiger Informationsaustausch aus dem Berichtswesen sinnvoll nutzbar ist.

Empfehlung Nr. 2: Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 31, die Implementierung der Prozesse der Wasserentnahme bei Feuerhydranten in das Qualitätsmanagement der Magistratsabteilung 31 aufzunehmen.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Die Magistratsabteilung 31 wird den Prozess "Wasserentnahme aus Feuerhydranten" in das bestehende Qualitätsmanagementsystem einbinden.

Empfehlung Nr. 3: Um allfälligen Beschwerden schon präventiv entgegenzuwirken, wurde der Magistratsabteilung 31 empfohlen, entsprechende Maßnahmen zu setzen, den geprüften Bereich in das bestehende interne Kontrollsystem der Magistratsabteilung 31 zu integrieren.

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Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Die Magistratsabteilung 31 wird im Zuge der Implementierung des Prozesses in das Qualitätsmanagementsystem auch ein Kontrollsystem prüfen.

Empfehlung Nr. 4: Das Kontrollamt empfahl, die bestehende Regelung der handschriftlichen Aufzeichnungen künftig ausschließlich und originär in der vorhandenen Informationstechnologie der Magistratsabteilung 31 abzubilden.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Die Magistratsabteilung 31 wird die zu führenden Aufzeichnungen bzw. Dokumente überarbeiten und in geeigneter Weise dokumentieren.

Empfehlung Nr. 5: Das Kontrollamt empfahl schon hinsichtlich der verwendeten Bezeichnungen (Wiener Wasserwerke) eine Evaluierung des seit 1. Jänner 1992 verwendeten Formulars.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Im Zuge der Überarbeitung der Aufzeichnungen wird auch dieses Formular überarbeitet.

Empfehlung Nr. 6: Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 31, künftig elektronische Aufzeichnungen über die Häufigkeit der von Firmen verlorenen Bedienungsschlüssel zu führen.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 31: Im Zuge der Überarbeitung der Aufzeichnungen und Dokumente wird der Verlust von Bedienungsschlüssel bzw. Entnahmegarnituren berücksichtigt.

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Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden.

Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Peter Pollak, MBA Wien, im April 2013