Tipo Modalidad Formulario Moneda Informe Entidad Fecha Periodicidad
53 400 1 139 2014/06/11 0
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
OCASIONAL PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES 24
[1] 4
8
12
16
20
MODALIDAD DE REGISTRO
CÓDIGO HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
CAUSA DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
Notas a los Estados Financieros Las notas presentados en el Balance, no incluye toda la información necesaria sobre hechos u operaciones conforme lo establece el Régimen de Contabilidad Pública que permiten ampliar la información y mostrar un análisis para dar claridad a las operaciones contables .. Vér pag.12 INFORME CGR Notas a los Estados Financieros Las notas presentados en el Balance, no incluye toda la información necesaria sobre hechos u operaciones conforme lo establece el Régimen de Contabilidad Pública que permiten ampliar la información y mostrar un análisis para dar claridad a las operaciones contables .. Vér pag.12 INFORME CGR Notas a los Estados Financieros Las notas presentados en el Balance, no incluye toda la información necesaria sobre hechos u operaciones conforme lo establece el Régimen de Contabilidad Pública que permiten ampliar la información y mostrar un análisis para dar claridad a las operaciones contables .. Vér pag.12 INFORME CGR
1
FILA_1
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-1
2
FILA_2
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-1
3
FILA_3
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-1
4
FILA_4
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-2
Registro en la subcuenta 110502.Cajas Menores. La entidad manifiesta que no maneja "Cajas Menores", sin embargo, en la ENSB registra la cuenta 110502 Cajas Menores por valor de $142.2 millones. Ver pág. 13 INFORME CGR
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
40
44
48
ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS
ACTIVIDADES / AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN
OBSERVACIONES
1
2014-07-10
2014-09-10
9
Debilidades en el proceso de formulación de las Notas a los Estados Financieros conforme numerales 16,17,22 y 26 del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública
Establecer un procedimiento claro, con los 2. Realizar el procedimiento que se contadores para analizar y socializar los debera hacer, a nivel de las unidades de temas relevantes que se deben plasmar en la Armada nacional. las notas a los Estados Financieros.
Procedimiento
1
2014-07-10
2014-11-30
20
Debilidades en el proceso de formulación de las Notas a los Estados Financieros conforme numerales 16,17,22 y 26 del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública
Establecer un procedimiento claro, con los contadores para analizar y socializar los 3. Socialización del procedimiento, con temas relevantes que se deben plasmar en las unidades. las notas a los Estados Financieros.
Formato Acta Reunión y Formato asistencia
1
2014-07-10
2014-12-30
25
Oficio
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Documento de Consulta
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Oficio
1
2014-07-10
2014-09-10
9
1. Modificar la cuenta contable 110502 Error parametrización código contable 110502 relacionada con la cuenta bancaria corriente 1. Solicitud verificación parametrización relacionada con la cuenta corriente de 730002359 de inversión, en el Sistema auxiliar 110502002 Al Ministerio de inversión en el Sistema Integrado de Integrado de Infomación Financiera SIIF II Hacienda y Credito Publico SIIF II- Nacion Información Financiera SIIF II Nación. Nación
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-2
6
FILA_6
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R2014-3
Prestaciones Sociales Armada Nacional (FA). Al cierre vigencia 2013, no se reconoció la proporcionalidad del valor estimado en las cuentas 250504 Vacaciones; 250616 Prima de Servicios; 250512 Bonificación po recreación. Ver pág.14 INFORME CGR
7
FILA_7
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -4
Activos Intangibles. Al cierre vigencia 2013, reveló por unidades como intangibles la suma de $11.765,5 millones de los cuales la cuenta 1970 registra la suma de $3.159 millones corresponde a software y licencias que ya han cumplido su uso tecnológico. Ver pág. 15 INFORME CGR
8
FILA_8
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -4
Activos Intangibles. Al cierre vigencia 2013, reveló por unidades como intangibles la suma de $11.765,5 millones de los cuales la cuenta 1970 registra la suma de $3.159 millones corresponde a software y licencias que ya han cumplido su uso tecnológico. Ver pág. 15 INFORME CGR
9
FILA_9
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -5
Registro Contable de Viáticos y Gastos de Viaje. Al cierre de la vigencia 2013, en los reportes arrojados por SIIF Nación se pudo observar que la contabilización de la ejecución y pago de los viáticos y gastos de viaje se registraron con ATRIBUTO NINGUNO en la obligación. Ver pág.15 INFORME CGR
No se dio cumplimiento a los establecido Elaborar procedimiento para el pago de Elaborar el procedimiento para el registro Circular No.015/2013 de Minhacienda. Denota avances para viáticos y circularizar a las contable ( obligación y pago) de avances inobservancia de las directrices emanadas por partes interesadas. de los viáticos. el Ministerio de Hacienda y SIIF Nación.
10
FILA_10
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -6
Revisión pago contratos lista de chequeo. De la revisión realizada a las cuentas fiscales de Tesorería se observó que al momento de realizar los pagos no se aportaron documentos que hacen parte del trámite de pago de la lista de verificación de chequeo. Ver pág.16 INFORME CGR
Denota debilidades en el control interno contable en cuanto a que sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad no puede identificar situaciones presupuestales, contables y de tesorería, que son relevantes.
11
FILA_11
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -7
Constitución de Cuentas por Pagar. Se constituyeron cuentas por pagar por valor de $163.005,9 millones de los cuales el 16% corresponde al pago de anticipos registrados en la cuenta 939002. La entidad no realizo el registro contable de los anticipos, de forma adecuada. Ver pág.18 INFORME CGR
Denota debilidades en el control interno Establecer un procedimiento, para el 2. Elaborar el procedimiento que se contraviniendo lo estipulado en el RCP registro ciontable de los anticipos pactados debera ejecutar, a nivel de las unidades relacionado con la constituciòn de cuentas por y no pagados al cierre de la vigencia. de la Armada nacional. pagar de anticipos pactados y no pagados
12
FILA_12
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -8
Pagos sin Registro Unico Tributario (RUT). Revisadas las cuentas de tesorería se observó que varios comprobante de Dentro del procedimiento para trámite de pago pago no contaban con Registros Unicos Tributarios no se tiene establecido como requisito la lista incumpliendo lo establecido en el artículo 177-2 del Estatuto de chequeo y el RUT actualizado. Tributario. Ver pág. 19 INFORME CGR
13
FILA_13
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -9
Registro SIIF NACION: Acuerdo contrato de arrendamiento Araujo y Segovia se encuentra que en los registros Siif Nación esta registrado como el No.03-MD-ARC-JOLA/2012 sin embargo revisados los documentos el contrato real corresponde al NO.04-MD-ARC-JOLA/12. Ver pág. 20 INFORME CGR
14
FILA_14
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -10
15
FILA_15
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -11
16
FILA_16
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -12
R 2014 -13
36 ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN
Oficio
FILA_5
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
32 ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO
Establecer un procedimiento claro, con los 1. Elaborar un oficio en el cual se indique contadores para analizar y socializar los los temas relevantes a informar en las temas relevantes que se deben plasmar en notas a los Estados Financieros. las notas a los Estados Financieros.
5
FILA_17
31 ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
Debilidades en el proceso de formulación de las Notas a los Estados Financieros conforme numerales 16,17,22 y 26 del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública
1. Modificar la cuenta contable 110502 Registro en la subcuenta 110502.Cajas Menores. La entidad Error parametrización código contable 110502 relacionada con la cuenta bancaria corriente manifiesta que no maneja "Cajas Menores", sin embargo, en la relacionada con la cuenta corriente de 730002359 de inversión, en el Sistema ENSB registra la cuenta 110502 Cajas Menores por valor de inversión en el Sistema Integrado de Integrado de Infomación Financiera SIIF II $142.2 millones. Ver pág. 13 INFORME CGR Información Financiera SIIF II Nación. Nación
17
28
ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
Inobservancia del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a que los hechos económicos deberán reconocerse cuando surjan los derechos y obligaciones. Debilidades en el control interno contable, en cuanto a seguimiento y control. Denota falta de gestión del proceso que maneja inventarios de otros activos, debilidades en el control interno contable y actuaciones del Comité de Sostenibilidad de la Información Contable, afectando la razonabilidad de los Estados Financieros. Denota falta de gestión del proceso que maneja inventarios de otros activos, debilidades en el control interno contable y actuaciones del Comité de Sostenibilidad de la Información Contable, afectando la razonabilidad de los Estados Financieros.
2. realizar consulta de datos de la cuenta bancaria 730002359 en SIIF II Nación, mediante ruta REC/cuentas bancarias/administración/modificación/Def inir Cuenta Contable Débito y Crédito
Solicitar al Contador General del Ministerio 1. Realizar consulta al Ministerio de de Defensa el procedimiento para realizar la Defensa solicitando el procedimiento para consolidación de las prestaciones sociales. consolidación de prestaciones sociales.
Impartir instrucciones a todas las Unidades estableciendo plazos para la depuración de los inventarios de intangibles, socializarla con las Unidades y verificar el cumplimiento.
1. Elaborar documentos emitiendo instrucciones y estableciendo plazos para la depuración de los inventarios de intangibles.
Circular
1
2014-07-10
2014-09-10
9
Verificar el cumplimiento instrucciones impartidas
3. Verificar cumplimiento de la circular, mediante un acta de conciliacion trimestral.
Acta de conciliación
1
2014-10-01
2015-01-31
17
Procedimiento
1
2014-07-10
2014-09-01
8
Procedimiento Modificado
1
2014-07-10
2014-09-01
8
Procedimiento
1
2014-07-10
2014-09-01
8
Procedimiento Modificado
1
2014-07-10
2014-09-01
8
Circular
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del impuestos nacionales e impuestos área financiera distritales al personal del área financiera.
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del impuestos nacionales e impuestos área financiera distritales al personal del área financiera.
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Debilidades en el control interno del área Retenciones no practicas (FA). No se tuvo en cuenta practicar financiera en el proceso de verificación de la Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del la retefuente, reteica y reteiva acuerdo los comprobantes de condición de responsabilidades del contratista. impuestos nacionales e impuestos área financiera pago 15/92813 Ver pág. 21 INFORME CGR Incumplimiento lo estipulado en los artículos distritales al personal del área financiera. 437-1 y 375 del Estatuto Tributario
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del impuestos nacionales e impuestos área financiera distritales al personal del área financiera.
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del impuestos nacionales e impuestos área financiera distritales al personal del área financiera.
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del impuestos nacionales e impuestos área financiera distritales al personal del área financiera.
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
las
Modificar el procedimiento "Revisión de Documentación para Trámite de Pago", en Modificación de procedimiento "Revisión el sentido de incluir como requisito para de Documentación para Trámite de pago la lista de chequeo y el RUT Pago". actualizado, e incluir formato de lista de chequeo.
Modificar el procedimiento "Revisión de Documentación para Trámite de Pago", en Modificación de procedimiento "Revisión el sentido de incluir como requisito para de Documentación para Trámite de pago la lista de chequeo y el RUT Pago". actualizado, e incluir formato de lista de chequeo.
Deficiencias en la implementación del sistema de control interno contable de la Oficina de Elaborar una circular mediante la cual se Apoyo a la Contratatación, generando recuerde la responsabilidad en el correcto Elaborar la circular incertidumbre en la información que se registra registro y verificación de la información. frente a los soportes.
Retención por Compras y retención por ICA (FA). La entidad no Debilidades en el conocimiento tributario, por está aplicando en forma debida las retenciones en la fuente por parte del personal encargado de liquidar las compra e ICA en los pagos originados con los contratos. Ver deducciones de los pagos. pág. 20 INFORME CGR Denota debilidades en el sistema de control Retención en IVA e ICA (FA). Se evidenció que la Entidad no interno contable y contraviniendo la resolución practicó las deducciones de IVA e ICA del Contrato No.005SDH-000079 del Distrito Capital y lo estipulado ARC-JINEN, para efecto de la liquidación de estos tributos no en los artículos 437-1 y 375 del Estatuto se solicitó el RUT del contratista. Ver pág. 21 INFORME CGR Tributario
Deducciones en aplicación Ley 1429 de 2010 (FA). No se efectuaron las deducciones de ley acuerdo comprobante de pago 15/5103 por valor de $15,2 millones. Ver pág. 21 INFORME CGR
de
Debilidades en el control interno del área financiera en el proceso de liquidación de impuestos lo cual generó un mejor recaudo acuerdo artículos 437-1 y 375 del Estatuto Tributario Denota debilidades en el sistema de control interno en el proceso de liquidación de impuestos acuerdo lo establecido SDH000079 del Distrito Capital
Aplicación de RETEICA (FA) Acuerdo comprobante de egreso 15/2780 se realizó un pago anticipado por el contrato No. 166ARC-DIABA/13 no se efectúo la retención de ICA. Ver pág. 21 INFORME CGR Deducciones Compensadas (FA). La entidad al momento de declarar y consignar las retenciones en la fuente, reteiva y Denota debilidades en el control interno reteica, procede a realizar la compensación de dichos contable del área financiera en el proceso de impuestos originados en mayores valores practicados a los que liquidación de impuestos. se debía practicar. Ver pág.22 INFORME CGR
18
FILA_18
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -14
19
FILA_19
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -15
20
FILA_20
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -16
Contratos Prestación Servicios Profesionales Contrato 026DIABA y 007-DIABA/13 (FA).Con relación al primero se realizo Inobservancia en lo establecido en la Ley 1527 Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del pago regimen simplificado, sin embargo, se registra impuesto de 2012. "Retención en los pagos a los impuestos nacionales e impuestos área financiera renta y ventas, deben aplicarse lo establecio art.198 de la Ley trabajadores independientes " distritales al personal del área financiera. 1607 de 2012.. Ver pág.22 INFORME CGR
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
21
FILA_21
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -17
Retenciones servicios especializados (FA). Se aplicaró retención en la fuente por concepto de servicios generales y no de servicios especializados a los contratos 136-ARC-DIABA/13, contrato No.038-ARC-DIABA/13, Comprobates egreso Nos.15/5341 y 15/5620. Ver pág. 24 INFORME CGR
Formato Asistencia Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Imprecisión en la definición de servicios especializados. Denota debilidad en los Efectuar capacitación tributaria sobre Realizar la capacitación al personal del mecanismos de control interno contable del impuestos nacionales e impuestos área financiera área financiera para efectos de la aplicación de distritales al personal del área financiera. criterios definidos por la DIAN
22
FILA_22
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -18
23
FILA_23
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -19
24
FILA_24
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -19
Pagos con RUT no actualizado (FA). Revisadas las cuentas fiscales se observa que la entidad efectúo pagos con Registro Unico Tributario de los contratistas, cuyos documentos no se encuentran acordes a la Resolución No.139 del 21 Nov/12 DIAN. Ver pág. 25 INFORME CGR
Se genera riesgos de control interno contable en cuento a verificación de los documentos soporte de los pagos, en el manual de procedimientos administrativos del MDN
Reintegro viáticos y otros conceptos (FA). Se efectúan pagos dobles, errores al momento de digitar el abono a cuenta, cancelación de viáticos y reintegros. En cuanto a la prima de instalación se emiten actos administrativos que implican pagos pero no se realizaron los traslados del personal. Ver pág. 25 INFORME CGR Reintegro viáticos y otros conceptos (FA). Se efectúan pagos dobles, errores al momento de digitar el abono a cuenta, cancelación de viáticos y reintegros. En cuanto a la prima de instalación se emiten actos administrativos que implican pagos pero no se realizaron los traslados del personal. Ver pág. 25 INFORME CGR
Denota inobservancia a la obligación de verificación y conciliación de las operaciones que implican erogaciones por parte de la Entidad conforme resolución 356/2007 y debilidades en los sistemas de control interno contable. Denota inobservancia a la obligación de verificación y conciliación de las operaciones que implican erogaciones por parte de la Entidad conforme resolución 356/2007 y debilidades en los sistemas de control interno contable.
Modificar el procedimiento "Revisión de Documentación para Trámite de Pago", en Modificación de procedimiento "Revisión el sentido de incluir como requisito para de Documentación para Trámite de pago la lista de chequeo y el RUT Pago". actualizado, e incluir formato de lista de chequeo.
Procedimiento Modificado
1
2014-07-10
2014-09-01
8
1, Elaboración de la conciliación mensual de la cuenta contable 470508 Gastos de Determinar planillas causadas y pagadas funcionamiento, 470510 Gastos de dobles. Inversion, entre los programas SAP Y SIIF II
Elaboración de un Acta entre las divisiones de contabilidad y Tesoreria de Bogotá
1
2014-07-10
2014-12-30
25
Actualización Procedimientos / Formato Procedimento
6
2014-07-10
2014-12-31
25
Formato Listado de Asistencia capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Acta conciliación.
1
2014-07-11
2014-12-31
25
2.. Actualización de procedimentos.
Revisar los procedimentos Liquidación de Viaticos, Liquidación Prima de Instalación, Plan Traslados, Solicitud PAC, Proyección de Costos para Traslados.
Capacitar en los Seminarios de Personal Denota inobservancia a la obligación de a los Jefe de las Seccionales de Personal verificación y conciliación de las operaciones 3. Capacitación para implementación de los en la Impementación de la actualización que implican erogaciones por parte de la procedimientos y los puntos o actividades de los procedimientos y en su Entidad conforme resolución 356/2007 y de control participación y responsabilidad en la debilidades en los sistemas de control interno ejecución de los puntos o actividades de contable. control . Deficiencia en la verificación del cálculo en el área financiera lo que generó subestimación 1. Realizar acta de conciliación entre la Verificación de los saldos que tienen en la cuenta 120390 e incumplimiento de las valoración de tesorería y contabilidad. contabilidad y tesoreria normas.
25
FILA_25
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -19
Reintegro viáticos y otros conceptos (FA). Se efectúan pagos dobles, errores al momento de digitar el abono a cuenta, cancelación de viáticos y reintegros. En cuanto a la prima de instalación se emiten actos administrativos que implican pagos pero no se realizaron los traslados del personal. Ver pág. 25 INFORME CGR
26
FILA_26
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -20
Valorización de los TES. Al realizar la actualización del valor de las inversiones en títulos de Tesorería TES registró un menor valor en la subcuenta 120390 Inversiones. Ver pág. 27 INFORME CGR
Capacitación directiva 49 MDN
Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-08-11
2014-08-30
3
Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-08-01
2014-08-30
4
27
FILA_27
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -20
Debilidades en el conocimiento y aplicación de Valorización de los TES. Al realizar la actualización del valor de la directiva 49 del Ministerio de Defensa 2.Realizar una capacitación al personal las inversiones en títulos de Tesorería TES registró un menor inversión forsoza en títulos de Tesorería, venta sobre la contabilización de las diferentes valor en la subcuenta 120390 Inversiones. Ver pág. 27 parcial o recibo de cupones que establece una operaciones de TES. INFORME CGR registro db cta 1110 y cr cuenta 1203
28
FILA_28
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -21
Inobservancia del Régimen de Contabilidad Pública y Guía No.49 del 8 Oct/13, la cual Valor de Cupones de TES. Analizados los TES se observa que 1.Realizar una capacitación al personal establece la contabilización de los cupones el título 54816 no fue registrado contablemente. Ver pág. 28 sobre la contabilización de las diferentes recibidos de los títulos de tesorería. Se INFORME CGR operaciones de TES. observa sobrestimación cuenta 480587 Utilidad en negociación y venta inversiones.
Capacitación directiva 49 MDN
29
FILA_29
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -21
Valor de Cupones de TES. Analizados los TES se observa que Debilidades el título 54816 no fue registrado contablemente. Ver pág. 28 información. INFORME CGR
Verificación de los saldos que tienen contabilidad y tesoreria
R 2014 -22
Formato Saldos Promedios y Saldo disponibiidades mensuales. Verificados los saldos promedio de inversiones a cierre vigencia, Debilidades de los títulos de tesorería a precio sucio, se observó una información. diferencia de $464.0 millones. Ver pág. 29 INFORME CGR
R 2014 -22
Formato Saldos Promedios y Saldo disponibiidades mensuales. Verificados los saldos promedio de inversiones a cierre vigencia, de los títulos de tesorería a precio siscio, se observó una diferencia de $464.0 millones. Ver pág. 29 INFORME CGR
Genera datos inexactos en el formato, que inciden en la constitución del TES. Como 2. Realizar acta de conciliación entre la inobservancia del instructivo de Minhacienda y valoración de tesorería y contabilidad. decreto 1525 de 2008. Se genera riesgo en el manejo y control de los bienes, deficiencias en el control interno contable al tiempo que se incumple en los establecido en el Manual de Procedimientos Adtivos y Contables del Mindefensa.
30
31
FILA_30
FILA_31
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
en
la
verificación
de
la 2. Realizar acta de conciliación entre la valoración de tesorería y contabilidad.
en
la
verificación
de
la
Acta conciliación.
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-08-01
2014-08-30
4
Acta conciliación.
1
2014-07-10
2014-12-31
25
1. Impartir órdenes e instrucciones sobre el 1. Elaborar oficio impartiendo ordenes e relevo de los almacenistas acuerdo a los instrucciones para el relevo de procedimientos establecidos en el manual almacenistas. de bienes.
Oficio
1
2014-07-10
2014-09-30
12
1.Realizar una capacitación al personal sobre la contabilización de las diferentes operaciones de TES.
Capacitación directiva 49 MDN
Verificación de los saldos que tienen contabilidad y tesoreria
FILA_32
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -23
Inventarios CALOGIM(B). A cierre 31 dic/13 del depósito Almatres de CALOGIM, se observa que los bienes descritos estan registrados al almacenista anterior y no el actual. De igual forma se encontraron sobrantes de 20 montajes para ametralladoras MK82, las cuales no pudieron ser identificadas en SAP. Ver pág. 29 INFORME CGR
33
FILA_33
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -23
Inventarios CALOGIM(B). A cierre 31 dic/13 del depósito Almatres de CALOGIM, se observa que los bienes descritos estan registrados al almacenista anterior y no el actual. De igual forma se encontraron sobrantes de 20 montajes para ametralladoras MK82, las cuales no pudieron ser identificadas en SAP. Ver pág. 29 INFORME CGR
Se genera riesgo en el manejo y control de los bienes, deficiencias en el control interno contable al tiempo que se incumple en los establecido en el Manual de Procedimientos Adtivos y Contables del Mindefensa.
2. Efectuar toma fisica al 100% semestral de los bienes de consumo y devolutivos verificando si hay sobrantes o faltantes 2. Efectuar toma fisica almacen material frente a sap dejando constancia en acta de reservado y elaboracion acta semestral. las novedades y procedimientos a seguir para reflejar en el sistema la realidad de los bienes en el almacen.
Revista fisica y acta
2
2014-07-10
2015-02-28
33
34
FILA_34
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -24
Bienes en servicio - Depósito de Artillería ALMATRES. Se observa que el bien "Montante MKFMS1033 ametralladora Debilidades de control interno contable en 0.50" se encuentra a cargo almacenista anterior y no el actual. cuanto al manejo de inventarios de almacén. Se encuentra en sistema SAP en servicio, pero no se registra su entrada. Ver pág. 30 INFORME CGR
1. Impartir órdenes e instrucciones sobre el 1. Elaborar oficio impartiendo ordenes e relevo de los almacenistas acuerdo a los instrucciones para el relevo de procedimientos establecidos en el manual almacenistas. de bienes.
Oficio
1
2014-07-10
2014-09-30
12
35
FILA_35
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -24
Bienes en servicio - Depósito de Artillería ALMATRES. Se observa que el bien "Montante MKFMS1033 ametralladora Debilidades de control interno contable en 0.50" se encuentra a cargo almacenista anterior y no el actual. cuanto al manejo de inventarios de almacén. Se encuentra en sistema SAP en servicio, pero no se registra su entrada. Ver pág. 30 INFORME CGR
2. Efectuar toma fisica al 100% semestral de los bienes de consumo y devolutivos verificando si hay sobrantes o faltantes frente a sap dejando constancia en acta de las novedades y procedimientos a seguir para reflejar en el sistema la realidad de los bienes en el almacen.
Revista fisica y acta
2
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33
36
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -25
Tarjeta de identificación del material- CALOGIM. Se observó que el motor diesel caterpillar C9 serial X9Y00534 por $78,5 millones se destino a BFIM50, no contaba con tarjeta de identificación de material, lo que dificulta su verificación física. Ver pág. 31 INFORME CGR
Se denotan deficiencias en el control interno contable en cuanto al control y registro de bienes en el inventario, generando incumplimiento a lo establecido en el Manual de Procedimientos Adtivos y Contables.
1. Elaboración y aprobación de la tarjeta de 1. Elaboración y aprobación tarjeta de identificación de material estandar para los material mediante acta. bienes devolutivos que permita la fácil identificacion y revista de los mismos.
Acta
1
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12
37
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -25
Tarjeta de identificación del material- CALOGIM. Se observó que el motor diesel caterpillar C9 serial X9Y00534 por $78,5 millones se destino a BFIM50, no contaba con tarjeta de identificación de material, lo que dificulta su verificación física. Ver pág. 31 INFORME CGR
Se denotan deficiencias en el control interno contable en cuanto al control y registro de bienes en el inventario, generando incumplimiento a lo establecido en el Manual de Procedimientos Adtivos y Contables.
2. Efectuar revista mensual de los bienes devolutivos en el almacen con el fin de 2. Revista y elaboración de informe verificar que se encuentren debidamente mensual identificados con su tarjeta elaborando informe de dicha revista.
Informe
7
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31
38
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -26
Inventario físico depósito CALOGIM. Se observó que varios bienes no se encontraban en el depósito. Conforme lo registrado en el inventario objeto de verificación toda vez que el almacenista informa dichos bienes se encuentran en Cartagena, sin que exhiban soportes o registros para su verificación. Ver pág. 31 INFORME CGR
1. Verificar que los traspasos efectuados por los almacenes correspondan a la Denota incumplimiento a lo estipulado en el recepcion fisica de los bienes y a los planes 1. Elaboracion de informes sobre el numeral 2.4.1 y 3.1.1.2 del Manual de de distribucion, con el fin de reflejar la estado de traspasos y/o recepcion de Procedimientos Adtivos y Contables y realidad de los inventarios mediante informe bienes mensual. deficiencias en el control interno contable. al Jefe de Abastecimiento y ordenador del gasto.
Informe
7
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31
39
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -26
Inventario físico depósito CALOGIM. Se observó que varios bienes no se encontraban en el depósito. Conforme lo registrado en el inventario objeto de verificación toda vez que el almacenista informa dichos bienes se encuentran en Cartagena, sin que exhiban soportes o registros para su verificación. Ver pág. 31 INFORME CGR
2. En coordinacion con JOLA incluir en la Denota incumplimiento a lo estipulado en el videoconferencia logistica el manejo de numeral 2.4.1 y 3.1.1.2 del Manual de traspasos y/o movimientos de almacèn, con Procedimientos Adtivos y Contables y el fin de minimizar los riesgos y novedades deficiencias en el control interno contable. en recepción de material.
Formato de acta
1
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12
40
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -27
Inventario con series intercambiadas - CALOGIM (FA). Se observó que el número del inventario en el depósito de CALOGIM, se observó que el numero de identificación y serie de los bienes objeto de la muestra no coincides con el inventario físico encontrados en la bodega. Ver pág. 32 INFORME CGR
Incumplimiento en lo estipulado en el numeral 2.4.1. del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables en cuanto a los registros y controles relacionados con la ubicación de los bienes en bodega.
Acta
1
2014-07-10
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12
41
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -27
Inventario con series intercambiadas - CALOGIM (FA). Se observó que el número del inventario en el depósito de CALOGIM, se observó que el numero de identificación y serie de los bienes objeto de la muestra no coincides con el inventario físico encontrados en la bodega. Ver pág. 32 INFORME CGR
Incumplimiento en lo estipulado en el numeral 2.4.1. del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables en cuanto a los registros y controles relacionados con la ubicación de los bienes en bodega.
Revista fisica y acta
2
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -28
Incumplimiento en lo estipulado en el numeral Inventarios sin identificación - Dirección General Material 2.4.1. del Manual de Procedimientos Adtivos y Verificar, revisar e incluir toda la información Reservado. Verificada la muestra inventario en CALOGIM se Actualización del inventario en el sistema Contables en cuanto a los registros y controles del material que se encuentra en el observó que algunos bienes reservados no registran tipo de SAP relacionados con la ubicación de los bienes en almacen de material reservado. identificación, referencia y serie. Ver pág. 33 INFORME CGR bodega.
Informe de actualización
1
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12
32
2. Efectuar toma fisica almacen material reservado y actualización del sistema, dejando constancia mediante acta semestral.
1. Efectuar videoconferencia para estandarizar el manejo del envio y recepcion de bienes en la Armada Nacional.
1. Verificar en el sistema SAP los bienes devolutivos en bodega para efectuar la actualizacion del dato maestro en el sistema SAP con las caracteristicas, series 1.Verificación en el sistema SAP y demas datos necesarios para la plena Elaboración 01 acta. identificacion de los bienes dejando constancia mediante acta.
y
2. Efectuar toma fisica al 100% semestral de los bienes de consumo y devolutivos frente a sap dejando constancia en acta de 1. Efectuar toma fisica Almacen General y las novedades y procedimientos a seguir elaboración acta semestral. para reflejar en el sistema la realidad de los bienes en el almacen.
43
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -29
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -30
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -30
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -31
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Proyecto Talleres Optrónicos - CALOGIM (B) Se observo que algunos bienes del taller optrónicos de DIANE que desde el año 2007 y 2009 no se les estén dando el uso correspondiente. Ver pág. 34 INFORME CGR Traslados de inventarios Dirección de Telemática -DITEL. Verificado el inventario de DITEL constató que algunos bienes no cuentan con la solicitud de traspaso por parte de la unidad responsable. Ver pág. 35 INFORME CGR
La entidad debe adoptar medidas tendientes Efectuar el traslado de los activos fijos a las Traslado de activos fijos en el sistema para evitar posible detrimento al patrimonio en Unidades que así lo requieran SAP razón a una posible gestión antieconómica.
1. Realizar capacitación al personal de almacenistas sobre el manejo contable de los activos que se les efectúa mantenimiento a nivel centralizado. 2. Realizar comunicación a los almacenistas de las demás unidades Traslados de inventarios Dirección de Telemática -DITEL. Denota incumplimiento del numeral 3.2.1.5 indicando que no se iniciaran Verificado el inventario de DITEL constató que algunos bienes salidas de bienes a reparación o mantenimientos a equipos de no cuentan con la solicitud de traspaso por parte de la unidad mantenimiento del Manual de Procedimientos comunicación que no hayan sido responsable. Ver pág. 35 INFORME CGR Administrativos de MDN transferidos por el sistema SAP en la cuenta 1636 no serán tenidos en cuenta para iniciar mantenimiento. Inventario Almacén CAVNA. Revisado el inventario en el almacén de CAVNA, se verificó la existencia física del bien identificado como ENGINE ADAPTER SATAND, se observa que dicho bien esta en uso, sin que se haya efectuado la salida correspondiente. Ver pág. 36 INFORME CGR
Denota incumplimiento del numeral 3.2.1.5 salidas de bienes a reparación o mantenimiento del Manual de Procedimientos Administrativos de MDN
Deficiencias en el control interno contable en el manejo de salida de bienes del almacén contraviniendo lo establecido en el numeral 4.2.1.1 Manual de Procedimientos Adtivos y Contables
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Inventario Almacén CAVNA. Revisado el inventario en el almacén de CAVNA, se verificó la existencia física del bien identificado como ENGINE ADAPTER SATAND, se observa que dicho bien esta en uso, sin que se haya efectuado la salida correspondiente. Ver pág. 36 INFORME CGR
Deficiencias en el control interno contable en el manejo de salida de bienes del almacén contraviniendo lo establecido en el numeral 4.2.1.1 Manual de Procedimientos Adtivos y Contables Se evidencia deficiencias en el control interno contable en el manejo de inventarios, contraviniendo lo establecido en el numeral 6 del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables. Se evidencia deficiencias en el control interno contable respecto a la oportunidad de ubicación de los bienes registrados al almacén contraviniendo lo establecido en el numeral 4.2.1.1 del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables. Se evidencia deficiencias en el control interno contable respecto a la oportunidad de ubicación de los bienes registrados al almacén contraviniendo lo establecido en el numeral 4.2.1.1 del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables.
Salida por traspaso en SAP
1
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2014-08-30
7
1. Capacitación manual de procedimiento administrativos del numeral 3,2,1,5 salida de bienes a reparación o mantenimiento.
Formato control asistencia
1
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3
1. Radiograma almacenistas unidades indicando que los activos enviados para reparación serán aceptados con transferencia en SAP
Radiograma
1
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2014-07-30
3
Formato verificación
2
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2014-12-31
25
Cuadro de verificación semestral de la revista de almacenes de la relación del sistema SAP mediante la transacción AR01, clase de cuenta 1635*.
Formato verificación
1
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2014-12-31
25
Cuadro de verificación trimestral del sistema SAP mediante la transacción AR01, clase de cuenta 1635*.
Formato verificación
2
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25
1
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2014-07-31
3
Entrada de Almacén
1
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33
Formato control de asistencia
1
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2014-08-30
7
Entrada de Almacén
1
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2014-12-31
12
Acta de Revisión
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Circular
4
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2014-09-30
12
Acta de baja de bienes
4
2014-07-10
2014-09-30
12
Oficio
1
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2014-08-30
7
1. Realizar revisión trimestral de la cuenta Cuadro de verificación trimestral del 1635 para determinar los elementos que sistema SAP mediante la transacción superen 180 días en dichas cuentas y AR01, clase de cuenta 1635* proceder a indagar con los almacenistas. 2. Realizar revisión semestral de los almacenes verificando los elementos registrados en la cuenta 1635 para determinar que a que elementos no se han realizado salida de bienes por parte de los almacenistas. Realizar revisión trimestral de la cuenta 1635 en es sistema SAP verificando que los datos de identificación se encuentren con el lleno de los requisitos del sistema en lo que refiere a referencia
48
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -32
Inventario almacén de aviación naval CAVNA. En la toma de la muestra de inventario de la Base Aérea CAVNA se registra activo equipo MOUNT ASSEMBLY, al verificar el registro en SAP muestra caracteristicas diferentes. Ver pág. 36 INFORME CGR
49
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -33
Salida de inventario CAVNA. Se verificó que el bien identificado como CRANE UTILITY adquirido en 2012 se encuentra en Málaga, sin embargo no se ha surtido el trámite para la salida de almacén. Ver pág. 36 INFORME CGR
50
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -33
Salida de inventario CAVNA. Se verificó que el bien identificado como CRANE UTILITY adquirido en 2012 se encuentra en Málaga, sin embargo no se ha surtido el trámite para la salida de almacén. Ver pág. 36 INFORME CGR
51
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -34
Inventario Uniformes Almacén CAVNA (B). Se realizo conteo de uniformes de vuelos material 166903-Coveralls FLIYER evidenciándose que la existencia física de los mismos presenta una diferencia de 386 uniformes frente a lo registrado en SAP. Ver pág. 37 INFORME CGR
1. Realizar reunión con los almacenistas que afectan la contabilidad Comando Contraviene lo estipulado en cap.3, punto Armada, para determinar y actualizar los 3.1.1.1 del Manual de Procedimientos Adtivos procedimientos establecidos en el sistema y Contables mostrando deficiencias en el SAP para el traspaso de los elementos de sistema de control interno contable. un Almacén a otro y recordar los plazos establecidos para estos traspasos.
52
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -34
Inventario Uniformes Almacén CAVNA (B). Se realizo conteo de uniformes de vuelos material 166903-Coveralls FLIYER evidenciándose que la existencia física de los mismos presenta una diferencia de 386 uniformes frente a lo registrado en SAP. Ver pág. 37 INFORME CGR
Contraviene lo estipulado en cap.3, punto 2. Realizar entrada de material que se 3.1.1.1 del Manual de Procedimientos Adtivos Elaborar entrada de encontraba pendiente por transferencia de y Contables mostrando deficiencias en el uniformes en el SILOG. otros almacenes. sistema de control interno contable.
Inventarios Cámaras fotográficas almacén CALOGIM-Beneficio Auditoria. En el almacén de CALOGIM se realizó conteo de cámaras fotográficas digitales tipo MILI, las cuales no se encontraban debidamente identificadas con respecto a lo que arroja SAP. Ver pág. 37 INFORME CGR
Denota inobservancia en lo dispuesto en el capítulo 5, punto 5.6 del Manual de Procedimientos Adtivos y Contables para el manejo de bienes del Mindefensa así como deficiencias en el sistema de control interno contable.
Realizar requerimiento a la oficina de apoyo logístico de la Fuerza Aérea, con el fin sean asignados los apoyos de transporte de material que se encuentra en los almacénes con destino otras guarniciones
Oficio solicitando apoyo de transporte material reservado donde se especifique Formato oficio requerimiento apoyo volumen, peso y ciudad destino para transporte material programación envío material.
Verificar que la unidad beneficiaria del equipo, haya recibido a satisfacciòn los Entrada de bienes a la Unidad bienes
Capacitación de refuerzo de los procedimientos establecidos para la transferencia de elementos entre almacenes y unidades.
almacén
de
Mediante un acta de levantamiento y verificación se hará una revisión pormenorizada de la plaquetización actual Revista y elaboración de acta de los bienes devolutivos en el almacén General CALOGIM
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -35
54
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -36
55
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -36
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -37
Vehículos sin Pólizas de Seguros (FA). De los bienes en servicio del parque automotor identificados como activos fijos en el sistema SAP, los cuales se evidencian que no están asegurados contra todo riesgo y terceros. Ver pág. 38 INFORME CGR
57
FILA_57
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -38
Pago de Servicios Públicos. Se observó que la entidad canceló No se ha realizado conciliación con la empresa Terminar el proceso de conciliación con la 1. Mediante el proceso de conciliación $992,4 millones a EMCALI, sin embargo, se efectúa cobro por EMCALI disminución pagos intereses de empresa EMCALI. determinar los valores a favor de EMCALI concepto de intereses de mora. Ver pág. 39 INFORME CGR mora.
Acta de conciliación
1
2014-07-10
2014-07-30
3
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -38
Pago de Servicios Públicos. Se observó que la entidad canceló No se ha realizado conciliación con la empresa 2. Realizar trámite ante DPLAN para Terminar el proceso de conciliación con la $992,4 millones a EMCALI, sin embargo, se efectúa cobro por EMCALI disminución pagos intereses de cancelar los recursos productos de la empresa EMCALI. concepto de intereses de mora. Ver pág. 39 INFORME CGR mora. conciliación realizada con EMCALI
Oficio
1
2014-07-10
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3
Debilidad en el proceso de control interno contable en cuanto a la revisión del pago de la nómina y conciliación de pago de cesantías realizadas a la Caja de Vivienda Militar, generando riesgos en la recuperación de dichos recursos.
Revisar los procedimentos relacionados con las actividades de Liquidación de Nomina, 1. Actualizar procedimientos Liquidación de Prestacion Sociales, Tramites Administrativos de Retiro.
Procedimiento actualizado
1
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2014-12-30
25
Debilidad en el proceso de control interno contable en cuanto a la revisión del pago de la nómina y conciliación de pago de cesantías realizadas a la Caja de Vivienda Militar, generando riesgos en la recuperación de dichos recursos.
Capacitar en los Seminarios de Personal a los Jefe de las Seccionales de Personal en 2. Capacitación para implementación de la Impementación de la actualización de los los Procedimentos y los puntos o Formato de asistencia capacitación procedimentos y en su participación y actividaes de control responsabilidad en la ejecución de los puntos o actividades de control .
1
2014-07-10
2014-12-30
25
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Se denota debilidad en el control interno contable para la verificación, de los ingresos Elaboración y estandarización Crear procedimiento de Reintegros de Reintegros rendimientos financieros por rendimientos financieros originados en Procedimiento para Reintegros Procedimiento por ingresos por rendimientos financieros contratos de comisión suscritos con la Bolsa rendimientos financieros Mercantil de Colombia
1
2014-07-10
2014-09-01
8
Se incumple con lo establecido en el régimen Elaborar un procedimiento de contabilidad pública en lo relacionado con responsabilidades en proceso, la sostenibilidad de la información contable. Unidades.
Procedimiento
1
2014-07-10
2014-10-10
13
Circular
1
2014-07-10
2014-09-10
9
58
Bienes en servicio - CALOGIM. Al verificar una muestra del inventario de equipos de computación, se observó que el computador portátil marca DELL D620 tipo 2 se encuentra en estado inservible, sin embargo no se ha realizado concepto técnico de su estado para baja y retiro inventario. Ver pág. 37 INFORME CGR Bienes en servicio - CALOGIM. Al verificar una muestra del inventario de equipos de computación, se observó que el computador portátil marca DELL D620 tipo 2 se encuentra en estado inservible, sin embargo no se ha realizado concepto técnico de su estado para baja y retiro inventario. Ver pág. 37 INFORME CGR
59
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -39
Pagos de Nómina. Se observa debilidades en el proceso de liquidación y pago de nómina, toda vez que se presentan situaciones como pagos en exceso a funcionarios, errores en abono en cuenta y mayores valores de cesantías. Ver pág. 39 INFORME CGR
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -39
Pagos de Nómina. Se observa debilidades en el proceso de liquidación y pago de nómina, toda vez que se presentan situaciones como pagos en exceso a funcionarios, errores en abono en cuenta y mayores valores de cesantías. Ver pág. 39 INFORME CGR
61
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -40
62
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -41
63
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -42
64
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -43
Cuenta Contable 480588 Utilidad en negociación y venta de inversiones en títulos participativos. Se registró en la subcuenta contable 480588 un concepto errado de ingresos (rubro concepto), toda vez se generó automáticamente la imputación contable a la venta de utilidad del TES. Ver pág. 41 INFORME CGR Reintegro de Rendimientos Financieros. Se estableció que se generaron unos ingresos de recursos dados en garantía a través de la modalidad de pago anticipado con la Bolsa Mercantil de Colombia, de los cuales se reintegraron $1,8 millones. No se aportan documentos de conciliación, no se elaboró de forma adecuada liquidación.. Ver pág. 41 INFORME CGR Responsabilidades en Procesos Internos. No se evidencia actuaciones jurídicas y de sostenibilidad de la información contable toda vez que en la cuenta 836101, existen datos ocurridos desde los años 1999, 2005, 2006, 2007 y 2008.. Ver pág. 42 INFORME CGR Conciliación Cuentas por Pagar. Analizada la constitución de cuentas por pagar de la vigencia 2013, por valor $163.005,9 millones y acta de conciliación mensual a cierre 31 dic/13 se observan inconsistencias tales como: Acta de conciliación que no registra cuenta 290502, no se evidencian en el acta el tipo de impuesto, la cuenta 243553 presenta diferencias.. Ver pág. 43 INFORME CGR
Elaborar circular recordando las Inobservancia del numeral 4.1.1.7 reintegro de responsabilidades de los funcionarios Elaborar circular a la unidades que bienes en servicio, subestimando la cuenta publicos frente al manejo de los bienes a dependen administrativamente del 1635 en $3.5 millones y sobrestimación de la cargo y los procedimientos para traspasos CALOGIM cuenta 1670 y baja de estos. Inobservancia del numeral 4.1.1.7 reintegro de Realizar verificación de los bienes obsoletos bienes en servicio, subestimando la cuenta o inservibles que se encuentran en bodega Realizar baja de bienes obsoletos. 1635 en $3.5 millones y sobrestimación de la y realizar la baja de los mismos cuenta 1670 Se solicitarán los recursos a la Jefatura de Inobservancia en lo establecido en el artículo Planeación Naval, para incluir el seguro 117 de la Ley 42 de 1993, en concordancia contra todo riesgo y de responsabilidad civil con el numeral 63 del artículo 68 de la Ley contractual a todo el parque automotor de 734 de 2002. la Armada Nacional
Documento dirigido al Jefe de Planeación Naval solicitando la asignación de recursos por el rubro de SEGUROS, para todo el parque automotor de la Armada Nacional
Inobservancia de lo estipulado en el artículo 2) y literal b) del artículo 6 del decreto 2674 de Realizar una capacitación al personal sobre 2012, por la cual se reglamenta SIIF NACIÓN las transacciones de venta de los títulos de Capacitación directiva 49 MDN y genera debilidades en el control interno tesorería TES. contable.
Formato control asistencia capacitación.
sobre 1. Elaborar procedimiento, difundiéndolo a a las las Unidades de la institución.
Se presentan inconsistencias que dificultan conocer con precisión los valores constituidos Realizar una circular indicando la manera 1.Elaborar circular indicando presupuestal y contablemente en las cuentas para efectuar la conciliacion con las áreas procedimiento, difundiéndolo a por pagar al cierre de vigencia, denotando de presupuesto, contabilidad y tesorería. unidades debilidades en el control interno contable en el proceso de conciliación de cifras.
el las
65
FILA_65
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -44
Recurso Acreedores Varios Reintegrados a la DTN. La entidad no ha realizado la gestión tendiente al fenecimientos de los valores registrados en la cuenta 147046, de igual forma la entidad no ha prescrito en la cuenta Acreedores, sumas que por su naturaleza y cuantía estaría sujeta a ser depurada contraviniendo lo establecido Guia No.21 MDN.. Ver pág. 43 INFORME CGR
66
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -45
Avalúos de Bienes Muebles. Se evidenció que a cierre de vigencia fiscal, se tienen bienes muebles que ascienden a $26.682,6 millones sin la respectiva actualización de avalúos. Requisito indispensable para efecto de la constitución de los seguros de dichos bienes.... Ver pág. 44 INFORME CGR
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -46
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -46
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -46
70
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -47
Propiedades de Inversión. En la cuenta 1640 se tiene registrado valores percibidos como ingresos por arrendamientos, los cuales ascienden a la suma de $10.548 millones, siendo estos considerados según lo establece el RCP como Propiedades de Inversión cuenta contable 1682... Ver pág. 46 INFORME CGR Propiedades de Inversión. En la cuenta 1640 se tiene registrado valores percibidos como ingresos por arrendamientos, los cuales ascienden a la suma de $10.548 millones, siendo estos considerados según lo establece el RCP como Propiedades de Inversión cuenta contable 1682... Ver pág. 46 INFORME CGR Propiedades de Inversión. En la cuenta 1640 se tiene registrado valores percibidos como ingresos por arrendamientos, los cuales ascienden a la suma de $10.548 millones, siendo estos considerados según lo establece el RCP como Propiedades de Inversión cuenta contable 1682... Ver pág. 46 INFORME CGR
Oficio
1
2014-08-11
2014-09-30
7
Solicitar mediante un oficio a las unidades Realizar la actualización de la información la actualización de la información en el en el sistema SAP de los bienes muebles sistema SAP de los bienes muebles.
Oficio
1
2014-07-10
2014-08-10
4
Realizar las coordinaciones necesarias 1. Realizar conciliacion entre el entre la dirección financiera y la oficina de departamento financiero y finca raiz de los finca raíz de los bienes inmuebles bienes inmuebles.
Acta de Conciliación
1
2014-08-11
2014-10-30
11
Capacitar al personal involucrado en la 2. Elaborar oficio solicitando la realización realización de avalúos y actualizaciones de cursos de peritos en el Instituto permanentes Agustin Codazzi.
Oficio
1
2014-10-11
2015-10-30
55
Realizar verificaciones por cada una de las 3. Acta de conciliación de cada una de las unidades ejecutoras en sus avalúos, unidades de sus avaluos y su verificando su contabilización una vez éstos actualización en los estados financieros. se hayan realizado
Actas de Conciliación
16
2014-11-01
2015-02-10
14
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Capacitar al personal del área financiera sobre la dinámica de las cuentas del gasto Capacitación en dinámica cuentas contables PGCP. Acta reunión análisis dinámica por concepto de impuestos contribuciones y cuenta del gasto tasas.
Se denota inobservancia de la dinámica de las cuentas 1682 Propiedades de Inversión y Establecer un procedimiento 1640 Edificicaciones del Régimen de manejo de bienes inmuebles. Contabilidad Pública y debilidades en el control interno contable.
Oficio
1
2014-07-10
2014-09-10
9
2. Elaborar el procedimiento a nivel ARC.
Procedimiento
1
2014-09-11
2014-11-10
9
Circular
1
2014-11-10
2014-12-10
4
Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-09-01
2014-09-30
4
Documento
1
2014-07-15
2014-07-15
0
Directiva o circular.
1
2014-09-10
2014-10-10
4
Debilidades en el reconocimiento de las operaciones correspondientes a devoluciones Socializar la guia financiera emitidad por el Realizar reunión a fin de socializar la guia y reversiones de los ingresos en venta de Ministerio de Hacienda del sistema SIIF con las unidades servicios, generando subestimación de los Nacion. ingresos y subestimación de la cuenta 430550
Acta de Reunión
1
2014-07-10
2014-11-30
20
Edificaciones de uso permanente sin contraprestación. Analizada la información financiera se observa que la entidad tiene suscritos contratos de comodato con otras entidades contables públicas sin que se registren contablemente el valor del bien inmueble producto de comodato en la subcuenta 16402. Ver pág. 48 INFORME CGR
Se denota inobservancia de la dinámica de las Establecer los canales de comunicación 1. Elaborar oficio a la oficina de finca raiz subcuentas 164001 Edificaciones y subcuenta para que la parte financiera tenga acceso a solicitando información de los comodatos 164028 Edificaciones de uso permanente sin la informacion de finca raiz. existentes. contraprestación establecidas en el RCP
Oficio
1
2014-07-10
2014-08-10
4
R 2014 -52
Edificaciones de uso permanente sin contraprestación. Analizada la información financiera se observa que la entidad tiene suscritos contratos de comodato con otras entidades contables públicas sin que se registren contablemente el valor del bien inmueble producto de comodato en la subcuenta 16402. Ver pág. 48 INFORME CGR
Se denota inobservancia de la dinámica de las Establecer los canales de comunicación subcuentas 164001 Edificaciones y subcuenta 2. Verificar que se encuentra para que la parte financiera tenga acceso a 164028 Edificaciones de uso permanente sin contabilizado de los comodatos. la informacion de finca raiz. contraprestación establecidas en el RCP
Acta de Verificación
1
2014-08-11
2014-10-10
9
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -52
Edificaciones de uso permanente sin contraprestación. Analizada la información financiera se observa que la entidad tiene suscritos contratos de comodato con otras entidades contables públicas sin que se registren contablemente el valor del bien inmueble producto de comodato en la subcuenta 16402. Ver pág. 48 INFORME CGR
Se denota inobservancia de la dinámica de las Establecer los canales de comunicación subcuentas 164001 Edificaciones y subcuenta 3. Efectuar la contabilización de los para que la parte financiera tenga acceso a 164028 Edificaciones de uso permanente sin comodatos que hacen falta por incorporar. la informacion de finca raiz. contraprestación establecidas en el RCP
Registros Contables o Estados Financieros
1
2014-10-10
2014-11-10
4
FILA_81
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -53
Registro de Contratos de Obra-Visita in situ a BACAIM6 (Coveñas) Verificada la ejecución de los contratos 017,059,069 se verifican actividades de mejora en viviendas fiscales y kiosko sin que se evidencie la actualización de las construcciones y mejoras que incrementan su costo histórico.. Ver pág. 48 INFORME CGR
Denota debilidades de control interno contable en cuanto a la información que deben suministrar los interventores o supervisores de las obras que implican dicha mejora para que el área contable pueda realizar el registro contable.
Incluir dentro de las funciones de los supervisores de contratos de obray /o mantenimiento de inmuebles la obligación de acompañar el acta de liquidación del Capacitar supervisores de contratos contrato con el informe en el cual indicará si hay lugar a un mayor valor de los inmuebles intervenidos. Con el fin de efectuar los ajustes contables.
Formato Asistencia Capacitación
3
2014-07-10
2014-10-31
16
FILA_82
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -53
Registro de Contratos de Obra-Visita in situ a BACAIM6 (Coveñas) Verificada la ejecución de los contratos 017,059,069 se verifican actividades de mejora en viviendas fiscales y kiosko sin que se evidencie la actualización de las construcciones y mejoras que incrementan su costo histórico.. Ver pág. 48 INFORME CGR
Denota debilidades de control interno contable en cuanto a la información que deben suministrar los interventores o supervisores de las obras que implican dicha mejora para que el área contable pueda realizar el registro contable.
Incluir dentro de las funciones de los supervisores de contratos de obray /o mantenimiento de inmuebles la obligación de acompañar el acta de liquidación del contrato con el informe en el cual indicará si hay lugar a un mayor valor de los inmuebles intervenidos. Con el fin de efectuar los ajustes contables.
Certificados de Valorización
2
2014-07-10
2014-10-31
16
FILA_83
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -53
Registro de Contratos de Obra-Visita in situ a BACAIM6 (Coveñas) Verificada la ejecución de los contratos 017,059,069 se verifican actividades de mejora en viviendas fiscales y kiosko sin que se evidencie la actualización de las construcciones y mejoras que incrementan su costo histórico.. Ver pág. 48 INFORME CGR
Denota debilidades de control interno contable en cuanto a la información que deben suministrar los interventores o supervisores de las obras que implican dicha mejora para que el área contable pueda realizar el registro contable.
Incluir dentro de las funciones de los supervisores de contratos de obray /o mantenimiento de inmuebles la obligación Para los Contratos 17-59 y 69 /2013, el de acompañar el acta de liquidación del acta de liquidacion debera ir acompañada contrato con el informe en el cual indicará si de la anterior valoracion, fin incluir EE.FF. hay lugar a un mayor valor de los inmuebles intervenidos. Con el fin de efectuar los ajustes contables.
Acta de Liquidación
2
2014-07-10
2014-10-31
16
FILA_71
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -48
72
FILA_72
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -48
73
FILA_73
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -48
74
FILA_74
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -49
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FILA_75
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -50
76
FILA_76
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -50
77
FILA_77
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -51
78
FILA_78
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -52
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FILA_79
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
80
FILA_80
81
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Registros Contables en las Unidades. Revisados los reportes auxilares por tercero contables en el SIIFNACION de la Armada Nacional, se observan debilidades en el registro de la cuenta 522026 Contribuciones.. Ver pág. 45 INFORME CGR
Se denota debilidades en el control interno contable en cuento a la gestión que debe adelantar la entidad de forma permanente y asi determinar los riesgos en cuanto al cumplimiento de las exigencias sobre aseguramientos de bienes muebles. Subestimación de la cuenta 1999 Valorizaciones por valor de $355.629 millones y sobrestimación de la cuenta 3115 Patrimonio, denotando debilidades en el sistema de control interno en cuanto a la gestión que debe adelantar para mantener actualizados los avaluos. Subestimación de la cuenta 1999 Valorizaciones por valor de $355.629 millones y sobrestimación de la cuenta 3115 Patrimonio, denotando debilidades en el sistema de control interno en cuanto a la gestión que debe adelantar para mantener actualizados los avaluos. Subestimación de la cuenta 1999 Valorizaciones por valor de $355.629 millones y sobrestimación de la cuenta 3115 Patrimonio, denotando debilidades en el sistema de control interno en cuanto a la gestión que debe adelantar para mantener actualizados los avaluos. Denota inobservancia de la dinámica de las cuentas del gasto por concepto de pago de impuestos, contribuciones y tasas del Régimen de Contabilidad Pública y debilidades en el sistema de control interno contable.
Solicitar al Ministerio de Defensa, Dirección Financiera la actualización de la guia Oficiar a la Dirección Financiera del financiera Nª 21 y concepto de la Ministerio de Defensa. aplicabilidad del artículo 174 del decreto 1211 de 1990
1. Elevar la consulta mediante un oficio al Contador General del MDN sobre el registro correcto de estos bienes.
71
82
Valorización de Bienes Inmuebles. Analizada la información de SAP aportada por la Entidad respecto de la muestra tomada de 35 bienes, de la cuenta 1640 Edificaciones se observaron inconsistencias como diferencias entre balance y la registrada en el documento soporte, así mismo, el avalúo del Edificio Insignia y el BN1 o esta suscritos por peritos avaluadores.. Ver pág. 44 INFORME CGR Valorización de Bienes Inmuebles. Analizada la información de SAP aportada por la Entidad respecto de la muestra tomada de 35 bienes, de la cuenta 1640 Edificaciones se observaron inconsistencias como diferencias entre balance y la registrada en el documento soporte, así mismo, el avalúo del Edificio Insignia y el BN1 o esta suscritos por peritos avaluadores.. Ver pág. 44 INFORME CGR Valorización de Bienes Inmuebles. Analizada la información de SAP aportada por la Entidad respecto de la muestra tomada de 35 bienes, de la cuenta 1640 Edificaciones se observaron inconsistencias como diferencias entre balance y la registrada en el documento soporte, así mismo, el avalúo del Edificio Insignia y el BN1 o esta suscritos por peritos avaluadores.. Ver pág. 44 INFORME CGR
Se denotan debilidades en el proceso de sostenibilidad contable de la entidas a través del comité de sostenibilidad de la información financiera e inobservancia de la Guía No.21 del MDN y los procedimientos SOP-001 de julio 12/99
Pago Impuesto de Delineación Urbana. La entidad esta sujeta al pago impuesto de delineación urbana en cumplimiento de la Ley 97 de 1913, acuerdo modificatorio 352 de 2008 la entidad afectó la subcuenta 511164 y no la cuenta 5120 Impuestos, tasas… Ver pág. 46 INFORME CGR Pago Intereses de Mora (B). En muestra aleatoria del reporte de pagos de impuestos, se observa que la entidad canceló por concepto de sanciones el valor de $157.000 e intereses de mora $85.000 y no se refleja la contabilización en las subcuentas 512008 Sanciones y 512017 intereses de mora.. Ver pág. 46 INFORME CGR Pago Intereses de Mora (B). En muestra aleatoria del reporte de pagos de impuestos, se observa que la entidad canceló por concepto de sanciones el valor de $157.000 e intereses de mora $85.000 y no se refleja la contabilización en las subcuentas 512008 Sanciones y 512017 intereses de mora.. Ver pág. 46 INFORME CGR Devoluciones, rebajas y descuentos en venta de servicios. Revisado el reporte SIIF NACION de la subcuenta 439501 Devoluciones, rebalas y descuento en venta de servicios servicios educativos, esta cuenta es de naturaleza DEBITO, sin embargo, se observa un crédito por valor $10,2 millones... Ver pág. 47 INFORME CGR
Se denota inobservancia de la dinámica de las cuentas 1682 Propiedades de Inversión y Establecer un procedimiento 1640 Edificicaciones del Régimen de manejo de bienes inmuebles. Contabilidad Pública y debilidades en el control interno contable.
sobre
el
sobre
el
Se denota inobservancia de la dinámica de las cuentas 1682 Propiedades de Inversión y Socializar con las unidades los 3. Emitir circular a las unidades ejecutar 1640 Edificicaciones del Régimen de procedimientos establecidos para tal fin. con el el procedimiento emitido. Contabilidad Pública y debilidades en el control interno contable. Se sobrestima la cuenta 5111 Gastos Generales y subestima la cuenta 5120 Capacitación al personal sobre qué es un impuestos, contribuciones y tasas, impuesto, tasa o contribución y que son inobservando la aplicación de la dinámica de gastos legales. las cuentas contables.
Capacitación tributaria
Se denota una inadecuada gestión fiscal en el cumplimiento oportuno de las obligaciones y Devolución de los recursos por mora a la Realizacion de documento SEBRA de pagos de servicios que afecta el presupuesto Dirección del Tesoro Nacional devolución de la suma $242,000,00 . de las entidades al causar pagos de sanciones e intereses de mora. Se denota una inadecuada gestión fiscal en el cumplimiento oportuno de las obligaciones y pagos de servicios que afecta el presupuesto de las entidades al causar pagos de sanciones e intereses de mora.
Verificar las fechas y exigir a los Realizar una circular con las politicas para funcionarios responsables del tramite, se trámite y pago oportuno de los impuestos alleguen los formularios de forma oportuna de Predial y vehiculos. para el pago.
Incluir contratos de obra y mantenimiento de inmuebles la obligacion de acompañar el acta de liquidación del contrato una certificación de valoración en la cual indicará si hay o no lugar a un mayor valor de los inmuebles intervenidos. Para los Contratos 17-59 y 69 /2013, el acta de liquidacion debera ir acompañada de la anterior valoracion, fin incluir EE.FF.
Incluir dentro del expediente contractual la totalidad de los documentos tales como APU, plano records que soporten las mayores y menores cantidades de obra frente al contrato inicialmente suscrito, con el fin de establecer el balance final del contrato y proceder a la liquidacion del mismo.
84
FILA_84
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -54
Mayores y menores cantidades de obra contrato No.069BACAIM6 (FA). En visitas adelantadas a las obras que los item 21.2, anden concreto y el 22-empredado por laterales no fue viable su verificación y consistencia en cuanto al vr.unitario, vr. Total, mayor y menor cantidades de obra frente a los planos aportados ... Ver pág. 49 INFORME CGR
Debilidades en las actividades de supervisión, adelantada por la Entidad toda vez no se aporta acta final, analisis precios unitarios y planos.
85
FILA_85
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -55
Constitución de Reservas. Durante el 2013 se constituyeron reservas por valor de $17.136,992 millones, registrándose una multa al contratista C.I.Distrihogar SA por incumplimiento del objeto, valor que debía ingresarse al Tesoro.. Ver pág. 53 INFORME CGR
Circularizar el reporte de saldos Falta de comunicación entre las áreas de a los diferentes ordenadores, tesorería, presupuesto y supervisión del éstos informen cuales saldos contrato, además de inobservar lo lineado en reducir y cuales corresponden el Decreto 1957/2007 y demás normas. presupuestales
1.Capacitar y sensibilizar a los jefes de departamento y personal que labora en la parte administrativa, con el fin de gestionar conocimiento e impartir requisitos y Incumplimiento en el artículo 26 de la ley responsabilidades por cada funcionario 1. Capacitacion al personal de los 80/93 referido al principio de responsabilidad público en lo que se refiere a estos procesos de adquisiciones, de los funcionarios públicos en el proceso procesos, tales como; (adquisiciones, abastecimientos y financiero. contractual. abastecimientos y financiero), con el único propósito de fomentar las buenas practicas de trabajo y ser efectivos en el desarrollo y resultados de los diferentes procesos en la institución.
Realizar cuadro técnico comparativo de las cantidades de obra acompañadas de los APU con el fin de establecer el balance final del contrato para determinar el porcentaje de obra efectuado.
Realizar circularizacion de saldos por por obligar obligar en el mes de diciembre a todos los para que ordenadores y a la tesorería, para que se se deben determinen los valores a reducir y los a reservas valores a constituir como reserva presupuestal.
Acta de liquidacion, con sus respectivos soportes (apu, plano records, acta final de la obra).
1
2014-07-10
2014-10-31
16
Circular
1
2014-07-10
2015-01-19
28
Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Informe trimestral
3
2014-07-10
2015-02-28
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Formato control asistencia capacitacion.
1
2014-07-10
2014-12-31
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Formato ajustado y socializado con los usuarios
1
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33
86
FILA_86
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -56
Anulación de Reserva Presupuestal (D) Verificada la información suministrada por DIEF y CALOGIM, referente al tema de reserva presupuestal, se observó que se constituyeron reservas sin el lleno de requisitos… Ver pág. 53 INFORME CGR
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FILA_87
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -56
Anulación de Reserva Presupuestal (D) Verificada la información suministrada por DIEF y CALOGIM, referente al tema de reserva presupuestal, se observó que se constituyeron reservas sin el lleno de requisitos… Ver pág. 53 INFORME CGR
Incumplimiento en el artículo 26 de la ley 80/93 referido al principio de responsabilidad de los funcionarios públicos en el proceso contractual.
2. Hacer uso de actividades como la utilización de listas de chequeo, revistas internas o reuniones de seguimiento y control con el fin de revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos, en lo que se refiere al desarrollo de cada proceso.
88
FILA_88
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -57
Expedición garantía y ejecución del Contrato No.259-ARCDIABA/13- Se determinaron debilidades como: La póliza de seguros confianza No.GUO58994. No existe justificación para casi un mes depues de suscrito, realizar la primera modificación. Ver pág. 56 INFORME CGR
Denota debilidades en los procesos de formalización y ejecución contractual y de prevención y proteción de riesgos. Debilidades en la planeación tanto de la actividad contractual como de las necesidades. Falencias en la práctica de herramientas de control interno.
Capacitar al personal que presta sus servicios en las unidades delegatarias, con Capacitación "requisitos de ejecución del relación al cumplimiento de los requisitos contrato estatal" de ejecucion del contrato.
89
FILA_89
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -58
Respaldo presupuestal Contrato No.259-ARC-DIABA/13- No se evidenció documentación como oficio de solicitud de la Dirección de Planeación y Prespuestación, Jefatura Planeación Naval. No se evidenció contrato modificatorio donde se cambia el valor total del pago anticipado y la póliza modificatoria. Ver pág. 57 INFORME CGR
Debilidades en el proceso de supervisión y de prácticas de control interno en los procesos y procedimientos contractuales que inciden en la confiabilidad de la información allegada a los expedientes contractuales, que soportan la erogación de recursos.
Modificación del formato ADQ - FT-499 JOLA - V03, con el fin de incluir los Formato ajustado documentos de solicitud de vigencias futuras.
90
FILA_90
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -59
Pago Anticipado Contrato No.259-ARC-DIABA/13 (FA). Se constituyó pago anticipado en cuentas por pagar contraviniendo lo estipulado en Sentencia del Consejo de Estado de fecha 22 jun/2001 y Concepto Jurídico No.244/2009 del 10 de dic/2009 por la Procuraduria Cuarta.. Ver pág. 58 INFORME CGR
Se denotan debilidades en el proceso de planeación y control contractual así como de criterios jurídicos para un acertado diseño, coordinación y manejo de recursos públicos a través de la actividad contractual.
Circular informativa relacionada con procedencia del pago anticipado de Circular informativa conformidad con lo estipulado en la Ley 80 de 1993 y demas normas concordantes.
Circular
1
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33
91
FILA_91
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -60
Circular informativa relacionada con Denota falencias en la práctica de procedencia del pago anticipado de herramientas de control interno en las áreas Circular informativa conformidad con lo estipulado en la Ley 80 comprometidas en el proceso contractual. de 1993 y demas normas concordantes.
Circular
1
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33
92
FILA_92
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -61
93
FILA_93
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -62
94
FILA_94
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
95
FILA_95
96
FILA_96
Naturaleza del Contrato y Pagos (FA). En el contrato No.284ARC-DIABA/13, se establecieron que a pesar de que la clase de contrato suscrito es de tracto sucesivo al cual se le debe pactar y realizar un anticipo acuerdo lo reglamentado en el articulo 8.1.18 del decreto 734 de 2012. Ver pág. 59 INFORME CGR Ejecución Contractual (FA)- Del informe de supervisión mensual de fecha 5 de marzo de 2014 del contrato 284-ARC-DIREN713 suscrito con SATENA, no se relaciona servicio alguno prestado respecto al objeto contractual. No se evidencia haber iniciado la ejecución despues de recibir el anticipo. Ver pág. 60 INFORME CGR Adiciones y Modificaciones. Acta de Inicio. Se realizaron modificaciones al valor inicial de contrato, quedando un valor definitivo de $3.865 millones, en los documentos no se menciona las razones, ni justificaciones de dichas modificaciones. Ver pág. 61 INFORME CGR
2. Efectuar una verificación interna a los tres procesos que intervienen en la ejecución del presupuesto, dejando constancia mediante informe del cumplimiento de requisitos y responsabilidades ante las actuaciones administrativas.
Denota falencias en el proceso de planeación y justificación de la necesidad, no se contó con información suficiente, evidente ausencia de practicas de control y seguimiento
Solicitar al supervisor del contrato los soportes que evidencien la ejecución del Capacitación "funciones del supervisor del contrato y capacitar a los supervisores en el contrato estatal" ejercicio de su actividad
Formato control asistencia capacitacion.
1
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33
Se denotan debilidades en el proceso de control interno en la etapa preparatoria, por parte de áreas responsables del proceso contractual.
Capacitar a los usuarios / gerentes de proyecto en los aspectos propios de la Capacitación "El principio de planeación y planeación del contrato estatal y la elaboración de estudios previos" estructuración de los estudios previos
Formato control asistencia capacitacion.
1
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R 2014 -63
Pago Anticipado Contrato No.302-ARC-DIABA/13 (FA). Se Se deota aplicabilidad diferente de la figura realizó pago anticipado contraviniendo lo estipulado en jurídica del pago anticipado, evadiendo el Sentencia del Consejo de Estado de fecha 22 jun/2001. Ver cumplimiento de los requisitos establecidos en pág. 62 INFORME CGR la Ley 80/93
Circular informativa relacionada con procedencia del pago anticipado de Circular informativa relacionada en el conformidad con lo estipulado en la Ley 80 hallazgo R2014-59 de 1993 y demas normas concordantes.
Circular
1
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -64
Debilidades documentales en ejecución del Contrato No.302ARC-DIABA/13. Se determinaron falencias de requisitos de ejecución como: Ausencia de garantías y su aprobación por parte de la entidad, falta oficio nombramiento de supervisor, acta de posesión sin número. Ver pág. 63 INFORME CGR
Debilidades de documentación y actuación, en el contrato en mención respecto a su etapa de ejecución, falencias que afectarían el cabal cumplimiento del contratista del objeto pactado. Debilidades en el control interno en los procesos y procedimientos aplicados.
Capacitar al personal que presta sus Capacitación "procedimiento de requisitos servicios en las unidades delegatarias, con de ejecución del contrato estatal" relación al procedimiento de procedimiento ADQ-PT-146-JOLA-V03 perfeccionamiento y ejecución del contrato
formato control de asistencia capacitación
1
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -65
Figura Jurídica del Contrato (FA)- El contrato No.017-ARCCircular informativa relacionada con Como forma de pago se establece otorgar DIABA/13 Se pacto un pago anticipado para un contrato de procedencia del pago anticipado de Circular informativa relacionada en el pago anticipado, en contratos que no son de ejecución de 9 meses, cuando este debe pagarse cuando es de conformidad con lo estipulado en la Ley 80 hallazgo R2014-59 ejecución instantánea. "ejecución instantánea". Ver pág. 64 INFORME CGR de 1993 y demas normas concordantes.
Circular
1
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Se evidencia ausencia de prácticas de control Incluir dentro de el anexo técnico de los Complementar el formato de anexo interno, que inciden en la erogación de contratos las especificaciones de los bienes tecnico, especificando la descripción de recursos públicos sin la certeza de la entrega a adquirir. los elementos a contratar de lo pactado.
Anexo Técnico
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Se evidencia ausencia de prácticas de control interno, que inciden en la erogación de recursos públicos sin la certeza de la entrega de lo pactado.
Aclarar el procedimiento a realizarse para el suministro de los medicamentos desde el Almacen General del CALOGIM hasta el destino de los bienes y/o elementos
Procedimiento
1
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Se evidencia ausencia de prácticas de control interno, que inciden en la erogación de recursos públicos sin la certeza de la entrega de lo pactado.
Capacitar a los funcionarios encargados de la supervisión de los contratos y establecer Capacitación al personal nombrado como la responsabilidad legal de llevar un supervisores de los contratos adecuado control de los contratos.
Formato de Acta de Capacitación
1
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Las inconsistencias reflejadas inciden en la confiabilidad y consistencia de los registros y movimientos del almacén del aplicativo SAP, denotando debilidades de control y seguimiento en las áreas comprometidas en el proceso.
Efectuar reunión entre las areas comprometidas (abastecimientos financiera) con el fin de establecer los Elaborar acta de la reunión estableciendo procedimientos para el cargue de los los compromisos y procedimientos a pedidos y posterior entrada a almacén, con seguir para alimentar el sistema SAP el fin de tener información confiable y oportuna en los estados financieros de la unidad.
Acta de Reunión
1
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Material Veterinario (medicamentos, elementos de aseo y bienes) (FA). En el almacén de CALOGIM no se evidenció fisicamente material veterinario procedente del objeto pactado en el contrato No.015-MD-ARC-CALOGIM/13. En los anexos técnicos, minutas no se determinaron descripción de los materiales, ni cantidades a suministrar. Ver pág. 65 INFORME CGR Material Veterinario (medicamentos, elementos de aseo y bienes) (FA). En el almacén de CALOGIM no se evidenció fisicamente material veterinario procedente del objeto pactado en el contrato No.015-MD-ARC-CALOGIM/13. En los anexos técnicos, minutas no se determinaron descripción de los materiales, ni cantidades a suministrar. Ver pág. 65 INFORME CGR Material Veterinario (medicamentos, elementos de aseo y bienes) (FA). En el almacén de CALOGIM no se evidenció fisicamente material veterinario procedente del objeto pactado en el contrato No.015-MD-ARC-CALOGIM/13. En los anexos técnicos, minutas no se determinaron descripción de los materiales, ni cantidades a suministrar. Ver pág. 65 INFORME CGR
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FILA_97
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -66
98
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -66
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -66
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FILA_100
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -67
Entradas de Almacén. De los documentos anexados por la entidad se registraton debilidades en la información relacionada con la cantidad de los ítems registrados en las entradas del almacén. Ver pág. 65 INFORME CGR
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FILA_101
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -68
Actas e informes de supervisión. En el expediente contractual Se denotan falencias en la conformación y Capacitar a ejecutivos de de los contratos y Capacitación al personal nombrado como no se evidenció actas de inicio del contrato, ni la totalidad de los conservación del expediente contractual que establecer la responsabilidad legal de llevar ejecutivos de contratos informes de supervisión. Ver pág. 66 INFORME CGR iniciden en la labor de control fiscal. un adecuado control de los contratos.
Formato de Acta de Capacitación
1
2014-07-10
2014-12-31
25
Denota falencias de planeación y deficiente control del proceso contractual, asi como ausencia de control interno que afecten los recursos y beneficios destinados al sector defensa.
Solicitar al supervisor del contrato un Establecer las posibles responsabilidades informe detallando las acciones tomadas del supervisor del contrato en el inadecuado frente al oficio enviado por el señor Jefe Informe del supervisor del contrato manejo de entrega de los bienes a las del Departamento de Unidades Fluviales y diferentes unidades de I.M. entrega de soporte de los bienes entregados.
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Denota falencias de planeación y deficiente control del proceso contractual, asi como ausencia de control interno que afecten los recursos y beneficios destinados al sector defensa.
Capacitar a los funcionarios encargados de la supervisión de los contratos y establecer Capacitación al personal nombrado como la responsabilidad legal de llevar un supervisores de los contratos adecuado control de los contratos.
1
2014-07-10
2014-12-31
25
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FILA_102
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -69
Cumplimiento Contractual (FA). En oficio No.705-MD-CGCARMA-SECAR-CIMAR-CBRIM3 emitido por el Jefe del Departamento de Unidades Fluviales de la BRIM3, se informa irregularidades del contrato 015-CALOGIM/13. Ver pág. 67 INFORME CGR
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FILA_103
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -69
Cumplimiento Contractual (FA). En oficio No.705-MD-CGCARMA-SECAR-CIMAR-CBRIM3 emitido por el Jefe del Departamento de Unidades Fluviales de la BRIM3, se informa irregularidades del contrato 015-CALOGIM/13. Ver pág. 67 INFORME CGR
Complementar el procedimiento establecido para el sumnistro de elementos desde el Almacen General de Calogim a las diferentes unidades
Formato de Acta de Capacitación
104
FILA_104
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -70
Requisitos de perfeccionamiento para la etapa de ejecuciónContrato 010-ARC-CALOGIM/13. La documentación hallada en Se denota incumplimiento a lo contenido en la Capacitar a los funcionarios encargados del el contrato oresenta deficiencias de perfeccionamiento para la Capacitación al personal de funcionarios Ley 1150 de 1993, decreto 734 de 2012 y manejo y archivo de los documentos que etapa de ejcución. No se se halló acta inicio, con el fin de encargados del proceso de contratación decreto 1510 de 2012 pertenecen al expediente contractual establecer la fecha en que inicia el incumplimiento de las obligaciones.. Ver pág. 68 INFORME CGR
105
FILA_105
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -71
Servicios de Atención Veterinaria (FA) Contrato 010-ARCCALOGIM/13. Se evidenciaron 5 entradas de almacén correspondiente a 5 servicios ingresados al SAP, no especifican la cantidad real, ni la discriminación del servicios médico, las facturas no indican chip del canino, fecha atención, etc-- Ver pág. 68 INFORME CGR
Estas falencias impiden realizar la verificación de lo facturado tal como quedo el Anexo A. NO se realizó acta de recibo final, fecha del presente informe de auditoría, no existe acta de liquidación.
Emitir documento para los supervisores de contratos, donde se establezcan las directrices a tener en cuenta en el manejo de Actas de Recibo a Satisfacción de Servicios, donde se incluyan las novedades descritas en el hallazgo
106
FILA_106
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -72
Ejecución Contrato No.001-CBN3/13 Febe Ramirez Muñoz. No se evidenció acta de inicio, totalidad de los informes de supervisión, falta firmas facturas, modificación de supervisión sin justificación, sin acta de liquidación contractual. Ver pág.70 INFORME CGR
Se denota ausencia de seguimiento y control que afectan la actividad contractual y por ende los recursos públicos erogados, que dejan duda del cabal cumplimiento y necesidad en contravención a lo normado en la Ley 80/93
Capacitacion al personal de supervisores de contratos, del correcto y adecuado diligenciamiento de facturas, informes de supervision, actas de inicio, actas de Reuniones mensuales de supervisores de liquidacion, y demas documentos, asi como contratos, controladas mediante formato de las actualizaciones de los procesos control asistencia capacitacion. contractuales que se deben rendir con el fin de cumplir con los requisitos de ejecucion contractual.
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FILA_107
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -73
Deficiencias de control y seguimiento y Anexo Técnico VS Facturado (FA). Se realizó revisión aleatoria supervisión contractual, ausencia de de facturación, verificando diferencias de facturas vs bienes documentación soporte del expediente, lo que entregados, se registró $10.742.760 pendiente por facturar y afecta la confiabilidad del cumplimiento cabal pagar. Vér pág. 71 INFORME CGR del objeto contractual
Seguimiento y verificacion a expedientes contractuales, evidenciando documentacion soporte completa haciendo enfasis en las entradas de almacen para los que aplique, las cuales deben reposar no solo en los controles del almacenista sino en los expedientes de los contratos asi como verse reflejadas en las liquidaciones.
108
FILA_108
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -74
Legalidad Contractual. Del expediente contractual No.0261. Establecer Mayores controles para la CBN3-2013 se hallaron incosistencias. Deficiencia en el control Se evidencia desacato y por ende ilegalidad de verificacion y seguimiento en la vigencia de Contractual, al no realizarse sustitucion de polizas de la las garantías expedidas, aceptadas por la las Garantias, designandose para tal evento Compañía Condor, desprotegiendo el objeto contractual. Ver Armada y no sustituidas por el contratista. esta funcion a un tripulante de la Division pág. 72 INFORME CGR de Adquisiciones de la BN3
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FILA_109
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -75
Facturación (FA) La facturación hallada en el expediente contractual difiere con las entradas al almacén, de igual forma presenta diferencias con las adiciones realizadas con relación a las facturas presentadas. Ver Pág. 73 INFORME CGR
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FILA_110
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -76
Se evidencia deficiencias de seguimiento y Acta de Inicio Modificación del Contrato: No se evidenció acta control de la actividad contractual así como de inicio, no se evidenció justificación de las modificaciones desacato de la circular Superfinanciera realizadas, no se halló documento de modificación No.01 al respecto de la sustitución de las pólizas con contrato 026-CBN3/13. Ver Pág. 75 INFORME CGR otras compañías aseguradoras.
1. Establecer Mayores controles para la ejecucion de los contratos, dejando soporte 1. Se establecera revisión trimestral a las de verificaciones realizadas a las carpetas carpetas de los procesos adelantados. de los contratos, con la finalidad de no dejar documentacion faltante.
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FILA_111
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -76
Se evidencia deficiencias de seguimiento y Acta de Inicio Modificación del Contrato: No se evidenció acta control de la actividad contractual así como de inicio, no se evidenció justificación de las modificaciones desacato de la circular Superfinanciera realizadas, no se halló documento de modificación No.01 al respecto de la sustitución de las pólizas con contrato 026-CBN3/13. Ver Pág. 75 INFORME CGR otras compañías aseguradoras.
Realizar capacitaciones al personal involucrado en el proceso administrativo de 2. Capacitación contratación, para evitar errores en la contratos solicitud y revisión de la documentación
Formato de Acta de Capacitación
1
2014-07-10
2014-11-30
20
Circular
1
2014-07-10
2014-11-10
18
Formato de asistencia a capacitación
5
2014-07-10
2014-12-30
25
Revista de expedientes contractuales bimensual (3) por parte JADQ, asi mismo impartir instrucciones a almacenista y ejecutivos de contratos para establecer fluidez de la documentacion.
Actas de Revisión y Verificación
3
2014-07-10
2014-12-30
25
Implementacion de mayores controles mediante el seguimiento a los contratos por parte de un funcionario encargado, el cual verificara de manera mensual las polizas contentivas en cada proceso
Informes mensuales
4
2014-07-10
2014-11-10
18
Impartir instrucciones a los ejecutivos de contrato y a los almacenistas indicando procedimientos a segur para el control de ingreso al almacén de facturación y verificación de actas de recepción y liquidación contractual.
Circular
1
2014-07-10
2014-09-10
9
2
2014-07-10
2015-01-31
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2. Formato de asistencia capacitación
1
2014-07-10
2014-11-30
20
Capacitacion al personal de supervisores de contratos de obra, del correcto y adecuado diligenciamiento de los informes de supervision, actas de inicio, inclusion del Reuniones mensuales de supervisores de porcentaje de avance en los informes, y contratos, controladas mediante formato elaboracion actas de liquidacion, asi como control asistencia capacitacion. de las actualizaciones de los procesos contractuales que se deben rendir con el fin de cumplir con los requisitos de ejecucion contractual.
Formato de asistencia a capacitación
5
2014-07-10
2014-12-30
25
Capacitar y exigir a los supervisores al momento de la elaboracion de los paquetes de pago la suscripcion de las facturas, asi como la implementacion de control al cumplimiento de esta accion por parte de la Division Financiera
Reuniones mensuales (7) de supervisores de contratos, controladas mediante formato control asistencia capacitacion, e implementacion de punto de control de pagos con facturas firmadas.
Formato de asistencia a capacitación
7
2014-07-10
2015-02-25
33
Implementación de mayores controles Se denota debilidades en los procesos de mediante el seguimiento a los contratos por planeación, ejecución y seguimiento parte de un funcionario encargado, el cual contractual que además denotan falencias en verificara de manera mensual las polizas la práctica de herramientas de control interno. contentivas en cada proceso
Emitir ordenes e instrucciones para el seguimiento y control mensual de contratos y nombramiento de un funcionario que realice dichas verificaciones. Realizar la correccion de la Novedad hallada, asi como la entrega de ordenes e instrucciones para el seguimiento y control mensual a un funcionario encargado
Oficio
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Verificaciones mensuales y seguimientos del funcionario nombrado.
Actas de Verificación
5
2014-07-10
2014-12-30
25
Realizar documento solicitando a la Jefatura de Estado Mayor de I.M. - JEMIM el listado del personal de Infantes de Marina
Oficio - Señal
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Edicto
1
2014-09-01
2014-12-31
17
Documento dirigido al Ministerio de Defensa, solicitando concepto jurídico
Oficio
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Cuadro de verificación trimestral del sistema SAP mediante la trasaccion AR01, clase de cuenta 1635*
Informe de Verificación
2
2014-07-11
2014-12-31
25
Cuadro de verificación trimestral del sistema sap mediante la trasaccion AR01, clase de cuenta 1635*
Informe de Verificación
2
2014-07-11
2015-02-28
33
Informe
6
2014-07-10
2015-02-28
33
Acta de Reunión
1
2014-07-10
2014-09-30
12
Se presentan incongruencias que afectan la confiabilidad de los registros y de la documentación soporte de la ejecución de este objeto contractual y denotan debilidades de seguimiento y control y de prácticas de herramientas de control interno.
112
FILA_112
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -77
Seguimiento y Control de Obras. Se determinaron inconsistencias respecto de la labor de supervisión. No se hallaron documentos de ingreso a inventarios por concepto de mantenimiento y mayor valorización de los bienes inmuebles. Vér pag.76 INFORME CGR
Se determino que las actividades en armerillo de ESCOFLU no están contempladas en el anexo técnico del contrato, ni modificatorios y no se registra fotografías de mantenimiento en almacén de bodega.
113
FILA_113
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -78
Falencias que denotan ausencia de prácticas Facturación Vs Acta Avance de Obra. Se hallaron facturas sin de control interno las cuales afectan la indicar el día, como tampoco se evidenciaron actas de avance confiabilidad de la información que conforman de obra que debían estar junto con las de recepción parcial los expedientes contractuales soporte de la emitidas por el contratista. Vér pag.77 INFORME CGR erogación de recursos públicos.
Suscripción, legalización y ejecución del contrato (FA). Se realizaron pagos a la ultima factura que incluye una modificación, la cual no esta sustentada. No se evidenció la modificación de la póliza con ocasión de la adición en valor.
1. Establecer Mayores controles para la ejecucion de los contratos, dejando soporte de la totalidad de los ingresos de almacen en los contratos, asi como dentro los actos de recepcion y liquidacion contractual.
Documento firmado por el señor delegatario de CALOGIM, en el cual se establezcan parámetros y/o directrices dirigido a los supervisores de contratos
a los ejecutivos de
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FILA_114
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -79
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FILA_115
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -79
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FILA_116
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -80
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FILA_117
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -80
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1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -80
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FILA_119
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -81
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FILA_120
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -82
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FILA_121
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -83
Registro SAP Vs Soportes Maquinaria y Equipo (FA). En la inspeccion realizada a los almacenes y bodegas de la Armada a cargo del CALOGIM, se hallaron equipos de maquinaria que fue registrada en el año 2012, sin embargo, no se grabó identificación del documento que permita verificar procedencia de dicha maquinaria .. Ver pág. 81 INFORME CGR
Los equipos a la fecha no han sido asignados o distribuidos, están registrados en la cuenta de activos fijos, sin embargo a que no están utilizados se convierten en activos improductivos (bienes no explotados)
Verificar que los traspasos efectuados por los almacenes correspondan a la recepción 1. Elaboración de informes sobre el fisica de los bienes y a los planes de estado de traspasos y/o recepcion de distribución, con el fin de reflejar la realidad bienes mensual. de los inventarios mediante informe al Jefe de Abastecimiento y ordenador del gasto.
FILA_122
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -84
Adquisición mediante LOAS $128,5 millones (FA). En lo que respecta a cuatro (4) motores DETROIT Diesel, registrados en SAP algunos no serán utilizados por la Armada, su registro contable sobreestima la cuenta 16350102 denominada "En bodega maquinaria industrial".Ver pág. 83 INFORME CGR
Se considera gestión antieconómica por la inversión realizada hace ocho (8) años y una sobreestimación de los estados contables por la diferencia hallada. Ausencia de planeación y control de la actividad contractual
Efectuar reunion de trabajo con las areas implicadas para establecer la viabilidad y distribución de los motores que se encuentran en el almacen general, con el fin de hacer la distribución de los mismos acuerdo necesidades institucionales y efectuar los movimientos en el sistema SAP.
122
Suscripción, legalización y ejecución del contrato (FA). Se realizaron pagos a la ultima factura que incluye una modificación, la cual no esta sustentada. No se evidenció la modificación de la póliza con ocasión de la adición en valor.Ver pág. 78 INFORME CGR Vestuario Infantería de Marina (FA) En el depósito de Almacén AR01 a cargo de CALOGIM, se encontraton kit de vestuario con permanencia de más de tres años sin que fuesen entregados al personal. Se adquirió con la base en lo reglado en la Ley 48/93. Ver pág. 79 INFORME CGR Vestuario Infantería de Marina (FA) En el depósito de Almacén AR01 a cargo de CALOGIM, se encontraton kit de vestuario con permanencia de más de tres años sin que fuesen entregados al personal. Se adquirió con la base en lo reglado en la Ley 48/93. Ver pág. 79 INFORME CGR Vestuario Infantería de Marina (FA) En el depósito de Almacén AR01 a cargo de CALOGIM, se encontraton kit de vestuario con permanencia de más de tres años sin que fuesen entregados al personal. Se adquirió con la base en lo reglado en la Ley 48/93. Ver pág. 79 INFORME CGR
Implementación de mayores controles Se denota debilidades en los procesos de mediante el seguimiento a los contratos por planeación, ejecución y seguimiento parte de un funcionario encargado, el cual contractual que además denotan falencias en verificara de manera mensual las polizas la práctica de herramientas de control interno. contentivas en cada proceso Se evidencia debilidades de planeación, gestión de la actividad contractual y vulnera los Establecer a quienes fueron distribuidos el princpios de la gestión fiscal de eficiencia, vestuario de personal de Infantes de Marina eficacia y economía articulo 8 de la ley 42 de 1993. Se evidencia debilidades de planeación, Solicitar la publicación de un edicto por gestión de la actividad contractual y vulnera los intermedio de CGOMES, para que se princpios de la gestión fiscal de eficiencia, publique por un término de un mes, para eficacia y economía articulo 8 de la ley 42 de que el personal beneficiario reclame la 1993. dotación Se evidencia debilidades de planeación, Solicitar a Ministerio de Defensa, un gestión de la actividad contractual y vulnera los concepto jurídico a fin de establecer las princpios de la gestión fiscal de eficiencia, acciones a seguir con respecto a los kits de eficacia y economía articulo 8 de la ley 42 de vestuario que se encuentran en almacén 1993. Se denotan deficiencias en la planeación, Activos Devolutivos No Explotados. De la revisión fisica al Realizar revisión trimestral de la cuenta control y seguimiento del plan de necesidades, inventario del Almacén de DITEL, se encontraron bienes que no 1635 para determinar los elementos que de las diferentes dependencias y unidades de han sido asignados ni distribuidos a sus beneficiarios. Ver pág. superen 180 días en dichas cuentas y la ARC y falencias en las prácticas de control 80 INFORME CGR proceder a indagar con los almacenistas. interno. Adquisiciones y suministros (FA). En el almacén de aviación se determinaron que existe material con bajo nivel de rotación, en Se evidencias debilidades en los procesos de Realizar revisión trimestral de la cuenta argumento de la dificultad logística, adicionalmento éstos planeación de necesidades, ausencia de 1635 para determinar los elementos que elementos no se encuentran identificados con códigos SAP que prácticas de herramientas de control interno superen 180 días en dichas cuentas y permitan identificar el ingreso contable. Ver pág. 81 INFORME por parte de las áreas comprometidas proceder a indagar con los almacenistas. CGR
Edicto con el listado pendiente de reclamación
del
personal
Acta de reunión con compromisos claros para la distribución de dichos motores, asi mismo para establecer políticas de manejo de los bienes adquiridos mediante LOAS.
1. Acta de revisión
123
FILA_123
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -85
Ingresos Contabilidad Presupuesto Al confrontar en Servicios Educativos se registra una diferencia entre las cuentas 411015 Se presenta sobrestimación de algunas y 430550, se registra una diferencia que corresponde a una cuentas contables, denotando deficiencias en Verificación de los registros contables afectación errada de la cuenta 310501 ...Ver pág 84 INFORME el sistema control interno contable CGR.
1. Realizar conciliación mensual entre presupuesto , tesorería y contabilidad de BN1
Actas mensuales de Conciliación
7
2014-07-10
2015-02-28
33
Oficiar a la Central Contable para que a través de su conducto solicite a Finanzas del Ministerio de Defensa, ilustración referente a la depuración de la cuenta contable de Acreedores Reintegrados a la D.T.N., en especial para el caso de los Infantes de Marina, tanto Profesionales como Regulares, para que determinen el procedimiento que se debe adelantar.
Documento (Oficio)
1
2014-07-10
2015-02-28
33
Documento SAP
1
2014-07-10
2014-08-30
7
1
2014-07-10
2014-08-30
7
Oficio
1
2014-07-10
2015-02-28
33
Acta Conciliación
1
2014-07-10
2015-02-05
30
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FILA_124
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -86
Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería. Se evidencia que existe un numero considerable de partidas en la cual los saldos no son significativos y algunos superan 15 años y valores que ya se encuentran prescritos .. Ver pág 85 INFORME CGR.
Requerir mediante oficio el procedimiento establecido por Finanzas del Ministerio de No se evidencia gestiones que permitan Defensa, que permita depurar la cuenta reflejar un saldo depurado de esta cuenta, Contable Acreedores Reintegrados a la generando para tal efecto incertidumbre sobre D.T.N., de tal manera, que se puedan el saldo de la cuenta 1470 trasladar estos saldos a las cuentas contables señaladas para tal fin.
125
FILA_125
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -87
Reclasificación cuenta Terrenos. El detalle de la cuenta edificaciones, se observa un registro denominado reclasificación terreno urbano las gaviotas, conforme la respuesta surtida por la entidad, este registro corresponde a una incongruencia, dado que se efectuó una reclasificación que por error afecto la misma cuenta. Ver pág 86 INFORME CGR.
Se genera sobrestimación de la cuenta 1640 Edificios y casas en $972,9 millones asi como Reclasificacion de la cuenta 164001 a la Efectuar Asiento contable de ajuste. una subestimación de la cuenta de Urbanos cuenta 1605 1605
126
FILA_126
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -87
Reclasificación cuenta Terrenos. El detalle de la cuenta edificaciones, se observa un registro denominado reclasificación terreno urbano las gaviotas, conforme la respuesta surtida por la entidad, este registro corresponde a una incongruencia, dado que se efectuó una reclasificación que por error afecto la misma cuenta. Ver pág 86 INFORME CGR.
Se genera sobrestimación de la cuenta 1640 Edificios y casas en $972,9 millones asi como Reinduccion a la persona que desempeña Reinducción una subestimación de la cuenta de Urbanos el cargo terrenos 1605
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FILA_127
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -88
Registro de los ingresos SIIF. Al confrontar los conceptos contenidos en las cuentas contables de ingresos respecto a presupuesto no corresponden a la naturaleza ni características del tipo de ingreso, situación que se presenta dado que los registros presupuestales en SIIF se realizan de manera automática ..Ver pág. 87 INFORME CGR.
Se evidencia incertidumbre respecto al concepto real registrado en las diferentes cuentas de ingreso, contraviniendo lo establecido en el PGCP, normas técnicas relativas al reconocimiento y revelación de los hechos financieros.
Oficiar a la Direccion de Economia y Finanzas para que haga la solicitud a Oficiar a la Direccion de Economia y Minhacienda para la parametrizacion del Finanzas rubro concepto correspondiente.
128
FILA_128
1 SUSCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
R 2014 -89
Terrenos y Edificaciones. En los certificados de tradición de las propiedades revisadas, se observa que solo en dos de ellos se hace referencia al numero de código catastral, los demás no presentan información. La información contenida en el certificado de tradición no permite efectuar una relación directa de los bienes registrados contablemente.. Ver pág 87 INFORME CGR.
Se evidencia deficiencias en el control de los bienes inmuebles, generando para tal efecto riesgos en la identificación y afectación individual que debe efectuarse a las propiedades de la institución.
Verificar las cuentas de Edificaciones y Terrenos a traves de conciliación para efectuar los ajustes de los registros contables
sobre
las
cuentas
de Fotrmato de reindución establecido por JEDHU
Conciliar de manera semestral las cuentas de Terrenos y Edificaciones entre Inventarios Fiscales, Contabilidad y Finca Raiz
