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Por Daniel Davidovics 06 de mayo de 2001

Otras entregas de esta serie: Parte II Parte III

Desde el comienzo estableceremos que la eficiencia estará dada cuando el orador domina (o por lo menos, conoce mucho mas que su público objetivo), el tema que va a exponer. Nada más triste que escuchar a un orador que no conoce el tema del que habla. Por lo tanto, lo primero a recomendar es hablar de lo que conocemos, negarnos a hablar de lo que no dominamos, o prepararlo de tal manera que nos asegure la dignidad necesaria en la presentación. Hecha esta salvedad, queda claro que hablaremos de aquí en mas del complemento del contenido o sea la forma, el marco, el entorno de aquello que, en primera instancia, podría ser considerado como lo esencial. Sin embargo veremos estudios que aseguran que la forma tiene mas que ver en el resultado de la presentación que el contenido mismo. Esto redundará en la efectividad de la presentación y por lo tanto en el éxito de la misma. Contenido sin forma al igual que forma sin contenido, no será exitoso y por lo tanto será solo una perdida de tiempo y dinero tanto para nuestra empresa como para nuestros clientes o escuchas ocasionales.

Los aspectos visuales La efectividad pasa por una serie de aspectos, entre los cuales, los visuales son los que analizaremos para comenzar. El presentador debe entender que una vez que se para frente a su público, una vez que aceptó subir al escenario, es el centro de atención, recibirá el 100% de las miradas, se ha transformado en el show del día y así debe asumirlo. Al igual que un actor que sale a escena para representar su obra noche tras noche, debe dejar lo mejor de sí para su publico, debe concentrarse, debe dejar atrás sus problemas personales, y tratar de encantar. De nada vale tratar de esconderse tras un proyector o dar la espalda a la audiencia, una vez frente a ellos mas vale dar de frente lo mejor de uno, dejar la vida por los que vinieron a escucharme. ¡Si no piensa así, no suba al escenario! Esto no quiere decir que hay que tomar cursos de actuación para hacer presentaciones ni pensar en sobreactuar cuando estoy frente a un grupo de clientes que vinieron a escuchar de mi producto o servicio. Quiere decir que debo entrenarme en algunas técnicas sencillas que me pueden ayudar a transmitir un mensaje creíble, pues después de todo, de eso se trata. Ser creíble.

El rostro A través de nuestro rostro transmitimos gran numero de mensajes a nuestro público. Es importante no gesticular de mas durante la presentación pero si mantener un rostro "abierto". Qué es un rostro abierto? Es un rostro en el cual predominan los gestos que tienden a la sonrisa sobre los gestos serios, adustos y que parecen demostrar que estamos enojados. Es un rostro dispuesto a recibir de los demás. Es un rostro amable. Sugerimos que ensaye frente a un espejo diferentes tipos de rostro y averigüe cual es un rostro abierto y cual es su rostro de enojo o cerrado. Sabrá luego cual usar en las presentaciones. La vista es un elemento esencial a cuidar muchísimo durante la presentación. Cada asistente a la presentación debe tener al final de la misma la sensación de que le fue dirigida en su totalidad sólo a él. Para lograr esto se debe rotar entre todos los asistentes la vista de modo de mirarlo a todos repetidas veces y cambiar cada 3 o 4 segundo de uno a otro. Esto requiere de entrenamiento y no les

quepa dudas que lo principal para lograr hacer buenas presentaciones es practicar una mil veces este tipo de conceptos sencillos. En un auditorio pequeño y con poca gente debemos ser especialmente cautelosos de no olvidar a nadie, podemos estar tentados de dirigirnos con la vista solo a la gente que conocemos y con los que nos sentiremos mas a gusto. Puede ser un grave error que luego pagaremos caro. Recuerden mirar a todos, todos, todos en el auditorio. Si el mismo es muy grande, lo haremos por zonas y al mirar a un grupo parecerá que miramos a cada uno pero por favor, roten por todas las zonas del auditorio. Pruebe esto: intente hablar con una persona de su confianza sin mirarlo por determinado tiempo y vea como responde. Cómo se sentiría Ud.? Verá así la importancia de tener contacto visual con su audiencia. Háblele a la gente, no a las paredes u objetos que hay en la sala donde esta realizando la presentación. Ellos le devolverán las miradas y por lo tanto mas atención a la presentación. La sonrisa es otro de los atributos del rostro que lo transforman y transmiten confianza a los receptores de nuestro mensaje. La presentación debe amenizarse entre momentos serios y otros más livianos o amenos. Se puede sin embargo, mantener durante el transcurso de la presentación un gesto que tienda a la sonrisa. Nunca finja una sonrisa, simplemente manténgase alegre, contento de estar haciendo lo que esta haciendo. Si sufre por dentro, será muy difícil que pueda mostrarse contento de estar realizando la presentación y el público lo va a anotar. No lo olvide, practicar, practicar y practicar, es de los pocos secretos para realizar buenas presentaciones orales. En futuras entregas seguiremos con los temas visuales así como otros relacionados a las presentaciones. Con gusto recibo sugerencias sobre temas a tratar así como comentarios y preguntas, completando el formulario al pie.

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Por Daniel Davidovics 13 de junio de 2001

Otras entregas de esta serie: Parte I Parte III Como decía en la entrega anterior, un mensaje creíble se logra si hay concordancia entre lo que nuestras palabras dicen y lo que nuestro cuerpo dice al oyente. Cuando hay discrepancia entre estos dos mensajes, esto es captado por el escucha (muchas veces inconscientemente) y el resultado de la presentación no es satisfactorio.

un mensaje creíble se logra si hay concordancia entre lo que nuestras palabras dicen y lo que nuestro cuerpo dice al oyente

El cuerpo Para continuar con los aspectos visuales de la presentación, veremos algunos consejos sobre que hacer con nuestro cuerpo en la presentación. Cuál es la postura correcta? Debo quedarme quieto o caminar? Y si tropiezo? Nuestro cuerpo debe permanecer erguido mientras estamos realizando la presentación, con el peso distribuido entre ambas piernas y evitando balancearse de costado mientras permanecemos parados. En cuanto al movimiento es importante caminar de un lado a otro de la sala de modo de estar tan cerca como podamos de cada uno de los oyentes. Cambiar de lado implica que nos importa llegar hasta cada rincón para comunicarnos con la persona que esta mas atrás en la sala y a la que muchas veces se olvida. Si combinamos este movimiento con la vista de la que hablábamos en nuestra entrega anterior, tendremos el efecto deseado, o sea un contacto personal con cada individuo presente, y el despertar del interés de todo el auditorio. No olvidemos al caminar de costado para cambiar de lado en al sala, continuar mirando hacia el público y no a la pared que tenemos enfrente y que momentáneamente nos puede servir de escape para aliviar la presión que implica la gente. Nosotros mandamos sobre el escenario y nuestra presencia no debe decaer. Al cambiar de lado Ud. evita asimismo obstaculizar la visión de las personas más cercanas y a las que el presentador puede molestar en el momento de ver la pantalla. Sin embargo esta preocupación debe ser mínima ya que lo importante es lo que estamos diciendo y lo proyectado debe ser solo un apoyo. Si al caminar pasa frente a la luz del proyector, hágalo con naturalidad, rápidamente y no se quede frente al haz luminoso mas que por el tiempo del pasaje. Cuando una persona hace una pregunta y nos disponemos a responderle es importante no retroceder, sino más bien aproximarnos a ella lo más posible, ahí si, dedicándole unos segundos en exclusividad.

¡¡Mire a su público!! No a la pantalla.

Si disponemos de un rotafolio donde escribir y lo hacemos, es importante no dar la espalda al público al igual que no debemos hacerlo si miramos a nuestras propias transparencias. ¡¡Mire a su público!! No a la pantalla. Si tiene un computador personal donde figura la transparencia, mire ahí si desea recordar algo pero luego retome el contacto con el auditorio. Tampoco intente esconderse detrás del rotafolio o un atril que pueda haber en la sala. Muéstrese natural para que su público le tenga confianza y por lo tanto confianza en el mensaje que esta transmitiendo.

Los brazos y las manos Que hago con mis brazos y mis manos? Esta debe ser una de las peores pesadillas para un presentador novato. Parece no encontrar donde colocar los brazos, como que sobran. Sin embargo son una herramienta fundamental para la expresión corporal. Los brazos deben permanecer a los lados del cuerpo y nunca en los bolsillos, deben están sueltos, no tensos y lo ideal es que acompañen lo que estoy diciendo con gestos suaves y expresivos. Claro, que fácil decirlo! Sabemos que no es fácil lograr una buena utilización de los brazos y manos durante la presentación. ¡Diga con sus brazos lo mismo que esta diciendo con sus palabras! Intente dar la presentación sólo con movimientos y sin usar palabras al ensayar. Realmente tiene mucho para decir con sus miembros superiores, inténtelo y verá. Por favor no cruce los brazos frente a su pecho cuando se enfrenta a su público, Ud. vera que cuando lo hace inconscientemente esta cerrándose, diciendo a la gente que está incómodo, que quiere irse de la presentación. Tampoco coloque las manos atrás de la espalda agarradas una con la otra o en el frente de su cuerpo en una posición conocida como hoja de parra. Muchos presentadores mantienen en una de sus manos un objeto que los ayuda a no desviar las manos a los bolsillos. Por ejemplo se puede sostener una lapicera o un puntero láser. Lo que uno sujeta en la mano al mismo tiempo puede servir para señalar tanto en un rotafolio, como en una transparencia. Si disponemos de un puntero láser no se debe abusar de este excelente medio y solo utilizarlo cuando es estrictamente necesario. Es muy bueno como apoyo pero usado en exceso cansa y pone nervioso al auditorio.

El consejo fundamental nuevamente es practicar, ensayar, ser criticado y aprender de los errores propios y ajenos

El consejo fundamental nuevamente es practicar, ensayar, ser criticado y aprender de los errores propios y ajenos. Es importante alguna vez ser filmado y luego visto por uno mismo en actitud critica para mas tarde, repetir el procedimiento realizando los cambios necesarios. Hágalo!!! Progresará y mucho. Desarrolle su propio estilo de presentación, mejórelo y disfrute sus presentaciones. ¡Buenas presentaciones! Con gusto recibo sugerencias sobre temas a tratar así como comentarios y preguntas, completando el formulario al pie.

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Por Daniel Davidovics 20 de setiembre de 2001

Hemos desarrollado en las entregas anteriores algunos de los cuidados a tener en cuenta con los aspectos visuales de la presentación. Siempre apuntando a la efectividad de la misma, veremos ahora algunas ayudas para la elección del medio en el cual apoyarnos para realizar la presentación y los contenidos a incluir. Otras entregas de esta serie: Parte I Parte II

Planificación de la presentación Parece en primera instancia elemental tener que decir que es necesario preparar las presentaciones que realizaremos

Parece en primera instancia elemental tener que decir que es necesario preparar las presentaciones que realizaremos.Sin embargo hemos visto gran cantidad de presentadores que no han realizado la adecuada preparación de su presentación. Puede suceder que estemos muy acostumbrados a presentar y por lo tanto subestimemos el tema. Recalco que es fundamental adecuar nuestra presentación a cada caso concreto. Debemos personalizar la presentación para el público que la va a escuchar esta vez, aunque la tengamos pronta de una vez anterior. El clásico "no tengo tiempo" no puede ser una excusa para este tema. Cada escenario, cada público, cada día son distintos para realizar una presentación. Obviamente no es lo mismo para un presentador que ha realizado la misma presentación cuatro veces, prepararse para una quinta, que armarla por primera vez. Pero adecuarla a la oportunidad es fundamental, el auditorio lo notará, sabrá qué tanto lo conocemos o conocemos su caso y por lo tanto que tanto estamos interesados en ellos. Interésese en su público! Al preparar la presentación pensaremos acerca de que medios tenemos disponibles para la realización de la misma. Hoy en día es muy usado, y en eso profundizaremos, la realización de presentaciones a través de software especializado que mediante el equipo adecuado puede proyectarse en pantallas gigantes de buena visibilidad. Sin embargo no debemos descartar otros medios audiovisuales que nos sirvan de apoyo. Para ello como parte de la preparación, debemos conocer la sala en la que haremos la presentación y requerir que tenga algún medio en el cual realizar anotaciones no previstas y que el público requiera. Esto puede realizarse de varios modos. La sala puede contar con un pizarrón, en cuyo caso se debe verificar personalmente la existencia de tengamos presente que marcadores de varios colores que escriban muy bien y la posibilidad de una pantalla de 29 borrar "dignamente". La sala puede contar con un rotafolio o pulgadas podrá ser vista papelógrafo en cuyo caso la observación para marcadores es similar a la adecuadamente por unas anterior y verificar además que exista papel en abundancia donde 14 o 15 personas y no más que eso escribir. En ambos casos sugerimos que al escribir, el tamaño de la letra se exagere, de modo que sea siempre bien apreciado por todo el auditorio, recordar que no escribimos para nosotros, sino para el que esté mas lejos en la sala. Una tercera opción es contar con un proyector de transparencias, con varias transparencias en blanco y lápices especiales para escribir sobre ellas. Nuevamente valen varias de las anotaciones anteriores agregando que dado que estas intervenciones son casuales, el proyector debe estar apagado durante la presentación y sólo encenderse para escribir, quedando luego apagado para continuar la presentación. Algunos medios como la utilización de películas ya sea en pantalla grande o pequeña de un televisor pueden tener un efecto fantástico en el público. También pueden tener un efecto devastador. Dado

que para realizar este tipo de proyecciones es habitual bajar la luz de la sala, sólo deben realizarse en rangos de unos cinco minutos de muy buen material. De contarse con un televisor debe verificarse que todo el auditorio tenga buen acceso a su visualización y con respecto a esto tengamos presente que una pantalla de 29 pulgadas podrá ser vista adecuadamente por unas 14 o 15 personas y no más que eso. La combinación de medios audiovisuales puede ser de gran ayuda a los efectos de dar dinámica a la presentación, de quitarle monotonía y ayudar al presentador a llegar mejor a su público. Trate siempre de mezclar este tipo de efectos, forzándolos si no se dan naturalmente. La gama de apoyos que el presentador puede usar es vastísima y solo acotada por su imaginación y obviamente presupuesto. El presentador puede decidir dar su presentación sin apoyo alguno o montar un show al estilo Broadway. En cualquiera de los casos y en todos los intermedios, la preparación y el ensayo juegan un papel fundamental. Este es nuestro caballo de batalla y por eso lo recalcamos. Aunque vaya a hablar 10 minutos, prepare lo que va a decir. Sin lugar dudas ha pasado a ocupar el primer lugar para la realización de presentación, la utilización de software como PowerPoint o Freelance. Las ventajas de este tipo de medios para la creación y proyección de presentaciones son amplias y conocidas. Basta con pensar en la facilidad de modificaciones que este tipo de presentación adquiere así como la riqueza de posibilidades que los productos ofrecen para transformarse en un usuario mas de estas tecnologías. Si aun no lo ha hechos, debe empezar a crear sus presentaciones de esta forma sin lugar a dudas.

el contenido de cada página debe ser solo el apoyo visual de lo que se quiere transmitir

Al realizar la creación de su presentación, tenga en cuenta antes que nada, el mensaje que desea transmitir y déjelo absolutamente claro. La primera página debe dejar clara la razón por la cual lo van a escuchar, quien es Uds. y de ser posible el marco en el cual se realiza la presentación, así como la fecha de la misma. Estos datos ubican de inmediato al público, más allá de que se lo explique en forma oral de manera más extensa. El conjunto de páginas que conforman la presentación debe ser homogéneo y contar con un "estilo común". Todos los productos de software lo prevén pero uno debe adaptarlos a la circunstancia y a la empresa. A su vez el contenido de cada página debe ser solo el apoyo visual de lo que se quiere transmitir. Está comprobado que las presentaciones que incluyen gráficas, figuras geométricas, dibujos o imágenes son más efectivas por lo cual es mandatorio incluirlas y brindar a través de ellas información valiosa. Por lo tanto, al igual que es importante variar el tono de voz, moverse en la sala, es fundamental que las transparencias de una presentación generen variaciones que la hagan al mismo tiempo amena para el que escucha y motivadora para el presentador. Sobre esto seguiremos hablando.

Buenas presentaciones! Con gusto recibo sugerencias sobre temas a tratar así como comentarios y preguntas, completando el formulario al pie.