Curso del programa Excel

Las Dos Herramientas Principales

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Visualizar antes de imprimir

Deshacer

Orden Descendente

Abrir Documento Corrector de Ortografía Rehacer Guardar documento Cortar E-mail Libro/hoja

Insertar Hipervínculo

Copiar

Buscar

Asistente para gráficos

Autosuma

Pegar

Imprimir

Fuente

Negrita

Central

Reducir Sangría

Estilo Porcentual Aumentar Sangría

Alineación a la derecha Estilo Millares

Cursiva Subrayado

Ayudante

Orden Ascendente

Alineación a la Izquierda Euro Tamaño de Fuente

Zoom

Euroconversor

Copiar Formato

Dibujo

Bordes

Combinar y Centrar Aumentar decimales Color de Relleno Estilo de Moneda

Disminuir Decimales Color de Fuente

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel

La Ventana de Excel Barra de Título

Barra de Menú

Cuadro de Nombres

Barra de Formato

Teclas de Botones de desplazamiento Barra de Filas

Barra de Herramientas Estándar

Etiqueta de Hoja

Celda Activa

Barra de Fórmulas

Barra de Columnas

Barra de desplazamiento Horizontal

Barra de Desplazamiento Vertical

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (1ª) Como Nominar, Guardar y encontrar Hojas de Cálculo Al abrir Excel por primera vez, aparece en pantalla un libro de trabajo en blanco llamado libro 1. Este puede contener de 3 a 10 hojas, dependiendo de la versión de Excel. Las hojas en blanco se denominan, inicialmente, Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc...

1º.- Como cambiar el nombre a una hoja de trabajo: Opción a); doble clic izquierdo sobre el nombre para seleccionarlo, seguidamente escribimos en nuevo nombre y pulsamos Intro. Opción b); Clic derecho sobre el nombre que queremos cambiar y nos aparece la siguiente ventana. Seguidamente clic izquierdo en Cambiar Nombre y nos queda seleccionado para escribir el nuevo.

2º.- Como Guardar y nombrar: Es conveniente guardar el trabajo con frecuencia. Cuando guardas un libro por primera vez, tienes que asignarle un nombre. Seleccionamos Archivo y en el desplegable clic en Guardar Como, saliendo la ventana inferior izquierda. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel El libro de trabajo se guardará en la carpeta que muestra el cuadro Guardar en. Recuerda el nombre de la carpeta en la que se ha guardado el libro.

En el cuadro Nombre del Archivo, escribe el nombre que quieras darle al libro, (Excel añadirá Automáticamente la extensión .xls). Seguidamente clic izquierdo en Guardar.

3º.- Como cerrar un libro Para cerrar el libro Clic izquierdo en el Botón superior derecho.

Si se ha realizado algún cambio desde la última vez que lo guardaste, aparecerá un cuadro que preguntará si desea guardar los cambios. Haz izquierdo en Si o No si no lo deseas.

4º.- Como abrir un nuevo libro

Celda Una hoja de cálculos está dividida en filas y columnas. La intersección de ambas, da lugar a una región denominada Celda, en el ella podemos escribir, cifras, texto o fórmulas etc…

Para abrir un libro nuevo, clic izquierdo en el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel 5º.- Como abrir un libro Guardado

Para abrir un libro guardado, clic izquierdo en Abrir en la barra Estándar. Y se abre la ventana de la derecha En el cuadro de diálogo Abrir, doble clic izquierdo en el libro que se quiera abrir.

6º.- Como encontrar un libro guardado:

Para encontrar el libro deseado. Clic izquierdo en Abrir en el Menú Archivo. Seguidamente clic izquierdo en Herramientas en la parte superior derecha del cuadro de diálogo Abrir y seleccionar Buscar, apareciendo la ventana superior derecha Buscar. En Buscar en: Seleccionamos Mis Documentos y haga clic en Buscar, se abrirá la ventana siguiente Abrir donde se encuentran los libros de trabajo Excel.

Libro de trabajo Es el nombre que reciben los ficheros que creas en Excel. La extensión que se aplica a estos archivos es “ XLS”

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (2ª) Introducir Datos Excel se basa en la Hoja de Cálculo y una serie de Celdas en las que se introducen los datos.

Como seleccionar las celdas de La hojas de cálculo Para escribir, borrar o colorear una celda, la debemos seleccionar primero. Podemos seleccionar una celda, un bloque de celdas, una fila horizontal o una columna vertical. También se pueden seleccionar varias filas y columnas al mismo tiempo, en este caso aparecerá en negro el grupo seleccionado menos la celda activa que permanecerá en blanco.

1º.- Como seleccionar una celda: Situamos el puntero del ratón sobre la celda que deseamos seleccionar y hacemos clic izquierdo.

Celda activa

El Reborde Negro que aparece en la celda, indica que está seleccionada y ahora es la Celda Activa

2º.- Como seleccionar un Rango: Un Rango puede ser desde unas celdas adyacentes en una misma fila o columnas hasta una amplia zona rectangular

Celda activa

a).- Clic izquierdo al principio del rango que queramos seleccionar. Mayús b).- Mantén pulsada la tecla , y haciendo clic izquierdo en el lado opuesto al bloque, obtendremos el Rango seleccionado como muestra la imagen superior derecha

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Como seleccionar las celdas de La hojas de cálculo 3º.- Como seleccionar una Columna:

Botón de encabezamiento de Columna

Haciendo clic izquierdo en el Botón de encabezamiento de la Columna que deseamos seleccionar

4º.- Como seleccionar una Fila: Botón de encabezado de Fila Para seleccionar una Fila, pulsar Clic izquierdo en el botón de encabezamiento de fila, como muestra la figura de la derecha.

5º.- Como seleccionar Filas o Columnas Para seleccionar varias filas, clic izquierdo sobre un Botón de encabezamiento de Filas y sin saltar el ratón, arrastrar hasta donde queramos seleccionar, luego soltamos el ratón y ya tenemos las filas seleccionadas como muestra la ventana inferior izquierda

Para seleccionar varias columnas, clic izquierdo sobre un Botón de encabezamiento de Columnas y sin soltar el ratón, arrastrar hasta donde queramos seleccionar, luego soltamos el ratón y ya tenemos seleccionadas las columnas como se muestra en la ventana superior derecha. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Como seleccionar las celdas de La hojas de cálculo 6º.- Como seleccionar varios bloques:

¿Por qué seleccionar varias celdas?

Celda activa

Para realizar actividades en bloque, como: Formatear, Insertar nuevas columnas, filas o celdas. Eliminar celdas. Duplicar la información existente de una celda a otra. Los nuevos datos solo se pueden introducir en una celda a la vez. Para ahorrar tiempo, seleccionamos todas las celdas sobre las que vayamos a trabajar antes de empezar a escribir.

Pulsamos la tecla

Ctrl

seguidamente clic izquierdo del ratón y seleccionamos la primera

Celda o Bloque y manteniendo presionada la tecla Ctrl., seleccionamos el siguiente bloque o Celda y así hasta conseguir los bloques deseados. Soltar la tecla Ctrl. Y nos quedan los bloques seleccionados como muestra la ventana superior.

7º.- Como seleccionar toda la Hoja:

Pulsar clic izquierdo del ratón en la esquina superior izquierda de la Hoja de Cálculo. Este es el Botón para seleccionar toda la hoja, y la Celda superior izquierda será la Celda Activa Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (3ª) Introducir Texto Tres son las clases de datos que se pueden introducir en una hoja de cálculo; Fórmulas, Números y Texto. El Texto se utiliza como etiquetas para las filas y columnas, es conveniente introducir primero estas etiquetas al preparar una hoja de cálculo, para configurar su estructura.

1º.- Selecciona la primera celda de texto: Cuadro de nombre

Celda activa

Etiqueta Control que muestra texto descriptivo, como puede ser el título de un informe. Las etiquetas pueden estar adjuntas a un control determinado, o ser independientes.

a)- Clic izquierdo sobre la celda A3 para seleccionarla. Ahora la celda A3 es la celda activa y cualquier cosa que se escriba aparecerá en ella. b)- Fíjate como en el cuadro de nombre nos aparece A3.

2º.- Como introducir el Texto: Nota: Si escribes mal una letra, pulsa la tecla Ret, para borrar la última letra escrita. Si queremos cambiar el texto desde cero, pulsa la Tecla Esc. Es fácil cambiar los datos después de haberlos escrito.

Escribir la palabra, al finalizar aparece una barra vertical intermitente, llamada Punto de inserción que se encuentra a la derecha de la última letra introducida.

3º.- Completa la introducción:

Alinear el texto Excel introduce automáticamente el texto desde el lado izquierdo de la celda (alineación izquierda), mientras el numérico es de alineación derecha. Puedes cambiar la alineación de datos de una celda, utilizando los botones de la barra de herramientas

Cuando termines de escribir, pulsa Intro celda activa pasa a ser la A4.

. Así finaliza la introducción de datos y ahora la

Abril 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel 4ª.- Etiquetas para títulos de Filas: a) – Escribe CD-R-700MB en la Celda A4 (este es uno de los artículos de referencia) y pulsa en Intro

b) – Seguidamente escribiremos en las Celdas A5 CD-RW-650MB, en A6 DVD-R-4’ 7 GB y en la A7 Disco-1´44 MB. Después de escribir cada uno de los artículos en su celda, pulsar Intro

5ª.- Etiquetas para títulos de Columnas: Ahora añadiremos unas Etiquetas como título de columnas para los datos numéricos que introduciremos en la hoja de cálculo. a) – Primero seleccionamos las Celdas B3, C3 y D3, para lo cual clic izquierdo sobre B3 y sin soltar arrastramos el ratón hasta D3. Seguidamente escribimos en B3 (celda activa) Ventas (caja 10Un.)

b) – Completa la introducción pulsando la tecla Tab derecha c) – Escribe en la Celda C3 Precio € y pulsa Tab

d) – Escribe en la celda D3 Ingresos por ventas

. Ahora la Celda Activa se mueve hacia la

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Curso del programa Excel 6º - Añadir Etiquetas de Texto: a) – Selecciona la Celda C8 y escribe Ingresos Totales . Pulsa Intro

b) – Selecciona la Celda B12 y escribe Últimas actualizaciones, pulsa Intro pulsa Intro , por último escribe Hora en la celda B14.

al terminar.

, escribe Fecha y

Rango Conjunto de Celdas contiguas, por ejemplo; un rectángulo de celdas de varias filas y columnas o incluso toda la hoja de cálculo

c) – Selecciona la celda A16 y escribe Proporción del artículo que es, pulsa Intro la Celda A17 CD-R- 700MB y pulsa Intro

. . Escribe DVD-4’7MB, y pulsa Intro

. Escribe en . Y por

último escribe Disco 1’44MB en la celda A19 También se puede concluir la introducción de datos en una celda, con el botón izquierdo del ratón, pulsando sobre otra de las celdas libres.

Abril 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel 7º - Como ajustar el Ancho de las Columnas: Hay métodos rápidos para ajustar el ancho de las columnas y acomodar los datos de la celda. a) – Mueve el Puntero del ratón sobre la línea que separa las barras de columnas B y C, el puntero se convierte en una doble flecha horizontal.

b) – Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrastra el puntero hacia la derecha. Una línea vertical muestra la posición del ancho de columna, suelta el botón cuando esté a la derecha de Caja (10Un.) en la celda B3.

C) – Situa el puntero del ratón sobre la línea que divide las columnas B y C; Doble clic izquierdo del ratón. Con este método el ancho de la columna se establece automáticamente en relación al texto más largo. Podemos repetir tantas veces como necesitemos. Nota: Con frecuencia tendrás que introducir la misma etiqueta más de una vez en la hoja de cálculo. Cuando Excel detecta que intenta escribir de nuevo una etiqueta en la misma columna, la función de autocompletar se la escribe. Si está de acuerdo pulse Intro o Tab . Si no está de acuerdo, escriba la nueva etiqueta Abril 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (4ª) Introducir Números Los valores numéricos incluyen enteros, decimales, fracciones, cantidades monetarias, porcentajes, fechas y horas. Excel utiliza diferentes reglas para saber si los caracteres introducidos en una celda son valores numéricos y de que clase (enteros, horas etc.). Cuando reconoce un valor numérico, lo alinea a la derecha de la celda. Solo se podrá realizar operaciones de cálculo del contenido de una celda si estos han sido introducidos como valor numérico

1º.- Introducir números enteros: a) - Haz clic izquierdo en la celda B4 y escribe un número, este representa el número de cajas de CD-R vendidas (no es necesita escribir el punto en números mayores de 1.000) pulsa Intro una vez escrito el número.

b) – Ahora introduce los siguientes números 12, 7, y 4 en las celdas B5, B6, y B7, pulsa Intro después de cada entrada. Estos números representan las ventas de cajas de artículos.

2ª.- Introducir decimales:

Dependiendo del formato de la celda, así queda anotada en la misma un número o notación numérica. Por omisión las celdas tienen formato numérico “general”. Cuando escribes cualquier expresión numérica en una celda con formato “general”, Excel analiza el tipo de expresión y la visualiza en forma estándar apropiada. Por ejemplo, un estero se visualiza como estero, una

fecha como fecha, etc. Los decimales se introducen en las celdas igual que se escribe. a) – Selecciona C4 en la columna Precio, y escribe un decimal 6,25 que es el precio de la caja de CDR de 700MB en Euros con céntimos, después de elegir el estilo de moneda. Pulsar Intro . b) Seguidamente introduciremos en C5 y C6, el precio de los artículos CD-RW y DVD.

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Curso del programa Excel Introducir fracciones:

a) – Los discos de 1,44 MB tienen un precio de venta de 4 ¾, lo expongo así para poder explicar como introducimos fracciones en una celda. b) – En la celda C7 escribe un 4, espacio, 3 luego / y para finalizar 4 y pulsar Intro

Números largos

Al introducir un número mayor de 11 dígitos en una celda, como se aprecia en la ventana superior izquierda será visualizado de forma abreviada como nos muestra la ventana superior derecha.

Para visualizar el número entero, tenemos que cambiar el Formato de la Celda de General a Formato numérico. Para cambiar el formato de la celda. 1º seleccionar celda, seguidamente clic izquierdo en Formato de la Barra de Menús, a continuación clic izquierdo en Celdas y nos aparece la ventana superior izquierda, donde en Categoría seleccionaremos Número y aceptamos, ahora la celda nos muestra todos los números como se aprecia en la ventana superior derecha. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (5ª) Introducir Divisas y Fechas 1º.- Introducir Monedas: a) – Para aplicar el Estilo de Moneda seleccionamos las celdas C4 a C7, como se muestra en la ventana inferior izquierda.

b) – Clic izquierdo en el Botón de moneda (€) de la Barra de herramientas, ahora nos aparece el € detrás de cada número, además el número fraccionado (4 ¾) aparece como € y decimales según se aprecia en la ventana superior derecha c) – Para que Excel reconozca la cantidad monetaria, solo puede usar la moneda definida en Configuración regional en el Panel de control. Las celdas que no se reconozcan como valores numéricos no se pueden usar para cálculos.

2º.- Introducir fechas: a) – Una Forma de introducir una fecha en una celda para que sea reconocida es; escribir el día, espacio, las tres primeras letras del mes, espacio y a continuación el Año con todos sus dígitos b) – Selecciona la celda C13, escribe 3 Abr 2004 y pulsa Intro , ahora la entrada aparecerá como 3 Abr 04, alineada a la derecha para indicar que ha sido reconocida como fecha.

También podemos introducir la fecha de hoy de forma rápida; selecciona una celda y pulsa ctrl. + ; al mismo tiempo. Otra de las formas de introducir una fecha es después de seleccionar una celda, escribir el día el mes y el Año, separados por una barra /.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel 3º.- Introducir Horas: a) Para escribir la hora utiliza el reloj de 24 horas, dos puntos : y a continuación los minutos, también se puede utilizar el reloj de 12 horas, en esta ocasión escribe la hora, dos puntos : , espacio y AM o PM. b) Selecciona la celda C14 y escribe 16:35 y luego pulsa Intro . Excel visualizará la hora en la misma forma que la has escrito.

4º.- Introducir Porcentajes: Para introducir porcentajes, escribe el número seguido del símbolo de porcentaje. También se puede convertir el decimal de una celda en porcentaje aplicando el Estilo Porcentaje a la celda. a) – Escribe en la celda B 17, 50% y pulsa Intro

b) – Escribe en la celda B 18, 0,25 y pulsa Intro . Ahora clic de nuevo en la celda B 18 y a continuación en el Botón Porcentaje, de la barra de herramientas Formato, para convertir el decimal en porcentaje y pulsa Intro . Ahora escribe 25% en la celda B 18 y a continuación guardamos el libro de trabajo. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (6ª) Fórmulas y Cálculos 1º.-Multiplicar dos valores de celdas: Siguiendo el ejercicio, queremos saber el resultado de la venta de los artículos referenciados, por lo que tenemos que multiplicar el número de cajas por el importe de las mismas: a) – Selecciona la Celda D4 y escribe el signo = seguido de la dirección de las dos celdas de referencia separadas por el operador de multiplicación *.

b) – Selecciona la Celda D4 y escribe; =B4*C4 y pulsa Intro . Selecciona de nuevo la Celda D4 y observamos el Barra de Fórmulas la diferencia entre lo que aparece en la Barra de Fórmulas y en D4

2º.- Fórmulas utilizando el Ratón: En lugar de escribir podemos utilizar el Ratón como ayuda para establecer fórmulas, utilizaremos el siguiente método para introducir la fórmula; =B5*C5 en la Celda D5.

a) – Seleccionamos la Celda D5 y escribimos el Signo =.

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Curso del programa Excel b) – Clic izquierdo el la Celda B5, ahora D5 contiene; =B5

c) – Escribe el asterisco * y pulsa clic izquierdo sobre C5. Seguidamente pulsa Intro

Para finalizar usa cualquiera de los dos métodos para introducir las fórmulas; =B6*C6 en la celda D6; y =B7*C7 en la celda D7.

3º.- Sumar Valores de varias Celdas: a) - Para sumar los valores de varias celdas, puedes escribir una suma de adición, es decir para sumar las celdas D4 a D7 usando la fórmula; =D4+D5+D6+D7. y pulsa Intro

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Curso del programa Excel b) – Pero la forma más rápida cuando todas las celdas son adyacentes en la fila o en la columna, es con el método de Autosuma. Para sumar en la Celda D8 , los ingresos generados por cada artículo en particular, de las celdas D4 a la D7, selecciona primero D8 y pulsa clic izquierdo en el Botón de Autosuma de la Barra Estándar.

Ahora aparece un borde intermitente alrededor de las celdas D4 a D7 y en la Fórmula =SUMA D4 D7 de la Celda D8, así como en la Barra de Fórmulas. c). Pulsa Intro

y la suma total de ingresos aparecerá en la Ceda D8.

Los cinco operadores aritméticos disponibles son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), ^(elevar). El operador exponencial ^, eleva el valor a la potencia deseada, el operador exponencial tiene preferencia sobre cualquier otro operador.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (7ª) Formato Simple Resaltar: Todas las hojas de cálculos se pueden beneficiar de un Formato Básico, para resaltar Encabezados e Información. a) – Podemos resaltar las Etiquetas de Filas y de Columnas, una de las formas es utilizando Negrita como color de fuente. Selecciona las celdas A3 a D3 y pulsamos Negrita, luego en Color de relleno

b) – También podemos separar distintas partes de una hoja de cálculo con un Borde. Selecciona las Celdas C8 y D8, pulsa clic izquierdo en la Flechita junto al botón Borde y selecciona un borde grueso de la paleta.

Transferir Formatos: Se puede copiar un Formato de una celda a otra sin cambiar el contenido. a) – Selecciona la celda (A6) cuyo contenido quieres Copiar, Pulsa clic izquierdo en Copiar Formato en la Barra de Herramientas Estándar

Hoja de trabajo En Excel, cada libro de trabajo nuevo incorpora en principio tres hojas: HOJA 1, HOJA2 y HOJA3. Cada una está estructurada en Columnas (identificadas por letras) y Filas (determinadas por números)

b) – Pulsa Clic Izquierdo en la celda (A10) donde quieres transferir el Formato Copiado. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (8ª) Copiar Datos Rellenando Colocar los mismos datos en celdas adyacentes es una tarea usual en Excel. En lugar de volver a escribir los datos en las celdas, puedes escribirlo una vez y luego copiarlos utilizando los métodos de Relleno y Autorelleno.

Seleccionar un Rango para rellenar: a) – Selecciona el Rango A5, luego extiende la selección a las celdas A6 a A9.

b) – En el Menú Edición selecciona Rellenar y en el submenú de la derecha, selecciona Hacia abajo, ahora las celdas desde A5 a A9 se rellenarán con el nombre de Sr. García.

Seleccionar una celda para Autorrelleno: Autorrelleno es otra forma que se usa para rellenar y se ejecuta arrastrando el Ratón. a) – Selecciona la celda A12 y en la parte inferior derecha el puntero del ratón se convierte en una cruz, mantén pulsado el botón izquierdo y arrastra hasta la parte inferior derecha de la celda A16.

b) – Ahora suelta el ratón y la etiqueta Sra. Calabuig ha sido copiada desde la A12 a la A16. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (9ª) Crear Series de Datos En Autoformato se puede usar además de copiar datos en un rango, para crear series de datos a lo largo de los Rangos como: Una serie de fechas (1 Abr, 2 Abr, 3 Abr..), meses (Ene, Feb, Mar..), días de la semana (lunes, Marte.) y series de números (1, 2, 3.).Esto ahorra tiempo a la hora de crear ciertas hojas de cálculo

Crear una serie de días: a)En la hoja de cálculo Agenda, escribe en la celda B4 Día semana y pulsa Intro en la celda B5 y pulsa Intro .

, luego escribe Lunes

b) Selecciona de nuevo la celda B5, sitúa el puntero sobre el Controlador de relleno y arrástrale puntero hasta que el reborde gris del Autoformato abarque las celdas B5 a B9. Suelta el botón del ratón, el Autoformato ha rellenado estas celdas con los demás días de la semana.

Crear Series de Fechas: a) Escribe Fecha en la celda C4 y 31 de Mayo 2004 en la celda C5, Pulsa Intro. b) Selecciona la celda C5 y arrastra el Control de relleno hasta C9, cuando sueltes ya tienes las fechas.

Crear una Serie de Horas: En ocasiones tendrás que facilitar al Autorrelleno los dos primeros valores de una serie. a) Escribe 8:30 AM en la celda D4 y 9:00 AM en la E4 y luego selecciona las dos Celdas. b) Arrastra el relleno hasta la celda G4 y cuando sueltas el ratón ya tenemos el horario.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (10ª) Copiar y Pegar Copiar una sola Celda: a) Escribe Sr. Ferrer en la Celda E5 y pulsa Intro elige Copiar.

. Selecciona de nuevo E5 y el Menú Edición

b) Ahora aparece un reborde intermitente alrededor de la Celda C5, indicando que el contenido ha sido copiado en la Carpeta. Podemos usar el teclado para los comandos Copiar y Pegar. Para Copiar mantén presionada la tecla Ctrl. y pulsa C. y para Pegar, mantén presionada la tecla Ctrl. y pulsa V.

Pegar los Datos de la Celda Copiada: a) Selecciona la Ceda C8 (que es donde queremos copiar) y seguidamente en Edición de la Barra de Menús elige Pegar, el nombre del Sr. Ferrer se nos pegará en la Celda E8.

b) Podemos repetir la acción de pegar, en esta ocasión en la Celda F9, ahora pulsa Esc. para finalizar Copiar/Pegar. Si lo que quieres es Mover los datos dentro de la hoja de cálculo, otra ubicación sin dejar copia en el lugar de origen, puedes llevarlo a cabo la operación Cortar y Pegar. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Copiar y Pegar Copiar un Bloque de Celdas: Para Copiar y Pegar el diario completo del Sr. García en la parte del diario de la Sra. Calabuig. Para llevar a cabo un pegado múltiple después de la orden de copiar, mantén presionada la tecla ctrl. y luego selecciona, una a una las diferentes Celdas de Pegado. Solo tiene que seleccionar Pegar del menú Edición, o utilizar el Botón de la Barra Estándar. a) Seleccionar el Rango B4 a F9, luego pulsar Edición de la Barra Estándar y selecciona Copiar.

Pegar el Rango Copiado: Cuando pegas un Bloque de datos, solo se necesita seleccionar la Celda superior izquierda de la zona donde se tiene que pegar.

Cuidado al pegar. Al Copiar y Pegar Rangos de Celdas, si seleccionas un Rango mayor que el copiado, Excel emitirá un mensaje de error, indicando que la zonas copiar y pegar no concuerdan. Lo mejor es seleccionar solo la Celda superior izquierda de la zona elegida. Hay que tener cuidado de no pegar rangos encima de datos existentes en la hoja, pues no recibirás ningún mensaje a) Selecciona la Celda B11, la Celda superior izquierda del Rango elegido, y en Edición de la Barra Estándar, selecciona Pegar. Los datos copiados se pegan en el Rango B11 a F16. Ahora debes guardar los cambios.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (11ª) Copiar con Arrastrar y Soltar Copiar y Arrastra Una sola Celda: Arrastrar y Soltar, es otro método útil para copiar datos de una Celda o un Rango a otra parte de la hoja de cálculo. a)- Escribe en la Celda D13 Mariano y coloca el puntero del ratón en la parte inferior (se convertirá en una flecha), mantén pulsado el ratón.

b) Mantén pulsada la tecla Ctrl.., el signo + aparecerá junto al puntero del ratón. Arrastra el ratón para que el puntero se desplace hacia abajo, un Rectángulo intermitente del tamaño de la Ceda se mueve hacia la celda donde queremos copiar, en este caso a D15, suelta el botón de ratón y la tecla Ctrl., y ya tenemos copiado el nombre de Mariano en D15.

Copia y Arrastra un Bloque de Celdas: Se puede arrastrar y soltar un Rango lo mismo que si fuera una sola Celda.

a) Selecciona el Rango D11 a E12, mueve el ratón al borde inferior hasta que el puntero se transforme en una Flecha. Pulsa el Ratón y la Tecla ctrl. , arrastra el ratón hasta que el rectángulo intermitente entre D13 a E14, suelta el ratón y la tecla Ctrl. y el Rango arrastrado se ha pegado entre D13 a E14.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (12ª) Insertar Nuevas Columnas, Filas y Celdas Insertar una Columna: a) Selecciona la columna donde quieres insertar la nueva, en este caso E, pulsando sobre el Botón E de la Barra de Columnas.

b) En el Menú Insertar elige la opción Columnas y nos aparece la Nueva Columna en blanco que desplaza el contenido de la Columna E y las siguientes, una Columna hacia la derecha.

c) Escribe un nuevo horario en la Columna E4 (8:45 AM) y copia esta hora en la Columna E11 , seguidamente añades alguna cita en la Columna E.

Al insertar una Nueva Columna, esta se inserta en el Lado Izquierdo de la Columna Seleccionada, es decir que desplaza hacia la derecha la columna seleccionada. Cuando Insertas Filas, estas se insertan Encima de las Fila Seleccionada. No puedes elegir la dirección en que la Columna o Fila se desplaza, (esto solo existe para insertar una o varias celdas). Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel Insertar dos Filas: Queremos agregar dos Filas a la Hoja de Calculo, en este caso para el Sábado y Domingo.

a) Selecciona las filas 10 y 11, aquí situarás las Nuevas Filas. b) Pulsa en Insertar de la Barra de Menús y selecciona Filas. Las nuevas Filas insertadas desplazarán a las originales hacia abajo.

c) Selecciona la zona de A 9 a B 9 y aplica el Autorrelleno hasta A11-B11, de esta forma prolongamos tanto los días de la semana como las fechas. d) Introduce las citas para el Sábado a las 8:45 AM al Sr. Navarro y para el Domingo a la Sra. Más a las 9:00 AM.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel Insertar Celdas: Ahora se trata de agregar algunas Celdas, pero no toda una fila o columna del Sr. García.

a) Seleccionamos la zona G4 a G11. En el Menú Insertar seleccionamos Celdas y se nos abre una ventana donde podemos elegir la Opción adecuada a cada caso.

b) En el recuadro Insertar Celdas, Para crear espacio a las Nuevas Celdas, tienes la Opción de desplazar la zona G4 - G11 y todas las Celdas hacia la derecha o desplazarlas todas las celdas hacia abajo. En este caso las desplazaremos hacia la derecha para agregar nuevas entrevistas, por lo que pulsaremos Aceptar. c) Ahora escribe en las Celdas, G4 - 9:15 AM, en la Celda G6 – Sra. Mas, así como en la Celda G8 - Sr. Navarro. Guarda el Libro y Acepta los cambios.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (13ª) Copiar e Insertar Copiar/Inserta: Copiar e Insertar, consiste en una combinación de las opciones de Insertar y Copiar, pegar. Es la forma más rápida de colocar una celda o rango en la hoja de cálculo, sin necesidad de tener que crear un nuevo espacio para acomodar la copia.

a) Selecciona las filas A4 a A11 y pulsa el Botón Copiar de la Barra Estándar. b) Selecciona la fila donde quieres insertar los datos copiados, en este caso A12. Pulsa Insertar de la Barra de Menús y elige Celdas Copiadas.

c) Escribe en la celda A13 Sr. Gil y aplica el Autorrelleno hasta la Celda A19, de esta forma ya tiene su espacio en la agenda el Sr. Gil.

Para Copiar, Arrastrar e Insertar, selecciona las Celdas que quieras Copiar y mantén pulsadas las teclas ctrl. y Mayús. Arrastra la selección hasta la zona donde quieras Insertar/Pegar (verás un recuadro intermitente que sigue al puntero).

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Copiar e Insertar 13ª-2 Copiar/Insertar una sola Celda: El Sr. García necesita una entrevista con el Sr. Gil a las 9:00AM de Jueves. A esa hora tiene una cita con el Sr. Ferrer, después de quedar de acuerdo con el Sr. Ferrer cambiamos su hora. Para lo que seguiremos los siguientes pasos.

a) Selecciona la Celda A9 y pulsa el Botón Copiar, de la Barra Estándar. b) Pulsa sobre la Celda F16 para seleccionarla (la hora de la entrevista) y en la Barra de Menús elige Insertar y seguidamente clic izquierdo sobre Celdas Copiadas c) En el cuadro de diálogo Insertar datos y pegar, Elige Desplazar celda hacia la derecha y Acepta.

Ahora tenemos al Sr. García a las 9:00 AM y al Sr. Ferrer lo hemos desplazado a las 9:15 AM.

Cuadro de relleno También denominado Controlador de relleno, es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de una celda o selección Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (14ª) Editar Hojas de Cálculo Cambiar el contenido de las Celdas: Puedes cambiar parcial o totalmente el contenido de una Celda. Además del método directo para cambiar todo el contenido de una celda, hay dos específicos para realizar cambios parciales, “editar en celda” y “editar en la barra de fórmulas”.

Cambiar el texto a una etiqueta: a) Para cambiar el nombre al artículo CD-RW-650MB, primero selecciona la Celda A5 , escribe CD-Regrabable y pulsa Intro y la nueva etiqueta adopta la forma de la antigua.

Alterar valores de Fórmula: a) Para cambiar el precio de venta por cajas de los DVD-R4’7GB, seleccionamos la Celda C6, aplica el nuevo valor actualizado 16,42 y pulsa Intro.

Ahora observa como al confirmar el nuevo precio, los valores de las Celdas D6 y la D8 también cambian automáticamente.

Si pulsamos clic izquierdo sobre la Celda D6, cuando existe una fórmula en la celda Activa, esta aparece en la Barra de Fórmulas: =B6+C6. Al cambiar el valor en la fórmula de C6, Excel actualiza automáticamente el valor de D6. Lo mismo ocurre en la Ceda D8 como nos muestra la Barra de Fórmulas:=D4+D5+D6+D7. Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Cambiar el contenido de las Celdas 14ª-2 Editar en la Barra de Fórmulas: a) para cambiar la fecha en la Celda C13 primero la seleccionas, seguidamente coloca el puntero del ratón sobre la Barra de fórmulas y verás que se transforma en un puntero en forma de I. Pulsa clic izquierdo a la derecha de la cifra 4, aguanta pulsado el botón y arrastra hacia la izquierda para resaltar 03/04.

b) Una vez seleccionada la parte que deseamos cambiar, suelta el botón del ratón y escribe la nueva fecha, en este caso; 15/05/2004 y pulsa Intro. . Ahora tenemos la nueva fecha 15-May-04 en la Celda C 13

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (15ª) Mover y Cambiar Datos Mover datos es parecido a copiarlos, excepto que no dejas copia en el lugar de origen.

Mover Cortando y Pegando: a) Para Copiar y Pegar, selecciona la Celda o Celdas que quieres mover y Pulsa en Cortar

b) Elige y selecciona la Nueva Ubicación y pulsa en Pegar, ahora tenemos al Sr. Ferrer en la Celda F7 desapareciendo de la Celda F5

Mover Arrastrando y Soltando: Mover arrastrando y soltando es lo mismo que copiar y arrastrando y soltando, con la excepción de que no necesita mantener pulsada la tecla Ctrl. a) selecciona las Celdas E7 y E8, sitúa el puntero del ratón sobre el borde inferior de E8 y espera a que se convierta en flecha. Mantén pulsado el botón del ratón y arrástralo hacia la izquierda, una vez que se haya situado el recuadro gris sobre las Celdas D7 D8, suelta el botón del ratón.

Ahora los datos de las Celdas E7 y E8, Los hemos arrastrado a las celdas D7 y D8 .

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (16ª) Añadir y Editar comentarios Otra propiedad que tienen las Celdas es el comentario o nota unida a la celda, se puede añadir comentarios a las celdas y desplegarlos, editarlos, cambiarlos o borrarlos.

Añadir un comentario:

a) Para añadir a la Celda A17 un comentario la seleccionas. Pulsa Insertar de la Barra de Menús y selecciona Comentario

b) Al pulsar sobre Comentario, nos aparece un Recuadro con fondo amarillo, unido a la Celda a la que pertenece por una flecha. En la parte superior izquierda, Excel inserta automáticamente el nombre de usuario.

c) Debajo del nombre hay un punto de inserción, ahora Escribe el comentario. d) Si no eres el usuario/a habitual y deseas cambiar el nombre, pulsa doble clic en el nombre para resaltarlo y a continuación ya puedes escribir tu nombre

e) Para cerrar el comentario, pulsa en una celda en blanco fuera del recuadro de Comentario.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Mostrar y Modificar comentarios: Las Celdas que contienen comentarios, se distinguen por llevar en la esquina superior derecha, un triángula rojo. a) Sitúa el puntero del ratón sobre la Celda A17 y automáticamente te mostrará el comentario.

b) Para modificar el comentario, sitúa el puntero del ratón sobre la Celda A17 y pulsa el botón derecho, aparecerá el menú desplegable y selecciona Modificar Comentario. Ahora puedes añadir o modificar el texto.

Agrandar el Cuadro del Comentario: Si necesitas más espacio en el cuadro de texto, puedes aumentarlo. a) Sitúa el puntero sobre la esquina inferior derecha del cuadro de comentarios, veras que se convierte en una doble flecha.

b) Mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastra la esquina del cuadro de comentarios para aumentarlo.

Para borrar un comentario: Pulsa clic derecho del ratón en la Celda donde quieras eliminar el comentario y en el desplegable selecciona Eliminar Comentario

c) Suelta el botón de ratón una vez conseguido el tamaño deseado. Ya puedes aumentar el texto.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Curso del programa Excel (17ª) Borrar Celdas Puedes borrar o eliminar una celda. Cuando borras una celda, retiras parte o todos los datos asociados a la celda pero sin eliminar esta. Se puede eliminar el Contenido de la celda, su Formato, Comentario o todo a la vez.

Borrar un Formato: Puedes borrar el formato de una celda, sin eliminar el contenido de esta (Valores y fórmulas) y dejarla en formato “General”, el formato estándar que todas tienen en blanco.

a) Selecciona la Celda B3. Ventas (cajas 10 Un.) b) Clic izquierdo en Edición y selecciona Borrar, seguidamente pulsa en Formatos.

c) Ahora la Celda B 3, se ha transformado en Formato General, ya no tiene el fondo amarillo ni la fuente está en Negrita.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Borrar el contenido de una Celda: Borrar el contenido de una Celda, no cambia ni el Formato ni los Comentarios. a) Selecciona las Celdas A17 y B17

b) Sitúa el puntero del ratón sobre la Celda A17 y pulsa el botón derecho, nos aparecerá un menú contextual, elige Borrar Contenido y pulsa el botón izquierdo del ratón.

c) El contenido de la celda se ha borrado, pero el pequeño triangulo rojo indica que todavía hay un comentario pegado a la celda A17

d) La Celda A17 todavía tiene su formato especial. Escribe JatFlash 256 MB y verás que el Comentario y el formato especial son los de antes.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

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Borrar toda la Celda: Si lo que quieres es borrar una o varias celdas por completo, para devolverla a su estado en blanco.

a) Selecciona la zona A 16 a B 19, que es la parte de la Hoja de Calculo que queremos eliminar.

b) Pulsa Edición de la Barra de Menús y selecciona Borrar, en el submenú clic izquierdo en Todo, de esta forma eliminas todo el contenido de las celdas incluidos los Comentarios.

Ahora y como se aprecia en la imagen superior derecha, en las Celdas desde A16 a B19, se ha eliminado hasta el comentario.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Curso del programa Excel (18ª) Eliminar Columnas, Filas y Celdas Eliminar Columnas, Filas, y Celdas, significa eliminar las celdas actuales de la Hoja de Cálculo y no solo en contenido de la Celda. Cuando se elimina una Celda, Fila o Columna, Las otras Celdas de la Hoja de Cálculo se mueven para cubrir los huecos

Eliminar una Columna: a) Selecciona la Columna D. Pulsa Edición y selecciona Eliminar

b) La Columna D ha sido eliminada y todas las columnas a la derecha se mueven una columna a la izquierda para tapar el agujero.

Eliminar Varias Filas: El Sr. García ha dejado su cargo, por lo tanto no necesita espacio en la Hoja de Calculo. a) Seleccionas las Filas de A4 a la A11, Pulsa Clic Derecho del ratón y selecciona Eliminar

b) En la ventana Eliminar Celda, selecciona Desplazar las Celdas hacia arriba.

Las Filas de A4 a la A11, están ocupadas ahora por el Sr. Gil.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil

Eliminar Columnas, Filas y Celdas Eliminar Algunas Celdas: El Sr. Gil ha decidido suspender las entrevistas a las 8:30 AM. a) Selecciona las Celdas D12 a D19. Selecciona Edición de la Barra de Menús y pulsa clic izquierdo en Eliminar

b) En el cuadro de dialogo Eliminar Celdas, elige la primera de las cuatro opciones que tienes (Desplazar las Celdas hacia la izquierda)

c) Las Celdas D12 a D19 se eliminan y las Celdas de la derecha se desplazan hacia la izquierda.

Marzo 2004 Autor: Sebastián Gil