LA EMPRESA Y SU PROTOCOLO •Protocolización en el mundo empresarial •Política general de protocolo en una empresa •Organización de actos empresariales

¿Qué es el protocolo en la empresa? • Definición: Conjunto de criterios que han de observarse para: – Organizar actos públicos privados de la empresa. – Disponer del ordenamiento interno de sus cargos. – Definir las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa.

¿Para qué sirve protocolizar la empresa?

• Objetivo principal → Optimización de beneficios. – Cualquier intento de protocolización que no tenga resultados inmediatos en la cuenta de beneficios no tiene sentido.

¿Para qué sirve protocolizar la empresa? • ¿Cómo puede protocolizar mejorar una cuenta de resultados? – Diferenciándose de la competencia. • Logotipos • Imagen corporativa. • Eslóganes.

– Mejora la comunicación interna. – Facilita las relaciones externas.

¿Para qué sirve protocolizar la empresa?

• Todo ello mejora el balance pues: – Consigue puede conseguir un incremento de los ingresos. – Optimiza los gastos creando una estructura destinada a gestionar donde realizar dichos gastos.

Bases y criterios protocolarios que deben regir en la empresa. • Flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas.. • Uso de protocolo comparado a miembros de otras empresas con cargos similares a la nuestra. • Mecanismo aplicación de las ordenaciones mixtas. • Consideración de la empresa como anfitrión y no una persona. • Establecer las bases de ordenación de los cargos (precedencias).

Bases y criterios protocolarios que deben regir en la empresa. • • • • •

Fijar los distintos grupos de invitados. Organización del operativo de un acto de visita. Clasificar los distintos actos de una empresa. Tratamiento de las presidencias en los actos. Tratamiento de las autoridades y personalidades en un acto mixto. • Diseño del ceremonial.

El Departamento de protocolo de la empresa. • Casi la totalidad de las grandes empresas disponen de un departamento de protocolo. • El departamento de Protocolo se constituyen de profesionales que dominan el campo de las Relaciones Públicas y Comunicación. • Se incluyen bajo la estructura de la Dirección de Comunicación o la Dirección de Relaciones Institucionales o Externas.

Funciones del Departamento de Protocolo. • Cubren las siguientes necesidades establecidas en las grandes empresas: – Ofrecer una buena imagen de la empresa y sus ejecutivos en los actos que esta organice. – Organizar actos de comunicación interno o externo. – Extremar el comportamiento social de los componentes de la empresa, hecho que hoy exige la sociedad. – Estudio y formación sobre el conocimiento de otras culturas y tradiciones distintas de los países con los que debe entablarse relación empresarial.

Saber hacer negocios en Japón

• El pueblo japonés es tradicional y reservado. • Para conseguir unas buenas relaciones profesionales con un japonés, comenzaremos por entablar una buena relación personal, ya que ellos no diferencian entre las buenas maneras en los negocios y en la sociedad. • Para un japonés es muy importante la amistad, valoran mucho a aquellos amigos que hacen durante su vida profesional. Esto es debido a que para ellos los negocios se hacen entre amigos y no entre enemigos.

Saber hacer negocios en Japón • Acostumbran a tomar sus decisiones de forma colectiva, es por ello que si hemos de mantener una reunión con japoneses, es aconsejable consultar a la mayoría de nuestros interlocutores con el fin de conocer la opinión del colectivo. • Para un japonés, nunca podrá llevarse una negociación a buen término • durante un almuerzo, y menos si se toma alcohol. Por tanto, en un almuerzo con japoneses limitaremos el alcohol a un brindis.

Saber hacer negocios en Japón • En una reunión formal en Japón, los anfitriones se colocan agrupados a un lado de la mesa y la delegación visitante al otro. • En caso de que la reunión sea muy formal, cada representante de la empresa anfitriona y cada miembro de la delegación visitante se coloca en una mesa individual y en el centro de la sala se sitúa el anfitrión principal para dar la bienvenida a cada uno de los asistentes.

Saber hacer negocios en Japón • • • •

Cuando mantengamos una primera reunión con un japonés ha de ser muy formal, posteriormente pasaremos a reuniones formales. En ambos tipos de reunión el lugar de honor es el más alejado de la entrada. Al iniciar una reunión intercambiaremos nuestras tarjetas de visita con los demás participantes, para así conocer los nombres y cargos de nuestros interlocutores. A ser posible, esta tarjeta ha de estar escrita en nuestro idioma y en japonés correcto. Siempre que un japonés nos ofrezca una tarjeta suya, tenemos que intercambiársela con una nuestra.

Actualmente, los japoneses más jóvenes no adoptan la postura de sentarse sobre los talones, pero todavía hay personas que sí lo hacen, es por ello que en estas culturas tan distintas a la nuestra es donde más debemos hacer servir nuestro sabio refrán de «allí donde fueres haz lo que vieres».

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Dejemos que sean nuestros anfitriones quienes nos indiquen si debemos sentamos sobre los talones y dónde tenemos que descalzarnos. Tengamos en cuenta que para los japoneses es norma de buena educación cruzar las piernas al sentarse. Actualmente, los japoneses saludan con un apretón de manos a los occidentales, aunque también mantienen su tradicional reverencia como saludo en determinadas ocasiones. Es importante intentar aceptar sus invitaciones, puesto que no hacerlo puede significar una ofensa.

Si queremos invitar a un representantes japonés, elegiremos a uno que tenga nuestro mismo cargo, nunca a un superior. Las señoras japonesas no estarán presentes en comidas y recepciones, pero atenderán correctamente a las esposas de sus invitados extranjeros.

Saber hacer negocios en Japón • Los japoneses acostumbran a hacer un regalo a aquellos colegas que visitan su país. Se trata de un regalo simbólico, que representa a su país o a su empresa. • El envoltorio es muy importante para ellos, ha de estar muy bien presentado. • La entrega del regalo será muy formal.

Saber hacer negocios en Japón • No desenvolveremos los regalos cuando nos los entreguen, debemos llevárnoslos envueltos a casa, a no ser que la persona que nos obsequia nos indique lo contrario. • También es costumbre en Japón que tras las negociaciones y antes de partir, hagamos un regalo al presidente de la empresa que hemos visitado, incluso si no lo conocemos. • Es muy importante para ellos que seamos absolutamente sinceros al mencionar nuestro cargo y que no intentemos aparentar aquello que no somos.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 1. Los actos de empresa reforzarán la imagen que ésta pretende dar, estableciendo la precedencia que sus ejecutivos deben ocupar según dicha imagen. 2. La ordenación de las autoridades será respetada en la medida de lo posible (acomodándolo en la presidencia o en los lugares de honor). 3. La labor del anfitrión en un acto convocado por ella debe extenderse a los diferentes cargos principales que participen en él.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 4. 5.

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El Presidente de la empresa presidirá todos los actos promovidos por ella. Si delegase su representación en algún directivo, éste presidirá y recibirá, a efectos protocolarios, igual tratamiento previsto para aquel. El Presidente podrá ceder la presidencia de un acto a una autoridad, personalidad o invitado de honor, colocándose a su derecha (presidencia par) o izquierda (presidencia impar) cuando hay alternancia ; o en la segunda presidencia en las mesas imperiales.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 7.

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Los criterios de cesión de la presidencia deberán ser regulados en los reglamentos de régimen interno y siempre buscando un objetivo establecido. Los miembros del Consejo de Administración, cuando acudan a un acto como corporación, ocuparán el lugar de preferencia de honor fuera de la presidencia, salvo en la Junta General de Accionistas. Criterio de ordenación corporativa.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial.

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El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 9. Cuando lo hagan de forma individual, ordenación individual, se ordenarán de acuerdo a la tabla de precedencias que se establezcan en el reglamento de régimen interno.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 10. Los invitados que no sean autoridades se distribuirán en dos grupos distinguiendo a efectos protocolarios dos: 1. Los especiales, que ocuparán un lugar relevante en el acto. 2. Los convencionales, que se dispondrán a continuación. (Para los banquetes se intercalarán las listas)

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial.

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El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 11. Deben establecerse normas para la atención de visitas a las sedes de la empresa y que contemplen, el recibimiento, la atención permanente, los regalos y las despedidas.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 12. Cuando una empresa patrocine un acto organizado por otra, debe reservarse a efectos protocolarios un puesto en la presidencia al representante del patrocinio. Si por razones de Protocolo Oficial no fuera posible, en un lugar de honor, considerándole a todos los efectos anfitrión del acto. Debe recogerse en los expedientes un acuerdo que trate todos estos supuestos.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 13. En los actos oficiales de carácter no general (especial), regidos por el RD 2099/83, organizados por las autoridades y patrocinados por una empresa, debe reservarse en la presidencia un sitio para el representante de la empresa. Si por razones de filantropía o inconveniencia no se optase por esta opción, debe reservarse sitio en un puesto especial de honor. Debe recogerse en los expedientes un acuerdo que trate todos estos supuestos.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 14. En los actos convocados por las autoridades del Estado (locales, autonómicas o nacionales), el presidente de la empresa que patrocina o financia debería tener una precedencia equivalente al cargo de Director General colocándose tras el Director General de la institución que le corresponde. Tal precedencia no puede aplicarse en caso de delegación del Presidente aunque de be exigirse un trato especial para la representación.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 15. Las presidencias deben configurarse teniendo en cuenta el tipo de actos. En los mixtos se alternan los cargos de las empresas con las autoridades o invitados especiales. Se realizan dos listas y se peinan.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 16. En los actos no sociales, lo consortes , de estar presentes, ocuparán sitios en lugar especial fuera de la presidencia y de la ordenación de invitados (no afecta esto último a la Familia Real)

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 17. En los actos sociales, lo consortes o parejas , de estar presentes, se ubicarán a continuación de sus cónyuges, ostentando el mismo rengo que éstos y según las normas de protocolo social ya estudiadas.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 18. En los actos celebrados por empresas no se deben usar banderas ni estandartes oficiales, sino aquellas de la propia empresa. En caso de usarlas por asistir una autoridad se pondrán en lugar preeminente, tras la presidencia y un poco hacia la derecha de ésta; las de la empresa en lado contrario, en la izquierda, y siempre separadas unas de otras.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 19. En los banquetes o comidas entendidos éstos como actos sociales, debe situarse un representante de la empresa en cada una de las mesas que actuará como “anfitrión” de dicho espacio, a modo de falsa presidencia. La distribución debe efectuase por la técnica de peinado en actos mixtos.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 20. Cuando al acto asista una autoridad de alto rango, debe diferenciarse la recepción de ésta del resto de los invitados o representantes de la empresa. A tal fin se establecerán dos filas de salutaciones. Durante el resto de los actos, tras la recepción, el anfitrión cederá la presidencia a la alta autoridad y se situará a su izquierda en la presidencia de los distintos actos.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 21. Para la realización de invitaciones ha de prevalecer el nombre de la empresa a la consideración personal del cargo que invita. A tal fin en todas las invitaciones aparecerá el anagrama de la entidad seguido del cargo de la persona que invita y, si procede, del nombre de ésta. No debe invitarse a nadie que se sabe que a ciencia cierta no acudirá, pues se interpretaría como descortesía.

Preceptos que debe tener en cuenta el protocolo empresarial en relación al oficial. •

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes pautas específicas: 22. Todos los preceptos establecidos anteriormente deben ser adaptados y caracterizados para cada empresa. Todo protocolo que no esté de acorde con la dimensión de la institución, y esté regulado de forma armónica y sincronizado con el objetivo del acto no cumple con la función básica de cualquier protocolo…. Facilitar las relaciones entre instituciones y personas.

El manual interno de protocolo • Constituye el conjunto básico de normas y recomendaciones aplicables a los actos públicos y privados organizados por la empresa teniendo en cuenta la política global de ésta. • Lo que no debe ser: – Un tratado exhaustivo. Debe recoger las características generales. – Una copia de otros manuales. Debe adaptarse a la imagen de la empresa. – Rígido. Como el propio protocolo ha de ser flexible. – Estático. Debe ser dinámico siempre ampliable.

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Manual Interno de Protocolo

Política general De protocolo de La empresa

Sistematización de Los actos

Aspectos de Protocolo interno

Contenidos del Manual Interno de protocolo Política general De protocolo

Clasificación de los actos

Precedencias generales en la empresa

Protocolo general para los actos

Presidencia de los actos

Escenarios en los actos. Decoración. Espacios…

Protocolo para invitados

Tratamientos de autoridades y personalidades

Los símbolos

Los regalos

Invitaciones

Medios de comunicación

Saber estar

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Sistematización de los actos

Criterios en la organización

Junta General de accionistas

Inauguraciones Colocación de la 1ª piedra Conferencias Presentaciones Entrega de premios Actos institucionales

Accionistas e invitados Intervenciones Documentación a entregar Lugar y escenarios Seguridad Escenarios en la JGA

Contenidos del Manual Interno de protocolo Aspectos del protocolo interno Área de la presidencia y altos directivos

Relaciones con el trabajo, correspondencia..

Tipos de visitas

Vehículos de la empresa

Organización de viajes…

Comedor en la empresa

Relaciones internacionales

El servicio de protocolo

Clasificación de los actos en las empresas… • Propios: los organizados por la empresa. La empresa se convierte en anfitrión. Son actos no oficiales. – Generales: conmemoración de la empresa, o actos que le afecten globalmente. Organizados por los servicios centrales. – Especiales: Actos celebrados por un motivo puntual, organizados por una parte de la empresa, un área, servicio o sede.

• Ajenos: la organización corresponde a terceros pero participa la empresa o algún representante. Queda involucrada la imagen de la empresa. Pueden ser oficiales.

Actos propios. Clasificación

Actos propios

Corporativos

Promovidos por los órganos centrales de la entidad. Son de representación o vinculados al negocio y A toda la empresa.

Territoriales

Actos vinculados a un Departamento o servicio, Enmarcados dentro de un Territorio específico.