Kasse

PC CADDIE – Kasse

Kasse und Gastro Die Anlage einer detaillierten, allumfassenden und übersichtlichen Struktur Ihres Warenwirtschaftssystems bildet die Grundlage für eine effektive Nutzung und damit für einen schnellen und guten Service. Um in einem eigenständigen Gastro-Kontenbereich zu arbeiten, müssen Sie diesen zuerst einrichten. Bitte wählen Sie Einstellungen/ProgrammEinstellungen/Datenbank-Pfade:

Klicken Sie jetzt auf den Button Neuen Kontenbereich einrichten. Geben Sie hier „GASTRO“ als neuen Bereich ein und bei Basierend auf: „PROSHOP“. Vergessen Sie nicht, die Optionen Alle Buchungen leeren und Komplett leeren (auch Artikel) zu aktivieren. WICHTIG: Bei der Gastro handelt es sich um ein Kassenkonto. Bestätigen Sie mit OK. Der neue Kontenbereich wird eingerichtet. Um in der Kasse zu arbeiten, müssen Sie zuerst in den entsprechenden Kontenbereich „GASTRO“ wechseln.

Drücken Sie dazu auf den breiten Knopf in der Button-Leiste oder wählen Sie im Menü Umsätze/Kontenbereich wählen das passende Konto:

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Eingabe der Lieferanten Beginnen Sie am besten mit der Erfassung der Lieferanten – das geschieht genau wie bei den Golfspielern und Firmenmitgliedschaften über Personen/...neu erfassen, ändern löschen. Allerdings geben Sie diesen Lieferanten als erstes das Geschlecht „7 – Lieferant, Ansp. m oder 8 – Lieferant, Ansp. w“. Ansonsten entspricht das Anlegen eines Lieferanten in etwa dem eines Firmenmitglieds. Allerdings ist es wichtig, dass Sie bei der Anwahl-Liste von „Mitglieder und Gäste“ auf „Alle Lieferanten“ umschalten.

Die Lieferanten könne zwar auch sonst erfasst werden, sie erscheinen aber nur in der Auswahl, wenn hier auch „Alle Lieferanten“ gewählt ist!

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Eingabe der Artikel Bevor Sie die Artikel eingeben, prüfen Sie bitte unter dem Menüpunkt Einstellungen/Programm-Einstellungen/Allgemeine Einstellungen, im Eingabefeld Währung die Bezeichnung und - ob im Eingabefeld Mehrwertsteuersatz der korrekte Prozentsatz eingegeben ist:

Wenn ja klicken Sie auf OK. Andernfalls ändern Sie den Eintrag und bestätigen ebenfalls mit OK. Sollten Sie Artikel mit z.B. 7% MwSt. anlegen, können Sie diesen individuell in der Artikeldefinition verändern. Für alle folgenden Artikel merkt sich PC CADDIE den ursprünglichen Prozentsatz und ändert ihn erst dann wieder auf zum Beispiel 16%, sobald Sie für einen weiteren Artikel diesen Satz wieder einstellen.

Artikel eingeben Zum Eingeben Ihrer Artikel benutzen Sie den Menüpunkt Artikel/ ... neu anlegen, bearbeiten, löschen. Hier können Sie Ihre Artikel erfassen! Neue Artikel definieren Sie, indem Sie die Schaltfläche Neu (F9) drücken:

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Artikel Artikel-Nr: Die Artikelnummer kann max. achtstellig sein. Sie können weniger Stellen, Zahlen oder Buchstaben eingeben. Artikelnummern werden in der Regel schematisch vergeben. Sie beginnen zum Beispiel mit den ersten Buchstaben des Lieferanten und/ oder der Warengruppe.

Beispiel: aus der Warengruppe Longdrinks ist „Campari Orange“ der 1. Artikel

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TIPP: Damit Sie die laufende Artikel-Nummer für alle folgenden gleichartigen Artikel (Wodka Lemon wäre zum Beispiel der 2. Artikel) nicht selbst zählen müssen, geben Sie einfach beim folgenden Artikel „LONG+“ als Artikelnummer ein. PC CADDIE wird sich die nächste freie Nummer automatisch suchen. Fibu-Konto: In diesem Feld können Sie die Nummer des Buchhaltungskontos eintragen, dem der Artikel letztendlich zugeordnet werden soll. Diese ist für die Weitergabe der Umsätze an eine Buchhaltungs-Schnittstelle notwendig.

Kennung: Dieses Feld hat für die gastronomische Warenwirtschaft keine Bedeutung. Sie wird auf Barcode-Etiketten mit ausgedruckt und hat lediglich eine intern zu definierende Bedeutung. Bezeichnung: Die Bezeichnung ist frei wählbar. Sie sollte kurz und eindeutig sein. In einer Artikelliste wird zuerst alphabetisch nach Warengruppen, dann innerhalb der Warengruppen nach Artikelname sortiert. Für unser Beispiel haben wir die Bezeichung „Campari Orange“ gewählt.

Gruppe: Hier wird die Warengruppe, welcher der angelegte Artikel zugeordnet werden soll, ausgewählt beziehungsweise neu angelegt. Über einzelne Artikel oder Warengruppen können verschiedene Statistiken erzeugt werden. Die täglichen Gesamtumsätze der verschiedenen Warengruppen werden im Kassenabschluss aufgeführt. Hier einige Beispiele für mögliche Warengruppen:

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Eine neue Warengruppe legen Sie über den Button Neu Gruppe an:

Geben Sie eine hier Kurzbezeichnung (Kurz:) an, mit der entsprechenden langen, ausführlichen Benennung (Lang:). Mit OK bestätigen Sie die Anlage der neuen Warengruppe. Mit dem Button Lösch. können Sie falsch angelegte oder nicht mehr benötigte Warengruppen löschen. ACHTUNG: Denken Sie daran, dass über gelöschte Warengruppen keine Statistik mehr ausgedruckt werden kann!

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Farbschema: Hier können Sie individuelle Farbschemen zu den Artikeln anwählen oder selbst anlegen. In der Gastronomie wären zum Beispiel die Farbschemen „Garzustände“, „Getränke“ oder „Eis“ denkbar. Wählen Sie ein bereits vorhandenes Farbschema aus der Liste und verändern Sie dieses bei Bedarf mit Bearbeiten:

Diese Farbschemen werden bei der Artikelanwahl in der Kasse mit abgefragt. Sinnlose Farbschemen sollten vermieden werden, da bei jeder Artikelbuchung die Abfrage mit der Auswahlliste erscheint. Für die Neuanlage eines Farbschemas klicken Sie auf den Button Neu:

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Bestimmen Sie zuerst eine Kurzkennung und geben anschliessend eine passende Bezeichnung ein. Für die Garzustände können Sie zum Beispiel bei Kurzkennung: „GAR“ und dann „Garzustände“ eingeben. Im Feld Neuer Eintrag legen Sie nun nacheinander die gewünschten Werte an. Bestätigen Sie mit Enter oder Hinzufügen. Die verschiedenen Werte werden in der Reihenfolge von 01 -... angelegt. Beispiel für solche Einträge sind „bleu“, „medium“ oder „à point“. Mit Edit (F7) können Sie angewählte Einträge bearbeiten, die Kennung oder Bedeutung ändern. Mit dem linken Löschen – Button löschen Sie einzelne Farben, mit dem rechten Löschen (F5)- Button löschen Sie das gesamte Farbschema. Für das Farbschema „Eis“ würde unser Farbenschema nun wie folgt aussehen:

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Grössenschema: Die Flasche Orangensaft ist ein separater Artikel, der für sich verwaltet wird und für die Wareneingänge und ähnliches gebucht wird. Das Glas Orangensaft ist ebenfalls ein separater Artikel, nämlich der, welcher aus der Flasche gewonnen wird. Diese beiden Artikel sind also als getrennte, eigenständige Artikel zu definieren. Wird das Glas Orangensaft jetzt allerdings in 0,1l und 0,2l verkauft, sind dies beides sogenannte Verkaufs-Grössen. Nach unserer Erfahrung macht ein Grössenschema in der Gastronomie fast nur für Getränke einen Sinn. Alle anderen Artikel sollten immer als Einzel-Artikel angelegt werden. Für die Neuanlage eines Grössenschemas gehen Sie auf den Button Neu. Um dem Schema Grössen hinzuzufügen oder um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie den Button Bearbeiten:

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Bei einer Neuanlage geben Sie eine passende Kurzkennung und ausführliche Bezeichnung für das Grössenschema ein. Im Feld Neuer Eintrag legen Sie nun nacheinander die gewünschten Grössen an. TIPP: Tragen Sie zum Beispiel im Feld Neuer Eintrag für die Grösse 0,5 Liter „5-Leerzeichen-Minus-Leerzeichen-Schankgrösse“ ein:

Sobald Sie in der Kasse einen Artikel buchen und Ihnen eine derartige Grössenauswahl angezeigt wird, tippen Sie nur die „5“ statt mit den Pfeiltasten nach unten zu laufen. Hätten Sie als Grösse nur 0,5 l definiert, könnte diese Automatik nicht greifen, da ja fast alle Ausschankgrössen mit „0“ beginnen. Auf Quittungsdrucken erscheint natürlich ausschliesslich „0,5“. Dasselbe gilt auch für die Anfangsbuchstaben in den Farbschemen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Enter oder Hinzufügen. Die Grössen werden in Reihenfolge von 01 - .... angelegt.

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Mit Edit (F7) können Sie angewählte Farben bearbeiten, die Kennung oder Bedeutung ändern. Mit dem linken Löschen – Button löschen Sie einzelne Farben, mit dem rechten Löschen (F5)- Button löschen Sie das gesamte Farbschema. WICHTIG: Farbschemen, die für schon verkaufte oder noch zu verkaufende Artikel genutzt wurden sowie von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, dürfen nicht gelöscht werden! Preise/Mengen

Status Folgende Auswahlmöglichkeiten stellt Ihnen PC CADDIE zur Verfügung: • Normal
Steht für den üblichen Einzelartikel. • Text-Abfrage
Ein Artikel „Diverses“ mit einem festen Preis, jedoch ohne spezifische Bezeichnung. Die Abfrage der „Bezeichnung“ erfolgt bei Artikelanwahl. • Summen-Abfrage
Für Artikel ohne festen Preis. z.B. ein allgemeiner Artikel „Zeitschriften“. Es erfolgt eine Preisabfrage bei Artikelanwahl. • Klein (kein Etikett)
Es wird kein Etikett ausgedruckt, sondern es kann eine Kleinartikelliste mit den entsprechenden Barcodes für die Kasse ausgegeben werden. • Bagtag-Druck
Nicht relevant für den Gatronomiebereich.

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• Gutschein-Verkauf
Status des Artikels, der bei einem Gutscheinverkauf gewählt wird. • Gutschein-Einlösung
Status des Artikels, der bei Einlösung eines Gutscheines gewählt wird. • Versteckt
Dieser Status wird nur für spezielle Artikel verwendet und im Normalfall vom PC CADDIE Support-Team angelegt. • Zahlart
Für alle Zahlarten, wie bar, credit, ec, scheck o.ä. Diese werden dann auch gesondert im Tagesabschluss aufgeführt • Inaktiv
Für alle Artikel, die nicht mehr verkauft werden, eine Umsatzstatistik jedoch noch benötigt wird, bzw. für Artikel die evtl. mal wieder in den Bestand aufgenommen werden sollen (Saisonartikel, z.B. Sonnencreme) Einheit: Hiermit beschreiben Sie die Verkaufseinheit. Sie können zwischen folgenden Alternativen wählen: Stück, Abo, Packung, Meter, Liter, Kilogramm, Paar, Satz, Dutzend und Stunde. Kalkulation: Die in der Kalkulation einzugebende Formel ergibt sich immer aus dem eingegebenen EK (netto). Möchten Sie die automatische Kalkulation nutzen, geben Sie einfach im Feld Kalkulation die Ziffern 1, 2 oder 3 ein und bestätigen mit Tab:

Der VK (brutto) wird dann automatisch berechnet. EK (effektiv) ist der von Ihnen einzugebende EK zuzüglich Verpackung und Lieferung, abzüglich gewährter Rabatte auf den Listenpreis u.ä. Er dient allein zu Ihrer Information. Natürlich können Sie alle Eingabe-Felder auch manuell füllen. PC CADDIE - Kasse und Gastro

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Kein Rabatt wird je nach Wunsch aktiviert - für Artikel die eine geringe Gewinnspanne beinhalten. Farben/ Grössenkombination Je nachdem, was Sie in der Maske unter Farbschema und Grössenschema angewählt haben, erhalten Sie durch Klicken auf Neu (F2) eine entsprechende Auswahl. Markieren Sie einfach mit der Maus die gewünschten Optionen/Kombinationen. Nur die hier angewählten Optionen werden bei Artikelbuchung vorgeschlagen:

Für unseren „Campari Orange“ klicken wir nur die benötigten Farben an und bestätigen unsere Wahl mit OK. Bei dem gleichen Preis für alle gewählten Farben- und Grössenkombinationen markieren Sie die Kombinationen (Ctrl/Strg-Taste dabei festhalten) und tragen dann den EK und VK ein. Die so eingegebenen Werte werden für alle markierten Kombinationen übernommen. Rechts neben dem Button Neu (F2) befindet sich der Löschen- Button. Mit ihm können falsch gewählte Kombinationen wieder entfernt werden, indem Sie die 14 / 46

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ensprechende Kombination markieren und dann auf den darüberliegenden Löschen-Button klicken. WICHTIG: Farben/Grössenkombinationen, die für schon verkaufte oder noch zu verkaufende Artikel genutzt wurden sowie von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, dürfen nicht gelöscht werden! Mindestbestand, Bestand, Bestellt

In der Gastronomie werden in der Regel oft nur Getränke mit Bestandsführung verwaltet. Diese Daten müssen eingepflegt und entsprechend einer Warenlieferung aktualisiert werden. Mindestbestand Ist der hier eingegebene Ziffern-Wert erreicht, bekommen Sie beim Verkauf des Artikels eine Warnung. Möchten Sie keinen Mindestbestand verwalten, lassen Sie „----“. Bestand Den Anfangsbestand geben Sie über den Button Eingang ein. Mit weiteren Eingangsbuchungen über das PC CADDIE – Hauptmenü: Artikel/ Eingang und durch Verkäufe wird der Bestand jederzeit aktualisiert. Für Artikel ohne festen Bestand, wie unsere Campari Orange, könnten Sie „-999“ eingeben. Bestellt Das ist ein reiner Informationseintrag, den Sie selbstständig eintragen. Dieser Eintrag entspricht nicht der Anzahl der Artikel, die in einer Bestell-Liste ausgedruckt werden. (In einer Bestelliste wird genau die Anzahl gedruckt, um die der Bestand geringer ist als der eingegebene Mindestbestand.)

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Einkauf

Hier können Sie Ihre „Einkauf-Informationen“ eingeben. Wählen Sie den Lieferant, geben Ihre Kunden- oder Bestellnummer (Best.Nr.) ein, die Packungs-Einheit und evtl. gewährte Rabatte (Rabatt). Das Feld Barcode hat nur für den Proshop Bedeutung.

Die Rechte Button-Leiste Weitere Eingaben Zusätzlich bietet Ihnen dieses Fenster folgende Möglichkeiten: Kopie -> Neu Über die Schaltfläche Kopie -> Neu oder mit der Tastenkombination Alt + wird ein neuer, ähnlicher Artikel angelegt. Ändern sich für den nächsten, neu anzulegenden Artikel lediglich Name, Preis oder ähnliches und bleiben wesentliche Einstellungen erhalten, benutzen am Besten Sie diesen Button. PC CADDIE legt einen neuen Artikel mit demselben Inhalt und der nächstfolgenden Artikelnummer an. Hinter der Bezeichnung steht „(Kopie)“ oder eine Kopieziffer (zum Beispiel „2“) damit Sie den neuen Artikel erkennen. Ihre Artikelnummern für einzelne Waren- und Artikelgruppen werden logisch und fortlaufend vergeben. Entfernen Sie „(Kopie)“ oder die Zahl und ändern Sie die Details. Automatik Hier definieren Sie eine pauschale, automatische Artikelzuordnung für eine bestimmte Personengruppe. Ein Beispiel hierfür wäre das Verzehrguthaben. Eingang Hier können Sie Ihre Wareneingänge buchen. Klicken Sie dazu auf Weiter:

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Jetzt können Sie die diversen Angaben zur Warenlieferung eingeben und diese mit OK bestätigen. Die hier eingetragenen Dinge werden auch in der ArtikelMaske selbständig aktualisiert beziehungsweise ergänzt.

Da Sie in der Gastronomie in der Regel nicht mit Barcode-Etiketten arbeiten, deaktivieren Sie die Option Für Etikettendruck speichern. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Sie können jetzt den nächsten Artikel anwählen oder mit Ende die Buchung beenden. Eine Lagerverwaltung macht in der Gastronomie vor allem für die Warenwirtschaft des Getränkebüfetts Sinn. Voraussetzung ist, dass jeder Artikel der gekauft wird, auch in PC CADDIE definiert ist, ebenso wie die Artikel, welche aus seinen Bestandteilen bestehen (zum Beispiel Flasche Wein
Glas Wein; Paket Kaffee
Tasse Kaffee, Kännchen Kaffee; Flasche Orangensaft
Glas Orangensaft, diverse Mixgetränke). Der Eingang wird in der Regel bei den PC CADDIE - Kasse und Gastro

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übergeordneten Artikeln gebucht, also von der Flasche Wein, der Flasche Orangensaft etc. Wie die Artikel, welche dann mit deren Bestandteilen verkauft werden, verwaltet werden können, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Mit Bestandteilen arbeiten Mit der Schaltfläche Bestandteile ist eine Warenverwaltung aller anderen, in einem Menü oder Getränk enthaltenen Bestandteile möglich. Leicht zu erklären ist das an unserem Beispiel „Campari Orange“: Dieser Longdrink besteht aus Campari und Orangensaft. Die Literflasche Campari und die Literflasche Orangensaft wurden auch als Artikel in ihrem Warenwirtschafts-System angelegt. Zur Kontrolle Ihrer Lagerverwaltung möchten Sie erreichen, dass bei Buchung eines „Campari Orange“ von der Literflasche Orangensaft 0,2 l und von der Literflasche Campari 0,02 l abgezogen werden. Bestimmte EINHEITEN dieser Artikel sind also BESTANDTEIL des Artikels „Campari Orange“. Legen Sie die Bestandteile wie folgt an: Klicken Sie auf Bestandteile. Sie gelangen in die Artikel-Zusammensetzung:.

In der Artikel-Zusammensetzung haben Sie nun die Möglichkeit mit Neu (F9) neue Artikel-Zusammensetzungen einzugeben, mit Edit (F7) bereits eingegebenen Artikel-Bestandteile abzuändern oder zu Entfernen (F5).

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Einzelbons für jeden Bestandteil: Durch Aktivierung der Option Einzelbons für jeden Bestandteil wird bei Buchung des Grundartikels wird für diesen selbst kein Bon gedruckt. Stattdessen wird ein einzelner Bon für jeden definierten Bestandteil gedruckt. Dies ist unter Umständen bei Menüs sinnvoll, wenn Sie beispielsweise für Vorspeise, Hauptgang und Dessert einzelne Bons benötigen. Bei anderen „Paket-Angeboten“ wird dies üblicherweise nicht benötigt. Für unser Beispiel „Campari Orange“ wäre das nur sinnvoll, wenn dieses Getränk üblicherweise NICHT aus „Literflaschen“ zusammengemixt wird. Zum Beispiel wenn es dem Gast zum Selbstmixen in kleinen Portionsflaschen serviert wird. In diesem Fall benötigt die Bar eventuell durchaus einen Bon für die Portionsflasche „Campari“ und einen Bon für die Portionsflasche „Orangensaft“. Jeden Bestandteil einzeln verbuchen: Mit Aktivierung dieser Option wird in der Warenwirtschaft immer beides gebucht: Der Verkauf des Gesamtartikels und auch die Einzelartikel, damit Sie über Statistiken beides herausfinden können. Der Wert (Verkaufspreis) wird jedoch nur einmal gebucht, entweder komplett beim Gesamtartikel oder für jeden Bestandteil einzeln. Jeden Bestandteil einzeln zu verbuchen, ist für Turnier-Pakete (Greenfee, Teegeschenk, Rundenverpflegung) sinnvoll, damit Sie in Umsatzstatistiken die Aufteilung in die einzelnen Bereiche nachvollziehen können. Für unser Beispiel „Campari Orange“ würde auch das keinen Sinn machen. Es sei denn, Sie servieren das Getränk doch in Portionsflaschen und der Wert der einzelnen Portionsflasche ist beim Servieren zum „Campari Orange“ ein anderer (möglicher Anteil jeweils 4,00), als wenn der Gast nur einen Orangensaft (4,50) oder nur Campari pur (5,00) bestellen würde In unserem Beispiel wählen Sie als Erstes Neu (F9):

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Bei Bestandteil können Sie mit dem Listenysmbol die Artikelliste aufrufen um einen Artikel zu suchen. Sie müssen hier natürlich die Flasche Orangensaft eingegeben, da dieser Bestandteil der Hauptbestandteil ist. Menge im Gesamtartikel Bei Buchung von einem „Campari Orange“ sollen in unserem Beispiel von dem Artikel „Orangensaft-Flasche“ 0,2 Teile abgezogen werden. Ein Schankverlust bleibt in unserem Beispiel unberücksichtig. Wichtig ist, sich klar zu machen, dass das der Orangensaft für das „Campari Orange“ aus 0,2 Teilen der Liter-Flasche besteht. Beim Wert dieses Bestandteiles können Sie die Spalte leer lassen oder einen Geldwert für diese 0,25l eingeben. Anteil am Gesamtwert kann üblicherweise ebenfalls leer bleiben. Durch die beiden Felder Anteil am Gesamtwert und Wert diese Bestandteils kann bei Packages festgelegt werden, mit welchem Betrag die Einzelpositionen verbucht werden sollen. Das Vorgehen macht also nur Sinn, wenn auch Jeden Bestandteil einzeln verbuchen aktiviert ist. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Wert des Bestandteils entweder absolut festzulegen (das heisst im Turnier-Package ist eine Verpflegung für € 10,00 enthalten) oder anteilmässig (das heisst das Greenfee macht 60% vom Gesamtpreis aus). Letzteres ist sinnvoll, wenn der Gesamtpreis variabel ist. Mit OK bestätigen Sie diesen Bestandteil:

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Die erste Zahl bezieht sich auf die Menge im Gesamtartikel. In der nächsten Spalte wird die Artikelnummer angezeigt und am Zeilenende sehen Sie den Hauptartikel. Nach dem gleichen Schema können Sie jetzt die weiteren Bestandteile anwählen und abschliessend Ihre Eingaben mit OK bestätigen. Wenn Sie nun erneut mit OK bestätigen, gelangen Sie wieder in die Artikelmaske:

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Die eingetragenen Bestandteile sind für diesen Artikel gespeichert. Sollten Sie jetzt zum Beispiel ein „Campari Orange“ verkaufen, weiss PC CADDIE, dass Sie ab diesem Moment nur noch 0,8 Liter in der 1-Liter-Flasche Orangensaft haben. ACHTUNG: Haben Sie für einen Artikel, für den Sie Bestandteile definieren möchten, verschiedene Farben/Grössenkombinationen angewählt, vergessen Sie bitte nicht für jede Farben- und Grössenkombination die Bestandteile separat zu definieren. Sie markieren dazu in der Artikelmaske zum Beispiel die Kombination „mit Eis“ und wählen dann Bestandteile. Danach markieren Sie die nächste Kombination „ohne Eis“ und definieren hier dasselbe.

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Mit dem Artikelkonto arbeiten Klicken Sie auf Konto:

Bestimmen Sie einen Artikel und schränken Sie den Datenbereich ein. Der Button Anzeigen zeigt Ihnen nun sämtliche Buchungen, die bis zu diesem Tag für diesen Artikel getätigt worden sind:

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Einzelne Einträge löschen (F5) sollten Sie nur in Ausnahmefällen verwende, da Sie so Ihre Artikel-Statistiken verfälschen. Dazu klicken Sie auf die zu löschenden Einträge und bestätigen den Befehl. Bevor entgültig gelöscht wird, müssen Sie die PC CADDIE Sicherheitsabfragen korrekt beantworten.

Drucken

Mit dieser Funktion können verschiedene Listen zur Auswertung Ihrer Warenwirtschaft ausdrucken. Alle diese Listen mit Ihren Einzeloptionen können Sie auch direkt über das PC CADDIE - Menü Artikel/Drucken... anwählen.

Gutscheinverwaltung Mit Hilfe dieser Funktion können Sie leicht den Verkauf und die Einlösung der Gutscheine organisieren und die entsprechenden Umsätze nachvollziehen.

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Anlage der Artikel Wählen Sie bitte den Kontenbereich, in dem Sie Ihre Gutscheine verkaufen und einlösen möchten, also in der Regel „PROSHOP“, „UMSATZ“ oder „GASTRO“. Wählen Sie dann über das Menü Artikel neu anlegen, bearbeiten, löschen, klicken auf Neu (F9) und legen die Artikel Gutscheinverkauf und Gutscheineinlösung, entsprechend den folgenden Masken, an:

Für den Verkauf können Sie entweder einen allgemeinen Gutschein oder spezielle Gutscheine definieren, zum Beispiel Greenfee-Gutschein, ProshopGutschein, Essens-Gutschein etc. Es können durchaus mehrere Artikel „Gutscheinverkauf“ existieren. Für die Gutscheineinlösung darf jedoch nur ein Artikel erstellt werden: PC CADDIE - Kasse und Gastro

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Gutschein verkaufen Bestimmen Sie in der Kasse den Kunden, an welchen der Gutschein verkauft werden soll. Wählen Sie anschliessend den Artikel „Gutscheinverkauf“ aus. Folgendes Fenster erscheint:

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Automatisch sucht sich PC CADDIE die nächste freie Gutscheinnummer (Nummer:). Sie können diese jedoch auch manuell ändern. PC CADDIE wird sich die Nummer merken und nun von dieser aus die nächstfolgenden, laufenden Nummern anwählen (im Zahlenbereich von 1 – 99999). Wert und Texte können Sie selbst eintragen beziehungsweise ergänzen. Als Ergänzung können Sie eine Person aus der Datenbank anwählen oder einfach den Namen der Person eintragen, die den Gutschein erhält. Durch Ihre Bestätigung mit OK wird der Gutschein gebucht und automatisch gedruckt. Die Druckeinstellungen für den Gutschein sind bei Bedarf unter Einstellungen/ Programm-Einstellungen/Kasse veränderbar. Vorgehen bei der Gutscheineinlösung Wählen Sie in der Kasse den Kunden, der für den Kauf von bestimmten Artikeln seinen erhaltenen Gutschein einlösen möchte. Buchen Sie auf diesen Kunden die gewünschten Artikel in die Kasse ein und wählen - sowie die Kaufsumme feststeht - den Artikel Gutscheineinlösung: PC CADDIE - Kasse und Gastro

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Sie finden eine Aufstellung aller noch nicht eingelösten Gutscheine. Mit Auch eingelöste Gutscheine anzeigen F7 können Sie sich zu diesen Gutscheinen auch die bereits eingelösten Gutscheine ansehen. Bestimmen Sie nun per Pfeiltaste oder Mausklick den vom Kunden vorgelegten Gutschein und bestätigen mit Enter oder OK:

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Geben Sie jetzt den Betrag an und bestätigen mit OK. Hat der Kunde für einen geringeren Betrag eingekauft, wird hier auch nur dieser geringere Betrag, z.B. „40,00“ eingetragen. Der Restbetrag von € 10,00 bleibt vermerkt und dem Kunden so lange erhalten bis der Gutschein vollständig eingelöst worden ist. Sollte die Summe des Einkaufes den Gutscheinbetrag übersteigen, bestätigen Sie den Gutschein-Gesamtbetrag und der Kunde bezahlt den Mehrbetrag in die Kasse ein. Mit der Funktion Ausbuchen (F12) beziehungsweise Bezahlen (F12), und der Bestätigung durch OK schliessen Sie die Kassenbuchung ab. Gutschein-Liste drucken Einen Überblick über alle, im Umlauf befindlichen Gutscheine und deren Umsatzwert erhalten Sie über das PC CADDIE - Menü Artikel/... Drucken Gutschein-Liste :

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Treffen Sie Ihre Auswahl und wählen dann Drucken (F8):

Die Gastronomie-Kasse Starten Sie die PC CADDIE – Kasse auf Ihrem Desktop (Startbildschirm). Nun können Sie sich mit Ihrem Kellnerschlüssel oder Ihrem Passwort anmelden.

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Festprogrammierte Tasten Taste Tab Enter

 Shift

Funktion Bestätigen der Eingabe mit Sprung in das nächstfolgende Eingabefeld Bestätigung der Eingabe und Verlassen des Datensatzes Umschalttaste (Shift + Tab = Springen in den Eingabefeldern:zurück)



(
) Pfeiltasten zur Auswahl und Anwahl von Eingabefeldern Optionen und Datensätzen in Listen

Esc

Verlassen der Eingabemaske



Zurück mit Löschen der links vom Cursor befindlichen Zeichen oder aller markierten Einträge

BkSp Entf Abmelden Bild 

Zurück mit Löschen der links vom Cursor befindlichenZeichen oder aller markierten Einträge Buchungen abschliessen, für alle Artikel-Posten Bons drucken Anwählen eines Tisches/Gastes, der bereits eröffnet zw. aufgerufen worden ist.

Kunde TIP Cola 0,2 Cola 0,5 Getränk divers

Speise divers

Preis ändern

Tisch ändern

# Vorsp. – Zwisch + Haupt

Taste für Trinkgeldbuchung auf die Rechnung des Tisches/Gastes. Artikel-Fixtasten. Der obere Artikel wird gewählt durch Tastendruck, der untere Artikel durch Shift + Taste (jeweils nach Programmierung) Taste für Sondergetränke und Extrapreise Taste für Sondergerichte und –beilagen mit Extrapreisen Preis für Artikel-Posten ändern Ein Gast mit personenbezogener Buchung setzt sich an einen anderen Tisch Boninformation für eine Vorspeise Taste wird vor dem jeweiligen, zuzuordnenden Artikel angewählt Boninformation für ein Zwischengericht Taste wird vor dem jeweiligen, zuzuordnenden Artikel gedruckt Boninformation für einen Hauptgang Taste wird vor dem jeweiligen, zuzuordnenden Artikel gedruckt

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Die folgenden Funktionstasten gelten mit ihrer Tastenbezeichnung in der Kassen-Hauptmaske. In den anderen Eingabemasken, Listen und Optionen gelten Sie entsprechend ihrer Funktion (F1 – F12): Taste F1

Funktion Aktivieren des Artikel-An/-Auswahl-Feldes

Artikel

F2

Aufrufen einer jeweils hinterlegten Liste, z.B. Artikelliste, Optionsliste u.ä.

Liste

F3

Kassen-Abrechnungen drucken

Abrechn.

F4

Aufrufen schon abgeschlossener Kassen-Vorgänge zur Ansicht

Wdhl.

F5

Stornieren und Löschen

Storno

F6

Splitten von Buchungen auf andere Tische oder Gäste

Splitt

F7

Preis für einen Artikelposten ändern

Spezial

F8

Taste zur Druckbestätigung in einer entsprechenden Maske

Druck

F9 F11

Aktivierung des Eingabe –Feldes für Tische und Gäste zur An- und Auswahl Artikel-Bondruck

Bon

F12 Bezahln.

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Taste zum Aufruf einer Bezahlung und der Rechnungsdruck, zum Ausbuchen eines stornierten Vorgangs, Buchen einer Auszahlung

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1. Einen Tisch beziehungsweise Gast auswählen Mit dem Anmelden ist das Kassenfeld, in dem Sie Ihre Tische oder Kunden anwählen können, gleich automatisch aktiviert. Sie brauchen nur noch die Tischnummer oder den Kunden anzuwählen. Drücken Sie ansonsten die Taste Tisch/Gast(F9). Auf Tischnummer buchen (Tisch eröffnen) Geben Sie die Tischnummer, auf die Sie buchen möchten, in Ziffern ein, also zum Beispiel „1, 13, 999“ usw. und wechslen mit Tab ins Artikelauswahlfeld Artikel(F1). Auf einen Gast buchen (Gast und Tisch eröffnen) Um direkt auf einen Gast zu buchen, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: • Geben Sie das Personen-Suchkürzel (SUKZ) ein (die ersten 2 Buchstaben den Nachnamens + die ersten 2 Buchstaben des Vornamens), also zum Beispiel für Muster hans „muha“. • Geben Sie die ersten drei Buchstaben des Nachnamens ein. Sie gelangen so in die Personenauswahlliste, können mit den Pfeiltasten (, , ,
) die gewünschte Person anwählen und bestätigen mit Enter oder OK. • Drücken Sie die Taste Liste (F2). Sie kommen in die Personenauswahlliste und können jeden schon eingetragenen Kunden mit den Pfeiltasten, durch Suchkürzeleingabe (SUKZ) oder mit der Taste Suchen aufrufen und die Auswahl mit Enter oder OK bestätigen. • Sie wissen, dass der Kunde definitiv noch nicht angelegt ist. Tippen Sie einfach gleich das Wort „neu“ ein. Sie springen sofort in eine entsprechende Personen-Eingabe-Maske und können die Person neu anlegen. Vergeben Sie für den Gast anschliessend eine Tischnummer und bestätigen mit Enter oder OK. Jetzt sind Sie in dem Artikelauswahlfeld Artikel (F1).

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Bereits eröffnete Tische und Gastkonten aufrufen für weitere Funktionen Sind die Tische bereits eröffnet beziehungsweise wurde auf den Gast schon etwas gebucht, drücken Sie Tisch/Gast (F9) und können mit den Tasten Bild ↑ Kunde oder Bild ↓ Kunde Ihren Tisch oder Gast anwählen und dann weitere Artikel dazubuchen, die Bezahlung buchen, Zwischenabrechnung oder Guestcheck drucken. TIPP: Natürlich können auch hier die Tische und Gäste durch Eingabe von Tischnummer oder Personen-Suchkürzel (SUKZ) wieder angewählt werden.

2. Einen Artikel buchen Entweder Sie befinden sich bereits im Feld Artikel(F1) oder Sie drücken ganz einfach die Taste Artikel (F1). Einen Artikel anwählen Auch hier gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen: • Im Nummerischen Tastenblock geben Sie die Artikelnummern in Ihrer Ziffernfolge ein und bestätigen mit Tab oder Enter. Möchten Sie denselben Artikel mehrmals auswählen, so tippen Sie den Multiplikationsfaktor und dann die Artikelnummer, also zum Beispiel. „5 x 1002“ und bestätigen mit Enter. • Wählen Sie die Artikel anhand Ihrer Fixtastenbelegung (durch Drücken derselben) nacheinander an. Für die Zweitbelegung drücken Sie Shift + Fixtaste. Für die Mehrfachauswahl drücken Sie entweder die Fixtaste so oft, wie Sie den Artikel bonnieren möchten oder Sie tippen den Multiplikationsfaktor als Ziffer im Nummerischen Block ein und drücken dann die entsprechende Fixtaste, also Ziffer(n) + Fixtaste. • Drücken Sie die Taste Liste (F2), Sie gelangen in die Artikelauswahlliste und können mit den Pfeiltasten den entsprechenden Artikel anwählen und mit Enter oder OK Ihre Wahl bestätigen. Soll dieser Artikel mehr als einmal bonniert werden, so springen Sie mit Tab in das Eingabefeld „Zahl“ und tippen die gewünschte Anzahl ein. Alle Artikel können nacheinander gewählt werden. Bei der Buchung von Artikeln mit zuzuordnenden Eigenschaften, wie Garzuständen, Beilagenarten 34 / 46

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oder ähnlichem, wird die Auswahl automatisch aufgerufen. Wählen Sie mit den Pfeiltasten (, , ,
) die entsprechende Kategorie aus und bestätigen Ihre Wahl mit Enter oder OK. Ändern der Artikelanzahl im Nachhinein – vor Bondruck Sollten Sie die Anzahl eines Artikels im Nachhinein (jedoch vor Bondruck) ändern wollen, können Sie mit den Pfeiltasten oder der Maus den entsprechenden Artikel anwählen und springen mit Tab in das Eingabefeld „Zahl“ und tippen die entsprechende Anzahl ein.

3. Spezialpreise/ Preisänderungen vornehmen Möchten Sie den einprogrammierten Preis eines Artikels ändern, so drücken Sie gleich nach Artikelanwahl die Taste Spezial (F7) oder Preis ändern. Sie können auch unter den schon aufgelisteten Artikeln mit den Pfeiltasten (, , ,
) den gewünschten Artikel anwählen und dann anschliessend Spezial(F7) oder Preis ändern drücken. Hier können Sie nun den Einzelpreis ändern und Ihre Eingabe mit Enter oder OK bestätigen. Geben Sie den Grund der Preisänderung, zum Beispiel. „½ Portion“, „ohne Gemüse“, „Reis extra“ usw. ein und bestätigen mit Enter oder OK. Dieser Grund wird dann auf dem Bon mit ausgedruckt. Sollten Sie keinen konkreten Grund eingeben wollen, so tippen Sie einfach einen Buchstaben oder ein Zahl (zum Beispiel „1“).

4. Der Bondruck Die Bons aller bis dahin ausgewählten Artikel werden gedruckt sobald Sie die Taste Tisch/Gast (F9) drücken, um die Bestellung des nächsten Tisches oder Gastes zu bonnieren oder wenn Sie sich abmelden (durch Wegnahme des Bedienerschlüssels oder mit der Fixtaste Abmelden). Den Bondruck können Sie ebenfalls direkt über die Taste Bondruck (F11) starten.

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5. Bezahlung buchen – Rechnung drucken Ohne Splitten/Umbuchen: Wählen Sie Ihren Tisch oder Gast aus und drücken anschliessend die Taste Bezahlen/Rechnung (F12): Für eine Zwischenabrechnung drücken Sie erneut die Taste Bezahlen/Rechnung (F12). Ansonsten wählen Sie mit Tab die Zahlart und springen in das dazugehörige „Betragsfeld“. Sollte eine Zahlart nicht aktiv gewählt sein, so überschreiben Sie in dem Feld Bezahlung einfach das eingegebene Zahlartenkürzel mit dem Kürzel einer anderen – im Hintergrund vordefinierten – Zahlart, zum Beispiel „amex“ für AMEXCO oder „diner“ für Diners, und bestätigen Ihre Eingabe mit Tab. Legen Sie nun das Guestcheck-Formular in den Drucker und bestätigen die Zahlung mit Enter oder OK. Mit Splitten/Umbuchen: Wählen Sie den Tisch oder Kunden an, von dem alle oder einzelne Posten umgebucht werden sollen. Drücken die Taste Splitt (F6) und wählen den Tisch oder den Gast aus, auf den Sie alle oder einige Posten umbuchen möchten. Einzelne Posten umbuchen Um einzelen Posten zumzubuchen, wählen Sie mit den Pfeiltasten den gewünschten Posten an. Bestätigen Sie die Umbuchung mit Enter oder Umbuchen. Für die nächstfolgenden Posten verfahren Sie gleichermassen. Unter Umständen müssen Sie noch die entsprechende Anzahl eingeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder OK. Sind alle gewünschten Posten umgebucht drücken Sie Bezahlen/Rechnung (F12), um gleich die Bezahlung für den Tisch/Gast, auf den umgebucht wurde, zu buchen und die Rechnung zu drucken oder beenden Sie die Umbuchung mit Esc oder Fertig. Für alle Posten Um alle Posten umzubuchen, drücken Sie nohcmals Splitt (F6) und bestätigen Sie „Ja, alles umbuchen“ mit Enter. Haben Sie auf einen Kunden gebucht und dieser wechselt den Tisch, drücken Sie Tisch ändern und geben den neuen Tisch ein.

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6. Stornieren vor Bezahlung und Rechnungsdruck Einen Artikel-Posten vor dem Bondruck löschen Wählen Sie den zu löschenden Artikel an und drücken Sie Storno/Löschen (F5). Mehrere Artikel-Posten vor dem Bondruck löschen Wählen Sie einen einzelen, zu löschenden Artikel-Posten an und drücken Sie Storno/Löschen (F5). Wählen Sie den nächsten Artikel-Posten. Einen Artikel-Posten nach dem Bondruck stornieren Wählen Sie den zu stornierenden Artikel an und drücken Sie Storno/Löschen (F5). Bestätigen Sie die Stornierung mit Enter oder OK. Bei Bedarf tippen Sie hier noch eine andere Anzahl der zu stornierenden, gleichartigen Artikel ein. Mehrere Artikel-Posten nach dem Bondruck stornieren Wählen Sie einen der Artikel an und drücken Sie zweimal die Taste Storno/Löschen (F5). Markieren Sie einzelne, zu stornierenden Artikel-Posten mit (F2), alle Artikel mit (F3) und heben fehlende Markierungen mit (F4) auf. Oder Sie klicken die gewünschten Posten mit der Maus an und aus. Um alles zu stornieren drücken Sie (F6).

7. Stornieren nach Bezahlung und Rechnungsdruck Drücken Sie Wiederholen (F4) und wählen mit den Pfeiltasten den Vorgang aus, den Sie aufrufen wollen. Der gesamte Vorgang wird wieder zurück in die Kasse geholt und gleichzeitig wird die Bezahlung storniert. Um nur die Zahlart zu ändern, wählen Sie wieder Bezahlen/Rechnung (F12), suchen sich die entsprechende Zahlart und bestätigen Ihre Eingabe mit Enter oder OK. Um einzelne oder mehrere Posten zu berichtigen, zu splitten oder ähnliches können Sie jetzt, wie oben unter „Stornieren nach dem Bondruck“ beschrieben, fortfahren. Sind alle Storno gemacht, beenden Sie die Buchung wieder mit Bezahlen/Rechnung (F12). Bestätigen Sie die die Bezahlung oder Ausbuchung mit Enter. Der Vorgang ist in der Kasse nicht mehr sichtbar.

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8. Stornieren nach dem Tagesabschluss Eine Stornierung – wie oben beschrieben – ist nicht mehr möglich da alle Vorgänge abgeschlossen sind. Möchten Sie jetzt trotzdem eine Buchung korrigieren, rufen Sie wieder den Kunden oder Tisch auf, buchen den ArtikelPosten, der korrigiert werden soll und geben im Feld „Zahl“ die entsprechende Korrekturanzahl mit einem „Minus“ als Vorzeichen ein, also zum Beispiel „-1“ und bestätigen Ihre Eingabe mit Tab oder Enter. Geben Sie nun den richtigen Artikel ein oder wählen Sie - um die Auszahlung in der entsprechenden Zahlart zu buchen – Bezahlen/Rechnung (F12).

9. Guthaben auf das Konto buchen Möchte ein Kunde auschliesslich eine Einzahlung auf sein Konto als Guthaben tätigen, wählen Sie den Kunden in der Kasse an, gehen auf Ausbuchen (F12) und geben bei der entsprechenden Zahlart den relevanten Betrag ein. Bestätigen Sie mit OK oder Enter. In der folgenden Abfrage wählen Sie dann Als Guthaben buchen.

10. Verzehr gegen ein Guthaben buchen Rufen Sie den Kunden in der Kasse auf, bekommen Sie oben rechts im Kassenfenster eine Information über seinen Kontenstand (SOLL/HABEN). Möchten Sie nun den getägigten Verzehr gegen sein Guthaben buchen, so wählen Sie Bezahlen (F12) und als nächsten Schritt Auf Rechnung ins Konto buchen (F12). Beträgt der Verzehr mehr als das noch vorhandene Kontoguthaben, so geben Sie in der Bezahlmaske nur den Betrag ein, den er Ihnen direkt bezahlt (zum Biespiel Verzehr 120,00 – Guthaben 100,00 = „20,00“) bestätigen mit OK oder Enter. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit Ja, offen lassen. Der offene Betrag von „100,00“ wird ins Konto gegen das Guthaben gebucht. Der Saldo ist ausgeglichen.

11. Bedienerabrechnung und Tagesabschluss Bedienerabrechnung Drücken Sie Abrechnen (F3). Sie kommen in die Abrechnungsmaske. Für Ihre Abrechnung wählen Sie einfach noch mal Abrechnen (F3). Möchten Sie die 38 / 46

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Abrechnung anderer Bediener drucken, rufen Sie bei Bedarf in der Abrechnungsmaske erst den entsprechenden Bediener auf und drücken dann Abrechnen (F3). Tagesabschluss Sie sollten zuerst wie oben eine Bediener-Abrechnung, jedoch für Alle Bediener, ausdrucken und diesen kurz noch mal prüfen. Für die Bediener-Abrechnung und für den Tagesabschluss gibt es verschiedene Optionen, „Komplett“ sollte die Standard-Einstellung sein:

Möchten Sie nun den Tagesabschluss drucken, gehen Sie auf Tagesabschluss (F4) und wählen mit Tab Abschluss durchführen. Um einen Tagesabschluss erneut zu drucken, wählen Sie Alten Abschluss drucken (F8), wählen die Abschlussnummer und bestätigen mit Enter. Um einen Tagesabschluss nochmals zu drucken, bei dem jeder Kunde und Tisch mit den dazugehörigen Buchungen und Stornierungen (inkl. Bediener) aufgelistet werden, wählen Sie Alten Abschluss detailliert (F9). Geben Sie die Abschlussnummer ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

Teampad Die Tisch beziehungsweise Kunden-Auswahl:

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Die Buchungsliste, wenn ein Kunde gewählt ist:

Die Auswahl der weiteren Funktionen, die auch über Funktionstasten schnell gewählt werden können:

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Eine Buchung wahlweise über Eintippen der Artikelnummer oder über den Button „Neu“ in der Buchungsliste, dann weiter über Touchscreen: Wählen Sie zunächst die Hauptgruppe:

Wählen Sie nun den Artikel: PC CADDIE - Kasse und Gastro

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Diese Menüs sind frei konfigurierbar, auch die Reihenfolge, in der die Artikel angezeigt werden und die Schnell-Auswahltasten (hier die vorangestellten Ziffern) können individuell konfiguriert werden, so dass die Auswahl sehr schnell und ohne Kenntnis der Karte möglich ist. Jede Buchung kann noch individuell angepasst werden:

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So sieht die etwas komprimierte Bezahlmaske auf dem Teampad aus – man kann Bar oder Kreditkarte damit gleich am Tisch abkassieren und die Quittung drucken:

Auch Splitten bzw. Umbuchen auf andere Kunden ist gleich am Tisch möglich:

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Oder natürlich auch das Stornieren:

Oder auch der Druck eines Quittungsduplikats oder ein Rechnungsstorno:

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Storno einer Rechnung:

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