lohn Ein starkes Team

2 / 58

Inhalt Nützliches zu Beginn...................................................................................................... 3 Einladung aus edlohn zu edtime/edpep.......................................................................... 10 Mitarbeiter in edtime/edpep anlegen und nach edlohn exportieren................................22 Vorläufiger Monatsabschluss und Monatsabschluss

31

Vorläufigen Monatsabschluss in edtime/edpep erstellen................................................33 Monatsabschluss in edtime/edpep erstellen (Zeiten nach edlohn exportieren)..............34 Korrekturen in edlohn vornehmen.................................................................................43 Nützliche Infos zu edtime/edpep.................................................................................... 48 edtime/edpep Stempelmedien (Zeiten erfassen) INFO.................................................. 49 Urlaubs- und Zeitkonto INFO..........................................................................................50 Stempeluhr aktivieren INFO........................................................................................... 51 PIN Dokument (für Mitarbeiter) INFO.............................................................................. 52 Übernahme geänderter Arbeitnehmerstammdaten....................................................... 53 Verknüpfung neuer Arbeitnehmer................................................................................... 56

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Nützliches zu Beginn

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Was ist edtime / Was ist edpep? edtime: die Lösung für Zeiterfassung für alle Unternehmen, die digital Zeiten erfassen und zu jedem Zeitpunkt MiLoG konform sein wollen. Mitarbeiter anlegen und verwalten Stempeluhren verwenden Abwesenheiten eintragen

Zeiterfassung

Zeiten manuell erfassen vorläufiger Monatsabschluss und Monatsabschluss

edpep: die Lösung für Zeiterfassung, Schichtplanung, Dokumentenverwaltung und die digitale Kommunikation zum Mitarbeiter für alle Unternehmen, die zu jedem Zeitpunkt alles ohne große Papierwirtschaft managen wollen. Alle Funktionen von edtime inklusive Schichten planen Digitale Schichtübernahmen, Krankmeldungen uvm. über die edpep App Interaktive Urlaubsplanung Sie testen inklusive edpep+ für das Kostenmanagement.

Personaleinsatzplanung

5 / 58

Der Mandant ist nur mit Ihnen verknüpft, wenn er eingeladen wurde

Hat der Mandant sich bereits ohne Einladung aus edlohn bei edtime / edpep registriert, dann besteht keine Möglichkeit mehr zum Datenaustausch.

Der bestehende Account muss gelöscht werden, bevor Sie den Mandanten einladen können.

6 / 58

Mandantennummern, Betriebsstätten und mehr: Wie verbinden sich zwei Welten? BEISPIELE:

1 Mandantennummer 1 Betriebsstätte

1

Eine Betriebsstätte innerhalb einer Mandantennummer erzeugt einen Standort in edtime

Mandantennr. Betr.stätte

Standort 1

Gruppe 1

Gruppe

Gruppe 2

2

1 Mandantennummer 2 Betriebsstätten Zwei Betriebsstätten innerhalb einer Mandantennummer erzeugen zwei Standorte in edtime.

Mandantennr.

Betr.stätte A

Betr.stätte B

Standort 1

Gruppe 3

Gruppe 1

Gruppe 2

3

2 Mandantennummern 1 Betriebsstätte Laden Sie mit derselben E-Mail Adresse zwei Mandantennummern ein. Diese Einladung erzeugt dann zwei Standorte in einem Account in edtime.

Mandantennr. 1 Mandantennr. 2 Betr.stätte

Betr.stätte

Standort 2

Standort 1

Standort 2

Gruppe 1

Gruppe 1

Gruppe 2

= Eine Abteilung innerhalb des Standortes. Zum Beispiel: Gruppe Waschstraße, Gruppe Tankteam, Gruppe Restaurant

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Der Login des Mandanten

Melden Sie sich bitte jetzt mit Ihren Zugangsdaten an.

E-MAIL / BENUTZERNAME

PASSWORT / PIN

 EINGELOGGT BLEIBEN

Passwort vergessen?

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an! +49 (0) 681 / 88 08 234

Die hinterlegte E-Mail Adresse des Mandanten in edlohn ist gleichzeitig der Benutzername für den Account für edtime / edpep.

8 / 58

Wie funktioniert der Austausch zwischen edlohn und edtime / edpep? 1

Diese Austauschmöglichkeiten stehen dem Mandanten und Ihnen zur Verfügung: Die Betriebsstätte und alle Mitarbeiter Ihres Mandanten werden mit einem Knopfdruck an ihn gesendet.

Standort

2

Arbeitnehmer

Neue Arbeitnehmer werden von Ihrem Mandanten angelegt und zu Ihnen gesendet.

Stammdaten des neuen Arbeitnehmers

Achtung: Legen Sie neue Arbeitnehmer in edlohn an, sind diese nicht mit edtime verbunden. Dies muss immer mandantenseitig erfolgen.

Da der Mandant nur Stammdaten in edtime / edpep erfasst, muss der Personalfragebogen nach wie vor zu Ihnen geschickt werden.

9 / 58

3 Zeiten des vorläufigen und endgültigen Monatsabschlusses werden an Sie übermittelt.

Stunden

Überstunden

Zuschläge

Abwesenheiten Be- & Abzüge

Das wird nicht übermittelt: Ausblick: Nach der Einladung des Mandanten werden folgende Daten nicht an das jeweils andere Programm übermittelt: • Die Änderung des Stundenlohns • Gehalt • Urlaubstage Beispiel: Im Laufe der Monate ändert Ihr Mandant den Stundenlohn eines bestehenden Arbeitnehmers. Diesen veränderten Stundenlohn bekommen sie in edlohn nicht. Die Änderung der Adresse in edtime oder edlohn bekommt das jeweils andere Programm nicht mit.

10 / 58

Einladung aus edlohn zu edtime/edpep

 Ansicht edlohn

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Einladung aus edlohn zu edtime / edpep Sie befinden sich in MANDANT - EURODATA CLOUD - EINLADEN zu edtime / edpep. Der Mandant erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink zu edtime / edpep. Dort werden alle relevanten Mitarbeiterstammdaten dem edtime / edpep-Account zur Verfügung gestellt (auch Gehaltsbestandteile).

12 / 58

 Ansicht edlohn

Sie versenden einmalig eine Einladung via E-Mail an Ihren Mandanten. Sollte dieser mehrere Betriebsstätten besitzen, werden diese mit einer einzigen Einladung nach edtime / edpep importiert und die Standorte werden erzeugt. Tragen Sie hier den Namen und die E-Mail Adresse des Mandanten ein.

Diese E-Mail versenden Sie an den Mandanten. (Optional an edpep)

Wichtige Entscheidung vor der Einladung: Wer fakturiert? Ist die Checkbox angehakt bedeutet das, dass die Kanzlei eigene Preise mit ihren Mandanten vereinbart.

Button wird aktiv sobald alles ausgefüllt ist

13 / 58

 Ansicht Mandant

Der Mandant erhält diese E-Mail von edtime / edpep mit einem Einladungslink, dem er nach dem Anklicken folgen muss.

Max Mustermann

Max Mustermann Steutax & Partner

Steutax & Partner

Donnerstag, 29. Oktober 2015 11:25

Donnerstag, 29. Oktober 2015 11:25

Max Mustermann

Max Mustermann

Ihre Einladung zu edtime

Ihre Einladung zu edpep

Herzlich willkommen zu edtime, Max Mustermann

Herzlich willkommen zu edpep, Max Mustermann

[email protected]

[email protected] edpep edpep

Starten Sie jetzt mit edtime

eurodata Team

Starten Sie jetzt mit edpep

eurodata Team

 Ansicht edlohn

14 / 58

Nachträgliche Änderung der Faktura Einstellungen Sie befinden sich in MANDANT - EURODATA CLOUD - EINSTELLUNGEN/FREIGEBEN. Falls Sie im Einladungsprozess den falschen Fakturaweg gewählt haben, können Sie an dieser Stelle im Nachhinein Ihre Einstellungen noch ändern.

15 / 58

 Ansicht Mandant

Nach dem Anklicken des Links durchläuft der Mandant ein einmaliges Registrierungsverfahren. Vom Willkommensscreen aus gelangt der Mandant zur ersten Eingabemaske.

2 Um sich bei uns einloggen zu können, benötigen wir einige Daten von Ihnen

1

Herzlich willkommen zu edtime / edpep! Mit edtime können Sie spielend leicht Arbeitszeiten, Unterbrechungen und gesetzliche Pausen Ihrer Mitarbeiter erfassen – rechtssicher und MindestLohnGesetz-konform.  Film anschauen

ANREDE* Herr

TITEL Frau

VORNAME*

Dr. Prof. med. NACHNAME*

Max

Mustermann

BESTIMMEN SIE EIN PASSWORT *

Zeiterfassung mit edtime ist selbsterklärend, einfach und am Puls der Zeit. Jetzt haben Sie die Lösung für Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Los geht’s

************ PASSWORT WIEDERHOLEN* ************  Ich akzeptiere die AGB* Speichern 

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

0681 / 88 08 234

16 / 58

 Ansicht Mandant

Ihr Passwort wurde gesetzt. Bitte loggen Sie sich jetzt ein. E-MAIL [email protected]

1 PASSWORT

Hier gibt der Mandant sein selbst gewähltes Passwort ein.

•••••••••

Passwort vergessen?

Login

2

In wenigen Schritten am Ziel

Sie erstellen nun Gruppen für Ihre Mitarbeiter, um sie leichter verwalten zu können.

Sie weisen spielend einfach die Mitarbeiter den Gruppen zu.

Los geht's

Fertig! Jetzt können Sie loslegen! Viel Spaß!

17 / 58

 Ansicht Mandant

1

2

Branchenauswahl

Preisinformation Sie möchten eines der Produkte testen?

WÄHLEN SIE IHRE BRANCHE AUS*

Preisinformation Sie möchten eines der Produkte testen? Tankstelle

Gastronomie

Einzelhandel

Waschstraße

Hotel

Mitarbeiter anlegen und verwalten

Sonstige

WÄHLEN SIE IHREN KONZERN AUS*

Stempeluhren verwenden

Alle Funktionen von edtime inklusive

Abwesenheiten eintragen

Agip

Aral

Avia

Bft

Eft

Esso

Hem

Schichten planen und Kosten im Überblick behalten

Zeiten manuell erfassen vorläufiger Monatsabschluss sowie Monatsabschluss

Jet

Markant

Omv

Ran

Shell

star

Total

Weiter 

9,90

€

Digitale Schichtübernahmen, Krankmeldungen uvm. über die edpep App Interaktive Urlaubsplanung Aufgaben erstellen und verwalten

pro Monat*

*zzgl MwSt. inkl. 10 Mitarbeiter, jeder weitere Mitarbeiter 1,00 € zzgl. MwSt.

3 Ihre Standorte

 0/1

Bitte wählen Sie einen der Standorte aus und klicken Sie auf "Weiter", um fortzufahren.

Jetzt testen 

4

Bitte überprüfen Sie Ihren Standort Standort1

*zzgl MwSt. inkl. 10 Mitarbeiter, jeder weitere Mitarbeiter 2,50 € zzgl. MwSt.

24,90 pro Monat*

Jetzt Jetzt testen testen   Counter für Standortanzahl

0/1

Geben Sie Ihrem Standort einen Namen, damit Sie in Ihrer Oberfläche zu jedem Zeitpunkt wissen, wo Sie sich befinden.

Standort1

STANDORTNAME* Standort1

Saarbrücker Str. 1 66119 Saarbrücken

STRASSE* Saarbrücker Str.

Weiter 

PLZ* 66119

HAUSNUMMER* 1 ORT* Saarbrücken

LAND* Deutschland

 Zurück

€

Weiter 

18 / 58

 Ansicht Mandant

Fall 1: Vorgegeben ist eine Standardgruppe. Eine Gruppe ist eine Abteilung oder ein Team im Unternehmen des Mandanten. Hier müssen alle Mitarbeiter zugeordnet werden.

1

Fügen Sie Gruppen zum Standort Standort 1 hinzu

 0/1

In eine Gruppe fügen Sie alle Mitarbeiter hinzu, die gleiche Eigenschaften haben.  Gruppe hinzufügen



Standardgruppe

 Weiter


 Zurück

2 Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

Alle Mitarbeiter von Standort 1 wurden zugewiesen.

 38/38  1/1

0681 / 88 08 234

Alle Mitarbeiter von Standort 1 wurden automatisch zu Standardgruppe zugeordnet. Wenn Sie nun auf „Zur Übersicht“ klicken, gelangen Sie auf die Hauptseite Ihrer Oberfläche. Jetzt kann es los gehen. Zur Übersicht 

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

0681 / 88 08 234

19 / 58

 Ansicht Mandant

Fall 2: Fügt der Mandant zur Standardgruppe noch weitere Gruppen (Abteilungen) hinzu, so können die Mitarbeiter auf diese Gruppen aufgeteilt werden.

1

Fügen Sie Gruppen zum Standort Standort 1 hinzu

 0/1

In eine Gruppe fügen Sie alle Mitarbeiter hinzu, die gleiche Eigenschaften haben.

2

Ziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Gruppen von Standort 1 Suchen

 10/38

 Gruppe hinzufügen



Gruppe 1







Gruppe 2





Gruppe 3

 Weiter


 Zurück

F. Kippler

S. Röttgen

Neue Gruppe



 Gruppe 1

2

 Gruppe 2

3

 Gruppe 3

5

T. Johnson

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

0681 / 88 08 234

3

Alle Mitarbeiter von Standort 1 wurden zugewiesen.

M. Schaller

K. Christos

M. Peters

K. Sterling

P. Lange

F. Eisenmann

 38/38  1/1

 Zurück

Weiter 

Alle Mitarbeiter von Standort Standort 1 wurden zugeordnet. Wenn Sie nun auf „Zur Übersicht“ klicken, gelangen Sie auf die Hauptseite Ihrer Oberfläche. Jetzt kann es los gehen.

 Zurück

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

0681 / 88 08 234 Zur Übersicht 

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an!

0681 / 88 08 234

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 Ansicht Mandant

Nachdem der Mandant die Registrierung erfolgreich abgeschlossen hat, gelangt dieser auf seine persönliche Übersichtsseite in edtime / edpep. In der Ereignisbox sieht er, welche Mitarbeiterdaten noch vervollständigt werden müssen. Standort1

ÜBERSICHT

Mitarbeiter

Zeitdokumentation

 Januar 2016 KW

Mitarbeiter

STEMPELUHR

MO.

DI.

MI.

DO.

 FR.

SA.

Abmelden

m.mustermann

Januar 2016

28

29

30

31

1

2

3

2

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

1

2

3

4

5

6

7

3

5 6

 Anwesend

07.01.2015

F. Eisenmann Mitarbeiterdaten sind unvollständig.

04.01.2015

T. Börne Mitarbeiterdaten sind unvollständig. Dezember 2015 M. Peters Mitarbeiterdaten sind unvollständig.

29.12.2015

Kenny Sterling

27.12.2015

0

UPGRADE

3

3

Abwesend S. Röttgen Urlaub

12

Ihre Ereignisse

SO.

1

4 ARCHIV

Hilfe & Support

Übersicht

KALENDER

PERSONAL

12

Gruppe1



 Analyse Januar 2016 Januar

KW 04 Bezeichnung

Nur von edtime auf edpep möglich Niemand anwesend.

J. Wolf Krank

Unpünktlichkeit  Überstunden 

M. Peters Urlaub

Krankheit  Urlaub  Verletzung Kernarbeitszeit 

Sobald ein Mitarbeiter vervollständigt ist, taucht dieser hier auf.

28.01.2016

21 / 58

 Ansicht Mandant

Standort1

ÜBERSICHT

Mitarbeiter

Zeitdokumentation

 Januar 2016 KW

Mitarbeiter

STEMPELUHR

MO.

DI.

MI.

DO.

 FR.

SA.

Abmelden

m.mustermann

Januar 2016

28

29

30

31

1

2

3

2

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

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24

25

26

27

28

29

30

31

1

2

3

4

5

6

7

3

5 6

07.01.2015

F. Eisenmann Mitarbeiterdaten sind unvollständig.

04.01.2015

T. Börne Mitarbeiterdaten sind unvollständig. Dezember 2015 M. Peters Mitarbeiterdaten sind unvollständig.

29.12.2015

Kenny Sterling

27.12.2015

 Anwesend

0

UPGRADE

3

3

Abwesend S. Röttgen Urlaub

12

Ihre Ereignisse

SO.

1

4 ARCHIV

Hilfe & Support

Übersicht

KALENDER

PERSONAL

12

Gruppe1



 Analyse Januar 2016 Januar

KW 04 Bezeichnung

J. Wolf Krank Niemand anwesend.

Unpünktlichkeit  Überstunden 

M. Peters Urlaub

Krankheit  Urlaub  Verletzung Kernarbeitszeit 

28.01.2016

Der Notizzettel zeigt dem Mandanten, welche Grundeinstellungen vor einer reibungslosen Nutzung einzustellen sind.

22 / 58

Mitarbeiter anlegen

23 / 58

 Ansicht Mandant

Mitarbeiter in edtime / edpep anlegen und nach edlohn exportieren Im Reiter PERSONAL - MITARBEITER kann der Mandant seine Mitarbeiter anlegen. Im ersten Schritt trägt dieser alle persönlichen und beschäftigungsrelevanten Daten ein. Nur die mit Sternchen markierten Pflichtfelder sind verbindlich auszufüllen. Im Anschluss definiert der Mandant das Beschäftigungsverhältnis. Nach dem Speichern können die Mitarbeiter zu edlohn exportiert werden. Neuer Mitarbeiter Persönliche Daten

Bei Fragen nutzen Sie die ETL-Beratungspauschale  ANREDE*

Herr Frau

TITEL

Sie haben ein neues Team-Mitglied angelegt. Sie können nun Folgendes tun:

VORNAME* NACHNAME* GEBURTSDATUM*

Beschäftigung

BESCHÄFTIGUNGSART*

Vollzeit (VZ)

ZEITRAUM*



Unbefristet Befristet

BESCHÄFTIGUNGSBEGINN*

Entgelt

BEZUG*

PIN versenden

Zuschläge

Senden Sie die automatisch generierte PIN Ihrem Team-Mitglied per E-Mail zu.

Bestimmen Sie als nächstes die betriebsrelevanten Zuschläge.

 PIN versenden

Zu Beschäftigungsdaten wechseln 

Stundenlohnempfänger Gehaltsempfänger

STUNDENLOHN (BRUTTO)*

Arbeitszeiten

ARBEITSZEIT*

Stunden pro Woche Stunden pro Monat

MONATSSOLL*

Stunden



REGELARBEITSTAGE*

Mitarbeiter zu edlohn exportieren

Bild hinzufügen

Exportieren Sie Daten des Mitarbeiters zu edlohn. Dies erleichtert die Datenübernahme des Mitarbeiters

Legen Sie ein Profilbild für Ihren Mitarbeiter an.

Jetzt zu edlohn exportieren

 Zu Mitarbeiterdaten wechseln 

Flexibel Fest

Schließen 

Urlaub

JÄHRLICHER URLAUBSANSPRUCH* RESTURLAUB





RESTURLAUB VORJAHR



*Pflichtfeld

 Abbrechen

Monatssoll: Legen Sie eine feste Anzahl an Stunden

 Speichern

 Ansicht edlohn

24 / 58

Auf der Mandantenübersicht mit einem Blick sehen, ob Arbeitnehmerdaten zur Verfügung stehen.

25 / 58

 Ansicht edlohn

Beim Öffnen des Mandanten erhalten Sie eine Systemnachricht mit der Information, dass neue Arbeitnehmerdaten zum Import zur Verfügung stehen. Danach folgen Sie dem Pfad ABRECHNUNG - ARBEITNEHMER ANLEGEN. Der von edtime/edpep kommende Arbeitnehmer kann jeder Zeit von Ihnen in edlohn bearbeitet werden. ACHTUNG: Diese Änderungen bekommt der Mandant nicht mit. (Ausnahme: Vergabe der Personal Nr. (s. S. 18))

X

Wichtige Nachricht

Information edtime Es stehen neue Arbeitnehmerdaten aus edtime zum Import bereit.

OK

 Ansicht edlohn

26 / 58

Im Anschluss wählen Sie die Art der Stammdatenübernahme. Die Personalnummer kann nach Bedarf im zweiten Schritt an Ihre individuelle Reihenfolge angepasst werden.

Personalnummern gelten als Identifikationsmerkmal und sind daher immer identisch.

Bestimmen Sie wie gewohnt eine Personalnummer. Diese wird nach der Speicherung automatisch an edtime übermittelt.

27 / 58

 Ansicht edlohn

Alle drei Menüpunkte beinhalten die Überprüfung und Ergänzung der erfassten Mitarbeiterdaten.

Wichtig: Der Mandant muss die Mitarbeiter immer in edtime anlegen. Dennoch muss das MitarbeiterStammdatenblatt weiterhin an Sie gesendet werden, da in edtime/ edpep nicht alle Eingaben zur Erfassung eines Entgelts erfasst werden.

 Ansicht edlohn

28 / 58

Im letzten Schritt legen Sie fest, ob der Arbeitnehmer als Zeitlohn- oder Festbezugsempfänger zu betrachten ist. Dies ist wichtig für den Aufbau des Lohnartenkatalogs. Nach dem "Fertigstellen" wird der Mitarbeiter mit der neuen Personalnummer in edlohn angelegt.

 Ansicht edlohn

29 / 58

Sie befinden sich in der Arbeitnehmerübersicht. Hier sehen Sie in blau markiert den zuletzt angelegten Arbeitnehmer. Hinweis: Erst nachdem Sie auf Speichern gedrückt haben, wird die in edlohn festgelegte Personalnummer in edtime/ edpep übernommen.

 Ansicht edlohn

30 / 58

Merkblatt

Arbeitnehmer ist nun mit edlohn verknüpft und hat die Personalnummer von edlohn erhalten.

Übernahme der Daten, Festlegung einer Personalnummer

Neue Arbeitnehmer anlegen

31 / 58

Vorläufiger Monatsabschluss und Monatsabschluss

 Ansicht edlohn

Vorläufiger Monatsabschluss & Monatsabschluss

Monatsabschluss

Vorläufiger Monatsabschluss

Korrektur über Monatsabschluss

32 / 58

33 / 58

 Ansicht Mandant

Vorläufigen Monatsabschluss in edtime / edpep erstellen Standort1 Gruppe1 an edlohn übermittelt. Vorläufige Monatsabschlüsse werden

Vorläufiger Monatsabschluss (4 von 4 offen)

27. April 2016 IST

Suchen Brutto

Pers.  Nr.

Mitarbeiter 

BV 

2358

J. Antonsson

VZ

 3.000,00

168:00

2358

C. Bertrand

VZ

1.725,00

168:00

2358

J. Hudoni

MI

412,00

52:00

2358

S. Rüberich

VZ

920,00

min. 100:00 max. 120:00

2358

K. Sterling

VZ

(€)

SOLL Std.

Hilfe & Support

+ Schätzung

Gruppenebene = Ergebnis

 Status 3

Σ Stunden (Std.)

Σ Std.Aush. (Std.)

Zuschl. (Std.)

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis

10:00

Abmelden

Anne Knupfer



 (T)



Mandantenebene

Pausieren

 (T)



 (T)

 Abschließen

Sonderk. (€)

2

2,0 +30,00

00:30 + 87:51 42:00

05:15

2,0

Monatsabschluss erstellt



   



Ihr vorläufiger Monatsabschluss für April wurde erstellt. Die Daten 2,0

110:00

wurden erfolgreich an Ihren Lohnsachbearbeiter übermittelt.

Monat ist pausiert

Der Monatsabschluss steht für Sie als CSV und PDF im Archiv zur Verfügung. Schließen

IST

Der Mandant sieht alle Stunden bis einschließlich des gestrigen Tages.

+ Schätzung

= Ergebnis

Alles was der Mandant ab heute in die Zukunft schätzt steht hier.

Die Addition von IST und Schätzung wird an Sie geschickt.

34 / 58

 Ansicht Mandant

Monatsabschluss in edtime / edpep erstellen (Zeiten nach edlohn exportieren) Sobald der Mandant den Monat abgeschlossen hat, werden diese Daten automatisch nach Fertigstellung an edlohn übermittelt. Zusätzlich findet der Mandant die CSV und PDF Dateien zum Download im ARCHIV - MITARBEITER.

12345/67890 Hauptsitz Musterstrasse 12 34567 Musterstadt

Seite 1 / 2 Dezember 2015

Monatsabschluss  Sonstige Be- und Abzüge finden

Arbeitnehmer Antonsson-Anton, Johann 2358975 Peters, Max 2358975 Sterling, Kenny 2358975 Walz, Markus 2358975 Yüksel, Aykut 2358975 Ismaelovic, Ibrahim 2358975 Köster, Susanne 2358975 Müller-Wohlfahrt, Thomas 2358975 Sievers, Ulrike Maria 2358975 Einstein, Karolin 2358975 Borstenkramp, Luise Edeltraud 2358975 Wanner, Annika 2358975 Torendonjovic, Boris 2358975

02.01.2016

Sie in einem gesonderten Dokument.

Zeitangaben in Industriestunden

BV VZ VZ VZ VZ VZ VZ VZ VZ VZ VZ VZ

Gehalt

Stundenlohn

Summe Stunden

Stfr. Zuschläge

(Std.)

Summe Urlaub

(Std.)

Summe Krank

(Std.)

(Tage)

(Std.)

176,00

(Tage)

(Std.)

20,00

(Tage)

10,00

2,0

16,00

1,0

194,00

8,00

1,0

20,00

8,00

10,00

2,0

16,00

1,0

176,00

8,00

1,0

20,00

8,00

10,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

10,00 10,00

Sonst. Abwesenh. (Std.)

10,00

176,00

20,00

10,00

2,0

10,00

176,00

20,00

10,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

10,00

176,00

20,00

10,00

10,00

176,00

20,00

10,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

10,00

176,00

20,00

10,00

10,00

176,00

20,00

10,00

2,0

16,00

10,00

1,0

176,00

8,00

1,0

20,00

8,00

10,00

2,0

16,00

10,00

1,0

176,00

8,00

1,0

20,00

8,00

10,00

2,0

16,00

1,0

8,00

1,0

8,00

10,00

176,00

20,00

10,00

2,0

16,00

1,0

2.112,0

8,00

1,0

240,0

8,00

120,0

24,0

192,0

12,0

96,0

12,0

96,0

VZ VZ

Überstunden

(€) 10,00

(€)

 Es wurden keine Daten übermittelt

12:32 Uhr edpep 1.1

 Ansicht edlohn

35 / 58

Auf der Mandantenübersicht mit einem Blick sehen, ob neue Arbeitszeiten zur Verfügung stehen.

 Ansicht edlohn

36 / 58

Nach erfolgreich beendetem Monatsabschluss in edtime / edpep stehen die Stunden des Mandanten in edlohn zur Verfügung. Beim Öffnen des entsprechenden Mandanten erscheint ein Hinweis und eine zusätzliche Nachricht.

Zusätzliche Nachricht

 Ansicht edlohn

37 / 58

In der Arbeitnehmerübersicht importieren Sie über den Button "Schnellerfassung" die Stunden von edtime / edpep.

 Ansicht edlohn

38 / 58

Über die Import-Funktion können Sie die edtime / edpep-Stunden in edlohn importieren. WICHTIG: Definieren Sie die Tabellenköpfe, wie Sie es von der Schnellerfassung gewohnt sind.

Markieren Sie beliebige Spaltenköpfe

39 / 58

 Ansicht edlohn

Nun können Sie die vom Programm vordefinierten Spaltenköpfe als "keine Zuordnung" markieren, falls Sie dieses Merkmal bei Ihrer täglichen Arbeit nicht benötigen. Zusätzlich können Sie den Tabellenköpfen eigene Merkmale zuweisen. Speichern Sie nun Ihre Maske unter dem gewünschten Namen ab (Schritt 3). Speichern Sie Ihre Maske, damit bei jedem künftigen Import des Monatsabschlusses die gespeicherten Tabellenköpfe berücksichtigt werden.

Hier finden Sie alle Standardmerkmale von edlohn

Spalte wird nicht importiert

Definierter Spaltenkopf

40 / 58

 Ansicht edlohn

Was bedeuten die einzelnen Symbole? Diese Spalte wird nicht importiert. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie diese Spalte über einen Filter ausblenden.

Diese Spalte haben Sie mit einem x markiert. Auch diese können Sie zu einem späteren Zeitpunkt über einen Filter ausblenden, wollen aber zusätzlich niemals darüber informiert werden, wenn Werte enthalten sind.

Das bedeutet schlicht ein Hinweis für Sie. Beispiel: Aushilfsstunden sind nicht für Arbeitnehmer, die als Vollzeit oder Teilzeit angemeldet sind, gültig.

Der Arbeitnehmer ist bereits abgerechnet.

Der Mitarbeiter ist in Korrektur.

Arbeitnehmer Symbol

Hier bekommen Sie Informationen mit, ob es Korrekturen oder Hinweise für Sie beim einzelnen Arbeitnehmer gibt.

 Ansicht edlohn

41 / 58

Wenn Sie die Zuordnung Ihrer Tabellenköpfe fertiggestellt und die Maske einmal gespeichert haben, klicken Sie bitte auf "OK", um die nächsten Schritte einzuleiten. HINWEIS: Die Zuordnung der Tabellenköpfe müssen Sie nur einmalig machen. Bitte sprechen Sie sich mit Ihrem Mandanten ab, ob er ein Arbeitszeitkonto führt. Dies verhindert mehrmaliges Definieren von Tabellenköpfen.

Speichern Sie Ihre Maske, damit bei jedem künftigen Import des Monatsabschlusses die gespeicherten Tabellenköpfe berücksichtigt werden.

Nachdem Sie auf "OK" geklickt haben, sehen Sie nur noch die von Ihnen definierten Merkmale.

 Ansicht edlohn

42 / 58

Sobald Sie die Schnellerfassung geschlossen haben, klicken Sie auf "Berechnen". Dies bewirkt die Generierung der Entgeltabrechnungen der Arbeitnehmer.

 Ansicht edlohn

Korrekturen in edlohn vornehmen

43 / 58

 Ansicht edlohn

44 / 58

Korrekturen in edlohn vornehmen Mandanten, die sowohl einen vorläufigen Monatsabschluss als auch einen Monatsabschluss für den gesamten Monat machen, erzeugen gegebenenfalls Korrekturen bei den einzelnen Arbeitnehmern. HINWEIS: Bitte wechseln Sie in den Monat, in dem Korrekturen angefallen sind.

 Ansicht edlohn Wechseln Sie in den bereits abgerechneten Monat und öffnen Sie erneut die Schnellerfassung.

45 / 58

 Ansicht edlohn

160,00 158,670

Innerhalb der Spalten sehen Sie exakt welcher Wert bei welchem Arbeitnehmer eine Korrektur erzeugt hat. Zudem sehen Sie in einem Tooltip (wenn Sie mit der Maus drüber fahren) mit welchem Wert Sie abgerechnet haben, sprich: was vom vorläufigen Monatsabschluss kam.

46 / 58

 Ansicht Mandant

Was bedeuten die einzelnen Symbole in der Schnellerfassung? Tabellenköpfe Merkmal

zugeordnet / wird importiert

nicht zugeordnet / wird nicht importiert

unzugeordnet / wird nicht importiert

unzugeordnet / wird nicht importiert Zahlenkärtchen

2

a) Zelle mit fehlerhaftem Wert. Beispiel: Buchstaben b) Hinweis

1. Merkmal nicht für Arbeitnehmerart zur Verfügung  2. Abweichender Wert

Hinweise in den Spalten

Korrektur

Info

Fehler

47 / 58

 Ansicht edlohn

Nützliche Infos zu edtime/edpep

48 / 58

49 / 58

 Ansicht Mandant

edtime / edpep Stempelmedien (Zeiten erfassen) INFO Die Stempeluhren gibt es als Download für das Tablet, Smartphone, den Desktop und Browser. Der Mandant entscheidet wie seine Mitarbeiter Zeiten stempeln.

Zeiterfassungsmedien Tablet App

 iOS (ab 9.0),  Android (ab 4.4),  Windows (8, 8.1, 10)

Browser Stempeluhr Smartphone App

 iOS (ab 8.0),  Android (ab 4.2)

Desktop Stempeluhr

 OSX,  Windows,  Linux

50 / 58

 Ansicht Mandant

Urlaubs- und Zeitkonto INFO Standort1

Hilfe & Support

Gruppe1

Konten Juni 2016

Abmelden

Anne Knupfer

Mitarbeiter wechseln

Das Urlaubs- und Zeitkonto ist für den Mandanten in edtime / edpep verfügbar. Im Urlaubskonto wird der genaue

J. Wolf TZ

Arbeitstage (T) SOLL 20

Arbeitsstunden (Std.) SOLL 166:00 IST 136:00

Krank (T) 3,0

Resturlaub (T) 9,0

Urlaubsanspruch pro Monat für Arbeitnehmer ohne feste Wochenarbeitszeit errechnet. Dieser Anspruch wird

Zeiterfassung

Konten

Mitarbeiterdaten

Beschäftigungsdaten

Historie

Neue PIN 

mit der gesetzlich vorgeschriebenen 3-Monatsdurchschnittsbetrachtung kalkuliert.

Haben Sie arbeitsrechtliche Fragen? Nutzen Sie die ETL Beratungspolice. Hier stehen Ihnen erfahrene Rechtsanwälte zur Verfügung.

Monat Januar



 Urlaubskonto

2016



SOLL Tag (Std.) 08:00

Zeitkonto

 Drucken

Konto aktiv seit 01.01.2016



Übertrag

Stunden IST



+00:00

+155:00

(Std.)

AT

(Std.)

Stunden SOLL

Ausz.

(Std.)

19

(Std.)

+152:00

Zugang (Std.)

Art

+03:00

Mehrzeit

+02:00

Diff. Abschluss



+05:00

+171:00

21

+168:00

168:00



+08:00

+172:00

21

+168:00

175:00

+03:00

+04:00

31.03.2016

+178:00

21

+168:00

168:00



+15:00

+143:00

19

+152:00

152:00

-

+10:00

Mai 19.05.2016 22.05.2016

Juni

  

+06:00

+181:00

22

+176:00

176:00



+11:00

+169:00

21

+168:00

175:00

+03:00

+05:00

+01:00

31.07.2016

-

September -

Oktober November -

Dezember -

Summe  Status

Mehrzeit

+05:00

+190:00

23

+184:00

Detailansicht Mai 2016 (Std.) +11:00

+170:00

22

Mo. +160:00

20

18

Woche +05:00 25.04. - 01.05. +05:00 02.05. - 08.05.

19

09.05. - 15.05. +07:00

+01:00 +177:00

20

16.05. - 22.05.

+01:00

21

23.05. - 29.05.



Minderzeit

-09:00

Manuelle Korr.

KW



17



22

30.05. - 05.06.

Datum 01.05.2016 19.05.2016

Saldo Mai

+170:00 2 +00:30 9

16



30

Übertrag (Std.)

Mi. +160:00

Do. 160:00

+01:00 21 +01:00

 

10 17

+00:15 +168:00 +01:00

24 +2.008:00



11

+00:15 168:00

18

+00:30

252.020:00



-03:00

+15:00

Art

1:00

+06:00

15.06. - 25.06.

10

80:00 

30.06.

1

1:00

30.11.

2

2:00

20.12. - 31.01.

5

5:00 

3,3 Tage (Ø je 4:40 Std.) Resturlaub Vorjahr (T)

1,0

Bereits genommen (T)

1,0

Resturlaub (T)

3,3

 Resturlaub Vorjahr

-07:00

Mehrzeit



Fr.

12 19

Minderzeit

-06:00

Sa.

So.

IST SOLL +05:00 00:00 00:00 +07:00 42:00 40:00

+2:00

43:00 +16:00

40:00

+03:00

44:00

40:00

+04:00

+16:00 00:00

00:00

00:00

00:00 00:00  Saldenkorrektur

00:00

1

 +00:15

+02:00

+00:30

6

Mehrzeit 13

20 +09:00 +00:30 Mehrzeit

26 +45:00



27

7

   

14 21 28

Abgang (Std.)

8

  

15 22

-29:00 29



Diff.

Stunden gearbeitet (Std.)

Tage gearbeitet (T)

Erarbeiteter Urlaubsanspruch (T)

Tageswert

Januar

52

12

1,0

4,3

Februar

52

8

0,7

6,5

März

46

19

1,6

2,4

3,3

13,2

Summe

(Std.)

Summe

13,2

+09:00 -03:00

Monat

00:00

+15:00

Mehrzeit Manuelle Korrektur

1

Mehrzeit

Übertrag April +09:00

30.04.

Mehrzeit

31

Zugang (Std.)

40:00 

+05:00 Keine Arbeitszeiten erfasst

21 +168:00 168:00 3 4 5 +00:30 +00:30 +00:15

+2.036:0023 251



Di.

5

+11:00 +06:00

176:00

01.01. - 05.01.

Manuelle Korr.

184:00

+176:00

(Std.)

Mehrzeit

Diff. Auszahlung



Stunden

+15:00

-07:00

+05:00

-

August

Soll

Zugang (T) Abgang (T)

Datum

+11:00

-

Juli

Mehrzeit

Diff. Abschluss

+05:00

Urlaub auszahlen  Betrachtung  Drucken

Ist

+05:00

-



Arbeitszeitkonto

 Urlaub

+08:00

-

April

(Std.)

+05:00

31.01.2016

März

Saldo

(Std.)

150:00

-

Februar

 Einstellungen

Abgang

-03:00

+21:00

129:00

120:00

Abbrechen 

+09:00 

Speichern 

Summe Tageswert

÷

3

Anzahl Monate

=

4,4

Wert eines Urlaubstages

51 / 58

 Ansicht Mandant

Stempeluhr aktivieren INFO Pro Betriebsstätte wird ein Tablet benötigt. Den dargestellten Ablauf richtet der Mandat einmalig ein, um die Arbeitnehmer der jeweiligen Betriebsstätte abzubilden.

Hier loggt sich der Admin in die Stempeluhr ein, um dann den Standort und die Gruppen auszuwählen.

2

3

1 4

5 Auf dieser Oberfläche wählt der Mitarbeiter sein Profil an, um sich dann einzustempeln.

MO

DI

MI

DO

FR

SA

SO

Julia Wolf

Florian Eisenmann

Katharina Christos

Stefanie Seifert

Maike Schaller

Stefanie Röttgen

Mustergruppe 1

Mustergruppe 2

Mustergruppe 3

Mustergruppe 2  Hauptgebäude Hauptstrasse 28199 Bremen

52 / 58

 Ansicht Mandant

PIN Dokument (für Mitarbeiter) INFO Der Mandant kann das PIN Dokument eines Mitarbeiter herunterladen oder direkt versenden.

06.11.2015

Lieber Herr Musterman,

1 A. Knupfer

Sie wurden von Ihrem Arbeitgeber zu edpep eingeladen, damit Sie dort spielend leicht Ihren Arbeitsbeginn, Ihr Arbeitsende sowie sämtliche Pausen erfassen können.

2

Was Sie außerdem erwartet: • Bearbeitung Ihres Profils • Einsicht in Ihren Sichtplan & Kalender • Zusammenfassung Ihrer Arbeitszeiten

Benutzername: m.mustermann

MO

DI

MI

DO

FR

SA

SO

PIN: 1234

Julia Wolf

Florian Eisenmann

Katharina Christos

Stefanie Seifert

Maike Schaller

Stefanie Röttgen

Pierre Lang

Paula Schneider

Kenny Sterling

Mustergruppe 1

SO EINFACH GEHT’S:

M. Mustermann

Mustergruppe 2

m.mustermann

Mustergruppe 3

Ihre edpep App aufrufen.

Den oben angezeigten NAMEN & PIN eingeben.

Mustergruppe 2  Hauptgebäude Hauptstrasse 28199 Bremen

Ihre gewünschte PIN zwei mal eingeben.

3 m.mustermann

eurodata AG Großblittersdorfer Str. 257-259 D-66119 Saarbrücken

Kontaktieren Sie Uns [email protected]

Julia Wolf PIN eingeben

Max Mustermann

Die automatisch generierte PIN wird einmalig genutzt. Jeder Mitarbeiter muss bei erstmaliger Nutzung eine eigene PIN erstellen.

 1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

 Übersicht

 Ansicht edlohn

Übernahme geänderter Arbeitnehmerstammdaten

53 / 58

54 / 58

Übernahme geänderter Arbeitnehmerstammdaten Standort1

Hilfe & Support

Gruppe1

Personal

Anne Knupfer

Bei jeder Änderung von Titel, Name,

Abmelden

Vorname, Straße, Hausnummer, PLZ

Mitarbeiter wechseln

oder Ort können von edtime immer

Juni 2016

J. Wolf TZ

Zeiterfassung

Arbeitstage (T) SOLL 20

Konten

Mitarbeiterdaten

Arbeitsstunden (Std.) SOLL 166:00 IST 136:00

Beschäftigungsdaten

Julia Wolf

Vollzeit (VZ)

Benutzername

j.wolf

Personalnummer

WO123

Beschäftigt seit

01.01.2015

 Bild löschen

Mitarbeiterdaten drucken

Person

Geänderte Stammdaten an

Historie

j.wolf

ANREDE*

Herr

STRASSE

Ziegelbrennerstraße

HAUSNUMMER

5

PLZ

70374

ORT

Stuttgart

TITIEL

Dr.

VORNAME*

Julia

NACHNAME*

Wolf

GEBURTSDATUM*

13.06.1985

GEBURTSORT

Stuttgart

PERSONALNUMMER

WO123

TELEFON Frau

Geänderte Werte zu edlohn exportieren



Möchten Sie die geänderten Werte zu edlohn exportieren? Die Werte können Sie später auch über den Button "Status edlohn" exportieren. Deutschland   Alle abwählen Alt

E-MAIL

Titel

Dr.

-



*Pflichtfeld

Vorname

Julia

Juliane



Wolf

Wolferl



* erzeugt beim Öffnen des Mandanten eine edtime und Mitarbeiter löschen

werden.

Neu

STEUER-ID

*Pflichtfeld

Arbeitnehmers an edlohn übermittelt

Wert

SOZIALVERSICHERUNGSNUMMER

Systemnachricht.

alle Stammdaten des betroffenen Neue PIN 

MOBIL

edlohn sammelt alle Änderungsmeldungen von FARBE

übertragen

Anschrift und Kontakt

LAND

BENUTZERNAME*

Krank (T) 3,0

Resturlaub (T) 9,0

Nachname Stempeluhr

 Schließen

Zu

exportieren

55 / 58 Öffnen Sie nun die Schnellerfassung, um die Stammdatenänderungen über Import > Stammdatenänderungen aus edtime zu übernehmen.

Alle Spalten sind bereits korrekt mit Lohnarten verbunden, sodass Sie nichts mehr zuzuordnen brauchen.

 Ansicht edlohn

Verknüpfung neuer Arbeitnehmer

56 / 58

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Verknüpfung neuer Arbeitnehmer Neuer Weg zur Anlage eines Mitarbeiters: - edtime liefert nun beim Export des Monatsabschlusses auch die Arbeitnehmer mit, die noch keine Verknüpfung zu edlohn besitzen, allerdings ohne Personalnummer. - Beim Import des Monatsabschlusses in edlohn kann man nun erkennen, ob Arbeitnehmer im Monatsabschluss vorhanden sind, die noch nicht miteinander verknüpft wurden. - Man kann dann beim Import in der betreffenden Zeile den Arbeitnehmer verknüpfen. Dazu öffnet sich ein Dialog, in dem alle AN, die noch nicht verknüpft sind, angezeigt werden. Dieser neue Vorgang verhindert Fehlerquellen, wie beispielsweise falsche Personalnummern oder vertauschte Stunden im Monatsabschluss.

1

58 / 58 2

Wählen Sie den Arbeitnehmer aus, den Sie verknüpfen möchten. Dadurch wird die Personalnummer eingetragen und systemseitig eine Nachricht mit der Personalnummer an edtime übermittelt.

!

Falls der Arbeitnehmer noch nicht in edlohn angelegt wurde Schließen Sie den Import und legen Sie den neuen Arbeitnehmer entweder über den edtime-Import oder über Hauptsitz > rechte Maustaste > Arbeitnehmer erstellen an. Danach kann für den Arbeitnehmer beim Import des Monatsabschlusses die Verknüpfung vorgenommen werden.