OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT NAIB CANSELOR Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN GARIS PANDUAN PENGAUDITAN ISI KANDUNGAN GARIS PANDUAN PENGAUDITAN BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
BIL
PERKARA
1.0
Tujuan
2.0
Perancangan
3.0
4.0
5.0
MUKA SURAT 2
2.1 Penetapan Objektif
2
2.2 Penetapan Skop
3
2.3 Metadologi Pengauditan
3
2.4 Pemilihan Sampel
3
2.5 Kriteria Audit
5
Pelaksanaan:Ujian Audit 3.1 Ujian Kawalan Dalaman
6
3.2 Ujian Substantif
7
Pelaporan 4.1 Dokumentasi
7
4.2 Laporan Audit
8
Lampiran
11
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
1 drp. 26
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1.0 TUJUAN 1.1 Garis panduan ini disediakan bagi membantu Juruaudit/ Penolong Juruaudit/ Penolong Akauntan dan staf Bahagian Audit Dalam UPM untuk melaksanakan pengauditan. Garis panduan ini terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :i)
Perancangan Objektif Pengauditan Penetapan Skop Metadologi Pengauditan Pensampelan Prosedur Audit
ii)
Pelaksanaan Ujian Audit
iii)
Pelaporan Dokumentasi Laporan audit
1.2 Garis panduan ini diharap dapat memberi panduan dan bimbingan kepada Juruaudit/ Penolong Juruaudit/ Penolong Akauntan dan staf Bahagian Audit Dalam untuk melaksanakan pengauditan secara sistematik dan seragam dan seterusnya menghasilkan satu laporan audit yang berkualiti. 2.0 PERANCANGAN 2.1 Penetapan Objektif 2.1.1 Langkah pertama dalam melaksanakan pengauditan adalah menetapkan objektif pengauditan. Objektif bertujuan memberi panduan kepada Juruaudit dalam melaksanakan pengauditan. Penetapan objektif perlu dibuat diperingkat awal proses pengauditan bagi mengenalpasti tujuan pengauditan dilaksanakan dan mengenalpasti perkara-perkara yang akan diaudit dan dilaporkan.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
2 drp. 26
2.1.2 Objektif yang ditetapkan perlu jelas bagi memastikan objektif tersebut mampu memberi panduan kepada Juruaudit mencapai tujuan audit dilaksanakan. 2.1.3 Antara ciri-ciri yang perlu diberi perhatian dalam menetapkan objektif adalah:i) Mampu memberi panduan kepada Juruaudit tujuan pengauditan dijalankan ii) Dapat membantu Juruaudit membuat kesimpulan daripada pengauditan yang dilaksanakan iii) Objektif tersebut mampu dicapai iv) Mempunyai hubungan saling berkait (interrelated) dengan skop pengauditan v) Dapat membantu Juruaudit menetapkan kriteria, teknik pengauditan dan membuat kesimpulan. 2.2 Penetapan skop Langkah yang kedua dalam melaksanakan pengauditan adalah menetapkan skop pengauditan. Skop audit adalah kerangka kerja (framework) atau batasan subjek sesuatu pengauditan. Kebiasaannya skop audit menyatakan satu jangkamasa atau had liputan sesuatu audit. Skop pengauditan memberikan batasan atau had dimana pengauditan, kerja-kerja dan ujian-ujian yang dibuat hanya meliputi skop yang dinyatakan. 2.3 Metadologi Pengauditan Metadologi merupakan kaedah yang digunakan dalam menjalankan prosedur audit dan mengumpul bukti audit. Pengauditan boleh dijalankan dengan ;i) Menyemak dokumen-dokumen yang berkaitan; ii) Membuat analisis dan penilaian ke atas maklumat-maklumat yang diperolehi; ii) Membuat temubual dengan pegawai-pegawai yang berkaitan; iii) Membuat soal selidik; iv) Membuat pemeriksaan fizikal/lawatan tapak; dan v) Mendapatkan pandangan profesional atau pihak ketiga seperti nasihat teknikal dan perundangan 2.4 Pemilihan Sampel 2.4.1 Persampelan adalah proses melaksanakan prosedur audit kurang daripada jumlah keseluruhan sesuatu populasi itu. Persampelan dijalankan dengan tujuan untuk membuat kesimpulan untuk sesuatu populasi. Berdasarkan daripada standard yang dikeluarkan oleh
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
3 drp. 26
International Standards on Auditing (ISA) di dalam Para ISA 530 persampelan audit didefinisikan seperti berikut: “....the application of an audit procedure to less than 100 percent of the items within an account balance or class of transaction such that all sampling units have a chance of selection.” 2.4.2 Mengikut definisi yang diberikan oleh ISA, “persampelan audit kebiasaannya diambil kurang daripada jumlah populasi terhadap sesuatu jumlah di dalam baki akaun atau transaksi. Hal ini kerana ia diambil berdasarkan kepada prinsip kebarangkalian di mana setiap unit sampel mempunyai peluang untuk dipilih ketika melakukan persampelan. Di dalam pengauditan, persampelan digunakan kerana agak sukar bagi Juruaudit untuk melaksanakan prosedur audit ke atas keseluruhan populasi atau 100% transaksi sekiranya jumlah sampel di dalam populasi adalah besar. Oleh yang demikian persampelan digunakan untuk membuat sesuatu kesimpulan”. 2.4.3 Terdapat dua kategori pemilihan sampel iaitu: i)
Persampelan berasaskan kaedah statistik (Statistical sampling) Persampelan ini membolehkan risiko persampelan diukur. Pemilihan sampel adalah secara rawak dan pendekatan secara statistik digunakan serta menggunakan teori kebarangkalian untuk menilai sesuatu keputusan termasuklah untuk mengukur risiko persampelan. Keseluruhan sampel di dalam populasi mempunyai peluang yang sama untuk dipilih. Persampelan bukan statistik atau “judgemental” (Non-statistical sampling) Kaedah ini tidak membolehkan Juruaudit untuk mengukur risiko persampelan secara objektif kerana setiap populasi tidak mempunyai peluang sama untuk dipilih. Kaedah ini lebih menekankan pendekatan secara “professional judgement” untuk membuat kesimpulan terhadap ujian-ujian audit yang dilakukan. Ia mengikut rasional seseorang Juruaudit dalam memilih sampel. Kaedah persampelan bukan berasaskan statistik sesuai untuk semua jenis transaksi atau jumlah populasi kerana ianya mudah, cepat dan pelbagai dalam memilih sampel untuk sesuatu populasi. Kaedah ini juga sesuai apabila subjek yang perlu diaudit kadangkala subjektif dan memerlukan penilaian secara profesional oleh Juruaudit.
ii)
2.4.4 Faktor-faktor pemilihan sampel Dalam pemilihan sampel, faktor-faktor yang diambil kira adalah seperti berikut:i)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
Jumlah atau amaun populasi
4 drp. 26
Jumlah atau amaun populasi yang agak besar/tinggi mempunyai kemungkinan yang besar untuk dipilih sebagai sampel. Hal ini kerana jumlah atau amaun yang tinggi di dalam populasi itu boleh mewakili sesuatu populasi dan kesimpulan yang akan dibuat lebih tepat. Semakin besar/tinggi jumlah amaun sesuatu sampel itu, semakin tinggi risikonya. Sekiranya banyak kesilapan berlaku di dalam sampel yang besar/tinggi semakin tinggi risiko yang akan diterima. ii) Risiko Sampel yang mempunyai risiko yang tinggi akan dipilih. Risiko ini selalunya diukur dengan mangambil kira tahap kesukaran (complicated) sesuatu transaksi itu. Contohnya dalam pengauditan projek pembangunan, sekiranya projek mempunyai nilai yang tinggi, melibatkan struktur yang agak “complicated” dan melibatkan lebih daripada satu kontraktor ia akan dinilai sebagai berisiko tinggi. Projek-projek seperti ini jika ada, akan dipilih sebagai sampel. Sekiranya projek yang melibatkan amaun yang kecil dan struktur yang mudah ia kemungkinan tidak dipilih sebagai sampel. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat beberapa masalah yang signifikan ia akan dipertimbangkan untuk dipilih. iii) Sampel tugasan audit terdahulu Sekiranya laporan audit terdahulu mempunyai penemuan yang signifikan tentang sesuatu sampel itu, ia kebiasaannya akan dipilih semula dalam pengauditan pada masa akan datang. Sampel akan diplih semula untuk memastikan adanya berlaku penambahbaikan terhadap sampel. Sekiranya berlaku penambahbaikan, ia besar kemungkinan tidak dipilih semula sebagai sampel. 2.4.5 Sampel yang telah dipilih akan dibincangkan dengan Ketua. Ketua akan memberikan pandangan tentang sampel yang telah dipilih. 2.5 Kriteria Audit Kriteria audit merupakan set sesuatu standard atau piawai yang telah ditetapkan oleh Juruaudit bagi menjalankan pengauditan ke atas auditi. Kriteria-kriteria audit boleh ditetapkan berdasarkan kepada sumber-sumber berikut:Perlembagaan dan undang-undang negara Perlembagaan dan statut Universiti Polisi yang ditetapkan oleh pihak Kerajaan dan Universiti
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
5 drp. 26
Peraturan-peraturan kerajaan Peraturan-peraturan Univerisiti Amalan yang diterima umum Garis panduan yang diterima pakai Piawaian oleh Badan Profesional dan Antarabangsa Hasil penulisan yang diiktiraf Pandangan-pandangan pakar Dokumen/Laporan-laporan yang berkaitan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Universiti Ciri-ciri kriteria yang baik adalah seperti berikut:Releven kepada subjek yang diaudit Kena pada keadaannya Sesuai dengan objektif audit Boleh diukur/auditable Spesifik Boleh dibuat perbandingan Berguna Lengkap Antara contoh kriteria audit adalah seperti berikut:_ Pengauditan Pengurusan Kewangan (Lampiran 1) Pengauditan Penyelidikan (Lampiran 2) Pengauditan Kehilangan (Lampiran 3) Pengauditan Projek Pembangunan (Lampiran 4) 3.0 PELAKSANAAN : Ujian Audit Ujian audit dijalankan bertujuan untuk satu proses membuat penilaian terhadap datadata dan bukti yang diperolehi hasil daripada maklumat yang telah dikumpulkan. Ujian dilakukan dengan pelbagai teknik. Teknik-teknik digunakan mengikut kesesuaian dalam menterjemahkan penemuan audit. Teknik ujian audit yang boleh digunakan ialah: i) ii)
Ujian ke atas kawalan dalaman Ujian substantif
3.1 Ujian kawalan dalaman : 3.1.1 Kawalan dalaman adalah satu cara bagaimana sesuatu organisasi itu membangunkan polisi dan prosedur di dalam mengawal aktiviti jabatan ataupun subordinat. Kawalan dalaman adalah penting kerana ia menentukan tentang bagaimana sesuatu proses/aktiviti di dalam organisasi dijalankan. Kawalan dalaman yang baik memudahkan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
6 drp. 26
proses/aktiviti dipantau dan seterusnya memudahkan sesuatu kelemahan dikenalpasti pada peringkat awal. Dalam menentukan samada kawalan dalaman berfungsi dengan baik ataupun tidak, seseorang Juruaudit itu perlu menilainya dari peringkat awal lagi. 3.1.2 Perkara ini penting kerana jika sesuatu organisasi itu mempunyai polisi dan prosedur (kawalan dalaman) yang dijalankan dengan berkesan, Juruaudit boleh menggunakan kawalan dalaman yang dibangunkan oleh organisasi untuk dijadikan asas/bukti di dalam kerja lapangan (audit fieldwork). Hal ini kerana organisasi yang mempunyai polisi, prosedur dan kawalan dalaman tertentu dapat memberi gambaran bahawa perjalanan dan urusan organisasi adalah dilaksanakan secara teratur dan sistematik. 3.1.3 Ujian kawalan dalaman adalah wajar dilakukan pada peringkat awal sebelum ujian audit lain dilakukan kerana jika kawalan dalaman organisasi adalah baik, Juruaudit dapat mengurangkan masa dan kos sesuatu audit itu. Ujian kawalan dalaman ini juga boleh mengurangkan sampel pengauditan yang perlu diambil kerana adalah kurang ekonomik sekiranya sampel diambil terlalu banyak tetapi sesuatu organisasi itu mempunyai kawalan dalaman yang baik. 3.1.4 Penilaian terhadap prosedur sesuatu proses/aktiviti juga adalah perlu. Sebarang aliran aktiviti hendaklah mempunyai justifikasi yang betul dan ia perlu mempunyai dokumen sokongan yang boleh digunapakai. Aliran aktiviti ini perlu dipatuhi oleh setiap subordinat. Prosedur yang baik kebiasaannya mempunyai dokumen sokongan, laporan dan pemantauan di dalam carta alir prosedur tersebut. 3.2 Ujian Substantif : 3.2.1 Ujian substantif akan digunapakai sekiranya kawalan dalaman organisasi kurang berkesan dan lemah. Oleh itu Juruaudit perlu melaksanakan semakan secara mendalam terhadap transaksi, dokumentasi dan laporan yang disediakan oleh organisasi untuk mendapatkan bukti-bukti audit. 3.2.2 Contoh Ujian Substantif yang boleh dilaksanakan ialah : i)
ii)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
Semakan Semakan dilaksanakan terhadap rekod, dokumen atau elemen lain yang boleh digunapakai di dalam mendapatkan bukti audit. Dokumen yang akan disemak boleh didapati daripada sumber dalaman ataupun pihak ketiga. Pihak ketiga kebiasaanya terdiri daripada Bank, pihak berkuasa atau jabatan lain di dalam organisasi. Pemerhatian
7 drp. 26
iii)
iv)
v)
Pemeriksaan terhadap proses atau prosedur yang dilaksanakan oleh pihak lain. Contohnya melakukan pemerhatian terhadap pemeriksaan fizikal inventori. Pertanyaan dan pengesahan Pertanyaan terdiri daripada pencarian maklumat daripada pakar di dalam ataupun di luar organisasi. Pertanyaan ini kebiasaanya melalui temubual ataupun surat. Hasil maklumat yang diberikan boleh dijadikan sebagai bukti audit. Pengesahan adalah maklum balas daripada pertanyaan yang telah dibuat. Contohnya pengesahan baki akaun penghutang organisasi. Melaksanakan pengiraan semula Melaksanakan pengiraan semula terhadap ketepatan angka yang diperolehi daripada dokumen, rekod perakaunan ataupun melakukan pengiraan secara bebas dan rawak. Prosedur analitikal (“Analytical Review”) Pelaksanaan analisis terhadap nisbah kewangan dan analisis trend sesuatu data yang telah dikumpulkan. Analisis perbandingan juga boleh dilakukan dengan membandingkan antara tahunan, organisasi dan fungsi.
4.0 PELAPORAN 4.1 Dokumentasi 4.1.1
International Auditing Guideline 3, Prinsip Asas Audit (Para 11) menyatakan; ‘Juruaudit perlu mendokumenkan pengauditannya dengan sempurna sebagai bukti pengauditan berkenaan telah dijalankan selaras dengan pinsip asas audit.’
4.1.2
Kertas kerja merupakan bukti pengauditan yang telah dijalankan oleh seseorang Juruaudit bagi menyokong penemuan dan kesimpulan audit yang dimuatkan di dalam laporan audit.
4.1.3
Kertas kerja perlu merekodkan segala kerja-kerja yang dilaksanakan bagi sesuatu pengauditan yang dijalankan termasuk perancangan audit, latar belakang, program, prosedur audit dan kerja lapangan yang dijalankan sehinggalah kepada penemuan audit ataupun kesimpulan audit.
4.1.4
Kertas kerja perlu didokumenkan dengan lengkap, sempurna dan terperinci supaya ia dapat memberi kefahaman mengenai keseluruhan audit yang telah dijalankan. Memandangkan kerja audit adalah perkara yang melibatkan penilaian secara profesional (professional judgement), maka amatlah penting untuk seseorang Juruaudit mendokumenkan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
8 drp. 26
segala pemerhatian, pertimbangan dan asas-asas yang digunakan dalam membuat kesimpulan audit. 4.1.5
Kertas kerja perlulah dirancang dan disusun mengikut kesesuaian jenis audit yang dijalankan. Penggunaan senarai semak atau dokumen lain yang standard akan membantu dalam menyediakan kertas kerja dengan lebih efisien. Ia juga dapat membantu dalam pengagihan kerja audit disamping dapat menjaga kualiti kerja audit.
4.1.6
Juruaudit perlu menilai dan menguji semua bukti yang diperolehi serta menentukan sama ada bukti berkenaan lengkap dan sesuai. Ini bagi memastikan bukti yang diperolehi tidak bercanggah dengan kenyataan yang dibuat di dalam kesimpulan audit.
4.1.7
Kertas kerja perlulah mengandungi indeks yang lengkap dan rujuk silang (cross reference ) jadual, ringkasan dan bukti yang berkaitan.
4.1.8
Kertas kerja adalah tanggungjawab dan hak Bahagian Audit Dalam. Bahagian Audit Dalam boleh dengan budibicaranya memberikan ekstrak ataupun salinan kertas kerjanya kepada auditi. Walau bagaimanapun, kertas kerja tidak boleh dijadikan rekod rujukan oleh auditi.
4.1.9 Juruaudit perlu menjaga keselamatan dan kerahsiaan kertas kerja. 4.2 Laporan Audit 4.2.1 Laporan audit adalah salah satu bahagian yang penting di dalam proses pengauditan di mana segala hasil dan keputusan daripada kerja-kerja audit direkodkan dan dilaporkan. 4.2.2 Tiga objektif utama laporan audit adalah ; i)
ii)
iii)
Persuading meyakinkan pembaca untuk mengambil tindakan terhadap sesuatu perkara. Memberi Maklumat (Informing) menyediakan maklumat sebagai bukti kepada tindakan yang diambil. Perekodan sebagai rekod rasmi kerja-kerja pengauditan serta hasil dan penemuan yang diperolehi.
4.2.3 Pengguna laporan audit terdiri daripada pelbagai peringkat di mana maklumat-maklumat yang diperlukan adalah berbeza mengikut keperluan pengguna masing-masing. Maklumat yang diperlukan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
9 drp. 26
bergantung kepada kemahiran, kelayakan, pengalaman dan latar belakang pengguna itu sendiri. 4.2.4 Pengguna laporan audit adalah termasuk ; Pihak Pengurusan Universiti Pihak Auditi Jawatankuasa Audit Organisasi luar Jabatan Audit Negara Juruaudit Luar Lain-lain agensi kerajaan yang berkaitan 4.2.5 Antara ciri-ciri laporan audit yang berkualiti adalah seperti berikut:i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
Tepat Laporan perlu bebas daripada sebarang kesilapan yang material. Adalah penting setiap fakta dan angka mestilah tepat dan disokong sepenuhnya. Objektif Memerlukan persembahan yang dibuat di dalam laporan adalah seimbang dari segi kandungan dan penyampaiannya. Kredibiliti sesuatu laporan boleh dipertingkatkan jika sesuatu bukti dinyatakan secara saksama dan tidak berat sebelah. Jelas Mudah difahami dan diterima logik akal. Kekaburan dan kesamaran perlulah dielakkan. Maklumat adalah penting dan berkaitan. Ringkas dan padat Maklumat yang diberikan adalah yang berkaitan tanpa huraian yang tidak diperlukan serta berulang-ulang. Biarpun ringkas, laporan perlu mempunyai kesemua maklumat yang relevan untuk memberi kefahaman terhadap isu yang dilaporkan. Membina Laporan hendaklah membawa ke arah penambahbaikan. Kandungan perlulah positif, bermaksud baik (well-meaning), berguna dan menyumbang kepada pencapaian objektif organisasi. Lengkap Mengandungi semua maklumat yang penting dan berkaitan serta penemuan-penemuan untuk menyokong cadangan dan kesimpulan. Tepat pada masa Laporan perlu disediakan dengan segera mengikut tarikh yang telah ditetapkan dan tempoh masa tersebut perlulah dipatuhi.
4.2.6 Laporan Audit perlu mengandungi elemen-elemen berikut:i)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
Tajuk
10 drp. 26
ii)
iii)
Laporan Audit perlu menyatakan tajuk pengauditan yang dijalankan. Tujuan Laporan audit perlu menyatakan tujuan laporan tersebut dibentangkan. Latar Belakang Latarbelakang kebiasaannya memberitahu serba sedikit tentang pengauditan yang dilaksanakan.
iv)
Objektif Di dalam objektif, dinyatakan tujuan pengauditan dilaksanakan dan jangkaan terhadap subjek pengauditan yang akan dilaksanakan. v) Skop Skop audit menerangkan sesuatu tempoh masa atau lingkungan aktiviti yang diaudit. Selain itu, skop juga menerangkan tentang ruang lingkup pengauditan secara spesifik tentang skop pengauditan yang dilaksanakan. Terdapat beberapa pengauditan yang liputannya agak terhad berbanding dengan yang lain. Contohnya, audit yang dihadkan kepada fungsi, aktiviti atau lokasi yang khusus. Kekangan tersebut perlu dikenalpasti dengan lebih jelas. Penerangan mengenai mengapa terdapat sebahagian sistem utama dimasukkan atau dikeluarkan dalam sesuatu pemeriksaan perlu dijelaskan. vi) Metadologi Metadologi menunjukkan kaedah-kaedah yang digunapakai untuk mengumpul maklumat. Kebiasaannya ia merangkumi teknik-teknik berikut : Menyemak atau memeriksa dokumen-dokumen yang berkaitan Menembual individu yang berkaitan Membuat pemeriksaan fizikal atau pemerhatian terhadap organisasi vii) Pemerhatian Pemerhatian merupakan penemuan-penemuan yang diperolehi ketika menjalankan pengauditan. Pemerhatian seharusnya menyatakan :Kriteria yang sepatutnya Penemuan yang dikenalpasti semasa pengauditan dijalankan Implikasi ke atas ketidakpatuhan viii) Ulasan dan Syor Ulasan audit adalah huraian kepada pemerhatian yang ditemui semasa pengauditan. Laporan perlu menunjukkan punca masalah yang diperhatikan semasa pengauditan, syor untuk pembetulan serta langkah pemulihan. Di dalam ulasan, boleh dimasukkan isu-isu lain yang berkaitan dan maklumat sokongan mengenai pengauditan yang dijalankan. Syor audit adalah termasuk cadangan untuk penambahbaikan, pengakuan Juruaudit kepada prestasi auditi dan juga tindakan pembetulan yang perlu diambil oleh auditi.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
11 drp. 26
Lampiran 1 TAJUK PENGAUDITAN: AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN
KEY AREA 1
Kawalan Peruntukan
KRITERIA i. Komitmen direkodkan dengan segera ke dalam buku Vot atau Ringkasan Laporan Baki Peruntukan dan dikemas kini. Semak 5% atau 10 transaksi terkini. ii. Perbelanjaan direkodkan dengan betul ke dalam buku Vot dan dikemas kini. iii. Penyata Perbelanjaan Bulanan disediakan.
KEY AREA 2
Pengurusan Perolehan
KRITERIA i. Peraturan mengenai kaedah perolehan secara Pesanan Belian dipatuhi. ii. Penurunan kuasa diberikan secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk menandatangani pesanan belian iii. Permohonan Belian (RO) diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. iv. Pesanan Belian dikeluarkan sebelum barangan/perkhidmatan diterima. v. Tindakan diambil terhadap pembekal yang tidak menghantar barang-barang dalam tempoh yang telah ditetapkan. B
Sebutharga/ Tender
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
12 drp. 26
i. Peti berkunci tawaran/ sebutharga disediakan. ii. Peti tender mempunyai 2 anak kunci dan dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. iii. Bagi setiap tawaran/ sebutharga tarikh peti tersebut dibuka ditetapkan dan waktunya pada jam 12.00 tengahari. iv. Jawatankuasa Sebutharga telah ditubuhkan v. Sebutharga/ tender yang dibuka diberi nombor siri, disenaraikan dalam jadual tender/ sebutharga mengikut nama penender, amaun ditender, tempoh siap/ penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab. vi. Sebutharga dibuat dengan mempelawa daripada sekurangnya 5 pembekal Bumiputera yang berdaftar. vii. Semua pembekal yang dipelawa untuk menawarkan sebutharga berdaftar dengan Kementerian Kewangan. viii. Tempoh sekurang - sekurangnya 7 hari diberikan kepada pembekal untuk menghantar sebutharga.
KEY AREA 3
Pengurusan Pembayaran
KRITERIA i. Baucer ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. ii. Daftar baucer pembayaran diselenggarakan. iii. Baucer bayaran difailkan mengikut nombor siri dan teratur. iv. Semakan fizikal dibuat ke atas :Barangan diterima dan direkodkan dengan sempurna Barangan digunakan untuk tujuan maksud ia dibeli Barangan/perkhidmatan/kerja yang dibekalkan dilaksanakan mengikut syarat-syarat kontrak Bayaran dibuat setelah kerja-kerja diselesaikan dan disempurnakan.
KEY AREA 4
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
Analisis Bajet
13 drp. 26
KRITERIA i
Semua perbelanjaan yang dilakukan selaras dengan peruntukan yang diluluskan.
ii
Pindahan peruntukan (virement) yang dibuat mematuhi prosedur seperti yang dinyatakan dalam Peraturan Kewangan Universiti.
iii
Peruntukan tambahan yang dimohon oleh PTJ digunakan untuk maksud ia diluluskan.
KEY AREA 5
Wang Pungutan
KRITERIA i
Wang yang diserahkan dikira dan wang tunai dalam tangan mencukupi dan sama dengan amaun diakaunkan dalam buku tunai atau audit roll.
ii
Surat kuasa untuk membuat kutipan hasil diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab.
iii
Semua resit dicatatkan dalam buku tunai dan dikemaskini pada masa pemeriksaan.
iv
Buku tunai dan salinan resit (audit roll) disimpan dengan teratur.
KEY AREA 6
Panjar Wang Runcit
KRITERIA i.
ii.
iii. iv. v.
Ada surat kuasa bagi pegawai yang bertanggunjawab ke atas panjar wang runcit. Wang tunai dalam tangan mestilah sama dengan baki yang ditunjukkan dalam Buku Tunai Runcit. Jika tidak, berapa perbezaannya dan nyatakan sebab. Tuntutan yang dibuat menggunakan Baucer Kecil Wang Runcit di dalam e-Borang (SOK/KEW/BR016/BYR) Resit asal atau surat perakuan bertulis disertakan dan disahkan. Bayaran yang dibuat hanya untuk maksud yang dibenarkan sahaja.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
14 drp. 26
vi. vii. viii. ix.
Semua tuntutan tidak melebihi RM100. Surat penjelasan jika tuntutan melebihi RM100 disertakan Baucer Kecil wang runcit yang lengkap telah ditandatangani dan diluluskan. Wang tunai dan dokumen-dokumen berkaitan hendaklah disimpan di dalam peti besi.
x.
Kunci peti besi hendaklah disimpan oleh pegawai yang diberi kuasa menguruskan panjar wang runcit.
xi.
Pendahuluan wang runcit direkodkan dan dikemaskini.
xii.
Pelarasan pendahuluan dibuat dengan segera.
xiii.
xiv.
Rekupan dibuat apabila baki wang runcit tidak kurang 30% Setiap rekupan hendaklah mempunyai : Ringkasan Penyata Perbelanjaan Panjar Wang Runcit (SOK/KEW/BR046/AKN) Baucer bayaran Resit/tuntutan bayaran
xv.
Baki tunai, resit-resit, dan tuntutan selaras dengan jumlah asal yang telah diluluskan.
xvi.
Ringkasan Penyata Perbelanjaan Panjar Wang Runcit hendaklah ditandatangani oleh Ketua PTJ/pegawai yang diberi kuasa
xvii.
Semak tarikh akhir rekupan.
Lampiran 2 TAJUK PENGAUDITAN
KEY AREA 1
: AUDIT PENGURUSAN PENYELIDIKAN
Perancangan Projek
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
15 drp. 26
i.
penyelidik telah menandatangani Perjanjian yang disediakan oleh Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI)
ii.
permohonan telah menyenaraikan peruntukan yang diperlukan bagi pembelian aset, menghadiri seminar dan sebagainya dan bilangan pembantu penyelidik yang hendak dilantik serta butiran gaji.
iii. aktiviti penyelidikan yang hendak dijalankan adalah selaras dengan objektif dan kos perbelanjaan yang dicadangkan.
KEY AREA 2
Pengurusan Geran Penyelidikan (Peruntukan)
KRITERIA i.
Perbelanjaan pertama dibuat selepas tarikh surat tawaran diterima
ii.
Peruntukan dibelanjakan mengikut tempoh (milestone)
iii. Peruntukan dibelanjakan mengikut agihan peruntukan yang diluluskan iv. Pindahan peruntukan (jika ada) telah diluluskan v.
Peruntukan tambahan diluluskan (jika ada) dibelanjakan seperti maksud ia dipohon
vi. Penyata perbelanjaan semasa projek ada diterima dari pihak Bendahari vii. rekod perbelanjaan diselenggarakan bagi setiap penyelidikan viii. perbelanjaan dibuat mengikut garis panduan yang ditetapkan. ix. Laporan kewangan ada disediakan oleh penyelidik x. xi. xii. xiii.
Wang lebihan projek dikembalikan atau digunakan untuk tujuan lain Fail ada disenggarakan bagi setiap projek. Setiap pembelian aset didaftarkan. Semak apa yang dibuat terhadap aset yang dibeli selepas projek selesai
KEY AREA 3
Perlaksanaan Projek
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
16 drp. 26
KRITERIA i.
Aktiviti penyelidikan dijalankan mengikut milestone yang ditetapkan
KEY AREA 4
Pemantauan Projek
KRITERIA i.
Mekanisme pemantauan projek ada disediakan
ii.
Laporan pemantauan prestasi ada disediakan
Lampiran 3 TAJUK PENGAUDITAN : AUDIT KEHILANGAN
KEY AREA 1
Daftar harta modal
KRITERIA i. Aset didaftarkan di dalam sistem FAMS
KEY AREA 2
Daftar pergerakan harta modal
KRITERIA i.
Terdapat tarikh dan tandatangan peminjam
ii.
Terdapat tarikh dan tandatangan pegawai pengeluar
iii.
Maklumat aset dinyatakan dengan lengkap
iv.
Format rekod pinjaman yang digunakan mempunyai ciri-ciri kawalan dalaman yang baik
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
17 drp. 26
KEY AREA 3
Tempat simpanan aset
KRITERIA i.
Tempat simpanan aset berkunci
ii.
Tempat simpanan kukuh
iii.
Aset disimpan di tempat yang sesuai
iv.
Lokasi tempat simpanan aset sesuai dan selamat
KEY AREA 4
Daftar agihan kunci
KRITERIA i.
Daftar kunci disediakan
ii.
Terdapat tarikh, tandatangan dan nama pengguna
KEY AREA 5
Tempat simpanan kunci pendua
KRITERIA i. Kunci pendua disimpan di dalam tempat yang berkunci ii. Kunci utama tempat simpanan kunci pendua sentiasa berada dalam kawalan pegawai yang bertanggungjawab iii. Kunci pendua dilabelkan mengikut peraturan
KEY AREA 6
Daftar pergerakan kunci pendua
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
18 drp. 26
i.
Daftar kunci disediakan
ii.
Terdapat tarikh, tandatangan dan nama pengguna
KEY AREA 7
Semua pintu akses
KRITERIA i.
Jenis pintu yang digunakan adalah kukuh
ii.
Jenis kunci yang digunakan adalah berkualiti dan mempunyai tahap keselamatan yang baik
iii.
Terdapat kunci tambahan
iv.
Akses kawalan keluar masuk
v.
Terdapat pegawai yang bertanggungjawab untuk membuka dan menutup pintu
KEY AREA 8
Tingkap
KRITERIA i.
Jenis tingkap yang digunakan adalah kukuh
ii.
Tingkap mempunyai jeriji besi
iii.
Pencerobohan tidak boleh dibuat melalui tingkap
KEY AREA 9
Siling
KRITERIA i.
Jenis siling yang tidak mudah dibuka
ii.
Pencerobohan tidak boleh dibuat melalui siling
KEY AREA 10
Struktur bangunan
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
19 drp. 26
i.
Memiliki pintu akses dan pintu kecemasan yang kukuh
ii.
Lokasi pintu akses berada di tempat yang sesuai dan selamat
iii.
Dinding dan pintu adalah kukuh
KEY AREA 11
Pengawal keselamatan UPM dan swasta
KRITERIA i.
Rondaan/kawalan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan
ii.
Buku log rondaan keselamatan diselenggara dengan baik dan dikemaskini
iii.
Terdapat buku kawalan keluar masuk
iv.
Terdapat surat perjanjian dengan syarikat kawalan swasta
v.
Syarat-syarat dan terma-terma perjanjian dipatuhi
KEY AREA 12
CCTV
KRITERIA i.
CCTV berfungsi dengan baik
ii.
Terdapat pegawai yang membuat pemantauan ke atas CCTV
iii.
Penyelenggaraan CCTV dilakukan
iv.
Polisi rakaman yang digunapakai adalah memadai.
v.
Terdapat kawalan akses kepada sistem
KEY AREA 13
Kad Akses/biometrik
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
20 drp. 26
i.
Sistem yang digunakan mampu mengesan dan merekodkan pegawai atau pelajar yang keluar masuk
ii.
Hanya pegawai atau pelajar yang diberi kebenaran akses sahaja dapat masuk ke kawasan tersebut
iii.
Sistem tersebut dipantau oleh pegawai yang bertanggungjawab
KEY AREA 14
Unsur-unsur kecuaian
KRITERIA
i.
Ada Unsur ketidakpatuhan pada peraturan yang ditetapkan
ii.
Pegawai tidak mengambil langkah-langkah keselamatan yang sewajarnya
Lampiran 4
TAJUK PENGAUDITAN: AUDIT PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN Key Area 1
:
Rekebentuk dan Spesifikasi
KRITERIA i.
PTJ hendaklah menyediakan maklumat mengenai keperluan bangunan.
ii.
Rekabentuk dan spesifikasi bangunan hendaklah dpersetujui oleh pihak PTJ
Key Area 2
:
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
Tatacara Perolehan
21 drp. 26
KRITERIA
i. Tempoh iklan sebutharga sekurang-kurangnya 7 hari
ii. Pembukaan peti tender dibuat oleh sekurang-kurangnya 2 orang pegawai dimana salah seorang adalah P & P
iii. Ada laporan yang disediakan oleh Jawatankuasa Teknikal
iv. Ada minit Jawatankuasa Sebutharga Universiti
v. Petender yang dipilih mempunyai CIDB dan PKK
vi. Tempoh sahlaku sebutharga 3 bulan
Key Area 3
:
Surat Setuju Terima
KRITERIA
i. Dikeluarkan kepada petender yang dipilih oleh JKSH ii. Harga tawaran dan tempoh penyiapan sama dengan harga yang diluluskan oleh JKSH
iii. Ada surat setuju terima : a) ada tarikh milik tapak b) tarikh siap c) Jumlah bon
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
22 drp. 26
Key Area 4
:
Dokumen Kontrak
KRITERIA i.
Dokumen kontrak yang digunakan adalah dokumen kontrak yang sah
ii.
Dokumen kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima
Key Area 5
:
Bon pelaksanaan
KRITERIA
i. Bon pelaksanaan telah disediakan mengikut kadar yang ditetapkan dan meliputi sehingga tempoh tanggungan kecacatan. ii. Polisi Insurans telah disediakan iii. Sekiranya terdapat perlanjutan masa bon pelaksanaan juga dilanjutkan
Key Area 6
:
Jadual Perlaksanaan
KRITERIA
i. Ada jadual pelaksanaan kerja disediakan oleh kontraktor
ii. Terdapat pengesahan dan persetujuan daripada wakil PP
Key Area 7
:
Site Diary
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
23 drp. 26
i. Site diary disediakan ii. Terdapat pengesahan PP dan dan pihak kontraktor
Key Area 8
:
Perubahan Kerja
KRITERIA
i. Perubahan kerja telah diperakukan oleh Jawatankuasa Perubahan kerja
ii. Perubahan kerja telah diluluskan oleh pihak-pihak berkuasa yang dilantik
Key Area 9
:
Lanjutan Masa
KRITERIA
i. Jika terdapat perakuan kelewatan dan lanjutan masa ianya hendaklah diluluskan oleh pihak yang dibenarkan. ii. Sebab permohonan lanjutan masa adalah munasabah dan mempunyai dokumen sokongan yang lengkap
iii. Lanjutan masa diluluskan sebelum tamat tempoh kontrak
iii. Sekiranya lanjutan masa tidak diluluskan, sijil kerja tak siap hendaklah dikeluarkan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
24 drp. 26
iv. Surat amaran sepatutnya dikeluarkan oleh PP kepada kontraktor terhadap kelewatan menyiapkan projek
Key Area 10 :
Sijil Perakuan Siap (CPC)
KRITERIA
i. Kontraktor hendaklah membersihkan kawasan pembinaan sebelum sijil perakuan siap dikeluarkan
ii. CPC dikeluarkan dengan segera selepas kerja-kerja siap
Key Area 11 :
Mesyuarat tapak
KRITERIA
i. Mesyuarat tapak diadakan secara berkala dan tindakan diambil ke atas perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat
Key Area 12 :
Perakuan siap membaiki kecacatan (CMGD)
KRITERIA
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
25 drp. 26
i. Pemeriksaan dilakukan pada tarikh tamat tempoh liabiliti kecacatan
ii. Sekiranya tiada kecacatan PP mengeluarkan CMGD iii. Jika ada kecacatan PP memaklumkan secara bertulis dalam tempoh 14 hari ari tarikh tamat tempoh laibiliti kecacatan dan mengarahkan kontraktor membaiki kecacatan dalam tempoh 3 bulan
iv. CMGD dikeluarkan selepas kerja-kerja membaiki kecacatan dikeluarkan
Key Area 13 :
Lawatan tapak
KRITERIA
i. Kerja-kerja telah dilaksanakan dengan sempurna berdasarkan spesifikasi/lukisan yang ditetapkan
Key Area 14 :
Pembayaran
KRITERIA
i. Dokumen pembayaran lengkap
ii. Amaun yang dibayar betul
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011
26 drp. 26
