KUALI  –  CHART OF ACCOUNTS:  ACCOUNT  (SUB‐ACCOUNT), OBJECT CODE (SUB‐OBJECT CODE) 

E‐Doc 

Purpose 

Account  (Sub‐Account) 

· 

Object Code  (Sub‐Object Code) 

· 

·  · 

Look up attributes for a specific Account  (Sub‐Account), Object Code (Sub‐Object  Code).  Use wildcard features to query ranges of  Accounts (Sub‐Accounts), Object Codes  (Sub‐Object Codes).  Create new Accounts (Sub‐Accounts),  Object Codes (Sub‐Object Codes).  Not for looking up available budget – see  Available Balances Reports on Kuali  Business Admin tab. 

Oracle Equivalent 

Restrictions 

Required  Documentation 

System 2000  Account Browser 

N/A 

N/A 

Routing and  Processing  Time  N/A 

Recommended Web Browser: Internet Explorer 

NOTE:  Generally,  all  e‐docs  must  go  through  the  entire  routing  process  and  receive  the  “okay”  from  all  required Approvers before being considered for posting.  On the night that the final approval is received, the e‐  doc will post to the General Ledger (GL) and appear in the account activity. 

ACCOUNT LOOKUP  Account enables you to look up the attributes of an account – not the available budget.  Attributes include details such  as  Account  Name,  Source/Program/Organization/Activity  Codes,  Fiscal  Officer,  Account  Supervisor  and  Creation  Date.  The only fields required for this inquiry are Chart Code (DC) and Account Number.  A more specific inquiry can be made  by filling in the remaining, optional fields. 

Account is a lookup tool.  Unlike  KFS e‐docs, it does not have a  Document Header or Tabs.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

1 

To look up an Account, enter the Chart Code  and Account Number, and click search. 

NOTE: Use the wildcard(*) feature to  look up a range of accounts.  Ex: 42*  will return all accounts beginning with  the number 42.  For more examples, see the Wildcard  Reference Sheet (coming soon). 

Notice that you can click on any item with an underline to  “drill down” to more detail.  Here, clicking the Account Number (4200026)  reveals a  list of attributes associated with that Account. 

NOTE: Object Codes are queried in the same way as Accounts.  Click Object Code under Chart of Accounts on  the main KFS navigation page to access the Object Code Lookup.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

2 

SUB‐ACCOUNT LOOKUP  Sub‐Account (S‐A) allows for the look up of specific Sub‐Account attributes (similar to Account), or a query of all S‐As  that belong to an Account. 

Sub‐Accounts under Account 4200026 

Remember to click the Sub‐Account number to drill down to more detail. 

NOTE: Sub‐Object Codes are queried in the same way as Sub‐Accounts.  Click Sub‐Object Code under Chart of  Accounts on the main KFS navigation page to access the Sub‐Object Code Lookup.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

3 

CREATING NEW SUB‐ACCOUNTS  (S‐A)  AND  SUB‐OBJECT CODES  (S‐OC)  Sub‐Accounts  and  Sub‐Object  Codes  enable  tracking  of  financial  activity  at  a  higher  level  of  detail.  A  basic  account  structure without S‐A or S‐OC will look similar to the following: 

Account 2220000: Publication Center  o  Object Code 4305: Supply  o  Object Code 4520: Repair Parts  This allows the Fiscal Staff/Officer to track how much budget the Publication Center spends on Supplies, and how much  on Repair Parts.  Now let’s assume there are two different offices operating under the Publication Center – Copier Services and Faculty  Clerical Services – and the Fiscal Staff/Officer needs to know how much each office is spending on supplies and repair  parts, individually.  To resolve this, a separate Sub‐Account could be created for each: 

Account 2220000: Publication Center 

·  Sub‐Account 10000: Copier Services  o  Object Code 4305: Supply  o  Object Code 4520: Repair Parts 

Sub‐Account 20000: Faculty Clerical Services  o  Object Code 4305: Supply  o  Object Code 4520: Repair Parts 

Sub‐Object Codes can be set up to track an even higher level of detail.  Let’s say you want to know how much Supply  budget Copier Services spends on pencils, or how much Repair budget Faculty Clerical Services spends on bolts.  In this  case, Sub‐Object Codes are needed: 

Account 2220000: Publication Center 

·  Sub‐Account 10000: Copier Services 

Sub‐Account 20000: Faculty Clerical Services 

o  Object Code 4305: Supply  §  Sub‐Obj Code 101: Pencils  §  Sub‐Obj Code 102: Binders 

o  Object Code 4305: Supply  §  Sub‐Obj Code 101: Pencils  §  Sub‐Obj Code 102: Binders 

o  Object Code 4520: Repair Parts  §  Sub‐Obj Code 103: Nuts  §  Sub‐Obj Code 104: Bolts 

o  Object Code 4520: Repair Parts  §  Sub‐Obj Code 103: Nuts  §  Sub‐Obj Code 104: Bolts

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

4 

In  the  example  below,  a  new  Sub‐Object  Code  of  the  Object  Code  Supply  will  be  created.    On  the  Sub‐Object  Code  Lookup screen, click create new.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

5 

NOTE:  Document Overview and Edit Sub Object Code are required tabs that must be filled‐in.  Fields marked with an asterisk (*) are required and cannot be left blank. 

DOCUMENT OVERVIEW  Document Overview gives you a place to define what the Sub‐Object Code will be used for.  Information entered here  should benefit you when performing searches, so use terminology that is clear and will make sense to you later. 

DOCUMENT OVERVIEW  FIELD  CONDITION  Description  Required 

Org. Doc. #  Explanation 

Optional  Optional 

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

DEFINITION  Short statement of what the Sub‐Object Code is for.  This is what will display in the Action List, so be specific. It would be a good idea to  include the Object Code (Supplies, Equipment, Travel, etc.) under which the Sub‐  Object is being created.  Not required; optional number defined for interdepartmental purposes.  Brief details to supplement Description.

6 

EDIT SUB OBJECT CODE  Edit  Sub  Object  Code  is where  you define the Sub‐Object  Code.    This is  a 3‐character  value you create,  which can be  alphanumeric. 

EDIT SUB OBJECT CODE  FIELD  University Fiscal Year  Chart Code  Account Number 

CONDITION  Required  Required  Required 

DEFINITION  The fiscal year in which the Sub‐Object Code will be used.  Enter DC for San Joaquin Delta College.  Account Number to which the S‐OC belongs. 

Object Code 

Required 

Can fill‐in manually or use Search  Object Code to which the S‐OC belongs. 

Sub‐Object Code 

Required 

Sub‐Object Code Name  Sub‐Object Code Short  Name  Active Indicator 

Required  Required 

Can fill‐in manually or use Search  Define a 3‐character code – can be alphanumeric.  The S‐OC will inherit all attributes of the Object Code to which it belongs.  Descriptive name for the S‐OC.  A shorter version of the name to use in reporting when space is limited. 

Recommended 

Select checkbox if the S‐OC is to be active.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

7 

SUBMITTING THE SUB‐OBJECT CODE  When you are ready to submit the Sub‐Object Code, click the submit button at the bottom of the screen. 

Scroll up to the top of and you will see a message confirming that the Document was successfully submitted. 

NOTE:  Sub‐Accounts  are  created  in  the  same  way  as  Sub‐Object  Codes.  Click  Sub‐Account  under  Chart  of  Accounts on the main KFS navigation page to access the Sub‐Account Lookup ‐ then click create new. 

For  a  comparison  of  Oracle  to  Kuali  account  structures,  please  see  the  Oracle  to  Kuali  Account  Reference  Sheet.

©2010 Jennifer Azzaro CC BY‐NC‐SA 3.0 

8